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ebp-guide-coiffure-esthetique-2018

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Coiffure & Esthétique OL Guide d’initiation Pro Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...............................................................................................................................5 2. ECRAN DE TRAVAIL BACK OFFICE..................................................................................................................................6 3. ECRAN DE TRAVAIL FRONT OFFICE...............................................................................................................................7 PRISE EN MAIN .............................................................................................................................................................................8 4. OUVERTURE DE L’APPLICATION.....................................................................................................................................8 5. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................................................................8 5.1. Les options à remplir dès maintenant ..................................................................................................................................9 5.2. Les options spécifiques Point de vente..............................................................................................................................10 5.3. Les autres options. ..........................................................................................................................................................11 5.4. La gestion des fenêtres. ....................................................................................................................................................11 6. COMMENT CREER UN ARTICLE ? .................................................................................................................................12 7. COMMENT CREER UN TIERS ?......................................................................................................................................13 7.1. Création d’un client ..........................................................................................................................................................13 7.2. La fiche technique ..........................................................................................................................................................13 7.3. Création d’un fournisseur ..................................................................................................................................................14 7.4. Création d’un contact ........................................................................................................................................................14 7.5. Comment créer les séries de documents ?........................................................................................................................14 8. COMMENT CREER LES CAISSES ?................................................................................................................................15 9. COMMENT CREER LES COFFRES-FORTS ?.................................................................................................................16 10. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? ....................................................................................................16 11. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ?......................................................................................................................17 12. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ?.........................................................................18 12.1. Onglet Mise en page .........................................................................................................................................................19 12.2. Onglet Eléments masqués ................................................................................................................................................20 12.3. Onglet Niveaux ..........................................................................................................................................................21 12.4. Les fonctions de la caisse .................................................................................................................................................22 13. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? .............................................................................24 13.1. L’ouverture de caisse ........................................................................................................................................................24 13.2. La clôture de caisse ..........................................................................................................................................................25 14. COMMENT SAISIR LES TICKETS ?.................................................................................................................................25 15. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ?..................................................................................................................26 15.1. La gestion du tiroir-caisse..................................................................................................................................................26 15.2. Imprimante chèque ..........................................................................................................................................................26 15.3. La gestion d’un TPE..........................................................................................................................................................26 15.4. La gestion du rendu-monnaie............................................................................................................................................27 16. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? ......................................................................................27 16.1. Les documents de ventes..................................................................................................................................................27 16.2. Les règlements ..........................................................................................................................................................27 16.3. Les remises en banque .....................................................................................................................................................27 16.4. Les Mouvements de caisse ...............................................................................................................................................28 16.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse ....................................................................................................................................28 16.6. X et Z de caisse ..........................................................................................................................................................28 17. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ?......................................................................................................29 17.1. Comment saisir un devis ? ................................................................................................................................................29 17.2. Les autres onglets ..........................................................................................................................................................30 17.3. Comment créer une commande ? .....................................................................................................................................30 17.4. Comment livrer une commande ?......................................................................................................................................31 17.5. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ............................................................................................................32 17.6. Comment créer une facture ?............................................................................................................................................32 18. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?..............................................................................................33 18.1. Facturation par copie.........................................................................................................................................................33 18.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ...........................................................................................................33 18.3. Génération des factures périodiques .................................................................................................................................34 19. COMMENT GERER LES ACHATS ? ................................................................................................................................34 19.1. Comment créer une commande ? .....................................................................................................................................34 19.2. Comment réceptionner une commande ?..........................................................................................................................34 19.3. Comment créer les factures fournisseurs ?........................................................................................................................34 20. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?..................................................................35 20.1. Transfert ..........................................................................................................................................................35 20.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir..............................................................................................................35 20.3. Regroupement ..........................................................................................................................................................35 20.4. Duplication ..........................................................................................................................................................35 20.5. Dupliquer en ..........................................................................................................................................................35 21. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ..................................................................................................36 22. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ?.....................................................36 22.1. Comment saisir un acompte ?...........................................................................................................................................36 22.2. Comment saisir un règlement ?.........................................................................................................................................37 22.3. Comment saisir un escompte de règlement ?....................................................................................................................37 22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? ...........................................................................................37 22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? .............................................................................................................38 23. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................................................................................................................39 23.1. Comment saisir un inventaire ? .........................................................................................................................................39 23.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?..................................................................................................................40 23.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ?..................................................................................................................40 23.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? ....................................................................................................................40 23.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? ...............................................................................................................41 24. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...........................................................................................41 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.......................................................................................................................42 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................................................................42 27. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ..................................................................................................42 28. COMMENT RESTAURER ?..............................................................................................................................................43 29. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ....................................................................................43 30. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................................................................43 31. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?......................................................................................44 32. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?...............................................................44 32.1. Les groupes d’utilisateurs..................................................................................................................................................44 32.2. Les utilisateurs 44 32.3. Les droits utilisateurs.........................................................................................................................................................45 LES FONCTIONS AVANCEES.....................................................................................................................................................46 33. LE TABLEAU DE BORD ...................................................................................................................................................46 34. LA GESTION DES FAVORIS............................................................................................................................................46 35. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.................................................................................................................47 36. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER .........................................................48 37. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ................................................................................................................................49 38. LA GESTION DES AUTRES TAXES.................................................................................................................................49 39. IMPORT DE DOUCHETTE ...............................................................................................................................................49 40. LES HISTORIQUES..........................................................................................................................................................50 40.1. Historique de la ligne article...............................................................................................................................................50 40.2. Historique du document.....................................................................................................................................................50 40.3. Historique des ventes........................................................................................................................................................51 40.4. Historique des achats........................................................................................................................................................52 41. LES EFFETS DE COMMERCE.........................................................................................................................................52 42. LES ECHEANCIERS.........................................................................................................................................................52 43. LES RELANCES ..........................................................................................................................................................53 44. LES REGLEMENTS IMPAYES .........................................................................................................................................54 44.1. Les règlements et remises en banques .............................................................................................................................54 44.2. Les échéances ..........................................................................................................................................................54 45. AUTO-LIQUIDATION ........................................................................................................................................................54 46. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT-COMPTABLE.......................................................................................................54 47. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ...................................................................................................................................55 48. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................................................................55 49. LA GESTION DES COMMISSIONS..................................................................................................................................55 50. LES STATISTIQUES.........................................................................................................................................................56 51. LA GESTION DE LA DEB/DES.........................................................................................................................................57 52. LA GESTION DU E-COMMERCE .....................................................................................................................................57 53. LE PUBLIPOSTAGE .........................................................................................................................................................58 54. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES..............................................................................................................58 55. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES...................................................................................59 56. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR...............................................................................................................................60 57. L’IMPORT PARAMETRABLE............................................................................................................................................60 58. L’EXPORT PARAMETRABLE...........................................................................................................................................60 59. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT .......................................................................................61 60. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.........................................................................................................................61 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas où vous avez déjà une autre application Open Line installée et que vous sélectionnez la case de ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à celle pour « les données sont installées sur l'ordinateur ».  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF), o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir la devise du dossier (si la devise n’est pas l’€uro) ainsi que le nombre de décimales. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la création de dossier. 2.Ecran de travail Back Office Quel que soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 3.Ecran de travail Front Office Le ticket Champ de saisie Pavé numérique Les fonctions Prise en main Le module Point de vente permet la création des tickets de caisse, la gestion des ouvertures/clôtures de caisse ainsi que des mouvements. Vous pouvez également personnaliser l’écran de vente en fonction de vos besoins et contraintes ainsi que mettre en place des droits (« Point de vente - Fiches » et « Point de vente - Opérations ») pour chacun de vos vendeurs. Définitions : - Back : Il s’agit de l’application permettant les différents paramétrages. - Front : Il s’agit de l’écran de vente (partie tactile). Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment personnaliser votre écran de vente et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement. 4.Ouverture de l’application Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 5.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 5.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes:  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, le type de comptabilisation de vos tickets de caisse, les comptes de tiers, le libellé des écritures des tickets de caisse (documents et règlements), les journaux de Caisse, virements internes et écarts et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, tickets, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles, caisse et coffre-fort...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 5.2. Les options spécifiques Point de vente Cette partie permet de définir le fonctionnement général de la caisse, l’afficheur, les périphériques et l’impression.  Fonctionnement général : Permet de définir le processus général de votre Caisse par de choix du client par défaut, la sélection des articles, le retour des articles, la numérotation par série, la gestion d’ouverture/clôture de caisse, les mouvements de caisses.  Afficheur : Permet de paramétrer l’afficheur pour le message d’accueil, la ligne article, la ligne total, les règlements (Montant, Rendu monnaie, Reste à payer), le verrouillage et la fermeture de caisse. Ce paramétrage s’effectue par l’ajout d’une variable puis le nombre de caractères, son alignement et éventuellement le remplissage de la variable par un caractère. La syntaxe de ce paramétrage est : Nombre de caractères T : nbre de caractères L’alignement A : G (Gauche) A : C (Centré) A : D (Droite) Le remplissage de la variable par un caractère (Padding). P : Le caractère. Les caractères autorisés sont toutes les lettres en minuscules et majuscules, les chiffres et les caractères spéciaux , : * + - / . _ | # =. Exemple pour le Message d’accueil Bienvenue à {#RaisonSociale,T:20,A:C,P :*#}. Cela signifie : Affichage centré de la raison sociale sur 20 caractères et s’il reste des espaces, ils seront remplacés par * Soit : Bienvenue à **EBP Informatique ** Si la raison sociale fait 15 caractères, vous aurez 2 * avant la raison sociale et 3 après. Exemple pour ligne articles {#LibelleArticleLigne,T:12,A:G#} {#MontantNetTTCLigne,T:7,A:D#} Sous-total {#MontantNetTTCDocument,T:7,A:D#} Cela signifie : Affichage à gauche du « libellé de l’article » sur 12 caractères puis du « Montant Net TTC de la ligne » à Droite sur 7 caractères et en dessous une ligne Sous total à Gauche contenant le « Montant Net TTC » à droite sur 7 caractères. Soit : Pomme 2.56 Sous-total 2.56 Remarque Pour le verrouillage et fermeture de caisse, aucune variable n’est disponible. Le paramétrage consiste à indiquer un texte  Périphériques : Permet de définir le terminal de paiement, l’afficheur et le tiroir-caisse. Le paramétrage du terminal de paiement (TPE) s’effectue par la sélection d’un modèle de terminal de paiement (par défaut Ingénio) puis son libellé, port de connexion, vitesse, Bits de données, Parité, Bit d’arrêt et contrôle de flux. Vous avez la possibilité de définir des périphériques distants pour cela, vous devez indiquer l’adresse et le Port du poste client. La définition de l’afficheur et du tiroir-caisse s’effectue par la sélection depuis une liste des matériels.  Impressions : Permet de définir les modèles d’impression par défaut pour différents types d’impression (Ticket, Facturette, Chèque, X de caisse, Z de caisse, Dépôt d’espèces, Retrait d’espèces, Transfert d’espèces, Avoir, Bon de livraison, Commande). Ces modèles concernent tous les postes de caisse. Vous ne pouvez ni ajouter de lignes, ni en supprimer Sélectionner les imprimantes pour les différents types d’impression avec tous les modèles ou avec un modèle particulier. 5.3. Les autres options. D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 5.4. La gestion des fenêtres. Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 6.Comment créer un article ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service » ou « Nomenclature commerciale » sur un niveau. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Dans le cadre Code barre, les champs « Prix » et « Poids » permettent de gérer les codes-barres à prix et poids variables à partir des balances. Quand vous cliquez sur « Générer un code barre », vous devez choisir le type de code barre « EAN13 à prix variable » ou « EAN13 à poids variable ». Pour les codes barre prix/poids variables, vous devez définir une unité de vente dont le coefficient de conversion est adapté et le nombre de décimales aussi. La composition du code barre est - Identifiant poids variable - Code national article attribué par Gencod – EAN France - Prix à payer - Chiffre de contrôle Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la fiche article. 7.Comment créer un Tiers ? 7.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet « Facturation ». Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 7.2. La fiche technique Chaque client dispose d’un onglet « Fiche technique » dans lequel il est possible d’indiquer le détail de ses caractéristiques ainsi que des informations complémentaires. Elle apparaît automatiquement à la sélection du client dans la partie front si des informations complémentaires sont à saisir. 7.3. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre fournisseur dans l'onglet « Facturation ». Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 7.4. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des tiers. 7.5. Comment créer les séries de documents ? Vous pouvez accéder à la liste des séries de document depuis le menu Paramètres / Divers. Ces séries permettent de définir la codification de vos tickets. Pour créer une série, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé, le type « Caisse » est renseigné par défaut. Le journal comptable de ventes est renseigné, vous pouvez le modifier à votre convenance. 8.Comment créer les caisses ? Vous pouvez accéder à la liste des caisses depuis le menu Paramètres / Point de vente. Pour créer une caisse, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Puis dans l’onglet général, vous devez indiquer le nom du PC lié à la caisse, l’action à effectuer en ouvrant le dossier (ouvrir la caisse, l’écran de démarrage du front ou le back), la série de document lié à la caisse, le client par défaut pour cette caisse, le coffret fort (il permet de réaliser les transferts de caisse), le périphérique TPE et définir l’écran de vente. L’onglet « Ouverture/Clôture de caisse » contient l’historique des ouvertures et clôtures de la caisse. Aucune modification n’est possible. Vous pouvez visualiser une fiche ouverture/clôture en cliquant sur le bouton « Voir la fiche ouverture/clôture ». 9.Comment créer les coffres-forts ? Vous pouvez accéder à la liste des coffres-forts depuis le menu Paramètres / Point de vente. Il permet de faire des transferts de caisse en fin de journée quand les espèces ne sont pas encore remises en banque dans le cas où celles-ci sont réellement placées dans un coffre-fort. Pour créer un coffre- fort, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Le champ Montant correspond à la somme présente dans le coffre-fort. Ce champ est non modifiable. Vous pouvez l’initialisé par un mouvement. Le bouton Créer un mouvement permet de réaliser des dépôts, retraits et transferts entre le coffre-fort et les caisses 10. Comment créer les moyens de paiements ? Vous pouvez accéder à la liste des moyens de paiement depuis le menu Règlements / Données. Pour créer un moyen de paiement, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé. Dans le groupe « Point de vente » vous pouvez définir l’ouverture du tiroir-caisse lors du règlement et l’autorisation du rendu monnaie. 11. Comment créer les utilisateurs ? Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs depuis le menu Paramètres / Utilisateurs / Utilisateurs. La création des utilisateurs n’est pas limitée mais en version monoposte, vous ne pourrez avoir qu’un utilisateur connecté sur le dossier/sur l’écran de vente, à la fois. Le bouton « Créer le commercial/collaborateur » permet de créer la fiche Commercial/Collaborateur avec le même nom que l’utilisateur. De plus dans la fiche du commercial, le code de l’utilisateur sera automatiquement repris. Les droits utilisateurs pour point de vente sont sur :  les fiches Caisse, Ouverture/Clôture de caisse, Mouvement de caisse et Coffre-fort avec les droits : Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression.  les opérations (Annuler une vente/ligne, Saisir une remise, Changer le vendeur, Afficher le back office, Personnalisation de l’écran de vente, Ouverture du tiroir-caisse, Clôture de toutes les caisses, Afficher l’écran de démarrage, Impression des chèques) avec le droit d’autorisation. 12. Comment réaliser le paramétrage de l’écran de vente ? Le paramétrage de l’écran de vente est accessible depuis la barre des tâches du menu Ventes / Documents de ventes / Tickets, « Personnaliser l’écran de ventes ». L’affichage se compose à gauche du détail du ticket (vente) et à droite, d’un champ de saisie, des boutons de fonction et d’un pavé numérique. En haut à gauche de votre écran, vous avez un bandeau Vues, Personnaliser, Fermer. Pour définir ou paramétrer votre écran de vente, vous devez cliquer sur le bouton « Editeur de vue » afin de saisir un libellé pour votre propre affichage. Il faudra ensuite indiquer votre affichage par défaut. Puis cliquer sur « Personnaliser » et sur un bouton (« Articles » par exemple). La fenêtre de personnalisation s’affiche sur l’onglet Mise en page. 12.1. Onglet Mise en page Dans cet onglet, pour chaque bouton, vous pouvez choisir :  Son apparence : permet de choisir la couleur, la police…  Sa fonction : permet de choisir si le bouton va ouvrir la liste des clients, des articles, si c’est un moyen de paiement, ou une fonction de caisse. o Pour les boutons « Articles », lorsque s’affiche la liste des articles, une option permet d’insérer un ensemble d’articles et donc de créer tous les boutons correspondants. Idem pour les familles et sous-familles. En revanche, le nombre est limité à 50. o Pour les boutons de type « Mode de règlement », le filtre est fait sur les moyens de paiement et n’est proposé que les moyens de paiement de nature « Espèces », « Chèque », « Carte bancaire » et « Titre restaurant ».  Son image : permet d’ajouter une image au bouton.  Sa taille : permet d’ajuster la taille du bouton.  Son texte : permet de modifier le libellé du bouton. 12.2. Onglet Eléments masqués Cet onglet vous permet d’insérer des éléments comme un bouton, un séparateur… Par exemple, pour ajouter un bouton afin de pouvoir Imprimer un avoir, vous devez :  Aller dans l’onglet Eléments masqués.  Cliquer sur et faite glisser la souris afin de le déplacer pour le mettre dans la grille.  Dans la fenêtre de personnalisation, dans la partie Fonction, vous devez cliquer sur la liste déroulante afin de sélectionner Imprimer un avoir.  Dans la partie Apparence/Apparence du bouton, vous pouvez modifier la couleur de la police et du bouton.  Vous devez fermer la fenêtre de personnalisation afin de retourner dans la grille  Vous pouvez ensuite enregistrer la vue. 12.3. Onglet Niveaux Cet onglet permet de voir une liste supplémentaire de boutons. Dans l’afficheur général, vous avez, par exemple, les boutons ci-dessous qui permettent d’avoir une liste supplémentaire :  Le bouton « Régler » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de règlement ainsi que le clavier numérique. (Chèque, CB, Espèce…)  Le bouton « Mouvement de caisse » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de mouvement (retrait, transfert, annulation…)  Le bouton « Document » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de document (Ticket, Avoir)  Le bouton « Imprimer » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque impression possible (imprimer une facture, réimprimer un ticket…). Toutes ces étapes de personnalisation sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 12.4. Les fonctions de la caisse Vous avez à votre disposition différentes fonctions pour paramétrer l’écran de caisse.  Quitter : Permet de fermer la caisse. Vous ne pouvez pas fermer une caisse tant qu’une vente est en cours. Vous devez terminer le ticket avant de fermer la caisse.  Verrouiller caisse : Permet de bloquer la caisse. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre d’authentification Point de vente est affichée. Vous ne pouvez pas revenir à l’écran de ventes tant qu’un code utilisateur n’a pas été saisi.  Changer d’utilisateur : Permet de permuter d’utilisateur. Ce changement ne peut se faire que si aucune vente n’est en cours. Si une vente est en cours, vous devez la terminer avant de changer d’utilisateur.  Mouvement de caisse : Permet de réaliser des Dépôts, Retraits et Transferts d’espèce. Quel que soit la fonction, la création du mouvement de caisse est possible uniquement si aucune vente n’est en cours. Une fonction vous permet d’annuler le mouvement de caisse. Une impression du mouvement peut s’effectuer. Elle est définit à partir du menu Paramètres - Société - Point de vente - Options générales, partie « Mouvements de caisse », option « Imprimer les mouvements de caisse créés depuis l’écran de ventes ». Si elle est sélectionnée, après avoir saisie le mouvement, un message vous demande de confirmer l’impression du mouvement  Vendeur : Permet d’afficher la liste des commerciaux/collaborateurs afin de changer le commercial affecté au ticket.  Client : Permet d’affiche la liste des clients. Elle vous permet de sélectionner ou de créer un nouveau client. Vous disposez également de la fonction Client de passage. Cela vous permet d’afficher une fenêtre afin de renseigner les coordonnées d’un client de passage utiles pour l’impression de la facture.  X de caisse et Z de caisse : Permet d’éditer le X de caisse, il peut être imprimé à tout moment de la journée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l’aperçu du X de caisse s’affiche.  Liste des articles : Permet d’afficher la liste des articles. Suite à la sélection d’un article, vous revenez à l’écran de vente. Vous avez la possibilité de réaliser une multi-sélection d’articles si l’option « Multi-sélection des articles autorisée » du menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales est sélectionnée. Vous pouvez également afficher la fonction Désignation article. Vous pourrez ainsi modifier la désignation de l’article  Tarif de la ligne : Permet d’afficher le détail des tarifs applicables pour l’article et le client sélectionnés.  Remise % et Remise € (à partir du bouton régler) : Permettent de saisir une remise en pied, vous pouvez saisir la remise dans le pavé numérique et cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € » ou cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € », saisir la remise et cliquer sur le bouton « Entrée ».  Ouverture du tiroir : Permet d’ouvrir le tiroir-caisse hors de l’encaissement ou du mouvement. Lorsque vous cliquez sur ce bouton le tiroir s’ouvre.  Sous-total : Permet d’insérer une ligne de sous-total à la suite des autres lignes du ticket ou suite à la ligne sélectionnée. Ce sous-total cumule les quantités ainsi que le montant net TTC, si l’option est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales, partie Articles.  Calculer le total : Permet d’afficher le total sur l’afficheur (matériel connecté au PC). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le montant net TTC du ticket est envoyé sur l’afficheur.  Type de documents : Permet d’accéder à un écran pour choisir un type de document autre que « Ticket » (exemple : un avoir). La fonction « Changer le type de document » permet d’associer les valeurs Ticket, Avoir… Particularités des avoirs Un avoir peut être soit remboursé (un règlement est donc saisi), soit utilisé pour une prochaine vente. Lors de l’insertion d’un article dans un ticket typé « Avoir », vous avez la possibilité de saisir un justificatif si l’option « Justification d’un retour article obligatoire » est définie dans le menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Cette saisie s’effectue par commentaire. Dans l’avoir, ce justificatif est indiqué en dessous de la ligne article.  Annuler ligne/ Annuler ticket : Permet de supprimer la ligne sélectionnée ou d’annuler la vente en cours.  Mise en attente du ticket : Permet d’enregistrer le ticket provisoirement alors qu’aucun règlement n’a été saisi. La clôture de caisse ne peut pas être réalisée tant que des tickets en attente sont présents. Comme il est provisoire, il n’est pas numéroté avec la même numérotation que les tickets validés afin d’éviter des ruptures dans la numérotation. Un ticket contenant des règlements ne peut pas être mis en attente. Exemple de numéro de ticket en attente : CA0000100000001. Si une série de document est associée à la caisse, le numéro de ticket en attente sera : Série/CA0000100000001 Lorsqu’une vente est en cours, et que vous cliquez sur le bouton « Rappel ticket en attente », la liste des tickets en attente s’affiche. Vous pouvez avoir plusieurs tickets en attente sur la même caisse. S’il y a plusieurs caisses, et que dans la fiche « Caisse », l’option « Afficher les tickets en attente de toutes les caisses » est cochée, vous pourrez voir les tickets en attente des autres caisses.  Rappel ticket en compte : Un ticket en compte est un ticket (vente) réalisé sans avoir enregistré un règlement. Cette fonction permet de rappeler un ticket en compte afin de le régler. Le contenu du ticket sélectionné n’est pas modifiable. Vous ne pouvez ni insérer ni supprimer d’articles. Vous pouvez seulement enregistrer le règlement.  Imprimer : Permet d’accéder à un écran pour choisir le type d’impression. Vous pouvez Imprimer un ticket sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection du ticket, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie. Mais aussi Réimprimer le ticket (dernier ticket enregistré sur la caisse), vous avez le choix d’imprimer un ticket ou une facturette. La fonction « Imprimer un avoir », permet d’imprimer un avoir sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection de l’avoir, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie.  Règlement : Pour chaque type de règlement, vous pouvez définir une fonction « Règlement » avec une valeur correspondante au type de règlement afin de saisir un multi-règlement, et/ou de pouvoir saisir une remise en pied (remise en % ou €).. Exemple pour un règlement de type chèque : Nom de la fonction « Règlement », Valeur de la fonction est « CHQ ». Lors d’un règlement total un message vous permet de valider/enregistrer celui-ci. Ensuite, en fonction du type de règlement, soit un nouveau ticket est proposé à l’écran, soit le règlement s’effectue et il y a ouverture du tiroir et/ou rendu-monnaie, soit le règlement via le périphérique est réalisé (TPE), soit une impression (chèques) est proposée. Lors d’un règlement avec un montant saisi inférieur au montant du ticket, un message vous avertit et vous demande si vous souhaitez continuer le règlement. Ensuite, soit vous revenez sur l’écran de vente avec le ticket en cours et le règlement n’est pas conservé, soit la procédure de règlement continue suivant le type de règlement. Quel que soit le règlement effectué, à la fin de celui-ci, vous revenez sur l’écran de vente pour un nouveau ticket. La fonction « Supprimer un règlement » permet d’annuler le règlement du ticket en cours. (Si un TPE est connecté, un règlement de type « Carte bancaire » ne peut pas être supprimé. En revanche, s’il n’y en a pas, le règlement sera supprimé).  Règlement partiel : Permet de saisir le montant du règlement puis de sélectionner le bouton « du type de règlement ». Suite à un règlement partiel, une ligne de règlement apparaît dans la grille de règlements située sous la grille des lignes articles avec comme informations le moyen de paiement et le montant. Le montant net TTC est diminué du montant du règlement. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir le détail du fonctionnement d’un règlement pour chaque type notamment pour un règlement de type Carte Bancaire afin d’avoir des précisions sur l’acception du règlement par TPE.  Utiliser un avoir : Si vous avez déjà effectué un avoir pour un client. Lors de la prochaine vente pour ce client, cette fonction fait apparaitre une liste avec uniquement le ou les avoirs du client. Vous sélectionnez l’avoir. Il apparaîtra sur la partie de gauche du ticket. Le total du ticket sera déduit du montant de l’avoir. Lorsque le ticket est validé, l’échéance de l’avoir est pointée avec une échéance du ticket.  Terminer le ticket : Permet de valider le ticket lorsque la somme des règlements est inférieure au montant du ticket ou valider un ticket sans règlement (cas des avoirs). La liste complète des fonctions paramétrables de votre écran de caisse est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 13. Comment gérer l’ouverture et la clôture de caisse ? 13.1. L’ouverture de caisse L’ouverture de caisse permet de déclarer le montant des espèces dans le fonds de caisse avant de démarrer les ventes. Cette fenêtre n’est affichée que si pour toutes les fiches ouverture /clôture de caisse, de la caisse concernée, une date de clôture est indiquée. Si une fiche existe sans date de clôture, c’est qu’une ouverture de caisse a déjà été effectuée. Néanmoins, si vous avez à changer de date et que la dernière ouverture n’a pas été clôturée, au lancement de l’écran de vente, le message « Pour commencer une nouvelle journée, vous devez clôturer la précédente » vous en averti afin de vous permettre de clôturer la journée précédente. L’opération d’ouverture de caisse s’effectue à l’ouverture de l’écran de ventes, par caisse sous réserve que l’option « Gérer le fonds de caisse » soit cochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie Gestion de la caisse . La fenêtre de saisie du fonds de caisse contient :  une ligne pour chaque valeur faciale de pièces et de billets, une quantité et un total (valeur * quantité) calculé automatiquement et non modifiable.  un montant de fonds de caisse. Il est calculé automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées dans la zone Détail du montant. Il peut être saisi via le pavé numérique. A la validation de la saisie, une fiche « Ouverture/clôture » est créée avec la date et heure d’ouverture, le Code utilisateur, le Montant d’ouverture. L’écran de ventes est ensuite affiché. 13.2. La clôture de caisse La clôture de caisse permet de définir le fonds de caisse de fin de journée et d’imprimer le Z de caisse. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d'identification. La clôture s’effectue depuis l’écran affiché au démarrage de l’application ou depuis la liste des ouvertures/clôtures de caisse, action « Clôture de caisse ». Si vous cliquez sur le bouton « Clôture de caisse » dans l’écran de démarrage, ce sera la caisse associée au poste sur lequel vous effectuez la clôture qui sera clôturée. Pour effectuer la clôture d’une autre caisse, vous devez effectuer l’opération depuis la liste des « Ouvertures/clôtures de caisse ». Suite à la confirmation de la clôture de caisse, si l’option de gestion du fonds de caisse est sélectionnée, vous aurez à saisir le détail des pièces et billets. Cette saisie est différente en fonctions de l’endroit où a été demandée la clôture. Dans tous les cas, le montant théorique de caisse est affiché. A la validation de la clôture, la procédure est lancée et l’aperçu du Z de caisse est affiché. Si l’option de gestion des fonds de caisse n’est pas sélectionnée, à la confirmation de la clôture de caisse, l’impression du Z de caisse est lancée. Remarque Avant la validation de la clôture, vous pouvez demander à transférer les espèces dans le coffre-fort référencé sur la fiche caisse. 14. Comment saisir les tickets ? Pour afficher l’écran de vente, vous avez plusieurs possibilités :  Au démarrage de l’application si l’option « Afficher l’écran de démarrage du front» est sélectionnée dans la fiche « Caisse » (champ « A l’ouverture du dossier »).  depuis la barre de navigation, dans la partie «Documents de vente », « Tickets », en sélectionnant la fonction « Afficher l’écran de démarrage du front office ». En fonction des options définies dans les Paramètres / Société / Point de vente, vous pouvez avoir à saisir le détail des pièces et billets. Ensuite, vous arrivez sur un « Ticket » avec les données suivantes automatiquement renseignées : - la date du jour, - le commercial (si lié à la fiche de l’utilisateur connecté à l’ouverture du dossier), sinon pas de commercial - le code et libellé du client par défaut Lorsque vous créez un nouveau ticket, les données du client récupérées sont les coordonnées, le commercial, le % remise 1, le % remise 2 et le taux d’escompte. La saisie d’un Ticket s’effectue par l’insertion d’un article, pour cela vous pouvez :  Scanner l’article,  Afficher la liste des articles, Remarque Si vous avez sélectionné l’option « Multi-sélection des articles autorisée », dans les Paramètres / Société / Point de vente / Options générales, vous pouvez réaliser une multi-sélection d’articles.  Faire une recherche,  Saisir directement le code article. Ensuite, vous pouvez indiquer la quantité vendue pour cet article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Quantité». Vous avez la possibilité de modifier le prix de l’article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Prix ». Pour saisir une remise sur un article, vous devez saisir la valeur de la remise via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise €. 15. Comment gérer les périphériques ? 15.1. La gestion du tiroir-caisse Si le tiroir-caisse gère les statuts « Ouvert » et « Fermé » et que l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, vous ne pouvez pas valider le message tant que le tiroir est ouvert. Dès que le tiroir est fermé, le message est alors automatiquement validé et une nouvelle vente est affichée. Si le tiroir-caisse ne gère pas les statuts « Ouvert » et « Fermé » ou si l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est décochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, il faut cliquer sur le bouton « Ok » pour afficher une nouvelle vente. 15.2. Imprimante chèque Suite à un règlement de type chèque, lorsqu’une imprimante chèque est connectée, un message vous demande de confirmer l’impression d’un chèque. Cette confirmation peut s’effectuée uniquement si le chèque est inséré. Ensuite, l’imprimante passe à prête et imprime le chèque. Un message vous demande si le chèque est bien imprimé. Suite à la confirmation, un nouveau ticket s’affiche. 15.3. La gestion d’un TPE Un TPE (Terminal de Paiement électronique) est paramétré depuis le menu Paramètres – Société - Point de vent - Périphériques. Lorsque le TPE est connecté à la caisse, le règlement par carte pour le total TTC est envoyé sur le TPE. Le TPE vérifie si le paiement peut être réalisé : Si le paiement est refusé, un message est affiché pour préciser le motif du refus avec le bouton « Ok ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous revenez sur l’écran de ventes et le règlement n’est pas conservé. Si le paiement est accepté, un message est affiché pour indiquer l’acceptation du paiement. Suite à la fermeture du message par le bouton « Ok », en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. Si aucun TPE n’est connecté, un message demande la validation du règlement. Suite à celle-ci, en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. 15.4. La gestion du rendu-monnaie Lorsque le montant du règlement est supérieur au montant du ticket, et que dans la fiche du moyen de paiement, les options « Ouverture du tiroir-caisse lors du règlement », et « Autoriser le rendumonnaie » sont sélectionnées, un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez rendre la monnaie avec le montant à rendre. Si vous souhaitez rendre la monnaie, Le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant du rendu-monnaie diminue le montant des espèces de la caisse, le message « Tiroir-caisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». Si vous ne le souhaitez pas, la fenêtre de rendu-monnaie est fermée, le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant des espèces en caisse n’est pas modifié puisque le rendu-monnaie a été ignoré. Un message « Tiroir-caisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». 16. Quels sont les traitements dans le Back office ? 16.1. Les documents de ventes Dans la liste des documents de vente, l’onglet « Ticket » regroupe tous les tickets créés dans le front office. Il n’est pas possible de créer un ticket, ni de les modifier. Les tickets en attente apparaissent dans la liste des documents mais au même titre que les autres tickets, ils ne sont ni modifiables ni supprimables. Les documents de type « Ticket » sont aussi visibles dans l’onglet « Factures ». Alors que les avoirs créés à partir du Front office seront visibles uniquement depuis l’onglet « Avoirs ». Les tickets sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de ceux-ci et le libellé de la caisse. 16.2. Les règlements Les règlements provenant du Front Office ne sont pas modifiables et les échéances ne peuvent être modifiées. Les règlements sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de celui-ci et le libellé de la caisse. Pour les règlements autre qu’espèce, une case « rendu-monnaie » permet d’identifier que le règlement a été réalisé pour un montant supérieur au ticket. Dans le cas où le règlement est inférieur au montant de l’échéance, l’échéance est marquée comme étant « Soldée ». Dans le cas où le règlement est supérieur au montant de l’échéance, l’option « Ecart de règlement » est sélectionnée. 16.3. Les remises en banque Dans la remise en banque, tous les règlements saisis dans des tickets apparaissent à l’exception des règlements de type « Espèces ». Pour ce type de règlements, les données affichées dépendent de l’option « Remise en banque des règlements espèces » dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Si dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie « Mouvement de caisse », le « Type de comptabilisation des retraits de caisse » est « Par l’intermédiaire d’une remise en banque », les mouvements de caisse de type « Retrait » s’afficheront également. 16.4. Les Mouvements de caisse La fiche mouvement de caisse se compose d’une entête contenant un libellé, une date et de l’heure (de création de la fiche). Dans l’onglet Détail, le type de mouvement (dépôt, retrait ou transfert), le montant du mouvement, la caisse ou le coffre-fort lié au retrait ou dépôt des espéces, le type de comptabilisation du mouvement (Ce champ permet de choisir le schéma des écritures comptables à générer pour les retraits de caisse). En fonction du type de mouvement choisi, certains champs seront obligatoires ou non modifiables. Un mouvement de caisse de type « Dépôt » augmente le montant des espèces de la caisse ou du coffrefort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Retrait » diminue le montant des espèces de la caisse ou du coffrefort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Transfert » diminue le montant des espèces prélevé de la caisse ou du coffre-fort sélectionné et augmente le montant des espèces contenu dans la caisse ou le coffre-fort sélectionné. Dans le champ « Type de comptabilisation », si le choix « Par l’intermédiaire d’une remise en banque » est sélectionné, le mouvement de caisse apparaît dans la remise en banque. 16.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse La fiche ouverture/clôture de caisse se compose d’une entête contenant le code de la caisse, le code utilisateur (hôte de caisse), la date/heure d’ouverture et de clôture de caisse. Ces champs sont non modifiables. L’onglet Fonds de caisse contient les montants d’ouverture, des dépôts, des retraits et encaissés. Il en découle le montant théorique de caisse qui sera comparé au montant de clôture et définira l’écart de caisse. L’onglet Statistiques générales indique le nombre de tickets, le chiffre d’affaires HT, le chiffre d’affaires TTC, la ventilation par moyen de paiement et par TVA. L’onglet Statistiques avancées contient la ventilation du chiffre d’affaires par famille article et par vendeur/commercial. Depuis cette fiche, vous pouvez clôturer la caisse sélectionnée (bouton Clôturer la caisse) et mettre à jour les statistiques des clients (Ventes/Clients/Statistiques). 16.6. X et Z de caisse Le X de caisse est un état récapitulatif à l’instant « t » qui peut être imprimé à tout moment de la journée. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée. 17. Comment gérer les ventes Dans le Back ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 17.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis ou le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqué dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 17.2. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaires, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...). 17.3. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ou le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande non-livrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 17.4. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour accéder à la livraison d’une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Pour livrer, vous devez sélectionner les lignes ou indiquer une quantité et valider la saisie en cliquant sur Enregistrer. 17.5. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. Ou le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 17.6. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ou le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents de vente. 18. Comment créer une facturation périodique ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 18.1. Facturation par copie Une facturation par copie est définie par un code et un libellé et des onglets :  Onglet Paramètres : permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Familles Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 18.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. 18.3. Génération des factures périodiques La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures. Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de la facturation périodique. 19. Comment gérer les achats ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. 19.1. Comment créer une commande ? La commande se compose de trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 19.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 19.3. Comment créer les factures fournisseurs ? La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement a été renseigné. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents d’achats. 20. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 20.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 20.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 20.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents de … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 20.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents de … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 20.5. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 21. Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Sociétés - Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente et/ou Documents d’achat. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 22. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 22.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 22.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante et saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). 22.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. 22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Ensuite, vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise : La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise : La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. 22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature « virement SEPA »  Remises en banque avec les moyens de paiement « prélèvement SEPA », « virement SEPA », « virement international ». Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action « Générer un fichier SEPA » depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le suivi financier des tiers, et la génération des fichiers CFONB et SEPA. 23. Comment gérer les stocks ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stocks/Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est peut s’effectuer sur trois dépôts de stockage au maximum. La création de dépôt se réalise à partir du menu Paramètres – Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). 23.1. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Suite à l’ajout d’un inventaire, l’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type « Bien » gérés en stock. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock : Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock : Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 23.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête avec le n° de document et la date de réalisation et de l’onglet détail, où vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 23.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet « Stock » de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 23.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. 23.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 24. Comment transférer les éléments en compta ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (tickets, factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement, mouvements de caisse...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 25. Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, tickets, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 26. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarques La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde du dossier. 27. Comment sauvegarder tous mes dossiers ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde. 28. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). 29. Comment lier un dossier d’une autre application ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 30. Comment archiver mes données ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 31. Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d’inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 32. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 32.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 32.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de Coiffure Esthétique en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 32.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe les types de droit Exécution, Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression La « duplication d’une fiche » est concernée par le droit « Création ». Le droit « Impression » concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) Module Point de vente. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 33. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 34. La gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter aux favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. 35. La gestion des tarifs et promotions Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes et/ou d’achats en fonction d’un classement (à définir dans les options, menu Paramètres – Société – Tarifs et promotions), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population, d’une sélection d’articles, et la définition du champ d’application du tarif. La définition du tarif à appliquer consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, un type de calcul et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes et/ou d’achats est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 36. La gestion de l’éco-contribution Et l’écocontribution mobilier Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. L’éco contribution mobilier concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels et Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Ecocontribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 37. La gestion des frais de port Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (« Vente », « Achat » ou « Vente et achat ») et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être sélectionnée par défaut. Pour cela, allez dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de vente et d’achat. 38. La gestion des autres taxes Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. Remarques Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 39. Import de douchette Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous pouvez scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de choisir le modèle de douchette, définir des options, démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités, gérer les données réceptionnées et importer les données dans le document 40. Les historiques 40.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est Enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la « date du document » et la « Quantité de l'article ». 40.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones « Documents précédents » et « Documents suivants ». Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 40.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 40.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. 41. Les effets de commerce La gestion des effets de commence s’effectue par le paramétrage :  des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée ;  du compte tiers (client/fournisseur) ;  du moyen de paiement ;  de la fiche banque. Suite à la réalisation de documents, la création de règlements puis de remise en banque ou encaissement, vous pouvez réaliser le transfert comptable de ceux-ci. Les comptes tiers des effets de commerce seront pris en compte lors de ce transfert comptable. Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. 42. Les échéanciers La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 43. Les relances Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. Elle permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance enregistrée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarques Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. 44. Les règlements impayés 44.1. Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. 44.2. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 45. Auto-liquidation Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour cela vous devez définir la gestion dans les Paramètres – Société – Options comptables. Ensuite sur vos documents d’achat, vous pouvez définir la gestion de l’écriture comptable. Sur vos documents de vente, vous pouvez indiquer la mention à imprimer sur le document. 46. Le dossier pour votre expert-comptable Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 47. La comptabilité analytique L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Analyser des coûts s’effectue selon différents axes appelés dans l’application des PLANS. A ces axes s’appliquent des POSTES. La répartition des coûts sur les services de chaque poste doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition. Celle-ci peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 48. La communication entreprise expert Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 49. La gestion des commissions Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (« Commande », « Bon de livraison », « Bon de livraison et Bon de retour », « Facture » et « Facture et Avoir ») rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. 50. Les statistiques Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 51. La Gestion de la DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens mais aussi de services « DES » échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier (contact DEB/DES), la numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) et la nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB). Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures NC8 n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. 52. La gestion du e-Commerce Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit sélectionnée. 53. Le publipostage Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. 54. La gestion des champs personnalisés Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Les champs calculés sont disponibles uniquement sur la ligne PME. En Gestion commerciale, vous pouvez créer des champs personnalisés sur toutes les tables. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximum. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « Ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Vous pouvez également de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule pré-définie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton « OK » valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit « locale » (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la Comptabilité, à certaines conditions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des champs personnalisés. 55. La gestion des alertes et des champs obligatoires Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : - La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes table, Alerte et champs obligatoire. - La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 56. Les assistants de mise à jour La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « Articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à actualiser, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications et de réaliser des changements si nécessaire, puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 57. L’import paramétrable Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 58. L’export paramétrable Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 59. L’assistant de création de modèles de document Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèles. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 60. Les fonctionnalités disponibles Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.

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Gestion Bâtiment OL Guide d’initiation Classic & Pro Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................5 2. LA GESTION DES FENETRES....................................................................5 3. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................6 4. LES FONCTIONNALITES « GESTION BATIMENT ».................................6 PRISE EN MAIN........................................................................................................7 5. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................7 5.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................7 5.2. Les autres options…………. .........................................................................7 5.3. La gestion des fenêtres.................................................................................7 6. COMMENT CREER UN ARTICLE/ELEMENT ? .........................................8 7. COMMENT CREER UN TIERS ?.................................................................9 7.1. Création d’un client………….........................................................................9 7.2. Création d’un fournisseur............................................................................10 7.3. Création d’un contact ..................................................................................10 8. COMMENT GERER LES VENTES ?.........................................................10 8.1. L'entête du devis…………….......................................................................11 8.2. Le corps………………….. ...........................................................................11 8.3. Le pied…………………… ...........................................................................12 8.4. Les autres onglets……………. ...................................................................12 8.5. Les actions d'un devis .................................................................................12 9. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?.....................13 9.1. Facturation par copie ..................................................................................13 9.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................13 9.3. Génération des factures périodiques..........................................................13 10. COMMENT CREER UNE SITUATION DE TRAVAUX ?...........................14 11. COMMENT CREER UN AVENANT ? ........................................................16 12. COMMENT GERER LES ACHATS ?.........................................................17 12.1. Comment créer une commande ? ..............................................................18 12.2. Comment réceptionner une commande ?..................................................19 12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? ...............................................19 13. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 19 13.1. Transfert………………… ............................................................................19 13.2. Livraison partielle……………......................................................................19 13.3. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir......................................19 13.4. Regroupement……………. .........................................................................19 13.5. Duplication………………….........................................................................20 13.6. Dupliquer en……………….. ........................................................................20 13.7. Transférer/regrouper un document de vente en document d’achat ..........20 14. COMMENT GERER LA RETENUE DE GARANTIE ? ..............................20 15. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? .......................................21 16. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?.............................22 16.1. Onglet Infos chantier ...................................................................................22 16.2. Onglet Détail…………… .............................................................................23 16.3. Onglet Temps…………….. .........................................................................24 16.4. Onglet Analyse………….. ...........................................................................24 17. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES ..........................................................25 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUS-TRAITANCE ?.................25 19. LE PLANNING…………… ..........................................................................26 20. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? .........................27 21. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................28 22. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? 28 22.1. Comment saisir un acompte ? ....................................................................28 22.2. Comment saisir un règlement ?..................................................................29 22.3. Comment saisir un escompte de règlement ?............................................29 22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?..................29 22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?.....................................30 23. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? .........................31 23.1. Mentions légales des factures ....................................................................31 23.2. Taux d’intérêts…………… ..........................................................................31 24. COMMENT GERER LES STOCKS ?.........................................................31 24.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ...................................................31 24.2. Comment saisir un inventaire ? ..................................................................32 24.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? .........................................32 24.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? ............................................32 24.5. Comment visualiser les mouvements de stock ?.......................................33 25. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?.................33 26. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? .....................................................34 26.1. Accès à la gestion analytique .....................................................................34 26.2. Le principe général…….. ............................................................................34 26.3. Mise en place de votre gestion analytique .................................................34 26.4. La gestion analytique grille multi-plans ......................................................34 27. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...............................................34 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................35 29. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? .........................35 30. COMMENT RESTAURER ? .......................................................................35 31. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........36 32. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..............................................36 33. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ............36 34. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? 37 34.1. Les groupes d’utilisateurs ...........................................................................37 34.2. Les utilisateurs……………. .........................................................................38 34.3. Les droits utilisateurs ..................................................................................38 FONCTIONS AVANCEES ......................................................................................39 35. GESTION DES FAVORIS...........................................................................39 36. OPEN GUIDE……………. ..........................................................................39 37. TABLEAU DE BORD ..................................................................................40 38. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS........................................40 39. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ...............................................41 40. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER.............................41 41. LA GESTION DES FRAIS DE PORT .........................................................41 42. LA GESTION DES AUTRES TAXES .........................................................42 43. LE SERVICE A LA PERSONNE.................................................................42 44. IMPORT DE DOUCHETTE.........................................................................42 45. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT .................42 46. LES HISTORIQUES....................................................................................43 47. LES EFFETS DE COMMERCE..................................................................44 48. LES ECHEANCIERS ..................................................................................44 49. LES RELANCES………… ..........................................................................44 50. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ?.............................45 51. AUTO-LIQUIDATION ..................................................................................45 52. LA GESTION DE L’AUTOFACTURATION ................................................46 53. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT-COMPTABLE..............................46 54. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .......................................46 55. LA GESTION DES COMMISSIONS...........................................................46 56. LES STATISTIQUES ..................................................................................46 57. LA GESTION DE LA DEB/DES..................................................................47 58. LA GESTION DU E-COMMERCE..............................................................47 59. LE PUBLIPOSTAGE...................................................................................48 60. MAP POINT………………...........................................................................48 61. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES .....................................48 62. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES.........49 63. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR .......................................................50 64. LE REMPLACEMENT DE CODE...............................................................50 65. L’IMPORT PARAMETRABLE.....................................................................50 66. L’EXPORT PARAMETRABLE....................................................................50 67. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT..............51 68. REPORTS ON LINE ...................................................................................52 69. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................52 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur.  Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données. o Saisir l'identification et les coordonnées de la société. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3.Ecran de travail L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :  Le volet de navigation à gauche de votre écran  La barre des menus en haut de votre écran  L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 4.Les fonctionnalités « Gestion Bâtiment » Les fonctions suivantes détaillées dans ce guide sont disponibles uniquement sur la version « Gestion Bâtiment » : - Gestion du matériel - Gestion des avenants - Gestion du compte prorata - Suivi de chantier - Saisie des temps salariés et du type d’heures - Gestion de la sous-traitance dans les docs d’achats et de vente - Planning (saisie des RDV salariés et des résa matériels) Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. 5.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 5.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes:  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 5.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 5.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6.Comment créer un article/élément ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Fournitures », « Mains d’œuvre », « Matériel », « Ouvrages » ou « Ouvrages de fabrication ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Détail matériau » Vous pouvez saisir le détail de la main d’œuvre ainsi que la cadence pour la pose. Ces informations permettent de calculé le prix de vente de l’onglet « Détail ». Dans l’onglet « Stock » Vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références Permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7.Comment créer un tiers ? 7.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet Facturation. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 7.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre fournisseur dans l'onglet Facturation. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 7.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa totalité. 8. Comment gérer les ventes ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 8.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Remarque Pour les devis, lorsque la numérotation automatique est désactivée, il est possible de renseigner un 2ème suffixe afin de pouvoir réaliser la révision du devis. Exemple : DEV0001A (A est la première version du devis). Duplication du devis pour la révision, le numéro du devis révisé sera DEV0001B (B est la deuxième version du devis). 8.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). D'un masque de saisie entièrement paramétrable. D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. Les tranches/sous tranches de travaux représentent des chapitres. Elles permettent de découper le document. Chaque tranche pourra comporter des sous tranches, articles, des ouvrages, des sous-totaux et de simples lignes de texte. Les tranches sont gérées dans tous les types de documents sauf les documents de stock. Il n’y a pas de limite sur le nombre de tranches/sous tranches. Il est possible d’ajouter une tranche via les fonctions « Ajouter » et « Insérer » dans le corps du document. L’ajout permet de positionner la ligne en dessous de la ligne sélectionnée, l’insertion permet de positionner la ligne au-dessus de la ligne sélectionnée. 8.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 8.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaires, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé. Cet onglet permet aussi de renseigner le chantier concerné par le document.  L’onglet Compléments (suite) permet de saisir le commercial et de renseigner les dates d’acceptation et de signature.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 8.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Pour cela une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte. A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...).  « Intégrer un document » Permet de recopier le contenu d’un autre document, quel que soit son type, dans le document actuel. 9. Comment créer une facturation périodique ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : L’entête se compose :  D’un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D’un libellé : saisissez-le libellé de la facturation périodique. Ensuite depuis l’onglet Paramètres, deux choix s’offrent à vous : 9.1. Facturation par copie Après avoir sélectionné le mode « Copie d’un document de référence », vous devez sélectionner le document de référence puis la périodicité, les options de génération des factures et vous pouvez également simuler les dates de facturation. Vous disposez ensuite de plusieurs onglets : Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour cela, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer une ou plusieurs familles clients. Pour cela, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Notes : Cet onglet permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 9.2. Facturation par regroupement de bons de livraison Après avoir sélectionné le mode « regroupement de bons de livraison», vous devez indiquer la périodicité, les options de génération des factures et vous pouvez également simuler les dates de facturation. Dans la partie « Options de génération de facture », vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison. Les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. 9.3. Génération des factures périodiques La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures. Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 10. Comment créer une Situation de travaux ? Les situations de travaux sont générées depuis les commandes. La situation permet de renseigner les quantités consommées, le % d’avancement (qualitatif ou quantitatif) Vous pouvez saisir un % d’avancement sur les lignes de détail, tranches et sous tranches. L’onglet « Complément (suite) » permet de saisir un % d’avancement global. Il est également possible de choisir les lignes à imprimer via Paramètres – Société – Documents de vente – Situations de travaux. Une fois les données saisies, vous pouvez générer une facture d’avancement depuis la situation. Pour cela, utilisez la fonction , disponible dans la barre d’outils de la situation. Remarque Les factures d’avancements ne peuvent être générées que depuis une situation de travaux. 11. Comment créer un avenant ? Les avenants peuvent être générés depuis la liste des Avenants ou depuis une commande client, onglet « Avenants ». Dans l’avenant, vous pouvez insérer les fournitures ou mains d’œuvre à ajouter. Une fois enregistré, l’avenant apparait dans la liste, par défaut, il est en état « A l’étude », la fonction « Intégrer l’avenant » permet de choisir les lignes à ajouter dans la commande, et de définir ou les placer. Le montant de la commande est alors recalculé ainsi que « % d’augmentation globale ». Remarque Si l’avenant est créé depuis la liste des avenants, il sera nécessaire de préciser la commande concernée. 12. Comment gérer les achats ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. 12.1. Comment créer une commande ? La commande se compose de trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Remarque Il est possible d’être alerté, lors de la saisie de la commande du montant minimum à atteinte pour ne pas payer de frais de port. Ce montant est défini dans la fiche fournisseur, onglet Gestion, champ Seuil franco de port. Lors de la création d’une commande avec le fournisseur, le message apparaît à l’enregistrement du document. Il est possible d’être alerté, lors de la saisie d’une commande achat, du montant minimum de la commande à atteindre pour ne pas payer de frais de port. Ce montant est défini dans la fiche fournisseur, onglet Gestion, champ Seuil franco de port. Lors de la création d’une commande avec le fournisseur, le message apparaîtra à l’enregistrement du document. 12.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement a été renseigné. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 13. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 13.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 13.2. Livraison partielle Depuis une commande, la fonction « Livrer » permet d’ouvrir l’assistant de livraison partielle. Cela permet de choisir les lignes et quantités devant être livrées. 13.3. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans le cas où une facture est transférée en avoir, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » du menu Paramètres – Société – Documents de vente ou Documents d’achat – Options générales, permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir. 13.4. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. 13.5. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 13.6. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. 13.7. Transférer/regrouper un document de vente en document d’achat Suite à la réalisation d’un devis ou commande client, si le stock des articles est insuffisant, il faut se réapprovisionner auprès du fournisseur. Le transfert/regroupement de devis ou commande permet de réaliser le réapprovisionnement pour une demande de prix ou commande auprès du fournisseur. Le prix d’achat qui sera récupéré dans le document d’achat sera soit celui de la fiche article, soit celui du document de vente. Pour la génération d’une commande fournisseur (à partir des devis uniquement) dans la fenêtre de regroupement ou de transfert, vous devez sélectionner la case à cocher Lancer le réappro fournisseur après transfert. Pour les commandes client, le bouton Réappro. Fournisseur est disponible dans les actions de l’entête du document. Suite au lancement du réapprovisionnement, l’assistant s’ouvre et vous pouvez définir le document à créer pour le fournisseur. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. Comment gérer la retenue de garantie ? La « retenue de garantie » est réglementée par une loi du 16 juillet 1971. Cette loi permet au maître d’ouvrage d’effectuer une retenue de garantie de la bonne exécution des travaux. Si au terme du délai d’un an, l’entrepreneur ne remédie pas aux vices constatés par le maître de l’ouvrage, ce dernier peut s’opposer à ce que l’entrepreneur perçoive la retenue de garantie. La loi fixe cependant deux limites impératives : - La retenue de garantie ne doit en aucun cas dépasser 5 % du montant des travaux soit à chaque situation, soit sur la dernière facture. - La retenue de garantie ne doit en aucun cas dépasser une durée d’un an à compter de la réception des travaux. Elle vient donc en déduction des échéances à payer, soit au fur et à mesure des travaux, soit sur la dernière facture, Elle doit être réglée au plus tard 1 an après la fin des travaux, il s’agit donc de générer une échéance pour le net à payer de la facture déduction faite de la retenue de garantie plus une échéance à la date de fin des travaux plus 1 an pour le montant de la retenue de garantie. La retenue de garantie apparait dans la commande, onglet « complément suite ». Il est possible d’appliquer la retenue de garantie sur à chaque situation ou uniquement sur la dernière situation de travaux. 15. Comment gérer le Compte prorata ? Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place lorsque plusieurs entreprises de divers corps de métier interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier. Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs : installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces besoins ne sont pas en général pris en charge par le maître d’ouvrage. La gestion du compte prorata s’effectue à partir des situations de travaux. Dans le document de référence, Onglet récapitulatif, le champ poste complémentaire permet de renseigner la valeur du compte prorata. A la différence des remises, les montants saisis dans les postes complémentaires ne sont pas à inclure dans le calcul de la marge. Les montants saisis sont exclusivement destinés au pied de document. Les frais de port doivent tenir compte des postes complémentaires. La base de calcul des frais de port est donc : Total HT remisé + Postes complémentaires On peut saisir plusieurs lignes de compte prorata. Si une situation de travaux a été générée, il n’est plus possible de supprimer une ligne de compte prorata. Il est possible de ne pas inclure le montant du compte prorata dans la retenue de garantie. 16. Comment effectuer un suivi de chantier ? Le chantier correspond à l’activité de la gestion de chantier qui consiste à décrire la réalité des circonstances de la production afin de comparer avec les prévisions et d’en tirer toutes les conséquences en régulation et en expérience acquise. Le chantier permet de réaliser un suivi : - Des matériaux : fournitures. - Des divers : consommables, frais annexes engendrés par la réalisation des travaux… - De la main-d’œuvre : heures passées par les salariés et frais qu’ils ont engendré. - Du matériel : utilisation des engins et outils de travail, qu’ils soient loués ou appartenant à l’entreprise. - De la sous-traitance. Le chantier permet enfin de produire des analyses (notamment de rentabilité). Il est donc un indicateur important permettant d’assurer le bon respect des prévisions et d’envisager éventuellement des actions correctives). Pour créer un chantier, vous devez vous placer dans l’univers « Ventes », « Chantiers ». La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter. 16.1. Onglet Infos chantier Infos Chantier : Il est possible, suite aux achats de fournitures, de livrer au chantier, chez le fournisseur, chez le client ou au dépôt. Si on livre au chantier ou chez le client : il n’y a pas de mouvements de stock De plus, il est aussi possible de choisir si le stock est géré selon tous les documents associés au chantier, sur tous les documents (hors ventes) ou bien de ne pas gérer de mouvements de stock. - Selon tous les documents : le stock est mouvementé par la saisie des consommations. (génération de bon de sortie) et tous les documents rattachés au chantier. - Selon tous les documents (hors ventes) : mouvemente les documents de stock (fabrication par exemple), saisie des consommations (via le bon de sortie.), et documents d’achat (si livraison au chantier, chez le fournisseur ou au dépôt). - Pas de mouvements de stock : aucun mouvement de stock n’est généré 16.2. Onglet Détail Le chantier est lié à une commande client. Le détail de la commande est récupéré dans le chantier et permet de traiter la saisie des consommations. Quantité consommées : C’est la quantité permettant de définir l’avancement du chantier. Cette quantité est remise à 0 à chaque sauvegarde du chantier. Quantité consommée totale : Elle reprend toutes les quantités consommées précédemment pour avoir une synthèse de ce qui a été consommé sur la ligne concernée. Lors de la saisie, Un bon de sortie est généré à la date du jour pour le code article de la ligne, pour la quantité consommée. 16.3. Onglet Temps Il est possible de saisir de nouvelles lignes de temps, par intervenant ou ressource matériel. 16.4. Onglet Analyse Cet onglet permet de consulter les informations concernant la rentabilité du chantier par l’intermédiaire de la synthèse et de la synthèse financière. 17. La saisie des temps salariés La saisie des temps peut être effectuée via le chantier (voir chapitre Comment effectuer un suivi de chantier) ou via la Saisie des temps et variables de paye. 18. Comment gérer les achats de sous-traitance ? Que ce soit dans le cadre des marchés publics ou celui des marchés privés, le sous-traitant est une personne physique ou morale à qui un entrepreneur confie sa responsabilité. La sous-traitance ne doit pas être confondue avec le prêt de main d’œuvre. La sous-traitance est réglementée dans le but principal d'assurer la protection des sous-traitants. Ainsi, dans le cadre d'un marché public, le sous-traitant bénéficie d'une garantie substantielle. Il peut en effet obtenir le paiement direct du prix par le maître de l'ouvrage public. Pour les marchés privés, le sous-traitant bénéficie d'une garantie de paiement prenant la forme d'une délégation de paiement ou d'une action directe. Il est possible de typer un fournisseur en tant que sous-traitant, fournisseur ou les deux. On peut ajouter une compétence au sous-traitant concerné. Ici, terrassier. Si la fiche article contient un fournisseur de type fournisseur ou fournisseur/sous-traitant alors il doit y avoir un fournisseur principal. Si l'article contient un fournisseur de type sous-traitant ou fournisseur/sous-traitant alors il doit y avoir un sous-traitant principal. Dans l’onglet article de la fiche fournisseur, une colonne type de prix permet de définir le tarif « Soustraitant ». Les documents d’achat réalisés pour un fournisseur de type « Sous-traitant » ne mouvementent pas le stock. Il est aussi possible de créer des situations de travaux pour les sous-traitants, sur le même principe que les situations de travaux clients. 19. Le planning Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés et les réservations de vos matériels. Le planning peut être affiché sous différentes formes : par intervenant, par fonction, en vue planification, regroupé par ressources… Le planning affiche les évènements et le détail des lignes de temps des évènements. La fiche Evènement permet de renseigner les durées prévues, réalisées ainsi que le détail des ressources (intervenants et matériel). Le libellé des évènements visible sur le planning peut être paramétré dans Paramètres – Société – Planning – Libellé dans le planning. 20. Comment envoyer un document par E-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Sociétés - Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email – Documents, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si dans la fiche client, il y a plusieurs contacts avec des adresses mails, il est possible de choisir le contact. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente et/ou Documents d’achat. Remarques En transfert / regroupement de document, l’envoi par mail est possible. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Email. Les documents concernés sont du devis en bon de livraison et de la commande en bon de livraison. Il est possible d’envoyer une copie cachée de chaque mail au commercial/collaborateur connecté. Cette option est disponible à partir du menu Paramètres – Société – Email (pour les versions réseau, c’est l’adresse du commercial associé à l’utilisateur ; pour les versions monoposte, c’est l’adresse mail dans les coordonnées qui sera utilisée). 21. Comment envoyer un PDF signé ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisissez le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. 22. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 22.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui a(ou ont) été enregistrée(ées). Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». 22.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque L’option, par l’intermédiaire d’une remise en banque, est indiquée par défaut si le moyen de paiement est paramétré avec l’option "Remettre en banque". 22.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. Remarque En cas de transfert d’une facture, réglée en partie par un escompte, en avoir, le montant de l’escompte affecté à la facture lors du règlement sera récupéré dans le pied de l’avoir. 22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Enregistrer la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est enregistrée et les règlements passent en état « remis en banque » Par un clic sur le bouton « Valider », la remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? Fichiers au format CFONB La génération de fichier à la norme CFONB, est disponible pour des remises en banque et décaissements ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de configurer les paramètres propres à chaque opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. Remarque Pour les LCR, un code acception peut être saisi : - Dans l’onglet Transfert bancaire de la fiche du règlement, - Sur chaque ligne de règlement de remise en banque. - Globalement au moment de la génération du fichier. La gestion des décaissements pour les règlements fournisseur, sont identiques aux remises en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n’oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. Fichiers au format SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Remarque Le format du fichier SEPA peut être généré par échéance (et non par règlement). Cette option est accessible à partir du menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Les formats des fichiers SEPA générés par l’application sont :  Pour les prélèvements : pain.008.001.02  Pour les virements : pain.001.001.03 Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations ci-dessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Il est possible de rendre le BIC optionnel. Pour cela, vous devez cocher l’option « BIC facultatif pour les virement et prélèvements SEPA », qui se trouve dans Paramètres – Société – règlements. Dans ces options, se trouve aussi le délai de présentation des prélèvements SEPA (First, One-Off, Recurrent et Last). Afin de généré le fichier par échéance (et non pas par règlement), vous devez cocher l’option « Format du fichier SEPA généré par échéance ». Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 23. Comment gérer les retards de paiements ? 23.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 23.2. Taux d’intérêts Dans les Paramètres – Société – Règlements, deux champs vous permettent d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont alors utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 24. Comment gérer les stocks ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stocks/Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est peut s’effectuer sur trois dépôts de stockage au maximum. La création de dépôt se réalise à partir du menu Paramètres – Stock. 24.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? L’option « Autoriser les stocks négatifs » est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l’option « Géré en stock » est cochée. 24.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, depuis la liste des documents de stock (Stock / Articles-documents de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisissez le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Il vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 24.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document, la date de réalisation et le dépôt. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 24.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? .Pour accéder à la création d’un réapprovisionnement, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Opérations - Documents d’achat – Réappro. fournisseur.  Le menu Opérations - Documents d’achat- Réappro. fournisseur. La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Remarque La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement. 24.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faiteslà glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 25. Comment transférer les éléments en compta ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir...) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 26. Comment gérer l’analytique ? L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 26.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 26.2. Le principe général Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, Cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. Le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 26.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. 26.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. 27. Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Vous avez la possibilité d’associer des modèles d’impression par tiers. Cette fonction est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Elle permet de visualiser et d’associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d’exemplaires. Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » vous permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. 28. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarques La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En mise jour de dossier, la sauvegarde du dossier est obligatoire. Il est impossible de désélectionner « Inclure le dossier ». En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. 29. Comment sauvegarder tous mes dossiers ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. 30. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposé de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. 31. Comment lier un dossier d’une autre application ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 32. Comment archiver mes données ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 33. Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d’inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 34. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 34.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 34.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloqué » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 34.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Classic ou Pro (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 35. Gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 36. Open Guide Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, de gérer les éléments et de l’enregistrer. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 37. Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 38. La gestion des tarifs et promotions Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes et/ou d’achats en fonction d’un classement (à définir dans les options, menu Paramètres – Société – Tarifs et promotions), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population, d’une sélection d’articles, et la définition du champ d’application du tarif. La définition du tarif à appliquer consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, un type de calcul et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes et/ou d’achats est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 39. La gestion de l’éco-contribution Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de refacturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. 40. La gestion de l’éco-contribution mobilier Cette éco-contribution concerne : - les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. - toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un écoorganisme. Elle est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes : - Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels, - Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Ecocontribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. 41. La gestion des frais de port Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (« Vente », « Achat » ou « Vente et achat ») et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être sélectionnée par défaut. Pour cela, allez dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de vente et d’achat. 42. La gestion des autres taxes Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. Remarques Le calcul des taxes est réalisé sur le montant HT hors remise pied et escompte. Si une remise en ligne a été saisie, elle sera prise en compte dans le calcul de la taxe. Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 43. Le service à la personne Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie au quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; Agrément et sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 44. Import de douchette Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous pouvez scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de : - Choisir le modèle de douchette, - Définir des options, - Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités, - Gérer les données réceptionnées, - Importer les données dans le document. - 45. La livraison client depuis un document d’achat Depuis un document d’achat, onglet « Livraison », il est possible d’indiquer un type d’adresse de livraison afin de définir la destination des articles. Le champ « Livrer au » permet de sélectionner ce type d’adresse pour la destination des articles du document :  Chez le fournisseur (type par défaut) : les articles sont enlevés chez lui,  Chez le client : le client recevra à son adresse de livraison les articles. (Dans ce cas, aucun mouvement de stock ne sera généré)  Au dépôt : Les articles seront livrés à l’un de nos dépôts (par défaut, adresse du dépôt du document). Dans Paramètres – Société – Documents achats – Options générales, il est possible de définir le type d’adresse de livraison de vos achats le plus fréquent. Ce paramètre est repris ensuite par défaut dans vos articles et dans vos documents d’achats. Dans une fiche article, Onglet « Stock », vous pouvez ajuster le type d’adresse de livraison de vos achats propre à l’article si différent des autres. Dans les documents d’achat, Onglet « Livraison », la valeur par défaut est reprise des paramètres du dossier, elle reste modifiable. Le modèle d’impression du document imprime l’adresse à laquelle le fournisseur doit livrer. Cette fonction impacte également la contremarque et le réapprovisionnement fournisseur. 46. Les historiques Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la "date du document" et la « Quantité de l'article ». Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer les tarifs. 47. Les effets de commerce La gestion des effets de commence s’effectue par le paramétrage :  des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée ;  du compte tiers (client/fournisseur) ;  du moyen de paiement ;  de la fiche banque. Suite à la réalisation de documents, la création de règlements puis de remise en banque ou encaissement, vous pouvez réaliser le transfert comptable de ceux-ci. Les comptes tiers des effets de commerce seront pris en compte lors de ce transfert comptable. Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. 48. Les échéanciers La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 49. Les relances Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. Elle permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance enregistrée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarques Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. Il est possible de modifier le texte par défaut lors de l’envoi de la relance par mail. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société –E-mail – Relances. 50. Comment gérer les règlements impayés ? Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 51. Auto-liquidation Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour générer els écritures d’auto-liquidation dans la partie Paramètres – Société - Journaux et comptes divers, vous devez cocher l’option « Générer l’écriture d’auto liquidation sur les achats intracommunautaires ». Les comptes de TVA d’auto-liquidation pour les biens et pour les services sont à renseigner dans chaque fiche taux de TVA : Paramètres – Taxes – Taux de TVA, dans la partie « Achats-Comptes de TVA ». Sur tous les documents d’achat, sauf documents d’acompte, dans l’onglet « Compléments », deux options vous permettent de définir la « Génération l’écriture d’auto-liquidation » et sélection de la «TVA sur port applicable pour auto-liquidation ». Afin de sélectionner le taux de TVA pour l’auto-liquidation, sur les lignes des documents vous pouvez ajouter la colonne « TVA applicable pour auto-liquidation » Sur tous les documents de vente, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. 52. La gestion de l’autofacturation L’autofacturation consiste à émettre une facture d’achat au nom d’un fournisseur, moyennant l’autorisation de ce dernier à travers un mandat. L’autofacturation est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. Par défaut l’option est n’est pas sélectionnée. Vous pouvez créer les séries (souche de document spécifique) à partir du menu Paramètres – Divers. Cette série pourra ensuite être renseignée dans la fiche du fournisseur, onglet Gestion, ainsi que la « mention obligatoire sur les factures ». Lors de la création d’une facture fournisseur, dans l’entête du document, le numéro de série sera renseigné automatiquement. Dans l’onglet Compléments, dans la partie Mention à imprimer sur le document, un texte sera renseigné (Ce champ ne peut pas être prédéfini). 53. Le dossier pour votre expert-comptable Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 54. La communication entreprise expert Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 55. La gestion des commissions Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (« Commande », « Bon de livraison », « Bon de livraison et Bon de retour », « Facture » et « Facture et Avoir ») rattachés à ce dernier. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. 56. Les statistiques Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 57. La Gestion de la DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens mais aussi de services « DES » échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir :  Les paramètres du dossier (contact DEB/DES) ;  La numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) ;  La nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB). Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures NC8 n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. 58. La gestion du e-Commerce Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit sélectionnée. 59. Le publipostage Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. 60. MAP Point La géolocalisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’. Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 61. La gestion des champs personnalisés Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. En Gestion commerciale, vous pouvez créer des champs personnalisés sur toutes les tables. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximum. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « Ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Vous pouvez également de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule prédéfinie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton OK valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit “locale” (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la Comptabilité, à certaines conditions. Remarques Lors de l’import paramétrable, il sera possible d’importer la valeur du champ personnalisé. Les champs personnalisés des tables personnalisées peuvent être importés. 62. La gestion des alertes et des champs obligatoires Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes : - Table : elle contient la liste des tables pour lesquelles vous pouvez définir une alerte et/ou un champ obligatoire - Alertes : elle est renseignée par une "coche verte" si une alerte est présente sur la table, - Champs obligatoires : elle est renseignée par une "coche verte" si un champ obligatoire est présent sur la table. La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. 63. Les assistants de mise à jour La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « Articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à actualiser, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications et de réaliser des changements si nécessaire, puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 64. Le remplacement de code En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour les pays, les banques, les moyens de paiement et les modes de règlement. Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de supprimer CHQ. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 65. L’import paramétrable Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’import paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, le champ Chemin d’import est accessible. De plus, il est aussi possible de Renommer le fichier après import (.bak). Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements, Tarifs….) Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 66. L’export paramétrable Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’export paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, il est possible de modifier le champ Chemin d’export. Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Remarque Lors de l’export documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 67. L’assistant de création de modèles de document Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèles. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 68. Reports On Line Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 69. Les fonctionnalités disponibles Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.

Compta_et_Devis_Factures_Mac GUIDE DES LOGICIELS ET SERVICES EBP Ligne Expert-Comptable

www.ebp.com/expert-comptable GUIDE DES LOGICIELS ET SERVICES EBP Ligne Expert-Comptable Analyses & Décisions Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM ÉDITO Cher(e) Partenaire, Ce guide a pour vocation de vous présenter les solutions et services d’EBP destinés à la production comptable, fiscale et sociale des cabinets d’expertise comptable. Présent depuis plus de 10 ans à vos côtés, EBP conduit une politique d’innovation active afin de répondre aux enjeux et mutations de votre Profession. Chez EBP, nous sommes en permanence à l’écoute des remontées faites par nos partenaires. Fruit de votre connaissance et de notre savoir-faire, les logiciels de la Ligne Expert-Comptable sont adaptés à vos attentes et besoins précis. Les nouvelles technologies telles que la mobilité, le Cloud ou encore la dématérialisation font à ce titre parties intégrantes des services EBP. Notre dimension humaine alliée à nos valeurs basées sur la confiance et un sens du service client élevé font d’EBP un éditeur proche de ses clients. Cette culture d’entreprise est pour vous la garantie d’un service de qualité et du respect de vos missions. Plus de 1 000 cabinets utilisent une Solution Profession Comptable EBP… Pourquoi pas vous ? René Sentis, Président Directeur Général Fondateur d’EBP Informatique 1 N°1 RÉSULTAT « AVEC EBP, JE GAGNE EN PRODUCTIVITÉ DANS LE TRAITEMENT DE MES DOSSIERS » Hervé Beloeuvre. Fiduciaire Beloeuvre et Associés (92) Le véritable enjeu était de trouver une solution fiable pour gérer les comptes annuels de mes clients. Avec les Solutions de Production, j’utilise des logiciels souples et intuitifs pour tenir la comptabilité de mes clients et éditer leurs liasses fiscales. J’entretiens une vraie relation de proximité avec EBP. J’ai confiance en leurs logiciels. www.ebp.com COMPTABILITÉ - ÉTATS FINANCIERS - PAYE Conçu et développé en France BUSINESS PLAN - CRM 2 SOMMAIRE SOMMAIRE 04 EBP : une entreprise pérenne à l’écoute de ses clients 05 Open Line TM : une technologie puissante au service de votre productivité 06 Un périmètre fonctionnel étendu pour vous accompagner au quotidien dans vos missions 07 Des Solutions packagées incluant une offre de Services complète 08 LES LOGICIELS ET SERVICES LIGNE EXPERT-COMPTABLE 11 Comptabilité 15 Révision 19 Analyses & Décisions 23 États Financiers 27 Paye 31 Business Plan 35 CRM 39 Gestion Commerciale 43 EBP Démat’ 47 Communication Entreprise Expert VOS INTERLOCUTEURS 52 Contact régional 53 Numéros essentiels 54 Notes 03 10 51 3 EBP : UNE ENTREPRISE PÉRENNE À L’ÉCOUTE DE SES CLIENTS Une gamme complète de logiciels : → Comptabilité, Gestion Commerciale, Paye, CRM adaptés aux besoins des TPE / PME. → Des solutions métiers pour le bâtiment, le commerce, la restauration, la beauté… → Plusieurs modes de consommation : Licence, SaaS, Locatif 93%de clients satisfaits par l’Assistance téléphonique (Source : Satel - Juillet 2015). Une entreprise 100% française : Les services développement, marketing, commerciaux et l’assistance téléphonique sont basés en France, à Rambouillet (78) et Chartres (28). Conçu et développé en France 30 ans d’expertise au service des TPE et PME L’équipe Profession Comptable est composée de : 7 ingénieurs commerciaux, 20 commerciaux sédentaires dédiés au suivi des dossiers des cabinets et de leurs clients. Proximité : → 560 000 clients → CA 2014 : 38 M€ → 400 collaborateurs → 5 000 revendeurs → 3 500 experts-comptables partenaires → 1 000 cabinets en production Chiffres clés : 3 filiales spécialisées Applications de gestion SaaS Logiciels pour les garages et carrosseries Externalisation de la paye Une présence internationale : Espagne, Belgique, Suisse, Pays-Bas, Maroc, Tunisie et Mexique 4 OPEN LINETM : UNE TECHNOLOGIE PUISSANTE AU SERVICE DE VOTRE PRODUCTIVITÉ EBP a toujours su saisir les opportunités des nouvelles technologies pour les mettre au service de ses clients. Les Chefs de Projets, Consultants Métiers et Développeurs créent les applications sur différentes plateformes de développement (C++, .NET, PHP). Cette équipe expérimentée, possédant de solides compétences fonctionnelles et métiers, élabore des outils dédiés à la Profession Comptable et toujours conformes à la législation. La technologie Open Line™ est devenue en 2006 la plateforme de développement .NET de la nouvelle offre d’EBP. Elle offre simplicité, personnalisation et puissance de travail. Une ergonomie proche des usages quotidiens Développés avec la technologie Open Line™, les logiciels de la Ligne Expert-Comptable proposent une interface conviviale, intuitive et proche des usages quotidiens : interface de type Outlook®, filtres et exports proches de l’univers Excel®, moteur de recherche semblable à un navigateur Web… Une personnalisation de l’interface de travail Les logiciels s’adaptent parfaitement aux méthodes de travail du cabinet. En optant pour le langage de développement .NET, moderne et performant, EBP fait gagner du temps aux cabinets qui peuvent désormais personnaliser leur univers de travail. Les logiciels proposent ainsi une personnalisation complète des écrans, vues, raccourcis, ainsi que le paramétrage des droits utilisateurs ou encore la personnalisation des modèles d’impression. Des échanges avec vos clients facilités Le module Communication Entreprise-Expert nativement intégré aux logiciels EBP permet d’optimiser les échanges d’écritures entre vos clients et votre cabinet. Vous récupérez les données de gestion commerciale, de comptabilité ou de paye saisies par vos clients afin d’effectuer la révision dans votre outil de production habituel. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients en quelques clics seulement. Une base de données puissante Nos logiciels reposent sur le Système de Gestion de Base de Données Relationnelle Microsoft SQL Server®. Il offre aux cabinets d’expertise comptable une base de données puissante et illimitée alliant rapidité du traitement des opérations, optimisation du stockage des dossiers clients volumineux ainsi que de multiples outils d’analyse des informations (reportings, tableaux de bord…). Des logiciels communicants Les logiciels de la Ligne Expert-Comptable proposent des synergies avec des offres et services complémentaires. Communication Entreprise-Expert 5 Comptabilité → Consultation, lettrage, rapprochement → Guides de saisie → Import automatique des relevés bancaires → Révision : création de campagnes, feuilles de travail paramétrables → Analytique et budgets → Gestion auxiliaire (balance, bilan, grand-livre...) → Immobilisations (emprunts, crédit bail, location longue durée…) → Tédédéclarations et télérèglements EDI-TVA Etats Financiers → Liasses, annexes et tableaux d’OG agréés DGFiP → Import automatique des balances et immobilisations → Contrôles de cohérence en temps réel → Plaquettes personnalisables → Déclaration CICE → Déclaration des locaux professionnels → Télédéclarations EDI-TDFC et télérèglement CVAE Paye → Bulletins, attestations, déclarations → Assistants de mises à jour salariés → Personnalisation des constantes, variables et rubriques → Plans de paie pré-paramétrés et personnalisables → Déclaration Sociale Nominative (phase 1 et 2) → Paye analytique → Télédéclarations EDI-Social Business Plan → Prévisionnel sur 6 ans → Gestion de 1 à 5 hypothèses → Suivi des écarts → Ratios et Graphiques → Dossier financier personnalisable → Génération d’un diaporama Powerpoint® Analyses & Décisions → Import automatique ou manuel du budget et balance → Contrôles (écart, évolution, restant à courir, Projection...) → Analyse de Gestion (indicateurs d’exploitation, coûts, rentabilité...) → Etats financiers (Compte de résultat, SIG, BFR, marges...) → Création d’un diaporama mensuel CRM → Import/export des contacts Outlook® ou de Google® → Suivi des activités par collaborateur ou tâche → Assistant de publipostage → Suivi de la rentabilité des actions → Agenda par collaborateur → Suivi des temps Gestion Commerciale → Facturation des clients à la mission → Facturation périodique → Gestion du fichier clients → Gestion des articles et familles d’articles → Suivi des relances → Statistiques (CA prévisionnel, bénéfices réels…) UN PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL ÉTENDU POUR VOUS ACCOMPAGNER AU QUOTIDIEN DANS VOS MISSIONS Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM 6 DES SOLUTIONS PACKAGÉES INCLUANT UNE OFFRE DE SERVICES COMPLÈTE LES ÉCHANGES CABINET-CLIENTS Avec les Solutions Production EBP, vous équipez votre cabinet de logiciels performants ainsi que de services à valeur ajoutée, pour effectuer au quotidien vos missions comptables, fiscales et sociales : * Logiciels commercialisés en mode licence uniquement Tenue productive des comptes et révision, Déclarations fiscales et sociales, Plaquettes personnalisées, Traitement des bulletins de paye optimisé, Tableaux de bord mensuels, Facturation du cabinet… Toutes les étapes de gestion des dossiers de vos clients, de la collecte des écritures ou variables à la restitution des données et informations sous forme de présentations dynamiques sont appréhendées pour optimiser vos missions de tenue et de révision. Quel que soit le mode d’utilisation choisi, licence ou en ligne (SaaS), les logiciels de la Ligne ExpertComptable EBP s’adaptent parfaitement à vos besoins et communiquent efficacement avec les logiciels de vos clients. Les Solutions de Production EBP Les logiciels de la Ligne Expert-Comptable sont regroupés au sein de Solutions de Production packagées qui intègrent systématiquement une Offre de Services complète. Solution Production COMPTABLE Solution Production SOCIALE Solution Production COMPTABLE ET SOCIALE Solution Production COMPTABLE ET FISCALE Solution Production GLOBALE Comptabilité - Révision - Immobilisations x x x x Paye x x x Etats Financiers x x Analyses & Décisions x Business Plan x Gestion Commerciale* x CRM* x En licence : Les logiciels EBP bénéficient du module Communication Entreprise-Expert permettant d’intégrer en quelques clics les écritures de vos clients et de leur renvoyer ensuite les OD correctives. En ligne : Vous ouvrez les dossiers de vos clients équipés des logiciels en ligne EBP de niveaux Classic, Pro ou PME directement dans votre logiciel Ligne Expert-Comptable. Vous révisez leurs dossiers dans votre outil de production EBP sans avoir à importer ou exporter de bases de données. 7 DES SOLUTIONS PACKAGÉES INCLUANT UNE OFFRE DE SERVICES COMPLÈTE Les modes d’utilisation Il existe 2 modes d’utilisation des logiciels de la Ligne Expert-Comptable, adaptés aux besoins du cabinet : modes licences et en ligne (SaaS). Les logiciels en ligne EBP sont conformes aux recommandations du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables Mode Licence : J’installe le logiciel sur mon ordinateur Je réalise les mises à jour Les données sont hébergées sur mon disque dur Mode SaaS : J’accède aux logiciels par Internet Les mises à jour sont automatiques Les données sont stockées sur des serveurs sécurisés en France EBP s’est vu attribuer en juillet 2015, puis en avril 2016, la «Conformité Cloud» pour l’ensemble de ses logiciels en ligne. Cette reconnaissance atteste que les logiciels en ligne EBP répondent aux nombreuses préconisations de l’Ordre concernant la confidentialité des données, le cryptage, la sécurité physique des sites d’hébergement, la réversibilité des données, etc… 8 Les Services Les Solutions de production intègrent des services à valeur ajoutée pour vous accompagner au quotidien. Nous respectons les missions du cabinet et vous restez l’interlocuteur privilégié de vos clients. Formation : Vous bénéficiez d’une journée de formation personnalisée pour vous et vos collaborateurs, dispensée au sein de votre cabinet ou dans les locaux EBP. Informations techniques : Vous recevez, en avantpremière, les informations techniques relatives aux logiciels de vos clients. Vous accédez aussi, 24h/24 et 7j/7, à TechInfo, la base de connaissances techniques d’EBP dans laquelle vous retrouvez toutes les évolutions des logiciels version après version. Service SaaS Collaboratif : Ce service vous permet d’accéder à l’ensemble des dossiers de vos clients équipés de logiciels en ligne EBP via un login et mot de passe unique. Pack accompagnement : Vous disposez au cabinet des logiciels ou applications SaaS EBP de comptabilité et de facturation utilisés par vos clients. Vous permettez également à vos clients de bénéficier de remises sur leurs logiciels et services allant jusqu’à -25% ! % Mises à jour : Vous recevez toutes les mises à jour légales et fonctionnelles des logiciels inclus dans votre solution de production. Assistance : Vous profitez d’un accès prioritaire à l’assistance téléphonique dédiée Profession Comptable pour vos logiciels et ceux de vos clients. Vous pouvez choisir d’être rappelé en cas d’attente et prendre rendezvous à l’avance avec le service. Vous recevez également une réponse sous 4h ouvrables à vos questions adressées par email. Remises client Pack Bienvenue assistance Nouveau logiciel (mode licence ou en ligne + assistance (simple, privilège ou premium) -25% Pack Bienvenue sans assistance Nouveau logiciel seul -15% Pack Sérénité Mise à jour + assistance (simple, privilège ou premium) -20% 9 Les Logiciels et Services Ligne Expert-Comptable Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM Conformité Cloud Editeurs 2016 10 Comptabilité Ligne Expert-Comptable EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable est un logiciel de production comptable performant, intuitif et personnalisable répondant aux exigences des cabinets d’expertise comptable. Vous optimisez vos missions de tenue comptable, de la saisie rapide et contrôlée des écritures à l’édition personnalisée des états comptables, en passant par la télétransmission des déclarations de TVA. Vous intégrez également les écritures comptables de vos clients via le module Communication Entreprise-Expert et leur renvoyez les écritures révisées. Caractéristiques générales • Création illimitée de dossiers sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Recherche d’écritures multi-critères • Recherche incrémentale en consultation de compte, en rapprochement bancaire et en saisie journal • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Ecran de démarrage des tâches principales • Tâches contextuelles • Notes dans les fiches • Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Champs personnalisés sur les lignes d’écritures, les journaux et , les comptes, postes analytiques, notes de frais, clients... Comptes • Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) • Nombreuses vues prédéfinies pour filtrer les comptes • Transfert de comptes depuis le PCG • Cumuls et graphes dans la fiche compte • Tiers • Reformatage des comptes Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointage) • Transfert comptable avec champs personnalisés Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Saisie par écriture • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, simplifié • Lettrage / Délettrage automatique • Rapprochement par compte et journal • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import automatique des relevés bancaires via Jedeclare.com • Import des lignes de relevés au format CFONB, QIF, OFX • Pointage, dépointage par code ou date • Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Génération des règlements par lot • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Gestion automatique de l’OD de TVA • Liste des informations de TVA • Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes • Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Déclaration et Télépaiement de l’IS • Déclaration 3519 • Télédéclaration EDI** de TVA multidestinataires : DGFiP et OGA** • Demande de remboursement au format EDI** • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Gestion des doublons des numéros de pièces • Documents associés aux lignes d’écriture • Libellés types et enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d’avance, charges à payer et produits à recevoir, gestion des situations périodiques • Suppression des écritures • Grand-Livre et Balance interactifs • Echéancier interactif clients et fournisseurs • Règlements des Tiers • Gestion des relances : sélection du type de relance (téléphone, e-mail, courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d’impayés, consultation de la liste des relances • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévisions de trésorerie illimitées • Gestion des chéquiers • Virements/prélèvements CFONB et SEPA • Purge des relevés bancaires • Journal des événements • Archivage des données • Déclôture mensuelle • Gestion des notes de frais • Purge du plan comptable Analytique et budgétaire • Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques sur la ligne d’écriture • Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans • Cumuls et graphes par plan et par poste • Outil d’application de grilles analytiques • Grilles analytiques • Statistiques analytiques et budgétaires sous forme de tableaux personnalisables • Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables • Outil de réaffectation analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques Editions • Personnalisation des modèles d’impression • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Rapprochement bancaire • Bilan • Compte de Résultat • Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients / Dettes fournisseurs • Comparatif N / N-1 • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Avancement de saisie • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Bilan, compte de résultat, balance et grandlivre analytique • Budgets et écarts budgétaires N / N-1 Importation / Exportation • Module Communication Entreprise-Expert : Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Import texte automatique à l’ouverture du dossier • Export des comptabilités informatisées FEC • Export article L215-3 Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs. Open LineTM Mobility • EBP Reports On LineTM *** : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et intégration des données dans le logiciel. Liste des fonctions non exhaustive * Option. Nous consulter. ** Nécessite un abonnement au portail jedeclare.com. *** Service inclus pour 6 utilisateurs. Ce service peut également être acheté séparément. Pour connaître la capacité de stockage, la liste complète des données publiables et les conditions tarifaires, merci de nous contacter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. EquipE profEssion ComptablE Ebp Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable FEC conforme à la réglementation CFCI MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go 11 ZOOM sur les fonctions clés Effectuez la tenue des dossiers de vos clients Choisissez le type de saisie le plus adapté à vos besoins : journal, abonnement, saisie au kilomètre… Générez automatiquement les écritures de remises en banque et les règlements. Bénéficiez de la puissance de l’outil de lettrage automatique : par montant exact, solde progressif ou approché. Consultez et éditez rapidement les états comptables : Journaux, Grand-Livre, Balance, Compte de Résultat, Bilan... Déterminez votre mode de génération des A Nouveaux pour les comptes de votre choix. télétransmettez les déclarations de tVa de vos clients Gérez l’envoi des télédéclarations de TVA* de vos clients par lot et profitez des liaisons avec le portail de l’Ordre des Experts-Comptables jedeclare.com. Saisissez votre login et mot de passe jedeclare.com dans votre logiciel EBP et générez vos déclarations sans quitter le logiciel. Visualisez également le suivi des déclarations ainsi que le statut des erreurs possibles directement dans votre logiciel. analysez la rentabilité de vos clients Utilisez la comptabilité analytique pour affiner la gestion des entreprises suivies. Un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes vous permettent d’affiner l’analyse de l’activité et ainsi de mieux comprendre les postes de charges et de bénéfices. En identifiant le résultat par plan et par poste, vous êtes à même d’accompagner vos clients dans leurs décisions stratégiques. Editez les soldes intermédiaires de Gestion (siG) Grâce au calcul automatique des SIG, indispensables au pilotage de l’activité de vos clients, vous pourrez dégager facilement la marge de production et commerciale, la valeur ajoutée, l’excédent brut d’exploitation ou encore le résultat. anticipez les problématiques de trésorerie de vos clients Appréhendez la trésorerie à court, moyen et long terme de vos clients à l’aide du tableau de trésorerie. Cet outil extrait de votre comptabilité les mouvements présents sur les comptes bancaires et les échéances dues, et vous permet de compléter ces données par des lignes de prévision non comptables saisies manuellement. Vous pouvez ainsi anticiper les besoins de vos clients et les accompagner dans la mise en place d’actions spécifiques (demande de paiement comptant en échange d’escompte, délai de règlements fournisseurs, etc…). Gérez vos dossiers et accompagnez efficacement vos clients Visualisez les indicateurs clés de gestion de vos clients Retrouvez sur le tableau de bord général, les indicateurs principaux du dossier client consulté : situation de trésorerie, état des créances et dettes, alertes sur les retards de paiement, évolution et comparatif cumulé du chiffre d’affaires, de la marge brute, du résultat comptable… Accompagnez vos clients dans le pilotage de leur entreprise profitez d’une interface intuitive et des automatismes de saisie L’interface proche de vos usages quotidiens vous permet de naviguer facilement au travers des exercices, périodes et journaux. Comptabilisez automatiquement les lignes des relevés bancaires de vos clients en fonction des critères que vous aurez préalablement créés. Alimentez vos journaux par un simple copier-coller depuis Excel®. Gérez vos écritures de régularisation en toute simplicité : factures non parvenues et à émettre, charges et produits constatés d’avance. automatisez les saisies régulières A l’aide de l’outil de gestion des abonnements, vous pouvez paramétrer l’enregistrement de modèles de saisie. Ainsi, l’enregistrement des opérations récurrentes (loyers, EDF, eau, téléphone…) est simplifié et automatiquement intégré en comptabilité chaque mois. Optimisez vos missions de production comptable Suivez les indicateurs clés de vos clients en temps réel Générez les déclarations de TVA de vos clients et télétransmettez-les à la DGFiP sans quitter votre logiciel* retrouvez facilement des écritures Une puissante recherche multi-critères vous permet de retrouver des écritures selon n’importe quel élément présent en comptabilité (journal, période, comptes, montant, numéro de document ou chèque...). Ne perdez plus de temps à rechercher une pièce et filtrez les écritures selon vos propres critères. importez les relevés bancaires de vos clients* Quelle que soit la banque, jedeclare.com récupère les relevés bancaires de vos dossiers clients, à la périodicité que vous aurez choisie. Les liaisons entre les banques de vos clients et les dossiers de votre logiciel Comptabilité Ligne Expert-Comptable sont faites automatiquement. Dès réception d’un nouveau relevé bancaire, les lignes des relevés seront extraites et intégrées en comptabilité, sans ressaisie ! *Nécessite au préalable un abonnement au portail Jedeclare.com. 12 ZOOM sur les fonctions clés Effectuez la tenue des dossiers de vos clients Choisissez le type de saisie le plus adapté à vos besoins : journal, abonnement, saisie au kilomètre… Générez automatiquement les écritures de remises en banque et les règlements. Bénéficiez de la puissance de l’outil de lettrage automatique : par montant exact, solde progressif ou approché. Consultez et éditez rapidement les états comptables : Journaux, Grand-Livre, Balance, Compte de Résultat, Bilan... Déterminez votre mode de génération des A Nouveaux pour les comptes de votre choix. télétransmettez les déclarations de tVa de vos clients Gérez l’envoi des télédéclarations de TVA* de vos clients par lot et profitez des liaisons avec le portail de l’Ordre des Experts-Comptables jedeclare.com. Saisissez votre login et mot de passe jedeclare.com dans votre logiciel EBP et générez vos déclarations sans quitter le logiciel. Visualisez également le suivi des déclarations ainsi que le statut des erreurs possibles directement dans votre logiciel. analysez la rentabilité de vos clients Utilisez la comptabilité analytique pour affiner la gestion des entreprises suivies. Un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes vous permettent d’affiner l’analyse de l’activité et ainsi de mieux comprendre les postes de charges et de bénéfices. En identifiant le résultat par plan et par poste, vous êtes à même d’accompagner vos clients dans leurs décisions stratégiques. Editez les soldes intermédiaires de Gestion (siG) Grâce au calcul automatique des SIG, indispensables au pilotage de l’activité de vos clients, vous pourrez dégager facilement la marge de production et commerciale, la valeur ajoutée, l’excédent brut d’exploitation ou encore le résultat. anticipez les problématiques de trésorerie de vos clients Appréhendez la trésorerie à court, moyen et long terme de vos clients à l’aide du tableau de trésorerie. Cet outil extrait de votre comptabilité les mouvements présents sur les comptes bancaires et les échéances dues, et vous permet de compléter ces données par des lignes de prévision non comptables saisies manuellement. Vous pouvez ainsi anticiper les besoins de vos clients et les accompagner dans la mise en place d’actions spécifiques (demande de paiement comptant en échange d’escompte, délai de règlements fournisseurs, etc…). Gérez vos dossiers et accompagnez efficacement vos clients Visualisez les indicateurs clés de gestion de vos clients Retrouvez sur le tableau de bord général, les indicateurs principaux du dossier client consulté : situation de trésorerie, état des créances et dettes, alertes sur les retards de paiement, évolution et comparatif cumulé du chiffre d’affaires, de la marge brute, du résultat comptable… Accompagnez vos clients dans le pilotage de leur entreprise profitez d’une interface intuitive et des automatismes de saisie L’interface proche de vos usages quotidiens vous permet de naviguer facilement au travers des exercices, périodes et journaux. Comptabilisez automatiquement les lignes des relevés bancaires de vos clients en fonction des critères que vous aurez préalablement créés. Alimentez vos journaux par un simple copier-coller depuis Excel®. Gérez vos écritures de régularisation en toute simplicité : factures non parvenues et à émettre, charges et produits constatés d’avance. automatisez les saisies régulières A l’aide de l’outil de gestion des abonnements, vous pouvez paramétrer l’enregistrement de modèles de saisie. Ainsi, l’enregistrement des opérations récurrentes (loyers, EDF, eau, téléphone…) est simplifié et automatiquement intégré en comptabilité chaque mois. Optimisez vos missions de production comptable Suivez les indicateurs clés de vos clients en temps réel Générez les déclarations de TVA de vos clients et télétransmettez-les à la DGFiP sans quitter votre logiciel* retrouvez facilement des écritures Une puissante recherche multi-critères vous permet de retrouver des écritures selon n’importe quel élément présent en comptabilité (journal, période, comptes, montant, numéro de document ou chèque...). Ne perdez plus de temps à rechercher une pièce et filtrez les écritures selon vos propres critères. importez les relevés bancaires de vos clients* Quelle que soit la banque, jedeclare.com récupère les relevés bancaires de vos dossiers clients, à la périodicité que vous aurez choisie. Les liaisons entre les banques de vos clients et les dossiers de votre logiciel Comptabilité Ligne Expert-Comptable sont faites automatiquement. Dès réception d’un nouveau relevé bancaire, les lignes des relevés seront extraites et intégrées en comptabilité, sans ressaisie ! *Nécessite au préalable un abonnement au portail Jedeclare.com. ZOOM sur les fonctions clés Effectuez la tenue des dossiers de vos clients Choisissez le type de saisie le plus adapté à vos besoins : journal, abonnement, saisie au kilomètre… Générez automatiquement les écritures de remises en banque et les règlements. Bénéficiez de la puissance de l’outil de lettrage automatique : par montant exact, solde progressif ou approché. Consultez et éditez rapidement les états comptables : Journaux, Grand-Livre, Balance, Compte de Résultat, Bilan... Déterminez votre mode de génération des A Nouveaux pour les comptes de votre choix. télétransmettez les déclarations de tVa de vos clients Gérez l’envoi des télédéclarations de TVA* de vos clients par lot et profitez des liaisons avec le portail de l’Ordre des Experts-Comptables jedeclare.com. Saisissez votre login et mot de passe jedeclare.com dans votre logiciel EBP et générez vos déclarations sans quitter le logiciel. Visualisez également le suivi des déclarations ainsi que le statut des erreurs possibles directement dans votre logiciel. analysez la rentabilité de vos clients Utilisez la comptabilité analytique pour affiner la gestion des entreprises suivies. Un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes vous permettent d’affiner l’analyse de l’activité et ainsi de mieux comprendre les postes de charges et de bénéfices. En identifiant le résultat par plan et par poste, vous êtes à même d’accompagner vos clients dans leurs décisions stratégiques. Editez les soldes intermédiaires de Gestion (siG) Grâce au calcul automatique des SIG, indispensables au pilotage de l’activité de vos clients, vous pourrez dégager facilement la marge de production et commerciale, la valeur ajoutée, l’excédent brut d’exploitation ou encore le résultat. anticipez les problématiques de trésorerie de vos clients Appréhendez la trésorerie à court, moyen et long terme de vos clients à l’aide du tableau de trésorerie. Cet outil extrait de votre comptabilité les mouvements présents sur les comptes bancaires et les échéances dues, et vous permet de compléter ces données par des lignes de prévision non comptables saisies manuellement. Vous pouvez ainsi anticiper les besoins de vos clients et les accompagner dans la mise en place d’actions spécifiques (demande de paiement comptant en échange d’escompte, délai de règlements fournisseurs, etc…). Gérez vos dossiers et accompagnez efficacement vos clients Visualisez les indicateurs clés de gestion de vos clients Retrouvez sur le tableau de bord général, les indicateurs principaux du dossier client consulté : situation de trésorerie, état des créances et dettes, alertes sur les retards de paiement, évolution et comparatif cumulé du chiffre d’affaires, de la marge brute, du résultat comptable… Accompagnez vos clients dans le pilotage de leur entreprise profitez d’une interface intuitive et des automatismes de saisie L’interface proche de vos usages quotidiens vous permet de naviguer facilement au travers des exercices, périodes et journaux. Comptabilisez automatiquement les lignes des relevés bancaires de vos clients en fonction des critères que vous aurez préalablement créés. Alimentez vos journaux par un simple copier-coller depuis Excel®. Gérez vos écritures de régularisation en toute simplicité : factures non parvenues et à émettre, charges et produits constatés d’avance. automatisez les saisies régulières A l’aide de l’outil de gestion des abonnements, vous pouvez paramétrer l’enregistrement de modèles de saisie. Ainsi, l’enregistrement des opérations récurrentes (loyers, EDF, eau, téléphone…) est simplifié et automatiquement intégré en comptabilité chaque mois. Optimisez vos missions de production comptable Suivez les indicateurs clés de vos clients en temps réel Générez les déclarations de TVA de vos clients et télétransmettez-les à la DGFiP sans quitter votre logiciel* retrouvez facilement des écritures Une puissante recherche multi-critères vous permet de retrouver des écritures selon n’importe quel élément présent en comptabilité (journal, période, comptes, montant, numéro de document ou chèque...). Ne perdez plus de temps à rechercher une pièce et filtrez les écritures selon vos propres critères. importez les relevés bancaires de vos clients* Quelle que soit la banque, jedeclare.com récupère les relevés bancaires de vos dossiers clients, à la périodicité que vous aurez choisie. Les liaisons entre les banques de vos clients et les dossiers de votre logiciel Comptabilité Ligne Expert-Comptable sont faites automatiquement. Dès réception d’un nouveau relevé bancaire, les lignes des relevés seront extraites et intégrées en comptabilité, sans ressaisie ! *Nécessite au préalable un abonnement au portail Jedeclare.com. 13 Comptabilité Ligne Expert-Comptable EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable est un logiciel de production comptable performant, intuitif et personnalisable répondant aux exigences des cabinets d’expertise comptable. Vous optimisez vos missions de tenue comptable, de la saisie rapide et contrôlée des écritures à l’édition personnalisée des états comptables, en passant par la télétransmission des déclarations de TVA. Vous intégrez également les écritures comptables de vos clients via le module Communication Entreprise-Expert et leur renvoyez les écritures révisées. Caractéristiques générales • Création illimitée de dossiers sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Recherche d’écritures multi-critères • Recherche incrémentale en consultation de compte, en rapprochement bancaire et en saisie journal • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Ecran de démarrage des tâches principales • Tâches contextuelles • Notes dans les fiches • Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Champs personnalisés sur les lignes d’écritures, les journaux et , les comptes, postes analytiques, notes de frais, clients... Comptes • Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) • Nombreuses vues prédéfinies pour filtrer les comptes • Transfert de comptes depuis le PCG • Cumuls et graphes dans la fiche compte • Tiers • Reformatage des comptes Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointage) • Transfert comptable avec champs personnalisés Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Saisie par écriture • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, simplifié • Lettrage / Délettrage automatique • Rapprochement par compte et journal • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import automatique des relevés bancaires via Jedeclare.com • Import des lignes de relevés au format CFONB, QIF, OFX • Pointage, dépointage par code ou date • Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Génération des règlements par lot • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Gestion automatique de l’OD de TVA • Liste des informations de TVA • Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes • Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Déclaration et Télépaiement de l’IS • Déclaration 3519 • Télédéclaration EDI** de TVA multidestinataires : DGFiP et OGA** • Demande de remboursement au format EDI** • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Gestion des doublons des numéros de pièces • Documents associés aux lignes d’écriture • Libellés types et enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d’avance, charges à payer et produits à recevoir, gestion des situations périodiques • Suppression des écritures • Grand-Livre et Balance interactifs • Echéancier interactif clients et fournisseurs • Règlements des Tiers • Gestion des relances : sélection du type de relance (téléphone, e-mail, courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d’impayés, consultation de la liste des relances • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévisions de trésorerie illimitées • Gestion des chéquiers • Virements/prélèvements CFONB et SEPA • Purge des relevés bancaires • Journal des événements • Archivage des données • Déclôture mensuelle • Gestion des notes de frais • Purge du plan comptable Analytique et budgétaire • Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques sur la ligne d’écriture • Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans • Cumuls et graphes par plan et par poste • Outil d’application de grilles analytiques • Grilles analytiques • Statistiques analytiques et budgétaires sous forme de tableaux personnalisables • Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables • Outil de réaffectation analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques Editions • Personnalisation des modèles d’impression • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Rapprochement bancaire • Bilan • Compte de Résultat • Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients / Dettes fournisseurs • Comparatif N / N-1 • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Avancement de saisie • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Bilan, compte de résultat, balance et grandlivre analytique • Budgets et écarts budgétaires N / N-1 Importation / Exportation • Module Communication Entreprise-Expert : Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Import texte automatique à l’ouverture du dossier • Export des comptabilités informatisées FEC • Export article L215-3 Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs. Open LineTM Mobility • EBP Reports On LineTM *** : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et intégration des données dans le logiciel. Liste des fonctions non exhaustive * Option. Nous consulter. ** Nécessite un abonnement au portail jedeclare.com. *** Service inclus pour 6 utilisateurs. Ce service peut également être acheté séparément. Pour connaître la capacité de stockage, la liste complète des données publiables et les conditions tarifaires, merci de nous contacter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. EquipE profEssion ComptablE Ebp Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable FEC conforme à la réglementation CFCI MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go 14 Révision Ligne Expert-Comptable www.ebp.com/expert-comptable Associée au logiciel EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable, la fonction de Révision EBP intervient dans le cadre des missions de présentation et d’examen des comptes annuels. Vous créez des campagnes adaptées aux spécificités de vos clients. Chaque campagne créée intègre des cycles contenant chacun une balance filtrée sur certaines racines de comptes, des contrôles ou diligences ainsi que des feuilles de travail entièrement paramétrables. La fonction de Révision EBP permet d’insérer des commentaires à chaque étape de contrôle, repris dans le cadre de la production des Dossiers Annuels ou Permanents. Fonctions Principales Campagnes de révision • Plans de révision • Modèle de révision BIC • Modèle de révision BIC (cycle de trésorerie détaillé) • Cycles pré-paramétrés - Régularité formelle - Banques - Caisses - Valeurs Mobilières de Placement - Emprunts - Comptes courants d’associés - Trésorerie et financement - Achats et fournisseurs - Autres achats et charges externes - Ventes et clients - Stocks et en cours - Immobilisations - Personnel - Etat - Capitaux et provisions - Autres comptes - Annexe des comptes annuels • Affichage de la balance et ses comptes associés : solde N et N-1, variation en montant et pourcentage • Insertion de notes et pièces jointes • Feuilles de travail - Créances douteuses - Contrôle de TVA - Détermination du résultat fiscal et le calcul de l’impôt sur les sociétés - Intérêts des comptes courants d’associés - Affectation du résultat - Balance de cycle N-2 - Balance de cycle N-3 - Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés - Charges mixtes - Participation - Rapprochement DADS - Réintégration des frais financiers - Valeurs Mobilières de Placement - Etc… Paramétrage • Personnalisation du plan de révision, cycles, feuilles, contrôles • Création de modèles de plans de révision • Import de feuilles de travail Excel® • Ajout de commentaires sur les cycles, feuilles, dossiers de révision • Ajout de pièces jointes • EBP Report Designer : personnalisation des impressions Suivi • Indicateurs d’états sur la révision, les cycles, comptes, contrôles et feuilles de travail : A réviser, En cours, révisé, Non applicable, En anomalie, A faire, Terminé, A superviser… Impressions • Révision : Liste des révisions, liste des commentaires, Fiche Révision, Dossier de révision. • Cycles de révision : Liste des cycles de révision, fiche de cycle de révision • Plans de révision : Liste des plans de révision, fiche de plan de révision • Feuilles de travail : Liste des feuilles de travail, fiche de feuille de travail Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. 1631 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go Nécessite l’acquisition de Microsoft® Excel 2003 ou supérieur 32 ou 64 bits MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. Comptabilité Ligne Expert-Comptable EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable est un logiciel de production comptable performant, intuitif et personnalisable répondant aux exigences des cabinets d’expertise comptable. Vous optimisez vos missions de tenue comptable, de la saisie rapide et contrôlée des écritures à l’édition personnalisée des états comptables, en passant par la télétransmission des déclarations de TVA. Vous intégrez également les écritures comptables de vos clients via le module Communication Entreprise-Expert et leur renvoyez les écritures révisées. Caractéristiques générales • Création illimitée de dossiers sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Recherche d’écritures multi-critères • Recherche incrémentale en consultation de compte, en rapprochement bancaire et en saisie journal • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Ecran de démarrage des tâches principales • Tâches contextuelles • Notes dans les fiches • Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Champs personnalisés sur les lignes d’écritures, les journaux et , les comptes, postes analytiques, notes de frais, clients... Comptes • Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) • Nombreuses vues prédéfinies pour filtrer les comptes • Transfert de comptes depuis le PCG • Cumuls et graphes dans la fiche compte • Tiers • Reformatage des comptes Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointage) • Transfert comptable avec champs personnalisés Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Saisie par écriture • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, simplifié • Lettrage / Délettrage automatique • Rapprochement par compte et journal • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import automatique des relevés bancaires via Jedeclare.com • Import des lignes de relevés au format CFONB, QIF, OFX • Pointage, dépointage par code ou date • Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Génération des règlements par lot • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Gestion automatique de l’OD de TVA • Liste des informations de TVA • Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes • Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Déclaration et Télépaiement de l’IS • Déclaration 3519 • Télédéclaration EDI** de TVA multidestinataires : DGFiP et OGA** • Demande de remboursement au format EDI** • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Gestion des doublons des numéros de pièces • Documents associés aux lignes d’écriture • Libellés types et enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d’avance, charges à payer et produits à recevoir, gestion des situations périodiques • Suppression des écritures • Grand-Livre et Balance interactifs • Echéancier interactif clients et fournisseurs • Règlements des Tiers • Gestion des relances : sélection du type de relance (téléphone, e-mail, courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d’impayés, consultation de la liste des relances • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévisions de trésorerie illimitées • Gestion des chéquiers • Virements/prélèvements CFONB et SEPA • Purge des relevés bancaires • Journal des événements • Archivage des données • Déclôture mensuelle • Gestion des notes de frais • Purge du plan comptable Analytique et budgétaire • Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques sur la ligne d’écriture • Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans • Cumuls et graphes par plan et par poste • Outil d’application de grilles analytiques • Grilles analytiques • Statistiques analytiques et budgétaires sous forme de tableaux personnalisables • Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables • Outil de réaffectation analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques Editions • Personnalisation des modèles d’impression • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Rapprochement bancaire • Bilan • Compte de Résultat • Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients / Dettes fournisseurs • Comparatif N / N-1 • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Avancement de saisie • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Bilan, compte de résultat, balance et grandlivre analytique • Budgets et écarts budgétaires N / N-1 Importation / Exportation • Module Communication Entreprise-Expert : Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Import texte automatique à l’ouverture du dossier • Export des comptabilités informatisées FEC • Export article L215-3 Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs. Open LineTM Mobility • EBP Reports On LineTM *** : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et intégration des données dans le logiciel. Liste des fonctions non exhaustive * Option. Nous consulter. ** Nécessite un abonnement au portail jedeclare.com. *** Service inclus pour 6 utilisateurs. Ce service peut également être acheté séparément. Pour connaître la capacité de stockage, la liste complète des données publiables et les conditions tarifaires, merci de nous contacter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. EquipE profEssion ComptablE Ebp Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable FEC conforme à la réglementation CFCI MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go 15 ZOOM sur les fonctions clés Ajoutez vos commentaires à chaque étape de la révision Vous ajoutez des commentaires, notes et pièces jointes à chaque étape du cycle de révision. Les commentaires sont repris sur la fiche du compte et peuvent être intégrés lors de la production du Dossier Annuel. Vous pouvez également utiliser les zones de commentaire pour préciser certains points aux collaborateurs qui travaillent sur le dossier ou à l’expert-comptable qui supervisera le travail de révision. Paramétrez les feuilles de travail du cabinet La fonction de Révision EBP intègre une interface dynamique avec Excel® permettant d’importer les feuilles de travail utilisées par le cabinet. Pour vous accompagner dans cette démarche, EBP propose un service de paramétrage personnalisé des feuilles Excel®. Favorisez le travail collaboratif au sein du cabinet Les collaborateurs du cabinet peuvent travailler en simultané sur différents cycles d’un même dossier. Le partage des informations est instantané et la productivité sur chaque dossier optimale. Personnalisez vos modèles d’impression La fonction EBP Report Designer permet de créer vos propres modèles d’impression que vous pourrez utiliser pour produire les Dossiers Annuels ou Permanents. Vous personnalisez la mise en page : arborescence des pages, insertion du logo du cabinet et du client, compteur de pages, modification des polices, couleurs... La fonction propose également une bibliothèque de données chiffrées à insérer au sein des impressions à l’aide d’un simple glisser-déplacer : données de la balance du cycle, variations, ratios, totaux... Optimisez la révision des comptes de vos clients Adaptez vos plans de révision aux profils de vos clients La fonction de révision EBP permet de créer des plans de révision personnalisés selon les caractéristiques de vos dossiers clients (régime d’imposition, typologie de la clientèle…). Les cycles, contrôles et feuilles de travail sont entièrement paramétrables. Vous ajoutez des feuilles de travail, supprimez des contrôles ou encore modifiez simplement l’ordre des contrôles. 2 modèles de plans de révision liés au régime d’imposition BIC sont nativement intégrés à la fonction. Créez des campagnes de révision dynamiques Personnalisez vos campagnes de révision Suivez précisément l’avancement des dossiers La fonctionnalité Révision propose une vue synthétique des états des commentaires effectués sur les cycles et comptes de chaque dossier : En cours, À réviser, A superviser, Terminée, En anomalie… Une synthèse des éléments en anomalie est disponible pour vous aider à superviser efficacement les points urgents à contrôler. Suivez l’état des cycles en cours de révision Bénéficiez des feuilles de travail EBP préconisées par l’Ordre La fonction de Révision EBP intègre nativement plusieurs modèles de feuilles de travail, basées sur les préconisations de l’Ordre des ExpertsComptables : n Créances douteuses n Contrôle de TVA n Détermination du résultat fiscal et calcul de l’impôt sur les sociétés n Intérêts des comptes courants d’associés n Affectation du résultat n Balance de cycle N-2 n Balance de cycle N-3 n Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés n Charges mixtes n Participation n Rapprochement DADS n Réintégration des frais financiers n Valeurs Mobilières de Placement n Etc… Les feuilles de travail intègrent de nombreux contrôles automatiques ou des préconisations d’audit à effectuer. Profitez des feuilles de travail basées sur les préconisations de l’Ordre Visualisez facilement les points à contrôler Vous visualisez à l’aide d’icônes significatifs les montants contrôlés de manière positive ou en anomalie au sein de chaque feuille de travail. Vous intervenez directement sur les points urgents sans avoir besoin de tout recontrôler. Visualisez facilement les points à vérifier au sein des feuilles de travail 16 ZOOM sur les fonctions clés Ajoutez vos commentaires à chaque étape de la révision Vous ajoutez des commentaires, notes et pièces jointes à chaque étape du cycle de révision. Les commentaires sont repris sur la fiche du compte et peuvent être intégrés lors de la production du Dossier Annuel. Vous pouvez également utiliser les zones de commentaire pour préciser certains points aux collaborateurs qui travaillent sur le dossier ou à l’expert-comptable qui supervisera le travail de révision. Paramétrez les feuilles de travail du cabinet La fonction de Révision EBP intègre une interface dynamique avec Excel® permettant d’importer les feuilles de travail utilisées par le cabinet. Pour vous accompagner dans cette démarche, EBP propose un service de paramétrage personnalisé des feuilles Excel®. Favorisez le travail collaboratif au sein du cabinet Les collaborateurs du cabinet peuvent travailler en simultané sur différents cycles d’un même dossier. Le partage des informations est instantané et la productivité sur chaque dossier optimale. Personnalisez vos modèles d’impression La fonction EBP Report Designer permet de créer vos propres modèles d’impression que vous pourrez utiliser pour produire les Dossiers Annuels ou Permanents. Vous personnalisez la mise en page : arborescence des pages, insertion du logo du cabinet et du client, compteur de pages, modification des polices, couleurs... La fonction propose également une bibliothèque de données chiffrées à insérer au sein des impressions à l’aide d’un simple glisser-déplacer : données de la balance du cycle, variations, ratios, totaux... Optimisez la révision des comptes de vos clients Adaptez vos plans de révision aux profils de vos clients La fonction de révision EBP permet de créer des plans de révision personnalisés selon les caractéristiques de vos dossiers clients (régime d’imposition, typologie de la clientèle…). Les cycles, contrôles et feuilles de travail sont entièrement paramétrables. Vous ajoutez des feuilles de travail, supprimez des contrôles ou encore modifiez simplement l’ordre des contrôles. 2 modèles de plans de révision liés au régime d’imposition BIC sont nativement intégrés à la fonction. Créez des campagnes de révision dynamiques Personnalisez vos campagnes de révision Suivez précisément l’avancement des dossiers La fonctionnalité Révision propose une vue synthétique des états des commentaires effectués sur les cycles et comptes de chaque dossier : En cours, À réviser, A superviser, Terminée, En anomalie… Une synthèse des éléments en anomalie est disponible pour vous aider à superviser efficacement les points urgents à contrôler. Suivez l’état des cycles en cours de révision Bénéficiez des feuilles de travail EBP préconisées par l’Ordre La fonction de Révision EBP intègre nativement plusieurs modèles de feuilles de travail, basées sur les préconisations de l’Ordre des ExpertsComptables : n Créances douteuses n Contrôle de TVA n Détermination du résultat fiscal et calcul de l’impôt sur les sociétés n Intérêts des comptes courants d’associés n Affectation du résultat n Balance de cycle N-2 n Balance de cycle N-3 n Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés n Charges mixtes n Participation n Rapprochement DADS n Réintégration des frais financiers n Valeurs Mobilières de Placement n Etc… Les feuilles de travail intègrent de nombreux contrôles automatiques ou des préconisations d’audit à effectuer. Profitez des feuilles de travail basées sur les préconisations de l’Ordre Visualisez facilement les points à contrôler Vous visualisez à l’aide d’icônes significatifs les montants contrôlés de manière positive ou en anomalie au sein de chaque feuille de travail. Vous intervenez directement sur les points urgents sans avoir besoin de tout recontrôler. Visualisez facilement les points à vérifier au sein des feuilles de travail ZOOM sur les fonctions clés Ajoutez vos commentaires à chaque étape de la révision Vous ajoutez des commentaires, notes et pièces jointes à chaque étape du cycle de révision. Les commentaires sont repris sur la fiche du compte et peuvent être intégrés lors de la production du Dossier Annuel. Vous pouvez également utiliser les zones de commentaire pour préciser certains points aux collaborateurs qui travaillent sur le dossier ou à l’expert-comptable qui supervisera le travail de révision. Paramétrez les feuilles de travail du cabinet La fonction de Révision EBP intègre une interface dynamique avec Excel® permettant d’importer les feuilles de travail utilisées par le cabinet. Pour vous accompagner dans cette démarche, EBP propose un service de paramétrage personnalisé des feuilles Excel®. Favorisez le travail collaboratif au sein du cabinet Les collaborateurs du cabinet peuvent travailler en simultané sur différents cycles d’un même dossier. Le partage des informations est instantané et la productivité sur chaque dossier optimale. Personnalisez vos modèles d’impression La fonction EBP Report Designer permet de créer vos propres modèles d’impression que vous pourrez utiliser pour produire les Dossiers Annuels ou Permanents. Vous personnalisez la mise en page : arborescence des pages, insertion du logo du cabinet et du client, compteur de pages, modification des polices, couleurs... La fonction propose également une bibliothèque de données chiffrées à insérer au sein des impressions à l’aide d’un simple glisser-déplacer : données de la balance du cycle, variations, ratios, totaux... Optimisez la révision des comptes de vos clients Adaptez vos plans de révision aux profils de vos clients La fonction de révision EBP permet de créer des plans de révision personnalisés selon les caractéristiques de vos dossiers clients (régime d’imposition, typologie de la clientèle…). Les cycles, contrôles et feuilles de travail sont entièrement paramétrables. Vous ajoutez des feuilles de travail, supprimez des contrôles ou encore modifiez simplement l’ordre des contrôles. 2 modèles de plans de révision liés au régime d’imposition BIC sont nativement intégrés à la fonction. Créez des campagnes de révision dynamiques Personnalisez vos campagnes de révision Suivez précisément l’avancement des dossiers La fonctionnalité Révision propose une vue synthétique des états des commentaires effectués sur les cycles et comptes de chaque dossier : En cours, À réviser, A superviser, Terminée, En anomalie… Une synthèse des éléments en anomalie est disponible pour vous aider à superviser efficacement les points urgents à contrôler. Suivez l’état des cycles en cours de révision Bénéficiez des feuilles de travail EBP préconisées par l’Ordre La fonction de Révision EBP intègre nativement plusieurs modèles de feuilles de travail, basées sur les préconisations de l’Ordre des ExpertsComptables : n Créances douteuses n Contrôle de TVA n Détermination du résultat fiscal et calcul de l’impôt sur les sociétés n Intérêts des comptes courants d’associés n Affectation du résultat n Balance de cycle N-2 n Balance de cycle N-3 n Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés n Charges mixtes n Participation n Rapprochement DADS n Réintégration des frais financiers n Valeurs Mobilières de Placement n Etc… Les feuilles de travail intègrent de nombreux contrôles automatiques ou des préconisations d’audit à effectuer. Profitez des feuilles de travail basées sur les préconisations de l’Ordre Visualisez facilement les points à contrôler Vous visualisez à l’aide d’icônes significatifs les montants contrôlés de manière positive ou en anomalie au sein de chaque feuille de travail. Vous intervenez directement sur les points urgents sans avoir besoin de tout recontrôler. Visualisez facilement les points à vérifier au sein des feuilles de travail 17 Révision Ligne Expert-Comptable www.ebp.com/expert-comptable Associée au logiciel EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable, la fonction de Révision EBP intervient dans le cadre des missions de présentation et d’examen des comptes annuels. Vous créez des campagnes adaptées aux spécificités de vos clients. Chaque campagne créée intègre des cycles contenant chacun une balance filtrée sur certaines racines de comptes, des contrôles ou diligences ainsi que des feuilles de travail entièrement paramétrables. La fonction de Révision EBP permet d’insérer des commentaires à chaque étape de contrôle, repris dans le cadre de la production des Dossiers Annuels ou Permanents. Fonctions Principales Campagnes de révision • Plans de révision • Modèle de révision BIC • Modèle de révision BIC (cycle de trésorerie détaillé) • Cycles pré-paramétrés - Régularité formelle - Banques - Caisses - Valeurs Mobilières de Placement - Emprunts - Comptes courants d’associés - Trésorerie et financement - Achats et fournisseurs - Autres achats et charges externes - Ventes et clients - Stocks et en cours - Immobilisations - Personnel - Etat - Capitaux et provisions - Autres comptes - Annexe des comptes annuels • Affichage de la balance et ses comptes associés : solde N et N-1, variation en montant et pourcentage • Insertion de notes et pièces jointes • Feuilles de travail - Créances douteuses - Contrôle de TVA - Détermination du résultat fiscal et le calcul de l’impôt sur les sociétés - Intérêts des comptes courants d’associés - Affectation du résultat - Balance de cycle N-2 - Balance de cycle N-3 - Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés - Charges mixtes - Participation - Rapprochement DADS - Réintégration des frais financiers - Valeurs Mobilières de Placement - Etc… Paramétrage • Personnalisation du plan de révision, cycles, feuilles, contrôles • Création de modèles de plans de révision • Import de feuilles de travail Excel® • Ajout de commentaires sur les cycles, feuilles, dossiers de révision • Ajout de pièces jointes • EBP Report Designer : personnalisation des impressions Suivi • Indicateurs d’états sur la révision, les cycles, comptes, contrôles et feuilles de travail : A réviser, En cours, révisé, Non applicable, En anomalie, A faire, Terminé, A superviser… Impressions • Révision : Liste des révisions, liste des commentaires, Fiche Révision, Dossier de révision. • Cycles de révision : Liste des cycles de révision, fiche de cycle de révision • Plans de révision : Liste des plans de révision, fiche de plan de révision • Feuilles de travail : Liste des feuilles de travail, fiche de feuille de travail Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. 1631 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go Nécessite l’acquisition de Microsoft® Excel 2003 ou supérieur 32 ou 64 bits MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 18 Révision Ligne Expert-Comptable www.ebp.com/expert-comptable Associée au logiciel EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable, la fonction de Révision EBP intervient dans le cadre des missions de présentation et d’examen des comptes annuels. Vous créez des campagnes adaptées aux spécificités de vos clients. Chaque campagne créée intègre des cycles contenant chacun une balance filtrée sur certaines racines de comptes, des contrôles ou diligences ainsi que des feuilles de travail entièrement paramétrables. La fonction de Révision EBP permet d’insérer des commentaires à chaque étape de contrôle, repris dans le cadre de la production des Dossiers Annuels ou Permanents. Fonctions Principales Campagnes de révision • Plans de révision • Modèle de révision BIC • Modèle de révision BIC (cycle de trésorerie détaillé) • Cycles pré-paramétrés - Régularité formelle - Banques - Caisses - Valeurs Mobilières de Placement - Emprunts - Comptes courants d’associés - Trésorerie et financement - Achats et fournisseurs - Autres achats et charges externes - Ventes et clients - Stocks et en cours - Immobilisations - Personnel - Etat - Capitaux et provisions - Autres comptes - Annexe des comptes annuels • Affichage de la balance et ses comptes associés : solde N et N-1, variation en montant et pourcentage • Insertion de notes et pièces jointes • Feuilles de travail - Créances douteuses - Contrôle de TVA - Détermination du résultat fiscal et le calcul de l’impôt sur les sociétés - Intérêts des comptes courants d’associés - Affectation du résultat - Balance de cycle N-2 - Balance de cycle N-3 - Contribution Sociale de Solidarité des Sociétés - Charges mixtes - Participation - Rapprochement DADS - Réintégration des frais financiers - Valeurs Mobilières de Placement - Etc… Paramétrage • Personnalisation du plan de révision, cycles, feuilles, contrôles • Création de modèles de plans de révision • Import de feuilles de travail Excel® • Ajout de commentaires sur les cycles, feuilles, dossiers de révision • Ajout de pièces jointes • EBP Report Designer : personnalisation des impressions Suivi • Indicateurs d’états sur la révision, les cycles, comptes, contrôles et feuilles de travail : A réviser, En cours, révisé, Non applicable, En anomalie, A faire, Terminé, A superviser… Impressions • Révision : Liste des révisions, liste des commentaires, Fiche Révision, Dossier de révision. • Cycles de révision : Liste des cycles de révision, fiche de cycle de révision • Plans de révision : Liste des plans de révision, fiche de plan de révision • Feuilles de travail : Liste des feuilles de travail, fiche de feuille de travail Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. 1631 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go Nécessite l’acquisition de Microsoft® Excel 2003 ou supérieur 32 ou 64 bits MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable De quelques indicateurs pertinents jusqu’aux tableaux de bord les plus détaillés, EBP Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable vous permet d’accompagner vos clients dans le pilotage de leur activité tout au long de l’année. Parfaitement intégré à EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable, ce logiciel calcule automatiquement de nombreux indicateurs de pilotage présentés dans une bibliothèque de plus de 100 diapositives. Vous analysez avec précision l’activité de vos clients, intervenez dans la prévention des risques et développez vos missions de conseil, à plus forte valeur ajoutée pour votre cabinet. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : illimité • Version Réseau • Tableau de bord paramétrable • Construction du suivi d’activité en 3 étapes clairement définies • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Gestion des droits (par utilisateur, groupe d’utilisateurs, colonne) • Archivage des données • Aide en ligne • Dossier protégé par un mot de passe • Sauvegarde multi-supports et restauration de données • Sauvegarde en ligne (option) • Synchronisation avec EBP Compta PRO pour la récupération des données Paramètres du dossier • Gestion de l’analytique/des activités • Définition du mois courant • Liste des exercices Construction Budgétaire • Saisie du budget N • Définition du budget à partir de budget N-1 (application d’un %) • Définition du budget à partir du réalisé N-1 (application d’un %) • Initialisation du budget à la première création à partir de N-1 • Saisie du Réalisé N et N-1 • Import de balance mensuelle du N et N-1 depuis Compta Open Line™ • Import manuel au format .txt ou .csv • Verrouillage du Réalisé • Assistant de clôture • Archivage des diaporamas • Saisie/Import du budget et du réalisé au niveau des comptes comptables • Export Excel des tableaux de la construction budgétaire Tableau de pilotage • Export Excel des tableaux de pilotage • Contrôle de performance (VS Budget et VS N-1) : - Ecart - Evolution - Restant à courir (Montant et %) - A réaliser (Montant et en %) - Avance / Retard - Projection • Analyse de Gestion (VS Budget et VS N-1) : - Indicateurs d’exploitation - Indicateurs de coûts - Indicateurs d’activité - Indicateur de productivité - Seuil de rentabilité - Rentabilité de l’activité - Rentabilité Financière - Marge commerciale - Marge sur production - Marge opérationnelle - Marge globale - Les graphiques • Etats financiers (VS Budget et VS N-1) : - Compte de résultat en montant - Compte de résultat en pourcentage - Tableau SIG - Résultat disponible - BFR simplifié - Evolution des ventes - Détail des ventes - Marge globale/Chiffres d’affaires - Analyse des charges de personnel - Répartition des frais généraux - Charges du personnel/CA - Marge commerciale/ ventes de marchandises - Marge sur production /Production vendue - Masse salariale/Chiffre d’affaires - Salaire moyen mensuel - Répartition de la valeur ajoutée - Analyse détaillée du résultat - Analyse simplifiée du résultat - Evolution de la trésorerie Restitution • Bibliothèque de diapositives • Création de diaporamas mensuels : VS Budget et N-1 • Duplication de Modèle de diaporama par mois • Visionneuse • Génération d’un Powerpoint • Création de commentaires sur le Powerpoint • Archivage des diaporamas • Tableau de bord personnalisable Impressions • Constructions budgétaires • Tableau de pilotage • Diaporamas • Paramètres Liste des fonctions non exhaustive Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM 19 ZOOM sur les fonctions clés Développez vos vissions de conseil et renforcez votre relation-client 76% des entreprises attendent de leur Expert-Comptable la production de tableaux de bord et outils de pilotage*. En prolongement de la liasse fiscale annuelle, vous construisez avec EBP Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable des états synthétiques comportant 4 ou 5 indicateurs clés ou tableaux de bord mensuels complets. En suivant régulièrement leur performance, vos clients adaptent leur stratégie à court et moyen termes et optimisent le pilotage de leur entreprise. Générez des présentations dynamiques à l’image de votre cabinet Profitez des modèles de diaporamas disponibles ou paramétrez vos propres présentations Powerpoint®, à l’image de votre cabinet. Ajoutez un en-tête et pied de page avec le nom du client, ses coordonnées, son logo ainsi que les informations de votre cabinet. Modifiez les polices et les couleurs, ajoutez des éléments de comparaison dans les tableaux, graphiques…. Effectuez votre construction budgétaire Définissez les objectifs à partir du réalisé N-1, budget N-1 ou budget vide et la saisonnalité souhaitée des analyses. Affichez le détail des comptes des postes représentés : marge commerciale, frais généraux, charges de personnel, résultat financier, bilan,… Adaptez ainsi les plans de regroupement de vos dossiers clients. Analysez l’activité de vos clients au travers d’indicateurs pertinents Qu’ils soient de coûts, de productivité, d’activité ou d’exploitation, vous trouverez dans ce logiciel tous les indicateurs pertinents pour aider vos clients à piloter leur entreprise : contrôles sur l’évolution des produits et charges d’une année sur l’autre, rentabilité d’exploitation, analyses de gestion (N/N-1, réalisé/prévu), suivi de l’avancement des budgets, Evolution du Chiffre d’Affaires et du Résultat, BFR, suivi des différentes marges… Accompagnez vos clients dans le pilotage de leur activité Profitez des liaisons avec EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable Ce logiciel se synchronise automatiquement avec EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable pour vous assurer une constante mise à jour des différents indicateurs. Si vous utilisez un autre logiciel, vous pouvez importer les balances au format .xls et .txt. Gagnez en productivité en produisant vos analyses en moins de 15 minutes ! Ajoutez les diapositives de votre choix parmi une bibliothèque de 100 modèles Profitez de modèles de diaporamas dynamiques Définissez les objectifs et adaptez les plans de regroupement * Source : Etude CSOEC 2014 Créez simplement vos tableaux de bord à l’aide des rubriques pré-paramétrées Personnalisez les rapports à partir d’une bibliothèque de plus de 100 diapositives Le logiciel calcule automatiquement les différents indicateurs et conçoit un rapport explicite et commenté qui s’adapte en fonction des résultats. Sélectionnez les informations importantes parmi une bibliothèque de 100 diapositives disponibles afin d’adapter le document à l’activité de vos clients. 20 ZOOM sur les fonctions clés Développez vos vissions de conseil et renforcez votre relation-client 76% des entreprises attendent de leur Expert-Comptable la production de tableaux de bord et outils de pilotage*. En prolongement de la liasse fiscale annuelle, vous construisez avec EBP Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable des états synthétiques comportant 4 ou 5 indicateurs clés ou tableaux de bord mensuels complets. En suivant régulièrement leur performance, vos clients adaptent leur stratégie à court et moyen termes et optimisent le pilotage de leur entreprise. Générez des présentations dynamiques à l’image de votre cabinet Profitez des modèles de diaporamas disponibles ou paramétrez vos propres présentations Powerpoint®, à l’image de votre cabinet. Ajoutez un en-tête et pied de page avec le nom du client, ses coordonnées, son logo ainsi que les informations de votre cabinet. Modifiez les polices et les couleurs, ajoutez des éléments de comparaison dans les tableaux, graphiques…. Effectuez votre construction budgétaire Définissez les objectifs à partir du réalisé N-1, budget N-1 ou budget vide et la saisonnalité souhaitée des analyses. Affichez le détail des comptes des postes représentés : marge commerciale, frais généraux, charges de personnel, résultat financier, bilan,… Adaptez ainsi les plans de regroupement de vos dossiers clients. Analysez l’activité de vos clients au travers d’indicateurs pertinents Qu’ils soient de coûts, de productivité, d’activité ou d’exploitation, vous trouverez dans ce logiciel tous les indicateurs pertinents pour aider vos clients à piloter leur entreprise : contrôles sur l’évolution des produits et charges d’une année sur l’autre, rentabilité d’exploitation, analyses de gestion (N/N-1, réalisé/prévu), suivi de l’avancement des budgets, Evolution du Chiffre d’Affaires et du Résultat, BFR, suivi des différentes marges… Accompagnez vos clients dans le pilotage de leur activité Profitez des liaisons avec EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable Ce logiciel se synchronise automatiquement avec EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable pour vous assurer une constante mise à jour des différents indicateurs. Si vous utilisez un autre logiciel, vous pouvez importer les balances au format .xls et .txt. Gagnez en productivité en produisant vos analyses en moins de 15 minutes ! Ajoutez les diapositives de votre choix parmi une bibliothèque de 100 modèles Profitez de modèles de diaporamas dynamiques Définissez les objectifs et adaptez les plans de regroupement * Source : Etude CSOEC 2014 Créez simplement vos tableaux de bord à l’aide des rubriques pré-paramétrées Personnalisez les rapports à partir d’une bibliothèque de plus de 100 diapositives Le logiciel calcule automatiquement les différents indicateurs et conçoit un rapport explicite et commenté qui s’adapte en fonction des résultats. Sélectionnez les informations importantes parmi une bibliothèque de 100 diapositives disponibles afin d’adapter le document à l’activité de vos clients. ZOOM sur les fonctions clés Développez vos vissions de conseil et renforcez votre relation-client 76% des entreprises attendent de leur Expert-Comptable la production de tableaux de bord et outils de pilotage*. En prolongement de la liasse fiscale annuelle, vous construisez avec EBP Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable des états synthétiques comportant 4 ou 5 indicateurs clés ou tableaux de bord mensuels complets. En suivant régulièrement leur performance, vos clients adaptent leur stratégie à court et moyen termes et optimisent le pilotage de leur entreprise. Générez des présentations dynamiques à l’image de votre cabinet Profitez des modèles de diaporamas disponibles ou paramétrez vos propres présentations Powerpoint®, à l’image de votre cabinet. Ajoutez un en-tête et pied de page avec le nom du client, ses coordonnées, son logo ainsi que les informations de votre cabinet. Modifiez les polices et les couleurs, ajoutez des éléments de comparaison dans les tableaux, graphiques…. Effectuez votre construction budgétaire Définissez les objectifs à partir du réalisé N-1, budget N-1 ou budget vide et la saisonnalité souhaitée des analyses. Affichez le détail des comptes des postes représentés : marge commerciale, frais généraux, charges de personnel, résultat financier, bilan,… Adaptez ainsi les plans de regroupement de vos dossiers clients. Analysez l’activité de vos clients au travers d’indicateurs pertinents Qu’ils soient de coûts, de productivité, d’activité ou d’exploitation, vous trouverez dans ce logiciel tous les indicateurs pertinents pour aider vos clients à piloter leur entreprise : contrôles sur l’évolution des produits et charges d’une année sur l’autre, rentabilité d’exploitation, analyses de gestion (N/N-1, réalisé/prévu), suivi de l’avancement des budgets, Evolution du Chiffre d’Affaires et du Résultat, BFR, suivi des différentes marges… Accompagnez vos clients dans le pilotage de leur activité Profitez des liaisons avec EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable Ce logiciel se synchronise automatiquement avec EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable pour vous assurer une constante mise à jour des différents indicateurs. Si vous utilisez un autre logiciel, vous pouvez importer les balances au format .xls et .txt. Gagnez en productivité en produisant vos analyses en moins de 15 minutes ! Ajoutez les diapositives de votre choix parmi une bibliothèque de 100 modèles Profitez de modèles de diaporamas dynamiques Définissez les objectifs et adaptez les plans de regroupement * Source : Etude CSOEC 2014 Créez simplement vos tableaux de bord à l’aide des rubriques pré-paramétrées Personnalisez les rapports à partir d’une bibliothèque de plus de 100 diapositives Le logiciel calcule automatiquement les différents indicateurs et conçoit un rapport explicite et commenté qui s’adapte en fonction des résultats. Sélectionnez les informations importantes parmi une bibliothèque de 100 diapositives disponibles afin d’adapter le document à l’activité de vos clients. 21 Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable De quelques indicateurs pertinents jusqu’aux tableaux de bord les plus détaillés, EBP Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable vous permet d’accompagner vos clients dans le pilotage de leur activité tout au long de l’année. Parfaitement intégré à EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable, ce logiciel calcule automatiquement de nombreux indicateurs de pilotage présentés dans une bibliothèque de plus de 100 diapositives. Vous analysez avec précision l’activité de vos clients, intervenez dans la prévention des risques et développez vos missions de conseil, à plus forte valeur ajoutée pour votre cabinet. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : illimité • Version Réseau • Tableau de bord paramétrable • Construction du suivi d’activité en 3 étapes clairement définies • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Gestion des droits (par utilisateur, groupe d’utilisateurs, colonne) • Archivage des données • Aide en ligne • Dossier protégé par un mot de passe • Sauvegarde multi-supports et restauration de données • Sauvegarde en ligne (option) • Synchronisation avec EBP Compta PRO pour la récupération des données Paramètres du dossier • Gestion de l’analytique/des activités • Définition du mois courant • Liste des exercices Construction Budgétaire • Saisie du budget N • Définition du budget à partir de budget N-1 (application d’un %) • Définition du budget à partir du réalisé N-1 (application d’un %) • Initialisation du budget à la première création à partir de N-1 • Saisie du Réalisé N et N-1 • Import de balance mensuelle du N et N-1 depuis Compta Open Line™ • Import manuel au format .txt ou .csv • Verrouillage du Réalisé • Assistant de clôture • Archivage des diaporamas • Saisie/Import du budget et du réalisé au niveau des comptes comptables • Export Excel des tableaux de la construction budgétaire Tableau de pilotage • Export Excel des tableaux de pilotage • Contrôle de performance (VS Budget et VS N-1) : - Ecart - Evolution - Restant à courir (Montant et %) - A réaliser (Montant et en %) - Avance / Retard - Projection • Analyse de Gestion (VS Budget et VS N-1) : - Indicateurs d’exploitation - Indicateurs de coûts - Indicateurs d’activité - Indicateur de productivité - Seuil de rentabilité - Rentabilité de l’activité - Rentabilité Financière - Marge commerciale - Marge sur production - Marge opérationnelle - Marge globale - Les graphiques • Etats financiers (VS Budget et VS N-1) : - Compte de résultat en montant - Compte de résultat en pourcentage - Tableau SIG - Résultat disponible - BFR simplifié - Evolution des ventes - Détail des ventes - Marge globale/Chiffres d’affaires - Analyse des charges de personnel - Répartition des frais généraux - Charges du personnel/CA - Marge commerciale/ ventes de marchandises - Marge sur production /Production vendue - Masse salariale/Chiffre d’affaires - Salaire moyen mensuel - Répartition de la valeur ajoutée - Analyse détaillée du résultat - Analyse simplifiée du résultat - Evolution de la trésorerie Restitution • Bibliothèque de diapositives • Création de diaporamas mensuels : VS Budget et N-1 • Duplication de Modèle de diaporama par mois • Visionneuse • Génération d’un Powerpoint • Création de commentaires sur le Powerpoint • Archivage des diaporamas • Tableau de bord personnalisable Impressions • Constructions budgétaires • Tableau de pilotage • Diaporamas • Paramètres Liste des fonctions non exhaustive Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM 22 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable Fonctions Principales États Financiers Ligne Expert-Comptable www.ebp.com/expert-comptable Établissez les liasses fiscales BIC, BNC, SCI, BA, SCM, Association, Intégration, annexes et tableaux d’OG pour le compte de vos clients et télétransmettez-les au format EDI d’un simple clic à la Direction Générale des Finances Publiques. Déclarez le montant des rémunérations ouvrant droit au CICE et présentez les comptes annuels de vos clients sur des plaquettes personnalisées. Soyez conforme au nouveau dispositif de téléprocédures pour collecter les informations indispensables à la révision des valeurs locatives, ainsi qu’au protocole de télépaiement SEPA pour l’IS et la CVAE. Caractéristiques générales • 100 dossiers (SIREN) ou version illimitée • Version réseau (en option) • Barre de tâches et de navigation • Assistant de navigation • Aide en ligne accessible à tout moment • Accès au dossier par mot de passe • Agrément pour l’année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l’administration • Assistant de création de Dossier (SIREN) • Gestion des droits utilisateurs • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs • Gestion des droits par dossiers (SIREN Récupération des données • Visualisation des liasses antérieures • Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line™ et des immobilisations issues des logiciels Immobilisations Open Line™ • Import d’une balance issue d’un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d’un autre logiciel (.txt ou .csv) • Sauvegarde du paramétrage de l’import paramétrable • Création des Dossiers (SIREN) depuis les logiciels de Comptabilité Open Line™ Saisie d’une balance • Saisie d’une balance dans le logiciel • Alerte en cas de déséquilibre, lors de la sauvegarde de la liasse Éditions • Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d’imposition • Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa 2065 et suivants • Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants • Régime Normal : cerfa 2050 à 2059G • Régime Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G • BNC : cerfa 2035 et suivants • Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS • Tableaux pour les organismes de gestion • Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants • Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal : cerfa 2143 et suivants • Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants • Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants • Association : cerfa 2070 • Relevé de frais généraux : cerfa 2067 • Édition des annexes • Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion • Déclaration des loyers des locaux professionnels Traitements • Calcul automatique des liasses selon le mode d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS - BNC SCI) et en fonction du régime fiscal (Réel Normal ou Réel Simplifié) • Mise à jour dynamique des données en cas de modification dans une liasse ou dans la balance • Visualisation du détail des comptes d’une liasse • Modification et contrôle des formules des liasses • Une formule de calcul peut provenir soit d’un autre formulaire d’une même liasse, soit des informations générales du dossier, soit d’une balance N et N-1 • Création de ses propres modèles utilisateurs avec définition du type de régime, des formulaires et formules associées • Gestion des données répétables • Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions • Liste d’Organismes de Gestion Agréés modifiable • Archivages et restaurations des dossiers (SIREN) • Archivage et restauration des modèles utilisateurs • Nouveau Télédéclaration EDI-TDFC(1) et télépaiement IS et CVAE au format SEPA inter-entreprises (B2B) • Suivi des télétransmissions : envois acceptés ou en cours et explications des refus et erreurs • Paiement IS (formulaires : 2571, 2572, 2572A) • Gestion des formulaires de liquidation IS (formulaires : 2066 et 2029B) • Création de fiches Associé et Immeuble SCI dans le Dossier (SIREN) Plaquettes • Personnalisation des plaquettes(2) • Gestion de 3 présentations de plaquettes par liasse en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) • Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations • Ajout ou suppression de chapitres (tableaux de gestion, attestations…) • Modification de l’ordre des chapitres • Ajout de document au format .docx • Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion… Import-Export • Import automatique des balances issues des logiciels EBP • Export des liasses au format .csv : nom des formulaires, nom des cellules et valeur correspondante à chaque cellule • Export des liasses au format .pdf (1) Nécessite un abonnement au portail Jedeclare.com ou au portail de votre choix (2) Nécessite l’acquisition de Mircosoft® Office Word version minimum 2003 avec le Pack de compatibilité Microsoft® Office pour les formats de fichier Word 2007) Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. ÉTATS FINANCIERS LIGNE EXPERT-COMPTABLE MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable De quelques indicateurs pertinents jusqu’aux tableaux de bord les plus détaillés, EBP Analyses & Décisions Ligne Expert-Comptable vous permet d’accompagner vos clients dans le pilotage de leur activité tout au long de l’année. Parfaitement intégré à EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable, ce logiciel calcule automatiquement de nombreux indicateurs de pilotage présentés dans une bibliothèque de plus de 100 diapositives. Vous analysez avec précision l’activité de vos clients, intervenez dans la prévention des risques et développez vos missions de conseil, à plus forte valeur ajoutée pour votre cabinet. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : illimité • Version Réseau • Tableau de bord paramétrable • Construction du suivi d’activité en 3 étapes clairement définies • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Gestion des droits (par utilisateur, groupe d’utilisateurs, colonne) • Archivage des données • Aide en ligne • Dossier protégé par un mot de passe • Sauvegarde multi-supports et restauration de données • Sauvegarde en ligne (option) • Synchronisation avec EBP Compta PRO pour la récupération des données Paramètres du dossier • Gestion de l’analytique/des activités • Définition du mois courant • Liste des exercices Construction Budgétaire • Saisie du budget N • Définition du budget à partir de budget N-1 (application d’un %) • Définition du budget à partir du réalisé N-1 (application d’un %) • Initialisation du budget à la première création à partir de N-1 • Saisie du Réalisé N et N-1 • Import de balance mensuelle du N et N-1 depuis Compta Open Line™ • Import manuel au format .txt ou .csv • Verrouillage du Réalisé • Assistant de clôture • Archivage des diaporamas • Saisie/Import du budget et du réalisé au niveau des comptes comptables • Export Excel des tableaux de la construction budgétaire Tableau de pilotage • Export Excel des tableaux de pilotage • Contrôle de performance (VS Budget et VS N-1) : - Ecart - Evolution - Restant à courir (Montant et %) - A réaliser (Montant et en %) - Avance / Retard - Projection • Analyse de Gestion (VS Budget et VS N-1) : - Indicateurs d’exploitation - Indicateurs de coûts - Indicateurs d’activité - Indicateur de productivité - Seuil de rentabilité - Rentabilité de l’activité - Rentabilité Financière - Marge commerciale - Marge sur production - Marge opérationnelle - Marge globale - Les graphiques • Etats financiers (VS Budget et VS N-1) : - Compte de résultat en montant - Compte de résultat en pourcentage - Tableau SIG - Résultat disponible - BFR simplifié - Evolution des ventes - Détail des ventes - Marge globale/Chiffres d’affaires - Analyse des charges de personnel - Répartition des frais généraux - Charges du personnel/CA - Marge commerciale/ ventes de marchandises - Marge sur production /Production vendue - Masse salariale/Chiffre d’affaires - Salaire moyen mensuel - Répartition de la valeur ajoutée - Analyse détaillée du résultat - Analyse simplifiée du résultat - Evolution de la trésorerie Restitution • Bibliothèque de diapositives • Création de diaporamas mensuels : VS Budget et N-1 • Duplication de Modèle de diaporama par mois • Visionneuse • Génération d’un Powerpoint • Création de commentaires sur le Powerpoint • Archivage des diaporamas • Tableau de bord personnalisable Impressions • Constructions budgétaires • Tableau de pilotage • Diaporamas • Paramètres Liste des fonctions non exhaustive Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM 23 Établissez des déclarations fiscales agréées par la DGFiP Profitez du calcul automatique des liasses Indiquez simplement le régime fiscal et le mode d’imposition de vos clients, le programme calcule instantanément vos liasses. Éditez des liasses fiscales agréées par la DGFiP selon le régime fiscal de vos entreprises clientes : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC (déclaration 2035, tableau pour les associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux…), Société Civile Immobilière (SCI), Bénéfice Agricole (BA), Société Civile de Moyens (SCM), Association ou Intégration groupe et leur mode d’imposition (réel ou simplifié). Vous pourrez ensuite ajouter vos propres formules de calcul, saisir vos données ou ajouter des états de gestion particuliers à vos besoins. Réalisez les télédéclarations de vos clients sans quitter votre logiciel Télétransmettez(1) les liasses fiscales, la déclaration des loyers professionnels et la déclaration CICE de vos clients en quelques clics depuis votre logiciel. Suivez l’avancement des télédéclarations et recevez les retours de la DGFiP (envoyé, en cours, en échec...). Effectuez les télépaiements au format SEPA Réalisez les télépaiements de l’IS et de la CVAE au format SEPA inter-entreprises (B2B), obligatoire depuis le 28 octobre 2015. Le BIC, jusque là facultatif, devient obligatoire dans l’identification d’un compte bancaire. Sa présence dans les télérèglements est donc désormais contrôlée dans votre logiciel. (1) Nécessite un abonnement au portail Suivez précisément le statut de vos télédéclarations Profitez d’un grand confort d’utilisation de votre logiciel Récupérez automatiquement la balance et les immobilisations Importez facilement une balance issue d’un logiciel EBP Comptabilité Open Line™ sans aucune ressaisie ou laissez-vous guider pour importer les données provenant d’un autre logiciel comptable. Augmentez votre efficacité grâce au traitement par lot Gagnez du temps en lançant simultanément différentes opérations sur plusieurs liasses : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions… Gérez les droits utilisateurs pour mieux répartir les dossiers de travail Attribuez des droits spécifiques à chaque collaborateur pour une meilleure gestion des différents dossiers. Vous protégez également avec efficacité la liasse du cabinet. Créez facilement vos dossiers SIREN Grâce à l’assistant de création de dossier, exploitez les liens développés avec votre logiciel de Comptabilité Open Line™ pour créer automatiquement vos dossiers (SIREN) selon vos besoins. Les informations sociétés sont ainsi renseignées et conservées. Contrôlez et analysez les résultats Évitez les erreurs grâce aux contrôles de cohérence Suivez les données de vos clients en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement des liasses. Des messages d’alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées. Analysez de manière approfondie l’évolution des postes comptables Le détail du Bilan et du Compte de Résultat vous permet d’identifier les variations des différents postes comptables. Vous pouvez ainsi voir l’évolution des dettes, produits ou encore des charges. Consolidez les résultats fiscaux de vos clients Utilisez les formulaires d’intégration fiscale mis à votre disposition pour avoir une vision précise des résultats fiscaux de vos différents clients. Optimisez la présentation de comptes de vos clients Personnalisez la présentation des comptes annuels Présentez les comptes annuels sur des plaquettes adaptées à l’activité de vos clients en choisissant un thème d’habillage et en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour chaque liasse, 3 présentations de plaquettes peuvent être personnalisées en fonction des destinataires (banques, actionnaires). Sauvegardez vos modèles de plaquettes pour les adapter aux liasses suivantes. Adaptez le plan de regroupement à vos besoins Paramétrez le plan de regroupement du logiciel pour plus de souplesse dans l’utilisation. Vous pouvez ainsi modifier les formules de calcul le composant. Créez des plaquettes personnalisées grâce aux modèles utilisateurs Définissez vos propres modèles de plaquettes annuelles, adaptées aux secteurs d’activité de vos clients, puis sauvegardez-les pour les adapter aux liasses suivantes. ZOOM sur les fonctions clés 24 Établissez des déclarations fiscales agréées par la DGFiP Profitez du calcul automatique des liasses Indiquez simplement le régime fiscal et le mode d’imposition de vos clients, le programme calcule instantanément vos liasses. Éditez des liasses fiscales agréées par la DGFiP selon le régime fiscal de vos entreprises clientes : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC (déclaration 2035, tableau pour les associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux…), Société Civile Immobilière (SCI), Bénéfice Agricole (BA), Société Civile de Moyens (SCM), Association ou Intégration groupe et leur mode d’imposition (réel ou simplifié). Vous pourrez ensuite ajouter vos propres formules de calcul, saisir vos données ou ajouter des états de gestion particuliers à vos besoins. Réalisez les télédéclarations de vos clients sans quitter votre logiciel Télétransmettez(1) les liasses fiscales, la déclaration des loyers professionnels et la déclaration CICE de vos clients en quelques clics depuis votre logiciel. Suivez l’avancement des télédéclarations et recevez les retours de la DGFiP (envoyé, en cours, en échec...). Effectuez les télépaiements au format SEPA Réalisez les télépaiements de l’IS et de la CVAE au format SEPA inter-entreprises (B2B), obligatoire depuis le 28 octobre 2015. Le BIC, jusque là facultatif, devient obligatoire dans l’identification d’un compte bancaire. Sa présence dans les télérèglements est donc désormais contrôlée dans votre logiciel. (1) Nécessite un abonnement au portail Suivez précisément le statut de vos télédéclarations Profitez d’un grand confort d’utilisation de votre logiciel Récupérez automatiquement la balance et les immobilisations Importez facilement une balance issue d’un logiciel EBP Comptabilité Open Line™ sans aucune ressaisie ou laissez-vous guider pour importer les données provenant d’un autre logiciel comptable. Augmentez votre efficacité grâce au traitement par lot Gagnez du temps en lançant simultanément différentes opérations sur plusieurs liasses : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions… Gérez les droits utilisateurs pour mieux répartir les dossiers de travail Attribuez des droits spécifiques à chaque collaborateur pour une meilleure gestion des différents dossiers. Vous protégez également avec efficacité la liasse du cabinet. Créez facilement vos dossiers SIREN Grâce à l’assistant de création de dossier, exploitez les liens développés avec votre logiciel de Comptabilité Open Line™ pour créer automatiquement vos dossiers (SIREN) selon vos besoins. Les informations sociétés sont ainsi renseignées et conservées. Contrôlez et analysez les résultats Évitez les erreurs grâce aux contrôles de cohérence Suivez les données de vos clients en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement des liasses. Des messages d’alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées. Analysez de manière approfondie l’évolution des postes comptables Le détail du Bilan et du Compte de Résultat vous permet d’identifier les variations des différents postes comptables. Vous pouvez ainsi voir l’évolution des dettes, produits ou encore des charges. Consolidez les résultats fiscaux de vos clients Utilisez les formulaires d’intégration fiscale mis à votre disposition pour avoir une vision précise des résultats fiscaux de vos différents clients. Optimisez la présentation de comptes de vos clients Personnalisez la présentation des comptes annuels Présentez les comptes annuels sur des plaquettes adaptées à l’activité de vos clients en choisissant un thème d’habillage et en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour chaque liasse, 3 présentations de plaquettes peuvent être personnalisées en fonction des destinataires (banques, actionnaires). Sauvegardez vos modèles de plaquettes pour les adapter aux liasses suivantes. Adaptez le plan de regroupement à vos besoins Paramétrez le plan de regroupement du logiciel pour plus de souplesse dans l’utilisation. Vous pouvez ainsi modifier les formules de calcul le composant. Créez des plaquettes personnalisées grâce aux modèles utilisateurs Définissez vos propres modèles de plaquettes annuelles, adaptées aux secteurs d’activité de vos clients, puis sauvegardez-les pour les adapter aux liasses suivantes. ZOOM sur les fonctions clés Établissez des déclarations fiscales agréées par la DGFiP Profitez du calcul automatique des liasses Indiquez simplement le régime fiscal et le mode d’imposition de vos clients, le programme calcule instantanément vos liasses. Éditez des liasses fiscales agréées par la DGFiP selon le régime fiscal de vos entreprises clientes : BIC (IS, IR, tableaux pour les centres de gestion), BNC (déclaration 2035, tableau pour les associations de gestion), annexes fiscales (relevé de frais généraux…), Société Civile Immobilière (SCI), Bénéfice Agricole (BA), Société Civile de Moyens (SCM), Association ou Intégration groupe et leur mode d’imposition (réel ou simplifié). Vous pourrez ensuite ajouter vos propres formules de calcul, saisir vos données ou ajouter des états de gestion particuliers à vos besoins. Réalisez les télédéclarations de vos clients sans quitter votre logiciel Télétransmettez(1) les liasses fiscales, la déclaration des loyers professionnels et la déclaration CICE de vos clients en quelques clics depuis votre logiciel. Suivez l’avancement des télédéclarations et recevez les retours de la DGFiP (envoyé, en cours, en échec...). Effectuez les télépaiements au format SEPA Réalisez les télépaiements de l’IS et de la CVAE au format SEPA inter-entreprises (B2B), obligatoire depuis le 28 octobre 2015. Le BIC, jusque là facultatif, devient obligatoire dans l’identification d’un compte bancaire. Sa présence dans les télérèglements est donc désormais contrôlée dans votre logiciel. (1) Nécessite un abonnement au portail Suivez précisément le statut de vos télédéclarations Profitez d’un grand confort d’utilisation de votre logiciel Récupérez automatiquement la balance et les immobilisations Importez facilement une balance issue d’un logiciel EBP Comptabilité Open Line™ sans aucune ressaisie ou laissez-vous guider pour importer les données provenant d’un autre logiciel comptable. Augmentez votre efficacité grâce au traitement par lot Gagnez du temps en lançant simultanément différentes opérations sur plusieurs liasses : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions… Gérez les droits utilisateurs pour mieux répartir les dossiers de travail Attribuez des droits spécifiques à chaque collaborateur pour une meilleure gestion des différents dossiers. Vous protégez également avec efficacité la liasse du cabinet. Créez facilement vos dossiers SIREN Grâce à l’assistant de création de dossier, exploitez les liens développés avec votre logiciel de Comptabilité Open Line™ pour créer automatiquement vos dossiers (SIREN) selon vos besoins. Les informations sociétés sont ainsi renseignées et conservées. Contrôlez et analysez les résultats Évitez les erreurs grâce aux contrôles de cohérence Suivez les données de vos clients en toute simplicité avec les contrôles de cohérence réguliers lors de l’établissement des liasses. Des messages d’alerte sont également indiqués en cas de déséquilibre pour expliquer les erreurs constatées. Analysez de manière approfondie l’évolution des postes comptables Le détail du Bilan et du Compte de Résultat vous permet d’identifier les variations des différents postes comptables. Vous pouvez ainsi voir l’évolution des dettes, produits ou encore des charges. Consolidez les résultats fiscaux de vos clients Utilisez les formulaires d’intégration fiscale mis à votre disposition pour avoir une vision précise des résultats fiscaux de vos différents clients. Optimisez la présentation de comptes de vos clients Personnalisez la présentation des comptes annuels Présentez les comptes annuels sur des plaquettes adaptées à l’activité de vos clients en choisissant un thème d’habillage et en ajoutant ou supprimant des pages : détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour chaque liasse, 3 présentations de plaquettes peuvent être personnalisées en fonction des destinataires (banques, actionnaires). Sauvegardez vos modèles de plaquettes pour les adapter aux liasses suivantes. Adaptez le plan de regroupement à vos besoins Paramétrez le plan de regroupement du logiciel pour plus de souplesse dans l’utilisation. Vous pouvez ainsi modifier les formules de calcul le composant. Créez des plaquettes personnalisées grâce aux modèles utilisateurs Définissez vos propres modèles de plaquettes annuelles, adaptées aux secteurs d’activité de vos clients, puis sauvegardez-les pour les adapter aux liasses suivantes. ZOOM sur les fonctions clés 25 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable Fonctions Principales États Financiers Ligne Expert-Comptable www.ebp.com/expert-comptable Établissez les liasses fiscales BIC, BNC, SCI, BA, SCM, Association, Intégration, annexes et tableaux d’OG pour le compte de vos clients et télétransmettez-les au format EDI d’un simple clic à la Direction Générale des Finances Publiques. Déclarez le montant des rémunérations ouvrant droit au CICE et présentez les comptes annuels de vos clients sur des plaquettes personnalisées. Soyez conforme au nouveau dispositif de téléprocédures pour collecter les informations indispensables à la révision des valeurs locatives, ainsi qu’au protocole de télépaiement SEPA pour l’IS et la CVAE. Caractéristiques générales • 100 dossiers (SIREN) ou version illimitée • Version réseau (en option) • Barre de tâches et de navigation • Assistant de navigation • Aide en ligne accessible à tout moment • Accès au dossier par mot de passe • Agrément pour l’année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l’administration • Assistant de création de Dossier (SIREN) • Gestion des droits utilisateurs • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs • Gestion des droits par dossiers (SIREN Récupération des données • Visualisation des liasses antérieures • Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line™ et des immobilisations issues des logiciels Immobilisations Open Line™ • Import d’une balance issue d’un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d’un autre logiciel (.txt ou .csv) • Sauvegarde du paramétrage de l’import paramétrable • Création des Dossiers (SIREN) depuis les logiciels de Comptabilité Open Line™ Saisie d’une balance • Saisie d’une balance dans le logiciel • Alerte en cas de déséquilibre, lors de la sauvegarde de la liasse Éditions • Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d’imposition • Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa 2065 et suivants • Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants • Régime Normal : cerfa 2050 à 2059G • Régime Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G • BNC : cerfa 2035 et suivants • Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS • Tableaux pour les organismes de gestion • Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants • Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal : cerfa 2143 et suivants • Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants • Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants • Association : cerfa 2070 • Relevé de frais généraux : cerfa 2067 • Édition des annexes • Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion • Déclaration des loyers des locaux professionnels Traitements • Calcul automatique des liasses selon le mode d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS - BNC SCI) et en fonction du régime fiscal (Réel Normal ou Réel Simplifié) • Mise à jour dynamique des données en cas de modification dans une liasse ou dans la balance • Visualisation du détail des comptes d’une liasse • Modification et contrôle des formules des liasses • Une formule de calcul peut provenir soit d’un autre formulaire d’une même liasse, soit des informations générales du dossier, soit d’une balance N et N-1 • Création de ses propres modèles utilisateurs avec définition du type de régime, des formulaires et formules associées • Gestion des données répétables • Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions • Liste d’Organismes de Gestion Agréés modifiable • Archivages et restaurations des dossiers (SIREN) • Archivage et restauration des modèles utilisateurs • Nouveau Télédéclaration EDI-TDFC(1) et télépaiement IS et CVAE au format SEPA inter-entreprises (B2B) • Suivi des télétransmissions : envois acceptés ou en cours et explications des refus et erreurs • Paiement IS (formulaires : 2571, 2572, 2572A) • Gestion des formulaires de liquidation IS (formulaires : 2066 et 2029B) • Création de fiches Associé et Immeuble SCI dans le Dossier (SIREN) Plaquettes • Personnalisation des plaquettes(2) • Gestion de 3 présentations de plaquettes par liasse en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) • Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations • Ajout ou suppression de chapitres (tableaux de gestion, attestations…) • Modification de l’ordre des chapitres • Ajout de document au format .docx • Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion… Import-Export • Import automatique des balances issues des logiciels EBP • Export des liasses au format .csv : nom des formulaires, nom des cellules et valeur correspondante à chaque cellule • Export des liasses au format .pdf (1) Nécessite un abonnement au portail Jedeclare.com ou au portail de votre choix (2) Nécessite l’acquisition de Mircosoft® Office Word version minimum 2003 avec le Pack de compatibilité Microsoft® Office pour les formats de fichier Word 2007) Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. ÉTATS FINANCIERS LIGNE EXPERT-COMPTABLE MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 26 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable Fonctions Principales États Financiers Ligne Expert-Comptable www.ebp.com/expert-comptable Établissez les liasses fiscales BIC, BNC, SCI, BA, SCM, Association, Intégration, annexes et tableaux d’OG pour le compte de vos clients et télétransmettez-les au format EDI d’un simple clic à la Direction Générale des Finances Publiques. Déclarez le montant des rémunérations ouvrant droit au CICE et présentez les comptes annuels de vos clients sur des plaquettes personnalisées. Soyez conforme au nouveau dispositif de téléprocédures pour collecter les informations indispensables à la révision des valeurs locatives, ainsi qu’au protocole de télépaiement SEPA pour l’IS et la CVAE. Caractéristiques générales • 100 dossiers (SIREN) ou version illimitée • Version réseau (en option) • Barre de tâches et de navigation • Assistant de navigation • Aide en ligne accessible à tout moment • Accès au dossier par mot de passe • Agrément pour l’année en cours de la DGFiP, certifiant la conformité des états fiscaux édités aux exigences de l’administration • Assistant de création de Dossier (SIREN) • Gestion des droits utilisateurs • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs • Gestion des droits par dossiers (SIREN Récupération des données • Visualisation des liasses antérieures • Import automatique de la balance issue des logiciels de Comptabilité Open Line™ et des immobilisations issues des logiciels Immobilisations Open Line™ • Import d’une balance issue d’un logiciel de Comptabilité EBP (.bal) ou import paramétrable d’un autre logiciel (.txt ou .csv) • Sauvegarde du paramétrage de l’import paramétrable • Création des Dossiers (SIREN) depuis les logiciels de Comptabilité Open Line™ Saisie d’une balance • Saisie d’une balance dans le logiciel • Alerte en cas de déséquilibre, lors de la sauvegarde de la liasse Éditions • Édition des liasses en fonction du régime fiscal et du mode d’imposition • Déclaration Impôt sur les sociétés (IS): cerfa 2065 et suivants • Déclaration Impôt sur les revenus (IR) : cerfa 2031 et suivants • Régime Normal : cerfa 2050 à 2059G • Régime Réel Simplifié : cerfa 2033A à 2033G • BNC : cerfa 2035 et suivants • Intégration fiscale (régime de groupe) : cerfa 2058A bis à 2058TS • Tableaux pour les organismes de gestion • Société Civile Immobilière (SCI) : cerfa 2072 et suivants • Bénéfice Agricole (BA) Réel Normal : cerfa 2143 et suivants • Bénéfice Agricole (BA) Réel Simplifié : cerfa 2139 et suivants • Société Civile de Moyen (SCM) : cerfa 2036 et suivants • Association : cerfa 2070 • Relevé de frais généraux : cerfa 2067 • Édition des annexes • Détail des rubriques du Bilan et du Compte de Résultat, tableau de financement, Soldes Intermédiaires de Gestion • Déclaration des loyers des locaux professionnels Traitements • Calcul automatique des liasses selon le mode d’imposition paramétré (BIC : IR, BIC : IS - BNC SCI) et en fonction du régime fiscal (Réel Normal ou Réel Simplifié) • Mise à jour dynamique des données en cas de modification dans une liasse ou dans la balance • Visualisation du détail des comptes d’une liasse • Modification et contrôle des formules des liasses • Une formule de calcul peut provenir soit d’un autre formulaire d’une même liasse, soit des informations générales du dossier, soit d’une balance N et N-1 • Création de ses propres modèles utilisateurs avec définition du type de régime, des formulaires et formules associées • Gestion des données répétables • Traitements par lot : lancement de différentes opérations sur plusieurs liasses en même temps : création de liasses au millésime suivant, génération et envoi des télétransmissions • Liste d’Organismes de Gestion Agréés modifiable • Archivages et restaurations des dossiers (SIREN) • Archivage et restauration des modèles utilisateurs • Nouveau Télédéclaration EDI-TDFC(1) et télépaiement IS et CVAE au format SEPA inter-entreprises (B2B) • Suivi des télétransmissions : envois acceptés ou en cours et explications des refus et erreurs • Paiement IS (formulaires : 2571, 2572, 2572A) • Gestion des formulaires de liquidation IS (formulaires : 2066 et 2029B) • Création de fiches Associé et Immeuble SCI dans le Dossier (SIREN) Plaquettes • Personnalisation des plaquettes(2) • Gestion de 3 présentations de plaquettes par liasse en fonction des destinataires (banques, actionnaires...) • Possibilité de créer des plaquettes indépendantes des liasses pour effectuer des analyses ou des situations • Ajout ou suppression de chapitres (tableaux de gestion, attestations…) • Modification de l’ordre des chapitres • Ajout de document au format .docx • Intégration de cellules, du détail du Bilan, Compte de Résultat, Soldes Intermédiaires de Gestion… Import-Export • Import automatique des balances issues des logiciels EBP • Export des liasses au format .csv : nom des formulaires, nom des cellules et valeur correspondante à chaque cellule • Export des liasses au format .pdf (1) Nécessite un abonnement au portail Jedeclare.com ou au portail de votre choix (2) Nécessite l’acquisition de Mircosoft® Office Word version minimum 2003 avec le Pack de compatibilité Microsoft® Office pour les formats de fichier Word 2007) Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. ÉTATS FINANCIERS LIGNE EXPERT-COMPTABLE MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. Paye Ligne Expert-Comptable EBP Paye Ligne Expert-Comptable répond aux exigences des cabinets d’expertise comptable en traitant de manière sécurisée l’ensemble de la production sociale : édition des bulletins de paye, états et déclarations sociales. Le logiciel permet la saisie des événements à tout moment (Absences, congés, formations, entrées, sorties…) ainsi que la production des documents contractuels associés : contrats de travail, certificats, attestations, lettres d’information... Dotée d’une interface intuitive, le logiciel conjugue à la fois performance, fiabilité et souplesse pour faire face aux évolutions légales et répondre aux demandes de vos clients. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : illimité • Version réseau : nous consulter • Sauvegarde et restauration de données • Tableau de bord • Personnalisation des droits utilisateurs (en version réseau : nous consulter) • Synchronisation des données avec EBP Compta • Version monoposte • Assistant de navigation : Open Guide • Assistant de navigation personnalisable • Aide en ligne • Mises à jour du paramétrage système • Paramétrage de favoris dans la barre de navigation Gestion des payes • Planning hebdomadaire et annuel • Gestion du décalage de paye sur l’établissement • Définition des régimes et des tranches de cotisations • Personnalisation des organismes (ou institutions) et caisses • Personnalisation de l’organisme collecteur pour les impressions et les déclarations • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions • Définition des variables salariés • Définition des natures et fonctions de rubriques de type : brut, cotisation net, commentaire, intermédiaire • Classement par thème des paramètres de paye • Définition de profils et de sous profils de paye • Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d’autres rubriques • Saisie semi-automatique des formules • Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié • Explication des calculs de paye • Interrogation des données de paye enrichie • Paramétrage des tris sur les listes • Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA • Définition et personnalisation des cumuls • Gestion des effectifs • Gestion des acomptes et des prêts • Virement des acomptes Gestion des salariés • Assistant de création d’un salarié • Assistant de mise à jour des salariés • Nombre de salariés illimité • Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, etc. • Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement • Définition des modèles de documents administratifs • Définition d’un planning hebdomadaire par salarié • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité Emploi) Gestion des bulletins de paye • Bulletins de reprise • Bulletin de paye pour un salarié sorti • Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié • Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement • Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) • Saisies des variables depuis une grille pour tous les salariés • Paye inversée • Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisations • Validation individuelle des bulletins ou en masse lors de la clôture de paye • Reprise de paye sur les variables et les cumuls Gestion des congés/absences • Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles) • Définition de nouveaux types d’absences • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye • Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin • Gestion du DIF et du CPF • Gestion des RTT • DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP • DUCS papier états préparatoires • Déclaration des données sociales à la norme 4DS(1) • Attestation Employeur Dématérialisée (AED) conforme à la norme 4DS • Attestations de salaire, Maladie/AT • Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS au format EDI(1) • Déclaration Sociale Nominative (DSN) (2) • Télétransmission de la DSN(1) Gestion des exercices • Gestion des Exercices (social, congés payés etc.) • Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l’événement • Consultation interactive des données sur tous les exercices Historisation des données de paye • Historisation des paramétrages de paye • Historisation de la fiche salarié • Consultation de tout l’historique du calcul du bulletin non validé • Consultation de l’historique des changements d’un salarié et de son contrat de travail Impressions • Fiches de paramétrage • Etat des paiements • Etat des heures • Etats des absences par salarié et par type d’absence • Etats des variables • Etats des charges par organisme avec effectif • Etats des charges salariales / patronales • Livre et Journal de paye • Etat des congés payés • Etat des allègements TEPA et Fillon • Etat récapitulatif CICE, DADSU, DSN, CI BTP / MSA, DUCS • Documents administratifs • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) • Différents modèles de bulletins personnalisables • Duplicata des bulletins • Réimpression des bulletins validés • Fiche individuelle • Lettre de revenus Imposables • Registre du personnel • Liste des entrées / sorties • Etat récapitulatif de la taxe sur les salaires • Impression de l’état des provisions de congés payés Transferts comptables • Historique des transferts • Transfert comptable des salaires et des paiements • Transfert comptable des acomptes • Transfert comptable des écritures de provisions de congés payés Exportation • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert- Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au portail Jedeclare.com (2) Nécessite la souscription à une offre de services (Privilège ou Premium). Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 27 ZOOM sur les fonctions clés Personnalisez rapidement vos dossiers Créez facilement les profils de paye (Cadre, Non cadre, Apprenti …) et paramétrez le logiciel selon les spécificités de vos clients (variables, rubriques, cumuls, listes des champs de la fiche salarié). Profitez de plusieurs modèles de bulletins de paye, prêts à l’emploi. Vous pouvez également les personnaliser selon la charte graphique de vos clients. Télétransmettez les déclarations aux organismes sociaux en un clic Le logiciel Paye Ligne Expert-Comptable intègre une liaison directe avec le portail Jedeclare.com*. Vous simplifiez vos démarches administratives en télédéclarant la DSN, DADS-U, DPAE et la DUCS en EDI. Le logiciel calcule et remplit automatiquement tous les montants. Un clic suffit pour envoyer les formulaires aux organismes sociaux. Optez pour la simplification dans la gestion des congés payés et absences La gestion des congés peut être réalisée par établissement ou par salarié. Pour gagner du temps, il est possible de saisir en masse des absences, au travers d’une grille de saisie, avec un travail par anticipation sur 1, 3 ou 6 mois. Les plannings sont entièrement personnalisables donnant ainsi de la souplesse dans les absences gérées par l’entreprise (congés payés, maladie, maternité, AT, etc.). Pour chaque type d’absence, le mode de décompte est défini et calculé de manière précise (jours ouvrés, ouvrables, calendaires, heures réelles). Préparez les bulletins en masse La préparation des bulletins de paye peut être réalisée en masse avec de nombreux filtres de préparation (période d’emploi, dates de paiement, moyens de paiement), mais aussi il est possible, depuis la saisie des variables, de mettre à jour des données salariales par service (salaire, heure, etc.). Modifiez rapidement plusieurs fiches salariés à l’aide des assistants de mises à jour. Réalisez tous les documents administratifs Le logiciel vous accompagne dans les démarches administratives et sociales en vous permettant d’éditer tous les documents incontournables pour vos clients : Attestation Maladie - Maternité - Paternité (régime général et agricole), Attestation Accident du Travail - Maladie Professionnelle (régime général et agricole), Déclaration d’Accident du Travail, Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE)… Gagnez du temps dans le traitement de la paye Définissez les paramètres de paye Personnalisez les constantes (taux, plafonds…), variables et rubriques (brut, cotisations, net…) de vos dossiers clients. Profitez également de plans de paie adaptés aux conventions des secteurs suivants : Bâtiment, Hôtel Café Restaurant, Spectacle, Agricole. Interrogez les données de paye pour en faire une parfaite analyse Vous pouvez interroger une ou plusieurs données de paye, sur une période choisie, pour un ou plusieurs salariés. Vous réalisez ainsi des analyses salariales précises (rechercher le nombre d’heures travaillées pour tous les salariés par exemple). Etablissez une véritable gestion administrative Vous pouvez répertorier tous les documents liés aux salariés : lettres, contrats, attestations, déclarations etc. Ils peuvent être consultés, modifiés, dupliqués, imprimés et envoyés par e-mail. Anticipez les changements de taux Toutes les constantes saisies (SMIC, plafonds…) sont prises en compte à la date d’application souhaitée. Un bulletin qui nécessite d’être recalculé à postériori prendra automatiquement en compte le taux en vigueur à la période du bulletin. Personnalisez votre interface et accompagnez efficacement vos clients Editez des déclarations conformes à la législation en vigueur Effectuez vos déclarations sociales conformément à la législation : DADS-U à la norme 4DS, DUCS EDI URSSAF et Retraite, DPAE… Toutes vos déclarations se remplissent automatiquement en fonction des informations saisies dans le logiciel. Générez sereinement vos Déclarations Sociales Nominatives La Déclaration Sociale Nominative (DSN) va remplacer la plupart des déclarations sociales actuellement en vigueur et notamment la DUCS et la DADS-U. Cette évolution réglementaire sera généralisée au 1er janvier 2017. Avec EBP Paye Ligne Expert-Comptable, vous transmettez vos DSN mensuelles en toute conformité et gérez les signalements associés (arrêts de travail, fin de contrat…). Générez sereinement les déclarations sociales Générez vos DSN mensuelles conformément aux nouvelles obligations sociales Profitez de l’assistant de création des documents administratifs associés aux événements de vos clients * Nécessite un abonnement au portail Jedeclare.com 28 ZOOM sur les fonctions clés Personnalisez rapidement vos dossiers Créez facilement les profils de paye (Cadre, Non cadre, Apprenti …) et paramétrez le logiciel selon les spécificités de vos clients (variables, rubriques, cumuls, listes des champs de la fiche salarié). Profitez de plusieurs modèles de bulletins de paye, prêts à l’emploi. Vous pouvez également les personnaliser selon la charte graphique de vos clients. Télétransmettez les déclarations aux organismes sociaux en un clic Le logiciel Paye Ligne Expert-Comptable intègre une liaison directe avec le portail Jedeclare.com*. Vous simplifiez vos démarches administratives en télédéclarant la DSN, DADS-U, DPAE et la DUCS en EDI. Le logiciel calcule et remplit automatiquement tous les montants. Un clic suffit pour envoyer les formulaires aux organismes sociaux. Optez pour la simplification dans la gestion des congés payés et absences La gestion des congés peut être réalisée par établissement ou par salarié. Pour gagner du temps, il est possible de saisir en masse des absences, au travers d’une grille de saisie, avec un travail par anticipation sur 1, 3 ou 6 mois. Les plannings sont entièrement personnalisables donnant ainsi de la souplesse dans les absences gérées par l’entreprise (congés payés, maladie, maternité, AT, etc.). Pour chaque type d’absence, le mode de décompte est défini et calculé de manière précise (jours ouvrés, ouvrables, calendaires, heures réelles). Préparez les bulletins en masse La préparation des bulletins de paye peut être réalisée en masse avec de nombreux filtres de préparation (période d’emploi, dates de paiement, moyens de paiement), mais aussi il est possible, depuis la saisie des variables, de mettre à jour des données salariales par service (salaire, heure, etc.). Modifiez rapidement plusieurs fiches salariés à l’aide des assistants de mises à jour. Réalisez tous les documents administratifs Le logiciel vous accompagne dans les démarches administratives et sociales en vous permettant d’éditer tous les documents incontournables pour vos clients : Attestation Maladie - Maternité - Paternité (régime général et agricole), Attestation Accident du Travail - Maladie Professionnelle (régime général et agricole), Déclaration d’Accident du Travail, Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE)… Gagnez du temps dans le traitement de la paye Définissez les paramètres de paye Personnalisez les constantes (taux, plafonds…), variables et rubriques (brut, cotisations, net…) de vos dossiers clients. Profitez également de plans de paie adaptés aux conventions des secteurs suivants : Bâtiment, Hôtel Café Restaurant, Spectacle, Agricole. Interrogez les données de paye pour en faire une parfaite analyse Vous pouvez interroger une ou plusieurs données de paye, sur une période choisie, pour un ou plusieurs salariés. Vous réalisez ainsi des analyses salariales précises (rechercher le nombre d’heures travaillées pour tous les salariés par exemple). Etablissez une véritable gestion administrative Vous pouvez répertorier tous les documents liés aux salariés : lettres, contrats, attestations, déclarations etc. Ils peuvent être consultés, modifiés, dupliqués, imprimés et envoyés par e-mail. Anticipez les changements de taux Toutes les constantes saisies (SMIC, plafonds…) sont prises en compte à la date d’application souhaitée. Un bulletin qui nécessite d’être recalculé à postériori prendra automatiquement en compte le taux en vigueur à la période du bulletin. Personnalisez votre interface et accompagnez efficacement vos clients Editez des déclarations conformes à la législation en vigueur Effectuez vos déclarations sociales conformément à la législation : DADS-U à la norme 4DS, DUCS EDI URSSAF et Retraite, DPAE… Toutes vos déclarations se remplissent automatiquement en fonction des informations saisies dans le logiciel. Générez sereinement vos Déclarations Sociales Nominatives La Déclaration Sociale Nominative (DSN) va remplacer la plupart des déclarations sociales actuellement en vigueur et notamment la DUCS et la DADS-U. Cette évolution réglementaire sera généralisée au 1er janvier 2017. Avec EBP Paye Ligne Expert-Comptable, vous transmettez vos DSN mensuelles en toute conformité et gérez les signalements associés (arrêts de travail, fin de contrat…). Générez sereinement les déclarations sociales Générez vos DSN mensuelles conformément aux nouvelles obligations sociales Profitez de l’assistant de création des documents administratifs associés aux événements de vos clients * Nécessite un abonnement au portail Jedeclare.com ZOOM sur les fonctions clés Personnalisez rapidement vos dossiers Créez facilement les profils de paye (Cadre, Non cadre, Apprenti …) et paramétrez le logiciel selon les spécificités de vos clients (variables, rubriques, cumuls, listes des champs de la fiche salarié). Profitez de plusieurs modèles de bulletins de paye, prêts à l’emploi. Vous pouvez également les personnaliser selon la charte graphique de vos clients. Télétransmettez les déclarations aux organismes sociaux en un clic Le logiciel Paye Ligne Expert-Comptable intègre une liaison directe avec le portail Jedeclare.com*. Vous simplifiez vos démarches administratives en télédéclarant la DSN, DADS-U, DPAE et la DUCS en EDI. Le logiciel calcule et remplit automatiquement tous les montants. Un clic suffit pour envoyer les formulaires aux organismes sociaux. Optez pour la simplification dans la gestion des congés payés et absences La gestion des congés peut être réalisée par établissement ou par salarié. Pour gagner du temps, il est possible de saisir en masse des absences, au travers d’une grille de saisie, avec un travail par anticipation sur 1, 3 ou 6 mois. Les plannings sont entièrement personnalisables donnant ainsi de la souplesse dans les absences gérées par l’entreprise (congés payés, maladie, maternité, AT, etc.). Pour chaque type d’absence, le mode de décompte est défini et calculé de manière précise (jours ouvrés, ouvrables, calendaires, heures réelles). Préparez les bulletins en masse La préparation des bulletins de paye peut être réalisée en masse avec de nombreux filtres de préparation (période d’emploi, dates de paiement, moyens de paiement), mais aussi il est possible, depuis la saisie des variables, de mettre à jour des données salariales par service (salaire, heure, etc.). Modifiez rapidement plusieurs fiches salariés à l’aide des assistants de mises à jour. Réalisez tous les documents administratifs Le logiciel vous accompagne dans les démarches administratives et sociales en vous permettant d’éditer tous les documents incontournables pour vos clients : Attestation Maladie - Maternité - Paternité (régime général et agricole), Attestation Accident du Travail - Maladie Professionnelle (régime général et agricole), Déclaration d’Accident du Travail, Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE)… Gagnez du temps dans le traitement de la paye Définissez les paramètres de paye Personnalisez les constantes (taux, plafonds…), variables et rubriques (brut, cotisations, net…) de vos dossiers clients. Profitez également de plans de paie adaptés aux conventions des secteurs suivants : Bâtiment, Hôtel Café Restaurant, Spectacle, Agricole. Interrogez les données de paye pour en faire une parfaite analyse Vous pouvez interroger une ou plusieurs données de paye, sur une période choisie, pour un ou plusieurs salariés. Vous réalisez ainsi des analyses salariales précises (rechercher le nombre d’heures travaillées pour tous les salariés par exemple). Etablissez une véritable gestion administrative Vous pouvez répertorier tous les documents liés aux salariés : lettres, contrats, attestations, déclarations etc. Ils peuvent être consultés, modifiés, dupliqués, imprimés et envoyés par e-mail. Anticipez les changements de taux Toutes les constantes saisies (SMIC, plafonds…) sont prises en compte à la date d’application souhaitée. Un bulletin qui nécessite d’être recalculé à postériori prendra automatiquement en compte le taux en vigueur à la période du bulletin. Personnalisez votre interface et accompagnez efficacement vos clients Editez des déclarations conformes à la législation en vigueur Effectuez vos déclarations sociales conformément à la législation : DADS-U à la norme 4DS, DUCS EDI URSSAF et Retraite, DPAE… Toutes vos déclarations se remplissent automatiquement en fonction des informations saisies dans le logiciel. Générez sereinement vos Déclarations Sociales Nominatives La Déclaration Sociale Nominative (DSN) va remplacer la plupart des déclarations sociales actuellement en vigueur et notamment la DUCS et la DADS-U. Cette évolution réglementaire sera généralisée au 1er janvier 2017. Avec EBP Paye Ligne Expert-Comptable, vous transmettez vos DSN mensuelles en toute conformité et gérez les signalements associés (arrêts de travail, fin de contrat…). Générez sereinement les déclarations sociales Générez vos DSN mensuelles conformément aux nouvelles obligations sociales Profitez de l’assistant de création des documents administratifs associés aux événements de vos clients * Nécessite un abonnement au portail Jedeclare.com 29 Paye Ligne Expert-Comptable EBP Paye Ligne Expert-Comptable répond aux exigences des cabinets d’expertise comptable en traitant de manière sécurisée l’ensemble de la production sociale : édition des bulletins de paye, états et déclarations sociales. Le logiciel permet la saisie des événements à tout moment (Absences, congés, formations, entrées, sorties…) ainsi que la production des documents contractuels associés : contrats de travail, certificats, attestations, lettres d’information... Dotée d’une interface intuitive, le logiciel conjugue à la fois performance, fiabilité et souplesse pour faire face aux évolutions légales et répondre aux demandes de vos clients. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : illimité • Version réseau : nous consulter • Sauvegarde et restauration de données • Tableau de bord • Personnalisation des droits utilisateurs (en version réseau : nous consulter) • Synchronisation des données avec EBP Compta • Version monoposte • Assistant de navigation : Open Guide • Assistant de navigation personnalisable • Aide en ligne • Mises à jour du paramétrage système • Paramétrage de favoris dans la barre de navigation Gestion des payes • Planning hebdomadaire et annuel • Gestion du décalage de paye sur l’établissement • Définition des régimes et des tranches de cotisations • Personnalisation des organismes (ou institutions) et caisses • Personnalisation de l’organisme collecteur pour les impressions et les déclarations • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions • Définition des variables salariés • Définition des natures et fonctions de rubriques de type : brut, cotisation net, commentaire, intermédiaire • Classement par thème des paramètres de paye • Définition de profils et de sous profils de paye • Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d’autres rubriques • Saisie semi-automatique des formules • Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié • Explication des calculs de paye • Interrogation des données de paye enrichie • Paramétrage des tris sur les listes • Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA • Définition et personnalisation des cumuls • Gestion des effectifs • Gestion des acomptes et des prêts • Virement des acomptes Gestion des salariés • Assistant de création d’un salarié • Assistant de mise à jour des salariés • Nombre de salariés illimité • Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, etc. • Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement • Définition des modèles de documents administratifs • Définition d’un planning hebdomadaire par salarié • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité Emploi) Gestion des bulletins de paye • Bulletins de reprise • Bulletin de paye pour un salarié sorti • Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié • Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement • Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) • Saisies des variables depuis une grille pour tous les salariés • Paye inversée • Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisations • Validation individuelle des bulletins ou en masse lors de la clôture de paye • Reprise de paye sur les variables et les cumuls Gestion des congés/absences • Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles) • Définition de nouveaux types d’absences • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye • Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin • Gestion du DIF et du CPF • Gestion des RTT • DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP • DUCS papier états préparatoires • Déclaration des données sociales à la norme 4DS(1) • Attestation Employeur Dématérialisée (AED) conforme à la norme 4DS • Attestations de salaire, Maladie/AT • Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS au format EDI(1) • Déclaration Sociale Nominative (DSN) (2) • Télétransmission de la DSN(1) Gestion des exercices • Gestion des Exercices (social, congés payés etc.) • Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l’événement • Consultation interactive des données sur tous les exercices Historisation des données de paye • Historisation des paramétrages de paye • Historisation de la fiche salarié • Consultation de tout l’historique du calcul du bulletin non validé • Consultation de l’historique des changements d’un salarié et de son contrat de travail Impressions • Fiches de paramétrage • Etat des paiements • Etat des heures • Etats des absences par salarié et par type d’absence • Etats des variables • Etats des charges par organisme avec effectif • Etats des charges salariales / patronales • Livre et Journal de paye • Etat des congés payés • Etat des allègements TEPA et Fillon • Etat récapitulatif CICE, DADSU, DSN, CI BTP / MSA, DUCS • Documents administratifs • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) • Différents modèles de bulletins personnalisables • Duplicata des bulletins • Réimpression des bulletins validés • Fiche individuelle • Lettre de revenus Imposables • Registre du personnel • Liste des entrées / sorties • Etat récapitulatif de la taxe sur les salaires • Impression de l’état des provisions de congés payés Transferts comptables • Historique des transferts • Transfert comptable des salaires et des paiements • Transfert comptable des acomptes • Transfert comptable des écritures de provisions de congés payés Exportation • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert- Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au portail Jedeclare.com (2) Nécessite la souscription à une offre de services (Privilège ou Premium). Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 30 Business Plan Ligne Expert-Comptable Le logiciel EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable est dédié à la réalisation de prévisionnels et business plans détaillés sur 6 ans. Toutes les fonctionnalités du logiciel sont conçues pour vous faire gagner en productivité dans le traitement des dossiers de vos clients : saisie rapide des prévisions, gestion des hypothèses, création de vos propres modèles de rapports… Vous accompagnez efficacement vos clients à chaque étape de la vie de leur entreprise : projet de création, développement ou reprise d’entreprise. Caractéristiques générales • Version monoposte et réseau • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Possibilité d’ajouter des commentaires à chaque étape du business plan • Etapes du business plan clairement définies : prévisions, résultats, rapports • Travail sur plusieurs business plans en même temps • Personnalisation des droits utilisateurs • Liaison / Synchronisation avec EBP Comptabilité • Import de balance • Aide en ligne Paramètres du dossier • Gestion des exercices (Ajout/Suppression/ Modification) • Nombre d’exercice • Définition taux de TVA • Définition taux de TVA par exercice • Définition saisonnalité simple • Définition saisonnalité détaillée (Pourcentage) • Définition échéanciers • Définition échéancier par exercice • Définition profil de personnel • Définition profil de personnel par exercice • Définition coefficients dégressifs • Définition barème d’imposition • Définition types de taxes parafiscales • Ventilation analytique • Import de balance réalisé • Import balance N-1 • Gestion des devises • Paramètres de TVA • Découvert de trésorerie Paramètres sociétés • Options de calcul des résultats comparatifs • Option d’affichage • Option mise à jour automatique des balances (Liaison avec Compta OL) Paramètres Hypothèse • Gestion des pré-options • Options générales de l’hypothèse • Duplication hypothèse • Assistant suppression hypothèse • Définir comme l’hypothèse courante Synchronisation EBP Comptabilité • Synchronisation des fiches communes • Synchronisation des postes analytiques • Synchronisation automatique des balances Saisie • Écriture d’un business plan sur une ou plusieurs années (jusqu’à 6 ans) • Prévisions annuelles ou mensuelles • Importation de la balance N-1 • Amortissement linéaire ou dégressif des investissements • Calcul de l’échéancier des emprunts et crédits bails • Gestion des saisonnalités • Gestion des échéanciers par exercice • Impôts et taxes • Choix entre deux types d’activités : négoce ou production • Rémunérations des salariés et des dirigeants Prévisions • Investissements • Ventes et achats • Immobilisations en cours • Cessions d’immobilisations • Apports en capital • Comptes courants d’associé • Subvention d’exploitation • Subventions d’investissement • Crédit - bail • Crédit bail antérieur • Emprunts • Emprunts antérieur • Emprunts à taux variables • Charges externes • Impôts et taxes • Impôts sur les sociétés • Rémunérations des salariés • Rémunérations du dirigeant • Prélèvement de l’exploitant • Cotisations TNS • Taxes assises sur les salaires • Autres charges personnel • Autres prévisions : Charges et produits d’exploitation, Charges et produits financiers, Charges et produits exceptionnels, Provisions, Participations des salariés, etc. • Assistant de mise à jour • Saisie rapide • Changer d’hypothèse Résultats • Résultats statiques • Résultats dynamiques • Résultats comparatifs Réalisé/ Estimé • Résultats comparatifs entre hypothèses • Graphique • Graphique dynamique • Filtres et options d’affichage • Ouvrir une prévision • Expliquer la valeur • Export Excel depuis le résultat Rapport • Variables • Variables filtre sur l’analytique • Variable filtre sur l’hypothèse • Nombre de chapitres illimité • Nombre de rapports illimité • Insertion d’un tableau • Insertion d’un graphique • Insertion du détail des prévisions • Insertion de la liste des prévisions • Génération d’un PDF, Power Point, doc, docx, odt, pdf • Création de la table des matières • Hiérarchie des chapitres • En tête et pied de page • Modèle EBP • Modèle utilisateur • Import de modèle de rapport Impressions • Prévisions • Cession d’immos • Autres prévisions • Résultats statiques • Résultats dynamiques • Résultats comparatifs • Graphiques • Ratios • Variables • Chapitres • Rapports Outils • Work Flow • Journal des événements • Tableau de bord • Tableau de bord personnalisable • Sauvegarde • Restauration • Sauvegarde en ligne • Aide en ligne • Aide contextuelle Liste des fonctions non exhaustive Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. Paye Ligne Expert-Comptable EBP Paye Ligne Expert-Comptable répond aux exigences des cabinets d’expertise comptable en traitant de manière sécurisée l’ensemble de la production sociale : édition des bulletins de paye, états et déclarations sociales. Le logiciel permet la saisie des événements à tout moment (Absences, congés, formations, entrées, sorties…) ainsi que la production des documents contractuels associés : contrats de travail, certificats, attestations, lettres d’information... Dotée d’une interface intuitive, le logiciel conjugue à la fois performance, fiabilité et souplesse pour faire face aux évolutions légales et répondre aux demandes de vos clients. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : illimité • Version réseau : nous consulter • Sauvegarde et restauration de données • Tableau de bord • Personnalisation des droits utilisateurs (en version réseau : nous consulter) • Synchronisation des données avec EBP Compta • Version monoposte • Assistant de navigation : Open Guide • Assistant de navigation personnalisable • Aide en ligne • Mises à jour du paramétrage système • Paramétrage de favoris dans la barre de navigation Gestion des payes • Planning hebdomadaire et annuel • Gestion du décalage de paye sur l’établissement • Définition des régimes et des tranches de cotisations • Personnalisation des organismes (ou institutions) et caisses • Personnalisation de l’organisme collecteur pour les impressions et les déclarations • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Définition des tables de calcul à 1 ou 2 dimensions • Définition des variables salariés • Définition des natures et fonctions de rubriques de type : brut, cotisation net, commentaire, intermédiaire • Classement par thème des paramètres de paye • Définition de profils et de sous profils de paye • Personnalisation des rubriques pour définir des liaisons avec d’autres rubriques • Saisie semi-automatique des formules • Personnalisation des valeurs des champs de la fiche salarié • Explication des calculs de paye • Interrogation des données de paye enrichie • Paramétrage des tris sur les listes • Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA • Définition et personnalisation des cumuls • Gestion des effectifs • Gestion des acomptes et des prêts • Virement des acomptes Gestion des salariés • Assistant de création d’un salarié • Assistant de mise à jour des salariés • Nombre de salariés illimité • Nombreux profils proposés : cadre, apprenti, etc. • Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement • Définition des modèles de documents administratifs • Définition d’un planning hebdomadaire par salarié • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité Emploi) Gestion des bulletins de paye • Bulletins de reprise • Bulletin de paye pour un salarié sorti • Plusieurs bulletins par mois pour un même salarié • Personnalisation de la période de paye et de la date de paiement • Saisie des variables depuis le bulletin (salaires, heures) • Saisies des variables depuis une grille pour tous les salariés • Paye inversée • Régularisation progressive ou annuelle des bases de cotisations • Validation individuelle des bulletins ou en masse lors de la clôture de paye • Reprise de paye sur les variables et les cumuls Gestion des congés/absences • Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ouvrables/calendaires/heures réelles) • Définition de nouveaux types d’absences • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Saisie des absences et congés payés à partir du bulletin de paye • Neutralisation des plafonds et des congés payés pour un bulletin • Gestion du DIF et du CPF • Gestion des RTT • DUCS EDI(1) URSSAF et IRC/IP • DUCS papier états préparatoires • Déclaration des données sociales à la norme 4DS(1) • Attestation Employeur Dématérialisée (AED) conforme à la norme 4DS • Attestations de salaire, Maladie/AT • Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS au format EDI(1) • Déclaration Sociale Nominative (DSN) (2) • Télétransmission de la DSN(1) Gestion des exercices • Gestion des Exercices (social, congés payés etc.) • Clôture et déclôture annuelle avec traçabilité de l’événement • Consultation interactive des données sur tous les exercices Historisation des données de paye • Historisation des paramétrages de paye • Historisation de la fiche salarié • Consultation de tout l’historique du calcul du bulletin non validé • Consultation de l’historique des changements d’un salarié et de son contrat de travail Impressions • Fiches de paramétrage • Etat des paiements • Etat des heures • Etats des absences par salarié et par type d’absence • Etats des variables • Etats des charges par organisme avec effectif • Etats des charges salariales / patronales • Livre et Journal de paye • Etat des congés payés • Etat des allègements TEPA et Fillon • Etat récapitulatif CICE, DADSU, DSN, CI BTP / MSA, DUCS • Documents administratifs • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) • Différents modèles de bulletins personnalisables • Duplicata des bulletins • Réimpression des bulletins validés • Fiche individuelle • Lettre de revenus Imposables • Registre du personnel • Liste des entrées / sorties • Etat récapitulatif de la taxe sur les salaires • Impression de l’état des provisions de congés payés Transferts comptables • Historique des transferts • Transfert comptable des salaires et des paiements • Transfert comptable des acomptes • Transfert comptable des écritures de provisions de congés payés Exportation • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert- Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au portail Jedeclare.com (2) Nécessite la souscription à une offre de services (Privilège ou Premium). Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 31 ZOOM sur les fonctions clés Paramétrez facilement vos champs principaux Utilisez les pré-options pour définir la valeur par défaut des champs principaux de vos prévisions. Paramétrez par exemple, la saisonnalité, l’échéancier ou encore le taux de TVA applicable à chaque type de prévision. Ainsi, dès lors que vous créez une nouvelle prévision, celle-ci sera initialisée avec vos préférences. Evaluez les différentes opportunités des projets Votre dossier peut contenir jusqu’à 5 hypothèses de travail. Vous travaillez ainsi sur un même Business Plan tout en évaluant les différentes opportunités qui s’offrent à votre client (un contexte économique favorable ou défavorable, une forme juridique plutôt qu’une autre, un mode d’imposition différent …). Générez les résultats sous forme de tableaux, de graphiques et de ratios Le logiciel génère de nombreux états et propose l’analyse de l’ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios : n Le compte de résultat, n Le tableau de trésorerie, n Le seuil de rentabilité, n Le point mort, n Le bilan, n Les tableaux concernant le fonds de roulement, n Les tableaux de financements, n Les récapitulatifs de TVA, n Etc. Visualisez automatiquement les résultats Gagnez en productivité avec la saisie rapide Bénéficiez d’un mode de saisie rapide, disponible dans la barre d’outils de chacune des listes de prévisions : n Les Financements : apports en capital, comptes courants d’associé, emprunts, crédits bails, subventions, n Les Ventes : négoce, produits & services , n Les Achats : marchandises, matières premières, services, n Les charges externes, n Les Investissements : incorporels, corporels et financiers, n Le Personnel : rémunérations des salariés, rémunérations du dirigeant, prélèvement de l’exploitant, cotisations TNS, taxes assises sur les salaires et les autres charges de personnel, n Les Impôts & Taxes, n Etc. Optimisez la saisie des prévisions Profitez d’une interface conviviale pour saisir vos prévisions en masse. Disposez d’une vision synthétique du projet EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable intègre un tableau de bord proposant une synthèse de votre dossier client : n La liquidité du projet : version synthétique des encaissements et décaissements et situation de trésorerie à chaque fin de période. n La rentabilité du projet : version synthétique du seuil de rentabilité. Le tableau permet de visualiser si le projet est rentable et à quel moment. n Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique indique l’évolution du chiffre d’affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes du Business Plan. n Etc. Vous suivez ainsi efficacement les variations du projet de votre client et proposez des réajustements dès que cela est nécessaire. Générez des dossiers financiers dynamiques Vous générez vos dossiers au format word, open office, pdf ou powertpoint. EBP Business Plan met à disposition 2 modèles de rapport, auxquels peuvent s’ajouter vos propres modèles utilisateurs que vous pourrez exporter par la suite. Insérez alors les variables de votre choix par de simples « glisser-déposer » et définissez l’arborescence de vos chapitres. Vous éditez des business plans et dossiers financiers soignés, adaptés à l’activité de vos clients. Personnalisez vos rapports Construisez facilement vos propres modèles de business plans. Suivez les écarts et ajustez la stratégie EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable permet de suivre année par année, l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales grâce aux résultats comparatifs estimé/réalisé. Présentez sous forme de graphique dynamique tout ou partie d’un résultat présenté dans un tableau comparatif. Suivez l’écart entre les réalisations et vos prévisions grâce aux tableaux comparatifs et aux graphiques dynamiques. 32 ZOOM sur les fonctions clés Paramétrez facilement vos champs principaux Utilisez les pré-options pour définir la valeur par défaut des champs principaux de vos prévisions. Paramétrez par exemple, la saisonnalité, l’échéancier ou encore le taux de TVA applicable à chaque type de prévision. Ainsi, dès lors que vous créez une nouvelle prévision, celle-ci sera initialisée avec vos préférences. Evaluez les différentes opportunités des projets Votre dossier peut contenir jusqu’à 5 hypothèses de travail. Vous travaillez ainsi sur un même Business Plan tout en évaluant les différentes opportunités qui s’offrent à votre client (un contexte économique favorable ou défavorable, une forme juridique plutôt qu’une autre, un mode d’imposition différent …). Générez les résultats sous forme de tableaux, de graphiques et de ratios Le logiciel génère de nombreux états et propose l’analyse de l’ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios : n Le compte de résultat, n Le tableau de trésorerie, n Le seuil de rentabilité, n Le point mort, n Le bilan, n Les tableaux concernant le fonds de roulement, n Les tableaux de financements, n Les récapitulatifs de TVA, n Etc. Visualisez automatiquement les résultats Gagnez en productivité avec la saisie rapide Bénéficiez d’un mode de saisie rapide, disponible dans la barre d’outils de chacune des listes de prévisions : n Les Financements : apports en capital, comptes courants d’associé, emprunts, crédits bails, subventions, n Les Ventes : négoce, produits & services , n Les Achats : marchandises, matières premières, services, n Les charges externes, n Les Investissements : incorporels, corporels et financiers, n Le Personnel : rémunérations des salariés, rémunérations du dirigeant, prélèvement de l’exploitant, cotisations TNS, taxes assises sur les salaires et les autres charges de personnel, n Les Impôts & Taxes, n Etc. Optimisez la saisie des prévisions Profitez d’une interface conviviale pour saisir vos prévisions en masse. Disposez d’une vision synthétique du projet EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable intègre un tableau de bord proposant une synthèse de votre dossier client : n La liquidité du projet : version synthétique des encaissements et décaissements et situation de trésorerie à chaque fin de période. n La rentabilité du projet : version synthétique du seuil de rentabilité. Le tableau permet de visualiser si le projet est rentable et à quel moment. n Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique indique l’évolution du chiffre d’affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes du Business Plan. n Etc. Vous suivez ainsi efficacement les variations du projet de votre client et proposez des réajustements dès que cela est nécessaire. Générez des dossiers financiers dynamiques Vous générez vos dossiers au format word, open office, pdf ou powertpoint. EBP Business Plan met à disposition 2 modèles de rapport, auxquels peuvent s’ajouter vos propres modèles utilisateurs que vous pourrez exporter par la suite. Insérez alors les variables de votre choix par de simples « glisser-déposer » et définissez l’arborescence de vos chapitres. Vous éditez des business plans et dossiers financiers soignés, adaptés à l’activité de vos clients. Personnalisez vos rapports Construisez facilement vos propres modèles de business plans. Suivez les écarts et ajustez la stratégie EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable permet de suivre année par année, l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales grâce aux résultats comparatifs estimé/réalisé. Présentez sous forme de graphique dynamique tout ou partie d’un résultat présenté dans un tableau comparatif. Suivez l’écart entre les réalisations et vos prévisions grâce aux tableaux comparatifs et aux graphiques dynamiques. ZOOM sur les fonctions clés Paramétrez facilement vos champs principaux Utilisez les pré-options pour définir la valeur par défaut des champs principaux de vos prévisions. Paramétrez par exemple, la saisonnalité, l’échéancier ou encore le taux de TVA applicable à chaque type de prévision. Ainsi, dès lors que vous créez une nouvelle prévision, celle-ci sera initialisée avec vos préférences. Evaluez les différentes opportunités des projets Votre dossier peut contenir jusqu’à 5 hypothèses de travail. Vous travaillez ainsi sur un même Business Plan tout en évaluant les différentes opportunités qui s’offrent à votre client (un contexte économique favorable ou défavorable, une forme juridique plutôt qu’une autre, un mode d’imposition différent …). Générez les résultats sous forme de tableaux, de graphiques et de ratios Le logiciel génère de nombreux états et propose l’analyse de l’ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios : n Le compte de résultat, n Le tableau de trésorerie, n Le seuil de rentabilité, n Le point mort, n Le bilan, n Les tableaux concernant le fonds de roulement, n Les tableaux de financements, n Les récapitulatifs de TVA, n Etc. Visualisez automatiquement les résultats Gagnez en productivité avec la saisie rapide Bénéficiez d’un mode de saisie rapide, disponible dans la barre d’outils de chacune des listes de prévisions : n Les Financements : apports en capital, comptes courants d’associé, emprunts, crédits bails, subventions, n Les Ventes : négoce, produits & services , n Les Achats : marchandises, matières premières, services, n Les charges externes, n Les Investissements : incorporels, corporels et financiers, n Le Personnel : rémunérations des salariés, rémunérations du dirigeant, prélèvement de l’exploitant, cotisations TNS, taxes assises sur les salaires et les autres charges de personnel, n Les Impôts & Taxes, n Etc. Optimisez la saisie des prévisions Profitez d’une interface conviviale pour saisir vos prévisions en masse. Disposez d’une vision synthétique du projet EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable intègre un tableau de bord proposant une synthèse de votre dossier client : n La liquidité du projet : version synthétique des encaissements et décaissements et situation de trésorerie à chaque fin de période. n La rentabilité du projet : version synthétique du seuil de rentabilité. Le tableau permet de visualiser si le projet est rentable et à quel moment. n Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique indique l’évolution du chiffre d’affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes du Business Plan. n Etc. Vous suivez ainsi efficacement les variations du projet de votre client et proposez des réajustements dès que cela est nécessaire. Générez des dossiers financiers dynamiques Vous générez vos dossiers au format word, open office, pdf ou powertpoint. EBP Business Plan met à disposition 2 modèles de rapport, auxquels peuvent s’ajouter vos propres modèles utilisateurs que vous pourrez exporter par la suite. Insérez alors les variables de votre choix par de simples « glisser-déposer » et définissez l’arborescence de vos chapitres. Vous éditez des business plans et dossiers financiers soignés, adaptés à l’activité de vos clients. Personnalisez vos rapports Construisez facilement vos propres modèles de business plans. Suivez les écarts et ajustez la stratégie EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable permet de suivre année par année, l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales grâce aux résultats comparatifs estimé/réalisé. Présentez sous forme de graphique dynamique tout ou partie d’un résultat présenté dans un tableau comparatif. Suivez l’écart entre les réalisations et vos prévisions grâce aux tableaux comparatifs et aux graphiques dynamiques. 33 Business Plan Ligne Expert-Comptable Le logiciel EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable est dédié à la réalisation de prévisionnels et business plans détaillés sur 6 ans. Toutes les fonctionnalités du logiciel sont conçues pour vous faire gagner en productivité dans le traitement des dossiers de vos clients : saisie rapide des prévisions, gestion des hypothèses, création de vos propres modèles de rapports… Vous accompagnez efficacement vos clients à chaque étape de la vie de leur entreprise : projet de création, développement ou reprise d’entreprise. Caractéristiques générales • Version monoposte et réseau • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Possibilité d’ajouter des commentaires à chaque étape du business plan • Etapes du business plan clairement définies : prévisions, résultats, rapports • Travail sur plusieurs business plans en même temps • Personnalisation des droits utilisateurs • Liaison / Synchronisation avec EBP Comptabilité • Import de balance • Aide en ligne Paramètres du dossier • Gestion des exercices (Ajout/Suppression/ Modification) • Nombre d’exercice • Définition taux de TVA • Définition taux de TVA par exercice • Définition saisonnalité simple • Définition saisonnalité détaillée (Pourcentage) • Définition échéanciers • Définition échéancier par exercice • Définition profil de personnel • Définition profil de personnel par exercice • Définition coefficients dégressifs • Définition barème d’imposition • Définition types de taxes parafiscales • Ventilation analytique • Import de balance réalisé • Import balance N-1 • Gestion des devises • Paramètres de TVA • Découvert de trésorerie Paramètres sociétés • Options de calcul des résultats comparatifs • Option d’affichage • Option mise à jour automatique des balances (Liaison avec Compta OL) Paramètres Hypothèse • Gestion des pré-options • Options générales de l’hypothèse • Duplication hypothèse • Assistant suppression hypothèse • Définir comme l’hypothèse courante Synchronisation EBP Comptabilité • Synchronisation des fiches communes • Synchronisation des postes analytiques • Synchronisation automatique des balances Saisie • Écriture d’un business plan sur une ou plusieurs années (jusqu’à 6 ans) • Prévisions annuelles ou mensuelles • Importation de la balance N-1 • Amortissement linéaire ou dégressif des investissements • Calcul de l’échéancier des emprunts et crédits bails • Gestion des saisonnalités • Gestion des échéanciers par exercice • Impôts et taxes • Choix entre deux types d’activités : négoce ou production • Rémunérations des salariés et des dirigeants Prévisions • Investissements • Ventes et achats • Immobilisations en cours • Cessions d’immobilisations • Apports en capital • Comptes courants d’associé • Subvention d’exploitation • Subventions d’investissement • Crédit - bail • Crédit bail antérieur • Emprunts • Emprunts antérieur • Emprunts à taux variables • Charges externes • Impôts et taxes • Impôts sur les sociétés • Rémunérations des salariés • Rémunérations du dirigeant • Prélèvement de l’exploitant • Cotisations TNS • Taxes assises sur les salaires • Autres charges personnel • Autres prévisions : Charges et produits d’exploitation, Charges et produits financiers, Charges et produits exceptionnels, Provisions, Participations des salariés, etc. • Assistant de mise à jour • Saisie rapide • Changer d’hypothèse Résultats • Résultats statiques • Résultats dynamiques • Résultats comparatifs Réalisé/ Estimé • Résultats comparatifs entre hypothèses • Graphique • Graphique dynamique • Filtres et options d’affichage • Ouvrir une prévision • Expliquer la valeur • Export Excel depuis le résultat Rapport • Variables • Variables filtre sur l’analytique • Variable filtre sur l’hypothèse • Nombre de chapitres illimité • Nombre de rapports illimité • Insertion d’un tableau • Insertion d’un graphique • Insertion du détail des prévisions • Insertion de la liste des prévisions • Génération d’un PDF, Power Point, doc, docx, odt, pdf • Création de la table des matières • Hiérarchie des chapitres • En tête et pied de page • Modèle EBP • Modèle utilisateur • Import de modèle de rapport Impressions • Prévisions • Cession d’immos • Autres prévisions • Résultats statiques • Résultats dynamiques • Résultats comparatifs • Graphiques • Ratios • Variables • Chapitres • Rapports Outils • Work Flow • Journal des événements • Tableau de bord • Tableau de bord personnalisable • Sauvegarde • Restauration • Sauvegarde en ligne • Aide en ligne • Aide contextuelle Liste des fonctions non exhaustive Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 34 CRM Ligne Expert-Comptable La Gestion de la Relation Client (ou CRM) place le client au coeur de la stratégie du cabinet : une mesure phare pour fidéliser vos clients et développer vos missions. Avec le logiciel CRM Ligne Expert-Comptable EBP, vous centralisez toutes les informations clients et prospects et disposez ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact du cabinet. Toutes les données collectées permettent de suivre méthodiquement les opportunités de nouvelles missions. Vous réalisez également vos propres actions de marketing par courrier ou email en toute simplicité. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 dossiers • Réseau : nous consulter • Tableau de bord (activités à traiter, opportunités en cours, statut des pistes, évolution du CA/mois…) • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide) • Barre de tâches • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Aide en ligne • Archivage des fiches • Sauvegarde et restauration des données • Sauvegarde automatique à la fermeture du dossier • Gestion des droits par utilisateur Gestion des prospects/clients • Recueil d’informations : coordonnées, société, effectif, CA, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses, famille • Classification des tiers selon leur statut : fiche pistes (tiers peu qualifiés), comptes (entreprise) et contacts (personne) • Conversion sans ressaisie de fiche « piste » en « compte » et/ou « contact » lorsque la piste est qualifiée • Multiples contacts par fiche « compte » • Classification des « comptes » par famille et sous famille • Assistant de mise à jour des fiches pistes, comptes clients, contacts, comptes fournisseurs • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Localisation des tiers et calcul d’itinéraires avec Mappy, Google Maps, Yahoo France, Bing • Informations sur la solvabilité des clients avec société.com • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Import paramétrable de tiers • Export vers Excel® Echanges avec un tiers (clients) • Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, SMS, tâches, événements • Création de fiches « Activités » de type e-mail, appel, courrier, fax, tâche, évènement, SMS, pour archiver les informations liées à un échange avec un tiers (motif, date, heure, durée, compte rendu) • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte pour visualiser tous les échanges enregistrés avec le tiers • Affectation d’une fiche « Activités » à un tiers • Historique complet de tous les échanges • Assistant de mise à jour des fiches « Activités » (date et/ou heure, priorité, statut et collaborateur) • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer • Création automatique d’activités de type e-mail depuis les fiches tiers • Ajout d’un bouton dans Microsoft Office Outlook® pour dupliquer l’email dans le CRM Gestion des collaborateurs • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Famille collaborateurs pour les classer par secteur • Reprise de toutes les activités par collaborateurs • Gestion d’agenda par collaborateur • Création et modification d’activités directement depuis l’agenda • Gestion des priorités avec un écran de travail personnalisé par collaborateur Paramètres Hypothèse • Gestion des pré-options • Options générales de l’hypothèse • Duplication hypothèse • Assistant suppression hypothèse • Définir comme l’hypothèse courante Opportunités de vente • Création de fiche « opportunité » • Informations sur l’offre commerciale concernée, la date de création… • Etat d’avancement de l’opportunité • Pourcentage de réussite par défaut • Ventes estimées et réelles • Motif de gain/perte, montant estimé pondéré • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Analyse des résultats • Assistant de mise à jour des opportunités Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage(1) (courriers) et d’emailing • Modèles de lettres pré-établies(1) pour une utilisation immédiate • Duplication et impression automatique des courriers • Envoi automatique d’emails en nombre • Campagne de SMS via les partenaires(1) Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Campagnes marketing • Créations d’actions marketing sur les supports e-mails, appels, fax, SMS et courriers(1) • Segmentation des tiers (code postal, classification, évaluation, origine, statut…) • Vérification des cibles de la campagne grâce à la détection des doublons • Détection des fiches invalides (données non renseignées par rapport au choix du support) • Création de campagnes d’appels avec attribution des fiches aux collaborateurs • Evaluation des coûts d’une campagne grâce au module statistique • Récapitulatif détaillé de la campagne • Distinction des tiers sollicités lors de la campagne et ceux par bouche à oreille • Export paramétrable des cibles de campagnes pour l’utilisation d’une solution d’emailing externe Personnalisation des vues dans toutes les fiches / listes • Personnalisation des modèles d’impression • Personnalisation des vues dans toutes les fiches/listes • Champs personnalisés : possibilité d’ajouter des champs supplémentaires (texte, date/ heure, champ booléen, menu déroulant) dans les fiches tiers, articles, devis, ligne de devis, campagne, cible de campagne Agenda • Agenda par collaborateur • Présentation paramétrable par jour, semaine, mois • Création et modification des activités directement depuis l’agenda • Synchronisation du calendrier Microsoft Office Outlook® • Création d’activités avec le critère de diffusion privé • Visualisation des activités de type « Appels » et « Evènements » dans l’agenda Tableau de bord • Tableau de bord paramétrable • Futures activités à traiter classées par priorité (ex : appel à effectuer à tel client). • Opportunités en cours à traiter • Graphique de l’évolution du CA • Evolution de la qualification des tiers • Pipeline : statistiques sur l’ensemble des étapes du CRM pour évaluer l’efficacité commerciale Accès à distance - EBP Reports On Line(2) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur (2) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. Business Plan Ligne Expert-Comptable Le logiciel EBP Business Plan Ligne Expert-Comptable est dédié à la réalisation de prévisionnels et business plans détaillés sur 6 ans. Toutes les fonctionnalités du logiciel sont conçues pour vous faire gagner en productivité dans le traitement des dossiers de vos clients : saisie rapide des prévisions, gestion des hypothèses, création de vos propres modèles de rapports… Vous accompagnez efficacement vos clients à chaque étape de la vie de leur entreprise : projet de création, développement ou reprise d’entreprise. Caractéristiques générales • Version monoposte et réseau • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Possibilité d’ajouter des commentaires à chaque étape du business plan • Etapes du business plan clairement définies : prévisions, résultats, rapports • Travail sur plusieurs business plans en même temps • Personnalisation des droits utilisateurs • Liaison / Synchronisation avec EBP Comptabilité • Import de balance • Aide en ligne Paramètres du dossier • Gestion des exercices (Ajout/Suppression/ Modification) • Nombre d’exercice • Définition taux de TVA • Définition taux de TVA par exercice • Définition saisonnalité simple • Définition saisonnalité détaillée (Pourcentage) • Définition échéanciers • Définition échéancier par exercice • Définition profil de personnel • Définition profil de personnel par exercice • Définition coefficients dégressifs • Définition barème d’imposition • Définition types de taxes parafiscales • Ventilation analytique • Import de balance réalisé • Import balance N-1 • Gestion des devises • Paramètres de TVA • Découvert de trésorerie Paramètres sociétés • Options de calcul des résultats comparatifs • Option d’affichage • Option mise à jour automatique des balances (Liaison avec Compta OL) Paramètres Hypothèse • Gestion des pré-options • Options générales de l’hypothèse • Duplication hypothèse • Assistant suppression hypothèse • Définir comme l’hypothèse courante Synchronisation EBP Comptabilité • Synchronisation des fiches communes • Synchronisation des postes analytiques • Synchronisation automatique des balances Saisie • Écriture d’un business plan sur une ou plusieurs années (jusqu’à 6 ans) • Prévisions annuelles ou mensuelles • Importation de la balance N-1 • Amortissement linéaire ou dégressif des investissements • Calcul de l’échéancier des emprunts et crédits bails • Gestion des saisonnalités • Gestion des échéanciers par exercice • Impôts et taxes • Choix entre deux types d’activités : négoce ou production • Rémunérations des salariés et des dirigeants Prévisions • Investissements • Ventes et achats • Immobilisations en cours • Cessions d’immobilisations • Apports en capital • Comptes courants d’associé • Subvention d’exploitation • Subventions d’investissement • Crédit - bail • Crédit bail antérieur • Emprunts • Emprunts antérieur • Emprunts à taux variables • Charges externes • Impôts et taxes • Impôts sur les sociétés • Rémunérations des salariés • Rémunérations du dirigeant • Prélèvement de l’exploitant • Cotisations TNS • Taxes assises sur les salaires • Autres charges personnel • Autres prévisions : Charges et produits d’exploitation, Charges et produits financiers, Charges et produits exceptionnels, Provisions, Participations des salariés, etc. • Assistant de mise à jour • Saisie rapide • Changer d’hypothèse Résultats • Résultats statiques • Résultats dynamiques • Résultats comparatifs Réalisé/ Estimé • Résultats comparatifs entre hypothèses • Graphique • Graphique dynamique • Filtres et options d’affichage • Ouvrir une prévision • Expliquer la valeur • Export Excel depuis le résultat Rapport • Variables • Variables filtre sur l’analytique • Variable filtre sur l’hypothèse • Nombre de chapitres illimité • Nombre de rapports illimité • Insertion d’un tableau • Insertion d’un graphique • Insertion du détail des prévisions • Insertion de la liste des prévisions • Génération d’un PDF, Power Point, doc, docx, odt, pdf • Création de la table des matières • Hiérarchie des chapitres • En tête et pied de page • Modèle EBP • Modèle utilisateur • Import de modèle de rapport Impressions • Prévisions • Cession d’immos • Autres prévisions • Résultats statiques • Résultats dynamiques • Résultats comparatifs • Graphiques • Ratios • Variables • Chapitres • Rapports Outils • Work Flow • Journal des événements • Tableau de bord • Tableau de bord personnalisable • Sauvegarde • Restauration • Sauvegarde en ligne • Aide en ligne • Aide contextuelle Liste des fonctions non exhaustive Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 35 Fiche produit CRM ZOOM sur les fonctions clés Suivez vos clients de manière claire, concise et complète Enregistrez une multitude d’informations sur vos clients et prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation du contact (froid, tiède, chaud), documents associés (lettres de mission…), etc. Centralisez toutes ces informations au sein du logiciel pour disposer ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact. Enregistrez l’ensemble des échanges commerciaux Enregistrez tous les échanges commerciaux (appels, RDV, emails, etc.) pour disposer d’un historique complet de chaque contact venant ainsi renforcer la connaissance des tiers. Tous les utilisateurs peuvent accéder aux mêmes données ce qui facilite le partage des dossiers. Nommez (si nécessaire) un interlocuteur unique par contact pour assurer un suivi optimal et générer une relation de confiance avec le collaborateur dédié, un suivi personnalisé peut favoriser la relation client. Identifiez vos sources de business Obtenez une vision précise de vos affaires potentielles à l’aide des fiches «opportunités». Renseignez l’état d’avancement de l’opportunité (découverte, négociation, signature...) pour attribuer un pourcentage de réussite. Indiquez également le chiffre d’affaires estimé pour chacune des missions afin d’évaluer le chiffre d’affaires potentiel total. Gérez vos opérations de prospection et de fidélisation Créez, selon vos besoins, des cycles de fidélisation sur votre parc clients ou bien des campagnes de prospection pour développer votre chiffre d’affaires. Définissez les dates de l’opération, choisissez le support de communication et réalisez votre publipostage. Vous pouvez envoyer des emails et des courriers en vous appuyant sur les modèles de mailing pré-paramétrés du logiciel ou en les personnalisant à votre image. Enfin, vous pouvez renforcer la relation client en mettant en place un suivi phoning et attribuer un collaborateur dédié à chaque fiche contact. Mesurez la rentabilité de vos actions Pour chaque campagne, vous retrouvez les opportunités et les activités qui y sont liées et pouvez visualiser les retombées. Pour aller plus loin et analyser votre ROI (retour sur investissement), vous disposez d’un module de statistiques qui vous indique le pourcentage d’avancement, les taux de retours, les coûts et chiffre d’affaires liés à l’opération. Vous avez ainsi un reporting précis pour établir vos conclusions et optimiser votre budget marketing. Disposez d’une base de données complète Pilotez vos équipes Consultez, modifiez et créez des rendez-vous grâce à la fonction agenda, dans laquelle vous pouvez programmer des rappels pour un rendezvous. Disposez d’une vision précise de vos équipes : attribuez un portefeuille de clients ou prospects à vos collaborateurs, visualisez leur charge de travail grâce à un agenda dédié et mesurez leur efficacité grâce aux différents indicateurs. Personnalisez votre écran de travail Chaque collaborateur peut gérer ses priorités grâce à un écran de travail personnalisé. Il permet de regrouper toutes les activités à traiter par collaborateur (événement, appel, email, etc.). Elles sont triées par priorité puis par date. Suivez les temps Un paramétrage spécifique du logiciel CRM Ligne Expert-Comptable EBP vous permet de suivre très simplement les temps passés par client. Vous justifiez et calculez ainsi facilement vos honoraires et suivez efficacement les activités par collaborateur, dossier et domaine d’expertise. Gérez vos ressources internes Dressez un profil précis de vos clients et prospects Préparez efficacement vos messages en segmentant vos contacts selon différents critères : typologie de client, services utilisés, données géographiques… Un ciblage bien défini vous permet de proposer une offre adaptée aux attentes de vos clients et prospects. Augmentez votre notoriété grâce aux campagnes marketing Visualisez en un coup d’œil les indicateurs de performance de vos actions de promotion Suivez avec précision les actions de chacun de vos collaborateurs 36 Fiche produit CRM ZOOM sur les fonctions clés Suivez vos clients de manière claire, concise et complète Enregistrez une multitude d’informations sur vos clients et prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation du contact (froid, tiède, chaud), documents associés (lettres de mission…), etc. Centralisez toutes ces informations au sein du logiciel pour disposer ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact. Enregistrez l’ensemble des échanges commerciaux Enregistrez tous les échanges commerciaux (appels, RDV, emails, etc.) pour disposer d’un historique complet de chaque contact venant ainsi renforcer la connaissance des tiers. Tous les utilisateurs peuvent accéder aux mêmes données ce qui facilite le partage des dossiers. Nommez (si nécessaire) un interlocuteur unique par contact pour assurer un suivi optimal et générer une relation de confiance avec le collaborateur dédié, un suivi personnalisé peut favoriser la relation client. Identifiez vos sources de business Obtenez une vision précise de vos affaires potentielles à l’aide des fiches «opportunités». Renseignez l’état d’avancement de l’opportunité (découverte, négociation, signature...) pour attribuer un pourcentage de réussite. Indiquez également le chiffre d’affaires estimé pour chacune des missions afin d’évaluer le chiffre d’affaires potentiel total. Gérez vos opérations de prospection et de fidélisation Créez, selon vos besoins, des cycles de fidélisation sur votre parc clients ou bien des campagnes de prospection pour développer votre chiffre d’affaires. Définissez les dates de l’opération, choisissez le support de communication et réalisez votre publipostage. Vous pouvez envoyer des emails et des courriers en vous appuyant sur les modèles de mailing pré-paramétrés du logiciel ou en les personnalisant à votre image. Enfin, vous pouvez renforcer la relation client en mettant en place un suivi phoning et attribuer un collaborateur dédié à chaque fiche contact. Mesurez la rentabilité de vos actions Pour chaque campagne, vous retrouvez les opportunités et les activités qui y sont liées et pouvez visualiser les retombées. Pour aller plus loin et analyser votre ROI (retour sur investissement), vous disposez d’un module de statistiques qui vous indique le pourcentage d’avancement, les taux de retours, les coûts et chiffre d’affaires liés à l’opération. Vous avez ainsi un reporting précis pour établir vos conclusions et optimiser votre budget marketing. Disposez d’une base de données complète Pilotez vos équipes Consultez, modifiez et créez des rendez-vous grâce à la fonction agenda, dans laquelle vous pouvez programmer des rappels pour un rendezvous. Disposez d’une vision précise de vos équipes : attribuez un portefeuille de clients ou prospects à vos collaborateurs, visualisez leur charge de travail grâce à un agenda dédié et mesurez leur efficacité grâce aux différents indicateurs. Personnalisez votre écran de travail Chaque collaborateur peut gérer ses priorités grâce à un écran de travail personnalisé. Il permet de regrouper toutes les activités à traiter par collaborateur (événement, appel, email, etc.). Elles sont triées par priorité puis par date. Suivez les temps Un paramétrage spécifique du logiciel CRM Ligne Expert-Comptable EBP vous permet de suivre très simplement les temps passés par client. Vous justifiez et calculez ainsi facilement vos honoraires et suivez efficacement les activités par collaborateur, dossier et domaine d’expertise. Gérez vos ressources internes Dressez un profil précis de vos clients et prospects Préparez efficacement vos messages en segmentant vos contacts selon différents critères : typologie de client, services utilisés, données géographiques… Un ciblage bien défini vous permet de proposer une offre adaptée aux attentes de vos clients et prospects. Augmentez votre notoriété grâce aux campagnes marketing Visualisez en un coup d’œil les indicateurs de performance de vos actions de promotion Suivez avec précision les actions de chacun de vos collaborateurs ZOOM sur les fonctions clés Suivez vos clients de manière claire, concise et complète Enregistrez une multitude d’informations sur vos clients et prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation du contact (froid, tiède, chaud), documents associés (lettres de mission…), etc. Centralisez toutes ces informations au sein du logiciel pour disposer ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact. Enregistrez l’ensemble des échanges commerciaux Enregistrez tous les échanges commerciaux (appels, RDV, emails, etc.) pour disposer d’un historique complet de chaque contact venant ainsi renforcer la connaissance des tiers. Tous les utilisateurs peuvent accéder aux mêmes données ce qui facilite le partage des dossiers. Nommez (si nécessaire) un interlocuteur unique par contact pour assurer un suivi optimal et générer une relation de confiance avec le collaborateur dédié, un suivi personnalisé peut favoriser la relation client. Identifiez vos sources de business Obtenez une vision précise de vos affaires potentielles à l’aide des fiches «opportunités». Renseignez l’état d’avancement de l’opportunité (découverte, négociation, signature...) pour attribuer un pourcentage de réussite. Indiquez également le chiffre d’affaires estimé pour chacune des missions afin d’évaluer le chiffre d’affaires potentiel total. Gérez vos opérations de prospection et de fidélisation Créez, selon vos besoins, des cycles de fidélisation sur votre parc clients ou bien des campagnes de prospection pour développer votre chiffre d’affaires. Définissez les dates de l’opération, choisissez le support de communication et réalisez votre publipostage. Vous pouvez envoyer des emails et des courriers en vous appuyant sur les modèles de mailing pré-paramétrés du logiciel ou en les personnalisant à votre image. Enfin, vous pouvez renforcer la relation client en mettant en place un suivi phoning et attribuer un collaborateur dédié à chaque fiche contact. Mesurez la rentabilité de vos actions Pour chaque campagne, vous retrouvez les opportunités et les activités qui y sont liées et pouvez visualiser les retombées. Pour aller plus loin et analyser votre ROI (retour sur investissement), vous disposez d’un module de statistiques qui vous indique le pourcentage d’avancement, les taux de retours, les coûts et chiffre d’affaires liés à l’opération. Vous avez ainsi un reporting précis pour établir vos conclusions et optimiser votre budget marketing. Disposez d’une base de données complète Pilotez vos équipes Consultez, modifiez et créez des rendez-vous grâce à la fonction agenda, dans laquelle vous pouvez programmer des rappels pour un rendezvous. Disposez d’une vision précise de vos équipes : attribuez un portefeuille de clients ou prospects à vos collaborateurs, visualisez leur charge de travail grâce à un agenda dédié et mesurez leur efficacité grâce aux différents indicateurs. Personnalisez votre écran de travail Chaque collaborateur peut gérer ses priorités grâce à un écran de travail personnalisé. Il permet de regrouper toutes les activités à traiter par collaborateur (événement, appel, email, etc.). Elles sont triées par priorité puis par date. Suivez les temps Un paramétrage spécifique du logiciel CRM Ligne Expert-Comptable EBP vous permet de suivre très simplement les temps passés par client. Vous justifiez et calculez ainsi facilement vos honoraires et suivez efficacement les activités par collaborateur, dossier et domaine d’expertise. Gérez vos ressources internes Dressez un profil précis de vos clients et prospects Préparez efficacement vos messages en segmentant vos contacts selon différents critères : typologie de client, services utilisés, données géographiques… Un ciblage bien défini vous permet de proposer une offre adaptée aux attentes de vos clients et prospects. Augmentez votre notoriété grâce aux campagnes marketing Visualisez en un coup d’œil les indicateurs de performance de vos actions de promotion Suivez avec précision les actions de chacun de vos collaborateurs 37 CRM Ligne Expert-Comptable La Gestion de la Relation Client (ou CRM) place le client au coeur de la stratégie du cabinet : une mesure phare pour fidéliser vos clients et développer vos missions. Avec le logiciel CRM Ligne Expert-Comptable EBP, vous centralisez toutes les informations clients et prospects et disposez ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact du cabinet. Toutes les données collectées permettent de suivre méthodiquement les opportunités de nouvelles missions. Vous réalisez également vos propres actions de marketing par courrier ou email en toute simplicité. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 dossiers • Réseau : nous consulter • Tableau de bord (activités à traiter, opportunités en cours, statut des pistes, évolution du CA/mois…) • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide) • Barre de tâches • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Aide en ligne • Archivage des fiches • Sauvegarde et restauration des données • Sauvegarde automatique à la fermeture du dossier • Gestion des droits par utilisateur Gestion des prospects/clients • Recueil d’informations : coordonnées, société, effectif, CA, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses, famille • Classification des tiers selon leur statut : fiche pistes (tiers peu qualifiés), comptes (entreprise) et contacts (personne) • Conversion sans ressaisie de fiche « piste » en « compte » et/ou « contact » lorsque la piste est qualifiée • Multiples contacts par fiche « compte » • Classification des « comptes » par famille et sous famille • Assistant de mise à jour des fiches pistes, comptes clients, contacts, comptes fournisseurs • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Localisation des tiers et calcul d’itinéraires avec Mappy, Google Maps, Yahoo France, Bing • Informations sur la solvabilité des clients avec société.com • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Import paramétrable de tiers • Export vers Excel® Echanges avec un tiers (clients) • Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, SMS, tâches, événements • Création de fiches « Activités » de type e-mail, appel, courrier, fax, tâche, évènement, SMS, pour archiver les informations liées à un échange avec un tiers (motif, date, heure, durée, compte rendu) • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte pour visualiser tous les échanges enregistrés avec le tiers • Affectation d’une fiche « Activités » à un tiers • Historique complet de tous les échanges • Assistant de mise à jour des fiches « Activités » (date et/ou heure, priorité, statut et collaborateur) • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer • Création automatique d’activités de type e-mail depuis les fiches tiers • Ajout d’un bouton dans Microsoft Office Outlook® pour dupliquer l’email dans le CRM Gestion des collaborateurs • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Famille collaborateurs pour les classer par secteur • Reprise de toutes les activités par collaborateurs • Gestion d’agenda par collaborateur • Création et modification d’activités directement depuis l’agenda • Gestion des priorités avec un écran de travail personnalisé par collaborateur Paramètres Hypothèse • Gestion des pré-options • Options générales de l’hypothèse • Duplication hypothèse • Assistant suppression hypothèse • Définir comme l’hypothèse courante Opportunités de vente • Création de fiche « opportunité » • Informations sur l’offre commerciale concernée, la date de création… • Etat d’avancement de l’opportunité • Pourcentage de réussite par défaut • Ventes estimées et réelles • Motif de gain/perte, montant estimé pondéré • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Analyse des résultats • Assistant de mise à jour des opportunités Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage(1) (courriers) et d’emailing • Modèles de lettres pré-établies(1) pour une utilisation immédiate • Duplication et impression automatique des courriers • Envoi automatique d’emails en nombre • Campagne de SMS via les partenaires(1) Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Campagnes marketing • Créations d’actions marketing sur les supports e-mails, appels, fax, SMS et courriers(1) • Segmentation des tiers (code postal, classification, évaluation, origine, statut…) • Vérification des cibles de la campagne grâce à la détection des doublons • Détection des fiches invalides (données non renseignées par rapport au choix du support) • Création de campagnes d’appels avec attribution des fiches aux collaborateurs • Evaluation des coûts d’une campagne grâce au module statistique • Récapitulatif détaillé de la campagne • Distinction des tiers sollicités lors de la campagne et ceux par bouche à oreille • Export paramétrable des cibles de campagnes pour l’utilisation d’une solution d’emailing externe Personnalisation des vues dans toutes les fiches / listes • Personnalisation des modèles d’impression • Personnalisation des vues dans toutes les fiches/listes • Champs personnalisés : possibilité d’ajouter des champs supplémentaires (texte, date/ heure, champ booléen, menu déroulant) dans les fiches tiers, articles, devis, ligne de devis, campagne, cible de campagne Agenda • Agenda par collaborateur • Présentation paramétrable par jour, semaine, mois • Création et modification des activités directement depuis l’agenda • Synchronisation du calendrier Microsoft Office Outlook® • Création d’activités avec le critère de diffusion privé • Visualisation des activités de type « Appels » et « Evènements » dans l’agenda Tableau de bord • Tableau de bord paramétrable • Futures activités à traiter classées par priorité (ex : appel à effectuer à tel client). • Opportunités en cours à traiter • Graphique de l’évolution du CA • Evolution de la qualification des tiers • Pipeline : statistiques sur l’ensemble des étapes du CRM pour évaluer l’efficacité commerciale Accès à distance - EBP Reports On Line(2) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur (2) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 38 Gestion Commerciale Ligne Expert-Comptable Gérez tous les aspects commerciaux de votre cabinet : facturation des honoraires, suivi des règlements et optimisation des tâches administratives à l’aide des modèles personnalisés. Avec EBP Gestion Commerciale Ligne Expert-Comptable, vous suivez la performance de vos missions et maîtriser leur rentabilité. Le logiciel s’adapte aux spécificités de votre activité grâce à ses nombreuses possibilités de personnalisation et de paramétrage. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Réseau : nous consulter • Barre de tâches et de navigation • Création de champs personnalisés • Tableau de bord paramétrable • Personnalisation des listes de consultations (vues) • Tri, regroupement avancé • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Gestion d’alertes paramétrables • Personnalisation des champs obligatoires • Personnalisation des modèles d’impression • Gestion des droits (par utilisateur, groupe d’utilisateurs, colonne) • Aide en ligne • Sauvegarde multi-supports et restauration de données • Sauvegarde en ligne (option) Clients • Fichiers clients, prospects, fournisseurs • Contacts illimités • Famille clients, prospects, fournisseurs • Sous familles clients et fournisseurs • Simulation de tarif • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un client • Historique des articles et des documents par client • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Echéancier client • Multi-adresses de facturation et de livraison • Tableau de gestion des relances clients (mode de relance, niveau, date d’échéance...) • Impression de lettres de relance • Publipostage • Gestion des clients en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo France, Bing(1) • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Articles • Articles, famille articles, sous famille articles • Gestion des références articles par clients • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Article de type bien ou service • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC • Fiches frais de port • Image associée à l’article • Etiquettes avec code-barres • Gestion de l’éco-contribution en HT et TTC • Historique des éco-contributions (Ecotaxe) • Gestion des articles liés • Gestion des articles de remplacement • Gestion articles en sommeil, bloqués, ou partiellement bloqués • Articles non facturables • Mise à jour automatique du prix d’achat de la fiche article • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un article Services à la personne • Fiche intervenant • Modèles d’attestations de services à la personne • Moyens de paiement CESU et CESUP Ventes • Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs, factures d’acompte... • Transfert automatique de documents • Assistant de paramétrage des documents • EBP Report Designer : 450 modèles d’impression • Gestion des frais de port • Regroupement de documents pour les devis, factures, commandes, bons de livraison, bons de réception et bons de retour • Envoi des documents par e-mail • Livraison totale ou partielle • Facturation périodique • Duplication d’un document de vente et d’achat dans un autre type de pièces • Facturation d’articles non référencés dans la base articles • Escompte inconditionnel • Saisie des règlements clients complets ou partiels • Multi-échéances, pointage entre échéances • Remise à l’encaissement ou à l’escompte • Gestion des écarts de règlement • Remise en banque (pour les règlements client) • Génération de virements nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA • Historique de toutes les pièces clients • Historique d’un document • Historique des lignes de chaque document (pièce) • Journal des évènements • Gestion de la DEB / DES Achats • Demandes de prix, bons de réception, commandes, factures et avoirs fournisseurs • Transfert automatique de documents • Envoi des documents par e-mails • Historique de toutes les pièces fournisseurs • Gestion de l’auto-facturation (ou mandat de facturation) • Etat sur les demandes de prix • Gestion des bons de retour et avoirs partiels • Réception totale ou partielle • Impression du planning des réceptions • Décaissement • Génération prélèvement nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA Stocks • Bons d’entrée, bons de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Justification des écarts de stock • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Gestion des douchettes pour import des données Gestion des collaborateurs • Fichier commerciaux / collaborateurs Gestion famille commerciaux / collaborateurs • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements • Gestion des commerciaux en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués Statistiques • Statistiques sur les clients, articles, fournisseurs, documents sous forme de tableaux ou graphiques • Statistiques paramétrables • Groupes statistiques par famille Import/Export • Imports paramétrables des fichiers articles, clients, familles clients, familles articles, contacts et barèmes des éco-contributions • Transfert des factures et règlements vers EBP Compta • Génération comptable des factures et règlements clients au format du logiciel de cabinet comptable(2) • Import / Export paramétrable au format CSV • Export des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Export des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Liaison avec les sites e-commerce(1) Oxatis, Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le site, récupération automatique des commandes en ligne Liaison avec EBP CRM • Synchronisation des articles, des devis et des unités avec EBP CRM (logiciel à acquérir séparément) Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. CRM Ligne Expert-Comptable La Gestion de la Relation Client (ou CRM) place le client au coeur de la stratégie du cabinet : une mesure phare pour fidéliser vos clients et développer vos missions. Avec le logiciel CRM Ligne Expert-Comptable EBP, vous centralisez toutes les informations clients et prospects et disposez ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact du cabinet. Toutes les données collectées permettent de suivre méthodiquement les opportunités de nouvelles missions. Vous réalisez également vos propres actions de marketing par courrier ou email en toute simplicité. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 dossiers • Réseau : nous consulter • Tableau de bord (activités à traiter, opportunités en cours, statut des pistes, évolution du CA/mois…) • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide) • Barre de tâches • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Aide en ligne • Archivage des fiches • Sauvegarde et restauration des données • Sauvegarde automatique à la fermeture du dossier • Gestion des droits par utilisateur Gestion des prospects/clients • Recueil d’informations : coordonnées, société, effectif, CA, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses, famille • Classification des tiers selon leur statut : fiche pistes (tiers peu qualifiés), comptes (entreprise) et contacts (personne) • Conversion sans ressaisie de fiche « piste » en « compte » et/ou « contact » lorsque la piste est qualifiée • Multiples contacts par fiche « compte » • Classification des « comptes » par famille et sous famille • Assistant de mise à jour des fiches pistes, comptes clients, contacts, comptes fournisseurs • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Localisation des tiers et calcul d’itinéraires avec Mappy, Google Maps, Yahoo France, Bing • Informations sur la solvabilité des clients avec société.com • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Import paramétrable de tiers • Export vers Excel® Echanges avec un tiers (clients) • Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, SMS, tâches, événements • Création de fiches « Activités » de type e-mail, appel, courrier, fax, tâche, évènement, SMS, pour archiver les informations liées à un échange avec un tiers (motif, date, heure, durée, compte rendu) • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte pour visualiser tous les échanges enregistrés avec le tiers • Affectation d’une fiche « Activités » à un tiers • Historique complet de tous les échanges • Assistant de mise à jour des fiches « Activités » (date et/ou heure, priorité, statut et collaborateur) • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer • Création automatique d’activités de type e-mail depuis les fiches tiers • Ajout d’un bouton dans Microsoft Office Outlook® pour dupliquer l’email dans le CRM Gestion des collaborateurs • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Famille collaborateurs pour les classer par secteur • Reprise de toutes les activités par collaborateurs • Gestion d’agenda par collaborateur • Création et modification d’activités directement depuis l’agenda • Gestion des priorités avec un écran de travail personnalisé par collaborateur Paramètres Hypothèse • Gestion des pré-options • Options générales de l’hypothèse • Duplication hypothèse • Assistant suppression hypothèse • Définir comme l’hypothèse courante Opportunités de vente • Création de fiche « opportunité » • Informations sur l’offre commerciale concernée, la date de création… • Etat d’avancement de l’opportunité • Pourcentage de réussite par défaut • Ventes estimées et réelles • Motif de gain/perte, montant estimé pondéré • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Analyse des résultats • Assistant de mise à jour des opportunités Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage(1) (courriers) et d’emailing • Modèles de lettres pré-établies(1) pour une utilisation immédiate • Duplication et impression automatique des courriers • Envoi automatique d’emails en nombre • Campagne de SMS via les partenaires(1) Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Campagnes marketing • Créations d’actions marketing sur les supports e-mails, appels, fax, SMS et courriers(1) • Segmentation des tiers (code postal, classification, évaluation, origine, statut…) • Vérification des cibles de la campagne grâce à la détection des doublons • Détection des fiches invalides (données non renseignées par rapport au choix du support) • Création de campagnes d’appels avec attribution des fiches aux collaborateurs • Evaluation des coûts d’une campagne grâce au module statistique • Récapitulatif détaillé de la campagne • Distinction des tiers sollicités lors de la campagne et ceux par bouche à oreille • Export paramétrable des cibles de campagnes pour l’utilisation d’une solution d’emailing externe Personnalisation des vues dans toutes les fiches / listes • Personnalisation des modèles d’impression • Personnalisation des vues dans toutes les fiches/listes • Champs personnalisés : possibilité d’ajouter des champs supplémentaires (texte, date/ heure, champ booléen, menu déroulant) dans les fiches tiers, articles, devis, ligne de devis, campagne, cible de campagne Agenda • Agenda par collaborateur • Présentation paramétrable par jour, semaine, mois • Création et modification des activités directement depuis l’agenda • Synchronisation du calendrier Microsoft Office Outlook® • Création d’activités avec le critère de diffusion privé • Visualisation des activités de type « Appels » et « Evènements » dans l’agenda Tableau de bord • Tableau de bord paramétrable • Futures activités à traiter classées par priorité (ex : appel à effectuer à tel client). • Opportunités en cours à traiter • Graphique de l’évolution du CA • Evolution de la qualification des tiers • Pipeline : statistiques sur l’ensemble des étapes du CRM pour évaluer l’efficacité commerciale Accès à distance - EBP Reports On Line(2) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur (2) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 39 ZOOM sur les fonctions clés Optimisez votre processus de facturation Vous créez automatiquement l’ensemble des documents nécessaires à la facturation (devis, factures d’honoraires…) et ce, sans ressaisie. Les informations étant reprises d’un document à l’autre, vous gagnez du temps et limitez les erreurs. Disposez d’une vision globale de votre activité en un clin d’œil Profitez du tableau de bord pour regrouper les informations essentielles sur votre activité : quelles sont les propositions en cours, les factures non réglées, les demandes de prix réalisées, le CA du jour, les missions les plus vendues... Ajoutez des liens vers des pages Internet que vous consultez régulièrement... Vous pouvez personnaliser ce tableau de bord comme vous le souhaitez pour construire l’outil adapté à vos besoins quotidiens. Facilitez la recherche d’informations quotidienne La recherche multicritères sera votre meilleure alliée pour retrouver instantanément et dans tout le logiciel n’importe quel type d’information : honoraires, lettres, factures… Ce moteur de recherche ultra puissant vous fera gagner un temps précieux. Donnez une dimension « mobile » à vos données Avec notre service de mobilité EBP Reports On Line, publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel depuis le site web ou l’application mobile du service (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Accédez à vos documents en tous lieux et à tout moment, pour être toujours plus réactif ! Automatisez les tâches récurrentes pour plus d’efficacité au quotidien Vous facturez certains clients de manière régulière pour les mêmes prestations ? Réduisez le temps passé à cette tâche chronophage en établissant des factures périodiques. A partir des éléments que vous définissez (client, périodicité...) le logiciel va ensuite créer automatiquement les factures correspondantes ! Suivez vos résultats dans les moindres détails Mettez en place une véritable démarche d’analyse de votre business grâce à un module de statistiques puissant basés sur des tableaux croisés dynamiques. Vous pouvez concevoir vos propres modèles de tableaux, les modeler comme vous le souhaitez, les sauvegarder, les modifier... Un simple cliquer-déplacer permet d’ajouter ou de retirer des informations. Vous disposez de toutes les informations pour prendre les bonnes décisions pour l’avenir de votre cabinet. Travaillez dans l’environnement qui vous convient Créez et personnalisez vos propres listes de consultations de documents (clients, missions, factures...). Par exemple, triez votre base client par département et par numéro de téléphone pour créer une liste de phoning, ou bien faites apparaître en rouge les factures qui ne seraient pas encore validées. Gagnez du temps dans la gestion de l’administratif Suivez précisément votre activité et en temps réel Créez des documents de vente aux couleurs de votre cabinet Soignez l’image de votre cabinet en personnalisant vos documents. Vous pouvez choisir d’utiliser l’un de nos 450 modèles disponibles et paramétrables ou bien concevoir intégralement vos propres modèles d’édition (lettres de mission, honoraires, lettres de relance...). Conservez ainsi une cohérence graphique entre vos différents documents et reflétez votre professionnalisme auprès de vos clients et partenaires. Adaptez le logiciel à vos spécificités métiers Vous avez besoin de gérer certains aspects propres à votre activité, que vous ne trouvez pas dans le logiciel ? Utilisez la fonction champs personnalisés pour gérer du contenu spécifique. Vous pourrez ensuite filtrer, trier, imprimer et classer ces informations selon vos propres critères. Personnalisez le logiciel selon vos besoins Visualisez vos statistiques de ventes, par client ou mission Contrôlez les règlements de vos clients et gérez vos relances 40 ZOOM sur les fonctions clés Optimisez votre processus de facturation Vous créez automatiquement l’ensemble des documents nécessaires à la facturation (devis, factures d’honoraires…) et ce, sans ressaisie. Les informations étant reprises d’un document à l’autre, vous gagnez du temps et limitez les erreurs. Disposez d’une vision globale de votre activité en un clin d’œil Profitez du tableau de bord pour regrouper les informations essentielles sur votre activité : quelles sont les propositions en cours, les factures non réglées, les demandes de prix réalisées, le CA du jour, les missions les plus vendues... Ajoutez des liens vers des pages Internet que vous consultez régulièrement... Vous pouvez personnaliser ce tableau de bord comme vous le souhaitez pour construire l’outil adapté à vos besoins quotidiens. Facilitez la recherche d’informations quotidienne La recherche multicritères sera votre meilleure alliée pour retrouver instantanément et dans tout le logiciel n’importe quel type d’information : honoraires, lettres, factures… Ce moteur de recherche ultra puissant vous fera gagner un temps précieux. Donnez une dimension « mobile » à vos données Avec notre service de mobilité EBP Reports On Line, publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel depuis le site web ou l’application mobile du service (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Accédez à vos documents en tous lieux et à tout moment, pour être toujours plus réactif ! Automatisez les tâches récurrentes pour plus d’efficacité au quotidien Vous facturez certains clients de manière régulière pour les mêmes prestations ? Réduisez le temps passé à cette tâche chronophage en établissant des factures périodiques. A partir des éléments que vous définissez (client, périodicité...) le logiciel va ensuite créer automatiquement les factures correspondantes ! Suivez vos résultats dans les moindres détails Mettez en place une véritable démarche d’analyse de votre business grâce à un module de statistiques puissant basés sur des tableaux croisés dynamiques. Vous pouvez concevoir vos propres modèles de tableaux, les modeler comme vous le souhaitez, les sauvegarder, les modifier... Un simple cliquer-déplacer permet d’ajouter ou de retirer des informations. Vous disposez de toutes les informations pour prendre les bonnes décisions pour l’avenir de votre cabinet. Travaillez dans l’environnement qui vous convient Créez et personnalisez vos propres listes de consultations de documents (clients, missions, factures...). Par exemple, triez votre base client par département et par numéro de téléphone pour créer une liste de phoning, ou bien faites apparaître en rouge les factures qui ne seraient pas encore validées. Gagnez du temps dans la gestion de l’administratif Suivez précisément votre activité et en temps réel Créez des documents de vente aux couleurs de votre cabinet Soignez l’image de votre cabinet en personnalisant vos documents. Vous pouvez choisir d’utiliser l’un de nos 450 modèles disponibles et paramétrables ou bien concevoir intégralement vos propres modèles d’édition (lettres de mission, honoraires, lettres de relance...). Conservez ainsi une cohérence graphique entre vos différents documents et reflétez votre professionnalisme auprès de vos clients et partenaires. Adaptez le logiciel à vos spécificités métiers Vous avez besoin de gérer certains aspects propres à votre activité, que vous ne trouvez pas dans le logiciel ? Utilisez la fonction champs personnalisés pour gérer du contenu spécifique. Vous pourrez ensuite filtrer, trier, imprimer et classer ces informations selon vos propres critères. Personnalisez le logiciel selon vos besoins Visualisez vos statistiques de ventes, par client ou mission Contrôlez les règlements de vos clients et gérez vos relances ZOOM sur les fonctions clés Optimisez votre processus de facturation Vous créez automatiquement l’ensemble des documents nécessaires à la facturation (devis, factures d’honoraires…) et ce, sans ressaisie. Les informations étant reprises d’un document à l’autre, vous gagnez du temps et limitez les erreurs. Disposez d’une vision globale de votre activité en un clin d’œil Profitez du tableau de bord pour regrouper les informations essentielles sur votre activité : quelles sont les propositions en cours, les factures non réglées, les demandes de prix réalisées, le CA du jour, les missions les plus vendues... Ajoutez des liens vers des pages Internet que vous consultez régulièrement... Vous pouvez personnaliser ce tableau de bord comme vous le souhaitez pour construire l’outil adapté à vos besoins quotidiens. Facilitez la recherche d’informations quotidienne La recherche multicritères sera votre meilleure alliée pour retrouver instantanément et dans tout le logiciel n’importe quel type d’information : honoraires, lettres, factures… Ce moteur de recherche ultra puissant vous fera gagner un temps précieux. Donnez une dimension « mobile » à vos données Avec notre service de mobilité EBP Reports On Line, publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel depuis le site web ou l’application mobile du service (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Accédez à vos documents en tous lieux et à tout moment, pour être toujours plus réactif ! Automatisez les tâches récurrentes pour plus d’efficacité au quotidien Vous facturez certains clients de manière régulière pour les mêmes prestations ? Réduisez le temps passé à cette tâche chronophage en établissant des factures périodiques. A partir des éléments que vous définissez (client, périodicité...) le logiciel va ensuite créer automatiquement les factures correspondantes ! Suivez vos résultats dans les moindres détails Mettez en place une véritable démarche d’analyse de votre business grâce à un module de statistiques puissant basés sur des tableaux croisés dynamiques. Vous pouvez concevoir vos propres modèles de tableaux, les modeler comme vous le souhaitez, les sauvegarder, les modifier... Un simple cliquer-déplacer permet d’ajouter ou de retirer des informations. Vous disposez de toutes les informations pour prendre les bonnes décisions pour l’avenir de votre cabinet. Travaillez dans l’environnement qui vous convient Créez et personnalisez vos propres listes de consultations de documents (clients, missions, factures...). Par exemple, triez votre base client par département et par numéro de téléphone pour créer une liste de phoning, ou bien faites apparaître en rouge les factures qui ne seraient pas encore validées. Gagnez du temps dans la gestion de l’administratif Suivez précisément votre activité et en temps réel Créez des documents de vente aux couleurs de votre cabinet Soignez l’image de votre cabinet en personnalisant vos documents. Vous pouvez choisir d’utiliser l’un de nos 450 modèles disponibles et paramétrables ou bien concevoir intégralement vos propres modèles d’édition (lettres de mission, honoraires, lettres de relance...). Conservez ainsi une cohérence graphique entre vos différents documents et reflétez votre professionnalisme auprès de vos clients et partenaires. Adaptez le logiciel à vos spécificités métiers Vous avez besoin de gérer certains aspects propres à votre activité, que vous ne trouvez pas dans le logiciel ? Utilisez la fonction champs personnalisés pour gérer du contenu spécifique. Vous pourrez ensuite filtrer, trier, imprimer et classer ces informations selon vos propres critères. Personnalisez le logiciel selon vos besoins Visualisez vos statistiques de ventes, par client ou mission Contrôlez les règlements de vos clients et gérez vos relances 41 EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures Fonctions Principales EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures de vente et d’achat. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable 1682 Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures clients (ventes) et fournisseurs (achats). • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. Gestion Commerciale Ligne Expert-Comptable Gérez tous les aspects commerciaux de votre cabinet : facturation des honoraires, suivi des règlements et optimisation des tâches administratives à l’aide des modèles personnalisés. Avec EBP Gestion Commerciale Ligne Expert-Comptable, vous suivez la performance de vos missions et maîtriser leur rentabilité. Le logiciel s’adapte aux spécificités de votre activité grâce à ses nombreuses possibilités de personnalisation et de paramétrage. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Réseau : nous consulter • Barre de tâches et de navigation • Création de champs personnalisés • Tableau de bord paramétrable • Personnalisation des listes de consultations (vues) • Tri, regroupement avancé • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Gestion d’alertes paramétrables • Personnalisation des champs obligatoires • Personnalisation des modèles d’impression • Gestion des droits (par utilisateur, groupe d’utilisateurs, colonne) • Aide en ligne • Sauvegarde multi-supports et restauration de données • Sauvegarde en ligne (option) Clients • Fichiers clients, prospects, fournisseurs • Contacts illimités • Famille clients, prospects, fournisseurs • Sous familles clients et fournisseurs • Simulation de tarif • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un client • Historique des articles et des documents par client • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Echéancier client • Multi-adresses de facturation et de livraison • Tableau de gestion des relances clients (mode de relance, niveau, date d’échéance...) • Impression de lettres de relance • Publipostage • Gestion des clients en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo France, Bing(1) • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Articles • Articles, famille articles, sous famille articles • Gestion des références articles par clients • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Article de type bien ou service • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC • Fiches frais de port • Image associée à l’article • Etiquettes avec code-barres • Gestion de l’éco-contribution en HT et TTC • Historique des éco-contributions (Ecotaxe) • Gestion des articles liés • Gestion des articles de remplacement • Gestion articles en sommeil, bloqués, ou partiellement bloqués • Articles non facturables • Mise à jour automatique du prix d’achat de la fiche article • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un article Services à la personne • Fiche intervenant • Modèles d’attestations de services à la personne • Moyens de paiement CESU et CESUP Ventes • Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs, factures d’acompte... • Transfert automatique de documents • Assistant de paramétrage des documents • EBP Report Designer : 450 modèles d’impression • Gestion des frais de port • Regroupement de documents pour les devis, factures, commandes, bons de livraison, bons de réception et bons de retour • Envoi des documents par e-mail • Livraison totale ou partielle • Facturation périodique • Duplication d’un document de vente et d’achat dans un autre type de pièces • Facturation d’articles non référencés dans la base articles • Escompte inconditionnel • Saisie des règlements clients complets ou partiels • Multi-échéances, pointage entre échéances • Remise à l’encaissement ou à l’escompte • Gestion des écarts de règlement • Remise en banque (pour les règlements client) • Génération de virements nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA • Historique de toutes les pièces clients • Historique d’un document • Historique des lignes de chaque document (pièce) • Journal des évènements • Gestion de la DEB / DES Achats • Demandes de prix, bons de réception, commandes, factures et avoirs fournisseurs • Transfert automatique de documents • Envoi des documents par e-mails • Historique de toutes les pièces fournisseurs • Gestion de l’auto-facturation (ou mandat de facturation) • Etat sur les demandes de prix • Gestion des bons de retour et avoirs partiels • Réception totale ou partielle • Impression du planning des réceptions • Décaissement • Génération prélèvement nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA Stocks • Bons d’entrée, bons de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Justification des écarts de stock • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Gestion des douchettes pour import des données Gestion des collaborateurs • Fichier commerciaux / collaborateurs Gestion famille commerciaux / collaborateurs • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements • Gestion des commerciaux en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués Statistiques • Statistiques sur les clients, articles, fournisseurs, documents sous forme de tableaux ou graphiques • Statistiques paramétrables • Groupes statistiques par famille Import/Export • Imports paramétrables des fichiers articles, clients, familles clients, familles articles, contacts et barèmes des éco-contributions • Transfert des factures et règlements vers EBP Compta • Génération comptable des factures et règlements clients au format du logiciel de cabinet comptable(2) • Import / Export paramétrable au format CSV • Export des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Export des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Liaison avec les sites e-commerce(1) Oxatis, Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le site, récupération automatique des commandes en ligne Liaison avec EBP CRM • Synchronisation des articles, des devis et des unités avec EBP CRM (logiciel à acquérir séparément) Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 42 EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures Fonctions Principales EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures de vente et d’achat. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable 1682 Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures clients (ventes) et fournisseurs (achats). • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. Gestion Commerciale Ligne Expert-Comptable Gérez tous les aspects commerciaux de votre cabinet : facturation des honoraires, suivi des règlements et optimisation des tâches administratives à l’aide des modèles personnalisés. Avec EBP Gestion Commerciale Ligne Expert-Comptable, vous suivez la performance de vos missions et maîtriser leur rentabilité. Le logiciel s’adapte aux spécificités de votre activité grâce à ses nombreuses possibilités de personnalisation et de paramétrage. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Réseau : nous consulter • Barre de tâches et de navigation • Création de champs personnalisés • Tableau de bord paramétrable • Personnalisation des listes de consultations (vues) • Tri, regroupement avancé • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Gestion d’alertes paramétrables • Personnalisation des champs obligatoires • Personnalisation des modèles d’impression • Gestion des droits (par utilisateur, groupe d’utilisateurs, colonne) • Aide en ligne • Sauvegarde multi-supports et restauration de données • Sauvegarde en ligne (option) Clients • Fichiers clients, prospects, fournisseurs • Contacts illimités • Famille clients, prospects, fournisseurs • Sous familles clients et fournisseurs • Simulation de tarif • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un client • Historique des articles et des documents par client • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Echéancier client • Multi-adresses de facturation et de livraison • Tableau de gestion des relances clients (mode de relance, niveau, date d’échéance...) • Impression de lettres de relance • Publipostage • Gestion des clients en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo France, Bing(1) • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Articles • Articles, famille articles, sous famille articles • Gestion des références articles par clients • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Article de type bien ou service • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC • Fiches frais de port • Image associée à l’article • Etiquettes avec code-barres • Gestion de l’éco-contribution en HT et TTC • Historique des éco-contributions (Ecotaxe) • Gestion des articles liés • Gestion des articles de remplacement • Gestion articles en sommeil, bloqués, ou partiellement bloqués • Articles non facturables • Mise à jour automatique du prix d’achat de la fiche article • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un article Services à la personne • Fiche intervenant • Modèles d’attestations de services à la personne • Moyens de paiement CESU et CESUP Ventes • Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs, factures d’acompte... • Transfert automatique de documents • Assistant de paramétrage des documents • EBP Report Designer : 450 modèles d’impression • Gestion des frais de port • Regroupement de documents pour les devis, factures, commandes, bons de livraison, bons de réception et bons de retour • Envoi des documents par e-mail • Livraison totale ou partielle • Facturation périodique • Duplication d’un document de vente et d’achat dans un autre type de pièces • Facturation d’articles non référencés dans la base articles • Escompte inconditionnel • Saisie des règlements clients complets ou partiels • Multi-échéances, pointage entre échéances • Remise à l’encaissement ou à l’escompte • Gestion des écarts de règlement • Remise en banque (pour les règlements client) • Génération de virements nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA • Historique de toutes les pièces clients • Historique d’un document • Historique des lignes de chaque document (pièce) • Journal des évènements • Gestion de la DEB / DES Achats • Demandes de prix, bons de réception, commandes, factures et avoirs fournisseurs • Transfert automatique de documents • Envoi des documents par e-mails • Historique de toutes les pièces fournisseurs • Gestion de l’auto-facturation (ou mandat de facturation) • Etat sur les demandes de prix • Gestion des bons de retour et avoirs partiels • Réception totale ou partielle • Impression du planning des réceptions • Décaissement • Génération prélèvement nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA Stocks • Bons d’entrée, bons de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Justification des écarts de stock • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Gestion des douchettes pour import des données Gestion des collaborateurs • Fichier commerciaux / collaborateurs Gestion famille commerciaux / collaborateurs • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Fonction des commerciaux / collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements • Gestion des commerciaux en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués Statistiques • Statistiques sur les clients, articles, fournisseurs, documents sous forme de tableaux ou graphiques • Statistiques paramétrables • Groupes statistiques par famille Import/Export • Imports paramétrables des fichiers articles, clients, familles clients, familles articles, contacts et barèmes des éco-contributions • Transfert des factures et règlements vers EBP Compta • Génération comptable des factures et règlements clients au format du logiciel de cabinet comptable(2) • Import / Export paramétrable au format CSV • Export des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Export des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Liaison avec les sites e-commerce(1) Oxatis, Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le site, récupération automatique des commandes en ligne Liaison avec EBP CRM • Synchronisation des articles, des devis et des unités avec EBP CRM (logiciel à acquérir séparément) Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Pour connaître le détail des fonctionnalités clés, nous consulter. Fonctions Principales www.ebp.com/expert-comptable 1005 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Business Plan Analyses & Décisions Paye Etats Financiers Comptabilité - Révision Immobilisations Gestion Commerciale CRM • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 43 ZOOM sur les fonctions clés Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*. Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image dans l’application EBP Démat’. L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes. Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes clients ou fournisseurs, de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie. Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*. Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…). Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date, mot clé, etc… PROFITEZ D’UNE SOLUTION FACILE À METTRE EN OEUVRE AMÉLIOREZ LA PRODUCTIVITÉ DE VOS MISSIONS DE TENUE ET DE RÉVISION Disposez d’une technologie avancée à portée de main Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées. Profitez de la base collaborative de modèles de factures EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les zones de la facture. Optimisez la révision des dossiers La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée. Sécurisez et partagez les factures de vos clients EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées sur EBP Démat’. Suivez le traitement des factures en temps réel Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé : documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc… *Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid. Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures de vos dossiers clients Numérisation de la facture Intégration des écritures dans votre logiciel de production Recherche de factures Reconnaissance automatique de la facture Vérification et acceptation des écritures DÉMATÉRIALISATION TRAITEMENT INTÉGRATION CONSULTATION 1 2 3 4 5 GÉREZ DE MULTIPLES PIÈCES D’ACHAT EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients : Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux) Factures de vente et d’achat Factures avec port Factures d’acompte Factures avec escompte Factures en autoliquidation Avoirs Achats intracommunautaires etc… 44 ZOOM sur les fonctions clés Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*. Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image dans l’application EBP Démat’. L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes. Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes clients ou fournisseurs, de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie. Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*. Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…). Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date, mot clé, etc… PROFITEZ D’UNE SOLUTION FACILE À METTRE EN OEUVRE AMÉLIOREZ LA PRODUCTIVITÉ DE VOS MISSIONS DE TENUE ET DE RÉVISION Disposez d’une technologie avancée à portée de main Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées. Profitez de la base collaborative de modèles de factures EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les zones de la facture. Optimisez la révision des dossiers La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée. Sécurisez et partagez les factures de vos clients EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées sur EBP Démat’. Suivez le traitement des factures en temps réel Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé : documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc… *Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid. Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures de vos dossiers clients Numérisation de la facture Intégration des écritures dans votre logiciel de production Recherche de factures Reconnaissance automatique de la facture Vérification et acceptation des écritures DÉMATÉRIALISATION TRAITEMENT INTÉGRATION CONSULTATION 1 2 3 4 5 GÉREZ DE MULTIPLES PIÈCES D’ACHAT EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients : Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux) Factures de vente et d’achat Factures avec port Factures d’acompte Factures avec escompte Factures en autoliquidation Avoirs Achats intracommunautaires etc… ZOOM sur les fonctions clés Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*. Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image dans l’application EBP Démat’. L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes. Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes clients ou fournisseurs, de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie. Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*. Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…). Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date, mot clé, etc… PROFITEZ D’UNE SOLUTION FACILE À METTRE EN OEUVRE AMÉLIOREZ LA PRODUCTIVITÉ DE VOS MISSIONS DE TENUE ET DE RÉVISION Disposez d’une technologie avancée à portée de main Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées. Profitez de la base collaborative de modèles de factures EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les zones de la facture. Optimisez la révision des dossiers La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée. Sécurisez et partagez les factures de vos clients EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées sur EBP Démat’. Suivez le traitement des factures en temps réel Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé : documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc… *Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid. Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures de vos dossiers clients Numérisation de la facture Intégration des écritures dans votre logiciel de production Recherche de factures Reconnaissance automatique de la facture Vérification et acceptation des écritures DÉMATÉRIALISATION TRAITEMENT INTÉGRATION CONSULTATION 1 2 3 4 5 GÉREZ DE MULTIPLES PIÈCES D’ACHAT EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients : Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux) Factures de vente et d’achat Factures avec port Factures d’acompte Factures avec escompte Factures en autoliquidation Avoirs Achats intracommunautaires etc… 45 Communication Entreprise-Expert Ligne Expert-Comptable Le module Communication Entreprise-Expert permet d’optimiser les échanges d’écritures entre vos clients et votre cabinet. Vous récupérez les données de gestion commerciale, de comptabilité ou de paye saisies par vos clients afin d’effectuer la révision dans votre outil de production habituel. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients en quelques clics seulement. ZOOM sur les fonctions clés Les tables de concordances permettent de visualiser la liste des comptes et journaux à exporter ou à importer. Sans modifier le plan comptable et sans altérer le paramétrage précédemment établi, vous pouvez modifier la concordance entre les données sources et les données de destination, pour les comptes et pour les journaux. Cela vous évite, une fois les écritures importées, de passer des OD de ré-affectation de compte à compte et de journal à journal, ou de faire des réimputations entre comptes ou entre journaux. Les concordances que vous définissez sont également mémorisées. Vous pouvez les enrichir au fur et à mesure de la vie de votre dossier client. Personnalisez les tables de concordances Grâce aux tables de concordances vous pouvez, par exemple, modifier l’intitulé du compte, renseigner le compte auxiliaire en alphanumérique ou encore changer le type de compte si nécessaire Comptes exportés par votre client Comptes importés dans votre outil de Production www.ebp.com/expert-comptable 560 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Août 2016. EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures Fonctions Principales EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures de vente et d’achat. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable 1682 Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures clients (ventes) et fournisseurs (achats). • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 46 Communication Entreprise-Expert Ligne Expert-Comptable Le module Communication Entreprise-Expert permet d’optimiser les échanges d’écritures entre vos clients et votre cabinet. Vous récupérez les données de gestion commerciale, de comptabilité ou de paye saisies par vos clients afin d’effectuer la révision dans votre outil de production habituel. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients en quelques clics seulement. ZOOM sur les fonctions clés Les tables de concordances permettent de visualiser la liste des comptes et journaux à exporter ou à importer. Sans modifier le plan comptable et sans altérer le paramétrage précédemment établi, vous pouvez modifier la concordance entre les données sources et les données de destination, pour les comptes et pour les journaux. Cela vous évite, une fois les écritures importées, de passer des OD de ré-affectation de compte à compte et de journal à journal, ou de faire des réimputations entre comptes ou entre journaux. Les concordances que vous définissez sont également mémorisées. Vous pouvez les enrichir au fur et à mesure de la vie de votre dossier client. Personnalisez les tables de concordances Grâce aux tables de concordances vous pouvez, par exemple, modifier l’intitulé du compte, renseigner le compte auxiliaire en alphanumérique ou encore changer le type de compte si nécessaire Comptes exportés par votre client Comptes importés dans votre outil de Production www.ebp.com/expert-comptable 560 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Août 2016. EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures Fonctions Principales EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures de vente et d’achat. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable 1682 Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures clients (ventes) et fournisseurs (achats). • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2016. 47 ZOOM sur les fonctions clés Depuis votre cabinet, vous récupérez simplement les écritures comptables en provenance des logiciels EBP installés chez vos clients, directement dans votre logiciel de production habituel. Vous contrôlez ainsi les écritures passées par vos clients et les modifez si nécessaire. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients qui les intègrent dans leur logiciel de comptabilité EBP. En quelques clics, vous paramétrez et personnalisez l’export des données comptables depuis le logiciel EBP. Une fois vos paramétrages définis, ceux-ci sont automatiquement mémorisés. Ainsi, vous n’avez plus besoin de les renseigner pour vos futurs échanges. Vous pouvez créer autant de modèles d’import ou d’export que de dossiers entreprise si nécessaire. Votre client ou vous même, à partir de son logiciel EBP, définissez les options générales de transfert : 1- Sélectionnez la période et les journaux à exporter ou l’export du dossier complet(1). 2- Définissez vos options de transfert : dossier de destination, inclure dans un fichier zip, envoyer par e-mail… 3- Choisissez l’outil de production de destination(2) : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), CIEL, SAGE ligne 100, COALA, QUADRATUS, AZUR, CCMX (Winner et AS400), ISAGRI, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE-OUEST, GESTIMUM, INFORCE, HELIAST (import uniquement) Echangez efficacement avec vos clients Paramétrez simplement vos échanges (1) Export du Dossier complet compatible vers CEGID PGI version S5 et COALA Comptabilité (2) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs Choisissez votre format d’échange Pré-paramétrage par défaut en fonction de votre outil de production Selon le nombre de caractères importés (ou exportés), choisissez le sens pour tronquer vos numéros et libellés. Uniformisez les libellés à l’import (ou à l’export) grâce aux options Majuscules et ASCII. Paramétrage à la carte des comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires Paramétrage des types de journaux et de comptes à l’import 48 ZOOM sur les fonctions clés Depuis votre cabinet, vous récupérez simplement les écritures comptables en provenance des logiciels EBP installés chez vos clients, directement dans votre logiciel de production habituel. Vous contrôlez ainsi les écritures passées par vos clients et les modifez si nécessaire. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients qui les intègrent dans leur logiciel de comptabilité EBP. En quelques clics, vous paramétrez et personnalisez l’export des données comptables depuis le logiciel EBP. Une fois vos paramétrages définis, ceux-ci sont automatiquement mémorisés. Ainsi, vous n’avez plus besoin de les renseigner pour vos futurs échanges. Vous pouvez créer autant de modèles d’import ou d’export que de dossiers entreprise si nécessaire. Votre client ou vous même, à partir de son logiciel EBP, définissez les options générales de transfert : 1- Sélectionnez la période et les journaux à exporter ou l’export du dossier complet(1). 2- Définissez vos options de transfert : dossier de destination, inclure dans un fichier zip, envoyer par e-mail… 3- Choisissez l’outil de production de destination(2) : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), CIEL, SAGE ligne 100, COALA, QUADRATUS, AZUR, CCMX (Winner et AS400), ISAGRI, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE-OUEST, GESTIMUM, INFORCE, HELIAST (import uniquement) Echangez efficacement avec vos clients Paramétrez simplement vos échanges (1) Export du Dossier complet compatible vers CEGID PGI version S5 et COALA Comptabilité (2) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs Choisissez votre format d’échange Pré-paramétrage par défaut en fonction de votre outil de production Selon le nombre de caractères importés (ou exportés), choisissez le sens pour tronquer vos numéros et libellés. Uniformisez les libellés à l’import (ou à l’export) grâce aux options Majuscules et ASCII. Paramétrage à la carte des comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires Paramétrage des types de journaux et de comptes à l’import ZOOM sur les fonctions clés Depuis votre cabinet, vous récupérez simplement les écritures comptables en provenance des logiciels EBP installés chez vos clients, directement dans votre logiciel de production habituel. Vous contrôlez ainsi les écritures passées par vos clients et les modifez si nécessaire. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients qui les intègrent dans leur logiciel de comptabilité EBP. En quelques clics, vous paramétrez et personnalisez l’export des données comptables depuis le logiciel EBP. Une fois vos paramétrages définis, ceux-ci sont automatiquement mémorisés. Ainsi, vous n’avez plus besoin de les renseigner pour vos futurs échanges. Vous pouvez créer autant de modèles d’import ou d’export que de dossiers entreprise si nécessaire. Votre client ou vous même, à partir de son logiciel EBP, définissez les options générales de transfert : 1- Sélectionnez la période et les journaux à exporter ou l’export du dossier complet(1). 2- Définissez vos options de transfert : dossier de destination, inclure dans un fichier zip, envoyer par e-mail… 3- Choisissez l’outil de production de destination(2) : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), CIEL, SAGE ligne 100, COALA, QUADRATUS, AZUR, CCMX (Winner et AS400), ISAGRI, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE-OUEST, GESTIMUM, INFORCE, HELIAST (import uniquement) Echangez efficacement avec vos clients Paramétrez simplement vos échanges (1) Export du Dossier complet compatible vers CEGID PGI version S5 et COALA Comptabilité (2) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs Choisissez votre format d’échange Pré-paramétrage par défaut en fonction de votre outil de production Selon le nombre de caractères importés (ou exportés), choisissez le sens pour tronquer vos numéros et libellés. Uniformisez les libellés à l’import (ou à l’export) grâce aux options Majuscules et ASCII. Paramétrage à la carte des comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires Paramétrage des types de journaux et de comptes à l’import 49 Communication Entreprise-Expert Ligne Expert-Comptable Le module Communication Entreprise-Expert permet d’optimiser les échanges d’écritures entre vos clients et votre cabinet. Vous récupérez les données de gestion commerciale, de comptabilité ou de paye saisies par vos clients afin d’effectuer la révision dans votre outil de production habituel. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients en quelques clics seulement. ZOOM sur les fonctions clés Les tables de concordances permettent de visualiser la liste des comptes et journaux à exporter ou à importer. Sans modifier le plan comptable et sans altérer le paramétrage précédemment établi, vous pouvez modifier la concordance entre les données sources et les données de destination, pour les comptes et pour les journaux. Cela vous évite, une fois les écritures importées, de passer des OD de ré-affectation de compte à compte et de journal à journal, ou de faire des réimputations entre comptes ou entre journaux. Les concordances que vous définissez sont également mémorisées. Vous pouvez les enrichir au fur et à mesure de la vie de votre dossier client. Personnalisez les tables de concordances Grâce aux tables de concordances vous pouvez, par exemple, modifier l’intitulé du compte, renseigner le compte auxiliaire en alphanumérique ou encore changer le type de compte si nécessaire Comptes exportés par votre client Comptes importés dans votre outil de Production www.ebp.com/expert-comptable 560 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Août 2016. 50 Communication Entreprise-Expert Ligne Expert-Comptable Le module Communication Entreprise-Expert permet d’optimiser les échanges d’écritures entre vos clients et votre cabinet. Vous récupérez les données de gestion commerciale, de comptabilité ou de paye saisies par vos clients afin d’effectuer la révision dans votre outil de production habituel. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients en quelques clics seulement. ZOOM sur les fonctions clés Les tables de concordances permettent de visualiser la liste des comptes et journaux à exporter ou à importer. Sans modifier le plan comptable et sans altérer le paramétrage précédemment établi, vous pouvez modifier la concordance entre les données sources et les données de destination, pour les comptes et pour les journaux. Cela vous évite, une fois les écritures importées, de passer des OD de ré-affectation de compte à compte et de journal à journal, ou de faire des réimputations entre comptes ou entre journaux. Les concordances que vous définissez sont également mémorisées. Vous pouvez les enrichir au fur et à mesure de la vie de votre dossier client. Personnalisez les tables de concordances Grâce aux tables de concordances vous pouvez, par exemple, modifier l’intitulé du compte, renseigner le compte auxiliaire en alphanumérique ou encore changer le type de compte si nécessaire Comptes exportés par votre client Comptes importés dans votre outil de Production www.ebp.com/expert-comptable 560 EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go MODES D’UTILISATION DISPONIBLES POUR CE LOGICIEL : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7, 8 et 10 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Août 2016. Vos interlocuteurs Ligne Expert-Comptable 51 CONTACT REGIONAL Dom-Tom 75 2B 2A 63 42 01 74 73 38 05 07 26 43 48 30 84 13 04 06 83 69 40 64 78 94 9275 Sébastien Louchart 06 27 44 56 20 sebastien.louchart@ebp.com Valérie Lapierre 06 11 66 41 91 valerie.lapierre@ebp.com Réda Boudouani 06 15 65 65 23 reda.boudouani@ebp.com Laurent Millet 06 15 65 63 96 laurent.millet@ebp.com Patrick Denivet 06 15 25 16 62 patrick.denivet@ebp.com Jean Peyraud 06 29 05 42 12 jean.peyraud@ebp.com Olivier Mitka 06 89 86 69 96 olivier.mitka@ebp.com 52 NUMÉROS ESSENTIELS ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUE : Nos techniciens sont à votre écoute pour vous guider dans l’utilisation de votre logiciel. Tél : 0 821 61 2000 (0,09€/min) SERVICE ACTIVATION : L’activation vous permet de déclarer votre licence auprès d’EBP afin de bénéficier de tous les droits d’utilisation. Tél : 0 826 100 123 (0,15€/mn) SERVICE PROFESSION COMPTABLE : Vos interlocuteurs commerciaux vous accompagnent et vous conseillent dans la gestion et le suivi des projets du cabinet et ses clients. Tél : 01 34 94 80 55 Email : experts.fr@ebp.com Services Accessibles de 9h à 18h30 (18h le vendredi). Horaires modulables selon l’activité. 53 ....................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................... 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NOTES 54 ....................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................... 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NOTES 56 N°7 RÉSULTAT « LES LOGICIELS EN LIGNE EBP ME PERMETTENT DE DÉVELOPPER LE TRAVAIL COLLABORATIF AVEC MES CLIENTS » Didier Salmon. Expert-Comptable Cabinet E2CA (72) Je gagne du temps en accédant directement aux données de mes clients sur Internet à partir des Logiciels en Ligne. Je leur transmets ainsi chaque mois le tableau de bord des indicateurs clés et je développe mes missions de conseil. www.ebp.com EXPERT BUSINESS PACK - ÉCHANGES Conçu et développé en France CONSEIL - ACCOMPAGNEMENT EBP Informatique SA • Rue de Cutesson • ZA du Bel Air BP 95 • 78 513 Rambouillet Cedex • Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com • SA au capital de 1million d’euros • RCS VERSAILLES B 330 838 947 • NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 Document non contractuel. - Tous les prix figurant dans ce document sont indicatifs et des prix publics conseillés. - Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. – Août 2016. 1729 EBP INFORMATIQUE SA Rue de Cutesson - ZA du Bel Air 78513 Rambouillet Cedex EQUIPE PROFESSION COMPTABLE EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable

Guide Report Designer - Guide d’initiation et de prise en main

Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, version 1.0, édition Janvier 2009 Table des matières PRESENTATION 4 1. ACCEDER AU GENERATEUR D’ETAT DEPUIS UN MODELE EXISTANT...............................................................................4 2. PRESENTATION DE L’OUTIL.....................................................................................................................................................5 COMMENT FAIRE ? 6 1. COMMENT MODIFIER LA POLICE, LA TAILLE, L’ALIGNEMENT D’UN CHAMP ?...................................................................6 2. COMMENT MODIFIER LE FORMAT D’AFFICHAGE D’UNE VARIABLE ? ................................................................................6 3. COMMENT AJOUTER UN LOGO ? ............................................................................................................................................7 4. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ?................................................8 5. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES NON DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ?.......................................9 6. COMMENT AJOUTER UN NUMERO DE PAGE, DATE D’IMPRESSION … ?......................................................................... 10 7. COMMENT INSERER UN TOTAL, UNE MOYENNE … ?......................................................................................................... 11 8. COMMENT SUPPRIMER UN CHAMP ?................................................................................................................................... 12 CREATION D’UN MODELE LISTE CLIENT PAS A PAS 13 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 15 2. MISE EN FORME DU MODELE................................................................................................................................................ 19 2.1. Insertion date du jour.................................................................................................................................................... 21 2.2. Insertion d’un titre de modèle....................................................................................................................................... 24 2.3. Insertion des titres des colonnes................................................................................................................................. 28 2.4. Insertion des données................................................................................................................................................... 29 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes................................................................................................ 33 2.6. Insertion du numéro de page : ..................................................................................................................................... 37 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LISTE DES CLIENTS.................................................................................................. 39 CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 40 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 40 2. MISE EN FORME DU MODELE :.............................................................................................................................................. 47 2.1. Insertion date du jour :.................................................................................................................................................. 48 2.2. Insertion titre du modèle :............................................................................................................................................. 51 2.3. Mise en place du regroupement et insertion des titres des colonnes :.................................................................... 54 2.4. Insertion des données : ................................................................................................................................................ 56 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes :.............................................................................................. 60 2.6. Insertion du numéro de page : ..................................................................................................................................... 64 2.7. Formatage des champs : .............................................................................................................................................. 65 2.8. Insertion d’un total ........................................................................................................................................................ 67 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LA LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR :..................................................... 68 CREATION D’UN DOCUMENT DE VENTE, DEVIS, PAS A PAS 70 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 70 1.1. Sélection de la table « Options ».................................................................................................................................. 70 1.2. Sélection de la table principale « Document de vente » ............................................................................................ 72 1.3. Sélection de la table secondaire « Ligne de document de vente » ........................................................................... 78 2. MISE EN FORME DU MODELE................................................................................................................................................ 80 2.1. Conception du modèle .................................................................................................................................................. 80 2.2. Insertion des titres des colonnes................................................................................................................................. 88 2.3. Insertion des champs.................................................................................................................................................... 89 2.4. Formatage des champs................................................................................................................................................. 90 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes................................................................................................ 92 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DEVIS ............................................................................................................................... 95 Présentation 4 Report Designer Présentation Le logiciel EBP Compta Gestion Commerciale Open Line TM dispose d’un générateur d’état qui associe convivialité et puissance. Open Report Designer permet d’exploiter l’ensemble des données saisies dans votre logiciel. Ces données pourront être classées et triées…Des fonctions et des formules de calculs sont à votre disposition pour obtenir les résultats que vous souhaitez. Vous avez également la possibilité de personnaliser la présentation de vos documents (insertion de logo, polices, cadres, etc.….) A travers ce guide, vous verrez les différentes étapes nécessaires à la modification puis à l’élaboration de quelques modèles. 1. ACCEDER AU GENERATEUR D’ETAT DEPUIS UN MODELE EXISTANT L’accès au générateur d’état de votre logiciel s’effectue depuis le volet de navigation par exemple dans le menu « Ventes »/ « Impressions » (1). Sélectionnez la catégorie « Devis », le modèle d’impression (2) puis cliquez sur l’icône « Modifier » (3) dans la barre d’outils. Vous pourrez ainsi effectuer des modifications sur ce modèle. Lors de la sauvegarde des changements, un nouveau modèle est créé et ajouté dans la liste des modèles. Le nom du modèle apparait en caractères gras, ce qui permet de le distinguer facilement. 1 3 2 Report Designer 5 2. PRESENTATION DE L’OUTIL Open Report Designer peut être découpé en 4 parties : 1- Une barre d’outils qui contient les outils de mise en forme et de conception des modèles. 2- Une barre d’insertion de composants et de bandes nécessaires à la conception du modèle (barre verticale à gauche de l’écran). 3- Un volet « Propriétés », « Dictionnaire » et « Arborescence » disponible pour les champs et les composants. 4- Une partie Conception qui permet de mettre en forme le modèle. Cette partie est elle-même composée de trois onglets : Page 1, Aperçu et Prévisualisation HTML - La partie « Page1 » permet de mettre en forme le modèle. C’est à cet endroit que vous allez définir les différentes parties de notre modèle, insérer les champs et autres composants. - L’onglet « Aperçu » permet de visualiser à l’écran sans quitter le modèle, les changements apportés au modèle. - L’onglet HTML « Prévisualisation HTML » permet de visualiser à l’écran les changements apportés au modèle au format HTML. 1 2 4 3 Comment faire ? 6 Report Designer Comment faire ? Comment faire ? Dans ce chapitre, nous allons vous indiquer comment réaliser les principales modifications que vous pouvez effectuer sur un modèle. Pour accéder au paramétrage d’un modèle, placez-vous dans le volet de navigation « Vente – Impressions - Documents de vente – Devis (ou commandes …) »par exemple. Sélectionnez le modèle à paramétrer et cliquez sur « Modifier » dans la barre d’outils. 1. COMMENT MODIFIER LA POLICE, LA TAILLE, L’ALIGNEMENT D’UN CHAMP ? Chaque champ peut avoir des caractéristiques différentes. Pour changer la police d’un champ, sélectionnez-le en cliquant dessus. Le champ est alors entouré par des petits carrés noirs . Ensuite à l’aide de la barre d’outils , vous pouvez changer la taille, la police … Vous pouvez également modifier l’alignement de chaque champ grâce à cette barre d’outils . Remarque : Cette modification ne peut pas être effectuée sur les champs de type Mémo (voir partie Ajout d’un champ de donnée) pour lesquels une police par défaut, et des attributs (gras, italique, couleur etc..) peuvent être paramétrés directement dans le logiciel. 2. COMMENT MODIFIER LE FORMAT D’AFFICHAGE D’UNE VARIABLE ? Pour formater un champ de type montant par exemple, vous devez sélectionner la variable souhaitée en cliquant dessus, puis cliquer sur l’icône qui apparaît à droite de la variable et sélectionner « Format du texte ». L’assistant suivant s’ouvre : Sélectionnez le format à appliquer, et validez par la touche OK. Comment faire ? Report Designer 7 3. COMMENT AJOUTER UN LOGO ? Il est possible d’ajouter une image ou le logo de votre entreprise. Pour cela, à partir de la barre d’outils cliquez sur « Image » Cliquez à l’endroit ou vous souhaitez ajouter cette image. Une fenêtre « Image » s’ouvre. Il est alors possible de sélectionner et d’afficher une image stockée sur votre disque dur en cliquant sur le bouton « Ouvrir » de cette même fenêtre. Il est aussi possible d’afficher le logo de votre société (ajouté préalablement dans les options de votre dossier). Pour cela, à partir de la fenêtre « image », cliquez sur « Colonne des données », puis déroulez l’arborescence des « Options » et sélectionnez la variable « Logo ». Comment faire ? 8 Report Designer 4. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ? Pour ajouter un champ dans votre document, placez-vous sur le dictionnaire des données situé dans le volet de navigation à droite de l’écran. Sélectionnez à partir du dictionnaire des données (sources de données…) le champ à ajouter et effectuez un glisser-déplacer, à l’aide de la souris, vers l’emplacement souhaité sur le modèle. Comment faire ? Report Designer 9 5. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES NON DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ? Les champs proposés dans le dictionnaire, correspondent aux champs sélectionnés à la création du modèle. Par défaut, toutes les données d’une table ne sont pas disponibles dans le dictionnaire. Pour ajouter un nouveau champ, placez-vous dans le dictionnaire des données (volet situé à droite de l’écran). Sont alors visibles les tables et les champs utilisés à la création du modèle. Sélectionnez une table à partir du dictionnaire, puis par le clic droit, sélectionnez Propriétés . L’éditeur de requêtes s’ouvre et affiche les tables et les champs proposés dans le dictionnaire. Placez-vous sur la table concernée, et cliquez sur « Ajouter une colonne ». Comment faire ? 10 Report Designer La liste de tous les champs de la table est alors visible, cochez le(s) champ(s) à ajouter puis validez votre sélection en cliquant sur « OK ». Le(s) champ(s) ajouté(s) est (sont) alors visible(s) dans la liste des champs du dictionnaire. Sélectionnez à partir du dictionnaire des données le champ à ajouter et effectuez un glisser-déplacer, à l’aide de la souris, vers l’emplacement souhaité sur le modèle. 6. COMMENT AJOUTER UN NUMERO DE PAGE, DATE D’IMPRESSION … ? Pour ajouter sur votre document, la date, le compteur de pages ou l’heure d’impression du document, vous disposez de plusieurs variables systèmes accessibles à partir du dictionnaire des données (Volet situé à droite de l’écran), « Variables systèmes » que vous pouvez glisser / déplacer sur votre modèle. Pour les variables de type « date », il est possible de les formater (CF point 2. Comment modifier le format d’affichage d’une variable ? ). Comment faire ? Report Designer 11 7. COMMENT INSERER UN TOTAL, UNE MOYENNE … ? Pour insérer un total, imprimer le nombre d’éléments d’une liste ou calculer une moyenne, vous disposez dans le dictionnaire des données situé dans le volet de navigation à droite de l’écran (cf. ci-dessous) de plusieurs Fonctions systèmes regroupées dans l’arborescence «Totals» du dictionnaire. Déroulez cette arborescence, sélectionnez ensuite le type de total souhaité et faites un glisser-déplacer de la variable sur votre modèle. Double cliquez ensuite sur la variable que vous venez de glisser sur votre modèle. La fenêtre suivante apparaît : Dans la fenêtre affichée, vous pourrez alors modifier le type de calcul à effectuer dans la partie « Fonction résumé ». Sélectionnez ensuite la bande de données sur laquelle se trouve la variable à totaliser dans la partie « Bande de données» Enfin, dans la partie « Colonne de données », indiquez le nom de la variable sur laquelle s’effectue le calcul en déroulant la liste des variables. Remarque : Dans la partie « Résumé en cours d’exécution », cochez « Rapport » si vous souhaitez que le calcul se fasse sur la dernière page de l’impression. Cochez « Page », si vous souhaitez que le calcul s’affiche sur chaque page de l’impression. Comment faire ? 12 Report Designer 8. COMMENT SUPPRIMER UN CHAMP ? Pour supprimer un champ dans un document, sélectionnez-le en cliquant dessus. Des petits points noirs apparaissent autour du champ : appuyez alors sur la touche « Suppr » de votre clavier pour le supprimer du modèle. Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 13 Création d’un modèle liste client pas à pas Afin d’accéder au générateur d’état Open Report Designer, sélectionnez « Editeur de modèle d’impression » depuis le menu « Outils » du logiciel. Au démarrage du générateur d’état, la fenêtre « nouveau modèle » apparaît. Cette fenêtre permet de sélectionner la catégorie du modèle que vous souhaitez créer. Une case à cocher, vous permet d’afficher ou non un assistant de création de modèle. Pour utiliser l’assistant de création de modèle, cochez la case « Afficher l’assistant de création de modèle » : Une fois les choix de la catégorie et de l’assistant de création définis, validez en cliquant sur « OK ». La fenêtre « Données» est proposée. Elle contient une sélection de champs pré-paramétrés correspondant à la catégorie sélectionnée précédemment. Cochez les champs que vous souhaitez voir figurer sur votre impression. Vous pouvez également cocher « En-tête » et « Pied » si vous souhaitez avoir des titres de colonne : Validez votre sélection en cliquant sur « OK ». Création d’un modèle liste client pas à pas 14 Report Designer Le modèle d’impression sera automatiquement créé : Et vous obtiendrez une liste exploitable sans devoir la retoucher : Si vous souhaitez réaliser vous-même votre propre modèle, suivez les différentes étapes décrites ci-après : La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. Pour l’exemple « Création de la liste des clients », les données nécessaires sont : - Code (tiers) - Nom - Adresse 1 (Facturation) - Code Postal (Facturation) - Ville (Facturation) - Téléphone fixe (Facturation). Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 15 1. SELECTION DES DONNEES Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » permet d’accéder aux informations contenues dans les options du dossier et celui de « Données d’ensemble de requêtes » permet d’accéder à toutes les tables de votre application. Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » : Création d’un modèle liste client pas à pas 16 Report Designer La fenêtre « Editeur de requêtes » apparaît. Seul « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît : Afin de réaliser notre fiche client, sélectionnez la table « Client » : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 17 Puis cliquez sur « OK ». La table «Requête Client » apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail » : Vous venez de sélectionner la table de données à partir de laquelle vous allez travailler. Sélectionnez ensuite les différentes variables que vous souhaitez utiliser et imprimer sur notre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » : Création d’un modèle liste client pas à pas 18 Report Designer La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez en cochant chacune des variables que vous souhaitez utiliser dans votre impression : Cliquez sur « OK ». Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 19 Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de notre modèle « Liste des clients » vous allez trier le modèle par « code client ». Pour cela, cliquez sur la variable « Code client » et sélectionnez « Ascendant » en type de tri, dans la partie « Tri » à droite de la fenêtre. Indiquez également un indice de tri à 0 dans le cas où le tri est effectué sur une donnée uniquement ou un ordre de priorité dans le cas où le tri est effectué sur plusieurs données : 2. MISE EN FORME DU MODELE Les manipulations précédentes vous ont permis d’ajouter la table « Client » et les variables souhaitées, dans le dictionnaire des données du modèle d’impression. Maintenant, vous pouvez voir apparaître, sur la partie à droite de l’écran, la table « Client » ainsi que les variables préalablement sélectionnées: Création d’un modèle liste client pas à pas 20 Report Designer Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés à gauche de la fenêtre que nous appellerons « Barre de conception » Pour cela, vous allez utiliser différents types de bande dans lesquelles vous ajouterez vos variables. Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 21 2.1. Insertion date du jour Dans un premier temps, ajoutez la date du jour. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez « En-tête de page » : Cliquez sur la page vierge. Une bande grise apparaît : N.B : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmenter ou diminuer la hauteur de cette bande. Sur la partie de droite, déroulez le menu « Variables système » : Flèche permettant d’agrandir ou de diminuer la bande Création d’un modèle liste client pas à pas 22 Report Designer Faites glisser la variable système « Today » dans la bande « En_têteDePage1 » : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 23 Cette variable doit être formatée avec le style de date que vous souhaitez. Pour cela, sélectionnez la variable « Today » et cliquez sur l’onglet « Propriétés », en bas de la partie de droite : Cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut » du champ « Format du texte » : Sélectionnez l’onglet « Date ». Plusieurs formats de date sont proposés. Sélectionnez le format que vous souhaitez afficher et validez en cliquant sur « OK ».: Création d’un modèle liste client pas à pas 24 Report Designer 2.2. Insertion d’un titre de modèle L’insertion d’un titre de modèle s’effectue à l’aide de la bande « Titre ». Comme pour l’insertion de la bande « Entête de page », cliquez sur l’icône , sur la partie gauche de la fenêtre, et sélectionnez « Titre » : Puis cliquez sur la page. La bande « Titre » vient se positionner après la bande « Entête de page » : Pour saisir le titre, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle puis cliquer sur la bande « Titre ». Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 25 La fenêtre « Editeur de texte » s’affiche. Vous pouvez alors saisir votre texte, « Liste des clients » par exemple et en cliquant sur « OK ». Vous obtenez alors le résultat suivant : Il est possible de modifier la couleur de fond du texte. Pour cela, sélectionnez le texte et utilisez l’icône dans la barre d’outils. Une palette de couleurs vous est proposée, sélectionnez celle que vous souhaitez. Création d’un modèle liste client pas à pas 26 Report Designer Pour ajouter un cadre autour du titre cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle et sélectionnez « Forme » : Cliquer sur la bande « Titre ». Ajustez ensuite le cadre pour qu’il entoure parfaitement le titre « Liste des clients » : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 27 Sélectionnez le cadre et cliquez sur l’onglet « Propriétés ». Dans l’arborescence de droite, sur la partie « Type de forme » sélectionnez « Rectangle à coins arrondis » : Le résultat obtenu est : Création d’un modèle liste client pas à pas 28 Report Designer 2.3. Insertion des titres des colonnes Notre liste sera réalisée sous forme de tableau. Pour ajouter les titres des colonnes, cliquez sur l’icône dans la barre de conception et sélectionnez la bande « En-tête ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « En-tête » se positionne en dessous de la bande « Titre » : A l’aide de l’icône , vous pouvez saisir le titre de première colonne : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 29 Suite à la validation de cette première colonne, vous devez recommencer l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées : 2.4. Insertion des données De la même manière que les points précédents, ajoutez la bande nécessaire à l’insertion des champs de données. Cliquez sur l’icône et sélectionnez « Données » : Création d’un modèle liste client pas à pas 30 Report Designer Cliquez sur la page du rapport. La fenêtre « Paramétrage des données » apparaît. Double-cliquez sur la table « Clients », visible dans l’onglet « Source de données », afin de l’associer à la bande de données ajoutée précédemment : La bande « Données ; Source de données : Clients » apparaît sous la bande « En-tête » : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 31 Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Clients » afin de visualiser les variables disponibles : A partir du dictionnaire, sélectionnez les variables une à une et glissez-les sur la bande de « Données » : Variable « Code client » sélectionnée et glissée vers la bande « Données » Création d’un modèle liste client pas à pas 32 Report Designer Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données » : Ensuite, ajoutez la bande « Pied ». Cliquez sur l’icône et sélectionnez « Pied » : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 33 Cliquez sur la page du rapport. La bande pied apparaît sous la bande « Données » : 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes Une liste est plus facilement lisible si les différentes données sont bien séparées. Pour cela, ajoutez des traits de séparation entre chaque colonne. Afin d’encadrer les titres des différentes colonnes, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle : Création d’un modèle liste client pas à pas 34 Report Designer Cliquez sur la bande « En-tête » : Ajustez le cadre de façon à ce qu’il encadre la totalité des titres des colonnes : Cadre inséré dans le modèle Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 35 De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le de façon à ce qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied » : Une fois le cadre de la liste réalisé, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle: Deuxième cadre inséré Création d’un modèle liste client pas à pas 36 Report Designer Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent commencer sur la bande « En-tête » et finir sur la bande « Pied » : Cette opération est à répéter autant de fois qu’il y a de colonnes. Le résultat obtenu est : Trait inséré Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 37 2.6. Insertion du numéro de page : Pour insérer le numéro de page, cliquez sur l’icône et sélectionner la bande « Pied de page ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « PiedDePage » apparaît en bas de la page du rapport : Comme pour la date du jour, déroulez les variables système du dictionnaire (Partie droite du modèle). Sélectionnez la variable système «PageNumber » : Faites-la glisser dans la bande « PiedDePage1 » : Création d’un modèle liste client pas à pas 38 Report Designer Votre modèle « Liste des clients » est maintenant réalisé. Voici un aperçu de l’impression obtenue : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 39 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LISTE DES CLIENTS Pour enregistrer votre modèle et lui donner un nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… » : La fenêtre « Enregistrer le modèle » apparaît. Saisissez son nom dans le champ « Nom du modèle : » et sélectionnez « Clients » dans la partie « Catégorie du modèle : » : Cliquez sur « OK ». Votre modèle est maintenant ajouté à la liste des modèles déjà existants. CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 40 Report Designer CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. Pour l’exemple, les données nécessaires sont : - Code article, - Code du fournisseur, - Description commerciale, - Libellé, - Prix de revient, - PV HT, - PV TTC, - Code Famille Articles (Code famille Articles -> Familles Articles), - Nom (Code du fournisseur -> Fournisseur), - Taux de TVA (Code TVA (article) -> TVA). 1. SELECTION DES DONNEES Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » correspond aux tables des options du dossier et celui « Données d’ensemble de requêtes » correspond aux tables des données. CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 41 Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » : La fenêtre « Editeur de requêtes » apparait. Seul « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît : Afin de réaliser votre fiche article, sélectionnez la table « Article » : Puis cliquez sur « OK ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 42 Report Designer La table « Article » apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence suivante : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail » : Vous venez de sélectionner la table de données à partir de laquelle vous allez travailler. Sélectionner ensuite les différentes variables que vous souhaitez utiliser et imprimer sur votre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » : CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 43 La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser dans votre impression : NB : A la fin de la liste des champs de la table « Article », apparaît en gras un certain nombre d’autres tables déjà jointes avec la table « Article » parce qu’elles ont un identifiant commun. Par exemple, pour afficher le libellé de la famille article, vous ne pouvez pas l’afficher depuis la table « Article ». Seul le champ « Code famille articles » est disponible. Pour récupérer le libellé, il faut utiliser la table « Famille articles » et cocher le champ « Famille articles ». Cliquez sur « OK ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 44 Report Designer Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes : Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de votre modèle « Liste articles par fournisseur » vous allez trier le modèle par « Code article » et aussi par « Code du fournisseur » compte tenu du regroupement par fournisseur. Pour cela, cliquez sur les variables « Code du fournisseur » puis « Code article » et sélectionnez « Ascendant » dans « Type de tri », dans la partie « Tri » à droite de la fenêtre. Vous devez également indiquer un indice de tri qui va définir l’ordre de priorité du tri : 0 pour le premier champ trié, dans notre cas « code fournisseur », puis 1 pour le second champ, « Code article ». Dans le cas d’un seul type de donnée à trier, il faut toujours utiliser 0 en indice de tri. CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 45 Vous pouvez, également filtrer vos données, ici pour les articles, et faire une distinction entre les articles de type « Bien » et les articles de type « Service ». Vous allez donc réaliser un filtre pour afficher uniquement les articles de type « Bien ». Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une condition ». Dans la liste des champs, sélectionnez « Type d’article », puis cliquez sur « OK ». Maintenant, il faut définir le filtre : - pour l’opérateur, sélectionnez « Egal », - pour la valeur, choisissez « Bien ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 46 Report Designer Validez votre requête en cliquant sur « OK ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 47 2. MISE EN FORME DU MODELE : Les manipulations précédentes vous ont permis de créer la table « Article » et d’ajouter les champs souhaités pour l’impression. Maintenant, vous pouvez voir apparaître, sur la partie à droite de l’écran, dans l’onglet « Dictionnaire », la table « Article » avec les champs sélectionnés au préalable. Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés à gauche de la fenêtre que nous appellerons « Barre de conception ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 48 Report Designer Pour cela, utilisez différentes types de bandes dans lesquelles vous y ajouterez nos variables. 2.1. Insertion date du jour : Dans un premier temps, ajoutez la date du jour. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez « En-tête de page » : Cliquez sur la page vierge. Une bande grise apparaît : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmenter ou diminuer la hauteur de la bande. Flèche permettant d’agrandir ou de diminuer la bande CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 49 Sur la partie de droite, déroulez le menu « Variables système » : Faites glisser la variable système « Today » dans la bande « En_têteDePage1 » : Cette variable doit être formatée avec le style date que vous souhaitez. Pour cela, sélectionnez la variable « Today » et cliquez sur l’onglet « Propriétés », en bas à droite. CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 50 Report Designer Dans la rubrique, « 1- Texte », sélectionnez « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ». Sélectionnez « Date ». Plusieurs formats de date sont proposés. Sélectionnez le format que vous souhaitez afficher et valider par « OK ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 51 2.2. Insertion titre du modèle : L’insertion d’un titre de modèle s’effectue à l’aide de la bande « Titre ». Comme pour l’insertion de la bande « Entête de page », cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception et sélectionnez « Titre ». Puis cliquez sur la page. La bande « Titre » vient se positionner après la bande « Entête de page » : CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 52 Report Designer Pour saisir le titre, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception, puis cliquez sur la bande « Titre ». La fenêtre d’éditeur de texte apparaît. Tapez votre texte, « Liste des articles par fournisseur » par exemple et validez en cliquant sur « OK ». Ajustez votre champ avec les outils de disposition et de formatage disponibles afin d’obtenir le résultat suivant : Il est possible de modifier la couleur de fond du texte. Pour cela sélectionnez le champ correspondant au texte et utilisez l’icône situé dans la barre d’outils. Pour notre exemple, utilisez la couleur « Gris clair ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 53 Pour ajouter un cadre autour du titre cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Forme ». Cliquez sur la bande « Titre ». Ajustez le cadre pour qu’il entoure parfaitement le titre « Liste des articles par fournisseur ». Sélectionnez le cadre et cliquez sur l’onglet « Propriétés ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 54 Report Designer Dans l’arborescence de droite, sur la partie « Type de forme » sélectionnez « Rectangle à coins arrondis ». Le résultat obtenu est : 2.3. Mise en place du regroupement et insertion des titres des colonnes : Notre liste sera regroupée par fournisseur, il faut donc ajouter la bande « Entête de groupe ». Pour ajouter les titres des colonnes, cliquez sur l’icône et sélectionner « En-tête de groupe». Cliquez sur la page du rapport. La bande « En-tête de groupe » vient se positionner en dessous de la bande « Titre », et la fenêtre des conditions de regroupement apparaît. Sélectionnez le champ « Code du fournisseur » dans la requête « Article », puis cliquez sur « OK ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 55 Dans un premier temps, pour distinguer le regroupement, il faut afficher le nom du fournisseur. Pour cela, cliquez sur l’icône texte de la barre de conception puis cliquez sur la bande « Entête de groupe », l’éditeur de texte s’ouvre. Ensuite, double cliquez sur le champ « Nom (Code du fournisseur -> Fournisseur) », la variable apparaît dans l’onglet « Expression ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 56 Report Designer L’étape suivante consiste à saisir les titres des colonnes. Cliquez sur l’icône texte de la barre de conception puis sur la bande entête de groupe et saisissez votre texte : Suite à la validation de cette première colonne, recommencez l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées pour obtenir ce résultat : 2.4. Insertion des données : De la même manière que dans les points précédents, ajoutez la bande nécessaire à l’insertion des champs de données. Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Données » : CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 57 Cliquez sur la page du rapport. La fenêtre « Paramétrage des données » apparaît. Cliquez sur la table « Requête Article », visible dans l’onglet « Source de données », et cliquez sur « OK » afin de l’associer au rapport d’impression. La bande « Données ; Source de données : Requête Article » apparaît sous la bande « En-tête de groupe» : CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 58 Report Designer Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Article » afin de visualiser les variables disponibles : Maintenant il suffit de sélectionner les variables à afficher sur votre impression en les glissant dans la bande « Données ». Si ce n’est pas déjà le cas, décocher l’option « Créer un label » pour ajouter uniquement le champ de données. CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 59 Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données » : Ajoutez ensuite la bande « Pied de groupe». Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Pied de groupe » : Variable « Code article » sélectionnée et glissée vers la bande « Données » CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 60 Report Designer Cliquez sur la page du rapport. La bande « Pied de groupe » apparaît sous la bande « Données » : 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes : Une liste est plus facilement lisible si les différentes données sont bien séparées. Pour cela, créez le colonage avec des traits de séparation et des cadres. Afin d’encadrer les titres des colonnes, cliquez sur l’icône de la barre de conception sur la partie gauche de la fenêtre : CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 61 Cliquez sur la bande « En-tête de groupe» : Ajustez le cadre pour qu’il encadre la totalité des titres des colonnes : Cadre inséré dans le modèle CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 62 Report Designer De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le pour qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied de groupe» : Une fois le cadre de la liste réalisé, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône de la barre de conception sur la partie gauche de la fenêtre : Deuxième cadre inséré CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 63 Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent partir de la bande « En-tête de groupe » et descendre jusqu’à la bande « Pied de groupe » : Trait inséré CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 64 Report Designer Cette opération est à répéter autant de fois qu’il existe de colonnes. Le résultat obtenu est : 2.6. Insertion du numéro de page : Pour insérer le numéro de page, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez la bande « Pied de page ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « PiedDePage » apparaît en bas de la page du rapport : Comme pour la date du jour, déroulez les variables système du dictionnaire (Partie droite de la fenêtre). Sélectionnez la variable système «PageNumber », et faites la glisser dans la bande « PiedDePage » : CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 65 2.7. Formatage des champs : Par défaut, les champs ne sont pas formatés, pour que la liste soit lisible. Un formatage est donc à effectuer. Pour votre liste les champs « Libellé » et « Famille » peuvent être long, il faut donc les ajuster. Pour cela, sélectionnez le champ « Libellé » (idem pour « Famille ») dans la bande « Données ». Dans l’onglet « Propriétés » à droite, mettez « Retour automatique à la ligne » et « Auto-extensible » à « Oui ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 66 Report Designer Formatez aussi les champs numériques (Prix de revient, PV HT, TVA, PV TTC). Pour cela, sélectionnez les variables une à une et sur l’onglet « Propriétés », en bas à droite, sélectionnez dans la rubrique, « 1- Texte », « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ». Sélectionnez le format « Nombre » et cliquez sur « OK ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 67 2.8. Insertion d’un total Pour insérer le total d’une colonne, cliquez sur l’icône dans la barre de conception et positionnez le champ dans la bande « Pied de groupe ». L’éditeur de texte s’ouvre, sélectionnez l’onglet « Résumé ». Dans « Fonction résumé » prenez « Sum », dans « Bande de données » choisir » Données1 ». Dans « Colonne de données » double-cliquez sur PV TTC. Puis cliquez sur « OK ». Ensuite rajoutez un texte « Total », et formatez le champ au format « Nombre ». Votre modèle « Liste des articles par fournisseurs » est maintenant terminé. Voici un aperçu de l’impression obtenue : CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 68 Report Designer 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LA LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR : Pour enregistrer votre modèle et lui donner son propre nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… » : CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 69 La fenêtre « Enregistrer le modèle » apparaît. Saisissez son nom dans le champ « Nom du modèle : » et sélectionnez « Article » dans la partie « Catégorie du modèle : » : Cliquez sur « OK ». Votre modèle est enregistré dans votre base de données, il s’ajoute alors à la liste des modèles. Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 70 Report Designer Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Afin d’accéder au générateur d’état Open Report Designer, sélectionnez « Editeur de modèle d’impression » depuis le menu « Outils » du logiciel. Au démarrage du générateur d’état, la fenêtre « Nouveau modèle » apparaît. Cette fenêtre permet de sélectionner la catégorie du modèle que vous souhaitez créer. Sélectionnez la catégorie « Devis » dans l’arborescence « Documents de vente », décochez la case « Afficher l’assistant de création de modèle » et validez par « OK ». La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. 1. SELECTION DES DONNEES Un document de vente quel qu’il soit est composé d’une entête de document, d’un corps de document et d’un pied de document. Les données concernant l’entête et le pied du document sont stockés dans la table « Document de vente ». Les données concernant le corps du document sont stockées dans la table « Lignes du document de vente ». Une relation entre la table « Document de vente » et « Lignes de document de vente » est alors nécessaire pour afficher à l’impression les informations d’entête et de pied de chaque document ainsi que le détail des lignes correspondant à ce même document. Cette partie du paramétrage sera développée dans ce chapitre. 1.1. Sélection de la table « Options » Vous avez besoin de la table de données « Options » pour afficher les coordonnées de votre société. Nous allons maintenant voir la procédure à suivre. Dans un modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » permet d’accéder aux informations contenues dans les options du dossier et « Données d’ensemble de requêtes » permet d’accéder à toutes les tables de votre application. Sélectionnez « Données d’objets métiers » et cliquez sur « OK ». Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 71 Une fenêtre s’affiche avec deux choix possibles : « Filtres utlisateurs » et « Options ». Cochez « Options » et cliquez sur « Ok ». La table des options du dossier est alors ajoutée dans le dictionnaire des données. C’est à partir de cette table que vous pourrez imprimer les coordonnées de votre société. Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 72 Report Designer 1.2. Sélection de la table principale « Document de vente » Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » et validez en cliquant sur « OK ». Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 73 La fenêtre « Editeur de requêtes » s’affiche. Seul le bouton « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 74 Report Designer Afin de réaliser votre devis, sélectionnez la table « Document de vente» : Puis cliquez sur « OK ». La table « Document de vente» apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence suivante : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail ». Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 75 Sélectionnez les différentes variables que vous souhaitez utiliser sur le modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » : La fenêtre suivante apparaît : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 76 Report Designer Sélectionnez (en cliquant sur les cases à cocher à gauche de la variable) chacune des données que vous souhaitez utiliser dans votre impression : Cliquez sur « OK ». Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 77 Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de votre modèle « Devis » vous allez trier le modèle par « Numéro de document». Pour cela, cliquez sur la variable « Numéro de document», dans la partie « Tri » à droite de la fenêtre, indiquer « Ascendant » en type de tri et 0 en indice de tri. Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 78 Report Designer 1.3. Sélection de la table secondaire « Ligne de document de vente » A partir de l’ »Editeur de requêtes », placez-vous sur « Requêtes de détail », Faites un clic droit et sélectionnez « Ajouter une requête de détail ». Plusieurs propositions sont disponibles, cliquez sur « Ligne de document de vente (Depuis Code document) ». Vous obtenez une nouvelle table dans l’éditeur de requêtes : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 79 Sélectionner les différentes variables que vous souhaitez utiliser sur votre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne », cochez les champs à afficher sur le modèle et validez votre sélection en cliquant sur « OK » jusqu’à ce que vous sortiez de l’éditeur de requêtes. Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 80 Report Designer 2. MISE EN FORME DU MODELE Après les manipulations précédentes, vous disposez des champs nécessaires pour conception de votre devis. Vous pouvez alors passer à l’étape suivante : la conception du modèle. 2.1. Conception du modèle Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés dans la barre à gauche du modèle que nous appellerons « Barre de conception » : Pour cela, vous allez utiliser différentes types de bandes dans lesquelles vous ajouterez vos variables. La première étape consiste à ajouter l’entête du document. Pour cela, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez l’onglet « Données » : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 81 Cliquez ensuite sur la page de modèle vierge. Une bande de données apparaît et une fenêtre « Paramétrage des données » s’affiche. Par défaut, la bande de données n’est affectée à aucune table. Il faut donc l’associer à la table de données « Document de vente » afin que les informations d’entête des devis s’impriment dans cette partie du modèle. Sélectionnez « Document de vente » et validez en cliquant sur « OK ». Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 82 Report Designer La bande de données est alors affectée à la table « Document de vente » : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmenter ou diminuer la hauteur de la bande. Cliquez sur la bande de données. A partir de l’onglet « Propriétés » du volet de navigation, déroulez l’arborescence « Comportement ». Sélectionnez « Nouvelle page » et mettez cette option à « Oui ». Cette fonctionnalité permet d’imprimer chaque document sur une page indépendante. Pour afficher les lignes du document, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « En-tête », cliquez ensuite sur le modèle. Une bande « En tête » s’affiche en dessous de la bande de données. Cette bande vous permettra d’afficher le colonage du corps du document. Flèche permettant d’augmenter ou de diminuer la taille de la bande Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 83 Une fois la bande « En-tête » ajoutée, ajoutez une nouvelle bande de données dans laquelle s’imprimeront les informations relatives au corps du document. Pour cela, procéderez de la même façon que précédemment. Cliquez sur l’icône de la barre de conception, sélectionnez « Données» et cliquez sur le modèle. Une nouvelle bande de données, s’ajoute sur le modèle avec une fenêtre « Paramétrage des données » qui s’ouvre afin d’affecter cette nouvelle bande à une table. Dans la source de données, sélectionnez la table « Ligne de document de vente (depuis code document) » Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 84 Report Designer Cliquez ensuite sur « Relation » et sélectionnez « Document de vente » Cliquez enfin sur « Composant maître », sélectionnez « Données 1 » et validez en cliquant sur « OK ». La bande de données est alors affectée à la table « Ligne de document de vente » : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 85 La dernière étape consiste à ajouter le pied du document. Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Pied ». Cliquez ensuite sur le modèle. Une nouvelle bande est ajoutée. Lorsque la bande « Pied » est ajoutée, cliquez sur l’onglet « Propriétés » du volet de navigation. A partir de l’onglet « Comportement », sélectionnez « Imprimer en bas » et mettez cette option sur « Oui ». Cette option permet d’imprimer le pied du document en pied de document : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 86 Report Designer Vous pouvez maintenant créer les cadres du modèle et ajouter les champs qui seront imprimés par la suite. Vous avez vu précédemment que la bande de données « Document de vente », sera utilisée pour la partie en-tête du document. A partir du dictionnaire des données, glissez et déplacez vos champs dans cette bande de données à partir de la table document de vente. Pour saisir un libellé de champ, par exemple « Numéro de document », cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception, puis cliquez sur la bande « Données 1». La fenêtre « Editeur de texte » s’affiche. Saisissez votre texte, « Numéro de document » par exemple et validez en cliquant sur « OK ». Vous obtiendrez alors le résultat suivant : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 87 Attention : Par défaut l’option « Créer un label » est cochée dans le générateur d’état, les libellés sont alors ajoutés automatiquement avec la variable déposées sur le modèle. Pour désactiver cette fonctionnalité, il suffit de décocher « Créer un label » comme suit : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 88 Report Designer 2.2. Insertion des titres des colonnes Votre modèle de document nécessite un colonage pour les différentes colonnes que vous retrouverez dans le corps du document. A l’aide de l’icône , créez les différents libellés qui serviront de titres de colonnes et placez-les dans la bande « En-tête ». Suite à la validation de cette première colonne, recommencez l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées pour obtenir ce résultat : Montant TTC. Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 89 2.3. Insertion des champs De la même manière que les points précédents, ajoutez les champs nécessaires à l’impression du corps du document. Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Lignes de document de vente » afin de visualiser les variables disponibles : Maintenant, il vous suffit de sélectionner les bonnes variables et de les glisser sur la page du rapport dans la bande « Données 2» : Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données 2». Variable « Description» sélectionnée et glissée vers la bande « Données 2» Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 90 Report Designer 2.4. Formatage des champs Ensuite, il faut formater les champs numériques (PV HT, TVA, Montant TTC). Pour cela, sélectionnez les variables et sur l’onglet « Propriétés », en bas à droite, sélectionnez dans la rubrique, « 1- Texte », puis « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ». Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 91 Sélectionnez le format « Nombre » et cliquez sur OK. Dernière étape : ajoutez les champs nécessaires au pied du document. Pour cela, procédez de la même manière que précédemment. Ces champs seront insérés sur la bande pied du document. Il suffit alors de les glisser – déplacer à partir du dictionnaire des données et de la table « Document de vente ». Créez ensuite les libellés des variables. Vous obtenez alors le résultat suivant : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 92 Report Designer A cette étape de la conception, le modèle est quasiment finalisé. Ne reste plus qu’à insérer les cadres pour que l’impression soit plus lisible. 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes Afin d’encadrer les titres des colonnes, vous devez cliquer sur l’icône situé dans la barre de conception. Cliquez ensuite sur la bande « En-tête ». Un cadre s’affiche. Cliquez ensuite sur la bande « En-tête » : Cadre inséré dans le modèle Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 93 Ajustez le cadre de façon à ce qu’il encadre la totalité des titres des colonnes de gauche à droite. Le résultat attendu sera comme suit : De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le pour qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied ». Une fois les cadres insérés, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception. Deuxième cadre inséré Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 94 Report Designer Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent partir de la bande « En-tête » et descendre jusqu’à la bande « Pied ». Cette opération est à répéter autant de fois qu’il existe de colonnes. Le résultat obtenu est le suivant : Votre modèle de devis est maintenant terminé. Voici un aperçu : Trait inséré Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 95 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DEVIS Pour enregistrer votre modèle et lui donner son propre nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… ». La fenêtre « Enregistrer le modèle » s’affiche. Saisissez le nom du modèle dans le champ « Nom du modèle » et sélectionnez « Devis » dans la partie « Catégorie du modèle ». Cliquez sur « OK ». Votre modèle est enregistré dans votre base de modèles et s’ajoute à la liste des modèles déjà proposée.