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Bâtiment PRO 2015

Bénéficiez d’un logiciel 100% bâtiment, puissant et riche en fonctionnalités qui vous permet de gérer l’intégralité de votre activité commerciale : devis, facturation, suivi de chantier, achats, stocks, contrats de maintenance, statistiques… Le tout dans un environnement de travail simple et ergonomique, pour piloter efficacement votre entreprise au quotidien.

 
 

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Systèmes d'exploitation supportés

 

Windows XP® SP3
Windows Vista® SP2 
Windows 7® et 8® 
Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel.

Configurations requises

 

Mémoire : 3 GO
Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
Résolution écran : 1024 x 768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 GO

EBP Bâtiment Pro

Taille : 24,97 Mo
Date : 10/11/2014
Version : 16

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Guide d'installation et d'initiation 2015 - Bâtiment 2015Guide d'installation et d'initiation 2015 - Bâtiment 2015

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EBP Bâtiment Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 08 11 65 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Octobre 2014 EBP Bâtiment 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son 4 EBP Bâtiment installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données EBP Bâtiment 5 (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, 6 EBP Bâtiment Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de nonpaiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, EBP Bâtiment 7 sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est 8 EBP Bâtiment facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. EBP Bâtiment 9 Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « antivirus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences 10 EBP Bâtiment Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation EBP Bâtiment 11 formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : 12 EBP Bâtiment Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: EBP Bâtiment 13 Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». 14 EBP Bâtiment Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): EBP Bâtiment 15  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 16 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 17 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 18 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 19 Table des matières INSTALLATION 23 1. AVANT DE COMMENCER ..................................................23 1.1. Accès au service technique .......................................23 1.2. Configuration minimale conseillée .............................23 1.3. Configuration minimale requise pour la version 24 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?........................25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.............................26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?............................26 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.................27 4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.............27 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...............................28 6. ECRAN DE TRAVAIL ..........................................................30 PRISE EN MAIN 31 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .......................31 1.1. Les options à remplir dès maintenant........................32 1.2. Les autres options .....................................................32 1.3. Les options d’affichage ..............................................33 1.4. Mot de passe .............................................................34 1.5. Gestion des fenêtres..................................................34 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..................................35 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ..........35 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ........................38 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...............39 3.1. Exemple de métré......................................................40 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.........................42 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...43 5.1. Promotions ................................................................43 5.2. Tarifs..........................................................................43 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?...........44 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.........................................45 7.1. L’entête du devis........................................................46 7.2. Le corps.....................................................................46 7.3. Le pied.......................................................................48 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...............................48 20 EBP Bâtiment 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..................49 9.1. Création du barème...................................................50 9.2. Utilisation du barème éco-contribution.......................50 10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ?51 10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier .....52 10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier ........52 10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier ......53 11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? 54 11.1. Saisie de l’avancement des travaux ........................54 11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement........55 12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ?................55 13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS............................................................................56 13.1. Transfert de documents...........................................56 13.2. Duplication...............................................................57 13.3. Regroupement de bons de livraison ........................57 13.4. Impression des documents......................................58 13.5. Envoi par e-mail.......................................................58 14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .....59 15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ................................59 16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..................................61 16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés...........................................................................62 16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier détaillés ............................................................................62 16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés..63 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? ........................64 17.1. Comment commander ? ..........................................65 17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks....66 17.3. Comment réceptionner les achats ? ........................67 17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .............68 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ? .................................................................68 18.1. Comment créer une demande de prix sous-traitant? .........................................................................................69 18.2. Comment créer une commande sous-traitant ?.......71 18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? .............71 19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? 72 EBP Bâtiment 21 19.1. Comment créer une étude des déboursés ?............72 19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? .....................................75 19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ?...............................................76 19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ? ..................................76 19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ? .....................................77 20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ....................77 20.1. Les options des affaires...........................................77 20.2. Comment créer une affaire ? ...................................78 20.3. Comment associer des documents à une affaire ?..79 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................80 21.1. Deux modes de gestion du stock.............................80 21.2. Les documents de stock ..........................................81 21.3. Les mouvements de stocks .....................................83 22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. .........................................................................84 22.1. Les contrats de maintenance...................................84 22.2. Le service après vente.............................................85 22.3. L’historique Maintenance / SAV...............................86 23. LE PLANNING ............................................................86 23.1. Présentation du planning .........................................86 23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous..88 23.3. Ajout d'une intervention ...........................................89 23.4. La fiche rendez-vous ...............................................89 24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS90 24.1. Comment saisir un acompte ? .................................90 24.2. Comment saisir un règlement client ?......................91 24.3. La remise en banque ...............................................92 25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES..........................95 25.1. Le tableau de bord..................................................95 25.2. L’historique clients/prospects...................................95 25.3. L’historique des éléments ........................................96 26. COMMENT CREER UN MAILING ? ..........................97 22 EBP Bâtiment 27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?......................................................................97 27.1. Les données à renseigner avant transfert ...............98 27.2. Le transfert ..............................................................99 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..............99 29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................100 LES FONCTIONS AVANCEES 103 1. LES RELANCES................................................................103 2. L’ECHEANCIER CLIENT...................................................103 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ......103 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.................104 5. LES STATISTIQUES .........................................................104 6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS ...............104 7. INDEXATION DE DEVIS ...................................................105 8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) 105 9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES..................................105 10. EBP SAUVEGARDE........................................................106 11. LE MENU INTERNET......................................................106 INDEX 107 NOTES 111 Avant de commencer EBP Bâtiment 23 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min) Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 –2 GHz ou supérieur  Mémoire de 1 Go de RAM  Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits, 24 EBP Bâtiment  Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. Configuration minimale requise pour la version La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste(1) est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 – 2 GHz ou supérieur,  Mémoire de 3 Go de RAM  Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits,  Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2GHz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur. Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Bâtiment 25 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment. 3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Remarque Si vous avez acheté une version réseau, sélectionnez le type d’installation réseau comme type d’installation. 26 EBP Bâtiment 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment12.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bâtiment. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. Comment Activer mon logiciel ? EBP Bâtiment 27 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Activer par Internet" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). 28 EBP Bâtiment  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : Le code d’activation que vous avez saisi n’est pas correct. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Activer votre logiciel. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci clavier [Ctrl] + [N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Comment créer mon dossier ? EBP Bâtiment 29 Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 30 EBP Bâtiment 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768 Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres EBP Bâtiment 31 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos suivants : ou . Remarque Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 32 EBP Bâtiment 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Eléments - Ouvrages : Cette partie permet principalement de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.  Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de stock, quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation, d’avoir des avertissements, d’indiquer la durée de validité des devis.  Taux / Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Permet d’indiquer les taux de frais généraux et de bénéfice.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable). Dans la partie Bibliothèques, vous pouvez mettre Comment initialiser mon dossier ? EBP Bâtiment 33 une bibliothèque par défaut si vous avez importé des bibliothèques partenaires… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc.  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés.  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples et en affichant des calculs .  Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux catégories  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez créer des champs personnalisés  Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs 34 EBP Bâtiment et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...) Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Mot de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs. L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier. Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur. Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot de passe. 1.5. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 35 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, maind’œuvre, matériel, divers, ouvrage, sous-traitance et textes.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les mains-d’œuvre correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc.)  Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en location et dont vous facturez au client l’utilisation. 36 EBP Bâtiment  Les textes pourront être insérés dans le corps de vos documents.  La sous-traitance correspond à une tâche soustraitée.  L’onglet Eléments en sommeil regroupe tous les éléments qui ont la case « Elément en sommeil » de coché dans sa fiche. Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton Ajouter qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet Désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids et le volume total de vos éléments, le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non. En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 37 Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage. Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente puis précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et vous vendez les sachets à l’unité : Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants : 38 EBP Bâtiment  Tarifs / Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions éléments. Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.  Comptes : Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.  Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.  Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais, etc..  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images.  Notes : Permet de saisir des commentaires Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 39 procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils + Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux. EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une ou plusieurs fournitures. Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone Métré ou bien en faisant appel à l’assistant métré. Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données + Divers + Métrés Types. Les métrés types 40 EBP Bâtiment sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir. Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré. Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux exemples de métrés-types. 3.1. Exemple de métré A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton nécessaire pour une colonne. Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre. Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :  Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit d’un commentaire.  Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)  Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du cylindre’  Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre d’outils.  Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la fonction Volcylindre en doublecliquant dessus, à l’aide de la souris. Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 41  La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT)  Cliquez ensuite sur le bouton Terminer Votre métré type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera dans la zone Total. N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré. Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.  Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône ,  Sélectionnez le métré type. Les opérations s’affichent alors.  Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.  Le métré se calcule automatiquement. Son total est reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet Composition. Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré type dans l’onglet Métré des documents de vente. 42 EBP Bâtiment 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Remarque Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant un prospect. Pour cela, vous devez confirmer le message de transfert du prospect en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez par Enregistrer. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. Comment créer un MULTI TARIF - PROMOTION ? EBP Bâtiment 43 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? 5.1. Promotions Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion. Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche. L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients. La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise. Elle est facultative. Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise. 5.2. Tarifs Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou Eléments. Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments. Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client précis ou pour une famille précise de clients. Remarque Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs 44 EBP Bâtiment critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou la remise sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments. Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont définies uniquement dans les promotions. Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de remise (et inversement). L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document. L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options. 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code et le libellé du mode de règlement, puis dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 45 La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos clients. Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères. Attention La somme, des % des lignes créées, doit être égale à 100%. Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances : - Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant, - Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées. 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. 46 EBP Bâtiment Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les informations liées à l’affaire. 7.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre devis. La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 80). Si vous la décochez, les documents générés, à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les stocks. 7.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 47 même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille et pour faciliter la saisie, vous disposez : D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches.. Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique. D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille. Vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix. Vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir page 39). L’onglet Lettres types permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 48 EBP Bâtiment 7.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux et le bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours. Le bouton Indexation, disponible uniquement dans les devis, vous permet d’avoir un historique des indexations effectuées à partir d’un devis sous la forme d’arborescence. Le bouton Comptabilité vous permet de paramétrer d’autres comptes comptables pour les TVA pour ce document. Lors du transfert comptable, c’est ces comptes qui seront utilisés. 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée à partir d’un transfert de document (ex : transfert de devis). Comment gérer l'éco-contribution ? EBP Bâtiment 49 La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - de colonnes supplémentaires dans le corps de votre document, - d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement en détail. 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE, est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Ecosystèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans EBP Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution s'effectue en plusieurs étapes. 50 EBP Bâtiment 9.1. Création du barème Pour créer le barème, sélectionnez "créer le barème d'écocontribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 9.2. Utilisation du barème éco-contribution Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’écocontribution est TTC. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution (Montant de l’élément dont écocontribution). Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TTC ». Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution est inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le Total TTC du document. Par le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Comment gerer l’eco-contribution mobilier ? EBP Bâtiment 51 Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ? Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des 10 catégories suivantes (ces catégories sont définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement) : 1. Meubles de salon / Séjour / Salle à manger, 2. Meubles d’appoint, 3. Meubles de chambres à coucher, 4. Literie, 5. Meubles de bureau, 6. Meubles de cuisine, 7. Meubles de salle de bains, 8. Meubles de jardin, 9. Sièges, 10. Mobiliers techniques, commerciaux et de collectivité. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Il existe deux éco-organismes qui ont leur propre barème :  Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels,  Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). 52 EBP Bâtiment 10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier Pour créer les barèmes, sélectionnez "créer les barèmes écocontribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les barèmes par le menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier. 10.1.1. Création d’un barème manuellement Vous pouvez aussi créer manuellement un barème en passant par le menu Données + Divers + Barème Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner le code, l’organisme, le montant HT et cocher la Proportionnel au poids (Kg) si besoin. 10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier Pour créer les articles éco-contribution mobilier, sélectionnez "créer les barèmes éco-contribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les articles par le menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier. 10.2.1. Création d’un article éco-contribution manuellement Vous pouvez aussi créer manuellement un article écocontribution en passant par le menu Données + Divers + Article Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner un code, un libellé, l’organisme, le barème à utiliser et le code article (Fournit par Valdelia ou Eco-mobilier). Les autres champs sont spécifiques à l’organisme Valdelia. Comment gerer l’eco-contribution mobilier ? EBP Bâtiment 53 10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier 10.3.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches articles Eco-contribution mobilier, vous devez les affecter à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution mobilier est HT. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution mobilier (Montant de l’élément dont éco-contribution mobilier). Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution mobilier au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution mobilier au montant TTC ». 10.3.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), l’article écocontribution mobilier associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution mobilier TTC sera calculé en fonction du nombre ou du poids (case « Proportionnel au poids (Kg) » cochée dans la fiche barème éco-contribution mobilier) de l'élément vendu et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution mobilier est inclus (Dont éco-contribution mobilier...) ou ajouté dans le Total TTC du document. Par le menu Impressions + Historique éco-contribution mobilier, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des articles éco-contribution mobilier utilisés dans les documents. 54 EBP Bâtiment 11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :  A partir de factures directes  Par transfert de devis ou de commande 11.1. Saisie de l’avancement des travaux La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez. Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée. Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel recalcule alors le montant à facturer au client (montant net HT Avancement). Remarque Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité et celui-ci se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au client. En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux. Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options + Document + Ventes. Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages. Comment GERER LE COMPTE PRORATA ? EBP Bâtiment 55 L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de situation d’avancement est automatiquement incrémenté. L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide). 11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement. 12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place lorsque plusieurs entreprises de divers corps de métier interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier. Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs : installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces besoins ne sont pas en général pris en charge par le maître d’ouvrage. La gestion du compte prorata s’effectue à partir du document de vente (devis, commandes…). 56 EBP Bâtiment Une fois les éléments de l’entête et du corps saisis, vous devez cliquer sur l’onglet Pied et cliquer sur le symbole des postes complémentaires. Vous pouvez saisir un libellé dans la zone Remises/Majorations du compte prorata puis saisir un montant dans la zone Montant ou un taux dans la zone %. Le bouton TVA – comptes vous permet de définir un compte comptable en cas de remise ou en cas de majoration ainsi que le taux de TVA à appliquer. Si vous ne définissez pas de compte comptable à partir de ce bouton, les comptes utilisés seront ceux définis à partir du menu Données / Divers / Postes complémentaires. Le montant de référence permettant le calcul du compte prorata correspond au Total HT du document. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 13.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures. Transfert, duplication et impression de documents EBP Bâtiment 57 Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la barre de Navigation. Remarque Pour la gestion de la contremarque, vous pouvez transfert un devis ou une commande client en demande de prix ou commande fournisseur. 13.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un type différent (ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 13.3. Regroupement de bons de livraison Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL. Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités : o Regrouper les documents sélectionnés, dans l’onglet Bons de livraison, en une facture. o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture. 58 EBP Bâtiment Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les transferts, duplications ou regroupements des documents. 13.4. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu pour avoir un aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 13.5. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Comment effectuer un suivi de chantier ? EBP Bâtiment 59 14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantités fournitures consommées sur votre chantier et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre stock. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi. L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, à l’architecte, au stock et de saisir un commentaire. Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités consommées. Cliquez sur le bouton Bons d’entrée / Sortie pour créer un bon d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées. 15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez 60 EBP Bâtiment comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé réalisé. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer. Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document, le document de vente source (devis, commande, etc..). Le déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier simplifié à partir d’un Contrat afin d’étudier sa rentabilité. Sans même préciser de contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’œuvre et de matériels réalisées. Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’œuvre, Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer et supprimer des lignes. Sur chaque ligne, saisissez la date. Dans la partie Fournitures /Divers et Frais complémentaires, vous pouvez saisir l’objet de la dépense, la quantité et son déboursé. Dans la partie Main d’œuvre, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer le nom du salarié et son taux horaire, sélectionner un type d’heure salarié Dans la partie Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire appel à votre fichier matériel afin de récupérer le nom du matériel et son coût horaire. La saisie des temps salariés EBP Bâtiment 61 Remarque La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie des temps salariés (voir p 61) L'onglet Récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie :  le total des fournitures/ divers,  le total de la main d’œuvre,  le total des matériels,  le total des heures et  le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses. Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier). Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement . Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu Impressions + Chantier simplifié. 16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES L’option de saisie des temps par salariés ou par chantier complète le suivi de chantier simplifié et le suivi de chantier détaillés. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié ou chantier par chantier les heures effectuées sur chacun des chantiers. 62 EBP Bâtiment 16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés Pour effectuer une saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Simplifiés + Saisie des temps salariés. La liste des saisies des temps salariés apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures effectuées, le type d’heure salarié et le taux horaire. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour. 16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier détaillés Pour effectuer une saisie des temps salariés par salarié sur les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie des temps salariés par salarié. La liste des saisies des temps salariés par salarié apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner le code du suivi de chantier, le code MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous La saisie des temps salariés EBP Bâtiment 63 pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire. Remarque Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône . La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé » apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner. Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers détaillés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour. 16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés Pour effectuer une saisie des temps salariés par chantier sur les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie des temps salariés par chantier. La liste des saisies des temps salariés par chantier apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le numéro de votre suivi de chantier détaillé. Les heures déjà saisies pour ce salarié sur ce chantier s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner votre salarié, le code MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire. 64 EBP Bâtiment Remarque Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône . La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé » apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner. Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, le suivi de chantier détaillé sur lequel vos salariés ont travaillés, sera mis à jour. 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO. Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, les bons de retours, les factures et les avoirs fournisseurs. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 65 17.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 66) ou bien en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quelque soit l'onglet de la commande affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 17.1.1. L'entête de la commande Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc.. 17.1.2. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée et peut faire appel à des textes types. 66 EBP Bâtiment Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran. Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre affaire, vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire. 17.1.3. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande. 17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement automatique. Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix ou au meilleur délai), la date du document et le type de document d’achat qui vont être générées. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 67 Attention Avant de générer les documents fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander, le stock d’alerte et avoir renseigné l’onglet Fourn de la fiche élément. Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes. 17.3. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou une partie des éléments commandés. Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur puis au choix :  Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation. Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type Main d’œuvre si l’option « Autoriser les lignes de main d’œuvre dans les BL » n’est pas coché dans le menu Outils + Options + Documents + Ventes)  Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation. Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle. 68 EBP Bâtiment Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs. 17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d’un regroupement de bons de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ? La gestion des achats de sous-traitance est uniquement disponible en version PRO. Comment gerer les achats de sous-traitance ? EBP Bâtiment 69 Les documents d’achats sous-traitant sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat sous-traitant disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats soustraitant, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix sous-traitants, les commandes soustraitants, les factures et les avoirs sous-traitants. 18.1. Comment créer une demande de prix soustraitant? Pour créer une demande de prix sous-traitant manuelle, il faut une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Demande de prix sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La demande de prix sous-traitant se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la demande de prix et sont visibles quelque soit l'onglet de la demande de prix affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 18.1.1. L'entête de la demande de prix Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre sous-traitant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc. . 70 EBP Bâtiment 18.1.2. Le corps de la demande de prix Tous les éléments dont vous souhaitez connaître le prix auprès de votre sous-traitant, doivent être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous insérerez alors dans votre demande de prix les éléments issus de votre bibliothèque interne, de vos bibliothèques de prix ou saisie manuellement pour ensuite la fournir à votre soustraitant pour qu’il puisse vous fournir ces prix. 18.1.3. Le pied de la demande de prix L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre demande de prix, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de la demande de prix (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre demande de prix. Vous pouvez transférer votre demande de prix sous-traitant en commande sous-traitant ou en facture sous-traitant en sélectionnant la demande de prix puis en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. Comment gerer les achats de sous-traitance ? EBP Bâtiment 71 18.2. Comment créer une commande soustraitant ? Pour créer une commande sous-traitant, vous pouvez soit transférer une demande de prix sous-traitant, soit la créer manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Commande sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La saisie de la commande sous-traitant est identique à celle des demandes de prix sous-traitant. Vous pouvez transférer votre commande sous-traitant en facture sous-traitant en sélectionnant la commande et en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. 18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? Pour créer une facture sous-traitant, vous pouvez soit transférer une commande sous-traitant, soit la créer manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Facture sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La saisie de la facture sous-traitant est identique à celle des demandes de prix sous-traitant. Vous pouvez transférer votre facture sous-traitant en avoir sous-traitant en sélectionnant la facture et en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. 72 EBP Bâtiment 19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? Cette fonctionnalité consiste à rechercher le meilleur fournisseur répondant aux critères sélectionnés pour un élément donné. Remarque Vous pouvez faire votre recherche selon 4 critères. Le meilleur déboursé (Valeur par défaut), le meilleur délai de livraison, la plus petite quantité minimum de commande et multiple de réapprovisionnement ou le fournisseur principal. Ce type de document peut servir dans plusieurs cas :  Pour commander à vos fournisseurs les éléments d’un ou plusieurs devis clients.  Pour mettre en concurrence plusieurs fournisseurs et obtenir ainsi les meilleurs tarifs.  Pour générer des appels d’offre (demandes de prix fournisseurs) afin de connaître si un fournisseur donné possède ou non un élément dans son catalogue (permettant par exemple de l’ajouter dans la liste des fournisseurs de la fiche élément).  Pour déclencher une commande fournisseur dans le but de réapprovisionner votre stock au meilleur tarif.  Pour mettre à jour une partie de votre base éléments en fonction des différentes réponses de vos fournisseurs… 19.1. Comment créer une étude des déboursés ? Pour créer une étude de déboursés, vous pouvez utiliser le raccourci Générer une étude disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation, à partir de la liste des devis dans les documents de vente ou d’un devis. Vous pouvez Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ? EBP Bâtiment 73 également créer une étude des déboursés par le menu Traitements, Etude des déboursés. Si vous demandez la génération d’une étude des déboursés à partir d’un devis, ce dernier sera automatiquement rattaché et les lignes du devis seront également reprises (sauf les lignes de commentaires et les éléments issus d’une bibliothèque externe ou créé manuellement dans le devis). 19.1.1. Onglet Général Cet onglet vous permet d’indiquer un commentaire. Il permet également d’ajouter et visualiser des devis clients que vous souhaitez intégrer dans l’étude. Vous pouvez également supprimer les devis clients pour lesquels aucune commande fournisseur n’a été générée. 19.1.2. Onglet Corps Cet onglet reprend automatiquement les éléments issus du ou des devis sélectionnés dans l’onglet Général. Vous pouvez ajouter, visualiser et supprimer des éléments. Le bouton Critères permet de choisir pour tous les éléments, les 4 critères de recherche. Vous pouvez choisir des critères de recherche différents pour chaques lignes d’éléments à l’aide des colonnes Critère N°1, Critère N°2, Critère N°3 et Critère N°4. Le bouton Appliquer les meilleurs fournisseurs permet de sélectionner automatiquement le meilleur fournisseur répondant aux critères. La sélection d’un autre fournisseur comme fournisseur retenu dans les lignes d’éléments reste possible. Le bouton Appliquer la quantité mini et le multiple de réappro permet de tenir compte, lors de la commande, des informations de la fiche élément. De ce fait, la quantité réellement commandée sera celle indiquée entre parenthèses. 74 EBP Bâtiment Le bouton Tout commander permet de sélectionner toutes les lignes du corps de l’étude et de reprendre les valeurs indiquées dans la colonne « Quantité restant à commander ». Pour chaque élément, vous pouvez visualiser en bas d’écran le détail de l’élément sélectionné dans la partie Liste des éléments. 5 onglets sont à votre disposition :  Fournisseur : permet de visualiser les différents fournisseurs associés à l’élément avec les informations sur le prix, la remise, la quantité minimum à commander…  Stock : permet de visualiser pour les éléments gérés en stock, le stock réel, virtuel ainsi que la quantité commandée par dépôt et en totalité.  Devis : permet de visualiser les devis concernés par l’élément sélectionné.  Commandes : permet de visualiser les commandes concernées par l’élément sélectionné.  Statistiques : permet de visualiser le montant (ou volume) des commandes passées pour le fournisseur indiqué dans l’élément sélectionné. Il est également possible de cocher l’élément afin que seules les statistiques de l’élément soient prises en compte. Vous pouvez également affiner vos statistiques en sélectionnant une période. 19.1.3. Onglet Achat Cet onglet permet de visualiser les demandes de prix et commandes fournisseurs générés à partir de l’étude. Le bouton Mettre à jour l’étude permet de mettre à jour les éléments modifiés dans la demande de prix. Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ? EBP Bâtiment 75 Exemple : Dans la demande de prix fournisseur générée, vous avez modifié le prix net car votre fournisseur vous a indiqué un changement (mise à jour tarif, remise…). En cliquant sur ce bouton, l’étude de déboursé va reprendre automatiquement cette modification. 19.1.4. Onglet Notes Cet onglet permet de saisir des commentaires. 19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Demande de prix. Sur la fenêtre des options de la génération des demandes de prix, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :  Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte les fournisseurs indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étude.  Tous les fournisseurs : prend en compte l’ensemble des fournisseurs (qu’ils soient ou non indiqués comme fournisseur dans l’étude).  Tous les fournisseurs associés : prend en compte les fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude. Une option vous permet de reprendre ou non les prix d’achat sur les demandes de prix. Le fournisseur vous transmet ses tarifs et vous pouvez les saisir dans la demande de prix. 76 EBP Bâtiment 19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Commander. Sur la fenêtre des options de la génération des commandes, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. 19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Maj éléments. Sur la fenêtre des options de la mise à jour des éléments, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :  Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte les fournisseurs indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étude.  Tous les fournisseurs associés : prend en compte les fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude. Vous pouvez également cocher les options suivantes :  Mettre le fournisseur retenu comme fournisseur par défaut : le fournisseur par défaut de la fiche élément sera remplacé par le fournisseur retenu dans l’étude des déboursés. Comment gérer des affaires ? EBP Bâtiment 77  Ajouter les fournisseurs non présents dans la fiche élément : Les fournisseurs ajoutés manuellement dans l’étude des déboursés seront intégrés dans les fiches éléments associées.  Lancer un recalcul des ouvrages à la fin de la mise à jour : Les montants des ouvrages seront mis à jour en fonction des éléments de l’étude des déboursés. 19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Maj devis client. Sur la fenêtre des options de la mise à jour des devis clients, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs, éléments et devis présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs, Eléments et Devis clients permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. L’option Prix de vente fixe vous permet de ne pas modifier le prix de vente client et donc de dégager une marge plus importante en cas de baisse de tarif à l’achat. 20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, règlements, suivis de chantier… Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers clients. 20.1. Les options des affaires La fenêtre des options des affaires est accessible via l’onglet Affaire du menu Outils + Options. Dans cette fenêtre vous 78 EBP Bâtiment allez pouvoir choisir de masquer ou non certains onglets, de modifier la vue en passant sur une vue hiérarchique, de prendre en compte les devis dans le calcul du récaptitulatif, de préférer l’utilisation des BL/BR à la place des factures/avoirs pour la partie réalisée de la synthèse et d’intégrer les temps salariés et matériels aux coûts réalisés. 20.2. Comment créer une affaire ? Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une nouvelle affaire. L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents. L’onglet Récapitulatif permet d’obtenir une synthèse des opérations effectuées dans l’affaire (ventes, achats, suivis de chantiers, règlements…). Cette synthèse peut-être filtrée par période. Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq documents, ainsi que des paramètres comme le nom du représentant, de l’architecte, les dates prévues de début et de fin de travaux, la distance du chantier, etc… Dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats soustraitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers simplifiés, Règlements clients, Paiements fournisseurs, Paiements sous-traitants, Contrats et Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire. L’onglet Statistiques vous permet d’obtenir des informations sous forme de graphiques sur le chiffre d’affaires clients, fournisseurs et l’aspect financier de l’affaire (évolution des Comment gérer des affaires ? EBP Bâtiment 79 échéances clients et fournisseurs, évolution des règlements clients et fournisseurs) 20.3. Comment associer des documents à une affaire ? Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un numéro d’affaire commun. Vous pouvez procéder de plusieurs façons :  Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .  Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.  Ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers simplifiés, Contrats et Interventions pour créer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires etc..).  Ouvrir une affaire et utiliser le bouton Associer dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés et Suivis chantiers simplifiés, Contrats et Interventions dans le cas où les documents ont été créés au préalable. 80 EBP Bâtiment Remarque La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même est rattachée à une affaire. Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste. Vous pouvez également imprimer la synthèse complète de l’affaire en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste (à partir de l’onglet Récapitulatif). 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? 21.1. Deux modes de gestion du stock EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :  A partir des bons de livraisons et factures clients,  Ou à partir du suivi de chantier détaillé Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie Documents. Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément des documents. Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document généré à partir du devis. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 81 Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la validation de la facture. Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux dernières saisies. 21.2. Les documents de stock Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock. Vous indiquerez, pour chacun des éléments de type fourniture ou divers, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos éléments de type fourniture ou divers est recalculé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données + Dépôts. Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer. Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’un élément de type fourniture ou divers d’un dépôt à un autre. 82 EBP Bâtiment 21.2.1. La saisie de l’inventaire La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks, cliquez sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..) et le dépôt. Vous pouvez également demander un inventaire vide. Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro ou bien si vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Suivant l’option sélectionnée, tous les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump et la valeur actuelle du stock. Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :  Nouvelle quantité (unité stock) : Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de stock.  Nouvelle quantité (unité de vente) : Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente. Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité totale.  Nouveau PUMP : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 83  Nouvelle quantité totale : Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente). Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock. Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger. Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du document. Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil ou pas, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’éléments et sélectionner les éléments que vous souhaitez. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 21.3. Les mouvements de stocks Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher. 84 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. Le bouton Visualiser de la barre de navigation, permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné. 22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 22.1. Les contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en :  La saisie et l'impression des contrats  La facturation périodique de ces contrats  La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites...  L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier, pour ajouter un nouveau contrat. Gestion des contrats de maintenance et S.A.V. EBP Bâtiment 85 L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 22.2. Le service après vente La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions, de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans intervention. Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier) Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de l’intervention, les frais de déplacement et saisir les éléments (code, numéro de série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir. Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions. 86 EBP Bâtiment 22.3. L’historique Maintenance / SAV A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, etc. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où le filtre choisi est présent ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où le filtre sélectionné apparaît. 23. LE PLANNING En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Remarque Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu Données + Salariés et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données + Matériels. Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. 23.1. Présentation du planning Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela, vous disposez des paramètres suivants :  Ressources Salariés / Personnel : Dans ce cadre vous retrouvez la liste des salariés pouvant être visible ou non dans le planning. Le planning EBP Bâtiment 87 Remarque Dans la fiche salarié via le menu Données + Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à votre salarié et choisir les salariés qui seront visibles dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun utilisateur n’est associé, tous les salariés seront visibles dans le planning.  Ressources Matériels société : Dans ce cadre vous retrouvez la liste des matériels société pouvant être visible ou non dans le planning. Remarque Dans la fiche salarié via le menu Données + Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à votre salarié et choisir les matériels société qui seront visibles dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun utilisateur n’est associé, tous les matériels société seront visibles dans le planning.  Vue : Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels. - La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus.  Date : Indiquez la date de début du planning à afficher.  Hauteur d'une ligne : Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou 88 EBP Bâtiment diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie.  Nombre de jours : Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.  Intervalles : Indiquez les intervalles à afficher dans le planning. Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning. 23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu Outils. - Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :  vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré- remplies.  vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaité disponible par le menu contextuel accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné. - Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez Le planning EBP Bâtiment 89 l’option Modifier disponible dans la barre d'outils au-dessus du planning par le menu contextuel accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. - Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). 23.3. Ajout d'une intervention Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, sélectionnez l’option Nouvelle Intervention disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché. Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le bouton Intervention disponible dans la barre de navigation. 23.4. La fiche rendez-vous Vous disposez des champs suivants :  Objet : Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning audessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).  Dates de début et fin de rendez-vous : Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie. 90 EBP Bâtiment  Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning.  Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte.  L’onglet Affectation : Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariés concernés ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés / Personnel pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris. 24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements, décaissements fournisseurs et sous-traitants, accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres ci-dessous. 24.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 91 Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 24.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée. 92 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 24.3. La remise en banque EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en éditant le bordereau de remise en banque. Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque et utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste. Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer. 24.3.1. Génération du fichier Etebac En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5, destiné à votre banque, après validation de la remise en banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque. Indiquez la date d’opération puis le chemin où copier le fichier sur votre disque dur. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 93 Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches respectives. 24.3.2. Génération du fichier SEPA En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme SEPA, destiné à votre banque, après validation de la remise banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer SEPA disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque. La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour les remises en banque qui si :  Le règlement remis en banque utilise le moyen de paiement (Zone « Paiement par » dans la fenêtre de saisie des règlements) « Virement SEPA », « Prélèvement SEPA » ou « Virement international »,  Le moyen de paiement est identique entre tous les règlements que vous souhaitez remettre en banque. Il n’est donc pas possible de générer un fichier à la norme SEPA si la remise en banque contient un règlement qui utilise le moyen de paiement « Virement SEPA » et un autre le moyen de paiement « Virement international ». En cliquant sur le bouton Générer SEPA une nouvelle fenêtre apparait. Cette fenêtre est différente selon le moyen de paiement utilisé.  Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA »,  Dans le cas d’un moyen de paiement « Prélèvement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », 94 EBP Bâtiment  Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement international », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de virement international ». Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA », vous devez renseigner :  La date d’opération,  Cocher ou pas la case « Opération urgente »,  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Dans la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », vous devez renseigner :  La date d’opération,  Le type de prélèvement : o Prélèvement SEPA Core (Proposé par défaut), o Prélèvement SEPA interentreprises.  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement international », vous devez renseigner :  La date d’opération,  L’imputation des frais : o Aucun, o Partagés (proposé par défaut), o Débiteur, o Créditeur.  Cocher ou pas la cas « Priorité haute »,  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Remarque La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour les décaissements que si le moyen de paiement utilisé est « Virement SEPA ». Tableau de bord et historiques EBP Bâtiment 95 Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches respectives. 25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 25.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats et les statistiques d’achat. 25.2. L’historique clients/prospects Depuis le menu Données + Historique clients / prospects, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par client / prospect ou famille de client / prospect, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. 96 EBP Bâtiment Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu Données + Historique fournisseur. 25.3. L’historique des éléments Depuis le menu Données + Historique éléments, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, suivant plusieurs critères, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. Comment créer un mailing ? EBP Bâtiment 97 26. COMMENT CREER UN MAILING ? En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients / prospects et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure. Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant. 27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 98 EBP Bâtiment 27.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .  Les comptes comptables de TVA, de ventes et d’achats associés au taux de TVA que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches de TVA via le menu Données + TVA / Comptes.  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients sont à renseigner dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) est à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque est à saisir dans les options du dossier Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Bâtiment 99 Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 27.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer le transfert. En cliquant sur le bouton Rafraichir il sera possible de visualiser les différents documents concernés par les paramètres sélectionnés précédemment. Vous pouvez également consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer le transfert pour générer le fichier de transfert. 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. 100 EBP Bâtiment Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Comment archiver mes données ? EBP Bâtiment 101 Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. 102 EBP Bâtiment Les relances EBP Bâtiment 103 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez une version PRO. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les LES FONCTIONS AVANCEES 104 EBP Bâtiment informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le CDRom EBP, pour effectuer les modifications souhaitées. 5. LES STATISTIQUES EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS EBP Bâtiment vous permet de récupérer ou de mettre à jour les tarifs de vos fournisseurs dans les fiches éléments. Pour cela, vous devez importer le fichier, que le fournisseur vous a fourni, grâce à l’assistance d’import puis de préparer la récupération en paramétrant le fournisseur et les options avant la mise à jour. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Traitements + Mise à jour des tarifs fournisseurs. Indexation de devis EBP Bâtiment 105 7. INDEXATION DE DEVIS L’indexation est une simple duplication de document dont la fonctionnalité supplémentaire est de pouvoir gérer un numéro d’index pour hiérarchiser l’ordre de création des devis. Vous devez aller dans la liste des devis ou par le devis directement par le menu Traitement + Documents de ventes, sélectionner le devis que vous voulez indexer puis cliquer sur Indexer dans la barre de navigation. 8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft Excel. Pour cela, après avoir sélectionné le fichier à importer, vous devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code élément, Numérotation (numéro de la ligne), Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité (de vente) et Quantité. Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import d’appel d’offre (document Excel). 9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES Vous avez la possibilité de supprimer des bibliothèques partenaires qui ont été précédemment importées mais qui ne sont plus utilisées à partir du menu Outils + Epuration de bibliothèques. LES FONCTIONS AVANCEES 106 EBP Bâtiment 10. EBP SAUVEGARDE EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 11. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! Index EBP Bâtiment 107 Index A Accès au service technique ................................................................23 Achats................................................................................................64 Activation ..........................................................................................27 Affaires.................................................................................. 72, 77, 79 Aide sur EBP Bâtiment......................................................................17 Appel d’offre (Document EXCEL) .................................................105 B Bibliothèque interne...........................................................................35 Bibliothèques externes.......................................................................38 C Clients................................................................................................42 Code d'activation .........................................................................26, 27 Commande d’achat à partir d’un devis ..............................................66 Commandes fournisseurs................................................. 65, 66, 70, 73 Compte Prorata ..................................................................................55 Configuration minimale.....................................................................23 Contrats .............................................................................................84 Contremarque ....................................................................................57 Corps du devis...................................................................................46 Correcteur orthographique.................................................................47 Création de dossier ............................................................................28 D DEEE........................................................................................... 37, 49 Devis..................................................................................................45 Documents d’achats...........................................................................64 Documents de stock...........................................................................81 Dossier expert..................................................................................103 Duplication de documents .................................................................57 INDEX 108 EBP Bâtiment E Echéanciers......................................................................................103 Eco-contribution ..........................................................................37, 49 Eco-taxe....................................................................................... 37, 49 Ecran de travail..................................................................................30 Eléments............................................................................................35 En sommeil..................................................................................36, 83 Envoi par e-mail ................................................................................58 Epuration de bibliothèques ..............................................................105 Etebac ................................................................................................92 Etude des déboursés...........................................................................72 F Facture ......................................................................................... 48, 68 Factures d'avancement.......................................................................54 Fonctions avancées..........................................................................103 Fournitures.........................................................................................35 G Gestion des fenêtres...........................................................................34 H Historique clients/prospects...............................................................95 Historique éléments...........................................................................96 Historique fournisseurs......................................................................95 I Import des tarifs fournisseurs ..........................................................104 Impression de documents ..................................................................58 Indexation de devis..........................................................................105 Initialisation du dossier......................................................................31 Installation .........................................................................................25 Internet.............................................................................................106 Intervention........................................................................................89 L Lancement du logiciel........................................................................26 Index EBP Bâtiment 109 M Mailing clients / prospects.................................................................97 Main d’oeuvre ...................................................................................35 Matériels............................................................................................35 Métrés.................................................................................... 39, 40, 43 Modes de règlement.....................................................................43, 44 Modifier un modèle .........................................................................104 Mot de passe ......................................................................................34 Mouvements de stocks.......................................................................83 Multi tarif...........................................................................................43 N Nouveau devis...................................................................................45 O Options d’affichage ...........................................................................33 Options du dossier .............................................................................32 Ouvrages............................................................................................35 P Pied de devis......................................................................................48 Planning.............................................................................................86 Promotion ..........................................................................................43 Prospects............................................................................................42 R Réapprovisionnement des stocks.......................................................66 Récéptionner......................................................................................67 Règlement client................................................................................90 Règlement fournisseur.......................................................................90 Regroupement de BL.........................................................................57 Relances clients ...............................................................................103 Relances devis .................................................................................103 Remise en banque..............................................................................92 Rendez-vous................................................................................88, 89 Retenue de garantie ...........................................................................55 INDEX 110 EBP Bâtiment S Sauvegarde des données............................................................ 99, 106 SAV...................................................................................................84 SEPA .................................................................................................93 Sous-traitance ....................................................................................68 Statistiques.......................................................................................104 Stocks ................................................................................................80 Suivi de chantier................................................................................59 T Tableau de bord .................................................................................95 Temps Salaries...................................................................................61 Temps salariés par chantier détaillés .................................................63 Textes types.......................................................................................36 Transfert comptable.........................................................................97, 99 Transfert de documents......................................................................56 Index EBP Bâtiment 111 NOTES NOTES 112 EBP Bâtiment EBP Compta Pratic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? ................................ 22 2.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 22 2.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 23 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ?........................................................ 23 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? ....................................................... 23 3.1. Comment saisir un encaissement client ?.................................................... 23 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ?........................................... 23 3.3. Comment saisir une autre opération ?......................................................... 23 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? ............................................................... 24 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ?............................................................ 24 6. MES IMPRESSIONS COURANTES............................................................... 25 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 25 8. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?...................................................... 26 OPERATIONS COMPTABLES.......................................................................... 27 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 27 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 27 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 28 16 4. GESTION DES EXERCICES ......................................................................... 28 5. CREATION D’UN COMPTE ........................................................................... 29 6. CREATION D’UN JOURNAL.......................................................................... 29 7. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE ...................................................... 29 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................................ 30 9. DECLARATION DE TVA................................................................................ 30 10. VALIDATION DES ECRITURES .................................................................. 31 11. CLOTURES MENSUELLES......................................................................... 31 12. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX................................................... 31 13. LES ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT......................................................... 32 14. REPORTS ON LINE..................................................................................... 32 15. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 33 16. L’IMPORT PARAMETRABLE....................................................................... 33 17. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 34 18. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 34 Avant de commencer 17 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09€/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). INSTALLATION 18 Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK . 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Pratic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP Compta Pratic (OL Technology). 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). INSTALLATION 20  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? – Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Écran de travail 21 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. Les menus La barre de navigation PRISE EN MAIN 22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.  Indiquez la date de la facture.  Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture.  Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et enregistrez la fiche.  Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision.  Saisissez le total TTC.  Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document.  Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant.  Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. Comment saisir ma trésorerie ? 23 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie pratique – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 3. COMMENT SAISIR MA TRÉSORERIE ? 3.1. Comment saisir un encaissement client ? Pour saisir un encaissement client, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie pratique – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez « Encaissement ».  Sélectionnez « Encaissement client ».  Indiquez la date de l’encaissement.  Choisissez la banque ou la caisse concernée.  Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement.  Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche.  A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Pour saisir un décaissement fournisseur, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez « Décaissement ». Sélectionnez « Décaissement fournisseur » et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client. 3.3. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :  Les encaissements  Les décaissements  Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)  Les remises de chèques PRISE EN MAIN 24 Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Mes impressions courantes 25 Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. MES IMPRESSIONS COURANTES Pour imprimer les achats, les ventes, la trésorerie, les journaux, la balance, le Grand-Livre, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Impressions. Puis dans la liste des catégories, choisissez l’état que vous souhaitez. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. L’onglet Filtres vous permet de définir les options de l’impression. Cliquez ensuite sur Imprimer pour lancer l’édition. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. PRISE EN MAIN 26 8. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 27 Opérations comptables 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation, Exercices / Clôtures…. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. OPERATIONS COMPTABLES 28 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  l’état de vos disponibilités avec le solde de vos comptes bancaires ;  l'état de vos dettes fournisseurs et de vos créances clients ;  le tableau récapitulant la somme de vos recettes et de vos dépenses par mois. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options – Général – Apparences. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. GESTION DES EXERCICES A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Création d’un compte 29 5. CRÉATION D’UN COMPTE Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez indiquer le numéro de compte et son intitulé. L’intitulé court est l’intitulé qui apparaîtra dans les saisies pratiques. L’onglet Paramétrage vous permet de renseigner les paramètres de lettrage, d’échéance et de TVA du compte. Les cases Nature d’achat et Nature de vente servent à former la liste des natures d’achat ou de vente qui s’affiche lors de la saisie dans Mes achats et Mes ventes. L’onglet Coordonnées contient les coordonnées des tiers. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 6. CRÉATION D’UN JOURNAL Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie :  Vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal.  Vous devez indiquer le compte de contrepartie des journaux de trésorerie. Les autres paramètres ne sont utiles que si vous utilisez la saisie des écritures comptables. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. SAISIE D’UNE ÉCRITURE COMPTABLE Pour saisir une écriture comptable, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’entête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. OPERATIONS COMPTABLES 30 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 9. DÉCLARATION DE TVA Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et choisissez les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet Lignes sur les débits o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. Validation des écritures 31 10. VALIDATION DES ECRITURES Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 11. CLÔTURES MENSUELLES La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 12. CLÔTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite de faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  Manuellement, par le menu Exercices / Clôtures – Exercices et en sélectionnant Générer les A Nouveaux sur l’exercice courant qui doit les recevoir.  Automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. OPERATIONS COMPTABLES 32 Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 13. LES ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un dossier. La chronologie des échanges est la suivante : - Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du menu Outils. - Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier du client. - Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client. - Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable. Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront utilisables. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Les fonctionnalités disponibles 33 15. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. OPERATIONS COMPTABLES 34 17. LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 18. L’ARCHIVAGE DES DONNÉES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 35 INDEX 36 Index A A nouveaux .........................................................................................................31 Accès au service technique..................................................................................17 Activer mon logiciel............................................................................................19 Aide sur EBP Compta Pratic (OL Technology) ..................................................14 Archivage ............................................................................................................34 Avoir ...................................................................................................................23 B Balance d’ouverture ............................................................................................32 C Clôture annuelle ..................................................................................................31 Clôture mensuelle................................................................................................31 Compte ................................................................................................................29 Création de dossier..............................................................................................20 D Dates d'exercices...........................................................................................20, 28 Décaissements.....................................................................................................23 Déclaration de TVA ............................................................................................30 E Échanges clients / expert .....................................................................................32 Ecran de travail....................................................................................................21 Ecriture comptable ..............................................................................................29 Encaissements .....................................................................................................23 Exercice courant..................................................................................................28 Exercices .............................................................................................................28 F Facture d’achat ....................................................................................................22 Facture de vente ..................................................................................................23 Favoris.................................................................................................................27 Fonctionnalités disponibles .................................................................................33 Index 37 I Import paramétrable ............................................................................................33 Impressions .........................................................................................................25 Initialisation du dossier........................................................................................22 Installation...........................................................................................................18 J Journal.................................................................................................................29 Journal des événements.......................................................................................34 L Lancement du logiciel .........................................................................................19 Lettrage ...............................................................................................................24 M Ma trésorerie .......................................................................................................23 Mes achats...........................................................................................................22 Mes ventes...........................................................................................................22 N Numérotation des pièces......................................................................................29 O Open Guide .........................................................................................................27 P PDF Signé ...........................................................................................................26 Pointage...............................................................................................................24 Pointage de banque..............................................................................................24 R Rapprochement bancaire .....................................................................................24 Remise.................................................................................................................23 Remise de chèques ..............................................................................................23 Reports On Line ..................................................................................................32 S Saisir une écriture comptable ..............................................................................29 INDEX 38 Sauvegarde ..........................................................................................................25 T Tableau de bord...................................................................................................28 Ticket Z ...............................................................................................................30 TVA ....................................................................................................................30 V Validation des écritures.......................................................................................31 Ventes comptoir ..................................................................................................30 Virement..............................................................................................................23 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre gestion locative. ● Chapitre I - Installation et Prise en main ● Chapitre II - Gestion LOCATIVE ● Chapitre III - Gestion des charges ● Chapitre IV - comptabilité, trésorerie, tva et D.R.F. ● Chapitre V - Manipulation des données ● Annexe - Liste des documents éditables Comment utiliser ce manuel ? Félicitations ! Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants. Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail. ● Emploi des Signets (ou ‘Bookmarks’) Dans le logiciel Acrobat Reader, affichez l’onglet des signets pour atteindre le Chapitre de votre choix. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 Sommaire Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 ► Matériel et applications recommandés B / Installation 6 ► Installer / désinstaller le logiciel C / Interface 9 ► Présentation de l’interface Chapitre II - Gestion LOCATIVE 23 A / Renseignement des formulaires de bases 26 ► Saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs... B / gESTION des loyers 51 ► Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer... C / paramètres avancés 76 ► Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances... Chapitre III - Gestion des charges 90 A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE 91 ► Saisir une charge et règler le fournisseur B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE 93 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR 100 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS 106 ► Suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés Chapitre IV - comptabilité, trésorerie tva et D.R.F. 107 A / Gestion de la comptabilité 108 ► Saisie des écritures comptables et clôture des exercices B / Gestion de la trésorerie 111 ► Suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts C / Déclaration de tva 113 ► Déclaration des montants de TVA réglés D / Déclaration des revenus fonciers 117 ► Imprimer la D.R.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauvegarde des données 119 ► Sauvegarder ses données sur différents supports B / Restauration des données de sauvegarde 120 ► Restaurer une sauvegarde C / Suppression des données de démonstration 120 ► Remettre à zéro les données du logiciel D / Compression des tables et mise à jour de la structure 121 ► Optimiser le fonctionnement du logiciel E / interfaÇage avec un logiciel standard de comptabilité 121 ► Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité Annexe - liste des documents éditables 122 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 1 - Configuration matérielle 5 2 - Logiciels 5 B / Installation 6 1 - Installation à partir du CD-Rom 6 2 - Activation du logiciel 8 3 - Désinstallation 8 C / Interface 9 1 - Organisation de votre espace de travail 9 2 - Personnalisation de l’espace de travail 10 ● Redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10 ● Fonction de tri croissant / décroissant 10 ● Personnalisation de l’affichage 11 3 - Accès à l’Aide 12 ● Afficher le volet d’Aide 12 ● L’Assistant 13 4 - Le Tableau de bord 14 5 - Liste des modules et de leurs options 16 ● Liste générale des modules 16 ● Liste détaillée du module base 17 ● Liste détaillée du module loyers 18 ● Liste détaillée du module charges 19 ● Liste détaillée du module trésorerie 20 ● Liste détaillée du module comptabilité 20 ● Liste détaillée du module fiscalité 21 ● Liste détaillée du module tva 21 ● Liste détaillée du module analyse 21 ● Liste détaillée du module outils 22 ● Liste détaillée du module documents 22 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société chapitre I - installation et prise en main Configuration minimale requise : Processeur : Intel Pentium III Système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / XP / VISTA Mémoire : 256 Mo Espace disque : 150 Mo Navigateur : Internet Explorer Logiciel : Acrobat Reader, Microsoft Word Résolution écran : 1024x768 pixels Configuration recommandée : Processeur : Intel Pentium IV ou supérieur Système d’exploitation : Microsoft XP / VISTA Mémoire : 512 Mo Espace disque : 200 Mo Navigateur : Internet Explorer 6.0 Logiciel : Acrobat Reader 7, Microsoft Word et Excel Résolution écran : 1280x1024 pixels 1 - Configuration matérielle 2 - Logiciels Adobe Acrobat Reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains documents (par exemple les Déclarations fiscales) Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (Appels, Quittances, etc.). Se reporter à l’Annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft. A / Pré-requis Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter vos données comptables vers des logiciels spécialisés. 5 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Insérer le CD-ROM dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de l’Assistant d’installation. B / Installation 1 - Installation à partir du CD-ROM 6 Etape 2 - Cliquer sur Suivant Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous agrée, cocher ‘J’accepte les termes de ce contrat de licence’. Cliquer sur Suivant. Etape 1 - L’installation commence... Etape 4 - Si vous disposez d’un système d’exploitation Vista, vous devrez peut être reprendre le processus d’installation à l’étape 1 en procédant comme indiqué dans cette fenêtre. Etape 6 - Cliquer sur Suivant. Note : il est déconseillé de Modifier le répertoire d’installation. Etape 5 - Sélectionner Tous les utilisateurs du système et cliquer sur Suivant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes Le logiciel est installé. La version d’évaluation : • vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements au maximum sont autorisés) • est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale (hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible). Au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire et sans perte de données). Des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées. 7 Fin - Cliquer sur Terminer pour clôre l’installation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données. 3 - Désinstallation 2 - Activation du logiciel L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. Pour activer votre logiciel, vous devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage. L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le menu «Activation produit». Saisir votre Nom de licencié et votre code. Cliquer sur Activer. Un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. Pour désinstaller votre logiciel : ● Dans le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Panneau de configuration ● Double cliquer sur Ajouter ou supprimer des Programmes ● Sélectionner le programme dans la liste ● Cliquer sur Supprimer. ● Redémarrer votre ordinateur. 8 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Interface 1 2 3 1 - Organisation de votre espace de travail L’interface de travail se compose de 3 éléments : 1 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 9 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Personnalisation de l’espace de travail • Redimensionnement des fenêtres et des colonnes Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement des éléments affichés : • pointer le curseur de la souris sur la bordure de la fenêtre ou de la colonne • étirer l’élément dans de sens voulu • Fonction de tri croissant / décroissant L’affichage des données peut être modifié en cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le classement alphanumérique peut être inversé par un second clic. Pour rétablir l’affichage par défaut, vous devrez «sortir» du module concerné. La même opération de tri peut être effectuée dans la liste hiérarchique et vous permettre par exemple de retrouver plus rapidement un locataire dans une longue liste. 10 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Personnalisation de l’affichage Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel). 1 Sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel. 2 Par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (Supprimer la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne). La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement, l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après. 3 Déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau. 4 Rétablir l’affichage original des colonnes. 5 Quitter ce menu contextuel sans rien modifier. 1 2 3 4 5 Pour modifier l’affichage d’une colonne, faire un clic-droit sur son libellé et sélectionner Modifier la colonne dans le menu contextuel. Paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre Personnaliser. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications. 11 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 La fenêtre d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert. En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’Aide du logiciel. Deux accès sont possibles : • presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs • utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’Aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements. 3 - Accès à l’Aide 4 Affiche le volet d’Aide Cliquer sur l’icône PDF pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’Aide 12 • Afficher le volet d’Aide © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 • L’Assistant Le logiciel dispose d’un Assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. Pour une consultation rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer : • au Démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des indices de révision • concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement, édition des appels et quittances • concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement, édition de factures • pour effectuer sa Déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal Pour accéder à l’Assistant, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Vous pouvez opter pour une ouverture automatique de l’Assistant à chaque démarrage du logiciel en cochant l’option appropriée depuis le menu Outils. La fenêtre qui s’ouvre : - se compose de deux volets - se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows - les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic : Assistant Tableau de bord tâche effectuée tâche en cours © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14 4 - Le Tableau de bord Pour accéder au Tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel. Pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows. Le Tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône . LeTableau de Bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement être utilisé comme un agenda. L’ouverture du Tableau de Bord s’effectue de manière identique à celle de l’Assistant. 1 Accès aux rubriques du Tableau de bord 2 Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour : 3 Barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements et de filter de façon chronologique les informations affichées 4 Zone d’affichage des informations et de leur statut 1 4 2 3 le Tableau de bord contient un évènement date du jour date sélectionnée tâche en cours tâche effectuée tâche programmée pour être répétée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15 Le Journal de gestion affiche automatiquement les événements de votre gestion locative : • création de patrimoine • création de propriétaires, locataires et fournisseurs • création de banques • nouvel encaissement • nouvelle facture • mise à jour des indices... La rubrique Tâche de gestion est un agenda sur lequel vous pouvez saisir les évènements particuliers à accomplir dans le cadre de votre gestion locative (expédition des qittances...) La rubrique Alertes vous permet de noter les évènements les plus importants, à accomplir avant une date limite. Les tâches personnelles contiennent les actions à mener, en rapport ou non avec votre gestion locative (rendez-vous...) «Tous les évènements» affiche les informations des rubriques précédentes ; les puces colorées permettent alors de distinguer la rubrique d’origine. La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton Nouveau situé dans la barre d’outils, un volet de saisie s’affiche alors dans le Tableau de bord. La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement. La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières : • double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie • effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions de planifications (il est possible de répéter automatiquement certaines tâches à intervalles réguliers). Une tâche répétitive est signalée par l’icône © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Liste des modules et de leurs options Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. Module loyers (12 options) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Module charges (7 options) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Module trésorerie (5 options) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. Module comptabilité (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI. Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. Module outils (2 optionS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. 16 ● Liste générale des modules © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module base Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). 17 Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module loyers Module loyers (12 options) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. 18 Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des APL et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module charges Module charges (7 options) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. 19 [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module trésorerie Module trésorerie (5 options) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. Déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes. ● Liste détaillée du module comptabilité Module comptabilité (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. 20 [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module fiscalité Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). ● Liste détaillée du module tva Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. ● Liste détaillée du module analyse Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) Permet de consulter l’historique de tous les paiments de TVA et de saisir des accomptes si le propriétaire est soumis au régime «réel simplifié». Permet d’afficher les montants de TVA collectée et de TVA déductible pour la période concernée et propose en conséquence le montant à déclarer. Permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de TVA à déclarer. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. 21 Rapports de gestion locative (général ou détaillé). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste du module outils Module outils (2 optionS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). ● Liste détaillée du module documents Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel. 22 Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre II - Gestion LOCATIVE 23 A / Renseignement des formulaires de base 26 1 - Propriétaire 26 ● Création d’un Propriétaire 26 ● Manipulation des données saisies 28 ● Imprimer la liste des propriétaires 28 2 - Immeuble 29 ● Création d’un immeuble 29 ● Manipulation des données saisies 30 ● Visualisation des lots d’immeubles 30 ● Singularisation des lots d’immeubles 31 ● Ajout d’un lot dans un immeuble 32 ● Imprimer la liste des immeubles 32 3 - Lot isolé 33 ● Création d’un lot isolé 33 ● Manipulation des données saisies 34 ● Imprimer la liste des lots 34 4 - Locataire 35 ● Création d’une fiche locataire 35 ● Manipulation des données saisies 36 ● Suppression d’une fiche locataire 37 ● Imprimer la liste des locataires 37 5 - Fournisseur 39 ● Création d’une fiche fournisseur 39 ● Manipulation des données saisies 39 ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 6 - Banque 41 ● Création d’une banque du propriétaire 41 ● Manipulation des données saisies 41 ● Imprimer la liste des Banques 42 7 - Soldes initiaux 43 ● Exemple de Report à nouveau pour un locataire 43 ● Manipulation de la Liste de sélection du Module Base / Soldes initiaux 44 ● Imprimer la liste des soldes initiaux 44 8 - Plan comptable 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable 45 ● Imprimer le Plan comptable 46 9 - Tables annexes 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24 B / gESTION des loyers 51 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51 ● Règle générale 51 ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel 51 2 - Gestion des dépôts de Garantie 52 ● Encaissement 53 ● Remboursement d’un dépôt de Garantie 53 ● Compenser un dépôt de Garantie 54 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55 3 - Génération et édition des appels de loyer 57 ● Calcul de l’appel de loyer 57 ● Paramètres de génération des loyers 58 ● Modifier un appel de loyer 59 ● Edition d’un appel de loyer 60 4 - Encaissement des loyers 65 ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) 65 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66 ● Lettrage manuel des montants librements saisis 66 ● Imprimer les encaissements / remboursements 67 5 - Editer une quittance de loyer 68 ● Imprimer une quittance lettrée 68 ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69 ● Impression des quittances de loyers 70 6 - Suivi des loyers (Historique) 72 ● Consultation des écritures 72 ● Lettrage des écritures 73 ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25 C / paramètres avancés 76 1 - Gestion des APL 76 ● Intégration du montant des APL dans les appels de loyer 76 ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des APL 77 ● Consultation des encaissements 78 ● Fonction de compensation 78 2 - Calculs de révision 80 ● Données requises 80 ● Générer un appel de loyer avec révision 81 ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81 ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82 3 - Départ et arrivée de locataires 83 ● Clôre le bail du locataire sortant 83 ● Masquer les locataires sortis 84 4 - Loyers au prorata temporis 85 ● Premier loyer mensuel au prorata temporis 85 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86 5 - Alertes et relances 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception 87 ● Imprimer un courrier de relance 88 6 - Documents locatifs 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Renseignement des formulaires de bases Le Module Base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir : 1 - Propriétaires 2 - Immeubles 3 - Lots 4 - Locataires 5 - Fournisseurs 6 - Banque 1 - Propriétaire ● Création d’un Propriétaire Pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option propriétaire et cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre. ● Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) ● Onglet Société Si la gestion locative s’effectue par le biais d’une société (le propriétaire a alors le statut de société, SCI ou indivision) compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires 26 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27 ● Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de factures. ● Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. ● Onglets Gérance L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). ● Imprimer la liste des Propriétaires Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ● Manipulation des données saisies 28 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble. Notes : • 1 lot correspond à un bien faisant l’objet d’un bail) • la saisie des grilles de ré- partition est facultative et peut être effectuée à posteriori Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ● Création d’un immeuble 2 - Immeuble 29 ● Onglet Informations complé- mentaires Onglet destiné à intituler plus précisément les libellés de charges. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. Toutefois cette suppression doit être effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences : • supprimer en premier chaque lot de l’immeuble • supprimer ensuite l’immeuble ● Manipulation des données saisies : ● Visualisation des lots d’immeubles créés Pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots. Sélectionner le lot et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au détail. 30 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Singularisation des lots d’immeubles créés Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le bouton Ouvrir puis sur le bouton Modifier. ● Onglets Fiche et Compléments Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais l’adresse demeure celle définie dans l’Option Immeuble. 31 ● Onglet Tantièmes Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information. Les tantièmes se définissent initialement dans le Module Base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant sur le bouton Tantièmes, situé dans la barre d’outils de la fenêtre de Visualisation. Pour plus d’informations, se reporter au Chapitre III - Gestion des charges © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module Base / Option Lot, sélectionner l’immeuble approprié et cliquer sur Créer. ● Ajout d’un lot dans un immeuble ● Onglets Fiche et Compléments Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de saisir la dénomination du nouveau lot. 32 ● Imprimer la liste des immeubles Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés par un propriétaire. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Lot isolé Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. ● Création d’un lot isolé ● Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. Notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Déclaration de revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ zone de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. ● Onglet Tantièmes Onglet uniquement accessible aux lots faisant partie d’un immeuble 33 ● Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot : nom et adresse. Note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire, l’onglet Facturation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste de lots Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un propriétaire. Sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer. Note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le bien dans la liste de Sélection et cliquer sur Imprimer. Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot ● Manipulation des données saisies : 34 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ● Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). Note : le contenu des champs Titre de correspondance, Nom et Prénom sera employé dans les correspondances adressées aux locataires tandis que le contenu du champ obligatoire est interne au produit (il est donc possible d’y ajouter une référence, notamment dans le cas d’homonymies) ● Création d’une fiche locataire ● Onglet Bail Détaille la nature, la durée... du Bail 7 2 3 5 4 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du temps réel d’occupation 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-à- dire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de l’APL perçu directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 35 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Révision Contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent obligatoirement être remplis. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 1 4 2 5 6 7 3 ● Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. ● Manipulation des données saisies : 36 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité). Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ● Suppression d’une fiche locataire ● Imprimer la liste des locataires La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents. Astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de Sélection. Par exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer. 37 Liste des locataires © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Liste des baux Fiche détaillée Historique des mouvements 38 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Fournisseurs Pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Fournisseur, puis le propriétaire concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de plusieurs champs s’ouvre. Saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et des contacts, coordonnées...). Note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités des propriétaires sont rigoureusement indépendantes. ● Création d’une fiche fournisseur Une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un fournisseur. Toutefois : • la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité) • cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours. ● Manipulation des données saisies : 39 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Fournisseur, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Banque Dans la fenêtre Banque, saisir • le nom de la banque (obligatoire) • son adresse et les coordonnées du contact (facultatif), etc. Une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation comptable propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les données la concernant. ● Manipulation des données saisies : Pour créer une banque se rendre dans le Module Base / Banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. Notes : • La case à cocher «Banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en premier dans les listes déroulantes. Si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier apparaîtra au sommet de la liste • Si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante) ● Création d’une banque de propriétaire 41 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste des banques Pour imprimer la liste des Banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Banque, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 42 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 7 - Soldes initiaux Le module Base / Soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés. Note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il convient d’utiliser la fonction Soldes initiaux. ● Exemple de Report à nouveau pour un solde de loyer Dans notre exemple, nous considérons que : • vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel • le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés. Se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer. • Une écriture est créée portant le nom de pièce RAN2006 pour Report à nouveau de l’année 2006. • sélectionner la Nature de l’impayés (Loyer, Charges locatives récupérables...) • saisir la somme dûe (note : en cas de trop perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant la somme) • cliquer sur Valider pour enregistrer 43 Sélectionner dans la Liste hiérarchique le locataire concerné par l’impayé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Manipulation de la Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux La Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques. Liste de sélection par Propriétaires / Fournisseurs Liste de sélection par Propriétaires / Banques Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories : Loyer, Garantie, CAF/APL. 44 Liste de sélection par Propriétaires / Locataires. ● Imprimer la liste des soldes initiaux Pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux, sélectionner le proprié- taire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 - Plan comptable Le Plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le Plan Comptable est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs, banques). Les Plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires, les locataires, les fournisseurs et les banques. Les comptes comptables peuvent être complétés et renommés tandis que la numérotation attribuée par le logiciel est fixe. Pour accéder au détail d’un compte, double-cliquer sur la ligne. Plan comptable à la création d’un propriétaire Quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils : Editer le plan comptable Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). Déterminer dès le départ le nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des premières écritures. Mise à jour du dernier Plan comptable (ajout des comptes créés depuis) Suppression du Plan comptable Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) : Attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité. La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la comptabilité 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer le Plan comptable Pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / PC, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 46 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 - Tables annexes Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des charges’ • Civilités : répertorie toutes les Titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘Titres’ • Règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes intitulées ‘Type de mouvement’ • Regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers • Revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des revenus’ • Journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage • Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Taux de réduction’ • TVA : répertorie tous les taux de TVA disponibles ● Présentation générale 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Code / Charges ● Table Codes / Civilités ● Table Codes / Règlements Pour créer un nouveau Type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Nature des charges’), cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le n° de Code comptable et le libellé. Le code de regroupement est à renseigner si ce Type de charges figure dans la déclaration des revenus fonciers ; sinon sélectionner NON DEDUCTIBLE. Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Titres’), cliquer sur Civilités dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé, le libellé (visible dans la liste déroulante) et le titre de correspondance (visible dans les documents édités). Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Type de mouvement), cliquer sur Règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé et le libellé. Notes • Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés. • La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés. 48 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Codes / Regroupements ● Table Codes / Revenus ● Table Codes / Journaux ● Table Codes / Compteurs Pour créer un nouveau libellé, cliquer sur Regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Note Il est déconseillé de modifier la table des Regroupements : elle est mise à jour annuellement au moment de la mise à jour fiscale Pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Nature de revenus’), cliquer sur Revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Sélectionner dans la liste Regr. Déclaration le code de regroupement approprié (si ce type de revenu ne figure pas dans la déclaration des revenus fonciers, choisir NON DECLARE) Pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur Journal dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé du nouveau journal. Note Il est déconseillé de modifier le code d’un journal après la génération des premières écritures. Pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure. 49 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Indices / Construction ● Table Indices / Référence des Loyers ● Table Indices / Coût de la vie ● Table Taux / Fiscaux ● Table Taux / TVA Pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la construction. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices du coût de la construction pour que soit calculée la révision des loyers. Pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur Référence des Loyers dans la Liste de sé- lection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence des loyers. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices de référence des loyers pour que soit calculée la révision des loyers. Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement dans toutes les fiches locataires. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note Le paramétrage des loyers par défaut prévoit d’utiliser le taux de TVA de code 2 (19,6 %) et de code 3 (5,5 %). 50 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / GESTION DES LOYERS 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / Appel en cliquant sur le bouton Nouvel Appel. Selon la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie : • traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être concerné par le nouvel appel • traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine) • traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour tous les locataires qui s’y trouvent • traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine Pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de la Liste de sélection. Sous-onglet Propriétaires : les locataires sont placés dans l’arborescence de leur propriétaire Sous-onglet Immeubles : les locataires sont placés dans une double arborescence, Propriétaire puis Immeuble (ou lot isolé) Sous-onglet Locataires : les locataires apparaissent dans une liste alphabétique ● Règle générale ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets : Propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit. 51 Options propres au module Loyers Options identiques à celles du module Base © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 2 4 5 3 2 - Gestion du dépôt de Garantie Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire, onglet Bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module Loyers / Garantie. La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ Dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie Actuelle affiche une somme plus élevée si la Garantie a été révisée). L’encaissement du dépôt de garantie s’effectue dans le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Encaissement. 1 Date de règlement du dépôt de Garantie 2 Montant du dépôt de Garantie 3 Banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie 4 Nom de la banque du locataire (banque émettrice) 5 N° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque) Un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée) ● Encaissement 52 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Remboursement d’un dépôt de Garantie Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. Pour rembourser un dépôt de Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton Rembourser. Le remboursement du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Rembourser. Notes : • le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (AA, AB, AC, etc.) • le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. Si le montant de l’encaissement correspond exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées. 53 • cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche dans la barre d’outils • double-cliquer successivement sur les deux écritures • cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque le champ Cumul affiche 0) • cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Compenser un dépôt de Garantie Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé. 54 Notes Quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif) à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé. Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après) 2 - Procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider. Dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous. 1 - Depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’Historique du locataire) La compensation du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie. Sélectionner la ligne d’encaissement du dépôt de Garantie et cliquer sur le bouton Compenser puis Valider. La compensation apparait sous la forme d’une écriture rouge. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Se rendre dans le Module Loyers / Historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures. 4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / Historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) : les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées. 55 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). 56 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Génération et édition des appels de loyer ● Calcul de l’appel de loyer Pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Appel et sélectionner : • le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘) • l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble) • le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Propriétaire) • la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires) Dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique. Sélectionner le locataire et cliquer sur le bouton Nouvel appel. 1 Période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable Terme à échoir / Terme échu, fixé dans la Fiche signalétique du locataire) 2 Date à faire apparaître sur l’appel de loyer 3 N° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 4 N° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 5 Génération de l’appel 57 1 2 4 5 3 Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’Appel. Pour visualiser les écritures antérieures, modifier le filtre d’affichage grâce à l’outil loupe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés : • les loyers à terme à échoir • les loyers à terme échu • les impayés éventuels • la révision éventuelle • les lignes de régularisation de charges en attente Par ailleurs, l’option ‘Tenir compte des écritures existantes’ prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un cadenas dans la première colonne). Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné via le menu déroulant (3 choix). En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir Détails / Sans Détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par défaut de génération des loyers. ● Paramètres de génération des loyers Paramètres : • Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant) • Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à l’onglet Révision). Notes : - dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années précédentes) - dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours. • Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à échoir et échus sont calculés. • Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation en attente pour ce loyer. Note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ; par défaut les cases sont systématiquement cochées. Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier 1 2 3 4 Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Appel Janvier 1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12 2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01) 3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12) 4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03) 58 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Modifier un appel de loyer Pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre Appel loyer. 1 Adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée dans la fiche signalétique du locataire) 2 La section Références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date d’édition de l’appel, etc. 3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.) 4 Numérotation de la facture (manuelle ou automatique) 5 Postes supplémentaires du loyer 6 Annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance 59 3 6 1 5 2 4 Notes • lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. Sa suppression demeure possible. • lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée. A l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre Appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie. En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre Appel Loyer se modifie : • un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation / modification, suppression) • les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications saisies ou des les annuler Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les modifier. L’affichage du détail s’effectue dans une fenêtre intitulée Appel loyer détail ligne; à partir de laquelle il est possible de changer les données (cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs de saisie) ● Edition d’un appel de loyer Pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. Si l’écriture souhaitée n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe. Deux méthodes d’édition peuvent être employées : en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée) Edition simultannée de plusieurs appels Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic : • sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent dans la Fenêtre de visualisation • pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui apparait, cocher Tous les appels • pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CTRL enfoncée, cliquer successivement sur les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher Appel sélectionné L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre : • l’impression de toutes les écritures affichées • l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées ë 60 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 61 1 Sélection du document à éditer : • à adresser au locataire : l’appel sélectionné dans la Fenêtre de visualisation, tous les appels affichés • à archiver : le journal des appels 2 Sélection du format d’impression. 3 Ouverture du document approprié dans une fenêtre (prévisualisation) 1 2 3 Appel de loyer pleine page © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre) 62 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente. 63 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce fait entièrement personnalisables. Appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation Personnalisation des gabarits S’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être employées : • personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word • personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module Documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer les modifications. Toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé. ë 64 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Encaissement des loyers Selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer : • dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Appel • dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement. De manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...) ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) Pour encaisser le montant appelé, sélectioner l’appel et cliquer sur le bouton Encaisser. La somme à encaisser est automatiquement renseignée par le logiciel et correspond au montant appelé. Cliquer sur le bouton Valider pour procéder à son encaissement. Encaisser un loyer via le Module Loyers / Appel présente les avantages suivants : • la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider • l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre dans le Module Loyers / Historique pour procéder au lettrage des deux écritures Note : le Module Loyers / Appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. Pour les consulter, se rendre dans le Module Loyers / Encaissement. 65 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 66 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser. Se rendre dans le Module Loyers / Encaissement, sélectionner le locataire concerné. Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre ‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à encaisser et cliquer sur le bouton Valider. L’écriture correspondante s’affiche dans la Fenêtre de visualiation. Dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement. Se rendre dans le Module Loyers / Historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis : • (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer, un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne LT • (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CTRL et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / Appel). Il convient par conséquent de lettrer manuellement. ● Lettrage manuel des montants librements saisis Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer les encaissements / remboursements Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Journal des encaissements (pour un locataire en particulier) Reçu des encaissements perçus au près d’un locataire Liste des remboursements effectués par le propriétaire. 67 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Editer une quittance de loyer Pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Quittance. L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CTRL et cliquer successivement sur les écritures à imprimer). Avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête : • double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre Quittance s’ouvre • cliquer sur le bouton Modifier • sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant • cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer 68 ● Imprimer une quittance lettrée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 69 En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer. C’est pourquoi le Module Loyers / Quittance n’affiche que les écritures lettrées. Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘Quittances non lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer. ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel. Dans le Module Loyers / Historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un lettrage standard des deux écritures. Pour contourner temporairement cette règle de gestion : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler le menu associé au bouton Lettrer / Délettrer • sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges) • sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CTRL) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer • cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. Trois écritures complé- tent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des quittances de loyers Journal des quittances (version détaillée) Quittance 1/3 de page Le Module Loyers / Quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CTRL vous permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer. 70 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Quittance pleine page Impression avec Microsoft Word Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) : • pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique • pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et grâce à l’outil Loupe. ë 71 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique Le Module Loyers / Historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions : • la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés) • les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures 72 1 Sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents). 2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge) 3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture 4 La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes : • égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement • positif, le locataire a un retard de paiement • négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait 1 2 3 4 La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les historiques des Loyers, des Dépôts de garantie et des APL. ● Consultation des écritures Le Module Loyers / Historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement. Afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage : • en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique • en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73 Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures : • un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association • une encoche verte dans la colonne LT signale graphiquement le lettrage Plusieurs types d’écritures doivent être lettrées : • écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CAF, de Garantie mais également les Factures et leurs règlements • des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés par le logiciel • des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la Déclaration des revenus fonciers opérés par le logiciel Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage : • le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée • après modification le rétablissement du lettrage est également proposé Pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation de lettrage s’opère en 4 étapes : ● Lettrage des écritures 1 - Cliquer sur le bouton Lettrer 2 - Sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CTRL permet d’opérer des sélections discontinues, la touche MAJ une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer. 3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider. 4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral, il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est identique mis à part : • le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges) • aucune sélection d’écriture n’est nécessaire Les écritures générées par un lettrage partiel Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif : • une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel) • une écriture de report de solde relative au loyer brut • une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel • confirmer le délettrage ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs Le Module Loyers / Historique permet d’imprimer trois types de documents. L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent : • via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires) • grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation) Courrier de Rappel pour loyer impayé 74 Tableau récapitulatif du compte locatif © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Courrier récapitulatif du Compte locatif 75 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Gestion des APL C / PARAMÈTRES AVANCÉS Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des APL opérent automatiquement la soustraction : [ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - APL = Somme dûe par le locataire. Le montant de l’APL auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module Base / Locataire, onglet Bail) L’appel de loyer affiche le montant de l’APL et opère automatiquement la soustraction. ● Intégration du montant des APL dans les appels de loyer 76 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société S’agissant d’un locataire bénéficiaire des APL, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes : • encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton encaisser) • encaisser le versement de la CAF (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné, cliquer sur les boutons CAF-APL puis Encaisser APL) ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des APL En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement est automatique. Rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement, et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement. En procédant à l’encaissement des APL via le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures Appel de Loyer / Encaissement de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des APL. 77 1ère étape La somme encaissée de la part du locataire correspond au montant appelé moins le montant des APL. 2nd étape L’encaissement du versement de la CAF s’effectue depuis le Module Loyers / Appel et cliquant successivement sur les bouton ‘CAF-APL’ et ‘Encaisser APL’. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers / Historique. ● Consultation des encaissements ● Fonction de compensation Lorsque le montant de l’APL versé par la CAF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées : • modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module Base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’APL afin qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement. Ne pas oublier de rétablir le montant des APL perçus par le locataire en prévision du prochain appel de loyer. • saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre dans le Module Loyers / Historique et afficher le sous-onglet CAF-APL. Important : l’encaissement du loyer doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation. Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / Historique, sous onglet CAF-APL) correspond au montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. Si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton Compenser. 78 La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / Historique dispose d’un sous-onglet dédié à l’historique de la CAF. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’écriture ‘CAF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton Supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique : • dans la colonne Montant la somme encaissée • dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser La compensation règle le solde de la CAF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté la compensation. Dans l’exemple ci-dessus : • l’Appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CAF • le versement effectif de la CAF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €) • au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €) 79 Saisir la date de compensation et le montant réellement encaissé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Calculs de révision Indice initial, fixé automatiquement par le logiciel en fonction de la date d’entrée du locataire Indice à renseigner dans la table Entrée du locataire 1ère révision du loyer 01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006 Année 2005 Année 2006 Trimestre 1 Trimestre 1 Année 2005 Année 2006 loyer révisé = (loyer initial x indice 1er trimestre 2006) indice 1er trimestre 2005 Détail des opérations opération automatique opération manuelle ● Données requises 80 La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il vous faut renseigner deux séries d’informations : • dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire), il convient de : • fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de révision) • fixer la périodicité des révisions • dans les tables d’indices (Module Base / Annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee Si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne R. En cas de problème dans le calcul de la révision, la colonne R affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus dans les tables du Module Base / Annexe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la révision : il suffit de générer l’Appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / Appel, bouton Nouvel Appel). ● Générer un appel de loyer avec révision ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable Dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais très utile : • pour s’informer par avance du montant de la révision • pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word) Sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une fois révisé apparaît dans la colonne ‘Prochain loyer’. Si aucune ligne n’est visible : • modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe • ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IRL ou ICC Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la Fiche signalétique du locataire. 81 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. Sélectionner la ligne de calcul de la révision de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés. Note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / Révision) implique qu’un calcul par anticipation ait été généré (bouton Calculer) ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer Trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / Révision : • le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation grâce à l’outil Loupe) • le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer • le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique du loyer Tableau des révisions programmées dans les deux prochains mois Courrier que le locataire adresse à sa banque par anticipation et en vue de l’augmentation du prélèvement automatique. 82 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Départ et arrivée de locataires Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement • à sélectionner le lot vide • puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module Base / Locataires. Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant : • clôre le bail du locataire sortant • solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement de Dépôt de garantie) • compléter la fiche signalétique du nouveau locataire 83 ● Clôre le bail du locataire sortant Avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré comme sorti. Dans le module Base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge. Se rendre dans le Module Base / Locataire : • sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire • double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique) • cliquer sur l’onglet Bail • cliquer sur le bouton Modifier • saisir la date de sortie • cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 84 Le locataire sorti apparaît en rouge. Pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition dans le Module Outils / Paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis. ● Masquer les locataires sortis © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Loyers au prorata temporis ● Premier loyer mensuel au prorata temporis Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis : • lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘Recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du locataire se situe en cours de mois) • lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office) Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Case à cocher : pour que le prorata soit pris en compte la case Recadrage automatique doit être cochée. Mode : le bail peut être à terme à échoir ou à terme échu. Début de bail : le bail débute en cours de mois. Règlement : périodicité des appels de loyer. Appel mars Appel avril occupation 15 au 31 occupation avril Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois d’avril) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) : - générer l’appel du mois d’avril - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 85 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars Appel juin occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois de juin) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période février et mars) : - générer l’appel du mois de juin - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation mars occupation du 01 au 15 Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 01 au 15 avril • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 1er avril au 07 juin • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 86 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis Appel avril Appel juin © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Alertes et relances Le Module Loyers / Alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de retard de paiement. Une alerte peut avoir pour objet : • un impayé • un contrat d’assurance • des contrats d’entretien • une fin de Bail Pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet concerné et la période appropriée. 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi ‘Avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire). Ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles et : • dans le champ ‘Relance’ : attribuer un n° de relance • dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (AR ou non) Se rendre dans le Module Loyers / Alerte,sélectionner le locataire concerné et - en déroulant la liste associée à l’icône loupe - cliquer sur ‘Avec accusé de réception’ si cela correspond au choix retenu précédemment. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 88 Dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner le format de relance souhaité. Le numéro de relance s’affiche sous l’intitulé du courrier. Sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance. ● Imprimer un courrier de relance © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Documents locatifs Le Module Loyers / Document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires. Pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est à dire portant une des extensions suivantes : • .pdf (lu par Adobe Acrobat Reader) • .doc (lu par Microsoft Word) • .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer) • images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png) Pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer. Dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique des documents’, saisir les informations relatives au document (date, provenance) et indiquer son chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir (note : si vous déplacer l’archive, songez à mettre à jour le chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir). La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être affichée : • sélectionner dans la liste le Document à visualiser • cliquer sur le bouton Document Note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix. 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre III - GESTION DES CHARGES 90 A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE 91 1 - Saisie d’une charge 91 2 - Règlement d’une charge 92 B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE 93 1 - Paramétrer une grille de répartition 93 ● 1ère étape : création de la grille de répartion 93 ● 2nd étape : affectation des quotes-parts 94 2 - Répartir une charge 95 3 - Régularisation des charges 96 ● Calculer la régularisation des charges 96 ● Régulariser les charges 99 C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR 100 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100 ● La répartition par compteur 100 ● Paramétrages et informations à renseigner 100 2 - Paramétrer les compteurs 101 ● 1ère étape : création des compteurs physiques 101 ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102 3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105 D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS 106 1 - Suivi des charges 106 2 - Documents des fournisseurs 106 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module Base / Fournisseurs). Pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures. 1 - Saisie d’une charge A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE 91 La nouvelle facture a été créée. Cliquer successivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer les saisies. Sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘Nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘Ajouter ligne’. Saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva, immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider. Notes : • pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se reporter à la Table des Codes charges du Module Base / Annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous gérez les charges avec le logiciel) • le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Règlement d’une charge 92 La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation. La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation. La facture doit être acquittée par le propriétaire. Dans le Module Charges / Facture, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton ‘Régler’, vérifier la somme et la date automatiquement renseignées et cliquer sur Valider pour enregistrer. Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. Si le règlement s’effectue en plusieurs fois, il convient alors de recourir au Module Charges / Règlement et de créer autant d’écriture de règlement que nécessaires. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE Une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes), autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies. 1 - Paramétrer une grille de répartition Exemple Considérons un immeuble dans lequel un propriétaire loue 4 lots, avec des charges générales ainsi réparties sur une base de 50 : - Rdc droite : 10 - Rdc gauche : 10 - 1er etg droite : 15 - 1er etg gauche : 15 Pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer. Deux étapes sont nécessaires : • créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul) • affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées ● 1ère étape : création de la Grille de répartition Pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module Base / Immeuble. Sélectionner l’immeuble concerné et en afficher le détail en cliquant sur le bouton Ouvrir. 93 Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le libellé de la Grille (exemple GENERAL) et sa base ( = somme des quotes-parts, 50 dans notre exemple). Note : • un maximum de 5 grilles peut être créé, soit 5 façons de répartir • plusieurs charges peuvent utiliser la même grille © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : affectation des quotes-parts Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné : les lots associés apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Cliquer sur le bouton Tantièmes Pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module Base / Lot. La Liste des tantièmes s’affiche dans la Fenêtre de visusalisation. Cliquer sur le premier lot (Rdc droite dans notre exemple). Par défaut : • toutes les grilles associées à l’immeuble apparaissent, accompagnées du montant de la base • aucune charge n’est affectée au lot 94 Afficher l’onglet Informations complémentaires afin de saisir un libellé de grille plus complet. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs et saisir la quote-part du lot (10 dans notre exemple). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la saisie. 2 - Répartir une charge IMPORTANT ! La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter le code de regroupement 210. Pour s’en assurer : • (d’un point de vue légal) consulter le Document informatif fourni dans le Module Documents • consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module Base / Annexe) ë 95 En validant la première saisie, le lot suivant est automatiquement sélectionné. Cliquer à nouveau sur le bouton Modifier pour affecter la quote-part appropriée. Recommencer les saisies pour chaque lot (= jusqu’à ce que le champ ECART indique 0). Cliquer sur le bouton Répartir et : • sélectionner l’immeuble concerné par la facture (note : si vous ciblez un lot en particulier, la charge entière lui sera affectée) • sélectionner la grille de répartition définie dans le module Base / Lot via le bouton Tantièmes (si aucune grille ne correspond à la facture il est possible de créer une grille «volatile», à usage unique) • Valider Une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / Répartition et sélectionner la facture à répartir. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte. IMPORTANT ! Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la ré- partition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période souhaitée, le logiciel proratise la charge. ë 96 A l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche. ● Calculer la régularisation des charges Une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / Régularisation et sélectionner l’immeuble concerné par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire. Sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation. 3 - Régularisation des charges © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La Fenêtre de visualisation affiche : • pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire • pour le sous-onglet ‘Détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux. Dans le Module Loyers / Régularisation, sélectionner le propriétaire, l’immeuble ou le locataire concerné et cliquer sur le bouton Calculer. Saisir la période sur laquelle doit porter le calcul. Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture et peut être répété autant de fois que nécessaire). 97 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Un fois calculée, la régularisation peut faire l’objet de plusieurs éditions (utiles notamment lorsque le locataire en fait la demande) : • un document global s’obtient en cochant ‘Régularisation des charges’ • le détail des factures s’obtient en cochant ‘Détail des charges’... Appel de régularisation des charges 98 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des charges. ● Régulariser les charges Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant. Pour intégrer la ou les régularisations dans un appel de loyer, cocher le premier bouton radio et saisir la date appropriée. Pour directement créer l’écriture comptable, cocher le second bouton radio et saisir la date appropriée. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation Journal des régularisations 99 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel A partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel : • calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation • permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs • permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires ● Paramétrages et informations à renseigner En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de : • déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois) • déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur • mettre à jour les relevés de compteurs • créer une facture ● La répartition par compteur La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble. LOT 1 : Locataire avec compteur particulier LOT 2 : Locataire avec compteur particulier LOT 3 : Locataire avec compteur particulier LOT 4 : Locataire avec compteur particulier LOT 5 : Locataire avec compteur particulier Fournisseur (par exemple : Cie des Eaux) Facture 500 € Propriétaire d’un immeuble ? Comment ventiler une facture d’immeuble en fonction de la consommation des lots ? ? ? ? ? 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Paramétrer les compteurs Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes : • déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont) • saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du locataire) ● 1ère étape : création des compteurs physiques Les compteurs physiques se créent dans le Module Base / Lot. 3 - Dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement) et indiquer dans la partie inférieure : • la dénomination du compteur • un commentaire (facultatif) • le type de compteur Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations. Répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il s’agit de créer un compteur physique. 101 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent être créés. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs. 2 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un compteur doit être créé. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. 4 - Une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton Retour. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / Relevés. 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le sélectionnant à la place de l’immeuble). 3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation. Sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au Détail. 4 - Sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton Ouvrir. La fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre. 102 2 - Cliquer sur le bouton Nouveau relevé. La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre : fixer le Type de relevé (Eau, Electricité, ...), sa date et sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour afficher le relevé de l’immeuble. 7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index). 103 5 - Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le relevé et ajouter éventuellement un commentaire. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. Recommencer les opérations 4 et 5 pour chaque lot. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Mise à jour des relevés de compteurs IMPORTANT ! Pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir saisi au moins 2 relevés par compteur : • un index “initial” (relevé correspondant au début de la période couverte par la facture) • un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la période couverte par la facture) En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction loyers “actuel” - “initial”. ë La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / Relevés. 3 - Un nouveau relevé apparaît dans la Fenê- tre de visualisation : le sélectionner et cliquer sur Ouvrir pour accéder au détail. Sélectionner un à un les relevés de chaque lot et saisir les nouveaux index. 4 - Le tableau de Détail récapitule par lot les informations relatives : • au relevé “initial” • au relevé présent / mis à jour • à la consommation Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. 104 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le bouton Nouveau relevé. 2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre. Fixer : • le Type de relevé (Eau en l’occurrence) • sa date (par exemple celle correspondant à la fin de la période couverte par la facture) • sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / Répartition. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. Dans la Fenê- tre de visualiation s’affiche la charge à répartir. La fenêtre Répartition des charges s’ouvre : • sélectionner l’immeuble • laisser vide le champ Lot • sélectionner Compteurs dans le champ Type • choisir la nature du compteur (EAU dans notre exemple) • choisir pour la période de répartition la date du relevé ‘initial’ et la date du relevé ‘présent’ (informations pré-renseignées dans les menus déroulants) Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer. Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. La facture répartie est signalée par une pastille verte. 105 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les règlements. La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements : • si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement réglées • si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures • si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées Le Module Charges / Historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s). 1 - Suivi des charges D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS 106 2 - Documents des fournisseurs Le Module Charges / Document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le fournisseur concerné et presser le bouton Créer. La fenêtre Gestion de l’historique des documents s’ouvre. L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du message (sortant / entrant) et le bouton Document permet son affichage si son format numérique est au format .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (Adobe), .jpg / .gif (images). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre IV - comptabilité, Trésorerie, tva et d.r.f. 107 A / Gestion de la comptabilité 108 1 - Présentation du Module de comptabilité 108 2 - Création d’une écriture comptable 109 3 - Clôture de l’exercice comptable 110 B / Gestion de la trésorerie 111 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111 2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112 C / Déclaration de tVA 113 1 - Calculs réalisés par le logiciel 113 ● Régime réel 113 ● Régime réel simplifié 113 2 - Paramétrages de la TVA 114 ● Choix du régime de TVA 114 ● TVA déductible 114 ● TVA collectée 114 3 - Déclaration de TVA 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115 4 - Edition des documents justificatifs 116 D / Déclaration des revenus fonciers 117 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Gestion de la Comptabilité Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique. Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce). Au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à mesure de votre gestion locative. Le Module Comptabilité / Journal permet d’afficher les écritures par propriétaire et par ordre chronologique. Des filtres permettent d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et par séquence d’écriture) Au démarrage, le Module Comptabilité / Journal est vide : il se complètera au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures. Note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complé- tée via le Module Base / Annexe 108 Le Module Comptabilité / Grand Livre permet • d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie souhaitée du Grand Livre) • de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers / Historique et Charges / Historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner le journal) Au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Balance permet : • d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients, Fournisseurs, Charges ou Revenus) • comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures Au démarrage, le Module Comptabilité / Balance contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Gestion Exercices : • de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel • de supprimer l’exercice annuel • d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées Au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel). Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables. Une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation. 1 - Présentation du Module de comptabilité © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de l’écriture doit être égale à la somme au crédit. Pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité / Comptabilité. Cliquer sur le bouton Nouvelle écriture. Dans la fenêtre intitulée ‘Saisie des écritures comptables’ : • renseigner les champs Journal, Date, le nom de la pièce (N° de chèque, N° de facture...), le type d’écriture et sa nature, et si besoin indiquer les numéros d’immeuble et de lot • saisir le montant au crédit ou au débit 109 Une fois le montant inscrit, cliquer sur Valider. Sélectionner le N° de compte de la contrepartie et saisir le montant au débit ou au crédit (l’inverse de la première saisie). Cliquer sur le bouton Fin Ecriture. L’écriture comptable créée s’affiche dans la Fenêtre de visualisation sous la forme de deux lignes distinctes 2 - Création d’une écriture comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 110 Si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée). Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et cliquer sur le bouton Supprimer. Dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de : • remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du Plan comptable) • reporter les A NOUVEAU des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable) Avant de clôturer un exercice : • il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes, ‘jj-mm-aa-heure.zip’) • il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton Balance Clôture et permet de n’afficher que les écritures en déséquilibre) • il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés Enfin, la période de clôture d’un exercice : • peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours • ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31 décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005) Pour clôturer un exercice : • se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices • sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés • cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge. 3 - Clôture de l’exercice comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces B / Gestion de la Trésorerie Le Module Trésorerie permet : • d’organiser et de consulter les remises en banque • d’organiser et de suivre des emprunts Pour créer une remise de chèques ou d’espèces : • cliquer sur le bouton Préparer • saisir la période de remise • choisir Espèces ou Chèque • cliquer sur Valider Sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant) ou cliquer sur le Bouton ‘Toutes les lignes’ pour choisir l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider pour enregistrer la remise. Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents : • le Module Loyers / Appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer • le Module Charges / Règlement permet d’acquitter une facture • le Module Comptabilité dans les autres cas Le Module Trésorerie / Remise permet ensuite de regrouper sur une Banque un ensemble d’encaissements effectués par chèques ou en espèces. Notes : • il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau) • l’effacement d’une remise en banque (bouton Supprimer) n’affecte pas les règlements 111 Pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le Module Trésorerie / Historique. L’affichage : • s’organise par Banque (Liste de sélection) • affiche en noir les encaissements (montant positif) • affiche en rouge les décaissements (montant négatif) Pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton Rapprocher : • cliquer sur le bouton Rapprocher • saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.) • double-cliquer successivement sur les lignes concernées • cliquer sur les boutons Valider puis Fermer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Prêts et tableaux d’amortissements Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / Prêts. Pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements associé : • sélectionner la banque concernée (Liste de sélection) • cliquer sur le bouton Créer • Saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot • choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque ayant accordé le prêt) et le type de remboursement • saisir la date de la première échéance, le montant emprunté et les taux • choisir le mode de règlement • saisir le libellé de l’emprunt • cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies Notes : • la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à nouveau le prêt. • la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement déjà enregistrées ne sont pas effacées 112 Pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir éché- ances. • d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer) ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances) A partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible : • de modifier un Taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la révision et cliquer sur le bouton Réviser taux) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Calculs réalisés par le logiciel C / Déclaration de TVA ● Régime réel Le logiciel prépare les déclarations de TVA, quelque soit le régime utilisé : • réel ou calcul consistant à soustraire au montant de TVA collectée le montant de TVA déductible • réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’ 113 TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Déclaration de TVA : 98 - 19,6 = 78,4 € Service fiscaux facture règlement facture FACTURE 100 € dont 19,6 € TVA LOYER 500 € dont 98 € TVA appel règlement loyer ● Régime réel simplifié (tva collectée - tva déductible) - acomptes TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Service fiscaux facture règlement facture appel règlement loyer acomptes périodiques report du crédit © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 114 2 - Paramétrages de la TVA ● Choix du régime de TVA ● TVA déductible La TVA déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘Taxe (%)’. Note : d’autres taux peuvent être créés depuis le Module Base / Annexe, liste des Taux. ● TVA collectée La TVA collectée se détermine en modifiant un appel de loyer (Module Loyers / Appel). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante. Le choix de soumettre à TVA la gestion locative se détermine depuis la Fiche signalétique du propriétaire (Module Base / Locataire, onglet TVA / CRL). Les paramétres disponibles sont : • la périodicité, mensuelle ou trimestrielle • le régime, réel ou réel simplifié Note : les comptes comptables sont automatiquement fixés par le logiciel. Ils peuvent être modifiés au démarrage. Notes • Si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de TVA, sélectionner ‘PAS TVA’ • Si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire, de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module Base / Annexe. ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié Une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet de saisir périodiquement les acomptes à verser aux Services fiscaux, via le Module TVA / Paiement TVA. 115 1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de TVA déductible et collectée sont automatiquement renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le logiciel. Cliquer sur le bouton Valider. ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel La TVA se déclare dans le Module TVA / Déclaration TVA. S’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes. 3 - Déclaration de TVA 2 - La seconde fenêtre propose le règlement, soit la création de quatre écritures : • TVA collectée • TVA déductible • arrondi • règlement TVA Cliquer sur le bouton Régler et saisir le montant de l’acompte à verser. Cliquer sur Valider. La déclaration de TVA s’effectuera ultérieurement via le Module TVA / Déclaration TVA : le montant global de l’accompte sera automatiquement renseigné et générera une écriture spécifique. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Edition des documents justificatifs Le Module TVA / Justificatif TVA permet d’afficher le détail des montants de TVA collectée et déductible. Afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de TVA. 116 Tableau récapitulatif de la TVA collectée (classement chronologique) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Déclaration des revenus fonciers 117 Le Module Fiscalité / Fiscalité Standard permet de remplir une Déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle. Se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard : • sélectionner le propriétaire concerné • cliquer sur le bouton Préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données disponibles pour l’exercice) • cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la Déclaration fiscale au format PDF (nécessite l’application Adobe Acrobat Reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support Liste des documents éditables via le Module Fiscalité / Fiscalité standard. Exemple de Déclaration des revenus fonciers (page1) Remarque Le Module Fiscalité / Module DRF est mis à jour chaque année afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers agréée par la DGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire. Espace de travail du Module DRF (exemple 2006) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauvegarde des données 119 1 - Sauvegarde par défaut 119 2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119 B / Restauration des données de sauvegarde 120 C / suppression des données de démonstration 120 D / Compression des tables et mise à jour de la structure 121 E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabilité 121 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119 A / SAUVEGARDE des données La sauvegarde des données : • s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la fois précédente. • s’effectue manuellement en déroulant le menu Outils, en sélectionnant “Sauvegarder” et en cliquant sur Continuer. Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire Sauvegarde du logiciel. Il est recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède rarement 1 Mo) • est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “Sauvegarder à la fermeture” du menu Outils est cochée. Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le répertoire Sauvegarde et portent l’extension .zip. Par défaut le nom du fichier est de la forme : an_mois_jour_heure Il est bien entendu possible de renommer librement le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer. Les sauvegardes de données peuvent être placées : • sur le Bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible • sur support externe : un CDRom ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé USB plus adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous vous le déconseillons en raison de leur fragilité 1 - Sauvegarde par défaut 2 - Modifier la destination de la sauvegarde © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / restauration des données de sauvegarde La fonction ‘Restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. Dérouler le menu Outils et sé- lectionner ‘Restaurer’. Avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer que les données affichées sont sans importance ou déjà sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données affichées. Cliquer : • sur Quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes données (vous quittez alors le logiciel) • sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde (vous remplacez les données affichées par celles contenues dans une sauvegarde). Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre Ouvrir et par défaut propose les fichiers de sauvegarde contenus dans le répertoire Sauvegarde. Si les données se situent dans un emplacement différent, dé- rouler le menu ‘Regarder dans’. Enfin, sélectionner le fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton Ouvrir. 120 C / Suppression des données de démonstration Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ; conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘RAZ de toutes les tables’ (menu Outils) provoque - qu’il s’agisse des données de dé- monstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données affichées dans le logiciel. En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde intitulé DEMO.zip peut être restauré. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Compression des tables et mise à jour de la structure E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabilité 121 Deux outils de maintenance des données sont disponibles : • ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a aucun impact sur leur affichage. • ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément), notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel. Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels : • compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel. • une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (EBP Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu Outils Pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité : • dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Import/Export’ • déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture) • déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton Parcourir • cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre logiciel de comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. Nous les distinguons en trois catégories : • documents récapitulatifs issus du Module Analyse (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document est également disponible via l’éditeur Microsoft Word. Annexe - liste des documents éditables 122 ● DOCUMENTS RECAPITULATIFS ISSUS DU MODULE ANALYSE Le Module Analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs. • Le Module Analyse / Appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux • Le Module Analyse / Règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux Pour chacun des Modules Analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront : • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble) • un locataire particulier (sélectionner l’icône lot) Astuce Pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches CTRL + clic (sélection ligne à ligne) et MAJ + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées (fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word). ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de gestion Désignation Module Usage / contenu Liste des propriétaires Base / Propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail). Liste des lots Base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine, distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document indique : • les références de chaque lot (n°, désignation, adresse) • le locataire actuel et sa date d’entrée • la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles + nombre de lots isolés) Liste des locataires Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires (actuels et sortis). Le document indique : • le nom et les coordonnées de chaque locataire • le lot occupé Liste des baux Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales des baux signés par ses locataires (actuels et sortis), à savoir : • le nom du locataire • sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie • le terme du bail, à échoir ou à terme échu • la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...) • le montant du loyer, de la garantie et des APL • les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme des garanties) Fiche détaillée locataire Base / Locataire ou Loyers / Départ Récapitule sur une page A4 les informations relatives à chaque locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail, caution, banque, adresse de facturation, société) Historique des mouvements Base / Locataire ou Loyers / Départ Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation (dates d’entrée et de sortie, nom des locataires). Liste des banques Base / Banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée de leur adresse et des coordonnées du contact. Liste des fournisseurs Base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (Assurances, plomberie, EDF, etc.), de leurs adresse et coordonnées. Liste des immeubles Base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles (avec désignation et adresse). Liste des libellés de charges Base / Annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque charge : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des civilités Base / Annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des types de règlements Base / Annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque, virement, etc.) créés dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des codes de regroupements Base / Annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir la Déclaration fiscale des revenus fonciers. Note : cette liste est personnalisable. Liste des libellés de revenus Base / Annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque revenu : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des journaux Base / Annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut il s’agit des journaux Achat (AC), A nouveau (AN), Banque (BQ), Opérations diverses (OD) et Vente (VE). Cette liste peut être personnalisée. Liste des types de compteur Base / Annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette liste peut être personnalisée. 123 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 124 Désignation Module Usage / contenu Liste des Indices du coût de la construction Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices de référence des loyers Base / Annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices du coût de la vie Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste fournie à titre indicatif peut être mise à jour. Liste des taux fiscaux Base / Annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: Déclaration foncière Taux 1, 2, 3, 4 , 5, Droit au bail, Taxe additionnelle, Amortissement Perissol et Besson). Cette liste peut être personnalisée. Liste des taux de TVA Base / Annexe Imprime la liste des taux de TVA saisis dans le logiciel. Cette liste peut être personnalisée. Plan comptable Base / P.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés dans le Module de comptabilité. Liste des Associés Base / Associés Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines gérés en SCI ou en indivision). Le document indique : • le nom et les coordonnées des associés • le nombre de parts respectivement détenues Liste des Soldes initiaux - Compte locatif Base / Soldes initiaux Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé. Liste des Soldes initiaux - Compte garantie Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait à la Garantie du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte CAF Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait aux APL du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte fournisseur Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant un fournisseur Liste des Soldes initiaux - Compte banque Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant une des banques du propriétaire. Journal des dépôts de Garantie (= liste des garanties) Loyers / Garantie Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement. S’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements de dépôt de Garantie. Journal des appels Loyers / Appel Impression de la liste des Appels de loyers émis par le propriétaire, classés chronologiquement et indiquant : • la somme à régler par les locataires • le n° d’écriture • s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’APL et la TVA Journal détaillé des appels Loyers / Appel Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Journal des encaissements (= liste des encaissements) Loyers / Encaissement (sous-onglet Loyer) Impression de la liste des Encaissements réalisés par un propriétaire pour une période donnée (classement chronologique) et indiquant : • la somme réglée par chaque locataire • la date d’encaissement et le n° de pièce • le n° d’écriture et son lettrage • la somme totale encaissée pour la période Journal des encaissements APL Loyer / Encaissement (sous-onglet CAF-APL) Impression de la liste des encaissements d’APL. Ce document indique : • les appels et encaissements d’APL • la numérotation des écritures, leur datation et lettrage • les montants appelés et encaissés © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des quittances Loyers / Quittance Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire, classées chronologiquement et indiquant : • les noms du locataire et du lot • le montant du loyer encaissé • le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance • la période concernée par la quittance • s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie, les montants d’APL et de TVA • la somme du montant de toutes les quittances Journal détaillé des quittances Loyers / Quittance Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Historique (= historique compte lcatif) Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance et leur encaissement pour une période donnée. Il indique : • les montants mensuels et cumulés • le lettrage Situation du compte Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire pour une période donnée (appels, encaissements, solde) Historique Compte APL Loyers / Historique Impression de la liste des montants d’APL versés / encaissés / compensés. Liste des prochaines révisions Loyers / Révision Impression de la liste des révisions qui interviendront dans les deux mois et indiquant : • le nom du locataire • le montant initial du loyer • le montant du loyer révisé • les indices utilisés pour procéder au calcul • l’augmentation (réelle et en %) Journal des régularisations de charges Loyers / Régularisation Impression pour un propriétaire donné des charges à ré- gulariser. Le document indique : • le nom du locataire • la période concernée • le montant des charges à percevoir • les provisions versées • la somme à percevoir ou devant être remboursée Journal des régularisations planifiées Loyers / Régularisation (Attente Appel) Affiche les régularisation en attente d’intégration dans les loyers. Liste des locataires en impayés Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Impression de la liste des locataires étant en situation d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux : • le nom du locataire et la désignation du lot • le loyer actuel • le montant de l’impayé • la somme cumulée de tous les impayés Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Contrats 1 - 2 Loyers / Alerte (sous-onglet Contrats 1 - 2) Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Fin de Bail Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Impression de la liste des Baux non renouvelés (accompagnés des dates de début et de fin pour le bail «expiré»). Historique des documents locatifs Loyers / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance proprié- taire / locataire) Liste des autres revenus Loyers / Autres revenus Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (géné- rés via le Module Loyers / Autres revenus) 125 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des factures et charges Charges / Facture Impression de la liste des Factures et charges adressées au propriétaire. Le document indique : • le nom et code du fournisseur • le n° d’écriture • la date et le libellé de la facture / charge • éventuellement le nom du document lié, archivé dans le logiciel (numérisation de facture par exemple) • le montant de la facture / charge Journal des règlements de charges Charges / Règlement Impression de la liste des règlement de charges / facture effectués par le propriétaire. Le document indique : • le n° d’écriture • la date et le libellé du règlement • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant réglé Historique Compte fournisseur Charges / Historique ou Charges / Analyse Imprime la liste de des émissions et encaissements de facture opérés par un fournisseur. Le document indique : • le n° d’écriture • les dates et libellés des factures émises et réglées • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant des factures et règlements Relevés de compteurs (= Détail de tous les relevés) Charges / Relevés Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de manière chronologique et indiquant : • l’immeuble et le lot concernés • les dates du précédent et du nouveau relevé • la consommation entre les deux dates Relevés de compteurs (= Détail du relevé sélectionné) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé sélectionné. Relevés de compteurs (= Relevés à remplir) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui restent à effectuer. Journal des charges réparties Charges / Répartition Imprime la liste des charges réparties en précisant : • l’immeuble et le lot concernés • le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce • la date de la répartition • la période concernée par la répartition • le montant réparti par lot Historique des documents fournisseurs Charges / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / fournisseur) Journal des remises en banque Trésorerie / Remise Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés en banque. Historique compte banque Trésorerie / Historique Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements (paiement des factures) affectant le compte bancaire sé- lectionné. Ce document indique : • le n° d’écriture et son montant • la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.) • le libellé de l’encaissement ou règlement Liste des emprunts Trésorerie / Prêts Imprime la liste des emprunts contractés par le proprié- taire auprès de sa banque. Ce document indique : • le nom de la banque • la date de début de l’emprunt • le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt • le montant de chaque remboursement Historique des documents Trésorerie Trésorerie / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / banquier) 126 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Comptabilité Comptabilité / Comptabilité Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre croissant). Le document indique : • le n° d’écriture, son journal source et son libellé • la date de création • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s) • le montant de l’écriture Edition journal Comptabilité / Journal Imprime la liste des écritures, classées par journaux. Edition Grand Livre Comptabilité / Grand Livre Imprime la liste des écritures, classées par comptes comtables. Edition Balance (= Balance générale) Comptabilité / Balance Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées par classe) et leur balance Débit / Crédit. Edition Balance (= Balance de la clôture de l’exercice) Comptabilité / Balance ou Comptabilité / Gestion Exercices Imprime le bilan de l’exercice clôturé. Détail des écritures déséquilibrées Comptabilité / Gestion Exercices Impression du tableau des écritures déséquilibrées en vue de leur correction. Edition Balance (= Balance au début de l’exercice) Comptabilité / Gestion Exercices Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture. Etat des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des encaissements réalisés par le propriétaire. Pour chaque lot, le document indique : • le montant du règlement (loyers + provisions sur charges) • les dépenses locatives et la TVA Etat des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des règlements versés par le propriétaire à ses fournisseurs. Pour chaque lot, le document indique : • la date et l’origine de la charge • le montant du règlement et la part acquittée par le locataire • s’il y a lieu les intérêts d’emprunts Récapitulatif des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des revenus gé- nérés par chaque lot. Le document : • distingue loyer et provisions sur charge • précise le montant d’éventuelles dépenses locatives, la TVA, ... Récapitulatif des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des charges ré- glées par le propriétaire. Le document précise la ventilation des charges par lots, indique le montant des taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc. Déclarations Fiscales Fiscalité / Fiscalité standard ou Fiscalité / Module DRF Impression des déclarations fiscales, automatiquement préparées par le logiciel : • sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique les sommes à reporter sur la documentation officielle) • directement sur un imprimé officiel. Toutefois les déclarations de revenus fonciers étant modifiées chaque année par la DGI, le modèle proposé par défaut n’est plus à jour et il convient d’installer le Module DRF (payant) pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT, TTC, et la part de TVA. 127 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128 Désignation Module Usage / contenu Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT, TTC, et la part de TVA. Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. TVA à reporter TVA / Déclaration TVA ( sous-onglet A reporter) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à reporter TVA à verser TVA / Déclaration TVA (sous-onglet A verser) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à verser Journal des paiements de TVA TVA / Paiement TVA Impression des acomptes de TVA versés aux services fiscaux (régime réel simplifié) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de correspondance Désignation Module Usage / Contenu Bail habitation Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (7 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Bail commercial Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (6 pages), personnalisable. Bail professionnel Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (6 pages), personnalisable. Location meublée Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Location parking Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Etat des lieux Base / Locataire ou Loyer / Départ Document destiné à faciliter l’établissement d’un état des lieux (4 pages), personnalisable. Caution Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable. Domiciliation bancaire Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Note : un document identique mais non personnalisable peut être obtenu via le Module Loyers / Révision. Courrier Impôts (= Vacance de logement) Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier d’information que le propriétaire doit faire parvenir aux Services fiscaux à chaque fin de bail. Mailing Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses varient) 129 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie encaissé Reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie remboursé • le mode de règlement (chèque, ...) Remboursement du dépôt de Garantie sélectionné Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Avis d’échéance pleine page Loyers / Appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son loyer et lui indiquant : • la somme à règler (en distinguant Loyer et Provisions sur charges) • les coordonnées du propriétaire • les dates d’édition du document, de la période concernée et d’échéance La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés, est prévue pour être jointe au règlement. Avis d’échéance tiers de page Loyers / Appel Même document que le précédent (la partie inférieure en moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à trois avis d’échéance par page. Avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / Appel Même document que le précédent mais avec une mise en forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés standards. Avis d’échéance (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyer / Appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (montant à règler, coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Facture Loyers / Appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu et mis en forme à un Avis d’échéance pleine page. Ce document est réservé aux sociétés habilitées. Quittance et avis d’échéance Loyers / Appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance (1/3 de page pour chaque). Lettre de révision Loyers / Appel ou Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Le Module Loyers / Révision permet d’éditer le même document et une version personnalisable (via Word). Reçu pour tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur rappeler le calendrier (pour une période choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne dit pas être confondu avec une quittance, indique : • les coordonnées du propriétaire et de ses locataires • pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode de règlement 130 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Document identique au précédent mais concernant un appel particulier d’un locataire. Remboursement tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne tous les locataires). Remboursement pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne un locataire en particulier). Quittance pleine page Loyers / Quittance Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement au règlement de son loyer et indiquant : • les coordonnées du propriétaire et du locataire • la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des provisions sur charges) • la période et le lot concernés Quittance tiers de page Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support 1/3 de page. Quittance sur pré-imprimé Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support de pré-imprimés standards. Quittance de loyer (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyers / Quittance Edition des quittances de loyer via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (somme réglée, coordonnées du propriétaire et du locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Rappel (= relance) Loyers / Historique ou Loyers / Alerte Document à adresser au locataire en situation d’impayé. L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque nouvelle relance. Note : dans le Module Loyers / Alerte, ce document s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’. Situation de compte Loyers / Historique Courrier que le propriétaire adresse à son locataire pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée) des appels et encaissements. Domiciliation bancaire (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Domiciliation bancaire - Révision du montant viré (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Document identique au précédent, avec le montant actualisé conformément à la révision. Révision prélèvement banque Loyers / Révision Document identique au précédent avec en outre la possibilité de le personnaliser en utilisant Word. Courrier révision (personnalisable) Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Régularisation des charges (= appel de régularisation des charges locatives) Loyers / Régularisation Courrier détaillant la répartition des charges. Ordonné par natures de charges, ce document fait apparaître : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant à répartir et la quote part appliquée au locataire • la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en fonction des provision versées 131 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Détail des charges locatives Loyers / Régularisation Document identique au précédent et qui précise en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées par le propriétaire. Détail des acomptes Loyers / Régularisation Courrier détaillant le calendrier des versements effectués par le locataire au titre des provisions sur charges. Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés pleine page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier que le propriétaire adresse au locataire en situation d’impayé. Ce document indique : • le nom et les coordonnées du locataire • le détail de l’impayé et son montant total Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés trois / page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Document identique au précédent mais au format tiers de page. Relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier de relance pour impayé, indiquant : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant de l’impayé Trois canons de document sont prévus et peuvent être «modélisés» via Word. Attestation de paiement de prime d’assurance (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de paiement de prime d’assurance. Attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de ramonage (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de ramonage. Attestation de ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de Contrat d’entretien ( = Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation d’entretien. Attestation de Contrat d’entretien Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Renouvellement Bail habitation Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Renouvellement Bail commercial Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages), personnalisable. Renouvellement Bail professionnel Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages), personnalisable. 132 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Renouvellement location meublée Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Renouvellement location parking Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Appel pour tous les revenus (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘Appel de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé par exemple). Appel pour le revenu sélectionné (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Document identique au précédent mais ne concernant que le locataire sélectionné dans la Liste. Relevés de compteurs (= Bordereaux individuels à remplir) Charges / Relevés Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de leur compteur. 133 PGI Ligne PME EBP, l’outil de gestion de vos ambitions Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour l’établissement des liasses fiscales. Le PGI Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. La richesse fonctionnelle Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan… Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. Les tableaux de bord Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de CA…). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS… Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les adapter à leurs besoins. Les statistiques paramétrables Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. L’analyse des résultats et OLAP* Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Intégré Décisionnel La personnalisation Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager... Le paramétrage des éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. Le pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Personnalisable Document non contractuel • Septembre 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837 Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Barre de tâches et de navigation • Plans Comptables Entreprise, Syndicat, Association • Champs personnalisés (dont calculés) • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs, famille, sous-famille • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses facturation/livraison • Clients/fournisseurs en sommeil/ bloqués/partiellement bloqués Gestion des articles • Articles / Famille articles/sous famille • Article type bien ou service • Gestion multi-tarifs et promotion client/ fournisseur • Gestion et historique des EcoContributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/ partiellement bloqués Gestion des stocks • Gestion de stock en multi-dépôts/dépôt de transit • Ordres et bons de transfert • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et achats • Devis/Commandes/BL/BR/Factures/ Avoirs • Frais de port • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération fichier SEPA : virement/ prélèvement SEPA/virement international • Duplication d’un document dans un autre type de document • Transfert de documents • Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée • Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des commerciaux / collaborateurs • Fichier commerciaux / collaborateurs • Barème de commissionnement • Calcul des commissions Gestion des nomenclatures • Nomenclature commerciale et de fabrication • Multi-niveaux • Gestion de la somme des prix d’achat/ prix de vente HT, TTC/prix de revient • Ordres de fabrication/Bons de fabrication • Ordres et bons de désassemblage Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances, pointages • Gestion de l’analytique Traitements comptables • Saisie par journal et par mois, au kilomètre, guidée, pratique, ventes comptoir et saisie par écriture • Abonnements • Documents associés aux lignes d’écritures • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, période à période et de groupe à groupe • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des relevés au format CFONB et qif • Télédéclaration de TVA multidestinataires : DGFiP et OGA • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Télédéclaration de TVA au format EDI* • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Gestion automatique de l’OD de TVA • Gestion de notes de frais • Consultation des comptes • Validation des écritures • Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) • Gestion des chéquiers • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Echéancier interactif • Groupes d’écriture • Acompte sur les IS: formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Grilles analytiques • Gestion des budgets analytiques et généraux • OD Analytiques Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance/lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation des comptes clients et fournisseurs • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB /DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation / Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournis - seurs, familles, barème des éco-conti - bution au format CSV • Import/Export paramétrable des clients, prospects, pièces (Devis, com - mande, facture de vente), règlements Client, articles, fournisseurs, commer - ciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, des inventaires, des documents d’achat, des règlements d’achat, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word ®, Excel ® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel ®, HTML • Import de pièces (Devis, commande, facture de vente), de documents de stocks et des nomenclatures • Import de règlements Client • Export des Liasses Fiscales • Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable / clients Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs, financières (ré - partitions des règlements, échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (néces - site Microsoft ® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur, groupe, colonne, valeur Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line** : accès à dis - tance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordi - nateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Ligne PME *En savoir plus sur www.ebp.com ** Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les condi - tions tarifaires, merci de nous contacter. Fonctions Principales Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits & 64 bits • Windows ® 7 32 bits & 64 bits • Windows ® 8 Windows XP ®, Vista ®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. PGI Ligne PME EBP, l’outil de gestion de vos ambitions Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour l’établissement des liasses fiscales ainsi que le logiciel de paye pour la gestion de vos salariés. Le PGI Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. La richesse fonctionnelle Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan… Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. Les tableaux de bord Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de CA…). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS… Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les adapter à leurs besoins. Les statistiques paramétrables Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. L’analyse des résultats et OLAP* Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Intégré Décisionnel La personnalisation Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager... Le paramétrage des éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. Le pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Personnalisable Document non contractuel • Novembre 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837 Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Plans Comptables Entreprise, Syndicat, Association • Champs personnalisés (dont calculés) • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris • Gestion du multi-devises • Gestion des alertes • Champs obligatoires (personnalisables) Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs, famille, sous-famille • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses facturation/livraison • Clients/fournisseurs en sommeil/ bloqués/partiellement bloqués Gestion des articles • Articles / Famille articles/sous famille • Article type bien ou service • Gestion multi-tarifs et promotion client/ fournisseur • Gestion et historique des EcoContributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/ partiellement bloqués Gestion des stocks • Gestion de stock en multi-emplacement • Gestion des douchettes pour import des données • Gestion du multi-emplacement par dépôt • Ordres et bons de transfert • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et achats • Devis/Commandes/BL/BR/Factures/ Avoirs • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL, facture…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Gestion du tiers payeur • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération fichier SEPA, LCR : virement/prélèvement SEPA/virement international • Transfert de documents • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée • Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des commerciaux / collaborateurs • Barème de commissionnement • Calcul des commissions Gestion des nomenclatures • Nomenclature commerciale et de fabrication • Multi-niveaux • Gestion de la somme des prix d’achat/ prix de vente HT, TTC/prix de revient • Ordres de fabrication/Bons de fabrication • Ordres et bons de désassemblage Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances, pointages • Gestion de l’analytique Traitements comptables • Saisie par journal et par mois, au kilomètre, guidée • Abonnements • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, période à période et de groupe à groupe • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Pointage au lettrage • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Import paramétrable des relevés bancaires • Télédéclaration de TVA multidestinataires : DGFiP et OGA • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Télédéclaration de TVA au format EDI* • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Génération de l’OD de TVA depuis la déclaration • Gestion de notes de frais • Consultation des comptes • Validation des écritures • Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) • Gestion des chéquiers • Balance inter-exercice • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Echéancier interactif • Acompte sur les IS: formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) • Génération de l’OD de liquidation (à partir de la déclaration 2572) Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Grilles analytiques • Gestion des budgets analytiques et généraux • OD Analytiques Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand Livre, Balance • Balance âgée par échéance/lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation comptes clients/fournisseurs • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB /DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation / Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournis - seurs, familles, barème des éco-conti - bution au format CSV • Import/Export paramétrable des clients, prospects, pièces (Devis, com - mande, facture de vente), règlements Client, articles, fournisseurs, commer - ciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, des inventaires, des documents d’achat, des règlements d’achat, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word ®, Excel ® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel ®, HTML • Import de pièces (Devis, commande, bon de livraison, facture de vente), de documents de stocks et des nomen - clatures • Import de règlements Client • Export des Liasses Fiscales • Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable / clients • Export Comptabilités informatisées L. 47 A • Export Article L215-3 Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs, financières (ré - partitions des règlements, échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (néces - site Microsoft ® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur, groupe, colonne, valeur Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line** : accès à dis - tance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordi - nateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Ligne PME *En savoir plus sur www.ebp.com ** Ce service est inclus dans les contrats de Service PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les condi - tions tarifaires, merci de nous contacter. Fonctions Principales Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits & 64 bits • Windows ® 7 32 bits & 64 bits • Windows ® 8 (sauf EBP Notes de Frais) Windows XP ®, Vista ®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Compatible Devis et Facturation Bâtiment Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2013 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 3 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison 4 d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. 5 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.) 6  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client 7 n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. 8 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est 9 proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de 10 clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation 11 anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-1 : 29 Mai 2013 12 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22 1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27 5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27 5.2. Le corps ...................................................................................................... 27 5.3. Le pied ........................................................................................................ 28 5.4. Les boutons................................................................................................. 28 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29 7.1. Création du barème..................................................................................... 29 7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 30 14 8.1. Transfert de documents............................................................................... 30 8.2. Duplication .................................................................................................. 30 8.3. Impression des documents.......................................................................... 30 8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31 9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32 10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32 10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32 11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32 11.2. Le transfert ................................................................................................ 33 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LES RELANCES ............................................................................................ 35 2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35 5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36 6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 32 bits & 64 bits et Windows 8 32 bits & 64 bits. INSTALLATION 16 Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment … Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. INSTALLATION 18  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous êtes sur une liste (par exemple client) … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres INSTALLATION 20 Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. PRISE EN MAIN 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages.  Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document, de choisir la durée de validité des devis…  Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage Devis et Facturation Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés…  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...) Comment créer un élément ? 23 Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). PRISE EN MAIN 24 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine… - Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco-contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :  Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité. Comment créer un élément ? 25  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. PRISE EN MAIN 26 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et montant) sera automatiquement calculée. Comment saisir un devis ? 27 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. 5.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :  D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches. o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.  D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. PRISE EN MAIN 28 Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). 5.4. Les boutons Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison, complément adresse de facturation, document associé…). 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document. Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment gérer l'éco-contribution ? 29 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans Devis et Facturation Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 7.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 7.2. Utilisation du barème éco-contribution 7.2.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC. Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution. 7.2.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus. En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...). Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. PRISE EN MAIN 30 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures. Les factures peuvent être transférées en avoirs. Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu avant impression. 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Le suivi financier des clients 31 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 9.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. PRISE EN MAIN 32 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 10.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaires par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 10.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 11.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . Comment transférer mes écritures en comptabilité ? 33  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 11.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 11.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 11.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats. PRISE EN MAIN 34 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : « Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ». Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. LES RELANCES 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans Devis et Facturation Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées. LES FONCTIONS AVANCEES 36 5. LES STATISTIQUES Devis et Facturation Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. LE MENU INTERNET Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! Index 37 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Aide sur Devis et Facturation Bâtiment...............................................................12 Archive des données............................................................................................34 B Bibliothèque interne ............................................................................................24 Bibliothèques externes.........................................................................................25 C Clients .................................................................................................................26 Code barre ...........................................................................................................24 Code d'activation.................................................................................................17 Communication Entreprise Expert ......................................................................33 Compte comptable de l'élément...........................................................................24 Configuration minimale.......................................................................................15 Contact client.......................................................................................................26 Contact prospect..................................................................................................26 Correcteur orthographique...................................................................................27 Création de dossier..............................................................................................18 D DEEE ..................................................................................................................29 Devis ...................................................................................................................27 Divers..................................................................................................................24 Dossier expert......................................................................................................35 Duplication de documents...................................................................................30 INDEX 38 E Echéancier...........................................................................................................35 Eco-contribution..................................................................................................29 Eco-taxe...............................................................................................................29 Ecran de travail....................................................................................................19 Eléments..............................................................................................................23 En sommeil..........................................................................................................24 Envoi par e-mail ..................................................................................................30 F Facture.................................................................................................................28 Facture d'acompte................................................................................................31 Fonctions avancées..............................................................................................35 Fournitures ..........................................................................................................24 G Gestion des fenêtres.............................................................................................23 H Historique client ..................................................................................................32 I Image de l'élément...............................................................................................25 Impression de documents ....................................................................................30 Initialisation du dossier........................................................................................21 Installation...........................................................................................................16 Internet ................................................................................................................36 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 M Main d’oeuvre .....................................................................................................24 Modes de règlement ............................................................................................26 Index 39 O Options d’affichage .............................................................................................22 Options du dossier...............................................................................................22 Ouvrages .............................................................................................................24 P Personnalisation ..................................................................................................35 Prospects .............................................................................................................26 R Règlement client..................................................................................................31 Relances devis.....................................................................................................35 S Sauvegarde des données......................................................................................34 Statistiques ..........................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................32 Tarif élément .......................................................................................................24 Transfert de documents ......................................................................................30 Transfert comptable.................................................................................................32 NOTES 40 NOTES Mon Association Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Juin 2014 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des 3 problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la 4 responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa 5 souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) 6  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les 7 prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. 8 En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont 9 facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au 10 remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et 11 sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 12 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. Avant de commencer 13 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 3.1. Lancement du produit.................................................................................. 18 3.2. Ecran d’accueil............................................................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à renseigner dès maintenant .................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 25 1.3. Les tables annexes...................................................................................... 25 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche ........................................................... 25 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?...................................................... 25 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? ........................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?............................................................ 28 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?.................................... 30 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?.......................................................... 30 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?..................... 33 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité ..................................................... 33 7.2. Les règlements divers ................................................................................. 33 7.3. Les remboursements................................................................................... 33 7.4. La validation d’un règlement / remboursement ............................................ 33 7.5. La liste des règlements / remboursements .................................................. 34 14 7.6. Les lignes de règlements / remboursements ............................................... 34 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? .............................................................. 35 8.1. La fiche remise............................................................................................ 35 8.2. La liste des remises..................................................................................... 35 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS...................................................... 35 9.1. Généralités.................................................................................................. 35 9.2. Les boutons d’accès.................................................................................... 35 9.3. Les onglets.................................................................................................. 36 10. LE TABLEAU DE BORD............................................................................... 37 11. LES GRAPHIQUES...................................................................................... 37 12. LE PLANNING.............................................................................................. 37 12.1. Planning matériels..................................................................................... 37 12.2. Planning activités ...................................................................................... 38 12.3. Planning activités par adhérent.................................................................. 38 13. LES IMPRESSIONS..................................................................................... 38 13.1. Impression des fiches et listes de données................................................ 38 13.2. Impression du récapitulatif......................................................................... 38 13.3. Impression des règlements et des remises................................................ 38 13.4. Impression des remises en banque ........................................................... 38 13.5. Impression des reçus de dons ................................................................... 39 13.6. Impression des Recettes / Dépenses ........................................................ 39 13.7. Lettres de relance...................................................................................... 39 13.8. Export des états ........................................................................................ 39 13.9. Modèles personnels .................................................................................. 39 14. LES COURRIERS........................................................................................ 40 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL......................................................................... 40 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES ........................................................... 40 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER............................................................. 41 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER.......................................................... 41 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER...................................................................... 41 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER............................................................ 42 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER................................... 42 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 43 1. EDITEUR D’ETAT.......................................................................................... 43 Avant de commencer 15 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS ..................................................... 43 3. EXPORT DES ECRITURES........................................................................... 43 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.................................................. 44 5. EBP WEB ASSO............................................................................................ 44 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS........................................................... 44 INDEX................................................................................................................ 45 NOTES .............................................................................................................. 48 16 Avant de commencer 17 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail association.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). 18 Les systèmes d'exploitation supportés sont :  Windows XP SP3  Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits  Windows 7 32 bits & 64 bits  Windows 8 32 bits & 64 bits Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Mon Association. 3. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 4. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 6. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Asso18.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 7. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 8. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 3.1. Lancement du produit Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Tous les programmes + EBP + EBP Mon Association 2015 19.0. Comment Activer mon logiciel ? 19 3.2. Ecran d’accueil Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’évaluer le logiciel,  D’acheter le logiciel  D’activer le logiciel. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données notamment 10 adhérents, le champ Association des propriétés du dossier a la Mention « Logiciel non enregistré » et il est impossible de saisir des dépenses, d'imprimer, d'exporter, de réaliser des modèles personnalisés … Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de celui-ci. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir le dossier de Démonstration afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément.  En nous envoyant, par voie postale, le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation du logiciel » Vous avez alors accès à quatre zones :  Nom de l’entreprise (association) Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc…  Code d’activation Saisir le code sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît. - Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : version standard) correspond ce code. - Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pourrez ressaisir votre code. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Dossier + Nouveau ou les touches de raccourci clavier [Ctrl]+[N]. La boîte de dialogue de création d’un nouveau dossier apparaît. Notez que si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l’autorisation de le fermer avant d’accéder à la boite de dialogue. Pour créer un dossier complètement vide, saisissez simplement le nom de celui-ci puis cliquez sur Créer. Une fois le dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci automatiquement et vous propose de saisir les informations qui lui sont spécifiques dans les propriétés du dossier. Le plan comptable du dossier créé est « Le plan comptable des associations loi 1901. » Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL La barre d’état ou de statut affiche le nombre d’adhérents de votre association, le filtre adhérent appliqué, des messages d’aide, … Barre d’outils Fenêtres Les menus Fiche adhérent La liste des adhérents Barre de navigation Barre de regroupement Appel du Tableau de bord 22 Comment initialiser mon dossier ? 23 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment les gérer, comment les imprimer, comment paramétrer les nouveaux modèles, courriers, publipostage-Email, enveloppes et étiquettes. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, la fenêtre des propriétés du dossier s’ouvre automatiquement. Nous vous conseillons de remplir celle-ci avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du dossier ou le bouton « Dossier » de la barre principale ou « Propriétés du dossier » de la barre de navigation. 1.1. Les options à renseigner dès maintenant Il est important de remplir les parties suivantes :  Association : Ce champ n’est plus modifiable à partir du moment où le code d’activation est saisi.  Exercice : Les dates d’exercice sont initialisées sur l’année civile en cours. Ces dates de début et de fin d’exercice ne sont prises en compte que pour le tableau de bord. La coche « Afficher un avertissement si une date est saisie en dehors de l’exercice » permet d’effectuer un contrôle sur les dates saisies dans les cotisations, activités, règlements, remboursements, remises, recettes, dépenses et virements. Un message de confirmation apparaîtra si la date saisie n’est pas comprise dans les dates d’exercice définies dans les propriétés du dossier.  Dossier : Le nom du dossier peut être modifié.  Symbole et libellé du symbole : Ces zones permettent d’indiquer le symbole monétaire qui est utilisé sur les impressions et l’affichage à l’écran. Par défaut, c’est le symbole monétaire ‘€’ qui est proposé avec les libellés Euro(s) et Cent(s) qui sont utilisés pour l’impression des reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Objet : Cette zone permet de saisir l’objet de l’association. Celui-ci est utilisé et est obligatoire pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF. 24  Onglets Coordonnées / Bureau : Les champs de ces onglets peuvent être saisis et modifiés à tout moment.  Immatriculation : Cet onglet permet de renseigner les différentes informations administratives de l’association (N° déclaration, N° agrément, Siret…).  Banques : Les champs de cet onglet permettent de saisir les coordonnées bancaires de l’association. Le RIB et l’IBAN de l’association peuvent également être renseignés et contrôlés par les boutons « Vérifier la clef » et « Contrôler la clef ».  Types : Cet onglet définit le type de Cerfa qui va être utilisé, la nature et la qualité de l’association. Ces informations sont utiles pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Comptes : Cet onglet permet de paramétrer les comptes de gain, de perte et de virement. Les comptes de gain et de perte sont utilisé notamment lors de la clôture du dossier et le compte de virement est utilisé lors de virement entre trésoreries, recettes ou dépenses  Logo : Cet onglet permet de charger le logo de l’association. Il est utilisé notamment lors de l’impression des cartes d’adhérents.  Codes : Cet onglet permet d’indiquer les prochains codes des adhérents, des cotisations, des activités, des règlements, des remboursements, des remises, des recettes, des dépenses, des virements (bancaires, recettes, dépenses), des contacts / partenaires des matériels et des remises en banque.  Préférences : Cet onglet permet de définir l’affichage du tableau de bord, le nombre d’année pour les statistiques, l’impression du nom du dossier et / ou de l’association pour les différentes impressions et si l’on souhaite compléter automatiquement les codes postaux par des zéros si celui-ci fait moins de cinq caractères.  Fiches en sommeil : Cet onglet permet de définir l’affichage de la liste des adhérents et des activités.  Divers : Cet onglet permet de définir la date d’expiration avec application à tous les adhérents ou aux adhérents n’ayant pas de date d’expiration, les adhérents dont la date d’expiration est dépassée. De définir la date d’adhésion à tous les adhérents n’ayant pas de date d’adhésion. D’appliquer la gestion des places et de créer les comptes inexistants.  SMS : Cet onglet permet de sélectionner le service SMS souhaité par défaut et de paramétrer les informations d’envoi du ou des services. Comment créer une cotisation ? 25 1.2. Les autres options D’autres options sont pratiques comme l’onglet Mot de passe qui vous permet de sécuriser l’ouverture de votre dossier ou l’onglet Notes qui vous permet de saisir des commentaires sur le dossier. 1.3. Les tables annexes Par le menu Dossier + Tables annexes ou le bouton « Tables annexes» de la barre de navigation, vous pouvez gérer les tables Titres, Types d’adhérent, Familles, Sources, Natures, Villes et CP, Pays, Types détails règlement, Types d'activité, Types de contact / partenaire, Action de matériel. Pour chaque table, vous pouvez visionner (bouton premier, suivant, précédent, dernier) et gérer (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements) la liste. 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche La présentation de toutes les fenêtres est identique : le haut de la fenêtre contient la liste du fichier et le bas la fiche en cours. Pour toutes les listes, la commande Affichage… du menu contextuel permet d’indiquer les colonnes que vous souhaitez voir dans la liste : cochez les colonnes et cliquez sur OK. Toutes les Listes / Fiches possèdent un comportement commun pour ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements. Les boutons situés en pied de la liste servent à gérer les enregistrements et à naviguer entre chaque fiche. Une bande grisée placée au-dessus de la liste vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. De même, un clic sur le titre de la colonne permet de trier celle-ci. La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du clavier ou à l’aide de la souris. La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste. Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée puis effectuer la commande Edition + Rechercher... ou le raccourci clavier Ctrl+F. Cette fonction permet de rechercher dans un champ déterminé de la liste un enregistrement contenant la donnée recherchée. Pour plus d’informations sur les points précédents, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne. 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ? Pour créer une cotisation, cliquez sur l’icône « Cotisations » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Cotisations depuis le menu Edition, puis cliquez 26 dans la liste des cotisations et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. La fiche cotisation permet de définir un prix unitaire de cotisation pour une période et de visualiser la liste des adhérents affectés à celle-ci. Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée, à l’aide de cette liste en utilisant la touche Inser ou le bouton présent dans le pied de la liste. A droite de la liste des « adhérents rattachés à cette cotisation », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter en une fois, plusieurs adhérents à la cotisation sélectionnée avec une quantité de cotisation pour une période définie, Tous les rattachements sont automatiquement reportés dans la fiche Adhérent, onglet Cotisations. Pour le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une cotisation, vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle cotisation à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des cotisations. Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque cotisation. 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? Pour créer une activité, cliquez sur l’icône « Activités » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Activités depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche activité est composée d’un entête et d’onglets :  L’entête permet de définir un code, une description de l’activité, la date de début et de fin ainsi qu’un type (à définir dans les tables annexes), la demande éventuelle d’Arrhes et la présence ou non de l’activité sur le site de l’association. La case à cocher « Activité en sommeil » permet d’afficher ou non l’activité dans la liste en fonction du choix effectué dans l’onglet « Fiches en sommeil » des propriétés du dossier. Comment créer une activité ? 27  L’onglet Coordonnées permet de saisir l’adresse complète de l’activité.  L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires à l’activité.  L’onglet Places permet de gérer le nombre de places et éventuellement la surréservation.  L’onglet Tarifs permet de définir la durée de validité du tarif ainsi que les différents tarifs de l’activité. La gestion des tarifs s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste.  L’onglet Adhérents rattachés à cette activité affiche la liste des adhérents attachés à l’activité. Cette liste permet d’ajouter un adhérent à l’activité en utilisant la touche Inser ou le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Ce rattachement sera automatiquement reporté dans l’onglet Activités de la fiche Adhérent. Dans le pied de la liste des « adhérents rattachés à cette activité », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter pour un tarif et une quantité de places définis, en une fois, plusieurs adhérents à l’activité.  L’onglet Horaires permet de définir les horaires de l’activité sélectionnée. La gestion des horaires s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Dans le pied de la liste des horaires, vous disposez d’un bouton « Ajouter des horaires » permettant de définir en une seule fois la fréquence de l’activité avec une heure de début et de fin et d’un bouton « Supprimer des horaires » permettant de supprimer des horaires entre deux dates.  L’onglet Notes / Photos permet de saisir un commentaire et de joindre une photo. Le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une activité s’effectue dans l’onglet Tarifs (partie Recettes / Dépenses). Vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle activité à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des activités. 28 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ? Pour créer un matériel, cliquez sur l’icône « Matériels » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Matériels depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche matériel est composée d’un entête, d’onglets et de boutons :  L’entête permet de définir un code, un libellé (matériel, objet ou mobilier), une description du matériel et le montant de la caution. Onglets :  Contacts / Partenaires : L’onglet permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires au matériel.  Evénements : L’onglet affiche la liste des adhérents ayant empruntés et / ou rendus le matériel. Pour une gestion simple, cette liste vous permet d’ajouter un adhérent au matériel en utilisant la touche Inser ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Les différents types d’actions sont saisissable à partir de la grille ou paramétrables en cliquant sur le bouton Actions…. La liste des actions vous permet de gérer des opérations. Pour une gestion avec caution, vous devez passer par les boutons Prêt et Retour.  Cautions : L’onglet affiche la liste des cautions qui ont été demandées. Dans la grille, vous pouvez savoir si la caution a été reçue, rendue ou réglées grâce à la date et au mode de règlement.  Mouvements de stock : l’onglet vous permet d’avoir la liste des mouvements de stock effectué sur le matériel.  Notes : L’onglet vous permet de saisir un commentaire pour chaque matériel. Boutons :  Stock : Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir des mouvements de stock de type Inventaire, Entrée ou sortie de transit ou Sortie définitive.  Prêt : Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer la date et l’horaire de début et de fin du prêt, la quantité empruntée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution reçue », vous devez indiquer la date où vous avez reçu la caution et sous quel mode de règlement. Comment créer un matériel ? 29  Retour : Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier la date et l’horaire de fin, la quantité retournée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution rendue », vous devez indiquer la date où vous avez rendu la caution et sous quel mode de règlement. 30 Remarque Ce bouton est accessible uniquement si vous vous trouvez sur une ligne d’événement de type Prêt.  Modifier : Ce bouton vous permet de rouvrir les fenêtres de type Prêt, Retour ou Stock selon la ligne d’événement ou de mouvement sélectionnée. Vous avez également la possibilité de créer un nouveau matériel à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste du matériel. 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE? Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts / Partenaires depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches Activités et Matériels. La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties :  La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les contacts / partenaires de votre association.  La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts, les activités et les matériels liés, et éventuellement une note. Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ? Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des Adhérents et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Comment créer un adhérent ? 31 La fiche adhérent est composée d’un entête et d’onglets :  Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de l’adhérent ainsi que sa date d’adhésion et la date d’expiration de sa carte d’adhérent. Le titre est paramétrable à partir des tables annexes. La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne souhaitez plus voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier). La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas été réglé par l’adhérent. La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez rattacher l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à partir de la liste déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés appartenant à cet adhérent. La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les activités ou les arriérés peuvent être réglés par cet autre adhérent. Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des arriérés, des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés. Remarque Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses cotisations, ses activités ou ses arriérés. Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est l’adhérent ou l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés.  L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les numéros de téléphone de l’adhérent. L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir l’adresse de l’adhérent comme inexacte. Vous avez la possibilité de saisir une adresse secondaire en cliquant sur le bouton Adresse secondaire.  Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe et la date de naissance de l’adhérent, le quotient familial ainsi que les renseignements relatifs à sa famille (conjoint, 32 enfant…).Il est également possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans différents formats.  Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre du bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des statuts. Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la source et la nature de l’adhérent. (voir les tables annexes).  Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones : Général (Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à prévenir.  L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la modification ou la suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la fiche adhérent, vous devez utiliser la touche Inser ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation et saisir la quantité. Le prix unitaire ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation. La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement l’adhérent dans la fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main). Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de la cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation. Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations. Pour ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la quantité et sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total se calculera automatiquement. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette activité. Comme pour les cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur la fiche activité. La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un règlement pour la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le bouton Régler l’activité. Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression des règlements / remboursements et lignes de règlements / remboursements pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie Comment saisir une remise ?  La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association s’effectuent dans l’onglet Champs perso. Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton Assistant… puis saisissez le nom du champ et sélectionnez sa position (L’index 0 correspond à la première position), son Comment saisir un règlement / Remboursement ? 33 type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères. Enfin, cliquez sur Valider pour valider la création de ce champ dans la table Adhérents. Cette validation peut prendre plusieurs secondes. Remarque Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement la taille des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Renommer » et supprimer un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Supprimer ». Attention la suppression est définitive.  Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque adhérent. 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ? Pour saisir un règlement / remboursement, vous devez au préalable déterminer si le règlement / remboursement correspond à une cotisation, à une activité ou autres (dons, arriérés…). 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité Le règlement d’une cotisation ou activité s’effectue à partir de l’onglet Cotisations ou Activités puis par le bouton Régler la cotisation… ou Régler l’activité… de la fiche Adhérent. La fenêtre « Régler… » affiche automatiquement le montant de la ligne de cotisation ou d’activité. Vous pouvez modifier celui-ci et y ajouter une observation. Dans l’onglet Créer un nouveau règlement, le code du règlement est automatiquement renseigné ainsi que sa date. Vous pouvez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée. L’onglet Ajouter à un règlement existant vous permet d’affecter l’opération à un règlement créé antérieurement. Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné. 7.2. Les règlements divers La création d’un règlement par l’onglet Règlements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les règlements exceptionnels (dons, arriérés, …). Le fonctionnement suit le même principe que celui du règlement d’une cotisation. 7.3. Les remboursements La création d’un remboursement par l’onglet Règlements / Remboursements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les remboursements exceptionnels. La sélection du type de remboursement est important notamment si vous avez un remboursement d’activité ou de cotisation (le code de chacune doit être renseigné). 7.4. La validation d’un règlement / remboursement Les règlements / remboursements sont destinés à être validés. La colonne nommée V indique si le règlement / remboursement est validé ou non. 34 La validation entraîne la création dans la fiche Recettes / Dépenses d’une ligne de recette (règlement) ou dépense (remboursement) qui sera automatiquement ou non validée pour générer une ligne d’écriture. Un règlement / remboursement validé ne peut plus être modifié. Vous pouvez presser à nouveau la touche Espace pour invalider le règlement / remboursement et le modifier ensuite. La colonne nommée Reçu Fiscal indique si le règlement doit donner lieu à l’édition d’un reçu fiscal pour l’adhérent. Pour marquer un règlement en reçu fiscal, vous devez sélectionner la ligne de règlement dans le détail, puis aller dans la colonne Reçu Fiscal et cocher la case ou presser sur la touche R. La colonne Forme de don vous permet de sélectionner la forme de don pour l’impression du Cerfa 11580*03. Le type de Cerfa, que vous utilisez, est défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 7.5. La liste des règlements / remboursements Pour consulter et modifier un règlement / remboursement, cliquez sur l’icône « Règlements / Remboursements » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Règlements / remboursements depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des règlements / remboursements depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Il est possible de modifier les règlements / remboursements à condition qu’ils ne soient pas validés. Les touches Espace et R sont utilisables dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La sélection de la forme de don est possible dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La case à cocher Règlements / remboursements non validés permet d’afficher uniquement les règlements / remboursements non confirmés. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. Ils peuvent être utilisés indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives. Le bouton Modes de règlements… vous permet de créer, modifier, supprimer des modes de règlements. Pour cela, vous devez saisir un code, une description, une trésorerie et un type. Cliquez sur Fermer pour valider la fiche. 7.6. Les lignes de règlements / remboursements Elles se rapportent à la ligne du règlement / remboursement sélectionnée. Vous ne pouvez pas les modifier si le règlement / remboursement est validé. Tant que le règlement / remboursement n’est pas validé, vous pouvez modifier ou supprimer des lignes de règlement / remboursement avec les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Comment saisir une remise ? 35 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? 8.1. La fiche remise La création d’une remise par l’onglet Remise de la fiche Adhérent permet d’enregistrer des remises exceptionnelles pour une cotisation ou une activité. La sélection du type de remise est importante, car il détermine le choix du code de la cotisation ou de l’activité à sélectionner. 8.2. La liste des remises Pour consulter et modifier une remise, cliquez sur l’icône « Remises » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Remises depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS 9.1. Généralités EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l’enregistrement des opérations de recettes et dépenses suivant trois méthodes bien distinctes (Simplifiée, En partie double, Avec un logiciel de comptabilité externe ). Toutes ces méthodes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu ? + Aide. Pour accéder à la page Recettes / Dépenses, cliquez sur l’icône « Recettes / Dépenses » de la barre principale ou de la barre de navigation. Cette page est composée de boutons d’accès aux fichiers. 9.2. Les boutons d’accès 9.2.1. Les postes de recettes et dépenses Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le journal, le montant (N) et le montant (N-1). 9.2.2. Les postes analytiques Vous devez renseigner obligatoirement le code du poste analytique. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le montant, le budget prévu, le montant (N-1) pour les recettes et dépenses analytiques. 36 9.2.3. Les modes de règlements Vous devez renseigner obligatoirement le code et le type. La description et la trésorerie sont également disponibles. 9.2.4. Les trésoreries Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le solde et le solde (N-1). 9.2.5. Les comptes Vous devez renseigner le compte et l’intitulé. Le bouton Personnaliser vous permet d’enrichir le plan comptable de votre dossier avec des comptes du plan comptable des associations - Loi 1901. Les comptes sont utiles uniquement si vous souhaitez visualiser vos enregistrements en partie double ou si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Vous pouvez aussi spécifier que votre compte est un compte racine en cochant la case « Racine ». Remarques Les comptes racines ne sont pas visibles dans les zones de saisie de compte. Les comptes racines ne sont pas importables dans la comptabilité Open Line. 9.2.6. Les chéquiers Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier. Les champs suivants sont également disponibles : la trésorerie, les dates d’ouverture et de fermeture, les numéros de début et de fin du chéquier. 9.3. Les onglets Les onglets de la fiche Recettes / Dépenses permettent de visualiser les recettes et les dépenses ainsi que les écritures mais également de générer de nouvelles lignes de recettes, de dépenses ainsi que des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Spécificités des onglets : 1. Les modifications des lignes des onglets Recettes et Dépenses sont possibles uniquement pour les lignes non validées (La validation et la dévalidation de la ligne s’effectuent par la touche Espace). 2. Dans l’onglet Ecritures, le bouton Générer les écritures… permet de reconstruire la liste des écritures entre deux dates à partir des lignes de recettes et de dépenses validées. Les lignes d’écritures rapprochées ne sont pas regénérées. Le Tableau de bord 37 Pour la fonction des boutons Exporter les écritures…, et Communication Entreprise expert reportez-vous aux fonctions avancées. 3. Les onglets Virements permettent de réaliser des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Comme les onglets Recettes et dépenses, vous devez valider les virements pour qu’ils soient pris en compte au niveau des écritures. 10. LE TABLEAU DE BORD EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au tableau de bord. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Tableau de bord » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Dossier puis Tableau de bord. La boite de dialogue « Tableau de bord » apparaît et vous permet de visualiser les compteurs des principales fiches, les statistiques avec les adhésions, les expirations, les adhérents présents et l’évolution d’une année à l’autre, les alertes, les notes du dossier et la situation financière de l'association. Pour avoir des informations complémentaires sur le Tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. 11. LES GRAPHIQUES EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce aux graphiques. Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Graphiques » de la barre principale ou de la barre de navigation. Différents types de graphiques sont disponibles. Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d’outils principale. 12. LE PLANNING EBP Mon Association vous permet de visualiser le planning des matériels, activités et des activités par adhérent. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Planning » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Edition puis Planning. A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou supprimer un événement. Chaque planning est défini à partir des fiches Matériels et Activités. 12.1. Planning matériels Pour visualiser les informations dans le planning Matériels, vous devez avoir défini des actions avec dates et heures dans la fiche Matériel. 38 12.2. Planning activités Pour visualiser les informations sur le planning Activités, vous devez créer une activité et définir les horaires de celle-ci. 12.3. Planning activités par adhérent Pour visualiser les informations sur le planning Activités par adhérent, vous devez créer une activité, définir des horaires et affecter des adhérents à cette activité. Pour avoir des informations complémentaires sur le Planning, reportez-vous à l’aide en ligne. 13. LES IMPRESSIONS Pour imprimer des fiches, trois possibilités vous sont offertes :  Activez la fiche souhaitée à l’aide de la barre d’outils et cliquez sur le bouton « Imprimer » de la barre principale.  Sélectionnez l’option que vous souhaitez imprimer dans la barre de navigation.  Utilisez directement le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous trouvez. 13.1. Impression des fiches et listes de données Utilisez la commande Adhérents…, Cotisations…, Activités…, Matériel… ou contact… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression. Choisissez d’imprimer la fiche courante, toutes les fiches ou la liste et sélectionnez enfin les éléments que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur Aperçu ou sur Imprimer pour lancer l’édition. 13.2. Impression du récapitulatif Utilisez la commande Récapitulatif… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Vous pouvez avec un récapitulatif individuelle ou payeur de la situation de l’adhérent. 13.3. Impression des règlements et des remises Utilisez la commande Règlements / Remboursements… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Pour les onglets Règlements / Remboursements et Remises, le fonctionnement est le même que celui de l’impression des adhérents. 13.4. Impression des remises en banque Utilisez la commande Remise en banque du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des remises en banque. Les Impressions 39 A partir de cette boite d’impression, vous allez pouvoir éditer, rééditer et supprimer vos remises en banques. Seuls les règlements validés et ayant un mode de règlement renseigné peuvent être remis en banque. 13.5. Impression des reçus de dons Vous avez la possibilité d’imprimer les reçus de don individuels (un reçu pour un don pour un adhérent) et annuels (un reçu pour la somme des dons d’un adhérent pour l’année). Par la commande Reçus fiscaux du menu Impressions, vous pouvez demander l’impression ou personnaliser le modèle en cliquant sur le bouton Modifier le modèle d’impression….. La commande Reçus dons aux œuvres du menu Impressions, vous permet de sélectionner les adhérents et la période pour lesquels vous souhaitez l’édition du reçu fiscal à la norme Cerfa. Le Cerfa utilisé sera celui que vous avez défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 13.6. Impression des Recettes / Dépenses Utilisez la commande Recettes / Dépenses du menu Impression. Ensuite, choisissez la période ainsi que les éléments à imprimer. Vous pouvez imprimer les recettes, les dépenses, les trésoreries ou les éléments analytiques, ainsi que les journaux comptables, le grand-livre ou la balance pour les opérations en partie double. Une fois les choix effectués, lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.7. Lettres de relance Utilisez la commande Lettres de relance… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des lettres de relance. Choisissez d’imprimer la fiche courant ou toutes les fiches et saisissez le texte de la lettre. Les retours à la ligne sont pris en compte. Lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.8. Export des états Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la fenêtre d’aperçu avant impression. Sélectionnez le format d’exportation désiré dans le menu déroulant puis donnez le nom du fichier d’export à créer. Notez que selon le format d’export choisi, tout ou partie des données de l’état seront exportées. 13.9. Modèles personnels Utilisez la commande Modèles personnels du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’édition des modèles personnels. Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez un nouveau) puis cliquez sur le bouton Modifier... pour ouvrir l'éditeur de modèle. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un modèle, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur de modèle. 40 14. LES COURRIERS EBP Mon Association dispose d’un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser des lettres personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet sous forme de courriers électroniques. Pour afficher l’éditeur de courriers, utilisez la commande Courriers… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Courrier » de la barre principale ou celui de la barre de navigation. Vous pouvez demander à éditer les courriers selon une cotisation ou une activité. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un courrier, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur des courriers. Remarque Afin de vous permettre de rédiger plus aisément vos courriers, vous disposez d’une cinquantaine de lettres types. 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression + Publipostage Email... ou cliquer sur l'icône « Publipostage » ou « Publipostage Email » de la barre de navigation. La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets :  Destinataires : permet de sélectionner les adhérents concernés,  Message : permet de saisir l’objet, le texte et de sélectionner les pièces jointes,  Connexion : permet de paramétrer le compte de l’expéditeur. Une fois les éléments renseignés dans chaque onglet, vous devez cliquer sur le bouton Envoyer. Pour plus d’informations sur l’envoi d’un publipostage, reportez-vous à l’aide en ligne. 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES EBP Mon Association dispose d’un module d’impression des enveloppes et des étiquettes qui complète le module de réalisation des courriers. Pour afficher l’éditeur, utilisez la commande Enveloppes & étiquettes… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Etiquettes » de la barre principale ou de navigation. Choisissez l’onglet approprié à l’édition que vous souhaitez réaliser. Vous pouvez demander à éditer les enveloppes ou étiquettes selon une cotisation ou une activité avec le choix du tri. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser une enveloppe ou une étiquette, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur d’enveloppes et étiquettes. La sauvegarde d’un dossier 41 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque dur) ou différent (disquette) de celui ou réside le dossier habituellement. Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres, les modèles personnalisés, les enveloppes et les étiquettes. C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE REGULIEREMENT afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir les informations sur le disque dur. IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement. Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Sauvegarder » de la barre d’outils. Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde puis cliquez sur Sauvegarder. EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE. 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Restaurer » de la barre d’outils principale. Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le dossier dans lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour démarrer. 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un autre. Pour cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant, dans la fenêtre de création d’un nouveau dossier. Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à cocher. Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous pourrez sélectionner la reprise des données (activités, cotisations…). Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles personnalisés qui ont été créé dans le dossier sélectionné. La recopie de dossier peut vous permettre aussi de clôture un exercice et de générer les écritures d’à nouveau pour le nouveau dossier. 42 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Supprimer… du menu Dossier. Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée avant que la suppression ne soit effectuée. CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE. Il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde du dossier avant de le supprimer. 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER Utilisez la commande Vérifier / Réparer… du menu Dossier pour lancer l’application de vérification et de réparation des dossiers. Aucun dossier ne doit être ouvert durant l’utilisation de cet outil. IMPORTANT : Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de les réparer. Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier. Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de sauvegarde, puis essayez de le réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l’outil de maintenance des dossiers. éditeur d’état 43 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Mon Association. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible à partir de l’aide du menu ?. 1. EDITEUR D’ETAT La commande Modèles personnels… du menu Impression vous permet d’accéder à la liste de vos modèles d’impressions personnels. Pour éditer un de vos modèles, sélectionnez-le puis cliquez sur « Aperçu » ou sur « Imprimer ». Pour modifier le modèle sélectionné et accéder à l’éditeur d’état proprement dit, cliquez sur « Modifier ». Le bouton « Nouveau » crée un état vierge, « Copier » duplique l’état sélectionné, « Renommer » permet de changer son nom et « Supprimer » détruit le modèle sélectionné. Le champ d’édition situé à côté du bouton « Créer » permet de créer un nouveau classeur pour regrouper vos modèles. Vous pouvez glisser-déplacer un modèle d’un classeur vers un autre avec votre souris. Pour plus de renseignements sur l’éditeur d’état, reportez-vous à l’aide en ligne. 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS Utilisez la commande Exporter des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des adhérents. Le format d’export est le format texte. Utilisez la commande Importer des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’import des adhérents. Le fichier à importer doit être au format texte. Pour plus de renseignements sur l’export et l’import des adhérents, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. EXPORT DES ECRITURES Utilisez la commande Exporter des écritures… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. LES FONCTIONS AVANCEES 44 L’export se réalise uniquement au format texte. Choisissez le nom du fichier de destination et le format de l’export en fonction du logiciel dans lequel vous comptez importer ces écritures. Remarques Si vous possédez EBP Compta, vous pouvez cocher la case Générer un fichier de transfert au format EBP Compta afin de simplifier la procédure. Si vous souhaitez exporter les données analytiques, vous devez cocher la case Exporter les informations analytiques. 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Utilisez la commande Communication entreprise expert… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez la période des opérations, les journaux puis cliquez sur OK pour lancer la génération de l’export vers Communication Entreprise Expert. 5. EBP WEB ASSO La solution EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur Internet (création, administration, consultation...) de manière simple et rapide. Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d'abonnement et cela pendant une durée de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous lancer. EBP Mon Association vous permet de mettre à jour automatiquement sur votre site les activités de votre association. Pour plus de renseignements sur WEB Asso, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les coordonnées des adhérents d'EBP Mon Association. Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir exploiter le fichier exporté d'EBP Mon Association. Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans EBP Cartographie & Décisions, vous devez renseigner le code postal, la ville et le pays sur chaque fiche adhérent. Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de Cartographie pour effectuer l'export des données. L'export est réalisé automatiquement au format csv. Pour plus de renseignements sur EBP Cartographie & Décisions, reportez-vous à l’aide en ligne. Index 45 INDEX A Accès au service technique..................................................................................17 Activités ........................................................................................................26, 32 Adhérent..............................................................................................................30 Affichage des colonnes........................................................................................25 Aide sur Association ...........................................................................................11 C Cartographie & Décisions ...................................................................................44 Champs personnalisés .........................................................................................32 Chéquiers.............................................................................................................36 Code d’activation ................................................................................................19 Code d'activation.................................................................................................19 Comptes comptables............................................................................................36 Configuration minimale.......................................................................................17 Contacts.........................................................................................................27, 30 Cotisations.....................................................................................................25, 32 Courriers..............................................................................................................40 Création dossier...................................................................................................20 D Dons aux oeuvres ................................................................................................39 E Ecran d'accueil.....................................................................................................19 Ecran de travail....................................................................................................21 Editeur d'état........................................................................................................43 En sommeil..........................................................................................................31 Enregistrements des opérations (généralités).......................................................35 Enveloppes - Etiquettes.......................................................................................40 Export des adhérents ...........................................................................................43 Export des écritures.................................................................................36, 43, 44 INDEX 46 Export des états ...................................................................................................39 G Générer les écritures............................................................................................36 Graphiques ..........................................................................................................37 I Import des adhérents ...........................................................................................43 Impression des lettres de relance .........................................................................39 Impressions .........................................................................................................38 Initialisation du dossier........................................................................................23 L Lancement du logiciel .........................................................................................18 Logo ....................................................................................................................24 M Matériels..............................................................................................................28 Modèles personnels.............................................................................................39 Modes de règlements.....................................................................................34, 36 Mot de passe........................................................................................................25 P Partenaires.....................................................................................................27, 30 Payeur.................................................................................................................31 Planning...............................................................................................................37 Postes de Recettes / Dépenses / Analytiques.......................................................35 Publipostage Email..............................................................................................40 R Récapitulatif ........................................................................................................38 Recopier un dossier .............................................................................................41 Reçu fiscal...............................................................................................23, 34, 39 Règlements..........................................................................................................33 Régler une activité / cotisation ............................................................................32 Remboursements.................................................................................................33 Remise.................................................................................................................35 Réparer un dossier...............................................................................................42 Restaurer un dossier ............................................................................................41 Index 47 S Sauvegarder un dossier........................................................................................41 Supprimer un dossier...........................................................................................42 T Tableau de bord...................................................................................................37 Trésorerie ............................................................................................................36 V Vérifier un dossier...............................................................................................42 Virements............................................................................................................37 W Web Asso ............................................................................................................44 NOTES 48 NOTES EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Association Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 22 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 2.2. Les autres options ....................................................................................... 22 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 23 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 23 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 24 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 24 6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 24 6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 26 6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 26 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 26 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 26 7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 27 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 27 8.1. L’en-tête ...................................................................................................... 27 8.2. Le corps ...................................................................................................... 28 16 8.3. Le pied ........................................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?........................................................... 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 28 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 29 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 30 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 30 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 34 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34 6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 35 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT ............................................ 35 9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 35 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 36 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 36 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 36 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 37 INDEX................................................................................................................ 38 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 3 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FRFR20Asso. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’association Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). INSTALLATION 20  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre association, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation PRISE EN MAIN 22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment gérer les exercices ? 23 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. PRISE EN MAIN 24 Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 6.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 6.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : Comment saisir une écriture comptable ? 25  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l’utilisateur.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 6.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. PRISE EN MAIN 26 Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. comment consulter un compte ? 27 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur… Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. . Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement adhérent, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné, Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. PRISE EN MAIN 28 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un adhérent : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. comment établir une déclaration de TVA ? 29 Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. PRISE EN MAIN 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elles, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Comment cloturer un exercice ? 31 Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Association – Options comptables – A Nouveaux. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. PRISE EN MAIN 32 En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres - Association - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 33 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures… Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. LES FONCTIONS AVANCEES 34 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options –Général – Apparences. 4. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. Reports On Line 35 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 9. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. LES FONCTIONS AVANCEES 36 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Association – Fonctionnalités Disponibles. 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Assistant de création de modèle de document 37 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. . INDEX 38 Index A A nouveaux ..........................................................................................................30 Accès au service technique..................................................................................16 Activer mon logiciel ..............................................................................................18 Aide sur EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology)........................13 Archivage.............................................................................................................36 B Balance d’ouverture .............................................................................................30 Balance interactive...............................................................................................34 C Clôture annuelle...................................................................................................30 Clôture mensuelle ................................................................................................29 Communication Entreprise-Expert........................................................................35 Compte ................................................................................................................22 Configuration minimale.........................................................................................16 Consultation d'un compte .....................................................................................26 Création de dossier..............................................................................................19 Création de modèle..............................................................................................37 D Dates d'exercices ...........................................................................................19, 22 Déclaration de TVA ..............................................................................................28 E Echéancier...........................................................................................................34 Ecran de travail ....................................................................................................20 Ecritures de simulation .........................................................................................24 Encaissement.......................................................................................................26 Exercice courant ..................................................................................................22 Exercices comptables ..........................................................................................22 F Facture d’achat ....................................................................................................25 Facture de vente ..................................................................................................26 Index 39 Favoris .................................................................................................................33 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................36 Fonctions avancées .............................................................................................33 G Gestion des fenêtres ............................................................................................22 Grand Livre interactif............................................................................................34 I Import paramétrable.............................................................................................35 Indemnités kilométriques......................................................................................29 Initialisation du dossier.........................................................................................21 Installation............................................................................................................17 J Journal .................................................................................................................23 Journal des événements ......................................................................................36 L Lancement du logiciel...........................................................................................18 Lettrage automatique ...........................................................................................34 Lettrage simplifié ..................................................................................................27 Lettrer un compte .................................................................................................27 M Modèle .................................................................................................................37 Mot de passe........................................................................................................21 N Notes de frais.......................................................................................................29 Numérotation des pièces......................................................................................23 O Open Guide..........................................................................................................33 Options du dossier ...............................................................................................21 Ouverture de l’application.....................................................................................21 P PDF Signé............................................................................................................31 Plan comptable ....................................................................................................19 INDEX 40 R Racines non autorisées........................................................................................23 Rapprochement bancaire .....................................................................................27 Relevés bancaires................................................................................................34 Reports On Line...................................................................................................35 S Saisir dans un guide.............................................................................................25 Saisir dans un journal...........................................................................................23 Saisir une écriture comptable ...............................................................................25 Sauvegarde..........................................................................................................31 T Tableau de bord...................................................................................................34 Traitements sur les écritures ..........................................................................24, 29 TVA..........................................................................................................21, 23, 28 V Validation des écritures ........................................................................................29 EBP Compta Pour Windows XP, Vista,7 ou 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre 6 recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) 7  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les 8 prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. 9 En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. 10 Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie 11 de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation 12 anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. 14 Table des matières 15 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration requise .................................................................................. 20 1.3. Place disque nécessaire.............................................................................. 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 21 2.1. Installation monoposte................................................................................. 21 2.2. Installation réseau ....................................................................................... 22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 25 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 26 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 26 4.2. Comment activer le logiciel ?....................................................................... 26 4.3. Activation manuelle du logiciel..................................................................... 27 4.4. Evaluez une version après activation........................................................... 28 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 29 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................... 29 5.2. Etape 2 : Identification................................................................................. 29 5.3. Etape 3 : Adresse........................................................................................ 29 5.4. Etape 4 : Contact......................................................................................... 30 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice........................................................................... 30 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire............................................................. 30 5.7. Etape 7 : Plan Comptable............................................................................ 31 5.8. Ecran de travail ........................................................................................... 32 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 33 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 33 1.1. Les coordonnées de mon dossier................................................................ 33 1.2. Les préférences de mon dossier.................................................................. 34 1.3. Je paramètre la TVA.................................................................................... 36 1.4. Je paramètre mon plan comptable............................................................... 37 1.5. Je paramètre mes journaux ......................................................................... 42 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? ....................................................... 46 2.1. Quel mode de saisie choisir ?...................................................................... 46 2.2. La saisie non comptable.............................................................................. 46 TABLE DES MATIERES 16 2.3. La saisie guidée .......................................................................................... 52 2.4. La saisie standard ....................................................................................... 53 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE ............................................... 59 3.1. Pourquoi consulter un compte ? .................................................................. 59 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?........................................................................... 59 3.3. Comment lettrer mon compte client ? .......................................................... 59 3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..................................................... 60 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? .......................................................... 61 4. JE POINTE MA BANQUE............................................................................... 62 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ................................................ 62 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...................................................... 62 5. LA DECLARATION DE TVA........................................................................... 64 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?................................................................ 64 5.2. La déclaration CA3...................................................................................... 64 5.3. La déclaration CA12.................................................................................... 65 6. LES IMPRESSIONS COURANTES................................................................ 67 6.1. Comment imprimer un journal ?................................................................... 67 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?.......................................................... 67 6.3. Comment imprimer ma balance ?................................................................ 68 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS.......................................................... 69 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?............................................ 69 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?...................................... 70 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ............................................................... 71 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?.................................................. 72 8. LA CLOTURE MENSUELLE .......................................................................... 74 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?........................................................... 74 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..................................................... 74 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ..................................................... 75 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ........................................ 75 9.2. Je clôture mon exercice............................................................................... 75 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 79 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?................................................................. 79 10.2. Comment sauvegarder ? ........................................................................... 79 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 81 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS ................................................................... 81 1.1. La création des guides d’écritures ............................................................... 81 1.2. La gestion des abonnements....................................................................... 81 1.3. La gestion des modes de règlement ............................................................ 81 1.4. La gestion analytique................................................................................... 82 Table des matières 17 1.5. La gestion budgétaire.................................................................................. 82 1.6. Les chéquiers (version PRO)....................................................................... 82 1.7. La gestion des devises (version PRO)......................................................... 82 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)..................... 82 2. MENU QUOTIDIEN........................................................................................ 83 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)............................. 83 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ............................. 83 2.3. La recherche d’écritures .............................................................................. 83 2.4. Les écritures de simulation.......................................................................... 83 2.5. Les prévisions de trésorerie......................................................................... 83 3. MENU IMPRESSIONS................................................................................... 84 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ................................................ 84 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)...................................... 84 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ....................................................... 84 3.4. Les listes diverses ....................................................................................... 84 4. MENU CLOTURE........................................................................................... 85 4.1. Validation des écritures ............................................................................... 85 4.2. La génération des soldes N-1...................................................................... 85 4.3. La génération des RAN provisoires ............................................................. 85 5. MENU OUTILS............................................................................................... 86 5.1. Maintenance................................................................................................ 86 5.2. Assistance comptable.................................................................................. 86 5.3. Communication entreprise-expert................................................................ 86 5.4. Les importations et exportations de données............................................... 87 INDEX................................................................................................................ 89 NOTES .............................................................................................................. 94 NOTES .............................................................................................................. 95 NOTES .............................................................................................................. 96 Avant de commencer 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 20 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz ou supérieur  Mémoire : 3Go  Windows XP (1) , Vista (2) ,7 ou 8 (32 bits et 64 bits) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Espace disque libre : 3 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP3 et Windows XP pro SP3 (2) Services Pack Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 3 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 22). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 22 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® 7 Windows® 8 Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel ? 23 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 24 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? 25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 18.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. INSTALLATION 26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Immobilisations,  Version Millésime,  Version Pro,  Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Comment activer mon logiciel ? 27 Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. INSTALLATION 28 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier ? 29 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 30 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :  La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple : Comment créer mon dossier ? 31 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.  La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 37). INSTALLATION 32 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? 33 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 34 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? 35 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 36 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation  Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.  Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :  En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux.  En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte. Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Comment initialiser mon dossier ? 37 Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés :  « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.  « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 41), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? PRISE EN MAIN 38 Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements.  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Comment initialiser mon dossier ? 39 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. PRISE EN MAIN 40  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. Comment initialiser mon dossier ? 41 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60), le type (Débits) et le type d’achat. PRISE EN MAIN 42 Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE). 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou doublecliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? 43 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35).  Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps PRISE EN MAIN 44 lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon. Comment initialiser mon dossier ? 45 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :  Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique :  Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 46 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :  La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 52.  La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 53. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences). Comment saisir mes écritures ? 47 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation.  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique.  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne PRISE EN MAIN 48 Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». Comment corriger une facture ? Comment saisir mes écritures ? 49 En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : PRISE EN MAIN 50 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse).  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. Comment saisir mes écritures ? 51 Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : PRISE EN MAIN 52 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Proposition des numéros de comptes  Positionnement automatique au débit ou au crédit  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC. Comment saisir mes écritures ? 53  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .  Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement.  Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit PRISE EN MAIN 54 Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. Comment saisir mes écritures ? 55 Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 42) .  Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. PRISE EN MAIN 56 Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez vos écritures :   ou F4 ouvre le plan comptable  F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.  Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 36), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement.  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne. Comment saisir mes écritures ? 57  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 45). Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez la ligne du paiement ;  Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture. PRISE EN MAIN 58 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.  En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus. Je consulte et je lettre un compte 59 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit :  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. PRISE EN MAIN 60 Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. Je consulte et je lettre un compte 61 Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56). PRISE EN MAIN 62 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 30. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. Je pointe ma banque 63  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant. Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux »).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). PRISE EN MAIN 64 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 33).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.  Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. La déclaration de TVA 65  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. PRISE EN MAIN 66 Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. Les impressions courantes 67 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. PRISE EN MAIN 68 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. Je réalise le suivi de mes tiers 69 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 56) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 59) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. PRISE EN MAIN 70 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements. Je réalise le suivi de mes tiers 71 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.  Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.  Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. PRISE EN MAIN 72 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône .  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante : Je réalise le suivi de mes tiers 73 PRISE EN MAIN 74 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice 75 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 64), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 76 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 79). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture).  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Les opérations de fin d’exercice 77 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 78 Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? 79 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers 81 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement). LES FONCTIONS AVANCEES 82 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien 83 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie). LES FONCTIONS AVANCEES 84 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données. Menu Clôture 85 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à- dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). LES FONCTIONS AVANCEES 86 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés.  Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. Menu Outils 87 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX A Abonnements...................................................................................................79 Achats........................................................................................................45, 50 Adresse ................................................................................................27, 31, 37 Aide à la révision............................................................................................84 Aide en ligne..............................................................................................11, 32 Analytique .......................................................................................................80 Annexe 3310 A................................................................................................62 Avoir................................................................................................................46 B Balance ............................................................................................................66 Balance âgée....................................................................................................67 Bilan ................................................................................................................73 Bordereau de remise en banque .......................................................................49 Budget .............................................................................................................80 C CA12 ...............................................................................................................63 CA3 .................................................................................................................62 Chéquiers.........................................................................................................80 Client ...............................................................................................................37 Clôture annuelle.........................................................................................73, 74 Clôture mensuelle ............................................................................................72 Communication entreprise-expert....................................................................84 Compte ......................................................................................................36, 57 Compte de résultat...........................................................................................73 Comptes associés.............................................................................................38 Configuration requise ......................................................................................18 Consulter un compte ........................................................................................57 Contact ................................................................................................28, 31, 38 Contrepartie automatique ................................................................................43 Corriger une facture.........................................................................................47 Crédit.........................................................................................................50, 52 D Dates d’exercice ........................................................................................28, 34 Débit..........................................................................................................50, 52 Décaissements.................................................................................................81 Déclaration CA12............................................................................................63 Déclaration CA3..............................................................................................62 Déclaration de TVA ........................................................................................62 Dépense ...........................................................................................................48 Devises............................................................................................................80 E Ecart de rapprochement...................................................................................61 Echéance .........................................................................................................51 Echéancier...........................................................................................33, 54, 59 Echéancier détaillé ..........................................................................................69 Echéancier prévisionnel...................................................................................69 Ecritures de simulation..............................................................................74, 81 E-mail..............................................................................................................17 Encaissements .................................................................................................81 Equilibrage virtuel des journaux......................................................................33 Escompte .........................................................................................................46 Evaluation .......................................................................................................24 Exportations ....................................................................................................85 F Facture........................................................................................... 45, 46, 50, 52 G Grand-livre ......................................................................................................65 Guide d’abonnement .......................................................................................79 Guides d’écritures............................................................................................79 H Horaires...........................................................................................................17 I Identification..............................................................................................27, 31 Immobilisations...............................................................................................80 Importations.....................................................................................................85 Installation monoposte.....................................................................................19 Installation réseau ............................................................................................21 J Journal .......................................................................................................40, 65 Journal centralisateur.......................................................................................73 Journal d’achats...............................................................................................40 Journal de banque ............................................................................................43 Journal général.................................................................................................73 L Lancement .......................................................................................................23 LCR .................................................................................................................81 Lettrage................................................................................................38, 57, 75 Lettrage approché ............................................................................................34 Lettrage automatique .......................................................................................58 Lettrage en cours de saisie ...................................................................33, 55, 59 Lettres chèques................................................................................................81 Lettres de relance.............................................................................................70 Libellé de l’écriture .........................................................................................41 Libellés des écritures .................................................................................33, 53 Libellés types...................................................................................................53 M Marge brute .....................................................................................................82 Mode de saisie .................................................................................................44 Modes de règlement.........................................................................................79 Monoposte .......................................................................................................19 Mot de passe ....................................................................................................31 MSA................................................................................................................27 N NAF...........................................................................................................27, 31 Natures d’achat................................................................................................45 Nouveau dossier..............................................................................................27 Numéro de TVA........................................................................................27, 31 Numérotation des pièces..................................................................................41 P Plan comptable .............................................................................. 29, 36, 52, 84 Pointer les règlements .....................................................................................49 Préférences......................................................................................................32 Prélèvements ...................................................................................................81 Prévisions de règlements.................................................................................68 Prévisions de trésorerie....................................................................................81 Protocoles validés............................................................................................20 R Raccourcis comptes.........................................................................................41 RAN provisoires..............................................................................................83 Rapprochement bancaire ............................................................... 28, 34, 60, 75 Rapprochement bancaire automatique.............................................................81 Recette.............................................................................................................49 Recherche d’écritures......................................................................................81 Règlement .................................................................................................48, 54 Réimputation ...................................................................................................84 Remise.............................................................................................................46 Remise en banque............................................................................................48 Report à nouveau.............................................................................................74 Reports à nouveaux ...................................................................................73, 75 Réseau .............................................................................................................21 Réseaux validés...............................................................................................20 Résultat d’exploitation.....................................................................................82 Résultat net comptable ....................................................................................82 Retards de paiements.......................................................................................67 Révision comptable .........................................................................................84 S Saisie guidée........................................................................................44, 50, 79 Saisie non comptable .................................................................................34, 44 Saisie standard ...........................................................................................44, 52 Sauvegarde ......................................................................................................77 Service technique.............................................................................................17 Solde..........................................................................................................53, 60 Soldes N-1 .......................................................................................................83 Statistiques.......................................................................................................82 Suivi de balance mensuel.................................................................................82 T Tableaux de gestion .........................................................................................82 Taux.................................................................................................................39 Taux de TVA...................................................................................................35 Traite ...............................................................................................................81 Trésor public....................................................................................................32 Trésorerie.........................................................................................................48 TVA................................................................. 27, 31, 32, 35, 39, 53, 55, 62, 63 V Vente .........................................................................................................46, 52 Ventes comptoir...............................................................................................47 Virements ........................................................................................................81 Z Z de caisse .......................................................................................................47 NOTES NOTES NOTES EBP Compta Pour Windows XP, Vista,7 ou 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre 6 recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) 7  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les 8 prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. 9 En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. 10 Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie 11 de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation 12 anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. 14 Table des matières 15 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration requise .................................................................................. 20 1.3. Place disque nécessaire.............................................................................. 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 21 2.1. Installation monoposte................................................................................. 21 2.2. Installation réseau ....................................................................................... 22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 25 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 26 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 26 4.2. Comment activer le logiciel ?....................................................................... 26 4.3. Activation manuelle du logiciel..................................................................... 27 4.4. Evaluez une version après activation........................................................... 28 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 29 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................... 29 5.2. Etape 2 : Identification................................................................................. 29 5.3. Etape 3 : Adresse........................................................................................ 29 5.4. Etape 4 : Contact......................................................................................... 30 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice........................................................................... 30 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire............................................................. 30 5.7. Etape 7 : Plan Comptable............................................................................ 31 5.8. Ecran de travail ........................................................................................... 32 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 33 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 33 1.1. Les coordonnées de mon dossier................................................................ 33 1.2. Les préférences de mon dossier.................................................................. 34 1.3. Je paramètre la TVA.................................................................................... 36 1.4. Je paramètre mon plan comptable............................................................... 37 1.5. Je paramètre mes journaux ......................................................................... 42 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? ....................................................... 46 2.1. Quel mode de saisie choisir ?...................................................................... 46 2.2. La saisie non comptable.............................................................................. 46 TABLE DES MATIERES 16 2.3. La saisie guidée .......................................................................................... 52 2.4. La saisie standard ....................................................................................... 53 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE ............................................... 59 3.1. Pourquoi consulter un compte ? .................................................................. 59 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?........................................................................... 59 3.3. Comment lettrer mon compte client ? .......................................................... 59 3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..................................................... 60 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? .......................................................... 61 4. JE POINTE MA BANQUE............................................................................... 62 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ................................................ 62 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...................................................... 62 5. LA DECLARATION DE TVA........................................................................... 64 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?................................................................ 64 5.2. La déclaration CA3...................................................................................... 64 5.3. La déclaration CA12.................................................................................... 65 6. LES IMPRESSIONS COURANTES................................................................ 67 6.1. Comment imprimer un journal ?................................................................... 67 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?.......................................................... 67 6.3. Comment imprimer ma balance ?................................................................ 68 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS.......................................................... 69 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?............................................ 69 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?...................................... 70 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ............................................................... 71 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?.................................................. 72 8. LA CLOTURE MENSUELLE .......................................................................... 74 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?........................................................... 74 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..................................................... 74 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ..................................................... 75 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ........................................ 75 9.2. Je clôture mon exercice............................................................................... 75 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 79 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?................................................................. 79 10.2. Comment sauvegarder ? ........................................................................... 79 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 81 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS ................................................................... 81 1.1. La création des guides d’écritures ............................................................... 81 1.2. La gestion des abonnements....................................................................... 81 1.3. La gestion des modes de règlement ............................................................ 81 1.4. La gestion analytique................................................................................... 82 Table des matières 17 1.5. La gestion budgétaire.................................................................................. 82 1.6. Les chéquiers (version PRO)....................................................................... 82 1.7. La gestion des devises (version PRO)......................................................... 82 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)..................... 82 2. MENU QUOTIDIEN........................................................................................ 83 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)............................. 83 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ............................. 83 2.3. La recherche d’écritures .............................................................................. 83 2.4. Les écritures de simulation.......................................................................... 83 2.5. Les prévisions de trésorerie......................................................................... 83 3. MENU IMPRESSIONS................................................................................... 84 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ................................................ 84 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)...................................... 84 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ....................................................... 84 3.4. Les listes diverses ....................................................................................... 84 4. MENU CLOTURE........................................................................................... 85 4.1. Validation des écritures ............................................................................... 85 4.2. La génération des soldes N-1...................................................................... 85 4.3. La génération des RAN provisoires ............................................................. 85 5. MENU OUTILS............................................................................................... 86 5.1. Maintenance................................................................................................ 86 5.2. Assistance comptable.................................................................................. 86 5.3. Communication entreprise-expert................................................................ 86 5.4. Les importations et exportations de données............................................... 87 INDEX................................................................................................................ 89 NOTES .............................................................................................................. 94 NOTES .............................................................................................................. 95 NOTES .............................................................................................................. 96 Avant de commencer 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 20 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz ou supérieur  Mémoire : 3Go  Windows XP (1) , Vista (2) ,7 ou 8 (32 bits et 64 bits) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Espace disque libre : 3 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP3 et Windows XP pro SP3 (2) Services Pack Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 3 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 22). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 22 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® 7 Windows® 8 Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel ? 23 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 24 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? 25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 18.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. INSTALLATION 26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Immobilisations,  Version Millésime,  Version Pro,  Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Comment activer mon logiciel ? 27 Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. INSTALLATION 28 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier ? 29 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 30 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :  La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple : Comment créer mon dossier ? 31 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.  La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 37). INSTALLATION 32 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? 33 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 34 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? 35 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 36 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation  Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.  Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :  En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux.  En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte. Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Comment initialiser mon dossier ? 37 Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés :  « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.  « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 41), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? PRISE EN MAIN 38 Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements.  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Comment initialiser mon dossier ? 39 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. PRISE EN MAIN 40  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. Comment initialiser mon dossier ? 41 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60), le type (Débits) et le type d’achat. PRISE EN MAIN 42 Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE). 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou doublecliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? 43 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35).  Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps PRISE EN MAIN 44 lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon. Comment initialiser mon dossier ? 45 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :  Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique :  Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 46 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :  La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 52.  La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 53. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences). Comment saisir mes écritures ? 47 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation.  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique.  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne PRISE EN MAIN 48 Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». Comment corriger une facture ? Comment saisir mes écritures ? 49 En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : PRISE EN MAIN 50 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse).  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. Comment saisir mes écritures ? 51 Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : PRISE EN MAIN 52 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Proposition des numéros de comptes  Positionnement automatique au débit ou au crédit  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC. Comment saisir mes écritures ? 53  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .  Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement.  Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit PRISE EN MAIN 54 Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. Comment saisir mes écritures ? 55 Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 42) .  Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. PRISE EN MAIN 56 Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez vos écritures :   ou F4 ouvre le plan comptable  F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.  Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 36), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement.  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne. Comment saisir mes écritures ? 57  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 45). Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez la ligne du paiement ;  Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture. PRISE EN MAIN 58 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.  En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus. Je consulte et je lettre un compte 59 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit :  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. PRISE EN MAIN 60 Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. Je consulte et je lettre un compte 61 Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56). PRISE EN MAIN 62 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 30. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. Je pointe ma banque 63  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant. Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux »).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). PRISE EN MAIN 64 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 33).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.  Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. La déclaration de TVA 65  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. PRISE EN MAIN 66 Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. Les impressions courantes 67 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. PRISE EN MAIN 68 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. Je réalise le suivi de mes tiers 69 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 56) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 59) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. PRISE EN MAIN 70 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements. Je réalise le suivi de mes tiers 71 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.  Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.  Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. PRISE EN MAIN 72 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône .  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante : Je réalise le suivi de mes tiers 73 PRISE EN MAIN 74 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice 75 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 64), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 76 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 79). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture).  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Les opérations de fin d’exercice 77 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 78 Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? 79 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers 81 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement). LES FONCTIONS AVANCEES 82 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien 83 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie). LES FONCTIONS AVANCEES 84 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données. Menu Clôture 85 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à- dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). LES FONCTIONS AVANCEES 86 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés.  Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. Menu Outils 87 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX A Abonnements...................................................................................................79 Achats........................................................................................................45, 50 Adresse ................................................................................................27, 31, 37 Aide à la révision............................................................................................84 Aide en ligne..............................................................................................11, 32 Analytique .......................................................................................................80 Annexe 3310 A................................................................................................62 Avoir................................................................................................................46 B Balance ............................................................................................................66 Balance âgée....................................................................................................67 Bilan ................................................................................................................73 Bordereau de remise en banque .......................................................................49 Budget .............................................................................................................80 C CA12 ...............................................................................................................63 CA3 .................................................................................................................62 Chéquiers.........................................................................................................80 Client ...............................................................................................................37 Clôture annuelle.........................................................................................73, 74 Clôture mensuelle ............................................................................................72 Communication entreprise-expert....................................................................84 Compte ......................................................................................................36, 57 Compte de résultat...........................................................................................73 Comptes associés.............................................................................................38 Configuration requise ......................................................................................18 Consulter un compte ........................................................................................57 Contact ................................................................................................28, 31, 38 Contrepartie automatique ................................................................................43 Corriger une facture.........................................................................................47 Crédit.........................................................................................................50, 52 D Dates d’exercice ........................................................................................28, 34 Débit..........................................................................................................50, 52 Décaissements.................................................................................................81 Déclaration CA12............................................................................................63 Déclaration CA3..............................................................................................62 Déclaration de TVA ........................................................................................62 Dépense ...........................................................................................................48 Devises............................................................................................................80 E Ecart de rapprochement...................................................................................61 Echéance .........................................................................................................51 Echéancier...........................................................................................33, 54, 59 Echéancier détaillé ..........................................................................................69 Echéancier prévisionnel...................................................................................69 Ecritures de simulation..............................................................................74, 81 E-mail..............................................................................................................17 Encaissements .................................................................................................81 Equilibrage virtuel des journaux......................................................................33 Escompte .........................................................................................................46 Evaluation .......................................................................................................24 Exportations ....................................................................................................85 F Facture........................................................................................... 45, 46, 50, 52 G Grand-livre ......................................................................................................65 Guide d’abonnement .......................................................................................79 Guides d’écritures............................................................................................79 H Horaires...........................................................................................................17 I Identification..............................................................................................27, 31 Immobilisations...............................................................................................80 Importations.....................................................................................................85 Installation monoposte.....................................................................................19 Installation réseau ............................................................................................21 J Journal .......................................................................................................40, 65 Journal centralisateur.......................................................................................73 Journal d’achats...............................................................................................40 Journal de banque ............................................................................................43 Journal général.................................................................................................73 L Lancement .......................................................................................................23 LCR .................................................................................................................81 Lettrage................................................................................................38, 57, 75 Lettrage approché ............................................................................................34 Lettrage automatique .......................................................................................58 Lettrage en cours de saisie ...................................................................33, 55, 59 Lettres chèques................................................................................................81 Lettres de relance.............................................................................................70 Libellé de l’écriture .........................................................................................41 Libellés des écritures .................................................................................33, 53 Libellés types...................................................................................................53 M Marge brute .....................................................................................................82 Mode de saisie .................................................................................................44 Modes de règlement.........................................................................................79 Monoposte .......................................................................................................19 Mot de passe ....................................................................................................31 MSA................................................................................................................27 N NAF...........................................................................................................27, 31 Natures d’achat................................................................................................45 Nouveau dossier..............................................................................................27 Numéro de TVA........................................................................................27, 31 Numérotation des pièces..................................................................................41 P Plan comptable .............................................................................. 29, 36, 52, 84 Pointer les règlements .....................................................................................49 Préférences......................................................................................................32 Prélèvements ...................................................................................................81 Prévisions de règlements.................................................................................68 Prévisions de trésorerie....................................................................................81 Protocoles validés............................................................................................20 R Raccourcis comptes.........................................................................................41 RAN provisoires..............................................................................................83 Rapprochement bancaire ............................................................... 28, 34, 60, 75 Rapprochement bancaire automatique.............................................................81 Recette.............................................................................................................49 Recherche d’écritures......................................................................................81 Règlement .................................................................................................48, 54 Réimputation ...................................................................................................84 Remise.............................................................................................................46 Remise en banque............................................................................................48 Report à nouveau.............................................................................................74 Reports à nouveaux ...................................................................................73, 75 Réseau .............................................................................................................21 Réseaux validés...............................................................................................20 Résultat d’exploitation.....................................................................................82 Résultat net comptable ....................................................................................82 Retards de paiements.......................................................................................67 Révision comptable .........................................................................................84 S Saisie guidée........................................................................................44, 50, 79 Saisie non comptable .................................................................................34, 44 Saisie standard ...........................................................................................44, 52 Sauvegarde ......................................................................................................77 Service technique.............................................................................................17 Solde..........................................................................................................53, 60 Soldes N-1 .......................................................................................................83 Statistiques.......................................................................................................82 Suivi de balance mensuel.................................................................................82 T Tableaux de gestion .........................................................................................82 Taux.................................................................................................................39 Taux de TVA...................................................................................................35 Traite ...............................................................................................................81 Trésor public....................................................................................................32 Trésorerie.........................................................................................................48 TVA................................................................. 27, 31, 32, 35, 39, 53, 55, 62, 63 V Vente .........................................................................................................46, 52 Ventes comptoir...............................................................................................47 Virements ........................................................................................................81 Z Z de caisse .......................................................................................................47 NOTES NOTES NOTES EBP Prévisions Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2005 EBP Informatique, édition Juin 2008 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2 : Juin 2010 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Prévisions et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................... 9 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................... 9 1.1. Accès au service technique..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 12 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12 4.1. Version non activée............................................................................... 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 13 5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? .............................................. 13 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 14 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 15 1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ?....................................... 15 1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 15 1.3. Les options............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 16 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 16 2.1. Créer une fiche...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 17 2.5. Les Notes perso.................................................................................... 17 8 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 18 3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 18 3.3. Spécificités............................................................................................ 19 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 22 4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 22 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 23 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 23 6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 23 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 24 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 25 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 25 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 26 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 26 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 26 3.2. L’impression du rapport......................................................................... 26 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 27 INDEX................................................................................................................ 28 Avant de commencer 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent,  Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits),  Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista),  Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®,  500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation,  Internet Explorer 5.5 SP2,  Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*.  Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 20 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Prévisions. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Previsions. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Le lancement du logiciel EBP Prévisions ne pourra se faire que par l’intermédiaire du logiciel EBP Comptabilité Pro V12 Révisions et Prévisions. Vous disposerez du menu Prévisions + Lancez EBP Prévisions ou d’une entrée dans le volet de navigation pour lancer le produit. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activé. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code de débridage. Comment créer mon business plan ? 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones :  Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? Pour créer un nouveau business plan, trois possibilités vous sont offertes :  Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business plan sur 20 ans au maximum. INSTALLATION 14 Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de business plan (au maximum 20). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon business plan ? 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre business plan, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de :  Définir les Préférences du dossier,  Etablir le paramétrage des Données de base,  Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du business plan. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel. Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau business plan, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre business plan depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Un outils d’insertion de champs variables,  Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du business plan. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Négoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société ;  Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat). 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business plan. Comment saisir les prévisions ? 19 Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement,  Les tableaux de financements,  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs. Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Prévisions propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment reprendre une entreprise ? 23 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les décaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants d’associés,  les emprunts,  les crédits-bails,  l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au rapport par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Prévsions vous propose la structure complète du business plan présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. PRISE EN MAIN 24 Depuis EBP Prévisions, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :  Les tableaux sont indiqués par l'icône ,  Les graphiques sont indiqués par l'icône ,  Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du business plan (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord 25 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Prévisions. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;  La liste des dates importantes du business plan : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;  La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business plan créé ;  La rentabilité du business plan : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ;  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 26 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Prévisions, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Prévisions vous propose une ou plusieurs structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Les impressions et les exportations 27 Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Prévisions vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama. Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 28 INDEX A Accès au service technique....................................................................................9 Achats..................................................................................................................20 Aide dynamique ...................................................................................................16 Aide sur Business Plan ..........................................................................................6 B Balance................................................................................................................23 C Charges ...............................................................................................................20 Configuration minimale.........................................................................................10 Créer le dossier....................................................................................................13 D Débridage ............................................................................................................12 Débrider le logiciel................................................................................................13 Dossier final Généralités.......................................................................................................23 Impression .......................................................................................................26 E Ecran de travail ....................................................................................................14 Elements antérieurs .............................................................................................14 Exportation des grilles ..........................................................................................26 F Fiches Annulation........................................................................................................17 Création ...........................................................................................................16 Modification......................................................................................................17 Suppression .....................................................................................................17 Financements.......................................................................................................19 Index 29 G Graphiques ..........................................................................................................22 I Impôt Société .......................................................................................................21 Impôts et taxes.....................................................................................................21 Impressions Des grilles ........................................................................................................26 Dossier.............................................................................................................26 Exportations .....................................................................................................26 Installation............................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................12 O Options ................................................................................................................16 P Personnels ...........................................................................................................20 Place disque nécessaire.......................................................................................10 Préférences Accéder............................................................................................................15 de Prévisions....................................................................................................15 Données de base .............................................................................................15 du Dossier........................................................................................................15 Saisir................................................................................................................15 Prévisions Accéder............................................................................................................18 Achats..............................................................................................................20 Charges ...........................................................................................................20 Financements...................................................................................................19 Généralités.......................................................................................................18 Impôt société....................................................................................................21 Impôts et taxes.................................................................................................21 Personnels .......................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................19 Subventions d'investissements.........................................................................19 Ventes..............................................................................................................19 R Ratios...................................................................................................................22 Reprise de societe................................................................................................23 INDEX 30 Reprise de société................................................................................................14 Résultats Consultation .....................................................................................................22 Exportation.......................................................................................................26 Graphiques ......................................................................................................22 Impression .......................................................................................................26 Ratios...............................................................................................................22 Tableaux ..........................................................................................................22 Types de consultation ......................................................................................26 S Sauvegarde des données.....................................................................................24 Subventions d'exploitation....................................................................................19 Subventions d'investissements.............................................................................19 T Tableau de bord...................................................................................................25 TVA......................................................................................................................22 V Ventes..................................................................................................................19 Version bridée......................................................................................................12 Index 31 NOTES NOTES 32 NOTES EBP Compta Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 18 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 18 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 18 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 20 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 20 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 23 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 2.2. Les autres options ....................................................................................... 23 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 24 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 25 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 25 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 26 6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 26 6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 27 6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 27 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 28 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 28 7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 28 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 28 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................................ 28 9. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 29 9.1. L’en-tête ...................................................................................................... 29 16 9.2. Le corps ...................................................................................................... 29 9.3. Le pied ........................................................................................................ 29 9.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 30 10. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 30 11. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 30 12. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 31 13. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 31 14. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 32 15. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 32 16. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 33 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 33 18. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 34 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 36 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 36 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 36 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 37 4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 37 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 37 6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 37 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 38 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 38 9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 38 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 39 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 39 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 39 13. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT ................................................................ 40 14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 40 17 INDEX................................................................................................................ 41 INSTALLATION 18 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. INSTALLATION 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement.et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Comment créer mon dossier ? 21  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 22 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation Les menus Ouverture de l’application 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options , car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. PRISE EN MAIN 24 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment créer un compte ? 25 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. PRISE EN MAIN 26 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 6.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 6.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l’utilisateur.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Comment saisir une écriture comptable ? 27 Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 6.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. PRISE EN MAIN 28 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur… Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. comment consulter un compte ? 29 Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 9. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 9.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné, Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. 9.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 9.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. PRISE EN MAIN 30 9.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. comment établir une déclaration de TVA ? 31  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 12. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 13. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez PRISE EN MAIN 32 les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment cloturer un exercice ? 33 16. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. PRISE EN MAIN 34 Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 18. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres - Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Comment envoyer un PDF signé ? 35 Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. . LES FONCTIONS AVANCEES 36 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. Le tableau de bord 37 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils - Options - Général – Apparences. 4. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. LES FONCTIONS AVANCEES 38 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 9. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports /Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Les fonctionnalités disponibles 39 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités Disponibles. 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils – Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. LES FONCTIONS AVANCEES 40 13. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un dossier. La chronologie des échanges est la suivante : - Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du menu Outils. - Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier du client. - Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client. - Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable. Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront utilisables. 14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 41 Index A A nouveaux ..........................................................................................................33 Accès au service technique..................................................................................18 Activer mon logiciel ..............................................................................................20 Aide sur EBP Compta Classic (OL Technology) ..................................................14 Archivage des données........................................................................................39 B Balance d’ouverture .............................................................................................33 Balance interactive...............................................................................................37 C Clôture annuelle...................................................................................................33 Clôture mensuelle ................................................................................................32 Communication Entreprise-Expert........................................................................38 Compte ................................................................................................................25 Configuration minimale.........................................................................................18 Consultation d'un compte .....................................................................................29 Création de dossier..............................................................................................21 Création de modèle..............................................................................................40 D Dates d'exercices ...........................................................................................21, 24 Déclaration de TVA ..............................................................................................31 E Échanges clients / expert .....................................................................................40 Echéancier...........................................................................................................37 Ecran de travail ....................................................................................................22 Ecritures de simulation .........................................................................................26 Encaissement.......................................................................................................28 Exercice courant ..................................................................................................24 Exercices comptables ..........................................................................................24 F Facture d’achat ....................................................................................................28 42 Facture de vente ..................................................................................................28 Favoris .................................................................................................................36 Fonctions avancées .............................................................................................36 G Gestion des fenêtres ............................................................................................24 Grand Livre interactif............................................................................................37 I Import paramétrable.............................................................................................38 Indemnités kilométriques......................................................................................31 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................19 J Journal .................................................................................................................25 Journal des événements ......................................................................................39 L Lancement du logiciel...........................................................................................20 Lettrage automatique ...........................................................................................37 Lettrage simplifié ..................................................................................................30 Lettrer un compte .................................................................................................30 Lier un dossier d'une autre application .................................................................34 M Modèle .................................................................................................................40 Mot de passe........................................................................................................23 N Notes de frais.......................................................................................................31 Numérotation des pièces......................................................................................25 O Open Guide..........................................................................................................36 Options du dossier ...............................................................................................23 Ouverture de l'application.....................................................................................23 P PDF Signé............................................................................................................34 Plan comptable ....................................................................................................21 43 R Racines non autorisées........................................................................................25 Rapprochement bancaire .....................................................................................30 Relevés bancaires................................................................................................37 Remise en banque ...............................................................................................28 Reports On Line...................................................................................................38 S Saisir dans un guide.............................................................................................27 Saisir dans un journal...........................................................................................26 Saisir une écriture comptable ...............................................................................27 Sauvegarde..........................................................................................................33 T Tableau de bord...................................................................................................37 Ticket Z ................................................................................................................28 Traitements sur les écritures ..........................................................................26, 32 TVA..........................................................................................................23, 25, 31 V Validation des écritures ........................................................................................32 Ventes comptoir ...................................................................................................28 EBP Bâtiment Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 08 11 65 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Octobre 2014 EBP Bâtiment 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son 4 EBP Bâtiment installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données EBP Bâtiment 5 (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, 6 EBP Bâtiment Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de nonpaiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, EBP Bâtiment 7 sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est 8 EBP Bâtiment facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. EBP Bâtiment 9 Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « antivirus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences 10 EBP Bâtiment Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation EBP Bâtiment 11 formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : 12 EBP Bâtiment Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: EBP Bâtiment 13 Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». 14 EBP Bâtiment Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): EBP Bâtiment 15  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 16 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 17 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 18 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 19 Table des matières INSTALLATION 23 1. AVANT DE COMMENCER ..................................................23 1.1. Accès au service technique .......................................23 1.2. Configuration minimale conseillée .............................23 1.3. Configuration minimale requise pour la version 24 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?........................25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.............................26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?............................26 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.................27 4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.............27 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...............................28 6. ECRAN DE TRAVAIL ..........................................................30 PRISE EN MAIN 31 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .......................31 1.1. Les options à remplir dès maintenant........................32 1.2. Les autres options .....................................................32 1.3. Les options d’affichage ..............................................33 1.4. Mot de passe .............................................................34 1.5. Gestion des fenêtres..................................................34 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..................................35 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ..........35 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ........................38 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...............39 3.1. Exemple de métré......................................................40 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.........................42 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...43 5.1. Promotions ................................................................43 5.2. Tarifs..........................................................................43 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?...........44 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.........................................45 7.1. L’entête du devis........................................................46 7.2. Le corps.....................................................................46 7.3. Le pied.......................................................................48 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...............................48 20 EBP Bâtiment 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..................49 9.1. Création du barème...................................................50 9.2. Utilisation du barème éco-contribution.......................50 10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ?51 10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier .....52 10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier ........52 10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier ......53 11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? 54 11.1. Saisie de l’avancement des travaux ........................54 11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement........55 12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ?................55 13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS............................................................................56 13.1. Transfert de documents...........................................56 13.2. Duplication...............................................................57 13.3. Regroupement de bons de livraison ........................57 13.4. Impression des documents......................................58 13.5. Envoi par e-mail.......................................................58 14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .....59 15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ................................59 16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..................................61 16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés...........................................................................62 16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier détaillés ............................................................................62 16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés..63 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? ........................64 17.1. Comment commander ? ..........................................65 17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks....66 17.3. Comment réceptionner les achats ? ........................67 17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .............68 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ? .................................................................68 18.1. Comment créer une demande de prix sous-traitant? .........................................................................................69 18.2. Comment créer une commande sous-traitant ?.......71 18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? .............71 19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? 72 EBP Bâtiment 21 19.1. Comment créer une étude des déboursés ?............72 19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? .....................................75 19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ?...............................................76 19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ? ..................................76 19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ? .....................................77 20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ....................77 20.1. Les options des affaires...........................................77 20.2. Comment créer une affaire ? ...................................78 20.3. Comment associer des documents à une affaire ?..79 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................80 21.1. Deux modes de gestion du stock.............................80 21.2. Les documents de stock ..........................................81 21.3. Les mouvements de stocks .....................................83 22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. .........................................................................84 22.1. Les contrats de maintenance...................................84 22.2. Le service après vente.............................................85 22.3. L’historique Maintenance / SAV...............................86 23. LE PLANNING ............................................................86 23.1. Présentation du planning .........................................86 23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous..88 23.3. Ajout d'une intervention ...........................................89 23.4. La fiche rendez-vous ...............................................89 24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS90 24.1. Comment saisir un acompte ? .................................90 24.2. Comment saisir un règlement client ?......................91 24.3. La remise en banque ...............................................92 25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES..........................95 25.1. Le tableau de bord..................................................95 25.2. L’historique clients/prospects...................................95 25.3. L’historique des éléments ........................................96 26. COMMENT CREER UN MAILING ? ..........................97 22 EBP Bâtiment 27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?......................................................................97 27.1. Les données à renseigner avant transfert ...............98 27.2. Le transfert ..............................................................99 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..............99 29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................100 LES FONCTIONS AVANCEES 103 1. LES RELANCES................................................................103 2. L’ECHEANCIER CLIENT...................................................103 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ......103 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.................104 5. LES STATISTIQUES .........................................................104 6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS ...............104 7. INDEXATION DE DEVIS ...................................................105 8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) 105 9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES..................................105 10. EBP SAUVEGARDE........................................................106 11. LE MENU INTERNET......................................................106 INDEX 107 NOTES 111 Avant de commencer EBP Bâtiment 23 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min) Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 –2 GHz ou supérieur  Mémoire de 1 Go de RAM  Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits, 24 EBP Bâtiment  Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. Configuration minimale requise pour la version La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste(1) est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 – 2 GHz ou supérieur,  Mémoire de 3 Go de RAM  Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits,  Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2GHz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur. Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Bâtiment 25 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment. 3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Remarque Si vous avez acheté une version réseau, sélectionnez le type d’installation réseau comme type d’installation. 26 EBP Bâtiment 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment12.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bâtiment. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. Comment Activer mon logiciel ? EBP Bâtiment 27 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Activer par Internet" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). 28 EBP Bâtiment  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : Le code d’activation que vous avez saisi n’est pas correct. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Activer votre logiciel. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci clavier [Ctrl] + [N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Comment créer mon dossier ? EBP Bâtiment 29 Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 30 EBP Bâtiment 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768 Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres EBP Bâtiment 31 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos suivants : ou . Remarque Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 32 EBP Bâtiment 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Eléments - Ouvrages : Cette partie permet principalement de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.  Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de stock, quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation, d’avoir des avertissements, d’indiquer la durée de validité des devis.  Taux / Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Permet d’indiquer les taux de frais généraux et de bénéfice.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable). Dans la partie Bibliothèques, vous pouvez mettre Comment initialiser mon dossier ? EBP Bâtiment 33 une bibliothèque par défaut si vous avez importé des bibliothèques partenaires… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc.  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés.  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples et en affichant des calculs .  Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux catégories  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez créer des champs personnalisés  Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs 34 EBP Bâtiment et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...) Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Mot de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs. L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier. Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur. Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot de passe. 1.5. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 35 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, maind’œuvre, matériel, divers, ouvrage, sous-traitance et textes.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les mains-d’œuvre correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc.)  Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en location et dont vous facturez au client l’utilisation. 36 EBP Bâtiment  Les textes pourront être insérés dans le corps de vos documents.  La sous-traitance correspond à une tâche soustraitée.  L’onglet Eléments en sommeil regroupe tous les éléments qui ont la case « Elément en sommeil » de coché dans sa fiche. Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton Ajouter qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet Désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids et le volume total de vos éléments, le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non. En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 37 Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage. Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente puis précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et vous vendez les sachets à l’unité : Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants : 38 EBP Bâtiment  Tarifs / Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions éléments. Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.  Comptes : Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.  Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.  Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais, etc..  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images.  Notes : Permet de saisir des commentaires Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 39 procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils + Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux. EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une ou plusieurs fournitures. Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone Métré ou bien en faisant appel à l’assistant métré. Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données + Divers + Métrés Types. Les métrés types 40 EBP Bâtiment sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir. Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré. Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux exemples de métrés-types. 3.1. Exemple de métré A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton nécessaire pour une colonne. Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre. Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :  Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit d’un commentaire.  Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)  Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du cylindre’  Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre d’outils.  Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la fonction Volcylindre en doublecliquant dessus, à l’aide de la souris. Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 41  La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT)  Cliquez ensuite sur le bouton Terminer Votre métré type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera dans la zone Total. N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré. Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.  Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône ,  Sélectionnez le métré type. Les opérations s’affichent alors.  Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.  Le métré se calcule automatiquement. Son total est reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet Composition. Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré type dans l’onglet Métré des documents de vente. 42 EBP Bâtiment 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Remarque Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant un prospect. Pour cela, vous devez confirmer le message de transfert du prospect en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez par Enregistrer. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. Comment créer un MULTI TARIF - PROMOTION ? EBP Bâtiment 43 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? 5.1. Promotions Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion. Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche. L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients. La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise. Elle est facultative. Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise. 5.2. Tarifs Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou Eléments. Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments. Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client précis ou pour une famille précise de clients. Remarque Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs 44 EBP Bâtiment critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou la remise sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments. Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont définies uniquement dans les promotions. Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de remise (et inversement). L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document. L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options. 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code et le libellé du mode de règlement, puis dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 45 La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos clients. Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères. Attention La somme, des % des lignes créées, doit être égale à 100%. Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances : - Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant, - Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées. 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. 46 EBP Bâtiment Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les informations liées à l’affaire. 7.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre devis. La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 80). Si vous la décochez, les documents générés, à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les stocks. 7.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 47 même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille et pour faciliter la saisie, vous disposez : D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches.. Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique. D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille. Vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix. Vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir page 39). L’onglet Lettres types permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 48 EBP Bâtiment 7.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux et le bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours. Le bouton Indexation, disponible uniquement dans les devis, vous permet d’avoir un historique des indexations effectuées à partir d’un devis sous la forme d’arborescence. Le bouton Comptabilité vous permet de paramétrer d’autres comptes comptables pour les TVA pour ce document. Lors du transfert comptable, c’est ces comptes qui seront utilisés. 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée à partir d’un transfert de document (ex : transfert de devis). Comment gérer l'éco-contribution ? EBP Bâtiment 49 La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - de colonnes supplémentaires dans le corps de votre document, - d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement en détail. 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE, est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Ecosystèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans EBP Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution s'effectue en plusieurs étapes. 50 EBP Bâtiment 9.1. Création du barème Pour créer le barème, sélectionnez "créer le barème d'écocontribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 9.2. Utilisation du barème éco-contribution Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’écocontribution est TTC. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution (Montant de l’élément dont écocontribution). Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TTC ». Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution est inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le Total TTC du document. Par le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Comment gerer l’eco-contribution mobilier ? EBP Bâtiment 51 Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ? Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des 10 catégories suivantes (ces catégories sont définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement) : 1. Meubles de salon / Séjour / Salle à manger, 2. Meubles d’appoint, 3. Meubles de chambres à coucher, 4. Literie, 5. Meubles de bureau, 6. Meubles de cuisine, 7. Meubles de salle de bains, 8. Meubles de jardin, 9. Sièges, 10. Mobiliers techniques, commerciaux et de collectivité. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Il existe deux éco-organismes qui ont leur propre barème :  Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels,  Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). 52 EBP Bâtiment 10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier Pour créer les barèmes, sélectionnez "créer les barèmes écocontribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les barèmes par le menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier. 10.1.1. Création d’un barème manuellement Vous pouvez aussi créer manuellement un barème en passant par le menu Données + Divers + Barème Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner le code, l’organisme, le montant HT et cocher la Proportionnel au poids (Kg) si besoin. 10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier Pour créer les articles éco-contribution mobilier, sélectionnez "créer les barèmes éco-contribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les articles par le menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier. 10.2.1. Création d’un article éco-contribution manuellement Vous pouvez aussi créer manuellement un article écocontribution en passant par le menu Données + Divers + Article Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner un code, un libellé, l’organisme, le barème à utiliser et le code article (Fournit par Valdelia ou Eco-mobilier). Les autres champs sont spécifiques à l’organisme Valdelia. Comment gerer l’eco-contribution mobilier ? EBP Bâtiment 53 10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier 10.3.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches articles Eco-contribution mobilier, vous devez les affecter à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution mobilier est HT. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution mobilier (Montant de l’élément dont éco-contribution mobilier). Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution mobilier au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution mobilier au montant TTC ». 10.3.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), l’article écocontribution mobilier associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution mobilier TTC sera calculé en fonction du nombre ou du poids (case « Proportionnel au poids (Kg) » cochée dans la fiche barème éco-contribution mobilier) de l'élément vendu et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution mobilier est inclus (Dont éco-contribution mobilier...) ou ajouté dans le Total TTC du document. Par le menu Impressions + Historique éco-contribution mobilier, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des articles éco-contribution mobilier utilisés dans les documents. 54 EBP Bâtiment 11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :  A partir de factures directes  Par transfert de devis ou de commande 11.1. Saisie de l’avancement des travaux La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez. Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée. Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel recalcule alors le montant à facturer au client (montant net HT Avancement). Remarque Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité et celui-ci se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au client. En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux. Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options + Document + Ventes. Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages. Comment GERER LE COMPTE PRORATA ? EBP Bâtiment 55 L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de situation d’avancement est automatiquement incrémenté. L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide). 11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement. 12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place lorsque plusieurs entreprises de divers corps de métier interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier. Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs : installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces besoins ne sont pas en général pris en charge par le maître d’ouvrage. La gestion du compte prorata s’effectue à partir du document de vente (devis, commandes…). 56 EBP Bâtiment Une fois les éléments de l’entête et du corps saisis, vous devez cliquer sur l’onglet Pied et cliquer sur le symbole des postes complémentaires. Vous pouvez saisir un libellé dans la zone Remises/Majorations du compte prorata puis saisir un montant dans la zone Montant ou un taux dans la zone %. Le bouton TVA – comptes vous permet de définir un compte comptable en cas de remise ou en cas de majoration ainsi que le taux de TVA à appliquer. Si vous ne définissez pas de compte comptable à partir de ce bouton, les comptes utilisés seront ceux définis à partir du menu Données / Divers / Postes complémentaires. Le montant de référence permettant le calcul du compte prorata correspond au Total HT du document. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 13.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures. Transfert, duplication et impression de documents EBP Bâtiment 57 Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la barre de Navigation. Remarque Pour la gestion de la contremarque, vous pouvez transfert un devis ou une commande client en demande de prix ou commande fournisseur. 13.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un type différent (ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 13.3. Regroupement de bons de livraison Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL. Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités : o Regrouper les documents sélectionnés, dans l’onglet Bons de livraison, en une facture. o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture. 58 EBP Bâtiment Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les transferts, duplications ou regroupements des documents. 13.4. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu pour avoir un aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 13.5. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Comment effectuer un suivi de chantier ? EBP Bâtiment 59 14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantités fournitures consommées sur votre chantier et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre stock. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi. L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, à l’architecte, au stock et de saisir un commentaire. Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités consommées. Cliquez sur le bouton Bons d’entrée / Sortie pour créer un bon d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées. 15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez 60 EBP Bâtiment comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé réalisé. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer. Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document, le document de vente source (devis, commande, etc..). Le déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier simplifié à partir d’un Contrat afin d’étudier sa rentabilité. Sans même préciser de contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’œuvre et de matériels réalisées. Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’œuvre, Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer et supprimer des lignes. Sur chaque ligne, saisissez la date. Dans la partie Fournitures /Divers et Frais complémentaires, vous pouvez saisir l’objet de la dépense, la quantité et son déboursé. Dans la partie Main d’œuvre, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer le nom du salarié et son taux horaire, sélectionner un type d’heure salarié Dans la partie Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire appel à votre fichier matériel afin de récupérer le nom du matériel et son coût horaire. La saisie des temps salariés EBP Bâtiment 61 Remarque La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie des temps salariés (voir p 61) L'onglet Récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie :  le total des fournitures/ divers,  le total de la main d’œuvre,  le total des matériels,  le total des heures et  le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses. Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier). Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement . Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu Impressions + Chantier simplifié. 16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES L’option de saisie des temps par salariés ou par chantier complète le suivi de chantier simplifié et le suivi de chantier détaillés. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié ou chantier par chantier les heures effectuées sur chacun des chantiers. 62 EBP Bâtiment 16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés Pour effectuer une saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Simplifiés + Saisie des temps salariés. La liste des saisies des temps salariés apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures effectuées, le type d’heure salarié et le taux horaire. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour. 16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier détaillés Pour effectuer une saisie des temps salariés par salarié sur les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie des temps salariés par salarié. La liste des saisies des temps salariés par salarié apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner le code du suivi de chantier, le code MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous La saisie des temps salariés EBP Bâtiment 63 pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire. Remarque Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône . La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé » apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner. Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers détaillés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour. 16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés Pour effectuer une saisie des temps salariés par chantier sur les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie des temps salariés par chantier. La liste des saisies des temps salariés par chantier apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le numéro de votre suivi de chantier détaillé. Les heures déjà saisies pour ce salarié sur ce chantier s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner votre salarié, le code MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire. 64 EBP Bâtiment Remarque Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône . La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé » apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner. Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, le suivi de chantier détaillé sur lequel vos salariés ont travaillés, sera mis à jour. 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO. Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, les bons de retours, les factures et les avoirs fournisseurs. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 65 17.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 66) ou bien en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quelque soit l'onglet de la commande affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 17.1.1. L'entête de la commande Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc.. 17.1.2. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée et peut faire appel à des textes types. 66 EBP Bâtiment Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran. Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre affaire, vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire. 17.1.3. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande. 17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement automatique. Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix ou au meilleur délai), la date du document et le type de document d’achat qui vont être générées. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 67 Attention Avant de générer les documents fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander, le stock d’alerte et avoir renseigné l’onglet Fourn de la fiche élément. Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes. 17.3. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou une partie des éléments commandés. Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur puis au choix :  Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation. Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type Main d’œuvre si l’option « Autoriser les lignes de main d’œuvre dans les BL » n’est pas coché dans le menu Outils + Options + Documents + Ventes)  Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation. Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle. 68 EBP Bâtiment Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs. 17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d’un regroupement de bons de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ? La gestion des achats de sous-traitance est uniquement disponible en version PRO. Comment gerer les achats de sous-traitance ? EBP Bâtiment 69 Les documents d’achats sous-traitant sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat sous-traitant disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats soustraitant, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix sous-traitants, les commandes soustraitants, les factures et les avoirs sous-traitants. 18.1. Comment créer une demande de prix soustraitant? Pour créer une demande de prix sous-traitant manuelle, il faut une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Demande de prix sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La demande de prix sous-traitant se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la demande de prix et sont visibles quelque soit l'onglet de la demande de prix affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 18.1.1. L'entête de la demande de prix Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre sous-traitant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc. . 70 EBP Bâtiment 18.1.2. Le corps de la demande de prix Tous les éléments dont vous souhaitez connaître le prix auprès de votre sous-traitant, doivent être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous insérerez alors dans votre demande de prix les éléments issus de votre bibliothèque interne, de vos bibliothèques de prix ou saisie manuellement pour ensuite la fournir à votre soustraitant pour qu’il puisse vous fournir ces prix. 18.1.3. Le pied de la demande de prix L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre demande de prix, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de la demande de prix (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre demande de prix. Vous pouvez transférer votre demande de prix sous-traitant en commande sous-traitant ou en facture sous-traitant en sélectionnant la demande de prix puis en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. Comment gerer les achats de sous-traitance ? EBP Bâtiment 71 18.2. Comment créer une commande soustraitant ? Pour créer une commande sous-traitant, vous pouvez soit transférer une demande de prix sous-traitant, soit la créer manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Commande sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La saisie de la commande sous-traitant est identique à celle des demandes de prix sous-traitant. Vous pouvez transférer votre commande sous-traitant en facture sous-traitant en sélectionnant la commande et en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. 18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? Pour créer une facture sous-traitant, vous pouvez soit transférer une commande sous-traitant, soit la créer manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Facture sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La saisie de la facture sous-traitant est identique à celle des demandes de prix sous-traitant. Vous pouvez transférer votre facture sous-traitant en avoir sous-traitant en sélectionnant la facture et en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. 72 EBP Bâtiment 19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? Cette fonctionnalité consiste à rechercher le meilleur fournisseur répondant aux critères sélectionnés pour un élément donné. Remarque Vous pouvez faire votre recherche selon 4 critères. Le meilleur déboursé (Valeur par défaut), le meilleur délai de livraison, la plus petite quantité minimum de commande et multiple de réapprovisionnement ou le fournisseur principal. Ce type de document peut servir dans plusieurs cas :  Pour commander à vos fournisseurs les éléments d’un ou plusieurs devis clients.  Pour mettre en concurrence plusieurs fournisseurs et obtenir ainsi les meilleurs tarifs.  Pour générer des appels d’offre (demandes de prix fournisseurs) afin de connaître si un fournisseur donné possède ou non un élément dans son catalogue (permettant par exemple de l’ajouter dans la liste des fournisseurs de la fiche élément).  Pour déclencher une commande fournisseur dans le but de réapprovisionner votre stock au meilleur tarif.  Pour mettre à jour une partie de votre base éléments en fonction des différentes réponses de vos fournisseurs… 19.1. Comment créer une étude des déboursés ? Pour créer une étude de déboursés, vous pouvez utiliser le raccourci Générer une étude disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation, à partir de la liste des devis dans les documents de vente ou d’un devis. Vous pouvez Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ? EBP Bâtiment 73 également créer une étude des déboursés par le menu Traitements, Etude des déboursés. Si vous demandez la génération d’une étude des déboursés à partir d’un devis, ce dernier sera automatiquement rattaché et les lignes du devis seront également reprises (sauf les lignes de commentaires et les éléments issus d’une bibliothèque externe ou créé manuellement dans le devis). 19.1.1. Onglet Général Cet onglet vous permet d’indiquer un commentaire. Il permet également d’ajouter et visualiser des devis clients que vous souhaitez intégrer dans l’étude. Vous pouvez également supprimer les devis clients pour lesquels aucune commande fournisseur n’a été générée. 19.1.2. Onglet Corps Cet onglet reprend automatiquement les éléments issus du ou des devis sélectionnés dans l’onglet Général. Vous pouvez ajouter, visualiser et supprimer des éléments. Le bouton Critères permet de choisir pour tous les éléments, les 4 critères de recherche. Vous pouvez choisir des critères de recherche différents pour chaques lignes d’éléments à l’aide des colonnes Critère N°1, Critère N°2, Critère N°3 et Critère N°4. Le bouton Appliquer les meilleurs fournisseurs permet de sélectionner automatiquement le meilleur fournisseur répondant aux critères. La sélection d’un autre fournisseur comme fournisseur retenu dans les lignes d’éléments reste possible. Le bouton Appliquer la quantité mini et le multiple de réappro permet de tenir compte, lors de la commande, des informations de la fiche élément. De ce fait, la quantité réellement commandée sera celle indiquée entre parenthèses. 74 EBP Bâtiment Le bouton Tout commander permet de sélectionner toutes les lignes du corps de l’étude et de reprendre les valeurs indiquées dans la colonne « Quantité restant à commander ». Pour chaque élément, vous pouvez visualiser en bas d’écran le détail de l’élément sélectionné dans la partie Liste des éléments. 5 onglets sont à votre disposition :  Fournisseur : permet de visualiser les différents fournisseurs associés à l’élément avec les informations sur le prix, la remise, la quantité minimum à commander…  Stock : permet de visualiser pour les éléments gérés en stock, le stock réel, virtuel ainsi que la quantité commandée par dépôt et en totalité.  Devis : permet de visualiser les devis concernés par l’élément sélectionné.  Commandes : permet de visualiser les commandes concernées par l’élément sélectionné.  Statistiques : permet de visualiser le montant (ou volume) des commandes passées pour le fournisseur indiqué dans l’élément sélectionné. Il est également possible de cocher l’élément afin que seules les statistiques de l’élément soient prises en compte. Vous pouvez également affiner vos statistiques en sélectionnant une période. 19.1.3. Onglet Achat Cet onglet permet de visualiser les demandes de prix et commandes fournisseurs générés à partir de l’étude. Le bouton Mettre à jour l’étude permet de mettre à jour les éléments modifiés dans la demande de prix. Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ? EBP Bâtiment 75 Exemple : Dans la demande de prix fournisseur générée, vous avez modifié le prix net car votre fournisseur vous a indiqué un changement (mise à jour tarif, remise…). En cliquant sur ce bouton, l’étude de déboursé va reprendre automatiquement cette modification. 19.1.4. Onglet Notes Cet onglet permet de saisir des commentaires. 19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Demande de prix. Sur la fenêtre des options de la génération des demandes de prix, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :  Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte les fournisseurs indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étude.  Tous les fournisseurs : prend en compte l’ensemble des fournisseurs (qu’ils soient ou non indiqués comme fournisseur dans l’étude).  Tous les fournisseurs associés : prend en compte les fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude. Une option vous permet de reprendre ou non les prix d’achat sur les demandes de prix. Le fournisseur vous transmet ses tarifs et vous pouvez les saisir dans la demande de prix. 76 EBP Bâtiment 19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Commander. Sur la fenêtre des options de la génération des commandes, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. 19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Maj éléments. Sur la fenêtre des options de la mise à jour des éléments, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :  Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte les fournisseurs indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étude.  Tous les fournisseurs associés : prend en compte les fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude. Vous pouvez également cocher les options suivantes :  Mettre le fournisseur retenu comme fournisseur par défaut : le fournisseur par défaut de la fiche élément sera remplacé par le fournisseur retenu dans l’étude des déboursés. Comment gérer des affaires ? EBP Bâtiment 77  Ajouter les fournisseurs non présents dans la fiche élément : Les fournisseurs ajoutés manuellement dans l’étude des déboursés seront intégrés dans les fiches éléments associées.  Lancer un recalcul des ouvrages à la fin de la mise à jour : Les montants des ouvrages seront mis à jour en fonction des éléments de l’étude des déboursés. 19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Maj devis client. Sur la fenêtre des options de la mise à jour des devis clients, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs, éléments et devis présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs, Eléments et Devis clients permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. L’option Prix de vente fixe vous permet de ne pas modifier le prix de vente client et donc de dégager une marge plus importante en cas de baisse de tarif à l’achat. 20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, règlements, suivis de chantier… Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers clients. 20.1. Les options des affaires La fenêtre des options des affaires est accessible via l’onglet Affaire du menu Outils + Options. Dans cette fenêtre vous 78 EBP Bâtiment allez pouvoir choisir de masquer ou non certains onglets, de modifier la vue en passant sur une vue hiérarchique, de prendre en compte les devis dans le calcul du récaptitulatif, de préférer l’utilisation des BL/BR à la place des factures/avoirs pour la partie réalisée de la synthèse et d’intégrer les temps salariés et matériels aux coûts réalisés. 20.2. Comment créer une affaire ? Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une nouvelle affaire. L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents. L’onglet Récapitulatif permet d’obtenir une synthèse des opérations effectuées dans l’affaire (ventes, achats, suivis de chantiers, règlements…). Cette synthèse peut-être filtrée par période. Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq documents, ainsi que des paramètres comme le nom du représentant, de l’architecte, les dates prévues de début et de fin de travaux, la distance du chantier, etc… Dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats soustraitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers simplifiés, Règlements clients, Paiements fournisseurs, Paiements sous-traitants, Contrats et Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire. L’onglet Statistiques vous permet d’obtenir des informations sous forme de graphiques sur le chiffre d’affaires clients, fournisseurs et l’aspect financier de l’affaire (évolution des Comment gérer des affaires ? EBP Bâtiment 79 échéances clients et fournisseurs, évolution des règlements clients et fournisseurs) 20.3. Comment associer des documents à une affaire ? Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un numéro d’affaire commun. Vous pouvez procéder de plusieurs façons :  Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .  Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.  Ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers simplifiés, Contrats et Interventions pour créer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires etc..).  Ouvrir une affaire et utiliser le bouton Associer dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés et Suivis chantiers simplifiés, Contrats et Interventions dans le cas où les documents ont été créés au préalable. 80 EBP Bâtiment Remarque La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même est rattachée à une affaire. Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste. Vous pouvez également imprimer la synthèse complète de l’affaire en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste (à partir de l’onglet Récapitulatif). 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? 21.1. Deux modes de gestion du stock EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :  A partir des bons de livraisons et factures clients,  Ou à partir du suivi de chantier détaillé Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie Documents. Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément des documents. Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document généré à partir du devis. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 81 Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la validation de la facture. Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux dernières saisies. 21.2. Les documents de stock Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock. Vous indiquerez, pour chacun des éléments de type fourniture ou divers, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos éléments de type fourniture ou divers est recalculé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données + Dépôts. Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer. Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’un élément de type fourniture ou divers d’un dépôt à un autre. 82 EBP Bâtiment 21.2.1. La saisie de l’inventaire La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks, cliquez sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..) et le dépôt. Vous pouvez également demander un inventaire vide. Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro ou bien si vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Suivant l’option sélectionnée, tous les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump et la valeur actuelle du stock. Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :  Nouvelle quantité (unité stock) : Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de stock.  Nouvelle quantité (unité de vente) : Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente. Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité totale.  Nouveau PUMP : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 83  Nouvelle quantité totale : Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente). Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock. Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger. Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du document. Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil ou pas, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’éléments et sélectionner les éléments que vous souhaitez. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 21.3. Les mouvements de stocks Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher. 84 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. Le bouton Visualiser de la barre de navigation, permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné. 22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 22.1. Les contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en :  La saisie et l'impression des contrats  La facturation périodique de ces contrats  La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites...  L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier, pour ajouter un nouveau contrat. Gestion des contrats de maintenance et S.A.V. EBP Bâtiment 85 L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 22.2. Le service après vente La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions, de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans intervention. Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier) Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de l’intervention, les frais de déplacement et saisir les éléments (code, numéro de série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir. Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions. 86 EBP Bâtiment 22.3. L’historique Maintenance / SAV A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, etc. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où le filtre choisi est présent ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où le filtre sélectionné apparaît. 23. LE PLANNING En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Remarque Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu Données + Salariés et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données + Matériels. Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. 23.1. Présentation du planning Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela, vous disposez des paramètres suivants :  Ressources Salariés / Personnel : Dans ce cadre vous retrouvez la liste des salariés pouvant être visible ou non dans le planning. Le planning EBP Bâtiment 87 Remarque Dans la fiche salarié via le menu Données + Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à votre salarié et choisir les salariés qui seront visibles dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun utilisateur n’est associé, tous les salariés seront visibles dans le planning.  Ressources Matériels société : Dans ce cadre vous retrouvez la liste des matériels société pouvant être visible ou non dans le planning. Remarque Dans la fiche salarié via le menu Données + Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à votre salarié et choisir les matériels société qui seront visibles dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun utilisateur n’est associé, tous les matériels société seront visibles dans le planning.  Vue : Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels. - La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus.  Date : Indiquez la date de début du planning à afficher.  Hauteur d'une ligne : Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou 88 EBP Bâtiment diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie.  Nombre de jours : Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.  Intervalles : Indiquez les intervalles à afficher dans le planning. Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning. 23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu Outils. - Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :  vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré- remplies.  vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaité disponible par le menu contextuel accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné. - Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez Le planning EBP Bâtiment 89 l’option Modifier disponible dans la barre d'outils au-dessus du planning par le menu contextuel accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. - Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). 23.3. Ajout d'une intervention Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, sélectionnez l’option Nouvelle Intervention disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché. Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le bouton Intervention disponible dans la barre de navigation. 23.4. La fiche rendez-vous Vous disposez des champs suivants :  Objet : Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning audessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).  Dates de début et fin de rendez-vous : Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie. 90 EBP Bâtiment  Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning.  Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte.  L’onglet Affectation : Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariés concernés ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés / Personnel pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris. 24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements, décaissements fournisseurs et sous-traitants, accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres ci-dessous. 24.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 91 Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 24.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée. 92 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 24.3. La remise en banque EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en éditant le bordereau de remise en banque. Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque et utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste. Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer. 24.3.1. Génération du fichier Etebac En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5, destiné à votre banque, après validation de la remise en banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque. Indiquez la date d’opération puis le chemin où copier le fichier sur votre disque dur. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 93 Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches respectives. 24.3.2. Génération du fichier SEPA En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme SEPA, destiné à votre banque, après validation de la remise banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer SEPA disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque. La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour les remises en banque qui si :  Le règlement remis en banque utilise le moyen de paiement (Zone « Paiement par » dans la fenêtre de saisie des règlements) « Virement SEPA », « Prélèvement SEPA » ou « Virement international »,  Le moyen de paiement est identique entre tous les règlements que vous souhaitez remettre en banque. Il n’est donc pas possible de générer un fichier à la norme SEPA si la remise en banque contient un règlement qui utilise le moyen de paiement « Virement SEPA » et un autre le moyen de paiement « Virement international ». En cliquant sur le bouton Générer SEPA une nouvelle fenêtre apparait. Cette fenêtre est différente selon le moyen de paiement utilisé.  Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA »,  Dans le cas d’un moyen de paiement « Prélèvement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », 94 EBP Bâtiment  Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement international », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de virement international ». Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA », vous devez renseigner :  La date d’opération,  Cocher ou pas la case « Opération urgente »,  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Dans la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », vous devez renseigner :  La date d’opération,  Le type de prélèvement : o Prélèvement SEPA Core (Proposé par défaut), o Prélèvement SEPA interentreprises.  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement international », vous devez renseigner :  La date d’opération,  L’imputation des frais : o Aucun, o Partagés (proposé par défaut), o Débiteur, o Créditeur.  Cocher ou pas la cas « Priorité haute »,  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Remarque La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour les décaissements que si le moyen de paiement utilisé est « Virement SEPA ». Tableau de bord et historiques EBP Bâtiment 95 Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches respectives. 25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 25.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats et les statistiques d’achat. 25.2. L’historique clients/prospects Depuis le menu Données + Historique clients / prospects, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par client / prospect ou famille de client / prospect, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. 96 EBP Bâtiment Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu Données + Historique fournisseur. 25.3. L’historique des éléments Depuis le menu Données + Historique éléments, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, suivant plusieurs critères, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. Comment créer un mailing ? EBP Bâtiment 97 26. COMMENT CREER UN MAILING ? En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients / prospects et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure. Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant. 27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 98 EBP Bâtiment 27.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .  Les comptes comptables de TVA, de ventes et d’achats associés au taux de TVA que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches de TVA via le menu Données + TVA / Comptes.  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients sont à renseigner dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) est à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque est à saisir dans les options du dossier Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Bâtiment 99 Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 27.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer le transfert. En cliquant sur le bouton Rafraichir il sera possible de visualiser les différents documents concernés par les paramètres sélectionnés précédemment. Vous pouvez également consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer le transfert pour générer le fichier de transfert. 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. 100 EBP Bâtiment Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Comment archiver mes données ? EBP Bâtiment 101 Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. 102 EBP Bâtiment Les relances EBP Bâtiment 103 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez une version PRO. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les LES FONCTIONS AVANCEES 104 EBP Bâtiment informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le CDRom EBP, pour effectuer les modifications souhaitées. 5. LES STATISTIQUES EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS EBP Bâtiment vous permet de récupérer ou de mettre à jour les tarifs de vos fournisseurs dans les fiches éléments. Pour cela, vous devez importer le fichier, que le fournisseur vous a fourni, grâce à l’assistance d’import puis de préparer la récupération en paramétrant le fournisseur et les options avant la mise à jour. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Traitements + Mise à jour des tarifs fournisseurs. Indexation de devis EBP Bâtiment 105 7. INDEXATION DE DEVIS L’indexation est une simple duplication de document dont la fonctionnalité supplémentaire est de pouvoir gérer un numéro d’index pour hiérarchiser l’ordre de création des devis. Vous devez aller dans la liste des devis ou par le devis directement par le menu Traitement + Documents de ventes, sélectionner le devis que vous voulez indexer puis cliquer sur Indexer dans la barre de navigation. 8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft Excel. Pour cela, après avoir sélectionné le fichier à importer, vous devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code élément, Numérotation (numéro de la ligne), Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité (de vente) et Quantité. Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import d’appel d’offre (document Excel). 9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES Vous avez la possibilité de supprimer des bibliothèques partenaires qui ont été précédemment importées mais qui ne sont plus utilisées à partir du menu Outils + Epuration de bibliothèques. LES FONCTIONS AVANCEES 106 EBP Bâtiment 10. EBP SAUVEGARDE EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 11. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! Index EBP Bâtiment 107 Index A Accès au service technique ................................................................23 Achats................................................................................................64 Activation ..........................................................................................27 Affaires.................................................................................. 72, 77, 79 Aide sur EBP Bâtiment......................................................................17 Appel d’offre (Document EXCEL) .................................................105 B Bibliothèque interne...........................................................................35 Bibliothèques externes.......................................................................38 C Clients................................................................................................42 Code d'activation .........................................................................26, 27 Commande d’achat à partir d’un devis ..............................................66 Commandes fournisseurs................................................. 65, 66, 70, 73 Compte Prorata ..................................................................................55 Configuration minimale.....................................................................23 Contrats .............................................................................................84 Contremarque ....................................................................................57 Corps du devis...................................................................................46 Correcteur orthographique.................................................................47 Création de dossier ............................................................................28 D DEEE........................................................................................... 37, 49 Devis..................................................................................................45 Documents d’achats...........................................................................64 Documents de stock...........................................................................81 Dossier expert..................................................................................103 Duplication de documents .................................................................57 INDEX 108 EBP Bâtiment E Echéanciers......................................................................................103 Eco-contribution ..........................................................................37, 49 Eco-taxe....................................................................................... 37, 49 Ecran de travail..................................................................................30 Eléments............................................................................................35 En sommeil..................................................................................36, 83 Envoi par e-mail ................................................................................58 Epuration de bibliothèques ..............................................................105 Etebac ................................................................................................92 Etude des déboursés...........................................................................72 F Facture ......................................................................................... 48, 68 Factures d'avancement.......................................................................54 Fonctions avancées..........................................................................103 Fournitures.........................................................................................35 G Gestion des fenêtres...........................................................................34 H Historique clients/prospects...............................................................95 Historique éléments...........................................................................96 Historique fournisseurs......................................................................95 I Import des tarifs fournisseurs ..........................................................104 Impression de documents ..................................................................58 Indexation de devis..........................................................................105 Initialisation du dossier......................................................................31 Installation .........................................................................................25 Internet.............................................................................................106 Intervention........................................................................................89 L Lancement du logiciel........................................................................26 Index EBP Bâtiment 109 M Mailing clients / prospects.................................................................97 Main d’oeuvre ...................................................................................35 Matériels............................................................................................35 Métrés.................................................................................... 39, 40, 43 Modes de règlement.....................................................................43, 44 Modifier un modèle .........................................................................104 Mot de passe ......................................................................................34 Mouvements de stocks.......................................................................83 Multi tarif...........................................................................................43 N Nouveau devis...................................................................................45 O Options d’affichage ...........................................................................33 Options du dossier .............................................................................32 Ouvrages............................................................................................35 P Pied de devis......................................................................................48 Planning.............................................................................................86 Promotion ..........................................................................................43 Prospects............................................................................................42 R Réapprovisionnement des stocks.......................................................66 Récéptionner......................................................................................67 Règlement client................................................................................90 Règlement fournisseur.......................................................................90 Regroupement de BL.........................................................................57 Relances clients ...............................................................................103 Relances devis .................................................................................103 Remise en banque..............................................................................92 Rendez-vous................................................................................88, 89 Retenue de garantie ...........................................................................55 INDEX 110 EBP Bâtiment S Sauvegarde des données............................................................ 99, 106 SAV...................................................................................................84 SEPA .................................................................................................93 Sous-traitance ....................................................................................68 Statistiques.......................................................................................104 Stocks ................................................................................................80 Suivi de chantier................................................................................59 T Tableau de bord .................................................................................95 Temps Salaries...................................................................................61 Temps salariés par chantier détaillés .................................................63 Textes types.......................................................................................36 Transfert comptable.........................................................................97, 99 Transfert de documents......................................................................56 Index EBP Bâtiment 111 NOTES NOTES 112 EBP Bâtiment Gestion Commerciale Ligne Open Line pour Windows XP, Vista,7, 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Mai 2014 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. 6 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. 7  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. 8 Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 9 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. 10 L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. 11 Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 12 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 21 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 21 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 21 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 22 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 23 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 23 4.2. Activation du logiciel.................................................................................... 23 4.3. Messages suite activation............................................................................ 24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 25 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 26 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 27 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 27 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 27 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 27 2.2. Les autres options ....................................................................................... 28 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 28 4. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 29 4.1. Création d’un client...................................................................................... 29 4.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 29 4.3. Création d’un contact................................................................................... 29 5. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 30 5.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 30 5.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 32 5.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 33 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 34 5.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 34 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 35 6.1. Facturation par copie................................................................................... 35 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 36 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 36 16 7.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 37 7.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 37 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 37 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?38 8.1. Transfert...................................................................................................... 38 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ........................................ 38 8.3. Regroupement............................................................................................. 38 8.4. Duplication .................................................................................................. 39 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 39 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................... 40 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ?............................................................................................ 41 11.1. Comment saisir un acompte ? ................................................................... 41 11.2. Comment saisir un règlement ?................................................................. 41 11.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?............... 42 11.4. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?...................................... 43 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ?.............................. 44 12.1. Mentions légales des factures ................................................................... 44 12.2. Taux d’intérêts........................................................................................... 44 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 45 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ................................................... 45 13.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 45 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?.......................................... 46 13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? ... 47 13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? ... 47 13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ?.......................................... 48 13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ?............................................. 48 13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 49 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 49 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? ........................................................ 50 15.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 50 15.2. Le principe général.................................................................................... 51 15.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 51 15.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 51 15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux............................................... 51 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 52 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 52 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ............................. 53 17 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53 20. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 54 21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 54 22. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 55 22.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 55 22.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 55 22.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 56 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 57 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 57 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 58 3. L’OPEN GUIDE.............................................................................................. 58 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 59 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 59 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER................................... 60 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 61 9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 61 10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT .................................................. 62 11. IMPORT DE DOUCHETTE .......................................................................... 62 12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES.............................................................. 63 13. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT ........................................... 64 14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT...................... 65 15. LA CONTREMARQUE ................................................................................. 65 16. LES HISTORIQUES..................................................................................... 66 16.1. Historique de la ligne article....................................................................... 66 16.2. Historique du document............................................................................. 66 16.3. Historique des ventes ................................................................................ 66 16.4. Historique des achats ................................................................................ 67 17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR ..................................... 67 18. LES EFFETS DE COMMERCE.................................................................... 67 18 19. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 68 20. LES RELANCES .......................................................................................... 68 21. AUTO-LIQUIDATION ................................................................................... 70 21.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation............................................. 70 21.2. Les achats................................................................................................. 70 21.3. Les ventes................................................................................................. 70 22. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 71 23. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 71 24. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................. 71 25. LES STATISTIQUES.................................................................................... 71 26. LES STATISTIQUES OLAP ......................................................................... 72 27. LA GESTION DES AFFAIRES ..................................................................... 73 28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING ......................................... 74 28.1. Les ressources .......................................................................................... 74 28.2. Le planning................................................................................................ 74 28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line ............................. 74 29. LA GESTION DE LA DEB/DES .................................................................... 75 30. LA GESTION DU E-COMMERCE ................................................................ 76 31. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 76 32. MAP POINT ................................................................................................. 77 33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES ........................................................ 77 34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES ....................................................... 78 35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES......................................... 78 36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES.............. 80 37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR........................................................ 80 38. LE REMPLACEMENT DE CODE ................................................................. 81 39. L’IMPORT PARAMETRABLE....................................................................... 81 40. L’EXPORT PARAMETRABLE...................................................................... 82 41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT..................... 82 42. REPORTS ON LINE..................................................................................... 83 19 43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 83 INDEX................................................................................................................ 84 Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. 22 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FRFR40. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Comment activer mon logiciel ? 23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. 24  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (e-commerce (oxatis/epages), Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne, Plan, Itinéraire, Solvabilité, SMS). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  Le/les module/s disponibles,  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 25 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas ou vous avez déjà une Comptabilité Open Line d’installé et que vous cochez ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF) o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 26 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus. La barre de navigation Ouverture de l’application 27 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). 28  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service », « nomenclature de fabrication » ou de « nomenclature commerciale ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la fiche article. Comment créer un Tiers ? 29 4. COMMENT CREER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. 30 5. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 5.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 5.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. 5.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes ? 31 5.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, le mode de transport et la nature de transaction pour la DEB, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 5.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer/regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer.  Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé.  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé.  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir). 32  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : o Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. o Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte 5.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 5.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Comment gérer les ventes ? 33 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 5.3. Comment livrer une commande ? 5.3.1. Les paramètres Vous pouvez accéder aux paramètres en passant par le menu Paramètres - Société- Documents de vente. Cette option permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le bon de livraison/bon de retour, pour permettre la préparation de la livraison/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock. Par défaut, l’option est décochée. Si cette option n’est pas sélectionnée le champ « Etat » n’est pas présent dans le document. Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état autre que 10, existent. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les états des bons de livraison et bon de retour. 5.3.2. La livraison La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. 34 Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 5.3.3. Les nomenclatures Il est possible de livrer ou réceptionner partiellement des nomenclatures commerciales. Dans Paramètres – Société – Articles, l’option « Livrer partiellement les nomenclatures commerciale » permet d’autoriser la livraison/réception partielle des composants des nomenclatures. Cette option est aussi présente dans la fiche article (onglet Nomenclature »). Ainsi, lors de la livraison/ réception partielle, vous pouvez livrer/réceptionner indépendamment les composants d’une nomenclature commerciale. 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 5.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Comment créer une facturation périodique ? 35 En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer un document d’acompte avec une TVA exonérée (0,00%) quel que soit le type du tiers. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Document d’acompte sans TVA » présente dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 6.1. Facturation par copie 6.1.1. L’entête : Elle se compose :  D’un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D’un libellé : libellé de la facturation périodique. 6.1.2. Les Onglets :  Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. 36 Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. Comment gérer les achats ? 37 7.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 7.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 38 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 8.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 8.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. Comment envoyer un document par e-mail ? 39 8.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Sociétés - Services Internet - Email) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si dans la fiche client, il y a plusieurs contacts avec des adresses mails, il est possible de choisir le contact.1 De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail. Remarque En transfert / regroupement de document, l’envoi par mail est possible. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Email. Les documents concernés sont du devis en bon de livraison et de commande en bon de livraison. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 40 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signé. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 41 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 11.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». 11.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  Affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  Saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. 42 Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l’option "Remettre en banque". 11.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 43 11.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». 11.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 11.4. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? 11.4.1. Générer le fichier de virement CFONB La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. Remarque Pour les LCR, un code acception peut être saisi : - dans l’onglet Transfert bancaire de la fiche du règlement, - sur chaque ligne de règlement de remise en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n’oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 11.4.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Les formats des fichiers SEPA générés par l’application sont :  Pour les prélèvements : pain.008.001.02  Pour les virements : pain.001.001.03 44 Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations cidessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Il est possible de rendre le BIC optionnel. Pour cela, vous devez cocher l’option « BIC facultatif pour les virement et prélèvements SEPA », qui se trouve dans Paramètres – Société – règlements. Pour plus de détail sur la génération du fichier SEPA ou CFONB, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? 12.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 12.2. Taux d’intérêts Dans les Paramètres – Société – Règlements, deux champs vous permettent d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont alors utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. Comment gérer les stocks ? 45 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles - Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie, les inventaires, les ordres et bons de fabrication, les ordres et bons de désassemblage ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est multi-dépôt (dont gestion de dépôt principal et de transit). La création de dépôts et de localisation s’effectue à partir du menu Paramètres - Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? Cette option est disponible à différents endroits :  Paramètres + Société + Articles  Dans la fiche famille article  Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l’option « Géré en stock » est cochée. 13.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « Stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. 46 Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. Comment gérer les stocks ? 47 13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? Dans l’onglet « Nomenclature » de la fiche article, l’option « Décrémenter le stock des composants pour la fabrication » est proposée pour les articles de type Nomenclature de fabrication. Elle permet lors de la fabrication des nomenclatures de décrémenter directement le stock des composants simples dans le cas où la nomenclature est composée de sousnomenclatures. Ainsi, les mouvements de stock sont générés sur les composants simples et aucun mouvement n’est alors visible sur la sous-nomenclature. 13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? Pour accéder à la création d’un ordre/bon de fabrication ou de désassemblage, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles – Documents de stock, le bouton Ajouter puis Ordres ou bons de fabrication ou de désassemblage,  Le menu Stock / Articles – documents de stock – Ordres ou Bons de fabrication ou de désassemblage puis la touche [Inser]. Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrer en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage, d'un transfert d'un ordre de fabrication/désassemblage ou d’un traitement partiel d’un ordre de fabrication ou de désassemblage. Les fiches Ordres et Bons de fabrication ou de désassemblage se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles à nomenclature de fabrication, la quantité en stock à fabriquer ou désassembler. A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication ou de désassemblage, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication ou de désassemblage, c’est le stock réel des articles composés qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 48 13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Pour accéder à la création d’un ordre/bon de transfert, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles – Documents de stock, le bouton Ajouter puis Ordres ou bons de transfert,  Le menu Stock / Articles – Documents de stock – Ordres ou Bons de transfert puis la touche [Inser]. Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ? Pour accéder à la création d’un réapprovisionnement, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Opérations - Documents de stock ou document d’achat –Réappro. de fabrication ou Réappro. Fournisseur.  Le menu Opérations - Documents de stock ou Document d’achat- Réappro. de fabrication ou Réappro. Fournisseur. La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Remarque La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». L’assistant lancé à parti des documents de stock, vous permet de générer les ordres de fabrication pour les éléments de types « Nomenclature de fabrication ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. Comment transférer les éléménts en compta ? 49 13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). 50  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 15.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Comment gérer l’analytique ? 51 15.2. Le principe général Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Ligne Open Line : le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 15.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Consultez l’aide en ligne (F1) pour prendre connaissance des fiches disponibles. 15.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. 15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux Le multi-niveau vous permet de définir vos postes analytiques selon un arbre, avec des « parents » et des « enfants ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 52 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Comment sauvegarder tous mes dossiers ? 53 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte et de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres - Société - Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l’application est un intégré « EBP Compta & Gestion Commerciale Ligne Open Line», il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré. 54 20. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  La validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  Le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  La suppression de documents,  La dévalidation d’inventaire ou de document,  Le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 55 22. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, et pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 22.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 22.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). 56 A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 22.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit « Création ». Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Le tableau de bord 57 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Il peut être calé sur les dates d’exercice comptable. Pour cela, il faut aller dans le menu Paramètres – Société – Options comptables – Options générales, partie Exercice comptable. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. Pour avoir plus d’informations sur le tableau de bord, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 58 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Via le clic droit, sélectionnez-les entrées de la barre de navigation que vous souhaitez. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers, un raccourci ou un site web pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Les fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans le volet de navigation peuvent également être insérées. Par exemple, vous désirez ajouter la sauvegarde. Pour ce faire, vous devez réaliser un clic droit n’ importe où sur la barre des menus, puis cliquer sur « Ajouter aux favoris ». L’écran « Ajouter une commande aux favoris » s’ouvre. Dans la partie « Catégories », sélectionner « Outils », puis sur la partie « Commandes » sélectionner « Sauvegarder », et cliquer sur « Ajouter aux favoris ». Pour avoir plus d’informations sur la gestion des favoris, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Remarques Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Il est également possible d’insérer des catégories d'impressions et donc d'ouvrir directement la boite d'impression d’un modèle. Il est aussi envisageable d’ajouter les commandes des menus qui ne sont pas dans le volet de navigation (par exemple : Import paramétrable). 3. L’OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris, Ventes, Règlements, Achats, Stock/Articles, Opérations et Paramètres. Chaque Open Guide personnalisé sera disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. la gestion des tarifs et promotions 59 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarque Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 60 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes : - Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels, - Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Eco-contribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (vente, achat ou vente et achat) et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être cochée par défaut. Pour cela, allez dans Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de et d’achat. Remarques Le calcul des taxes est réalisé sur le montant HT hors remise pied et escompte. Si une remise en ligne a été saisie, elle sera prise en compte dans le calcul de la taxe. La gestion des autres taxes 61 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. 9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; N° agrément et sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 62 10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT La gestion du multi emplacement est activée à partir du menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Lors d’un transfert de document, il est possible de proposé la saisie des emplacements, pour cela, vous devez cocher l’option « Toujours proposer la saisie des emplacements en transfert de document », qui se trouve dans Paramètres – Société – Multi-dépôts. Le multi emplacement peut être actif selon les dépôts (menu Paramètres – Stock – Dépôts). Si l’option est cochée dans la fiche dépôt, un mode de saisie par défaut est proposé :  Non géré  Facultatif  Obligatoire. Ces informations sont aussi visibles dans la fiche article, onglet « Stock ». Dans les bons d’entée et les bons de sortie, pour un même article, il est possible de sélectionner un ou plusieurs emplacements. Pour cela, il faut cliquer sur la colonne « Code emplacement », afin d’avoir la fenêtre de répartition. La colonne « Code emplacement » est également disponible dans l’inventaire, dans la fenêtre des retours partiels et dans les mouvements de stock. Pour avoir plus d’informations sur le multi emplacement, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 11. IMPORT DE DOUCHETTE Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous allez pouvoir scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de :  Choisir le modèle de douchette  Définir des options  Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités  Gérer les données réceptionnées  Importer les données dans le document Pour avoir plus d’informations sur l’import des articles par douchette, reportez vous à l’aide en ligne (F1). La gestion du multi-devises 63 12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES La fonction « Multi-devises » est peut être activée à partir des Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Votre logiciel vous propose :  De mettre à jour régulièrement et automatiquement la valeur du cours des devises présentes dans le dossier,  D’émettre une pièce commerciale complètement en devise, ou simplement d’exprimer le montant à payer également en devise,  De générer des échéances en devise,  De régler les factures dans la devise souhaitée,  De gérer les écarts de change de type gain et perte, de façon automatique et de les comptabiliser,  De gérer les relances dans la devise de l’échéance,  De remettre en banque les règlements par devise,  De générer des virements internationaux, en devise ou en euro. Le dossier est toujours exprimé en Euros. A la création de dossier, certaines fiches devises sont créées par défaut. Il est également possible d'importer des devises à partir du menu Outils - Imports paramétrables. Le cours des devises peut-être mis à jour manuellement sur la fiche devise ou automatiquement grâce à un paramétrage des options (Paramètres - Société - Paramétrages). Cependant, il est important de saisir le code ISO de la devise dans la fiche de la devise (zone code de la devise), sinon la mise à jour automatique ne pourra pas se faire. Le renseignement de la devise s'effectue sur :  La fiche tiers (cela entraîne sa reprise automatique lors de la création de documents et de règlements),  Le document (y compris acompte, TVA autres taxes et l’éco contribution),  Les échéances,  Les règlements,  Les banques,  Les remises en banque (une remise en banque ne concerne qu’une seule devise à la fois),  Les tarifs clients et fournisseurs. Remarque Lorsqu’une banque est saisie sur un règlement, il faut que la devise indiquée sur le règlement soit la même que celle de la banque. Si la banque est saisie avant la devise, c’est la devise de la fiche banque qui est indiqué. Lors du transfert de documents, livraison/réception partielle, regroupement de documents ou facturations périodiques, une option permet de définir le calcul du montant en devise. Un virement international est obligatoire pour tout virement en devise et pour tout virement en euro sur une banque autre que française. Par conséquent, remettre en banque en même temps des paiements euros destinés à un virement international et à un virement national est possible. La gestion du multi devises s’utilise de la même façon pour les achats. 64 13. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT Si vous possédez le module N° de série / lot, chaque unité d’un article peut être identifiée par un n° de série/lot. Les articles concernés sont de type bien et nomenclature de fabrication Ces deux modes de suivi relativement proches dans le principe permettent d’assurer la traçabilité d’un article depuis la réception d’une commande fournisseur jusqu’à la livraison client avec toutefois les différences suivantes :  Les n° de série identifient chaque unité d’un article dans le stock et tout au long de son historique et ne peuvent être détaillés (ex : voiture, télévision, réfrigérateur, …).  Les n° de lot permettent d’identifier des sous ensembles du stock d’un article (même processus de production/fabrication, groupe cohérent de composants, etc…). Pour ce mode, les quantités peuvent être décimales (dépend de l’unité choisie) et la quantité par lot n’est pas limitée et peut être détaillée (ex : béton, farine, lait, …) La gestion des n° de série / lot s'effectue par la fiche article, onglet stock + mode de suivi. Il peut aussi être défini sur la famille article. Les N° de série / lot sont ensuite renseignés lors :  D'un inventaire,  De la saisie des documents de ventes, achats et stock,  De la saisie des livraisons partielles /réceptions partielles,  De la saisie des traitements partiels des ordres de fabrication, désassemblage et de transfert,  De la réalisation d'un transfert ou regroupement de document. Enfin, il est possible de rechercher les n° de série et les n° de lot par l'intermédiaire, des mouvements de stocks et de la traçabilité (menu Stock/articles, Articles). La traçabilité prenant en compte les étapes de fabrication. Dans ce cas particulier, le n° de série / lot n’existe plus dans le stock en tant que tel, mais en tant que composant d’un autre article ; il faut donc pouvoir enchainer avec l’historique du n° de série / lot de l’article qui a été fabriqué et ainsi de suite. Sont pris en compte dans l’historique de la traçabilité :  Les documents de stock : bon d’entrée et de sortie, inventaire, bon de fabrication, bon de transfert et bon de désassemblage ;  Les documents de ventes : bon de livraison, bon de retour, facture et avoir ;  Les documents d’achat : bon de réception, bon de retour, facture et avoir. La gestion des numéros de série/lot s’enrichit de la gestion des Dates Limites de Consommation (DLC) et des Dates Limites d’Utilisation Optimale(DLUO). Ainsi, à chaque numéro de série/lot, vous pouvez renseigner une date limite. Lors d’une vente, le logiciel peut automatiquement attribuer le numéro de série/lot dont la date limite est la plus proche de la date du document tout en restant postérieur à cette date. Remarque Un article suivi par numéro de série/lot et qui est déjà mouvementé pourra être modifié afin de pouvoir ajouter le suivi par date limite (DLC/DLUO). La livraison client depuis un document d’achat 65 14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT Par défaut, dans les documents d’achat, onglet « Livraison », dans la zone « Livrer au », le choix indiquée est « Chez le fournisseur ». Plusieurs choix sont possibles :  Chez le fournisseur,  Au dépôt,  Chez le client. (Dans ce cas, aucun mouvement de stock n’est généré) Ces choix permettent de définir la vente des produits pour lesquels, systématiquement ou occasionnellement, il faut demander à son fournisseur de livrer directement chez le client, ou pour pouvoir dire à son fournisseur que les articles seront enlevés chez lui, ou encore livrés à l’un de ses dépôts. Dans Paramètres – Société – Documents achats – Options générales, il est possible de définir le type d’adresse de livraison de vos achats le plus fréquent. Ce paramètre est repris ensuite par défaut dans vos articles et dans vos documents d’achats Dans une fiche article, Onglet « Stock », ajustez le type d’adresse de livraison de vos achats propre à l’article si différent des autres. Dans les documents d’achat, Onglet « Livraison », la valeur par défaut est reprise des paramètres du dossier, elle reste modifiable. Le modèle d’impression du document imprime l’adresse à laquelle le fournisseur doit livrer. Dans les documents de vente, Commandes, dans la ligne de document, la liste de type d’adresse de livraison achat est reprise de la fiche article et est librement modifiable. Cette possibilité est disponible sur les commandes uniquement car c’est lié à la contremarque et au réapprovisionnement. Cette fonction impacte également la contremarque et le réapprovisionnement fournisseur. 15. LA CONTREMARQUE La contremarque consiste à générer de manière quasi-systématique un réapprovisionnement pour un article géré en contremarque lorsqu'il est commandé par un client. Les documents de réapprovisionnement générés sont liés à la commande du client. Ceci afin que lors de la réception de la commande fournisseur, la commande client liée puisse être livrée. La gestion de la contremarque est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible "Contremarque" (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour gérer la contremarque, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier, partie Articles, puis les familles articles et les articles (onglet stock). Puis, vous pouvez réaliser vos commandes clients. En fonction des options sélectionnées (Gérer la contremarque, Contremarque automatique, Forcer le réapprovisionnement si le stock est suffisant), lors de la sauvegarde de la commande client, la commande fournisseur sera générée. La commande fournisseur est générée avec le fournisseur principal de l'article. Il est possible de modifier le fournisseur de la commande. La commande client est liée à la commande fournisseur. A la réception de la commande fournisseur, la livraison de la commande client sera réalisée. Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement. 66 16. LES HISTORIQUES 16.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est :  Enregistré/validé,  Issu d'un autre document,  Transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 16.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  Enregistré/validé,  Issu d'un autre document,  Transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 16.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, La gestion du tiers payeur / encaisseur 67 par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 16.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer les filtres. 17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR Le tiers payeur est une personne qui effectue un paiement pour le compte d'une autre personne. La sélection du tiers payeur/encaisseur s'effectue dans l'onglet « Gestion » de la fiche client / fournisseur. Dans cet onglet, vous pouvez également :  définir le tiers à facturer/facturant,  choisir Ne pas regrouper les commandes en Bon de livraison / réception,  choisir de Ne pas regrouper les Bons de livraison/réception en facture,  dans la partie Lettres de relances, définir les relances pour le tiers payeur. La liste des tiers payeur/encaisseur n'affiche que les tiers qui n'ont pas de tiers payeur/encaisseur ou de tiers à facturer/facturant. Les prospects peuvent être sélectionnés comme tiers à facturer mais pas comme tiers payeur. Dans ce cas, la fiche prospect sera transformé en fiche client lors de l’enregistrement du premier document. Pour avoir un exemple et plus d’informations sur le tiers payeur / encaisseur, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 18. LES EFFETS DE COMMERCE La gestion des effets de commence s’effectue par :  Le paramétrage des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée  Le paramétrage du compte tiers (client/fournisseur) 68  Le paramétrage du moyen de paiement  Le paramétrage de la fiche banque  La réalisation de la fiche règlement  La réalisation de la remise en banque ou décaissement  Le transfert comptable Pour avoir plus d’information sur la gestion des effets de commerce, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 19. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  De la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  De la fiche client,  Du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  Du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 20. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ; Les relances 69  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarque Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. 70 21. AUTO-LIQUIDATION Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation » 21.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation Dans la partie Paramètres – Société - Options comptables - Journaux et comptes divers, vous devez cocher l’option « Générer l’écriture d’auto liquidation sur les achats intracommunautaires ». Les comptes de TVA d’auto-liquidation pour les biens et pour les services sont à renseigner dans chaque fiche taux de TVA : Paramètres – Taxes – Taux de TVA, dans la partie « Achats-Comptes de TVA ». 21.2. Les achats Sur tous les documents, sauf documents d’acompte, dans l’onglet « Compléments », deux options vous permettent de définir la « Génération l’écriture d’auto-liquidation » et sélection de la «TVA sur port applicable pour auto-liquidation ». Afin de sélectionner le taux de TVA pour l’auto-liquidation, sur les lignes des documents, vous pouvez ajouter la colonne « TVA applicable pour auto-liquidation ». 21.3. Les ventes Sur tous les documents, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. Le dossier pour votre expert comptable 71 22. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 23. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 24. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial/collaborateur,  des documents rattachés au commercial/collaborateur (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Il s’effectue par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commissions. Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. 25. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 72 26. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (*On-Line Analytical Processing nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008)) est destiné à des analyses multidimensionnelles complexes sur des données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (notion de temps, de famille, articles, clients...). L’avantage de ce système est le suivant :  La création de son propre cube de données ou la modification du cube existant ;  Un temps de restitution immédiat ;  L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans Open Line® consiste à définir les critères du cube et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. La fenêtre des statistiques OLAP se présente sous forme d’onglets permettant la sélection d’une statistique, la visualisation/modification des données, la représentation graphique des données et la visualisation avant impression de la grille des données et du graphique associé. Vous pouvez également modifier le cube OLAP (Dimensions/Attributs et Mesures) par le menu Options/Modifier la structure du cube OLAP. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel® afin de retravailler les statistiques en exploitant toute la puissance du tableur. La gestion des affaires 73 27. LA GESTION DES AFFAIRES La gestion des affaires permet de regrouper des ventes et des achats pour en déterminer des analyses statistiques. Elle est activée à partir du menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles et est accessible depuis le menu Ventes - Clients - Affaires ou Achats - Fournisseurs - Affaires. La fiche affaire est composée d'une entête et d'onglets. Après avoir saisi le code, le libellé et la date de création, vous devez définir l'état de l'affaire. Par défaut, l'état est "En cours" (les états sont définis dans les Paramètres - Société - Affaires). Il vous suffit ensuite d'enregistrer l'affaire. Une fois l'affaire créée, vous pouvez affecter le code affaire :  Dans un document de vente ou d’achat, onglet « Compléments » : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Dans un document de stock en entête : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Directement sur les lignes d’un document (modifier la vue et ajouter la colonne « code Affaire »,) : cela permet d’affecter plusieurs affaires dans un même document, ligne article par ligne article. Les onglets Clients, Fournisseurs, Commerciaux/collaborateurs, Ventes, Articles, Achats, Stock, Règlements de ventes, Règlements d'achats de la fiche affaires sont renseignés automatiquement à l'enregistrement du document de vente/achat/stock ou d'un règlement. L'onglet "Coûts supplémentaires" permet de saisir des charges complémentaires. L’onglet « Temps » permet de saisir le temps/coût horaire pour les intervenants et la quantité/prix pour le matériel. Il est aussi possible de voir des évènements. Pour cela, vous devez les créer à partir des Ventes – Planning – Evènements et renseigner le code affaire qui se trouve dans l’onglet « Gestion ». Les évènements peuvent correspondent à l’historique des mails envoyés et reçus, aux courriers, aux appels… L'onglet Analyse permet de visualiser la synthèse des coûts prévus, réalisés et les gains. L'onglet Statistiques permet de visualiser les éléments de ventes (tous les documents de ventes par articles et par clients). Remarque La mise à jour des affaires, se fait dans une tâche Asynchrone (dès qu’un document lié à une affaire est enregistré), elle peut également être réalisée en sélectionnant le bouton « Mise à jour » directement depuis l’affaire. Dans le tableau de bord, il est possible d'afficher la liste des affaires par état. 74 28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING Les horaires du planning peuvent être modifiés à partir des Paramètres - Société – Planning/horaires. Afin de saisir des temps et éventuellement de les transférer dans la paye, vous devez définir le nom des variables. (Paramètres - Société – Variables de paye) Cette saisie s’effectue à l’aide d’une grille qui se compose d’un code/variable de la paye et du libellé. 28.1. Les ressources Elles concernent plusieurs fiches :  Les commerciaux / collaborateurs : onglet « Horaires », il permet de renseigner le matricule employé, son coût horaire et l’article de type service associé, ainsi que ces heures de travail.  Les familles matériels et les matériels : pour créer ces fiches vous devez aller dans le menu Paramètres – Matériel. 28.2. Le planning Pour visualiser le planning, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning- Planning. Il est composé d’une partie « calendrier » (à droite de l’écran, par défaut la date du jour) et d’une partie planning (plusieurs sélections et filtres sont possibles). Remarque Il est possible de saisir des lignes de temps autonome. Pour cela, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning – Saisie des temps et variables de paye. Afin de voir cette saisie dans le planning, vous devez cocher l’option « Voir dans le planning ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la gestion des ressources/planning. 28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line Il s’agit de transférer les heures d’une ressource de type Main d’œuvre dans EBP Paye Ligne Open Line. Si la paye n’est pas liée à la gestion commerciale, un fichier sera généré. Le transfert peut être lancé à partir du menu Opérations – Transfert en paye – Transférer les données. La date de validité proposée permet à la paye de savoir sur quelle période de bulletin prendre en compte les heures reçues de la gestion. Remarque A noter que l’envoi des heures s’effectue uniquement pour les ressources sélectionnées, quelque soit le contrat du salarié. C'est-à-dire payé à l’heure ou mensualisé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Ligne. La gestion de la DEB/DES 75 29. LA GESTION DE LA DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens (et depuis peu de services « DES ») échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir :  Les paramètres du dossier (contact DEB/DES),  La numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres)  La nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB) Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. 76 30. LA GESTION DU E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 31. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles sont proposés par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. MAP Point 77 32. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.  Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES Il est possible de définir des formules de calcul sur les quantités et les prix de vente HT pour les documents de vente de type Devis, Commande, Bon de livraison et Facture. Pour les avoirs et les bons de retour, l’activation des formules se fait par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Options générales. Cette fonctionnalité permet de définir des formules de calcul prête à l’emploi sur les fiches articles et familles articles, ainsi que des formules de calcul type. Remarque Les formules de calcul types sont disponibles pour les achats. L’éditeur de formules est disponible depuis l’onglet formule des fiches articles, familles articles ou depuis la fiche formule de calcul type. Il contient le même moteur de calcul que les champs personnalisés calculés et a donc accès également aux fonctions personnalisés. Les formules de calcul types sont accessibles depuis le menu Paramètres – Divers – Formules de calcul types. Pour créer une formule, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous devez ensuite, saisir un libellé et spécifier depuis la liste déroulante « Type » si la formule concerne un calcul de quantité ou un calcul de prix de vente HT. Puis définir la formule. 78 34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES Les fonctions personnalisées sont accessible par le menu « Paramètres ». La fiche formule personnalisée permet de saisir en entête un nom, une description et de sélectionner un type de retour ainsi qu’une catégorie. Le champ utilisation n’est pas modifiable. Il décrit la syntaxe, le type et l’ordre des paramètres à passer à la fonction ainsi que le type de retour. Le champ exemple permet de saisir un exemple d’utilisation de la formule. Ce champ pourra être actualisé automatiquement par l’action Tester. Dans l’onglet Fonction, vous disposez de différents éléments paramètres et formule. Une fois la formule saisie, vous disposez du bouton « Tester » qui permet de vérifier la validité de la formule avec les valeurs de test définies pour chaque paramètre. Remarque Une fonction personnalisée peut utiliser d’autres fonctions (systèmes ou personnalisées). Par contre, elle ne peut pas faire appel à elle même directement ou indirectement. De plus une fonction personnalisée pourra être reprise dans le calcul des champs personnalisés calculés. 35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs sur toutes les tables principales et sur tous les champs principaux. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximums. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. La gestion des champs personnalisés 79 Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Pour avoir un exemple de création et d’utilisation d’un champ relationnel, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Vous avez également la possibilité de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule pré-définie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton OK valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit “locale” (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Pour avoir plus d’informations sur la gestion des champs personnalisés, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 80 36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes :  Table : elle contient la liste des tables pour lesquelles vous pouvez définir une alerte et/ou un champ obligatoire  Alertes : elle est renseignée par une "coche verte" si une alerte est présente sur la table,  Champs obligatoires : elle est renseignée par une "coche verte" si un champ obligatoire est présent sur la table. La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects, Familles clients/prospects et Tarifs/promotions (clients / fournisseurs) est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Pour avoir plus d’informations sur les assistants de mis à jour des fiches, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Le remplacement de code 81 38. LE REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour les pays, les banques, les moyens de paiement et les modes de règlement. Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 39. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Remarques Lors des imports de documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Les n° série/lot et date présents sur les composants d'une nomenclature ne peuvent pas être importés. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 82 40. L’EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Remarque Lors de l’export documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. Reports On Line 83 42. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. 84 Index A Accès au service technique..................................................................................21 Achats..................................................................................................................36 Acompte...............................................................................................................41 Actualiser la TVA des documents.........................................................................32 Affaires.................................................................................................................73 Aide sur EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line ..........................................13 Alertes..................................................................................................................80 Analytique ............................................................................................................50 Archivage.............................................................................................................54 Articles .................................................................................................................28 Assistant de mises à jour......................................................................................80 Auto-liquidation ....................................................................................................70 B Barème des commissions ....................................................................................71 Barème eco-contribution ......................................................................................59 BL ........................................................................................................................34 Bon d’entrée.........................................................................................................46 Bon de désassemblage........................................................................................47 Bon de fabrication ................................................................................................47 Bon de livraison....................................................................................................34 Bon de retour .......................................................................................................34 Bon de sortie........................................................................................................46 Bon de transfert....................................................................................................48 BR........................................................................................................................34 C CFONB ................................................................................................................43 Champs obligatoires.............................................................................................80 Champs personnalisés.........................................................................................78 Clients..................................................................................................................29 Commande ..........................................................................................................32 Commandes fournisseurs.....................................................................................37 Commerciaux.......................................................................................................71 Commissions........................................................................................................71 INDEX 85 Communication Entreprise-Expert........................................................................71 Complétion de commande....................................................................................65 Configuration minimale.........................................................................................21 Contact ................................................................................................................29 Contremarque ......................................................................................................65 Corps du devis .....................................................................................................30 Création de dossier..............................................................................................25 Création de modèle..............................................................................................82 D DEB/DES .............................................................................................................75 Décaissement ......................................................................................................42 Devis....................................................................................................................30 DLC......................................................................................................................64 DLUO...................................................................................................................64 Documents d’achat...............................................................................................36 Documents de stock.............................................................................................45 Documents de vente ............................................................................................30 Droits utilisateurs..................................................................................................56 Duplication de documents ....................................................................................39 Dupliquer en.........................................................................................................31 E Echéances .....................................................................................................35, 68 Echéancier...........................................................................................................68 Eco-contribution ...................................................................................................59 Eco-contribution mobilier......................................................................................60 e-Commerce ........................................................................................................76 Ecran de travail ....................................................................................................26 Effets de commerce .............................................................................................67 Evènements .........................................................................................................73 Expert Comptable ..........................................................................................28, 71 Export paramétrable.............................................................................................82 F Facturation périodique..........................................................................................35 Facture...........................................................................................................34, 37 Facture d’acompte................................................................................................41 Favoris .................................................................................................................58 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................83 Fonctions avancées .............................................................................................57 Fonctions personnalisées.....................................................................................78 Formules de calcul types......................................................................................77 Fournisseurs ........................................................................................................29 86 Frais de port.........................................................................................................60 G Gestion des affaires .......................................................................................62, 73 Gestion des fenêtres ............................................................................................28 Grilles analytiques................................................................................................51 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................55 H Historique client....................................................................................................31 Historique de la ligne......................................................................................64, 66 Historique des achats...........................................................................................67 Historique des ventes...........................................................................................66 Historique du document..................................................................................31, 66 I Import de douchette .............................................................................................62 Import paramétrable.............................................................................................81 Imprimer...............................................................................................................52 Initialisation du dossier.........................................................................................27 Installation............................................................................................................22 Inventaire .............................................................................................................45 J Journal des événements ......................................................................................54 L Lancement du logiciel...........................................................................................22 Lettre de relance ..................................................................................................68 Liaison de dossier ................................................................................................53 Livraison client .....................................................................................................65 Livrer une commande.....................................................................................33, 34 M MAP Point............................................................................................................77 MAPI....................................................................................................................39 Marqué comme imprimé.......................................................................................31 Marqué comme non imprimé................................................................................31 Modèle .................................................................................................................82 Mouvements de stock ..........................................................................................49 Multi emplacement ...............................................................................................62 Multi-dépôt ...........................................................................................................45 Multi-devises ........................................................................................................63 INDEX 87 N Numéro de série / lot............................................................................................64 Numerotation........................................................................................................27 O Open Guide..........................................................................................................58 Options du dossier ...............................................................................................27 Ordre de désassemblage .....................................................................................47 Ordre de fabrication..............................................................................................47 Ordre de transfert.................................................................................................48 Ouverture de l'application.....................................................................................27 P PDF Signé............................................................................................................40 Pied du devis........................................................................................................30 Planning...............................................................................................................74 Plans analytiques .................................................................................................51 Pointage automatique facture et avoir ..................................................................38 Postes analytiques ...............................................................................................51 Promotions...........................................................................................................59 Prospects .............................................................................................................29 Publipostage ........................................................................................................76 R Réapprovisionnement ..............................................................................48, 50, 51 Récéptionner une commande...............................................................................37 Règlement............................................................................................................41 Règlement client ..................................................................................................41 Règlement fournisseur .........................................................................................41 Regroupement de documents ..............................................................................38 Relances..............................................................................................................68 Relances devis.....................................................................................................68 Remise en banque ...............................................................................................42 Remplacement de code........................................................................................81 Reports On Line...................................................................................................83 Ressources ..........................................................................................................74 Retards de paiements ..........................................................................................44 ROL .....................................................................................................................83 S Sauvegarde..........................................................................................................52 Sauvegarder tous mes dossiers ...........................................................................53 SEPA ...................................................................................................................43 88 Service à la personne...........................................................................................61 SMS.....................................................................................................................32 SMTP...................................................................................................................39 Statistiques ..........................................................................................................71 Statistiques OLAP................................................................................................72 Stocks ..................................................................................................................45 Stocks négatifs.....................................................................................................45 T Tableau de bord...................................................................................................57 Tableau de bord personnalisable .........................................................................57 Tarif article ...........................................................................................................28 Tarifs....................................................................................................................59 Taux d'intérêt .......................................................................................................44 Taxes ...................................................................................................................61 Tiers encaisseur...................................................................................................67 Tiers payeur.........................................................................................................67 Traçabilité ............................................................................................................64 Transfert comptable .............................................................................................49 Transfert de documents........................................................................................38 Transfert des heures ............................................................................................74 TVA......................................................................................................................27 U Utilisateurs ...........................................................................................................55 V Ventes..................................................................................................................30 Gestion Commerciale Ligne Open Line pour Windows XP, Vista,7, 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Mai 2014 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. 6 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. 7  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. 8 Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 9 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. 10 L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. 11 Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 12 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 21 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 21 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 21 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 22 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 23 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 23 4.2. Activation du logiciel.................................................................................... 23 4.3. Messages suite activation............................................................................ 24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 25 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 26 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 27 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 27 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 27 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 27 2.2. Les autres options ....................................................................................... 28 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 28 4. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 29 4.1. Création d’un client...................................................................................... 29 4.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 29 4.3. Création d’un contact................................................................................... 29 5. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 30 5.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 30 5.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 32 5.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 33 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 34 5.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 34 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 35 6.1. Facturation par copie................................................................................... 35 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 36 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 36 16 7.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 37 7.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 37 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 37 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?38 8.1. Transfert...................................................................................................... 38 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ........................................ 38 8.3. Regroupement............................................................................................. 38 8.4. Duplication .................................................................................................. 39 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 39 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................... 40 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ?............................................................................................ 41 11.1. Comment saisir un acompte ? ................................................................... 41 11.2. Comment saisir un règlement ?................................................................. 41 11.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?............... 42 11.4. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?...................................... 43 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ?.............................. 44 12.1. Mentions légales des factures ................................................................... 44 12.2. Taux d’intérêts........................................................................................... 44 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 45 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ................................................... 45 13.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 45 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?.......................................... 46 13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? ... 47 13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? ... 47 13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ?.......................................... 48 13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ?............................................. 48 13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 49 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 49 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? ........................................................ 50 15.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 50 15.2. Le principe général.................................................................................... 51 15.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 51 15.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 51 15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux............................................... 51 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 52 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 52 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ............................. 53 17 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53 20. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 54 21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 54 22. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 55 22.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 55 22.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 55 22.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 56 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 57 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 57 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 58 3. L’OPEN GUIDE.............................................................................................. 58 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 59 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 59 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER................................... 60 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 61 9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 61 10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT .................................................. 62 11. IMPORT DE DOUCHETTE .......................................................................... 62 12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES.............................................................. 63 13. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT ........................................... 64 14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT...................... 65 15. LA CONTREMARQUE ................................................................................. 65 16. LES HISTORIQUES..................................................................................... 66 16.1. Historique de la ligne article....................................................................... 66 16.2. Historique du document............................................................................. 66 16.3. Historique des ventes ................................................................................ 66 16.4. Historique des achats ................................................................................ 67 17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR ..................................... 67 18. LES EFFETS DE COMMERCE.................................................................... 67 18 19. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 68 20. LES RELANCES .......................................................................................... 68 21. AUTO-LIQUIDATION ................................................................................... 70 21.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation............................................. 70 21.2. Les achats................................................................................................. 70 21.3. Les ventes................................................................................................. 70 22. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 71 23. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 71 24. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................. 71 25. LES STATISTIQUES.................................................................................... 71 26. LES STATISTIQUES OLAP ......................................................................... 72 27. LA GESTION DES AFFAIRES ..................................................................... 73 28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING ......................................... 74 28.1. Les ressources .......................................................................................... 74 28.2. Le planning................................................................................................ 74 28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line ............................. 74 29. LA GESTION DE LA DEB/DES .................................................................... 75 30. LA GESTION DU E-COMMERCE ................................................................ 76 31. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 76 32. MAP POINT ................................................................................................. 77 33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES ........................................................ 77 34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES ....................................................... 78 35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES......................................... 78 36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES.............. 80 37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR........................................................ 80 38. LE REMPLACEMENT DE CODE ................................................................. 81 39. L’IMPORT PARAMETRABLE....................................................................... 81 40. L’EXPORT PARAMETRABLE...................................................................... 82 41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT..................... 82 42. REPORTS ON LINE..................................................................................... 83 19 43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 83 INDEX................................................................................................................ 84 Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. 22 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FRFR40. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Comment activer mon logiciel ? 23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. 24  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (e-commerce (oxatis/epages), Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne, Plan, Itinéraire, Solvabilité, SMS). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  Le/les module/s disponibles,  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 25 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas ou vous avez déjà une Comptabilité Open Line d’installé et que vous cochez ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF) o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 26 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus. La barre de navigation Ouverture de l’application 27 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). 28  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service », « nomenclature de fabrication » ou de « nomenclature commerciale ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la fiche article. Comment créer un Tiers ? 29 4. COMMENT CREER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. 30 5. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 5.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 5.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. 5.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes ? 31 5.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, le mode de transport et la nature de transaction pour la DEB, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 5.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer/regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer.  Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé.  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé.  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir). 32  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : o Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. o Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte 5.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 5.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Comment gérer les ventes ? 33 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 5.3. Comment livrer une commande ? 5.3.1. Les paramètres Vous pouvez accéder aux paramètres en passant par le menu Paramètres - Société- Documents de vente. Cette option permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le bon de livraison/bon de retour, pour permettre la préparation de la livraison/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock. Par défaut, l’option est décochée. Si cette option n’est pas sélectionnée le champ « Etat » n’est pas présent dans le document. Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état autre que 10, existent. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les états des bons de livraison et bon de retour. 5.3.2. La livraison La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. 34 Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 5.3.3. Les nomenclatures Il est possible de livrer ou réceptionner partiellement des nomenclatures commerciales. Dans Paramètres – Société – Articles, l’option « Livrer partiellement les nomenclatures commerciale » permet d’autoriser la livraison/réception partielle des composants des nomenclatures. Cette option est aussi présente dans la fiche article (onglet Nomenclature »). Ainsi, lors de la livraison/ réception partielle, vous pouvez livrer/réceptionner indépendamment les composants d’une nomenclature commerciale. 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 5.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Comment créer une facturation périodique ? 35 En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer un document d’acompte avec une TVA exonérée (0,00%) quel que soit le type du tiers. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Document d’acompte sans TVA » présente dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 6.1. Facturation par copie 6.1.1. L’entête : Elle se compose :  D’un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D’un libellé : libellé de la facturation périodique. 6.1.2. Les Onglets :  Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. 36 Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. Comment gérer les achats ? 37 7.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 7.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 38 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 8.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 8.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. Comment envoyer un document par e-mail ? 39 8.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Sociétés - Services Internet - Email) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si dans la fiche client, il y a plusieurs contacts avec des adresses mails, il est possible de choisir le contact.1 De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail. Remarque En transfert / regroupement de document, l’envoi par mail est possible. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Email. Les documents concernés sont du devis en bon de livraison et de commande en bon de livraison. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 40 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signé. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 41 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 11.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». 11.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  Affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  Saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. 42 Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l’option "Remettre en banque". 11.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 43 11.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». 11.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 11.4. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? 11.4.1. Générer le fichier de virement CFONB La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. Remarque Pour les LCR, un code acception peut être saisi : - dans l’onglet Transfert bancaire de la fiche du règlement, - sur chaque ligne de règlement de remise en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n’oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 11.4.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Les formats des fichiers SEPA générés par l’application sont :  Pour les prélèvements : pain.008.001.02  Pour les virements : pain.001.001.03 44 Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations cidessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Il est possible de rendre le BIC optionnel. Pour cela, vous devez cocher l’option « BIC facultatif pour les virement et prélèvements SEPA », qui se trouve dans Paramètres – Société – règlements. Pour plus de détail sur la génération du fichier SEPA ou CFONB, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? 12.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 12.2. Taux d’intérêts Dans les Paramètres – Société – Règlements, deux champs vous permettent d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont alors utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. Comment gérer les stocks ? 45 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles - Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie, les inventaires, les ordres et bons de fabrication, les ordres et bons de désassemblage ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est multi-dépôt (dont gestion de dépôt principal et de transit). La création de dépôts et de localisation s’effectue à partir du menu Paramètres - Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? Cette option est disponible à différents endroits :  Paramètres + Société + Articles  Dans la fiche famille article  Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l’option « Géré en stock » est cochée. 13.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « Stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. 46 Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. Comment gérer les stocks ? 47 13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? Dans l’onglet « Nomenclature » de la fiche article, l’option « Décrémenter le stock des composants pour la fabrication » est proposée pour les articles de type Nomenclature de fabrication. Elle permet lors de la fabrication des nomenclatures de décrémenter directement le stock des composants simples dans le cas où la nomenclature est composée de sousnomenclatures. Ainsi, les mouvements de stock sont générés sur les composants simples et aucun mouvement n’est alors visible sur la sous-nomenclature. 13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? Pour accéder à la création d’un ordre/bon de fabrication ou de désassemblage, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles – Documents de stock, le bouton Ajouter puis Ordres ou bons de fabrication ou de désassemblage,  Le menu Stock / Articles – documents de stock – Ordres ou Bons de fabrication ou de désassemblage puis la touche [Inser]. Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrer en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage, d'un transfert d'un ordre de fabrication/désassemblage ou d’un traitement partiel d’un ordre de fabrication ou de désassemblage. Les fiches Ordres et Bons de fabrication ou de désassemblage se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles à nomenclature de fabrication, la quantité en stock à fabriquer ou désassembler. A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication ou de désassemblage, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication ou de désassemblage, c’est le stock réel des articles composés qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 48 13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Pour accéder à la création d’un ordre/bon de transfert, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles – Documents de stock, le bouton Ajouter puis Ordres ou bons de transfert,  Le menu Stock / Articles – Documents de stock – Ordres ou Bons de transfert puis la touche [Inser]. Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ? Pour accéder à la création d’un réapprovisionnement, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Opérations - Documents de stock ou document d’achat –Réappro. de fabrication ou Réappro. Fournisseur.  Le menu Opérations - Documents de stock ou Document d’achat- Réappro. de fabrication ou Réappro. Fournisseur. La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Remarque La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». L’assistant lancé à parti des documents de stock, vous permet de générer les ordres de fabrication pour les éléments de types « Nomenclature de fabrication ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. Comment transférer les éléménts en compta ? 49 13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). 50  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 15.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Comment gérer l’analytique ? 51 15.2. Le principe général Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Ligne Open Line : le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 15.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Consultez l’aide en ligne (F1) pour prendre connaissance des fiches disponibles. 15.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. 15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux Le multi-niveau vous permet de définir vos postes analytiques selon un arbre, avec des « parents » et des « enfants ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 52 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Comment sauvegarder tous mes dossiers ? 53 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte et de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres - Société - Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l’application est un intégré « EBP Compta & Gestion Commerciale Ligne Open Line», il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré. 54 20. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 21. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  La validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  Le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  La suppression de documents,  La dévalidation d’inventaire ou de document,  Le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 55 22. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, et pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 22.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 22.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). 56 A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 22.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit « Création ». Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Le tableau de bord 57 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Il peut être calé sur les dates d’exercice comptable. Pour cela, il faut aller dans le menu Paramètres – Société – Options comptables – Options générales, partie Exercice comptable. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. Pour avoir plus d’informations sur le tableau de bord, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 58 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Via le clic droit, sélectionnez-les entrées de la barre de navigation que vous souhaitez. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers, un raccourci ou un site web pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Les fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans le volet de navigation peuvent également être insérées. Par exemple, vous désirez ajouter la sauvegarde. Pour ce faire, vous devez réaliser un clic droit n’ importe où sur la barre des menus, puis cliquer sur « Ajouter aux favoris ». L’écran « Ajouter une commande aux favoris » s’ouvre. Dans la partie « Catégories », sélectionner « Outils », puis sur la partie « Commandes » sélectionner « Sauvegarder », et cliquer sur « Ajouter aux favoris ». Pour avoir plus d’informations sur la gestion des favoris, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Remarques Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Il est également possible d’insérer des catégories d'impressions et donc d'ouvrir directement la boite d'impression d’un modèle. Il est aussi envisageable d’ajouter les commandes des menus qui ne sont pas dans le volet de navigation (par exemple : Import paramétrable). 3. L’OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris, Ventes, Règlements, Achats, Stock/Articles, Opérations et Paramètres. Chaque Open Guide personnalisé sera disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. la gestion des tarifs et promotions 59 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarque Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 60 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes : - Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels, - Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Eco-contribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (vente, achat ou vente et achat) et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être cochée par défaut. Pour cela, allez dans Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de et d’achat. Remarques Le calcul des taxes est réalisé sur le montant HT hors remise pied et escompte. Si une remise en ligne a été saisie, elle sera prise en compte dans le calcul de la taxe. La gestion des autres taxes 61 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. 9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; N° agrément et sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 62 10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT La gestion du multi emplacement est activée à partir du menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Lors d’un transfert de document, il est possible de proposé la saisie des emplacements, pour cela, vous devez cocher l’option « Toujours proposer la saisie des emplacements en transfert de document », qui se trouve dans Paramètres – Société – Multi-dépôts. Le multi emplacement peut être actif selon les dépôts (menu Paramètres – Stock – Dépôts). Si l’option est cochée dans la fiche dépôt, un mode de saisie par défaut est proposé :  Non géré  Facultatif  Obligatoire. Ces informations sont aussi visibles dans la fiche article, onglet « Stock ». Dans les bons d’entée et les bons de sortie, pour un même article, il est possible de sélectionner un ou plusieurs emplacements. Pour cela, il faut cliquer sur la colonne « Code emplacement », afin d’avoir la fenêtre de répartition. La colonne « Code emplacement » est également disponible dans l’inventaire, dans la fenêtre des retours partiels et dans les mouvements de stock. Pour avoir plus d’informations sur le multi emplacement, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 11. IMPORT DE DOUCHETTE Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous allez pouvoir scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de :  Choisir le modèle de douchette  Définir des options  Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités  Gérer les données réceptionnées  Importer les données dans le document Pour avoir plus d’informations sur l’import des articles par douchette, reportez vous à l’aide en ligne (F1). La gestion du multi-devises 63 12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES La fonction « Multi-devises » est peut être activée à partir des Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Votre logiciel vous propose :  De mettre à jour régulièrement et automatiquement la valeur du cours des devises présentes dans le dossier,  D’émettre une pièce commerciale complètement en devise, ou simplement d’exprimer le montant à payer également en devise,  De générer des échéances en devise,  De régler les factures dans la devise souhaitée,  De gérer les écarts de change de type gain et perte, de façon automatique et de les comptabiliser,  De gérer les relances dans la devise de l’échéance,  De remettre en banque les règlements par devise,  De générer des virements internationaux, en devise ou en euro. Le dossier est toujours exprimé en Euros. A la création de dossier, certaines fiches devises sont créées par défaut. Il est également possible d'importer des devises à partir du menu Outils - Imports paramétrables. Le cours des devises peut-être mis à jour manuellement sur la fiche devise ou automatiquement grâce à un paramétrage des options (Paramètres - Société - Paramétrages). Cependant, il est important de saisir le code ISO de la devise dans la fiche de la devise (zone code de la devise), sinon la mise à jour automatique ne pourra pas se faire. Le renseignement de la devise s'effectue sur :  La fiche tiers (cela entraîne sa reprise automatique lors de la création de documents et de règlements),  Le document (y compris acompte, TVA autres taxes et l’éco contribution),  Les échéances,  Les règlements,  Les banques,  Les remises en banque (une remise en banque ne concerne qu’une seule devise à la fois),  Les tarifs clients et fournisseurs. Remarque Lorsqu’une banque est saisie sur un règlement, il faut que la devise indiquée sur le règlement soit la même que celle de la banque. Si la banque est saisie avant la devise, c’est la devise de la fiche banque qui est indiqué. Lors du transfert de documents, livraison/réception partielle, regroupement de documents ou facturations périodiques, une option permet de définir le calcul du montant en devise. Un virement international est obligatoire pour tout virement en devise et pour tout virement en euro sur une banque autre que française. Par conséquent, remettre en banque en même temps des paiements euros destinés à un virement international et à un virement national est possible. La gestion du multi devises s’utilise de la même façon pour les achats. 64 13. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT Si vous possédez le module N° de série / lot, chaque unité d’un article peut être identifiée par un n° de série/lot. Les articles concernés sont de type bien et nomenclature de fabrication Ces deux modes de suivi relativement proches dans le principe permettent d’assurer la traçabilité d’un article depuis la réception d’une commande fournisseur jusqu’à la livraison client avec toutefois les différences suivantes :  Les n° de série identifient chaque unité d’un article dans le stock et tout au long de son historique et ne peuvent être détaillés (ex : voiture, télévision, réfrigérateur, …).  Les n° de lot permettent d’identifier des sous ensembles du stock d’un article (même processus de production/fabrication, groupe cohérent de composants, etc…). Pour ce mode, les quantités peuvent être décimales (dépend de l’unité choisie) et la quantité par lot n’est pas limitée et peut être détaillée (ex : béton, farine, lait, …) La gestion des n° de série / lot s'effectue par la fiche article, onglet stock + mode de suivi. Il peut aussi être défini sur la famille article. Les N° de série / lot sont ensuite renseignés lors :  D'un inventaire,  De la saisie des documents de ventes, achats et stock,  De la saisie des livraisons partielles /réceptions partielles,  De la saisie des traitements partiels des ordres de fabrication, désassemblage et de transfert,  De la réalisation d'un transfert ou regroupement de document. Enfin, il est possible de rechercher les n° de série et les n° de lot par l'intermédiaire, des mouvements de stocks et de la traçabilité (menu Stock/articles, Articles). La traçabilité prenant en compte les étapes de fabrication. Dans ce cas particulier, le n° de série / lot n’existe plus dans le stock en tant que tel, mais en tant que composant d’un autre article ; il faut donc pouvoir enchainer avec l’historique du n° de série / lot de l’article qui a été fabriqué et ainsi de suite. Sont pris en compte dans l’historique de la traçabilité :  Les documents de stock : bon d’entrée et de sortie, inventaire, bon de fabrication, bon de transfert et bon de désassemblage ;  Les documents de ventes : bon de livraison, bon de retour, facture et avoir ;  Les documents d’achat : bon de réception, bon de retour, facture et avoir. La gestion des numéros de série/lot s’enrichit de la gestion des Dates Limites de Consommation (DLC) et des Dates Limites d’Utilisation Optimale(DLUO). Ainsi, à chaque numéro de série/lot, vous pouvez renseigner une date limite. Lors d’une vente, le logiciel peut automatiquement attribuer le numéro de série/lot dont la date limite est la plus proche de la date du document tout en restant postérieur à cette date. Remarque Un article suivi par numéro de série/lot et qui est déjà mouvementé pourra être modifié afin de pouvoir ajouter le suivi par date limite (DLC/DLUO). La livraison client depuis un document d’achat 65 14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT Par défaut, dans les documents d’achat, onglet « Livraison », dans la zone « Livrer au », le choix indiquée est « Chez le fournisseur ». Plusieurs choix sont possibles :  Chez le fournisseur,  Au dépôt,  Chez le client. (Dans ce cas, aucun mouvement de stock n’est généré) Ces choix permettent de définir la vente des produits pour lesquels, systématiquement ou occasionnellement, il faut demander à son fournisseur de livrer directement chez le client, ou pour pouvoir dire à son fournisseur que les articles seront enlevés chez lui, ou encore livrés à l’un de ses dépôts. Dans Paramètres – Société – Documents achats – Options générales, il est possible de définir le type d’adresse de livraison de vos achats le plus fréquent. Ce paramètre est repris ensuite par défaut dans vos articles et dans vos documents d’achats Dans une fiche article, Onglet « Stock », ajustez le type d’adresse de livraison de vos achats propre à l’article si différent des autres. Dans les documents d’achat, Onglet « Livraison », la valeur par défaut est reprise des paramètres du dossier, elle reste modifiable. Le modèle d’impression du document imprime l’adresse à laquelle le fournisseur doit livrer. Dans les documents de vente, Commandes, dans la ligne de document, la liste de type d’adresse de livraison achat est reprise de la fiche article et est librement modifiable. Cette possibilité est disponible sur les commandes uniquement car c’est lié à la contremarque et au réapprovisionnement. Cette fonction impacte également la contremarque et le réapprovisionnement fournisseur. 15. LA CONTREMARQUE La contremarque consiste à générer de manière quasi-systématique un réapprovisionnement pour un article géré en contremarque lorsqu'il est commandé par un client. Les documents de réapprovisionnement générés sont liés à la commande du client. Ceci afin que lors de la réception de la commande fournisseur, la commande client liée puisse être livrée. La gestion de la contremarque est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible "Contremarque" (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour gérer la contremarque, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier, partie Articles, puis les familles articles et les articles (onglet stock). Puis, vous pouvez réaliser vos commandes clients. En fonction des options sélectionnées (Gérer la contremarque, Contremarque automatique, Forcer le réapprovisionnement si le stock est suffisant), lors de la sauvegarde de la commande client, la commande fournisseur sera générée. La commande fournisseur est générée avec le fournisseur principal de l'article. Il est possible de modifier le fournisseur de la commande. La commande client est liée à la commande fournisseur. A la réception de la commande fournisseur, la livraison de la commande client sera réalisée. Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement. 66 16. LES HISTORIQUES 16.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est :  Enregistré/validé,  Issu d'un autre document,  Transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 16.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  Enregistré/validé,  Issu d'un autre document,  Transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 16.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, La gestion du tiers payeur / encaisseur 67 par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 16.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer les filtres. 17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR Le tiers payeur est une personne qui effectue un paiement pour le compte d'une autre personne. La sélection du tiers payeur/encaisseur s'effectue dans l'onglet « Gestion » de la fiche client / fournisseur. Dans cet onglet, vous pouvez également :  définir le tiers à facturer/facturant,  choisir Ne pas regrouper les commandes en Bon de livraison / réception,  choisir de Ne pas regrouper les Bons de livraison/réception en facture,  dans la partie Lettres de relances, définir les relances pour le tiers payeur. La liste des tiers payeur/encaisseur n'affiche que les tiers qui n'ont pas de tiers payeur/encaisseur ou de tiers à facturer/facturant. Les prospects peuvent être sélectionnés comme tiers à facturer mais pas comme tiers payeur. Dans ce cas, la fiche prospect sera transformé en fiche client lors de l’enregistrement du premier document. Pour avoir un exemple et plus d’informations sur le tiers payeur / encaisseur, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 18. LES EFFETS DE COMMERCE La gestion des effets de commence s’effectue par :  Le paramétrage des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée  Le paramétrage du compte tiers (client/fournisseur) 68  Le paramétrage du moyen de paiement  Le paramétrage de la fiche banque  La réalisation de la fiche règlement  La réalisation de la remise en banque ou décaissement  Le transfert comptable Pour avoir plus d’information sur la gestion des effets de commerce, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 19. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  De la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  De la fiche client,  Du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  Du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 20. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ; Les relances 69  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarque Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. 70 21. AUTO-LIQUIDATION Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation » 21.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation Dans la partie Paramètres – Société - Options comptables - Journaux et comptes divers, vous devez cocher l’option « Générer l’écriture d’auto liquidation sur les achats intracommunautaires ». Les comptes de TVA d’auto-liquidation pour les biens et pour les services sont à renseigner dans chaque fiche taux de TVA : Paramètres – Taxes – Taux de TVA, dans la partie « Achats-Comptes de TVA ». 21.2. Les achats Sur tous les documents, sauf documents d’acompte, dans l’onglet « Compléments », deux options vous permettent de définir la « Génération l’écriture d’auto-liquidation » et sélection de la «TVA sur port applicable pour auto-liquidation ». Afin de sélectionner le taux de TVA pour l’auto-liquidation, sur les lignes des documents, vous pouvez ajouter la colonne « TVA applicable pour auto-liquidation ». 21.3. Les ventes Sur tous les documents, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. Le dossier pour votre expert comptable 71 22. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 23. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 24. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial/collaborateur,  des documents rattachés au commercial/collaborateur (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Il s’effectue par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commissions. Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. 25. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 72 26. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (*On-Line Analytical Processing nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008)) est destiné à des analyses multidimensionnelles complexes sur des données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (notion de temps, de famille, articles, clients...). L’avantage de ce système est le suivant :  La création de son propre cube de données ou la modification du cube existant ;  Un temps de restitution immédiat ;  L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans Open Line® consiste à définir les critères du cube et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. La fenêtre des statistiques OLAP se présente sous forme d’onglets permettant la sélection d’une statistique, la visualisation/modification des données, la représentation graphique des données et la visualisation avant impression de la grille des données et du graphique associé. Vous pouvez également modifier le cube OLAP (Dimensions/Attributs et Mesures) par le menu Options/Modifier la structure du cube OLAP. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel® afin de retravailler les statistiques en exploitant toute la puissance du tableur. La gestion des affaires 73 27. LA GESTION DES AFFAIRES La gestion des affaires permet de regrouper des ventes et des achats pour en déterminer des analyses statistiques. Elle est activée à partir du menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles et est accessible depuis le menu Ventes - Clients - Affaires ou Achats - Fournisseurs - Affaires. La fiche affaire est composée d'une entête et d'onglets. Après avoir saisi le code, le libellé et la date de création, vous devez définir l'état de l'affaire. Par défaut, l'état est "En cours" (les états sont définis dans les Paramètres - Société - Affaires). Il vous suffit ensuite d'enregistrer l'affaire. Une fois l'affaire créée, vous pouvez affecter le code affaire :  Dans un document de vente ou d’achat, onglet « Compléments » : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Dans un document de stock en entête : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Directement sur les lignes d’un document (modifier la vue et ajouter la colonne « code Affaire »,) : cela permet d’affecter plusieurs affaires dans un même document, ligne article par ligne article. Les onglets Clients, Fournisseurs, Commerciaux/collaborateurs, Ventes, Articles, Achats, Stock, Règlements de ventes, Règlements d'achats de la fiche affaires sont renseignés automatiquement à l'enregistrement du document de vente/achat/stock ou d'un règlement. L'onglet "Coûts supplémentaires" permet de saisir des charges complémentaires. L’onglet « Temps » permet de saisir le temps/coût horaire pour les intervenants et la quantité/prix pour le matériel. Il est aussi possible de voir des évènements. Pour cela, vous devez les créer à partir des Ventes – Planning – Evènements et renseigner le code affaire qui se trouve dans l’onglet « Gestion ». Les évènements peuvent correspondent à l’historique des mails envoyés et reçus, aux courriers, aux appels… L'onglet Analyse permet de visualiser la synthèse des coûts prévus, réalisés et les gains. L'onglet Statistiques permet de visualiser les éléments de ventes (tous les documents de ventes par articles et par clients). Remarque La mise à jour des affaires, se fait dans une tâche Asynchrone (dès qu’un document lié à une affaire est enregistré), elle peut également être réalisée en sélectionnant le bouton « Mise à jour » directement depuis l’affaire. Dans le tableau de bord, il est possible d'afficher la liste des affaires par état. 74 28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING Les horaires du planning peuvent être modifiés à partir des Paramètres - Société – Planning/horaires. Afin de saisir des temps et éventuellement de les transférer dans la paye, vous devez définir le nom des variables. (Paramètres - Société – Variables de paye) Cette saisie s’effectue à l’aide d’une grille qui se compose d’un code/variable de la paye et du libellé. 28.1. Les ressources Elles concernent plusieurs fiches :  Les commerciaux / collaborateurs : onglet « Horaires », il permet de renseigner le matricule employé, son coût horaire et l’article de type service associé, ainsi que ces heures de travail.  Les familles matériels et les matériels : pour créer ces fiches vous devez aller dans le menu Paramètres – Matériel. 28.2. Le planning Pour visualiser le planning, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning- Planning. Il est composé d’une partie « calendrier » (à droite de l’écran, par défaut la date du jour) et d’une partie planning (plusieurs sélections et filtres sont possibles). Remarque Il est possible de saisir des lignes de temps autonome. Pour cela, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning – Saisie des temps et variables de paye. Afin de voir cette saisie dans le planning, vous devez cocher l’option « Voir dans le planning ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la gestion des ressources/planning. 28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line Il s’agit de transférer les heures d’une ressource de type Main d’œuvre dans EBP Paye Ligne Open Line. Si la paye n’est pas liée à la gestion commerciale, un fichier sera généré. Le transfert peut être lancé à partir du menu Opérations – Transfert en paye – Transférer les données. La date de validité proposée permet à la paye de savoir sur quelle période de bulletin prendre en compte les heures reçues de la gestion. Remarque A noter que l’envoi des heures s’effectue uniquement pour les ressources sélectionnées, quelque soit le contrat du salarié. C'est-à-dire payé à l’heure ou mensualisé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Ligne. La gestion de la DEB/DES 75 29. LA GESTION DE LA DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens (et depuis peu de services « DES ») échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir :  Les paramètres du dossier (contact DEB/DES),  La numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres)  La nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB) Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. 76 30. LA GESTION DU E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 31. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles sont proposés par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. MAP Point 77 32. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.  Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES Il est possible de définir des formules de calcul sur les quantités et les prix de vente HT pour les documents de vente de type Devis, Commande, Bon de livraison et Facture. Pour les avoirs et les bons de retour, l’activation des formules se fait par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Options générales. Cette fonctionnalité permet de définir des formules de calcul prête à l’emploi sur les fiches articles et familles articles, ainsi que des formules de calcul type. Remarque Les formules de calcul types sont disponibles pour les achats. L’éditeur de formules est disponible depuis l’onglet formule des fiches articles, familles articles ou depuis la fiche formule de calcul type. Il contient le même moteur de calcul que les champs personnalisés calculés et a donc accès également aux fonctions personnalisés. Les formules de calcul types sont accessibles depuis le menu Paramètres – Divers – Formules de calcul types. Pour créer une formule, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous devez ensuite, saisir un libellé et spécifier depuis la liste déroulante « Type » si la formule concerne un calcul de quantité ou un calcul de prix de vente HT. Puis définir la formule. 78 34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES Les fonctions personnalisées sont accessible par le menu « Paramètres ». La fiche formule personnalisée permet de saisir en entête un nom, une description et de sélectionner un type de retour ainsi qu’une catégorie. Le champ utilisation n’est pas modifiable. Il décrit la syntaxe, le type et l’ordre des paramètres à passer à la fonction ainsi que le type de retour. Le champ exemple permet de saisir un exemple d’utilisation de la formule. Ce champ pourra être actualisé automatiquement par l’action Tester. Dans l’onglet Fonction, vous disposez de différents éléments paramètres et formule. Une fois la formule saisie, vous disposez du bouton « Tester » qui permet de vérifier la validité de la formule avec les valeurs de test définies pour chaque paramètre. Remarque Une fonction personnalisée peut utiliser d’autres fonctions (systèmes ou personnalisées). Par contre, elle ne peut pas faire appel à elle même directement ou indirectement. De plus une fonction personnalisée pourra être reprise dans le calcul des champs personnalisés calculés. 35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs sur toutes les tables principales et sur tous les champs principaux. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximums. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. La gestion des champs personnalisés 79 Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Pour avoir un exemple de création et d’utilisation d’un champ relationnel, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Vous avez également la possibilité de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule pré-définie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton OK valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit “locale” (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Pour avoir plus d’informations sur la gestion des champs personnalisés, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 80 36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes :  Table : elle contient la liste des tables pour lesquelles vous pouvez définir une alerte et/ou un champ obligatoire  Alertes : elle est renseignée par une "coche verte" si une alerte est présente sur la table,  Champs obligatoires : elle est renseignée par une "coche verte" si un champ obligatoire est présent sur la table. La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects, Familles clients/prospects et Tarifs/promotions (clients / fournisseurs) est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Pour avoir plus d’informations sur les assistants de mis à jour des fiches, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Le remplacement de code 81 38. LE REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour les pays, les banques, les moyens de paiement et les modes de règlement. Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 39. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Remarques Lors des imports de documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Les n° série/lot et date présents sur les composants d'une nomenclature ne peuvent pas être importés. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 82 40. L’EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Remarque Lors de l’export documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. Reports On Line 83 42. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. 84 Index A Accès au service technique..................................................................................21 Achats..................................................................................................................36 Acompte...............................................................................................................41 Actualiser la TVA des documents.........................................................................32 Affaires.................................................................................................................73 Aide sur EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line ..........................................13 Alertes..................................................................................................................80 Analytique ............................................................................................................50 Archivage.............................................................................................................54 Articles .................................................................................................................28 Assistant de mises à jour......................................................................................80 Auto-liquidation ....................................................................................................70 B Barème des commissions ....................................................................................71 Barème eco-contribution ......................................................................................59 BL ........................................................................................................................34 Bon d’entrée.........................................................................................................46 Bon de désassemblage........................................................................................47 Bon de fabrication ................................................................................................47 Bon de livraison....................................................................................................34 Bon de retour .......................................................................................................34 Bon de sortie........................................................................................................46 Bon de transfert....................................................................................................48 BR........................................................................................................................34 C CFONB ................................................................................................................43 Champs obligatoires.............................................................................................80 Champs personnalisés.........................................................................................78 Clients..................................................................................................................29 Commande ..........................................................................................................32 Commandes fournisseurs.....................................................................................37 Commerciaux.......................................................................................................71 Commissions........................................................................................................71 INDEX 85 Communication Entreprise-Expert........................................................................71 Complétion de commande....................................................................................65 Configuration minimale.........................................................................................21 Contact ................................................................................................................29 Contremarque ......................................................................................................65 Corps du devis .....................................................................................................30 Création de dossier..............................................................................................25 Création de modèle..............................................................................................82 D DEB/DES .............................................................................................................75 Décaissement ......................................................................................................42 Devis....................................................................................................................30 DLC......................................................................................................................64 DLUO...................................................................................................................64 Documents d’achat...............................................................................................36 Documents de stock.............................................................................................45 Documents de vente ............................................................................................30 Droits utilisateurs..................................................................................................56 Duplication de documents ....................................................................................39 Dupliquer en.........................................................................................................31 E Echéances .....................................................................................................35, 68 Echéancier...........................................................................................................68 Eco-contribution ...................................................................................................59 Eco-contribution mobilier......................................................................................60 e-Commerce ........................................................................................................76 Ecran de travail ....................................................................................................26 Effets de commerce .............................................................................................67 Evènements .........................................................................................................73 Expert Comptable ..........................................................................................28, 71 Export paramétrable.............................................................................................82 F Facturation périodique..........................................................................................35 Facture...........................................................................................................34, 37 Facture d’acompte................................................................................................41 Favoris .................................................................................................................58 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................83 Fonctions avancées .............................................................................................57 Fonctions personnalisées.....................................................................................78 Formules de calcul types......................................................................................77 Fournisseurs ........................................................................................................29 86 Frais de port.........................................................................................................60 G Gestion des affaires .......................................................................................62, 73 Gestion des fenêtres ............................................................................................28 Grilles analytiques................................................................................................51 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................55 H Historique client....................................................................................................31 Historique de la ligne......................................................................................64, 66 Historique des achats...........................................................................................67 Historique des ventes...........................................................................................66 Historique du document..................................................................................31, 66 I Import de douchette .............................................................................................62 Import paramétrable.............................................................................................81 Imprimer...............................................................................................................52 Initialisation du dossier.........................................................................................27 Installation............................................................................................................22 Inventaire .............................................................................................................45 J Journal des événements ......................................................................................54 L Lancement du logiciel...........................................................................................22 Lettre de relance ..................................................................................................68 Liaison de dossier ................................................................................................53 Livraison client .....................................................................................................65 Livrer une commande.....................................................................................33, 34 M MAP Point............................................................................................................77 MAPI....................................................................................................................39 Marqué comme imprimé.......................................................................................31 Marqué comme non imprimé................................................................................31 Modèle .................................................................................................................82 Mouvements de stock ..........................................................................................49 Multi emplacement ...............................................................................................62 Multi-dépôt ...........................................................................................................45 Multi-devises ........................................................................................................63 INDEX 87 N Numéro de série / lot............................................................................................64 Numerotation........................................................................................................27 O Open Guide..........................................................................................................58 Options du dossier ...............................................................................................27 Ordre de désassemblage .....................................................................................47 Ordre de fabrication..............................................................................................47 Ordre de transfert.................................................................................................48 Ouverture de l'application.....................................................................................27 P PDF Signé............................................................................................................40 Pied du devis........................................................................................................30 Planning...............................................................................................................74 Plans analytiques .................................................................................................51 Pointage automatique facture et avoir ..................................................................38 Postes analytiques ...............................................................................................51 Promotions...........................................................................................................59 Prospects .............................................................................................................29 Publipostage ........................................................................................................76 R Réapprovisionnement ..............................................................................48, 50, 51 Récéptionner une commande...............................................................................37 Règlement............................................................................................................41 Règlement client ..................................................................................................41 Règlement fournisseur .........................................................................................41 Regroupement de documents ..............................................................................38 Relances..............................................................................................................68 Relances devis.....................................................................................................68 Remise en banque ...............................................................................................42 Remplacement de code........................................................................................81 Reports On Line...................................................................................................83 Ressources ..........................................................................................................74 Retards de paiements ..........................................................................................44 ROL .....................................................................................................................83 S Sauvegarde..........................................................................................................52 Sauvegarder tous mes dossiers ...........................................................................53 SEPA ...................................................................................................................43 88 Service à la personne...........................................................................................61 SMS.....................................................................................................................32 SMTP...................................................................................................................39 Statistiques ..........................................................................................................71 Statistiques OLAP................................................................................................72 Stocks ..................................................................................................................45 Stocks négatifs.....................................................................................................45 T Tableau de bord...................................................................................................57 Tableau de bord personnalisable .........................................................................57 Tarif article ...........................................................................................................28 Tarifs....................................................................................................................59 Taux d'intérêt .......................................................................................................44 Taxes ...................................................................................................................61 Tiers encaisseur...................................................................................................67 Tiers payeur.........................................................................................................67 Traçabilité ............................................................................................................64 Transfert comptable .............................................................................................49 Transfert de documents........................................................................................38 Transfert des heures ............................................................................................74 TVA......................................................................................................................27 U Utilisateurs ...........................................................................................................55 V Ventes..................................................................................................................30 EBP Bâtiment Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 08 11 65 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Octobre 2014 EBP Bâtiment 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son 4 EBP Bâtiment installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données EBP Bâtiment 5 (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, 6 EBP Bâtiment Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de nonpaiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, EBP Bâtiment 7 sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est 8 EBP Bâtiment facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. EBP Bâtiment 9 Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « antivirus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences 10 EBP Bâtiment Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation EBP Bâtiment 11 formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : 12 EBP Bâtiment Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: EBP Bâtiment 13 Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». 14 EBP Bâtiment Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): EBP Bâtiment 15  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 16 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 17 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 18 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 19 Table des matières INSTALLATION 23 1. AVANT DE COMMENCER ..................................................23 1.1. Accès au service technique .......................................23 1.2. Configuration minimale conseillée .............................23 1.3. Configuration minimale requise pour la version 24 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?........................25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.............................26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?............................26 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.................27 4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.............27 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...............................28 6. ECRAN DE TRAVAIL ..........................................................30 PRISE EN MAIN 31 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .......................31 1.1. Les options à remplir dès maintenant........................32 1.2. Les autres options .....................................................32 1.3. Les options d’affichage ..............................................33 1.4. Mot de passe .............................................................34 1.5. Gestion des fenêtres..................................................34 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..................................35 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ..........35 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ........................38 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...............39 3.1. Exemple de métré......................................................40 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.........................42 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...43 5.1. Promotions ................................................................43 5.2. Tarifs..........................................................................43 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?...........44 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.........................................45 7.1. L’entête du devis........................................................46 7.2. Le corps.....................................................................46 7.3. Le pied.......................................................................48 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...............................48 20 EBP Bâtiment 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..................49 9.1. Création du barème...................................................50 9.2. Utilisation du barème éco-contribution.......................50 10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ?51 10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier .....52 10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier ........52 10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier ......53 11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? 54 11.1. Saisie de l’avancement des travaux ........................54 11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement........55 12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ?................55 13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS............................................................................56 13.1. Transfert de documents...........................................56 13.2. Duplication...............................................................57 13.3. Regroupement de bons de livraison ........................57 13.4. Impression des documents......................................58 13.5. Envoi par e-mail.......................................................58 14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .....59 15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ................................59 16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..................................61 16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés...........................................................................62 16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier détaillés ............................................................................62 16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés..63 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? ........................64 17.1. Comment commander ? ..........................................65 17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks....66 17.3. Comment réceptionner les achats ? ........................67 17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .............68 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ? .................................................................68 18.1. Comment créer une demande de prix sous-traitant? .........................................................................................69 18.2. Comment créer une commande sous-traitant ?.......71 18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? .............71 19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? 72 EBP Bâtiment 21 19.1. Comment créer une étude des déboursés ?............72 19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? .....................................75 19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ?...............................................76 19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ? ..................................76 19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ? .....................................77 20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ....................77 20.1. Les options des affaires...........................................77 20.2. Comment créer une affaire ? ...................................78 20.3. Comment associer des documents à une affaire ?..79 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................80 21.1. Deux modes de gestion du stock.............................80 21.2. Les documents de stock ..........................................81 21.3. Les mouvements de stocks .....................................83 22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. .........................................................................84 22.1. Les contrats de maintenance...................................84 22.2. Le service après vente.............................................85 22.3. L’historique Maintenance / SAV...............................86 23. LE PLANNING ............................................................86 23.1. Présentation du planning .........................................86 23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous..88 23.3. Ajout d'une intervention ...........................................89 23.4. La fiche rendez-vous ...............................................89 24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS90 24.1. Comment saisir un acompte ? .................................90 24.2. Comment saisir un règlement client ?......................91 24.3. La remise en banque ...............................................92 25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES..........................95 25.1. Le tableau de bord..................................................95 25.2. L’historique clients/prospects...................................95 25.3. L’historique des éléments ........................................96 26. COMMENT CREER UN MAILING ? ..........................97 22 EBP Bâtiment 27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?......................................................................97 27.1. Les données à renseigner avant transfert ...............98 27.2. Le transfert ..............................................................99 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..............99 29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................100 LES FONCTIONS AVANCEES 103 1. LES RELANCES................................................................103 2. L’ECHEANCIER CLIENT...................................................103 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ......103 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.................104 5. LES STATISTIQUES .........................................................104 6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS ...............104 7. INDEXATION DE DEVIS ...................................................105 8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) 105 9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES..................................105 10. EBP SAUVEGARDE........................................................106 11. LE MENU INTERNET......................................................106 INDEX 107 NOTES 111 Avant de commencer EBP Bâtiment 23 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min) Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 –2 GHz ou supérieur  Mémoire de 1 Go de RAM  Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits, 24 EBP Bâtiment  Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. Configuration minimale requise pour la version La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste(1) est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 – 2 GHz ou supérieur,  Mémoire de 3 Go de RAM  Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits,  Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2GHz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur. Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Bâtiment 25 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment. 3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Remarque Si vous avez acheté une version réseau, sélectionnez le type d’installation réseau comme type d’installation. 26 EBP Bâtiment 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment12.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bâtiment. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. Comment Activer mon logiciel ? EBP Bâtiment 27 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Activer par Internet" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). 28 EBP Bâtiment  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : Le code d’activation que vous avez saisi n’est pas correct. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Activer votre logiciel. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci clavier [Ctrl] + [N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Comment créer mon dossier ? EBP Bâtiment 29 Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 30 EBP Bâtiment 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768 Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres EBP Bâtiment 31 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos suivants : ou . Remarque Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 32 EBP Bâtiment 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Eléments - Ouvrages : Cette partie permet principalement de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.  Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de stock, quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation, d’avoir des avertissements, d’indiquer la durée de validité des devis.  Taux / Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Permet d’indiquer les taux de frais généraux et de bénéfice.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable). Dans la partie Bibliothèques, vous pouvez mettre Comment initialiser mon dossier ? EBP Bâtiment 33 une bibliothèque par défaut si vous avez importé des bibliothèques partenaires… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc.  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés.  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples et en affichant des calculs .  Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux catégories  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez créer des champs personnalisés  Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs 34 EBP Bâtiment et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...) Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Mot de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs. L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier. Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur. Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot de passe. 1.5. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 35 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, maind’œuvre, matériel, divers, ouvrage, sous-traitance et textes.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les mains-d’œuvre correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc.)  Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en location et dont vous facturez au client l’utilisation. 36 EBP Bâtiment  Les textes pourront être insérés dans le corps de vos documents.  La sous-traitance correspond à une tâche soustraitée.  L’onglet Eléments en sommeil regroupe tous les éléments qui ont la case « Elément en sommeil » de coché dans sa fiche. Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton Ajouter qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet Désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids et le volume total de vos éléments, le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non. En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 37 Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage. Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente puis précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et vous vendez les sachets à l’unité : Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants : 38 EBP Bâtiment  Tarifs / Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions éléments. Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.  Comptes : Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.  Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.  Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais, etc..  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images.  Notes : Permet de saisir des commentaires Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 39 procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils + Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux. EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une ou plusieurs fournitures. Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone Métré ou bien en faisant appel à l’assistant métré. Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données + Divers + Métrés Types. Les métrés types 40 EBP Bâtiment sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir. Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré. Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux exemples de métrés-types. 3.1. Exemple de métré A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton nécessaire pour une colonne. Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre. Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :  Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit d’un commentaire.  Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)  Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du cylindre’  Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre d’outils.  Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la fonction Volcylindre en doublecliquant dessus, à l’aide de la souris. Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 41  La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT)  Cliquez ensuite sur le bouton Terminer Votre métré type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera dans la zone Total. N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré. Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.  Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône ,  Sélectionnez le métré type. Les opérations s’affichent alors.  Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.  Le métré se calcule automatiquement. Son total est reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet Composition. Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré type dans l’onglet Métré des documents de vente. 42 EBP Bâtiment 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Remarque Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant un prospect. Pour cela, vous devez confirmer le message de transfert du prospect en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez par Enregistrer. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. Comment créer un MULTI TARIF - PROMOTION ? EBP Bâtiment 43 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? 5.1. Promotions Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion. Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche. L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients. La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise. Elle est facultative. Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise. 5.2. Tarifs Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou Eléments. Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments. Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client précis ou pour une famille précise de clients. Remarque Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs 44 EBP Bâtiment critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou la remise sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments. Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont définies uniquement dans les promotions. Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de remise (et inversement). L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document. L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options. 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code et le libellé du mode de règlement, puis dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 45 La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos clients. Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères. Attention La somme, des % des lignes créées, doit être égale à 100%. Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances : - Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant, - Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées. 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. 46 EBP Bâtiment Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les informations liées à l’affaire. 7.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre devis. La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 80). Si vous la décochez, les documents générés, à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les stocks. 7.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 47 même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille et pour faciliter la saisie, vous disposez : D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches.. Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique. D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille. Vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix. Vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir page 39). L’onglet Lettres types permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 48 EBP Bâtiment 7.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux et le bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours. Le bouton Indexation, disponible uniquement dans les devis, vous permet d’avoir un historique des indexations effectuées à partir d’un devis sous la forme d’arborescence. Le bouton Comptabilité vous permet de paramétrer d’autres comptes comptables pour les TVA pour ce document. Lors du transfert comptable, c’est ces comptes qui seront utilisés. 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée à partir d’un transfert de document (ex : transfert de devis). Comment gérer l'éco-contribution ? EBP Bâtiment 49 La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - de colonnes supplémentaires dans le corps de votre document, - d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement en détail. 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE, est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Ecosystèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans EBP Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution s'effectue en plusieurs étapes. 50 EBP Bâtiment 9.1. Création du barème Pour créer le barème, sélectionnez "créer le barème d'écocontribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 9.2. Utilisation du barème éco-contribution Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’écocontribution est TTC. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution (Montant de l’élément dont écocontribution). Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TTC ». Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution est inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le Total TTC du document. Par le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Comment gerer l’eco-contribution mobilier ? EBP Bâtiment 51 Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ? Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des 10 catégories suivantes (ces catégories sont définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement) : 1. Meubles de salon / Séjour / Salle à manger, 2. Meubles d’appoint, 3. Meubles de chambres à coucher, 4. Literie, 5. Meubles de bureau, 6. Meubles de cuisine, 7. Meubles de salle de bains, 8. Meubles de jardin, 9. Sièges, 10. Mobiliers techniques, commerciaux et de collectivité. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Il existe deux éco-organismes qui ont leur propre barème :  Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels,  Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). 52 EBP Bâtiment 10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier Pour créer les barèmes, sélectionnez "créer les barèmes écocontribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les barèmes par le menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier. 10.1.1. Création d’un barème manuellement Vous pouvez aussi créer manuellement un barème en passant par le menu Données + Divers + Barème Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner le code, l’organisme, le montant HT et cocher la Proportionnel au poids (Kg) si besoin. 10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier Pour créer les articles éco-contribution mobilier, sélectionnez "créer les barèmes éco-contribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les articles par le menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier. 10.2.1. Création d’un article éco-contribution manuellement Vous pouvez aussi créer manuellement un article écocontribution en passant par le menu Données + Divers + Article Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner un code, un libellé, l’organisme, le barème à utiliser et le code article (Fournit par Valdelia ou Eco-mobilier). Les autres champs sont spécifiques à l’organisme Valdelia. Comment gerer l’eco-contribution mobilier ? EBP Bâtiment 53 10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier 10.3.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches articles Eco-contribution mobilier, vous devez les affecter à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution mobilier est HT. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution mobilier (Montant de l’élément dont éco-contribution mobilier). Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution mobilier au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution mobilier au montant TTC ». 10.3.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), l’article écocontribution mobilier associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution mobilier TTC sera calculé en fonction du nombre ou du poids (case « Proportionnel au poids (Kg) » cochée dans la fiche barème éco-contribution mobilier) de l'élément vendu et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution mobilier est inclus (Dont éco-contribution mobilier...) ou ajouté dans le Total TTC du document. Par le menu Impressions + Historique éco-contribution mobilier, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des articles éco-contribution mobilier utilisés dans les documents. 54 EBP Bâtiment 11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :  A partir de factures directes  Par transfert de devis ou de commande 11.1. Saisie de l’avancement des travaux La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez. Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée. Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel recalcule alors le montant à facturer au client (montant net HT Avancement). Remarque Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité et celui-ci se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au client. En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux. Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options + Document + Ventes. Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages. Comment GERER LE COMPTE PRORATA ? EBP Bâtiment 55 L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de situation d’avancement est automatiquement incrémenté. L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide). 11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement. 12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place lorsque plusieurs entreprises de divers corps de métier interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier. Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs : installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces besoins ne sont pas en général pris en charge par le maître d’ouvrage. La gestion du compte prorata s’effectue à partir du document de vente (devis, commandes…). 56 EBP Bâtiment Une fois les éléments de l’entête et du corps saisis, vous devez cliquer sur l’onglet Pied et cliquer sur le symbole des postes complémentaires. Vous pouvez saisir un libellé dans la zone Remises/Majorations du compte prorata puis saisir un montant dans la zone Montant ou un taux dans la zone %. Le bouton TVA – comptes vous permet de définir un compte comptable en cas de remise ou en cas de majoration ainsi que le taux de TVA à appliquer. Si vous ne définissez pas de compte comptable à partir de ce bouton, les comptes utilisés seront ceux définis à partir du menu Données / Divers / Postes complémentaires. Le montant de référence permettant le calcul du compte prorata correspond au Total HT du document. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 13.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures. Transfert, duplication et impression de documents EBP Bâtiment 57 Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la barre de Navigation. Remarque Pour la gestion de la contremarque, vous pouvez transfert un devis ou une commande client en demande de prix ou commande fournisseur. 13.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un type différent (ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 13.3. Regroupement de bons de livraison Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL. Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités : o Regrouper les documents sélectionnés, dans l’onglet Bons de livraison, en une facture. o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture. 58 EBP Bâtiment Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les transferts, duplications ou regroupements des documents. 13.4. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu pour avoir un aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 13.5. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Comment effectuer un suivi de chantier ? EBP Bâtiment 59 14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantités fournitures consommées sur votre chantier et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre stock. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi. L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, à l’architecte, au stock et de saisir un commentaire. Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités consommées. Cliquez sur le bouton Bons d’entrée / Sortie pour créer un bon d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées. 15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez 60 EBP Bâtiment comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé réalisé. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer. Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document, le document de vente source (devis, commande, etc..). Le déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier simplifié à partir d’un Contrat afin d’étudier sa rentabilité. Sans même préciser de contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’œuvre et de matériels réalisées. Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’œuvre, Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer et supprimer des lignes. Sur chaque ligne, saisissez la date. Dans la partie Fournitures /Divers et Frais complémentaires, vous pouvez saisir l’objet de la dépense, la quantité et son déboursé. Dans la partie Main d’œuvre, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer le nom du salarié et son taux horaire, sélectionner un type d’heure salarié Dans la partie Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire appel à votre fichier matériel afin de récupérer le nom du matériel et son coût horaire. La saisie des temps salariés EBP Bâtiment 61 Remarque La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie des temps salariés (voir p 61) L'onglet Récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie :  le total des fournitures/ divers,  le total de la main d’œuvre,  le total des matériels,  le total des heures et  le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses. Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier). Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement . Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu Impressions + Chantier simplifié. 16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES L’option de saisie des temps par salariés ou par chantier complète le suivi de chantier simplifié et le suivi de chantier détaillés. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié ou chantier par chantier les heures effectuées sur chacun des chantiers. 62 EBP Bâtiment 16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés Pour effectuer une saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Simplifiés + Saisie des temps salariés. La liste des saisies des temps salariés apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures effectuées, le type d’heure salarié et le taux horaire. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour. 16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier détaillés Pour effectuer une saisie des temps salariés par salarié sur les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie des temps salariés par salarié. La liste des saisies des temps salariés par salarié apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner le code du suivi de chantier, le code MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous La saisie des temps salariés EBP Bâtiment 63 pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire. Remarque Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône . La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé » apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner. Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers détaillés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour. 16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés Pour effectuer une saisie des temps salariés par chantier sur les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie des temps salariés par chantier. La liste des saisies des temps salariés par chantier apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le numéro de votre suivi de chantier détaillé. Les heures déjà saisies pour ce salarié sur ce chantier s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner votre salarié, le code MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire. 64 EBP Bâtiment Remarque Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône . La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé » apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner. Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, le suivi de chantier détaillé sur lequel vos salariés ont travaillés, sera mis à jour. 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO. Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, les bons de retours, les factures et les avoirs fournisseurs. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 65 17.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 66) ou bien en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quelque soit l'onglet de la commande affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 17.1.1. L'entête de la commande Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc.. 17.1.2. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée et peut faire appel à des textes types. 66 EBP Bâtiment Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran. Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre affaire, vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire. 17.1.3. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande. 17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement automatique. Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix ou au meilleur délai), la date du document et le type de document d’achat qui vont être générées. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 67 Attention Avant de générer les documents fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander, le stock d’alerte et avoir renseigné l’onglet Fourn de la fiche élément. Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes. 17.3. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou une partie des éléments commandés. Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur puis au choix :  Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation. Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type Main d’œuvre si l’option « Autoriser les lignes de main d’œuvre dans les BL » n’est pas coché dans le menu Outils + Options + Documents + Ventes)  Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation. Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle. 68 EBP Bâtiment Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs. 17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d’un regroupement de bons de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ? La gestion des achats de sous-traitance est uniquement disponible en version PRO. Comment gerer les achats de sous-traitance ? EBP Bâtiment 69 Les documents d’achats sous-traitant sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat sous-traitant disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats soustraitant, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix sous-traitants, les commandes soustraitants, les factures et les avoirs sous-traitants. 18.1. Comment créer une demande de prix soustraitant? Pour créer une demande de prix sous-traitant manuelle, il faut une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Demande de prix sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La demande de prix sous-traitant se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la demande de prix et sont visibles quelque soit l'onglet de la demande de prix affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 18.1.1. L'entête de la demande de prix Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre sous-traitant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc. . 70 EBP Bâtiment 18.1.2. Le corps de la demande de prix Tous les éléments dont vous souhaitez connaître le prix auprès de votre sous-traitant, doivent être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous insérerez alors dans votre demande de prix les éléments issus de votre bibliothèque interne, de vos bibliothèques de prix ou saisie manuellement pour ensuite la fournir à votre soustraitant pour qu’il puisse vous fournir ces prix. 18.1.3. Le pied de la demande de prix L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre demande de prix, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de la demande de prix (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre demande de prix. Vous pouvez transférer votre demande de prix sous-traitant en commande sous-traitant ou en facture sous-traitant en sélectionnant la demande de prix puis en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. Comment gerer les achats de sous-traitance ? EBP Bâtiment 71 18.2. Comment créer une commande soustraitant ? Pour créer une commande sous-traitant, vous pouvez soit transférer une demande de prix sous-traitant, soit la créer manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Commande sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La saisie de la commande sous-traitant est identique à celle des demandes de prix sous-traitant. Vous pouvez transférer votre commande sous-traitant en facture sous-traitant en sélectionnant la commande et en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. 18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? Pour créer une facture sous-traitant, vous pouvez soit transférer une commande sous-traitant, soit la créer manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Facture sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La saisie de la facture sous-traitant est identique à celle des demandes de prix sous-traitant. Vous pouvez transférer votre facture sous-traitant en avoir sous-traitant en sélectionnant la facture et en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. 72 EBP Bâtiment 19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? Cette fonctionnalité consiste à rechercher le meilleur fournisseur répondant aux critères sélectionnés pour un élément donné. Remarque Vous pouvez faire votre recherche selon 4 critères. Le meilleur déboursé (Valeur par défaut), le meilleur délai de livraison, la plus petite quantité minimum de commande et multiple de réapprovisionnement ou le fournisseur principal. Ce type de document peut servir dans plusieurs cas :  Pour commander à vos fournisseurs les éléments d’un ou plusieurs devis clients.  Pour mettre en concurrence plusieurs fournisseurs et obtenir ainsi les meilleurs tarifs.  Pour générer des appels d’offre (demandes de prix fournisseurs) afin de connaître si un fournisseur donné possède ou non un élément dans son catalogue (permettant par exemple de l’ajouter dans la liste des fournisseurs de la fiche élément).  Pour déclencher une commande fournisseur dans le but de réapprovisionner votre stock au meilleur tarif.  Pour mettre à jour une partie de votre base éléments en fonction des différentes réponses de vos fournisseurs… 19.1. Comment créer une étude des déboursés ? Pour créer une étude de déboursés, vous pouvez utiliser le raccourci Générer une étude disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation, à partir de la liste des devis dans les documents de vente ou d’un devis. Vous pouvez Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ? EBP Bâtiment 73 également créer une étude des déboursés par le menu Traitements, Etude des déboursés. Si vous demandez la génération d’une étude des déboursés à partir d’un devis, ce dernier sera automatiquement rattaché et les lignes du devis seront également reprises (sauf les lignes de commentaires et les éléments issus d’une bibliothèque externe ou créé manuellement dans le devis). 19.1.1. Onglet Général Cet onglet vous permet d’indiquer un commentaire. Il permet également d’ajouter et visualiser des devis clients que vous souhaitez intégrer dans l’étude. Vous pouvez également supprimer les devis clients pour lesquels aucune commande fournisseur n’a été générée. 19.1.2. Onglet Corps Cet onglet reprend automatiquement les éléments issus du ou des devis sélectionnés dans l’onglet Général. Vous pouvez ajouter, visualiser et supprimer des éléments. Le bouton Critères permet de choisir pour tous les éléments, les 4 critères de recherche. Vous pouvez choisir des critères de recherche différents pour chaques lignes d’éléments à l’aide des colonnes Critère N°1, Critère N°2, Critère N°3 et Critère N°4. Le bouton Appliquer les meilleurs fournisseurs permet de sélectionner automatiquement le meilleur fournisseur répondant aux critères. La sélection d’un autre fournisseur comme fournisseur retenu dans les lignes d’éléments reste possible. Le bouton Appliquer la quantité mini et le multiple de réappro permet de tenir compte, lors de la commande, des informations de la fiche élément. De ce fait, la quantité réellement commandée sera celle indiquée entre parenthèses. 74 EBP Bâtiment Le bouton Tout commander permet de sélectionner toutes les lignes du corps de l’étude et de reprendre les valeurs indiquées dans la colonne « Quantité restant à commander ». Pour chaque élément, vous pouvez visualiser en bas d’écran le détail de l’élément sélectionné dans la partie Liste des éléments. 5 onglets sont à votre disposition :  Fournisseur : permet de visualiser les différents fournisseurs associés à l’élément avec les informations sur le prix, la remise, la quantité minimum à commander…  Stock : permet de visualiser pour les éléments gérés en stock, le stock réel, virtuel ainsi que la quantité commandée par dépôt et en totalité.  Devis : permet de visualiser les devis concernés par l’élément sélectionné.  Commandes : permet de visualiser les commandes concernées par l’élément sélectionné.  Statistiques : permet de visualiser le montant (ou volume) des commandes passées pour le fournisseur indiqué dans l’élément sélectionné. Il est également possible de cocher l’élément afin que seules les statistiques de l’élément soient prises en compte. Vous pouvez également affiner vos statistiques en sélectionnant une période. 19.1.3. Onglet Achat Cet onglet permet de visualiser les demandes de prix et commandes fournisseurs générés à partir de l’étude. Le bouton Mettre à jour l’étude permet de mettre à jour les éléments modifiés dans la demande de prix. Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ? EBP Bâtiment 75 Exemple : Dans la demande de prix fournisseur générée, vous avez modifié le prix net car votre fournisseur vous a indiqué un changement (mise à jour tarif, remise…). En cliquant sur ce bouton, l’étude de déboursé va reprendre automatiquement cette modification. 19.1.4. Onglet Notes Cet onglet permet de saisir des commentaires. 19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Demande de prix. Sur la fenêtre des options de la génération des demandes de prix, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :  Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte les fournisseurs indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étude.  Tous les fournisseurs : prend en compte l’ensemble des fournisseurs (qu’ils soient ou non indiqués comme fournisseur dans l’étude).  Tous les fournisseurs associés : prend en compte les fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude. Une option vous permet de reprendre ou non les prix d’achat sur les demandes de prix. Le fournisseur vous transmet ses tarifs et vous pouvez les saisir dans la demande de prix. 76 EBP Bâtiment 19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Commander. Sur la fenêtre des options de la génération des commandes, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. 19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Maj éléments. Sur la fenêtre des options de la mise à jour des éléments, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :  Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte les fournisseurs indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étude.  Tous les fournisseurs associés : prend en compte les fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude. Vous pouvez également cocher les options suivantes :  Mettre le fournisseur retenu comme fournisseur par défaut : le fournisseur par défaut de la fiche élément sera remplacé par le fournisseur retenu dans l’étude des déboursés. Comment gérer des affaires ? EBP Bâtiment 77  Ajouter les fournisseurs non présents dans la fiche élément : Les fournisseurs ajoutés manuellement dans l’étude des déboursés seront intégrés dans les fiches éléments associées.  Lancer un recalcul des ouvrages à la fin de la mise à jour : Les montants des ouvrages seront mis à jour en fonction des éléments de l’étude des déboursés. 19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Maj devis client. Sur la fenêtre des options de la mise à jour des devis clients, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs, éléments et devis présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs, Eléments et Devis clients permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. L’option Prix de vente fixe vous permet de ne pas modifier le prix de vente client et donc de dégager une marge plus importante en cas de baisse de tarif à l’achat. 20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, règlements, suivis de chantier… Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers clients. 20.1. Les options des affaires La fenêtre des options des affaires est accessible via l’onglet Affaire du menu Outils + Options. Dans cette fenêtre vous 78 EBP Bâtiment allez pouvoir choisir de masquer ou non certains onglets, de modifier la vue en passant sur une vue hiérarchique, de prendre en compte les devis dans le calcul du récaptitulatif, de préférer l’utilisation des BL/BR à la place des factures/avoirs pour la partie réalisée de la synthèse et d’intégrer les temps salariés et matériels aux coûts réalisés. 20.2. Comment créer une affaire ? Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une nouvelle affaire. L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents. L’onglet Récapitulatif permet d’obtenir une synthèse des opérations effectuées dans l’affaire (ventes, achats, suivis de chantiers, règlements…). Cette synthèse peut-être filtrée par période. Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq documents, ainsi que des paramètres comme le nom du représentant, de l’architecte, les dates prévues de début et de fin de travaux, la distance du chantier, etc… Dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats soustraitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers simplifiés, Règlements clients, Paiements fournisseurs, Paiements sous-traitants, Contrats et Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire. L’onglet Statistiques vous permet d’obtenir des informations sous forme de graphiques sur le chiffre d’affaires clients, fournisseurs et l’aspect financier de l’affaire (évolution des Comment gérer des affaires ? EBP Bâtiment 79 échéances clients et fournisseurs, évolution des règlements clients et fournisseurs) 20.3. Comment associer des documents à une affaire ? Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un numéro d’affaire commun. Vous pouvez procéder de plusieurs façons :  Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .  Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.  Ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers simplifiés, Contrats et Interventions pour créer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires etc..).  Ouvrir une affaire et utiliser le bouton Associer dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés et Suivis chantiers simplifiés, Contrats et Interventions dans le cas où les documents ont été créés au préalable. 80 EBP Bâtiment Remarque La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même est rattachée à une affaire. Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste. Vous pouvez également imprimer la synthèse complète de l’affaire en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste (à partir de l’onglet Récapitulatif). 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? 21.1. Deux modes de gestion du stock EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :  A partir des bons de livraisons et factures clients,  Ou à partir du suivi de chantier détaillé Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie Documents. Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément des documents. Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document généré à partir du devis. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 81 Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la validation de la facture. Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux dernières saisies. 21.2. Les documents de stock Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock. Vous indiquerez, pour chacun des éléments de type fourniture ou divers, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos éléments de type fourniture ou divers est recalculé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données + Dépôts. Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer. Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’un élément de type fourniture ou divers d’un dépôt à un autre. 82 EBP Bâtiment 21.2.1. La saisie de l’inventaire La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks, cliquez sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..) et le dépôt. Vous pouvez également demander un inventaire vide. Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro ou bien si vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Suivant l’option sélectionnée, tous les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump et la valeur actuelle du stock. Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :  Nouvelle quantité (unité stock) : Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de stock.  Nouvelle quantité (unité de vente) : Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente. Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité totale.  Nouveau PUMP : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 83  Nouvelle quantité totale : Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente). Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock. Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger. Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du document. Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil ou pas, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’éléments et sélectionner les éléments que vous souhaitez. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 21.3. Les mouvements de stocks Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher. 84 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. Le bouton Visualiser de la barre de navigation, permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné. 22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 22.1. Les contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en :  La saisie et l'impression des contrats  La facturation périodique de ces contrats  La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites...  L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier, pour ajouter un nouveau contrat. Gestion des contrats de maintenance et S.A.V. EBP Bâtiment 85 L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 22.2. Le service après vente La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions, de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans intervention. Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier) Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de l’intervention, les frais de déplacement et saisir les éléments (code, numéro de série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir. Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions. 86 EBP Bâtiment 22.3. L’historique Maintenance / SAV A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, etc. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où le filtre choisi est présent ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où le filtre sélectionné apparaît. 23. LE PLANNING En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Remarque Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu Données + Salariés et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données + Matériels. Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. 23.1. Présentation du planning Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela, vous disposez des paramètres suivants :  Ressources Salariés / Personnel : Dans ce cadre vous retrouvez la liste des salariés pouvant être visible ou non dans le planning. Le planning EBP Bâtiment 87 Remarque Dans la fiche salarié via le menu Données + Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à votre salarié et choisir les salariés qui seront visibles dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun utilisateur n’est associé, tous les salariés seront visibles dans le planning.  Ressources Matériels société : Dans ce cadre vous retrouvez la liste des matériels société pouvant être visible ou non dans le planning. Remarque Dans la fiche salarié via le menu Données + Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à votre salarié et choisir les matériels société qui seront visibles dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun utilisateur n’est associé, tous les matériels société seront visibles dans le planning.  Vue : Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels. - La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus.  Date : Indiquez la date de début du planning à afficher.  Hauteur d'une ligne : Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou 88 EBP Bâtiment diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie.  Nombre de jours : Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.  Intervalles : Indiquez les intervalles à afficher dans le planning. Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning. 23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu Outils. - Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :  vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré- remplies.  vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaité disponible par le menu contextuel accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné. - Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez Le planning EBP Bâtiment 89 l’option Modifier disponible dans la barre d'outils au-dessus du planning par le menu contextuel accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. - Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). 23.3. Ajout d'une intervention Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, sélectionnez l’option Nouvelle Intervention disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché. Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le bouton Intervention disponible dans la barre de navigation. 23.4. La fiche rendez-vous Vous disposez des champs suivants :  Objet : Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning audessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).  Dates de début et fin de rendez-vous : Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie. 90 EBP Bâtiment  Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning.  Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte.  L’onglet Affectation : Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariés concernés ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés / Personnel pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris. 24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements, décaissements fournisseurs et sous-traitants, accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres ci-dessous. 24.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 91 Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 24.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée. 92 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 24.3. La remise en banque EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en éditant le bordereau de remise en banque. Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque et utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste. Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer. 24.3.1. Génération du fichier Etebac En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5, destiné à votre banque, après validation de la remise en banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque. Indiquez la date d’opération puis le chemin où copier le fichier sur votre disque dur. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 93 Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches respectives. 24.3.2. Génération du fichier SEPA En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme SEPA, destiné à votre banque, après validation de la remise banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer SEPA disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque. La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour les remises en banque qui si :  Le règlement remis en banque utilise le moyen de paiement (Zone « Paiement par » dans la fenêtre de saisie des règlements) « Virement SEPA », « Prélèvement SEPA » ou « Virement international »,  Le moyen de paiement est identique entre tous les règlements que vous souhaitez remettre en banque. Il n’est donc pas possible de générer un fichier à la norme SEPA si la remise en banque contient un règlement qui utilise le moyen de paiement « Virement SEPA » et un autre le moyen de paiement « Virement international ». En cliquant sur le bouton Générer SEPA une nouvelle fenêtre apparait. Cette fenêtre est différente selon le moyen de paiement utilisé.  Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA »,  Dans le cas d’un moyen de paiement « Prélèvement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », 94 EBP Bâtiment  Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement international », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de virement international ». Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA », vous devez renseigner :  La date d’opération,  Cocher ou pas la case « Opération urgente »,  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Dans la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », vous devez renseigner :  La date d’opération,  Le type de prélèvement : o Prélèvement SEPA Core (Proposé par défaut), o Prélèvement SEPA interentreprises.  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement international », vous devez renseigner :  La date d’opération,  L’imputation des frais : o Aucun, o Partagés (proposé par défaut), o Débiteur, o Créditeur.  Cocher ou pas la cas « Priorité haute »,  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Remarque La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour les décaissements que si le moyen de paiement utilisé est « Virement SEPA ». Tableau de bord et historiques EBP Bâtiment 95 Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches respectives. 25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 25.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats et les statistiques d’achat. 25.2. L’historique clients/prospects Depuis le menu Données + Historique clients / prospects, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par client / prospect ou famille de client / prospect, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. 96 EBP Bâtiment Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu Données + Historique fournisseur. 25.3. L’historique des éléments Depuis le menu Données + Historique éléments, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, suivant plusieurs critères, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. Comment créer un mailing ? EBP Bâtiment 97 26. COMMENT CREER UN MAILING ? En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients / prospects et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure. Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant. 27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 98 EBP Bâtiment 27.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .  Les comptes comptables de TVA, de ventes et d’achats associés au taux de TVA que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches de TVA via le menu Données + TVA / Comptes.  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients sont à renseigner dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) est à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque est à saisir dans les options du dossier Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Bâtiment 99 Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 27.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer le transfert. En cliquant sur le bouton Rafraichir il sera possible de visualiser les différents documents concernés par les paramètres sélectionnés précédemment. Vous pouvez également consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer le transfert pour générer le fichier de transfert. 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. 100 EBP Bâtiment Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Comment archiver mes données ? EBP Bâtiment 101 Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. 102 EBP Bâtiment Les relances EBP Bâtiment 103 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez une version PRO. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les LES FONCTIONS AVANCEES 104 EBP Bâtiment informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le CDRom EBP, pour effectuer les modifications souhaitées. 5. LES STATISTIQUES EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS EBP Bâtiment vous permet de récupérer ou de mettre à jour les tarifs de vos fournisseurs dans les fiches éléments. Pour cela, vous devez importer le fichier, que le fournisseur vous a fourni, grâce à l’assistance d’import puis de préparer la récupération en paramétrant le fournisseur et les options avant la mise à jour. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Traitements + Mise à jour des tarifs fournisseurs. Indexation de devis EBP Bâtiment 105 7. INDEXATION DE DEVIS L’indexation est une simple duplication de document dont la fonctionnalité supplémentaire est de pouvoir gérer un numéro d’index pour hiérarchiser l’ordre de création des devis. Vous devez aller dans la liste des devis ou par le devis directement par le menu Traitement + Documents de ventes, sélectionner le devis que vous voulez indexer puis cliquer sur Indexer dans la barre de navigation. 8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft Excel. Pour cela, après avoir sélectionné le fichier à importer, vous devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code élément, Numérotation (numéro de la ligne), Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité (de vente) et Quantité. Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import d’appel d’offre (document Excel). 9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES Vous avez la possibilité de supprimer des bibliothèques partenaires qui ont été précédemment importées mais qui ne sont plus utilisées à partir du menu Outils + Epuration de bibliothèques. LES FONCTIONS AVANCEES 106 EBP Bâtiment 10. EBP SAUVEGARDE EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 11. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! Index EBP Bâtiment 107 Index A Accès au service technique ................................................................23 Achats................................................................................................64 Activation ..........................................................................................27 Affaires.................................................................................. 72, 77, 79 Aide sur EBP Bâtiment......................................................................17 Appel d’offre (Document EXCEL) .................................................105 B Bibliothèque interne...........................................................................35 Bibliothèques externes.......................................................................38 C Clients................................................................................................42 Code d'activation .........................................................................26, 27 Commande d’achat à partir d’un devis ..............................................66 Commandes fournisseurs................................................. 65, 66, 70, 73 Compte Prorata ..................................................................................55 Configuration minimale.....................................................................23 Contrats .............................................................................................84 Contremarque ....................................................................................57 Corps du devis...................................................................................46 Correcteur orthographique.................................................................47 Création de dossier ............................................................................28 D DEEE........................................................................................... 37, 49 Devis..................................................................................................45 Documents d’achats...........................................................................64 Documents de stock...........................................................................81 Dossier expert..................................................................................103 Duplication de documents .................................................................57 INDEX 108 EBP Bâtiment E Echéanciers......................................................................................103 Eco-contribution ..........................................................................37, 49 Eco-taxe....................................................................................... 37, 49 Ecran de travail..................................................................................30 Eléments............................................................................................35 En sommeil..................................................................................36, 83 Envoi par e-mail ................................................................................58 Epuration de bibliothèques ..............................................................105 Etebac ................................................................................................92 Etude des déboursés...........................................................................72 F Facture ......................................................................................... 48, 68 Factures d'avancement.......................................................................54 Fonctions avancées..........................................................................103 Fournitures.........................................................................................35 G Gestion des fenêtres...........................................................................34 H Historique clients/prospects...............................................................95 Historique éléments...........................................................................96 Historique fournisseurs......................................................................95 I Import des tarifs fournisseurs ..........................................................104 Impression de documents ..................................................................58 Indexation de devis..........................................................................105 Initialisation du dossier......................................................................31 Installation .........................................................................................25 Internet.............................................................................................106 Intervention........................................................................................89 L Lancement du logiciel........................................................................26 Index EBP Bâtiment 109 M Mailing clients / prospects.................................................................97 Main d’oeuvre ...................................................................................35 Matériels............................................................................................35 Métrés.................................................................................... 39, 40, 43 Modes de règlement.....................................................................43, 44 Modifier un modèle .........................................................................104 Mot de passe ......................................................................................34 Mouvements de stocks.......................................................................83 Multi tarif...........................................................................................43 N Nouveau devis...................................................................................45 O Options d’affichage ...........................................................................33 Options du dossier .............................................................................32 Ouvrages............................................................................................35 P Pied de devis......................................................................................48 Planning.............................................................................................86 Promotion ..........................................................................................43 Prospects............................................................................................42 R Réapprovisionnement des stocks.......................................................66 Récéptionner......................................................................................67 Règlement client................................................................................90 Règlement fournisseur.......................................................................90 Regroupement de BL.........................................................................57 Relances clients ...............................................................................103 Relances devis .................................................................................103 Remise en banque..............................................................................92 Rendez-vous................................................................................88, 89 Retenue de garantie ...........................................................................55 INDEX 110 EBP Bâtiment S Sauvegarde des données............................................................ 99, 106 SAV...................................................................................................84 SEPA .................................................................................................93 Sous-traitance ....................................................................................68 Statistiques.......................................................................................104 Stocks ................................................................................................80 Suivi de chantier................................................................................59 T Tableau de bord .................................................................................95 Temps Salaries...................................................................................61 Temps salariés par chantier détaillés .................................................63 Textes types.......................................................................................36 Transfert comptable.........................................................................97, 99 Transfert de documents......................................................................56 Index EBP Bâtiment 111 NOTES NOTES 112 EBP Bâtiment EBP Compta Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 18 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 18 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 18 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 20 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 20 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 23 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 2.2. Les autres options ....................................................................................... 23 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 24 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 25 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 25 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 26 6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 26 6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 27 6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 27 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 28 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 28 7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 28 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 28 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................................ 28 9. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 29 9.1. L’en-tête ...................................................................................................... 29 16 9.2. Le corps ...................................................................................................... 29 9.3. Le pied ........................................................................................................ 29 9.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 30 10. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 30 11. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 30 12. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 31 13. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 31 14. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 32 15. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 32 16. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 33 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 33 18. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 34 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 36 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 36 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 36 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 37 4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 37 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 37 6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 37 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 38 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 38 9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 38 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 39 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 39 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 39 13. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT ................................................................ 40 14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 40 17 INDEX................................................................................................................ 41 INSTALLATION 18 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. INSTALLATION 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement.et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Comment créer mon dossier ? 21  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 22 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation Les menus Ouverture de l’application 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options , car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. PRISE EN MAIN 24 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment créer un compte ? 25 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. PRISE EN MAIN 26 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 6.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 6.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l’utilisateur.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Comment saisir une écriture comptable ? 27 Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 6.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. PRISE EN MAIN 28 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur… Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. comment consulter un compte ? 29 Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 9. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 9.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné, Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. 9.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 9.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. PRISE EN MAIN 30 9.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. comment établir une déclaration de TVA ? 31  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 12. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 13. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez PRISE EN MAIN 32 les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment cloturer un exercice ? 33 16. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. PRISE EN MAIN 34 Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 18. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres - Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Comment envoyer un PDF signé ? 35 Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. . LES FONCTIONS AVANCEES 36 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. Le tableau de bord 37 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils - Options - Général – Apparences. 4. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. LES FONCTIONS AVANCEES 38 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 9. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports /Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Les fonctionnalités disponibles 39 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités Disponibles. 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils – Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. LES FONCTIONS AVANCEES 40 13. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un dossier. La chronologie des échanges est la suivante : - Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du menu Outils. - Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier du client. - Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client. - Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable. Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront utilisables. 14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 41 Index A A nouveaux ..........................................................................................................33 Accès au service technique..................................................................................18 Activer mon logiciel ..............................................................................................20 Aide sur EBP Compta Classic (OL Technology) ..................................................14 Archivage des données........................................................................................39 B Balance d’ouverture .............................................................................................33 Balance interactive...............................................................................................37 C Clôture annuelle...................................................................................................33 Clôture mensuelle ................................................................................................32 Communication Entreprise-Expert........................................................................38 Compte ................................................................................................................25 Configuration minimale.........................................................................................18 Consultation d'un compte .....................................................................................29 Création de dossier..............................................................................................21 Création de modèle..............................................................................................40 D Dates d'exercices ...........................................................................................21, 24 Déclaration de TVA ..............................................................................................31 E Échanges clients / expert .....................................................................................40 Echéancier...........................................................................................................37 Ecran de travail ....................................................................................................22 Ecritures de simulation .........................................................................................26 Encaissement.......................................................................................................28 Exercice courant ..................................................................................................24 Exercices comptables ..........................................................................................24 F Facture d’achat ....................................................................................................28 42 Facture de vente ..................................................................................................28 Favoris .................................................................................................................36 Fonctions avancées .............................................................................................36 G Gestion des fenêtres ............................................................................................24 Grand Livre interactif............................................................................................37 I Import paramétrable.............................................................................................38 Indemnités kilométriques......................................................................................31 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................19 J Journal .................................................................................................................25 Journal des événements ......................................................................................39 L Lancement du logiciel...........................................................................................20 Lettrage automatique ...........................................................................................37 Lettrage simplifié ..................................................................................................30 Lettrer un compte .................................................................................................30 Lier un dossier d'une autre application .................................................................34 M Modèle .................................................................................................................40 Mot de passe........................................................................................................23 N Notes de frais.......................................................................................................31 Numérotation des pièces......................................................................................25 O Open Guide..........................................................................................................36 Options du dossier ...............................................................................................23 Ouverture de l'application.....................................................................................23 P PDF Signé............................................................................................................34 Plan comptable ....................................................................................................21 43 R Racines non autorisées........................................................................................25 Rapprochement bancaire .....................................................................................30 Relevés bancaires................................................................................................37 Remise en banque ...............................................................................................28 Reports On Line...................................................................................................38 S Saisir dans un guide.............................................................................................27 Saisir dans un journal...........................................................................................26 Saisir une écriture comptable ...............................................................................27 Sauvegarde..........................................................................................................33 T Tableau de bord...................................................................................................37 Ticket Z ................................................................................................................28 Traitements sur les écritures ..........................................................................26, 32 TVA..........................................................................................................23, 25, 31 V Validation des écritures ........................................................................................32 Ventes comptoir ...................................................................................................28 EBP Compta Pour Windows XP, Vista,7 ou 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre 6 recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) 7  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les 8 prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. 9 En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. 10 Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie 11 de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation 12 anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. 14 Table des matières 15 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration requise .................................................................................. 20 1.3. Place disque nécessaire.............................................................................. 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 21 2.1. Installation monoposte................................................................................. 21 2.2. Installation réseau ....................................................................................... 22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 25 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 26 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 26 4.2. Comment activer le logiciel ?....................................................................... 26 4.3. Activation manuelle du logiciel..................................................................... 27 4.4. Evaluez une version après activation........................................................... 28 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 29 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................... 29 5.2. Etape 2 : Identification................................................................................. 29 5.3. Etape 3 : Adresse........................................................................................ 29 5.4. Etape 4 : Contact......................................................................................... 30 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice........................................................................... 30 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire............................................................. 30 5.7. Etape 7 : Plan Comptable............................................................................ 31 5.8. Ecran de travail ........................................................................................... 32 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 33 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 33 1.1. Les coordonnées de mon dossier................................................................ 33 1.2. Les préférences de mon dossier.................................................................. 34 1.3. Je paramètre la TVA.................................................................................... 36 1.4. Je paramètre mon plan comptable............................................................... 37 1.5. Je paramètre mes journaux ......................................................................... 42 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? ....................................................... 46 2.1. Quel mode de saisie choisir ?...................................................................... 46 2.2. La saisie non comptable.............................................................................. 46 TABLE DES MATIERES 16 2.3. La saisie guidée .......................................................................................... 52 2.4. La saisie standard ....................................................................................... 53 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE ............................................... 59 3.1. Pourquoi consulter un compte ? .................................................................. 59 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?........................................................................... 59 3.3. Comment lettrer mon compte client ? .......................................................... 59 3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..................................................... 60 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? .......................................................... 61 4. JE POINTE MA BANQUE............................................................................... 62 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ................................................ 62 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...................................................... 62 5. LA DECLARATION DE TVA........................................................................... 64 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?................................................................ 64 5.2. La déclaration CA3...................................................................................... 64 5.3. La déclaration CA12.................................................................................... 65 6. LES IMPRESSIONS COURANTES................................................................ 67 6.1. Comment imprimer un journal ?................................................................... 67 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?.......................................................... 67 6.3. Comment imprimer ma balance ?................................................................ 68 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS.......................................................... 69 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?............................................ 69 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?...................................... 70 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ............................................................... 71 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?.................................................. 72 8. LA CLOTURE MENSUELLE .......................................................................... 74 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?........................................................... 74 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..................................................... 74 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ..................................................... 75 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ........................................ 75 9.2. Je clôture mon exercice............................................................................... 75 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 79 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?................................................................. 79 10.2. Comment sauvegarder ? ........................................................................... 79 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 81 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS ................................................................... 81 1.1. La création des guides d’écritures ............................................................... 81 1.2. La gestion des abonnements....................................................................... 81 1.3. La gestion des modes de règlement ............................................................ 81 1.4. La gestion analytique................................................................................... 82 Table des matières 17 1.5. La gestion budgétaire.................................................................................. 82 1.6. Les chéquiers (version PRO)....................................................................... 82 1.7. La gestion des devises (version PRO)......................................................... 82 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)..................... 82 2. MENU QUOTIDIEN........................................................................................ 83 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)............................. 83 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ............................. 83 2.3. La recherche d’écritures .............................................................................. 83 2.4. Les écritures de simulation.......................................................................... 83 2.5. Les prévisions de trésorerie......................................................................... 83 3. MENU IMPRESSIONS................................................................................... 84 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ................................................ 84 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)...................................... 84 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ....................................................... 84 3.4. Les listes diverses ....................................................................................... 84 4. MENU CLOTURE........................................................................................... 85 4.1. Validation des écritures ............................................................................... 85 4.2. La génération des soldes N-1...................................................................... 85 4.3. La génération des RAN provisoires ............................................................. 85 5. MENU OUTILS............................................................................................... 86 5.1. Maintenance................................................................................................ 86 5.2. Assistance comptable.................................................................................. 86 5.3. Communication entreprise-expert................................................................ 86 5.4. Les importations et exportations de données............................................... 87 INDEX................................................................................................................ 89 NOTES .............................................................................................................. 94 NOTES .............................................................................................................. 95 NOTES .............................................................................................................. 96 Avant de commencer 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 20 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz ou supérieur  Mémoire : 3Go  Windows XP (1) , Vista (2) ,7 ou 8 (32 bits et 64 bits) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Espace disque libre : 3 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP3 et Windows XP pro SP3 (2) Services Pack Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 3 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 22). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 22 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® 7 Windows® 8 Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel ? 23 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA18.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA18.0 Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 24 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? 25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 18.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. INSTALLATION 26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Immobilisations,  Version Millésime,  Version Pro,  Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Comment activer mon logiciel ? 27 Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. INSTALLATION 28 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier ? 29 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 30 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :  La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple : Comment créer mon dossier ? 31 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.  La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 37). INSTALLATION 32 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? 33 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 34 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? 35 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 36 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation  Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.  Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :  En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux.  En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte. Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Comment initialiser mon dossier ? 37 Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés :  « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.  « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 41), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? PRISE EN MAIN 38 Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements.  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Comment initialiser mon dossier ? 39 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. PRISE EN MAIN 40  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. Comment initialiser mon dossier ? 41 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60), le type (Débits) et le type d’achat. PRISE EN MAIN 42 Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE). 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou doublecliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? 43 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35).  Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps PRISE EN MAIN 44 lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon. Comment initialiser mon dossier ? 45 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :  Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique :  Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 46 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :  La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 52.  La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 53. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences). Comment saisir mes écritures ? 47 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation.  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique.  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne PRISE EN MAIN 48 Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». Comment corriger une facture ? Comment saisir mes écritures ? 49 En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : PRISE EN MAIN 50 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse).  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. Comment saisir mes écritures ? 51 Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : PRISE EN MAIN 52 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Proposition des numéros de comptes  Positionnement automatique au débit ou au crédit  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC. Comment saisir mes écritures ? 53  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .  Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement.  Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit PRISE EN MAIN 54 Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. Comment saisir mes écritures ? 55 Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 42) .  Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. PRISE EN MAIN 56 Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez vos écritures :   ou F4 ouvre le plan comptable  F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.  Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 36), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement.  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne. Comment saisir mes écritures ? 57  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 35), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 45). Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez la ligne du paiement ;  Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture. PRISE EN MAIN 58 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.  En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus. Je consulte et je lettre un compte 59 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit :  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. PRISE EN MAIN 60 Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. Je consulte et je lettre un compte 61 Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56). PRISE EN MAIN 62 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 30. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. Je pointe ma banque 63  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant. Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux »).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). PRISE EN MAIN 64 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 33).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.  Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 56). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. La déclaration de TVA 65  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. PRISE EN MAIN 66 Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. Les impressions courantes 67 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. PRISE EN MAIN 68 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. Je réalise le suivi de mes tiers 69 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 56) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 59) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. PRISE EN MAIN 70 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements. Je réalise le suivi de mes tiers 71 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.  Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.  Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. PRISE EN MAIN 72 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône .  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante : Je réalise le suivi de mes tiers 73 PRISE EN MAIN 74 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice 75 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 64), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 76 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 79). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture).  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Les opérations de fin d’exercice 77 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 78 Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? 79 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers 81 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement). LES FONCTIONS AVANCEES 82 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien 83 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie). LES FONCTIONS AVANCEES 84 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données. Menu Clôture 85 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à- dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). LES FONCTIONS AVANCEES 86 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés.  Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. Menu Outils 87 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX A Abonnements...................................................................................................79 Achats........................................................................................................45, 50 Adresse ................................................................................................27, 31, 37 Aide à la révision............................................................................................84 Aide en ligne..............................................................................................11, 32 Analytique .......................................................................................................80 Annexe 3310 A................................................................................................62 Avoir................................................................................................................46 B Balance ............................................................................................................66 Balance âgée....................................................................................................67 Bilan ................................................................................................................73 Bordereau de remise en banque .......................................................................49 Budget .............................................................................................................80 C CA12 ...............................................................................................................63 CA3 .................................................................................................................62 Chéquiers.........................................................................................................80 Client ...............................................................................................................37 Clôture annuelle.........................................................................................73, 74 Clôture mensuelle ............................................................................................72 Communication entreprise-expert....................................................................84 Compte ......................................................................................................36, 57 Compte de résultat...........................................................................................73 Comptes associés.............................................................................................38 Configuration requise ......................................................................................18 Consulter un compte ........................................................................................57 Contact ................................................................................................28, 31, 38 Contrepartie automatique ................................................................................43 Corriger une facture.........................................................................................47 Crédit.........................................................................................................50, 52 D Dates d’exercice ........................................................................................28, 34 Débit..........................................................................................................50, 52 Décaissements.................................................................................................81 Déclaration CA12............................................................................................63 Déclaration CA3..............................................................................................62 Déclaration de TVA ........................................................................................62 Dépense ...........................................................................................................48 Devises............................................................................................................80 E Ecart de rapprochement...................................................................................61 Echéance .........................................................................................................51 Echéancier...........................................................................................33, 54, 59 Echéancier détaillé ..........................................................................................69 Echéancier prévisionnel...................................................................................69 Ecritures de simulation..............................................................................74, 81 E-mail..............................................................................................................17 Encaissements .................................................................................................81 Equilibrage virtuel des journaux......................................................................33 Escompte .........................................................................................................46 Evaluation .......................................................................................................24 Exportations ....................................................................................................85 F Facture........................................................................................... 45, 46, 50, 52 G Grand-livre ......................................................................................................65 Guide d’abonnement .......................................................................................79 Guides d’écritures............................................................................................79 H Horaires...........................................................................................................17 I Identification..............................................................................................27, 31 Immobilisations...............................................................................................80 Importations.....................................................................................................85 Installation monoposte.....................................................................................19 Installation réseau ............................................................................................21 J Journal .......................................................................................................40, 65 Journal centralisateur.......................................................................................73 Journal d’achats...............................................................................................40 Journal de banque ............................................................................................43 Journal général.................................................................................................73 L Lancement .......................................................................................................23 LCR .................................................................................................................81 Lettrage................................................................................................38, 57, 75 Lettrage approché ............................................................................................34 Lettrage automatique .......................................................................................58 Lettrage en cours de saisie ...................................................................33, 55, 59 Lettres chèques................................................................................................81 Lettres de relance.............................................................................................70 Libellé de l’écriture .........................................................................................41 Libellés des écritures .................................................................................33, 53 Libellés types...................................................................................................53 M Marge brute .....................................................................................................82 Mode de saisie .................................................................................................44 Modes de règlement.........................................................................................79 Monoposte .......................................................................................................19 Mot de passe ....................................................................................................31 MSA................................................................................................................27 N NAF...........................................................................................................27, 31 Natures d’achat................................................................................................45 Nouveau dossier..............................................................................................27 Numéro de TVA........................................................................................27, 31 Numérotation des pièces..................................................................................41 P Plan comptable .............................................................................. 29, 36, 52, 84 Pointer les règlements .....................................................................................49 Préférences......................................................................................................32 Prélèvements ...................................................................................................81 Prévisions de règlements.................................................................................68 Prévisions de trésorerie....................................................................................81 Protocoles validés............................................................................................20 R Raccourcis comptes.........................................................................................41 RAN provisoires..............................................................................................83 Rapprochement bancaire ............................................................... 28, 34, 60, 75 Rapprochement bancaire automatique.............................................................81 Recette.............................................................................................................49 Recherche d’écritures......................................................................................81 Règlement .................................................................................................48, 54 Réimputation ...................................................................................................84 Remise.............................................................................................................46 Remise en banque............................................................................................48 Report à nouveau.............................................................................................74 Reports à nouveaux ...................................................................................73, 75 Réseau .............................................................................................................21 Réseaux validés...............................................................................................20 Résultat d’exploitation.....................................................................................82 Résultat net comptable ....................................................................................82 Retards de paiements.......................................................................................67 Révision comptable .........................................................................................84 S Saisie guidée........................................................................................44, 50, 79 Saisie non comptable .................................................................................34, 44 Saisie standard ...........................................................................................44, 52 Sauvegarde ......................................................................................................77 Service technique.............................................................................................17 Solde..........................................................................................................53, 60 Soldes N-1 .......................................................................................................83 Statistiques.......................................................................................................82 Suivi de balance mensuel.................................................................................82 T Tableaux de gestion .........................................................................................82 Taux.................................................................................................................39 Taux de TVA...................................................................................................35 Traite ...............................................................................................................81 Trésor public....................................................................................................32 Trésorerie.........................................................................................................48 TVA................................................................. 27, 31, 32, 35, 39, 53, 55, 62, 63 V Vente .........................................................................................................46, 52 Ventes comptoir...............................................................................................47 Virements ........................................................................................................81 Z Z de caisse .......................................................................................................47 NOTES NOTES NOTES EBP Prévisions Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2005 EBP Informatique, édition Juin 2008 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2 : Juin 2010 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Prévisions et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................... 9 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................... 9 1.1. Accès au service technique..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 12 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12 4.1. Version non activée............................................................................... 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 13 5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? .............................................. 13 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 14 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 15 1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ?....................................... 15 1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 15 1.3. Les options............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 16 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 16 2.1. Créer une fiche...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 17 2.5. Les Notes perso.................................................................................... 17 8 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 18 3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 18 3.3. Spécificités............................................................................................ 19 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 22 4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 22 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 23 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 23 6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 23 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 24 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 25 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 25 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 26 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 26 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 26 3.2. L’impression du rapport......................................................................... 26 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 27 INDEX................................................................................................................ 28 Avant de commencer 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent,  Ecran supportant une résolution de 1024*768 (16 bits),  Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista),  Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®,  500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation,  Internet Explorer 5.5 SP2,  Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*.  Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 20 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Prévisions. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Previsions. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Le lancement du logiciel EBP Prévisions ne pourra se faire que par l’intermédiaire du logiciel EBP Comptabilité Pro V12 Révisions et Prévisions. Vous disposerez du menu Prévisions + Lancez EBP Prévisions ou d’une entrée dans le volet de navigation pour lancer le produit. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activé. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code de débridage. Comment créer mon business plan ? 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones :  Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON BUSINESS PLAN ? Pour créer un nouveau business plan, trois possibilités vous sont offertes :  Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business plan sur 20 ans au maximum. INSTALLATION 14 Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de business plan (au maximum 20). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon business plan ? 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre business plan, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON BUSINESS PLAN ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de :  Définir les Préférences du dossier,  Etablir le paramétrage des Données de base,  Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du business plan. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel. Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau business plan, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre business plan depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Un outils d’insertion de champs variables,  Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du business plan. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Négoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société ;  Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat). 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business plan. Comment saisir les prévisions ? 19 Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Pour en savoir plus concernant EBP Prévisions contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement,  Les tableaux de financements,  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs. Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Prévisions propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment reprendre une entreprise ? 23 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les décaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants d’associés,  les emprunts,  les crédits-bails,  l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au rapport par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Prévsions vous propose la structure complète du business plan présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. PRISE EN MAIN 24 Depuis EBP Prévisions, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :  Les tableaux sont indiqués par l'icône ,  Les graphiques sont indiqués par l'icône ,  Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du business plan (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord 25 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Prévisions. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;  La liste des dates importantes du business plan : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;  La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business plan créé ;  La rentabilité du business plan : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ;  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 26 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Prévisions, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Prévisions vous propose une ou plusieurs structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Les impressions et les exportations 27 Afin de constituer un business plan percutant, l'impression proposée par EBP Prévisions sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Prévisions vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama. Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 28 INDEX A Accès au service technique....................................................................................9 Achats..................................................................................................................20 Aide dynamique ...................................................................................................16 Aide sur Business Plan ..........................................................................................6 B Balance................................................................................................................23 C Charges ...............................................................................................................20 Configuration minimale.........................................................................................10 Créer le dossier....................................................................................................13 D Débridage ............................................................................................................12 Débrider le logiciel................................................................................................13 Dossier final Généralités.......................................................................................................23 Impression .......................................................................................................26 E Ecran de travail ....................................................................................................14 Elements antérieurs .............................................................................................14 Exportation des grilles ..........................................................................................26 F Fiches Annulation........................................................................................................17 Création ...........................................................................................................16 Modification......................................................................................................17 Suppression .....................................................................................................17 Financements.......................................................................................................19 Index 29 G Graphiques ..........................................................................................................22 I Impôt Société .......................................................................................................21 Impôts et taxes.....................................................................................................21 Impressions Des grilles ........................................................................................................26 Dossier.............................................................................................................26 Exportations .....................................................................................................26 Installation............................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................12 O Options ................................................................................................................16 P Personnels ...........................................................................................................20 Place disque nécessaire.......................................................................................10 Préférences Accéder............................................................................................................15 de Prévisions....................................................................................................15 Données de base .............................................................................................15 du Dossier........................................................................................................15 Saisir................................................................................................................15 Prévisions Accéder............................................................................................................18 Achats..............................................................................................................20 Charges ...........................................................................................................20 Financements...................................................................................................19 Généralités.......................................................................................................18 Impôt société....................................................................................................21 Impôts et taxes.................................................................................................21 Personnels .......................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................19 Subventions d'investissements.........................................................................19 Ventes..............................................................................................................19 R Ratios...................................................................................................................22 Reprise de societe................................................................................................23 INDEX 30 Reprise de société................................................................................................14 Résultats Consultation .....................................................................................................22 Exportation.......................................................................................................26 Graphiques ......................................................................................................22 Impression .......................................................................................................26 Ratios...............................................................................................................22 Tableaux ..........................................................................................................22 Types de consultation ......................................................................................26 S Sauvegarde des données.....................................................................................24 Subventions d'exploitation....................................................................................19 Subventions d'investissements.............................................................................19 T Tableau de bord...................................................................................................25 TVA......................................................................................................................22 V Ventes..................................................................................................................19 Version bridée......................................................................................................12 Index 31 NOTES NOTES 32 NOTES Compta Libérale Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion 10 entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) 11 Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 15 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Libérale Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 16 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 18 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 18 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 18 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 20 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 20 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 23 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 24 3. COMMENT SAISIR UNE RECETTE, UNE DEPENSE ? ................................ 24 3.1. Comment saisir une recette ?...................................................................... 24 3.2. Comment saisir une dépense ? ................................................................... 24 4. COMMENT SAISIR UN ACHAT, UNE VENTE ? ............................................ 25 4.1. Comment saisir un achat ?.......................................................................... 25 4.2. Comment saisir une vente ? ........................................................................ 25 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 25 5.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 25 5.2. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 25 6. POURCENTAGE PROFESSIONNEL............................................................. 26 7. COMMENT CONSULTER LES RECETTES ET DEPENSES ? ...................... 26 8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?.................................................. 27 9. COMMENT IMPORTER MON RELEVE BANCAIRE ? ................................... 27 17 10. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 28 11. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? ............................................ 28 12. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?........................ 29 13. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ........................................... 29 14. COMMENT GENERER LES ECRITURES D’IMMOBILISATION ? ............... 29 15. COMMENT ETABLIR UNE LIASSE ? .......................................................... 30 16. COMMENT VALIDER MES ECRITURES, CLOTURER MES JOURNAUX ? 30 17. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 4. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34 5. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34 6. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 34 7. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 34 8. LA MODIFICATION DE LA LIASSE................................................................ 35 INSTALLATION 18 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Libérale Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ ProfessionalServices7.0FRFR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. INSTALLATION 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. Attention, le dossier de démonstration est en mode Recettes / Dépenses. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : Comment créer mon dossier ? 21  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Les dates de l’exercice courant doivent correspondre à l’exercice comptable dans lequel vous souhaitez saisir. Si les dates du premier exercice sont antérieures aux dates de l’exercice courant, les exercices antérieurs à l’exercice courant auront tous le statut clôturé. Ces exercices peuvent être utiles à la création de vos immobilisations. Toutefois, si certains exercices sont manquants, ils seront automatiquement créés à la création des fiches d’immobilisations. Les modes comptables sont les suivants : - Recettes / Dépenses : Choisissez ce mode pour une utilisation simplifiée. Vous pourrez saisir facilement vos recettes et vos dépenses en trésorerie. INSTALLATION 22 - Créances / Dettes : Choisissez ce mode si vous maîtrisez la comptabilité. Vous pourrez saisir tous types d’écriture, des achats, aux ventes, en passant par la trésorerie, gérer les tiers, les échéances, le lettrage … La case Assujetti a son importance : - En mode Recettes / Dépenses, cochez cette case si vous êtes assujetti à la TVA. Cela vous permettra de gérer la déclaration de TVA. - En mode Créances / Dettes, cette case est automatiquement cochée. Les choix que vous aurez effectués lors de la création de votre dossier restent réversibles. Lorsque toutes les informations nécessaires des différentes étapes ont été renseignées, cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. Barre de navigation Menus Comment initialiser mon dossier ? 23 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la mise en place de votre gestion comptable, des immobilisations et des liasses. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA et la déclaration 2035.  Informations DGFiP : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA et à la déclaration 2035.  Paramétrage EDI : Ces informations sont nécessaires pour pouvoir télé-déclarer.  Expert, Cabinet conseil, Trésor public : Toutes ces données permettent l’établissement de la liasse. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. . PRISE EN MAIN 24 2. COMMENT GÉRER LES EXERCICES ? A la création du dossier, de nombreux exercices sont automatiquement créés. Certains sont déjà clôturés : ce sont tous ceux qui sont antérieurs à l’exercice courant. Les exercices antérieurs et postérieurs à l’exercice courant sont créés pour gérer les plans d’amortissement de vos immobilisations. En effet, les plans d’amortissement se calculent sur des exercices qui doivent être présents dans le dossier. Si certains exercices sont nécessaires à la création d’une fiche d’immobilisation, et qu’ils sont manquants, ils seront automatiquement créés au moment de l’enregistrement de la fiche d’immobilisation. Avoir de nombreux exercices d’avance ne doit pas vous exempter de la clôture annuelle. En effet, nous vous rappelons que la clôture annuelle est une opération comptable indispensable et obligatoire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 3. COMMENT SAISIR UNE RECETTE, UNE DÉPENSE ? 3.1. Comment saisir une recette ? Pour saisir une recette, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes recettes (option disponible uniquement en mode recettes / dépenses). Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle recette ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la recette. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. 3.2. Comment saisir une dépense ? Pour saisir une dépense, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes dépenses (option disponible uniquement en mode recettes / dépenses). Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle dépense ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la dépense. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la recette. Saisissez si besoin le pourcentage professionnel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment saisir un achat, une vente ? 25 4. COMMENT SAISIR UN ACHAT, UNE VENTE ? 4.1. Comment saisir un achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture (option disponible uniquement en mode créances / dettes Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Saisissez si besoin le pourcentage professionnel. Vous pouvez au préalable créer vos comptes fournisseurs par Paramètres – Comptabilité – Plan comptable libéral, ou cliquer sur le bouton Nouveau fournisseur directement disponible dans le masque de saisie. 4.2. Comment saisir une vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture (option disponible uniquement en mode créances / dettes). Pour saisir une vente, vous devez accéder au menu Quotidien – Saisie pratique – Mes ventes (option disponible uniquement en mode créances / dettes). Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle facture client ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la vente. Remplissez les différents champs de la même façon que pour l’achat. Vous pouvez au préalable créer vos comptes clients par Paramètres – Comptabilité – Plan comptable libéral, ou cliquer sur le bouton Nouveau client directement disponible dans le masque de saisie. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT SAISIR UNE ÉCRITURE COMPTABLE ? 5.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Comptabilité – Saisie par journal – Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Cette option nécessite des connaissances comptables (comptes à utiliser, sens de saisie …). 5.2. Comment saisir dans un guide ? La Saisie guidée est un bon intermédiaire entre la Saisie par journal et la Saisie pratique. PRISE EN MAIN 26 De nombreux guides proposés par EBP et adaptés au mode du dossier, vous permettent de saisir facilement la plupart des écritures comptables courantes. Pour cela, il vous suffit de sélectionner Comptabilité – Saisie guidée. Choisissez le guide adapté à l’opération à enregistrer (prestations de service, loyer, entretien et réparations …), et laissez-vous guider. Le numéro affiché dans le nom du guide correspond au numéro de la ligne de la 2035 où le montant sera déclaré. Pour certains guides de dépenses, vous pouvez saisir le pourcentage professionnel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. POURCENTAGE PROFESSIONNEL Certaines dépenses sont mixtes, c’est-à-dire qu’une partie seulement de ces dépenses est professionnelle (par exemple l’électricité d’un bureau installé dans l’habitation personnelle). En Saisie pratique, saisir le pourcentage professionnel dans la fiche de dépense ou d’achat permettra au logiciel d’inscrire une écriture comptable dans laquelle seuls les frais professionnels seront imputés au compte de charge. La part personnelle sera imputée au compte de l’exploitant. Ce fonctionnement s’applique également à la Saisie guidée, pour certains guides comme : loyer, entretien et réparations, chauffage (d’une manière générale tous les guides affichant une ligne sur le compte 108). Ainsi, sur la déclaration 2035, seuls les frais strictement professionnels seront déclarés, et pour ces frais, vous n’aurez pas à inscrire la part personnelle des dépenses mixtes sur la ligne CC « Divers à réintégrer ». De plus, si vous êtes assujetti à la TVA, seule la TVA calculée sur la part professionnelle sera calculée. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT CONSULTER LES RECETTES ET DÉPENSES ? Il vous suffit d’accéder à l’option Liste des recettes / dépenses du menu Quotidien (option disponible uniquement en mode recettes / dépenses). Cette liste vous présente toutes les recettes et dépenses saisies, quel que soit le mode de saisie utilisé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment rapprocher un compte ? 27 8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien – Pointage des relevés bancaires – Rapprochement / Pointage bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9. COMMENT IMPORTER MON RELEVÉ BANCAIRE ? Vous pouvez importer et comptabiliser un relevé bancaire sous forme de fichier. Pour cela, accédez à la liste des relevés par Quotidien + Pointage des relevés bancaires + Relevés bancaires. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Renseignez la banque.  Cliquer sur Importer puis choisissez le mode d’import : o Format CFONB o Format QIF o Format à définir (import paramétrable). PRISE EN MAIN 28  Une fois les lignes importées, cliquez sur Comptabiliser la ligne depuis chaque ligne et complétez les informations manquantes (compte de comptabilisation).  Enregistrez le relevé bancaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT ÉTABLIR UNE DÉCLARATION DE TVA ? La déclaration de TVA n’est accessible que si vous êtes assujetti à la TVA. Pour que la déclaration de TVA se remplisse correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier (Paramètres + Société). Accédez à la liste des Déclarations par le menu Déclarations + TVA + Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionnez les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 11. COMMENT CRÉER UNE IMMOBILISATION ? Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu Immobilisations + Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remarque Vous pouvez au préalable créer une famille par le menu Paramètres + Immobilisations + Familles, ce qui permettra l’automatisation de certains champs (comptes, mode d’amortissement…). Complétez les différents champs de l’entête : libellé, date d’acquisition, de mise en service, prix d’acquisition …. Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la génération des écritures comptables. Comment visualiser le plan d’amortissement ? 29 Dans l’onglet Amortissement, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan d’amortissement. Les autres onglets vous permettent de saisir ou consulter d’autres informations sur l’immobilisation. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 12. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ? Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez visualiser le plan d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches accessibles depuis la liste des immobilisations. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. 14. COMMENT GÉNÉRER LES ÉCRITURES D’IMMOBILISATION ? La mise à jour comptable permet de générer des écritures comptables. Ces écritures concernent :  Les acquisitions,  les dotations,  les cessions. Pour réaliser cette opération, vous devez lancer l'assistant de mise à jour comptable depuis le menu Immobilisations + Mise à jour comptable. L’assistant de mise à jour s’ouvre, laissez-vous guider. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Si certains comptes sont manquants dans les fiches d’immobilisation, alors une étape s’affichera pour vous permettre de les saisir. PRISE EN MAIN 30 Attention, si les écritures ont déjà été générées, une nouvelle mise à jour comptable ne modifiera pas les écritures déjà présentes, mais en ajoutera de nouvelles. Avant une nouvelle mise à jour comptable, vous devez donc soit supprimer au préalable les écritures incorrectes, soit bien filtrer les immobilisations à comptabiliser depuis l’assistant de mise à jour comptable. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT ÉTABLIR UNE LIASSE ? Pour que la liasse se remplisse correctement, il faut au préalable :  Renseigner les informations sur le dossier (Paramètres + Société).  Créer les immobilisations (menu Immobilisations).  Saisir toutes les écritures comptables nécessaires.  Paramétrer les associés (menu Paramètres). Accédez à la liste des liasses par le menu Déclarations + BNC + Liasses. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Choisissez l’exercice comptable contenant les données et cliquez sur OK. Vous obtenez différents onglets, et notamment :  L’aperçu de la liasse.  La balance comptable.  Les immobilisations créées dans le dossier. Si vous effectuez a posteriori des modifications dans les écritures comptables ou dans les immobilisations, utilisez les boutons Mise à jour balance et Mise à jour Immos présents dans la barre d’outils de la liasse pour la mettre à jour. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 16. COMMENT VALIDER MES ÉCRITURES, CLÔTURER MES JOURNAUX ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale et clôturer mensuellement les journaux. Pour cela, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures, ou Clôturer Journaux/mois, selon l’opération souhaitée. Comment clôturer un exercice ? 31 La validation permet de rendre intangibles les écritures comptables. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT CLÔTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. PRISE EN MAIN 32 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 33 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Libérale Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Comptabilité, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. LES FONCTIONS AVANCEES 34 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les disponibilités de trésorerie, avec le solde de vos comptes de banque.  L’évolution des recettes et des dépenses par mois. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options – Général – Apparences 4. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Comptabilité, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. 5. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Comptabilité, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. 6. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données de votre expert-comptable.  Transmettre des données à votre expert-comptable, au format de son logiciel. 7. LA MISE EN COMPOSANT Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Vous devez ensuite :  Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants.  Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants.  Sélectionner l’exercice de mise en composant. La modification de la liasse 35 Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en italique. 8. LA MODIFICATION DE LA LIASSE Dans l’onglet Formulaire de la liasse, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par les boutons Verrouiller les cellules et Déverrouiller les cellules. Seul le tableau des immobilisations restera non modifiable car il est alimenté par les immobilisations créées dans le dossier. Une fenêtre Sélection de formulaires est disponible en haut de la liste des formulaires. Dans la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. 37 Index A Accès au service technique..................................................................................18 Achat....................................................................................................................25 Activer mon logiciel ..............................................................................................20 Aide sur EBP Compta Libérale (OL Technology)..................................................15 B Balance interactive...............................................................................................34 C Cession................................................................................................................29 Clôture annuelle...................................................................................................31 Clôture mensuelle ................................................................................................30 Communication Entreprise-Expert........................................................................34 Composant...........................................................................................................34 Configuration minimale.........................................................................................18 Création de dossier..............................................................................................21 D Déclaration de TVA ..............................................................................................28 Dépense...............................................................................................................24 E Ecran de travail ....................................................................................................22 Exercices .............................................................................................................24 F Favoris .................................................................................................................33 Fonctions avancées .............................................................................................33 G Gestion des fenêtres ............................................................................................23 Grand Livre interactif............................................................................................34 I Immobilisation ......................................................................................................28 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................19 38 L Lancement du logiciel...........................................................................................20 Liasse ............................................................................................................30, 35 Liste des recettes / dépenses ...............................................................................26 M Mise à jour comptable ..........................................................................................29 Mise en composant ..............................................................................................34 Mot de passe........................................................................................................23 O Open Guide..........................................................................................................33 Options du dossier ...............................................................................................23 P PDF Signé............................................................................................................32 Pourcentage professionnel...................................................................................26 R Rapprochement bancaire .....................................................................................27 Recette ................................................................................................................24 Relevé bancaire ...................................................................................................27 S Saisir dans un guide.............................................................................................25 Saisir dans un journal...........................................................................................25 Saisir une écriture comptable ...............................................................................25 Sauvegarde..........................................................................................................31 Sortie d’immobilisation .........................................................................................29 T Tableau de bord...................................................................................................34 TVA................................................................................................................23, 28 V Validation des écritures ........................................................................................30 Vente ...................................................................................................................25 EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Association Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 22 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 2.2. Les autres options ....................................................................................... 22 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 23 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 23 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 24 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 24 6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 24 6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 26 6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 26 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 26 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 26 7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 27 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 27 8.1. L’en-tête ...................................................................................................... 27 8.2. Le corps ...................................................................................................... 28 16 8.3. Le pied ........................................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?........................................................... 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 28 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 29 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 30 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 30 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 34 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34 6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 35 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT ............................................ 35 9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 35 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 36 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 36 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 36 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 37 INDEX................................................................................................................ 38 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 3 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FRFR20Asso. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’association Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). INSTALLATION 20  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre association, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation PRISE EN MAIN 22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment gérer les exercices ? 23 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. PRISE EN MAIN 24 Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 6.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 6.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : Comment saisir une écriture comptable ? 25  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l’utilisateur.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 6.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. PRISE EN MAIN 26 Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. comment consulter un compte ? 27 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur… Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. . Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement adhérent, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné, Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. PRISE EN MAIN 28 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un adhérent : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. comment établir une déclaration de TVA ? 29 Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. PRISE EN MAIN 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elles, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Comment cloturer un exercice ? 31 Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Association – Options comptables – A Nouveaux. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. PRISE EN MAIN 32 En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres - Association - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 33 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures… Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. LES FONCTIONS AVANCEES 34 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options –Général – Apparences. 4. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. Reports On Line 35 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 9. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. LES FONCTIONS AVANCEES 36 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Association – Fonctionnalités Disponibles. 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Assistant de création de modèle de document 37 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. . INDEX 38 Index A A nouveaux ..........................................................................................................30 Accès au service technique..................................................................................16 Activer mon logiciel ..............................................................................................18 Aide sur EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology)........................13 Archivage.............................................................................................................36 B Balance d’ouverture .............................................................................................30 Balance interactive...............................................................................................34 C Clôture annuelle...................................................................................................30 Clôture mensuelle ................................................................................................29 Communication Entreprise-Expert........................................................................35 Compte ................................................................................................................22 Configuration minimale.........................................................................................16 Consultation d'un compte .....................................................................................26 Création de dossier..............................................................................................19 Création de modèle..............................................................................................37 D Dates d'exercices ...........................................................................................19, 22 Déclaration de TVA ..............................................................................................28 E Echéancier...........................................................................................................34 Ecran de travail ....................................................................................................20 Ecritures de simulation .........................................................................................24 Encaissement.......................................................................................................26 Exercice courant ..................................................................................................22 Exercices comptables ..........................................................................................22 F Facture d’achat ....................................................................................................25 Facture de vente ..................................................................................................26 Index 39 Favoris .................................................................................................................33 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................36 Fonctions avancées .............................................................................................33 G Gestion des fenêtres ............................................................................................22 Grand Livre interactif............................................................................................34 I Import paramétrable.............................................................................................35 Indemnités kilométriques......................................................................................29 Initialisation du dossier.........................................................................................21 Installation............................................................................................................17 J Journal .................................................................................................................23 Journal des événements ......................................................................................36 L Lancement du logiciel...........................................................................................18 Lettrage automatique ...........................................................................................34 Lettrage simplifié ..................................................................................................27 Lettrer un compte .................................................................................................27 M Modèle .................................................................................................................37 Mot de passe........................................................................................................21 N Notes de frais.......................................................................................................29 Numérotation des pièces......................................................................................23 O Open Guide..........................................................................................................33 Options du dossier ...............................................................................................21 Ouverture de l’application.....................................................................................21 P PDF Signé............................................................................................................31 Plan comptable ....................................................................................................19 INDEX 40 R Racines non autorisées........................................................................................23 Rapprochement bancaire .....................................................................................27 Relevés bancaires................................................................................................34 Reports On Line...................................................................................................35 S Saisir dans un guide.............................................................................................25 Saisir dans un journal...........................................................................................23 Saisir une écriture comptable ...............................................................................25 Sauvegarde..........................................................................................................31 T Tableau de bord...................................................................................................34 Traitements sur les écritures ..........................................................................24, 29 TVA..........................................................................................................21, 23, 28 V Validation des écritures ........................................................................................29 EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Association Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 22 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 2.2. Les autres options ....................................................................................... 22 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 23 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 23 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 24 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 24 6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 24 6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 26 6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 26 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 26 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 26 7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 27 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 27 8.1. L’en-tête ...................................................................................................... 27 8.2. Le corps ...................................................................................................... 28 16 8.3. Le pied ........................................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?........................................................... 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 28 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 29 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 30 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 30 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 31 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 31 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 33 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 33 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 34 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 34 6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 34 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 35 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT ............................................ 35 9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 35 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 36 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 36 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 36 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 37 INDEX................................................................................................................ 38 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 3 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FRFR20Asso. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’association Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). INSTALLATION 20  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre association, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation PRISE EN MAIN 22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment gérer les exercices ? 23 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable association. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. PRISE EN MAIN 24 Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 6.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 6.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : Comment saisir une écriture comptable ? 25  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l’utilisateur.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 6.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. PRISE EN MAIN 26 Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. comment consulter un compte ? 27 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur… Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. . Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement adhérent, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné, Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. PRISE EN MAIN 28 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un adhérent : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. comment établir une déclaration de TVA ? 29 Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. PRISE EN MAIN 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elles, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Comment cloturer un exercice ? 31 Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Association – Options comptables – A Nouveaux. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. PRISE EN MAIN 32 En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres - Association - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 33 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures… Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. LES FONCTIONS AVANCEES 34 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options –Général – Apparences. 4. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. Reports On Line 35 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE-EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 9. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. LES FONCTIONS AVANCEES 36 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Association – Fonctionnalités Disponibles. 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Assistant de création de modèle de document 37 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. . INDEX 38 Index A A nouveaux ..........................................................................................................30 Accès au service technique..................................................................................16 Activer mon logiciel ..............................................................................................18 Aide sur EBP Comptabilité Association Classic (OL Technology)........................13 Archivage.............................................................................................................36 B Balance d’ouverture .............................................................................................30 Balance interactive...............................................................................................34 C Clôture annuelle...................................................................................................30 Clôture mensuelle ................................................................................................29 Communication Entreprise-Expert........................................................................35 Compte ................................................................................................................22 Configuration minimale.........................................................................................16 Consultation d'un compte .....................................................................................26 Création de dossier..............................................................................................19 Création de modèle..............................................................................................37 D Dates d'exercices ...........................................................................................19, 22 Déclaration de TVA ..............................................................................................28 E Echéancier...........................................................................................................34 Ecran de travail ....................................................................................................20 Ecritures de simulation .........................................................................................24 Encaissement.......................................................................................................26 Exercice courant ..................................................................................................22 Exercices comptables ..........................................................................................22 F Facture d’achat ....................................................................................................25 Facture de vente ..................................................................................................26 Index 39 Favoris .................................................................................................................33 Fonctionnalités disponibles ..................................................................................36 Fonctions avancées .............................................................................................33 G Gestion des fenêtres ............................................................................................22 Grand Livre interactif............................................................................................34 I Import paramétrable.............................................................................................35 Indemnités kilométriques......................................................................................29 Initialisation du dossier.........................................................................................21 Installation............................................................................................................17 J Journal .................................................................................................................23 Journal des événements ......................................................................................36 L Lancement du logiciel...........................................................................................18 Lettrage automatique ...........................................................................................34 Lettrage simplifié ..................................................................................................27 Lettrer un compte .................................................................................................27 M Modèle .................................................................................................................37 Mot de passe........................................................................................................21 N Notes de frais.......................................................................................................29 Numérotation des pièces......................................................................................23 O Open Guide..........................................................................................................33 Options du dossier ...............................................................................................21 Ouverture de l’application.....................................................................................21 P PDF Signé............................................................................................................31 Plan comptable ....................................................................................................19 INDEX 40 R Racines non autorisées........................................................................................23 Rapprochement bancaire .....................................................................................27 Relevés bancaires................................................................................................34 Reports On Line...................................................................................................35 S Saisir dans un guide.............................................................................................25 Saisir dans un journal...........................................................................................23 Saisir une écriture comptable ...............................................................................25 Sauvegarde..........................................................................................................31 T Tableau de bord...................................................................................................34 Traitements sur les écritures ..........................................................................24, 29 TVA..........................................................................................................21, 23, 28 V Validation des écritures ........................................................................................29 Devis et Facturation Bâtiment Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Juin 2014 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des 3 problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou 4 action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. 5 Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : 6  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client 7 Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. 8 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est 9 proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de 10 clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 11 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 12 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22 1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27 5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27 5.2. Le corps ...................................................................................................... 27 5.3. Le pied ........................................................................................................ 28 5.4. Les boutons................................................................................................. 28 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29 7.1. Création du barème..................................................................................... 29 7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 30 14 8.1. Transfert de documents............................................................................... 30 8.2. Duplication .................................................................................................. 30 8.3. Impression des documents.......................................................................... 30 8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31 9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32 10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32 10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32 11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32 11.2. Le transfert ................................................................................................ 33 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LES RELANCES ............................................................................................ 35 2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35 5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36 6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 32 bits & 64 bits et Windows 8 32 bits & 64 bits. INSTALLATION 16 Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment … Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. INSTALLATION 18  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous êtes sur une liste (par exemple client) … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres INSTALLATION 20 Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. PRISE EN MAIN 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages.  Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document, de choisir la durée de validité des devis…  Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage Devis et Facturation Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés…  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...) Comment créer un élément ? 23 Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). PRISE EN MAIN 24 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine… - Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco-contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :  Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité. Comment créer un élément ? 25  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. PRISE EN MAIN 26 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et montant) sera automatiquement calculée. Comment saisir un devis ? 27 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. 5.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :  D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches. o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.  D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. PRISE EN MAIN 28 Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). 5.4. Les boutons Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison, complément adresse de facturation, document associé…). 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document. Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment gérer l'éco-contribution ? 29 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans Devis et Facturation Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 7.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 7.2. Utilisation du barème éco-contribution 7.2.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC. Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution. 7.2.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus. En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...). Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. PRISE EN MAIN 30 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures. Les factures peuvent être transférées en avoirs. Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu avant impression. 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Le suivi financier des clients 31 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 9.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. PRISE EN MAIN 32 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 10.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaires par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 10.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 11.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . Comment transférer mes écritures en comptabilité ? 33  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 11.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 11.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 11.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats. PRISE EN MAIN 34 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : « Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ». Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. LES RELANCES 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans Devis et Facturation Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées. LES FONCTIONS AVANCEES 36 5. LES STATISTIQUES Devis et Facturation Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. LE MENU INTERNET Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! Index 37 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Aide sur Devis et Facturation Bâtiment...............................................................12 Archive des données............................................................................................34 B Bibliothèque interne ............................................................................................24 Bibliothèques externes.........................................................................................25 C Clients .................................................................................................................26 Code barre ...........................................................................................................24 Code d'activation.................................................................................................17 Communication Entreprise Expert ......................................................................33 Compte comptable de l'élément...........................................................................24 Configuration minimale.......................................................................................15 Contact client.......................................................................................................26 Contact prospect..................................................................................................26 Correcteur orthographique...................................................................................27 Création de dossier..............................................................................................18 D DEEE ..................................................................................................................29 Devis ...................................................................................................................27 Divers..................................................................................................................24 Dossier expert......................................................................................................35 Duplication de documents...................................................................................30 INDEX 38 E Echéancier...........................................................................................................35 Eco-contribution..................................................................................................29 Eco-taxe...............................................................................................................29 Ecran de travail....................................................................................................19 Eléments..............................................................................................................23 En sommeil..........................................................................................................24 Envoi par e-mail ..................................................................................................30 F Facture.................................................................................................................28 Facture d'acompte................................................................................................31 Fonctions avancées..............................................................................................35 Fournitures ..........................................................................................................24 G Gestion des fenêtres.............................................................................................23 H Historique client ..................................................................................................32 I Image de l'élément...............................................................................................25 Impression de documents ....................................................................................30 Initialisation du dossier........................................................................................21 Installation...........................................................................................................16 Internet ................................................................................................................36 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 M Main d’oeuvre .....................................................................................................24 Modes de règlement ............................................................................................26 Index 39 O Options d’affichage .............................................................................................22 Options du dossier...............................................................................................22 Ouvrages .............................................................................................................24 P Personnalisation ..................................................................................................35 Prospects .............................................................................................................26 R Règlement client..................................................................................................31 Relances devis.....................................................................................................35 S Sauvegarde des données......................................................................................34 Statistiques ..........................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................32 Tarif élément .......................................................................................................24 Transfert de documents ......................................................................................30 Transfert comptable.................................................................................................32 NOTES 40 NOTES Le guide 2015 des logiciels et services EBP www.ebp-software.be Les 4 atouts d’EBP Une entreprise de référence sur le marché des logiciels de gestion Plus de 20.000 clients utilisent quotidiennement nos logiciels Une entreprise à l’écoute de ses clients Un service d’assistance téléphonique basé à Bruxelles disponible et compétent Une technologie moderne, intuitive et évolutive Les logiciels sont régulièrement mis à jour au rythme des évolutions techniques ou légales Une gamme complète de logiciels simples, complets et à des prix très abordables Au démarrage : téléchargez et testez gratuitement pendant 40 jours Ensuite, vous aurez 30 jours d’assistance offerts Vos besoins évoluent ? Nos logiciels vous accompagnent ! En voici quelques exemples : Installation sur un 2ème poste Partage de votre logiciel sur plusieurs postes en réseau Migration d’un logiciel vers un autre sans aucune perte de données Mise à jour de votre logiciel pour des raisons techniques (Windows 7, 8), légales,… Nos coordonnées : Avenue des Cerisiers, 15 1030 Bruxelles Tel: 02 737 95 90 Fax: 02 737 95 91 info.be@ebp.com www.ebp-software.be EBP vous accompagne : 3 4 Fonctions Business Plan Pratic Business Plan Expert Aide en ligne x x Guide d’aide à l’élaboration d’un Business Plan x x Choix de types d’activité x x Prévisions annuelles ou mensuelles x x Nombre de Business Plan 10 illimité Nombre d’années de prévision (antérieur compris) 6 6 Analyse financière: tableaux, graphiques et ratios x x Nombre de modèles de dossier à imprimer 1 4 + illimité Commentaires avec intégration automatique des résultats chiffrés x x Reprise de 3 années antérieures d’après le Compte de résultat (consultation) x x Reprise de 3 années antérieures d’après le Bilan (impact sur les prévisions) x Premier exercice de 1 à 23 mois x Paramétrage personnalisé des préférences de prévisions x Réalisation d’un diaporama: export automatique du rapport en PowerPoint x Possibilité de créer des tableaux, graphiques et rapports personnalisés x Pour tous les comptables et experts-comptables Réalisez avec rapidité et efficacité les plans financiers pour vos clients Rapport financier complet : tableaux, graphiques, ratios Intégrez automatiquement vos commentaires et générez un diaporama PowerPoint Prévisions annuelles et mensuelles sur 3 ans (bilans, comptes de résultat, trésorerie, seuil de rentabilité,...) Elaborez plusieurs hypothèses Reprise des 3 années antérieures d’après le bilan et compte de résultat Tableau comparatif des fonctions de la gamme Business Plan EBP Business Software Business plan expert 2015 5 Quel logiciel de gestion commerciale choisir ? Libellé/Logiciel Devis & Facturation Gestion Commerciale Tableau de bord à l’ouverture du logiciel x x Personnalisation du logiciel: listes, vues… x x Modèles d’impression prêts à l’emploi et personnalisables x x Fichiers clients, fournisseurs, articles x x Devis, factures, notes de crédit, factures d’acompte x x Règlements clients et relances x x Statistiques de ventes x x Gestion des achats x Règlements fournisseurs et relances x Gestion de stocks x Ajout champs personnalisés x Commande, Bon de livraison, Bon de retour x Multi-tarif et promotions Statistiques d’achats Transfert en compta EBP, BOB, Winbooks, Popsy et Pro Acc x x Articles composés Suivi chantiers Réalisation de factures d’avancement Saisie des temps salariés Gestion ventes comptoir Gestion cartes de fidélité, bons d’achat, chèque cadeaux Impression X et Z de caisse Gestion complète de la caisse (tactile) Impression tickets, factures Version Réseau Les fiches produit et tableaux comparatifs détaillés sont disponibles sur notre site : www.ebp-software.be 6 Gestion Commerciale Pro Bâtiment* Bâtiment PRO* Point de vente* x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Les fiches produit et tableaux comparatifs détaillés sont disponibles sur notre site : www.ebp-software.be 7 Devis & Facturation 2015 Spécialement adapté pour tous les indépendants et dirigeants de petites entreprises Vos devis et factures en un clic Vous mettez en place un suivi de votre activité au travers d’un tableau de bord simple et efficace. Devis, factures, notes de crédit, échéances...vous maîtrisez votre activité avec facilité ! Les 5 points clés Gagnez du temps Editez des devis aussi facilement qu’avec un traitement de texte puis transférez-les en factures sans aucune ressaisie. De nombreux modèles d’impression sont prêts à l’emploi. Il suffit d’insérer votre logo.Vous pouvez aussi les personnaliser. Visualisez votre activité Plus besoin de chercher, le logiciel vous offre l’essentiel en un regard grâce au tableau de bord : vision globale de l’activité de votre entreprise (CA, statistiques), présentation des priorités de la journée (factures arrivées à échéance, devis à relancer). Suivez vos clients Profitez d’un logiciel intuitif, et soyez prévenu quotidiennement, depuis le tableau de bord : des devis en fin de validité et des retards de paiement client. Puis éditez automatiquement les relances de ces clients. Communiquez facilement Enregistrez vos documents au format PDF pour les envoyer directement par mail. Exportez aussi toutes vos informations en Excel. Pour votre Compta Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans aucune ressaisie et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Fiduciaire*. (EBP, Winbooks, Bob, Popsy, ProAcc). Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 8 Gestion Commerciale 2015 Les 9 points clés Devis & Facturation Retrouvez les 5 points clés de Devis & Facturation. Vous aurez en plus, les 4 points clés listés ci-dessous. Gérez vos achats Avec le cycle complet des achats : demande de prix, commandes, bon de réception, modèles d’impression,... Suivez votre stock Evitez les ruptures de stock pour satisfaire votre clientèle  : connaissance du stock disponible en temps réel et gestion du réapprovisionnement (bons d’entrée, sorties, inventaire). Adaptez vos prix Suivant vos clients, quantités ou articles : tarifs dégressifs ou exceptionnels, gestion des promotions. La version Pro vous permettra de proposer le tarif adapté. Travaillez en Réseau Partagez vos informations et travaillez à plusieurs : rapidité, performance et fiabilité grâce à une base SQL.Notre version Pro Réseau est disponible à partir de 2 postes. Pour l’ensemble des petites et moyennes entreprises Devis, factures, notes de crédit, gestion des fournisseurs, commandes fournisseurs, gestion du stock... Le logiciel Gestion Commerciale intègre toutes les fonctionnalités de Devis et Facturation. Vous aurez en plus, notamment, la gestion des achats et la gestion du stock. Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 9 Comptabilité 2015 Réglez vos comptes avec la compta Avec EBP Comptabilité, réalisez simplement la comptabilité de votre entreprise, de la saisie jusqu’à l’établissement de votre Bilan et votre Compte de Résultat. C’est la 1ère fois que vous utilisez un logiciel de compta...Faites le pas ! Vous y trouverez un encodage simplifié des factures d’achat, des factures de vente, des financiers, des opérations diverses. Logiciel quadrilingue (Fr, Nl, Uk, De) Gestion complète des immobilisations (tableau d’amortissement et génération des écritures comptables) Analytique et réseau en option dans la version PRO Edition des documents légaux dont la déclaration de TVA électronique Intégrez les données en provenance de nos logiciels Devis et Facturation, Gestion Commerciale et Bâtiment Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 Bâtiment La gestion commerciale spécialisée Entrepreneurs, électriciens, menuisiers, chauffagistes, peintres,... EBP Bâtiment convient à tous les corps de métier. Simplifiez votre gestion et gagnez du temps «  pour faire vos papiers ». Devis, factures,relances clients, stock Dans vos devis et factures, intégrez des tranches de travaux et insérez des ouvrages Enrichissez vos documents : gras, italique, images, ..Insérez votre logo. Utilisez nos modèles d’impression prêts à l’emploi. Envoyez directement vos devis et factures par mail au format PDF Analysez la rentabilité de vos chantiers avec le suivi simplifié Une version Pro vous permet de gérer en plus les maintenances et service après-vente, d’avoir le planning et de travailler ensuite en réseau Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 10 Mon association Pour toutes les ASBL et clubs sportifs Faites les comptes de votre association facilement. Consultez à tout moment votre solde de trésorerie. Avec EBP Mon Association, quel que soit votre domaine d’activité (sport, culture, loisir, social,...) vous suivez vos membres, organisez les activités et gérez votre trésorerie...L’essentiel y est pour vous faire gagner un temps précieux dans vos tâches quotidiennes. Comptabilité simplifiée de l’ASBL (éditez la liste de vos recettes/ dépenses par ordre chronologique et/ou par poste et éditez aussi le relevé cumulé de tésorerie) Fichiers Membres et gestion complète des cotisations Organisation des activités (planning, matériel, places, ..) Tableau de bord CRM 2015 La simplicté d’un CRM pour toutes les PME Ne laissez plus vos contacts sans suivi. Travaillez vos prospects et clients Gérez vos contacts (prospects, clients, partenaires,...) et suivez tous vos échanges commerciaux Identifiez, créez et suivez vos opportunités de vente Réalisez toutes vos actions de prospection (emailings et publipostages) Développer votre efficacité commerciale C’est pas cher, simple, rapide et efficace 11 Point de vente 2015 Pour tous les commerçants Décliné en 3 versions : Commerce de détail, Mode et PRO Optez pour un logiciel de caisse : une solution 2 en 1. Rapidité d’une caisse enregistreuse couplée à une gestion commerciale puissante. Encaissement, gestion des ventes, consultation du stock, fidélisation des clients. Avec la version Pro, vous pouvez aussi connecter plusieurs caisses en réseau. Les fiches produit détaillées sont disponibles sur notre site. Travailler en réseau avec EBP Partager son outil de gestion Avec EBP, la Gestion Commerciale, la Comptabilité et les logiciels métiers Bâtiment et Point de Vente offrent la possibilité de travailler en réseau, ouvrant les portes du travail simultané et à plusieurs. La mise en oeuvre d’un système de gestion en réseau requiert de la compétence et de l’expertise Pour garantir le succès de ce déploiement, EBP peut confier ces missions à son réseau de revendeurs à forte valeur ajoutée. Réguliè- rement formés à nos produits, aux technologies et aux architectures réseau, nos revendeurs agréés bénéficient de certifications. Ils sauront intégrer les solutions de gestion EBP dans votre infrastructure informatique tout en respectant l’organisation en vigueur dans votre entreprise. Pour connaître les coordonnées d’un de nos revendeurs certifiés, appelez-nous au 02 737 95 90 Plusieurs milliers de PME ont déjà choisi de faire appel à nos revendeurs certifiés présents partout en Belgique. 12 Logiciel Service PRIVILEGE démarrer - GAMME pratic EBP Devis & Facturation 2015 129€ 99€ EBP Business Plan Pratic 49€ - EBP Gestion Contacts 79€ 99€ EBP Association 79€ 99€ DéVELOPPER - Gamme Classic EBP Gestion Commerciale 2015 249€ 149€ EBP Gestion Commerciale Pro 2015 299€ 159€ EBP Comptabilité 2015 239€ 169€ EBP Comptabilité Pro 2015 399€ 179€ EBP Business Plan PME 149€ 149€ EBP Business Plan Experts Comptables 299€ 149€ EBP CRM Classic 199€ 149€ METIER - Gamme Métiers EBP Bâtiment 399€ 209€ EBP Bâtiment Pro 659€ 299€ METIER - Gamme Métiers Commerce EBP Point de Vente Version Commerce de détail 549€ 399€ EBP Point de Vente Version Mode 699€ 419€ EBP Point de Vente Version Pro 799€ 479€ tarifs Réseau tarif 2015 (prix public conseillé end-user hors TVA) EBP Comptabilité Pro EBP Comptabilité Pro - 2 postes 549€ 358€ EBP Bâtiment Pro - SQL EBP Bâtiment Pro - 2 postes 959€ 559€ EBP Bâtiment Pro - poste supplémentaire 300€ 199€ EBP Gestion Commerciale Pro - SQL EBP Gestion Commerciale - 2 postes 599€ 399€ EBP Gestion Commerciale Pro - poste supplémentaire 300€ 166€ Les 5 bonnes raisons de vous équiper Vous en êtes capable. C’est efficace et vous allez gagner du temps chaque jour. Cela fait vendre : valorisez votre entreprise par vos documents. C’est profitable : la bonne décision au bon moment. C’est pas cher. Document non contractuel. - Tous les prix figurant dans ce document sont indicatifs et des prix publics conseillés. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. – Août 2014 Pour votre confort, optez pour notre Assistance Privilège. Après vos 30 jours d’assistance gratuite, vous pouvez opter pour un contrat, non obligatoire. Avec l’ Assistance Privilège vous bénéficiez d’un ensemble de services pendant 12 mois : Accès illimité à l’assistance téléphonique pendant les heures ouvrables Téléchargement gratuit (ou envoi de CD) des mises à jour Prise en main à distance de votre pc via l’application TeamViewer. Suivi personnalisé des appels 20 % de remise sur les formations ou autres services EBP Business Software Avenue des Cerisiers, 15 1030 Bruxelles info.be@ebp.com - www.ebp-software.be Tel : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91 287 EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures fournisseurs EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures fournisseurs de vos clients. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable ZOOM sur les fonctions clés Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*. Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image dans l’application EBP Démat’. L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes. Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes fournisseurs, de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie. Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*. Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…). Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date, mot clé, etc… Profitez d’une solution facile à mettre en oeuvre *Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid. Numérisation de la facture Intégration des écritures dans votre logiciel de production Recherche de factures Reconnaissance automatique de la facture Vérification et acceptation des écritures DéMATérialisation traitement Intégration consultation 1 2 3 4 5 Gérez de multiples pièces d’achat EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients : Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux) Factures avec port Factures d’acompte Factures avec escompte Factures en autoliquidation Avoirs Achats intracommunautaires etc… Améliorez la productivité de vos missions de tenue et de révision Disposez d’une technologie avancée à portée de main Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées. Profitez de la base collaborative de modèles de factures EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les zones de la facture. Optimisez la révision des dossiers La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée. Sécurisez et partagez les factures de vos clients EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées sur EBP Démat’. Suivez le traitement des factures en temps réel Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé : documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc… Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures Fonctions Principales 1682 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014. Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. Equipe Profession Comptable EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable Applications commerciales et comptables sur logiciel PGI EBP OPEN LINETM PRO BAC PRO STG - BTS TERTIAIRES FORMATION CONTINUE Robert WIPF Exercices Niveau 1 L IVRE ÉLÈVE ÉDITIONS CORROY EXERCICES NIVEAU 1 EBP PGI OPEN LINE PRO Ce livre présente une collection d’exercices permettant de se familiariser avec le progiciel de gestion intégré OPEN LINETM PRO d’EBP et d’utiliser en autonomie les principales fonctionnalités commerciales et comptables des modules : recherche d’informations dans la base de données, création d’un dossier et des fichiers de base, documents relatifs à la vente, inventaire des stocks, acomptes, transfert en comptabilité, livraisons, commissions, saisie d’écritures de factures, d’avoirs, de règlements, édition des états comptables, lettrage et délettrage des comptes . Chaque application est construite autour d’une ou plusieurs fiches de procédure incitant l’utilisateur à faire preuve de réflexion et d’initiative devant des situations multiples et variées. Le livre « élève » est conçu pour être utilisé tant en formation initiale, sous la conduite du professeur (BAC PRO, STG, BTS AM, PME-PMI, MUC, NRC), que dans le cadre de la formation continue. Le PACK « formateur » comprend : - le livre élève - un CD contenant : - les fichiers de base de données et leur restauration après chaque application validée - le corrigé des cas du livre de l’élève sous forme numérique. En partenariat avec Livre « élève » 978-2-35765-081-7 Prix : 14,74 € L’auteur, Robert WIPF, enseigne depuis de longues années l’utilisation des logiciels comptables en lycée professionnel et dans ses missions de formation en alternance. C’est avec bonheur qu’il a apprivoisé le PGI OPEN LINETM PRO d’EBP et permis, à l’aide d’exercices parfaitement adaptés, son acquisition rapide par les élèves et salariés en comptabilité et gestion commerciale. EBP PGI OPEN LINETM PRO ÉDITIONS CORROY BP 8 - 83560 RIANS Tél. : 04 94 80 57 25 Fax : 04 94 80 59 24 infos@editions-corroy.fr www. editions-corroy.fr EBP PGI OPEN LINETM PRO Les Éditions CORROY et CORROY-LIEUTIER sont spécialisées dans la conception et l’édition de CAS PRATIQUES destinés à préparer avec bonheur les examens et concours de la filière éco - gestion - comptabilité. Vous y trouverez : La collection BAC PRO : Comptabilité, commerce, informatique, éco-droit La collection STG : Management, information et gestion, comptabilité et finance d’entreprise La collection BTS CGO : Tous les processus de 1re et 2e année La collection BTS TERTIAIRES : Management et éco-droit pour les 1re et 2e années La collection DCG : les 13 unités d’enseignement La collection DSCG : les 7 unités d’enseignement La collection informatique : Access, Excel, EBP, Informatique de gestion aux examens La collection Tout-en-Tête : Préparation aux professorats de gestion (PLP, CAPET, Agrégation) La collection Arrêt Culture : Méthode Suzuki, pédagogie, réflexion Achevé d’imprimer en décembre 2009 par : Imprimerie Delta Color - 140, rue Étienne Lenoir - 30900 Nîmes Dépôt légal : janvier 2009 Imprimé en france SOMMAIRE Le progiciel de gestion intégré EBP OPEN LINE ........................................ 1 Présentation du progiciel de gestion intégré EBP OPEN LINE, Découverte des principales fonctionnalités du progiciel Select vidéo ............................................................................................. 11 Découvrir les fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégré, Rechercher les informations Control Data System TP 01 ..................................................................... 19 Application guidée, Procéder aux opérations nécessaires à la création du dossier CONTROL DATA SYSTEM FRANCE Control Data System TP 02 ..................................................................... 29 Application guidée, Créer les fichiers de base nécessaires à l’utilisation du progiciel OPEN LINE, Identifier les différentes informations saisies et leur utilité. Control Data System TP 03 ..................................................................... 43 Application guidée, Saisir le stock initial par l’intermédiaire d’un bon d’entrée, Créer les documents relatifs à la vente : devis, commande client, bon de livraison et facture de vente, Établir un inventaire des stocks et procéder aux contrôles nécessaires Control Data System TP 04 ..................................................................... 53 Application guidée : Mettre à jour les différents fichiers, Saisir les opérations du circuit de ventes : devis, commandes, livraisons, factures, avoirs, Transférer les opérations en comptabilité Control Data System TP 05 ..................................................................... 61 Application guidée : Procéder aux livraisons et établir les factures de ventes correspondantes, Analyser les incidences de la validation des factures de ventes dans la comptabilité Calculer les commissions des commerciaux Control Data System TP 06 ..................................................................... 65 Application guidée : Saisir une balance de départ avec indication des échéances, Saisir les opérations commerciales et financières dans les journaux concernés, Éditer des états comptables : balance, échéanciers des créances et des dettes, extrait de grand livre Control Data System TP 07 ..................................................................... 73 Application guidée, Saisir les documents commerciaux et procéder à l’enregistrement automatique des factures et avoirs, Saisir les opérations de règlement et procéder au lettrage du compte client COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 61 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr CCOONNTTRROOLL DDAATTAA SSYYSSTTEEMM -- TTPP 0055 CONNAISSANCES ASSOCIÉES Application guidée : Procéder aux livraisons et établir les factures de ventes correspondantes, Analyser les incidences de la validation des factures de ventes dans la comptabilité, Calculer les commissions des commerciaux. DOSSIER 1 : LIVRAISONS DES COMMANDES CLIENTS ET FACTURATION PREMIÈRE PARTIE : DE LA LIVRAISON AUX FACTURES CONTROL DATA SYSTEM France procède aux livraisons des commandes clients en attente. Les commandes sont intégralement livrées et acceptées par les clients concernés. L’état des livraisons est le suivant : Client N° et date de commande Date de livraison prévue Date de livraison réelle Observations WAGNER 4 du 6/01 9/01 9/01 - LACROIX 3 du 6/01 10/01 10/01 - DUTRIEZ 5 du 7/01 10/01 10/01 - MOEGLENE 6 du 8/01 12/01 12/01 - DARSTEIN 7 du 8/01 12/01 15/01 Accorder une remise globale supplémentaire de 2 % pour livraison tardive DEUXIÈME PARTIE : INCIDENCES DE LA VALIDATION DES FACTURES DE VENTES Vous venez de créer les factures pour les clients. Le responsable des services comptables vous demande de comptabiliser les factures de ventes. TRAVAIL À FAIRE 1. Restaurez le fichier PCDS France TP 04. 2. Créez les différents bons de livraison aux dates indiquées à partir des informations fournies dans l’état des livraisons. 3. Indiquez quelle est l’incidence de la création des bons de livraisons sur les stocks. 4. Le 16/01, CONTROL DATA SYSTEM FRANCE décide de créer les factures correspondantes. Ne validez pas les factures. Toutes les factures étant émises le même jour, le transfert se fait par regroupement. TRAVAIL À FAIRE 1. Éditez le journal des ventes du mois de janvier. 2. Validez toutes les factures. 3. Éditez à nouveau le journal des ventes pour la période du 01/01 au 16/01. Quelle est l’incidence de la validation de ces factures sur la comptabilité de CONTROL DATA SYSTEM France ? 4. Validez la facture d’avoir n° 01 (Client Bernhardt) puis éditez un extrait du grand livre pour les comptes 70711 à 70713 pour la période du 1/01 au 22/01. COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 62 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper N documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : • même type de document, • même code client ou fournisseur, • même civilité, • même nom de client ou fournisseur, • même adresse de facturation ou même adresse de livraison. . Le regroupement des documents est accessible à partir du menu opérations. Il faut sélectionner les documents que l’on souhaite regrouper : ici la période du 9/01 au 15/01. La fenêtre de droite s’affiche alors à l’écran. Il suffit ensuite de suivre la procédure. Une fois le regroupement opéré, la liste des factures de vente est la suivante : DOSSIER 2 – CALCUL DES COMMISSIONS DES COMMERCIAUX Chaque commercial a droit, en plus de son salaire fixe de base, à une commission calculée sur le chiffre d’affaires. CONTROL DATA SYSTEM a décidé que ces commissions seraient calculées, pour chacun des commerciaux, au taux unique de 4 % sur l’ensemble du chiffre d’affaires réalisé au cours du mois. Les ventes qui seront prises en considération sont celles qui sont facturées aux clients. Il n’est pas tenu compte des encaissements de factures. TRAVAIL À FAIRE 1. Procédez à la création et au paramétrage du barème que vous nommerez Commission sur CA global. Ce barème sera appliqué à chacun des commerciaux et sera valide du 01/01 au 31/12 de l’année. Vous vous aiderez pour cela de la fiche de procédure n° 10. 2. Calculez les commissions versées au titre de la période du 1/01 au 31/01. Éditez le relevé de commission du représentant BERTHOUX. FICHE PROCÉDURE 9 : LE REGROUPEMENT DES DOCUMENTS COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 63 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’articles, de tiers, de familles articles ou tiers. La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possibles et facilite le paramétrage des éléments constituants le calcul des commissions. Les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles de commerciaux depuis la fiche Commercial ou Famille De Commerciaux. Dans la partie entête de la fiche barème, les champs suivants doivent être renseignés : 1. le code barème ; 2. le libellé ; 3. la base de calcul de l’objectif, qui permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée. Les types d’objectif possibles sont le chiffre d’affaires, le chiffre d’affaires encaissé, la quantité ou la marge ; 4. le champ d’application, qui permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées. Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture ; 5. le mode de calcul, qui permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche). Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global. 6. le type d’objectif, qui permet de regrouper les commissions par date. Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour. 7. la période de validité du calcul de la commission. Le calcul des commissions suppose que l’on définisse, selon le cas, des paliers, une formule de calcul, un montant, un pourcentage. La définition des paliers s’effectue suivant les critères suivants : 8. Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximale de l’intervalle. 9. Formule : Permet de sélectionner l’un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission : % sur CA, Montant, Montant * Qté, % marge, Montant + %CA , % montant. 10. Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée. 11. % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée. Les règles entre les formules et les champs de saisie « Montant » et « % » sont les suivantes : Règles entre les formules et les champs de saisie "Montant" et "%" - Si la formule est "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n’est pas accessible, - Si la formule est "% sur CA" ou "%marge", le champ "Montant" n’est pas accessible, - Si la formule est "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles, - Si la formule est "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles. 1 2 4 3 5 7 6 8 9 10 11 FICHE PROCÉDURE 10 : LE CALCUL DES COMMISSIONS COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 64 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Règles entre le type d’objectifs et les formules Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées. Le calcul des commissions suppose également que l’on sélectionne les informations à prendre en compte pour le calcul des bases : Les sélections permettent de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents de telles familles de clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles d’articles, pour tels ou tels commerciaux. Elle s’effectue en fonction des champs suivants : - Type : Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, Articles, famIlles clients, Clients, Familles commerciaux, Commercial ; - Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre en compte ; - Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre en compte. - Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU / AU comme à exclure du calcul de la commission ; Il faut ensuite définir les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Cette opération peut également s’effectuer depuis la fiche du commercial. L’affectation d’un "Commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "Barème" à la fiche "Commercial". Familles commerciaux Cet onglet Familles commerciaux permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Cette opération peut être réalisée depuis la fiche Famille commerciaux. L’affectation d’une « Famille commerciaux » à une fiche « Barème », affecte automatiquement le « Barème » à la fiche « Commercial ». Le calcul des commissions La page Commission permet d’obtenir le montant des commissions de chaque commercial. Le calcul varie en fonction de différents données. Il faut renseigner les différents filtres (période, famille de commerciaux , commerciaux) puis actualiser la liste avant de lancer le calcul. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Introduction ► A qui s’adresse ce Manuel ? ► Quels sont les avantages de la session gérance ? ► Comment utiliser ce manuel ? Chapitre I - interface A / organisation de votre espace de travail B / Choix de la session C / Liste générale des modules D / Listes détaillées des modules 1 ● Liste détaillée du module gérance 2 ● Liste détaillée du module base 3 ● Liste détaillée du module loyers 4 ● Liste détaillée du module charges 5 ● Liste détaillée du module trésorerie 6 ● Liste détaillée du module comptabilité 7 ● Liste détaillée du module fiscalité 8 ● Liste détaillée du module analyse 9 ● Liste détaillée du module outils 10 ● Liste détaillée du module documents Chapitre II - Gérance A / Fiches a remplir avant de commencer 1 ● Créer la fiche du Mandataire 2 ● Créer une fiche Propriétaire (mandant) 3 ● Modification des taux d’honoraires 4 ● Créer un Patrimoine 5 ● Créer la fiche d’un locataire 6 ● Créer les comptes bancaires du mandataire B / création d’honoraires 1 ● Créer des honoraires manuels ou automatiques 2 ● Encaisser des honoraires : 2 méthodes 3 ● Consulter le détail des honoraires 4 ● Impression des listes d’honoraires et des factures C / Edition d’un rapport de gestion 1 ● Création, impression et suppression d’un rapport de gestion 2 ● Virements : 2 méthodes 3 ● Historique de gestion D / trésorerie 1 ● Prélèvement d’honoraires 2 ● Historique de Trésorerie SOMMAIRE 2 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Avant d’entamer la lecture de ce Guide, il est vivement conseillé de consulter le Manuel d’utilisateur complet, également fourni sur le CD-ROM. Comment utiliser ce manuel ? Ces pages concernent les utilisateurs qui souhaitent travailler en mode (ou «session») Gérance. Il peut donc s’agir : • d’un particulier chargé de gérer un patrimoine familial • d’un mandataire • d’une agence immobilière spécialisée dans la gestion locative • de sociétés proposant des services aux propriétaires. Quelque soit leur rôle, ils sont soumis à reddition de compte et doivent donc opter pour la session Gérance. A qui s’adresse ce manuel ? quels Sont les avantages de la session gérance ? Tout en gardant les fonctionnalités de la session classique (consulter le Manuel utilisateur qui s’y rapporte), la session gérance offre des possibilités étendues telles que la publication : • de factures d’honoraires • de rapports de gestion complets • du suivi de trésorerie du compte de Gestion • des comptes du propriétaire mandant La session Gérance n’est pas exclusive : il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes. ● Situez rapidement dans le logiciel les actions expliquées dans chaque chapitre : 3 Retrouvez rapidement le liens du Sommaire dans le volet Signets (ou bookmarks) d’Acrobat reader. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre I - Interface A / organisation de votre espace de travail 4 L’interface de travail se compose de 3 éléments principaux : 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La Fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 4 Le volet d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert et vous renvoie aux pages complémentaires du Manuel utilisateur 5 La fenêtre Assistant - Tableau de bord vous permet d’organiser et de planifier votre gestion locative ainsi que vos tâches personnelles Deux outils destinés à faciliter votre gestion locative sont également accessibles en cliquant sur 1 2 3 4 1 5 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Changement de session Votre logiciel s’adapte à vos besoins : • si vous êtes gestionnaire en biens propres utilisez la “Session classique” • si vous êtes gérant utilisez la “Session Gérance” • il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes. ë Si vous travaillez sur une session Gérance, le premier module affiché est le module Gérance. Si vous travaillez sur une session classique, le module Gérance n’apparaît pas. Dans la partie inférieure gauche est affiché l’intitulé de la session en cours Différenciez graphiquement vos Sessions en utilisant le Module Outils / Apparence. ● Manipulation des sauvegardes : • la sauvegarde des données ne concerne que la session ouverte. Par conséquent pour enregistrer les données des deux sessions, procéder successivement à leur sauvegarde • si l’option “Sauvegarder à la fermeture” est activée, la sauvegarde automatique est effective lorsque vous quittez l’application mais ne concerne que la Session quittée en dernier B / Choix de la session ● Pour éviter les confusions entre les sessions : ● Le choix initial s’opère dans le menu Fichier / Changer de Session : 5 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Liste générale des modules Module gérance (7 options) Le module GERANCE est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Il ne s’affiche que lorsque vous ouvrez une «Session Gérance». m 6 Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. Module loyers (12 options ) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation les charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Module charges (7 options) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Module trésorerie (5 options) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. Module comptabilité (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. Module outils (2 optionS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Listes détaillées des modules Module gérance (7 options) Le module Gérance est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Les relations gérant / propriétaire s’organisent à partir de ce module, qui ne s’affiche que lorsque vous ouvrez une «Session Gérance». m 1 ● Liste détaillée du module gérance Création du mandataire (désignation, coordonnées, taux de tva et forme abrégée des honoraires). Cette option est identique à celle située dans le module Base. Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque) Calcul des honoraires et encaissement des honoraires (du compte du propriétaire vers le compte de gestion) avec lettrage automatique. Edition du rapport de gestion et virement (du compte de gestion vers le compte du propriétaire) Virement des loyers vers le compte du propriétaire et encaissement des honoraires vers le compte de gestion (sans lettrage automatique). L’encaissement peut également s’effectuer depuis le module Gérance / Honoraires. Historique des mouvements de trésorerie et lettrage des écritures. Création, modification et suppression des honoraires (si ceux définis par défaut ne correspondent pas au contrat liant le mandataire aux propriétaires). 7 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Liste détaillée du module base 8 Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 ● Liste détaillée du module loyers Module loyers (12 OPTIONS) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des APL et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, propriétaires ou immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 10 ● Liste détaillée du module charges Module charges (7 OPTIONS) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 11 ● Liste détaillée du module trésorerie Module trésorerie (5 OPTIONS) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. Prélèvements d’honoraires (depuis le compte de Gestion vers le compte du mandataire). ● Liste détaillée du module comptabilité Module comptabilité (6 OPTIONS) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 12 ● Liste détaillée du module fiscalité Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) ● Liste détaillée du module analyse Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. Rapports de gestion locative (général ou détaillé). ● Liste du module outils Module outils (2 optionS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 ● Liste détaillée du module documents Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles de courriers Microsoft Word qui peuvent être employés dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre II - gérance A / fiches à remplir avant de commencer 1 ● Créer la fiche du Mandataire ● Onglet Mandataire Saisir les coordonnées du mandataire. Note : un seul mandataire peut être créé. Les données relatives au mandataire doivent être saisies en premier. Pour créer la fiche du mandataire, se rendre dans le Module Gérance / Mandataire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. Une nouvelle fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. Votre logiciel contient par défaut des données de démonstration afin d’en faciliter la prise en main. Avant de saisir vos informations personnelles, veillez à supprimer ces données initiales : • déroulez le menu Outils • sélectionnez RAZ de toutes les tables 14 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Société Si le gérant est une société, renseigner correctement les champs. ● Onglet Facturation • Déterminer la TVA à appliquer aux honoraires du mandataire • Indiquer le numéro de compte comptable concerné par la TVA collectée sur les honoraires (la valeur par défaut peut être changée si vous disposez d’un numéro comptable propre mais ne doit en aucun cas être modifié en cours d’exercice) • Saisir la forme (préfixe) et le numéro (qui s’incrémente d’1 en 1) pour singulariser vos factures Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Il est possible de supprimer la fiche d’un mandataire : cette suppression ne doit pas être entreprise en cours d’exercice. ● Manipulation des données saisies 15 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Créer une fiche propriétaire (mandant) ● Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) Pour créer une fiche de propriétaire, se rendre dans le Module Gérance / Propriétaire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. Une nouvelle fenêtre disposant de quatre onglets s’ouvre. 16 ● Onglet Société Si le propriétaire a le statut de société, SCI ou indivision compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 17 ● Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de facture. ● Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Onglet mandat : Compléter les champs et - pour les propriétaires mandants - conserver cochée la case Mandat : l’adresse du mandataire apparaîtra en lieu et place de celle du propriétaire dans les correspondances adressées aux locataires. Les types d’honoraires à appliquer sont prédéfinis mais peuvent être personnalisés (voir 3 ● Modification des taux d’honoraires) Le transfert des dépôts de garantie sur les comptes du propriétaire peut être systé- matique en cochant la case [Reverser les dépôts de garantie au propriétaire]. • Onglet Banque de virement : Indiquer les coordonnées bancaires du propriétaire. L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. 18 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste des propriétaires Le bouton Imprimer de la barre d’outils (fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possible - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). Légende colonne « T » 0 : propriétaire en nom propre 1 : SCI familliale 2 : SCI 3 : indivision Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ● Manipulation des données saisies 19 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Dans le menu déroulant, choisir le modèle adapté et saisir librement le taux qui convient. Enfin, cliquer sur Valider. Un nouvel honoraire apparaît dans la liste. Les taux d’honoraires, employés pour établir les factures d’honoraires (proportionnels et / ou forfaitaires), se déterminent contractuellement entre le propriétaire et son mandataire. Si les valeurs présentes par défaut dans le logiciel ne conviennent pas, il est possible de : • créer de nouveaux taux • supprimer les taux présents par défaut • modifier les taux existants Pour créer un nouveau taux d’honoraires, se rendre dans le Module Gérance / Taux Honoraire et cliquer sur le bouton Créer. Une fenêtre s’ouvre : 3 ● Modification des taux d’honoraires Pour supprimer de la liste un taux d’honoraire, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir (ou effectuer un double-clic). Le détail des honoraires s’affiche : cliquer sur supprimer pour effacer le taux d’honoraire. 20 Double-cliquer sur un taux particulier pour lui attribuer un pourcentage spécifique. Pour supprimer le taux d’honoraires concerné, cliquer sur le bouton supprimer. Il disparaît définitivement de la liste. Pour observer en détail la source des honoraires, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 ● Créer un patrimoine La saisie des informations relatives au mandataire et au(x) propriétaires(s) réalisée, il s’agit ensuite de créer un patrimoine (lots isolés et / ou immeubles). Sont rappelées ici les manipulations de base. Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire. Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ● Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. Notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Dé- claration de revenus fonciers avec votre logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ Fonds de roulement concerne la copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. 21 ● Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot: nom et adresse. Note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble, le nombre de lots, etc. La saisie des grilles de répartition est facultative et peut être effectuée a posteriori. Note : l’onglet Informations complémentaires est destiné à la gestion des grilles de répartition. Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. Type de lot (présent en majorité dans l’immeuble) Type de fiscalité (présent en majorité dans l’immeuble) Taux de réduction appliqué en majorité dans l’immeuble. Cette zone est importante pour générer la Déclaration de revenus fonciers. Note : le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être affinée en complétant la fiche de chaque lot : • ouvrir le Module Base / Option Lot • sélectionner le propriétaire et l’immeuble • choisir le lot dans la fenêtre de visualisation • cliquer sur le bouton Ouvrir • cliquer sur le bouton Modifier • saisir les modifications et cliquer sur le bouton Valider 22 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Les numéros de lot et d’immeuble (générés automatiquement par le logiciel) ne doivent pas être modifiés à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot Manipulation des données saisies : 23 5 ● Créer la fiche d’un locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ● Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). Note : le contenu du champ Titre de correspondance est celui employé dans les correspondances adressées aux locataires. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Bail Détaille la nature, la durée... du Bail 7 8 2 3 4 5 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Calcul automatique du prorata temporis. 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est- à-dire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de la CRL récupérable auprès du locataire. 8 Montant de l’APL perçue directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 24 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire à certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ● Onglet Révision : contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent être remplis convenablement. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. A la création du locataire, elle doit être renseignée. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 25 4 2 5 6 7 3 1 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 ● Créer les comptes bancaires du mandataire Le mandataire doit avoir à sa disposition au moins deux comptes : • le premier, doit être le compte de gestion (indispensable pour effectuer les opérations relatives à la gestion locative) • le second est destiné à recevoir les honoraires du mandataire (compte de l’agence, compte commercial, etc.) Pour créer les comptes du mandataire, se rendre dans le module Base / Banque et cliquer sur le bouton Créer. Renseigner les informations relatives à la Banque (nom, coordonnées...) et cocher la case appropriée s’il s’agit d’un compte de gestion. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer votre bancaire. Les options avancées sont «contextuelles» : elles sont opérantes propriétaire par propriétaire. Il convient donc d’effectuer deux sélections avant de définir par défaut ou de masquer une banque : • sélectionnez en premier le propriétaire dans la liste des Propriétaires • sélectionnez ensuite la banque sur laquelle agir • enfin, cliquez sur le bouton Définir par défaut (la colonne par défaut se remplit) ou cliquer sur le bouton Masquer / Démasquer (la colonne Activée change d’aspect) 26 Le bouton Options avancées situé au sommet de la fenêtre de visualisation permet : • de définir une banque par défaut afin qu’elle apparaîsse, pour le propriétaire choisi, en premier dans les listes déroulantes • de masquer une banque via le bouton Masquer / Démasquer de façon à ce qu’elle n’apparaisse plus, pour le propriétaire choisi, dans les listes déroulantes © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / création d’honoraires 1 ● Créer des honoraires manuels ou automatiques La création d’honoraires s’effectue depuis le module Gérance / Honoraires et en deux étapes : • dans la liste de sélection, cliquer sur le propriétaire concerné ; si la mention Liste complète est sélectionnée, les honoraires seront générés pour l’ensemble des propriétaires • cliquer sur le bouton Créer Honoraires ; selon la sélection initiale, une fenêtre différente s’affiche Honoraires manuels et honoraires automatiques Le mandataire a la possibilité de facturer deux types d’honoraires : • les «honoraires manuels» sont ponctuels, sans lien direct avec les encaissements des loyers (par exemple lorsqu’une prestation de services supplé- mentaire est assurée par le mandataire, tels que les honoraires de location) • les «honoraires automatiques» sont générés de manière périodique, automatique et proportionnelle, conformément au taux indiqué dans la fiche signalétique du propriétaire (Onglet Gérance) ë Les fenêtres de calcul des honoraires permettent : • de choisir la période à facturer (la périodisation se détermine dans la fiche signalétique de chaque propriétaire à l’onglet Gérance). Par exemple, dans le cas où la facturation des honoraires s’effectue par trimestre, choisir le mois de mars revient à calculer les honoraires de janvier, février et mars. • et lorsque le choix initial se porte sur un propriétaire unique, de déterminer le type de prélèvement d’honoraires (section Mode de facturation : Automatique ou Manuelle). Pour des «honoraires manuels», de nouveaux champs sont à renseigner, comme indiqué ci-après. Lorsque la liste de sélection pointe sur un propriétaire en particulier, les honoraires créés le concernent exclusivement. Choix d’un propriétaire Lorsque la liste de sélection pointe sur la mention Liste complète, les honoraires créés concernent l’ensemble des propriétaires. Choix de la liste complète 27 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La fenêtre de saisie permet d’indiquer le détail des honoraires (dé- signation, montant, tva et lot ciblé). Les «honoraires manuels» sont signalés par un cadenas. Cliquer sur le bouton Valider pour créer les honoraires. Une nouvelle ligne apparaît dans la liste, affichant le montant des honoraires. 28 Cliquer sur le bouton Ajouter ligne pour accéder à la fenêtre de saisie des «honoraires manuels». Plusieurs actions peuvent être menées depuis cette liste, grâce aux boutons : © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Encaisser des honoraires : 2 méthodes L’encaissement des honoraires peut être effectué selon deux méthodes : • pour encaisser le montant d’une facture préalablement établie, il convient d’utiliser le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Honoraires • employer le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Virer - Encaisser si vous souhaitez indiquer librement le montant des honoraires Créditer le compte de gestion avec les honoraires sélectionnés dans la liste. Créditer le compte de gestion avec des honoraires dont le montant est saisi librement. Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne d’encaissement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification). Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer une ligne d’encaissement d’honoraires (à condition que celleci ne soit pas présente dans un rapport de gestion). 29 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 ● Consulter le détail des honoraires 30 Sélectionner dans la liste la ligne d’honoraires à consulter. Cliquer sur le bouton Voir Honoraires. Le détail des honoraires s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Pour connaître la provenance des lignes de revenus affichées ou pour procéder à des modifications, cliquer sur le bouton Modifier. Note : la modification d’honoraires n’est pas possible lorsque l’écriture apparaît dans un rapport de gestion. Il convient de supprimer ce dernier avant de modifier les honoraires concernés. Trois fonctions sont activées. Elles permettent d’ajouter ou de supprimer des honoraires et - en cliquant sur le bouton Voir détail ligne - de visualiser en détail la provenance des honoraires et de modifier si né- cessaire les données. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’impression des honoraires peut être globale ou sélective selon le choix opéré via le bouton Imprimer : dé- rouler le menu associé au bouton imprimer pour appliquer un filtre ou cliquer directement sur Imprimer pour générer la liste de tous les honoraires. 4 ● Impression des listes d’honoraires et des factures 31 Impression de la liste complète des honoraires. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Impression des factures 32 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Edition d’un rapport de gestion Le rapport de Gestion permet au mandataire de rendre compte de sa gestion aux propriétaires mandants. Il s’agit de mettre en évidence : • les montants encaissés et les montants décaissés pour le compte du propriétaire • le montant des honoraires du mandataire • les accomptes éventuellement versés au propriétaire • le montant à virer au propriétaire Note : la périodicité des rapports de gestion se détermine dans la fiche signalétique du propriétaire (elle peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Les mouvements de trésorerie en session gérance (du point de vue du mandataire) Actions menées par le mandataire : • encaisser * • virer • règler * • prélever * se reporter au Manuel d’Utilisateur général 33 virement Compte de Gestion prélèvement règlement charges encaissement encaissement Compte de l’agence © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 ● Création, impression et suppression d’un rapport de gestion Préalables à la création d’un rapport de gestion Avant de créer un rapport de gestion, il faut impérativement avoir : • saisi l’ensemble des encaissements • saisi l’ensemble des règlements de charges • établi les factures d’honoraires ë Note : en sélectionnant par exemple décembre dans la liste, le rapport de gestion concernera : • les mois d’octobre, novembre et décembre pour le propriétaire dont la fiche spécifie une périodicité trimestrielle • le seul mois de décembre pour le propriétaire dont la fiche spécifie une périodicité mensuelle. Pour créer un rapport de gestion, sélectionnez la date de votre choix dans les listes déroulantes. 34 Pour supprimer un rapport de gestion, sélectionner le rapport dans la liste et cliquer sur supprimer. Il convient de procéder de manière antechronologique (du plus récent au plus ancien) : toute discontinuité chronologique dans les rapports est ainsi impossible. Les rapports de gestion sont systématiquement accompagnés d’un cadenas : les écritures qui y figurent ne peuvent plus être modifiées. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer un rapport de gestion, cliquer sur le bouton Imprimer (impression de la liste affichée des rapports) ou sur la liste déroulante associée pour une édition sélective. 35 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le virement est un mouvement bancaire qui consiste à transférer un montant (loyers, charges, accomptes délivrés par le mandataire) depuis le compte de gestion jusqu’au compte du propriétaire. 2 ● Virement : 2 méthodes Le virement peut être effectué selon deux méthodes : • utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Rapport de gestion permet de créditer automatiquement le compte du propriétaire avec le solde indiqué sur le rapport • utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Virer - Encaisser permet de transférer une somme dont le montant est saisi librement Créditer le compte du proprié- taire avec le solde indiqué dans le rapport de gestion. 36 Créditer le compte du propriétaire avec un montant à saisir librement. Report du solde d’un rapport de gestion Lorsqu’un rapport de gestion n’est pas soldé en fin de période, le solde est reporté sur le rapport de gestion suivant. ë © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne de virement à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification). Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer une ligne de virement (à condition que celle-ci ne soit pas présente dans un rapport de gestion). 37 3 ● Historique de Gestion L’historique du compte Propriétaire est le reflet exact des rapports de gestion. Il met en évidence : • les encaissements et décaissements faits pour le compte du propriétaire • les honoraires facturés • les mouvements de trésorerie • le solde (négatif : montant dû par le propriétaire / positif : dû par le mandataire au propriétaire) La consultation et l’impression de l’historique vous renseignent sur l’ensemble des écritures générées dans votre logiciel. En outre, la fonction de lettrage vous permet de rapprocher des écritures par un couple de lettres (AA, AB, AC...). Historique du compte propriétaire © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 38 Courrier de situation de compte © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour créditer le compte du mandataire depuis le compte de gestion, cliquer sur le bouton Prélever. Le prélèvement peut s’effectuer : • en cliquant sur Prélever (dans ce cas saisir librement le montant) • en sélectionnant une des deux propositions de la liste associée au bouton Prélever (le calcul du montant est alors automatique) 1 ● Prélèvement d’honoraires Le prélèvement consiste à opérer le transfert d’honoraires depuis le compte de gestion jusqu’au compte du mandataire D / Trésorerie Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne de prélèvement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Manipulation des données saisies : Cliquer sur Supprimer pour effacer une ligne de prélèvement d’honoraires. 39 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’impression des prélèvements est conditionnelle : en cliquant sur le bouton Imprimer, vous éditerez ce qui est affiché à l’écran. Il convient donc de manipuler l’outil loupe pour filtrer les informations par période. 40 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Rapprocher vous permet d’associer des écritures du logiciel à vos archives papier. Cliquer sur le bouton, saisir la référence de l’archive et double-cliquer sur les lignes à rapprocher de manière sucessive. Valider pour mémoriser. 2 ● Historique de Trésorerie L’historique du Compte Banque met en évidence l’ensemble des transactions survenues sur les comptes bancaires du mandataire. Son affichage peut être organisé du point de vue bancaire ou du point de vue des propriétaires grâce aux onglets secondaires présents à la base de la liste de sélection. La puce rouge indique la pointe maximale du compte (cette ligne est colorée en bleu, le rouge étant réservé aux montants négatifs). 41 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 1/8 EBP Informatique SA ZA Bel Air – BP 95 F-78513 Rambouillet Cedex Tel : 01 34 94 8000 – Fax : 01 34 85 62 07 info.fr@ebp.com – www.ebp.com Service Système & Réseau Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express pour le logiciel EBP Open Line™ 3.2 Manuel technique Version 1.0 du 11/02/11 – Edition février 2011 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 2/8 Sommaire 1. Introduction............................................................................................................................ 3 2. Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express .............................................................. 3 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 3/8 1. Introduction Ce document vous permet d’effectuer une installation manuelle de Microsoft SQL 2008 R2 Express, avec les paramètres nécessaires à l’utilisation des logiciels de la gamme Open Line d’EBP. Le setup d’installation peut être téléchargé dans l’espace de téléchargement EBP : http://download.ebp.com 2. Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Centre d’installation SQL Server Dans le menu gauche, sélectionnez la partie Installation Puis sur la page de droite, cliquez sur Nouvelle installation ou ajout de fonctionnalités (…). Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 4/8 Termes du contrat de licence Cochez « J’accepte les termes du contrat de licence » et cliquez sur le bouton suivant. Fichiers de support du programme d’installation Cliquez sur le bouton Installer pour l’installation des fichiers de support du programme d’installation. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 5/8 Sélection de composants Cochez Services Moteur de base de données, et indiquez le répertoire de destination si vous souhaitez le modifier (Par défaut le répertoire d’installation est : C:\Program Files\ Microsoft SQL Server). Vous pouvez choisir sur cette page des fonctionnalités additionnelles à installer si vous le désirez. Configuration de l’instance Sélectionnez Instance nommée et indiquez EBP comme nom d’instance. Validez par le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 6/8 Espace disque requis Cliquez sur le bouton suivant après la vérification de l’espace disque requis. Configuration du serveur Pour chaque service SQL, indiquez le compte Service Réseau puis sélectionnez le type de démarrage Automatique. Cliquez ensuite sur le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 7/8 Configuration du moteur de base de données Sélectionnez le mode d’authentification mixte et indiquez le mot de passe @ebp78EBP Vous pouvez ajouter des utilisateurs supplémentaires qui seront administrateurs du serveur SQL. Création de rapports d’erreurs et d’utilisation Cochez ces options si vous souhaitez envoyer les rapports d’erreurs et d’utilisation à Microsoft, puis cliquez sur le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 8/8 Terminée Cliquez sur le bouton Fermer pour terminer l’installation. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert Version 1.0 1 Vos échanges : Création ou sélection de l’échange 02 Liste des échanges 03 Création d’un nouvel échange Paramétrage 04 Paramètres de l’échange 04 Chemin d’accès du fichier 04 Options de l’échange 05 Paramètres du dossier 07 Paramètres du logiciel tiers 07 Comptes généraux et journaux 08 Numéros de pièce et libellés 09 Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires (selon le logiciel tiers) Génération ou reprise des tables de concordance 11 Visualisation et édition de la table de concordance des journaux 12 Visualisation et édition de la table de concordance des comptes 13 Visualisation des écritures de l’échange Importer / Exporter : réalisation de l’échange SOMMAIRE 02 04 11 14 2 Vos échanges : Création ou sélection de l’échange Liste des échanges La liste des échanges permet de consulter l’ensemble des échanges précédemment créés ou de créer et/ou de supprimer un échange grâce aux boutons Nouveau et Supprimer.  Elle vous permet également de connaître : 1. Le nom des échanges crées. 2. La date du dernier échange. 3. Le nom du format d’export ou d’import correspondant à votre échange. Attention : Cette liste est propre à chaque dossier EBP et Itool. 3 Création d’un nouvel échange En cliquant sur le bouton Nouveau vous pouvez créer un nouvel échange afin d’importer ou d’exporter vos données. Lors de votre premier échange, vous accédez directement à l’écran Nouvel échange.  Comment créer un nouvel échange ? 1. Dans la zone « Nom de l’échange », indiquez le nom de l’échange que vous souhaitez créer. Par défaut, le nom est celui de votre dossier. 2. Dans la liste des logiciels tiers « Echanger avec », sélectionnez le logiciel tiers avec lequel vous souhaitez échanger vos données. 3. Cliquez sur valider. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange 4 Paramétrage Paramètres de l’échange Chemin d’accès du fichier Non disponible dans les applications Itool.  En import Indiquez l’emplacement du fichier à Importer. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur le bouton Parcourir.  En export Indiquez l’emplacement du fichier à Exporter. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Le nom dépend du format choisi. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir. Options de l’échange Non disponible dans les applications Itool. Vous pouvez utiliser ces options lors d’un export si vous souhaitez inclure le fichier généré dans un Zip et/ou envoyer le fichier généré par e-mail. 5  Inclure le fichier dans un Zip Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite. Ceci peut être très utile pour des transferts par disquette, clé USB ou Internet. Indiquez ensuite l’emplacement du fichier à générer. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir.  Protéger le fichier Zip par un mot de passe Cette case devient active si vous avez demandé la compression du fichier. Elle permet de protéger l’archive par un mot de passe, qui sera demandé lors de la décompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe. Ne le perdez pas !  Envoyer par mail Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail. Ce dernier sera tout de même généré sur votre disque, et sera joint à votre e-mail. Paramètres du dossier  En import Non disponible dans les applications Itool.  En export Paramétrage 6 Paramétrage  Date de début et fin d’exercice, numéro de dossier (Export uniquement) Pour certains formats, la date de début et de fin d’exercice ainsi que le numéro de dossier sont nécessaires afin de réaliser un échange vers le logiciel tiers. Veillez à bien renseigner ces valeurs afin d’éviter tout rejet lors de l’échange de vos données.  Générer des écritures par numéro de pièce Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes ayant le même numéro de pièce sur un même journal pour une même période.  Générer des écritures par solde progressif nul Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes lorsque le solde progressif est égal à zéro sur un même journal pour une même période.  Dater les AN au premier jour de l’exercice (Import uniquement) Cochez cette case si vous souhaitez que les dates des écritures de détail des «A.Nouveaux» et appartenant à un journal de type «AN» soient remplacées par la date du début de l’exercice.  Transférer uniquement les écritures en devise du dossier Non disponible dans les applications Itool. Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert ne transfère que les écritures en devise du dossier.  Autoriser l’export des écritures déséquilibrées (Export uniquement) Non disponible dans les applications Itool. Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert autorise l’export d’écritures déséquilibrées. 7 Paramètres du logiciel tiers Comptes généraux et journaux Les comptes généraux et journaux sont pré-paramétrés en fonction des caractéristiques standard du logiciel tiers avec lequel vous avez choisi d’échanger des écritures. Cette étape vous permet de vérifier ces paramètres et de les modifier si besoin.  Nombre de décimales Indiquez le nombre de décimales utilisées dans le logiciel tiers.  Séparateur de décimales Indiquez le séparateur de décimales utilisé dans le logiciel tiers.  Longueur maximale des comptes généraux Sélectionnez la longueur maximale des comptes généraux définie dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.  Comptes généraux de longueur fixe Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes généraux de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes généraux seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes généraux définie précédemment. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » décochez cette case.  Longueur maximale des codes journaux Sélectionnez la longueur maximale des codes journaux paramétrée dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du code journal invalide » augmentez cette valeur. Paramétrage 8  Type de journaux (Import uniquement) Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de code journaux. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste. Exemple : La racine A est paramétrée en type AC. Cela signifie que tous les journaux commençant par A, sauf le code AN qui est défini en type AN, seront définis en type « AC ». Remarque : Certains formats renseignent le type de journal lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de journal utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers.  Type de comptes (Import uniquement) Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de comptes. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste. Exemple : La racine 1 est paramétrée en type « Capitaux ». Cela signifie que tous les comptes commençant par 1 seront définis en type « Capitaux ». Remarque : Certains formats renseignent le type de compte lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de compte utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers. Numéros de pièces et libellés  Tronquer les numéros de pièces Non disponible à l’import pour les applications Itool. Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un numéro de pièce est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.  Tronquer les libellés Non disponible à l’import pour les applications Itool. Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un libellé est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini.  Majuscules Cochez cette option si vous souhaitez que les libellés et numéros de pièces soient convertis en majuscule et que les accents des caractères accentués soient supprimés lors de l’échange.  ASCII Cochez cette option si vous souhaitez que les accents des caractères accentués et les caractères spéciaux soient supprimés lors de l’échange. Paramétrage 9 Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires  Centralisateurs/Collectifs Cochez cette case si le logiciel tiers utilise une racine particulière pour les comptes de type centralisateur ou collectif. Renseignez alors les comptes collectif utilisés et leur racine correspondante. Exemple : Collectif Racine 401 F 411 C Paramétrage Logiciel tiers EBP Comptabilité 401 401 411 411 FDUPONT 401DUPONT CDURAND 411DURAND Résultat en import EBP Comptabilité Logiciel tiers 401 401 411 411 401DUPONT 0DUPONT 411DURAND 0DURAND Résultat en export Paramétrage 10  Comptes auxiliaires Cochez cette case si le logiciel tiers utilise les comptes auxiliaires. Renseignez alors le compte auxiliaire utilisé et la racine correspondante. Exemple :  Longueur maximale des comptes auxiliaires Sélectionnez la longueur maximale des comptes auxiliaires paramétrée dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur.  Comptes auxiliaires de longueur fixe Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes auxiliaires de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes auxiliaires seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes auxiliaires définie précédemment. Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte auxiliaire invalide » décochez cette case. Collectif Racine 401 0 411 9 Paramétrage Résultat en import Résultat en export Logiciel tiers Compte général Compte auxiliaire 401 411 401 0DUPONT 411 0DURAND Logiciel tiers Compte général Compte auxiliaire 401 411 401 0DUPONT 411 9DURAND EBP Comptabilité 401 411 0DUPONT 0DURAND EBP Comptabilité 401 411 401DUPONT 411DURAND Paramétrage 11 Génération ou reprise des tables de concordance Visualisation et édition de la table de concordance des journaux L’étape Concordances des journaux vous permet de consulter la table de concordance de vos journaux utilisée lors de l’échange. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs journaux en passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis. Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance. Comment modifier la concordance des journaux ?  En export Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les codes journaux qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool. Sur la partie droite, sont listés les codes journaux qui seront réellement exportés vers le produit tiers. Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.  En import Sur la partie droite de l’écran, sont listés les codes journaux du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les codes journaux qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta. Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne. Remarque : La concordance des journaux est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à jour dynamiquement à chaque échange. 12 Visualisation et édition de la table de concordance des comptes L’étape Concordances des comptes vous permet de consulter la concordance de vos comptes pour l’export ou pour l’import de vos données. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs comptes en passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis. Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance. Comment modifier la concordance des journaux ?  En export Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les comptes qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool. Sur la partie de droite, sont listés les comptes qui seront réellement exporté vers le produit tiers. Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne.  En import Sur la partie droite de l’écran, sont listés les comptes du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les comptes qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta. Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne. Remarque : La concordance des comptes est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de concordance est automatiquement remise à zéro. Génération ou reprise des tables de concordance 13 Génération ou reprise des tables de concordance Visualisation des écritures de l’échange Non disponible dans les applications Itool. Cette étape permet de consulter le détail des écritures de l’échange en cours. Les écritures sont triées par Journaux puis périodes. 14 Importer / Exporter Visualisation et édition de la table de concordance des comptes Cette option permet de confirmer l’export ou l’import de données en cliquant sur le bouton Lancer le transfert. Paye Pour Windows® XP, Vista et 7 Manuel utilisateur Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012 Table des matières Félicitations ! .................................................................................................................................... 1 A lire attentivement .......................................................................................................................... 3 Le code d’activation ..................................................................................................................... 3 Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3 La sauvegarde ............................................................................................................................. 3 L'assistance technique .................................................................................................................... 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7 B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8 C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12 Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13 Activation automatique ............................................................................................................... 13 Activation manuelle .................................................................................................................... 13 Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15 La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17 Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17 A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17 Code d'activation ........................................................................................................................... 19 Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21 Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23 Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25 Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27 Général .......................................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29 Installation du logiciel .................................................................................................................... 31 Installation monoposte ............................................................................................................... 31 Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31 Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33 Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34 Menu Dossier ................................................................................................................................. 35 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35 La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35 Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35 Création d'un dossier ................................................................................................................. 36 La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41 La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43 Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45 Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64 La sauvegarde ........................................................................................................................... 66 La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67 La restauration ........................................................................................................................... 68 Menu Edition .................................................................................................................................. 71 Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71 Les fiches ................................................................................................................................... 71 La fiche salarié ......................................................................................................................... 112 Menu Affichage ............................................................................................................................ 159 Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159 Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159 Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160 Menu Gestion .............................................................................................................................. 163 Mois courant ............................................................................................................................. 163 EBP Paye V17 Saisie des variables ................................................................................................................. 163 Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164 Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164 Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165 Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166 Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166 Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167 Cumuls de la société ................................................................................................................ 167 Historique des bulletins ............................................................................................................ 167 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168 Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168 Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169 Postes analytiques ................................................................................................................... 170 La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171 La clôture annuelle ................................................................................................................... 172 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172 Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174 Le virement des salaires .......................................................................................................... 177 Menu Impression ......................................................................................................................... 181 Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181 Impression des bulletins .......................................................................................................... 182 Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182 Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183 Impression des salariés ........................................................................................................... 183 Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184 Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184 Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185 Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185 Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185 Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186 Généralités : ............................................................................................................................. 186 Impression des organismes ..................................................................................................... 187 Impression des profils .............................................................................................................. 187 Impression des rubriques ......................................................................................................... 188 Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189 Impression des variables ......................................................................................................... 189 Impression des cumuls ............................................................................................................ 190 Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190 Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191 Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191 Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192 Impression du DIF .................................................................................................................... 193 Impression du livre des variables............................................................................................. 194 Impression des états salariés .................................................................................................. 195 Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195 Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196 Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196 Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196 Impression de l'enquête sociale ............................................................................................... 198 Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198 Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199 Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199 Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201 Table des matières Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202 Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204 Les interactions ........................................................................................................................ 204 Aperçu ...................................................................................................................................... 205 Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205 Export aux différents formats. .................................................................................................. 205 Les filtres .................................................................................................................................. 206 Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206 Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213 Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213 Menu Outils .................................................................................................................................. 217 Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217 Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217 Intéressement et participation .................................................................................................. 218 Archivage des données ........................................................................................................... 219 Journal des événements .......................................................................................................... 219 Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219 Import/Export ............................................................................................................................ 219 Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230 Maintenance Technique ........................................................................................................... 231 La reprise de paye ................................................................................................................... 233 Les statistiques ........................................................................................................................ 236 Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237 Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242 Nouveau document administratif ............................................................................................. 242 Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243 La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244 Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245 Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245 L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261 L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265 La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268 Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271 FAQ .......................................................................................................................................... 271 Paye Agricole ............................................................................................................................... 275 La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275 Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278 La DUCS ...................................................................................................................................... 283 La DUCS .................................................................................................................................. 283 Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285 Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287 Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287 Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288 Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288 Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289 La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290 Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290 DADS-U ....................................................................................................................................... 293 Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293 Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295 EBP Paye V17 Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295 Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296 Avertissement .......................................................................................................................... 299 Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301 Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301 Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301 L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302 Notice de génération ................................................................................................................ 303 DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313 Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313 Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314 Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI BTP) ......................................................................................................................................... 315 Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316 Notice de génération ................................................................................................................ 317 DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323 Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323 Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324 Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324 Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325 Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325 Notice de génération ................................................................................................................ 326 FAQ ............................................................................................................................................. 333 Liste des questions .................................................................................................................. 333 Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334 Création d'un salarié ................................................................................................................ 335 La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335 Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336 Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336 La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337 La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337 La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338 La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338 La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338 Virement des salaires .............................................................................................................. 338 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340 Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341 Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED), apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343 Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos .......................................................................................................................... 343 Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345 Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346 Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348 Historique des bulletins ............................................................................................................ 348 Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349 Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349 Les sommes isolées ................................................................................................................ 352 Table des matières Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353 La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357 Index ............................................................................................................................................ 373 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 3 A lire attentivement Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises. Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye. Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ? ). Le fichier Alire attentivement Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 5 L'assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez ... • Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous répondre sans ce numéro. • La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) • Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (coût d’un appel local) Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail au : paye.support.fr@ebp.com En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 7 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. EBP Paye V17 8 Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP Convention d'utilisation d'EBP 9 ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du EBP Paye V17 10 Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, Convention d'utilisation d'EBP 11 il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. EBP Paye V17 12 Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 13 Licence d'utilisation Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance souscrit. Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste. 15 Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 2 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 17 La gestion des 35 heures Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au préalable l’installer avec votre CD d’installation. Comment y accéder ? Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures A quoi sert ce module ? o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de salariés, o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures théoriques de travail et les heures réellement effectuées, o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés payés, heures supplémentaires, absences diverses, o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés, o Editer différents états récapitulatifs, o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression éventuelle sur les bulletins. En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés, ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de découvrir les possibilités de ce module. Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier. Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?. 19 Code d'activation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées : • Version Millésime, • Version Pro, • Version Bâtiment, • Version Agricole. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période pré- définie. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’ de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Remarque Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier. Consultez aussi : • Comment activer mon logiciel ? • Activation manuelle du logiciel • Evaluer une version après activation 21 Comment activer mon logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Retour à code d'activation 23 Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). • Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du logiciel correspond le code. • Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Retour à code d'activation 25 Evaluer une version d'évaluation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : • réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre la procédure d’activation puisque votre code a été conservé. • répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Retour à code d'activation 27 Rechercher les mises à jour Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée sur votre ordinateur. 29 Général Ecran de bienvenue Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours. Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant ouverture du dossier. Remarque !!! Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous souhaitez ouvrir. A partir de cette fenêtre, vous pouvez : • Ouvrir : • Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration. • Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir. • Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier. • Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. • Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.. Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet écran. Ecran de bienvenue (version d'essai) Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la EBP Paye V17 30 même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 31 Installation du logiciel Installation monoposte Attention !!! Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. Installation gestion des 35 heures Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye. Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. EBP Paye V17 32 Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes : • Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux, • Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits), • Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter), • Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft), • En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un Installation du logiciel 33 faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® 2000 Windows® Vista Serveur dédié Windows® 2000, Windows® 2003 Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention !!! Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire des données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et EBP Paye V17 34 sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel Æ C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE Répertoire des dossiers de démonstration Æ X:\DEMONSTRATIONS Répertoire des données Æ X:\PARTAGE Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. Problème d’utilisation Important !!! Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Désinstallation du produit Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. Comment y accéder ? Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration + Ajout/Suppression de programmes Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation. 35 Menu Dossier Ouverture d'un dossier Comment afficher la liste des dossiers ? Barre de menu Dossier + Ouvrir Comment ouvrir un dossier ? Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA. Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \ DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice antérieur. Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de démonstration ou choisir un dossier dans la liste des dossiers. Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EPA). La suppression de dossiers Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur. Comment y accéder ? Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier dans l'écran de bienvenue . Fermer un dossier Cette fonction permet de Fermer un dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Fermer EBP Paye V17 36 Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran) Création d'un dossier Création d'un nouveau dossier Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes : Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Nouveau Barre d’outils , Nouveau Raccourci clavier Alt + Entrée Suivi des étapes La création d’un dossier comprend 10 étapes. Etape 1 : Partage de données Etape 2 : Nom et emplacement Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure. Etape 1 : Partage de données Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas 1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2) Cas 1 : Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un nouveau répertoire. Cas 2 : Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données &ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez alors directement à l’étape 6. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 2 : Nom et emplacement Menu Dossier 37 Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 2 : Nom et emplacement Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS : ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire (non conseillé), cliquez sur . Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 3 : Identification Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification. • Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant EBP Paye V17 38 Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 4 : Adresse Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée pour passer à la ligne suivante. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 5 : Contact Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 6 : Paramétrage du dossier Attention !!! Ce choix est TRES important. Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques d’un autre paramétrage. Remarque !!! Menu Dossier 39 Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition. Attention !!! Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les variables. Il est utile pour : - récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier), - sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 7 : Exercice courant Paye Décalée Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors partie de votre exercice. Choisir entre les options suivantes : • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye Mois et Année Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées). Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois. Attention !!! Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé. EBP Paye V17 40 Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 8 : Paramètres Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres. Heures mensuelles de références Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié. Convention collective Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 9 : Congés payés Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF. Congés Payés La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix : • 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente jours ouvrables, • 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq jours ouvrés, Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM). Date de clôture des congés payés Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez indiquer le mois de mars. L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d'entreprise. Menu Dossier 41 Suivi des étapes Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier : Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 10 : La banque Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence, dans lequel vous pourrez créer d’autres banques. Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton Précédent pour revenir sur les étapes précédentes. Retour à la fenêtre de création de dossier La recopie à partir d'un autre dossier La recopie à partir d'un autre dossier Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés. Attention !!! La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie + A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez recopier les données). Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des organismes Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Récupération des organismes Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. EBP Paye V17 42 Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des tables de calcul Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des variables Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des rubriques Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Menu Dossier 43 Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des profils Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des salariés Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source. Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer. Retour à la fenêtre de recopie La recopie vers plusieurs dossiers La recopie vers plusieurs dossiers Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers. Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul. Attention !!! La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT. EBP Paye V17 44 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton Aucun permet d’annuler la sélection en cours. Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des rubriques Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Choix des rubriques à recopier Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des variables à recopier Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Menu Dossier 45 Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des profils à recopier Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des organismes à recopier Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des tables de calcul à recopier Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Retour à la fenêtre de recopie Les propriétés du dossier Les notes personnelles Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier. EBP Paye V17 46 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes Barre d’outils , Notes Généralités : Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier : changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots; Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier. Les paramètres généraux Onglet Options Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Options Explication des différents choix : • Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque rubriques en cochant l'option. • Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) • Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement). • Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré, pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression. • Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la possibilité de désactiver ce message en décochant l’option. Onglet Formats Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable Menu Dossier 47 d’impression (utilisateurs expérimentés). Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Formats Comment créer un format ? Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de l’assistant : • Faites Suivant pour poursuivre ; • Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) : • Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le bouton Terminer. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou Livre, Dol...). Attention !!! Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous pouvez également afficher heure et minute en abrégé. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Onglet Emetteur / Déclarant EBP Paye V17 48 Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE). Attention !!! Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Emetteur / Déclarant L’émetteur DADS-U Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un tiers déclarant (expert-comptable par exemple). L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Attention !!! Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U. Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les contacts Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum. Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous, ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU ? Le compte rendu d’exploitation (CRE) Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte rendu comprendra, le cas échéant: • Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à transmettre à votre comptable ; • Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a pas été reporté sur le compte vieillesse ; • Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos fichiers. Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner : • le SIREN et le NIC de l'établissement • l'adresse e-mail de la personne Questions Menu Dossier 49 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les coordonnées Onglet Adresse L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Adresse Barre d’outils , onglet Adresse Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse. Onglet Contact Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Contact Barre d’outils , onglet Contact Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes Onglet Identification L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? EBP Paye V17 50 Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Identification Barre d’outils , onglet Identification Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement APE) • La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au 1er janvier 2008. Remarque!!! Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code NAF 5 caractères. Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris. Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4 car.) qui est utilisé. Onglet sécurité Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Sécurité Barre d’outils , onglet Sécurité Raccourci clavier Alt + Entrée Comment le saisir ? • Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ; • Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation. Attention !!! Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe. Menu Dossier 51 Onglet Dossier Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des fichiers de données, ainsi que le nom du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Dossier. Barre d’outils , onglet Dossier Raccourci clavier Alt + Entrée Onglet Correspondance Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de l’adresse de votre établissement. Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas mentionné. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Correspondance. Barre d’outils , onglet Correspondance Raccourci clavier Alt + Entrée Préférences Onglet Paramètres Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Caractéristiques de l’entreprise : L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le changement automatiquement. La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de EBP Paye V17 52 votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés. La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre DUCS URSSAF. Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche spécifiquement réservée aux salariés intérimaires. L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin ’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des modifications mois par mois. Options par défaut pour tous les salariés Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option et saisissez le prochain numéro souhaité. Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées, Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé. Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures). Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le mois (embauche ou départ en cours de mois). Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié. Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel. Attention !!! Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés. Fraction du dossier La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction, dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration. Exemple !!! Vous avez 3 fractions. Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3 Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3 Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3 Menu Dossier 53 Type du dossier Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment. Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos salariés. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard Gestion de la DNA Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le fichier DNA (Option disponible en version PRO). Gestion des acomptes En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois. Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes. Décalages de paye Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité de choisir entre les options suivantes : • sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Convention collective par défaut Chaque salarié relève d’une convention collective . Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention dans la fiche salarié pour les personnes concernées. Effectif de la société EBP Paye V17 54 Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres, bouton Détails Comment modifier l’effectif affiché ? Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif Convention collective La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du salarié. Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC, vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la DADS-U. Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise. Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du bulletin. Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours. Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par défaut et modifiable si besoin. Onglet Congés / DIF Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et au DIF (Droit Individuel à la Formation). Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés / DIF Menu Dossier 55 Généralité : Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de vos salariés. Les Congés Payés Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres. Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP. La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie alimente la variable "JABSENCECP". Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels ont droit vos salariés. Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour les entreprises de bâtiment). Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par défaut cette option est décochée. Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier (avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés) Les provisions pour Congés Payés Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul de la provision pour Congés Payés. Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à partir de la version PRO) Le Droit Individuel à la Formation Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du DIF sera cochée. Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h. Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du salarié (onglet DIF). Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options suivantes : • Ne pas arrondir • Au nombre entier supérieur d'heures EBP Paye V17 56 • Au nombre entier inférieur d'heures • A l'heure la plus proche Onglet Banque La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque. Généralité : La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence. Onglet URSSAF Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet s'appelle MSA en version agricole. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet URSSAF. Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante. L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE) Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne devez pas cocher cette option. Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE. Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice. Menu Dossier 57 Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS. Remarque !!! la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options uniquement disponibles à partir de la version PRO. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemples de paramétrage des taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet MSA Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet est spécifique à la paye Agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. EBP Paye V17 58 Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau pour chaque salarié. Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemple de paramétrage du taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet Pôle emploi Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes : • pour le Pôle emploi • pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres. Attention !!! Cet onglet n’existe pas en version agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle emploi. Comment sélectionner l’organisme ? Menu Dossier 59 Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Onglet Médecine du travail Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail. La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique d'Embauche. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine du travail Généralités : Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de ses salariés. Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que vous souhaitez adhérer. Comment trouver ses informations ? La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de santé au travail. Onglet siège Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est différente de votre dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège Généralités : Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont reprises. Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre que le dossier, puis modifier les coordonnées. Attention !!! Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Onglet taxes EBP Paye V17 60 Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue. Attention !!! Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes. Assujettissement à la taxe sur les salaires Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO). Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage (TA/CDA) Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution, dans la zone prévue à cet effet. La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale). Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution. Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC) Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les autres devront remplir la déclaration 2483. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la Menu Dossier 61 participation à la formation professionnelle continue. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner : • La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U. • La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU. Remarque !!! Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle. Etats Administratifs Paramétrage des Attestations Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations de salaire Comment réaliser le paramétrage ? Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites des bulletins. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes. Explications sur les différents encadrés : Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Cotisations dues au titre des assurances maladie Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de cotisation COTMALAD. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial. La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX) EBP Paye V17 62 Nombre d’heures de travail Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est la variable HEUREEL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués. Montant du salaire en cas de maladie Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable SBRUTABT. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maladie La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT Montant du salaire en cas de maternité ou paternité Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maternité ou paternité. La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ? Montant brut soumis à cotisations Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT. Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations. Avantages en nature Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature. Indemnités, primes, gratifications Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la rubrique. Frais professionnels Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui sont soumis aux cotisations. Menu Dossier 63 Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la rubrique. Part salariale des cotisations Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale des cotisations est SCOTSAL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur (précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations d'employeur Comment réaliser le paramétrage ? Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques de salaires brut. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage. Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul permettant d’alimenter les zones de Formule. Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ? Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage. Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre salarié. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ? Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage. EBP Paye V17 64 La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2 Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris les heures supplémentaires). La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ? Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents (cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous nature Liée à l'activité avec période spécifique. Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le remplissage de l'attestation. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ? Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre entreprise verse aux salariés lors d’un départ. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos salariés. La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes : - Indemnité légale supplémentaire de licenciement - Dommages et intérêts dus à un CDD - Indemnité suite à la clause de non concurrence - Indemnités versée au titre des RTT Les utilisateurs La liste des utilisateurs Attention !!! La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou EXPERT COMPTABLE. La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs. La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier. Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Comment créer un utilisateur ? 1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier + Menu Dossier 65 Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv. 2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv. 3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier. L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs + Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions des transactions. Modification du mot de passe Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé. Ancien mot de passe Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Nouveau mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Confirmer le mot de passe Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. Changer d'utilisateur Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé. La gestion des transactions Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante. Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée d’utilisation de la fonction sont mémorisés. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. Impression des transactions EBP Paye V17 66 Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers. Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date particulière. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Purge des transactions Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. La sauvegarde La sauvegarde La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Consultez aussi : • Que sauvegarder ? • Où sauvegarder ? • Comment y accéder • Comment procéder ? Sauvegarde - Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent : • La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail. • La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Revenir à la sauvegarde Sauvegarde - Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien Menu Dossier 67 via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...). Attention !!! Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant clôture annuelle, et conservez-les. Revenir à la sauvegarde Sauvegarder - Comment procéder ? • Accédez à la fonction de sauvegarde • Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète, sauvegarde d’un dossier) • Choisissez un fichier de destination • Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive par un mot de passe • Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde • Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. • Sauvegardez Revenir à la sauvegarde La sauvegarde en ligne Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. • Configuration de la sauvegarde sur Internet • Comment y accéder ? • Comment récupérer vos archives sur Internet ? Configuration de la sauvegarde en ligne Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne. • Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe • Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un EBP Paye V17 68 message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée • Configurez des Proxys http et FTP Revenir à la sauvegarde en ligne Comment accéder à la sauvegarde en ligne ? Barre d’outils Sauvegarde Barre de menu Dossier + Sauvegarde Ecran de bienvenue Sauvegarde La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne. Revenir à la sauvegarde en ligne Comment récupérer vos archives ? Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com. Pour restaurer : • Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial • Sélectionnez le pays associé à votre licence • Indiquez votre mot de passe personnel • Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement • Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur • Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée Remarque !!! Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire. Revenir à la sauvegarde en ligne La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Menu Dossier 69 Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Consultez aussi : • Comment y accéder ? • Comment procéder ? Restauration - Comment y accéder ? Barre d’outils Restauration Barre de menu Dossier + Restauration Revenir à la restauration Restauration - Comment procéder ? • Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer • Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée) • Indiquez le dossier de destination des données à restaurer Attention !!! Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration. Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir. Revenir à la restauration 71 Menu Edition Rechercher une fiche Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône . Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la description de la fiche recherchée. Les fiches La fiche Banque Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements automatiques des salaires. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Banque Barre d’outils , Banques Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Explications : Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des virements. Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et créer de nouvelles banques. Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI. La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion + Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. La fiche Organisme Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des transferts en comptabilité. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Organismes EBP Paye V17 72 Barre d’outils , Organismes Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Description de la fiche : • Type de caisse : Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP ..... Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé. Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société d'assurance vous a fourni. Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations. Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment et EXPERT) Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la fonction publique. • Code : Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC, Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type. Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé. Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement communiqué par vos organismes de gestion. A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond. • Compte de Tiers : Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera Menu Edition 73 par le nom du salarié concerné. • Compte de Charge : Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. • Informations complémentaires Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions. Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier + Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple). Explications : Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme. Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF. Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé gérés par une institution de prévoyance. D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi, IRC, IP &ldots;). Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ? L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer. A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme sélectionné. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Autres questions : EBP Paye V17 74 Comment supprimer un organisme ? Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ? Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ? La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que vous a transmis votre société d'assurance. Remarque !!!! Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO) Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Assurance Généralité • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? • Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Modifier Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ? La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance. Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance. Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ? Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance. Informations en entête de chaque fiche de paramétrage Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme. Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets Identification et Adresse des coordonnées du dossier. Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat. Les différentes zones des lignes d'information Menu Edition 75 Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective (retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité) La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance. La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de cotisation. La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de cotisation. Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation. Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner correctement la base de votre cotisation. Exemple !!!! Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB .... Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques. Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le contrat est souscrit avec un courtier d'assurance. A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ? Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat sélectionnée. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Retour à la fiche Organisme La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux EBP Paye V17 76 différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance. Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé Généralité • Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle. • La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non. • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance Pour chaque contrat vous aurez à indiquer : • une référence contrat, • une désignation commerciale, • s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge, • Eventuellement, le nombre d'enfants à charge, • le code délégataire de gestion. Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre caisse de prévoyance qui vous les communiquera. Retour à la fiche Organisme La fiche Table de calcul Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Table de calcul Barre d’outils , Tables de calcul Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi sert une table de calcul ? Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre Menu Edition 77 d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de valeurs est associée à une autre liste valeurs. Exemple !!! Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut définir un tableau du type : Moins de 3 ans d’ancienneté 0 % De 3 ans à 6 ans 3 % De 6 ans à 9 ans 6 % ... La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable. Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer de nouvelles. Comment créer une table de calcul ? Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom et la description de la nouvelle table, • Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant), • Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation, • Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter, • Enregistrez de nouveau la table. Quels sont les différents types de tables de calcul : • Table de calcul à index Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour. • Table de calcul à intervalles Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle. Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé. • Table de calcul cumulative Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de retour des lignes précédentes. • Table de calcul à intervalles progressifs Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure). • Appel d’une table dans une formule Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous devez respecter la syntaxe suivante : NomDeLaTable[VARIABLE] EBP Paye V17 78 Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée. Exemples !!! La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule. La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de mois d’ancienneté du salarié. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : • pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée; • pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont indiqués. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Liste des organismes Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK. Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis l’organisme concerné. Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici La fiche Rubrique de salaire brut Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. A quoi servent les rubriques de salaire brut ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Menu Edition 79 Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit d’une rubrique de Salaire Brut. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer : • Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures supplémentaires...). • Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...), Remarque !!! Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées. • Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport), • Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres). Attention !!! Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire brut sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. EBP Paye V17 80 Autre question : Comment créer une rubrique de salaire brut ? A quoi servent les thèmes ? Comment créer une rubrique de salaire brut ? Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut, • Sélectionnez le Type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des boutons suivants : , , . o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année). Menu Edition 81 • Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas intervenir dans le calcul des bases de cotisations. o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base CSG-RDS o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des abattements. o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP)) • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées, sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMHSEXO) ƒ Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMCOMPEXO) ƒ Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le cumul SCUMJREXO) o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SRTTAVT311207) ƒ RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SRTT) ƒ Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SFORFAVT311207) ƒ Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SFORF) ƒ CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SCETAVT311207) ƒ CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SCET) ƒ Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul STCR) Attention !!! EBP Paye V17 82 Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Allocations forfaitaires, ƒ Remboursement des frais, ƒ Prise en charge par l’employeur ƒ Autres o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Autre ƒ Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la rubrique alimentera le cumul SPEXC) ƒ Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09) ƒ Exceptionnelle liée à l'activité ƒ Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la période de rattachement de la prime. ƒ Non liée à l'activité - événement personnel o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Indemnité légale de fin de CDD ƒ Indemnité légale de fin de mission ƒ Indemnité compensatrice de congés payés o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Indemnité légale de licenciement ƒ Indemnité légale supplémentaire de licenciement ƒ Indemnité légale spéciale de licenciement ƒ Indemnité légale spécifique de licenciement ƒ Indemnité légale de fin de CDD ƒ Indemnité légale de fin de mission ƒ Indemnité légale de départ à la retraite ƒ Indemnité légale due aux journalistes ƒ Indemnité légale de clientèle ƒ Indemnité légale de due au personnel navigant de Menu Edition 83 l'aviation civile ƒ Indemnité légale versée à l'apprenti ƒ Dommage et intérêts dus à un CDD ƒ Indemnité due ne raison d'un sinistre ƒ Indemnité suite à clause de non concurrence ƒ Indemnité compensatrice de congés payés ƒ Indemnité conventionnelle ƒ Indemnité transactionnelle ƒ Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué ƒ Indemnité de fin de CNE ƒ ..... Attention !!! Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés, uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain), sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : ƒ Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) ƒ Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié) Remarque !!! Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures. o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son bulletin) o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Rappel de paie sur évolution de salaire ƒ Rappel de paie sur heures supplémentaires ƒ Rappel de paie suite à une absence ƒ Autre rappel de paie Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version EBP Paye V17 84 PRO de votre logiciel) o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Somme versée au départ de l'entreprise ƒ Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise ƒ Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment du versement ƒ Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) ƒ Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Retour à la fiche Rubrique de salaire brut La fiche Rubrique de cotisation Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de cotisation ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de cotisation dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de cotisation sélectionnée. Menu Edition 85 En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de cotisation sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de cotisation ? Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation. • Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls par caisse et générer les écritures comptables correspondantes. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....). • Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin. Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est entièrement automatique. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement). Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par EBP Paye V17 86 conséquent le mois de validité est ignoré. Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par conséquent le mois de validité est ignoré. • Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant : o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation entre dans le calcul de la base imposable. Remarque !!! Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables - le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ). Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des charges salariales. o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges. o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire, prévoyance et mutuelle). o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du cumul STAXPREV) o Participe au cumul de charges URSSAF o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de type Assurance ou Prévoyance/Santé. Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en tant que régularisation. Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération (S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de nouvelle structure S45.G05.15. o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de cotisation qui sont exonérées par ce dispositif. • Indiquez la nature de la rubrique : Menu Edition 87 o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF). ƒ Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de cotisation chômage ƒ Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation AGS o Exonération TEPA ƒ Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par exemple. ƒ Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par exemple. Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure S41.G30.35) o Part pat. au financement d'avantage particulier ƒ La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne sera pas présente. o Exonération MSA ƒ Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de type agricole. o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : ƒ Somme versée au départ de l'entreprise ƒ Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise ƒ Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment du versement ƒ Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) ƒ Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO de votre logiciel). Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes isolées. • Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la DADS-U prévoyance) EBP Paye V17 88 Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance. Important !!! Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé. Remarque !!! Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats. Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance • Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre. A quoi va servir cette base de calcul ? Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant, la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non. Exemple !!! Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre période de cotisation. Autre exemple !!! Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera une nouvelle période de cotisation. • Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U prévoyance ou complète. • Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou SBRUT • Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond de la sécurité sociale • Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 3 fois ce plafond • Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 4 fois ce plafond • Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond Menu Edition 89 • Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond • Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné. • Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix "Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît. • base allocation spéciale PRP • base des salariés bénéficiaires de conventions FNE d'aide au passage à temps partiel • base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de travail dans un contexte économique difficile • .......... La fiche Rubrique de net Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de net Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de net ? Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est une rubrique de Net. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer : • les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique, ..), • les retenues qui diminuent le net à payer (acompte). • les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à sélectionner). EBP Paye V17 90 A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire net sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de salaire net ? Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net. • Sélectionnez le type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature). • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des Menu Edition 91 variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. • Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique. • Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Allocations forfaitaires, ƒ Remboursement des frais, ƒ Prise en charge par l’employeur. ƒ Autres o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : ƒ Indemnité légale de licenciement, ƒ Indemnité légale supplémentaire de licenciement, ƒ Indemnité légale spéciale de licenciement, ƒ Indemnité légale spécifique de licenciement, ƒ Indemnité légale de fin de CDD, ƒ Indemnité légale de fin de mission, ƒ Indemnité légale de départ à la retraite, ƒ Indemnité légale due aux journalistes, EBP Paye V17 92 ƒ Indemnité légale de clientèle, ƒ Indemnité légale de due au personnel navigant de l'aviation civile, ƒ Indemnité légale versée à l'apprenti, ƒ Dommage et intérêts dus à un CDD, ƒ Indemnité due ne raison d'un sinistre, ƒ Indemnité suite à clause de non concurrence, ƒ Indemnité compensatrice de congés payés, ƒ Indemnité conventionnelle, ƒ Indemnité transactionnelle, ƒ Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué, ƒ Indemnité de fin de CNE. ƒ ...... o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante. (Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part. pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures suivantes : ƒ Participation patronale aux frais de transports publics ƒ Participation patronale aux frais de transports personnel o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte, sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte. La fiche Rubrique de commentaire Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique) Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de commentaire ? Menu Edition 93 Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire. Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ? Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de commentaire ? Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires. • Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la description. • Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra). • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année). • Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule. • Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur EBP Paye V17 94 de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. La fiche Profil Comment y accéder ? Création à partir d’une nouvelle fiche profil Barre de menu Edition + Profil Barre d’outils , Profils Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran Création à partir de la fiche salarié Onglet bulletin Créer un profil Comment créer un profil ? Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez : • A partir d’une nouvelle fiche profil o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus, o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de l’écran • A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le bouton Créer un profil o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). A quoi servent les profils ? Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre, employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par l’icône . Menu Edition 95 Comment modifier un profil ? Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la partie gauche de l’écran. • Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil. • Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le profil. • Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à partir de la version PRO). • La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas). • La liste de droite contient les rubriques disponibles. Le principe du paramétrage est le suivant : • Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl. • Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite. • Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre. Important !!! Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas. Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil. Comment dupliquer un profil existant ? Pour dupliquer un profil : • Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...), • Modifiez le contenu du profil. Comment supprimer un profil non utilisé ? Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles. Éditeur de formule Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule). EBP Paye V17 96 L’écran se divise en cinq parties : • La formule, • La description de la formule, • Les fonctions disponibles, • Les données disponibles, • La calculatrice. Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge. La traduction de la formule: Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes. Fonctions disponibles : Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction. Données disponibles : Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables. L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée. Calculatrice : Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique. Les fonctions de l'éditeur de formule Les fonctions mathématiques Nom de la fonction Signification ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x. ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x. BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min, retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min si x > max. ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x. ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x. MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y. MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y. RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y. Les fonctions logiques Nom de la fonction Signification X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux. X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux. Menu Edition 97 X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux. X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux. X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux. X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux. A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées sinon faux. A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou b est réalisée sinon faux. NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux. SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y. Comment supprimer une rubrique ou une variable ? Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a pas été utilisée sur votre exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la rubrique ou variable à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain exercice » ? Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas la supprimer avant votre prochain exercice. Comment supprimer un organisme ? Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur votre exercice précédent et l’exercice en cours. Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de sa fiche Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné l’organisme à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL EBP Paye V17 98 Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible de le supprimer » apparaît en suppression ? Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer. Les thèmes dans les fiches Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche. Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence. • Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). Comment créer un nouveau thème ? Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème. Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi. Comment supprimer un thème ? Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les éléments qui le compose. Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ? Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables, des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes. Les variables La fiche Variable Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Menu Edition 99 Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Variables Barre d’outils , Variables Raccourci clavier Alt + 7 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Comment créer une variable ? Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31 caractères maximum. • La description de la variable, • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul). • Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir". Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la variable sélectionnée. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette variable ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Questions diverses : A quoi servent les variables ? Quels sont les types de variables ? Comment utiliser une variable dans une formule ? Comment obtenir le cumul d'une variable ? Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? Comment supprimer une variable ? Pourquoi certaines variables sont grisées ? EBP Paye V17 100 A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ? Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ? La liste des variables standards Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standards : Nom Type Description ACOMPTE A saisir Acompte ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1. BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel. BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC. CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur chiffre d’affaire. COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels, Cafés, Restaurants. CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des indemnités kilométriques. ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir FORFAIT A saisir Montant du forfait. GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de Points (pour les cadres). HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification. HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires. HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées. HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées. HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les préférences du dossier HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois. HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos. HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%. HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%. Menu Edition 101 HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%. HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%. HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours en heures). JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois. JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois. JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du calcul des congés payés. KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul des indemnités kilométriques. MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de bâtiment et de transport). MC A saisir Minimum conventionnel mensuel. MG A saisir Minimum garanti NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires. NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie sur arrêt. NIVEAU A saisir Niveau du salarié. PANIERS A saisir Nombre de paniers repas. PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature logement. PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A. PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A. PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B. PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B. PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C. PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C. PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D. PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D. PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite. PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite. POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point. POSITION A saisir Position du salarié. POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de maladie. POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de suspension du contrat de travail. PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle. PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin. RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas salaires. REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires. EBP Paye V17 102 REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche. REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre. REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois REV A saisir Revenu brut du 1er juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en vue du calcul des congés payés. RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du module Gestion des 35 heures RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du module Gestion des 35 heures RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du module Gestion des 35 heures RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du module Gestion des 35 heures RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du module Gestion des 35 heures RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du module Gestion des 35 heures RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du module Gestion des 35 heures RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global) en provenance du module Gestion des 35 heures SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul du complément différentiel de salaire. SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel. SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er janvier SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des allègements bas salaire. SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel. SMI169 Formule Smic de 169 heures. SMIC Const. Smic horaire. SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et Menu Edition 103 le 30/06/99. SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel. SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et le 30/06/00. SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et le 30/06/01. SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01. SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02. SMICA Const. SMIC horaire au 1er janvier, en vue du calcul des bases forfaitaires de cotisations des apprentis. SMIMEN Formule SMIC mensuel. SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement. TAUXHOR Formule Taux horaire. TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois. TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs. La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café : Nom Type Description AVREPAS A saisir Nombre de repas pris. INDREP A saisir Nombre de repas non pris. MG A saisir Minimum garanti. POURB A saisir Pourboires. REPDE A saisir Nombre de repas à déduire. La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle : Nom Type Description CACHET A saisir Prix d’un cachet. FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier. FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire. MG A saisir Minimum garanti. NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures. NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures. NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait. EBP Paye V17 104 NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures. NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures. PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond horaire). PLAFJOUR Const. Plafond journalier. PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire. SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures. SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures. La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment : Nom Type Description ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession. ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession. HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel. HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux. HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries. HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés. HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité. HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle. HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle. HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption. HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis. HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation professionnelle et stage d’apprentissage. HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées. HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail. HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries. HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité. HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle. HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle. HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées. HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées. HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées. HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées. HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et formation d’apprentissage payées. INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non soumises à cotisation. MG Const. Minimum garanti. NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements. NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques. Menu Edition 105 NREPAS A saisir Nombre de repas. TRAJET A saisir Indemnité de trajet. VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à cotisation. VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS. La liste des variables spécifiques à la paye Agricole Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Agricole : Nom Type Description ABATCOT A saisir Acompte AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. BRUIT A saisir Travail dans le bruit. CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds. CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA. EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche. ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger. HANDICAP A saisir Handicap reconnu. LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche. MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes. MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement. MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois. NUIT A saisir Travail de nuit. REMNATURE A saisir Rémunéré en nature. RTT A saisir Concerné par l’aide. RTTAPPLI A saisir Application de l’aide. TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1). TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA. TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage. TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en pourcentage. TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en pourcentage. La liste cumuls systèmes Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible. Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice. Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls EBP Paye V17 106 progressifs. Nom Description Variables Servant au calcul des congés payés CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période de paye CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert chaque mois JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin. CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis. TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP. ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN) TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP (CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP (CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN) ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le CP reste N-1 est à 0. TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN. Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en reprise dans la variable TOTCPPRISN1. ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) Menu Edition 107 CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N. CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN) CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour l'année. Cette valeur est fixe. ( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période. TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN - TOTCPANCP CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP » est cochée sur la période TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la variables CONGE CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N» sur le bulletin en cours MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N- 1» sur le bulletin en cours TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables TOTCPACQUISN EBP Paye V17 108 CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1 Variables concernant le DIF DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de paye DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de paye DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur est plafonnée) TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le salarié pourra disposer dès la clôture du DIF. TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours. DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE - TOTDIFPRIS Variables diverses SABT Montant de l’abattement. SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée. SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours SAVN Somme des avantages en nature. SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement. SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et soumis aux cotisations. SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et non soumis aux cotisations SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non imposables et non soumis aux cotisations SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul de l'absence CP. SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT). SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations. SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations après abattement. SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute fiscale Menu Edition 109 SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction Fillon" SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration réduction Fillon" SCOTPAT Somme des cotisations patronales. SCOTSAL Somme des cotisations salariales. SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables. SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS salariales" SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS patronales" SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal. participe au taux de réduction loi TEPA de cochés. SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG. SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette CSG abattue". SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et multipliée par 0,97. SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée. (nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut) SGAIN Somme de tous les gains. SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement. SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à cotisations. SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à cotisations. SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à cotisations. SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à cotisations. SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours SNET Net à payer. SNETIMP Net imposable. SNETNIMP Net non imposable. SRET Retenues sur le net. EBP Paye V17 110 TA Tranche A de cotisations. TB Tranche B de cotisations. TC Tranche C de cotisations. TD Tranche D de cotisations. Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures complémentaires exonérées est sélectionné. SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures supplémentaires exonérées est sélectionné. SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Jours excédants forfait exonérés est sélectionné. SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné. SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné. SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné. SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis depuis 01/08 est sélectionné. STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné. Menu Edition 111 STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance. CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis avant fin décembre 2007. Soit le cumul des variables : SRTTAVT311207 / SFORFAVT311207 / SCETANT311207. CUMRACHAT Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 et qui sont exonérés de charges. Soit le cumul des variables : SRTT / SFORF / STCR, le cumul SCET n'est pas repris car il n'est pas concerné par les exonérations. La liste des variables alimentées par le calendrier Définition des variables alimentées par le calendrier : JOURPRIS A saisir Nombre de jours de congés pris dans le mois. HEUABS A saisir Nombre d’heures d’absence. JOURMALADIE A saisir Nombre de jours d'absence maladie non professionnelle du mois. JOURMALPROF A saisir Jours Maladie professionnelle JOURMATERPATER A saisir Jours Maternité/Paternité HEUABSAT A saisir Nombre d’heures d’absence pour accident du travail. JOURTRAJET A saisir Nombre de Jours Accident de trajet JOURINVAL1 A saisir Nombre de Jours Invalidité première catégorie JOURINVAL2 A saisir Nombre de Jours Invalidité deuxième catégorie JOURTHERA A saisir Nombre de Jours Mi-temps thérapeutiques HEUABSINT A saisir Heures Chômage intempéries JOURMALDEMI A saisir Nombre de Jours Maladie à demi traitement (CNRACL) JOURCPNONREM A saisir Jours CP non rémunérés par employeur JOURSUSPENSION A saisir Nombre de jours de suspension du contrat de travail, alimenté par le calendrier. La liste des variables alimentées par la fiche du salarié Définition des variables alimentées par la fiche salarié : Nom Type Description ADULTES A saisir Nombre d’adultes à charge ANCIENNETE A saisir Ancienneté du salarié en mois, s’incrémente automatiquement chaque mois de 1 (à la clôture mensuelle). ENFANTS A saisir Nombre d’enfants à charge HEUMOIS A saisir Nombre d'heures travaillées par mois (nombre fixe pour les mensuels). MULTI A saisir Permet la proratisation des plafonds pour les salariés multi employeurs. (zone Employeur multiple dans la fiche salarié) SALBASE A saisir Salaire de base mensuel. SALHOR A saisir Salaire horaire. TAUXAT A saisir Taux accident du travail, repris automatiquement des EBP Paye V17 112 préférences et renseigné dans la fiche du salarié TEMPSPARTIEL A saisir En vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels, 1 est indiqué si vous sélectionnez « Temps partiel » dans la zone Caractéristique de l’activité de la fiche salarié. POINTBASE A saisir Base forfaitaire pour les salariés payés au point. POINTCOEF A saisir Coefficient hiérarchique du salarié La fiche Variable : Pourquoi certaines variables sont grisées ? Les variables qui sont grisées dans l'arborescence sont les variables qui sont protégées. Vous ne pouvez ni les supprimer ni les modifier. De plus elles ne sont pas consultables dans la saisie des variables du menu Gestion. Retour à la fiche Variable. Fiche Variable : A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule dans une variable de type Formule de calcul? Le choix Traduction de la formule permet d’afficher une description pour chaque élément de la formule afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Retour à la fiche Variable. Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? Le type de certaines variables n'est pas modifiable afin de protéger des éléments indispensables pour le traitement de la paye. Retour à la fiche Variable. La fiche salarié Création d'un salarié Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ? Barre de menu Edition + Salarié Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez alors les éléments de la fiche, en commençant par l'entête. Fiche salarié : Entête Matricule : cette saisie est obligatoire * En numérotation automatique (option à demander dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Options), un numéro vous est automatiquement proposé. En numérotation manuelle, saisissez le matricule du salarié sur 10 caractères maximum. Menu Edition 113 Titre, Prénom, Nom de naissance, Nom marital / Usage : ces zones sont obligatoires * Le nom d’Usage est accessible pour tous. S’il est renseigné, il sera repris pour les impressions. Code Emploi (PCS-ESE) : cette saisie est obligatoire * C’est le code de la catégorie socioprofessionnelle. Selon le cahier des charges DADS-U, ce champ doit obligatoirement être renseigné pour les établissements de 20 salariés et plus. Cependant pour simplifier et faciliter les échanges avec les émetteurs du fichier DADS-U, tous les partenaires DADS-U conseillent toutes les entreprises de moins de 20 salariés de valoriser cette rubrique. C’est pourquoi, ce champ est devenu obligatoire dans votre logiciel de paye. Attention !!! Le code INSEE a changé pour les déclarations de fin d’année 2003. Il faut vérifier pour chacun des salariés que le code INSEE soit bien renseigné, sinon l’icône apparaîtra dans la zone. Certains des anciens codes ont une équivalence avec les nouveaux codes, ils seront donc automatiquement changés lors de la récupération de dossier. Code Employeurs multiples : cette saisie est obligatoire * Le choix Unique est proposé par défaut. Ouvrez la liste et sélectionnez un autre choix si votre salarié travaille pour plusieurs employeurs. Ce champ est lié à une variable de paye MULTI. Par défaut, cette dernière est à 0 pour un choix Unique ou Non connu et s’initialise à 1 pour un choix Multiple. Attention !!! Si vous sélectionnez cette option veuillez vérifier le calcul de votre plafond de sécurité sociale (variable PLAFA). En effet, il se calcule différemment dans le cas d’un emploi multiple., Code Emplois multiples : cette saisie est obligatoire * Le choix Unique est proposé par défaut. Ce champ concerne uniquement les salariés ayant des emplois multiples simultanées chez un même employeur au cours d’une même période d’activité. Référence contrat Dans la cas d'un multi-contrat vous devez renseigner une référence. En effet, dans le cadre de la génération du fichier DNA (option disponible à partir de la version PRO) il est nécessaire d'identifier le contrat auquel se rattachent les informations transmises pour le salarié. Photo : Un clic droit dans le cadre Photo vous permet d’insérer un fichier au format JPEG, BMP, TGA et PCX représentant la photo du salarié, de supprimer la photo, ou de connaître le nom de l'image et sa taille par l’option Informations. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Etat civil EBP Paye V17 114 Adresse, CP / Ville, Pays : ces zones sont obligatoires Par défaut le pays France est sélectionné. S’il est différent, il faut donc le spécifier. E-mail : Renseignez éventuellement l’adresse e-mail de votre salarié. Option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail"’ : Cette option permet de marquer le salarié comme souhaitant recevoir ses bulletins par e-mail. Elle ne peut-être cochée sans l’accord préalable du salarié. Téléphone, Personne à charge Ces éléments sont à titre d’informations Situation familiale : Le code situation familiale n’est pas un champ obligatoire mais conseillé. Numéro de sécurité sociale : cette saisie est obligatoire En fonction de la civilité, le numéro S.S. est initialisé à 1 ou 2 lors de l’enregistrement. Si vous validez une fiche salarié sans numéro de sécurité sociale, car non connu, ce champ sera, alors, complété par des 999999999999 Date de naissance, Commune de naissance, Département de naissance : ces zones sont obligatoires* Dans le département de naissance, si le salarié est né à l’étranger, il faudra alors sélectionner le code 99 Pays étranger Pays de naissance : cette saisie est obligatoire Si le département de naissance est différent de 99 Pays étranger cette zone est inaccessible et FR apparaît par défaut. Si 99 Pays étranger est sélectionné dans le département de naissance, cette zone sera alors dégrisée et il faudra sélectionner le pays au choix. Nationalité : cette saisie est obligatoire Par défaut la nationalité sélectionnée est FR-France. Si le salarié a une nationalité différente, il faut sélectionner le pays concerné. N° titre de séjour, N° de carte de séjour, Libellé, validité et délivré par : Ces zones doivent être renseignées pour les salariés étrangers pour l’édition du registre unique du personnel. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Info. Paye Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Options de bulletin Menu Edition 115 Salaire et Durée du travail Classement conventionnel Contrat de Travail et statut catégoriel Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Info. Paye : options de bulletin Payé au point : La zone Payé à l’heure sera grisée et dans la zone Salaire, Base forfaitaire s’affichera et c’est la variable POINBASE qui sera alimentée. Payé à l’heure : La zone Payé au point sera grisée et dans la zone Salaire, Salaire horaire s’affichera et c’est la variable SALHOR qui sera alimentée. Pourboire Cochez l’option si le salarié est rémunéré au pourboire. Base de cotisation forfaitaire : Vous devez cocher cette option si les cotisations de votre salarié sont calculés sur une base forfaitaire. Remarque !!! Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Vacataire et Hors effectifs : Ces zones sont à titre indicatif. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Salaire Salaire mensuel : Selon les cases cochées précédemment, vous saisissez le salaire mensuel (variable SALBASE, pour les salariés mensuels), le salaire horaire (variable SALHOR, pour les salariés payés à l’heure), ou la base forfaitaire (variable POINTBASE, pour les salariés payés au point).. Nombre de payes par mois : Pour les salariés ayant plusieurs payes (bulletins) par mois, indiquez le nombre de payes (entre 1 et 20) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois. Taux A.T. : EBP Paye V17 116 Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est nécessaire pour la DADS et il est reporté dans la variable TAUXAT qui est utilisé dans certaines rubriques. Chaque taux proposé ici a été défini dans Dossier + Propriétés + Préférences, Onglet URSSAF. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Durée de travail mensuelle : Renseignez ici, la durée de travail mensuelle contractuelle du salarié. Durée de travail hebdomadaire : La durée hebdomadaire est calculée de façon automatique en fonction de la durée de travail mensuelle. (Durée mensuelle / 4.33333333) Ancienneté : (variable ANCIENNETE) : Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en création. Il sera incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir dans le calcul de la prime d’ancienneté. Unité horaire : Vous devez sélectionner le code unité horaire dans lequel est exprimé la durée contractuelle du temps de travail du salarié et de l'entreprise. Horaire entreprise : Vous devez indiquer ici l'horaire usuel de l'entreprise. Périodicité de paiement : Vous devez indiquer la fréquence pour le paiement des salaires. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Affectations : Exonérations URSSAF Il est obligatoire de déclarer l’ensemble des exonérations auxquelles a droit un salarié. Par exemple, Loi Fillon (allégement de cotisations), Temps partiel exo 30 %... Même si le salaire brut du salarié ne justifie pas d’exonération, le nom de l’aide à laquelle il pourrait avoir droit doit être déclaré dans les déclarations de fin d'année (DADS-U) (Option disponible à partir de la version PRO). Pour sélectionner la ou les exonérations, cliquez sur Modifier. Une liste s’affiche. Sélectionnez toutes les exonérations du salarié pour la période en cours. Par exemple, les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003. Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II ne doit plus apparaître et mettre à la Fillon. Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où elles doivent être prises en compte. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Menu Edition 117 Attention !!! Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié. A quoi sert le bouton Généraliser ? Si vous avez renseigné en cours d’année vos exonérations URSSAF vous avez la possibilité de les généraliser depuis le début de l’année. Exemple !!! CAS N°1 : Jamais renseigné : Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous ne l’avez jamais renseigné. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération n’a été trouvée et si vous souhaitez l’appliquer depuis le début de l’année. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible. CAS N°2 : Renseigné au cours de l’année Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous êtes sur le mois de Décembre et vous l’avez renseigné en Février. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible. CAS N°3 : Renseigné au cours de l’année et changé en fin d’année. Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE de janvier à juin, en février vous avez renseigné le code 10. En juillet vous avez renseigné le code 13 et vous êtes sur le mois de décembre. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît en vous indiquant qu’aucune exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible Le code 13 ne sera pas généralisé car vous avez renseigné avant ce code, le code 10. Pourquoi le bouton généraliser est grisé ? Soit vous avez déjà appliqué cette option à votre salarié, soit vous avez toujours renseigné vos exonérations à votre salarié depuis le début de leur période d’activité. Si vous constatez un erreur, vous devrez la modifier manuellement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Retour à l'onglet Affectations Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Classement conventionnel Renseignez les champs concernés pour déterminer le classement de votre salarié. Si aucun champ n’est renseigné, dans votre fichier DADS-U, (option disponible à partir de la version PRO) la rubrique concernant le classement conventionnel sera alors renseignée avec Sans classement conventionnel. La zone Coef. Hiérarchique alimente une variable POINTCOEF accessible par la saisie des variables et pouvant être utilisée dans les rubriques de paye. En revanche, le Niveau, l’Indice, la Position et l’Echelon sont des zones alphanumériques qui n’alimentent pas de variable accessible par la saisie des variables. Ces données peuvent toutefois être imprimées sur les bulletins de salaire. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Contrat de Travail et Statut catégoriel EBP Paye V17 118 Code population : ce champ est obligatoire* Le code population permet de définir la situation administrative générale du salarié ou de l'agent. Ce champ est très important pour la déclaration N4DS. Nature du contrat de travail : ce champ est obligatoire* Il faut indiquer ici la nature du contrat de travail signé avec le salarié. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Intitulé du contrat de travail : ce champ est obligatoire* Il faut préciser l'intitulé du contrat de travail. Si aucun intitulé ne correspond à votre salarié, vous devez sélectionner "Autres contrats". Date de fin de contrat prévue Si le contrat de travail est un Contrat à Durée Déterminée vous devez obligatoirement renseigner la date de fin de CDD. Au moment de la préparation du bulletin, un message d'avertissement s'affichera dès que la date de fin de CDD arrive à échéance. Modalité de l'activité : ce champ est obligatoire* Ce champ permet d'indiquer la spécificité du contrat de travail. Si le contrat de travail de votre salarié ne dispose pas de l'une des spécificités proposées alors sélectionner "salarié non concerné". Modalité de l'exercice : ce champ est obligatoire* Il convient de renseigner sur ce champ les modalités de l'exercice du travail. Cette information est nécessaire notamment pour calculer les droits à l'assurance chômage. Taux de travail à temps partiel : ce champ est obligatoire* C’est le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail. Par exemple 80.00 pour un salarié à 80%. Ce champ doit être renseigné si la caractéristique du contrat de travail est Temps partiel. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Statut catégoriel : ces champs sont obligatoires* • IRC : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens du régime de retraite complémentaire • CCN : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens de la convention collective de votre entreprise Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Nature d’emploi : ce champ est obligatoire* La nature d'emploi est un champ de saisie libre. Qualification : Cette information est reprise pour l’impression de l’attestation Pôle emploi et l’impression des bulletins Menu Edition 119 Service : Le service peut servir à faire un tri dans la saisie des variables. Le service est un champ de saisie libre. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Affectations Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Caisse de rattachement Exonérations URSSAF Régimes Convention Collective Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Affectation : Caisse de rattachement Attention !!! Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié. Attention !!! Vous devez obligatoirement renseigner cette zone avant la création de votre premier bulletin. Si vous ne le faites pas tout de suite, lors de la péparation de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) une nouvelle situation sera créée. A quoi sert cette option ? Chaque salarié est affilié, lorsqu’il est embauché, à un régime complémentaire, spécial ou de congés payés BTP. Il est obligatoire de préciser ici, les caisses pour lesquelles il va cotiser. Ces caisses ou organismes sont créés dans la table Organisme Remarque !!! Si vous êtes une entreprise du bâtiment, chaque salarié doit obligatoirement être rattaché à une caisse de congés payés BTP et une seule. Le salarié ne relève d’aucun régime : L’option Pas de régime complémentaire est sélectionnée par défaut. EBP Paye V17 120 Le salarié relève au moins d’une caisse : Désactivez l’option Pas de régime complémentaire et cliquez sur le bouton Modifier puis sélectionnez le ou les organismes du salarié. Exemple !!! Pour un salarié cadre Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC. Ces organismes devront être déclarés dans la préparation de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) et pour chaque situation. Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera une nouvelle situation. Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO. Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC. Deux situations sont à déclarer : - Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée. - Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées. Souvent le changement de caisse est lié à un changement dans l’activité du salarié (ici, le statut professionnel). Le déclencheur (et motif de début de nouvelle situation) est la modification de son Statut professionnel. Aucun organisme n’apparaît dans la liste ? Aller dans la table Organisme, et vérifier que le type de caisse est bien renseigné (caisse de conges payés BTP, Cnracl, IRC ou IRCANTEC) Retour Fiche salarié : Onglet Affectation : Régimes Chaque salarié relève d’un ou plusieurs régimes de base obligatoire (200 : régime général, 300 : régime agricole...) pour couvrir les risques maladie, accident du travail, vieillesse. Renseignez alors le Régime Base Obligatoire si tous les risques sont couverts par le même régime. En revanche si pour l’un des risques, l’affiliation est différente, il ne faut alors pas renseigner le Régime de base obligatoire mais renseigner les quatre autres risques (maladie, Accident du travail, vieillesse). Le ou les régimes sont à déclarer dans la DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) pour chaque situation. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Retour Sélection d'un organisme Vous devez cocher dans cette fenêtre la ou les caisses de retraite auxquels le salarié cotise. Pour les dossiers crées avec un type bâtiment, vous devez également affecter la caisse du Menu Edition 121 bâtiment dont dépend le salarié. Comment faire quand je n'ai pas mes organismes ou rien dans cette fenêtre ? Vous devez aller paramétrer la fiche de vos différents organismes. Pour cela : • allez dans le menu Edition + Organisme, • ouvrez le dossier Autres • sélectionnez votre organisme et indiquez le code de la caisse. • enregistrez la modification. Fiche salarié : Onglet Affectation : Convention Collective La convention collective est par défaut celle des préférences du dossier. Le champ IDCC est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour dans le fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Un champ Libellé pour impressions correspond au libellé qui est repris pour les éditions. Pour les salariés déjà présents avant la mise à jour de votre dossier, le libellé antérieurement saisi est repris ici ou réinitialisé avec le libellé des préférences du dossier si vous avez modifié vos préférences. Pour un nouveau salarié, Le code IDCC et le libellé sont repris à partir des préférences du dossier. Pour chacun de vos salariés, vous pouvez modifier le code IDCC et le libellé. Retour Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Gestion des Entrées / Sorties Gestion des situations Gestion du Solde de tout compte Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie : Gestion du Solde de Tout Compte Vous avez la possibilité, afin de créer votre attestation Pôle emploi ou pour la future génération du fichier DNA (Option disponible à partir de la version PRO), de typer le dernier bulletin de vos salariés solde de tout compte (STC). Dans la zone Changements de Situation, STC apparaît devant la date de début et de fin du bulletin. Comment créer un solde de tout compte ? Vous devez sélectionner le bulletin que vous souhaitez typer "Solde de Tout Compte" en vous positionnant sur la période de Début ou de Fin puis : • Cliquez sur le bouton Créer un STC • Complétez les informations dans la fenêtre Informations sur le Solde de Tout Compte Vous pouvez également Modifier ou Supprimer un STC en le sélectionnant dans la liste. EBP Paye V17 122 Remarque !!! Vous pouvez également créer votre STC sur le bulletin en cours Retour à l'onglet Entrée / Sortie Fiche salarié : Onglet chômage Assujettissement assurance chômage : Il faut sélectionner le code assujettissement de l'activité du salarié afin d'identifier s'il est assujetti à l'assurance chômage ou non. Exonération assurance chômage : Renseigner ici si votre activité est exonérée de cotisation à l'assurance chômage sur la part patronal ou salarié ou si vous n'êtes pas concerné par cette exonération. Assujettissement à l'AGS : Renseigner ici si votre activité est assujettie à titre obligatoire à l'AGS ou non. Contrat aidé au sens Pôle emploi : Renseignez, si vous avez signé ou non un contrat aidé avec votre assurance Chômage. Il existe 3 aides qui sont les suivantes : • Contrat jeune en entreprise • Aide dégressive à l'employeur (ADE) • Soutien à l'emploi des jeunes diplômés dans les DOM et à Saint-Pierre-etMiquelon. Date de signature de la convention et la référence de la convention : Vous devez renseigner la date de signature avec le pôle emploi du contrat aidé et la référence de la convention. Fiche salarié : Onglet Congés / DIF Les congés Indiquez les différents éléments de congés liés au salarié : • Son droit aux congés payés par mois. Il faut y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié. • Son droit aux congés supplémentaires par mois. Si votre salarié a des congés Menu Edition 123 supplémentaires, vous devez y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié. • Son droit aux congés ancienneté pour l’année. Si votre salarié acquiert des congés d'ancienneté, vous devez y indiquer le nombre de jour qui s'incrèmentera chaque année sur le premier mois de l'exercice des congés. Le bouton Reprise CP vous permet de reprendre l'intériorité des congés payés de votre salarié si vous créez votre dossier en cours d'exercice. Le DIF Cochez l’option Acquisition au DIF, si votre salarié en est bénéficiaire. Le nombre d'heure qui apparaît est celui qui est renseigné dans l'onglet Congés/DIF des préférences de votre dossier. Vous avez la possibilité de modifier ce nombre d'heure. Par exemple dans le cas de travail à temps partiel, indiquez lui son droit annuel proratisé. Remarque !!! Vous pouvez décocher l'option si vous souhaitez que le DIF ne se cumule plus lors de la clôture mensuelle. Le bouton Reprise DIF vous permet de mettre à jours le DIF de votre salarié. Remarque !!! Vous devez renseigner un mois de clôture du DIF dans les préférences de votre dossier (ce dernier permet de mettre à jour le droit annuel du DIF de vos salarié lors de la clôture mensuelle) Fiche salarié : Onglet Prévoyance/Assurance Qu’est-ce qu’une prévoyance ? Dans le cadre collectif des entreprises, les institutions de prévoyance apportent aux salariés des couvertures complémentaires liées à la personne humaine. Il s’agit des garanties de prévoyance (décès, invalidité, incapacité, ...) et de complémentaire santé (frais de soins de santé). La quasi totalité des institutions de prévoyance, sont adhérentes au CTIP (Centre Technique des Institutions de Prévoyance). Pourquoi renseigner l'onglet prévoyance/Assurance de votre salarié ? Les caisses de prévoyance et d'assurance ont besoin de connaître tous les événements (S45.G05.05) liés à un contrat. Il nous est impossible de déterminer d'après les bulletins les événements qui ont lieu sur le contrat. Par conséquent il est indispensable que vous indiquiez manuellement dans cet onglet les différents événements que le salarié a eu. Remarques !!! Pour la DADS-U, il faut déclarer la prévoyance dans les structures commençant par S45. Elles sont présentes par salarié et par période d’activité et uniquement si le salarié relève d’un régime de prévoyance. EBP Paye V17 124 Explication de l'onglet prévoyance/assurance : • Affilier à un contrat : Le bouton Affilier à un contrat sert à rattacher votre salarié aux différents contrats. • Supprimer une affiliation : Le bouton Supprimer une affiliation sert à retirer complètement un contrat auquel le salarié est rattaché. Important !!! Si vous supprimez une affiliation vous n'avez pas d'autre solution que de tout remettre manuellement. • Modifier les périodes : Le bouton modifier les périodes permet de changer les périodes de cotisation. Ces périodes sont automatiquement détectées en fonction de vos bulletins. Pour avoir plus d'informations sur la boîte Modifier les périodes, cliquez ici. • Contrat : Dans la zone contrat, vous n'avez que les contrats auxquels le salarié a été rattachés. • Ajouter : Le bouton ajouter permet d'ajouter un événement sur le contrat qui est sélectionné. Il n'est pas possible d'ajouter un nouveau contrat par ce bouton. Si vous souhaitez ajouter un contrat supplémentaire à votre salarié, vous devez passer par le bouton Affilier à un contrat. • Modifier : Le bouton modifier permet de modifier un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. • Dupliquer : Le bouton Dupliquer permet de copier un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. • Supprimer : Le bouton Supprimer permet de supprimer un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. Il n'est pas possible de supprimer un contrat dans sa totalité par ce bouton, si vous souhaitez supprimer un contrat dans sa totalité vous devez passer par le bouton Supprimer une affiliation. Comment sont générées les périodes de cotisation ? Dès que la salarié est affilié un à un contrat, et que ce dernier a dans son bulletin une ou plusieurs rubriques de cotisation rattachées à ce même contrat, une période de cotisation est créée. Combien de contrats peut-on gérer en même temps ? Le nombre de contrats par salarié n'est plus limité. Fiche salarié : Onglet Prévoyance, événement du contrat de prévoyance La prévoyance a besoin de connaître tous les événements liés à un contrat. Pour indiquer les événements qui sont intervenus tout au long du contrat vous devez indiquer dans cette boîte les informations concernant le changement dans le contrat. • Contrat Si vous faites une affiliation à un contrat vous devez indiquer à quel contrat votre salarié est affilié. Si vous ajouter un événement sur le contrat de prévoyance la zone est grisée. L'ajout d'un événement se fait obligatoirement sur le contrat de prévoyance qui est sélectionné. • A partir de Vous devez indiquer à partir de quelle date a lieu le motif de changement du contrat de prévoyance. • Le motif de changement du contrat Vous devez indiquer le motif du changement du contrat. • Code option Il s'agit des codes options définis dans le contrat, que le salarié peut choisir individuellement. Les valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa demande. Menu Edition 125 • Code population Il s'agit du code population défini dans le contrat, auquel le salarié est rattaché. Les valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa demande. Fiche salarié : Onglet Complément Niveau d’études Sélectionnez ici le niveau d’étude de votre salarié. Lieu de travail à l'étranger Ce champ permet de préciser si le lieu de travail du salarié est situé en zone frontalière ou à l'étranger. Remarque !!! Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Rémunération sur plusieurs établissements Cette zone doit être renseignée pour une entreprise soumise à la taxe sur les salaires, et dans le cas où le salarié travaillerait pour plusieurs établissements de l’entreprise : il faut préciser pour l’établissement en cours (dossier ouvert) s’il est Agglomérant ; c’est-à-dire si c’est cet établissement qui détermine la taxe sur les salaires pour l’ensemble des rémunérations perçues par le salarié. Dans ce cas la zone est renseignée à A pour le salarié. Si l’établissement agglomérant est un autre établissement que celui en cours, alors il faut renseigner la zone avec la lettre P + NIC de l’établissement agglomérant. Lieu de travail autre que l’établissement Indiquez ici l’adresse du lieu géographique de travail de votre salarié si elle est différente du lieu d’affectation. La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET sont des informations obligatoires pour la DADS. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Vous devez préciser le statut du salarié s'il travaille pour le compte d'une entreprise étrangère en sélectionnant un des choix de la liste. Elections prud’homales Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans. Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera intégrée dans la DADS. Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche salarié. (Collège, Section) La zone Droit de contrat de travail doit obligatoirement être renseignée pour valider la fiche de votre salarié. Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié. EBP Paye V17 126 Fiche salarié : Onglet Règlement Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du salarié, et le compte comptable. Le mode de règlement choisi vous permettra d’éditer une lettre-chèque par Impressions + Lettres chèque (disponible à partir de la version PRO), ou d’effectuer un virement sur disquette par Gestion + Virements + Des salaires (saisie du RIB obligatoire, le numéro d’IBAN sert uniquement pour des communications avec des banques étrangères). Le logiciel vous propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui regroupera l'ensemble des salaires nets. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Fiche salarié : Onglet Commentaires Saisissez ici les commentaires concernant votre salarié. Cette zone est reprise lors de l’impression du bulletin du salarié. Fiche salarié : Les Champs personnalisés La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Champs personnalisés Fiche salarié Onglet Champs personnalisés Généralités : La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières. Ils pourront être édités sur les bulletins de paye. Important !!! L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés. Comment créer un champ personnalisé ? • Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ. • Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter. • Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un caractère. Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du dossier. Cliquez sur Oui. De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette Menu Edition 127 zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ. Fiche salarié : Onglet DUCS Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au salarié. Il permet également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou Pôle emploi) pour des rubriques de cotisations ajoutées dans le bulletin du salarié. L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du bulletin pour que les montants soient correctement calculés. Ce paramétrage peut être réalisé également à partir des profils : voir la DUCS. Fiche salarié : Bouton Modifier Exonérations URSSAF Sélectionnez dans cette liste toutes les exonérations du salarié pour la période en cours. Par exemple !!! Les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003. Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II était détachée et Fillon était sélectionnée. Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où elles doivent être prises en compte. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Retour Onglet Affectations : Exonérations URSSAF Caisses de rattachement Sélectionnez dans cette liste toutes les caisses de rattachement de votre salarié pour la période en cours. Exemple !!! Pour un salarié cadre Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC. Ces organismes devront être déclarés dans chaque situation DADS-U (S41.G01.01) Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera une nouvelle situation. Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO. Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC. Deux situations sont à déclarer : - Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée. - Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les caisses de rattachement de votre salarié. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Retour Onglet Affectation : Caisse de rattachement Comment supprimer une fiche salarié ? EBP Paye V17 128 Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis sélectionnez « Masquer les salariés sortis » La DUE La Déclaration Unique d'Embauche La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un salarié. Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter votre DUE. Comment y accéder ? Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié Remarque !!! Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée. Comment paramétrer les différentes données ? Avant de lancer cette option, vous devez renseigner : • les coordonnées de votre dossier • les informations légales d'identification • les informations concernant le service de santé au travail Attention !!! Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner cette dernière dans les coordonnées de votre dossier. Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ? Menu Edition 129 • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) Q'est-ce que la DUE régime général ? La déclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Qui doit déclarer ? Tous les employeurs, à l'exception des particuliers, quels que soient le secteur d'activité, les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale. Quand ? Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant l'embauche, notamment pour la DPAE. Que déclarer ? La DUE regroupe les 7 formalités suivantes : ƒ la déclaration préalable à l'embauche, ƒ la déclaration d'une première embauche dans un établissement, ƒ la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale, ƒ la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, ƒ la demande d'adhésion à un service de santé au travail, ƒ la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, ƒ la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Auprès de qui ? La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE peut être effectuée dans votre logiciel, soit sur papier soit directement par Internet, en passant par la fiche du salarié. Conséquences d'une déclaration incorrecte Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet : ƒ de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, ƒ de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération, ƒ de rendre l'employeur passible de sanctions. Suivi des étapes de la DUE Régime général : • Etape 2 : Choix DUE Papier ou Internet • Etape 3 : Internet : Lien sur le site Internet EBP Paye V17 130 • Etape 3 : Papier : Situation du salarié • Etape 4 : Papier : Date et Heure d'embauche • Etape 5 : Contrat de travail • Etape 6 : Eléments sur l'emploi • Etape 7 : Rémunération • Etape 8 : Durée du travail • Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise • Etape 10 : Demande d'immatriculation • Etape 11 : Edition Les étapes DUE : régime général Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE régime général ? Etape 2 : Type de la déclaration Etape 3 : Situation du salarié Etape 4 : Date et Heure d'embauche Etape 5 : Contrat de travail Etape 6 : Eléments sur l'emploi Etape 7 : Rémunération Etape 8 : Durée du travail Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise Etape 10 : Demande d'immatriculation Etape 11 : Edition Qu'est-ce que la DUE MSA ? La déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche (DPE). Attention !!! Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Qui doit déclarer ? Tous les employeurs relevant du régime de protection sociale agricole, à l'exception de ceux qui utilisent le titre emploi simplifié agricole (TESA), pour toute embauche d'un salarié relevant du régime de protection sociale agricole. Quand ? Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant l'embauche. Que déclarer ? La DUE MSA regroupe les formalités suivantes : ƒ la déclaration préalable à l'embauche (DPE), ƒ la déclaration d’embauche, ƒ la demande d'immatriculation d'un salarié au régime de protection sociale agricole, ƒ la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, ƒ la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à la CRCCA, ƒ la demande de bénéfice de taux réduits pour l'emploi d'un travailleur occasionnel ou Menu Edition 131 demandeur d'emploi, ƒ la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi, détaillées dans la notice explicative (à demander à votre MSA) Auprès de qui ? La DUE MSA doit être transmise à la caisse MSA dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE MSA peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier. Conséquences d'une déclaration incorrecte Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE MSA qui aura pour effet : ƒ de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, ƒ de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération, ƒ de rendre l'employeur passible de sanctions. Suivi des étapes de la DUE MSA : • Etape 2 : Type de la déclaration • Etape 3 : Situation du salarié • Etape 4 : Date et Heure d'embauche • Etape 5 : Contrat de travail • Etape 6 : Eléments sur l'emploi • Etape 7 : Rémunération • Etape 8 : Durée du travail • Etape 9 : Conditions de travail • Etape 10 : Service de santé au travail • Etape 11 : Pièce à joindre • Etape 11 : Edition Les étapes DUE : Régime MSA Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE MSA ? Etape 2 : Type de la déclaration Etape 3 : Situation du salarié Etape 4 : Date et Heure d'embauche Etape 5 : Contrat de travail Etape 6 : Eléments sur l'emploi Etape 7 : Rémunération Etape 8 : Durée du travail Etape 9 : Conditions de travail Etape 10 : Service de santé au travail Etape 11 : Pièce à joindre Etape 11 : Edition Attention !!! Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO Qu'est-ce que la DUE Salarié intérimaire ? EBP Paye V17 132 La déclaration unique d'embauche pour un salarié intérimaire permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié. Votre logiciel vous permet d’imprimer cette Déclaration spécifique, cependant ce formulaire est disponible auprès de votre U.R.S.S.A.F. Attention !!! Cette option est uniquement disponible si vous avez coché l’option Entreprise de travail temporaire dans les préférences de votre dossier Pourquoi cette déclaration particulière ? Cette déclaration permet aux Entreprises de Travail Temporaire recrutant un salarié intérimaire de réaliser les seules formalités les concernant et de tenir compte des spécificités liées à l’embauche de personnels intérimaires. Que déclarer ? La DUE regroupe en une formalité les 5 obligations suivantes : - La déclaration préalable à l'embauche, - La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la sécurité sociale, - La demande d'adhésion à un service de santé au travail, - La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale d’embauche obligatoire, - La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS Auprès de qui ? La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE E.T.T. peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier. Suivi des étapes de la DUE E.T.T : • Etape 2 : Type de déclaration • Etape 3 : Date et Heure d'embauche • Etape 4 : Edition Les étapes DUE : Salarié Intérimaire Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE Salarié Intérimaire Etape 2 : Type de déclaration Etape 3 : Date et Heure d'embauche Etape 4 : Edition DUE : Type de déclaration Choisissez le type de Déclaration que vous souhaitez réaliser pour votre salarié. • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) Menu Edition 133 Attention !!! Cette fenêtre ne s’affiche qu’à partir du moment ou vous avez coché l’option Entreprise de travail temporaire dans les préférences de votre dossier ou que vous êtes une société de type Agricole. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Choix du support Indiquez ici le type de support que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre déclaration, soit sur papier, soit directement par Internet. Attention !!! L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général. Si vous choisissez de déclarer votre DUE par Internet, vous arriverez directement à l’étape Internet : Lien sur le site Internet. Sinon, complétez les informations demandées dans les différentes étapes. DUE : Accès au site Internet Si vous souhaitez que les informations de votre société ainsi que de votre salarié se pré- remplissent dans le formulaire, vous devez décocher l’option « Utiliser le navigateur Internet par défaut et ne pas tenter de pré-remplir le formulaire ». Cliquez ensuite sur Terminer pour accéder directement à votre DUE pré-remplie. Vous pouvez accéder directement au site de l’URSSAF sur la DUE en sélectionnant le lien Internet proposé (Attention, dans ce cas, le formulaire ne sera pas pré-rempli). Attention !!! L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général. Remarque !!! Sous le sytème d'exploitation Windows Vista, votre DUE ne pourra pas être pré-remplie. En effet, cela est dû aux contraintes de sécurités imposées par ce système d'exploitation. DUE : Situation du salarié Sélectionnez ici la situation que votre salarié avait avant son arrivée dans votre établissement. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Situation du salarié MSA Vous pouvez cocher l’une de ces deux cases si votre activité professionnelle est une activité de culture, élevage, dressage, pisciculture ou toute autre activité visée à l’article L.7222-1 1° et 4° du code rural et si le salarié que vous embauchez pour réaliser cette activité est : • un salarié, que vous occupez pour une durée de maximum de 132 jours de travail EBP Paye V17 134 effectif, consécutif ou non par année civile, sous contrat à durée déterminée. (sauf dérogations) • un demandeur d’emploi, inscrit à l’ANPE depuis au moins 4 mois ou depuis au moins 1 mois s’il s’agit d’une inscription consécutive à un licenciement (justificatif à joindre) Remarque !!! La durée maximum d’application des taux réduits est de 100 jours ouvrés par année civile, par salarié et par employeur. Pour bénéficier de la mesure, la demande doit intervenir au plus tard, dans les instants qui précédent l’embauche (délais de la DPE). Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Date et heures d'embauche Renseignez ici la date et l’heure prévisible d’arrivée de votre salarié dans votre établissement. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Contrat de travail DUE régime général : Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez la date de fin du contrat. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) : Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez la date de fin du contrat. Si votre type de contrat est particulier (exemple : Contrat de vendange, contrat d’apprentissage&ldots;) veuillez le préciser. Vous devez impérativement joindre le justificatif, visé par l’administration compétente (volet spécifique ou photocopie du contrat). Ce justificatif est indispensable pour vous permettre de bénéficier d’une exonération de cotisations (à l’exception de certains contrats) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Menu Edition 135 DUE : Eléments sur l'emploi (MSA) Cochez l’option si votre salarié est cadre ou assimilé. Dans ce cas préciser s’il est déclaré ou non à la CRCCA (Caisse de Retraite Complémentaire des cadres de l’Agriculture) • Déclaré dans la catégorie art. 4 ou 4 bis : ce sont les cadres de plein droit du fait de leur fonction et de leur classification (ex : cadre dirigeant, ingénieur&ldots;) • Déclaré dans la catégorie art. 36 : il s’agit des agents de maîtrise et techniciens reconnus cadres par leur employeur (ex : chef d’équipe&ldots;) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Rémunération DUE régime général : Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de votre salarié. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) : Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de votre salarié. Précisez également si votre salarié est rémunéré exclusivement en nature ou s’il est domicilié fiscalement à l’étranger (dans ces cas, cochez les cases concernées) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Durée du travail Renseignez la durée du travail du salarié qui a été portée au contrat de travail. Sélectionnez dans la liste déroulante la périodicité et saisir la durée de travail. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Conditions de travail Ces renseignements permettent de déterminer si votre salarié devra effectuer des travaux soumis à certaines exigences ou sera soumis de façon habituelle à des risques spéciaux EBP Paye V17 136 Renseignez les conditions de travail à l’embauche en sélectionnant les choix proposés. Si le salarié doit être soumis à un autre risque non listé, veuillez indiquer ce risque dans Autre risque (ex : travaux en hauteur, travaux comportant des gestes répétitifs à cadence élevée&ldots;) Remarque !!! Le médecin du travail peut vous aider à préciser les risques de votre salarié en fonction de l’emploi. Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Service de santé au travail Cochez la case si le salarié : • a été examiné par un médecin du travail pour un emploi identique dans les 6 mois précédant l’embauche ; • a un handicap reconnu (soit par la COTOREP, soit à la suite d’un accident de travail ayant entraîné une incapacité permanente partiel (IPP) d’au moins 10%) ; • est un saisonnier recruté pour une durée égale ou supérieur à 45 jours (un emploi saisonnier : il s’agit de travaux qui sont normalement appelés à se répéter chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Pièces à joindre Cette étape vous permet de visualiser les pièces à joindre à votre déclaration. Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Demande d'immatriculation Menu Edition 137 Si le salarié n’est pas en mesure de fournir son numéro de sécurité, vous devez compléter ce cadre. Vous êtes tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d’embauche, tout salarié non immatriculé au régime général de la sécurité sociale. Attention !!! Cette demande d’immatriculation apparaît à partir du moment ou vous n’avez pas renseigné le n° de sécurité sociale dans la fiche du salarié. Seuls les salariés ne possédant ce numéro d’immatriculation doivent faire l’objet d’une demande. Dans le cas ou vous avez oublié de le noter dans sa fiche, veuillez retourner dans la fiche du salarié puis le saisir dans l’onglet Etat civil. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Eléments sur l'emploi Renseignez les éléments décrivant l’emploi que votre salarié va occuper. Sélectionnez dans la liste proposée la nature de l’emploi et la qualification de votre salarié et renseignez la Durée en jour(s) de la période d’essai. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Renseignements sur l'entreprise Effectif de l’établissement Saisissez l’effectif de votre établissement avant l’embauche de ce salarié. Attention !!! Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer l’effectif de votre établissement uniquement dans cette zone. Première embauche Si votre salarié est le premier embauché dans votre établissement, vous devez renseigner l’effectif complet de l’entreprise avant l’embauche. Attention !!! Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer l’effectif de l’entreprise, sinon, laissez cette zone à 0. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Edition Editez votre Déclaration Unique d’Embauche en sélectionnant Terminer. Remarque !!! EBP Paye V17 138 Si vous souhaitez réaliser un aperçu écran avant d’imprimer votre DUE, cochez l’option «Ouvrir un aperçu à l’écran au lieu d’imprimer ». Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Eléments de la fiche Salarié Fiche salarié : Onglet Bulletin Cet onglet vous permet de contrôler, modifier, calculer, imprimer et envoyer par e-mail le bulletin de votre salarié. Pour réaliser un bulletin, vous devez : • Saisir les congés, à partir de l’onglet Congés/Heures, ou dans Gestion + Saisie des congés/heures. • Saisir les variables directement dans le bulletin, ou à partir du bouton Variables ou dans Gestion + Saisie des variables. • Lancer la préparation du bulletin à partir du bouton Préparer ou dans Gestion + Préparation des bulletins. • Lancer le calcul du bulletin, à partir du bouton Calculer ou dans Gestion + Calcul de la paye. • Imprimer le bulletin à partir du bouton Imprimer ou dans Impressions + Bulletins Ces opérations, sauf la saisie des congés, peuvent être réalisées directement dans l’onglet bulletin, ou d’une manière globale pour tous les salariés dans le menu Gestion ou Impressions. Le bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Les rubriques sont regroupées dans des profils. Chaque salarié doit être associé à un profil pour que le logiciel calcule le bulletin. Vous devez auparavant vous assurer que les variables, rubriques et profils sont correctement paramétrés. Si vous avez un doute sur le résultat d'une rubrique, consultez le justificatif des calculs de la rubrique par le lien Expliquer la rubrique en ayant sélectionné au préalable la rubrique. Les zones vertes dans le bulletin sont des zones de saisie. Explication des options du bulletin : Période de paye : Le logiciel propose automatiquement le premier et dernier jour du mois en cours, sauf si le salarié est entré en cours de mois. Vous pouvez cependant la modifier. Date de paye : Le logiciel propose automatiquement la date du dernier jour du mois courant. Vous avez la possibilité de saisir une autre date de paye directement, ou de généraliser une date à l’ensemble des salariés, par Gestion + Date de la paye. Profil : Indispensable ! ! Sélectionnez ici le profil à associer au salarié. Les rubriques du profil sont automatiquement intégrées, et le bulletin calculé. Menu Edition 139 Régularisation : Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre fréquence de régularisation pour le salarié. Pour un salarié Multi-bulletins, vous pouvez demander une régularisation bulletin par bulletin. Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant les rubriques : ƒ Ajouter permet d’ajouter une rubrique au bulletin. Cliquez sur le bouton et cochez la ou les rubriques à ajouter. Une zone de recherche est disponible afin d'atteindre plus facilement la rubrique désirée. ƒ Retirer permet de retirer une rubrique du bulletin. Cliquez sur la ligne à retirer puis sur le bouton. Dans tous les cas, les lignes à 0 ne s’impriment pas sur le bulletin. De ce fait, ne les retirez pas car si vous établissez sur le mois suivant un bulletin que vous aurez préparé à partir du bulletin précédent, alors, le bulletin préparé risquerait d’être erroné après calcul. ƒ Variables permet d’afficher les variables de la rubrique courante en vue de leur saisie. ƒ Monter permet de remonter la ligne courante. ƒ Descendre permet de descendre la ligne courante. ƒ Expliquer la rubrique ce lien permet d'afficher à l'écran le contenu de la rubrique avec une explication et le résultat des formules indiquées dans la rubrique. Cette aide est précieuse pour comprendre le résultat des formules. Remarques !!! - Les boutons Ajouter, Retirer, Monter et Descendre ne sont pas utiles si le profil a été correctement paramétré. - La saisie des variables peut être réalisée par le bouton Variables, ou directement en saisissant dans les cases vertes, ou par le clic droit Variables à saisir ou par la commande Gestion + Saisie des variables (très pratique à partir de cinq salariés). Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant le bulletin : ƒ Préparer vous permet de construire le bulletin à partir du profil, à partir du bulletin précédent, ou encore, pour un salarié multi-bulletins, de détruire le bulletin afin de revenir au précédent. ƒ Calculer calcule les montants du bulletin. ƒ A l’envers vous permet de trouver un montant brut par rapport à un net voulu. ƒ Historique vous ouvre l’historique des bulletins de l’année, afin de les consulter, de les imprimer ou de les envoyer par e-mail. ƒ E-mail lance l’envoi par e-mail du bulletin. Il faut au préalable, avoir : renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux, l’adresse email du salarié dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et coché l’option ’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail". ƒ Clôturer n’est utilisé que pour les salariés multi-bulletins, et permet de passer au bulletin suivant. ƒ Aperçu affiche le bulletin à l'écran (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux ƒ Imprimer lance directement l’impression sans passer par l'aperçu (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux ƒ Créer STC permet de créer un bulletin de solde de tout compte pour le salarié. Vous devez renseigner les différentes zones proposées dans la fenêtre "Informations sur le solde de tout compte (STC)". ƒ Modifier STC permet de modifier le solde de tout compte créé sur le bulletin. ƒ Suppr STC permet de supprimer le solde de tout compte créé. ƒ Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un bulletin au format PDF. EBP Paye V17 140 Remarques !!! - Pour lancer une impression globale pour tous les bulletins, utilisez l’option Impressions + Bulletins. - Le bouton E-mail : Si l’adresse e-mail est renseignée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et que l’option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée, vous pourrez envoyer exceptionnellement par e-mail le bulletin à votre salarié. Si aucun des deux champs n’est renseigné (adresse e-mail et coche), l’adresse du salarié ne sera pas pré-renseignée dans votre messagerie, vous devrez alors l’indiquer manuellement ou la renseigner dans la fiche de votre salarié. - L’historique des bulletins est accessible par le bouton Historique, ou par l’option Gestion + Historique des bulletins. - La préparation et le calcul du bulletin peuvent être lancer pour tous les salariés par Gestion + Préparation des bulletins et Gestion + Calcul de la paye. - La clôture des bulletins, pour les salariés multi-bulletins, peut être lancée par le bouton Clôturer ou d’une manière globale dans Gestion + Clôturer les bulletins. - La création, la modification ou la suppression du STC peut également se faire dans l'onglet entrée/sortie de la fiche du salarié Comment créer un solde de tout compte sur un bulletin ? Lors du départ d'un salarié, vous devez réaliser son bulletin 'Solde de tout compte". Vous avez la possibilité de renseigner sur le bulletin de votre salarié les informations concernant son solde de tout compte (date de préavis, s'il a été effectué ou non, payé ou non, ainsi que les informations concernant la rupture du contrat de travail) Comment accéder à la création d’un solde de tout compte ? L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Onglet bulletin + Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte sur le bulletin courant) L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Entrée sortie + Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte sur un des bulletins du salarié) Définition des différentes zones concernant le préavis Ces informations permettent de connaître la situation du salarié au regard du préavis. Cochez et indiquez les dates de références, si le préavis a été : • effectué et payé • non effectué et payé • non effectué et non payé S'il n'y a pas de clause de préavis applicable cochez l'option Pas de clause de préavis applicable. Définition des différentes zones concernant la rupture du contrat de travail Saisissez la date de dernier jours travaillé. Menu Edition 141 La date de fin de contrat se renseigne automatiquement avec la date de sortie du salarié. Si la date de fin de contrat est différentes, vous devez sélectionner dans cette zone la bonne date. Sélectionnez le motif de rupture du contrat. Si vous sélectionnez l'un des motifs suivants : licenciement pour liquidation judiciaire, fermeture définitive de l'établissement, pour motif économique vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement et la date de notification de la rupture. Précisez s'il existe une clause de non concurrence au contrat de travail du salarié Indiquez si le salarié a perçu une indemnité supra-légale lors du solde de tout compte lié a la rupture du contrat de travail. Si vous avez versé une indemnité compensatrice de CP, indiquez le nombre de jours ouvrables de CP correspondant. Remarques importantes !! Toutes les informations saisies dans cette fenêtre sont récupérées lors de l'édition de l'attestation d'employeur Fiche salarié : Onglet Bulletin : Période de rattachement Renseignez la période de rattachement de votre rubrique en indiquant la date de début et de fin de la période de rattachement de la prime. Pour pouvoir renseigner une période de rattachement vous devez avoir sélectionné dans votre rubrique : • la nature "Prime" et "Liée à l'activité avec période spécifique". Remarques !!! Cette période est reportée dans l'attestation Pôle emploi ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires. • la nature "Rappel de paie" avec une des autres sous-natures Remarques !!! Cette période est reportée dans la DNA ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires. Liste des calendriers Le calendrier des Congés payés Ce calendrier permet de déclarer les jours de congés pris sur la période en cours. Les zones Pris, RST N-1, RST N et RST ANC s’alimentent avec la saisie dans le calendrier. Les rubriques associées sont RCONG, GCP, GCPA et GCPN1 . La variable alimentée est JOURPRIS. Le calendrier Absences non payées Ce calendrier reste inchangé. La saisie s’effectue en heures et alimente la variable HEUABS. La rubrique associée est RABS. Le calendrier des jours de suspension EBP Paye V17 142 Ce calendrier alimente la variable JOURSUSPENSION. Le calendrier Maladie non professionnelle Ce calendrier remplace l’ancien calendrier Maladie. Il alimente la variable JOURMALADIE. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAL (Ou RBR00107 pour le bâtiment). Le calendrier Maladie Professionnelle Ce calendrier alimente une variable JOURMALPROF. La saisie s’effectue en jours. La rubrique associée est RABSMAPR (Ou RBR00104 pour le bâtiment.). Le calendrier Maternité/Paternité Ce calendrier alimente une variable JOURMATERPATER. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAPA (Ou RBR00105 pour le bâtiment). Le calendrier Accident du travail Ce calendrier reste le même et alimente une variable HEUABSAT. La saisie s’effectue en heures. La rubrique associée est RABSAT (Ou RBR00103 pour le bâtiment) Le calendrier Accident de trajet Ce calendrier alimente une variable JOURTRAJET. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSTRAJ (Ou RBR00116 pour le bâtiment). Le calendrier Invalidité première catégorie Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL1. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSINV1 (Ou RBR00114 pour le bâtiment). Le calendrier Invalidité deuxième catégorie Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL2. La saisie est en jour. La rubrique associée est RABSINV2 (Ou RBR00115 pour le bâtiment). Le calendrier Mi-temps thérapeutique Ce calendrier alimente une variable JOURTHERA. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSTHER (Ou RBR00113 pour le bâtiment). Le calendrier Chômage Intempéries Ce calendrier alimente une variable HEUABSINT. La saisie est en heures. Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP qui pratiquent le chômage intempéries. La rubrique associée est RABSINT. (Ou RBR00106 pour le bâtiment.). Le calendrier à demi traitement (CNRACL) Ce calendrier alimente une variable JOURMALDEMI. La saisie est en jours. Ce calendrier est réservé aux entreprises du secteur public relevant de la CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). La rubrique associée est RABSMADE. (Ou RBR00112 pour le bâtiment). Le calendrier CP non rémunérés par l’employeur Ce calendrier alimente une variable JOURCPNONREM. La saisie est en jours. Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP pour lesquelles les congés pris ne sont pas Menu Edition 143 payés par l’entreprise mais par une caisse de congés payés. La rubrique associée est RABSNONRE (Ou la variable HEUCP = Min(JOURCPNONREM*HJOUR,HEUMOIS)). Paye à l'envers Pour réaliser une paye à l’envers, le bulletin doit être au préalable préparé et calculé. Dans l’onglet Bulletin de votre salarié, vous devez ajouter ou vérifier que la rubrique dans laquelle vous souhaitez ajuster votre salaire soit bien présente. Pour l'ajouter cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique (icône +). Fonctionnement : Cliquez sur le bouton A l’envers. • Indiquez le Salaire net à payer désiré dans la zone de saisie ; • Dans le cadre Rubriques de brut, sélectionnez la rubrique que vous souhaitez modifier afin d'y intégrer la nouvelle valeur ; • Dans le cadre Eléments à saisir, sélectionnez la variable ou la zone de saisie dans laquelle vous souhaitez transférer le résultat du calcul. Les différentes zones de saisie sont les suivantes : o Base : si vous souhaitez modifier la base de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Base à saisir. o Taux : si vous souhaitez modifier le taux de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Taux à saisir. o Montant : si vous souhaitez modifier le montant de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Montant à saisir. • Cliquez sur le bouton Calculer, la valeur qui permettra d'obtenir le salaire net à payer désiré s'affiche en bas de l'écran. Vous obtenez également un tableau qui vous affiche la base, le taux et le montant de la rubrique que vous avez sélectionné et qui permet d'obtenir le salaire net à payer désiré. • Cliquez sur le bouton Transférer, la valeur se transférera dans l'Elément à saisir choisi. Il n'y a pas de variable à saisir dans ma rubrique, que se passe-t'il ? Dans votre onglet bulletin lorsqu'il n'y a pas de variable associée ni de valeur fixe dans une de vos rubriques, la zone de calcul est vide et elle apparaît dans une zone de saisie avec un fond vert. Dans le calcul à l'envers dans le cadre Eléments à saisir, vous devez sélectionner soit base à saisir, taux à saisir, ou montant à saisir. Le salaire net à payer désiré n'est pas celui que j'ai demandé, il y a une erreur de centimes ? La variable sélectionnée a une formule de calcul qui ne peut pas donner le montant que vous souhaitez. Le logiciel vous propose donc une valeur approchée que vous pouvez transférer ou non. Ce cas peut se présenter si vous souhaitez modifier un nombre d'heures, ou une variable qui ont un coefficient multiplicateur. Pourquoi ce message apparaît : "La variable choisie n'est pas adaptée pour le net à payer désiré" ? EBP Paye V17 144 Il est possible que la variable que vous avez sélectionnée n'a pas d'incidence sur le résultat de votre salaire net à payer. Nous vous conseillons de sélectionner une autre variable ou de vérifier la formule de calcul dans votre rubrique. Exemple 1 : ajustement du salaire brut du salarié !!! Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne (selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. Or, le salaire net à payer souhaité est de 1100 euros net. Cliquez sur A l’envers, Saisissez le Salaire net à payer désiré 1100, Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez GMENS, Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez SALBASE, Cliquez sur Calculer Le logiciel vous indique la valeur de la variable SALBASE à indiquer afin d'obtenir le salaire net de 1100 euros.. Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur de la variable SALBASE trouvée. Exemple 2 : indemnités journalières brutes à calculer !!! Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne (selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. L’employeur touche les indemnités journalières de la Sécurité Sociale de 380 euros, car le salarié était en maladie le mois précédent. En bas du bulletin, il faut saisir sur la rubrique des indemnités journalières nettes, les 380 euros : le net passe alors à 1420 euros. Cliquez sur A l’envers, Saisissez le Salaire net à payer désiré 1040, Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez RINDB, Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez Base à saisir, Cliquez sur Calculer Le logiciel vous indique la valeur de la Base à saisir afin d'obtenir le salaire net de 1040 euros. Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur directement dans la Base de la rubrique Retour à l'onglet bulletin de la fiche du salarié Ajouter une rubrique Sélectionner la ou les rubriques à ajouter. Le nombre de rubriques sélectionnées s’affiche et vous avez la possibilité d’annuler cette sélection par le bouton Aucun. Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir le code de la rubrique ou un terme de la description afin d'atteindre plus rapidement la rubrique à ajouter. Fiche salarié : Onglet Congés / Heures Présentation Cet onglet permet de traiter les absences et les heures de travail. Les calendriers de type "Congés et absences" : Menu Edition 145 Il est indispensable de gérer toutes les absences qui ont lieu dans l'année, et qui doivent être déclarées dans la DADS-U car ce sont des situations particulières. Ces périodes d’inactivités (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période d’activité (S41) mais dans une structure à part S46. Pour la déclaration de fin d’année DADS-U, les dates début et fin sont à déclarer. Les calendriers Congés payés, Absences non payées et Absences pour suspension du CDT ne sont pas utiles pour la déclaration de fin d’année DADS-U. Pour avoir la liste des calendriers de type congés et absence, cliquez ICI Les calendriers de type "Heures de travail" : Les calendriers d'heures proposés sont ceux pour lesquels dans la fiche variable l'option "Saisissable dans un calendrier" est cochée. Pour savoir à quelle variable le calendrier fait référence, il suffit de regarder sous le calendrier le nom de la variable qui apparaît. Le nom du calendrier est repris du libellé de la variable. La saisie des heures se fait par jour. Le total qui découle de la saisie est repris pour la préparation du bulletin. Un nouvel état a été crée afin de pouvoir imprimer le détail des heures effectuées. L'impression se trouve dans le menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures. Fonctionnement général : • Les jours de travail hebdomadaire sont automatiquement indiqués, lors de la création d’un salarié, et sont par défaut fixés du Lundi au Vendredi. • Le mois en rouge correspond au mois en cours. Les jours en gris clair sont les samedis, en gris foncé les dimanches et les jours fériés. Le trait noir entre deux mois symbolise la clôture des congés (la clôture des congés sera automatique au moment de la clôture mensuelle). • Pour pointer : o Le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace, le logiciel signale la case en vert, o une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½, o un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼, o pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr. • Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous déplacer de gauche à droite. • A la première saisie, vous devez paramétrer les jours travaillés hebdomadaires au moins une fois, par l’icône , afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins. Cochez les jours travaillés et validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis pour tous les salariés de manière globale dans Gestion + Jours travaillés. • L’icône vous permettra d’imprimer le tableau des congés. Fonctionnement pour les congés : Pour obtenir des informations sur les différentes zones de l'encadré congés, cliquez ici EBP Paye V17 146 Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Gestion des CP Avant la réalisation des premiers bulletins, nous vous conseillons de réaliser une Reprise de vos congés payer. Les zones suivantes sont saisissables sur la période : • CP légaux acquis période : indique le nombre de CP légal acquis pour la période de paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiquée dans le bulletin de paye ; • CP supp acquis période : indique le nombre de CP supplémentaires acquis pour la période de paye par le salarié en fonxction des éléments renseignés dans sa fiche et de l apériode indiquée dans le bulletin de paye ; • CP pris période : indique le nombre de CP supplémentaires et légaux pris pour la période de paye par le salarié. Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster (en saisissant la différence uniquement). • Les congés payés acquis : • CP acquis N-1 : indique le total des CP acquis (légaux + supplémentaires) au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) ; • CP pris N-1 : indique le total des CP N-1 (légaux + supplémentaires) pris depuis la clôture des CP ; • CP reste N1 : indique les CP (légaux + supplémentaires) restant à prendre jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP acquis N-1 diminués des CP pris N-1. Remarque !!! S'il reste de CP N-1, ils seront reportés lors de la clôture dans le CP total acquis N-1. • Les congés payés en cours : • CP acquis N : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours d'acquisition depuis le 01/06/N (ou le 1er mois de l'exercice des CP). Cette zone deviendra le CP N-1 acquis total à la prochaine clôture des CP ; • CP pris N (ou CP pris par anticipation) : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours pris depuis le 1er mois de l'exercice des CP après épuisement des CP N-1 et l'ancienneté s'il y a lieu. Cette zone deviendra le CP N-1 pris total à la prochaine clôture des CP ; • CP reste N : indique les CP acquis N diminués des CP pris sur l’année en cours. • Les congés payés d’ancienneté • CP anc acquis : indique le total des CP d’ancienneté pour l’année en cours (vous devez au préalable le noter dans la fiche du salarié). Cette zone s'incrémente le premier mois de l’exercice des CP ; • CP anc pris : Indique le total des CP d’ancienneté pris depuis la clôture des CP ; • CP anc reste : indique les CP ancienneté restant à prendre jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP ancienneté acquis diminués des CP ancienneté pris. Remarque !!! S'il reste des CP anciennetés à la clôture alors ils se reportent dans le CP total ancienneté acquis. Vous pouvez indiquer dans les préférences de votre dossier l'ordre de décompte des congés. Soit les congés N-1 en priorité soit les congés d'ancienneté. • Les bases de congés payés : Menu Edition 147 • Base CP période : indique le total des montants entrant dans la base CP ou la base 10ème pour la période de paye du salarié ; • Base CP N-1 : indique la base CP ou la base 10ème cumulée sur l'exercice des CP précédent ; • Total ind CP N-1 : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début de l’exercice des CP et au titre des CP pris N-1 ; • Base CP N : indique le total de la base CP ou de la base 10ème depuis le début de l’exercice des CP en cours ; • Total ind CP N : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début de l’exercice des CP et au titre des CP pris N. Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Ajuster ou Reprise Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI Comment faire une reprise des CP ? Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié. La reprise des CP ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre dossier avec les reprises des soldes de CP de vos salarié. Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement Comment faire un ajustement des CP ? Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet Congés/Heures de la fiche de votre salarié. L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant. Exemple !!! Dans votre CP Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez donc saisir -1 dans la zone à ajuster Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car certains ajustement donnent un total négatif ? Vous ne pouvez pas ajuster ou reprendre une valeur qui rend un reste à prendre négatif. Exemple !!! Vous avez un CP Acquis N de 10, et un CP Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une valeur supérieur à -8. En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le CP Acquis période, le CP Acquis N passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8. Onglet DIF : Saisie de la période du DIF Saisissez dans cette fenêtres : • la date de début et de fin de formation (la date de début est obligatoire, contrairement à EBP Paye V17 148 la date de fin • le motif ou un commentaire sur la formation qui a été prise • Le nombre d'heures prises pendant cette période • Le montant de l'allocation versée. Toutes ses informations peuvent être imprimé sur la lettre de DIF que vous communiquerez à vos salariés. Que doit-on saisir dans le montant de l'allocation versée ? La formation au titre du DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Dans ce cas, elle donne lieu au versement d'une allocation de formation. Il est possible (en fonction d'un convention, accord collectif de branche ou d'entreprise) que le DIF s'exerce en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, les heures consacrées à la formation donne droit au maintien de la rémunération du salarié. Dans le cas contraire, où les heures de DIF ont été effectuées en dehors du temps de travail, le salarié bénéficie du versement d'une allocation de formation égale (le plus souvent) à 50¨% de la rémunération nette. Onglet DIF Ajuster ou reprise Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI Comment faire une reprise du DIF ? Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié. La reprise du DIF ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre dossier avec les reprises des soldes de DIF de vos salarié. Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement Comment faire un ajustement du DIF ? Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet DIF de la fiche de votre salarié. L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant. Exemple !!! Dans votre DIF Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez donc saisir -1 dans la zone à ajuster Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car certains ajustement donnent un total négatif ? Vous ne pouvez pas ajuster une valeur qui rend un reste à prendre négatif. Exemple !!! Vous avez un DIF Acquis Année de 10, et un DIF Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une valeur supérieur à -8. En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le DIF Acquis période, le DIF Menu Edition 149 Acquis année passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8. Onglet DIF Le DIF, le Droit Individuel à la Formation, permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans l’entreprise de bénéficier de formation professionnelle, rémunérée ou indemnisée, en dehors du temps de travail ou durant celui-ci. Pour cela vous devez cocher l'option Acquisition du DIF dans sa fiche. Les salariés acquièrent un crédit d’heures de formation annuel qu’ils peuvent cumuler pendant 6 ans (soit 120 heures ou plus en fonction des accords dans l’entreprise). Pour cela vous devez renseigner le nombre d'heures maximum à acquérir dans l'onglet congés / DIF des préférences. La date d’entrée en vigueur du Droit Individuel à la Formation est le 7 mai 2004. Le 7 mai 2005 est la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, tous les salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté en CDI et 4 mois en CDD (dans les 12 derniers mois) ont acquis leur nombre d’heures de DIF. (20h ou plus en fonction de l’accord de branche) Pour certaines conventions comme la Syntec, l’acquisition des droits se fait au 1er janvier de chaque année. Vous avez donc la possibilité de sélectionner le mois d'anniversaire (mois de clôture) dans l'onglet congés / DIF des préférences.. Historisation des périodes du DIF pris Lorsque votre salarié fait une formation dans le cadre du DIF, vous pouvez saisir les périodes (dates de début et de fin, commentaire, nombre d'heures et montant de l'allocation versée) grâce au bouton Ajouter. Vous pouvez modifier ou supprimer les différentes périodes affichées. Remarque !!! Toutes ces informations sont saisies à titre informatifs. Vous pouvez toutefois les imprimer par le menu Impressions + DIF + Liste récapitulative du DIF pris Explication des zones Les zones suivantes sont saisissables sur la période : • DIF Acquis période : indique le DIF acquis pour la période de paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiqués dans le bulletin de paye ; • DIF pris période : indique le nombre de DIF pris pour la période de paye par le salarié. Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster. • Acquis année : indique le total du DIF en cours d'acquisition depuis la date d'anniversaire du DIF (mois d'acquisition du DIF). La valeur de cette zone alimente le DIF prendre lors de la clôture du DIF et se remet à 0. • DIF à prendre : indique le total du DIF que le salarié peut prendre au cours de l'année. Lors de la clôture, cette zone reprend le DIF reste à prendre ajouté du Acquis année (avant clôture). La valeur doit être limité à 6 fois l'acquisition annuel qui est le plafond indiqué dans les préférences du dossier. • DIF pris année : indique le total du DIF pris sur la période en cours. • DIF reste à prendre : indique le DIF qu'il reste à prendre au salarié. Cette zone est une zone calculée, la valeur indiquée est le résultat du DIF à prendre moins le DIF pris année. EBP Paye V17 150 Fiche salarié : Onglet Cumuls Cet onglet permet de consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou annuels. C’est également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls des salariés dans le cas d’une reprise de paye, lorsque vous créez un dossier de paye en cours d’année. • Sélectionnez la période concernée : choisissez le Mois de consultation, ou pointez Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d'exercice. • La case Autoriser la modification ne peut être cochée que lorsque Reprise de paye est sélectionnée. • Les Tranches de cotisations correspondent aux montants des tranches sur lesquelles le salarié a déjà cotisé. Le logiciel tient compte de ces valeurs pour calculer les régularisations de tranches. Saisie des variables par le bulletin • Dans la colonne Variables apparaît la liste des variables de la rubrique courante • Dans la colonne Valeurs saisissez la valeur de la variable Fiche salarié : Onglet Bâtiment Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclarations auprès des caisses de congés et de retraites. Vous avez la possibilité d’éditer les états préparatoires par le menu Impression + Etats préparatoires. Certaines de ces informations sont également nécessaires pour la déclaration DADS-U CI-BTP. Attention !!! Cet onglet n’est disponible qu’en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas Les cumuls Les différents cumuls sont repris dans la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des congés payés. Chaque cumul SABT est rattaché à une variable ou à une rubrique. Ces cumuls sont remis à zéro à la clôture des congés (à la clôture du mois de mars ou le mois que vous avez sélectionné dans l'onglet Congés de vos préférences), et non à la clôture annuelle : les états devront être édités avant la clôture de mars. Reportez-vous au paramétrage des cumuls bâtiment. Pour consulter vos cumuls, sélectionnez la période concernée, choisissez le Mois de consultation, ou pointez Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d’exercice de congés payés. La case Autoriser la modification ne doit être cochée QU’EN CAS DE REPRISE DE PAYE. DNA Ce cadre contient des informations nécessaires à la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des congés payés ainsi qu’à la DADS-U CI-BTP. Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes. Menu Edition 151 • Caisse : indiquez le type de caisse auquel est affilé votre salarié • Qualification : indiquez la qualification de votre salarié • Métier : choisissez le code métier correspondant à votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Statut cotisant : indiquez le mode de cotisation de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Rémunéré à la tâche : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié. • Assujettis à l’Assurance Chômage : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée PROBTP Ce cadre contient les informations nécessaires à la déclaration auprès de la caisse de retraite. Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes. • Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Fin de contrat, Nature et Qualification : Indiquez des valeurs dans ces zones, elles permettent d’alimenter votre état préparatoire à la PROBTP. Autres • Taux d’abattement pour frais professionnel : Choisissez le taux d’abattement pour frais professionnels dont bénéficie le salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Entrée dans la profession : l’ancienneté de votre salarié dans sa profession actuelle peut être différente de l’ancienneté qu’il a dans l’entreprise, indiquez ici sa date d’entrée dans la profession. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Affiliation retraite complémentaire : Ce code précise le type d’affiliation à l’institution de retraite complémentaire qui peut être différent du rattachement conventionnel du salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. Fiche salarié : Onglet Analytique Attention !!! Cet onglet est disponible à partir de la version PRO. L'analytique est une ventilation des coûts salariaux par poste. Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié, puis le pourcentage du temps passé sur ce poste. Remarque !!! Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous devez créer les postes analytiques dans le menu Gestion / Postes analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom, et le code comptable du poste. Vous pourrez imprimer le livre analytique par le menu Impressions. EBP Paye V17 152 Fiche salarié : Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des événements survenus pour le salarié depuis sa date d'entrée. Quels sont les événements indiqués avec l’icône ? Ce sont les changements effectués dans la fiche du salarié. Certains événements sont déclencheurs de nouvelles situations DADS-U. Ils sont à indiquer lors des déclarations de fin d’année. Il n’est pas possible de modifier ou d'ajouter des changements de situation car ils sont générés en fonction des éléments renseignés. Les motifs de déclenchement de situation DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les suivants : • Dans l'onglet Info. Paye, le changement : o de contrat de travail, o de caractéristique de l'activité, o de statut professionnel, o du statut catégoriel AGIRC-ARRCO, o du taux accident du travail, o du taux de travail à temps partiel, o du type de déclarations (uniquement en agricole). • Dans l'onglet Affectations, le changement : o de caisse de rattachement, o de régime. Les motifs qui ne déclenchent pas de situation dans la DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les suivants : • Dans l'onglet Info. Paye, le changement : o du montant du salaire, o de la coche étranger, o de la coche payé à l’heure, o de la coche payé au point, o de la coche hors effectif, o du nombre d’heures, o du niveau, o de l’indice, o de la position, o de l’échelon, o du coefficient hiérarchique, o du code CIPDZ (seulement en agricole) • Dans l'onglet Entrée/Sortie, le changement : o du motif de début ou de fin de situation Comment ajouter une note ? Vous avez la possibilité d’ajouter des notes manuellement (visites médicales, mariage…) grâce au bouton Ajouter. Toutes les informations possédant l’icône peuvent être modifiées ou supprimées. A quoi servent les différents boutons disponibles en bas de la fenêtre ? Ce bouton permet d’ajouter une note manuellement. Ce bouton permet de modifier uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement de l’historique, le bouton est grisé. Menu Edition 153 Ce bouton permet d’imprimer tous les événements qui se sont produits depuis l’embauche d’un salarié. Ce bouton permet de supprimer uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement de l’historique, le bouton est grisé. Ce bouton permet de vider toutes les notes et uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement automatique de l’historique, le bouton est grisé. Cumuls bâtiment • Indiquez pour chaque cumul le mois de clôture (mars est indiqué par défaut) SABT1 Heures de travail HEUPAYE (1) SABT2 Heures d’indemnités d’intempéries HEUINDINT SABT3 Heures d’indemnités d’accident du travail HEUINDAT SABT4 Heures de maladie professionnelle HEUINDMP SABT5 Heures de maternité HEUINDMATER SABT6 Heures de maladie non professionnelle HEUINDMNP SABT7 Salaires bruts (2) SABT8 Prime d’insalubrité et prime de risque Base(GTOT0003) SABT9 Indemnités d’intempéries Montant(GBR00303) SABT10 Indemnités d’accident du travail Montant(GBR00300) SABT11 Salaire maternité Montant(GBR00302) SABT12 Indemnités maladie professionnelle Montant(GBR00301) SABT13 Indemnités maladie non professionnelle Montant(GBR00304) SABT14 Tranche A TA SABT15 Tranche B TB SABT16 Tranche C TC SABT17 Montant chômage intempéries A définir SABT18 A définir A définir SABT19 A définir A définir SABT20 A définir A définir (1) HEUPAYE fait la somme des heures payées : HEUMOIS*PRORATA + NBHEUSUP + HEUCOMP + HEUPREAV + HEUNAISS + HEUFAMIL + HEUSTAGE + HEUJFERIE + REPOSPRISMOIS (2) « Salaires bruts » regroupe : o salaire mensuel o heures supplémentaires o heures complémentaires o prime d’ancienneté o prime de 13ème mois o prime d’insalubrité o prime de risque o avantages en nature o indemnité de préavis EBP Paye V17 154 o indemnités de sécurité sociale pour o maladie professionnelle o accident du travail o maladie non professionnelle Base(GTOT0002) + Base(GTOT0001) + Base(GTOT0003) + Base(GTOT0005) + Base(GTOT00004) + Base(GBR00310) ƒ Ce paramétrage est valable si vous utilisez dans vos payes ces variables et ces rubriques. Sinon, vous devez l’adapter à vos propres paramétrages. ƒ Si vous commencez une paye en cours d’exercice de congé, ou si vous bénéficiez de la version BATIMENT en cours d’exercice de congés, vous devez effectuer une reprise de paye. Cela consiste à saisir les cumuls des zones SBAT1 à SBAT20 pour les mois antérieurs au mois en cours, AVANT de réaliser les payes du mois en cours. Pour cela, pointez Reprise de paye et Autoriser la modification. Retour à l'onglet bâtiment de la fiche du salarié Onglet Administratif Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié. Attention !!! Cette option n’est disponible qu’en version Millésime. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Explications Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types. Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous avez sélectionnés. Remarque !!! Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos salariés. La régularisation Certaines cotisations sont dites plafonnées (vieillesse TA, FNAL TA, retraite TA, retraite Menu Edition 155 TB&ldots;), ce qui signifie que leur base de calcul ne doit pas dépasser un certain plafond. La régularisation des cotisations est un redressement des bases théoriques de cotisations en fonction des plafonds de la sécurité sociale. Elle se fait soit par un supplément de la base, soit par une diminution. Elle est obligatoire et s’effectue au moins une fois par an (décembre). Le logiciel vous évite d’attendre l’avis de régularisation des différentes caisses de cotisations en vous permettant de réaliser automatiquement ces calculs selon la fréquence souhaitée : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La fréquence généralement choisie est mensuelle, elle est déterminée dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Remarque importante !!! Si vous avez choisi la régularisation annuelle, et que vous embauchez des salariés ne travaillant que quelques mois dans l’année, la régularisation ne va s’effectuer qu’au mois de décembre. Dans le cas de supplément de cotisations ou de diminution, il faudra reprendre contact avec le salarié (c’est pourquoi la fréquence mensuelle est souhaitable). Formules de calculs utilisées en régularisation : Cette formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul de la tranche A, puis B, C et enfin D. • Si le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la tranche est égal à : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures • Si le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la tranche est égal à : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure. Exemple !!! Le tableau ci-dessous correspond aux bulletins 2005 d’un salarié : (nous mettrons de côté les tranches C, D et 2 ) Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB Janvier 3050 2516 2516 10064 534 Février 3200 2516 2516 10064 684 Cumuls 6250 5032 5032 20128 1218 En février, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 6250 > 5032 ), donc la base de cotisation sur la tranche A est de : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Soit 5032 - 2516 = 2516 Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 6250 < 20128), donc la base de cotisation sur la tranche B est de : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures Soit 6250 - 534 - 5032 = 684 Passons au mois de mars : EBP Paye V17 156 Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB Janvier 3050 2516 2516 10064 534 Février 3200 2516 2516 10064 684 Mars 1500 2516 2516 10064 - 1016 Cumuls 7750 7548 7548 30192 202 En mars, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 7750 > 7428 ), donc la base de cotisation sur la tranche A est de : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Soit 7428 - 4952 = 2476 Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 7750 < 29715 ), donc la base de cotisation sur la tranche B est de : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures Soit 7750 - 1218 - 7548 = - 1016 Ce résultat est tout à fait normal. Le salarié a une baisse importante de salaire en mars, ce qui signifie qu’annuellement, il a trop cotisé sur la tranche B : on obtient alors une tranche B négative. Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Onglet Administratif Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet d’avoir un suivi complet de vos états administratifs. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Comment créer un document ou une attestation? Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer. Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants : Menu Edition 157 • L'attestation d'employeur (Pôle emploi) • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Explication des autres options : Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une attestation ou un document existant. Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré. Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou d’une lettre type. 159 Menu Affichage Recherche dans l'arborescence Vous avez la possibilité de faire une recherche d'un code, d'une description, d'un nom ou d'un prénom dans toute l'arborescence. Remarque !!! Si vous avez trié la liste de vos salariés par matricule, vous pouvez également rechercher un salarié par son matricule Exemple !!! Recherche d'une rubrique d'indemnité : - Saisir Indem dans la zone de recherche - Faire Entrée ou F3 ou - Recommencer pour passer à la fiche suivante Le paramétrage des barres d'outils Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de l’affichage. Comment y accéder ? Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser ou Outils + Personnaliser Onglet Barres d’outils Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées. • La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les fonctions du logiciel. • La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des menus. • La barre Fiche permet de naviguer dans un aperçu de page en page, et enregistrer, modifier, dupliquer les fiches. • La barre Impression comprend les icônes pour les éditions des éléments le l’arborescence. • La barre Gestion comprend les icônes du menu Gestion Onglet Commandes Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant glisser grâce à la souris. Onglet Options EBP Paye V17 160 Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des infobulles. Activer les éléments de l’affichage A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments : • La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des informations utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez. • La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de passer facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanément. • Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour déplacer une barre Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à l'emplacement désiré. Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible. Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle devient une fenêtre flottante. Tableau de Bord Le tableau de bord s’affiche à chaque ouverture du dossier, si vous préférez que cet écran ne s’affiche pas, cochez la case située en bas de la fenêtre : Ne pas ouvrir le tableau de bord automatiquement à l’ouverture du dossier. Comment y accéder de nouveau ? Barre de menu Affichage + Tableau de bord Le tableau de bord a pour objectif de vous présenter les opérations courantes du logiciel de paye. Il est séparé en plusieurs parties : Les statistiques Plusieurs statistiques vous sont proposées : Répartition Hommes/Femmes Vous permet de déterminer rapidement le nombre d'hommes et de femmes présents dans votre dossier. Un pourcentage est calculé. Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis. Répartition en fonction de l'âge Vous permet de déterminer rapidement le nombre de salariés qui ont moins de 26 ans, entre 26 et 35, entre 36 et 45 ans ou plus de 45 ans qui sont présents dans votre dossier. L'âge des salariés est calculé en fonction de la date de naissance qui est saisie dans la fiche. Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis. La répartition des âges se fait en fonction de la date système de votre ordinateur. Menu Affichage 161 Evolution de la masse salariale Vous permet de contrôler l'évolution de votre masse salariale sur les 12 mois de l'exercice courant. En fonction de la rémunération brute des salariés. Répartition en fonction de l'ancienneté Vous permet de visualiser le nombre de salariés qui sont présents dans la société depuis plus ou moins longtemps. L'ancienneté qui est reprise est celle qui est indiquée dans la fiche du salarié (onglet Info paye). Les opérations courantes à réaliser Bulletins à préparer Les bulletins à préparer sont regroupés par profil, pour les réaliser, vous devez suivre les étapes suivantes : • Sélectionnez Saisie Variables pour accéder à la saisie des variables. • Sélectionnez Préparation pour accéder à la préparation des bulletins. Autres étapes Les opérations les plus couramment utilisées dans le logiciel vous sont proposées, telles que l'impression des bulletins, l'état des charges et la clôture mensuelle. Informations diverses Contrats arrivant à terme Dès qu'un contrat CDD arrive à échéance, les noms des salariés avec la date de fin du contrat s'affichent. Heures exonérées (Top 5) Vous permet de consulter rapidement le nombre d'heures supplémentaires (à 25 et 50%) et complémentaires cumulées depuis le début de l'année pour les 5 salariés ayant la plus grande quantité d'heures. 163 Menu Gestion Mois courant Cette option vous permet de consulter le mois de paye sur lequel vous êtes. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Mois courant Saisie des variables La saisie des variables est indispensable pour obtenir le calcul correct des bulletins. Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d'une façon globale les éléments variables pour l'ensemble des salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Saisie des variables Barre dӀoutils , Saisie des variables Raccourci clavier Ctrl + S Paramétrage d'un tableau de saisie adapté Important !!! Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau et les variables calculées apparaissent en gras. Généralement la première utilisation, il est nécessaire d'adapter ce tableau votre saisie mensuelle.. Par défaut, le logiciel vous affiche l'ensemble des salariés (zone Profil Tous) et la totalité des variables définies dans votre dossier ( l'exception des variables de type Constante). Vous allez donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que vous souhaitez saisir mensuellement Pour cela, cliquez sur l'icone de votre tableau. La liste des variables apparaît. Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l'ensemble des variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être coches (par exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s'ajuste automatiquement. Cette sélection de variables est mémorise par le logiciel et s'affichera automatiquement la prochaine ouverture du tableau de saisie des variables (pour Profil = Tous). La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d'un profil particulier. Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour lesquels vous souhaitez saisir des variables particulières et définissez les variables renseigner. Saisie des valeurs Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d'affaires, nombre de tickets, acompte versé). Utilisez les touches de direction pour vous déplacer dans le tableau. Les valeurs saisies apparaissent en rouge : cela signifie qu'elles n'ont pas encore t sauvegardes. EBP Paye V17 164 Valeur identique pour tous les salariés (ou presque) Vous pouvez saisir la m me valeur dans toute une colonne (donc pour l'ensemble des salariés affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans la première ligne de la colonne, positionnez le curseur sur cette case et cliquez sur l'icone : le montant s'inscrit sur toute la colonne. Si besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés. Enregistrement des valeurs L'icone sert enregistrer la saisie des valeurs. Sinon, en quittant le tableau, le logiciel vous proposera d'enregistrer les modifications. Récupération des valeurs saisies par le client Cette fonction ne concerne que les clients qui disposent du service WebPaye (Version expert). La fonction permet de récupérer ou non les valeurs que le client a saisi sur WebPaye. Saisie des variables : Choix des variables à saisir Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l’ensemble des variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement Dans le tableau de saisie des variables, vous pouvez trier vos salariés en fonction de leur nom, prénom, service, nature d’emploi ou Matricule Retour à la saisie des variables Saisie des congés / heures Cette option permet de saisir les différentes absences pour l’ensemble des salariés. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Saisie des congés / heures Barre d’outils , Saisie des congés Raccourci clavier Ctrl + G Comment les saisir ? Important !!! Toutes les absences qui ont lieu durant une année, doivent être déclarées dans la DADS-U car elles sont des situations particulières. Ces périodes d’inactivité (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période d’activité (S41) mais dans une structure séparée (S46). Vous pouvez consulter, sans générer le fichier DADS-U, les dates de début et de fin déclarées dans la préparation des données DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Menu Gestion 165 La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très rapidement par cette commande. La saisie des congés peut également être réalisée salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de la fiche salarié. • Choisissez le mois de paye concerné. Lorsque vous êtes sur le mois en cours de paye, vous avez des colonnes supplémentaires ACQ L, ACQ S, PRIS, RST N-1, RST N et RST ANC. Vous pouvez saisir directement dans les colonnes ACQ L, ACQ S et PRIS. o La colonne ACQ L correspond au nombre de jours de congés légaux pour la période de paye. o La colonne ACQ S correspond au nombre de jours de congés supplémentaires pour la période de paye. o La colonne PRIS correspond au nombre de jours pris sur la période de paye. • Pour faciliter votre saisie, vous pouvez trier les salariés par nom, prénom, service, nature d’emploi ou matricule. Pour cela, sélectionnez le critère de tri dans le champ Trier par. • Pour changer de calendrier, il suffit de changer le type de saisie dans le champ Type de saisie. (explication et liste de chaque calendrier) • Les jours en gris clair correspondent aux samedis, les jours en gris foncé correspondent aux dimanches. Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le principe suivant : • le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace, le logiciel signale la case en vert, • une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½. • un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼. • pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr. Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous déplacer de jour en jour dans le mois. Cette option intègre un bouton , qui permet d’exporter le tableau dans un fichier Excel. Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau Préparation des bulletins La préparation des bulletins consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Préparation des bulletins Barre d’outils , Mise à jour des bulletins Choisissez le type de préparation voulu : • Reconstruction à partir du profil Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques du profil dans les bulletins. EBP Paye V17 166 • Reconstruction à partir du bulletin précédent Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois précédent. Utilisez cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans le bulletin. A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les rubriques) mais ne sont pas calculés, sauf si vous avez coché Recalculer les bulletins après mise à jour. Questions : Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Non, la préparation ne peut se faire que si un bulletin a été préparé le mois précédent. Généralisation de la date de la paye La date et la période de paye proposées par défaut par le logiciel sont le dernier jour et la période de votre mois de paye. Vous avez la possibilité de saisir une autre date ou une autre période et de la généraliser à l’ensemble de vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Date de la paye Comment modifier la date de la paye? Saisissez la date de paye, choisissez tous ou une partie des salariés, et validez par Ok. La date de paye est toutefois modifiable pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la fiche du salarié. La date de la paye sélectionnée s’imprimera sur vos bulletins. Comment modifier la période de paye? Vous devez cocher l’option Période de paye puis saisissez la bonne période de paye à généraliser. Sélectionnez ensuite les salariés qui doivent avoir dans leur bulletin la période saisie. Attention !!! La modification de la période de paye à une incidence sur le calcul de votre bulletin, veuillez le recalculer et le contrôler dans l’onglet bulletin de la fiche du salarié Généralisation des jours travaillés Vous devez indiquer au logiciel les jours travaillés de vos salariés, afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Jours travaillés Comment les modifier ? Vous devez cocher les jours travaillés, pour tous les salariés, ou les salariés appartenant à un certain profil, ou à une certaine nature d’emploi. Validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de chaque fiche salarié. Menu Gestion 167 Lorsque le salarié prendra deux semaines de congés, vous saisirez dans le tableau des congés deux fois cinq jours en jours ouvrés, ou deux fois six jours en jours ouvrables. Sachant que ni le samedi, ni le dimanche sont des jours travaillés, le logiciel saura que le week-end est compris dans les deux semaines de congés et affichera alors les bonnes dates de congés sur le bulletin. Par contre, si le salarié prend par exemple le lundi et le mardi, puis le jeudi et le vendredi, le logiciel saura que le mercredi est un jour travaillé, et affichera donc sur le bulletin deux périodes de congés distinctes. Calcul de la paye Le calcul de la paye consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies dans le tableau des variables. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Calcul de la paye Barre d’outils , Calcul de la paye Raccourci clavier Ctrl + R Comment calculer la paye ? Vous devez au préalable avoir préparé vos bulletins. Vous pouvez calculer les bulletins pour seulement quelques salariés. Pour ce faire utiliser les boutons Tous ou Aucun et sélectionner les salariés voulus. Si vous avez réalisé un bulletin de paye pour un salarié sorti, vous pouvez afficher la liste des salariés sortis en décochant l'option Cacher les salariés sortis, puis sélectionnez le salarié dont le bulletin est à calculer. Cliquez ensuite sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos salariés sont prêts. Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin de chaque salarié. Important !!!! Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou C, ne vous en étonnez pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié dont le salaire varie (valeur en dessous puis en dessus ... du plafond de S.S.), le logiciel effectue les régularisations. Cumuls de la société Cette option vous permet de consulter ou recalculer les cumuls société. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Cumul de la société Explications : Par défaut, ce sont les cumuls de l’exercice qui s’affichent, mais vous pouvez sélectionner un mois précis. Le bouton Calculer recalculera tous les cumuls de la société (obligatoire après une reprise de paye). Le calcul tient compte de tous les bulletins, et d’une reprise de paye éventuelle. Historique des bulletins EBP Paye V17 168 Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié Barre d’outils , Historique des bulletins Raccourci clavier Ctrl + H Dans l’onglet bulletin de la fiche salarié Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce aux boutons Précédent et Suivant. Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Comment consulter la seconde page du bulletin ? Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF Cochez les bulletins de l’historique de votre salarié que vous souhaitez imprimer, envoyer par email ou exporter au format PDF. Vous pouvez vous aider des boutons Tous et Aucun pour sélectionner ou désélectionner les bulletins. Retour à l'historique Historique des bulletins de tous les salariés Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer les bulletins de tous les salariés pour une période que vous souhaitez. Comment y accéder ? Menu Gestion 169 Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique de tous les salariés Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les bulletins de vos salariés. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer les bulletins de votre sélection de salarié sur toute l'année. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois sur laquelle vous souhaitez imprimer les bulletins. Interrogation des données de paye L'interrogation des données de paye consiste à rechercher la valeur d'une ou de plusieurs formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Interrogation des données de paye Comment réaliser une interrogation des données de paye ? • Sélectionnez dans l’entête les salariés pour lesquels vous souhaitez obtenir des informations. Vous pouvez définir une fourchette (premier et dernier salarié) et/ou appliquer un filtre. • Pour définir les interrogations (voir L'éditeur de formule pour la saisie de la formule interrogative), utilisez l'onglet Interrogation simple pour le calcul d’une seule formule, ou l'onglet Interrogation multiple (non disponible en version STANDARD) pour le calcul de plusieurs formules. Exemple !!! EBP Paye V17 170 Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées pour votre salarié : - de Janvier à Mars, saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] - depuis le début de l’année, saisissez : $HEUREEL - sur le mois en cours, saisissez : HEUREEL Qu’est ce qu’une interrogation simple L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous désirez connaître la valeur. Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Cliquez ensuite sur le bouton Calculer pour obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié. Pour imprimer ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer. Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier d’interrogation. Utilisez le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre fichier. Qu’est-ce qu’une interrogation multiple Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs formules (une à chaque ligne). Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Une fois les formules saisies, cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs. Une saisie directe dans ce tableau est possible. Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône . Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône . Celle-ci pourra être rappelée à partir de l'onglet Charger une interrogation. Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos formules par le bouton Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par exemple) par le bouton Charger. Postes analytiques Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des postes analytiques. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Postes analytiques Q’est-ce que les postes analytiques ? Les postes analytiques vous permettront de ventiler les gains et les charges patronales pour chaque bulletin à partir de l'onglet Analytique dans la fiche Salarié. Vous pourrez par la suite imprimer le livre analytique par Impressions + Livre analytique. Comment créer un poste analytique ? Dans la partie basse de la fenêtre, renseignez le nom du poste, et le code comptable si vous souhaitez réaliser des transferts comptables de l’analytique. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, et recommencez l’opération pour tous les postes. La clôture des bulletins Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le même mois, la clôture Menu Gestion 171 mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation et l’impression du dernier bulletin du mois. Entre chaque bulletin, lancez la clôture Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer les bulletins Par la fiche salarié Bouton Clôturer dans l’onglet Bulletin Explications : Le logiciel liste les bulletins déjà réalisés pour les salariés multi-bulletin, c'est-à-dire ceux qui ont dans leur fiche un nombre de bulletin par mois supérieur à un. Cochez les salariés pour lesquels vous souhaitez clôturer le bulletin et cliquez sur Ok. Si vous devez annuler la clôture d’un bulletin, ouvrez le bulletin du salarié (onglet Bulletin), cliquez sur le bouton Préparer et choisissez l’option Détruire ce bulletin et revenir au précédent. Pourquoi y a-t-il un message d’erreur indiquant que des erreurs ont été détectées dans certaines fiches salarié et que la clôture a été interrompue ? Ce message est un message Bloquant, si vous rencontrez ce message c’est que vous n’avez pas complété toutes les données de la fiche du salarié. En effet, si toutes les informations obligatoires ne sont pas renseignées dans la fiche de votre salarié, alors cela peut fausser votre déclaration DADS-U de fin d’année. Pour avoir la liste des anomalies rencontrées dans la fiche de votre salarié, vous devez sélectionner Afficher le rapport. Vous devez donc corriger votre fiche salarié avant de pouvoir réaliser votre bulletin suivant. La clôture mensuelle Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer le mois Barre d’outils Clôture mensuelle Tableau de bord Clôture mensuelle Explications : Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois précédent. Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier, afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant EBP Paye V17 172 chaque clôture. Conséquences de la clôture : • Le mois en cours est modifié ; • L’ancienneté des salariés est augmentée de un ; • L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Que doit-on faire en décembre ? Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte lors de la génération de votre fichier DADS-U. Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre. La clôture annuelle Pour réaliser les payes de l’exercice suivant, lorsque les bulletins du mois de décembre ont été calculés, imprimés et clôturés, vous devez lancer la clôture annuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer l’exercice Conséquences de la clôture : • Les cumuls sont remis à zéro, hormis les cumuls de congés payés et les variables ayant de coché Report du cumul à la clôture annuelle ; • Les cumuls congés, ainsi que les nombres de jours acquis et restant à prendre sont reportés. • Les cumuls du DIF sont reportés Attention !!! Vous devez auparavant réaliser une sauvegarde de vos données par Dossier + Sauvegarde. Contrôlez également que tous vos états sont corrects : une fois l’exercice clôturé, vous pourrez consulter les états et les bulletins, mais vous ne pourrez rien modifier sur votre exercice archivé. Le transfert en comptabilité Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Menu Gestion 173 Le transfert vers EBP comptable Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + EBP Comptabilité Comment initialiser le dossier ? Vous devez vous assurer que les comptes comptables ont été paramétrés : dans les fiches organismes, dans les rubriques de brut, les rubriques de net, dans les fiches salariés. Comment initialiser le transfert des écritures de salaires et de paiements ? • Choisissez le mois à transférer. • Indiquez la date des écritures. La date de fin du mois de la paye est indiquée par défaut. • Coche "Salaires" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des écritures de salaires. • Indiquez le code du journal comptable. • Cochez la case Analytique si vous souhaitez transférer les ventilations analytiques sur les écritures de classe 6. • Coche "Paiements" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des écritures de paiements des salaires. Information : Vous pouvez faire un transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires en même temps. Pour cela cocher les 2 options. Comment initialiser le transfert des règlements des acomptes? • Choisissez le mois à transférer. • Choisissez les dates d'acomptes • Transférer les écritures déjà comptabilisées : Si vous avez déjà réalisé le transfert comptable des règlements d'acomptes et que vous souhaitez le refaire, vous le pouvez en cochant "Transférer les écritures déjà comptabilisées" Remarque !!! Contrairement au transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires le mois de paye n'a pas à être clôturé pour effectuer le transfert Comment transférer les écritures comptables vers EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée ? • Pour un transfert analytique vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), qui gère les axes analytiques, vous devez indiquer obligatoirement le numéro de l’axe (1, 2 ou 3). Si vous ne gérez pas les axes analytiques dans EBP Comptabilité, indiquez 1. • Pour un transfert vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), cochez la première option, et sélectionnez le dossier comptable par l’icône . EBP Paye V17 174 • Sélectionner l'exercice comptable pour lequel vous souhaitez transférer vos écritures • Après transfert, à l'ouverture du logiciel de comptabilité la récupération automatiquement des écritures vous sera proposée. Comment transférer les écritures comptables vers un fichier texte ? Pour un transfert dans un fichier texte, cochez la seconde option et indiquez le nom du fichier à générer : le fichier est généré dans le répertoire du dossier. Comment imprimer les écritures comptables ? Pour imprimer les écritures comptables, cochez la troisième option, puis sélectionnez le bouton OK A quoi sert le lien : Où sont utilisés les comptes du transfert ? Il permet de connaître où sont paramétrés tous les numéros de compte qui composent le transfert comptable. Dans cette fenêtre sélectionnez dans la liste déroulante le n° de compte que vous souhaitez vérifier. Vous aurez ensuite la liste des employés, des rubriques ou des organismes qui utilisent le numéro de compte que vous avez sélectionné. Pour chaque élément de la liste vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent votre sélection, comme les rubriques de salaire, les variables ou les cumuls rattachés permettant de calculer le total du compte qui sera transféré en comptabilité (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique, l'organisme ou le salarié). • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Communication Entreprise Expert ... Une nouvelle fonctionnalité vous permet de transférer les Opérations Diverses (OD) de paye vers d'autres logiciels de comptabilité existants. Il s’agit des logiciels suivants : EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + Communication Entreprises Experts Remarques !!! Avant de réaliser tout transfert d’écritures, vous devez vous assurer que les dates d’exercice du dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. Envoi du bulletin par e-mail Menu Gestion 175 Envoi des bulletins par e-mail Les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés qui le souhaitent leurs bulletins de paye par voie électronique. Cette méthode permet d’une part, de faciliter les échanges (rapidité d’envoi par l’employeur et de réception par le salarié) et d’autre part, de faire des économies de papier. Remarque !!! Les bulletins de salaire électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord préalable de ce dernier. Vous pouvez envoyer les bulletins par e-mail à vos salariés grâce à : • La boîte de dialogue d’envoi des bulletins par e-mail Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail Raccourci clavier Ctrl + E • L'onglet bulletin • L'historique des bulletins Comment envoyer les bulletins par e-mail Cette fonction vous permet d’envoyer les bulletins par voie électronique grâce au bouton E-mail, aux salariés pour lesquels : • L’adresse e-mail est renseignée dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié • La coche Préfère obtenir ses bulletins par e-mail est cochée Remarque !!! Les bulletins de salaires électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord préalable de ce dernier. Les salariés pour lesquels l’adresse e-mail n’est pas renseignée (et la coche ’’Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas sélectionnée) ne seront pas concernés par l’envoi. Généralités : Vous pouvez envoyer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Modifier, vous permet de modifier ou supprimer l’objet ou le message de l’envoi par E-mail. Attention !!! Lorsque vous cliquez sur le bouton "Envoyer’’, une boîte de dialogue indiquant le message suivant apparaît. Il indique : ’’Un programme essaie d’envoyer le message électronique suivant de votre part : voulez-vous envoyer le message ?’’ EBP Paye V17 176 - Si vous répondez ’’Oui’’, votre messagerie s’ouvre et vous pouvez alors envoyer votre message. - Dans le cas contraire, la boîte de dialogue disparaît et l’envoi est annulé. Cependant, dans le Menu Impression + Bulletins, si vous effectuez une impression des bulletins en cochant l’option ’’Ignorer les salariés préférant obtenir leurs bulletins par e-mail’’, il faudra alors penser à envoyer les bulletins par courrier aux salariés pour lesquels l’envoi par e-mail a été annulé. Remarque !!! Dans le menu Impression des bulletins, vous pouvez soit, imprimer tous les bulletins soit, imprimer uniquement les bulletins des salariés pour lesquels l’option ’’Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée. Si vous souhaitez envoyer exceptionnellement à un salarié son bulletin par voie électronique, vous devez alors passer par les accès suivants : L'onglet bulletin L'historique des bulletins Le menu contextuel dans le bulletin du salarié ou dans l’historique des bulletins Retour à l'envoi des bulletins par e-mail Modifier le message d'envoi Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail Raccourci clavier Ctrl + E • Les éléments par défaut Par défaut, l’objet et le message suivant apparaissent : o Objet : Votre bulletin de paye (Raison sociale) du (début de période du bulletin) au (fin de période du bulletin) o Message : Veuillez trouver en pièce jointe le bulletin de paye de (Prénom, Nom et matricule du salarié) pour la période du (début de période du bulletin) au (fin de période du bulletin) dans la société (Raison sociale) • La modification de l’objet et/ou du texte du courrier Vous pouvez si vous le souhaitez, personnaliser l’objet et/ou le message de votre dossier grâce au bouton, Modifier, . Ce nouveau message sera conservé après clôture mensuelle et annuelle. Vous pourrez ensuite envoyer vos bulletins par e-mail grâce au bouton , Envoyer. Lorsque vous cliquez sur le bouton , Modifier, le programme Bloc-notes s’ouvre et le modèle par défaut apparaît. Vous pouvez alors conserver, modifier ou supprimer l’objet et/ou le contenu du message. o L’objet : Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le libellé existant (sans supprimer l’intitulé ’’Objet’’) ou saisir le nouvel objet que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’ insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier Suppression : Effacez la ligne de l’objet (intitulé ’’Objet’’ + libellé) Menu Gestion 177 o Le message : Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le message existant ou saisir le nouveau message que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier Suppression : Effacez le message. Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou de votre dossier ? Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP. Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez la à l’endroit souhaité. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le Prénom d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Employé. - Sélectionnez la variable Prénom - Positionnez-la dans votre modèle. - ${Employe.Prénom,T:21} apparaît dans votre modèle La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus Vous l’avez fermée. Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge (en bas à droite de votre écran en règle générale). Retour à l'envoi des bulletins par e-mail Le virement des salaires Virement des salaires Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires. Comment y accéder ? EBP Paye V17 178 Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires Barre d’outils , Virement bancaire Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans la liste des virements. Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste. Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié s'affiche. Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion + Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants. Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois. Exemple !!! Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second bulletin (après avoir clôturé le premier). Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été effectué ou qui reste à effectuer. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que vous virez. Cette date est modifiable. • Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur . • Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de compensation proposée par défaut. • Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements Menu Gestion 179 bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué. Virement des acomptes Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des acomptes. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Des acomptes Dans quel cas peut-on générer un fichier de virement ? Le logiciel prend en compte tous les salariés pour lesquels la variable ACOMPTE contient un montant. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Lorsque le virement de l'acompte a déjà été effectué, dans la colonne Effectué apparaît un OUI. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • Le fichier sera généré par défaut dans votre répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique. Historique des virements Après avoir générer les virements de salaires ou d’acompte, un historique est créé. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Historique Explication : Cette fenêtre fait apparaître la liste des virements effectués (salaires et acomptes). A partir de cette fenêtre, vous pouvez imprimer, supprimer ou copier un fichier. 181 Menu Impression Impressions : Choix des établissements Cet écran vous permet de sélectionner votre établissement principal puis les établissements que vous souhaitez afin de les regrouper dans les éditions suivantes : • Journal de paye • Livre de paye • Livre des variables • Etat des charges • DUCS Attention !!! Les impressions multi-établissements sont disponibles à partir de la version PRO. Remarque !!! Dans votre logiciel de paye, les établissements sont vos différents dossiers. Comment y accéder par la barre de menu ? Journal de paye Impressions +Journal de paye périodique + Journal de paye multi-établissements Livre de paye Impressions + Livre de paye périodique + Livre de paye multi-établissements Livre des variables Impressions + Livre de paye périodique + Livre des variables multi-établissements Etat des Charges Impressions + Etat des charges périodique + Etat des charges multi-établissements DUCS Déclarations + DUCS + DUCS multi-établissements Généralités : Pour déterminer les différents établissements, vous devez sélectionner : • l'établissement principal (il sera automatiquement coché dans la liste des établissements concernés et le nom de l'établissement apparaîtra en gris clair). C'est le nom de l'établissement qui apparaîtra sur l'impression. • l'exercice que vous souhaitez imprimer. • le ou les établissements que vous souhaitez réunir dans les éditions. Le bouton Tous et Aucun est à votre disposition. Vous ne pouvez pas décocher le dossier que vous avez déterminé en tant qu'établissement principal. Remarque !!! Seuls les dossiers que vous avez mis à jour apparaissent dans la liste. Si vous ne voyez pas votre dossier, ouvrez-le puis refaites l'impression. Explications : Pour avoir des explications sur les différentes éditions sélectionnez les liens suivants : • Journal de paye multi-établissements • Livre de paye multi-établissements • Livre des variables multi-établissements • Etat des charges multi-établissements • DUCS multi-établissements EBP Paye V17 182 Impression des bulletins Cette édition vous permet d’imprimer les bulletins à fournir à vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Bulletins Barre d’outils , Imprimer bulletins Raccourci clavier Ctrl + B Généralités : Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires de bulletins que vous souhaitez. Vous pouvez imprimer les bulletins de vos salariés en ignorant ceux pour lesquels l’option ’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail ’’ est cochée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié. Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats.. Impression des lettres-chèque Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de paiement chèque. Attention !!! L’impression des lettres-chèque est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Lettres-chèque Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié. Généralités : Vous pouvez imprimer les lettres-chèque pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des Menu Impression 183 impressions. Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. Si vous souhaitez imprimer plusieurs chèques par page (sans lettre), vous devez alors modifier le fichier PLAN.MSV, qui se trouve dans Program Files / EBP / Paye / Modeles, de cette manière : Vous remplacez : { LettreCheque: >Corps } Par : { LettreCheque: >>Corps } Vous devez ensuite créer un nouveau modèle d’impression, en indiquant que c'est un modèle étiquette. Vous pourrez alors définir le nombre de chèques par page et toutes les données à imprimer. L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des lettres-chèque des acomptes Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de paiement chèque. Attention !!! L’impression des lettres-chèque des acomptes est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Lettres-chèque + Des acomptes Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié. Généralités : Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des salariés Vous pouvez imprimer les fiches des salariés ainsi que leurs historiques Comment accéder à l’impression de la fiche salarié ? Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches EBP Paye V17 184 Barre d’outils Impression fiches salariés Généralités : Vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’impression des fiches des salariés et de l’historique vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des fiches individuelles La fiche individuelle reprend mois par mois toutes les rubriques du bulletin. Les informations contractuelles du salariés sont présentes. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches individuelles Généralités : Vous pouvez imprimer les fiches pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous devez également définir la période à prendre en compte pour l’impression. De plus, vous pouvez choisir de supprimer ou non les rubriques aux montants nuls, et d’imprimer ou non les bases de cotisations . Vous pouvez sélectionner les variables pour lesquelles vous souhaitez obtenir un détail. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu des fiches individuelles vous permet de réaliser un export aux différents formats.. Impression de la liste des salariés Vous pouvez imprimer la liste des salariés ainsi que les étiquettes Attention !!! L’impression des étiquettes est disponible à partir de la version PRO. Comment accéder à l’impression de la liste des salariés ? Barre de menu Impressions + Salariés + Liste Barre d’outils Impression fiches salariés Comment accéder à l’impression des étiquettes? Menu Impression 185 Barre de menu Impressions + Salariés + Etiquettes Généralités : Pour chacune des impressions, vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’impression de la liste des salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des imputations analytiques Cette édition vous permet d’imprimer les imputations analytiques par salarié. Attention !!! L’impression des imputations analytiques est disponible à partir de la version PRO. Comment accéder à l’impression des imputations analytiques ? Barre de menu Impressions + Salariés + Imputations analytiques Généralités : Vous pouvez imprimer les imputations analytiques pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu des imputations analytiques vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du trombinoscope Vous pouvez imprimer le trombinoscope de votre société, il reprend les photos que vous avez éventuellement insérées dans chaque fiche salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Salariés + Trombinoscope Généralités : Vous pouvez lancer un aperçu ou une impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du trombinoscope vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de l'état des heures EBP Paye V17 186 Cette édition vous permet d'obtenir un état des heures effectuées par salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures Généralités : Vous pouvez imprimer un état des heures : • Par tranche de salarié, • En appliquant un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer la liste des congés et absences ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. • Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression "Etat des heures détaillé" et un modèle "Etat des heures" (non détaillé). Vous pouvez les personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des banques Vous pouvez imprimer la liste de vos banques paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Banques Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs banques. Menu Impression 187 • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les banques à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les banques à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des organismes Vous pouvez imprimer la liste de vos organismes paramétrés dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Organismes Barre d’outils Impression Organismes Généralités : Vous pouvez imprimer un ou plusieurs organismes. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les organismes à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les organismes à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Où sont utilisés les organismes sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisation qui utilisent l’organisme sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression des profils Vous pouvez imprimer la liste de vos profils paramétrés dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Profils Barre d’outils Impression Profils Généralités : Vous pouvez imprimer cette liste pour une sélection de profils en indiquant l’intervalle à l’aide des EBP Paye V17 188 listes déroulantes. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des rubriques Vous pouvez imprimer la liste de vos rubriques de salaire brut, de cotisation, de net et de commentaire, que vous avez paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Rubriques Barre d’outils Impression Rubriques Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs rubriques en fonction du type et d'un thème. les thèmes proposés sont ceux présents au niveau de votre arborescence. • Type de rubriques vous permet de sélectionner dans la liste déroulante le type des rubriques qui s'afficheront dans la liste : • Toutes • Rubriques de salaire brut • Rubriques de cotisation • Rubriques de net • Rubriques de commentaire • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les rubriques à imprimer, en fonction du type choisi ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Le bouton Bulletins uniquement vous permet de sélectionner uniquement les rubriques qui apparaissent dans l'onglet bulletin de vos salariés ; • Cochez manuellement la ou les rubriques à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) qui sont utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de brut sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Menu Impression 189 Impression des tables de calcul Vous pouvez imprimer la liste de vos tables de calcul paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Tables de calcul Barre d’outils Impression Tables de calcul Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs tables de calcul. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les tables de calcul à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les tables de calcul à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression des variables Vous pouvez imprimer la liste de vos variables paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Variables. Barre d’outils Impression Variables. Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs variables. Les variables sont classées par thème puis par ordre alphabétique. Si vous cochez la case devant un thème, automatiquement toutes les variables du thème seront cochées. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les variables à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des EBP Paye V17 190 impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les variables sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques) qui sont utilisés par la variable sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les variables sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide général de la fonctionnalité. Impression des cumuls Vous pouvez imprimer la liste de vos cumuls. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Cumuls. Généralités : Vous pouvez imprimer un ou plusieurs cumuls. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les cumuls à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les cumuls à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les cumuls sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui alimentent le cumul sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisés les cumuls sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui utilisent le cumul sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression de la liste des acomptes Cette édition vous permet d'imprimer la liste des acomptes versés à vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste des acomptes Menu Impression 191 Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des acomptes : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour le mois, le trimestre, l'année ou libre; Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression de l'état des congés Cette édition vous permet de connaître les différents soldes des congés de tous les salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés et absences + Etat des congés Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des congés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le solde des congés pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer le solde des congés ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents solde de congés pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Remarque !!! Suite à cette nouvelle impression (à partir de la Version de paye 2009), le modèle Etat des congés du menu Impressions + États salariés n'est plus disponible. Impression liste des congés et absences Cette édition vous permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les périodes où le salarié a été en congé. EBP Paye V17 192 Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Liste des congés et absences Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des congés et absences des salariés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le planning des congés et des absences pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer la liste des congés et absences ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. • Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression de la provision de Congés Payés Cet état permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié par salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés et Absences + Provisions de Congés Payés Explications des différentes colonnes du tableau : • La colonne Provision brute totale correspond au total brut du salarié pour le mois multiplié par 10% • La colonne Ind. CP versée correspond au total des indemnités CP versées pour le salarié pour le mois correspondant Menu Impression 193 • La colonne Provision brute restante est égale à la colonne provision diminuée de la colonne Ind. CP versée • La colonne Charges Fiscales (le % est à renseigner dans les préférences du dossier) correspond à la colonne Provision Brute restante l multipliée par le pourcentage renseigné. • La colonne Charges Sociales (à renseigner dans les préférences du dossier) correspond à la colonne Provision Brute restante multipliée par le pourcentage renseigné. • La colonne Total à provisionner correspond à la somme des colonnes suivantes : • Provision Brute restante • charges fiscales • charges sociales • La colonne CP reste N-1 correspond aux CP restant à prendre avant le 31/05/N pour le salarié pour le mois correspondant • La colonne CP reste N correspond aux CP en cours d’acquisition pour le mois correspondant. Généralités Vous pouvez imprimer la provision de congés payés: • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur de la provision de CP pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre provision ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer la provision pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du DIF Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié le droit au DIF acquis et pris des heures correspondant. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Droit individuel à la formation Liste des modèles proposés : • Lettre DIF d'information annuelle : Cette édition est à remettre au moins une fois par an à tous vos salariés bénéficiant du DIF. • Liste récapitulative du DIF : Cette édition est un état récapitulatif du DIF Acquis / Pris / reste. • Liste récapitulative du DIF pris : Cette édition est un état récapitulatif des dates de EBP Paye V17 194 formation prises dans le cadre du DIF avec le nombre d’heure. (il reprend les périodes du DIF pris du salarié) Généralités : Vous pouvez imprimer les états concernant le DIF de vos salariés vous devez: • Sélectionner les salariés par tranche, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Dans la zone, Imprimer les périodes de DIF, sélectionner la période dans lequel le détail par salarié du DIF pris s"imprimera. (cette option permet d'imprimer le modèle Liste récapitulative du DIF pris • Cocher l'option Ignorer les salariés en CDI avec moins de 12 mois d'ancienneté pour ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDI qui ne bénéficient pas des 12 mois d'ancienneté requis pour disposer du DIF. • Cocher l'option Ignorer les salariés en CDD avec moins de 4 mois d'ancienneté pour ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDD qui ne bénéficient pas des 4 mois d'ancienneté requis pour disposer du DIF. • Sélectionner un mois donné, ce qui vous permet de connaître le DIF pour un mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du livre des variables Cette édition est un état récapitulatif des heures pour la périodicité que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date) Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre des variables du dossier ou livre des variables multi-établissements. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre des heures pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du livre des heures vous permet de réaliser un export aux différents formats. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un livre des variables au format PDF. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre livre des heures. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de Menu Impression 195 début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre des heures cumulée sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Impression des états salariés Les états salariés vous permettent d’imprimer : • un récapitulatif du repos compensateur • un récapitulatif des RTT • la liste déclarative prud'homale Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat salariés Généralités : Vous pouvez imprimer les états salariés pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir le mois de paye concerné. Vous pouvez ensuite choisir le modèle d’impression correspondant à l’état désiré. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’impression des états salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression de l'état des variables Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié la valeur de chaque variable. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat des variables Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des variables : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour un mois donné, ce qui vous permet de connaître la valeur d'une variable pour un mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié ; • Pour une ou plusieurs variables : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. EBP Paye V17 196 L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du récapitulatif des allégements Cette édition vous permet d’obtenir la liste des salariés qui bénéficient de l’allégement sur la valeur des repas dans le secteur de l’hôtellerie restauration, avec le montant de la réduction. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des allégements HCR. Généralités : Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’allégement utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de Rubriques d’allégements. Vous devez ensuite choisir le mois concerné, et le modèle d’impression correspondant au type d’allégement souhaité. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du récapitulatif des allégements vous permet de réaliser un export aux différents formats. Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de coefficients en cliquant sur le bouton . Seule la rubrique GCOEF4 doit être sélectionnée. Attention !!! Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre propre rubrique. Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’heures rémunérées en cliquant sur le bouton . Sélectionnez la rubrique GHEUREMU Attention !!! Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre propre rubrique. Préparation de la DUCS Cette fonctionnalité vous permet : • de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT. Menu Impression 197 Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Cette fonctionnalité vous permet également : • d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée, • d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee, • d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau récapitulatif), • d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite Complémentaire) Attention !!! Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF Déclarations + DUCS Pôle emploi Déclarations + DUCS IRC Explications • Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation. • Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement • Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement • Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement • Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires Attention !!! Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée. • Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. • J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible pour la DUCS URSSAF) • Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise, sinon elle s’ajoutera au total automatiquement. • Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure du paiement dans votre fichier EDI. • Références paiement : référence à renseigner. • Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société. • Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier DUCS. EBP Paye V17 198 • Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant son envoi. Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ? Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance. Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications. Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer. Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ? Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression". Retour à la DUCS Impression de l'enquête sociale Cette édition vous permet d’obtenir des informations concernant la rémunération et les primes de vos salariés par catégorie professionnelle. Attention !!! L’impression de l’enquête sociale est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Enquête sociale. Généralités : Vous devez sélectionner pour chaque type de gain, les rubriques utilisées sur les bulletins, pour que le logiciel puisse trouver les montants. Pour cela, cliquez successivement sur les boutons modifier. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’enquête sociale vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de l'état MSA Cette édition vous permet d’obtenir l’état préparatoire à la déclaration MSA pour une entreprise Agricole. Attention !!! L’impression de l’état MSA n’est proposée que si vous avez choisi un paramétrage agricole lors de la création du dossier, donc disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats MSA Menu Impression 199 Généralités : Vous pouvez imprimer cet état pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez ensuite choisir la période concernée, et obligatoirement les rubriques d’ICCP (Indemnités Compensatrices de Congés Payés) et de CPC (Contribution de Prévoyance Complémentaire, c’est-à-dire taxe sur prévoyance) utilisées sur les bulletins, afin que le logiciel puisse trouver les montants, en utilisant les boutons . Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, qui est personnalisable par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’état MSA vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des états préparatoires Il s’agit de l’état préparatoire à la DADS, de la lettre du net imposable du salarié, et, en version BATIMENT, de l’état préparatoire à la déclaration PROBTP, à la DNA et un récapitulatif des cumuls bâtiment. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats préparatoires à la DADS Généralités : Vous pouvez imprimer un état préparatoire pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez ensuite choisir votre modèle d’impression : DADS, lettre du net imposable, PROBTP, DNA, récapitulatif des cumuls bâtiment. Les états préparatoires à la DADS et à la DNA existent en présentation fiche ou liste, c’est-à-dire un salarié par page, ou tous les salariés en liste dans une même page. Les modèles sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Remarque!!! Pour obtenir de l’aide sur l’état préparatoire à la DADS, cliquez ici L’impression des états préparatoires vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des cumuls des salariés Cette édition vous permet d’obtenir, pour un salarié ou la totalité, la valeur des cumuls du mois ou d'un période choisie. Une page sera imprimée par salarié. Comment y accéder ? EBP Paye V17 200 Barre de menu Impressions + Cumuls des salariés Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des cumuls des salariés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les cumuls des salariés ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression des cumuls de la société Cette édition vous permet d’obtenir les cumuls de la société, tous salariés confondus Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Cumuls de la société Généralités : Vous pouvez imprimer les cumuls de la société : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de tous les salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer vos cumuls ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Menu Impression 201 Impression du Registre Unique du personnel Remarque !!! L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif. Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements postérieurs. Remarque !!! Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales. Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition : • des délégués du personnel • de l’inspecteur du travail • des contrôleurs URSSAF Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes : ƒ Date de l’événement ƒ Matricule ƒ Nom de naissance ƒ Nom d’usage ƒ Prénom ƒ Date de naissance ƒ Sexe ƒ Nationalité ƒ Titre ou carte de séjour avec le n° du document ƒ Emploi ƒ Qualification ƒ Date d’entrée ƒ Date de sortie ƒ Type de contrat ƒ Contrat particulier ƒ Caractéristique de l’activité Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie, contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel. L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de sanctions pénales. EBP Paye V17 202 Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel Fonctionnement du registre La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois. Evènement Conséquence sur le registre Nouveau salarié Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations renseignées dans la fiche du salarié. La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement. Changement de situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le 15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement ’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée indéterminée’’. Salarié ’r;’ sortant à la fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye. Salarié sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars. Menu Impression 203 Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre. Suppression d’un salarié créé à tort et supprimé sur le même mois Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée. Clôture mensuelle ou clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont définitivement enregistrées. Clôture annuelle Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements de situation postérieurs des salariés. Déclôture mensuelle ou annuelle Restauration de la sauvegarde avant clôture. Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas. Choix de la période de traitement : La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement. L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés. Exemple : Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître : Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur date d’entrée. Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007. Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué. Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent. Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007 sera indiqué. Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02 ne sera pas indiquée. L’ordre d’impression : Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par : • Date d’entrée • Matricule • Ordre alphabétique EBP Paye V17 204 Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de la liste des entrées/sorties La liste des entrées/sorties identifie les contrats conclus et résiliés au cours d’une période donnée. Elle permet ainsi au gestionnaire de paye d’avoir un état des mouvements de l’entreprise et de déterminer les variations d’effectifs. Elle peut être une aide dans l’établissement de tableaux, d’autant plus, qu’elle est exportable sous Excel. Ainsi, le gestionnaire peut établir par exemple sa Déclaration des Mouvements de Main-d’œuvre. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste des entrées sortie Vous avez le possibilité d’éditer une liste des entrées/sorties par : • Date d’entrée • Date de sortie La sélection de la coche ’’N’imprimer que les données comprises’’ permet de sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez imprimer votre liste. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, la liste s’imprime entièrement. L’édition d’une liste des entrées/sorties pour une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. La liste des entrées/sorties vous permet de réaliser un export aux différents formats. Les interactions Les interactions vous permettent : • de déterminer où sont utilisés certains éléments dans votre dossier de paye, • de déterminer quels sont les éléments (rubriques, variables, organismes...) utilisés dans votre dossier de paye en fonction de l'élément que vous avez sélectionné. Liste des Interactions possibles : • Organismes • Contrat d'assurance • Variables • Tables de calcul • Rubriques de salaire brut ou net • Rubriques de commentaire • Rubriques de cotisation • Transfert comptable Comment y accéder ? Dans les impressions ou fiches comprenant des variables, rubriques, organismes... Questions : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ? Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ? Menu Impression 205 Généralités : Pour chaque élément de la liste, vous avez la possibilité de connaître les éléments qui le compose et dans quel autre élément il est utilisé. Les boutons Suivant ou Précédent (représentés par les icônes flèche vers la droite ou vers la gauche) vous permettent de revenir à la fenêtre précédemment ouverte. Généralités d'impression : Vous pouvez imprimer une seule interaction à la fois. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Aperçu A l’aide du menu Contextuel, vous états pourront être : • Imprimés ; • Exportés aux différents formats; • Envoyés par E-Mail ; • Copiés et collés sur un autre support. Export au format Microsoft Excel A partir de certaines impressions, vous pouvez réaliser un export au format Microsoft Excel. Pour cela, cliquez sur le bouton Excel : un ficher CSV est alors créé et directement récupéré sous Excel. Les données qui sont exportées sont les informations contenues dans un modèle d’impression spécifique, nommé Export, et sélectionnées dans un format d’export, nommé ExportAperçu. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un autre format d’export afin de récupérer uniquement les informations dont vous avez besoin. Dans ce cas, répondez Non à la question Voulez-vous utiliser ce format par défaut, puis suivez l’assistant de l’export paramétrable. Dans la dernière étape, n’oubliez pas d’enregistrer le format que vous avez défini afin de pouvoir le réutiliser lors des prochains exports. Cependant, votre format ne doit pas être nommé ExportApercu car ce dernier est réservé au format système défini par EBP. Export aux différents formats. A partir d’une impression, vous pouvez réaliser un export aux formats PDF, .Excel, HTLM, RTF, JPEG, TIFF Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Exporter + Format PDF Menu contextuel Clic droit + Exporter au format PDF / Excel / HTLM / RTF / JPEG ou TIFF EBP Paye V17 206 Comment exporter aux différents formats? Pour cela, vous devez lancer un aperçu à l’écran grâce au bouton Aperçu. Vous devez ensuite soit faire un clic droit de la souris, puis choisir l’option Exporter + Format PDF (ou Excel / HTLM / RTF / JPEG / TIFF), soit utiliser la commande Dossier + Exporter au format PDF pour le format PDF uniquement. Indiquez ensuite le chemin et le nom du fichier à générer. Les filtres Un filtre permet de définir un ou plusieurs critères de sélection sur votre fichier Salarié. Les filtres sont applicables sur la plupart des impressions et en interrogation des données de paye.. Lorsque vous êtes dans une fenêtre d’impression, cliquez sur le bouton pour créer un nouveau filtre. La liste des filtres existants apparaît. Cliquez sur le bouton Nouveau. Le logiciel crée une ligne portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié avec le bouton Renommer. • Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition (le plus fréquent). Si vous désirez créer un filtre englobant plusieurs critères, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors . Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer deux sous-lignes correspondant aux deux critères que vous allez définir. Dans la case grise est affiché un « Et ». Un clic sur cette case et le « Et » devient « Ou ». • Sélectionnez dans la liste des variables celle sur laquelle portera le critère. • Choisissez une relation : Est égal à, Est supérieur à ... • Indiquez la valeur. Une fois, les trois champs renseignés, la condition est complète : vous pouvez enregistrer par le bouton Ok. Les impressions de fin de mois Impression du livre analytique Cette édition vous permet d’obtenir, salarié par salarié, les ventilations qui lui ont été imputées, et un cumul de tous les salariés poste par poste. Attention !!! L’impression du livre analytique est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre analytique. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre analytique pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir le mois de paye concerné, et vous pouvez demander la suppression des postes à zéro. Menu Impression 207 Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du livre analytique vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du journal de paye Cette édition vous donne pour chaque salarié les cumuls mensuels (brut, tranches de cotisations, net...) pour la période que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, de date à date ou annuelle). Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Journal de paye périodique + journal de paye du dossier ou journal de paye multi-établissements Remarque !!! L'impression du journal de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Vous pouvez imprimer le journal de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’impression du journal de paye vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un journal de paye au format PDF. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre journal de paye. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre journal de paye cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus vos modèles personnalisés ? L’édition du journal de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que mensuelle. Si vous souhaitez éditer vos anciens modèles, passer par le menu Impressions + Etat salariés Impression du livre de paye Cette édition vous permet de connaître pour chaque rubrique (salariale et patronale) la valeur EBP Paye V17 208 enregistrée dans le bulletin de chaque salarié, le cumul de chaque rubrique, pour la périodicité que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date) Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre de paye périodique ou livre de paye multi-établissements Remarque !!! L'impression du livre de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir la périodicité de paye concernée. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe plusieurs modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Les modèles proposés sont : o Livre de Paye périodique: toutes les rubriques de cotisations patronales et salariales sont incluses dans l’état. o Livre de Paye périodique (Salarial) : seules les rubriques de cotisations salariales apparaissent dans l’état. L’aperçu du livre de paye vous permet de réaliser un export aux différents formats. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre livre de paye. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre de paye cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un journal de paye au format PDF. Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus les modèles que vous avez personnalisés ? L’édition de votre livre de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que mensuelle, vous devez donc re-personnaliser votre modèle. Auparavant, un récapitulatif des heures apparaissait en dernière page, vous pouvez maintenant l’éditer en passant pas le menu Impression + Livre de paye + Livre des variables. Impression de l'état des charges Cette édition vous permet de connaître le détail des cotisations salariales et patronales pour la périodicité que vous désirez, jusqu'à douze mois avant votre mois courant. Comment y accéder ? Menu Impression 209 Barre de menu Impressions + Etat des charges périodique + Etat des charges du dossier ou Etat des charges multi- établissements Remarque !!! L'impression de l'état des charges multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’état des charges vous permet de réaliser un export aux différents formats. Les organismes sont proposés par type de caisse (IRC, URSSAF...) puis classés par ordre alphabétique. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état des charges. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état des charges cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Choix des organismes : Vous pouvez imprimer l’état des charges pour un ou plusieurs organismes. Pour cela, cliquez sur le bouton Tous ou Aucun. Vous pouvez sélectionner les organismes en fonction de leur type (tous les IRC...) Cochez l'option Une page par organisme lorsque vous souhaitez avoir un saut de page par organisme. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état des charges au format PDF. Impression de l'état des paiements Cette édition vous donne pour chaque salarié : • Les informations bancaires de la banque du salarié ; • Les informations bancaires de la banque à partir de laquelle le virement est effectué (une des banques de la société) ; • Le montant du net à payer. Comment y accéder ? EBP Paye V17 210 Barre de menu Impressions + Etat des paiements Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des paiements : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour un mois donné ; • Pour la banque de votre choix ou pour toutes les banques ; • Pour un ou tous les modes de règlements ; • L'option Regrouper par mode de règlement permet d'imprimer l'état des paiements pour tous les modes de règlements, avec un sous total du net à payer par mode de règlement ; • L'option Supprimer les lignes nulles permet de ne pas imprimer les salariés dont le net à payer est à zéro. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état des paiements au format PDF. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du récapitulatif de la taxe sur les salaires Cette permet d’obtenir la liste des salariés, avec pour chacun, le montant de la taxe sur les salaires. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats récapitulatifs + De la taxe sur les salaires. Généralités : Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de taxe sur les salaires utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de Rubriques. Vous devez ensuite choisir le mois concerné. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du récapitulatif de la taxe sur les salaires vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et Menu Impression 211 soumises à un allégement de charges. Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures supplémentaires. Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations. Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent. Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié. Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois : • les informations relatives à la réduction Fillon, • les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ? Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en cliquant sur le bouton . Attention !!! Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages, n'oubliez pas de les sélectionner. Dans la partie "Heures supplémentaires" : • Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques de salaires Brut. • Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX) ; • Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO, GHS50EXO) ; • Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique GJRCOREN). Remarque !!! Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer". • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations salariales (notamment COTRED). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19 EBP Paye V17 212 salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés). Dans la partie "Rachat jours de repos": Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent apparaître. Remarque !!! Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer. Dans la partie"Loi Fillon" : • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU). Généralités : Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état récapitulatif. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF. Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la ré- ouverture de votre dossier. Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats. 213 Menu WebPaye Menu WebPaye Nouveau !!! Le menu WebPaye est disponible dès la version Expert de EBP Paye. Ce nouveau service donne accès à un espace privé pour échanger des informations avec les clients d'un expert-comptable (salariés, saisie de valeurs de variables, bulletins au format pdf, autres documents administratifs). Créer un compte Administrateur sur le site WebPaye A la première utilisation du service WebPaye, vous devez créer votre compte Administrateur. C'est à partir de ce compte, que vous pourrez administrer l'ensemble des dossiers clients. Créer le dossier WebPaye Saisir les informations de votre cabinet comptable. Créer le dossier du client sur WebPaye Au moment d'utiliser le menu Préparer les saisies du mois pour le client et si le dossier client n'existe pas, il vous est demandé de créer le dossier. Une page d’informations s’affiche avec les coordonnées du dossier du client. Validez la création du dossier sur WebPaye. L’étape suivante consiste à créer le compte client. Un email sera envoyé à votre client pour lui communiquer son identifiant et son mot de passe pour lui permettre de se connecter à WebPaye. Préparer les saisies du mois pour le client Chaque mois, vous mettez à disposition de votre clients les différentes variables nécessaires à la préparation des bulletins de paye. Le message d’accueil : personnalisez le message que vous souhaitez communiquer à votre client. Variables à saisir : toutes les variables du dossier de paye sont disponibles. Cependant, l’objectif est de ne communiquer au client, que les variables dont les valeurs sont connues par lui-même. Par exemple, le salaire de base, les heures supplémentaires, l’acompte versé en cours de mois…. • Ajouter : permet de sélectionner les variables à envoyer sur WebPaye • Propriétés : permet de modifier le libellé de la variable uniquement pour l’affichage dans WebPaye. Pour les variables de type heures, il est également possible d’indiquer que l’affichage sera sous forme d’heure. Dans ce cas, et uniquement sur WebPaye, 2heures s’afficheront sous la forme 2h. 2,50 s’afficheront 2h30. Salariés, bulletins à faire préparer par le client : sélectionnez les salariés pour lesquels vous souhaitez une saisie de variables par votre client. La sélection des salariés permettra également d’envoyer les fiches employé avec les informations essentielles (Nom, Prénom, Adresse, Sécurité sociale, Date Entrée / Sortie, Numéro de téléphone). Cochez « Envoyer les photos des salariés » si vous souhaitez les envoyer en même temps EBP Paye V17 214 que la fiche. Autoriser la saisie sur le site WebPaye par le client : vous avez le contrôle total sur le site WebPaye et les autorisations que vous donnez à votre client. Vous pouvez décider d’autoriser ou non la saisie sur WebPaye. Lorsque le site WebPaye est fermé, le client peut consulter, imprimer mais ne peut pas saisir des valeurs de variables, ne peut pas insérer des événements ou des documents. Cela peut s’avérer utile lorsque vous travaillez sur les bulletins de paye dans l’application EBP Paye. Afficher le site WebPaye après la mise à jour : une fois les variables du mois envoyées sur le site, le site WebPaye est automatiquement ouvert en mode administration. Ceci vous permet de visualiser les données présentes sur le site. Autoriser ou interdire la saisie sur le site par le client A tout moment, il est possible de modifier les autorisations pour votre client sur WebPaye. L’interdiction pour le client, de modifier les données du site, peut être intéressant lorsque vous avez téléchargé les valeurs de variables du mois en cours et ce, jusqu’à la prochaine publication des bulletins le mois suivant. Récupérer les valeurs saisies par le client Au moment de calculer les bulletins de paye, vous récupérez toutes les valeurs de variables saisies par votre client. Si le client n’a pas verrouillé ses saisies, une fenêtre s’ouvre avec les salariés pour lesquels la saisie par le client, risque d’être incomplète. Vous pouvez sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez tout de même télécharger les valeurs de variables. Après le téléchargement, plusieurs cas de figure : • Vous récupérez les valeurs du mois pour la première fois. La grille de la saisie des variables (menu Gestion + Saisie des variables) s’ouvre filtrée uniquement sur les variables présentes sur WebPaye. Toutes les valeurs modifiées sont repérables facilement car elles sont en rouge. Vous pouvez alors accepter ou refuser les valeurs de votre client au moment de la sauvegarde de la grille. • Le client modifie les valeurs de variables après téléchargement et vous réimportez une nouvelle fois les variables. Dans ce cas, une grille s’affiche pour indiquer les valeurs du client, et celles de la paie. Vous avez alors la possibilité de reprendre les nouvelles valeurs du client ou de conserver celles de la paye. Suivi d’avancement client Très rapidement, vous pouvez avoir une vision globale des dossiers de vos clients. • Le nombre de bulletins en cours de saisie chez le client • Le nombre de bulletins saisis par le client et validés par le client • Le nombre d’événements saisis par le client Publier les bulletins du mois Une fois les bulletins de paye préparés et calculés, vous pouvez renvoyer vos bulletins au format pdf sur WebPaye. Votre client pourra rapidement récupérer ces documents. La publication des bulletins verrouille automatiquement la saisie des variables pour le mois en cours. De cette manière, le client ne pourra plus modifier des valeurs pour des bulletins imprimés. Une action Publier est disponible directement depuis l’onglet Bulletin. Menu WebPaye 215 Publier des bulletins de l’historique Si vous avez omis de publier les bulletins des mois précédents ou s’ils ont été effacés sur WebPaye : il est tout à fait possible de publier les historiques de bulletins. Une action Publier est disponible directement depuis le menu Gestion + Historique des bulletins. Publier l’état des paiements En communiquant l’état des paiements à votre client, il pourra avoir une vision rapide des salaires nets à payer. Publier le journal de paye / livre de paye Vous pouvez déposer un journal de paye et/ou un livre de paye à votre client. Publier l’état des charges Pour que votre client puisse connaître le montant des cotisations à payer, vous pouvez déposer l’état des charges mensuel ou trimestriel les états sur WebPaye . Administrer le site WebPaye Avec votre Identifiant Expert et votre mot de passe, vous pouvez administrer vos dossiers clients. Accéder aux pages du client Afin de vérifier les informations visibles par le client, vous pouvez vous connecter avec l’identifiant et le mot de passe du client. 217 Menu Outils Fiche salarié : Les Champs personnalisés La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Champs personnalisés Fiche salarié Onglet Champs personnalisés Généralités : La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières. Ils pourront être édités sur les bulletins de paye. Important !!! L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés. Comment créer un champ personnalisé ? • Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ. • Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter. • Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un caractère. Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du dossier. Cliquez sur Oui. De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ. Envoi d'un SMS Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : • un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20, • un abonnement ou une offre d'essais auprès d'un fournisseur d'accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi) Vous pouvez envoyer des SMS à un ou plusieurs salariés, par exemple : pour leur rappeler leur rendez-vous à la médecine du travail, pour leur informer que le solde de tout compte est prêt ... Comment accéder à l'envoi des SMS à vos salariés ? EBP Paye V17 218 Barre de menu Outils+ Envoi d'un SMS à plusieurs salariés Icône Envoi de SMS Sur chaque zone N° de téléphone du logiciel Généralités : • Fournisseur : Vous devez sélectionner le fournisseur pour l'envoi de votre SMS (EcoSms, SMSToB, SMSEnvoi), Le fournisseur proposé par défaut est celui sélectionné dans les paramètres internet, onglet SMS. • Options : Le bouton "Options" permet de saisir les informations de configuration que votre fournisseur vous a communiqué lors de votre inscription, si ces informations ont été saisies dans les paramètres internet, onglet SMS, elles sont reprises automatiquement et vous n'avez rien à faire. • Ajouter : Le bouton "Ajouter" permet de choisir les destinataires pour lesquels vous souhaitez envoyer votre SMS. Remarque !!! Si votre salarié n'apparaît pas dans la liste, c'est que son n° de portable n'est pas renseigné dans sa fiche (onglet Etat civil). Dans le cas d'un envoi unique de SMS, le bouton Ajouter permet d'ajouter manuellement un numéro de téléphone. • Supprimer : Pour annuler un salarié de l'envoi cliquer sur le bouton "Supprimer" • Texte : Cet encadré vous permet de saisir le texte de votre SMS • Différer l'envoi à la date : Vous pouvez choisir de différer l'envoi de vos SMS à une autre date ou plus tard dans la journée. Pour cela, cocher la case "Différer l'envoi à la date" puis choisir la date et l'heure • Envoyer : Ce bouton permet d'envoyer votre SMS Intéressement et participation Vous pouvez effectuer une simulation du calcul de l’intéressement et de la participation. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO et elle est limitée à 400 salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Intéressement / Participation Comment l’effectuer ? Indiquez les différents éléments à prendre en compte pour une nouvelle simulation du calcul de la participation. Ensuite, cliquez sur OK. Vous pouvez compléter la simulation obtenue, en saisissant dans les cases écrites en bleu. Vous pouvez l’imprimer grâce à l’icône . Vous pouvez également l’exporter sous Excel en cliquant sur l’icône . Pour enregistrer la simulation, cliquez sur et saisissez le nom que vous souhaitez. Comment ouvrir une simulation précédemment crée ? Vous pourrez la re-consulter par Outils + Intéressement / Participation, en sélectionnant la simulation précédemment créée. Menu Outils 219 Archivage des données Archivez vos données au format CSV par cette option. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + archivage des données Pourquoi archiver les données Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération Selon l’art 99 du B.O. du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit être faite. Journal des événements Toutes les opérations de maintenance réalisées dans votre dossier sont conservées dans ce journal des événements. Remarque !!! Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous réalisez dans votre logiciel. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Journal des événements Explications Dans la partie droite de votre écran apparaît la liste complète des opérations de maintenance que vous avez réalisé sur votre dossier. Les événements sont classés par date et les commentaires qui apparaissent sont ceux que vous avez saisie dans le justificatif de l’opération de maintenance sur les bulletins ou annuelle ainsi que lors de la sauvegarde ou de la restauration de vos données. Dans la partie gauche de votre écran, vous avez la possibilité de faire apparaître les événements par tranche de date et afficher les événements par type de maintenance. Justificatif de l'événement Noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance. Le commentaire que vous noterez sera conservé dans le livre des événements. Remarque !!! Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous réalisez dans votre logiciel. Import/Export EBP Paye V17 220 Import des cumuls DADS-U Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus. Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer. Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ? Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant dans cette fenêtre sont donc : • Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier + Dadsu + Configuration des cumuls). • Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une modification de formule mieux adaptée. Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Import des variables Vous pouvez importer deux éléments différents : des variables, ou des valeurs de variables. Import de variables : Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Variables Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier var qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des variables relatives au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des variables, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les variables voulues. Les variables en gras sont celles que vous ne possédez pas, les variables précédées par # sont celles que vous possédez déjà. Menu Outils 221 Attention !!! Si vous importez une variable que vous possédez déjà, votre variable sera écrasée. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Import de valeurs de variables : Il s’agit de l’import d’un fichier .VAL, qui respecte la structure suivante : [Matricule du salarié][séparateur][nom de variable][séparateur][valeur][retour chariot] Le séparateur désigne un ou plusieurs caractères tabulations ou espace. Exemple !!! 1 SALBASE 2500 0002 HEUTRAV 151.67 0002 HEUSU50 12 Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Variables , choisissez dans la zone Type, en bas de la fenêtre, Valeur de variables. Sélectionnez ensuite le fichier Import des salariés Cette fonction permet de récupérer des salariés définis dans un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Salariés Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .sal, en double-cliquant dessus. L’importation se fait. Import des tables de calcul Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Tables de calcul Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier tdc qui s’affiche : toutes les tables de calcul sont alors importées. EBP Paye V17 222 Attention !!! Vos tables de calculs seront écrasées par les tables importées. Import des rubriques Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Rubriques Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier rub qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des rubriques relatives au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Les rubriques en gras sont celles que vous ne possédez pas, les rubriques précédées par # sont celles que vous possédez déjà. Attention !!! Si vous importez une rubrique que vous possédez déjà, votre rubrique sera écrasée. Cependant, vous pouvez importer des rubriques que vous possédez déjà, sans modifier les libellés de vos rubriques : pour cela, il suffit de cocher Ne pas mettre à jour les libellés des rubriques existantes. Si les rubriques importées contiennent des variables dans leur paramétrage, alors il faut également importer ces variables. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Import des profils Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Profils Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier prf qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des profils relatifs au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Les profils en gras sont ceux que vous ne possédez pas, les profils précédés par # sont ceux que vous possédez déjà. Menu Outils 223 Attention !!! Si vous importez un profil que vous possédez déjà, votre profil sera écrasé. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Astuce !!! Si vous importez un profil pour lequel vous ne possédez pas les rubriques qui le composent, cliquez deux fois coup sur coup sur le bouton Importer. Export des Cumuls DADS-U Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé. Export des variables Cette option permet d’exporter les variables afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Variables Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.var, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de toutes les variables est lancé. Export des salariés Cette option permet d’exporter les salariés afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. EBP Paye V17 224 Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Salariés Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.sal, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les salariés est lancé. Export des tables de calcul Cette option permet d’exporter les tables de calcul afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Tables de calcul Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.tdc, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de toutes les tables de calcul est lancé. Export des rubriques Cette option permet d’exporter les rubriques afin de les importer dans un autre dossier Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Rubriques Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.rub, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous obtenez la liste des rubriques de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Export des profils Cette option permet d’exporter les profils afin de les importer dans un autre dossier Menu Outils 225 Attention !!! Cette fonction n’est pas disponible en version STANDARD. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Profils Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.prf, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous obtenez la liste des profils de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Import personnalisée Importation personnalisée L’importation personnalisée vous permet de récupérer un certain nombre d’éléments saisis dans un autre logiciel de paye, en supposant que ce logiciel de paye permet d’exporter vos données. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Personnalisée. Comment importer les données ? • Générez à partir du logiciel source (votre ancien logiciel) les fichiers à récupérer au format texte dit aussi format ASCII. • Ensuite, dans EBP Paye, créez le dossier dans lequel vous désirez récupérer vos données, et ouvrez-le. • Sélectionnez la commande Outils + Importation + Personnalisée. • Choisissez la table EBP Paye dans laquelle vous souhaitez importer les données. L’assistant à l’importation de données s’affiche. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent. Voir les différentes étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 2 Importation personnalisée 3 Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Importation personnalisée - 2 Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF, et le séparateur de champ doit être EBP Paye V17 226 unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, il faudra utiliser le point pour les décimales. Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier. Format d’import : Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure, et que le format d’import a été enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes. L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape. Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez Non, vous accédez directement à la dernière étape. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 3 Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 3 Séparation des champs : Lorsque les champs du fichier sont délimités par un caractère (virgule, point virgule, tabulation&ldots;), pointez Délimité. Lorsque les champs du fichier sont de largeur fixe, c’est à dire qu’un même champ a sur chaque enregistrement une taille identique, pointez Largeur fixe. Début des données : Si votre fichier contient des lignes à ne pas importer (du texte, des titres&ldots;), indiquez le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 4 Pour un fichier contenant des champs délimités, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu’il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous-même le séparateur et le délimiteur de champ. Menu Outils 227 Séparateur de champs : Cochez le caractère qui sépare les champs. Les champs Texte sont entourés par : Indiquez ici le délimiteur des champs de type texte, comme les guillemets. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 4 bis Pour un fichier contenant des champs de largeur fixe, le logiciel affiche le fichier en délimitant les différents champs par un trait vertical, qui se termine par un triangle noir. La règle donne la position de chaque champ. Pour modifier la structure du fichier proposé, vous pouvez : • Cliquer sur un triangle noir et le déplacer en le faisant glisser ; • Cliquer dans la règle pour créer un nouveau trait délimiteur. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire le largeur de chaque colonne. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 5 Dans cette étape, vous allez associer les champs du fichier à importer aux champs de la table EBP. La liste de gauche propose la liste des champs de la table, c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des champs de votre fichier. Pour associer deux champs ensembles, il suffit de sélectionner un champ dans la liste de gauche, un champ dans la liste de droite, et de cliquer sur le bouton Associer. Dans la liste de gauche, le champ associé apparaît, et vous pouvez donc contrôler l’opération. Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Un message vous avertit si toutes les colonnes du fichier ne sont pas associées. Confirmez si vous ne souhaitez effectivement pas importer tous les champs du fichier. Voir aussi l’étape suivante : EBP Paye V17 228 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 6 Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format : Si vous pensez par la suite importer d’autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine importation, vous pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l’importation terminée, le logiciel affiche le nombre d’enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Export personnalisée Exportation personnalisée Cette commande vous permet d’exporter les données en fichiers texte, ou ASCII, afin de les récupérer dans un autre logiciel. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Personnalisée Comment exporter les données ? Choisissez la table EBP Paye à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données. Vous entrez alors automatiquement dans l’assistant à l’exportation de données. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent. Voir les différentes étapes de l’exportation personnalisée : Exportation personnalisée 2 Exportation personnalisée 3 Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 2 Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le nom et le chemin du fichier à créer. Format d’export : Menu Outils 229 Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure, et que le format d’export a été enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes. L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape. Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez Non, vous accédez directement à la dernière étape. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Exportation personnalisée 3 Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 3 Dans cette étape, vous allez sélectionner les champs à exporter. La liste de droite contient les champs de votre fichier. Sélectionnez le champ à exporter, et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs. Une fois la sélection terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Voir aussi les étapes suivantes : Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 4 Séparation des champs : Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer (tabulation, point virgule, virgule, espace), ou tapez le caractère de votre choix. D’autre part, vous pouvez sélectionner, si vous le souhaitez, un délimiteur pour entourer les champs de type texte (guillemets ou apostrophes) dans la zone Les champs Texte sont entourés par. Vous devez utiliser le point comme séparateur de décimal si vous utilisez la virgule en séparateur de champ. Vous pouvez demander à ajouter sur la première ligne du fichier les noms ou les titres des champs. Voir aussi l’étapes suivante : Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 5 Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles dont vous avez besoin et que leur ordre est correct. Enregistrer le format : EBP Paye V17 230 Si vous pensez par la suite exporter de nouveau cette table avec la même structure, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine exportation, vous pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Une fois l’exportation terminée, le logiciel affiche le nombre d’enregistrements exportés. Maintenance Utilisateur Maintenance de la base de données Cette maintenance permet de purger la base de données afin de gagner du temps et de la place lors des sauvegardes. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Maintenance de la base de données Cet outil propose de : • Compresser la base de données, en supprimant les enregistrements vides ; Et accessibles par le bouton Options : • Supprimer les natures d’emploi non utilisées ; • Supprimer les services non utilisés ; • Supprimer les lieux de travail non utilisés ; • Supprimer l’historique des bulletins avant une certaine date ; • Supprimer l’historique des virements. Remarque !!! Les cases concernant la suppression des natures d’emploi, des services et des lieux de travail sont grisées s’il n’existe pas de nature d’emploi, de service ou de lieu de travail non utilisés. Attention !!! Si vous supprimez l’historique des bulletins, vous ne pourrez pas ré-imprimer les bulletins antérieurs à la date indiquée. Les suppressions Suppression des conventions collectives Vous pouvez supprimer les conventions collectives non utilisées. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des conventions collectives Explications : Menu Outils 231 Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les conventions collectives non utilisées dans les fiches salariés. Cochez les conventions collectives à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des lieux de travail Vous pouvez supprimer les lieux de travail non utilisés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des lieux de travail Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les lieux de travail non utilisés dans les fiches salariés. Cochez les lieux de travail à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des natures d'emploi Vous pouvez supprimer les natures d’emploi non utilisées. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des natures d’emploi Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les natures d’emploi non utilisées dans les fiches salariés. Cochez les natures d’emploi à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des services Vous pouvez supprimer les services non utilisés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des services Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les services non utilisés dans les fiches salariés. Cochez les services à supprimer et cliquez sur Supprimer. Maintenance Technique La maintenance annuelle Si vous avez clôturé par erreur votre exercice ou que vous souhaitez modifier l’exercice antérieur, vous avez la possibilité de le revenir sur l’exercice précédent. Attention !!! EBP Paye V17 232 Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance et sera conservée dans le livre des événements. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance annuelle Pourquoi l’option est-elle grisée ? Plusieurs éventualités sont possibles : • Cette maintenance peut se faire uniquement sur le premier mois de l’exercice (Soit janvier ou décembre N-1 en cas de paye décalée) • Vous avez réalisé votre clôture annuelle avec une version antérieur à la V10 de votre logiciel. • Vous avez supprimé votre répertoire backup de votre dossier. • &ldots; Dans ces cas là, vous devez restaurer votre sauvegarde. (en prenant soins de supprimer l’exercice créé auparavant, par le menu Dossier + Supprimer et sélectionner l’exercice à supprimer) Attention !!! Il est toujours vivement conseillé de réaliser vos propres sauvegardes, sur un autre support que votre disque et de les conserver. Conséquences de la maintenance annuelle : Le fait de revenir sur l’exercice précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots; Après la maintenance annuelle, pourquoi suis-je sur décembre clôturé ou novembre clôturé (en cas de paye décalée) ? Le dernier mois de l’exercice est automatiquement clôturé. Si vous souhaitez modifier vos données de paye sur ce dernier mois, vous devez réaliser une maintenance sur les bulletins ou une restauration de sauvegarde. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Maintenance sur les bulletins Vous avez la possibilité de revenir sur le mois précédent votre mois courant. Attention !!! Menu Outils 233 Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance et sera conservée dans le livre des événements. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance sur les bulletins Conséquences de cette maintenance: Le fait de revenir au mois précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots; Le fichier généré lors de la clôture sera restaurée. Vous retrouverez les informations du mois précédent avant la clôture mensuelle. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. La reprise de paye La reprise de paye La reprise de paye concerne les utilisateurs qui commencent les payes sur EBP Paye en cours d’année, alors que des bulletins ont été réalisés sur les mois antérieurs (dans un autre logiciel ou à la main). Attention !!! Une saisie des cumuls va alors être nécessaire, notamment pour que les tranches de cotisation se calculent correctement. Cependant, tous les montants indiqués dans cette reprise n’auront aucune incidence sur votre DADS-U (Option disponible à partir de la version PRO) Vous devrez donc le gérer manuellement dans votre fichier. Voici les différentes étapes d’une reprise de paye : Initialisation du dossier Reprise des cumuls - onglet Cumuls Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Reprise de paye : Initialisation du dossier Lors de la création du dossier, vous devez indiquer le mois sur lequel vous souhaitez commencer les payes. Dans notre exemple, nous prendrons juin. Une fois le dossier créé, vous devez personnaliser les données qui permettront de calculer les bulletins (variables, rubriques, profils). Vous devez également créer tous les salariés présent sur l’exercice, même ceux qui sont sortis (pour les états et la préparation pour les déclarations de fin EBP Paye V17 234 d’année). Attention !!! Ces cumuls doivent être saisis avant le calcul des premiers bulletins de salaire. De plus, vous devez saisir les cumuls des mois antérieurs sans inclure le mois courant. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls Comment y accéder ? Fiche salarié onglet Cumuls Comment réaliser la reprise des cumuls ? Cochez la case Reprise de paye : vous ne devez jamais saisir directement des cumuls en cochant Mois ou Exercice. Cochez Autoriser la modification, et saisissez tous les cumuls. Dans notre exemple, nous saisissons les cumuls de janvier à mai. Il est important de saisir : • Les cumuls Tranche A, B, C et D correspondant aux bases sur lesquelles le salarié a cotisé en tranche A, B, C ou D. • Le brut non abattu, le brut abattu (même s’il n’y a pas d’abattement), la base brute fiscale, le cumul des gains, des cotisations salariales, patronales, l’assiette CSG, la provision congés, le net imposable et les autres champs s’il y a lieu. Enregistrez les cumuls saisis avec l’icône de la barre de navigation. Important !!! Les utilisateurs d’une version Paye Bâtiment devront également introduire les cumuls de l’onglet Bâtiment. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Reprise des cumuls des variables Menu Outils 235 Comment y accéder ? Par le menu Gestion + Saisie des variables Comment réaliser la reprise des variables ? • Cochez la case Reprise de paye. • Pour rendre la saisie des variables plus rapide et agréable, nous vous conseillons d’afficher uniquement les variables que vous souhaitez renseigner. Pour cela, cliquez sur l’icône de votre tableau, et décochez les variables que vous n’utilisez pas et donc que vous n’allez pas renseigner, puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement. • Saisissez les cumuls des variables, et notamment HEUREEL, NBHEUSUP, PLAFA, PLAFB, PLAFC, PLFD, PLAFT2CR, PRORATA (prorata contiendra la nombre de mois de payes, 5 dans notre exemple, de janvier à mai, lorsque le salarié était présent depuis janvier). • Une fois la saisie terminée, enregistrez cette saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois Décochez la case Reprise de paye, et saisissez les valeurs pour le mois en cours (salaire, heures supplémentaires, heures d’absences, acompte de juin). Quittez le tableau en fermant la fenêtre, et confirmez l’enregistrement. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Mise à jour des cumuls société Une fois la saisie des cumuls de chaque salarié terminée, vous devez lancer le calcul des cumuls de la société. Comment y accéder ? Par le menu Gestion + Cumuls de la société EBP Paye V17 236 Comment réaliser le calcul ? Vos cumuls société sont à ZERO, pointez Exercice et cliquez sur le bouton Calculer. Un message de confirmation et de prévention vous est affiché. Cliquez sur OK. Le logiciel recalcule alors les cumuls société. Voici la dernière étape d’une reprise de paye : Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Saisie des cumuls de congés Renseignez, pour chaque salarié, le cumul de jours de congés acquis et le reste à prendre dans la fiche salarié, onglet Congés / Heures. Retour à la reprise Les statistiques Les statistiques Vous pouvez réaliser des statistiques sur votre dossier. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Statistiques Les différents types de statistiques : • Répartition des salariés : il s’agit de statistiques sur les salariés, sur un ou deux critères, tels que situation familiale, nature d’emploi, qualification, service, tranche d’âge &ldots; • Ventilation des cumuls : ce sont des statistiques sur les cumuls, comme les charges, les gains, concernant un critère précis (situation familiale, nature d’emploi&ldots;) et une période déterminée. • Variation des cumuls : il s’agit de la variation des cumuls sur l’année. • Variation de l’effectif : cela vous donne un graphique sur l’évolution de l’effectif sur l’année. • Répartition des congés : il s’agit de la répartition des congés sur l’année. • Pyramide des âges : cela correspond à un regroupement des salariés par tranche Menu Outils 237 d’âge. Vous pouvez choisir d’afficher un graphique, ou un tableau de données. Vous pouvez choisir le type de graphique (camembert, bâtonnets, ligne, escalier &ldots;) Les statistiques : Détails Vous avez la possibilité d’afficher un fond dégradé ou non de vos statistiques à l’écran. Si vous décochez l’option, le fond sera alors uni. Les statistiques : Imprimer Vous avez la possibilité d’imprimer vos graphiques soit en Portrait soit en Paysage, et d’utiliser ou non toute la surface de la feuille. Sélectionnez l’orientation ou l’échelle souhaité, puis faites OK pour lancer l’impression. Contrat et lettre type Paramétrage des contrats et lettres types Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail, une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye. Remarque !!! Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône . Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types Barre d’outils , Lettres types Comment personnaliser un modèle système ? Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une copie Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle. Modèle demandant la sélection d’un bulletin Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire net ou la somme des cotisations. Explications des autres options proposées : • Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système. EBP Paye V17 238 • Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle. • Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle. • Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement. • Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre. Créer une copie d'un contrat et d'une lettre type Les modèles systèmes n’étant pas paramétrables, vous devez créer une copie du modèle proposé par défaut afin de le personnaliser. Vous avez également la possibilité de dupliquer vos propres modèles par ce bouton. Il vous suffit de sélectionner le modèle puis d’activer le bouton Créer une copie. Vous devez ensuite indiquer le nouveau nom de votre modèle. Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Nouvelle lettre Sélectionnez le classeur dans lequel vous souhaitez créer votre modèle, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Saisissez le nom du modèle que vous souhaitez créer, puis validez la fenêtre. Sélectionnez ensuite le bouton Modifier afin d’afficher votre nouveau modèle. Si vous n’avez pas sélectionné le bon classeur, déplacez votre modèle à l’aide du bouton déplacer. Pourquoi le bouton Ajouter est-il grisé ? Vous devez sélectionner le classeur dans lequel vous souhaitez ajouter votre modèle. Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Nouveau Classeur Saisissez le nom du classeur dans lequel vous souhaitez classer vos lettres types. Validez la fenêtre et ce nouveau classeur apparaît dans la liste avec l’icône devant le nom. Pourquoi le bouton Classeur est-il grisé ? Vous devez impérativement sélectionner le classeur Documents pour ajouter un classeur à la racine de documents et sélectionner un classeur existant pour créer un sous-classeur. Remarque !!! Vous ne pouvez pas créer un autre sous classeur dans un sous classeur : - Documents (classeur) Congés (sous classeur) congés1 (sous classeur) congés 2 &ldots; Menu Outils 239 Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Déplacer Pour déplacer une lettre type dans un autre classeur, sélectionnez la lettre à déplacer puis sélectionnez le bouton Déplacer Sélectionnez ensuite dans la fenêtre le nom du classeur de destination. Validez la fenêtre et la lettre type sera déplacée dans le classeur choisi. Retour au paramétrage des contrats et lettres types 241 Etats Administratifs Onglet Administratif Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié. Attention !!! Cette option n’est disponible qu’en version Millésime. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Explications Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types. Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous avez sélectionnés. Remarque !!! Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos salariés. Onglet Administratif Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet d’avoir un suivi complet de vos états administratifs. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Comment créer un document ou une attestation? Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer. Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants : • L'attestation d'employeur (Pôle emploi) EBP Paye V17 242 • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Explication des autres options : Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une attestation ou un document existant. Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré. Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou d’une lettre type. Paramétrage des Attestations Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations de salaire Comment réaliser le paramétrage ? Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites des bulletins. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes. Explications sur les différents encadrés : Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ? Nouveau document administratif Sélectionnez le modèle ou l’attestation que vous souhaitez créer dans la liste des modèles : • Les modèles que vous avez personnalisés apparaissent dans la liste avec l’icône . Etats Administratifs 243 • Les modèles systèmes proposés par défaut dans votre logiciel apparaissent dans la liste avec l’icône Sélectionnez ensuite le bouton afin d’afficher le document pré-rempli. Nous vous invitons à contrôler les informations et les modifier si nécessaire avant d’enregistrer puis imprimer vos documents d’attestations ou de contrat ou lettre type. Pour obtenir de l’aide sur les documents à créer, sélectionnez un des liens suivants : • L'attestation Pôle emploi • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Paramétrage des contrats et lettres types Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail, une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye. Remarque !!! Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône . Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types Barre d’outils , Lettres types Comment personnaliser un modèle système ? Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une copie Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle. Modèle demandant la sélection d’un bulletin Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire net ou la somme des cotisations. Explications des autres options proposées : • Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système. • Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle. • Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle. • Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement. • Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre. EBP Paye V17 244 La modification d'un contrat et d'une lettre type Le modèle que vous avez sélectionné apparaît dans votre logiciel de traitement de texte, vous pouvez ainsi modifier ou insérer votre texte. Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou des coordonnées de votre dossier ? Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, le numéro de sécurité sociale, la date du jour &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP.. Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez-là à l’endroit où vous souhaitez l’insérer. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le matricule d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Employé. - Sélectionnez la variable Matricule - Positionnez-là dans votre modèle. - ${Employe.Matricule,T:11} apparaît dans votre modèle Comment insérer une donnée du bulletin ? Dans la fenêtre Variables du dictionnaire EBP, sélectionnez la table Bulletin. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le salaire Net d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Bulletin. - Sélectionnez la variable SNET - Positionnez-là dans votre modèle. - ${Bulletin.SNET,T:10,A:D} apparaît dans votre modèle Pour faire apparaître cette table Bulletin, vous devez avoir coché l’option Modèle demandant la sélection d’un bulletin avant de paramétrer votre modèle. La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus Vous l’avez fermée. Etats Administratifs 245 Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge. (en bas à droite de votre écran en règle générale). Retour au paramétrage des contrats et lettres types Les contrats et lettres types : Modification d’un document Vous êtes en version Millésime Si vous être en version Millésime, vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications. Les icônes Mode édition et sauvegarde ne sont pas accessibles. Vous avez la possibilité de modifier le contenu avant d’imprimer le contrat ou la lettre type, en effet, un mini-éditeur de traitement de texte vous est proposé. Vous êtes en version PRO, Agricole, Bâtiment ou Expert A partir de la version PRO, vous pouvez apporter des précisions sur le modèle sélectionné en suivant les étapes suivantes : • Sélectionnez l’icône Mode Edition afin d’apporter les modifications souhaitées à l’aide du mini-éditeur de traitement de texte qui vous est proposé (texte, police, &ldots;). • Enregistrer les modifications par l’icône • Imprimer votre modèle par l’icône . Vous devez impérativement suivre ces étapes, en effet - Vous ne pouvez pas apporter de modification à votre contrat ou votre lettre type si le mode édition n’est pas sélectionné. - Vous ne pouvez pas imprimer votre modèle si le mode édition est sélectionné, il faut être en mode consultation. Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? Tous les caractères accentués n’apparaissent pas dans votre modèles, comme par exemple le « é », « ç », « à » &ldots; lors de la création de votre attestation avec les données de paye Vous possédez la version 6.0 d Adobe Reader, installer la version 7.0 . L'attestation d'Employeur L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) Lors du départ d’un salarié, vous devez lui remettre son attestation employeur (Pôle emploi) au moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture de son contrat de travail. Désormais, sauf cas particuliers, vous avez également l'obligation de transmettre un exemplaire de l'attestation à votre Pôle emploi (décret 2006-390 du 30 mars 2006, JO 1er avril). L'Unédic vient de préciser que cette nouvelle formalité doit être accomplie en adressant l'attestation destinée à votre Pôle emploi à la boîte postale suivante : Centre de traitement - BP 80069 - 77213 Avon Cedex. Attention !!! L’édition de l’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation d'employeur EBP Paye V17 246 • Accéder à la notice de l'attestation d'employeur • Avoir une explication sur les différents cadres : Cadre 1 : L'employeur Cadre 2 : Le salarié Cadre 4 : Emploi Cadre 5 : Chômage total sans rupture Cadre 6 : Motif de la rupture Cadre 7.1 : Salaires des 12 mois civils Cadre 7.2 Primes et Indemnités Cadre 7.3 : Sommes versées à l'occasion de la rupture Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Comment remplir l'attestation d'Employeur (Pôle Emploi) ? Notice officielle de l’attestation Employeur (Pôle emploi) Important : cette attestation doit être remplie exclusivement par l’employeur ou son représentant ; l’exactitude des renseignements fournis engage sa responsabilité. Le salarié ne doit rien y écrire et doit la joindre à la demande d’allocations qu’il obtiendra du Pôle emploi lors de son inscription comme demandeur d’emploi. 1 - L’employeur • Vous êtes en cours d’affiliation, joignez une copie du récépissé du centre de formalité des entreprises. • Vous êtes affilié à une autre caisse que Pôle emploi ou le Pôle emploi service, indiquez le nom de la caisse et votre numéro d’affiliation. Employeurs du secteur public • Vous avez adhéré de façon irrévocable au régime d’assurance chômage, vous pouvez sauter cette rubrique. • Vous êtes en auto-assurance ou en convention de gestion : indiquez si vous avez adhéré à un régime particulier au titre d’un emploi aidé. • Vous êtes en convention de gestion : indiquez le numéro de cette convention. 2 - Le salarié • Niveau de qualification : indiquez l’une des catégories suivantes et le code correspondant : 30. cadre 40. profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…) 51. employé non qualifié 52. employé qualifié 61. ouvrier non qualifié 62. ouvrier qualifié 4 - Emploi • Statut particulier : si le salarié avait une fonction de dirigeant, mandataire social, etc… précisez son statut. Etats Administratifs 247 5 - Chômage total sans rupture du contrat de travail Il s’agit des périodes de suspension du contrat de travail permettant le versement d’allocations d’aide publique, en cas de réduction ou de suspension temporaire d’activité imputable à la conjoncture économique, de difficultés d’approvisionnement en matières premières ou en énergie, de sinistre, d’intempéries de caractère exceptionnel, de transformation, restructuration ou modernisation de l’entreprise ou de toute autre circonstance de caractère exceptionnel (article R 351-50 du code de travail). 6 - Motif de la rupture du contrat de travail • 14 « licenciement pour motif économique » : il s’agit des licenciements visés à l’article L 321-1 alinéa 1 du code du travail. Si le salarié a été licencié dans le cadre du plan de sauvegarde de l’emploi ou à l’âge de 55 ans ou plus, n’oubliez pas de répondre aux questions posées dans les encadrés. • 20 « licenciement pour autre motif », précisez s’il s’agit d’un motif personnel, d’une faute grave ou lourde, d’une raison de santé, d’une inaptitude physique d’origine professionnelle visée à l’article L 122-32-5 du code du travail, etc. • 60 « autre motif » que licenciement : précisez le motif s’il s’agit d’une rupture d’un commun accord, avec ou sans transaction. 7.1 - Salaires des 12 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé Dernier jour travaillé et payé • Il ne coïncide pas toujours avec la fin du contrat de travail, en cas de maladie, de préavis non effectué, de congé sans solde ou de fin de carrière. Remontez au dernier jour effectivement travaillé et reportez les salaires des 12 mois civils complets antérieurs. • Les jours de congés payés sont considérés comme travaillés, sauf s’ils sont payés par une caisse professionnelle (bâtiment, dockers, etc.). • Si le dernier jour travaillé a donné lieu à une rémunération réduite, indiquez les salaires des 12 mois qui précèdent le dernier jour payé au salaire habituel. Les situations visées sont les suivantes : o Chômage partiel, préretraite progressive, o Cumul d’un salaire à temps partiel avec des indemnités de sécurités sociales, o Congé parental d’éducation à temps partiel, o Réduction d’horaire pour cause de redressement ou liquidation judiciaire, ou de difficultés économiques, o Reprise d’activité avec réduction de salaire par suite d’une maladie ou d’un accident, ou de difficultés économiques Colonne 3 : nombre d’heures travaillées Pour chaque période de paie, déclarez toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaire, y compris les heures supplémentaires. Colonne 4 : nombre de jours n’ayant pas été intégralement payés Il s’agit des jours n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire. • Indiquez les jours d’absence non payés, quel qu’en soit le motif, y compris les samedis et dimanches s’ils sont inclus dans la période d’absence (exemple : pour une absence du mardi 8 au jeudi 17, indiquez 10 jours). • Indiquez également les jours ayant donné lieu au versement par l’employeur d’une rémunération partielle (exemple : rémunération réduite du fait d’un mi-temps thérapeutique, d’une absence pour convenance personnelle, etc.). • En cas de maladie, indiquez les jours d’absence dans cette colonne, sans porter de salaire dans la colonne 5. Si vous avez maintenu la rémunération intégrale du salarié, en versant un complément aux indemnités journalières de la sécurité sociale, et que EBP Paye V17 248 l’absence pour maladie n’a entraîné aucune réduction de prime, vous pouvez déclarer la rémunération intégrale dans la colonne 5. Dans ce cas n’indiquez aucun jour d’absence dans la colonne 4, et signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte Assurance chômage. • Indiquez les jours de chômage partiel dans cette colonne, sans que les salaires correspondants soient portés dans la colonne 5. Si le salaire a été intégralement maintenu, déclarez-le en colonne 5 et n’indiquez aucun jour d’absence en colonne 4 ; signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte Assurance chômage. Colonne 5 : salaire mensuel brut • Si le salarié n’est pas mensualisé, mentionnez-le dans la colonne observations (7). • Le salaire brut est le salaire soumis à contributions, c’est-à-dire avant retenue des charges sociales et après réduction des frais professionnels (bâtiment et travaux publics, VRP, etc.). • Indiquez toutes les sommes correspondant à la rémunération habituelle : salaire mensuel de base + indemnités et primes de même périodicité. Les indemnités et primes de périodicité différente du salaire mensuel doivent être portées dans la rubrique 7.2 (voir ci-dessous). • Ne doivent pas figurer dans cette colonne les rémunérations partielles correspondant aux jours d’absence ou n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire (colonne 4). L’indemnité compensatrice de congé payés ou de préavis doit être portée dans la rubrique 7.3 (voir ci-dessous). Colonne 6 : montant du précompte Assurance chômage (part salariale) • N’indiquez que les précomptes réellement versés à votre caisse Pôle emploi. Lorsque le montant du précompte ne correspond pas au salaire brut, signalez-le en observations (colonnes 7). Colonne 7 :Observations • Précisez le motif des variations du salaire ou du nombre d’heures travaillées, ou le motif des différences de précompte. 7.2 - Primes et indemnités de périodicité différente des salaires, non mentionnées dans le cadre 7.1 • Indiquez ici les primes ou indemnités liées aux salaires des 12 mois civils précédant le dernier jour travaillé payé et de périodicité différente du salaire mensuel. Précisez la nature de la prime ou de l’indemnité ; 13ième mois, prime de bilan, prime exceptionnelle, etc. • Complétez ce cadre avec précision : il permet de prendre en compte en totalité ou au prorata les sommes que vous y portez pour le calcul des allocations. 7.3 - Sommes versées à l’occasion de la rupture (solde de tout compte) La sommes portées dans ce cadre doivent être libellées en euros • vous devez faire figurer dans le cadre le total des sommes versées après le dernier mois civil indiqué dans le cadre 7.1 et correspondant au solde de tout compte : o salaire, lorsque la fin du contrat de travail intervient en cours de mois, o indemnité compensatrice de préavis si le préavis est non effectué et payé, o indemnité compensatrice de congés payés pour les congés payés non pris. Précisez le nombre de jours ouvrables correspondants, et le nom de la caisse si cette indemnité est due par une caisse professionnelle. • Vous devez également déclarer le montant total des indemnités ou autres sommes inhérentes à la rupture, et détailler les indemnités légales, conventionnelles, ou Etats Administratifs 249 transactionnelles. • Dans le cadre des indemnités conventionnelles, vous devez faire figurer notamment les indemnités afférentes aux journées complémentaires de repos acquises au titre d’un accord de RTT et celles correspondant aux droits acquis au titre du compte épargne temps. Liste des indemnités légales : o indemnité légale de licenciement (art. L 122-9 et R 122-2 du code du travail), o indemnité de fin de contrat à durée déterminée (art. L 122-3-4 du code du travail), o indemnité de rupture d’un contrat « nouvelles embauches » (art. 2. 3° ord. N°2005-893), o indemnité de fin de mission (art. L 122-4-4 du code du travail), o indemnité de départ à la retraite (art. L 122-14-13 du code du travail), o indemnité spéciale de licenciement en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle (art. L 122-32-6 du code de travail), o indemnité due aux journaliste (art. L 761-5 du code du travail), o indemnité de clientèle (art. L 751-9 du code du travail), o indemnité due au personnel navigant de l’aviation civile (art. R 423-1 du code de l’aviation civile), o indemnité spécifique de licenciement (art. L 321.2.1 du code du travail), o versée en cas de risque sérieux d’atteinte à la santé ou à l’intégrité physique ou morale de l’apprenti (art. L 117.5.1 du code du travail), o due en raison d’un sinistre (art. L 122.9.1 et L 122.3.4.1 du code du travail), o versée lorsque non-poursuite du contrat de travail en cas de nullité de la procédure de licenciement économique (art. L 122.4.4 du code du travail), Si vous versez d’autres rémunérations après avoir établi cette attestation, informez-en le Pôle emploi. 8 . Avance du fonds national de garantie des salaires Si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, indiquez si le Fonds national de garantie des salaires a procédé ou doit procéder à l’avance des créances salariales. Indiquez leur nature (rappel de salaires, congés payés, indemnités liées à la rupture du contrat, etc.). En cas d’absence d’intervention de Fonds national de garanties des salaires, précisez en le motif (fonds disponibles de l’entreprise, relevés de créances transmis au juge commissaire ou à l’AGS, ou refus de l’AGS). 9 . authentification par l’employeur • Précisez la qualité du signataire de l’attestation. • Rappelez en toutes lettres le motif de la rupture du contrat de travail. Votre responsabilité d’employeur est engagée par les renseignements fournis Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur (précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. EBP Paye V17 250 Attention !!! L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations d'employeur Comment réaliser le paramétrage ? Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques de salaires brut. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage. Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul permettant d’alimenter les zones de Formule. Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ? Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage. Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre salarié. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ? Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage. La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2 Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris les heures supplémentaires). La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ? Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents (cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous nature Liée à l'activité avec période spécifique. Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le remplissage de l'attestation. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ? Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre entreprise verse aux salariés lors d’un départ. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos Etats Administratifs 251 salariés. La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes : - Indemnité légale supplémentaire de licenciement - Dommages et intérêts dus à un CDD - Indemnité suite à la clause de non concurrence - Indemnités versée au titre des RTT L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) : L'assistant Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation d'employeur (Pôle emploi) pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer le paramétrage de vos rubriques en indiquant correctement leurs natures. Vous retrouverez la liste des rubriques prisent en compte dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestation d'employeur . Attention !!! Un nouveau modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) est mis à votre disposition, vous devez l'utiliser à la place de l'ancien modèle d' Attestation ASSEDIC. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) Paramètres généraux Vous devez renseigner le n° d’ordre de votre attestation d'employeur (Pôle emploi) si celui proposé par défaut n’est pas correct. Vous devez à chaque nouvelle attestation d'employeur incrémenter d’une unité le n° d’ordre. Par défaut votre logiciel le fait automatiquement. Durée d’emploi salarié La durée de l’emploi proposée par défaut est : • La date d’entrée que vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre salarié pour la période de début. • la date de sortie qui vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre salarié pour la période de fin ou la date du Dernier jour travaillé que vous avez renseignée lors de la création du solde de tout compte. Attention !!! Si cette période est erronée, renseignez une période correcte sinon, le cadre 7.1 salaires des 12 EBP Paye V17 252 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé de votre attestation d'employeur risque d’être faux. Remarque !!! Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006 n’est pas créée avec votre logiciel le message Il n’y a pas d’exercice précédent s’affichera lorsque vous cliquerez sur Créer. Validez le message est complétez manuellement l’encadré 7.1 de votre attestation. Bulletin du dernier jour travaillé payé Sélectionnez le bulletin couvrant la dernière période travaillée. Les éléments de ce bulletin seront repris pour compléter le cadre 7.3, partie Salaire versé après le dernier mois civil mentionné au cadre 7.1. Exemple !!! Si vous avez plusieurs bulletins sur le même mois pour votre salarié, alors les données déclarées seront la somme de tous les bulletins. Par exemple : 1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N 2ième bulletin du 11/06/N au 15/06/N date de paiement le 15/06/N Vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N Bulletin du solde de tout compte Par défaut, vous trouverez le dernier bulletin que vous avez typé Solde de tout compte pour votre salarié. Si vous souhaitez le modifier, sélectionnez le bulletin dans lequel vous avez versé à votre salarié les indemnités pour son solde de tout compte (cadre 7.3). Si vous avez indiqué les indemnités du solde de tout compte dans le même bulletin de salaire que celui incluant le dernier jour travaillé et payé, vous devez indiquer le même bulletin que précédemment. Cependant, si vous avez créé un bulletin différent pour le solde de tout compte sélectionnez le dans cette zone. Remarque !!! Votre salarié est sorti le 25 mai. Vous lui avez fait son bulletin de salaire du 1er au 25 mai, puis à la date du 30 mai, vous lui avez fait un second bulletin incluant uniquement le solde de tout compte. Dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé sélectionnez le bulletin du 01/05/N &endash; 25/05/N. Dans la zone Bulletin du solde de tout compte sélectionnez le bulletin du 30/05/N &endash; 30/05/N Dans le cas où le bulletin du 01/05/N est typé solde de tout compte, alors il faut sélectionner ce bulletin dans cette zone. Organismes retraite complémentaire Sélectionnez le bouton puis dans la liste des organismes proposée choisissez le nom des caisses de retraite complémentaire de votre salarié. Formule de calcul du salaire brut mensuel Renseignez ici la formule de calcul permettant de calculer le salaire soumis à contributions de Etats Administratifs 253 votre salarié. La variable de cumul SBRUT reprend la somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations (proposée par défaut). Si vous souhaitez renseigner une autre formule de calcul, sélectionnez le bouton pour accéder à l'éditeur de formule. Exemple !!! Si votre salarié est payé avec une base forfaitaire la variable SGAIN est la mieux adaptée pour calculer le salaire brut mensuel. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 1 : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification.) • Le nom de l’organisme ayant recouvré les contributions d’assurance-chômage est repris par défaut. En effet, vous pouvez le paramétrer dans Onglet Attestation d'employeur • Vérifiez le nombre de salariés, et modifiez-le si besoin dans votre modèle, vous pouvez modifier les effectifs de votre société dans les préférences de votre dossier. • Précisez, si l’employeur a conclu une convention de gestion, le numéro et la date d’adhésion à cette convention Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 2 : Le salarié • Indiquez s’il y a lieu le lien de parenté ou d’alliance avec le chef d’entreprise. • Le niveau de qualification est indiqué par défaut, cependant, si cette zone est vide cela vient du fait que vous n’avez pas renseigné un des éléments suivants dans l'onglet Info.Paye de la fiche de votre salarié : o Cadre o Profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…) o Employé non qualifié o Employé qualifié o Ouvrier non qualifié o Ouvrier qualifié Dans ce dernier cas, sélectionnez la qualification de votre salarié à partir de la liste déroulante directement dans votre attestation. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 3 : Caisses de retraite complémentaire Les caisses de retraite complémentaire du salarié sont celles que vous avez renseignées dans EBP Paye V17 254 votre assistant de création. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi): Cadre 4 : Emploi • La durée d’emploi qui est reprise est celle que vous avez notée dans votre assistant de création.. • Le dernier emploi tenu est repris par défaut. Dans votre logiciel, vous le renseignez dans la zone Nature d’emploi dans l'onglet Infos.Paye de la fiche de votre salarié. • La ville du dernier lieu de travail ainsi que le code postal sont repris par défaut. Dans votre logiciel, vous les renseignez dans l'onglet adresse des coordonnées de votre dossier ou dans l'onglet complément de la fiche de votre salarié, si le lieu de travail de votre salarié est différent de l’établissement. • Indiquez la date de notification du licenciement, de la démission ou de la rupture d’un CNE • Toutes les informations que vous avez saisies dans votre Solde de tout compte sont reprises automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en cochant les cases correspondantes, si un préavis a été effectué ou non effectué et s’il a été payé ou non payé. Renseignez les dates du préavis s’il a été effectué. En cas de préavis non payé, indiquez le motif. • Indiquez s’il y a lieu le numéro d’affiliation à un régime spécial de sécurité sociale. • Cochez Oui si vous relevez du régime local d’Alsace Moselle. • Cochez la catégorie d’emploi particulier, si vous cochez Autre n’oubliez pas de le préciser. • L’horaire de travail hebdomadaire applicable dans l’établissement et celui du salarié sont renseignés par défaut dans votre logiciel, vous devez renseigner : o dans les informations sur le solde de tout compte, l’horaire pour votre établissement dans la zone Heures mensuelles de référence de l'onglet Paramètres des préférences de votre dossier. o l’horaire pour votre salarié dans la zone hebdomadaire de l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • N’oubliez pas de renseigner l’horaire de travail annuel. • En cas de différence entre l’horaire de votre entreprise et celui du salarié, précisez-en le motif. • La nature du contrat est renseignée par défaut, seulement si vous avez renseigné : Contrat à durée indéterminée, Contrat à durée déterminée ou Contrat Nouvelles Embauches dans la zone code Contrat de travail de l'onglet infos Paye de la fiche de votre salarié. Dans le cas où vous avez renseigné autre chose, cochez la nature du contrat de votre salarié. Vous ne pouvez renseigner qu’une seule des trois possibilités. • Renseignez le type de contrat particulier ainsi que le statut particulier s’il y a lieu. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 5 : Chômage total sans rupture Lorsque le salarié est dans une situation de chômage total sans rupture du contrat de travail, Etats Administratifs 255 indiquez si une demande d’allocation de chômage partiel a été réalisée auprès de la DDTE. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 6 : Motif de la rupture Le motif de licenciement ou de rupture du contrat de travail que vous avez saisi dans votre Solde de tout compte est repris automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en cochant la case correspondante. Attention !!! Vous ne pouvez indiquer qu’un seul motif. Si votre salarié est licencié pour motif économique n’oubliez pas de répondre aux questions posées dans les encadrés. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.1 Salaires des 12 mois civils Il s’agit du récapitulatif des salaires des 12 derniers mois complets précédant le dernier jour travaillé. Si ces 12 mois de paye n’ont pas été réalisés dans EBP Paye, saisissez pour chaque mois les différentes lignes de salaire directement dans votre attestation. Les bulletins repris ont été déterminés par la période d’emploi que vous avez renseignée dans l'assistant de création. • Le salaire mensuel brut est déterminé en fonction de la formule que vous avez notée dans l'assistant de création. • Le calcul du nombre d’heures travaillées et le montant du précompte Assurance chômage sont configurés dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs. • La colonne Nb de jours n’ayant pas été intégralement payés doit être complétée directement dans votre attestation. Pourquoi y a-t-il des zones vides ? Vous n’avez pas réalisé de bulletins sur toute la période indiquée dans l’assistant. Compléter les différentes lignes afin d’avoir les 12 derniers mois de salaire. Exemple !!! Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006 vous n’avez pas réalisé de bulletin de salaire avec votre logiciel de paye, alors les lignes concernant la période de 2006 seront non renseignées. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.2 Primes et Indemnités EBP Paye V17 256 Chaque ligne est évaluée en fonction des rubriques que vous avez configurées dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs. Si la ou les rubriques que vous avez sélectionnées sont évaluées sur plusieurs périodes (bulletins), alors une ligne par période sera indiquée. Le montant des primes ou indemnités saisies manuellement dans cet encadré doit être exclu du salaire Brut mensuel déclaré dans le cadre 7.1. Les montants détectés par votre logiciel sont automatiquement exclus. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.3 Comment est évalué l’encadré Salaire ? Dans l'assistant de création vous avez indiqué un bulletin dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé. Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données de ce bulletin. Remarque !!! Si vous avez plusieurs bulletins pour le même mois pour ce salarié, alors les données déclarées seront la somme de tous les bulletins. Par exemple : 1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N 2ème bulletin du 11/06 au 15/06 date de paiement le 15/06/N Dans l’assistant vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N Dans le cadre 7.3 encadré Salarié, vous aurez : Du 01/06/N au 15/06/N en période Le 15/06/N en date de paiement Le nombre d’heure de travail, le salaire brut, le montant du précompte Assurance chômage cumulés des deux bulletins Comment sont évalués les éléments du solde de tout compte ? Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données du bulletin"Solde de tout compte" que vous avez renseigné dans l'assistant de création de l'attestation. Que se passe-t-il si le bulletin du solde de tout compte est le même que celui du dernier jour travaillé et payé ? Dans ce cas là, dans l’encadré Salaire, le salaire brut du dernier jour travaillé et payé ne tient pas compte de toutes les indemnités déclarées en solde de tout compte. Explications diverses sur les différentes zones : • Les montants des indemnités compensatrices de préavis et de congés payés sont repris automatiquement en fonction des rubriques que vous avez indiquées dans le paramétrage de l'attestation d'employeur . • Indiquez le nombre de jours ouvrables correspondants à une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés (jours payés mais non pris), versée postérieurement au 12 derniers mois complets de paye (versée le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Etats Administratifs 257 • Le champ Total des sommes inhérentes à la rupture reprend les sommes des indemnités conventionnelles (définies par la convention collective) et transactionnelles (dont les dommages et intérêts), versées postérieurement au 12 derniers mois complets de paye (versées le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Les indemnités légales (indemnité légale de licenciement etc.) détaillées dans l’attestation seront automatiquement cumulées à cette somme. Vous devez paramétrer au préalable les rubriques d’indemnités. • Tous les montants correspondants aux indemnités légales sont paramétrables dans le paramétrage de l'attestation d'employeur Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 9 Authentification par l'employeur N’oubliez pas : • D’identifier et de renseigner la qualité du signataire. • De rappeler le motif de la rupture du contrat de travail. • De signer l’attestation. Attention !!! Vous devez impérativement contrôler les données de votre attestation d'employeur avant de la transmettre à votre salarié ainsi qu’à votre organisme. En effet, votre responsabilité est engagée par les renseignements fournis. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une maladie. Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié. En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la caisse d'Assurance Maladie pourra déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation). Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes. Remarque !!! Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité est disponible à partir de la version PRO. EBP Paye V17 258 Quand remplir l’attestation ? Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié. Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée. Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié. Vous devez adresser cette attestation à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur Assuré (e) Renseignements permettant l'étude des droits Demande de subrogation en cas de maintien de salaire Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Cotisations dues au titre des assurances maladie Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de cotisation COTMALAD. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial. La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX) Nombre d’heures de travail Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est la variable HEUREEL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués. Montant du salaire en cas de maladie Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable SBRUTABT. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maladie La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT Montant du salaire en cas de maternité ou paternité Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Etats Administratifs 259 Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maternité ou paternité. La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11135_02 Maladie Maternité Pater Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié + + sélection du modèle 11135_02 Maladie Maternité Pater Sélection du type d’arrêt Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité ou Paternité. Cas général ou cas particuliers Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier, un VRP etc&ldots; sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général. Avec subrogation Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire. Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici. Remarque!!! L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier Salaires de référence évalués Cas général : Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. EBP Paye V17 260 Cas particuliers : Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e) • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. • L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits • Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même si la journée de travail n'a pas été achevée. • Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour. • Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par le médecin ou est pour une raison personnelle. Cas général • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Etats Administratifs 261 Cas particuliers • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Période de référence • La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. Salaires de référence • La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés dans l’assistant de création. • Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : Subrogation Qu’est-ce que la subrogation ? En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail pour maladie, la subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré. Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention collective ou d’un accord de branche. Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie. La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi que les congés maternité, paternité et d’adoption. Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ? Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité vous avez sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale sont reportées. • Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ; • Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la subrogation définie par votre convention collective ou votre accord de branche. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité (MSA) EBP Paye V17 262 Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une maladie si vous appartenez au régime Agricole. Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié. En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la mutualité sociale agricole pourra déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation). Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes. Remarque !!! Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité /Allocation journalière de maternité est disponible à partir de la version PRO. Quand remplir l’attestation ? Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié. Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée. Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié. Vous devez adresser cette attestation à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur Assuré (e) Renseignements permettant l'étude des droits Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Etats Administratifs 263 Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 12000_02 Maladie Maternité Paternité (régime Agricole) Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié + + sélection du modèle 12000_02 Maladie Maternité Paternité (régime Agricole) Sélection du type d’arrêt Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité, Paternité ou Allocation journalières maternité. Cas général ou cas particuliers Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier etc&ldots; sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général. Salaires de référence évalués Cas général : Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Cas particuliers : Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e) • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. EBP Paye V17 264 • L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits • Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même si la journée de travail n'a pas été achevée. • Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour. • Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par le médecin ou est pour une raison personnelle. Cas général • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Cas particuliers • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Période de référence • La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. Salaires de référence • La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés dans l’assistant de création. • Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité Etats Administratifs 265 L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle Ce document est à fournir en cas d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle est disponible à partir de la version PRO. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire AT/Maladie Professionnelle. • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur La victime Renseignements concernant le medecin du travail Renseignements relatifs à l'arrêt de travail Salaires de référence Demande de subrogation en cas de maintien de salaire Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ? Montant brut soumis à cotisations Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT. Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations. Avantages en nature Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature. Indemnités, primes, gratifications Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la rubrique. Frais professionnels Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui sont soumis aux cotisations. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la rubrique. EBP Paye V17 266 Part salariale des cotisations Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale des cotisations est SCOTSAL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'assistant Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Accident du travail / Maladie professionnelle pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie Prof Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie Prof Avec subrogation Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire. Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici. Remarque!!! L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier. Salaires de référence évalués Pour un salarié payé au mois, renseignez la dernière paye échue avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 2 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 4 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Etats Administratifs 267 Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre attestation ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Le n° de risque AT est indiqué par défaut, sauf si vous ne l’avez pas renseigné dans les préférences de votre dossier. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : La victime • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre attestation ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. • La nationalité française est cochée par défaut si « FR &endash; France » est sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié, si ce n’est pas le cas, cochez la nationalité de votre salarié dans sa fiche. • La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié (date d’entrée). • La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • Cochez si l’accident a fait une autre victime. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Le médecin du travail Les éléments concernant le médecin du travail sont indiqués par défaut si vous avez renseigné dans l'onglet Médecine du travail des préférences une adresse de service de santé autre que l’établissement. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Renseignement arrêt de travail Renseignez toutes les zones de cet encadré. N’oubliez pas de renseigner le motif de l’arrêt, s’il s’agit d’un arrêt de travail dû à une maladie professionnelle ou à un accident de travail. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Salaires de référence EBP Paye V17 268 A . Salaire de base et accessoires du salaire de la période de référence • La période de référence reprise est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. • Le montant brut, le montant des avantages en nature, le montant des indemnités, la part salariale des cotisations, le montant des frais professionnelles sont complétés par défaut en fonction des éléments de calcul que vous avez renseignés dans les propriétés des Etats administratifs.. B . Rappels de salaire et accessoires du salaire versés avec une périodicité différente de celle du salaire de base Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. C . Cas où la période de référence n’a pas été entièrement accomplie Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. D . Cas particulier Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Subrogation Qu’est-ce que la subrogation ? En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail, la subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré. Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention collective ou d’un accord de branche. Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie. La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi que les congés maternité, paternité et d’adoption. Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ? Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle vous avez sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale sont reportées. • Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ; • Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la subrogation telle que définie par votre convention collective ou votre accord de branche. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle La Déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Quand établir la déclaration ? Attention !!! L’édition de déclaration d’accident du travail est disponible à partir de la version PRO. L’employeur est tenu de déclarer tout accident du travail ou de trajet dont il a eu connaissance dans les 48 heures à la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime. Etats Administratifs 269 L’obligation de déclaration par l’employeur s’applique dès que celui-ci a connaissance de toute lésion corporelle survenue pendant le temps et sur le lieu de travail, et ce quelle que soit son opinion sur les causes de l’accident. À défaut d’une telle déclaration, l’employeur commet une faute et, dès lors que l’action en reconnaissance du caractère professionnel de l’accident est prescrite, le salarié peut demander des dommages-intérêts devant les juridictions civiles. Explication sur les différents cadres Employeur Victime Accident Témoins Tiers Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos déclarations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle déclaration. Déclaration AT - L'assitant de création Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 60-3682 Déclaration Accident du Travail Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 60-3682 Déclaration Accident du Travail Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - L'employeur Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification) Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - La victime Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans l’onglet Etat civil de la fiche de votre salarié afin de les corriger. • La nationalité française est cochée par défaut si « FR- France » est sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié. Si ce n’est pas le cas, cochez la nationalité de votre salarié dans sa fiche. Si votre le salarié est de nationalité étrangère, vous devrez cocher « C.E.E. » ou « Autre » manuellement dans la déclaration. EBP Paye V17 270 • La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié (date d’entrée). • La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’emploi est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié. • La catégorie professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié. • Cochez si l’accident a fait une autre victime. Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - L'accident • Lieu de l’accident : Précisez si l’accident s’est produit : o Sur le lieu du travail habituel (atelier, chantier, bureau), o Sur un lieu de travail occasionnel, o Lors d’un déplacement pour le compte de l’employeur, o Au domicile du salarié, o Sur le trajet aller ou retour entre le domicile ou le lieu de prise habituelle des repas, et le lieu de travail. Dans tous les cas, indiquez la localité et le lieu précis de l’accident. • Circonstances détaillées de l’accident Indiquez ce que faisait la victime au moment de l’accident (travail sur une machine, manutention, etc) et comment celui-ci s’est produit (glissade, heurt, etc). • Siège des lésions Indiquez l’endroit du corps où la victime a été atteinte (yeux, tête ou cou, mains, membres supérieurs, tronc, pieds, membres inférieurs, sièges internes) en précisant s’il y a lieu droite ou gauche. • Nature des lésions Précisez s’il s’agit de contusions, plaie, lumbago, entorse, fracture, brûlure, piqûre, présence d’un corps étranger, lésions multiples, autres (à préciser). • Arrêt de travail Si la victime a arrêté son travail sur prescription d’un médecin, et si cet arrêt intervient après envoi de la présente déclaration, vous devez OBLIGATOIREMENT établir et envoyer le formulaire « ATTESTATION DE SALAIRE » Accident du travail ou maladie professionnelle &endash; Réf. 11137-02, à la caisse primaire du lieu de résidence habituelle de la victime. Vous devez également remplir cette même formalité si votre salarié a un nouvel arrêt de travail dû à son accident. Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Témoins Précisez la qualité du témoin : collègue, conjoint &ldots;. En l’absence de témoin oculaire direct, il convient d’indiquer les personnes ayant eu connaissance de l’accident ou ayant constaté des blessures. Etats Administratifs 271 Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Tiers Lorsqu’un tiers est impliqué dans l’accident, pensez à le signaler afin que la CPAM puisse engager le recours contre le tiers en cause. En effet, si la responsabilité est totale, les dépenses correspondantes à cet accident seront prises en charge par l’assurance du tiers et ne seront pas imputées sur votre compte. Retour à la déclaration d'accident du travail Feuilles d'aide aux calculs Feuilles d'aide aux calculs Lors de la rupture du contrat de travail du salarié, L’employeur est tenu de procéder : ƒ A la proratisation du plafond de sécurité sociale (si celui-ci sort en cours de mois) ƒ Au versement d’une éventuelle prime au prorata, ƒ Au versement de différentes indemnités légales de rupture. Les feuilles d’aide au calcul des indemnités de départ sont comme leur nom l’indique, une aide au calcul des éléments de paye du solde de tout compte du salarié. Elles ont pour objectif de permettre au client de calculer en automatique les éléments de rémunérations relatifs au départ du salarié après avoir renseigné un certain nombre d’informations sur la sa présence, sa rémunération. Les montants calculés pourront ensuite être saisis par le client dans le bulletin de départ du salarié (ou bulletin complémentaire, si le solde de tout compte est effectué après le mois de sortie) après avoir ajouté les rubriques correspondantes. On distingue trois types de feuilles d’aide aux calculs (cf. tableau suivant). X Indemnités de départ fin CDD Y Indemnités de départ fin CDI Z Indemnités de licenciement ou retraite. Feuille d’aide au calcul des fins de contrats à durée déterminée Feuille d’aide au calcul des fins de contrats à durée indéterminée Feuille d’aide au calcul des indemnités de licenciement et départ à la retraite Calculs effectués • calcul du prorata plafond SS • Calcul d’une prime au prorata • Calcul de l’indemnité de fin de contrat (prime de précarité) • Calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés • calcul du prorata plafond SS • Calcul d’une prime au prorata • Calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés • Calcul de l’indemnité de licenciement pour motif personnel • Calcul de l’indemnité de licenciement pour motif économique • Calcul de l’indemnité de mise à la retraite • Calcul de l’indemnité de départ volontaire à la retraite Remarque !!! Pour de plus amples informations sur les modalités d’utilisation des feuilles de calcul, reportez vous à la notice jointe à chaque feuille. FAQ Comment modifier le contenu d'une attestation ? EBP Paye V17 272 Vous venez de créer votre attestation Après avoir établi votre attestation à l’aide de l’assistant de création, vous avez à l’écran votre attestation. Pour modifier les données : • Complétez et/ou modifiez les informations directement dans votre Etat. • N’oubliez pas d’enregistrer par le bouton . • Imprimez ensuite votre attestation. Remarque !!! Après avoir enregistré vos modifications puis imprimé votre attestation, vous n’avez plus la possibilité de lui apporter des précisions. Si vous souhaitez de nouveau modifier les éléments indiqués dans votre état sélectionnez le bouton . Sans oublier ensuite d’enregistrer, puis imprimer… Vous avez déjà créé votre attestation et vous souhaitez la modifier Après avoir validé votre attestation, vous avez la possibilité de la Modifier, Consulter et Imprimer autant de fois que vous le souhaitez. En effet, toutes les attestations que vous avez éditées pour vos salariés sont conservées dans l'onglet Administratif de leurs fiches, par date et heure de création. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle Comment saisir un montant avec des décimales dans les Attestations ? Si vous souhaitez saisir un montant avec des décimales dans vos attestations, vous devez impérativement mettre un « . » en séparateur de décimale. Pour saisir « 151,67 » vous devez inscrire « 151.67 » Comment modifier le contenu d'un document ? Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Consultation des contrats et lettres types Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, consultez vos documents créés précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton . La consultation permet d’imprimer le contrat sans le modifier.. Modification des contrats et lettres types Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, modifiez vos documents créés précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton . Modifiez puis enregistrez votre document. En effet, tant que vos modifications ne sont pas validées par le bouton enregistrer, le bouton imprimer n’est pas accessible. Pourquoi du texte est proposé par défaut en modification dans une attestation ? Vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader Etats Administratifs 273 Pour cela suivez les étapes suivantes : o Allez dans le menu Edition + Préférences. o Sélectionnez Formulaire dans la colonne Catégories. o Dans la zone Remplissage automatique sélectionnez l’option Désactivé dans la liste déroulante. Pourquoi l'attestation n'apparaît pas à l'écran en création ou en modification ? Vous avez probablement sélectionné le bouton Bloquer et coché l’option Mémoriser mon action pour le site : localhost sur le message d’avertissement de sécurité d’Abobe Reader. Pour débloquer cette action, vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader 7.0. Pour cela suivez les étapes suivantes : o Allez dans le menu Edition + Préférences. o Sélectionnez Gestionnaire des approbations dans la colonne Catégories. o Dans la zone Accès aux ressources sélectionnez le bouton Modifier les paramètres de site. o Dans l’encadré, dans la colonne site, sélectionnez localhost, (dans la colonne Etat doit apparaître Toujours refuser). o Sélectionnez le bouton supprimer. o Le message d’avertissement apparaîtra ensuite lors de la création d’une attestation, et n’oubliez pas de sélectionner le bouton autoriser. Pourquoi l'option subrogation est-elle grisée dans les assistants de création des attestations ? L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque dans votre dossier et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier. 275 Paye Agricole La DAS Bilatérale Le fichier DAS Bilatérale Vous pouvez générer un fichier à la norme DAS Bilatérale par le menu Déclarations + Agricole + DAS Bilatérale, et l’envoyer directement à votre centre DAS, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Génération du fichier DAS Bilatérale • Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque. • Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer. • Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...), le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires (enregistrements n° 210). • Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées par le salarié. • Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, sélectionnez la section 01 puis la section 02. Autrement, laissez le code 00. En multi-sections, vous devez générer les deux fichiers l’un après l’autre. • Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier. Modification du fichier DAS Bilatérale La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel. • Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les enregistrements générés. • L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de : o lire et modifier les enregistrements du fichier o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires (salariés, établissements, entreprises), o généraliser une valeur à un groupe de salariés, o recalculer automatiquement le total Établissement et Entreprise, o ajouter des honoraires. Attention !!! Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement seront écrasées. Comment sont déclarés les salariés sortis ? Tous les salariés qui sont sortis sur l'exercice précédent ne seront pas produits dans le fichier EBP Paye V17 276 DAS Bilatérale. Remarque !!! Si vous devez réaliser un bulletin de paye pour un salarié sorti sur l'exercice de paye précédente, les informations de ce bulletin ne seront pas déclarées. Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ? Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas produits dans la déclaration DAS Bilatérale. Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations. Le fichier DAS bilatérale multi-établissements Vous pouvez générer un fichier DAS multi-établissements par le menu Déclarations + Agricole DAS multi-établissements, et l’envoyer directement à votre DAS, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Génération du fichier DAS Bilatérale multi-établissements • Sélectionnez dans Dossier de l’entreprise le dossier correspondant au siège social. • Choisissez l’année concernée • Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque. • Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...), le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires (enregistrements n° 210). • Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer. • Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées par le salarié. • Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, vous devez générer un premier fichier avec la section 01 puis la section 02. Si vous ne générez pas de DAS multi-sections, laissez 01. • Cochez les dossiers correspondant aux différents établissements. Remarque !!! Si les dossiers que vous avez sélectionné sont protégés par un mot de passe, vous aurez à saisir le mot de passe de chaque dossier protégé pour pouvoir continuer la génération du fichier. • Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier. Modification du fichier DAS Bilatérale Paye Agricole 277 La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel. • Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les enregistrements générés. • L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de : o lire et modifier les enregistrements du fichier o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires (salariés, établissements, entreprises), o généraliser une valeur à un groupe de salariés, o recalculer automatiquement le total Etablissement et Entreprise, o ajouter des honoraires. Attention !!! Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement seront écrasées. Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ? Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas produits dans la déclaration DAS multi-établissements. Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations. Les enregistrements et les points à vérifier DAS Bilatérale Les différents enregistrements 010 : En tête Entreprise 020 : En tête Etablissement 200 : Ligne Salarié 202 : Ligne Salarié Négative 210 : Ligne Honoraires 300 : Total Etablissement 302 : Total Etablissement Négatif 310 : Total Entreprise 312 : Total Entreprise Négatif Type de DADS générée avec le logiciel Le logiciel génère les types de DAS suivants : 0 : Salaires et Honoraires déclarés sur le même fichier. 2 : Salaires uniquement sans Honoraire. Points essentiels à vérifier • Enr 200 champ 100 ; Enr 300 champ 018 ; Enr 310 champ 021 : Renseigner ici la base brute fiscale correspondant au montant brut des rémunérations en sens de l'assiette retenue pour la taxe sur les salaires, y compris la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérée. • Enr 200 : Informations à compléter EBP Paye V17 278 o Champs 065 et 070 : Les périodes d'emploi. On récupère la dernière période indiquée dans la fiche de l'employé. Pour une deuxième période, elle sera à renseigner manuellement. o Champs 107 à 110 : Le détail des avantages en nature doit être renseigné si besoin. Seul le champ 105 (valeur) est renseigné. o Champs 132 à 136 : Tout ce qui est taxe sur les salaires est à renseigner manuellement. o Champ 139 : Le code absence montant doit être renseigné pour justifier, dans certains cas, une absence d'information dans les zones "rémunérations" sociales et/ou fiscales. o Champ 144 : renseigner dans ce champ tous les « autres revenus nets imposables » qui ne figurent pas dans les champs 103 et 142 o Champ 146 : renseigner dans ce champs le montants des heures supplémentaires et complémentaires exonérées. (afin que le calcul se fasse automatiquement, renseigner les rubriques dans la zone prévue lors de la génération du fichier. • Enr 202 : L'établissement a des lignes négatives. Les régularisations négatives (sommes versées en trop) concernant une année antérieure, sont, en principe déduites des sommes rémunérant l'année de régularisation. Cette information s'effectue dans la fiche du salarié au niveau du dossier. Complétez les champs concernés des enregistrements 202, 302, 312. • Enr 210 : Si vous avez indiqué un nombre d’enregistrements honoraires, complétez les champs concernés des enregistrements 210, 300, 310. Modification du fichier DAS Bilatérale La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel, notamment pour gérer les cas particuliers. Déplacez-vous d’un enregistrement à l’autre par les boutons Précédent et Suivant. Lorsque le champ d’un enregistrement est modifiable, le bouton Modifier est actif. Pour connaître les bases de cotisations de vos salariés, vous pouvez : • Imprimer leur fiche individuelle (Impression + Salariés + Fiches individuelles), • Lancer une interrogation des données de paye par Gestion + Interrogation des données de paye. Cliquez sur le bouton Imprimer si vous souhaitez conserver une trace du fichier généré. Consultez les différents enregistrements et les points essentiels à vérifier. Le fichier MSA Paramétrage du fichier MSA Le fichier MSA est composé de différents enregistrements. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Paye Agricole 279 Enregistrements obligatoires : PE11 : Identification de l’entreprise PE31 : Salaires versés PE32 : Si le salarié a effectué des heures supplémentaires PE41 : Assiettes Enregistrements facultatifs : PE21 à PE24 : Evolutions de situation d’un salarié Pour les enregistrements PE31 et PE41, un certain nombre de montants seront à renseigner, comme la rémunération brute du salarié, le montant d’une éventuelle indemnité de préavis, le montant d’une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés, etc. Les éléments de calcul du fichier Eléments de calcul de l’enregistrement PE31: 01 Rémunération brute 02 Indemnité de préavis non effectué 04 Allocation de convention de conversion 08 Complément de rémunération à la charge de l’état 09 Indemnités compensatrices de congés payés 10 Rémunération habituelle (sans prime ni rappel) 11 Indemnités journalières brutes légales 12 Déduction frais professionnels 13 Rémunération théorique mensuelle (ramenée à un temps plein) 14 Sommes isolées 16 Somme excédant les seuils réglementaires fixés pour les contributions patronales de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire 25 Montant des cotisations de retraite complémentaire à la charge du salarié 30 Montant de la rémunération Brute des 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires 40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire hebdomadaire 80 Plafond à appliquer si différent d’un plafond mensuel 81 Salaire théorique temps plein 82 Salaire théorique temps partiel 83 Salaire multi-employeurs Eléments de calcul de l’enregistrement PE32 30 Montant de la rémunération Brut des 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires 40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire hebdomadaire EBP Paye V17 280 Eléments de calcul de l’enregistrement PE41 51 Assiette taxe sur prévoyance 53 Assiette CSG et RDS sur salaires 54 Assiette CSG à 3.8% RDS des revenus de remplacement des personnes imposables non imposées 56 Assiette CSG à 6.2% et RDS des revenus de remplacement des personnes imposées 58 Contribution épargne salariale Comment paramétrer ces éléments de calcul Pour ne pas avoir à remplir le fichier MSA manuellement, vous disposez d’un fichier de paramétrage dans le répertoire de votre dossier. Par défaut, votre dossier se trouve sur : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\NomDeLaSociété\Paye.X Où X représente le numéro de votre exercice. Le 1er exercice est situé dans un répertoire Paye.0, le 2nd dans un répertoire Paye.1, etc. Vous devez ouvrir le répertoire contenant le numéro le plus grand, celui qui correspond à votre dernier exercice. Le fichier s’appelle Agora.msa. Eléments de calcul du PE31 La première partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE31. En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est le montant de la rubrique qui sera repris dans le fichier MSA. Pour reprendre la base de la rubrique, ajoutez (B) devant le code de la rubrique. Exemples !!! 01 = COMRBRUTÆreprend le montant de la rubrique COMRBRUT, soit la rémunération brute. 13 = (B)GETPÆreprend la base de la rubrique GETP, soit la rémunération brute équivalente à un temps plein. Eléments de calcul du PE32 La PE32, se génère automatiquement si vous avez bien paramétré les éléments de calcul 30 et 40 pour la PE31. Les différentes lignes de cet enregistrement s'alimentent de la manière suivante : • Le taux de majoration des HS/comp. reprend le taux de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage, divisé par la variable TAUXHOR que vous avez de renseignée dans vos variables. (le calcul est le suivant : "Taux des rubriques" / "la variables TAUXHOR" - 1*100) • Nombre d'HS/Compl : reprend la base de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage. • Montant rému. HS/Compl : reprend le montant de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage. Eléments de calcul du PE41 La seconde partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE41 (assiettes de cotisation). En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est la Base de la rubrique qui sera reprise. Vous devez utiliser dans vos payes les rubriques paramétrées dans ce fichier (ajoutez-les à vos Paye Agricole 281 profils), ou modifiez et complétez les lignes du fichier avec les noms de vos propres rubriques. Le fichier MSA Les utilisateurs d’une paye Agricole doivent communiquer chaque trimestre à la MSA les rémunérations perçues par leurs salariés, afin que celle-ci procède au recouvrement des cotisations, taxes et contributions. Vous pouvez profiter de cet envoi pour faire connaître des évolutions de situations des salariés. Vous pouvez générer le fichier MSA sur un support dématérialisé par le menu Déclarations + Agricole + Déclaration MSA sur disquette, et l’envoyer directement à la MSA, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Avant de générer le fichier, vous devez consulter la partie sur le paramétrage du fichier MSA. • Indiquez le n° du trimestre sur lequel vous souhaitez générer le fichier. • Indiquez le n° de votre département. • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le n° du taux d’exonération des travailleurs occasionnels. Par défaut, il s’agit de la variable TXEXO. Pourcentage d’exonération Activité N° du taux 58 % 1 75 % (85 % si CDI) Raisin de cuve 2 75 % (85 % si CDI) Apiculteur 3 75 % (85 % si CDI) Tabac 4 75 % (85 % si CDI) Houblon 5 75 % (85 % si CDI) Pommes de terre 6 90 % (100 % si CDI) Raisin de table 7 90 % (100 % si CDI) Horticulture 8 90 % (100 % si CDI) Fruits & Légumes 9 • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le nombre d’heures réellement travaillées. Par défaut, il s’agit de la variable HEUREEL. • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le taux de réévaluation du SMIC pour vos salariés. Ce taux correspond au rapport entre la durée contractuelle du travail (hors heures supplémentaires ou complémentaires) sur la présence dans l'entreprise et la durée légale mensuelle. Ne sont pas concernés par ce dispositif les salariés : o Entrées et/ou sortis en cours de mois o Saisonniers, intérimaires o Rémunérés à la tâche (bûcherons) o travailleurs occasionnels / demandeurs d'emploi (en cas de renonciation au dispositif TO-DE (de votre part), afin de permettre à votre MSA de calculer rétroactivement la réduction Fillon. • Par défaut, le logiciel génère le fichier dans le répertoire de votre société. Nous vous EBP Paye V17 282 conseillons fortement de générer le fichier dans un premier temps sur votre disque dur, puis de le transférer sur disquette dans un second temps : Il s’agit là d’une recommandation de la MSA. Ces opérations ont pour but, d’une part, de vous laisser la possibilité d’adresser un nouveau fichier si le premier émis s’avérait inexploitable du fait d’anomalies, et d’autre part, d’accéder au fichier et de le modifier plus rapidement. • Cliquez sur le bouton Générer. Modification du fichier Pour contrôler et compléter le contenu du fichier, cliquez sur le bouton Modifier. Le logiciel vous ouvre le fichier dans « l’éditeur MSA ». Le fichier se présente dans une arborescence. Vous retrouvez dans cette arborescence les n° des enregistrements obligatoires : PE11, PE31 (un par salarié et par mois - ici, le fichier ne contient que le premier mois du trimestre), PE32 (si vos salariés ont des heures supplémentaires ou complémentaires Exonérées) et PE41. Modification d’un champ : Lorsque vous cliquez sur un enregistrement (par exemple ici le PE11), dans la partie droite de l’écran, apparaît son contenu. Les zones grisées ne sont pas modifiables. Les zones en noir sont modifiables simplement en double-cliquant dessus. Ajout d’un enregistrement : Les enregistrements facultatifs n’ont pas pu être créés par le logiciel, car ils concernent des situations qu’il ne connaît pas. Il s’agit des enregistrements suivants : PE21 : Date d’embauche du salarié si différente de la DUE Date de fin d’activité du salarié si différente de la date déclarée PE22 : Dates de suspension d’un contrat de travail PE23 : Modifications concernant le contrat de travail PE24 : Modifications concernant le contrat de travail (éléments complémentaires) Pour ajouter un de ces enregistrements, faites un clic droit sur le nom du salarié concerné (dans l’arborescence) et choisissez le n° d’enregistrement qui vous intéresse. Le nom du salarié est alors précédé d’un « + ». Cliquez sur le « + » pour accéder aux enregistrements ainsi créés, et complétez-les manuellement. 283 La DUCS La DUCS Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les pouvoirs publics et les organismes de protection sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent remplir en matière de cotisations sociales et de contributions. L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services utilisant les nouvelles techniques de communication sont notamment les deux moyens retenus dans ce but. La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) est ainsi progressivement proposée en substitution à diverses déclarations périodiques obligatoires. Elle permet d’obtenir l’édition des déclarations dans un format commun aux organismes de protection sociale. La déclaration est composée de différents volets (un par organisme concerné). Chaque volet est adressé directement à l'organisme destinataire. Depuis 1998, les organismes suivants peuvent recevoir des DUCS papier : • URSSAF, • Pôle emploi, • Les institutions de retraite complémentaire, ainsi que les institutions de prévoyance appartenant à un même groupe que ces dernières, • Les caisses de Mutualité Agricoles, • Les caisses de Congés Payés du Bâtiment et des Travaux Publics. Le logiciel vous propose : Une DUCS URSSAF papier agréée. Une DUCS pôle emploi papier agréée. Un état préparatoire pour les caisses suivantes : ARRCO, et AGIRC Comment y accéder ? Fiche salarié Edition + Fiche Salarié + Onglet DUCS Profil Edition + Profil + Bouton DUCS Quelles informations souhaitez-vous avoir ? Fonctionnement général de la DUCS Paramétrer une DUCS Imprimer une DUCS Mettre à jour une DUCS Les effectifs de la DUCS URSSAF Paramétrer les codes DUCS pour les heures supplémentaires exo Paramétrage de la DUCS Etape 1 : Vérification du Taux d’accidents du travail et de transport Vous devez tout d’abord définir le ou les différents taux AT et Transport utilisés dans votre paye, à partir des préférences de votre dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet URSSAF). • Pour définir les taux AT dans les préférences de votre dossier, sélectionnez un numéro d’ordre puis saisissez le taux correspondant. EBP Paye V17 284 Attention !!! Le premier taux porte le n°0, et vous devez entre chaque taux, cliquer sur le bouton Appliquer. Exemple !!! Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquer sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. Cette option est disponible à partir de la version PRO. • Le paramétrage du taux de transport est identique au taux AT. Etape 2 Paramétrage dans les profils, par le bouton Ajouter Vous devez associer à chaque code (chaque ligne de la déclaration) une des cotisations concernées pour que le logiciel détermine la base de cotisation, et donc le montant correspondant. Cette opération s’effectue au niveau des profils sachant qu'ensuite, le fait d’affecter un salarié à son profil transférera le paramétrage DUCS du profil à la fiche du salarié (onglet DUCS). Si les profils sont déjà affectés aux salariés, vous lancerez l’option Gestion + Mise à jour DUCS. Nous prendrons ici l’exemple du profil Mensuel, dans lequel les codes Personnel suivant sont à renseigner : 100 Cas Général, 236 FNAL et 900 Transport. Ouvrez le classeur des profils et cliquez sur le profil Mensuel. Attention !!! Il peut arriver que le paramétrage de certaines rubriques ne puisse répondre à la rigidité d’un code « types de personnel ». Dans ce cas, le paramétrage devra être revu. N’hésitez pas à contacter notre service technique. Cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque modification des taux). Paramétrez la ligne 100A (accident du travail) : • Sélectionnez le code 100, • Pointez Taux AT et sélectionnez le n° paramétré dans les préférences, • Sélectionnez la rubrique COTAT Accident du Travail (dont vous pourrez contrôler le taux), • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 100D (URSSAF déplafonné) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 100, • Sélectionnez le n° AT. La précision de ce taux est indispensable pour distinguer plusieurs lignes 100 éventuelles avec des taux AT différents. Le logiciel pourra ainsi positionner les lignes 100D et 100P sous la ligne 100A correspondante, • Pointez Déplafonné, • Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF déplafonnée (par exemple, la rubrique COTAF1 Allocations familiales), • Cliquez sur OK. Paramétrez la ligne 100P (URSSAF plafonné) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 100, • Sélectionnez le n° AT, La DUCS 285 • Pointez Plafonné, • Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF plafonnée (par exemple, la rubrique COTVIEI2 Vieillesse TA) • Cliquez sur le bouton OK. A ce stade vous avez défini les lignes correspondant au code 100 : Paramétrez la ligne 236D (FNAL sur brut +9 salariés) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 236, • Pointez Déplafonné, • Sélectionnez la rubrique FNAL sur brut +9 salariés (COTAL1) • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 900D (Transport +9 salariés) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 900, • Pointez Taux de transport et indiquez le n° du taux paramétré dans les préférences, • Sélectionnez la rubrique Transport +9 salariés (COTVTRAN) • Cliquez sur le bouton OK. Faites de même pour chaque ligne de votre bordereau URSSAF, puis pour les autres organismes. A ce jour, nous fournissons les codes Type de Personnel uniquement pour l’URSSAF et Pôle emploi. Attention !!! Pour le paramétrage Pôle emploi, changez d’onglet ! A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône . La commande Gestion + Mise à jour DUCS va vous permettre de recopier le paramétrage d’un profil à l’autre, en cochant la deuxième option (Recopier les informations...). Quand tous les profils seront paramétrés, relancez cette option en cochant cette fois la première option (Mettre à jour les informations...) ce qui transférera le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre ce paramétrage. Après le calcul des bulletins, vous pourrez imprimer la DUCS par Impressions + DUCS : les bases seront automatiquement reprises renseignées, et les montants automatiquement calculés. Cette impression peut être réalisée pour n’importe quelle période (un mois, un trimestre &ldots;). Cotisations particulières au salarié Dans certains cas, le bulletin d’un salarié peut avoir des rubriques de cotisations supplémentaires non référencées dans le profil. Vous devez alors compléter le paramétrage DUCS, directement dans l’onglet DUCS de la fiche du salarié concerné. Retour à la DUCS Préparation de la DUCS Cette fonctionnalité vous permet : • de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez EBP Paye V17 286 contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Cette fonctionnalité vous permet également : • d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée, • d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee, • d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau récapitulatif), • d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite Complémentaire) Attention !!! Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF Déclarations + DUCS Pôle emploi Déclarations + DUCS IRC Explications • Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation. • Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement • Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement • Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement • Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires Attention !!! Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée. • Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. • J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible pour la DUCS URSSAF) • Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise, sinon elle s’ajoutera au total automatiquement. • Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure du paiement dans votre fichier EDI. • Références paiement : référence à renseigner. • Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société. • Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier DUCS. • Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une La DUCS 287 DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant son envoi. Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ? Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance. Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications. Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer. Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ? Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression". Retour à la DUCS Mise à jour de la DUCS Cette option permet de mettre à jour le paramétrage de la DUCS mis en place pour les salariés en fonction de certains critères. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Mise à jour DUCS Quelles sont les options proposées ? • Mettre à jour les informations DUCS de tous les salariés à partir de leur profil, c’est-à-dire transférer le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Cette option doit donc être lancée lorsque le paramétrage DUCS de tous les profils a été réalisé. Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre le paramétrage du profil. • Recopier les informations DUCS d’un profil à l’autre, en sélectionnant le profil source, et le profil cible. Retour à la DUCS Le fichier DADS-U : Préparer Pour déposer votre fichier sur Net-entreprises, vous devez préparer votre fichier avant de le déclarer. Comment accéder à la préparation du fichier DUCS depuis le logiciel de paye? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Préparer DUCS du dossier Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données extraites de votre dossier de paye. EBP Paye V17 288 Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos bulletins dans votre logiciel de paye ces modifications n'apparaîtront pas dans votre fichier DUCS; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DUCS à l’aide de l’éditeur toutes vos modifications seront écrasées. Sélection des déclarations La sélection n'est possible que pour les déclarations DUCS URSSAF qui ont été préparées au préalable. L'écran de sélection est proposé à 2 endroits : - pour l'impression de la DUCS URSSAF - pour déclarer le fichier DUCS URSSAF en EDI Généralités A quoi servent les différents boutons de la boîte de sélection : - Imprimer : Le bouton Imprimer permet d'éditer la déclaration sélectionnée, - Aperçu : Le bouton Aperçu permet d'afficher un aperçu de la déclaration sélectionnée, - PDF : Le bouton PDF permet de générer un fichier au format PDF de la déclaration sélectionnée, - Publier (Option disponible pour les clients qui utilisent le service Webpaye) : Le bouton Publier sert à déposer sur le site web du client la déclaration sélectionnée. Déclarer votre fichier DUCS EDI Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier. Information !!! Pour pouvoir réaliser des déclarations en EDI vous devez remplir un formulaire d'adhésion qui vous est fourni sur le site de l'URSSAF. La transmission de votre fichier pourra se faire : • par dépôt direct de fichier sur le service "Urssaf en ligne" de www.urssaf.fr; • par email sécurisé : coplat.s@declaration.urssaf.fr; • par un portail déclaratif (ex : Net-entreprises). Comment y accéder ? La DUCS 289 Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Déclarer DUCS EDI Déroulez l'assistant Etape 1 : Sélection de la déclaration Vous devez sélectionner la déclaration à déposer parmi celles proposées. Rappel : Pour pouvoir déclarer votre fichier vous devez l'avoir préparé au préalable. Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer votre fichier en test ou en réel. Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par l'organisme. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DUCS. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Etape 6 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de Net-entreprises. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier, - accéder au site de Net-entreprises. Les effectifs de la DUCS URSSAF • Nombre de salariés ou d’assurés au dernier jour de la période Cette zone comptabilise tous les salariés présents au dernier jour de la période considérée : Un salarié avec une date de sortie au dernier jour du mois comptera pour 1. Un salarié avec plusieurs bulletins dans le mois et présent au dernier jour du mois comptera pour 1. Attention !!! Il existe des salariés sans contrat particulier qui ne doivent pas être comptabilisés dans les effectifs au dernier jour de la période comme : - les apprentis - les contrats d’accompagnement dans l’emploi. - les contrats d’avenir - les CES ou CEC - les contrats d’insertion-RMA - les VRP multi-cartes EBP Paye V17 290 - les contrats de professionnalisation (pendant la durée du CDD ou la période de professionnalisation du CDI uniquement) - les contrats initiatives emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI) - les contrats d’accès à l’emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI) Pour ne pas tenir compte de ces salariés dans l’état, il faut cocher dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié l’option Hors effectifs. • Nombre de salariés ou d’assurés rémunérés dans l’établissement pour la période Cette zone comptabilise le nombre de salariés réellement payés au cours de la période considérée quelle que soit la date d’entrée ou de sortie, quel que soit le type de contrat. Un salarié ayant plusieurs bulletins dans le mois comptera pour 1. Retour à la DUCS La DUCS : Fonctionnement général Chaque organisme référence ses codes. Chaque code représente un ensemble de cotisations appartenant à une même base de calcul. Pour chaque code, vous devez donc associer l’une des cotisations afin que le logiciel prenne en compte la base de calcul : une seule ligne de code suffit à définir une base de cotisations. Exemple pour l'URSSAF : Référez-vous au bordereau URSSAF : la DUCS contient, à peu de choses près, les mêmes éléments. La différence se situe sur les lignes portant les n°100 : sur la DUCS, le taux d’accident du travail ressort sur une troisième ligne. Le code "Type de Personnel" 100 se trouve sur trois lignes : • Ligne accident du travail avec le taux d’accident du travail. Le code généré sur la DUCS sera 100A, qui n’affichera pas de montant (car les montants sont cumulés sur la ligne suivante), mais que vous devez quand même associer à une rubrique, par exemple la cotisation Accident du travail (ou Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut). • Ligne URSSAF déplafonné avec le taux 20.95%, où 20.95 correspond à : Allocations familiales 5.40 Maladie + 0.75 + 12.80 Vieillesse + 1.60+ 0.10 CSA +0.3 Le code généré sur la DUCS sera 100D que vous associerez au choix et une seule fois à la cotisation Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut. • Ligne URSSAF plafonné avec le taux 15.05%, où 15.05 correspond à : Vieillesse 6.65 + 8.30 FNAL + 0.10 Le code généré sur la DUCS sera 100P que vous associerez au choix et une seule fois à la cotisation Vieillesse TA ou FNAL TA. Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? La DUCS 291 Dans votre profil, vous devez ajouter les codes DUCS correspondant à la réduction et la déduction des heures supplémentaires. Comment les ajouter ? Dans vos profils, cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque modification des taux). Paramétrez la ligne 003 (Réduction salariale des heures supp) : • Sélectionnez le code 003 (Réduction salariale heures supp), • Pointez Cotisation venant en déduction, • Sélectionnez la rubrique COTRED Réduction cotisations salariales sur HS • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) • Sélectionnez le code 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) , • Pointez Cotisation venant en déduction , • Sélectionnez la rubrique de déduction COTDEF01 ou COTDEF02 • Cliquez sur OK. A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône . Retour à la DUCS 293 DADS-U Qu'est-ce que la DADS-U ? Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Présentation de la norme DADS-U La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les entreprises effectuent chaque année. Dans le cadre de la simplification administrative et il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC. L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de Données Sociales Unifiée. En une seule déclaration, les entreprises pourront ainsi communiquer l’ensemble des éléments de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes DADS-TDS et DADS-CRC à partir de l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006. Présentation du fichier DADS-U Complet La déclaration DADS-U a pour principe de déclarer l’activité professionnelle d’un salarié au cours d’un exercice, en indiquant les différentes situations du salarié au cours de ce même exercice. En effet, tout événement survenu au cours de l’année (par exemple : un changement de statut professionnel ou catégoriel, un congé parental&ldots;) doit faire l’objet d’une déclaration de situation. De plus, toutes les informations spécifiques au salarié doivent faire l’objet d’une déclaration : par exemple, les contrats d’apprentissage, embauche premier salarié, ZRR ou les périodes d’inactivité qui font partie d’une déclaration particulière. Composition du fichier DADS-U - Des structures Qui contiennent des groupes Qui contiennent des sous-groupes Qui contiennent des rubriques, qui sont les informations élémentaires de la déclaration Qui contiennent des sous rubriques Cette structuration hiérarchique se retrouve dans les références des rubriques. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U ? Composition d’un fichier DADS-U (S* signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S*10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer ou des honoraires seuls S41 Période(s) d’activité : Pour connaître l’activité professionnelle et les salaires Structure obligatoire pour chaque période sauf si la DADS-U est de type EBP Paye V17 294 versés pour une période de déclaration donnée néant S42 Collectivités publiques Ircantec : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié du secteur public relevant de l’Ircantec Structure obligatoire si le salarié relève de l’Ircantec S43 Collectivités publiques Cnracl : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié du secteur public relevant de la Cnracl Structure obligatoire si le salarié relève de la Cnracl S44 Retraite complémentaire : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié relevant de l’Arrco ou de l’Agirc Structure obligatoire si le salarié relève de l’Arrco ou de l’Agirc S45 Prévoyance et santé collectives : Pour la période d’activité citée, (S41 présente), complément d’informations pour un salarié bénéficiant d’un régime de prévoyance collective Structure obligatoire si le salarié relève d’un régime de prévoyance collective S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S66 Caisse de congés payés du bâtiment et des travaux publics (Spécifique pour la déclaration BTP) : Pour chaque période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour le calcul des droits à congés payés réglés par une caisse de congés payés du BTP Structure obligatoire si la DADS-U est destinée aux caisses de congés payés du BTP S70 Honoraires : Pour identifier les bénéficiaires d’honoraires et pour déclarer les montants versés Structure facultative S80 Identification INSEE des établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration Structure obligatoire S90 Total envoi : Pour totaliser certaines rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : ƒ Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du salarié durant une année (S41 et ses occurrences). Pour ce groupe, on aura autant de périodes que d’évolutions du salarié dans l’entreprise sachant que les périodes ne peuvent pas se chevaucher (Le chevauchement de période d’activité est autorisé à condition d’un code emploi multiple et que le contrat soit à temps partiel). ƒ Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. DADS-U 295 Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/01/2004 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S41 du 01/01/2004 au 31/03/2004. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. Selon les spécificités de son contrat de travail, des informations complémentaires seront déclarées et d’autres pas. C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er avril 2004. C’est donc une nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une nouvelle situation S41 à partir du 01/04/2004 et les différentes informations s’y rattachant. Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Pour gérer un émetteur différent dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer cet émetteur dans les préférences de votre dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant Généralités Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous est bien cochée. Ensuite, vous devez renseigner les différentes informations. Les déclencheurs automatiques DADS-U Dans la fiche du salarié, certains éléments sont déclencheurs de Situation DADS-U. En effet dès qu’un des champs, listés ci-dessous, sera modifié dans la fiche du salarié alors cela entraînera une création de situation S41.G01 dans la préparation du fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO) Remarques !!! Dès l’instant que vous apportez une modification dans la fiche de votre salarié sur les champs cités précédemment, une nouvelle situation sera automatiquement déclaré dans votre DADS-U , que vous ayez renseigné ou non les informations dans l’onglet Entrée/Sortie. Tous ces champs sont des déclencheurs automatiques de situation DADS-U. Le code Contrat de travail : Par exemple, le fait de passer d’un CDD à un CDI déclenchera une nouvelle situation. Si le champ est modifié, le motif Changement de contrat de travail est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Caractéristique de l’activité : C’est le fait de passer d’un temps complet à un temps partiel ou autre... Si le champ est modifié, EBP Paye V17 296 le motif Changement des caractéristiques de l’activité ou du contrat de travail est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Statut professionnel : C’est le fait de passer d’un statut employé à un statut cadre supérieur par exemple. Si le champ est modifié, le motif Changement du statut professionnel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Statut catégoriel : Il faut indiquer ici si le salarié est cadre ou non cadre. Si le champ est modifié, le motif Changement du statut catégoriel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Taux de travail à temps partiel : Il est à indiquer si la caractéristique de l’activité est rattachée à un temps partiel. Il sera lui aussi déclencheur car il peut varier dans l’année pour un salarié comme passer de 80% à un mi-temps. Si le champ est modifié, le motif Changement du taux d’activité à temps partiel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Code régime : Chaque changement de régime entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U. Si le champ est modifié, le motif Changement d’un des régimes de bases de Protection Sociale pour au moins un risque est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Caisse de rattachement : Chaque affectation de caisse entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U.. Si le champ est modifié, le motif Changement de code régime complémentaire est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Remarques !!! Dans le cas ou vous avez oublié de modifier ces données dans la fiche de votre salarié une situation sera tout de même générée. Vous devrez corriger votre fichier dans l’éditeur complet DADS-U à la préparation du fichier. Configuration des cumuls DADS-U La configuration des cumuls est une étape nécessaire à réaliser avant de lancer la préparation du fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO) En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U. Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier et des données que vous devez déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls DADS-U 297 Ecran de gauche : Groupes et sous-groupes de la DADS-U Apparaissent ici tous les groupes ou sous-groupes de la DADS-U qui ont des rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye. Explication des icônes : aucune rubrique de cumul n’est à paramétrer dans les groupes ou sous-groupes possédant cet icône (l'écran de droite est vide) des rubriques de cumuls sont paramétrées dans les groupes ou sous-groupes possédant cet icône (l'écran de droite contient des rubriques) des formules ont été personnalisées dans certaines rubriques de ce groupe des formules contiennent des rubriques ou des variables que vous n'avez pas dans votre dossier de paye. Exemple !!! Dans la société de démonstration, accédez à la configuration des cumuls. Sélectionnez le groupe S41.G01.00 (Période d’activité). Les informations relevant de ce groupe apparaissent dans l'écran de droite. Affichage des codes DADS-U Pour une meilleur visibilité, vous avez la possibilité d'afficher ou non le code DADS-U qui se trouve devant la description de chaque groupes ou sous-groupes. Si vous ne souhaitez pas voir ces codes dans la liste, décochez l'option Afficher les codes DADS-U Option de recherche Vous avez la possibilité de rechercher une partie ou l'ensemble d'un code DADS-U ou d'un libellé. Exemple !!! Vous souhaitez rechercher toutes les rubriques ayant le mot "Retraite" dans la description, vous devez saisir ce mot dans la zone de recherche, puis cliquez sur Rechercher, le premier mot Retraite est trouvé, puis cliquez de nouveau sur le bouton pour passer au mot suivant. (vous pouvez également utiliser la touche Entrée de votre clavier) Vous pouvez également rechercher par exemple toutes les rubriques finissant pas _57, ou commençant par S41. Ecran de droite : Description de toutes les rubriques de cumuls Apparaissent ici toutes les rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye. Les colonnes suivantes apparaissent, Indicateur de couleur, Code, Libellé, Évaluation et Formule. Code Cette colonne affiche le code de la rubrique DADS-U, elle apparaît à l'écran seulement si l'option Afficher les codes DADS-U est cochée. L'indicateur de couleur s'affiche devant le code, une couleur différente apparaît dès que vous modifiez une formule ou lorsque la formule contient une rubrique ou une variable qui n'est pas présente dans votre dossier : - vert : cela veut dire que les formules proposées par défaut ont été personnalisées, - rouge : cela veut dire que dans la formule il y a une variable ou une rubrique qui n'existe pas dans votre dossier (cela n'a aucune incidence lors de la génération de votre fichier EBP Paye V17 298 DADS-U), - aucune couleur : cela veut dire que la formule n'a pas été personnalisée et que les rubriques et variables utilisées sont bien dans votre dossier. Libellé Cette colonne affiche le libellé de la rubrique DADS-U à évaluer dans le fichier DADS-U. Si vous n'avez pas affiché le code DADS-U, L'indicateur de couleur s'affiche devant le libellé. Évaluation Cette zone est complétée en fonction : • Des formules indiquées dans la colonne Formule • Du salarié sélectionné dans l'encadré Évaluation • De la période d'évaluation sélectionnée dans la zone "Premier et dernier bulletin de la période à tester" Formule Cette colonne affiche la formule de calcul indiquée pour la rubrique et qui permettra de l'évaluer lors de la génération du fichier DADS-U Comment modifier la formule ? Vous avez la possibilité de modifier la formule proposée par défaut si elle ne correspond pas au paramétrage de votre dossier. Vous devez sélectionner la rubriques à modifier, puis sélectionner le bouton Modifier la formule, et l'éditeur de formule.s'affiche. Exemple !!! Dans notre exemple, le groupe S41.G01.00 (Période d’activité) a été sélectionné. Sélectionnez maintenant la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période), puis le bouton Modifier la formule, Saisissez dans la zone de formule : HEUREEL+HEUCOMP, puis valider la fenêtre par OK. Comment revenir sur la formule d'origine ? Si vous souhaitez revenir à la formule d'origine (proposée par défaut par le logiciel), vous devez sélectionner le bouton Formule par défaut. Exemple !!! Dans notre exemple, la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) a été sélectionnée. La formule qui apparaît est HEUREEL+HEUCOMP. Revenez sur la formule d’origine en sélectionnant Formule par défaut, la formule initiale réapparaît. Comment tester le résultat ? La colonne évaluation vous permet de tester la formule saisie en reprenant les informations du salarié (qui doit être sélectionné dans l'encadré Évaluation zone Employé) et pour une période donnée (vous devez choisir la période du bulletin dans la zone Premier et dernier bulletins de la période à tester) Exemple !!! Dans notre exemple, la formule de calcul est celle proposée par défaut par le logiciel. Sélectionnez le salarié AYMARD, puis du bulletin 01 janv. –31 janv. au 01 janv. – 31 janv. Dans la colonne évaluation, tous les cumuls du groupe S41.G01.00 sont évalués. Dans la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) le nombre d’heure à déclarer pour le salarié AYMARD apparaît. DADS-U 299 Nous vous invitons également à lire attentivement la notice de génération DADS-U. Avertissement A la clôture de vos bulletins une fenêtre d’avertissement ou d’erreur peut s’afficher si vous avez des incohérences dans votre dossier de paye. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Message d’avertissement Ce contrôle est réalisé sur vos données de paye en vue de la déclaration DADS-U complète, vous avez la possibilité de : • Consulter le rapport : Ce choix vous permet de consulter les incohérences détectées par la paye sur vos données DADS-U. Vous devrez corriger ces erreurs soit dans votre dossier de paye soit dans votre fichier. Le rapport reste consultable par le menu Gestion + Consulter les incohérences de paye. • Continuer la clôture : Ce choix vous permet d’ignorer l’avertissement et de continuer votre Clôture. Nous vous conseillons tout de même de consulter le rapport et d’annuler la clôture afin d’apporter les corrections dans votre dossier. • Annuler la clôture. Message d’erreur Ce message est bloquant, vous ne pourrez pas clôturer vos bulletins si vous n’avez pas renseigné tous les éléments obligatoires dans la fiche de votre salarié. Si vous souhaitez consulter de nouveau le rapport vous devez : • Relancer votre clôture est sélectionner le bouton Consulter le rapport ; • Aller dans répertoire de votre dossier qui se trouve dans l’explorateur Windows, puis sélectionner le RapportFicheSalarie.xml (le chemin est noté dans votre message). Message d’erreur : concernant les organismes L’organisme ARCCO ou AGIRC a été détecté dans vos lignes de bulletin, vous devez donc affecter la caisse de rattachement de type ARCCO ou AGIRC dans la fiche de votre salarié onglet Affectation Un avertissement apparaîtra également si vous avez affecté un organisme et que ce dernier n’a pas été détecté dans vos bulletins. Soit l’organisme est affecté par erreur et nous vous conseillons de le retirer soit c’est normal et vous pouvez continuer votre clôture mensuelle. Le rapport DADS-U Afin de diminuer les erreurs en génération du fichier DADS-U, il est important d’effectuer des contrôles tout au long de l’année sur les données de paye. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Consulter les incohérences de paye EBP Paye V17 300 Pourquoi modifier les données indiquées dans le rapport avant la clôture mensuelle définitive ? Dès que vous avez des avertissements dans votre rapport, nous vous conseillons de corriger les données dans votre dossier de paye. En effet, une situation commence avec un bulletin et se termine avec un bulletin. Ce qui signifie qu’une situation est détectée à la clôture du bulletin. Une fois une nouvelle situation commencée, il n’est plus possible de modifier les données de paye correspondant à la situation précédente. Comment apporter les modifications des données de paye indiquées dans le rapport ? Pour corriger les anomalies constatées, vous devrez : • corriger les erreurs dans la paye lorsque cela est possible • corriger les erreurs directement dans le fichier généré en passant par l'éditeur DADS-U Préparation du fichier DADS-U Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires.... Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après avoir validé votre préparation par l'option Déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants : Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye du message sélectionné. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! DADS-U 301 Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées. Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Préparation du fichier DADS-U Lorsque le fichier a déjà été préparé une première fois et que vous relancez l'étape de la préparation, une boîte vous avertit qu'un fichier existe déjà. Vous avez le choix entre plusieurs possibilités. • Consulter : Ce bouton vous permet de réouvrir le fichier que vous avez préparé la fois précédente. • Remplacer : Ce bouton vous permet d'écraser le fichier que vous avez préparé la fois précédente. • Annuler : Ce bouton ferme la boîte et arrête la préparation du fichier. Import des cumuls DADS-U Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus. Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer. Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ? Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant dans cette fenêtre sont donc : • Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier + Dadsu + Configuration des cumuls). • Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une modification de formule mieux adaptée. Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Export des Cumuls DADS-U Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! EBP Paye V17 302 Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé. L'éditeur DADS-U L’éditeur DADS-U est un module vous permettant de visualiser ou de modifier la structure ou les données de votre fichier DADS-U Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U (Complète ou DNA ou TDS ou...+ Préparer Comment modifier les valeurs générées ? Si les valeurs indiquées dans la visualisation des données DADS-U sont fausses, soit la formule de calcul indiquée dans la configuration des cumuls est fausse soit vos données de paye sont erronées. Dans ce dernier cas, une erreur a peut-être été faite dans un de vos bulletins. Veuillez les vérifier et apporter les modifications nécessaires. (Une déclôture mensuelle peut être faite pour corriger vos données de paye, dans ce cas reportez-vous à la partie Déclôture mensuelle). Si vous ne souhaitez pas réaliser de déclôture, vous avez la possibilité de réaliser les modifications directement dans le fichier que vous avez préparé. Attention !!! Si vous préparer de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que des modifications ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U, si vous sélectionner Remplacer toutes les modifications ne seront pas conservées, si vous souhaitez ouvrir le fichier sélectionner Consulter Comment modifier les structures générées ? Vous avez la possibilité d’ajouter ou de modifier les structures dans l’éditeur. Pour cela, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne disponible dans cet éditeur par la touche F1. Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? Pour gérer des contacts différents dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer ces différents contacts dans les préférences de votre dossier. Comment y accéder ? DADS-U 303 Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant Généralités Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous est bien cochée. Ensuite, vous devez renseigner vos différents contacts. Ils sont au nombre de 3 maximum. Notice de génération Notice de génération des fichiers DADS-U La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les entreprises effectuent chaque année. Dans le cadre de la simplification administrative, il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC. L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de Données Sociales Unifiée. En une seule déclaration, les entreprises peuvent ainsi communiquer l’ensemble des éléments de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes DADS-TDS et DADS-CRC depuis l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006. Je suis une petite entreprise, je n'ai pas internet et je souhaite réaliser ma DADS sur papier, comment faire ? Je souhaite déclarer ma DADS-U Complète par un fichier (option disponible à partir de la version PRO), comment faire ? Je souhaite déclarer ma DADS-U CI BTP, comment faire ? Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Je souhaite déclarer ma DADS-U Prévoyance sociétés Assurances, comment faire ? Remarque !!! Cette déclaration concerne tous les types de dossier. Comment générer et télétransmettre vers Pôle emploi les attestations employeurs ? Pensez à consulter la veille sociale par le menu Internet + Veille sociale. Petites entreprises : DADS sur papier Vous devez au préalable vous procurer les 3 formulaires (Salarié, Etablissement et Honoraires) auprès de votre centre TDS. A l’aide de votre logiciel de paye, vous pouvez imprimer un état préparatoire à la DADS. Cet état récapitule uniquement les données accessibles dans de votre paye. Attention !!! Le support papier étant voué à disparaître, veuillez donc prendre toutes dispositions pour transmettre votre déclaration par Internet. EBP Paye V17 304 Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat préparatoire à la DADS puis sélectionner le modèle Comment remplir le formulaire ? Votre édition papier reprend, dans le titre, le nom du formulaire concerné et les zones correspondantes aux informations demandées. Vous pourrez donc compléter à l’aide de cet état préparatoire le formulaire papier que votre centre de TDS vous a envoyé. Si vous souhaitez avoir une explication complète sur les zones à renseigner, reportez-vous à la notice explicative envoyée par votre centre. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. DADS-U par un fichier Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U complet. En effet, il intègre la déclaration TDS, IRC et IP Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Etape 3bis : Mettre en place des Heures supp dans la DADS-U Etape 4: Vérifier votre période de paye Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Etape 8 : Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ? Etape 9 : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises Etape 10 : Passer le fichier de mode Test à Réel Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! DADS-U 305 Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U. Si vous ne l’avez pas fait, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U. Renseignez également les informations concernant le destinataire du Compte-rendu d’exploitation (CRE). En effet, il faut renseigner les coordonnées de l’établissement de l’entreprise ou son mandataire qui a été désigné pour recevoir le document émis par les centres récepteurs après l’exploitation complète de votre fichier DADS-U. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur/Déclarant Si vous possédez plusieurs dossiers, l'émetteur est commun à tous les dossiers. Depuis la version 14.0.0 de votre logiciel de paye vous avez la possibilité de gérer un émetteur différent pour chaque dossier. Pour cela, vous devez allez dans le menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur/Déclarant. Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une grande partie des valeurs à déclarer dans votre fichier DADS-U. En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U. EBP Paye V17 306 Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier et des données que vous devez déclarer. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici A quoi sert cette configuration ? Elle sert à reprendre les valeurs et montants de vos bulletins de paye, si vous ne faites pas ce paramétrage correctement, votre fichier DADS-U sera faux. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3bis : Mise en place de l'allègement, loi du 21 Aout 2007 (TEPA) dans la DADS-U Si vous avez payé à vos salariés : • des heures supplémentaires, • des heures complémentaires, • des jours excédant le forfait, • des jours de repos rachetés au titre de 2008 • des heures de repos compensateur de remplacement exonérées , Vous devez les déclarer dans votre fichier DADS-U. Dans la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et complémentaires exonérée) pour la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérée. Dans la structure S41.G30.35 (Allègements, loi du 21 aout 2007) et S41.G30.36 (Allègements, loi du 21 aout 2007 : rémunérations exonérées), pour les jours de repos rachetés au titre de 2008. Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, si vous avez modifié ou créé d’autres rubriques ou variables, vous devez obligatoirement, les ajouter dans le paramétrage de la configuration des cumuls et mettre les bonnes natures dans vos rubriques. Comment doit-on déclarer ces heures et jours dans le fichier DADS-U ? Vous devez suivre les étapes suivantes : Étape 1 : Où doit-on déclarer la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérés qui doit être déclarée au centre des impôts ? La rémunération de ces heures doit être déclarée dans la rubrique S41.G01.00.073. Vous devez personnaliser les formules dans la configuration des cumuls (par le menu Déclarations + Configuration des cumuls), pour cela, vous devez suivre les points suivants : • A gauche de la fenêtre de "Configuration des cumuls" vous devez sélectionner la DADS-U 307 structure S41.G01.00 (Période d'activité) • A droite, sélectionnez la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et complémentaires exonérée), • Cliquez sur le bouton Modifier la Formule, et indiquez la liste des rubriques de rémunération des heures supplémentaires utilisées dans vos bulletins (indiquez le code de vos rubriques à la place des "...") : Montant(GHS25EXO)+Montant(GHS50EXO)+Montant(GCOMPEXO)+Montant(...)+... Étape 2 : Où doit-on déclarer la rémunération exonérée ainsi que les réductions et déductions de cotisations ? Toutes ses informations sont déclarées dans les 2 structures suivantes : • S41.G30.35 (Allègement, loi du 21 Août 2007) : Pour les Montants des réductions et des déductions de cotisations • S41.G30.36 (Allègement, loi du 21 Août 2007 : rémunérations exonérées) : Pour la rémunérations et le nombre d'heures ou de jours exonéré. Afin de déclarer ces heures ou jours exonérés dans votre fichier DADS-U, vous devez vérifier la nature (Exonération des heures ou Rachat de jours de repos) et la sous nature de la rubrique qui a été sélectionnée. Le montant de la déduction des cotisations patronales des heures (ou jours) : Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la déduction des cotisations patronales (S41.G30.35.004.001). Pour cela, vous devez : • Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la déduction forfaitaire patronale. • Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique • Sélectionner Déduction patronale en sous-nature. Le montant de la réduction des cotisations salariales des heures (ou jours) : Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la réduction des cotisations salariales (S41.G30.35.005.001). Pour cela, vous devez : • Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la réduction forfaitaire salariale. • Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique • Sélectionner Réduction salariale en sous-nature. La rémunération exonérées : Vous devez déclarer en DADS-U la somme des rémunérations versées au titre de la loi du 21 Aout 2007 ainsi que le nombre d'heures ou de jours afférents à ces heures. Pour cela, vous devez : • Pour les heures supplémentaires, complémentaires ou jour excédant le forfait : • Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération exonérée ; • Sélectionner Exonération des heures dans la nature de la rubrique puis une des sous-nature suivantes : • Heures supplémentaires exonérées pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 01. • Heures complémentaires exonérées pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 02. • Jours excédant le forfait exonérés pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 03. EBP Paye V17 308 • Pour les jours excédant le forfait, les jours RTT rachetés au titre de 2008, les heures de repos compensateur de remplacement exonérées : • Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération exonérée ; • Sélectionner Rachat des jours de repos dans la nature de la rubrique puis une des sous-natures suivantes : • RTT acquis depuis 01/08 et Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 04. • Repos compensateur acquis depuis le 01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 05. Le nombre d'heures (ou jours) déclaré reprend la base des rubriques qui ont été typées. Les bases en jours seront divisées par la variable HJOUR pour être ramenées en heures. La rémunération déclarée reprend le montant des rubriques qui ont été typées Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier votre période de paye Pour la préparation finale de votre DADS-U, vous devez obligatoirement être sur le mois de décembre Clôturé, si le mois de décembre ne l’est pas encore, vous devez obligatoirement lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois. Si vous avez déjà clôturé mensuellement votre mois de décembre avec une version antérieure à la V10.0R1, vous devez déclôturer votre mois et le re-clôturer. Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez : • Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye ou • Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 5: Préparer votre fichier DADS-U Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez générer votre fichier DADS-U Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou DADS-U 309 Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Après la préparation du fichier l'éditeur s'ouvre et vous avez la possibilité de modifier vos données. Comment re-ouvrir le fichier ? Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur l’éditeur faites F1 sur la page principale. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier sur le site de Net Entreprise. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus EBP Paye V17 310 tard au fin janvier Attention !!! Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée sur le site de net-entreprises. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Certificat de contrôle Votre fichier peut être certifié par l'outil de contrôle (fourni gracieusement par net-entreprises) dès qu'aucune erreur est trouvée par cet outil sur votre fichier (le rapport d'erreurs est consultable dans votre éditeur) Grâce à ce certificat, les organismes destinataires traitent en priorité votre fichier. Etape 6 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de net-entreprises. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier - accéder au site de Net-entreprises. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 8: Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ? Si vous avez coché l'option Accédez au site de net-entreprises, le site s'ouvre sur la page d'accueil. Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes. Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse mèl. Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour cela vous devez : • Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous • Saisissez votre n° de Siret et votre nom, prénom et le mot de passe qui vous a été transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné) • Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations • Accédez ensuite à la déclaration DADS-U • Sélectionnez le menu Déclarer • Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations. DADS-U 311 Des anomalies ont été retournées par Net Entreprises comment faire ? Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier. Remarque !!! Net entreprises vous laisse la possibilité de contrôler votre fichier avant de le déposer sur leur site, pour cela télécharger l’outil qui est fourni gracieusement par Net-entreprise et qui est mis à votre disposition directement sur le site de net-entreprises (Espace Editeur de logiciel) L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.net-entreprises.fr Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9: : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises Vous pouvez corriger les erreurs qui vous ont été transmises dans votre dossier de paye, ou en modifiant votre fichier dans l'éditeur DADS-U Attention !!! Si vous préparez de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que vous cliquez sur Remplacer alors les modifications qui ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U seront perdues. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 10 : Passer le fichier mode Réel Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert. • Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer • Dans l'assistant sélectionner le mode Réel Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans votre Éditeur DADS-U, presser le bouton F1 Quand doit-on passer le fichier DADS-U en mode Réel ? Lorsque Net-Entreprises ne vous aura plus retourné d’erreurs et au plus tard au 31 janvier. Attention !!! Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée sur le site de net-entreprises EBP Paye V17 312 Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 313 DADS-U CI-BTP (Bâtiment) Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment. Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Présentation de la norme DADS-U CI-BTP La Déclaration Annuelle de Données Sociales caisse Congés Intempéries BTP est une formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque mois, trimestre ou année. La déclaration annuelle CI-BTP reprend la période du 1 avril N-1 au 31 mars de l’année N. Si vous n’avez pas commencé votre paye sur la période N-1, vous devrez modifier manuellement votre fichier DADS-U CI-BTP. Présentation du fichier DADS-U CI-BTP Comme pour la DADS-U complète, vous devez déclarer dans votre DADS-U CI-BTP les différentes périodes d’activité et d’inactivité de votre salarié. Composition du fichier DADS-U CI-BTP La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques) avec des structures en plus et en moins. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U CI-BTP ? Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer S41 Période(s) d’activité : Pour connaître l’activité professionnelle et les salaires versés pour une période de déclaration donnée Structure obligatoire pour chaque période. S66 Caisse de congés payés du bâtiment et des travaux publics (Spécifique pour la déclaration BTP) : Pour chaque période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour le calcul des droits à congés payés réglés par une caisse de congés payés du BTP Structure obligatoire pour la DADS-U destinée aux caisses de congés payés du BTP S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S80 Identification INSEE des Structure obligatoire EBP Paye V17 314 établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration S90 Total envoi : Pour totaliser certaines rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : ƒ Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du salarié (S41) durant la période de déclaration. Pour ce groupe, on aura autant de S41 que d’évolutions du salarié dans l’entreprise. ƒ Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/12/2005 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S41 du 01/12/2005 au 28/02/2006. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations aux différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er mars 2005. C’est donc une nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une nouvelle situation S41 à partir du 01/03/2005 et les différentes informations s’y rattachant. Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. La première période d’activité S41 déclarée pour le salarié dans la DADS-U CCP BTP sera du 01/12/2005 au 28/02/2006, la seconde S41 sera du 01/03/2005 au 31/03/2006. La période d’inactivité S46 sera également présente dans le fichier. Préparation du fichier DADS-U CI-BTP Cette option vous permet de préparer votre fichier DADS-U CI-BTP annuel, mensuel ou trimestriel. Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U CI-BTP, nous vous conseillons de suivre la notice de génération. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI-BTP + Préparer Etape 1 : Comment choisir la périodicité ? Vous pouvez choisir la périodicité mensuelle, trimestrielle et annelle. La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur la période du DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 315 1er avril N-1 au 31 mars de l’année N. La périodicité Mensuelle est destinée aux entreprises occupant 10 salariés et plus. La périodicité Trimestrielle est destinée aux entreprises occupant moins de 10 salariés. Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U CI BTP; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U CI BTP à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI BTP) S41.G01.00.001 à 004 Début et fin de période d’activité Sont repris ici la période de début et de fin de situation, ainsi que les codes motifs de début et de fin de situation indiquées dans l’onglet Entrée/Sortie de la fiche du salarié. Il y a autant de S41 avec une période différente qu’il y a de changement de situation. S41.G01.00.008 à 019, éléments de la fiche salarié Dans ces différentes zones, sont repris les éléments notés dans la fiche de votre salarié pour la période d’activité concernée. S41.G01.00.025 à 028, renseignements sur l’accident du travail Ces rubriques ne doivent pas être déclaré. Si vous indiquez manuellement des valeurs dans ces zones à l'aide de l'éditeur DADS-U, votre fichier DADS-U CI BTP sera refusé. S41.G01.00.029 : Base brut Sécurité sociale pour la période Vous devez renseigner la base réelle ou la base forfaitaire de sécurité sociale pour votre salarié pour la période déclarée. S41.G01.00.032/033/035/063 valeurs fiscale Ces rubriques doivent figurer dans la DADS-U CI BTP mais la valeur doit être égale à 0. Les autres rubriques La majorité des autres rubriques doivent être paramétrées dans la configuration des cumuls. EBP Paye V17 316 Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? Attention !!! Cette structure n’apparaît que dans la DADS-U CI-BTP. Option disponible qu’en version Bâtiment et EXPERT Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas Cette structure est toujours alimentée dans votre DADS-U CI-PBTP. En effet, elle permet de déclarer à vos caisses les différents éléments de salaire de vos salariés. S66.G01.00.001 Numéro d’adhésion à la caisse Vous devez renseigner dans votre organisme de congé payé ce numéro d’adhésion dans la zone Code de la fiche organisme Vous devez également renseigner dans l'onglet Affectations de la fiche de votre salarié sa caisse de rattachement de type congés payés. S66.G01.00.005 ancienneté dans la profession Il faut déclarer dans cette zone le nombre d’années entières dans la profession à la fin de la période déclarée (S41.G01.00.003) La date d’entrée dans la profession doit être saisie dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.006 Code bénéficiaire Pôle emploi Pour avoir Oui dans cette zone, vous devez cocher l’option Assujettis à Pôle emploi qui se trouve dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.008 / 10 / 11 Sont des rubriques paramétrables dans la configuration des cumuls. Il faut déclarer dans ses rubriques la valeur de la formule au dernier mois de la période déclarée. S66.G01.00.014 Taux d’abattement pour frais professionnels Vous devez renseigner la zone Abattement dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment. S66.G01.00.015 statut cotisant Vous devez renseigner la zone statut cotisant dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment. S66.G01.00.016 / 018 / 019 Niveau / Position / Echelon Vous devez renseigner ces éléments dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.020 / 021 / 022 Vous devez renseigner ses différents éléments dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. Pour les autres rubriques de la S66 de votre fichier DADS-U, vous devez : • Dans la configuration des cumuls du menu Déclarations + Configuration des cumuls, sélectionner : o dans la colonne de gauche la structure S66, o dans la colonne de droite vérifier les formules de calcul des différentes rubriques o Dans la zone formule, indiquer la rubrique ou la variable permettant d’alimenter cette rubrique. DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 317 Notice de génération Notice de génération du fichier DADS-U CI-BTP Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U CI-BTP, annuel, mensuel et trimestriel destiné aux caisses de congé payé du bâtiment. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U CI-BTP Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U CI-BTP Etape 4: Vérifier votre période de paye Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U CI-BTP Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP Etape 8 : Comment transférer le fichier ? Etape 9 : Passer le fichier de mode Test à Réel Etape 10 : Contrôle du fichier Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U EBP Paye V17 318 Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U CIBTP. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U CIBTP. Remarque !!! Les CI-BTP n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une partie des valeurs à déclarer. Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, vous avez probablement modifié ou créé d’autres rubriques ou variables, qui devront être paramétrées. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici Je souhaite faire une DADS-U CI-BTP annuelle, où renseigner les cumuls ? Seul le paramétrage indiqué sur votre exercice en cours alimentera vos cumuls DADS-U. En effet, il est possible que vous ayez changé votre configuration des cumuls sur votre exercice en cours et pas sur le précédent. Le logiciel calculera donc les informations de votre exercice précédent en fonction des formules renseignées sur votre exercice courant. Exemple !!! Vous êtes au mois de mars 2006. Vous avez indiqué, dans la configuration des cumuls, une formule de calcul permettant d’alimenter la rubrique S41.G01.00.037 (valeur avantage en nature) : Montant (AVN1) Vous n’avez pas de formule de calcul sur votre exercice 2005 Votre salarié à la rubrique AVN1 d’alimenté en juin 2005 et en janvier 2006. Lors de votre génération du fichier DADS-U CI-BTP, les valeurs de juin 2005 et janvier 2006 apparaîtront Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 319 Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier votre période de paye Pour la génération finale de votre dossier, vous devez avoir Clôturé votre mois (Avril, pour la déclaration annuelle). Pour ce faire, vous devez lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois. Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez : • Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye ou • Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur. Remarque !!! Le rapport qui s’affiche à la clôture mensuelle est le rapport de la DADS-U Complète. Certains éléments sont également obligatoires pour la DADS-U CI-BTP. Nous vous conseillons vivement de limiter toutes les erreurs et de les corriger. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U CI BTP Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U CI-BTP Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Choisir la périodicité ? Sélectionner la périodicité de déclaration que vous avez choisie, puis la période à déclarer. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP Après la préparation du fichier, vous avez la possibilité de le modifier dans l’éditeur. Comment ouvrir le fichier ? Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter EBP Paye V17 320 Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans l’éditeur faites F1 sur la page principale. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier auprès de l'organisme destinataire. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaiter déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreurs sur votre fichier ou au plus tard à la date communiqué par votre caisse de congés payés. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être envoyé à votre caisse de congés payés Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 321 Etape 8: Comment transférer le fichier ? Il n’existe pas de lieu de dépôt unique pour l’envoi vers les CI-BTP. Vous devez prendre contact avec votre Caisse de Congé Paye du Bâtiment ou des Travaux Publics qui vous indiquera comment transmettre votre fichier. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9 : Passer le fichier en mode Réel Comment procéder ? Dans un premier temps vous devez faire des fichiers de test et les déposer pour contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes alors il est préférable de retester dans cette phase de test. Lorsque le fichier a passé avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier avec l’indicateur positionné à REEL, ainsi lorsque votre CI-BTP recevra le fichier elle pourra alors considérer que cet envoi est REEL et pourra l’intégrer dans son système d’information afin d’en exploiter les données. Date limite de dépôt ? Vous devez normalement déposer votre fichier REEL dans le courant du mois d’avril (pour une déclaration annuelle). La date limite de dépôt varie selon les caisses. Vous devez prendre contact avec votre caisse afin connaître cette date limite de dépôt. Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert. • Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U CIBTP + Déclarer • Dans l'assistant sélectionner le mode Réel Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans votre Editeur DADS-U, presser le bouton F1 Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 323 DADS-U Prévoyance Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Pro et Expert Présentation de la norme DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) La Déclaration Annuelle de Données Sociales Prévoyance (sociétés d'assurances) est une formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque trimestre, ou année. Présentation du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) Vous devez déclarer dans votre DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) les différentes périodes d’inactivité de votre salarié et les éléments de salaires des cotisations affectées à chaque organisme d'assurance. Remarque !!! Vous devez réaliser un fichier par organisme d'assurance. Composition du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques) avec des structures en plus et en moins. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) ? Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S51 Eléments de cotisations : Pour déclarer les éléments de salaires de la société d'assurance. Structure obligatoire S80 Identification INSEE des établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration Structure obligatoire EBP Paye V17 324 S85 Récapitulatif des montants déclarés :Pour totaliser les montants déclarés à la société d'assurance pour tous les salariés Structure obligatoire S90 Total envoi : Total des rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : ƒ Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) ƒ Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de cotisations à l'assurance (structure S51) ou les périodes de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. Chaque salarié ayant des cotisations à l'organisme d'assurance doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/01/xx en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S51 du 01/01/xx au 31/03/xx. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à l' organisme d'assurance. Tout ceci sera déclaré dans la période S51. C’est la présence de rubriques dans le bulletin qui déclenchera les données DADS U de la S51. Si ce salarié est absent du 20/02/xx au 24/02/xx pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation La structure S51 est produite en fonction des rubriques de cotisation mises sur le bulletin de vos salariés. Remarque!!! Tous les changements effectués sur la rubrique de cotisation déclenchent une nouvelle S51. Par exemple, le taux de votre rubrique de cotisation change, une nouvelle S51 sera produite. Quelques précisions sur les différentes rubriques de la S51 • Code catégorie socio professionnelle, Code situation familiale, Matricule du salarié et Nombre d'enfants à charge : ces informations proviennent de la fiche du salarié • Référence du contrat, Code organisme destinataire, Code type nature base de cotisation : ces informations proviennent de votre fiche de paramétrage de votre organisme de type assurance. • Montant de l'assiette de cotisations ou Montant du forfait ou du versement libre : ce montant dépend du code type nature base de cotisation indiqué dans la fiche de votre contrat d'assurance. Si c'est une assiette on indique les montants dans la rubrique montant de l'assiette (S51.G01.00.009.001). Si c'est un forfait on indique le montant du forfait dans la rubrique Montant du forfait (S51.G01.00.009.002). On ne doit renseigner qu'une seule des 2 rubriques. • Montant de l'assiette des régularisations, Taux de régularisation, Montant de la régularisation : Ces valeurs proviennent de vos rubriques de cotisation pour lesquelles vous avez coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance". Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? DADS-U Prévoyance 325 Cette structure est à ajouter manuellement à partir de l'éditeur. Cette structure est présente si aucun salarié n'a été déclaré pour l'établissement au titre d'un contrat d'assurance collectif. Vous devez compléter le code organisme destinataire qui vous sera fourni votre organisme d'assurance ou le courtier délégataire. Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? Il y a une structure S85 par référence contrat. Les montants proviennent de vos différentes S51. Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Cette option vous permet de préparer votre déclaration DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances), annuelle, trimestrielle. Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances), nous vous conseillons de suivre la notice de génération. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurance+ Préparer Etape 1 : Comment choisir la périodicité ? Vous pouvez choisir la périodicité trimestrielle et annuelle. La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur votre exercice complet. La périodicité Trimestrielle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur le trimestre demandé. Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaîtront pas dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. EBP Paye V17 326 Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Notice de génération Notice de Génération du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Votre logiciel de paye vous permet de produire le fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) annuel, trimestriel destiné aux sociétés d'assurances que ce soit des compagnies d'assurances ou des sociétés de courtage en assurance. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO. Dans votre logiciel de paye, vous devez déclarer votre fichier auprès des organismes destinataires, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Etape 3 : Vérifier le paramétrage de votre organisme Etape 4: Vérifier vos rubriques de cotisation Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 8 : Comment transférer le fichier ? Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège DADS-U Prévoyance 327 Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U Société d'assurance. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier. Remarque !!! Les sociétés d'assurances n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur /Déclarant Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Vérifier le paramétrage de vos organismes Pour contrôler les informations de vos organismes, vous devez aller dans votre arborescence du logiciel et dans la partie Organismes. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier vos rubriques de cotisation Pour que les montants se déclarent correctement dans votre déclaration DADS-U, vous devez avoir correctement rattachées dans vos rubriques de cotisations à l'organisme. Dans vos rubriques de cotisation vous servant à régulariser vos cotisations de type assurance, il est important d'avoir coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance". Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération EBP Paye V17 328 Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Choisir la périodicité ? Sélectionnez la période de la déclaration, soit annuelle ou trimestrielle. Choix des organismes Cochez le ou les organismes auxquels est destinée la déclaration. Remarque !!! Lorsque vous lancerez la préparation, si c'est votre première préparation l'éditeur s'ouvrira directement. Par contre si ce n'est pas votre première préparation vous obtiendrez un message comme quoi le fichier existe déjà. Plusieurs possibilités s'offrent à vous. • Consulter : la consultation permet de réouvrir le fichier que vous aviez préparé la fois précédente. • Remplacer : permet d'écraser le précédent fichier par un nouveau. • Annuler : permet d'arrêter la préparation du fichier. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Vous avez déjà fait la préparation du fichier et vous souhaitez le consulter ou le modifier. Comment réouvrir mon fichier ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Lorsque vous obtenez le message d'avertissement vous devez faire consulter Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération DADS-U Prévoyance 329 Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier sur le site de DéclarAssur. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche. Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de DéclarAssur votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus tard à la date communiquée par votre organisme d'assurance. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de DeclarAssur. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier - accéder au site de DéclarAssur. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération EBP Paye V17 330 Etape 8: Comment transférer le fichier ? Si vous avez coché l'option Accédez au site de DéclarAssur, le site s'ouvre sur la page d'accueil. Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes. Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour cela vous devez : • Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous • Saisissez votre n° de siren, votre identifiant et le mot de passe qui vous a été transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné) • Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations • Accédez ensuite à la déclaration DADS-U • Sélectionnez le menu Déclarer • Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations. Des anomalies ont été retournées par DeclarAssur comment faire ? Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier. L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.DeclarAssur.fr Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel Dans un premier temps vous devez faire des fichiers en mode "Test" et les déposer afin de les soumettre aux différents contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes il est préférable de continuer à déposer les fichiers en mode "Test". Lorsque le fichier passe avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier en mode "Réel". Ainsi lorsque votre société d'assurance recevra le fichier elle pourra alors considérer que cet envoi est réel et pourra donc l’intégrer dans son système afin d’en exploiter les données. Date limite de dépôt ? La date limite de dépôt varie selon les sociétés d'assurances. Vous devez prendre contact avec votre caisse afin de connaître cette date limite de dépôt. Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Déclarez votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Sociétés DADS-U Prévoyance 331 d'assurances + Déclarer • Dans l'assistant sélectionnez le mode Réel Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 333 FAQ Liste des questions - Comment créer mon dossier ? - Comment ouvrir mon dossier ? Questions concernant les salariés et le bulletin : - Comment créer un salarié ? - Comment réaliser la Déclaration Unique d'Embauche ? - Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) - Comment gérer les Congés Payés ? (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Comment mettre en place le DIF ?(Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Mise à jour des Congés de V1X à V13 (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO V14) - Comment comprendre le résultat d'une ligne du bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO V14) Questions concernant les variables : - Quels sont les types de variables ? - Comment utiliser une variable dans une formule ? - Comment saisir une valeur dans une variable à saisir ? - Comment obtenir le cumul d'une variable ? - A quoi servent les variables ? Questions concernant les opérations courantes : - Comment faire le virement des salaires ? - Comment transférer mes écritures en comptabilité ? - Comment imprimer le registre Unique du personnel ? - Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED) s'imprime sur plusieurs lignes, je souhaite l'imprimer sur une seule ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) - Comment imprimer, sur un même état la les informations relatives à la réduction Fillon et des allégements de charges patronales et salariales relatives aux heures supplémentaires ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) Questions concernant les suppressions de fiches : - Comment supprimer une rubrique ou une variable ? - Comment supprimer une fiche salarié ? - Comment supprimer un organisme ? Questions concernant la gestion des Entrées/Sorties : - Comment entrer un salarié sorti ? - Comment saisir une date d'entrée à un salarié ? - Comment saisir une date de sortie à un salarié ? - Comment sortir un salarié plusieurs mois après sa sortie ? - Comment sortir un salarié le mois suivant ? - Comment gérer les situations DADS-U d'un salarié ? - Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ? Opérations de fin d’exercices - Comment faire ma clôture en décembre ? - Comment réaliser ma DADS-U ? EBP Paye V17 334 - Comment imprimer l'historique des bulletins d'un exercice clôturé ? - Sur le premier mois d'un nouvel exercice peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Création d'un nouveau dossier Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes : Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Nouveau Barre d’outils , Nouveau Raccourci clavier Alt + Entrée Suivi des étapes La création d’un dossier comprend 10 étapes. Etape 1 : Partage de données Etape 2 : Nom et emplacement Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure. Ouverture d'un dossier Comment afficher la liste des dossiers ? Barre de menu Dossier + Ouvrir Comment ouvrir un dossier ? Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA. Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \ DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice FAQ 335 antérieur. Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de démonstration ou choisir un dossier dans la liste des dossiers. Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EPA). Création d'un salarié Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ? Barre de menu Edition + Salarié Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez alors les éléments de la fiche, en commençant par l'entête. La Déclaration Unique d'Embauche La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un salarié. Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter votre DUE. Comment y accéder ? Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié Remarque !!! Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée. Comment paramétrer les différentes données ? Avant de lancer cette option, vous devez renseigner : • les coordonnées de votre dossier • les informations légales d'identification • les informations concernant le service de santé au travail Attention !!! Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner cette dernière dans les coordonnées de votre dossier. Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ? • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) EBP Paye V17 336 Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? La rémunération et la majoration des heures supplémentaires sont exonérées d'impôt sur le revenu. De ce fait, la partie de la rémunération des heures supplémentaires soumise à CSG non déductible n'est pas à prendre en compte dans le net imposable. La COTCSG4 a donc été ajoutée. Elle correspond à la retenue CSG-CRDS effectuée sur les heures supplémentaires (taux de 8 % = 5.10 % +2.90 %) La COTCSG1a été modifié mais reste la rubrique de référence qui alimente l'assiette CSG de l'onglet cumul de la fiche salarié. De plus, elle déclenche la ligne CSG-CRDS de la DUCS URSSAF papier agréée. Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? Le net à payer négatif peut être reporté le mois suivant et récupéré sur la prochaine paye. L'ajustement du net à payer permet de produire un net à payer arrondi à l'entier supérieur. Paramétrage dans la paye Deux nouvelles variables ont été mises à votre disposition : • NAPNEGMM1 : net à payer négatif du mois en cours et du mois précédent • AJUSTNAPMM1 : ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent Pour mettre en place le nouveau paramétrage dans votre paye, vous devez suivre les étapes suivantes : ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES • Allez dans le menu Outils + Importation + Rubriques. • Double cliquez sur le répertoire ''Standard'' puis sélectionnez le fichier ''Standard.rub'' et cliquez sur le bouton Ouvrir. • La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre. • Cliquez sur le bouton Aucune et cochez les rubriques citées ci-dessous : • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • GNAPNEG : Net à payer négatif • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer • Faites ''Importer'' ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS Si vous souhaitez gérer uniquement le net à payer négatif : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes : • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • GNAPNEG : Net à payer négatif La rubrique GNAPNEG doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin. Si vous souhaitez gérer uniquement l'ajustement du net à payer : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes : • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer FAQ 337 La rubrique GAJUSNAP doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin. Si vous souhaitez gérer le net à payer négatif et l'ajustement du net à payer : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les quatre rubriques suivantes en respectant cet ordre: • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer • GNAPNEG : Net à payer négatif La rubrique GAJUSNAP doit être placée avant la rubrique GNAPNEG qui doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin et avant le net à payer. La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? Trois types de variables sont à votre disposition. Chaque type de variable a un fonctionnement bien particulier. Avant de sélectionner le type de la variable, vérifiez qu’il correspond bien à ce que vous en attendez. • Variable Constante : Lorsque la valeur d’une variable est identique pour l’ensemble des salariés de l'entreprise (comme par exemple les plafonds de sécurité sociale, le smic&ldots;), elle est dite Variable Constante. Pointez Constante et indiquez dans la zone Valeur, la valeur de la constante (vous pouvez saisir des montants avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule). • Variable à saisir : Lorsqu’une variable à une valeur qui varie en fonction du salarié et/ou du mois, elle est dite Variable A Saisir. Pour ce type de variables, un critère supplémentaire peut être défini : le Report mensuel. Cela permet de reporter, à la clôture mensuelle, la valeur de la variable le mois suivant (pour éviter la ressaisie). Autrement, la valeur est remise à zéro. Dans tous les cas, la valeur sera modifiable. • Variable avec Formule de calcul : Lorsqu’une variable peut être calculée par une formule, elle est dite Variable Formule de calcul. Pour définir la formule de calcul, saisissez-la directement dans la zone ou cliquez sur le bouton Formule pour accéder à l’éditeur de formule. Le bouton Tester permet de tester la formule par une saisie manuelle de valeurs. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? Une variable est utilisée dans la formule de calcul d’une autre variable, d’une rubrique ou comme valeur d’entrée d’une table de calcul. Pour cela, saisissez simplement son nom dans la formule ou entre les crochets de la table. Retour à la fiche Variable. EBP Paye V17 338 La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? Les valeurs des variables de type A Saisir seront à saisir directement dans le bulletin (si les rubriques ont été paramétrées) ou dans le tableau de saisie accessible par le menu Gestion + Saisie des variables. L’intérêt du tableau de saisie est que vous pourrez saisir les valeurs pour l’ensemble des salariés. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? Pour toute variable créée, vous pouvez obtenir son cumul exercice. Le cumul exercice d’une variable s’obtient par ajout de $ devant le nom de la variable : $NOMDEVARIABLE Par exemple, la variable $HEUREEL (Heures réellement travaillées) retournera la valeur cumulée de la variable HEUREEL. Pour obtenir le cumul sur une période précise, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante : $NOMDEVARIABLE[MoisDébut-MoisFin] Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les quatre premiers pour Juin et Juillet : Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec Par exemple, la variable $HEUREEL[Jan-Mar] donnera le cumul des heures sur le premier trimestre. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : A quoi servent les variables ? Une variable permet de mémoriser sous un nom précis, une valeur. Les variables peuvent être appelées dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable. Leur nom n’apparaît pas directement dans le bulletin. Les variables Système (repérées par leur point rouge) dites aussi variables Standards ne peuvent pas être supprimées, à la différence des variables Utilisateurs. Avant de créer des variables particulières, consultez les variables existantes pour éventuellement adapter leur contenu. A la création du dossier, vous obtiendrez une liste de variables spécifiques au paramétrage choisi : les variables standards, les variables spécifiques à la paye Agricole, les variables spécifiques à la paye du Bâtiment, les variables spécifiques à la paye du Spectacle et les variables spécifiques à la paye Hôtellerie. Il existe également un autre type de variables, non listée dans le fichier des variables, car il s’agit de calculs internes au logiciel, ce sont les variables de cumuls. Toute variable pourra être utilisée dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable par simple appel de son nom Retour à la fiche Variable. Virement des salaires Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires. FAQ 339 Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires Barre d’outils , Virement bancaire Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans la liste des virements. Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste. Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié s'affiche. Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion + Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants. Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois. Exemple !!! Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second bulletin (après avoir clôturé le premier). Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été effectué ou qui reste à effectuer. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que vous virez. Cette date est modifiable. • Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur . • Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de compensation proposée par défaut. • Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements EBP Paye V17 340 bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué. Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Impression du Registre Unique du personnel Remarque !!! L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif. Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements postérieurs. Remarque !!! Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales. Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition : • des délégués du personnel • de l’inspecteur du travail • des contrôleurs URSSAF Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes : ƒ Date de l’événement ƒ Matricule ƒ Nom de naissance ƒ Nom d’usage ƒ Prénom ƒ Date de naissance ƒ Sexe ƒ Nationalité ƒ Titre ou carte de séjour avec le n° du document ƒ Emploi ƒ Qualification FAQ 341 ƒ Date d’entrée ƒ Date de sortie ƒ Type de contrat ƒ Contrat particulier ƒ Caractéristique de l’activité Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie, contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel. L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de sanctions pénales. Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel Fonctionnement du registre La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois. Evènement Conséquence sur le registre Nouveau salarié Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations renseignées dans la fiche du salarié. La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement. Changement de situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le 15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement ’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée indéterminée’’. Salarié ’r;’ sortant à la fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si EBP Paye V17 342 le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye. Salarié sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars. Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre. Suppression d’un salarié créé à tort et supprimé sur le même mois Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée. Clôture mensuelle ou clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont définitivement enregistrées. Clôture annuelle Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements de situation postérieurs des salariés. Déclôture mensuelle ou annuelle Restauration de la sauvegarde avant clôture. Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas. Choix de la période de traitement : La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement. L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés. Exemple : Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître : Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur date d’entrée. Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus FAQ 343 depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007. Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué. Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent. Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007 sera indiqué. Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02 ne sera pas indiquée. L’ordre d’impression : Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par : • Date d’entrée • Matricule • Ordre alphabétique Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents formats. Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED), apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? Dans votre rubrique de cotisation, vous devez aller cocher l'option Ne pas tenir compte du taux pour l'impression de l'état des charges Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquer sur le classeur Rubriques de cotisation une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran Sélectionnez ensuite votre rubrique puis cochez l'option. Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et soumises à un allégement de charges. Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures supplémentaires. Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations. Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent. Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état EBP Paye V17 344 récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié. Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois : • les informations relatives à la réduction Fillon, • les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ? Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en cliquant sur le bouton . Attention !!! Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages, n'oubliez pas de les sélectionner. Dans la partie "Heures supplémentaires" : • Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques de salaires Brut. • Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX) ; • Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO, GHS50EXO) ; • Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique GJRCOREN). Remarque !!! Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer". • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations salariales (notamment COTRED). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés). Dans la partie "Rachat jours de repos": Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent apparaître. Remarque !!! FAQ 345 Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer. Dans la partie"Loi Fillon" : • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU). Généralités : Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état récapitulatif. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF. Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la ré- ouverture de votre dossier. Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats. Comment supprimer une rubrique ou une variable ? Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a pas été utilisée sur votre exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la rubrique ou variable à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic EBP Paye V17 346 droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain exercice » ? Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas la supprimer avant votre prochain exercice. Comment supprimer une fiche salarié ? Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis sélectionnez « Masquer les salariés sortis » Comment supprimer un organisme ? Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur votre exercice précédent et l’exercice en cours. Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de sa fiche Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné l’organisme à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. FAQ 347 Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible de le supprimer » apparaît en suppression ? Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer. La clôture mensuelle Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer le mois Barre d’outils Clôture mensuelle Tableau de bord Clôture mensuelle Explications : Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois précédent. Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier, afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant chaque clôture. Conséquences de la clôture : • Le mois en cours est modifié ; • L’ancienneté des salariés est augmentée de un ; • L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Que doit-on faire en décembre ? Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte lors de la génération de votre fichier DADS-U. Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre. EBP Paye V17 348 Préparation du fichier DADS-U Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires.... Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après avoir validé votre préparation par l'option Déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants : Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye du message sélectionné. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées. Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Historique des bulletins Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié Barre d’outils , Historique des bulletins FAQ 349 Raccourci clavier Ctrl + H Dans l’onglet bulletin de la fiche salarié Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce aux boutons Précédent et Suivant. Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Comment consulter la seconde page du bulletin ? Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2 Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Pour la préparation des bulletins sur un nouvel exercice, vous devez obligatoirement préparer les bulletins à partir du Profil. Si vous utilisez toujours l’option Préparer à partir du bulletin précédent, nous vous conseillons de paramétrer vos profils dès lors qu’une nouvelle rubrique s’applique aux bulletins de vos salariés. Remarque L’option de préparation « à partir du précédent » reprend les rubriques du bulletin du mois précédent. Vous devez utiliser cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans votre bulletin. Sur le premier mois de votre exercice de paye, il n’y a pas de bulletin précédent. Vous devez utiliser l’option « à partir du profil » et ajouter ou retirer les rubriques qui doivent apparaître ou disparaître exceptionnellement de vos bulletins. Gestion des entrées / Sorties Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ? Lors du départ ou de l’arrivée d’un salarié, vous devez appliquer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l’absence. Il existe différentes méthodes de calcul de la retenue absence. A savoir : ƒ La méthode de l’horaire mensuel réel ƒ La méthode de l’horaire mensuel moyen ƒ La méthode des jours ouvrés EBP Paye V17 350 ƒ La méthode des jours ouvrables ƒ La méthode des jours calendaires Entre les différentes méthodes existantes, il faut savoir que la Cour de Cassation n’a validé que la méthode de l’horaire réel de travail. Dans la pratique, pour éviter tout litige, vous avez la possibilité d’appliquer la méthode la plus favorable pour le salarié. Ceci est possible grâce aux opérations suivantes : Vérification du paramétrage Des nouvelles variables : Vérifiez la présence des variables suivantes dans la liste des variables, si elles ne le sont pas veuillez les créer ou les importer (par le menu Outil + Importation + Variables) : Nom de la variable : JRABS30 : Nombre de jours absence calendaires Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JRABS22 : Nombre de jours absence ouvrés Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JRABS26 : Nombre de jours absence ouvrable Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : RETREELLE : Nombre heures réelles du mois Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JCALEND : Nombre de jours calendaires dans le mois Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Modifiez ou vérifiez les formules de calcul des variables de plafond : Nom de la variable : PLAFA : Plafond Tranche A Type de la variable : Formule de calcul Formule : Si MULTI=1 Alors PLAFASS*(SALBASE+PRIME)/TOTSAL Sinon Si JCALEND>0 Alors (JCALEND-JRABS30)/30*PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF) Sinon PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF)*PRORATA Apportez les mêmes modifications dans les variables PLAFB, PLAFC, PLAFD et PLAFT2 Modifiez ou vérifiez la formule de calcul de la GMP : Nom de la variable : GMP : Montant GMP Mensuelle Type de la variable : Formule de calcul Formule : Si JCALEND>0 Alors (2869*(JCALEND-JRABS30)/30)*(HEUMOIS/HEUREF) Sinon 2869*PRORATA*HEUMOIS/HEUREF Des rubriques : FAQ 351 Vérifiez la présence de la rubrique de commentaire du calcul du plafond de sécurité sociale dans liste des rubriques de commentaire , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le menu Outil + Importation + rubriques) Nom de la rubrique : COMPLAFA : Plafond de Sécurité Sociale du mois Option à cocher : Cochez Ne pas imprimer le nom Imprimer : Jamais Validité : Toute l’année Afficher le résultat : Nombre ou base Formule : PLAFA Vérifiez la présence de la rubrique de salaire brut de retenue pour Entrée/Sortie dans liste des rubriques de salaire brut , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le menu Outil + Importation + rubriques) Nom de la rubrique : RRETENUE : Retenue Entrée/Sortie Type : Retenue Montant : Min((SALBASE*JRABS30)/30, Min((SALBASE*JRABS22)/22, Min((SALBASE*JRABS26)/26, Min((SALBASE*HEUABS)/HEUMOIS,(SALBASE*HEUABS)/RETREELL E)))) Dans les paramètres généraux Par le menu Dossier + Propriétés + Paramètres généraux onglet Options ƒ Décochez l’option Calculer la variable PRORATA selon la règle du 30ème Dans le bulletin Dans la fiche de votre salarié, sélectionnez l'onglet Bulletin Calcul du plafond de sécurité sociale de votre salarié • Insérez la rubrique de commentaire COMPLAFA, si elle n’y est pas, cliquez sur le bouton Ajouter puis sélectionnez la rubrique. ƒ Cliquez sur la colonne Nombre ou base de votre rubrique de commentaire ƒ La fenêtre Saisie des variables s’affiche à l’écran ƒ Renseignez le nombre de jours calendaires pour le calcul des Plafonds dans la variable JCALEND (exemple 31 pour le mois de janvier, 28 ou 29 pour le mois de Février&ldots;.) ƒ Renseignez 1 dans la variable PRORATA, puis validez la fenêtre par le bouton OK Calcul de la rubrique d’absence pour la retenue Entrée/Sortie ƒ Ajoutez la rubrique RRETENUE dans le bulletin par le bouton Ajouter, puis validez la fenêtre. ƒ Cliquez sur la colonne nombre ou base de la rubrique ƒ Renseignez : o JRABS30 : nombre de jours calendaires d’absence du salarié, pour un salarié entré le 15 du mois, le nombre de jours calendaires d’absence sera de 14. o JRABS26 : nombre de jours ouvrables d’absence du salarié, comptez tous les jours, hormis le dimanche, entre le 1er jour du mois et la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du départ de votre salarié jusqu'à la fin du mois) o JRABS22 : nombre de jours ouvrés d’absence du salarié, comptez tous les jours, hormis le samedi et le dimanche, entre le 1er jour du mois et la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du EBP Paye V17 352 départ de votre salarié jusqu'à la fin du mois) o HEUABS : nombre d’heures d’absence du salarié, calculez le nombre d’heures retenues, qui est le nombre d’heures que le salarié n’a pas effectuées en cas de mois complet. Par exemple, si votre salarié effectue 7h par jour et que 4 jours n’ont pas été travaillés sur le mois, alors il faudra noter 28 (7h*4j) o RETREELLE : Nombre d’heures réelles du mois en cours, calculez le nombre d’heures réelles sur le mois complet en cours. Par exemple, si vous avez 21 jours ouvrés sur le mois courant, et que vous travaillez 7heures par jour alors notez 147h (7h*21j) Après avoir renseigné tous ses éléments, la rubrique calculera la méthode la plus avantageuse pour votre salarié. Attention !!! Vous devez renseigner toutes les variables pour que le calcul s’effectue correctement. Les sommes isolées Les sommes isolées Qu’est-ce que les sommes isolées ? Les sommes isolées sont les sommes ayant un caractère exceptionnel, versées aux cadres lors de la rupture de leur contrat de travail ou postérieurement. Elles sont soumises aux cotisations AGIRC selon des règles particulières. Sont considérées comme des sommes isolées : ƒ L’indemnité compensatrice de congés payés ƒ Les rappels de salaires versés postérieurement au départ du salarié ou le jour du départ ƒ Les reliquats de commissions incluant des éléments liés au départ, ƒ L’indemnité de fin de contrat des personnes en contrat à durée déterminée, ƒ L’indemnité de départ volontaire en retraite ƒ La partie de l’indemnité de licenciement ou de départ à la retraite éventuellement soumise à cotisations ƒ L’indemnité de non-concurrence En revanche ne sont pas considérées comme SI : ƒ l’indemnité compensatrice de préavis en cas de dispense ƒ les sommes non soumises à cotisations (indemnité de licenciement) Vous souhaitez avoir des informations sur : Les cotisations concernées par les sommes isolées les cotisations concernées par les sommes isolées Les sommes isolées sont soumises aux cotisations de retraite complémentaire AGIRC suivantes : ƒ AGFF Tranche B ƒ Retraite complémentaire AGIRC Tranche B ƒ APEC ƒ Retraite complémentaire AGIRC Tranche C ƒ CET La somme isolée n’a aucune incidence sur la garantie minimale de point qui sera prélevée comme habituellement. FAQ 353 Les SI constituent en cela une base supplémentaire de cotisations qui s’ajoute à la tranche B calculée sur la « rémunération habituelle ». Elles supportent les cotisations de retraite complémentaire AGIRC sur leur totalité, en fonction des taux de cotisations en vigueur à la date effective de leur versement. Retour aux Sommes Isolées Calcul des bases de cotisations des retraites complémentaires La rémunération du cadre sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plafond SS de l’année précédente La SI sert d’abord à régulariser la tranche A, puis, l’éventuel surplus dépassant le plafond de SS est soumis à cotisation de Tranche B et éventuellement de la tranche C. Dans ce cas, la somme isolée sera diminuée de la part ayant servi à cette régularisation. La rémunération sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plancher de la tranche C de l’année précédente la somme isolée est affectée en totalité à la tranche B mais dans la limite de 7 plafonds annuel de SS de l’année de départ (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 7 = 225 288). Elle subit les cotisations dues en tranche B. Elle génère des points affectés en tranche B. La rémunération sur l’exercice précédant a atteint la limite inférieure de la tranche C de l’année précédente Si la rémunération de l’exercice précédent a atteint la tranche C, la somme isolée est affectée : - en tranche B : jusqu’à trois fois le plafond SS de l’année de départ (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 3 = 96 552) - en tranche C : fraction comprise entre trois et sept fois le plafond c’est à dire 4 plafonds annuel SS de l’année en cours (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 4 = 128 736). Et ce, sans tenir compte des tranches B et C déjà dégagées avant la fin du contrat du salarié. Les points correspondants sont affectés à chaque tranche. La cotisation AGFF TB n’est due à l’institution AGIRC que sur les sommes isolées donnant lieu à cotisation au taux de la tranche B. Cas de la CET La contribution exceptionnelle et temporaire est due sur la totalité de la somme isolée. Son assiette est toutefois limitée à sept plafonds annuels de sécurité sociale indépendamment de l’assiette retenue pour les rémunérations normales. A cette assiette, s’ajoute l’assiette de la tranche B normale soit 8 plafonds SS. Retour aux Sommes Isolées Vendeur Représentant Placier (VRP) Les VRP Un Voyageur Représentant Placier (VRP) se définit d’une manière générale comme un représentant de commerce salarié. Cette profession est régie par les articles L. 751-1 et suivants du code du Travail et par l’Accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975. Les VRP EBP Paye V17 354 bénéficient d’un statut légal et conventionnel particulier. Le statut des VRP Durée du travail des VRP Rémunération des VRP Les frais professionnels des VRP La gestion des VRP dans la paye Le statut des VRP Cinq conditions sont nécessaires pour qu’un salarié puisse prétendre au statut de VRP : • exercice d’un travail de représentation • travail effectué pour le compte d’un ou plusieurs employeurs • travail exercé d’une manière exclusive et constante • Absence d’opérations commerciales pour son compte personnel • Engagements de l’employeur caractérisant Remarque !!! Si la personne ne satisfait pas l’ensemble des conditions légales, le statut peut lui être appliqué conventionnellement, en accord avec son employeur. Dans cette hypothèse, le représentant bénéficiera des droits et avantages du VRP statutaire. Retour au VRP La durée du travail des VRP • Durée du travail Les dispositions légales sur la durée du travail (35 heures par semaine) ne sont pas applicables aux VRP sauf convention ou accord particulier. Ce sont normalement des salariés dont la rémunération est fixée sans référence à un quelconque horaire de travail. • Heures supplémentaires La réglementation relative à la durée du travail ne s'applique pas au VRP. Entre autres conséquences, ils ne peuvent donc notamment pas réclamer le paiement d'heures supplémentaires, leur bulletin de paye ne mentionne aucun horaire. Retour au VRP La rémunération des VRP • Modes de rémunération La rémunération est déterminée librement entre l’employeur et le VRP lors de la conclusion du contrat de travail. Elle est fixée dans le contrat de travail et repose soit sur : • un fixe uniquement • des commissions (un pourcentage du chiffre d'affaires réalisé par le représentant) • le plus souvent, sur une combinaison des deux (fixe et commissions). Le fixe, lorsqu'il existe, doit être payé aux époques prévues par le contrat et en tout état de cause au moins une fois par mois. Les commissions doivent être payées au plus tous les trois mois, mais rien n'interdit de convenir d'un paiement à périodicité plus rapprochée. Remarque !!! L'employeur doit obligatoirement verser au VRP qui en fait la demande des acomptes mensuels. Ils sont alors calculés en fonction des commissions effectivement dues au titre du trimestre en cours. Les employeurs peuvent aussi accorder aux VRP des avances sur commissions dans le FAQ 355 but de leur permettre d'étaler leurs rentrées d'argent. • Rémunération minimale Le SMIC ne s'applique pas aux VRP lorsqu'ils ne sont soumis à aucun horaire de travail (dans le cas contraire, ils peuvent y prétendre). À la place, l'accord national interprofessionnel sur les VRP prévoit que les VRP exclusifs travaillant à temps plein ont droit, au titre de chaque trimestre et quel que soit le mode de rémunération, à une rémunération minimale garantie. Il faut noter que, pour les juges, le seul fait qu'un VRP soit engagé à titre exclusif emporte droit à cette garantie, puisqu'il ne saurait alors se voir imposer de travailler à temps partiel. La rémunération garantie est de 520 fois le SMIC horaire par trimestre, le taux applicable étant celui du dernier mois échu pris en compte à chaque paiement. Si nécessaire, le VRP devra en plus bénéficier du remboursement de ses frais professionnels. Lorsque les frais professionnels sont inclus dans les commissions, ils doivent être calculés forfaitairement par rapport à la ressource minimale. Cette règle a une incidence pratique sur l'éventuel complément dû au VRP au titre de la rémunération garantie. Cette ressource minimale trimestrielle doit être proratisée lorsque le contrat de travail débute ou prend fin au cours du trimestre, ou en cas de suspension temporaire d'activité du représentant au cours de ce trimestre. Exemple !!! Un VRP est payé mensuellement par un fixe de 780 €. S’y ajoutent des commissions de 1,5 %. Au premier trimestre 2007, son chiffre d’affaires est de 75 000 €, soit 1 125 € de commissions. Sa rémunération trimestrielle est donc de 3 465 €. La garantie trimestrielle de 520 fois le SMIC représente 4 300.40 € (SMIC à 8,27 €). Cas n° 1 : Commissions nettes de frais. Si les commissions sont nettes de frais professionnels (remboursés par ailleurs), l’employeur doit lui verser un complément de rémunération de 4 300,40 € - 3 465 € = 835,40 €. Cette somme pourra être récupérée, le cas échéant, le trimestre suivant. Cas n° 2 : Si les commissions incluent des frais professionnels (30 % par hypothèse), la rémunération minimale doit, avant toute comparaison avec les 3 465 € de commissions, être réévaluée pour tenir compte de l’inclusion des remboursements de frais dans les commissions du VRP. Le minimum réévalué est donc de (4 300,40 € x 100) / 70 = 6 143,43 €. Le complément dû au salarié est de 6 143,43 € - 3 465 € = 2 678,43 € dont 2 678,43 €x 70 % = 1 874,90 € à titre de rémunération et 2 678,43 € x 30 % = 803,53 € au titre de frais professionnels. Le respect de la rémunération minimale garantie s'apprécie trimestre par trimestre. Dès lors, si un VRP perçoit, pour un trimestre donné, une rémunération supérieure à ce minimum garanti, il n'est pas possible de considérer que la rémunération excédentaire se reportera sur le trimestre suivant. Si besoin, l'employeur doit verser un complément au VRP. Il peut le récupérer durant les trois trimestres suivants, sur la partie de rémunération excédant la rémunération minimale garantie. Cette récupération ne pourra s’opérer que sur la seule partie de ces rémunérations qui excède la ressource minimale. Retour au VRP Les frais professionnels des VRP Le VRP peut prétendre au remboursement de ses frais professionnels selon les modalités EBP Paye V17 356 suivantes : • Un indemnité forfaitaire de frais est allouée aux VRP • Le taux des commissions inclut le remboursement forfaitairement des frais professionnels ; • Le remboursement des frais professionnels a lieu sur justification des frais réellement engagés. Remarque !!! En principe, les frais sont évalués forfaitairement à 30 % de la rémunération brute lorsqu'il est prévu que la rémunération intègre indistinctement les frais professionnels. Mais le mieux est de l'écrire très clairement dans le contrat de travail. Dans tous les cas, il faut exclure les remboursements de frais professionnels pour vérifier le respect de la rémunération minimale garantie. • Déduction forfaitaire spécifique. L'employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 30 % sur l'assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 € par an pour chaque VRP. L'assiette des cotisations de sécurité sociale et des charges ayant la même assiette (Pôle emploi, retraite complémentaire, etc.) est alors constituée par la rémunération brute du VRP (avantages en nature inclus) majorée des remboursements de frais professionnels, le tout faisant l'objet de l'abattement de 30 %. Remarque !!! La déduction spécifique pour frais professionnels n’est pas applicable à l’assiette de la CSG/CRDS Retour au VRP La gestion des VRP dans la paye • VRP rémunéré mensuellement Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez la variable suivante : o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin) • VRP rémunéré trimestriellement Les commissions du VRP peuvent être versées au plus tous les trois mois. Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez les variables suivantes : o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin) o TRIM = 1 Attention !!! La mention de la valeur 1 pour la variable ’’TRIM’’ détermine le mode de calcul de la réduction Fillon. Le VRP étant rémunéré trimestriellement, il convient de neutraliser le plafond de sécurité sociale des mois pendant lesquels aucune rémunération n’est versée. Pour ce faire, vous devez renseigner, dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié, ’’salarié inactif’’. Aucun bulletin n’est donc à calculer pour ces mois. Sur le mois de versement des commissions, renseignez ’’salarié actif’’ dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié et procédez au FAQ 357 calcul de la paye. Attention !!! Lors du versement des commissions, la plafond de sécurité sociale doit apparaître en tenant compte du plafond des mois pendant lesquels aucune rémunération n’a été versée. Exemple : Un VRP est rémunéré trimestriellement. Il ne perçoit aucune rémunération en janvier et février. En mars, des commissions lui sont versées. Le plafond de sécurité sociale du VRP sera de 2682 * 3 = 8 046 € (pour l’année 2007). Retour au VRP La gestion des Congés Payés / DIF Comment mettre en place les Congés Payés ? Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans votre logiciel : • La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux, congés supplémentaires et congé d’ancienneté s’il y a lieu. • Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié. • Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés Toutes les donnés acquises ou en cours d'acquisition sont affichées dans votre logiciel : Etape 1 : Paramétrage des CP dans les préférences du dossier Vous devez renseigner dans l'onglet congés/DIF du menu Dossier + Propriétés + Préférences toutes les informations générales de votre dossier concernant la gestion des congés payés. La durée des congés est déterminée à raison de : • 2,5 jours ouvrables par mois de travail • ou 2.08 jours ouvrés par mois de travail Sélectionnez le choix correspondant à votre dossier. Si vous souhaitez une autre acquisition mensuelle, sélectionnez Autre. Si vous gérez des congés supplémentaires, saisissez la valeur de l'acquisition mensuelle dans la EBP Paye V17 358 zone correspondante. Sélectionnez le mois de clôture des congés payés : mai est proposé par défaut. Si vous gérez les CP d'anciennetés, lors de la prise des congés payés, indiquez indiquer l'ordre de décompte : Ancienneté puis CP N-1 ou CPN-1 puis ancienneté. Si vous ne gérez pas les CP d'anciennetés peut importe le choix sélectionné. Pour imprimer le tableau de provision pour congés payés (impression disponible à partir de la version PRO) , vous devez renseigner les taux de charges sociales et fiscales appliqués dans votre entreprise. Etape 2 : Paramétrage des CP dans la fiche du salarié Dans l'onglet Congés/DIF de la fiche du salarié, vous devez renseigner les nombres de jours de congés légaux, supplémentaires et d'ancienneté auxquels le salarié a droit. Ce sont ces informations qui permettront de calculer correctement le nombre de jours de congés acquis par mois et par année. Le bouton Reprise CP vous permet de saisir l'antériorité des congés payés d'un salarié déjà présent si vous venez de créer votre dossier. Dans l'onglet Congés/Heures, vous trouverez plusieurs zones concernant les CP, pour plus d'explications, sur les différentes zones, cliquez ICI Le bouton Ajuster vous permet de corriger une valeur qui serait fausse. Pour cela, vous devez saisir uniquement la valeur en plus ou en moins. Etape 3 : Paramétrage des rubriques Paramétrez correctement vos rubriques de brut afin d'obtenir des valeurs cohérentes lors de la prise des congés, pour cela cochez les propriétés suivantes s'il y a lieu : • Participe à la base dixième CP : le montant de la rubrique sera ainsi pris en compte dans la base dixième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul de la règle du dixième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié . • Participe au calcul absence CP : permet de prendre en compte les éléments de salaire du bulletin pour valoriser une journée d'absence CP (le montant des rubriques alimente le cumul SBASEABSCP)) Dans vos rubriques d'indemnité de Congés payés, uniquement pour les CP pris N et N-1 (de type Gain), sélectionnez la nature de la rubrique Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis sélectionnez l'un des types suivants : • Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) • Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) Remarque !!! Si vous souhaitez imprimer l'état des provisions de CP (disponible à partir de la version PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures. FAQ 359 Dans vos rubriques d'absence CP (de type Retenue), sélectionnez en nature de la rubrique Absence dans la liste déroulante, puis sélectionnez le calendrier correspondant à l'absence CP. La sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences CP dans le corps du bulletin, en dessous de la rubrique d'absence. Les dates de prises de CP sont des mentions obligatoires sur les bulletins. Etape 4 : Paramétrage de vos profils Dans votre logiciel, un ensemble de rubriques sont configurées pour gérer les congés payés. Il est conseillé de les utiliser en les insérant dans vos bulletins ou profils. Les rubriques à insérer sont les suivantes : • RCONG : Absences congés • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si ces rubriques ne sont pas présentes dans votre dossier, vous pouvez les importer par le menu Outils + Importation + Rubriques Dans votre bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les rubriques suivantes : • GICCPN : Indemnité comp. CP N • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 • GICCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (en cas de départ si vous avez des congés d'ancienneté) Etape 5 : Prise de Congés d'un salarié Si votre salarié prend des congés sur le mois, vous devez saisir les dates de congés dans l'onglet Congés/heures de sa fiche dans le calendrier des congés. En fonction du choix sélectionné au niveau des préférences du dossier, pour le décompte des CP, la valeur de CP pris période (indiquant le nombre de jours que vous avez saisis dans le calendrier des congés) alimente les zones suivantes : • Décompte CP ancienneté puis le CP N-1 : • S'il reste des CP ancienneté, le logiciel les solde dans la zone Pris total de la colonne CP ancienneté • Puis s'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl • Sinon, les congés sont considérés comme pris par anticipation, et le logiciel indique la valeur dans la zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl • Décompte CP N-1 puis les CP d'ancienneté : • S'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl • Si la zone reste CP N-1 légaux + suppl est à 0, alors le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP ancienneté • Le logiciel alimente ensuite la zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl et les congés sont considérés comme pris par EBP Paye V17 360 anticipation. Remarque !!! Dans tous les cas les zones Reste des colonnes CP N-1 légaux + suppl, CP N légaux + suppl et CP ancienneté sont automatiquement recalculées en fonction des congés pris. Etape 6 : Clôture mensuelle A chaque préparation de bulletins, les différentes zones de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié s'alimentent de la façon suivante : • Les CP légaux acquis période et les CP suppl. acquis période se cumulent dans la colonne CP N légaux + suppl. de la ligne Acquis. • Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (si des CP ont été pris) Etape 7 : Clôture des CP A la clôture des congés payés, les différentes zones de l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié s'alimentent de la façon suivante : • Les CP ancienneté sont réinitalisés en fonction du nombre de congés ancienneté saisie dans la fiche du salarié. (s'il y a 2 jours dans la fiche du salarié, la valeur 2 s'affichera dans le acquis et dans le reste) • La valeur du Acquis des CP N légaux + suppl. est basculée dans la zone Acquis CP N-1 légaux + suppl. • La valeur du Pris total CP N légaux + suppl est basculée dans le Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl. • Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (que ce soit pour l'ancienneté, les CP légaux + suppl. N et N-1) Etape 8 : Impression des CP Liste des congés absences Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Liste des congés et absences, permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les périodes où le salarié a été en congés. Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici Etat des congés payés Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Etat des congés, permet de connaître l'état des congés de tous les salariés. Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici La provision de congés (Disponible à partir de la version PRO) Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Provisions des congés payés, permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié par salarié. FAQ 361 Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici Mise à jour des Congés de VXX à V13 Votre onglet Congés/heures a évolué. Nous vous proposons désormais une gestion des congés plus automatisée qu'auparavant. Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans votre logiciel : • La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux et congé d’ancienneté s’il y a lieu. • Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié. • Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés. 1 - Principe de mise à jour Les principes appliqués lors de la mise à jour VXX à V13 Dans les versions précédentes, les congés se présentaient sous la forme : Dans la version actuelle (V13), les congés se présentent sous la forme : EBP Paye V17 362 - L’ancienne zone Acquis période (CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) - L’ancienne valeur Reste à prendre ($CONGERESTE) est reprise dans la nouvelle zone CP N- 1 légaux + suppl. Acquis (TOTCPACQUISN1). Attention !!! Si cette ancienne zone Reste à Prendre est négative, alors il y a une répartition de la valeur sur les zones CP N-1 légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN1) et CP N légaux + suppl. Acquis (TOTCPACQUISN). Ceci pour que la zone CP N-1 Reste ne soit pas négative. La nouvelle zone Reste de la colonne CP N-1 légaux + suppl (CPRESTEN1) est calculée à partir des zones Acquis &endash; Pris. - L’ancienne zone Pris période (JOURPRIS) est reprise dans la nouvelle zone CP pris période (JOURPRIS). Les congés pris sur la période, sont répartis sur les périodes de congés N-1 / N / Ancienneté. Pour cette raison : la variable JOURPRIS est devenue une formule : CPPRISN1 (CP pris N-1) + CPPRISN (CP pris N) + CPANCPRISN (CP Ancienneté Pris N). La répartition des congés pris se fait sur ces 3 variables CPPRISN1, CPPRISN, CPANCPRISN, en vérifiant les zones CP Reste, de telle manière à ce que CP Reste N-1 (CPRESTEN1) ne soit pas négatif. • Dans la colonne CP N-1 légaux + suppl. la valeur est reprise : • dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN1). • dans la nouvelle zone Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPACQUISN1): ceci pour que la zone Reste N-1 soit équivalente à l’ancienne valeur Reste à prendre tout en étant obligatoirement positive ou nulle. • Dans la colonne CP N légaux + suppl. la valeur est reprise : • dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPPRISN). FAQ 363 - L’ancienne valeur Acquis année ($CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP N légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN). Ajustement des valeurs après la mise à jour Si vous souhaitez reprendre les valeurs exactes de CP N-1 légaux + suppl Acquis et CP N-1 légaux + suppl. Pris (données non disponibles au moment de la mise à jour), pour tenir compte de ce que le salarié avait acquis sur la période CP N-1 (par exemple 25 jours ouvrés) et de ce qu’il avait pris au total jusqu’au mois en cours (par exemple 20), vous pouvez effectuer un ajustement des valeurs. Pour cela cliquez sur le bouton Ajuster et saisissez les valeurs d’ajustement. Cliquez ici pour avoir plus d’informations sur les ajustements 2 - Correspondance entres les anciennes et les nouvelles zones de votre onglet Congés/Heures 2.1 - Cas standard : Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: Explications : EBP Paye V17 364 Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Acquis année 15 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) Le reste est identique le pris total n'est pas renseigné. 15 Reste à prendre 22 Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPACQUISN1) Le reste est identique le pris total n'est pas renseigné. 22 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici 2.2 - Cas standard avec des CP pris dans la période : Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait au cumul CONGESACQUIS Pris période correspondait au cumul CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait au cumul $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait au cumul $CONGERESTE Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 21985.64 (le nom du cumul était $CONGE) La provision pour CP du mois était de 2108.20 car le bulletin a déjà été préparé (le nom du cumul était CONGE) . En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante : FAQ 365 Explications : Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Pris période 5.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) Ligne pris total de la période de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN) 5.00 Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN1) 27.50 Reste à prendre 9.80 Ligne Reste de la colonne CP N-1 légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN1) --------------------------- Ligne pris total de la période de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN1) --------------------------- Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl majoré du pris total de la période (TOTCPACQUISN1) 9.80 ------------ 5.00 ------------ 14.80 (9.8 + 5) Provision CP 21985.64 Ligne Base CP de la colonne CP N (TOTCONGEN) 21985.64 Ligne Base CP période de la colonne CP N (CONGE) 2108.20 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici La valeur 14.80 est calculée en fonction du reste à prendre que vous aviez (9.80) majorée du pris EBP Paye V17 366 période (5). En mise à jour de votre dossier, nous n'avons pas la possibilité de connaître le nombre de jours de CP qu'avait acquis le salarié en début d'exercice. Si vous souhaitez avoir une information cohérente, nous vous conseillons de réaliser un ajustement de la valeur du Acquis N-1 et du Pris N-1 grâce au bouton Ajuster. 2.3 - Cas avec un reste à prendre en négatif Votre salarié a pris des congés par anticipation, les congés de l'année en cours d'acquisition doivent alors être diminués. Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 18317.57 (le nom du cumul était $CONGE) La provision pour CP du mois était de 1917.57 car le bulletin est déjà préparé.(le nom du cumul était CONGE) En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: Explications : Zones dans la fiche du salarié FAQ 367 Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.08 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.08 Pris période 0.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) 0.00 Acquis année 15.00 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) 15.00 Reste à prendre -3 Ligne Pris total de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPPRISN) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN) 3 ------------ 12 (15-3) Provision CP 18317.57 Ligne Base CP de la colonne CP N (TOTCONGEN) 18317.57 Ligne Base CP période de la colonne CP N (CONGE) 1917.57 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici 2.4 - Cas avec un reste à prendre en négatif avec un pris sur la période Votre salarié a pris des congés par anticipation, mais a épuisé sur le même mois ses congés qui lui restaient à prendre. Ce sont donc les congés N-1 qui doivent être diminués puis les congés pris par anticipation. Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: EBP Paye V17 368 Explications : Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Pris période 9.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) Cette valeur est répartie dans la variable CPPRISN pour une valeur de 6 et CPPRISN1 pour 3 (car le reste à prendre était négatif) 9.00 Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) 27.50 Reste à prendre -6 Ligne Pris total de la colonne CP N légaux + suppl+ (TOTCPRISN) --------------------------- Ligne Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl. (TOTCPRISN1) ------------------------- Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl. (TOTCPACQUISN1) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N- 1 légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN1) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N légaux + suppl est l'acquis - le 6 ------------ 3 ------------ 3 ------------ 0 (3-3) ------------ 21.50 (27.50- 6) FAQ 369 pris (CPRESTEN) Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici Le salarié a pris 9 jours de CP dont 3 jours sur l'exercice N-1 et 6 jours par anticipation sur l'exercice N. 3 jours sont donc décomptés sur les Congés N-1 et les 6 autres par anticipation sur les CP N. 3 - Fin de la mise à jour Votre dossier a été mis à jour. Vous pouvez consulter ces nouveaux paramétrages dans l'onglet congés/heures de la fiche du salarié. Le rapport de conversion est accessible dans l'onglet congés/heures de la fiche du salarié. Pour aller plus loin sur le fonctionnement complet des congés payés, cliquez ici 4 - Importation des rubriques + mise à jour des rubriques personnalisées Afin de mettre à jour vos rubriques de paye tenant compte de la nouvelle gestion des congés payés, vous devez suivre les étapes suivantes : ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES Remarque !!! Si vous avez personnalisé les rubriques ci-dessous, et que vous les importez, vos modifications seront perdues. Grâce au menu Outils + Importation + Rubriques. Double cliquez gauche sur le répertoire ''Standard'' puis double cliquez sur le fichier ''Standard.rub''. La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre. Cliquez sur le bouton Aucune et sélectionnez les rubriques citées ci-dessous (si les rubriques sont grisées, ou le préfixe # apparaît devant les rubriques à importer, il faut tout de même les cocher afin de mettre à jour les éléments déjà existants dans votre dossier) : • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • RCONG : Absences congés • GICCPN : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) • GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) Cliquez sur ''Importer''. Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes : GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N EBP Paye V17 370 GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1 GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté RBR00109 : Absences pour congés payés GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS Dans vos profils et bulletins, vous devez insérer les rubriques suivantes pour la gestion des CP et des indemnités de CP : • RCONG : Absences congés • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, insérez les rubriques suivantes : GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1 GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté RBR00109 : Absences pour congés payés Dans le bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les rubriques suivantes : • GICCPN : Indemnité comp. CP N • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 • GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes : GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) Impression des bulletins Des nouveaux modèles d'impressions sont disponibles par le menu Impressions + Bulletins et ils tiennent compte des nouvelles variables de congés. De plus, pour chaque absence CP dans le mois, la périodicité s'imprime dans le corps du bulletin en dessous de la rubrique RCONG. Impression des soldes CP L'impression des soldes de CP des salariés ne se trouve plus dans le menu Impressions + FAQ 371 Etats des salariés, mais dans le menu Impressions + Congés et Absences + Etat des congés. Si vous aviez personnalisé des modèles, ils ne seront plus utilisables avec cette nouvelle version. Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici Comment mettre en place le DIF ? Le Droit Individuel à la Formation permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans l’entreprise de bénéficier d’heures de formation professionnelle. Les salariés acquièrent un crédit d’heure annuel que vous devez renseigner dans les préférences de votre dossier, onglet Congés / DIF dans la zone Droit annuel au DIF (usuellement 20 heures). L’acquisition du droit au DIF se fait une fois par an, vous devez également y renseigner le mois de clôture du DIF. L'acquisition du DIF pour le salarié L’acquisition du DIF pour les salariés se fait à la clôture du DIF et à la condition que l’option acquisition au DIF de la fiche du salarié soit cochée. Demande de DIF de la part du salarié Lorsqu’un salarié demande à bénéficier de son DIF, il doit le faire par demande écrite : un modèle de lettre de demande de prise de DIF est disponible dans les Contrats et lettres-types. En retour, l’employeur est tenu de lui répondre : un modèle de lettre de réponse est disponible dans les Contrats et lettres-types de votre logiciel. Vous les trouverez dans l’onglet Administratif de sa fiche. Décompte du DIF pris par le salarié Vous devez décompter, dans la fiche de votre salarié, les heures prises dans le cadre du DIF. Pour cela, renseignez dans l’onglet DIF de sa fiche le nombre d’heures de DIF pris par votre salarié sur la période dans la zone « DIF pris période » Historisation Vous avez la possibilité d’avoir un suivi complet du DIF pris par votre salarié dans l’onglet DIF de sa fiche. Pour cela, vous devez y saisir la date de début et de fin de la formation, le nombre d’heures prises et le montant de l’allocation versée par l'employeur et vous pouvez ajouter un commentaire (titre de la formation par exemple). Ces informations seront reprises dans les différentes éditions du DIF, disponibles par le menu Impressions+ Droit individuel à la formation. Les impressions Vous pouvez imprimer les modèles suivants (par le menu Impressions + Droit individuel à la formation) : • La lettre d’information annuelle sur le DIF à fournir à vos salariés ; • La liste récapitulative du DIF pour tous vos salariés ; • La liste récapitulative du DIF pris par vos salariés. 373 Index A A lire attentivement ...................................... 3 Activation manuelle du logiciel .................. 25 Adresse de la société ................................ 55 Adresse du salarié ................................... 131 Allègements bas salaires (état récapitulatif) ............................................................. 224 Analytique ................................................ 236 Impression du livre ............................... 236 Postes analytiques ............................... 195 Saisie ................................................... 175 APE ............................................................ 56 Aperçu ..................................................... 235 Appel au technique ...................................... 5 Assistance technique ................................... 5 Assistant de création de DUE .......... 148, 385 Attestation ASSEDIC280, 287, 289, 290, 291, 292, 293 Attestation AT-Maladie Professionnelle . 299, 303, 304 Attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité89, 294, 296, 297, 298, 305, 306, 307 B Banque société par défaut ......................... 63 Banques ..................................................... 81 Création .................................................. 81 Impression ............................................ 213 Modification ............................................ 81 Barre d'outils ............................................ 183 Bâtiment ................................................... 174 Bulletins ................................................... 191 Calcul ................................................... 191 Clôture .................................................. 196 Historique ............................. 192, 193, 401 Impression ............................................ 208 Modification .................................. 159, 167 Préparation ................................... 190, 402 Réalisation ................................... 159, 167 Réimpression ....................... 192, 193, 401 Visualisation ................................. 159, 167 C Calcul à l'envers ...................................... 165 Calcul de la paye ..................................... 191 Calcul des bases de cotisations des retraites complémentaires .................................. 406 Certificat de travail ........................... 272, 277 Champs personnalisés .................... 145, 249 Changer de mois ............................. 197, 399 Changer d'exercice .......................... 198, 266 Chemin d'accés au dossier ........................ 57 Clôture ............................................. 198, 266 Annuelle ....................................... 198, 266 Des bulletins ......................................... 196 Mensuelle .................................... 197, 399 Code d activation ...................................... 21 Coefficient Fillon ..................................... 225 Comment accéder à la sauvegarde en ligne ? ............................................................ 77 Comment activer mon logiciel ? ................ 23 Comment envoyer les bulletins par e-mail ............................................................ 201 Comment modifier le contenu d un document ? .................. 280, 281, 311, 312 Comment modifier le contenu d une attestation ? ......................................... 311 Comment récupérer vos archives ? .......... 77 Comment saisir le code de débridage ? ..... 5 Comment supprimer une rubrique ou une variable ? ..................... 111, 147, 397, 398 Commentaire (rubrique) .......................... 106 Commentaire sur bulletin ........................ 144 Communication Entreprises Experts ...... 200 Comptabilité ............................ 181, 198, 391 Configuration de la sauvegarde en ligne .. 77 Configuration des cumuls DADS-U ? ..... 341 Configuration minimale ............................. 17 Configuration minimale requise ................ 17 Congés ............................................ 411, 415 Congés payés ......................................... 167 Initialisation .......................................... 167 Mois de clôture ...................................... 61 Nombre de jours acquis par mois ......... 61 Saisie globale ...................................... 188 Saisie salarié par salarié ..................... 167 Constantes ...................... 113, 387, 388, 389 Construction des bulletins ............... 190, 402 Contact de la société ................................ 55 Contrats et lettres types .................. 272, 277 Convention collective .......................... 58, 61 convention d'utilisation ................................ 7 Coordonnées de la société ....................... 55 Cotisations ................................................ 96 Création d'un nouveau dossier ......... 40, 384 Création d'un salarié ....................... 129, 385 Cumuls (liste des variables) .................... 121 Cumuls bâtiment ..................................... 177 Cumuls salariés ...................................... 229 Impression ........................................... 229 Reprise ................................................ 267 Saisie ................................................... 267 Visualisation ........................................ 173 Cumuls société ....................................... 229 Impression ........................................... 229 Recalcul ............................................... 192 D DADS-U .................................................. 228 Etat préparatoire ................................. 228 EBP Paye V17 374 Fichier ................. 344, 345, 348, 362, 400 DAS Bilatérale ................................. 315, 316 Date de la paye ........................................ 190 Débridage .............................................. 5, 15 Déclaration AT Déclaration AT - L accident .................. 309 Déclaration AT - L assitant de création 308 Déclaration AT - L employeur .............. 308 Déclaration AT - La victime .................. 308 Déclaration AT - Quand établir la déclaration ? ..................................... 307 Déclaration AT - Témoins .................... 309 Déclaration AT - Tiers .......................... 310 Déclaration DNA (état préparatoire) ........ 228 Déclaration MSA ...................................... 321 Déclaration PROBTP (état préparatoire) . 228 Déclôture mensuelle ................................ 267 Désintallation du logiciel ............................ 37 DIF ................................................... 172, 427 Dossier ............................................... 40, 384 Création .......................................... 40, 384 Fermeture ............................................... 39 Ouverture ....................................... 39, 384 Recopie à partir d'un autre dossier ........ 46 Recopie vers plusieurs dossiers ............ 49 Suppression ........................................... 39 DUCS ............................................... 225, 328 Déclarer le fichier DUCS ...................... 331 Impression .................................... 225, 328 Mise à jour des salariés ....................... 330 Préparer le fichier DUCS ..................... 330 Principe et paramétrage ....................... 325 Recopie d'un profil à l'autre .................. 330 DUE ................................................. 148, 385 DUE cas général .......................... 148, 153 DUE Intérimaire............................ 152, 153 DUE MSA ..................................... 150, 153 DUE Choix du support ............................. 153 DUE Conditions de travail ....................... 156 DUE Contrat de travail ............................. 155 DUE Date et heures d embauche ............ 155 DUE Durée du travail ............................... 156 DUE Édition ............................................. 159 DUE Éléments sur l emploi .............. 155, 158 DUE Rémunération ................................. 156 DUE Renseignements sur l entreprise .... 158 DUE Service de santé au travail .............. 157 DUE Situation du salarié ......................... 154 E Écran d accueil ................................ 383, 402 Écran de bienvenue ................................... 31 Écran de bienvenue version d essai ......... 31 Écritures comptables ............... 181, 198, 391 Éditeur de formule ................................... 110 Effectif ........................................................ 58 E-mail EBP .................................................. 5 Enquête sociale ...................................... 227 Envoi des bulletins par e-mail ................. 201 Envoi d'un SMS à plusieurs salariés ...... 249 Etat .......................................................... 239 Des charges ........................................ 239 Des cotisations .................................... 239 Des paiements .................................... 240 Préparatoire ......................................... 228 Récapitulatif de la taxe sur les salaires 241 Récapitulatif des allègements ............. 224 Salariés ....................................... 223, 237 Evaluer une version d évaluation .............. 27 Export ...................................................... 258 Des profils ........................................... 258 Des rubriques ...................................... 257 Des salariés ................................. 256, 347 Des tables de calcul ............................ 257 Des variables ....................................... 256 Format Microsoft Excel ....................... 235 Format PDF ......................................... 236 Personnalisé ........................................ 262 F Fax des virements................................... 206 Félicitations ................................................. 1 Feuilles d aide aux calculs ...................... 310 Fiches individuelles (impression) ............ 210 Fichier MSA ............................................ 321 Filtres ...................................................... 236 Fonctions logiques .................................. 110 Fonctions mathématiques ....................... 110 Formats ............................................... 52, 53 G Génération du fichier DADS-U344, 345, 348, 362, 400 Gestion des 35 heures .............................. 19 Gestion des situations DADS-U ? ........... 340 H Heures de référence de la société ............ 58 Heures d'ouverture ..................................... 5 heures rémunébées ................................ 225 Historique des bulletins ........... 192, 193, 401 Historique des évènements .................... 176 Honoraire ................................................ 364 I Icône ....................................................... 183 Identification de la société ........................ 56 Import ...................................................... 255 Des profils ........................................... 255 Des rubriques ...................................... 254 Des salariés ......................... 252, 254, 347 Des tables de calcul ............................ 254 Des variables ....................................... 253 Personnalisé ........................................ 258 Impression .............................................. 208 Bulletins ............................................... 208 Cotisations ........................................... 239 Index 375 Journal de paye ........................... 223, 237 Lettres-chèque ..................................... 208 Paiements ............................................ 240 Salariés ................................................ 210 Impression de la liste des entrées/sorties234 Impression du récapitulatif des heures supplémentaires ........................... 242, 395 Impression DUCS ............................ 225, 328 Installation .................................................. 33 Monoposte ............................................. 33 Réseau ................................................... 35 Réseau explications et recommandations ....... 33 Installation gestion des 35 heures ............. 33 Intéressement .......................................... 250 Interrogation des données de paye ......... 194 J Journal de paye ............................... 223, 237 L La durée du travail des VRP .................... 408 La gestion des VRP dans la paye ........... 410 La rémunération des VRP ....................... 408 La restauration ........................................... 78 La sauvegarde ........................................... 75 L'assistance technique ................................ 5 Le statut des VRP .................................... 407 Le transfert vers EBP comptable ............. 198 Les contrats et lettres types ..................... 280 les cotisations concernées par les sommes isolées .................................................. 406 Les effectifs de la DUCS URSSAF .......... 332 Les frais professionnels des VRP ............ 409 Les sommes isolées ................................ 405 Les VRP ................................................... 407 Lettres-chèque (impression) .................... 208 Licence ........................................................ 5 liste des anomalies les plus courante ...... 364 Liste des calendriers ................................ 163 Livre analytique (impression) ................... 236 Livre de paye ................................... 222, 238 Livre des événements ..................... 251, 252 l'onglet congés / DIF ................................ 172 M Mail EBP ...................................................... 5 Mémo ......................................................... 51 Modifier le message d envoi .................... 202 Module planning RTT ................................ 19 Mois de clôture des congés payés ............ 61 Mot de passe ............................................. 56 Mot de passe utilisateur ............................. 74 MSA ......................................................... 321 Déclaration ........................................... 321 Déclaration MSA (impression) ............. 227 Taux AT .................................................. 65 Taux de transport ................................... 65 N N° SS du salarié ..................................... 131 NAF ........................................................... 56 Net imposable (impression de la lettre) .. 228 NII ............................................................. 56 Nom du salarié ........................................ 129 Notes personnelles ................................... 51 Notice de génération DADS-U349, 350, 351, 352, 355, 356, 357, 358, 359, 366, 367, 368, 369, 370 Notice de génération du fichier DADS U CIBTP ..................................................... 365 Nouveau document administratif ............ 277 Nouveau salarié .............................. 129, 385 Numérotation automatique des matricules 58 O Onglet Administratif................. 178, 181, 275 Organismes ............................................... 81 Création ................................................. 81 Impression ........................................... 214 Modification ........................................... 81 Ouverture d'un dossier ...................... 39, 384 P Paramétrage de l attestation ASSEDIC ... 71, 285 Paramétrage de la DUCS ....................... 325 Paramétrage des Attestations69, 70, 71, 276, 295, 303 Paramètres généraux ............................... 52 Participation ............................................ 250 Paye à l'envers ....................................... 165 Pense-bête ................................................ 51 Plafonds .......................... 113, 387, 388, 389 Planning RTT ............................................ 19 Préparation des bulletins ................ 190, 402 Prévoyance ............................................. 142 Prime d'ancieneté ..................... 87, 112, 398 Profils ...................................................... 258 Export .................................................. 258 Import .................................................. 255 Impression ........................................... 214 Modification ......................................... 108 Prorata ...................................................... 52 Provision CP ........................................... 220 Q Q est-ce que la DUE ? .... 148, 150, 152, 153 Qu est-ce que la DADS-U ? ............ 337, 361 R Récapitulatif des allégements ................. 224 Recherche d'une fiche .............................. 81 Recopie ..................................................... 46 A partir d'un autre dossier ..................... 46 Vers plusieurs dossiers ......................... 49 Reçu pour solde de tout compte ..... 272, 277 Registre Unique du personnel ........ 230, 391 Régularisation ......................................... 179 EBP Paye V17 376 Fonctionnement ................................... 179 Fréquence .............................. 58, 159, 167 Répertoire du dossier ................................ 57 Reprise de paye....................................... 267 Reprise des cumuls ................................. 267 Restauration - Comment procéder ? ......... 79 Restauration - Comment y accéder ? ........ 79 RIB ........................................... 142, 143, 145 Rubrique de Brut........................................ 90 Rubrique de Commentaire ...................... 106 Rubrique de net ....................................... 102 Rubriques De commentaire ................................... 106 De cotisation .......................................... 96 De net ................................................... 102 De salaire brut ........................................ 90 Export ................................................... 257 Import ................................................... 254 Impression ............................................ 215 S Saisie des congés (par gestion) .............. 188 Saisie des variable par le bulletin ............ 173 Saisie des variables ......................... 187, 188 Salaire ..................... 132, 133, 134, 135, 146 Salarié ...................................................... 131 Adresse ................................................ 131 Création ........................................ 129, 385 Date de sortie ....................................... 139 Date d'entrée ........................................ 139 Export ........................................... 256, 347 Fiches individuelles .............................. 210 Identification ......................................... 129 Import ................................... 252, 254, 347 Impression ............................................ 210 N° SS ................................................... 131 Nature d'emploi .................................... 129 Photo .................................................... 129 Qualification ......................................... 129 RIB ....................................... 142, 143, 145 Sauvegarde - Où sauvegarder ? ............... 76 Sauvegarde - Que sauvegarder ? ............. 75 Sauvegarde en ligne .................................. 77 Sauvegarder - Comment procéder ? ......... 76 Service technique (heures d'ouverture) ....... 5 Siren .......................................................... 53 SIRET .................................................. 53, 56 Smic ................................ 113, 387, 388, 389 Solde de tout Compte ...................... 140, 162 Sortie du salarié ....................................... 139 Sous-total ................................................. 106 Statistiques ..................................... 271, 272 Suppression .............................................. 39 Des conventions collectives ................ 264 Des lieux de travail .............................. 265 Des natures d'emploi ........................... 265 Des services ........................................ 265 D'un dossier .......................................... 39 Un organisme .............................. 112, 398 Une fiche salarié.......................... 147, 398 Une rubrique ................................ 111, 397 Une variable ................................ 111, 397 T Tableau de Bord ..................................... 184 Tables de calcul ........................ 87, 112, 398 Création ................................. 87, 112, 398 Export .................................................. 257 Import .................................................. 254 Impression ........................................... 216 Modification ........................... 87, 112, 398 Taxe sur les salaires (état récapitulatif) .. 241 Téléphone technique EBP .......................... 5 Transfert comptable ................ 181, 198, 391 Trombinoscope ....................................... 212 U URSSAF ................................................... 63 Taux AT ................................................. 63 Taux de transport .................................. 63 Utilisateurs ................................................ 73 Création ................................................. 73 Liste ....................................................... 73 V Variables Création ....................... 113, 387, 388, 389 Export .................................................. 256 Import .................................................. 253 Impression ........................................... 216 Modification ................. 113, 387, 388, 389 Saisie ........................................... 187, 188 Variables de cumul (liste) ....................... 121 Variables de la paye Agricole (liste) ....... 121 Variables de la paye du Bâtiment (liste) . 119 Variables de la paye du Spectacle (liste) 119 Variables de la paye Hôtel (liste) ............ 118 Variables standards (liste) ...... 115, 127, 128 Virement .................................................. 205 Des acomptes ..................................... 205 Des salaires ................................. 204, 390 Historique ............................................ 206 Impression ........................................... 206 Manuel utilisateur i Table des Matières Félicitations !...................................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP........................................................................................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ............................................................................................... 2 Assistance de proximité sur le site ............................................................................................................ 2 Limitation de garantie................................................................................................................................. 2 Dossier ...........................................................................................................................................................4 Procédure de création................................................................................................................................ 4 Gestion des dossiers ................................................................................................................................. 5 Onglet Adresse .......................................................................................................................................... 7 Onglet Contact........................................................................................................................................... 7 Onglet Identification ................................................................................................................................... 7 Onglet Sécurité .......................................................................................................................................... 7 Onglet Dossier ........................................................................................................................................... 8 Les formats ................................................................................................................................................ 8 Créer un nouveau format de variable ........................................................................................................ 8 Préférences Générales.............................................................................................................................. 9 Onglet Régime........................................................................................................................................... 9 Onglet Dates d'exercice........................................................................................................................... 10 Onglet Autorisations................................................................................................................................. 10 Balance.........................................................................................................................................................13 Saisie / Modification de la balance .......................................................................................................... 13 • Les touches à utiliser sont les suivantes : 13 Onglet variables des propriétés de la liste............................................................................................... 13 Onglet Formats des propriétés de la liste................................................................................................ 14 Consultation du PCG ............................................................................................................................... 14 Edition de la balance................................................................................................................................ 14 Importation d'une balance EBP ............................................................................................................... 14 Importation d'une balance texte............................................................................................................... 15 • Fichier à importer 15 • Type du fichier importé 15 • Fichier de type Délimité 15 • Fichier de type Fixe 16 • Association du fichier source avec la table 16 • Sauvegarde Validation 16 Sauvegarde du format d'importation........................................................................................................ 17 Utilisation des comptes............................................................................................................................ 17 La centralisation....................................................................................................................................... 17 Purge de la balance................................................................................................................................. 17 Liasses .........................................................................................................................................................19 ii Table des Matières Saisie des liasses .................................................................................................................................... 19 Calculer tous les feuillets ......................................................................................................................... 20 Le contrôle de cohérence ........................................................................................................................ 20 Listes des rubriques................................................................................................................................. 20 Plan de regroupement du dossier............................................................................................................ 21 Le plan de regroupement commun à tous les dossiers........................................................................... 21 Voir plan de regroupement commun ....................................................................................................... 21 Utiliser le plan de regroupement commun............................................................................................... 22 Restaurer les formules de la plaquette.................................................................................................... 22 Impression d'un feuillet ............................................................................................................................ 22 Impression d'une annexe......................................................................................................................... 22 Impression de la liasse ............................................................................................................................ 23 Export vers Excel..................................................................................................................................... 23 Visualisation des feuillets exportés.......................................................................................................... 23 Plaquette ......................................................................................................................................................25 Base des documents ............................................................................................................................... 25 Création d'un profil de plaquette.............................................................................................................. 26 Plaquette du dossier ................................................................................................................................ 26 Index.............................................................................................................................................................29 iii Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Etats Financiers et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 1 Etats Financiers Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis 2 Dossier par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Etats Financiers Dossier Procédure de création Raison sociale et répertoire du dossier Indiquez la raison sociale (sur 32 caractères maximum) du nouveau dossier. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire en fonction du nom saisi. Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire commun à tous les logiciels EBP de la même gamme défini à l’installation du premier logiciel : par défaut EBP\Dossiers. Ceci facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d’accès en cliquant sur . Identification - Adresse - Contact Ces étapes donnent accès à : - l’étape Identification qui permet de définir le statut, l'activité, les informations juridiques de la société (le NII correspond au numéro de TVA), - l’étape Adresse qui permet de saisir les coordonnées de la société (utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse), - l’étape Contact qui permet de saisir les coordonnées du contact de la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Les préférences du dossier Cette étape vous permet de spécifier le type de déclaration, le régime et les exercices N -1 et N. BIC En mode BIC, pointez le type de déclaration que vous désirez constituer. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Impôt sur les sociétés : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065 sont proposés. • Impôt sur le revenu : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031 sont proposés. Régime Pointez le type de régime auquel est soumis la société. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Régime Normal : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050 sont proposés, 4 Dossier • Régime Simplifié : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033 sont proposés. BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FRP Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Exercice Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case « Exercice N-1 présent». Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Vous pourrez modifier ces paramètres en passant par la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés + Préférences du dossier. Gestion des dossiers Création d'un nouveau dossier Pour créer un nouveau dossier, lancez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix vous sont proposés : ƒ Sélectionnez Créer un dossier Etats Financiers dans un nouveau répertoire si vous souhaitez créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers spécifiques à votre application. ƒ Sélectionnez Placer les données de Etats Financiers dans un dossier existant, si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel EBP de la même gamme (en EBP Comptabilité, Gestion Commerciale...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours. Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels, c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE …), l’adresse et le contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que \ EBP\Dossiers\. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir. Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source. 5 Etats Financiers Un assistant de création vous est alors proposé. Ouvrir un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes : ƒ A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien précisé dans les préférences « Ouverture automatique du dernier dossier » , il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier. ƒ A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers - Démonstration pour lancer directement la démonstration. ƒ A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Etats Financiers vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit de double-cliquer sur le dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir. Le logiciel propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Dossiers\). Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier *.EEF qui apparaît. Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. ƒ Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillé, son accès est conservé dans le menu Dossier en bas du menu déroulant. Cliquez simplement dessus. ƒ A partir de l'Explorateur, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EEF). Vous avez également la possibilité d'obtenir la liste des dossiers des autres applications de la même gamme (Compta, Gestion Commerciale, Immos, Paye, Garage…) en cliquant sur la case Voir tous les dossiers de la gamme. Vous pouvez donc à partir d'une application, ouvrir un dossier d'une autre application (l'application associée est automatiquement ouverte). Nouvel exercice Pour les utilisateurs d’une version N-1 d’Etats Financiers, il suffit d’installer la nouvelle version, puis de créer un nouvel exercice (commande Nouvel exercice du menu Dossier) dans chacun des dossiers existants. L’accès à cette commande dépend du code de débridage introduit. En effet, à chaque année correspond un code de débridage différent afin d’obtenir les feuillets de la liasse correspondante. Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Etats Financiers garde la trace des quatre derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillés. Vous pourrez ainsi ouvrir le dernier dossier utilisé en le sélectionnant en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier. Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau ou Quitter. 6 Dossier Lorsque vous quittez un dossier, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n’y a plus de dossier en cours, et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus (Dossier, Affichage et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Supprimer un dossier Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier. Dans le cadre, s’affiche automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier(s) à supprimer puis cliquez sur le bouton désiré : • OK : Supprime le dossier sélectionné • Annuler : Annule l’opération • Parcourir : permet d’accéder à d’autres répertoires et donc à d’autres dossiers. Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne d’adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne de Notes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Le NII correspond au Numéro d’Identification Intracommunautaire, c’est-à-dire le numéro de TVA. Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l’accès à votre dossier par un mot de passe. Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et de sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. 7 Etats Financiers Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l’oubliez pas ! !! Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier, donc les fichiers de données. Les formats L’onglet Format des Préférences Générales du dossier vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : Gain), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé (ƒ) correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un ƒ . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il le sera à l'impression. Créer un nouveau format de variable Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences Générales. Cliquez sur le bouton Nouveau : un assistant à la création s’ouvre alors. 8 Dossier Saisissez le nom du nouveau format et sa description. Choisissez ensuite le type du format à créer. Vous devez enfin définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. De plus vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £ ou $ ou F ou encore Livre, Dol, Frs,...) Attention : nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple le nombre de mois d’ancienneté, vous devez indiquer comme précision après la virgule « Pas de précision ». Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous avez également la possibilité d’afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous avez également la possibilité d’afficher l’abréviation de heure et minute. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vrai et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Préférences Générales Les préférences générales s’applique à l’ensemble des dossiers de votre logiciel. Ouverture automatique du dernier dossier Cochez cette case pour que le logiciel ouvre automatiquement le dernier dossier sur lequel vous avez travaillé. Onglet Régime Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Les BIC 9 Etats Financiers Si vous pointez BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), choisissez ensuite le type de déclaration. De ce choix, découle une liste particulière de feuillets. Si vous optez pour Impôt sur les sociétés, en saisie des feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065, et pour Impôt sur le revenu tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031. Choisissez également le régime. Si vous optez pour le régime Normal, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050, et pour le régime Simplifié tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033. Les BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FPR (TDFC) Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Onglet Dates d'exercice Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case Exercice précédent (N-1). Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Onglet Autorisations Cochez les cases en fonction du niveau de protection à appliquer en saisie des feuillets : Î Aucune case cochée : donne accès aux champs de type A saisir. Î Autoriser la modification des champs non protégés : donne accès aux champs contenant une variable non protégée (tous les champs sauf les totaux). Î Autoriser la modification des champs protégés : donne accès à tous les champs. Î Autoriser la modification des formules : donne accès à la modification des formules dans le plan de regroupement. En fonction des niveaux cochés, le contenu des cellules se présente ainsi : - en caractère normal : la modification du champ n’est pas autorisée, - en caractère gras : la modification du champ est autorisée, - en rouge : la valeur du champ, normalement résultant d’une formule, a été modifiée manuellement. 10 Dossier 11 Balance Saisie / Modification de la balance Pour effectuer une saisie manuelle de la balance, ou un contrôle des comptes de la balance, utilisez la commande Saisie / Modification du menu Balance. Cette fonction permet de modifier ou de saisir manuellement votre balance, ou, suite à un import de balance, de contrôler quels sont les comptes à réimputer car non présent dans le plan de regroupement. Contrôle des comptes : Pour importer la balance, utilisez le menu Balance + Importer + Balance EBP si vous travaillez sur le logiciel EBP Comptabilité ou Wincompta 3 d’EBP, ou Balance + Importer + Balance texte pour importer une balance provenant d’un autre logiciel que EBP. La balance importée peut contenir des comptes qui ne sont pas paramétrés dans le plan de regroupement d’Etats Financiers. Deux solutions sont envisageables : la modification du plan de regroupement, ou, plus simplement, la réimputation vers un autre compte. Pour afficher dans la balance les comptes à réimputer, veuillez lancer auparavant l’option Balance + Utilisation des comptes. Consultez ensuite la balance dans Balance + Saisie / Modification. La colonne Compte d’imputation affiche <à réimputer> lorsque le compte n’est pas repris dans le plan de regroupement. Utilisez alors cette colonne pour réaffecter le compte concerné, en indiquant un autre numéro de compte. Saisie de la balance : La saisie de la balance s’effectue simplement dans une grille composée des colonnes Débit N, Crédit N, Solde N, Débit N-1, Crédit N-1 et Solde N-1. Chaque colonne contient un même type de données et chaque ligne correspond à un enregistrement existant dans la base. Lorsque la fenêtre ne permet pas de visualiser la totalité des grilles et des colonnes, cliquez sur les barres de défilement gauche / droite et haut / bas pour les afficher. Vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en plaçant la souris sur le trait séparant deux colonnes. Ensuite, il faut tirer sur la droite ou la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne Vous avez également la possibilité de modifier les colonnes affichées. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés. Les touches à utiliser sont les suivantes : ENTREE : permet de modifier la ligne du compte courant. INSER : permet d’ajouter un nouveau compte au dessus de la ligne sélectionnée. TAB : permet de se déplacer de champ en champ en modification d’une ligne. SUPPR : permet de supprimer une ligne de compte. Pour rechercher un compte, saisissez les premiers chiffres du numéro de compte à rechercher dans la zone blanche prévue à cet effet et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la balance est déséquilibrée, le logiciel vous le signale par un message d’avertissement. En bas de la fenêtre, vous avez la possibilité de visualiser les totaux de chaque colonne. La commande Purge du menu Balance vous permet à tout moment de supprimer les montants de l’exercice N et/ou N – 1 ainsi que de supprimer les comptes dont les montants débit et crédit sont nuls. Onglet variables des propriétés de la liste 13 Etats Financiers Une liste de variables apparaît. A chaque variable correspond une colonne de la grille. L’ordre des variables de haut en bas correspond à l’ordre des colonnes de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui sont affichées. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de respectivement cliquer dans le petit carré à gauche du nom de la variable pour cocher ou décocher la colonne correspondante. Un carré grisé signifie que cette colonne est obligatoire Pour modifier l’ordre des colonnes, sélectionnez la variable à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre. Onglet Formats des propriétés de la liste Cet onglet permet de modifier le format d'affichage de chaque colonne en fonction de ce que vous souhaitez. Format pour la variable Sélectionnez dans la liste déroulante le nom de la variable dont vous souhaitez modifier le format. Choix des formats La liste qui apparaît ici correspond aux formats définis dans l’option Formats du menu Dossier + Propriétés. Choisissez le format d'affichage que vous désirez appliquer sur la colonne sélectionnée. Les formats appliqués aux variables dans les grilles n'ont aucune incidence sur les impressions. Consultation du PCG Pour visualiser le PCG, lancez la commande Voir le PCG du menu Balance. Cette fenêtre vous permet de consulter la liste des comptes du Plan Comptable Général. Cette liste est classée par ordre croissant de numéros de compte. Dans le champ Chercher, saisissez les premiers chiffres du numéro du compte à rechercher. Le logiciel affiche automatiquement le compte s'en rapprochant le plus. Edition de la balance Pour imprimer la balance, lancez la commande Edition de la balance du menu Balance. Cette fenêtre permet d’effectuer une édition de la balance en aperçu écran, ou sur papier. Importation d'une balance EBP Vous avez la possibilité d’importer dans le logiciel une balance provenant des logiciels EBP Comptabilité ou Wincompta 3. Pour cela, lancez la commande Balance EBP du menu Balance + Importer. Vous pouvez importer les exercices N et / ou N – 1. Si vous souhaitez importer les deux exercices, l’importation doit se faire en deux temps. En effet, le fichier généré en EBP Comptabilité ne reprend que l’exercice en cours. Il faut donc générer un fichier pour l’exercice N, et un pour l’exercice N – 1. En revanche, si vous importez votre balance de Wincompta 3, vous pourrez importer en même temps l’exercice N et N – 1 car le fichier comporte les valeurs des deux années. Les informations de votre dossier peuvent être également importées si vous souhaitez renseigner automatiquement les coordonnées du dossier Etats Financiers à partir de celles du dossier comptable. 14 Balance Les comptes de Tiers 401 et 411 peuvent être centralisés automatiquement lors de l’import si vous le souhaitez. Cependant, vous pourrez lancer cette centralisation par la suite grâce à la commande Centralisation du menu Balance. Importation d'une balance texte Pour effectuer un import de balance texte, lancez la commande Balance texte du menu Balance + Importer. Fichier à importer L’import permet d’importer une source en mode Fichier, ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier. Cliquez sur le bouton pour rechercher le fichier texte ou DBF dans le répertoire d’installation du logiciel. Le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques, il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table Balance. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Type du fichier importé Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte ou autre) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Fichier de type Délimité Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. 15 Etats Financiers Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier. Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets ou des apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Fichier de type Fixe Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs des uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à- dire la largeur de chaque colonne. Utilisation du clavier Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Association du fichier source avec la table Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table Balance. Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Sauvegarde Validation Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. 16 Balance Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Si vous importez un fichier alors que la balance contient déjà des enregistrements, le logiciel met à jour les enregistrements existants et crée les lignes inexistantes. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Sauvegarde du format d'importation Sauvegarde du format d'importation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut pas supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Si vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire d’Etats Financiers (par défaut \Program Files\EBP \ Etats Financiers). Utilisation des comptes Cette commande permet de contrôler l'utilisation des comptes. Le logiciel affiche la liste des comptes non utilisés dans les feuillets mais mouvementés dans la balance. Il affiche également la liste des comptes qui ne sont pas présents dans le PCG. Vous pouvez également effectuer un contrôle de cohérence pour vérifier la cohérence du plan de regroupement. La centralisation Pour effectuer une centralisation des comptes de Tiers, lancez la commande Centralisation du menu Balance. Cette commande permet après import d’une balance avec des comptes de Tiers détaillés de centraliser les comptes. Vous pouvez également utiliser cette commande si vous souhaitez centraliser vos comptes de Tiers après avoir saisi manuellement votre balance. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Indiquez la racine de vos comptes fournisseurs puis clients. Par défaut, le logiciel propose 401 et 411. Vous pouvez toutefois centraliser d'autres comptes en indiquant une autre racine. Purge de la balance 17 Etats Financiers Vous pouvez effectuer une purge de la balance sur l’exercice N et N – 1, ainsi que supprimer les lignes nulles de la balance. • Pour effectuer une purge de l’exercice N, lancez la commande Purger l’exercice N du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande supprime tous les montants dans les colonnes Débit N, Crédit N et solde N. La balance est réinitialisée sur l’exercice N. • Pour effectuer une purge de l’exercice N – 1, lancez la commande Purger l’exercice N – 1 du menu Balance + Purge de la Balance. Cette commande tous les montants dans les colonnes Débit N – 1, Crédit N – 1 et Solde N – 1. La balance est alors réinitialisée sur l’exercice N – 1. Pour effacer les lignes nulles de la balance, lancez la commande Effacer les lignes nulles du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande permet de purger les lignes des comptes dont les montants au débit et au crédit sont nuls. 18 Liasses Saisie des liasses Utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Cette commande permet de saisir et de vérifier le contenu des feuillets. La liste des feuillets obtenus dépend des choix effectués dans les Préférences du dossier du menu Dossier + Propriétés. Le menu feuillet Choisissez le feuillet à visualiser et modifiez-le si nécessaire. Lorsque vous entrez en saisie des feuillets, le menu Feuillet s’active et vous propose les principales fonctions utilisables. Ce menu vous permet de : ƒ Visualiser les feuillets suivants et précédents, ƒ Connaître les comptes affectés à un champ particulier, ƒ Visualiser les variables associées à chaque champ, ƒ Recalculer le champ en cours d’après la formule de calcul d’origine, ƒ Imprimer le feuillet en cours, ƒ Visualiser les propriétés du champ en cours. Ce menu est accessible également en cliquant sur le bouton droit de la souris (=menu contextuel). La saisie dans un feuillet s'effectue comme dans un tableur à quelques différences près (différence de largeur de champ, zones non accessibles par l'utilisateur). Pour vous déplacer d’un champ à un autre, utilisez les flèches de direction (Haut, bas, gauche et droite). Les variables A chaque champ est associée une variable dont le nom peut être connu en cliquant sur l’icône . La variable peut être de type « vide », c’est alors à vous de saisir manuellement la valeur de cette variable, ou de type calculée, c’est le logiciel qui calcule automatiquement la valeur du champ à partir de la formule associée à la variable. La valeur et / ou la formule des variables de chacun des champs proposés dans le feuillet est modifiable. Toutefois, leur modification n'est autorisée que si vous avez coché Autoriser la modification des champs non protégés dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés. Les valeurs proposées dans le feuillet dépendent de la formule paramétrée. Cette formule est une somme ou une soustraction d'éléments. Vous pouvez également à tout moment revenir à la formule d’origine de la rubrique en cliquant sur le bouton Restaurer la formule standard dans les Propriétés que vous obtenez soit par le menu Feuillet soit par le clic avec le bouton droit de la souris. En fonction du niveau de protection demandée dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés, le contenu d'un champ apparaît en caractères particuliers : ƒ En caractères normaux pour les champs non modifiables, ƒ En caractères gras pour les champs accessibles à la saisie, ƒ En caractères rouge pour les champs modifiés. 19 Etats Financiers Manipulation de plusieurs feuillets Chaque feuillet ouvert est considéré par le logiciel comme une fenêtre ouverte. Pour ouvrir une nouvelle fenêtre, utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Pour disposer vos fenêtres de telle manière qu'elles apparaissent toutes à l'écran, utilisez la commande Mosaïque du menu Fenêtre. Cette option provoque la diminution de la taille des fenêtres afin qu’elles puissent toutes être juxtaposées les unes en dessous des autres. En revanche, la largeur est conservée. Pour passer d'un feuillet à un autre dans une fenêtre, cliquez sur les icônes et qui affiche respectivement le feuillet précédent et suivant (par ordre de numéro). Sauvegarder les modifications sur un feuillet La mise à jour de l'ensemble des feuillets ouverts est automatique lorsque vous modifiez une valeur ou une formule dans un des feuillets. La sauvegarde des modifications du feuillet est automatique lorsque vous quittez le feuillet, toutefois en cours de saisie, vous pouvez utiliser ces icônes : : sauvegarde et lance l’impression du feuillet au format agréé par la Direction Générale es Impôts. : Sauvegarde les modifications faites sur le feuillet en cours et permet de continuer la saisie. : annule les modifications réalisées depuis la dernière sauvegarde. Vous pouvez imprimer le feuillet en cliquant sur l’icône ou en lançant la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Calculer tous les feuillets Pour calculer tous les feuillets, lancez la commande Calculer tous les feuillets du menu Liasses. Vous pouvez également cliquer sur l’icône pour un accès plus rapide. Cette commande permet de recalculer les liasses à partir des valeurs d’origine de la balance. Donc, si vous avez modifié des champs qui normalement sont calculés à partir d’une formule, les modifications effectuées sont perdues. Sélectionnez l’exercice à recalculer et lancez l’opération. Le contrôle de cohérence Pour effectuer un contrôle de cohérence, lancez la commande Contrôles de cohérence du menu Liasses. Cette commande permet de vérifier la cohérence des plans de regroupement. Listes des rubriques Pour obtenir la liste des rubriques, lancez la commande Listes des rubriques du menu Liasses. 20 Liasses Cette commande permet d'afficher et d’imprimer la liste des variables (rubriques) feuillet par feuillet, c'est-à-dire le plan de regroupement de la liasse. Vous obtenez ainsi pour chaque variable d'un feuillet, sa formule associée. Plan de regroupement du dossier Pour visualiser et modifier le plan de regroupement du dossier, lancez la commande Voir plan de regroupement du dossier du menu Liasses + Plan de Regroupement. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les variables qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une variable. En fonction de vos choix dans les préférences, la partie peut être grisée donc non-accessible. Si tel est le cas, pour avoir à la modification, vous devez cocher dans les préférences du dossier les 3 niveaux de protection. Propriétés d’une variable Les propriétés de chaque variable s’affichent à droite de l’écran. Vous avez deux types de variables : les variables à saisir et les variables calculées. Pour les variables à saisir, la case A saisir est cochée. Pour les variables calculées, vous pouvez demander la protection du champ en modification. L’intérêt de cette protection consiste à éviter que ce champ ne soit modifié par erreur. Si toutefois il l’était, le logiciel le signale en affichant la valeur du champ modifié en caractère rouge. Pour chaque variable, vous pouvez définir des caractéristiques qui leur sont propres. Une variable à saisir est représentée par un crayon. Une variable calculée est représentée par le signe fx. Le plan de regroupement commun à tous les dossiers Pour rendre un plan de regroupement commun, lancez la commande Rendre ce plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet de rendre le plan de regroupement du dossier courant commun à tous les dossiers. Il pourra être récupéré dans les autres dossiers par la commande Utiliser le Plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. L’intérêt de cette fonction est de pouvoir récupérer dans les autres dossiers les modifications effectuées dans le dossier courant. Vous n’aurez donc pas à faire les mêmes modifications dans chaque dossier. ATTENTION !! Le plan de regroupement d'origine ne pourra plus être appliqué. Voir plan de regroupement commun Pour consulter le plan de regroupement commun, lancez la commande Voir plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. 21 Etats Financiers Le plan de regroupement commun est le plan qui a été défini comme plan de référence pour tous les dossiers. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les rubriques qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une rubrique. Une rubrique à saisir est représentée par un crayon. Une rubrique calculée est représentée par le signe fx. Vous pouvez également créer par ce menu des variables pour vos plaquettes. Pour définir des variables personnalisées utilisables dans la plaquette, sélectionnez la rubrique Rubriques Utilisateurs qui se situe en dernière position. Le bouton Créer une rubrique personnalisée apparaît. Définissez ainsi vos variables. ƒ Pour avoir la valeur d'un compte dans la formule, saisissez simplement le numéro du compte (par exemple 707). ƒ Pour avoir la valeur d'un champ d'une liasse, saisissez le libellé de la ligne puis entre crochets le numéro de la liasse (par exemple S210 [2033B] ). ƒ Pour calculer un ratio, saisissez le nom du premier opérateur, le signe % puis le deuxième opérateur (par exemple pour mesurer le chiffre d’affaires par rapport aux capitaux propres, on aura CAHT%KP). Utiliser le plan de regroupement commun Pour utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant, lancez la commande Utiliser le plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet d’utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant. En revanche, vous perdez les modifications apportées sur le plan de regroupement du dossier. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Restaurer les formules de la plaquette Cette commande permet de récupérer les formules d’origine de la plaquette. Pour cela, lancez la commande Restaurer les formules de la plaquette du menu Liasses + Plan de regroupement. Impression d'un feuillet Pour imprimer un feuillet, lancez la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner un feuillet à imprimer. Choisissez le modèle à utiliser. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer le feuillet sélectionné. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression d'une annexe Pour imprimer une annexe, lancez la commande Impression d’une annexe du menu Liasses. 22 Liasses Cette fenêtre permet de sélectionner une des annexes à imprimer. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression de la liasse Pour imprimer la liasse, lancez la commande Impression de la liasse du menu Liasses. Cette fenêtre permet d'imprimer la totalité de la liasse (annexes comprises) ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’imprimer la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout Désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des impressions proposées, annexes comprises. Pour imprimer certains états, cochez-les simplement. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Export vers Excel Pour réaliser des exports vers Excel, utilisez la commande Export vers Excel du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner la totalité de la liasse (annexes comprises) à exporter ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’exporter la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des feuillets proposés, annexes comprises. Pour exporter certains états, cochez-les simplement. Une fois choisis, cliquez sur Exporter. Le logiciel traite alors les feuillets que vous désirez exporter et vous permet de visualiser le contenu de l'export dans une fenêtre à onglets. Visualisation des feuillets exportés Cette fenêtre permet de vérifier et modifier si nécessaire les valeurs reprises. Le logiciel a traité l’ensemble des feuillets que vous désirez exporter. Il affiche un onglet pour chacun des feuillets en cours d’exportation. Chaque onglet affiche la liste des rubriques du feuillet avec les valeurs N et N -1 correspondantes. Cette grille peut encore être modifiée. Lorsque le contenu de l'exportation est vérifié, lancez la génération du fichier d'export en cliquant sur le bouton Exporter et indiquez le nom de fichier ainsi que le répertoire dans lequel vous désirez le générer. Ce fichier aura pour extension .XLS. 23 Plaquette Base des documents Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. La commande Base des documents du menu Plaquette donne accès à une fenêtre qui permet de supprimer, créer, dupliquer et renommer des documents. La liste des documents proposés en standard s'affiche mais ils ne sont pas modifiables. Pour pouvoir les modifier, vous devez les dupliquer. Chaque document est classé dans une catégorie particulière. Le dossier Documents Personnalisés contiendra tous les nouveaux documents que vous allez créer. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur une catégorie pour afficher les documents qui s'y rattachent. Création d'un nouveau document Vous pouvez créer un document vierge ou travailler à partir de la copie d'un document standard. Document vierge : Sélectionnez le dossier Documents Personnalisés ou l'un de ses sous-dossiers et cliquez sur le bouton Nouveau modèle. Le logiciel vous propose automatiquement le nom : Défaut. Saisissez le nom du modèle. Copie de document : Sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Copier le document. Le logiciel crée une copie du document dans le dossier Documents Personnalisés et affiche son nom en sur brillance. Saisissez le nom du nouveau document et placez-le dans la catégorie souhaitée. Mettre en forme le document dans le traitement de texte Une fois le document ajouté dans l'arborescence, cliquez sur le bouton Editer le modèle. Le document est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Par l’explorateur Windows, aller dans le répertoire EBP / Dossiers / XXXX / Etatfina.0 / PLAQUET, où XXXX est le nom de votre dossier. Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur l’un des fichiers, puis, dans le menu contextuel, choisir Ouvrir avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme voulu (Word ou Wordpad…) puis cocher l’option Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type. IMPORTANT ! ! Indiquez les paramètres suivants dans votre traitement de texte : Par la commande Options du menu Outils, sélectionnez l'onglet Impression et cochez la case Mettre à jour les champs : cela mettra automatiquement à jour les valeurs de vos documents à l'impression. Dans l'onglet Affichage, vérifiez que la case à cocher Codes de champs ne soit pas cochée afin d'afficher les valeurs de vos variables. Toutefois, si vous souhaitez afficher le nom des variables, cocher cette case. 25 Etats Financiers Le dictionnaire propose l'ensemble des variables existantes, feuillet par feuillet, ainsi que la liste des variables spécifiques aux documents de la plaquette. Réalisez votre document et placez les variables en tirant-glissant chaque variable jusqu'à la position souhaitée. Le nom de la variable apparaît alors dans le document : sa valeur apparaîtra en impression. Enregistrez en cliquant sur l’icône . Création d'un profil de plaquette Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Lorsque vos documents sont créés, vous pouvez réaliser votre plaquette. Vous avez la possibilité de créer une plaquette à partir d'un profil ou de réaliser la plaquette de A à Z par ajout des modèles de documents de votre choix. Les plaquettes sont communes à tous les dossiers. Création d'un profil de plaquette Pour créer une nouvelle plaquette, lancez la commande Nouveau du menu Plaquette + Profils de plaquette. Indiquez ensuite le nom du profil de plaquette que vous souhaitez constituer dans le champ réservé à cet effet (en haut de l’écran). Sur la partie droite, la liste des documents existant apparaît. Sélectionnez le document à intégrer et cliquez sur le bouton Insérer. Recommencez ainsi pour chaque document. Complétez les documents de la plaquette (bouton Modifier). Le document est imprimable dans le traitement de texte. Plaquette à partir d'un profil Pour réaliser une plaquette à partir d’un profil existant, lancez la commande Ouvrir du menu Plaquette + Profils de plaquette. Sélectionnez le fichier *.pla correspondant au profil de plaquette que vous souhaitez. La plaquette intègre automatiquement les documents du profil. Pour enlever un document du profil, sélectionnez-le dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour enregistrer le profil de plaquette que vous constituez, lancez la commande Enregistrer sous pour une création et Enregistrer pour une modification. Plaquette du dossier Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Cette fonction permet d’associer un profil de plaquette à votre dossier. La première fois que vous lancerez la commande Plaquette du dossier du menu Plaquette, le message suivant apparaîtra «Voulez-vous charger un profil de plaquette existant », si vous le souhaitez, confirmez sinon annulez. Ensuite, apparaît la totalité des documents qui constituent le profil de plaquette. A partir de cette fenêtre, vous pouvez modifier le contenu du profil en insérant ou supprimant des documents, modifier l’ordre des documents et charger un autre profil. Cependant, le chargement d’un autre profil entraîne la perte du profil existant et des modifications éventuellement effectuées. Vous pouvez également regénérer la plaquette d’origine à partir du menu Plaquette + Regénérer. Vous perdrez alors toutes vos modifications. Si vous modifiez certains documents dans cette option, il faut savoir qu'ils ne seront modifiés que dans ce dossier. En effet les documents présents dans cette option sont une copie des documents originaux. Impression de la plaquette 26 Plaquette Pour visualiser la plaquette avant impression, lancez la commande Aperçu du menu Plaquette. Pour imprimer la plaquette, lancez la commande Imprimer du menu Plaquette ou cliquez sur l'icône . La totalité des documents intégrés dans la plaquette s'impriment. 27 Index A Autorisations 7 B Base des documents 21 C Calculer tous les feuillets 16 Centralisation 13 Comptes de réimputation 9 Consultation du PCG 10 Contrôles de cohérence 16 Création d'un profil de plaquette 22 D Dates d'exercice 7 Dossier (création) 1, 2 F Formats 5 I Import balance EBP 10 Import balance texte 10 Impression de la liasse 19 Impression d'un feuillet 18 Impression d'une annexe 18 L Liste des rubriques 16 N Niveau de protection 7 O Ouverture du dernier dossier ouvert 6 Ouvrir un dossier 2 P Plan de regroupement commun 17 Plan de regroupement du dossier 17 Plaquette du dossier 22 Préférences Générales 6 Protection des champs de saisie 7 Purge de la balance 13 R Régime 1 Régime BIC 6 Régime BNC 6 Réimputation de comptes 9 Rendre un plan de regroupement commun 17 Répertoire d'export 6 Répertoire du logiciel TransLiasse 6 Restaurer les formules de la plaquette 18 S Saisie balance 9 Saisie des liasses 15 T TranLiasse (répertoire d'installation) 6 Type de déclaration 1 U Utilisation des comptes 13 Utiliser le plan de regroupement commun 18 V Variable calculée 7 29 Le suivi de vos ventes, de vos clients, de vos stocks et de vos marges est une nécessité vitale pour le bon développement de votre activité. Le logiciel MCP (Magasin Chasse Pêche) conçu par la société Ditel, assure le suivi complet de la gestion d’un magasin de vente d’articles de chasse et de pêche. Ce logiciel est utilisé pour gérer la caisse de façon simple, pratique et fiable dans une armurerie. Il permet en outre d’éditer de façon automatique les déclarations Cerfa standards. Il intègre également les bases de données des fabricants d’articles de chasse, de tir et d’articles de pêche. La solution MCP comprend également un module «Fidélité» (gestion identification, points, étiquettes, adresses, interface courrier (Word…) et la gestion de l’historique des achats par clients et par articles. SOLUTION DE GESTION MAGASIN CHASSE & PÊCHE Notre site Internet : http://www.ditel.fr Rubrique Produits : DITEL CHASSE PECHE Téléchargez la démonstration pour plus d’informations. DITEL IIEESS - BP 30674 - 42043 Saint-Etienne Cedex 1 Terminal Point de Vente tactile Toshiba ST-A10 • Respect de l’environnement grâce à une faible consommation d’énergie : Processeur Basse consommation VIA C7 1,5Ghz, réduction des émissions de CO2 • Accès et maintenance aisés grâce au système de clips (sans outils) • Très grande connectivité • Résistance aux projections de liquides et de poussières • Conception écologique : plastiques sans halogène - matériaux recyclables. • Ecran tactile ultra plat, scellé, qui ne retient pas les saletés pour une hygiène parfaite Fonctionnalités de la solution MCP • Nomenclature : Rayon / Famille / Sous famille • Nomenclature : Rayon / Famille / Sous famille. • Produits : - Fichier Général / fichier Utilisateur. - La fiche « Produits », informations (niveau de stock, alerte…). - Possibilité de suivi des numéros de série. - Historique des achats et analyse des ventes. - Promotions ponctuelles et prix par quantités. • Clients - Recherche d’un client existant, - Historique des achats - Fiche client • Etiquetage des produits :différents formats disponibles. • Création d’étiquettes. • Encaissement : - Utilisation de la douchette / du clavier et de l’écran tactile. - Recherche d’un produit non étiqueté. - Création « en cours de saisie » d’un nouveau client. - Gestion des vendeurs / tickets en attente. - Bons d’achat et d’avoir. - Gestion des différents modes de règlements dont différés. • Déclarations CERFA modèle 10 et 1425X avec les informations saisies dans le logiciel (client : nom, adresse... et arme : numéro de série, type, calibre...). Notre site Internet : http://www.ditel.fr Rubrique Produits : DITEL CHASSE PECHE Téléchargez la démonstration pour plus d’informations Téléphone : 06 15 12 19 65 (Daniel Navarro) DITEL IIEESS - BP 30674 - 42043 Saint-Etienne Cedex 1 MCP est bien plus qu’une gestion de la caisse : MCP permettra aux utilisateurs «dirigeants / responsables » de faciliter le fonctionnement et de quantifier les informations concernant la gestion de leur activité. • Gestion des commandes fournisseurs : - Entrées / commandes ou entrées «manuelles », numéros de série. - Gestion des reliquats / solde de commande fournisseurs. • Inventaire et états de stock. - Saisie de l’inventaire : Inventaire «tournant » ou global. - Ajustements ponctuels, prise en compte des démarques : inconnue et connue (consommation en interne ou destruction). • Statistiques / anomalies. - Achats, ventes, en quantité et valeur, sur toute période en historique. - Gestion des marges, des vendeurs, des niveaux de remise, des achats, des ventes Internet et en VPC, des produits d’occasion ou en dépôt-vente. • Analyse du journal des anomalies (erreurs / correction de caisse). • S.A.V. : enregistrement de l’objet du SAV, édition d’une fiche devis pour le client et une fiche suiveuse pour l’atelier, gestion des délais et des statuts de réparation (en cours, non réparé, terminé, délai annoncé échu, non échu...), liste des SAV, liaison avec la caisse. • Occasions / Dépôt vente : gestion automatique de la TVA sur la marge, liaison avec la caisse. • Litiges fournisseurs : statistiques, bordereau de retour, suivi des avoirs. • Prêt de matériel : identification du client, document à signer, caution, liste des prêts. • « Relogement » d’un règlement. • Réédition de ticket ou de facture sans limitation de durée. • Gestion de la mise en compte (création des BL, facturation des BL, édition des factures, suivi des règlements...) • Etat de caisse journalier et sur une période, récapitulatif du CA par types de TVA. • Sauvegarde intégrée. DITEL MCP SITE INTERNET MISE A JOUR STOCKS VISIBLE SUR LE SITE APRES VENTE MISE A JOUR STOCKS DANS DITEL MCP Entrée Marchandises Gestion de caisse Edition déclaration CERFA Consultation produits Vente produits La version Phoning de Ditel vous permet d'envoyer vos messages audio de façon automatique. Vous enregistrez un message Vocal et vous le diffusez de façon automatique à tous les contacts de votre fichier d’adresses L'importation de vos données se fait directement au format Excel Principales fonctionnalités : -Import d'une base de données Excel -Dé doublonnage des adresses -Personnalisation du message -Gestion d'une liste d’adresses brûlées -Gestion d'un planning des envois -Historique des envois Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Ecran d’accueil 12 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel 18 Création des messages téléphoniques 20 Création du planning d’appels 23 Fichiers Annexes 31 Installation des boîtiers Hordif 33 Paramétrage de Ditell Phoning 43 Utilisation avec une ligne SIP ENVOI EN NOMBRE DE MESSAGES AUDIO PHONING PAGE 2 PHONING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel_Phoning. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" PHONING PAGE 3 - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 PHONING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. PHONING PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur installer PAGE 6 PHONING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). PHONING PAGE 7 Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Ditel_Phoning.lnk ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. Lors du lancement de « DITEL Phoning» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Message » sert enregistrer vos différents messages vocaux, le bouton Envoi phoning sert à gérer vos planning d'envoi des messages vocaux et « Fermer » quitte l’application. PAGE 8 PHONING 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. Ce fichier sera visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PHONING PAGE 9 Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_SERMAIZE LES BAINS». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) PAGE 10 PHONING PHONING PAGE 11 NORMALISATION DES FICHIERS L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve dupliquée. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez un fichier d'adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 12 PHONING Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. PHONING PAGE 13 Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne d'appels. PAGE 14 PHONING L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. PHONING PAGE 15 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » « ville » « téléphone » « fax » « adresse mail »: a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_SERMAIZE LES BAINS ENFANTS SCOLARISES» créé précédemment.- Ouvrez le fichier en sélectionnant le bouton « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « DT_SERMAIZE LES BAINS ENFANTS SCOLARISES.xls ». PAGE 16 PHONING - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Vous pouvez concaténer jusqu'à 3 champs sur la même ligne PHONING PAGE 17 - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » Vous obtenez l’écran suivant: PAGE 18 PHONING CREATION DES MESSAGES TELEPHONIQUES Sélectionnez le bouton « Message » L'éditeur de Message vous permet de créer votre Message. Vous pouvez ouvrir un fichier existant ou enregistrer un nouveau fichier Lire le fichier l’arrêter etc.. PHONING PAGE 19 PAGE 20 PHONING CREATION DU PLANING D'APELS Le planning se présent sous la forme d’un tableau genre Excel dans lequel on associe pour chaque ligne un fichier des correspondants à appeler un message et une tranche horaire Vous définissez quel fichier va recevoir quel message et dans quelle tranche horaire Un numéro de test vous permet de vérifier le message que vont recevoir les correspondants En mode démonstration vous n’êtes pas connecté avec les cartes vocales fournies avec Ditel Phoning PHONING PAGE 21 Vous cliquez ensuite sur le bouton Appliquer Le lanceur de Ditel phoning gère l’ensemble des voies et des appels définis dans le planning PAGE 22 PHONING Chaque voie est indépendante l’une de l’autre pour gérer un vrai multitâche En configuration réseau seul Ditel Phoning doit avoir un raccourci sur les postes clients Le lanceur reste activé en permanence sur le serveur. PHONING PAGE 23 PAGE 24 PHONING Vous pouvez visualiser les appels en attente PHONING PAGE 25 L’historique vous donne un tableau complet des messages envoyés ainsi que le statut de chaque message Un message peut avoir 3 états : Absent la personne est rappelée en fin de planning s’il reste du temps à l’automate dans le plage horaire définie A écouté jusqu’au bout A raccroché avant la fin du message Pour des applications plus complexes vous pouvez inviter le correspondant à agir sur les touches du téléphone, mais avec notre expérience en matière de robots d’appels ce n’est pas conseillé, car la personne bien souvent ne comprend pas que c’est un automate qui l’appel et s’instaure alors un véritable dialogue de sourd. PAGE 26 PHONING Vous devez effacer l’historique si vous souhaitez envoyer un message aux mêmes destinataires après un premier envoi Choisissez entre quelle date et quelle date l’historique doit être effacé. PHONING PAGE 27 FICHIERS ANNEXES Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de téléphone « Brûlées » : ce sont les contacts qui ne désirent plus recevoir de Message de votre part. Vous devez faire un import des adresses des correspondants qui souhaitent ne plus recevoir de messages de votre part, ces adresses ne seront plus jamais contactées. L’import se fait au format Excel, PAGE 28 PHONING Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les numéros en double Le fichier des codes postaux sert à retrouver la ville de façon automatique en saisie de fichier. PHONING PAGE 29 Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à effectuer vos sauvegardes PAGE 30 PHONING Le ? Vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente notice au format PDF et le Copyright du logiciel PHONING PAGE 31 PARAMETRAGE DE DITEL PHONING Installation Ditel Phoning Installer le logiciel sur le poste serveur en le téléchargeant à partir de notre site www.ditel.fr Rubrique nos produits, Ditel phoning version réelle en mode évaluation télécharger. 5.2 Installation HaspUser Setup Lancez le programme HaspUserSetup pour valider la clé de protection du logiciel (ce programme se trouve dans le répertoire c:\program files \Ditel_Phoning). PAGE 32 PHONING Choisissez US English et OK Brancher la clé Hasp sur un port USB Windows, vous indique que votre matériel est prêt à être utilisé PHONING PAGE 33 Installation boîtiers DITEL HORDIF Connectez le ou les boîtiers Ditel Hordif sur un port ou des ports USB de l’ordinateur Dimension : hauteur = 105 mm Profondeur : 96 mm Largeur : 45 mm Alimentation : 12V continu (de 10V à 14V autorisé) Connecteur mâle Consommation : 150 mA maxi Raccordement Exemple avec 4 lignes : L’alimentation 12V entre uniquement dans le premier module, puis elle est délivrée aux autres modules qui lui sont connectés. Chaque module reçoit une ligne téléphonique. L’ordinateur doit piloter chaque module à l’aide d’une liaison USB (utiliser soit un port USB du PC pour chaque carte ou un Hub USB). PAGE 34 PHONING Lancez le programme CP210x_VCP_Win2K_XP_S2K3 présent dans c:\proram files\Ditel_Phoning (Convertisseur de port USB en port séries) PHONING PAGE 35 PAGE 36 PHONING Paramétrage des boîtiers DITEL HORDIF Ouvrez le poste de travail par un clic droit ouvrir propriétés ou le menu démarrer panneau de configuration système. Dans l’onglet matériel ouvrez le gestionnaire de périphérique PHONING PAGE 37 Notez-le ou les numéros de port série ou sont connectés le ou les boîtiers PAGE 38 PHONING Paramétrage de DITEL PHONING Lancement du Programme Ditel Phoning Lancez le programme Ditel Phoning par le raccourci crée sur le bureau. Lancez le menu utilitaire paramètres et renseignez les ports et le nombre de boîtiers connectés (4 maxi) Vitesse 38400 bauds sans parité 8 bits de données 2 bits de stop PHONING PAGE 39 Lancez test et Enregistrez L’enregistrez du message dans chaque boîtier se fait à partir du serveur uniquement (le poste ou sont installés les boîtiers) Les postes clients peuvent créer des messages, mais c’est uniquement le poste serveur qui les transfert dans les boîtiers Ditel Hordif. Les postes clients créent leur planning et font des envois avec des messages déjà enregistrés par le serveur dans les boîtiers (créez les raccourcis sur les postes clients si nécessaire) PAGE 40 PHONING Lancement du programme DP_Lanceur Lancez le programme DP_Lanceur avec le raccourci crée sur le bureau (programme sur le serveur gérant les appels et les messages) Attention le programme DP_Lanceur ne doit être lancé que sur le poste équipé des boîtiers DITEL HORDIF Cliquez sur Lancement de toutes les voies, chaque module voie se lance indépendamment pour gérer un vrai multitâche PHONING PAGE 41 PAGE 42 PHONING Fin de l’installation du matériel et du logiciel PHONING PAGE 43 Utilisation avec une ligne SIP Synoptique : ATA : modèle PAP2T Cisco (modèle proposant deux ports analogiques pour environ 60 € TTC) Synoptique : Fonctionnement : L'adaptateur téléphonique Internet PAP2T permet l'accès à un service de téléphonie sur IP (voiceover IP) offrant de nombreuses fonctions de haute qualité via votre connexion Internet haut débit. Dans l’exemple ci-dessus, branchez le simplement à votre routeur ou passerelle et utilisez les deux ports téléphoniques standard pour la connexion de l’automate HORDIF ou utilisez un des ports pour votre fax. Chaque port téléphonique fonctionne indépendamment, avec des services et des numéros de téléphone séparés, comme si vous aviez deux lignes téléphoniques. PAGE 44 PHONING Vous avez une réception téléphonique claire et des connexions fax fiables, même lorsque vous utilisez Internet en même temps. La téléphonie Internet, en plus de coûts téléphoniques nationaux et internationaux faibles, vous propose une large gamme de fonctions téléphoniques. Choisissez le numéro régional que vous préférez sans tenir compte de l'endroit où vous vivez. Vous pouvez également ajouter un numéro de téléphone virtuel pour n'importe quel code local, qui sera transféré à votre ligne téléphonique Internet. Vous pouvez même ajouter un numéro vert. L'adaptateur téléphonique PAP2T est compatible avec ces fonctions et toutes les fonctions téléphoniques spéciales proposées par votre fournisseur de service téléphonique Internet, telles que l'identification de l'appelant, la mise en attente, la messagerie téléphonique, le transfert d'appels, les sonneries distinctes, et bien plus encore... Il suffit de souscrire un abonnement auprès d’un opérateur TELECOM pour obtenir un ou plusieurs numéros SIP. Ensuite paramétrer l’ATA avec les informations fournies par l’opérateur SIP. L’automate d’appel raccordé sur l’ATA pourra appeler les correspondants de la liste d’appel comme s’il était sur une ligne analogique du réseau commuté. Recommandation : Pour le raccordement de l’ATA, bien veiller à la bande passante disponible derrière le routeur ou la box. Il faut compter 100kbs par port analogique pour obtenir une conversation audio de bonne qualité. Pour le choix de l’opérateur SIP bien veiller à son niveau de QOS, éviter les solutions qui transitent par des réseaux virtuels type VPN. Dans l’ATA bien penser à paramétrer chaque port pour la transparence des codes DTMF émis/reçu pour garantir le bon fonctionnement de l’automate qui dépend de la qualité de réception des codes DTMF émis par les numéros appelés. La version SMS de Ditel vous permet d'envoyer en nombre des SMS de façon automatique. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. Présentation: 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 16 Le bouton envoi de SMS 18 L’envoi de SMS avec modem 20 Création du document à envoyer 22 L’historique des envois 23 La gestion des numéros brulés 26 le menu “?” 27 le menu Utilitaires 30 Paramétrage du Modem 35 Paramétrage du n°de GSM suivant pays d’émission du SMS 36 Paramétrage de la carte Sim ENVOI EN NOMBRE DE SMS SMS PAGE 2 SMS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. choisissez standard pour l'installation Enfin après installation,lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur: Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. choisissez standard pour l'installation Enfin après installation,lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation Marche à suivre(cas n° 3): Si vous avez une ancienne version Ditel installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez program files, dans le répertoire program files, sélectionnez DITEL faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter,choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Pour Ditel qualif. n'oubliez pas de mettre le dongle fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécuter le programme Hasp d'installation PROSPECT PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 SMS A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur Ditel_SMS.MSI pour lancer l’installation. Cliquez sur « Suivant » PROSPECT PAGE 5 Choisissez ensuite « installation standard » Puis sur « Installer » Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 SMS Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_SMS.lnk PROSPECT PAGE 7 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL SMS» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Télécopie » sert à effectuer l’envoi en nombre de vos fax personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». PAGE 8 SMS 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». PROSPECT PAGE 9 3 - Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc… L’option « Normaliser » vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. PAGE 10 SMS Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. PROSPECT PAGE 11 L’option modifier vous permet de modifier ou de créer vos fiches PAGE 12 SMS 4 – Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » et « ville » « téléphone » « Fax »: a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans un fichier que vous créez à cet effet en lui donnant un nom en cliquant sur « Nouveau » Ouvrez le fichier en cliquant sur « Ouvrir fichier » PROSPECT PAGE 13 - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « marketing téléphonique.xls ». PAGE 14 SMS - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre e fichier Excel en positionnant chaque colonne du fichier Excel grâce aux flèches hautes flèches basses pour faire correspondre vos champs avec ceux du fichier d’importation. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PROSPECT PAGE 15 Vous obtenez l’écran suivant : Votre fichier Excel a été importé en fonction de son contenu PAGE 16 SMS L’envoi des SMS avec achat de crédits Le Bouton « Envoi SMS » ouvre la fenêtre contenant le fichier en cours et va vous permettre de créer le texte de votre SMS Le numéro de SMS test vous sert à vous envoyer un SMS sur votre numéro de GSM pour contrôler le texte que vont recevoir vos prospects. Vous devez paramétrer votre logiciel avec les données fournies par notre partenaire: envoyerSMSpro ou Clever Technologie si vous utilisez l’envoi avec leurs API Pour tester le logiciel vous pouvez demander 10 crédits gratuits à nos partenaires : vous devez créer un compte sur envoyerSMSpro (bouton accès au site dans le menu paramètre de la fenêtre Envoi SMS de Ditel SMS) et paramétrer Ditel SMS en indiquant: - votre numéro de portable dans le champ Login - le mot de passe donné par envoyerSMSpro dans le champ Mot de passe - votre nom dans le champ Expéditeur (c’est ce nom qui va apparaitre sur le portable du destinataire) Idem pour Clever Technologie PROSPECT PAGE 17 Vous devez préciser également si vous ne voulez pas envoyer de SMS aux personnes qui on déjà été contactées c'est-à-dire présentes dans l’historique. Le STOP SMS Il est désormais obligatoire d'ajouter le STOP SMS pour toute campagne commerciale.   Le STOP SMS permettra à vos clients de se désinscrire de vos campagnes publicitaires.   PAGE 18 SMS L’envoi de SMS avec modem Si vous utilisez l’envoi de SMS avec modem vous devez paramétrer le modem suivant le port connecté voir le menu paramètres. PROSPECT PAGE 19 PAGE 20 SMS CREATION DU TEXTE A ENVOYER L'éditeur de SMS vous permet de saisir votre SMS qui ne doit pas dépasser 160 caractères de long. Un compteur vous indique le nombre de caractères restants Vous insérez les champs % comme dans le mode publipostage de Word à l’endroit ou va apparaître dans votre document le nom, l’adresse etc.… Vous pouvez également créer votre document avec Word et faire un copier coller dans notre logiciel d’envoi de SMS. Dans le SMS test vous indiquez votre numéro de GSM pour contrôler le SMS que vont recevoir vos prospects avant de lancer l’Envoi Dans le champ « Tempo entre chaque message » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire de 1 à 11 secondes par exemple pour l’envoi de chacun de vos SMS. Dans le champ « Tempo tous les x messages » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire qui se produira tous les x messages par exemple tous les 10 SMS vous vous arrêtez entre 5 et 15 secondes. Ces tempos sont des leurs anti spam qui simulent un envoi manuel de vos SMS. Comme dans la fable de la Fontaine « Rien ne sert de courir, il faut partir à point » PROSPECT PAGE 21 Vous envoyez un SMS à chaque destinataire. Vous devez tester votre envoi de SMS en entrant un numéro de GSM de test pour avoir une vue exacte du SMS qui va être envoyé à tous vos correspondants. L’historique vous donne un tableau complet des SMS envoyés. Vous pouvez envoyer vos SMS immédiatement ou à une heure choisie. PAGE 22 SMS L’historique des envois. Le bouton « Historique » vous donne le catalogue des SMS envoyés jour par jour et L’état d’envoi Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de SMS aux personnes qu’il a déjà contactées. Si vous souhaitez envoyer un nouveau SMS au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant une date d’effacement PROSPECT PAGE 23 PAGE 24 SMS Gestion des numéros « brulés » Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de SMS « Brûlés » ce sont ceux des prospects qui ne désirent pus recevoir de SMS de votre part. PROSPECT PAGE 25 Vous avez également le fichier des codes postaux qui sert à vérifier vos adresses PAGE 26 SMS PROSPECT PAGE 27 Le menu « ? » Vous donne les indications sur la version du logiciel et vous permet de consulter la notice utilisateurs PAGE 28 SMS Les Utilitaires Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers, à effectuer vos sauvegardes Et à configurer le mode d’envoi de vos SMS PROSPECT PAGE 29 A sauvegarder vos fichiers Et dans le menu paramètres à définir la façon d’envoyer vos SMS Avec les API d’EnvoyerSMSPro avec celle de Clever technologie ou avec un modem connecté sur un port USB de votre ordinateur. PAGE 30 SMS Paramétrage du modem Si vous utilisez le modem SMS pour envoyer vos SMS gratuitement, vous devez tester votre modem avant tout envoi de SMS Paramétrage du port série du modem Ouvrez le poste de travail par un clic droit ouvrir propriétés ou le menu démarrer panneau de configuration système. Dans l’onglet matériel ouvrez le gestionnaire de périphérique PROSPECT PAGE 31 PAGE 32 SMS Notez le numéro du port série ou est connecté le modem ici COM4 par exemple Ouvrez le menu paramètres et renseignez le port Com et les vitesses suivant le tableau suivant : PROSPECT PAGE 33 Vous devez tester votre modem avant tout envoi de SMS Cliquer su le bouton test Un message d’erreur apparait si votre modem est mal configuré PAGE 34 SMS Il est préférable au départ de visualiser les commandes et les réponses en utilisant le mode debug. PROSPECT PAGE 35 Paramétrage du n°de GSM suivant pays d’émission du SMS Cliquer sur le bouton format téléphone et renseigner les paramètres du pays d’envoi PAGE 36 SMS Paramétrage de la carte Sim Préparation de la carte SIM Effectuez un appel avec votre GSM vers un numéro de téléphone pour vider la mémoire de la carte Sim des SMS reçus Désactivez le code Pin : il faut que lorsque vous allumer votre GSM il se logue sur le réseau sans demander de code PIN Installation de la carte Sim Mise en place la carte Sim dans le modem. À coté du petit tiroir noir, sur l'avant du modem, il y à un petit bouton à enfoncer avec la pointe d'un stylo par exemple qui éjecte le petit tiroir noir support carte Sim du modem. Placer la carte Sim dans le sens indiqué et replacer le support dans le modem (Carte Sim format mini Sim) Attention le câble du modem ne doit pas être branché sur le pc avant d'introduire la carte Sim dans son logement (idem pour retirer la carte Sim) Lorsque le voyant orange clignote double ou reste allumé en permanence le modem est logué sur le réseau GSM Si le voyant orange clignote rapidement la carte Sim n’est pas logué sur le réseau Attention Si par erreur vous avez retiré ou introduit la carte Sim alors que le modem était allumé, vous devez la réactiver. Pour cela il faut obligatoirement, après avoir introduit la carte Sim dans un GSM ordinaire, effectuer un appel abouti c’est à dire décroché par l’appelé, pour débloquer la carte Sim. La version Faxing de Ditel vous permet d'envoyer vos fax de façon automatique. Son fonctionnement est identique au mode publipostage de Word. C'est à dire que vous pouvez personnaliser chaque fax avec les différents champs contenus dans votre fichier clients. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Configuration de la console de télécopie de Windows XP 11 Ecran d’accueil 23 Création du document texte personnalisé à Faxer 25 Création d’un fax A4 en format JPG 27 Création d’un fax personnalisé avec fond PDF 30 Statistiques des envois 32 Gestion des numéros brulés 35 Les utilitaires ENVOI EN NOMBRE DE FAX PERSONNALISES FAXING PAGE 2 FAXING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes: Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. FAXING PAGE 3 Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 FAXING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur Ditel_Fax.MSI pour lancer l’installation. FAXING PAGE 5 Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la racine du disque C: en supprimant \Program Files Cliquez sur « Suivant » Choisissez ensuite « Installation standard » Puis sur « Installer » Cliquez sur « Terminer » PAGE 6 FAXING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Fax » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Fax.lnk FAXING PAGE 7 Paramétrage de l’envoi de fax : ENVOYER UN FAX AVEC WINDOWS XP et WINDOWS 7 Comment procéder ? Pour installer le logiciel de fax, rendez-vous dans le menu Démarrer et ouvrez le Panneau de configuration. Double-cliquez sur Ajout/Suppression de programmes. Dans la partie gauche de la fenêtre, sélectionnez Ajouter/Supprimer des composants Windows puis les Services de télécopie. Les composants étant installés, passons à la configuration. Dans le menu Démarrer, déplacez-vous dans Tous les programmes, Accessoires, Communication, Télécopié. Lancez ensuite la Console de télécopie. La première fois, un assistant vous propose de renseigner les informations qui apparaîtront sur la page de garde de vos fax. Votre numéro de télécopie correspond au numéro de la ligne sur laquelle est branché le modem. Le service d'envoi est activé par défaut. Il faut par contre paramétrer la réception. Dans le menu Imprimantes et télécopieurs, accessible à partir du menu Démarrer, faîtes un clic droit sur l'icône du fax. Dirigez-vous dans l'onglet Périphériques et dans les Propriétés du matériel. Dans la nouvelle fenêtre, ouvrez l'onglet Recevoir. PAGE 8 FAXING Activez la réception comme illustré ci-dessus. Le mode de réponse automatique indique le nombre de sonneries à partir duquel la console de télécopie prend la ligne. Préférez donc le mode manuel. Pour lire le fax, vous avez le choix entre une impression et l'enregistrement dans un dossier à spécifier. Comment envoyer un fax ? Lancez la Console de télécopie. Dans le menu Fichier, cliquez sur Envoyer une télécopie. Renseignez les champs Destinataire et entrez son Numéro de télécopie. Un assistant vous propose un certain nombre de modèles de page de garde à choisir. Entrez l'objet de votre correspondance. Vous pouvez également programmer son envoi ou avoir un aperçu du fax. Cliquez sur Terminer pour l'envoyer. Le résultat de votre envoi s'affiche dans le Moniteur de télécopie, qui indique le succès ou l'échec de votre manipulation. FAXING PAGE 9 Dans la console de télécopie sélectionnez le menu « outils », configuration de l’imprimante télécopieur PAGE 10 FAXING Dans les options d’impression choisissez A4 Plus Le moniteur de télécopie de Windows vous indique l'état d'envoi de chaque télécopie. FAXING PAGE 11 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL Fax» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Télécopie » sert à effectuer l’envoi en nombre de vos fax personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » PAGE 12 FAXING 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». 3 - Ouvrir fichier : Gestion des fichiers Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en FAXING PAGE 13 tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : PAGE 14 FAXING Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes : - sélectionner le fichier de réception, - choisir le fichier Excel, - définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui doivent les recevoir. - lancer le traitement. FAXING PAGE 15 a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_test - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », PAGE 16 FAXING le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». FAXING PAGE 17 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 18 FAXING Normalisation des Fichiers L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. FAXING PAGE 19 L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 20 FAXING Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. FAXING PAGE 21 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 22 FAXING L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. FAXING PAGE 23 CREATION DU DOCUMENT A FAXER Sélectionnez le bouton « Texte du Fax » L'éditeur de télécopie vous permet de créer votre fax avec des images et des champs de publipostage comme dans Word. Vous insérez les champs % comme dans le mode publipostage de Word à l’endroit ou va apparaître dans votre document le nom, l’adresse etc.… Vous pouvez également créer votre document avec Word et faire un copier coller dans notre logiciel d’envoi de fax. Attention mettez vous en plein écran pour vos créations de pages (exemple fax Word) PAGE 24 FAXING N’oubliez pas d’effacer Le nom du fichier PDF / page de fond. FAXING PAGE 25 Vous devez tester votre envoi de fax en entrant un numéro de télécopie de test pour avoir une vue exacte du fax qui va être envoyé à tous vos correspondants. N’oubliez pas de configure la console de télécopie en format A4+ pour ne pas avoir des marges inférieures à notre 21 X 29,7 sinon les marges du document sont d’environ 4 cm correspondant au format Américain. Le numéro de télécopie test vous sert à vous envoyer une télécopie sur votre numéro de fax pour contrôle de la réception du document par vos prospects. Vous devez préciser également si vous ne voulez pas envoyer de télécopie aux personnes qui on déjà été contactées c'est-à-dire présentes dans l’historique. Le bouton « Historique » vous donne le catalogue des télécopies envoyées jour par jour et L’état d’envoi Vous pouvez cocher la case « Ne pas envoyer de Fax si le numéro de téléphone est identique au numéro de télécopie » pour éviter de réveiller vos correspondants la nuit… En cliquant sur le bouton « Envoi » vous envoyez un fax personnalisé à chaque destinataire. PAGE 26 FAXING CREATION D’UN FAX EN FORMAT JPG Vous pouvez insérer directement une image A4 correspondant à votre fax mais dans ce cas le fax ne sera pas personnalisé. Avant d’insérer l’image mettez la fenêtre texte en plein écran. Un conseil : Faites un fax en gros caractères la définition d’un fax est en noir et blanc avec une faible résolution. FAXING PAGE 27 CREATION D’UN FAX PERSONNALISE AVEC FOND PDF Vous devez crée un document A4 au format PDF qui servira de fond à votre envoi de fax personnalisés (fichier exemple_fond_pdf .pdf) (ce document a été crée avec Word et imprimé en PDF voir exemple dans c:\program files\DITEL) Dans l’éditeur de fax de Ditel Fax vous créez un document contenant les champs à faire apparaître dans les emplacements que vous avez réservés dans votre document pdf ici dans la bulle en haut à droite PAGE 28 FAXING Vous sélectionnez votre image de fond en pdf (C:\Program files\DITEL\ exemple_fond_pdf.pdf) FAXING PAGE 29 Et vous cliquez sur aperçu pour contrôler la fusion des deux documents PAGE 30 FAXING STATISTIQUES DES ENVOIS L’historique vous donne un tableau complet des fax envoyés. Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de fax aux personnes qu’il a déjà contactées. Si vous souhaitez envoyer un nouveau fax au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant une date d’effacement FAXING PAGE 31 PAGE 32 FAXING GESTIION DES NUMEROS BRULES FAXING PAGE 33 Dans les fichiers annexes vous pouvez saisir les numéros de Fax « Brûlés » ce sont les prospects qui ne désirent plus recevoir de Fax de votre part. PAGE 34 FAXING Vous avez également le fichier des codes postaux qui sert à vérifier vos adresses FAXING PAGE 35 LES UTILITAIRES Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires ». La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module. PAGE 36 FAXING FAXING PAGE 37 Vous pouvez également sauvegarder vos fichiers adresses La version Mailing de Ditel vous permet d'envoyer vos mails de façon automatique. Son fonctionnement est identique au mode publipostage de Word. C'est à dire que vous pouvez personnaliser chaque mail avec les différents champs contenus dans votre fichier clients. L'importation de vos données se fait directement au format Excel Principales fonctionnalités : -Import d'une base de données Excel -Dé-doublonnage des adresses -Personnalisation du message -Gestion d'une liste d’adresses brûlées -Désabonnement automatique des adresses déjà utilisées -Gestion d'un planning des envois -Historique des envois Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 15 L’envoi de mails 22 Envoi d’un document HTML crée avec Word (envoi en base 64) 25 Le compte courriel 27 L’historique 31 La gestion des adresses brûlées Traitement manuel Traitement par import Excel Traitement automatique des adresses brûlées 43 Traitement automatique des adresses erronées 47 Utilitaires 50 Utilisation Avancée ENVOI EN NOMBRE DE Mails PERSONNALISES MAILING PAGE 2 MAILING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. MAILING PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Cliquez sur « Executer » Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 MAILING Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. MAILING PAGE 5 Choisissez « Standard » Puis « Installer » PAGE 6 MAILING Enfin « Terminer ». Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. MAILING PAGE 7 DITEL_Mél.lnk Ecran d’accueil Lors du lancement de « DITEL Mél» plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Courriels » sert à envoyer en masse vos mail préalablement personnalisés et « Fermer » quitte l’application. 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PAGE 8 MAILING Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». MAILING PAGE 9 3 - Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc.… PAGE 10 MAILING L’option « Normaliser » vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. MAILING PAGE 11 4 – Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom », « rue », « code postal » « ville » « téléphone » « fax » « adresse mail »: a- Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_marketing téléphonique mail» créé précédemment.- Ouvrez le fichier en sélectionnant le bouton « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». PAGE 12 MAILING MAILING PAGE 13 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 14 MAILING Vous obtenez l’écran suivant : MAILING PAGE 15 L’envoi de mails personnalisés Sélectionnez le bouton « Texte du Mèl » L'éditeur de Mail vous permet de créer le texte votre Mail avec des champs de publipostage comme dans word. Vous pouvez d’ailleurs utiliser Word pour créer votre document et faire ensuit un Copier Coller du document dans la fenêtre texte du mél. PAGE 16 MAILING MAILING PAGE 17 - Vous envoyez un Mail personnalisé à chaque destinataire : Soit en texte brut : votre mail est reçu par tous les navigateurs et vous évitez tous les outils anti Spam Soit en HTML : vous pouvez modifier les polices de caractères ainsi que la couleur mais ce genre de mails peut être identifié comme du Spam et ne pas arriver à son destinataire. Dans l’adresse test vous indiquez la votre pour voir le mail que vont recevoir vos prospects avant de lancer « Envoi » Dans le champ « Tempo entre chaque message » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire de 1 à 11 secondes par exemple pour l’envoi de chacun de vos mails. Dans le champ « Tempo tous les x messages » vous indiquez un temps d’arrêt aléatoire qui se produira tous les x messages par exemple tous le 25 mails vous vous arrêtez entre 55 et 125 secondes. Ces tempos sont des leurs anti spam qui simulent un envoi manuel de vos mails. Comme dans la fable de la Fontaine « Rien ne sert de courir, il faut partir à point » PAGE 18 MAILING Ce principe est repris dans un autre de nos logiciels « Ditel Navigation » qui est aussi basé sur le temps. Envoi personnalisé en HTML (RTF) Vous pouvez insérer une pièce jointe dans votre mail, mais attention les pièces jointes sont souvent considérées comme du Spam par les web master. MAILING PAGE 19 Vous pouvez également envoyer un fichier HTML. Cette utilisation demande une conception de page HTML que vous pouvez sous traiter à votre web master, car il faut une page miroir sur votre site Internet pour pouvoir afficher votre page sur tous les navigateurs (voir l’exemple fourni dans la version d’évaluation de Ditel Mél) N’oubliez pas de mettre un lien vers votre page miroir au cas le navigateur de votre correspondant ne puisse pas afficher l’image et une adresse de désabonnement obligatoire. PAGE 20 MAILING Par exemple pour créer cette page HTML nous utilisons un outil de composition de pages. Cette page a été créée avec « Dreamweaver » voici le début du code : Lettre mensuelle d'information sur les logiciels de la gamme Ditel Juillet 2009. Ditel - Logiciels
de communication

DITEL IIEESS
BP 30674
42043 ST ETIENNE CEDEX 1
Blog
Hot Line : 08 92 06 00 57

à l'attention de Monsieur %Prenom% %Nom%

MAILING PAGE 21 Le logo est obligatoirement un lien qui renvoi sur votre site : img src="http://www.ditel.fr/images/logo_ditel.jpg" Vous pouvez vous envoyer un mail de contrôle ici toutes les 200 adresses sur votre adresse test pour contrôler que vos mails partent bien et mettre une tempo aléatoire ici de 40 secondes pour leurrer les anti Spam. Le bouton « compte courriel vous » vous sert, comme dans Outlook, à configurer votre adresse mail, si vous avez des difficultés à configurez cette adresse vous pouvez faire appel à votre Fournisseur d’Accès Internet ou vous renseigner sur l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur de recherche de Google) PAGE 22 MAILING Vous pouvez créer un document avec Word avec tous les liens qui doivent pointer sur votre site, personnaliser ce document en y insérant les champs de publipostage : %Nom% %Prenom% %Adresse% %CP% %Ville% (voir liste sur fenêtre texte) MAILING PAGE 23 Toujours sous Word vous sauvegardez votre document en HTML (Enregistrer sous > Autres Formats > Page Web (*.htm) Dans Ditel mail Dans la fenêtre Courriels vous choisissez HTML(Word). Vous sélectionnez votre fichier htm crée avec Word (ici exemple_word.htm) PAGE 24 MAILING Et vous faites un test en indiquant votre adresse mail dans Adresse test (attention d’avoir mis le smtp de votre FAI dans le compte courriel smtp.orange.fr smtp.free.fr par exemple) Vous recevez directement le mail avec ses images ses liens et sa présentation tel que vous l’avez crée sous Word MAILING PAGE 25 PAGE 26 MAILING Exemple : AVANT L’ENVOI EN BASE 64 (vous êtes obligé d’accepter les images pour les visualiser) APRES L’ENVOIS EN BASE 64 (les images sont codées en binaire dans le document reçu) MAILING PAGE 27 Configuration du compte courriel Pour valider la saisie des différents champs appuyez sur la touche « Enter » - Adresse mèl de l’émetteur : indiquez l’adresse mail sur laquelle vos correspondants vont vous écrire et sur laquelle vous recevrez également les NPAI - Serveur de courrier sortant SMPT : donné fournie par votre FAI par exemple smtp.wanadoo.fr ou smtp.orange.fr. Attention certains FAI n’autorisent pas l’envoi de mail en nombre vous devez alors créer votre propre serveur SMTP cf page 37 ou demander à un prestataire de vous fournir un accès SMTP. Le plus simple est encore de prendre un abonnement Internet Orange. - Identifiant de messagerie et mot de passe de messagerie : laissez ces zones vides sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau. - Numéro de port SMTP : 25 en standard sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau. PAGE 28 MAILING L’historique L’historique vous donne un tableau complet des mails envoyés ainsi que le statut de chaque mail. MAILING PAGE 29 Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de mail aux personnes qu’il a déjà contactées. Sélectionnez le bouton Historique sur la fenêtre envoi courriel Si vous souhaitez envoyer un nouveau mail au même fichier de contacts vous devez effacer l’historique des envois en choisissant entre quelle date et quelle date l’historique doit être effacé. PAGE 30 MAILING MAILING PAGE 31 Gestion des adresses brûlées Dans les fichiers annexes vous devez gérer les adresses Mails « Brûlées » : ce sont les prospects qui ne désirent plus recevoir de Mail de votre part. Vous avez trois méthodes pour enregistrer les adresses brulées : - Soit les saisir manuellement ou par des copier coller sur la grille des adresses brulées PAGE 32 MAILING - MAILING PAGE 33 Soit faire un import Excel des adresses des correspondants qui souhaitent ne plus recevoir de mails de votre part, L’import se fait au format Excel, le plus simple consiste à exporter les adresses brûlées à partir de votre boite mail d’Outlook Express au format CSV, de relire ce fichier sous Excel et de l’enregistrer au format XLS. - Chiquez sur le bouton Import XLX PAGE 34 MAILING Choisir le fichier Excel des adresses mails à importer MAILING PAGE 35 Confirmez et cliquez sur Importer PAGE 36 MAILING MAILING PAGE 37 Soit d’utiliser le traitement automatique des adresses brulées Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez définir la structure de vos adresses. Pour cela après avoir enregistré les paramètres de votre compte courriel appuyez sur le bouton Test et faites un collez soit dans le bloc notre ou dans un document Word (le bouton Test ouvre la boite mail en fonction des paramètres que vous avez donnés, si ce n’est pas le cas vous avez fait une erreur de paramétrage de votre compte courriel) PAGE 38 MAILING Ouvrez le bloc note et faites un coller du presse papier Repérez ou se trouve l’adresse à désabonner dans votre document et renseignez les champs d’entête d’adresse et de fin d’adresse. Dans notre exemple l’adresse mail à désabonner «fabien@studiofey.fr» est borné par « contact »> et et commence en 1er caractère donc on prend l’adresse à partir du caractère 1. Souvent le texte d’en tête d’adresse commence par mailto : MAILING PAGE 39 Cliquez ensuite sur le bouton courriel Les adresses désabonnées sont automatiquement importées dans le fichier des adresses brulées PAGE 40 MAILING MAILING PAGE 41 Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les adresses mail et de normaliser le fichier PAGE 42 MAILING MAILING PAGE 43 Traitement automatique des adresses erronées Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez avoir laissé vos mails reçus en attente sur votre boite mail Le logiciel scanne cette boite mail avec les mots contenus dans les adresses erronées Undelivered par exemple et les enregistre dans le fichier des adresse erronées PAGE 44 MAILING MAILING PAGE 45 PAGE 46 MAILING Le menu « Fichiers annexes » comprend également le fichier des villes et codes postaux, très pratique en saisie directe de fiches. MAILING PAGE 47 Utilitaires Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à effectuer vos sauvegardes PAGE 48 MAILING MAILING PAGE 49 Le « ? » vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente notice au format PDF et le Copyright du logiciel PAGE 50 MAILING UTILISATION AVANCEE (UTILISATEURS AVERTIS) Voir l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur de recherche de Google) CONFIGURER VOTRE SERVEUR SMTP SANS PASSER PAR VOTRE FAI ™ Windows XP PRO intègre un serveur mail qui peut vous permettre de vous affranchir du serveur SMTP de votre FAI pour envoyer les mails. Nous allons maintenant l'installer puis détailler les paramètres qu'il faudra placer dans votre logiciel de messagerie ou dans le fichier php.ini (pour les utilisateurs de PHP) pour permettre son utilisation. Commencez par cliquer sur Démarrer puis sur Panneau de configuration. Doublecliquez sur Ajout/Suppression de programmes puis cliquez sur Ajouter ou supprimer des composants Windows. Sélectionnez Services internet (IIS) puis cliquez sur Détails. Vous vous retrouvez devant cet écran : ™ Cochez la case Service SMTP puis cliquez sur Ok. Insérez votre CD de Windows XP et laissez faire l'assistant. ™ Une fois l'installation terminée, vous pouvez utiliser le serveur SMTP. Nous allons maintenant le configurer. Dans le panneau de configuration, cliquez sur l'icône Outils d'administration puis cliquez sur Services internet (IIS). Déroulez le menu à gauche qui vous permettra d'accéder au serveur SMTP et à sa configuration. Vous obtenez un écran ressemblant à celui-ci : MAILING PAGE 51 Faites un clic droit sur Serveur virtuel SMTP par défaut et cliquez sur Propriétés. Dans l'onglet Général, décochez la case Limiter le nombre de connexions à. Cliquez ensuite sur l'onglet Accès puis sur le bouton Relais. Décochez la case Autoriser tout ordinateur correctement authentifié à relayer, indépendamment de la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur Ok. PAGE 52 MAILING Cliquez ensuite sur le bouton Connexion dans la zone Contrôle de la connexion et sélectionnez Uniquement la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour pouvoir ajouter des IP ou noms d'ordinateurs ayant l'accès au serveur SMTP. Vous arrivez devant cet écran : Sélectionnez Ordinateur unique et entrez comme adresse IP 127.0.0.1 qui correspond à votre ordinateur (localhost). Cliquez ensuite sur Ok. Vous pouvez affiner la configuration du serveur SMTP en cliquant sur l'onglet Messages. Voici ce que vous obtenez : Paramétrez ici comme bon vous semble le serveur en fonction des usages que vous en ferez. Être le plus restrictif possible vous permet d'assurer une meilleure sécurité pour votre serveur. Pour pouvoir envoyer des mails avec PHP ou un client mail (tel que Mozilla thunderbird par exemple ou encore Outlook Express), il vous suffit d'indiquer dans les options SMTP localhost sans aucun nom d'utilisateur ni mot de passe. Pour php, ouvrez le fichier php.ini et éditez la ligne SMTP = pour lui mettre la valeur SMTP = localhost. MAILING PAGE 53 Pour connaître l’adresse IP de votre ordinateur Dans le menu démarrer lancez exécuter tapez cmd Puis ipconfig "DITEL Capture des mails professionnels" est un logiciel qui vous permet de capturer de manière automatique les adresses des professionnels depuis l’annuaire Internet gratuit de France Télécom Pages Jaunes. La liste ainsi créée est utilisable par tout logiciel tableur standard. Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 8 Prise en main rapide 11 Lancement Recherche 14 Gestion des fichiers 15 Recherche des adresses mails 16 Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel 20 Normalisation des fichiers 25 Compare et Sépare 26 Fichiers annexes 29 Le menu Utilitaires 33 Configuration Internet Explorer CAPTURE DES MAILS PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 2 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 3 - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 CAPTURE DES PROFESSIONNELS A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 5 Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la racine du disque C: en supprimant \Program Files Cliquez sur « Suivant » Choisissez ensuite « Installation standard » Puis sur « Installer » PAGE 6 CAPTURE DES PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 7 Cliquez sur « Terminer » Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). PAGE 8 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Capture_Mails_Pro » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Capture_Pro.lnk CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. Lors du lancement de « DITEL capture des professionnels » plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Recherche » sert à effectuer la capture des adresses et « Fermer » quitte l’application. PAGE 10 CAPTURE DES PROFESSIONNELS 1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». 2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il faut sélectionner « marketing téléphonique ». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 11 Lancement de la Recherche : Avant de lancer la capture, vous devez définir vos critères de recherche. Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » ont les mêmes fonctionnalités que ceux du menu principal. Type de recherche : Il est possible de spécifier une seule rubrique (option « 1 rubrique activité »), ou sélectionner, à partir du fichier des rubriques, la ou l’ensemble des rubriques qui vous intéressent (option 2 « Fichier des rubriques »). a – Recherche sur 1 rubrique Ce type de recherche est utile lorsque vous effectuer une capture dans les grandes villes telles que Paris, Lyon, Marseille, etc., car le site internet limite parfois le nombre de réponses pour une même requête dans la même ville. Il faut alors spécifier un arrondissement et ensuite cocher à nouveau « Fichier des rubriques » puis lancer la recherche. b - Recherche par rubriques multiples : - Appuyez sur le bouton « Rubriques », la liste globale des rubriques apparaît. - Il faut cocher les rubriques sur lesquelles va porter la recherche. - L’ajout ou la suppression d’une case à cocher se fait grâce à la souris. - Pour affiner l’affichage des rubriques, utilisez la zone « Recherche sur mot clef », seules les rubriques contenant les mots spécifiés s’affichent sur l’écran. - L’appui sur le bouton « Tout sélectionner » permet de cocher toutes les rubriques correspondant à votre requête alors que « Tout désélectionner » réinitialise la sélection. - Les boutons « Supprimer » et « Ajouter » servent à modifier le fichier. - Lorsque vous appuyez sur « Fermer », vous retournez à la fenêtre de recherche sur laquelle la liste des rubriques sélectionnées se met à jour. - Pour sélectionner le ou les département(s) souhaité(s), cochez les cases situées dans la partie droite de la liste ou cliquez sur la carte de France. Cliquez sur « Recherche » pour démarrer la capture d’adresses. PAGE 12 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable dans un format compatible Excel comprenant les champs suivants (dans la mesure où ces champs sont renseignés et présent sur la page Internet) : Nom, adresse, code postal, localité, téléphone, fax, portable, adresse mail, site Internet, rubrique, date et heure de capture, nombre de fiches capturées. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 13 Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des P.J. permet d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran et de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à- dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut avoir recours au gestionnaire des taches de Windows en appuyant simultanément sur les touches de votre clavier Ctrl. Alt. et Suppr. Ensuite sélectionner l’onglet processus puis cliquer sur Ditel et enfin Terminer le processus. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer DITEL Capture des professionnels et reprendre votre recherche. PAGE 14 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Gestion des fichiers Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en sélectionnant avec la souris) CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 15 Recherche des adresses mails. En complément des mails trouvés sur Pages jaunes le logiciel peur rechercher les adresses mails sur les sites de sociétés qui en ont un. En cliquant sur le bouton mise à jour le logiciel va rechercher les adresses mails en ouvrant le site de la société. PAGE 16 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes : - sélectionner le fichier de réception, - choisir le fichier Excel, - définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui doivent les recevoir. - lancer le traitement. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 17 a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_test » - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » - Choisissez « Import XLS », PAGE 18 CAPTURE DES PROFESSIONNELS le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas « test_qualif.xls ». CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 19 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 20 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Normalisation des Fichiers L’option « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 21 L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom et le prénom dans la zone « Nom ». PAGE 22 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser l’adresse : Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 23 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous fichiers" : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 24 CAPTURE DES PROFESSIONNELS L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 25 La fonction "Compare et sépare" : Vous choisissez vos fichiers à comparer puis vos critères de comparaison. Il est préférable, avant de lancer le module "Compare et Sépare", de normaliser le fichier en mettant en majuscules les champs de comparaison. PAGE 26 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Vous obtenez en sortie de comparaison 3 fichiers, "A sans B", "A et B", "B sans A" : "A sans B" : ce sont les fiches uniquement présentes dans le fichier A ("marketing téléphonique"), qui n’ont pas de concordance d’après les critères d’égalité choisis dans le fichier B ("marketing téléphonique mails") "A et B" : ce sont les fiches présentes à la fois dans le fichier A ("marketing téléphonique") et dans le fichier B ("marketing téléphonique mails"). Le programme enregistre dans le fichier "A et B" la fiche du fichier A, il faut donc veiller à ce que le fichier A soit le plus complet ou tout au moins contiennent les informations que vous désirez conserver. "B sans A" : ce sont les fiches présentes dans le fichier B ("marketing téléphonique mails") qui n’ont pas de concordance d’après les critères choisis dans le fichier A ("marketing téléphonique"). CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 27 Fichiers Annexes Les fichiers annexes sont ceux des rubriques de l’annuaire et des codes postaux que vous pouvez adapter à votre propre usage. PAGE 28 CAPTURE DES PROFESSIONNELS CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 29 Le menu « Utilitaires » Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires ». La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module. Les autres options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis et correspondent généralement à cas particuliers. Vous pouvez, par exemple : - exporter les adresses en format "ASCII", au lieu du format Excel. - importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent (le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire C:\DITEL\). - modifier le comportement du logiciel et modifiant les temporisations lors des réponses de l'annuaire ... PAGE 30 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Gestion des temporisations : Gérer vos propres paramètres de temporisation, mais prenez garde de ne pas vouloir aller trop vite en diminuant "trop" ces paramètres ; vous pouvez, par exemple, diviser tous ces temps par 2. CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 31 Export des données en format texte : Choisissez le fichier à exporter, ici le fichier des adresses du "marketing téléphonique", les champs que vous souhaitez exporter et le séparateur de champ. Le fichier .TXT de l’export est écrit sur la racine du disque C : PAGE 32 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Importation d’un fichier des rubriques en format Excel : Importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent (le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire C:\Prograrm files\DITEL\) Attention si vous importez vos propres rubriques vous devez au préalable effacer les rubriques de Ditel (suppression physique des deux fichiers "rubriques.fic" et "rubriques.ndx" dans le répertoire DITEL) CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 33 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner Options Internet (cf. ci-dessous) PAGE 34 CAPTURE DES PROFESSIONNELS Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 35 Dans l’onglet Navigation vous devez cocher les 2 cases: Désactiver le débogage des scripts (autres applications). Désactiver le débogage des scripts (Internet Explorer). Veillez à toujours avoir sur votre ordinateur la dernière version d’Internet Explorer La version Qualification de fichiers Pro de Ditel vous permet de qualifier vos fichiers adresses de professionnels en les complétant automatiquement du capital social, du nom du dirigeant et de l'effectif à partir du site Internet score3.fr Vous pouvez travailler en traitement par lot complet de fichiers ou au coup par coup sur votre poste en qualifiant automatiquement vos données. Ce logiciel est utilisé en général par des entreprises ayant besoin d'un fichier client constamment remis à jour (banques, administrations, ...). Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 7 Ecran d’accueil 14 Qualification sur Score3 16 Qualification de fichiers sur Pages Jaunes 23 Maniulation des fichiers récuperés 33 Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine 42 Interface CRM EBP 53 Configuration d’internet Explorer QUALIFICATION DE FICHIERS PROFESSIONNELS QUALIFICATION PAGE 2 QUALIFICATION PRO Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. QUALIFICATION PRO PAGE 3 Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI » PAGE 4 QUALIFICATION PRO Puis sur « suivant » QUALIFICATION PRO PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur « installer » PAGE 6 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 7 Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif_Pro» en cliquant sur l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk PAGE 8 QUALIFICATION PRO ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « Ditel Qualification de Fichiers Pro » plusieurs choix s’offrent à vous : Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés, le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses et « Fermer » quitte l’application. Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier » et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur « Recherche ». QUALIFICATION PRO PAGE 9 Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_marketing téléphonique». Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». PAGE 10 QUALIFICATION PRO Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » : a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans le fichier « DT_marketing téléphonique » créé précédemment. - Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier » QUALIFICATION PRO PAGE 11 - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas «test_ marketing téléphonique.xls ». - - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. PAGE 12 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 13 - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 14 QUALIFICATION PRO Après avoir fermé le fichier et être revenu au menu principal, vous pouvez maintenant lancez le module « Qualifier Fichier » Cette qualification de fichier se fait en deux temps : - sur score3 - sur pages jaunes ensuite - vous pouvez bien sur qualifier soit sur l’un soit sur l’autre en fonction de votre fichier QUALIFICATION PRO PAGE 15 Qualification sur score3.fr Vous récupérez les infos : Forme juridique, capital social, nom du dirigeant et effectif Le fichier résultat porte l’extension .soc PAGE 16 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée QUALIFICATION PRO PAGE 17 PAGE 18 QUALIFICATION PRO Qualification de fichiers sur Pages Jaunes. En qualification de fichier adresse par adresse le nombre d’adresses qualifiées est d’environ 150 à l’heure Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des Pages Jaunes permet - d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran - de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. L’icône « Afficher le bureau » à droite du menu « démarrer » (barre d’outils « Lancement rapide ») permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à- dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche. Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut fermer le programme par la croix rouge en haut à droite et appuyer sur Echappe. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer Ditel Qualif Pro. Pro et reprendre votre recherche. QUALIFICATION PRO PAGE 19 PAGE 20 QUALIFICATION PRO Vous avez donc 3 fichiers en fin de qualification : - le fichier de base avec des noms et adresses de sociétés - le fichier qualifié sur score3.fr - le fichier qualifié sur pages jaunes QUALIFICATION PRO PAGE 21 Le module Fichier résultat "fusion" va vous permettre de créer un fichier unique en sortie avec les fiches qui ne seront pas en double dans aucun des trois fichiers de base. PAGE 22 QUALIFICATION PRO Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée QUALIFICATION PRO PAGE 23 Manipulation des fichiers Ouvrir fichier Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier, etc… PAGE 24 QUALIFICATION PRO Un clic droit avec la sourie vous permet de sélectionner les colonnes que vois souhaitez voir apparaître à l’écran. QUALIFICATION PRO PAGE 25 L’option « Normaliser » Dé doublonner vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe. PAGE 26 QUALIFICATION PRO Pensez à dédoublonner sur l’index d’origine avant d’effectuer la fusion des fichiers QUALIFICATION PRO PAGE 27 Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel. Un fichier des motifs de suppression que vous pouvez modifier est à votre disposition pour effectuer les filtrages des mots à supprimer Le bouton « Majuscule » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. PAGE 28 QUALIFICATION PRO Le bouton séparation du nom prénom vous permet de mettre le nom du dirigeant sur deux champs et de mettre le nom en majuscule et le prénom en minuscule avec la première lettre en majuscule pour une meilleure présentation de vos courriers. QUALIFICATION PRO PAGE 29 Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier destination nécessaire à vos manipulations Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale créer deux sous fichiers : - l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl. - l’autre celle qui n’ont pas d’adresses mèl. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ nom adresse ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les sous fichiers qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. PAGE 30 QUALIFICATION PRO L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standard. Vous pouvez par exemple importer vos fichiers dans notre CRM Ditel Prospect QUALIFICATION PRO PAGE 31 Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires » ; les options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis. Vous pouvez par exemple exporter les adresses en format "ASCII", si vous ne souhaitez pas utiliser le format Excel, ré indexer vos fichiers, etc. La ré indexation des fichiers sert en cas d’erreurs sur les fichiers suite par exemple à une coupure de courant. PAGE 32 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 33 Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Après avoir importé votre fichier Excel d’origine en positionnant votre identifiant unique dans le code origine : (vous faites correspondre les colonnes de votre tableau Excel avec les libelles de Ditel en faisant monter ou descendre vos colonnes avec le petites flèches à coté des Dans Ditel Qualif Pro le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : « DT_test_qualif_pro » ). PAGE 34 QUALIFICATION PRO - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel.xlsx ». - Cliquez sur "Ouvrir" QUALIFICATION PRO PAGE 35 - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". PAGE 36 QUALIFICATION PRO - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » QUALIFICATION PRO PAGE 37 Vous obtenez l’écran suivant : Revenez au menu principal et lancez la qualification de votre fichier sur Pages Jaunes et Score3 (cf. page 13 de cette notice utilisateur) PAGE 38 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 39 Mise à jour du fichier Excel d’origine. Sélectionnez votre fichier à mettre à jour PAGE 40 QUALIFICATION PRO Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". QUALIFICATION PRO PAGE 41 La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base PAGE 42 QUALIFICATION PRO Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers Pro vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes et des informations nom du dirigeant, effectif, capital à partir du site Score 3. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif Pro et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP QUALIFICATION PRO PAGE 43 Ouvrir ce fichier PAGE 44 QUALIFICATION PRO Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - QUALIFICATION PRO PAGE 45 - Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel Cliquer sur OK Cliquer sur OK PAGE 46 QUALIFICATION PRO Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal QUALIFICATION PRO PAGE 47 Cliquer sur le bouton Qualifier fichier sur Score3 PAGE 48 QUALIFICATION PRO Puis sur qualifier fichier sur pages jaunes Ditel Qualif Pro se connecte sur Pages Jaunes et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser QUALIFICATION PRO PAGE 49 De doublonner sur l’index d’origine Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Pro Sélectionner le fichier DT_Mise à jour Pistes EBP Cliquer sur qualifier fichier PAGE 50 QUALIFICATION PRO Faire la mise à jour du fichier résultat fusion Cliquer sur Mise à jour puis sur ouvrir fichier Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le DITEL dans le CRM EBP Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel QUALIFICATION PRO PAGE 51 Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP PAGE 52 QUALIFICATION PRO La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs QUALIFICATION PRO PAGE 53 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) PAGE 54 QUALIFICATION PRO QUALIFICATION PRO PAGE 55 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées 2 3 8 9 1 19 28 43 52 53 57 7 79 87 97 10 10 Q FO Télécha Installat Prise en Fonction 1 Importat des rues 9 Importat données 8 Qualifica avec mi Excel d’ 3 Manipula récupéré 2 La fonct 3 Sélectio maisons 7 Traitem Séparati Sélectio 1 Création agents c 9 Importat 7 Interfac 7 Les Utili 00 Export T 03 Configur Qua ONCTIONN rgement tion main rapide nnement du Log tion d’un fichie s tion de la base s des rues ation d’un fichi ise à jour du fic origine ation des Fichie és tion compare et n des propriéta individuelles ents des fichier ion Hommes Fe n des personne n de secteurs po commerciaux tion d’un fichie e CRM EBP itaires Txt CSV ration d’Interne alific NEMENT D giciel er Excel de ier Excel chier ers t sépare aires de s rs mmes s âgées our les er ASCII et cati DITEL QUAL La ve perme compl du num le site Elle p abonné fichier Nous l’ense départ Avertis nouvel ancien A Prés ion LIFICATION rsion « Qu et de qu étant auto méro de po Internet d permet ég és au té r des rues fournisson mble des tement po ssement : lles versio nnes versio sentatio de N DE FICH ualification ualifier v omatiquem ortable si de France galement léphone d de la comm ns un lie s commu ur l’achat nos logici ons partie ons. on: fic HIERS n de fich vos fichie ment du t ces rense Telecom « de const d’une com mune. n vers le unes de du logicie els évolue llement in hier iers » de ers adress téléphone, ignements « Pages Bla tituer le mmune à es noms France el (page 11 ent rendan ncompatib rs "Ditel" vo ses en , du fax, s existent s anches ». fichier d partir d’ de rues classés p ). nt parfois les avec ous les et sur des ’un de par les les PAGE 2 QUALIFICATION DE FICHIERS Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel DITEL_Qualif. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 3 programme, si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI » PAGE 4 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis sur « suivant » QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur « installer » PAGE 6 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 7 Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à être utilisé. HASPUserSetup.lnk Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif » en cliquant sur l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Qualif.lnk PAGE 8 QUALIFICATION DE FICHIERS PRISE EN MAIN RAPIDE Un résumé du fonctionnement du logiciel, pour tous ceux qui n’ont pas le temps de lire la notice ci-dessous. L’écran d’accueil comporte 4 boutons : Le bouton « Gestion fichiers » vous sert à donner des noms à vos fichiers. Le bouton « Ouvrir fichiers » vous sert à manipuler les fichiers créés. Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la récupération des adresses. Le bouton « Fermer » pour quitter l’application. Faisons un exemple de récupération des abonnés au téléphone d’une rue : 1 - Appuyez sur le bouton « Gestion fichiers » et donnez un nom de fichier, par exemple, "essai", sélectionnez ce fichier et revenez à l’écran d’accueil : le fichier en cours s’appelle DT_Essai. 2 - Cliquez sur le bouton « Ouvrir fichier », le fichier est vide. 3 - Cliquez sur le bouton « Ajouter » et saisissez un nom de rue, une commune et un département, validez et revenez au menu principal. 4 - Cliquez sur le bouton « Qualifier fichier » 5 - Cochez la case injecter l’adresse et lancez la qualification : les adresses de la rue que vous avez choisie vont défiler à l’écran. En version d’évaluation, elles ne seront pas enregistrées sur le disque de l’ordinateur. Voila, c’est très simple ! Si vous souhaitez approfondir notre logiciel, lisez la notice et surtout les applications qu’en font nos clients. PS : Si les adresses ne défilent pas à l’écran, alors qu'elles sont affichées sur la partie droite de l'écran "Pages Blanches", il y a de très fortes chances que cela provienne de votre système, en l'occurrence votre navigateur "Internet Explorer" doit être mis à jour. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL Qualification de Fichiers » plusieurs choix s’offrent à vous : - Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers créés. - Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses. - « Fermer » quitte l’application. Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à- dire, le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier ». Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un fichier. PAGE 10 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut sélectionner « DT_test_rues ». Si le fichier n’existe pas, vous devez le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ». Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en cours ». QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 11 Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur www.ditel.fr Nous avons mis sur notre site les fichiers Excel des rues des communes de tous les départements, y compris les Dom Tom. Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site www.ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client. Dans votre compte, cliquez sur le lien "Liste des fichiers de rues" et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran) Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous désirez travailler (en l’enregistrant sur le bureau, par exemple). PAGE 12 QUALIFICATION DE FICHIERS Lancez ensuite Ditel Qualif. Créez un fichier vide : "Gestion de Fichiers", "Nouveau", "rues_42", par exemple et validez : QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 13 Ouvrez le fichier rues_42 et cliquez sur Import PAGE 14 QUALIFICATION DE FICHIERS Choisissez le fichier Excel à importer (rues_42.xls dans notre exemple) QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 15 Positionnez les curseurs d’import : Dans notre exemple : Adresse : position 4 Code postal : position 5 ville : position 6 Cliquez sur "Importer" L’import des rues de votre département est terminé. PAGE 16 QUALIFICATION DE FICHIERS Donnez ensuite un nom de fichier de la commune à rechercher sur pages blanches : "Bonson" dans notre exemple Ouvrez le fichier "rues_42". Cliquez sur le bouton "Recopier". Dans le champ "Ville contient", donnez le nom de la commune à recopier ("BONSON" dans notre exemple) et le fichier destination (sélectionnez avec le "…" à droite du fichier) Cliquez sur "Recopier" QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 17 Votre fichier est renseigné avec les éléments "adresse", "code postal", "ville" qui sont indispensables à la recherche sur "Pages Blanches". Fermez le fichier et lancez la qualification. PAGE 18 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 19 Importation de la base de données des rues (remplace la méthode précédente d’import des fichiers rues) Pour simplifier le travail de nos clients, nous avons créé une base de données des rues de toutes les communes de France que vous pouvez importer dans le logiciel par département. Les noms de rues de toutes les communes de France classés par départements de France se trouvent sur votre espace client en format Excel pour les détenteurs de la version réelle. Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements de France se trouvant sur www.ditel.fr : Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des rues du département. Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site ditel.fr Connectez-vous sur votre espace client en vous identifiant comme pour les commandes avec votre adresse mail et votre mot de passe. Dans votre compte, cliquez sur le lien Liste des fichiers de rues et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran) PAGE 20 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous travaillez en l’enregistrant sur le bureau par exemple. Lancez ensuite le logiciel Ditel Qualif. Sélectionnez dans les fichiers annexes le bouton « Régions/Départ./Villes/Rues » QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 21 Le bouton "Importer" vous permet d’importer le fichier Excel du département que vous avez copié sur votre espace client. Les champs "rue", "code postal", "ville" se trouvent toujours dans les colonnes D, E et F du fichier Excel. PAGE 22 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton "Import XLS" vous permet de définir l’import de votre propre fichier des rues au Format Excel ; ceci est utile, par exemple, avec le fichier "Exavia" fourni par la poste Le bouton "Supprimer" vous permet de supprimer dans la base, toutes les rues d’un département ; pour alléger les fichiers de travail ou pour pouvoir réimporter un fichier mis à jour... QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 23 Pour créer votre fichier de recherche, vous employez toujours la même méthode : dans la fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton "Gestion fichiers". - Soit vous utilisez un fichier déjà existant (en "double-cliquant" sur le fichier choisi ou en appuyant sur "Sélectionner"), - soit, après avoir appuyé sur le bouton "Nouveau", vous donnez un nom de fichier de la commune ou de la région que vous souhaitez récupérer sur Pages Blanches. Dans notre exemple : "Bonson" PAGE 24 QUALIFICATION DE FICHIERS - Vous revenez sur l'écran principal. - Vous ouvrez le fichier (appui sur le bouton "Ouvrir fichier"), le fichier doit être vide. - Vous cliquez sur le menu du haut "Traitements" "Ajouter / rues" Vous cliquez sur la région "Rhône Alpes", puis sur le département "42", puis sur "BONSON", les rues s’affichent à droite de l’écran Avec la touche "Majuscules" ("shift") du clavier ou la commande contrôle + A, vous mettez en surbrillance toutes les lignes (rues) sur lesquelles vous voulez travailler, puis vous cliquez sur le bouton "Ajouter". QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 25 Votre fichier de recherche contient alors toutes les rues de la commune de Bonson, et vous pouvez lancer la qualification pour obtenir le fichier de tous les abonnés de la commune Si vous souhaitez créer un ensemble de communes, vous pouvez ajouter d’autres communes dans le même fichier de recherche. PAGE 26 QUALIFICATION DE FICHIERS Fermez le fichier et lancez la qualification. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 27 Vous récupérez alors toutes les personnes habitant la commune, les informations sont enregistrées dans un fichier "résultats" dont le nom reprend le nom du fichier d'origine auquel est rajouté le suffixe "_RES". Dans notre exemple, une fois la qualification terminée, le fichier d'origine s'appelle "DT_bonson" et le fichier des résultats s'appelle "DT_bonson_RES". PAGE 28 QUALIFICATION DE FICHIERS Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine. Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel. Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup) Dans Ditel Qualif, le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. : « DT_test_ditel_qualif » ). QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 29 - Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier" - Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel_origine.xls ». PAGE 30 QUALIFICATION DE FICHIERS - Cliquez sur "Ouvrir" - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0. Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import. Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la rubrique "Origine". QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 31 Dans notre exemple, le champ adresse concatène (ajoute / met côte à côte) les colonnes 10, 11 et 12 (J, K et L) du fichier Excel. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PAGE 32 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous obtenez l’écran suivant : Attention, si votre fichier Excel de base comporte le nom et le prénom dans le même champ vous devez obligatoirement séparer le nom du prénom. En effet, l’annuaire Internet exige que le nom et le prénom soient inscrits dans deux champs différents ; si l’on injecte le nom et le prénom dans le champ prévu pour le nom, on n’obtient aucune réponse. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 33 - Sélectionnez l’option "Séparation des prénoms" Ce traitement utilise une base de données de prénoms qui se trouve dans les « Fichiers annexes » ; vous pouvez, bien sûr, modifier, ajouter ou supprimer des prénoms. - Lancez le traitement extraction des prénoms PAGE 34 QUALIFICATION DE FICHIERS En fonction des prénoms contenus dans votre fichier prénoms et de la qualité de votre fichier de base, vous séparez un certain pourcentage de nom / prénom. Pour obtenir un fichier compatible avec l'annuaire (zone nom ne contenant que le nom), vous pouvez : • soit rajouter dans la base les prénoms, puis relancer le traitement d’extraction des prénoms, • soit modifier manuellement les fiches. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 35 Qualification du fichier Vous pouvez maintenant lancez le module "Qualifier fichier". Vous pouvez choisir de spécifier comme critères de recherche : - le prénom et l’adresse, si vous souhaitez des réponses exactes à 100%, - l’un des deux paramètres seulement, si vous souhaitez obtenir le maximum de réponses et utiliser ensuite les options de comparaisons de fichiers. Vous pouvez également opter pour l’enregistrement ou non des adresses « Opposées au Marketing direct ». Nous ne conseillons pas d’enregistrer les réponse approchées dans la cas d’une mise à jour de votre fichier Excel d’origine Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier d'adresses exportable au format Excel comprenant les champs suivants : "Nom", "adresse", "code postal", "localité", "téléphone", "fax", "portable", "adresse mail" (dans la mesure où ces champs sont renseignés), "date et heure" de capture, "nombre de fiches capturées". En recherche "par rue", Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les rubriques recherchées. PAGE 36 QUALIFICATION DE FICHIERS En qualification de fichier "adresse par adresse" le nombre d’adresses qualifiées est généralement compris entre 100 et 200 adresses à l’heure. Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des "Pages Blanches" permet : - d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran - de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture. L’icône « Afficher le bureau » de la barre d’outils « Lancement rapide » à droite du menu « démarrer » permet de réduire la fenêtre de capture. Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-dire que la barre de progression du chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche (raccourci clavier : touche F5). QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 37 Une fois la recherche terminée, revenez au menu principal de Ditel Qualification de fichiers. Ouvrez le fichier résultat Puis cliquez sur « normaliser puis sur dédoublonner PAGE 38 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis dé doublonner sur l’index d’origine cochez la case « Avec fusion des informations des fiches supprimées » ce qui permet de garder toutes les infos contenues dans les différents champs de l’enregistrement supprimé. Revenez au menu principal et sélectionner le fichier d’origine QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 39 Sélectionnez le menu traitement (menu du haut) puis mise à jour d'un fichier Excel Choisissez le fichier Excel à mettre à jour: Lancez la fusion de votre fichier résultat qualifié sur Pages Blanches avec votre fichier Excel d’origine en choisissant les champs à exporter : PAGE 40 QUALIFICATION DE FICHIERS Attention de bien avoir prévu les champs Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup sur votre fichier Excel d’origine pour pouvoir les renseigner en utilisant le code origine des fiches récupérées sur Pages Blanches La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre fichier Excel de base QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 41 Remarque nous avons ici qualifie le fichier Excel de base à partir d’un fichier qualifié sur pages blanches comportant tous les champs du fichier : Nom prénom adresse code postal ville Vous pouvez faire un deuxième passage sur pages blanches en qualifiant ave le nom adresse code postal ville sans utiliser le prénom de la personne ce qui nous donne plus de réponse mais moins de fiabilité si deux personnes u même nom habitent à la même adresse PAGE 42 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez encore faire un troisième passage en qualifiant uniquement sur nom prénom code postal ville sans tenir compte de l’adresse mais là vous risquez d’avoir des erreurs s sur la fiabilité des réponses QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 43 Manipulation des fichiers récupérés. Ouvrir fichier : Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel. Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en sélectionnant plusieurs fiches (selon la norme « Windows » : sélection par le pointeur souris en tenant enfoncée la flèche gauche des majuscules du clavier, ou en tenant appuyée la touche Ctrl pour sélectionner les fiches de manière unitaire). PAGE 44 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton « Normaliser » "Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la capture. N’oubliez pas de dé doublonner le fichier sur la nom ou le numéro de téléphone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 45 PAGE 46 QUALIFICATION DE FICHIERS Séparation des noms prénoms La séparation des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom en fonction des prénoms contenus dans le fichier de prénoms. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 47 L’option filtrage Vous pouvez vous créer votre propre fichier des motifs pour normaliser le champ adresse par exemple. Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le non et le prénom dans la zone « Nom ». Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel. Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés. PAGE 48 QUALIFICATION DE FICHIERS Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers existants. Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations. Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer des "sous fichiers" : Un contenant les fiches qui ont un nom de commune spécifique. Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc. A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de marketing par mèl, fax ou courrier. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 49 L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards. PAGE 50 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous pouvez également sélectionner les colonnes à exporter sous Excel si votre application demande à n’avoir qu’une partie des champs du tableau. Faites un clic droit sur le tableau et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez conserver pour l’export. En cliquant sur exporter la table vers Excel votre fichier Excel ne contiendra que les colonnes que vous avez sélectionnées. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 51 PAGE 52 QUALIFICATION DE FICHIERS La fonction « Compare et sépare » : Vous choisissez vos fichiers à comparer, puis vos critères de comparaison, là encore, il est préférable de normaliser le fichier avec des données en majuscules sur les champs de comparaison. Vous obtenez en sotie de comparaison 3 fichiers : A sans B : ce sont les fiches présentes dans le 1er fichier qui n’ont pas de concordance, d’après les critères choisis, dans le 2eme fichier. A et B : ce sont les fiches présentes à la fois dans le premier et dans le 2 me fichier. B sans A : ce sont les fiches présentes dans le 2 me fichier qui n’ont pas de concordance, dans le premier fichier Si vous avez crée des fichiers à 2 mois d’intervalle par exemple le fichier B sans A représentera les nouveaux venus sur le secteur. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 53 Sélection des propriétaires de maisons individuelles. Après avoir récupéré l’ensemble des abonnés au téléphone de la commune et après avoir séparé les noms prénoms et normalisé votre fichier Cliquez sur le titre de la colonne « Prénom » en haut du tableau, ce qui trie les prénoms par ordre alphabétique. PAGE 54 QUALIFICATION DE FICHIERS Mettez les lignes sans prénom en surbrillance (flèche majuscule gauche ou droite du clavier + sélection par la souris ou les flèches de déplacement) et supprimez les lignes sans prénom. Vous n’avez plus que les particuliers habitants la commune Dans l’option « normaliser » Dé doublonnez le fichier sur le téléphone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 55 Cliquez sur « Fermer » et revenez au menu principal. PAGE 56 QUALIFICATION DE FICHIERS Vous allez pouvoir séparé le fichier initial en deux sous fichiers correspondants à ceux qui habitant une maison individuelle c’est à dire qui sont seuls à l’adresse et habitat collectif ctd plusieurs personnes à la même adresse Cliquez sur Traitements et sélectionnez « Habitat individuel / collectif ». Le fichier Bonson_RES est séparé en deux fichiers les individuelles ctd habitant une maison et les collectifs. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 57 Il ne vous reste plus qu’à exploiter le fichier des personnes habitants une maison individuelle qui sont à 95% propriétaires de leur logement. Attention les personnes opposées au marketing sont clairement identifies dans le champ info : PAGE 58 QUALIFICATION DE FICHIERS Traitements des fichiers. Nous avons inclus plusieurs modules complémentaires de traitement sur les fichiers qui vous seront utiles en fonction de votre prospection : - âge des personnes en fonction de leur prénom, - revenus par rapport au lieu d'habitat, - nouveaux habitants du quartier par comparaison des fichiers capturés à deux dates différentes. Vous devez au préalable séparer le nom du prénom (module ouvrir fichier, normaliser) Le module extraction des prénoms vous permet de gérer vos propres critères de sélection en fonction de vos campagnes de marketing : Homme, femmes, Personnes âgées ou jeunes en fonction de l’histoire des prénoms (fichier des prénoms correspondant à des personnes âgées fourni avec le logiciel) Séparation du fichier d’une commune entre hommes et femmes Les champs nom prénom étant séparés en fonction de la base de données des prénoms fournie avec le logiciel (voir plus haut) QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 59 Vous pouvez séparer les hommes les femmes. Pour cela créez deux fichiers vides : test_commune_hommes et test_commune_femmes dans le menu gestion de fichiers, en cliquant sur nouveau. PAGE 60 QUALIFICATION DE FICHIERS Revenez au menu principal après avoir sélectionné votre fichier de travail DT_test_qualif Ouvrez le menu traitement et sélectionnez extraction prénoms QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 61 PAGE 62 QUALIFICATION DE FICHIERS Commençons par les hommes, le fichier à traiter est test_commune_RES le fichier résultat est test_commune_hommes (sélectionnez le avec le bouton … à droite de la ligne Fichier des résultats QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 63 Le bouton du milieu fichier des prénoms à extraire ouvre le tableau des prénoms En sélection 1 nous avons coché les prénoms masculins En sélection 2 les prénoms féminins En sélection 3 les prénoms anciens En sélection 4 colonne vide vous pouvez y sélectionner 1 seul prénom pour souhaiter la fête aux Daniel et Danielle le 11 décembre En sélection 5 tous les prénoms Attention de ne pas valider la case traitement colonne entière sinon vous sélectionnez ou désélectionnez toute la colonne et il faut tout re cocher manuellement (Vous pouvez bien sur importer vos propres fichiers Excel des prénoms, les fichiers Excel se trouvent dans le répertoire Ditel Qualif.) PAGE 64 QUALIFICATION DE FICHIERS Cochez la sélection colonne 1 (les hommes) et le champ prénom et lancez l’extraction bouton extraire fiche QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 65 PAGE 66 QUALIFICATION DE FICHIERS Recommencez la même opération avec le fichier test_commune_femmes en sélectionnant cette fois la colonne 2 QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 67 Vos deux fichiers hommes et femmes sont terminés Attention si des fiches hommes se retrouvent dans les femmes et vice versa vérifiez les cases cochés dans le fichier des prénoms à extraire. PAGE 68 QUALIFICATION DE FICHIERS Sélection des personnes âgées avec l’extraction de prénoms anciens : Nous avons mis par exemple les prénoms anciens en prénoms colonne 3. Vous avez au préalable crée un fichier vide ici test_prénoms_anciens. Vous lancez l’extraction en fonction de la colonne 3 qui contient le fichier des prénoms anciens. Attention au préalable de bien avoir normalisé vos fichiers. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 69 PAGE 70 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 71 Secteurs pour les agents commerciaux : Commencez par recopier les rues de la ou des communes sur lesquels vont travailler vos agents commerciaux à partir du fichier Excel des rues de votre département (fichier fourni avec l’achat du logiciel) PAGE 72 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquez sur le bouton Recopier donnez le nom de la commune à recopier et le fichier destination (sélectionnez avec le … a droite du fichier) Cliquez sur Recopier Sure le menu principal choisissez fichiers annexes rues QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 73 Vous cochez les rues par zone de prospection en vous aidant de mappy par exemple : PAGE 74 QUALIFICATION DE FICHIERS Et vous lancez la création des rues par zone bouton création FR après avoir crée un fichier vide pour chaque zone QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 75 Vous recommencez cette opération pour la zone 2 3 4 5 PAGE 76 QUALIFICATION DE FICHIERS Il ne reste plus qu’a lancer la création de fichier zone par zone pour votre prospection commerciale QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 77 PAGE 78 QUALIFICATION DE FICHIERS Le fichier résultat est directement exportable sous Excel pour vos commerciaux QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 79 PAGE 80 QUALIFICATION DE FICHIERS Importation d’un fichier ASCII à qualifier Vous pouvez importer dans « Ditel Qualif » votre propre fichier d’adresses au format Txt pour le qualifier. Lancez Ditel Qualif. Cliquez sur Gestion Fichier Créez un nouveau fichier test_commune par exemple Ouvrez ce fichier vide bouton ouvrir fichier QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 81 Cliquer Import (en bas à gauche) PAGE 82 QUALIFICATION DE FICHIERS Rechercher le fichier à importer : Fichier BONSON.txt, ne pas oublier de sélectionner dans « types de fichiers » fichiers texte (*.TXT). (Le fichier d’exemple de trouve dans le répertoire Ditel qualif) Le sélectionner puis cliquer « Ouvrir » Renseigner les champs suivants : « Adresse » « Code Postal » « Ville » Puis cocher : « Séparateur d’enregistrement » ~ CR « Séparateur des Champs » ~ TAB Cochez « Le code postal ne contient que des lettre ou des chiffres » Cliquer « Importer » Dans notre exemple l’adresse est en position 3 le code postal en 4 et la ville en 5 Vous pouvez faire varier la position des champs avec les petits curseurs de la première colonne Cliquez sur le bouton Importer QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 83 Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier TXT et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. PAGE 84 QUALIFICATION DE FICHIERS Si le fichier contient déjà des adresses cliquez sur le bouton Mise à zéro Cliquez ensuite sur le bouton Import Fermez la fenêtre et revenez au menu principal QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 85 Ouvrez le fichier ainsi crée pour corriger les anomalies éventuelles 1ere ligne à supprimer etc. Fermez cette fenêtre Vous pouvez alors lancer la Qualification de fichier PAGE 86 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 87 PAGE 88 QUALIFICATION DE FICHIERS Interface CRM EBP Ditel Qualification de Fichiers vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de votre CRM EBP Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes. Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP Lancer Ditel Qualif et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 89 Ouvrir ce fichier Cliquer sur le bouton EBP Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur - Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur - Nom de la base EBP - Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM - Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\) PAGE 90 QUALIFICATION DE FICHIERS Puis valider Cocher les cases correspondantes à votre travail Ici : - Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP) - Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel - Donnés à traiter : - Pistes Clients / Prospects - - Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 91 Cliquer sur OK Cliquer sur OK Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal PAGE 92 QUALIFICATION DE FICHIERS Cliquer sur le bouton Qualifier fichier Conseil : qualifiez vos fichiers à partir des champs nom adresse en enregistrant les opposés au marketing direct puisse que ce sont vos propres clients. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 93 Ditel Qualif se connecte sur Pages Blanches et recherche adresse par adresse les réponses En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser PAGE 94 QUALIFICATION DE FICHIERS De doublonner sur l’index d’origine Lancer la séparation nom prénom Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Sélectionner le fichier résultat (DT_Mise à jour Pistes EBP_RES) Cliquer sur Ouvrir fichier QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 95 Cliquer sur le bouton EBP Cocher la case Interface des données depuis le CRM vers Ditel Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées dans Ditel Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches PAGE 96 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 97 La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et les Comptes Fournisseurs PAGE 98 QUALIFICATION DE FICHIERS Les Utilitaires Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu « Utilitaires » ; L’option « Ré indexation » vous permet de remettre en état vos fichiers qui ont pu être détériorés lors d’une coupure de courant, par exemple. Généralement, si le fichier est endommagé, le programme vous envoie des messages d’erreurs vous demandant de ré indexer les fichiers. L’export Txt vous permet d’exporter tous les fichiers ‘adresses, paramètres… » au format "ASCII" et vous affranchir ainsi de certaines limitations du format Excel (limitation du nombre de fiches, export vers une application sous Linux etc.) Les paramètres de temporisation sont standards vous pouvez les augmenter si votre accès Internet est très lent. QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 99 PAGE 100 QUALIFICATION DE FICHIERS Export des fichiers en format texte ou CSV Selectionner le fichier résultat à exporter après l’avoir normalize Le fichier adresse à exporter sera toujours nomé Adr QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 101 Sur le tableau d’export choisissez le séparateur de Zone ici virgule pour l’extension CSV Puis séléctionnez les champs à exporter : Ouvrez le poste de travail, disque C: repertoire Ditel qualif et selectionnez le fichier ADR.CSV que vous pouvez renomer du nom de votre campagne d’appel avant de l’importer dans votre logiciel de call center. PAGE 102 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 103 Configuration d’Internet Explorer Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet Explorer. Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre navigateur Voici donc comment configurer Internet Explorer 1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) PAGE 104 QUALIFICATION DE FICHIERS QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 105 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent impérativement être cochées Ditel Nav est un logiciel de navigation automatique sur le web qui vous permet d'augmenter le référencement naturel de votre site et des mots clés qu'il contient en rapport avec votre activité et d'augmenter ainsi son positionnement. Vous vous retrouvez ainsi sur les premières pages des moteurs de recherche Google ou autre. Vous créez votre scénario de navigation sur le web comme vous le feriez manuellement. Une fois que vous avez défini le scénario son exécution est entièrement automatique et vous observez les résultats en une quinzaine de jours. Définition : Le référencement est l'ensemble des techniques qui permettent d'inscrire un site dans les moteurs de recherche ou dans les annuaires. Le référencement est souvent associé avec le positionnement qui, quant à lui, représente l'art d'améliorer la place du site dans les réponses fournies par les moteurs de recherche. Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les nouvelles versions incompatibles avec les anciennes. À Présentation: 2 Téléchargement 3 Installation 6 Utilisation 10 Prise en main rapide 15 Caractères spéciaux 16 Configuration Internet Explorer 18 Exemple concret Ditel NAVigation automatique NAVIGATION PAGE 2 NAVIGATION Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel Nav sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel Nav installé sur votre ordinateur: Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007 Marche à suivre(cas n° 3): Si vous avez une ancienne version Ditel Nav installé sur votre ordinateur (ctd. si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Nav) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program files, dans le répertoire Program files, sélectionnez DITEL NAV faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement NAVIGATION PAGE 3 Téléchargez ensuite Ditel Nav, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, Cliquez 2 fois sur DITEL NAV_Nav.MSI PAGE 4 NAVIGATION Cliquez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. Choisissez ensuite « installation standard » NAVIGATION PAGE 5 Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 NAVIGATION Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Nav Nav » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. DITEL_Nav.lnk ECRAN D’ACCUEIL Lors du lancement de « DITEL NAV Nav » le logiciel fonctionne en mode évaluation c'est à dire limité à l’exécution de trois boucles. Répondez non si vous n’avez pas acheté la licence du logiciel, sinon saisissez vos codes d’enregistrement Un seul écran s’affiche : c’est un émulation d’Internet Explorer dans laquelle vous allez construire votre Script. NAVIGATION PAGE 7 En haut se trouve: - Editer script : cet onglet va vous permettre de renseigner votre script. - Exécuter script : va lancer le script précédemment renseigné et vous permettre de remonter de façon automatisée dans le référencement. - Une case avec un chiffre : c’est le nombre de boucle effectuée, c'est-à-dire le nombre de fois ou le Script se répète. - La barre d’Adresse : contenant le nom du moteur de recherche sur lequel vous allez faire naviguer votre référencement. Par exemple : www.google.fr, www.msn.fr, etc. - » pour entrer sur le site de référencement sélectionné. Cliquez sur le bouton éditer script en haut à gauche PAGE 8 NAVIGATION La fenêtre de construction du script s’ouvre. Les flèches et vous permettent de sélectionner le Script en cours. 10 commandes (à saisir dans la colonne ordre) sont à votre disposition : - URL : renseignez l’adresse complète sur le moteur où va se porter votre référencement. - CLIC : vous devez donner l’abscisse et l’ordonnée du point ou va s’effectuer le clic. Ces coordonnées varient en fonction de la taille de votre écran (explications en page 11 de la notice). - TEMPO : vous créez une temporisation en centième de secondes qui va vous permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si vous consultiez le site. Cette temporisation est aléatoire. - PREC : pour aller sur la page précédente. - SUIV : pour aller sur la page suivante (s’il y a une page précédente). - TEXTE : vous mettez le ou les mots clés à rechercher : votre nom de site ou un ensemble de mots qui se rapportent à votre site (voir exemple en fin de notice). NAVIGATION PAGE 9 - GOTO : renvoie à la ligne demandée suivi du nombre de fois d’exécution du renvoi. - TAB : vous utilisez la commande TAB suivi du nombre de tabulation. - ENTRE : valide la touche entrée. - ALTF4 : va permettre de fermer la fenêtre en cours de visualisation, nous l’utilisons par exemple pour cliquer sur le blog de Ditel ce qui ouvre une fenêtre pop-up et la ligne suivante du script utilisant la commande ALTTF4 ferme le Blog ce qui fait qu’en cours d’utilisation du script celui-ci se ferme automatique s’il n’est plus sur le site Ditel. A chaque nouveau renseignement dans l’édition du script faire « F12 Enregistrer » (sur le bouton en bas à droite de la fenêtre « Editer script » non sur le clavier) pour enregistrer et revenir à la page principale. Lancez Exécuter Script pour vérifier la bonne position de vos clics PAGE 10 NAVIGATION Prise en main rapide du logiciel: Saisissez l’url du moteur de recherche www.google.fr par exemple N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 1 URL à renseigner url du moteur de recherche ou va porter votre référencement. Dans notre exemple www.google.fr N° Ordre Numérique 1 Num ériqu e 2 Texte Explication /Conseil 2 TEXTE à renseigner Texte sur lequel vous voulez positionner votre site Dans notre exemple logiciel de communication Ces mots doivent être contenus dans vos pages ou dans les mots clés de vos pages. Nous avons par exemple référencé les mots logiciels de communication et logiciel de communication (sans s) pour arriver en pages 1 de google URL / Adresse TEXTE NAVIGATION PAGE 11 Commande clic : La position du curseur ou votre souris va faire un clic : chiffres en bas à gauche de votre écran Conseil : après chaque commande clic mettez une commande tempo assez importante pour simuler la lecture de la page comme le ferai un internaute. (1000 2000 par exemple, ce qui arrête la consultation entre 10 et 20 secondes) Enregistrez votre script et lancez-le par le bouton exécuter pour vérifier au fur et à mesure sa cohérence et son bon fonctionnement. N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 3 CLIC abscisse à renseigner ordonnée à renseigner A chaque clic renseigner les nouvelles abscisses et ordonnées. Chiffres en bas à gauche de votre écran correspondant à la position de la souris. Dans notre exemple 417 205 Abscisse (X) : nombre à renseigner dans numérique 1 Ordonnée (Y) : nombre à renseigner dans numérique 2 Pour changer de page vous devez positionner un clic sur l’ascenseur, suivi d’une tempo puis un clic sur la page suivante également suivi d’une tempo *Lorsque votre site se trouve loin dans les pages, il faut créer un script qui va de page en page sans aller directement sur la page ou se trouve votre site, comme le ferai un internaute qui cherche quelque chose PAGE 12 NAVIGATION La commande Tempo : C’et une commande à ne jamais oublier entre chaque ligne C’est elle qui arrête le déroulement du script pendant une durée aléatoire comprise entre le temps donné en Numérique 1 et celui de Numérique 2. Attention de ne pas vouloir aller trop vite vous risqueriez d’être pris pour un robot qui scanne votre site et vous obtiendriez le résultat contraire à celui recherché : le dé référencement de votre site. N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil 4 TEMPO à renseigner à renseigner Vous permet de créer une temporisation aléatoire en centième de seconde qui va vous permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si vous consultiez le site. Pour cette raison, il est indispensable mettre une commande tempo après chaque clic Dans notre exemple 1000 2000 9 GOTO Ligne de renvoi de la commande Nombre de fois que la commande va être exécutée GOTO suivi d’un numéro de ligne en Numérique 1nous renvoie à la ligne demandée. En général en ligne 1 c'est-à-dire à la première page du script. En numérique 2 le nombre de fois que la commande goto va être exécutée Dans notre exemple 1 200 La commande GOTO est la dernière ligne votre script qui va boucler en revenant sur la ligne 1 suivi du nombre de fois que votre script va été exécuté Conseil commencez doucement si votre site n’est pas souvent consulté par ailleurs . Une fois ces renseignements saisis, il vous reste à exécuter votre Script, bouton « Exécuter script » en haut à gauche et à observer les résultats sur votre référencement naturel. Conseil : lancez vos scripts sur plusieurs moteurs : il n’y a pas que google su le net NAVIGATION PAGE 13 Vous découvrirez vite toutes les astuces que vous permettent les 10 commandes. Les boutons du bas « Quitter » « Insérer » « Supprimer » « Monter » « Descendre » « Enregistrer » parlent d’eux même. Ce sont eux qui vous permettent de naviguer dans votre Script et de l’enregistrer. Enregistrement des Scripts Nous avons prévu d’enregistrer les différents Scripts de navigation mais ces Scripts varient en permanence en fonction du référencement de vos mots clés. Vous devez surveiller votre navigation automatique pour ne pas référencer un concurrent !!! Si vous souhaitez conserver un Script, vous devez faire un Export Excel du Script en question ce qui vous permet d’importer vos différents Script sur un Script unique ou de créer vos Scripts sous Excel ATTENTION : vérifier régulièrement que le script s’effectue au bon endroit. Il serait dommage que votre référencement ayant évolué dans son emplacement, le clic finisse par se faire sur un concurrent. 1 Vous pouvez remonter le référencement de votre site soit par son nom et /ou par mots clefs, à condition qu’ils soient dans votre site web, pour cela vérifier ainsi : Sur votre site allez dans « affichage » puis cliquez « source ». PAGE 14 NAVIGATION Apparaît alors le script de votre site avec ses mots clefs. Attention : Tout mot clef n’apparaissant pas sur ce script aura peu de chance d’être référencé dans le moteur de recherche. NAVIGATION PAGE 15 Caractères spéciaux Pour certaines applications vous pouvez avoir besoin d’utiliser des caractères spéciaux dans votre texte. Pour ne pas compliquer l’utilisation du logiciel nous avons masqué ce menu. Pour l’activer : Appuyer sur shift et sous le ? du menu principal de Ditel Nav Navigation cliquez sur A propos pour activer le module paramètres Mettre 1 à la place de 0 sur la ligne ASC pour faire apparaître les caractères spéciaux. PAGE 16 NAVIGATION Configuration d’Internet Explorer Téléchargez la mise à jour d’internet explorer puis : - Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet (cf. ci-dessous) NAVIGATION PAGE 17 Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé… Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des sripts doivent impérativement être cochées PAGE 18 NAVIGATION Exemple Concret Dans notre exemple la résolution de l’écran est de 1600 par 900 pixels Nous allons construire le script de navigation correspondant à la recherche que nous voulons référencer Cliquez sur Editer Script (F12) NAVIGATION PAGE 19 La grille de saisie du premier script s’affiche avec les commandes les plus courantes dans l’aide du bas de tableau (vous pouvez enregistrer plusieurs scripts mais un seul est »joué » à la fois) La première ligne sera toujours l’url du moteur de recherche sur lequel nous allons travailler (Yahoo MSN Google etc.) Dans cet exemple nous travaillons sur Google, nous saisissons donc sur la première ligne la commande U et le texte www.google.fr PAGE 20 NAVIGATION Vous pouvez déjà Enregistrer ce script (F12) et cliquer sur Exécuter script pour le lancer Revenez sur le menu Editer Script La deuxième ligne va être la commande M Tempo c’est une commande très importante car c’est elle qui détermine combien de temps la page consultée va NAVIGATION PAGE 21 rester affichée ici 100 500 laissera affiché la page de façon aléatoire entre une et cinq secondes La troisième ligne contient le texte à rechercher : dans notre exemple « logiciel d’envoi en nombre de mails » La quatrième ligne est une Tempo de 1000 2000 soit 10 à 20 secondes qui laissent à l’internaute le temps de lire le résultat de sa recherche PAGE 22 NAVIGATION A ce stade cliquez sur Enregistrer (F12) et lancez l’exécution du script (Bouton Exécuter Script en haut à gauche) pour bien comprendre le fonctionnement de Ditel Navigation en voyant le résultat des quatre premières lignes saisies NAVIGATION PAGE 23 Il faut maintenant trouver ou se troue le site que vous souhaitez référencer avec les mots recherchés. Dans cet exemple simple le site Ditel se trouve en première page. Il faut donc aller cliquer sur le site PAGE 24 NAVIGATION Vous avez sans doute remarqué que sur l’écran de Ditel Navigation se trouve une ligne en bas à gauche : Positon de la souris X et Y avec deux valeurs pour X et Y qui varient en fonction de l’endroit ou vous mettez votre souris sur l’écran. C’est cette valeur qui va déterminé la position du clic Dans notre exemple nous devons descendre l’ascenseur pour voir le site Ditel car le site se trouve en bas de page En positionnant la souris sur l’ascenseur en bas à gauche nous notons les valeurs X 1569 et Y 723 En cinquième ligne nous saisissons la position du clic 1569 723 suivi d’une courte tempo 100 300 (il est important de toujours mettre une commande Tempo entre chaque ligne de construction du script car ce sont ces tempos aléatoires qui vont rendre votre script complètement transparent pour les navigateurs car vous simulez la recherche manuelle d’un internaute) NAVIGATION PAGE 25 Un clic ne suffit pas à faire descendre la page jusqu’en bas vous rajoutez donc plusieurs fois la commande clic toujours en séparent chaque ligne d’une courte tempo pour arriver en bas de page PAGE 26 NAVIGATION Enregistrez votre script et lancez le pour vérifier le résultat : vos trois clics successifs vous amènent en bas de page et le site Ditel apparait (Nb si le site n’est pas en première page il faut faire un clic sur page suivante jusqu'à que vous trouviez le site correspondant aux mots clés recherchés… petit jeu de patience qu’il vaut mieux faire directement sur votre navigateur avant de lancer Ditel Navigation) Toujours se rappeler qu’il faut rechercher comme le ferait un internaute et donc prendre le temps de passer les pages les unes après les autres NAVIGATION PAGE 27 Une fois le site trouvé positionne le clic sur votre site :ligne 11 clic 211 300 suivi d’une logue tempo de 15 à 20 secondes (un internaute prend le temps de lire le résultat de sa recherche) PAGE 28 NAVIGATION La vous arrivez sur le site à booster par rapport aux mots clés recherchés. Il va falloir passer un peu de temps à naviguer sur le site et donc continuer à saisir votre script mais rassurez vous une fois votre site terminé vous pouvez l’enregistrer sous Excel et le réutiliser pour référencer d’autre mots clés (Vous aves des exemples Excel que vous pouvez importer à partir du répertoire C:\DITEL) Bien vous naviguez sur votre site mais au bout de quelques temps sa position varie et comme vous n’êtes pas là à surveillez le Script de navigation il faut qu’il s’arrête quand vous n’êtes plus sur votre site La commande ALTF4 (A) va être très utile (rappel la commande ALTF4 sous Windows ferme la fenêtre en cours) Nous allons donc aller cliquer sur le blog de Ditel (ou sur une page en pop-up de votre site et la fermer par ALTF4 ce qui fait que quand Ditel Navigation ne sera plus sur le bon site : le votre, il se fermera automatiquement NAVIGATION PAGE 29 La commande P pour Précédent vous permet de revenir sur votre consultation PAGE 30 NAVIGATION Et enfin la dernière ligne de votre script la commande G GOTO vous renvoi à la ligne 1 Dans la colonne numérique 2 vous précisez le nombre de fois que votre script va être joué (conseil : au début commencez modestement : 50 visites par jour pour un site inconnu est un chiffre raisonnable) Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la gestion des données et l’accès direct à l’information. Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées, contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients : - dates de prises de contacts - planning des prospects à relancer - le planning des appels Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les contacts sur votre force de vente Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un temps précieux. Principales fonctionnalités : Base unique pour tous les contacts. Accès à l'info par toutes les rubriques. Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du réseau (appelé en informatique architecture client serveur). Import export Excel de tout ou partie de la base. Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche client. Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows depuis la fiche client. Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client. Impression papier de la fiche client. etc... Présentation : 2 Téléchargement 3 Installation 6 Ecran d’accueil 7 Paramétrage 15 Utilitaires 18 Utilisation de Ditel Prospect 21 Importation d’un fichier Excel de vos prospects 23 Importation directe d’un fichier Ditel dans vos prospects 24 Visu des infos juridiques sur Score3 36 L’export de vos données 39 Options d’interface avec d’autres logiciels 42 Utilisation avec contrôle des Utilisateurs 46 Procédure d’installation en client Serveur PROSPECTION CLIENTS PROSPECT PAGE 2 PROSPECT Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n° 1): Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « ouvrir » ou « exécuter ». L’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement Marche à suivre(cas n° 2): Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur: Rendez-vous sur notre site www.ditel.fr rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel avec l’icône située sur le bureau et saisissez vos codes d’enregistrement. Marche à suivre(cas n° 3): Attention d’avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d’utiliser cette option. Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) : Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Prospect. Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement PROSPECT PAGE 3 Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre cidessus, appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation. PAGE 4 PROSPECT Choisissez « suivant » Choisissez « Standard » PROSPECT PAGE 5 Choisissez « Installer » Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Prospect » par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer. PAGE 6 PROSPECT ECRAN D’ACCUEIL Le menu principal comprend 5 boutons. Avant de commencer à travailler sur le logiciel, il faut paramétrer Ditel Prospect en fonction de votre activité commerciale. PROSPECT PAGE 7 Paramétrage de Ditel Prospect Ouvrez le menu « Fichiers ». « Clients » : c’est votre fichier client prospect accessible également par le premier bouton « Fichiers clients » nous y reviendrons dans la suite de la notice. PAGE 8 PROSPECT Configuration Imprimanre Vous sélectionnez l’imprimante connectée à votre ordinateur ou sur le réseau ou imprimer dans un document PDF PROSPECT PAGE 9 Pays Contient la base de données de tous les pays + un jeu « Villes et codes postaux » : contient la base de données de tous les codes postaux de France et des noms de ville associés (c’est une aide à la saisie pour éviter les erreurs). PAGE 10 PROSPECT « Commerciaux » : vous devez affecter un code à chacun de vos commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs contacts s’ils le désirent. « Qualité » : vous renseignez la liste des qualités en fonction de votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc. PROSPECT PAGE 11 « Règlement » : vous renseignez les modes de règlement. « Qualifications »: inspiré du « SPANCO », la liste des qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de votre négociation. PAGE 12 PROSPECT « Type actions » : les actions vous servent à définir pour chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts. « TVA » : les codes TVA sont des données comptables pour relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple. PROSPECT PAGE 13 « Produits » : les produits sont vos articles à la vente si vous gérez des produits ou des types d’affaires si vous êtes dans l’immobilier par exemple « Alarme » : se sont les différents signaux sonores que vous allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts à relancer chaque matin. PAGE 14 PROSPECT Le paramétrage est un peu long au départ, mais toutes les données sont essentielles pour une bonne gestion de votre activité commerciale. Chacun doit réfléchir en fo nction de son organisation. PROSPECT PAGE 15 Le menu « Utilitaires » « Ré indexation » : en cas de problèmes sur vos fichiers (messages d’erreur) vous devez réindexer vos fichiers, suite à une coupure de courant par exemple. PAGE 16 PROSPECT « Sauvegarde » : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\Program Files. « Export Import » : vous permet d’exporter ou d’importer vos fichiers en format texte vers d’autres applications (réservé à votre service informatique). PROSPECT PAGE 17 « Paramétrages » : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par exemple de masquer ou d’afficher certaines fonctions : utilisation ou non de certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité commerciale. Pensez à modifier les libellés des champs libres qui apparaitront sur la fiche client. Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela facilite grandement son utilisation par la suite. Utilisation en mode contrôle des utilisateurs cf. page 35 si vous souhaitez activer la gestion du contrôle des utilisateurs et le verrouillage de la fiche client. PAGE 18 PROSPECT Utilisation de Ditel Prospect Menu Principal Ce sont les 5 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients. PROSPECT PAGE 19 « Fichier Clients » : c’est ce que vous avez en permanence sous les yeux. Il contient l’ensemble de vos contacts : Le haut du tableau est le module recherche, c’est le cœur de votre activité. Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels. Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici « monsieur Dupont », vous tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond avec un t ou un d à la fin ? Chaque commercial peut mettre son code s’il ne veut travailler que sur ses fiches. Vous pouvez connaître vos prospects par n’importe lequel des critères de recherche que vous avez définie. PAGE 20 PROSPECT Vous pouvez saisir manuellement vos prospects au fur et à mesure des négociations Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects « Import XLS » : importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel. - Pour importer les données provenant d’Excel - Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer. - Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel. - Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. - Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer » PROSPECT PAGE 21 Exemple d’import d’un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro Vous pouvez saisir directement sur le tableau d’imprtation les libellés des champs qui ne sont pas dans votre fichier excel à importer Par exmple : Code règlement C pour comptant Code commercial A pour Admistrateur Qualification 0 pour Suspect Code qualité P par exemple Vous pourez bien sure modifier ces codes sur chacune des fiches prospects au fur et à mesure de votre travail commercial PAGE 22 PROSPECT PROSPECT PAGE 23 Importation d’un fichier issue de Ditel Capture Pro ou de Ditel Qualif ou Ditel Qualif Pro dans vos prospects Cliquez Sur le bouton Import Ditel Sélectionnez le répertoire ou se trouve le fichier Ditel à importer : PAGE 24 PROSPECT Définissez les différentes rubriques d’importation Et lancez l’import PROSPECT PAGE 25 Vos fiches prospect sont directement renseignées avec les fichiers issus de Ditel Qualif Pro par exemple : PAGE 26 PROSPECT Mais le plus important est l’aspect avancement de vos négociations inspiré du « SPANCO ». Le SPANCO est l’historique complet de chaque étape de la prospection : S uspect : l’ensemble des relations possibles P rospect : une demande, une info, un contact extérieur A ction : prise en compte de la demande N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre C onclusion : la concrétisation de la vente O rdre : son règlement comptable PROSPECT PAGE 27 Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation. Les boutons du bas de la fiche vous permettent : « Modifier » : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la modifier. « Nouveau » : vous enregistre un nouveau prospect. « Supprimer » : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance. « Calendrier » : donne accès directement à l’agenda. « Fermer » : ferme l’application, vous revenez au menu principal. PAGE 28 PROSPECT La fiche client Elle contient l’ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont propres à votre activité : « Général » : c’est une vue globale de la fiche client. PROSPECT PAGE 29 Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score 3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client PAGE 30 PROSPECT « Livraison » : permet de renseigner le lieu de livraison (surtout s’il est différent des coordonnées générales). « Contacts » : permet de renseigner les données personnels des contacts. PROSPECT PAGE 31 « Infos Financières » PAGE 32 PROSPECT « Infos commerciales » : permet de renseigner un résumé de vos conversations ou un copié collé d’un document reçu par mail par exemple. PROSPECT PAGE 33 « Action » : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche action : facture, contrat etc. Impression : Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier. PAGE 34 PROSPECT L’agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée : Rendez-vous, appel téléphonique etc. Vous devez bien sur avoir noté pour chaque prospect l’action à mener : PROSPECT PAGE 35 Le bouton « Non terminés » vous rappel les actions non terminées à ce jour. Le bouton « En retard » vous rappel les actions en retard à ce jour. PAGE 36 PROSPECT L’export de vos données : Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers Excel ces fiches Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n’avez pas besoin de toute la fiche PROSPECT PAGE 37 PAGE 38 PROSPECT Ici par exemple nous n’avons exporté que cette partie du fichier client pour par exemple réaliser un mailing PROSPECT PAGE 39 Les options d’interfaçage avec d’ autres logiciels : Les « Options » sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel. Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu’à partir de votre fichier vous pouvez décider d’exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d’appels téléphoniques automatiques en cas d’urgence PAGE 40 PROSPECT Le menu « ? » Enregistrement : Contient le nom du possesseur du logiciel L’à propos vous informe sur la version du logiciel PROSPECT PAGE 41 La présente notice se trouve également sous ce « ? » PAGE 42 PROSPECT Utilisation en mode contrôle des utilisateurs Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'est- à-dire que chaque utilisateur à accès à l’ensemble des fiches contacts, certains clients nous ont demandé que l’information sur les contacts ne soit visible que sur le code du commercial, les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa base. Ces fonctionnalités sont gérées par l’administrateur de la base de données Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le menu paramètres L’option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l’utilisateur de ne pas effacer par inadvertance une fiche client. PROSPECT PAGE 43 L’option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal PAGE 44 PROSPECT Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des opérations que peut effectuer le commercial. Le groupe A étant réservé à l’administrateur du logiciel. PROSPECT PAGE 45 L’administrateur défini les droits d’accès de chaque utilisateur en fonction du groupe auquel il appartient. Une fois ce paramétrage effectue l’administrateur défini un mot de passe pour luimême et pour chaque commercial PAGE 46 PROSPECT Procédure d’installation Ditel Prospect en Client Serveur 1 – télécharger le logiciel sur le poste serveur à partir de l’url : http://www.ditel.fr/ftp/DITEL_Prospect.MSI.zip 2_ sur le serveur partagez le dossier C:\ DITEL_Prospect Click droit > propriétés > partage 3- sur chaque poste du réseau ouvrir « Favoris réseau » Accédez sur le serveur au répertoire \\Serveurdell\c\ditel_prospect PROSPECT PAGE 47 4- Faite un clic droit su le programme DITEL_Prospect.exe et choisissez > envoyer vers > Bureau (créer un raccourci) PAGE 48 PROSPECT 5- Faites un clic droit sur le raccourci ainsi crée et mettez un no de 1 à 9 pour chacun des postes sur la ligne cible exemple : \\Serveurdell\c\DITEL\DITEL_Prospect.exe 3 C’est terminé chaque poste client connecté au serveur partage les mêmes données E M DI NV MES ITEL PHON VOI SSAG NING VOIP EN GES P La ver vos me enregi autom L'impo Excel Princip -Impor -Dé do -Perso -Détec -Détec -jusqu -Gestio -Gestio -Histor Avert nou Présen NO S AU rsion Phon essages a strez un m atique à to ortation de pales fonct rt d'une ba oublonnage onnalisatio ction vocale ction de tou ’à 256 lign on d'une li on d'un pla rique des e tissement uvelles ver ntation OMB UDIO ing VOIP d udio de faç message Vo ous les con vos donné tionnalités se de don e des adre n du mess e du corre uches « ré es télépho ste d’adres anning des envois : Nos logic rsions inco : BRE O de Ditel vo çon autom ocal et vou ntacts de v ées se fait : nées Exce esses sage spondant ponse » du oniques (co sses brûlée s envois ciels évolue mpatibles DE ous permet matique. Vo us le diffus votre fichier directeme el u correspo omptes SIP es ent rendan avec les a t d'envoyer ous ez de faço r d’adresse nt au form ondant P) nt parfois le anciennes. r on es at es PAGE 2 PHONING Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes : Marche à suivre (cas n°1) : Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur : - rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits", - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°2) : Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur : - cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur, - sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel. - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. Marche à suivre (cas n°3) : Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) : - Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel_Phoning. - Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer". - une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits" - sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter", - choisissez "standard" pour l'installation - Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance. - Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation. PHONING PAGE 3 Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci a bloqué cette fonction. Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de votre accès Internet. PAGE 4 PHONING A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation. PHONING PAGE 5 Choisissez ensuite « Installation standard » Puis cliquez sur installer PAGE 6 PHONING Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2). Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par PHONING PAGE 7 l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur. Lancement de Ditel Phoning VOIP Vous devez lancer Ditel Phoning en mode administrateur. Pour cela, il y a 2 techniques : - Soit à chaque fois vous faites un « clique droit », et vous cliquez sur « exécuter en mode administrateur ». -soit une fois pour toutes, faites un « clic droit » sur le raccourci, puis « Propriétés », puis « compatibilité ». Cocher « Exécuter ce programme en tant qu’administrateur », puis « appliquer ». Ditel_Phoning.lnk PAGE 8 PHONING PHONING PAGE 9 ECRAN D’ACCUEIL Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes. PAGE 10 PHONING 1-1 - Généralités DITEL Phoning VOIP fonctionne avec tout lien ADSL. Le maximum de comptes SIP est de 256, mais la puissance du PC supportant le logiciel et le débit ADSL limitent le nombre de comptes exploitables. DITEL Phoning VOIP nécessite : - Un PC sous Windows 7 64 bits, toutes versions, - 4 Gb de mémoire, - Un processeur Intel i3 à 3 GHz pour les installations légères, ou équivalent, - Un processeur Intel i7 à 2.6 GHz ou plus pour les installations plus lourdes, ou équivalent, - Une carte son intégrée ou non (facultatif), - Un micro pour l’enregistrement des messages audio (facultatif), - Un lien ADSL haut débit en Upload. DITEL Phoning VOIP n’est pas compatible avec le fournisseur SIP keyyo. PHONING PAGE 11 1-2 - Ecran d’accueil Au lancement de DITEL Phoning VOIP, un message de succès doit s’afficher. Cliquer sur « OK ». Si ce n’est pas le cas, c’est que vous n’avez pas copié manuellement le fichier GTSIPCtrl.ocx dans le répertoire c:\windows\syswov64. Faites le avant tout lancement du programme. PAGE 12 PHONING Lors du lancement de DITEL Phoning VOIP, plusieurs choix s’offrent à vous : Fichier en Cours : - permet de sélectionner le fichier contenant les numéros de téléphone à appeler. - permet la visualisation des données du fichier déjà sélectionné, et éventuellement la modification de ces données. PHONING PAGE 13 Message Audio : - Pour sélectionner le fichier audio, cliquer dans le champs « Message Audio » ou sur « Choisir Message. Le gestionnaire de fichier s’ouvre. Le message peut être enregistré à partir de DITEL Phoning VOIP ou de tout autre logiciel audio. Le format audio d’enregistrement est impérativement le PCM mono 16 bits 8000 Hz, et le format de fichier est « WAV ». Bouton Gestion Messages : - Dirige vers l’écran de gestion des messages audio PAGE 14 PHONING - Cliquer dans ce champ pour sélectionner le périphérique d’enregistrement du message audio. - Voici les différentes commandes de la page «Gestion Messages ». Pour écouter le massage, faire un Test d’appel téléphonique en VOIP. « Ecouter en VOIP » vous dirige directement vers la page de test. PHONING PAGE 15 Bouton Configuration : Les comptes SIP doivent être configurés au préalable dans DITEL Phoning VOIP. En général, « Display Name », « User Name » et « Authorization Name » sont identiques. Si votre fournisseur ne vous donne que le « Proxy », utilisez cette valeur pour « Domain ». Certains fournisseurs n’utilisent pas de « proxy ». Vous pouvez entrer autant que comptes SIP que votre licence le permet. PAGE 16 PHONING - Chaque ligne peut être testée réellement par appel téléphonique vers le numéro saisi dans le champ « Tél. de test ». La sélection de la ligne est effectuée en cliquant dessus dans le tableau récapitulatif des comptes SIP. Bouton Programmation Phoning : - Dirige vers l’écran de gestion de la programmation des envois. PHONING PAGE 17 - Le premier groupe de fonctions permet la sélection ou la suppression des fichiers de numéros à appeler, ainsi que leur ordre de traitement. Il indique les données de programmation des envois (nom du fichier, date, jour, heure, début et fin). - « Appliquer » mémorise la programmation mais ne l’active pas. - Le deuxième groupe regroupe certaines informations telles que le nombre de lignes téléphoniques sélectionnées, le préfixe de numérotation éventuel, et le nombre d’appels en attente de traitement. Le nombre maximum d’essais d’appel par numéro doit être saisi dans le champ adéquat. PAGE 18 PHONING - Accède au récapitulatif des paramètres de programmation mémorisés pour les envois détaillés par numéro de téléphone : date de début et de fin, heure de début et de fin, etc. La modification de ces paramètres se fait après appui sur le bouton « Modif. ». - Accède à l’historique des envois Bouton Activer Phoning Programmé : - Affiche l’écran de monitoring des appels, et attends l’heure de début programmée. Pour des raisons de confort des correspondants, une programmation est limitée à une plage horaire de 0 heures à 23 heures 59 minutes. DITEL Phoning VOIP permet ainsi d’éviter tout dérangement nocturne des numéros appelés. AVERTISSEMENT : La programmation ne devient effective qu’après son activation par ce bouton ! PHONING PAGE 19 Bouton Phoning Urgent Immédiat : Cette fonction traite un fichier sans aucune programmation. Le début des appels est immédiat. Un nouveau fichier est créé automatiquement et son nom est composé de "Direct_" suivi du nom du fichier d’origine. Cela permet de ne pas interférer sur une programmation existante. Le nombre de tentatives d’appels par numéro de téléphone est programmable. ATTENTION ! Dans ce mode d’envoi, il n’y a pas de contrôle de l’heure d’envoi. Des appels nocturnes intempestifs peuvent être émis et causer de graves dérangements auprès des correspondants. PAGE 20 PHONING En cas d’arrêt volontaire de l’envoi direct, celui peut être repris sans rappel des numéros déjà traités. Vous avez accès à l’historique des envois. Ecran de Monitoring : PHONING PAGE 21 - La barre de titre indique la charge globale du processeur - Pour chaque ligne téléphonique, le nom de la ligne et l’action en cours sont indiqués dans un cadre. Une icône permet de visualiser les événements et l’état de la ligne. - Pour un nombre important de lignes, qui ne peuvent pas toutes être représentées dans un seul écran de monitoring, plusieurs écrans sont créés. Ils défilent successivement en appuyant sur les flèches qui apparaissent. Fonctions diverses de DITEL Phoning VOIP : DITEL Phoning VOIP dispose de nombreuses autres fonctions de gestion des fichiers, d’édition des données, d’importation et d’exportation au format Excel, l’accès aux fichiers des numéros « brulés » (personnes ne souhaitant plus être appelées), ainsi qu’une table de correspondance entre le nom de toutes les villes de France et leur code postal. La fonction d’impression est disponible. La ré-indexation d’un fichier est possible. Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez simplement vos immobilisations, du calcul des amortissements jusqu’à l’inventaire. Immobilisations Vous obtenez automatiquement le plan d’amortissements. Gérez simplement votre crédit-bail. NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • Obtenez automatiquement vos tableaux d’amortissements. • Effectuez l’inventaire de vos immobilisations pour payer moins de taxe professionnelle. • Accédez en un clic aux informations sur vos immobilisations (factures, valeur…). • Identifiez tout votre matériel à l’aide des étiquettes code-barres. 8 bonnes raisons de choisir Ciel Immobilisations • Gérez automatiquement tous les cas de figure (cession, mise au rebut…). • Simplifiez vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Vous savez quel est le coût de vos immobilisations grâce aux états et graphiques. • Transférez en quelques clics les écritures d’amortissement dans Ciel Compta. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle (CET) • Inventaire par lecture optique des étiquettes codes-barres les du logiciel • Localisation pour faciliter les inventaires • Simulation d’achat d’immobilisations • Impression des étiquettes codes-barres 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Gestion des immobilisations • Nombre illimité de dossiers (par année, par société...) • Gestion d’exercices de durées variables, modifiables en cours de période • Historique de l’immobilisation (fournisseur, montant de cession, acheteur…) • Photo de l’immobilisation intégrée pour les justificatifs des assurances • Ajouts de commentaires pour une immobilisation (caractéristiques, problèmes techniques...) • Calculs sur 360 ou 365 jours (avec taux linéaire en jours) • Distinction entre la date d’achat et celle de mise en service • Prise en compte de l’amortissement linéaire, dégressif, exceptionnel, dérogatoire, fiscal • Gestion des immobilisations par lot • Gestion des sorties, cessions partielles, virements de poste à poste... • Reprise des fiches d’immobilisations déjà totalement ou partiellement amorties • Gestion fiscale : calcul des amortissements fiscaux, réintégrations fiscales, plus ou moins values de cession • Gestion prévisionnelle : simulations à une date choisie de la valeur du parc, des amortissements et des dotations • Calcul de la TVA à reverser • Définition de filtres automatiques (liste immobilisations à un endroit, liste des PC...) Inventaire • Inventaire physique par localisation • Regroupement des fiches par famille et code analytique • Edition d’étiquettes codes-barres pour lecture optique ou saisie manuelle • Editions des différences entre l’emplacement théorique et l’inventaire physique Editions • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Fiches d’immobilisations • Edition préparatoire des états 2054 et 2055 • Plan d’amortissement, édition des écritures de dotations (mensuelles ou annuelles) • Etat des plus ou moins values à court ou long terme, des réintégrations fiscales • Etat mensuel de TVA à reverser Echange de données • Exportation des écritures de dotations vers Ciel Compta • Envoi des éditions par e-mail (PDF), vers MS Word© ou MS Excel© • Exports des données en ASCII, TXT, DBF, XML… Aides • Aide en ligne, Société Exemple pour s’entraîner, manuel au format électronique et papier Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Immobilisations CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 2 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 3 Ce cahier d’exercices est destiné aux utilisateurs de l’ SOMMAIRE 1. PRÉAMBULE ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5 2. SOCIÉTÉ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7 2.1 Création et configuration du dossier ______________________________________________________________________________________________________________8 3. FICHIERS DE BASE _________________________________________________________________________________________________________________________________11 3.1 Introduction _____________________________________________________________________________________________________________________________________________12 3.2 Les informations bancaires __________________________________________________________________________________________________________________________12 3.3 Les fichiers articles _____________________________________________________________________________________________________________________________________12 3.4 Fournisseurs, représentants, clients ________________________________________________________________________________________________________________14 3.5 Les bases comptables _________________________________________________________________________________________________________________________________16 4. LA FACTURATION ___________________________________________________________________________________________________________________________________19 4.1 La gestion des achats __________________________________________________________________________________________________________________________________20 4.2 La saisie des ventes ____________________________________________________________________________________________________________________________________21 4.3 Le lien comptable ______________________________________________________________________________________________________________________________________26 5. LA COMPTABILITE __________________________________________________________________________________________________________________________________29 5.1 La balance d’ouverture ________________________________________________________________________________________________________________________________30 5.2 Saisie des achats ________________________________________________________________________________________________________________________________________31 5.3 Saisie des paiements __________________________________________________________________________________________________________________________________33 5.4 Autres mouvements comptables ___________________________________________________________________________________________________________________34 5.5 Les modèles d’écritures _______________________________________________________________________________________________________________________________35 5.6 Intéraction comptabilité facturation ______________________________________________________________________________________________________________35 6. LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES ______________________________________________________________________________________________________37 6.1 Les traitements comptables _________________________________________________________________________________________________________________________38 6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale _____________________________________________________________________________________________________40 7. LES ÉDITIONS __________________________________________________________________________________________________________________________________________43 7.1 Les éditions commerciales ___________________________________________________________________________________________________________________________44 7.2 Les éditions comptables ______________________________________________________________________________________________________________________________44 LES RÉPONSES _____________________________________________________________________________________________________________________________________________47 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 4 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 1. PRÉAMBULE L’INTÉGRALE DE GESTION CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un logiciel destiné aux enseignants souhaitant former leurs élèves avec un seul et même logiciel à la gestion commerciale et à la comptabilité. Ce cahier d’exercices est destiné à des utilisateurs qui découvrent ce logiciel. Afin de réaliser l’ensemble des exercices qui vont suivre, vous devez vous considérer comme étant un comptable ou un responsable d’entreprise dont le travail quotidien est d’enregistrer toutes les opérations commerciales et comptables réalisées au sein de cette entreprise. Des définitions seront données mais il s’agit de rappels de notions comptables et commerciales que vous devez déjà connaître. Afin de faciliter l’utilisation de ce cahier, nous avons indiqué les années avec la notion d’année N. Bon apprentissage ! 6 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 2. SOCIÉTÉ Créer et paramétrer votre société Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 8 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 2.1 Création et configuration du dossier Voici la fiche signalétique de la société. Raison sociale INFOSTORE Forme juridique S.A.R.L. Capital 38 112E Adresse 15 Boulevard Jean Jaurès Code postal Ville 94000 Créteil Téléphone 01.48.48.49.50 Fax 01.48.48.49.51 E-Mail contact@infostore.fr R.C.S. B481787565 N° Siret 39617321769305 N° de T.V.A. Intracommunautaire FR44396173217 A.P.E. 7221A • La longueur maximale des comptes comptables est de 13 caractères. • La longueur maximale des comptes comptables numériques est limitée à 6 chiffres. • Le 1er exercice comptable est du 01/01/2000 au 31/12/2000 • Votre exercice comptable commence au 01/01/N. • Comptabilisation des pièces et règlements : l’option de comptabilisation immédiate est activée. (ainsi chaque facture validée, chaque règlement saisi génère une écriture comptable) • Vous êtes assujetti à la T.V.A. • Le taux de T.V.A. par défaut est 19.60%. • Votre déclaration de T.V.A. est soumise au régime réel avec option sur les débits. • Vous relevez fiscalement du régime réel. • Une gestion des stocks est prévue. TRAVAIL À FAIRE • Créez le dossier INFOSTORE en mode de création rapide. QUESTIONS : • Qu’est-ce que la barre de navigation ? • Comment l’activer, la désactiver ? ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 9 NOTES PERSONNELLES 10 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3. FICHIERS DE BASE Introduction Les informations bancaires Le fichier articles Fournisseurs, représentants, clients Les bases comptables Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 12 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.1 Introduction La société INFOSTORE possède l’Intégrale de Gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT et Ciel Paye. Afin d’optimiser les traitements, la société exploite le lien comptable automatique entre la facturation et la comptabilité. Il convient donc, lors de la mise en place des fichiers de bases, de renseigner aussi les comptes comptables. 3.2 Les informations bancaires 3.2.1 LES BANQUES Les coordonnées bancaires de la société sont les suivantes : TRAVAIL À FAIRE • Créez la banque. • Créez le compte de banque 512SOG ‘Société Générale’ et cochez l’option ‘Pointable’. • Créez le journal de banque suivant : Code : SG Libellé : Journal Société Générale • Rattachez le compte 512SOG à ce journal QUESTIONS : • Que signifie l’option ‘pointable’ ? • Quel est le type du journal Société Générale ? 3.2.2 LES MODES DE RÈGLEMENTS TRAVAIL À FAIRE • Créez le mode de règlement suivant : Code : VIR30 Libelle : Virement à 30 jours Journal : SG Banque : SG Société générale Compte : 512SOG Echéance : 30 jours nets • Rattachez tous les modes de règlements autres qu’espèces au journal SG et à la banque Société Générale. Code SG Nom de la banque Société générale Adresse 15, rue Gambetta Code postal Ville 94000 Créteil RIB 30004 00802 00004430018 Clé 65 Compte comptable 512SOG Le compte 512SOG ‘Société Générale’ est utilisé pour comptabiliser les encaissements et paiements. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 13 3.3 Le fichier articles 3.3.1 LES FAMILLES ARTICLES TRAVAIL À FAIRE • Créez les familles articles ci-dessous : QUESTIONS : • Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) Code Libellé T.V.A. Compte Vente Local Gestion de stock MAT Matériels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui LOG Logiciels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui CONSO Consommables 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui INTER Interventions 19.6% 706000 Prestations de services Non 3.3.2 LES ARTICLES Code Famille Libellé Stock PA HT PV HT SCAN230 MAT Scanner 20 30.00 50.17 CIELWK LOG Ciel Compta 15 140.00 180.00 CIELWP LOG Ciel paye 12 199.00 220.00 CIELWG LOG Ciel Gestion 16 199.00 224.00 PAP500 CONSO Ramette papier x500 200 2.00 3.50 PCP1401 MAT PC Quad Core AC420 12 600.00 900.00 LCB04 MAT Lecteur de code barre 110.00 160.00 INTER INTER Interventions Pour le PC Quad Core AC240, il est prévu des tarifs dégressifs, renseigner la colonne « Tarif 1 » 890 € pièce entre 5 et 10 unités vendues 880 € pièce entre 11 et 15 unités vendues 870 € pièce entre 16 et 20 unités vendues 860 € pièce au-delà de 20 unités vendues De plus, complétez la désignation longue de l’article PP1401 ainsi : PC Quad Core AC420 4 Go Ram • DVD 16x • CDRW 24-10-40x Ecran TFT 24”• Windows 7 + MS Office Une gestion des numéros de série est rattachée au lecteur de codes barres. Cocher l’option correspondante lors de la création de la fiche article LCB04. TRAVAIL À FAIRE • Créez les fiches articles REMARQUE : Les interventions sont des prestations de services à prix variable. Aucun prix ne figure dans la fiche ‘INTER - Interventions’. Le prix sera saisi directement dans la pièce commerciale. 14 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.4 Fournisseurs, représentants, clients 3.4.1 LES FOURNISSEURS TRAVAIL À FAIRE • Créez les fournisseurs suivants : TRAVAIL À FAIRE • Créez leurs fiches respectives. Fournisseur TPL TECHNICS Fournisseur CIEL Code : TPL45 CIEL75 Nom / Société : TPL TECHNICS CIEL Famille : Grossistes Grands Comptes Relevé de comptes : OUI OUI Mode de règlement : Virement à 30 jours Traite à 30 jours fin de mois le 10 Tél. : 02.43.43.44.44 01.55.26.33.00 Fax : 02.43.43.44.45 01.55.26.33.30 E-mail : contact@tpltechnics.com contact@ciel.com Adresse : 22, rue Ferrand 45000 Orléans 35, rue de la gare 75019 Paris 3.4.2 LES REPRÉSENTANTS La société emploie deux représentants Code Nom Fonction Adresse Commission RIGAUD RIGAUD Etienne Commercial 17, allée Jean Renoir 91000 EVRY 1% sur le matériel 2% sur les logiciels 3% sur les autres produits FERENC FERENC Caroline Commercial 15, boulevard Arago 92000 NANTERRE 1% sur le matériel 2% sur les autres produits ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 15 3.4.3 LES CLIENTS TRAVAIL À FAIRE • Créez les clients suivants : Client S3DMICRO* Client LAFARGE Client DEROUEX Code : S3D75 LFG92 DEROU27 Nom / Société : S3D MICRO LAFARGE ETUDES DEROUEX Famille : Revendeurs Grands Comptes Revendeurs Relevé de comptes : OUI OUI OUI Crédit accordé : 1200.00 Mode de règlement : Chèque Traite à 30 jours fin de mois le 10 Chèque Tél. : 01.42.81.42.82 01.45.33.33.00 02.27.00.00.03 Fax : 01.42.81.42.83 01.45.33.33.01 02.27.00.00.04 E-mail : s3dmicro@aol.com lafarge.compta @lafarge.com Représentant RIGAUD RIGAUD FERENC Adresse : 18-20, rue du Poitou BP 210 75010 Paris 25, place Vendôme 75001 Paris 27, allée des rosiers 27000 Evreux Livraison : 15, boulevard Davout 75012 Paris Ce client bénéficie de tarifs dégressifs «Tarif 1» 16 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 3.5.1 LE PLAN DE COMPTES (suite) N° Compte : 401EDF Intitulé : EDF Lettrable : Oui N° Compte : 401ORANGE Intitulé : ORANGE Lettrable : Oui N° Compte : 401DCM Intitulé : DCM Location Immobilière Lettrable : Oui 3.5 Les bases comptables 3.5.1 LE PLAN DE COMPTES Le plan comptable propose l’intégralité des comptes utilisables par une société. Cependant, il vous appartient de créer les comptes spécifiques à votre société, notamment les comptes fournisseurs qui ne sont pas liés à votre activité commerciale. Généralement, il est conseillé d’enregistrer les comptes tiers relatifs aux charges fixes (téléphone, internet, électricité, eau, loyer, …) TRAVAIL À FAIRE • Créez les comptes ci-dessous : TRAVAIL À FAIRE • Vérifiez et complétez le cas échéant, dans la liste des comptes, que le compte de banque ci-dessous a déjà été créé : N° Compte : 512SOG Libellé : Société Générale Pointable : Oui Code banque : 30004 Code guichet : 00802 N° de compte : 00004430018 Clé R.I.B : 65 3.5.2 LES JOURNAUX Le comptable a décidé d’utiliser un journal spécifique pour les écritures de salaires. TRAVAIL À FAIRE • Créez le journal ci-dessous : Code : SA Libellé : Journal des salaires Type : Opérations diverses ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 17 3.5.3 MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE/BUDGÉTAIRE DÉFINITION La tenue d’une comptabilité budgétaire et/ou analytique est généralement fonction du type de société et des besoins du gérant. Comptabilité budgétaire : La tenue d’une comptabilité budgétaire permet d’éditer un comparatif entre : • les dépenses/recettes prévues (le budget) • les dépenses/recettes effectives (le réalisé). Cela permet de savoir si le budget alloué aux dépenses ou recettes est dépassé. Comptabilité analytique : La tenue d’une comptabilité analytique permet d’éditer un état des dépenses/recettes par poste analytique. Exemples : • Analyse de la rentabilité d’un chantier. • Analyse des dépenses d’un projet. NB : Il est possible de cumuler comptabilité budgétaire et analytique. Au sein de INFOSTORE, vous avez également pour mission la tenue de la comptabilité budgétaire/analytique afin de suivre les dépenses au travers les 3 services de la société : • Service Comptabilité • Service Administratif • Service Commercial. TRAVAIL À FAIRE • Créez les 3 codes analytiques/budgétaires : Code : COMPTA Libellé : Service Comptabilité Code : ADM Libellé : Service Administratif Code : COM Libellé : Service Commercial • Voici les budgets de dépenses alloués à chacun des services sur l’exercice N. Service Comptabilité : Budget = 1400 e. Service Administratif : Budget = 1200 e. Service Commercial : Budget = 8000 e • En parallèle, les montants des frais téléphoniques sont répartis ainsi : 65 % pour le Service Commercial. 25 % pour le Service Comptabilité. 10 % pour le Service Administratif. TRAVAIL À FAIRE • Créez le code analytique TEL (Frais téléphoniques) et effectuez le paramétrage de la répartition. • Déclarez ventilable le compte de charge 626000 (Frais Postaux et télécom). • Affectez par défaut au compte 626000 le code analytique TEL • Déclarez ventilable le compte 615000 (Entretiens et réparations). TRAVAIL À FAIRE Dans les préférences du dossier, rechercher et activer les options qui permettent : • d’inclure les écritures en brouillard dans le «réalisé» • d’appeler automatiquement la grille de saisie analytique. 18 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 4. LA FACTURATION Gestion des achats Saisie des ventes Saisie des règlements Le lien comptable Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 20 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 4.1 La gestion des achats 4.1.1 COMMANDES FOURNISSEURS La société INFOSTORE passe différentes commandes à ses fournisseurs. TRAVAIL À FAIRE • Créez les commandes ci-dessous : COMMANDE CD0001 Date : 05/01/N Code fournisseur : CIEL75 [CIEL] REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWK Ciel Compta 3 140.00 CIELWP Ciel Paye 3 199.00 REF DESIGNATION QTE PU HT SCAN230 Scanner AGFA 230 5 30.00 PAP500 Ramette papier x500 20 2.00 LCB04 Lecteur de code barre 10 110.00 COMMANDE CD0002 Date : 06/01/N Code fournisseur :TPL45 [TPL TECHNICS] 4.1.2 BONS DE RÉCEPTION Les 2 commandes CD0001 et CD0002 sont réceptionnées dans leur intégralité le 10/01/N. TRAVAIL À FAIRE • Transférer les commandes fournisseurs CD0001 et CD0002 en bon de réception. Les numéros de série des lecteurs de code barre sont les suivants : 45487001 45487002 45487003 45487004 45487005 45487006 45487007 45487008 45487009 45487010 • Valider chaque bon de réception. QUESTION : • Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock et la commande ? 4.1.3 FACTURES FOURNISSEURS CIEL envoie sa facture le 12/01/N TPL TECHNICS, envoie sa facture le 13/01/N TRAVAIL À FAIRE • Transférer les bons de réception BR0001 et BR0002 en factures fournisseurs. • Valider chaque facture fournisseur. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 21 4.1.4 PAIEMENTS FOURNISSEURS La facture du fournisseur CIEL est payée le 15/01/N. Le fournisseur TPL TECHNICS vous accorde un escompte de 5% pour règlement anticipé. Remarque : L’escompte est soumis à T.V.A. La facture TPL TECHNICS est payée le 16/01/N. Les 2 factures sont payées par virement. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrer les paiements des factures FA0001 et FA0002 4.2 La saisie des ventes 4.2.1 DEVIS La société VECTRA a demandé un devis dont voici le détail DEVIS DE0001 Date : 03/01/N Code client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]] REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 5 900.00 SCAN230 Scanner AGFA 230 5 50.17 Client VECTRA77 Code client : VECTRA77 Nom / Société : VECTRA SYSTEMS Famille : PME/PMI Relevé de comptes : OUI Tél. : 01.27.32.36.33 Fax : 01.27.32.36.34 E-mail : vectra.systems@rf2000.com Représentant : FERENC Adresse : 27, rue Victor Duruy 77100 Meaux Les coordonnées de la société VECTRA sont les suivantes : TRAVAIL À FAIRE • Vous constatez que le client VECTRA n’existe pas. Sans quitter la saisie du devis, créez la fiche du client VECTRA. 22 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 DEVIS DE0002 Date : 05/01/N Code client : DEROU27 [ETUDES DEROUEX]] DEVIS DE0003 Date : 06/01/N Code client : LFG92 [LAFARGE]] DEVIS DE0004 Date : 06/01/N Code client : S3D75 [S3D MICRO]] REF DESIGNATION QTE PU HT INTER Formation sur site sur le logiciel Ciel Compta 2 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 2 900.00 INTER Installation de 2 PC+ Réseau et Internet Forfait installation 1 200.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWK Ciel Compta 1 180.00 SCAN230 Scanner AGFA 230 1 50.17 TRAVAIL À FAIRE • Enregistrer les devis DE0002, DE0003, DE0004 4.2.2 COMMANDES Après réception de leur devis, les clients LAFARGE et VECTRA SYSTEMS, passent commande. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez leurs commandes respectives en date du 10/01/N • Le client VECTRA SYSTEMS a obtenu une remise globale de 3% sur l’ensemble de sa commande : enregistrez cette remise. • Le client LAFARGE a réglé par chèque un acompte de 500 € sur sa commande le 10/01/N : enregistrez cette commande. • Transférez directement en facture les devis de DEROUEX et S3D MICRO. Les deux factures sont datées du 12/01/N. Le client S3D MICRO passe commande (détail ci-dessous) et verse un acompte de 200 € par chèque le 12/01/N : 4.2.1 DEVIS (suite) COMMANDE CD0003 Date : 12/01/N Code Client : S3D75 [S3D MICRO]] REF DESIGNATION QTE PU HT PCP1401 PC Quad Core AC240 5 890.00 CIELWK Ciel Compta 1 180.00 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 23 4.2.2 COMMANDES (suite) TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez sa commande. • Enregistrez l’acompte versé sur cette commande. QUESTIONS : • Pourquoi le prix unitaire est-il de 890.00 € au lieu de 900 € ? • Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ? 4.2.3 BONS DE LIVRAISON Le client VECTRA SYSTEMS est livré en deux fois. La première livraison, datée du 15/01/N concerne les PC Quad Core AC240. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez le bon de livraison. • La commande du client S3D MICRO est entièrement livrée le 15/01/N. Enregistrez cette livraison. QUESTION : • Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? Le reliquat de la commande du client VECTRA SYSTEMS est finalement livré le 20/01/N. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez le bon de livraison. QUESTIONS : • Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ? • Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donnez 2 raisons possibles) 24 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 FACTURE FA0006 Date : 25/01/N Code Client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]] FACTURE FA0007 Date : 05/02/N Code Client : S3D75 [S3D MICRO] FACTURE FA0008 Date : 10/02/N Code Client : LFG92 [LAFARGE] FACTURE FA0009 Date : 15/02/N Code Client : DEROU272 [ETUDES DEROUEX] REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x 500 15 3.50 LCB04 Lecteur de code barre 4 160.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWP Ciel Paye 2 220.00 CIELWG Ciel Gestion 2 224.00 REF DESIGNATION QTE PU HT CIELWP Ciel Paye 1 220.00 INTER Formation sur site Ciel Paye 2 jours 2 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x500 25 3.50 LCB04 Lecteur de code barre 1 160.00 Les numéros de série des lecteurs de code barre vendus sont les suivants : 45487001 45487002 45487003 45487004 TRAVAIL À FAIRE • Effectuez un aperçu avant impression de chacune des factures. • Validez toutes les factures en une seule fois. QUESTIONS : • Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? • Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses) D’autres factures sont à enregistrer, dont voici le détail ci-dessous : 4.2.4 FACTURES Le client VECTRA SYSTEMS reçoit une facture, datée du 25/01/N regroupant ses deux livraisons. 17.00 € HT de transport (soumis à la T.V.A.) lui ont été rajoutés. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez cette facture. • La livraison effectuée au client S3D MICRO est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture. • La commande effectuée par le client LAFARGE est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture. • Sur la facture du client DROUEX, enregistrez une remise globale de 10%. • Saisissez la facture ci-dessous : Le numéro de série du lecteurde code barres : 45487005 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 25 TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces factures. • Validez toutes les factures en une seule fois. 4.2.5 AVOIRS Le client S3D MICRO renvoie un scanner défectueux (provenant de sa 1ère facture). TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez l’avoir (le scanner est réintégré dans les stocks) en date du 02/02/N. 4.2.6 RÈGLEMENTS Le 15/02/N : Le client S3D MICRO règle en une seule fois par virement ses deux factures déduction faite de l’avoir. Le 17/02/N : Le client DEROUEX effectue un règlement partiel de 300 euros par chèque. Le 17/02/N : Le client LAFARGE règle sa facture par traite à 30 jours fin de mois le 10. Le 20/02/N : Le client VECTRA SYSTEMS règle par virement 98 % de sa 1ère facture, un escompte de 2% lui ayant été accordé en sa qualité de nouveau client. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez les différents règlements clients. QUESTIONS : • J’ai enregistré un règlement de 129 euros au lieu de 192 euros. Comment puis-je rectifier mon erreur ? FACTURE FA0010 Date : 19/02/N Code Client : VECTRA77 (VECTRA SYSTEMS) FACTURE FA0011 Date : 20/02/N Code Client : DEROU27 (ETUDES DEROUEX) REF DESIGNATION QTE PU HT PAP500 papier x500 15 3.50 INTER Formation sur site Ciel Compta : un jour Ciel Paye : deux jours 3 800.00 REF DESIGNATION QTE PU HT INTER Sous traitance formations du mois de février Ciel Compta : 10 journées de formation Ciel Paye : 15 journées Ciel Gestion : 7 journées 32 450.00 4.2.4 FACTURES (suite) 26 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 4.2.7 EXERCICE DE SYNTHÈSE TRAVAIL À FAIRE • Dessinez un schéma représentant les différents transferts possibles entre les pièces commerciales. QUESTIONS : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ? • La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ? • Quelles sont les pièces commerciales qui acceptent l’enregistrement d’un acompte ? • Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ? (Donnez au moins deux explications) • Expliquer la différence entre «transfert en BL» et «transfert en BL livrable» • Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ? 4.3 Le lien comptable 4.3.1 GÉNÉRATION DES ÉCRITURES COMPTABLES L’intégrale de gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un intégré de gestion et comptabilité. Lorsque l’option de comptabilisation automatique est activée, l’écriture comptable est générée automatiquement : • lors de la validation d’une facture ou d’un avoir. • lors de l’enregistrement d’un règlement. TRAVAIL À FAIRE • Si l’option de comptabilisation automatique n’a pas été activée, générez les écritures comptables de ventes, achats, règlements clients et fournisseurs. QUESTIONS : • Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur ? • Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures ? ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 27 NOTES PERSONNELLES 28 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 29 5. LA COMPTABILITE La balance d’ouverture Saisie des achats Saisie des paiements Autres mouvements comptables Les modèles d’écritures Interaction comptabilité facturation Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 30 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.1 La balance d’ouverture DÉFINITION La balance d’ouverture (ou Balance d’A-Nouveaux) est un document comptable représentant la situation de l’entreprise au 1er jour de l’exercice. Elle doit être saisie uniquement lors de la 1ère année d’utilisation de Ciel Compta. En effet, la clôture annuelle va automatiquement générer la Balance d’A-Nouveaux de l’exercice suivant. TRAVAIL À FAIRE • Saisir la balance d’ouverture au 01/01/N : JL N° de compte Intitulé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit Date d’écriture : 01/01/NN N° de Pièce : AN AN 101000 Capital Balance d’ouverture 40 000,00 AN 106100 Réserve Légale Balance d’ouverture 1 000,00 AN 215400 Matériel Industriel Balance d’ouverture 25 000,00 AN 218100 Install. Géné. Agenc. Ame Balance d’ouverture 2 000,00 AN 218300 Mat. de bureau et informatique Balance d’ouverture 3 500,00 AN 218400 Mobilier Balance d’ouverture 4 000,00 AN 275000 Dépôts et Cautionnements Balance d’ouverture 3 950,00 AN 401000 Fournisseurs Divers Balance d’ouverture 38 450,00 AN 408000 Fournis. Factures non parv. Balance d’ouverture 74 791,00 AN 411000 Clients divers Balance d’ouverture 75 000,00 AN 418000 Clients produits non encore par Balance d’ouverture 25 000,00 AN 428000 Pers. Charg. A payer Balance d’ouverture 3 500,00 AN 428600 Autres charges à payer Balance d’ouverture 8 300,00 AN 431000 Sécurité Sociale Balance d’ouverture 11 000,00 AN 437000 Autres organismes sociaux Balance d’ouverture 5 000,00 AN 445500 Taxes sur CA à décaisser Balance d’ouverture 2 300,00 AN 445800 Taxes sur CA à régulariser Balance d’ouverture 2 500,00 AN 467000 Autres comptes débiteurs Balance d’ouverture 2 500,00 AN 486000 Charges constatées d’avance Balance d’ouverture 250,00 AN 512SOG Banque Balance d’ouverture 45 641,00 TOTAL BALANCE 186 841,00 186 841,00 TRAVAIL À FAIRE • Saisissez la Balance d’A-Nouveaux. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 31 5.2 Saisie des achats L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet, dans son module facturation, d’enregistrer les factures (clients et fournisseurs) liées à l’activité commerciale de la société. La saisie comptable est donc principalement utilisée pour : • les achats liés aux charges fixes (téléphone, internet, eau, edf, loyer,…) • les écritures de salaires • les impôts et taxes • les opérations diverses (régularisations de comptes) • les opérations de fin d’exercice (dotations aux provisions et amortissements, charges et produits constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir,…) REMARQUE : L’intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet de générer automatiquement les écritures suivantes : • l’OD de TVA • les écritures de dotations aux amortissements Vous recevez les factures fournisseurs suivantes : Quittance de loyer DCM Facture ORANGE Date : 28/01/N Libellé : Loyer janvier N Loyer HT : 1500.00 Charges locatives HT : 250.00 Total T.V.A. 19.6% : 343.00 Total TTC : 2093.00 Date : 29/01/N Libellé : Ouverture de ligne Total HT : 60.00 Total T.V.A. 19.6% : 11.76 Total TTC : 71.76 Les comptes de charges utilisés pour ces deux factures sont les suivants : • 613200 Locations Immobilières • 614000 Charges locatives • 626000 Frais postaux et télécom. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces deux factures 32 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ECRITURES D’ACHAT Date Compte Libellé N° pîèce Débit Crédit 20/01/N 401METRO Fournitures de bureau diverses 591 239.20 20/01/N 606400 Fournitures de bureau diverses 591 200.00 20/01/N 445664 Fournitures de bureau diverses 591 39.20 21/01/N 401LEGPC Entretien chaudière 37 107.64 21/01/N 615000 Entretien chaudière 37 90.00 21/01/N 445664 Entretien chaudière 37 17.64 25/01/N 401SALETTE Révision véhicule société 99/004 179.40 25/01/N 615000 Révision véhicule société 99/004 150.00 25/01/N 445664 Révision véhicule société 99/004 29.40 26/01/N 401000 AUTOPARTNERS Location 164.10 26/01/N 613500 AUTOPARTNERS Location 137.21 26/01/N 445664 AUTOPARTNERS Location 26.89 29/01/N 401TEXACO Texaco 8000 L 66654 4362.59 29/01/N 606100 Texaco 8000 L 66654 3647.65 29/01/N 445664 Texaco 8000 L 66654 714.94 29/01/N 401RESTO Restaurant ‘La Muscade’ 73.25 29/01/N 652700 Restaurant ‘La Muscade’ 70.00 29/01/N 445662 Restaurant ‘La Muscade’ 3.25 02/02/N 401HOTEL Hôtel suite formation 221.55 02/02/N 625700 Hôtel suite formation 210.00 02/02/N 445662 Hôtel suite formation 11.55 03/02/N 401RESTO Restaurant ‘la chaumière’ 42.20 03/02/N 625700 Restaurant ‘La chaumière’ 40.00 03/02/N 445662 Restaurant ‘La chaumière’ 2.20 05/02/N 401GAN Assurance véhicule société 1124/23 750.00 05/02/N 616000 Assurance véhicule société 1124/23 750.00 5.2.1 ECRITURES D’ACHAT ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 33 Informations complémentaires : Les fournisseurs suivants seront enregistrés ainsi et déclarés lettrables : N° de compte : 401METRO Intitulé : METRO N° de compte : 401GAN Intitulé : GAN ASSURANCES N° de compte : 401LEGPC Intitulé : LEGRAND PLOMBERIE CHAUFFAGE N° de compte : 401RESTO Intitulé : RESTAURANT N° de compte : 401HOTEL Intitulé : HOTEL N° de compte : 401SALETTE Intitulé : GARAGE SALETTE N° de compte : 401TEXACO Intitulé : TEXACO N° de compte : 401SALETTE Intitulé : GARAGE SALETTE Les comptes de charges suivants seront utilisés : • 606100 Fournitures non stockables (Eau/énergie/…) • 606400 Fournitures administratives • 613500 Locations mobilières • 615000 Entretien et réparations • 616000 Primes d’assurance • 625700 Réceptions TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces achats • La révision du véhicule société effectuée au garage SALETTE est à imputer au service Commercial : affectez le code analytique correspondant. REMARQUE : Vous êtes libre de choisir la grille de saisie 5.2.1 ECRITURES D’ACHAT (suite) 5.3 Saisie des paiements • La facture ORANGE est payée le 02/02/N par virement. • La facture DCM LOCATION IMMBILIERE est payée le 03/02/N par virement. • La facture METRO est payée le 03/02/N par chèque n°745978901. • La facture LEGPC est payée le 04/02/N par chèque n°745978902. • La facture TEXACO est payée partiellement le 05/02/N par un virement de 2000.00 €. • La facture SALETTE est payée le 09/02/N par virement. • La facture AUTOPARTNERS est payée le 10/02/N par virement. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces paiements dans le journal de banque Société Générale. QUESTION : • Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? 34 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.4 Autres mouvements comptables Les salaires de janvier N sont à enregistrer. Les comptes des salariés sont les suivants : COMPTE LIBELLE DU COMPTE 421001 LEPIC Rémunération Nette 421002 MARTIN Rémunération Nette 421003 LEGRAND Rémunération Nette 421004 LAVENTE Rémunération Nette ECRITURE DE SALAIRES JOURNAL : SA DATE : 31/01/N COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 421001 Paye de 01 2010 1286.08 421002 Paye de 01 2010 2042.71 421003 Paye de 01 2010 1173.46 421004 Paye de 01 2010 1850.99 431000 Paye de 01 2010 3593.69 437000 Paye de 01 2010 1902.17 443000 Paye de 01 2010 55.07 631200 Paye de 01 2010 55.07 641000 Paye de 01 2010 8096.49 641400 Paye de 01 2010 152.60 645100 Paye de 01 2010 2338.42 645300 Paye de 01 2010 364.34 645400 Paye de 01 2010 336.01 645800 Paye de 01 2010 561.24 TOTAL 11904.17 11904.17 Les comptes suivants seront utilisés : 431000 Sécurité Sociale 641400 Salaires, appointements 437000 Autres organismes sociaux 645100 Cotisations Urssaf 443000 Operations part. avec l’état,... 645300 Cotisations Retraite 631200 Taxe d’apprentissage 645800 Cotisations aux autres organismes 641000 Rémunération du personnel organismes TRAVAIL À FAIRE • Créez les comptes comptables de chaque salarié • Enregistrez l’écriture de salaires ci-dessus. REMARQUE : Le logiciel Ciel Paye vous dispense de saisir l’écriture de paye. En effet, il est possible, depuis le logiciel de paye, de générer et transférer l’écriture de salaire vers l’Intégrale de Gestion Ciel Quantum. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 35 5.5 Les modèles d’écritures Vous disposez d’opérations qui donnent lieu à un enregistrement identique périodiquement. Le remboursement d’emprunt contracté par la société INFOSTORE fait partie de ces opérations. Journal : SG La société INFOSTORE est amenée a enregistrer régulièrement des frais bancaires dont le montant peut être variable. Journal : SG COMPTE LIBELLE 627000 Frais bancaires 445664 Frais bancaires 512SOG Frais bancaires TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ce modèle d’écriture sans montants Il apparait 15.24 € de frais sur le relevé bancaire du mois de février (21/02/N). Il apparait 11.20 € de frais sur le relevé bancaire du mois de mars (20/03/N). TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez ces frais bancaires en utilisant le modèle d’écriture précédemment créé (les frais sont soumis à T.VA. 19.6%). 5.6 Interaction comptabilité facturation TRAVAIL À FAIRE • Depuis la liste des écritures, consulter les factures des clients ETUDES DEROUEX, S3D MICRO. QUESTION : • Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment réenregistrer l’écriture ? COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 164000 Rembt emprunt 475.00 661000 Rembt emprunt 25.00 512SOG Rembt emprunt 500.00 TRAVAIL À FAIRE • Générez l’abonnement de l’écriture de remboursement d’emprunt à partir du 4 janvier, mensuelle pour une période de 4 ans. (fin : 31/12/N+3) • Enregistrez les remboursements d’emprunt de janvier et février sans effectuer de saisie. 36 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 6. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES Les traitements comptables Les traitements liés à l’activité commerciale Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 38 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 6.1 Les traitements comptables 6.1.1 LE LETTRAGE MANUEL DÉFINITION Le lettrage comptable consiste à munir d’une même lettre, les règlements ainsi que les écritures enregistrés au Grand-Livre sur les comptes de tiers qu’ils soldent. Ainsi, il est possible de reconnaître les écritures soldées et d’effectuer les relances automatiques des écritures non lettrées (non soldées). OBJECTIF : Identifier facilement les factures non réglées. Exemple : Les factures de 25 et 50 euros du client LEGRAND S.A. ne sont pas réglées. TRAVAIL À FAIRE • Afin de faire le suivi entre les factures et les règlements, effectuez le lettrage manuel des comptes clients. • En utilisant la grille de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, saisissez les règlements relatifs aux factures du compte 401RESTO, tous deux réglés le 04/02/N par virement. • Lettrez le compte 401RESTO. QUESTION : • Quelles grilles de saisies permettent un lettrage automatique ? 6.1.2 LE TRAVAIL SUR UN COMPTE TRAVAIL À FAIRE • Demandez la situation comptable de votre compte banque SOCIÉTÉ GÉNÉRALE sur la période du 01/01/N au 28/02/N. Visualisez cette situation sous forme de Grand-Livre. • Sur cette même période, les dates d’écritures saisies au 05/02/N sur le compte 401GAN sont fausses. La date correcte est le 06/02/N. Effectuez la modification nécessaire. 411LEG LEGRAND SA A 100 100 A B 320 150 B 25 170 B 50 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 39 6.1.3 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE DÉFINITION Le rapprochement bancaire permet de pointer les écritures de banque saisies dans votre comptabilité avec le relevé bancaire. L’état de rapprochement fait apparaitre les écritures qui ne sont pas encore passées sur le relevé de banque. TRAVAIL À FAIRE • Effectuez le rapprochement bancaire de février pour le compte SOCIÉTÉ GÉNÉRALE. REMARQUE : 12 € de péage n’ont pas été enregistrés dans votre comptabilité. • Sans quitter le rapprochement bancaire, enregistrez l’écriture suivante : COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT 625100 Péage 10.03 445664 Péage 1.97 512SOG Péage 12.00 Le compte 625100 correspond à ‘Voyages et déplacements’. • Visualisez l’état de rapprochement. COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT Solde au 31/01/N 42322.25 01/02/N Virement LAFARGE 500 04/02/N Remboursement emprunt 500.00 06/02/N Virement ORANGE 71.76 08/02/N Virement DCM LOCATION IMMO. 2093.00 10/02/N Chèque n°745978901 239.20 11/02/N Virement TEXACO 2000.00 11/02/N CB Péage 12.00 11/02/N Chèque n°745978902 107.64 15/02/N Virement SALETTE 179.40 17/02/N Virement S3D MICRO 5552.76 20/02/N Virement VECTRA SYSTEMS 5421.24 21/02/N Frais bancaires 15.24 Solde au 28/02/N 48578.01 40 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 QUESTION : • Dans quelles conditions, le stock des articles est-il mis à jour lorsque une facture est validée ? B. LES ENTRÉES ET SORTIES DE STOCK MANUELLES Le 28/02/N, un scanner (réf. : SCAN230) a été cassé. TRAVAIL À FAIRE • Enregistrez la sortie de stock en précisant le motif de sortie. • Editez la liste des mouvements de stocks de l’article SCAN230. C. L’INVENTAIRE DES ARTICLES TRAVAIL À FAIRE • Editez un inventaire des articles. QUESTIONS : • A quoi sert l’option «Colonne quantité physique» ? • Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? D. LA RÉGULATION DE STOCK QUESTIONS : • Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ? • Expliquez l’utilité du bouton «Générer l’état». • Comment remettre le stock à zéro ? TRAVAIL À FAIRE • Effectuez une régulation de stock sur les articles suivants : Réf. Désignation Quantité physique SCAN230 Scanner AGFA 230 18 PAP500 Ramette Papierx500 166 6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale 6.2.1 LA GESTION DES STOCKS A. INTRODUCTION DÉFINITION La gestion de stock s’effectue automatiquement lors de la saisie des pièces commerciales. Les entrées et sorties manuelles ainsi que la régulation des stocks constituent des traitements complémentaires permettant de modifier les quantités en stock. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 41 6.2.2 LA GESTION DES CLIENTS A - LE RELEVÉ DE COMPTES QUESTIONS : • Comment cocher l’option «Relevé de comptes» pour l’ensemble des clients (sans modifier les fiches clients une à une) ? TRAVAIL À FAIRE • Editez le relevé de compte de toutes les factures à encaisser. B - RELANCES CLIENTS ET MAILINGS QUESTION : • Comment relancer un client ? 42 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 7.LES EDITIONS Les éditions commerciales Les éditions comptables Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 44 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 7.1 Les éditions commerciales 7.1.1 LE SUIVI DES COMMANDES QUESTION : • Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? TRAVAIL À FAIRE • Editez la liste des reliquats de commandes clients. 7.1.2 LE SUIVI DES CLIENTS TRAVAIL À FAIRE • Editez un relevé de comptes clients afin de connaître la somme totale due par vos clients. • Editez un état affichant jour par jour les créances attendues à échéance. 7.1.3 LES ÉTATS STATISTIQUES Dans la société INFOSTORE, les commissions des représentants sont calculées sur le chiffre d’affaires. TRAVAIL À FAIRE • Editez un état des commissions à reverser à chaque représentant. • Le PDG de la société INFOSTORE veut avoir la liste des articles vendus par chaque représentant. Editez cette liste. • Le PDG de la société INFOSTORE veut connaître l’évolution du nombre de PCP1401 (PC Quad Core AC240) vendus pendant les six premiers mois de l’exercice. Editez un état répondant à son besoin. QUESTIONS : • Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires de la société INFOSTORE sur une année. • Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? TRAVAIL À FAIRE • Editez ensuite le chiffre d’affaires réalisé sur l’année, détaillé par article. 7.2 Les éditions comptables 7.2.1 LE GRAND LIVRE DÉFINITION Le Grand Livre est un document comptable qui affiche les écritures classées par numéro de compte. TRAVAIL À FAIRE • Demandez l’aperçu du Grand-Livre global de la société INFOSTORE du 01/01/N au 28/02/N. • Demandez l’aperçu du Grand-Livre clients et fournisseurs avec et sans les écritures lettrées du 01/01/N au 28/02/N. ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 45 7.2.2 LA DÉCLARATION DE T.V.A. DÉFINITION Toute société soumise à la T.V.A. doit reverser à l’Etat la différence entre la T.V.A. collectée et la T.V.A. déductible. Cette obligation s’effectue via la déclaration de T.V.A. REMARQUE : Si la T.V.A. déductible est supérieure à la T.V.A. collectée, l’entreprise peut bénéficier d’un crédit de T.V.A. Cette déclaration peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle. TRAVAIL À FAIRE • Calculez l’état de T.V.A. de Janvier N. • Générez l ‘OD de TV.A. sur cette période, en brouillard. QUESTION : • Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser pour janvier? 7.2.3 LES JOURNAUX DÉFINITION Un journal comptable est l’équivalent d’un classeur dans lequel on enregistre les opérations de l’entreprise Il existe un journal par type d’opération comptable (journal d’achats, journal de ventes, journal de caisse, journal d’opérations diverses…). REMARQUE : Si la société a plusieurs banques, elle doit disposer d’autant de journaux que de banques. QUESTIONS : • Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? • Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? TRAVAIL À FAIRE • Visualisez le journal de la Société Générale sur le mois de janvier N. • Visualisez tous les journaux sur la période du 01/01/N au 28/02/N. 5.2 Le Grand-Livre 5.4 La déclaration de T.V.A. 7.2.4 BILAN ET COMPTE DE RÉSULTAT DÉFINITION Le bilan est le document de synthèse exposant à une date donnée la situation financière et le patrimoine d’une entreprise, et dans lequel figure la liste des éléments de l’actif et du passif. Le Compte de Résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l’exploitation de votre entreprise durant l’année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges REMARQUE : Ces deux documents sont obligatoires et doivent être déclarés à l’administration fiscale. TRAVAIL À FAIRE • Calculez le Bilan. • Éditez le Compte de Résultat du 01/01/N au 28/02/N. QUESTION : • Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? 46 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 47 RÉPONSES Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 48 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 2. SOCIÉTÉ • Qu’est-ce que la barre de navigation ? (p7) • Il s’agit d’une barre d’icône située à gauche de l’écran qui permet un accès plus rapide aux fonctions. Cette barre est personnalisable. • Comment l’activer, la désactiver ? (p7) • Pour l’activer, faire un clic droit de la souris sur cette barre de navigation et cocher l’option «Afficher la barre de navigation». Décocher cette option pour la désactiver. • Que signifie l’option ‘Pointable’ ? (p10) • Cette option signifie que le comptable pointe les écritures du relevé bancaire avec celles saisies en comptabilité. Cette option permet notamment d’effectuer un rapprochement bancaire. • Quel est le type du journal Société Générale ? (p10) • Le type à appliquer est ‘Trésorerie’. 3.FICHIERS DE BASE • Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) (p11) Les familles articles permettent de : • Faciliter le paramétrage de l’article (taux TVA, comptes comptables…sont repris de la famille article). • Éditer les statistiques par familles d’articles. • Appliquer des remises par familles d’articles. • Appliquer des taux de commission différents par familles d’articles (si votre société emploie des représentants). 4.LE MODULE FACTURATION • Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock réel et la commande ? (p18) • La validation d’un bon de réception augmente le stock réel et met à jour la commande (la commande est soldée si la réception est totale ; un reliquat est enregistré si la réception est partielle). • Pourquoi le prix unitaire est-il de 890 € au lieu de 900 € ? (p21) • Dans la fiche article, la grille tarifaire par quantité est paramétrée (colonne ‘tarif 1’). • Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ? (p21) • Le logiciel reprend par défaut le mode de règlement saisi dans la pièce commerciale (facture, commande..). • Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? (p22) • Menu - Etats - Portefeuille des commandes, puis demander les commandes non soldées. • Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ? (p22) • Le stock réel est mis à jour par la validation des pièces commerciales (BL clients ou factures clients ne provenant pas d’un BL, BR fournisseurs ou factures fournisseurs ne provenant pas d’un BR, avoirs clients ou fournisseurs si l’option ‘Ne pas réintégrer l’article en stock’ est décochée). RÉPONSES ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 49 • Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donner deux raisons possibles). (p22) • Le bon de livraison n’est pas validé ou le bon de livraison a déjà été transféré en facture. • Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? (p23) • Depuis la liste des commandes ou bl/br ou factures, sélectionner la pièce puis utiliser la fonction ‘Annulation d’acompte’. • Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses) (p23) 1/ Impossibilité de modifier ou supprimer la facture. 2/ Mise à jour du solde dû de la fiche client. 3/ Possibilité de régler la facture. 4/ Création des mouvements de stocks. 5/ La facture alimente les statistiques. 6/ La facture génère une écriture comptable (ou permet la génération de l’écriture comptable si l’option de comptabilisation automatique n’est pas activée). • J’ai enregistré un règlement de 129 € au lieu de 192 €. Comment puis-je rectifier mon erreur ? (p25) • Je supprime le règlement dans la liste des règlements et je l’enregistre à nouveau. • EXERCICE DE SYNTHÈSE (p25) : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ? • Bons de livraison, factures et avoirs pour les pièces clients, bons de réception, factures et avoirs pour les pièces fournisseurs. • La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ? • La commande a été entièrement livrée. • Quelles sont les pièces commerciales sur lesquelles l’enregistrement d’un acompte est accepté ? • Commande, bon de livraison, bon de réception, facture. • Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ? (donner au moins deux explications) 1/ les articles facturés ne sont pas déclarés en gestion de stock . 2/ la facture provient d’un bon de livraison qui a déjà généré le mouvement de stock. • Expliquez la différence entre « transfert en BL » et « transfert en BL livrable » • La fonction « transfert en BL » génère un bon de livraison pour la quantité totale des articles saisis dans la commande quel que soit leur stock réel. • La fonction « transfert en BL livrable » génère un bon de livraison en autorisant la livraison partielle des articles à hauteur du stock réel. • Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ? • L’état des commandes non livrées - Détaillé par articles. • Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur (p26)? • Sélectionner la pièce sans l’ouvrir, puis par le menu contextuel, utiliser la fonction ‘Ouvrir l’écriture’. • Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures (p26)? 1/ Sélectionner les pièces puis utiliser la fonction ‘Générer écriture’ du menu contextuel 2/ Via le menu Traitements – Génération des écritures 50 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011 5.LE MODULE COMPTABILITE • Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? (p32) • La fonction ‘Contrepartie’ • Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment ré-enregistrer l’écriture rapidement ? (p35) • Retourner dans le module facturation, sélectionner la pièce commerciale concernée, puis, sans l’ouvrir, utiliser la fonction ‘Générer l’écriture’ 6.LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES • Quelles sont les grilles de saisie permettant un lettrage automatique ? (p37) • Encaissement / Paiement / Encaisser un montant / Régler un montant • Dans quelles conditions, le stock des articles est mis à jour lorsqu’une facture est validée ? (p39) • La mise à jour du stock des articles s’effectue dans les cas suivants si l’article est déclaré en gestion de stock: • Validation d’une facture provenant d’un devis. • Validation d’une facture provenant d’une commande. • Validation d’une facture ne provenant ni d’un devis, ni d’une commande (client ou fournisseur), ni d’un bon de livraison ou bon de réception. • Validation d’une facture fournisseur provenant d’une commande fournisseur. • A quoi sert l’option « Colonne quantité physique » ? (p39) • Cette option permet d’ajouter une colonne de saisie (Quantité physique) sur l’état d’inventaire des articles. • Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? (p39) • Dans la fiche article, l’option “Stock” n’est pas cochée. • Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ? (p39) • Il est conseillé de faire une sauvegarde puis réinitialiser la régulation des stocks’. • Expliquez l’utilité du bouton « générer l’état ». (p39) • Il permet d’éditer l’état qui récapitule la régulation de stock des articles. • Comment remettre le stock à zéro ? (p39) • Cliquer sur le bouton ’’Remise à zéro’’ suivi de ’’Lancer la régularisation’’. • Comment cocher l’option « Relevé de comptes » pour l’ensemble des clients (sans modifier les fiches clients une à une ? (p40) • Pour activer cette option, effectuer le traitement ‘’Remplissage automatique’’ du menu contextuel de la liste des clients. • Comment relancer un client ? (p40) • Les relances clients s’effectuent par le menu États ou depuis la liste des clients. RÉPONSES ©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 51 7.ÉDITIONS • Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? (p42) • L’édition des articles en retard de livraison s’obtient par l’état des Commandes non livrées. • Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires de la société INFOSTORE sur une année (p42) • Les deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires annuel d’une société sont les suivantes : • Menu Divers – Analyseur commercial des ventes . • Menu Divers - Statistiques Gestion. • Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? (p42) • Le chiffre d’affaires est de 33 358.82 € • Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser (janvier) ? (p43) • Le montant de la T.V.A. à décaisser est 1 044 € • Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? (p44) • L’édition des journaux ne prend en compte que les écritures validées. • Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? (p44) • Il faut utiliser l’état intitulé ‘Brouillard’ (qui affiche uniquement les écritures en ‘Brouillard’ donc non validées). • Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? (p44) • Le résultat est de 11 940 € (11 940.39 € exactement) NOTES PERSONNELLES Sage activité Ciel, 35 rue de de la Gare, 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01.55.26.33.33 - Fax : 01.55.26.40.33 - www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros. Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor 75017 Paris. 313 966 129 RCS Paris. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel, et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. ditipi394D_12/2010 Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez sur mesure votre comptabilité générale et analytique, vos prévisions budgétaires, votre trésorerie et vos immobilisations. 2012 Compta NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. NOUVEAU ! Gérez automatiquement vos écritures de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...). Accédez à vos indicateurs clés en permanence (évolution des charges, état de la trésorerie...). CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • De la saisie des écritures jusqu’au Bilan, tout est prévu pour vous faire gagner du temps. • Trésorerie prévisionnelle, historique des relances clients, inventaire des immobilisations… vous disposez d’une vision claire de votre entreprise. • Définissez vos indicateurs clés dans des tableaux de bord personnalisés (bénéfices, encours client, évolution des charges… ), vous savez exactement où vous en êtes ! • Mettez en place une comptabilité analytique multi-niveaux pour contrôler le résultat de vos activités par affaire, gamme de produit, région… 8 bonnes raisons de choisir Ciel Compta • Maîtrisez votre budget, et gérez précisément vos comptes, prévisions et réalisations. • Simplifiez les relations avec votre expert-comptable* , quel que soit son logiciel, grâce à l’assistant d’import/export des écritures comptables. • Adaptez le logiciel à vos besoins : éditions, base de données, interface de saisie, imports/exports multi formats, droits d’accès des utilisateurs… tout est personnalisable ! • Consultez des informations pertinentes sans quitter votre logiciel (conseils techniques, informations légales, mises à jour à télécharger…) et soyez immédiatement opérationnel pour les télédéclarations de la TVA et Bilan**. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • NOUVEAU ! Définition des comptes exonérés de TVA pour éviter les erreurs de calculs en saisie d’écriture • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA • NOUVEAU ! Echanges de données avec votre expert-comptable grâce au nouvel assistant d’import/export les du logiciel • Génération automatique des écritures de redevances crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Trésorerie prévisionnelle • Comptabilité analytique et budgétaire sur 3 axes • Gestion des immoblisations • Consultation des indicateurs clés à distance avec Ciel Business Mobile ! 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel simplifié (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC* • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC • Lettres chèques Plans comptables • PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle • NOUVEAU ! Bénéficiez du plan comptable général 2010 Echanges de données • Synchronisation directe avec Production Coala, – Sage 30, Sage 100 (Synchro Compta©) • Import direct des écritures de Ciel Paye/ Ciel Gestion commerciale/ Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • Conforme au Bulletin Officiel des Impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codes-barres • NOUVEAU ! Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • États comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • NOUVEAU ! Personnalisation de l’environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© Autres fonctions • Nombre illimité de dossiers • Version réseau (en option) • Formation interactive et aide intégrée au logiciel Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) UTILISATION Ciel directDéclaration : 1Go de Ram - 1Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. - 1 Connexion internet via modem ADSL Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Compta 2012 * Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. ** Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bian ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Gestion des télédéclarations de TDFC Sous réserve du téléchargement de la mise à jour. Détails sur www.ciel.com/TVA7 Guide de référence de la Paye Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Sommaire Documentation ................................................................................................... 7 Naviguez dans le guide électronique................................................................... 9 Entraînez-vous ................................................................................................. 11 Menu Dossier ........................................................................................................17 Vue d’ensemble ................................................................................................ 18 L’assistant Top Départ ...................................................................................... 19 Ouvrir............................................................................................................... 25 Fermer.............................................................................................................. 28 Supprimer......................................................................................................... 29 Paramètres ....................................................................................................... 31 Paramètres Gestion de temps............................................................................ 43 Paramètres globaux.......................................................................................... 44 Sauvegarde....................................................................................................... 46 Restauration ..................................................................................................... 49 e-Sauvegarde ................................................................................................... 51 Mise en page .................................................................................................... 60 Imprimer .......................................................................................................... 61 Aperçu avant impression .................................................................................. 70 Imprimante....................................................................................................... 73 Générateur de documents................................................................................. 74 Dossiers récents ............................................................................................... 86 Serveur de fichiers ............................................................................................ 87 Quitter.............................................................................................................. 88 Menu Edition .........................................................................................................89 Vue d'ensemble ................................................................................................ 90 Couper ............................................................................................................. 91 Copier .............................................................................................................. 91 Coller................................................................................................................ 91 Créer ................................................................................................................ 91 Modifier............................................................................................................ 92 Supprimer......................................................................................................... 92 Associer un mémo ............................................................................................ 93 Voir le mémo .................................................................................................... 93 Supprimer le mémo .......................................................................................... 94 Rechercher et remplacer ................................................................................... 95 Documents administratifs................................................................................. 96 Attestation Pôle emploi..................................................................................... 96 Documents Word® ............................................................................................ 97 Menu Fonctions.....................................................................................................98 Vue d'ensemble ................................................................................................ 99 Tout afficher................................................................................................... 100 Recherche multicritère .................................................................................... 100 Rechercher...................................................................................................... 103 Trier la liste .................................................................................................... 104 Cacher............................................................................................................ 105 Marquer/ Démarquer...................................................................................... 105 Tout marquer ................................................................................................. 106 Inverser les marques....................................................................................... 106 Importer ......................................................................................................... 107 Exporter ......................................................................................................... 108 Propriétés ....................................................................................................... 109 Ajustement des colonnes/lignes ..................................................................... 114 Personnaliser le fichier.................................................................................... 115 Menu Bases .........................................................................................................117 Vue d’ensemble .............................................................................................. 118 Salariés........................................................................................................... 119 Assistant d'entrée d'un nouveau salarié .......................................................... 152 Assistant de sortie d'un salarié ....................................................................... 156 Profils............................................................................................................. 158 Services .......................................................................................................... 162 Gestion de temps............................................................................................ 163 Variables ........................................................................................................ 177 Rubriques ....................................................................................................... 181 Cotisations ..................................................................................................... 189 Commentaires ................................................................................................ 199 Caisses ........................................................................................................... 200 Tranches......................................................................................................... 208 Tables............................................................................................................. 210 Codes analytiques........................................................................................... 212 Banques.......................................................................................................... 214 Etablissements................................................................................................ 216