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Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com L’obligation de télédéclarer et télépayer la TVA obligation_TVA2015 Depuis le 1er octobre 2014, l’ensemble des entreprises sans condition de chiffre d’affaires doivent télédéclarer leur TVA et télérégler les montants dus au titre de la TVA, de l’impôt sur les sociétés et de la taxe due les salaires. Pourquoi télédéclarer avec Ciel ? Ouverte à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, la télédéclaration comporte de nombreux avantages : • Vous obtenez des déclarations prêtes à l’envoi directement depuis votre logiciel Ciel sans aucune ressaisie • Vous êtes rapidement informé(e) de leur réception et leur validation • Vous recevez un e-mail avant chaque déclaration vous rappelant la date limite de dépôt • Vous êtes prélevé(e) automatiquement à la date d’échéance grâce au télérèglement • Vous évitez ainsi tout risque de pénalités de retard Avec Ciel directDéclaration TVA, vous simplifiez vos démarches administratives ! Pour toute information complémentaire, veuillez-vous connecter sur www.ciel.com ou contactez notre service commercial Ciel au 01 55 26 34 34. Plus de 2 millions d’entreprises télédéclarent déjà leurs déclarations fiscales, et vous ? Pour vous permettre d’être en conformité avec la loi, Ciel vous propose un service de télédéclaration : Ciel directDéclaration TVA Manuel de découverte Ciel Devis Factures Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................5 Aides et documentations ......................................................................................................... 6 Commencer à travailler............................................................................................................ 7 Environnement ........................................................................................................................ 8 Création d’un dossier................................................................................10 Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 11 Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 13 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 16 Prise en main ............................................................................................21 Les clients ............................................................................................................................. 22 Les articles ............................................................................................................................ 26 La saisie document................................................................................................................ 28 Les devis ............................................................................................................................... 30 Les factures........................................................................................................................... 35 Les règlements ...................................................................................................................... 37 Les avoirs .............................................................................................................................. 41 Relancer un client.................................................................................................................. 43 Consulter un compte client.................................................................................................... 44 Le rapport des ventes ............................................................................................................ 46 Autres fonctionnalités...............................................................................47 Mot de passe......................................................................................................................... 48 Sauvegarde............................................................................................................................ 49 Restauration.......................................................................................................................... 50 Calculatrice ........................................................................................................................... 51 Purge..................................................................................................................................... 52 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 53 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 54 Modifier un modèle de facture............................................................................................... 55 Index ........................................................................................................56 Découverte Découverte 6 Aides et documentations Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Découverte 7 Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Devis Factures Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES. 3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES. Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). Découverte 8 Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement Espace de travail Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de statut Intuiciel Découverte 9 Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. L’Intuiciel  Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier Création d’un dossier 11 Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Création d’un nouveau dossier Lors de la création d’un nouveau dossier, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. 1. Si vous souhaitez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] et suivez la procédure suivante.Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas, cochez l’option de votre choix. 1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Attention ! Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Devis Factures. Contactez le service commercial pour en savoir plus. Création d’un dossier 12 La fenêtre suivante s’affiche: Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 13. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un dossier en mode détaillé, page 16. 3. Cochez l'option de votre choix. 4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Création d’un dossier 13 Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide. Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA). 7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Devis Factures. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Création d’un dossier 14 Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier. 9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA. • si vous souhaitez facturer en TTC. 11. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 12. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Attention ! La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Création d’un dossier 15 Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 48. 13. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Création d’un dossier 16 Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé. Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale. • Service à la personne. • Coordonnées et paramètres. • Logo ou photo. • Modes de paiement. • Articles. • Clients. • Intervenants. Nous ne détaillerons pas ici les quatre premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 13. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Création d’un dossier 17 Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 18 Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. Voir Créer un article, page 26. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Voir Créer un client, page 24. Création d’un dossier 19 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape Service à la personne. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant. 3. Dans l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Dans l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Création d’un dossier 20 Etape Félicitations La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 48. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis SOCIÉTÉ du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures. Prise en main Prise en main 22 Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS. Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects. La catégorie Clients est active par défaut. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. Pour accéder à la liste des fournisseurs et prospects, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.  La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION - commande RECHERCHER ou . Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher : 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis. Mot entier uniquement Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel qu'il est enregistré dans votre liste. Prise en main 23 Exemple Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir. Respecter Min/Maj Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Exemple Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès. Sélectionner les éléments Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche. Direction Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Filtrer la liste Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile de peaufiner les sélections et de réduire le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.  Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans le Manuel de référence, partie Présentation générale, chapitre Les Filtres. Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à l'aide du menu déroulant. Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins. Exemple Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes. La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste. 2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton . 3. Indiquez Paris dans la zone Valeur. 4. Validez vos critères en appuyant sur la touche . Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris. Annuler un filtre Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant FILTRES. La liste complète s'affiche à nouveau. Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir. Prise en main 24 Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer] Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE. 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. Prise en main 25 5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS. Prise en main 26 Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]. Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Prise en main 27 Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS. 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. 9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ). Prise en main 28 La saisie document La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.  Pour plus de détails sur reportez-vous aux paragraphes “Les devis”, page 30 et “Facturer un client”, page 35 et “Établir un avoir”, page 41. Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Prise en main 29 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez le devis dans la fenêtre Liste des factures. Prise en main 30 Les devis Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. • Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît.  Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou [Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Prise en main 31 Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en fin de zone. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. 3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du devis, est calculé.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Éco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en montant en saisissant une valeur dans la zone Remises globale. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Prise en main 32 Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements : • Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander l'édition du devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande DEVIS du menu LISTES. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton [Annuler]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.  Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par e-mail. Prise en main 33 3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 4. Cliquez sur le sur le bouton [OK]. 5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] situé en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Pour rechercher un devis : • Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’actions. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. • ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 23. Modifier et supprimer un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier].  Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s'affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK]. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter. Prise en main 34 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables, accessibles depuis le menu DOSSIER, commande OPTIONS. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. Un message vous demande de confirmer ce traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran. 4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK]. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Prise en main 35 Les factures Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT. C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 30. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste. Pour valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le curseur sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui].  Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Prise en main 36 Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône , présentée au-dessus de la liste des factures. Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail. Voir Saisir un acompte, page 38. Prise en main 37 Les règlements Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE). Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. Prise en main 38 La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.  Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide . Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler] Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche : La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. Saisir un acompte  Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte]. Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].  Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Prise en main 39 Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.  Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Votre logiciel affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment. Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 36. Prise en main 40 Consulter les règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS. Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de la commande utilisée.  Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, par le bouton [Régler] • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT) Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement. La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Prise en main 41 Les avoirs Établir un avoir Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes : • la saisie de toutes pièces, • la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations. Saisir un avoir de toutes pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR. Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir total à partir d’une facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.  La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.  Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro. Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Prise en main 42 3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire. 4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Remboursement d’avoir  Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser]. Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Étape préalable à la création d'un avoir : 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement. 2. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. 3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...). 4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte. 6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 43 Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT. Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer. 2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés, utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. 5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression. Prise en main 44 Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT. A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. 2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets : • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. Devis : liste de tous les devis émis pour le client. Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client sélectionné. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à une fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. Envoyer un e-mail au client Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire. 2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée. Prise en main 45 Consulter le site Web Cette commande ouvre votre navigateur Internet. Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre. Envoyer une relance au client Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton [Relancer]. La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS. Voir Relancer un client, page 43. Statistiques Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à l'écran. Aperçu/ Imprimer Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection ou de lancer directement l'édition de celle-ci. Prise en main 46 Le rapport des ventes  Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES. Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif. 1. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants : • bouton [Aperçu] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. • bouton [Imprimante] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier. 1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés. • Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit seront sélectionnés. L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes. 2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés. • L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône pré- sentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 4. Cliquez sur [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche.  Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] présenté dans l'entête de la fenêtre. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 48 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE. Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe]. Autres fonctionnalités 49 Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Autres fonctionnalités 50 Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Autres fonctionnalités 51 Calculatrice  Menu DIVERS - commande CALCULATRICE. La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows. Autres fonctionnalités 52 Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. 5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Autres fonctionnalités 53 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Autres fonctionnalités 54 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta. Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 53. 1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape : Options Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge, page 52. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Etape : Lancer le traitement Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice. 4. Vérifiez la date de fin d’exercice. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.  Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du menu AIDE. Attention ! Cette opération est irréversible. Autres fonctionnalités 55 Modifier un modèle de facture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci peut être modifié pour l'adapter à vos besoins. 1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES. 2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures. Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures. 3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut). 4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir. Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il propose de le dupliquer. 5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK]. Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant modifier.  Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu AIDE du logiciel. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Acompte 38 Articles 26 Avoir 41 Avoir d’annulation 41 B Besoin d’aide 9 C Calculatrice 51 Clients 22 rechercher 22 relancer 43 Compte client 44 D Devis 30 accepter 33 convertir en facture 34 envoyer par mail 32 imprimer 32 modifier 33 Documentation 6 Dossier créer en mode détaillé 16 créer en mode rapide 13 E Environnement 8 F Facture annuler par avoir 41 imprimer 36 modèle 55 saisir 35 valider 35 Facture d’acompte 36 Fin d’exercice 54 I Intuiciel 9 M Mot de passe 48 P Purge 52 R Rapport des ventes 46 Règlements consulter 40 encaisser 37 Remplissage automatique 27 Restauration 50 S Saisie document 28 Sauvegarde 49 Sauvegarde DGFiP conformité 53 consultation 53 T Trouvtoo 9 Manuel de découverte Ciel Facturation Facile Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................5 Aides et documentations ......................................................................................................... 6 Commencer à travailler............................................................................................................ 7 Environnement ........................................................................................................................ 8 Création d’un dossier................................................................................10 Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 11 Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 12 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 15 Prise en main ............................................................................................18 Les clients ............................................................................................................................. 19 Les articles ............................................................................................................................ 21 La saisie document................................................................................................................ 23 Les devis ............................................................................................................................... 24 Les factures........................................................................................................................... 27 Les règlements ...................................................................................................................... 30 Les avoirs .............................................................................................................................. 33 Autres fonctionnalités...............................................................................35 Mot de passe......................................................................................................................... 36 Sauvegarde............................................................................................................................ 37 Restauration.......................................................................................................................... 38 Purge..................................................................................................................................... 39 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 40 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 41 Index ........................................................................................................43 Découverte Découverte 6 Aides et documentations Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Facturation Facile dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Facturation Facile, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Découverte 7 Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Facturation Facile Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - FACTURATION FACILE. 3. Cliquez sur CIEL FACTURATION FACILE. Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, le dossier que vous allez créer sera proposé, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). Découverte 8 Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Intuiciel Espace de travail Barre de statut La barre de navigation (masquée par défaut). Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement Découverte 9 Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. L’Intuiciel  Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier Création d’un dossier 11 Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Facturation Facile, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. 1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas, cochez l’option de votre choix. 1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Ciel Facturation Facile vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 12. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un dossier en mode détaillé, page 15. 3. Cochez l'option de votre choix. 4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Ciel Facturation Facile vous permet de créer et de gérer un seul dossier. Création d’un dossier 12 Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide. Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA). 7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 13 Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier. 9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA. • si vous souhaitez facturer en TTC. 11. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Attention ! La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Création d’un dossier 14 Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 36. 12. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Création d’un dossier 15 Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé. Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale. • Coordonnées et paramètres. • Modes de paiement. • Articles. • Clients. Nous ne détaillerons pas ici les quatre premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 12. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche Création d’un dossier 16 lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. Voir Créer un article, page 21. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients.  En édition limitée, vous pouvez créer 20 clients et fournisseurs maximum. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Voir Créer un client, page 19. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Etape Félicitations Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 36. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Facturation Facile l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Création d’un dossier 17  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis SOCIÉTÉ du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures. Prise en main Prise en main 19 Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS. Cette fenêtre présente deux onglets : les Clients, les Fournisseurs.  En édition limitée, vous pouvez avoir jusqu’à 20 clients et fournisseurs maximum. La catégorie Clients est active par défaut. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. Pour accéder à la liste des fournisseurs, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.  La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION - commande RECHERCHER ou . Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher : 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir. Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]  En édition limitée, vous pouvez créer 20 clients et fournisseurs maximum. Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 20 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS. Prise en main 21 Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]. Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS. Prise en main 22 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ). Prise en main 23 La saisie document La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Prise en main 24 Les devis Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS. Dans la fenêtre Nouveau Devis, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La saisie document, page 23. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en fin de zone. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Saisir les articles dans le corps du devis La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case, située dans la barre d’actions, si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Éco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Prise en main 25  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS / STATISTIQUES - ÉTATS PIÈCES COMMERCIALES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en montant en saisissant une valeur par le biais du bouton [Remise] situé dans la barre d’actions. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton [Acompte] situé dans la barre d’actions. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements : • Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Vous pourrez par la suite effectuer ces mêmes traitements depuis la liste des devis accessible par le menu RELATIONS CLIENTS, commande DEVIS. Accepter un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter. 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES. Prise en main 26 Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. Un message vous demande de confirmer ce traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran. 4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK]. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Prise en main 27 Les factures Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT. C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. 1. Le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, vous pouvez cliquer sur [Créer] afin de renseigner une nouvelle fiche client. Dans la fenêtre Nouvelle facture, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La saisie document, page 23. Renseigner l'en-tête de la facture Informations pièce et règlement Le Numéro de pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date de la facture. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du calendrier . Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Pour réaliser simplement votre facture, saisissez directement dans le document les informations nécessaires. Prise en main 28 Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du membre. • La première icône affiche la fenêtre de localisation. • La seconde affiche la fenêtre du chemin correspondant. Vous pouvez modifier ces informations. 2. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste située en fin de zone. Saisir les articles dans le corps de la facture La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date d'échéance renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 3. Pour chacune des lignes de la facture, indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom.  Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 4. Pour saisir un article non référencé, appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 5. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1) puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est calculé. Compléter et vérifier les données du pied de la facture • Facturer en TTC : cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Cette case est dans la barre d’actions en haut de la fenêtre. • Éco-participation : si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. • Saisie d'une remise globale : vous pouvez déterminer un taux de remise en pourcentage ou en saisissant une montant. Pour cela, cliquez sur le bouton [Remise] présent en haut de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. • Saisie d'un acompte : si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton [Acompte] présent en haut de la fenêtre. 6. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider la facture. Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements.  Pour obtenir des informations détaillées sur la facturation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Prise en main 29 Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste. Pour valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le curseur sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui].  Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. Les factures d’acompte  Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail. Voir Saisir un acompte, page 31. Prise en main 30 Les règlements  En édition limitée, vous ne pouvez pas saisir de règlement. Les commandes décrites dans ce paragraphe sont inactives. Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Facturation Facile, consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE). Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. Prise en main 31 La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.  Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . Saisir un acompte  Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte]. Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].  Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte. Prise en main 32  Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Consulter les règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS. Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de la commande utilisée.  Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, par le bouton [Régler] • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT) Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement. La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Prise en main 33 Les avoirs Établir un avoir Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes : • la saisie de toutes pièces, • la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations. Saisir un avoir de toutes pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR. Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir total à partir d’une facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.  La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.  Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro. Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Prise en main 34 3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire. 4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Remboursement d’avoir  Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser]. Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Étape préalable à la création d'un avoir : 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement. 2. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. 3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...). 4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte. 6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 36 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE. Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe]. Autres fonctionnalités 37 Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE accessible par la touche Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Autres fonctionnalités 38 Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Autres fonctionnalités 39 Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. 5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Autres fonctionnalités 40 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Facturation Facile vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Autres fonctionnalités 41 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta. Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 40. 1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape : Options Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge, page 39. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Etape : Lancer le traitement Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice. 4. Vérifiez la date de fin d’exercice. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.  Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du menu AIDE. Attention ! Cette opération est irréversible. Autres fonctionnalités 42 Attention ! Ciel Facturation Facile Édition Limitée (APCE) vous permet de découvrir et d’essayer le logiciel pendant une durée de 6 mois. Le logiciel ne gère pas la saisie des règlements et la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité. Attention ! Ciel Facturation Facile Édition Limitée vous permet de gérer 20 clients et fournisseurs maximum. Le logiciel ne gère pas : - la saisie des règlements, - la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Facturation Facile - MAN_WFF - V7.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Acompte 31 Articles 21 Avoir 33 Avoir d’annulation 33 B Besoin d’aide 9 C Clients 19 rechercher 19 D Devis 24 accepter 25 convertir en facture 26 Documentation 6 Dossier créer en mode détaillé 15 créer en mode rapide 12 E Environnement 8 F Facture annuler par avoir 33 saisir 27 valider 28 Facture d’acompte 29 Fin d’exercice 41 I Intuiciel 9 M Mot de passe 36 P Purge 39 R Règlements consulter 32 encaisser 30 Remplissage automatique 22 Restauration 38 S Saisie document 23 Sauvegarde 37 Sauvegarde DGFiP conformité 40 consultation 40 T Trouvtoo 9 Petites entreprises, artisans… découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer votre personnel et la paye avec de nombreuses fonctionnalités avancées… by LH2 2012 Saisissez les éléments du bulletin simplement. Paye Evolution 2014 Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services • Nombre illimité de dossiers et de salariés • Gestion du temps, modulations horaires • Plannings prévisionnels personnalisables • Plans de paye prêts à l’emploi • Paye mensuelle, horaire, inversée, partielle… • Calcul automatique des IJSS • Attestation Employeur Dématérialisée • Journal, état des charges Les principales fonctions • Génération automatique de formulaires administratifs agréés • Fichier des virements électroniques des salaires à la Norme SEPA • Import/Export avec MS Excel pour gérer les variables des bulletins • Gestion de la prévoyance, mutuelle et assurance Innovation continue : disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année avec les mises à jour automatiques du logiciel Ciel Paye Evolution. Excellent support technique : résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseils pendant toute la période de l’abonnement. Maitrise des coûts : préservez votre capacité de financement avec l’abonnement qui lisse votre coût dans le temps sous forme de dépenses fonctionnelles (OPEX). 5 bonnes raisons de choisir l’abonnement tout inclus sans engagement + de flexibilité opérationnelle : l’abonnement est sans engagement. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins. Gain de temps : accessible par téléchargement via une simple connexion Internet, vous disposez instantanément de votre logiciel. 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre paye 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décoché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au «Rappel automatique» depuis le logiciel permet au technicien- conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client «Mon compte» sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel «Dynamique Entrepreneuriale» • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel» et le manuel «Trucs et Astuces Ciel». Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Gérer votre personnel et réaliser les bulletins de paye de vos salariés avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos déclarations administratives ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Paye Evolution • Pour créer les bulletins de paye de vos salariés et générer les écritures comptables associées. • Pour vous guider dans la gestion du personnel : planning, absences, formulaires administratifs… • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration Social pour 3 sirets Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel Ciel Paye Evolution et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. by Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude LH2 réalisée en mai 2012 auprès d’un échantillon représentatif de 508 experts-comptables. Configuration minimale requise : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 3 Go de Ram • 750 Mo d’espace disque disponible pour l’installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d’encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions MS Word® et MS Excel® : nécessitent Office 2000 (ou supérieur) • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet ADSL et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Utilisation de Ciel directDéclaration : processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Bulletins de paye • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, non cadre, gérant, CUI…) • Choix d’affichage des congés payés, des RTT et du DIF sur le bulletin • Gestion du DIF • Calcul automatique des IJSS • Import/export des variables au format MS Excel® • Conforme aux dernières réglementations Formulaires administratifs agréés • Attestations de salaire pour la Sécurité Sociale (arrêt maladie, congé maternité/paternité, accident du travail) • Dématérialisation de vos Attestations Employeur (AED) Paramétrage • Cotisations et rubriques prêtes à l’emploi et personnalisables • Plans de paye standard, coiffure, hôtel/café/ restaurant, animateur sportif • Gestion des payes mensuelles, horaires, par points, inversées, décalées et employeurs multiples • Accès aux dossiers N-1 archivés pour contrôle ou réédition • Duplication des salariés, reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre • Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • PRATIQUE ! Rattachement de plusieurs salariés à un même contrat de prévoyance ou mutuelle Editions • DADS, DUCS (états préparatoires) et DPAE (ex-DUE) • Journal de paye, Livre de paye • Etats des paiements, des charges à payer par caisse • Fiches individuelles des salariés • Etat des congés et RTT par salarié • Plus de 25 lettres et documents inclus au format MS Word© (confirmation d’embauche, contrat de travail, lettre chèque…) Echanges de données • Génération des fichiers de virement à la norme SEPA • Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta pour Windows • Possibilité de mise à jour via Internet des taux et éléments constitutifs de plans de paye DADS-U • Télétransmission(1) de la DADS-U de type complète (TDS, IRC et/ou IP) à la norme 4DS • Indicateurs des zones obligatoires... DADS-U dans la fiche salarié • Contrôle de cohérence DADS-U Gestion de temps - Plannings • Plannings prévisionnels graphiques (par établissement, service, catégorie de salarié…) • Bordereaux de saisie au format MS Excel® Aides • Aide intégrée au logiciel • Formation multimédia • Manuel utilisateur Nombre illimité de salariés. Informations techniques Ciel Paye Evolution 2014 sociales 2013 (nouveau calcul de la CSG, allègement "Fillon" 2013...) CONFORME Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi DADS-U et AED CONFORMES (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex . Les nouveautés de Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet de découvrir les nouveautés de votre logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 313 966 129 R.C.S. Paris Sommaire Les nouveautés de Ciel Compta....................................................................... 7 Déclaration d’acompte de TVA ........................................................................................................7 Sauvegarde en ligne ........................................................................................................................7 Import des écritures .........................................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.............................................................. 9 Ouvrir un dossier dans la nouvelle version ..................................................... 9 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta .................................................9 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 ...................................9 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 ..............................11 Récupérer un dossier dans la nouvelle version............................................ 12 Présentation....................................................................................................................................12 Les éléments non récupérés .........................................................................................................12 Contrôles avant récupération ........................................................................................................13 Informations complémentaires avant récupération....................................................................13 Procédure de récupération d’un dossier.......................................................................................14 Vérifications après récupération....................................................................................................21 Nouvelle interface du logiciel ........................................................................ 22 Les fenêtres.....................................................................................................................................22 Affichage et recherches .................................................................................................................24 Boutons de commande..................................................................................................................25 Modifications fonctionnelles majeures.........................................................................................26 Nouveaux accès.............................................................................................. 27 Questions - Réponses ..................................................................................... 28 L’historique des nouveautés .......................................................................... 30 Les nouveautés de la version Evolution 5.40 ............................................... 30 Réviser une immobilisation ...........................................................................................................30 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation..............................................33 Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire .....................35 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ..................................... 38 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala........................................38 Nouvel Intuiciel...............................................................................................................................40 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) ...........................40 Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures...............................................41 Impression d’une lettre chèque ....................................................................................................41 Trésorerie prévisionnelle ...............................................................................................................41 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet...........................................................42 Mise à jour automatique................................................................................................................42 Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs ..........................................42 Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10................................. 43 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala...............43 Nouveau bordereau de déclaration de TVA..................................................................................43 PDF en couleur ................................................................................................................................43 Date de saisie des écritures ...........................................................................................................43 Nouveaux formats d’import/export .............................................................................................44 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ..................................... 45 Besoin d’aide ..................................................................................................................................45 Trouvtoo ..........................................................................................................................................45 Nouveau mode comptable............................................................................................................45 Nouveau format d’import/export.................................................................................................46 Relevé bancaire ..............................................................................................................................46 Saisies des A-nouveaux .................................................................................................................46 Import balance................................................................................................................................46 Synchro compta..............................................................................................................................46 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques.....................................................47 Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ ...............................................................................47 Modification du solde pointé .........................................................................................................47 Informations complémentaires.....................................................................................................47 Affichage des alertes......................................................................................................................48 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10................................. 49 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures....................................................................49 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ..................................... 50 Nouvelle interface..........................................................................................................................50 Les aperçus......................................................................................................................................52 Acquisition d’informations légales................................................................................................53 Mise sous surveillance ...................................................................................................................53 Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes .............................................................53 Nouveaux modes de la Synchro compta......................................................................................53 Nouveaux formats d’import des écritures....................................................................................53 Annuler le lettrage manuel............................................................................................................54 Gestion des inventaires des immobilisations...............................................................................54 Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés....................................54 Paramétrage des états fiscaux ......................................................................................................54 Réouverture d’exercice : nouvelles étapes ..................................................................................54 Format RImport : pointage récupéré.............................................................................................54 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ..................................... 55 Personnalisation des polices .........................................................................................................55 Les regroupements dans les listes (Intuiliste)..............................................................................55 Les règles ........................................................................................................................................55 Saisie Z de caisse ............................................................................................................................56 Règles d’affectation relevé............................................................................................................56 Compte de TVA par défaut .............................................................................................................56 Pointage automatique par import : nouveaux formats...............................................................56 Consultation des écritures d’un compte en saisie........................................................................56 Infos perso. dans les comptes .......................................................................................................57 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 ................................... 58 Les barres d’actions........................................................................................................................58 Affichage des fenêtres en arrière-plan.........................................................................................59 Enregistrement automatique des vues ........................................................................................59 Les actions flash..............................................................................................................................59 Gestion du crédit-bail .....................................................................................................................59 Affichage des cumuls par mois .....................................................................................................60 Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................60 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20............................... 61 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ........................................................................61 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 ................................... 62 Intuiciel personnalisable ................................................................................................................62 Insertion automatique....................................................................................................................62 Correcteur orthographique ............................................................................................................63 Aide à la saisie des Codes postaux et villes..................................................................................63 Plan comptable général 2010 .......................................................................................................63 Saisie simplifiée des factures et avoirs.........................................................................................64 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable...................................64 Intégration de la norme SEPA........................................................................................................64 Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................64 Ecritures de redevances de crédit-bail..........................................................................................64 Comptes exonérés de TVA .............................................................................................................65 Création de dossier à partir d’une société existante....................................................................65 Ciel Business Mobile.......................................................................................................................65 Les nouveautés des versions19.0 et Evolution 12.0 .................................... 66 Accueil Ciel ......................................................................................................................................66 Mon Compte Ciel ............................................................................................................................66 Amélioration de l’intuiciel..............................................................................................................66 Choix du code de lettrage ..............................................................................................................67 Modification de l’historique des archives .....................................................................................67 Modification de l’ouverture d’un dossier......................................................................................67 Déclaration de TVA .........................................................................................................................68 Consulter plusieurs comptes..........................................................................................................68 Emprunts .........................................................................................................................................68 Multi sélection de codes analytiques............................................................................................69 Calcul de la trésorerie prévisionnelle............................................................................................69 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion......................................................69 Amélioration de la purge ...............................................................................................................69 Référence d’obligation fiscale .......................................................................................................69 Association de comptes .................................................................................................................70 FlashCode et QR-Code ....................................................................................................................70 Détail du calcul des formules des états fiscaux............................................................................70 Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0 ................................... 71 TVA...................................................................................................................................................71 Sauvegarde DGFiP ..........................................................................................................................71 Windows™ 8 ...................................................................................................................................72 Compte d’attente ...........................................................................................................................72 Enregistrement des écritures en cours .........................................................................................72 Equilibrage automatique des écritures en cours..........................................................................73 Longueur du libellé des journaux et comptes ..............................................................................73 Longueur des codes journaux........................................................................................................73 Les nouveautés des versions Millésime 20.10, Evolution 13.10, Ciel Up To Experts 20.10 ...................................................................................................... 74 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts.........................................74 Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures ................................................74 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts .............................................75 L’import et l’export des écritures ..................................................................................................75 Les nouveautés des versions 21.0 et Evolution 14.0 ................................... 77 Assistant de création de dossier....................................................................................................77 Bureau de réglages ........................................................................................................................77 Mode tactile ....................................................................................................................................77 Export provisoire des écritures ......................................................................................................78 Les nouveautés de Ciel Compta 7 Les nouveautés de Ciel Compta Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 21.10, Evolution 14.10, Ciel Up To Expert 21.10. Déclaration d’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifié de TVA, chaque trimestre vous déclarez un acompte de TVA. 1. Dans l’assistant d’acompte de TVA, sélectionnez l’option Déclarer un acompte de TVA. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la zone Acompte de, indiquez le mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, sélectionnez le mois d’avril pour le paiement d’acompte du premier trimestre, le mois de juillet pour le paiement d’acompte du second trimestre, etc. 4. Si vous souhaitez connaître le montant de votre TVA réelle pour la période concernée, cliquez sur le bouton [Ma TVA réelle]. Une fenêtre s’affiche avec le montant de votre TVA réelle du trimestre. 5. Les zones Montant à déclarer et Déduction du crédit de TVA de la CA12 sont renseignées automatiquement. Vous pouvez modifier ces valeurs. Selon que vous déclarez votre acompte de TVA par la téléprocédure ou pas, les étapes qui suivent diffèrent. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). Sauvegarde en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE Lorsque vous êtes en option Ciel Données Mobiles, vos données sont directement sauvegardées sur le cloud. La sauvegarde en ligne vous permet d’accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez à condition d’avoir une connexion Internet. A partir de la liste des sauvegardes en ligne, vous pouvez restaurer et supprimer des sauvegardes réalisées. Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). Import des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES A l’activation de la commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Deux cas se présentent : • Si les écritures importées sont au format Ciel, votre logiciel le détecte et importe les écritures automatiquement. Selon le type de contrat auquel vous avez souscrit, le nombre de sauvegarde en ligne varie. Dans la liste des sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez. Les nouveautés de Ciel Compta 8 • Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées :  Pour plus de détails sur l’import des écritures, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). La migration d’une ancienne version 9 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier dans la nouvelle version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?, page 28. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. La migration d’une ancienne version 10 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Votre dossier provient d’une autre version Ciel Compta Le dossier que vous ouvrez a été créé dans Ciel Compta Millésime ou dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou dans Ciel Compta Facile, le logiciel vous demande l'action à effectuer. Exemple 1. Cochez l'option de votre choix : • Refuser l'ouverture : un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir pour Ciel Compta... L'application convertira votre dossier dans la version de Ciel Compta dans laquelle vous travaillez (Millésime, Evolution ou Ciel Up To Experts). Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Si vous travaillez dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts, il vous est demandé si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Répondez à la question. En fonction de votre réponse, le logiciel sera pré-paramétré pour échanger des données soit par Sage Production Experts (Oui) soit par l'import/export (Non ou Je ne sais pas). • L'ouvrir sans conversion Un message vous avertira que votre logiciel se comportera comme Ciel Compta Millésime ou Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude. Cette option est pratique si par exemple vous travaillez principalement dans une version millésime et que votre expert-comptable possède une version Evolution de Ciel Compta. Par la suite, si vous souhaitez modifier l'option d'ouverture, vous devrez passer par les préférences d'ouverture d'un dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, catégorie Comptabilité. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d'origine (Ciel Compta, Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile). Un dossier créé dans la version Evolution de Ciel Compta ne peut être converti. La migration d’une ancienne version 11 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier dans la nouvelle version, page 12. La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la version 2010 (version Millésime 16.0 ou version Evolution 9.0). Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, voici les modifications apportées sur votre ordinateur à la suite de l’installation de la nouvelle version de Ciel Compta : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwk.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wcpta par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwk.exe. Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 12 Récupérer un dossier dans la nouvelle version Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Compta inférieure ou égale à Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 4.10 vers Ciel Compta Evolution 5.20 minimum. Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous Les éléments non récupérés, page 12. Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération. Les éléments non récupérés Les éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution sont les suivants : Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, la récupération des anciens états n’est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les rapprochements bancaires La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Le système étant totalement différent, la récupération des rapprochements bancaires effectués sur votre ancien dossier ne peut être réalisée. Cependant, toutes les écritures pointées lors de ces rapprochements sont récupérées avec ce statut. Les budgets des prévisions Les budgets N et N-1 définis dans les prévisions ne sont pas récupérés. Ces montants étaient précédemment annuels, ils sont désormais mensuels dans la nouvelle version. Un même compte pouvait être utilisé dans plusieurs prévisions. Dans la nouvelle version, ils sont saisis directement dans la fiche des comptes. L’historique des clôtures L’historique des clôtures n’est pas récupéré. Cependant vous pourrez toujours consulter cet historique depuis votre ancienne version. Les commentaires des tâches et rappels Les commentaires des tâches et des rappels ne sont pas récupérés. Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. La migration d’une ancienne version 13 Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle. Les écritures lockées 1. Vous devez vérifier si des écritures «lockées» sont présentes dans le dossier que vous souhaitez récupérer. Si c’est la cas, vous devez repasser ces écritures en brouillard. Pour cela, effectuez une recherche de ces écritures en activant le menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES - onglet Lignes. 2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée. 3. Nommez la requête : Ecritures en L (par exemple). Double-cliquez ensuite sur la première ligne, sous le titre de la colonne Val puis sélectionnez la condition Egal. Saisissez la valeur L (en majuscule obligatoirement). Cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Validez en cliquant sur [Enregistrer] puis sur [Ok]. 5. De retour dans la liste des écritures, les écritures lockées s’affichent. Appuyez sur la touche du clavier et double-cliquez sur n'importe quelle ligne du mouvement. 6. Un message vous propose de visualiser l'écriture en grille de saisie. Après confirmation, le mouvement apparaît dans la grille de saisie. Cochez l'option Brouillard et cliquez sur [Enregistrer] pour remettre l'écriture au brouillard. Codes analytiques Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, nous vous conseillons de vérifier, dans les répartitions des codes analytiques, qu'un même code n’est pas présent dans plusieurs niveaux (comme l'exemple cidessous). Si tel est le cas, vous devez modifier ces répartitions. En effet, il n'est plus possible dans la nouvelle version de Ciel Compta d’affecter un même code à plusieurs niveaux. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Ecritures d'abonnement Les écritures qui ont été générées via les abonnements, quel que soit leur type, seront récupérées dans la grille de saisie «au kilomètre». Durée du traitement La procédure de récupération peut être longue. Elle est fonction de la taille de votre dossier et de votre ordinateur. De plus, cette procédure ne peut être annulée. L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont effacés. La migration d’une ancienne version 14 Procédure de récupération d’un dossier Nous allons détailler la procédure de récupération de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la récupération de votre ancien dossier. Démarrer Ciel Compta 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution en double-cliquant sur le raccourci qui a été créé sur le bureau. La fenêtre de sélection du Dossier s'affiche. 2. Cochez l’option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta doit être installée sur votre ordinateur, en plus de l’ancienne version. Cette option vous permet de sélectionner manuellement le répertoire à prendre en compte. Fenêtre dans Ciel Compta Evolution Fenêtre dans Ciel Compta La migration d’une ancienne version 15 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s’affiche est fonction de l’option que vous avez cochée auparavant. Vous avez coché l’option Version <= 2005 La fenêtre ci-dessous s’affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Vous avez coché l’option Version ≥ 2006 ou Version 2006 La fenêtre ci-dessous s’affiche Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste..., page 16. Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. Cette fonction vous permet de choisir votre ancien dossier. Pour sélectionner manuellement votre ancien dossier, conservez la touche de votre clavier enfoncée et cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version. La migration d’une ancienne version 16 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur le bouton [Ancienne version]. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Choisissez le dossier que vous souhaitez récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, il faut le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe ci-dessous Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste..., page 16. La migration d’une ancienne version 17 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Choisir un utilisateur Par défaut, le dossier est géré par l’utilisateur MAITRE. 1. Si dans votre ancien dossier, plusieurs utilisateurs étaient définis, sélectionnez votre nom. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le logiciel effectue certains contrôles avant de récupérer l’ancien dossier. La migration d’une ancienne version 18 Les contrôles • Avant de lancer la procédure de récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. Si c'est le cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous en informe. Contrôle ancienne version Ciel Compta Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Compta 7.0 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.0. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.0 et 11.10 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version plus récente. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version supérieure ou égale à Ciel Compta 7.0 et inférieure à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier peut commencer. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. Contrôle ancienne version Ciel Compta Evolution Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta Evolution, voyons les 2 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : La migration d’une ancienne version 19 Si votre dossier correspond à une version inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 5.0 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence alors. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta Evolution 5.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. La récupération Une fois que vous avez sélectionné votre dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. Une fois le traitement terminé, le message ci-dessous s'affiche. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. La migration d’une ancienne version 20 Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre, semblable à celle présentée ci-dessous, s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer. La migration d’une ancienne version 21 Vous pouvez fermer la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Compta. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier. Les accélérateurs de type «Caisse» Les accélérateurs de type «Caisse» ne sont pas récupérés. Si un accélérateur de ce type existait précédemment, il faudra le redéfinir en type «Trésorerie» une fois le dossier récupéré (menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES et choisir la préférence Accélérateurs dans la famille Comptabilité). Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez définis plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier de comptabilité, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 22 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’interface du logiciel a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via la fenêtre du plan de comptes, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Anciennes versions Lorsque vous activiez la commande PLAN COMPTABLE du menu BASES, deux fenêtres s’ouvraient : • la liste des comptes composant le Plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné et affiché dans une couleur différente. • le détail du compte sélectionné dans la liste. La migration d’une ancienne version 23 Nouvelles versions Lorsque vous activez la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES, une unique fenêtre s’ouvre : la liste des comptes composant le plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0 Si vous sélectionnez l’option Afficher l’aperçu depuis ce bouton, un aperçu du numéro de compte sélectionné s’affiche à droite de la fenêtre. À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0 La migration d’une ancienne version 24 Affichage et recherches Ancienne version Les icones de recherche étaient situés en bas de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. Afficher les comptes d’une classe particulière • Pour afficher les comptes d’une classe en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Plan de comptes. Exemple Pour afficher les comptes Financiers, cliquez sur le lien Financiers : Afficher un compte à partir de son numéro • Pour afficher un compte dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0 À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0 La migration d’une ancienne version 25 Exemple Pour afficher le compte 4130000 Clients effets à recevoir, saisissez 4130000 dans la zone de recherche : Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Boutons de commande Anciennes versions Ces boutons étaient situés en haut de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. Nouvelles versions Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Plan de comptes, ces boutons permettent respectivement de : • créer un compte, • modifier un compte, • supprimer un compte, • consulter les écritures relatives à un compte, travailler sur le compte, lettrer, pointer des écritures d’un compte, • fermer la fenêtre. Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées, et enregistrer vos critères de recherches. À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0 À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0 À partir des versions 12.0 et Evolution 5.0 À partir des versions 17.0 et Evolution 10.0 La migration d’une ancienne version 26 Modifications fonctionnelles majeures Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, certaines fonctions ont été profondément modifiées : • Le rapprochement bancaire La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Rapprochement bancaire pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • L’import des écritures comptables La procédure d’importation des écritures de paye ou de gestion commerciale en comptabilité a été modifiée. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Import des écritures en attente pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • La Synchro compta La procédure des échanges des écritures entre clients/experts-comptables a été modifiée et vous propose deux modes de synchro compta. Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Synchroniser les données comptables pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. La migration d’une ancienne version 27 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Anciennes versions Nouvelles versions Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (plan de comptes, consulter un compte, journaux, chéquiers, modes de paiement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande IMMOBILISATIONS Menu IMMOBILISATIONS Le nouveau menu Immobilisations vous permet de gérer et de suivre toutes vos immobilisations (Fonction disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution) Menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES Menu LISTES commande ÉCRITURES Menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA Menu TRAITEMENTS commande DÉCLARATIONS DE TVA Menu ETATS commande RELANCES CLIENTS Menu TRAITEMENTS commande RELANCES - RELANCES CLIENTS Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de diffé- rents menus dans l’ancienne version (tableau de bord, statistiques, relation expert, mailing, exports balance, etc.) Menu FENÊTRES commande MODE DÉCOUVERTE / MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - COORDONNÉES Menu ECHANGES commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - EXPORT Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTA - commande RELATION EXPERT - HISTORIQUE DES TRANSFERTS Menu ECHANGES commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS Menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA Menu ECHANGES commande SYNCHRO COMPTA Menu DIVERS commande IMPORTS/EXPORTS Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande IMPORTER UNE BALANCE. Menu ECHANGES commande EXPORTER UNE BALANCE. Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - catégorie Comptabilité. La migration d’une ancienne version 28 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupé- ration de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES de l’ancienne version de Ciel Compta. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Compta Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Numéro de version Millésime 7.0 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001 8.0 - 8.01 - 8.02 2002 9.0 - 9.10 2003 10.0 - 10.50 2004 11.0 - 11.10 2005 12.0 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006 13.0 - 13.10 2007 14.0 - 14.10 2008 15.0 - 15.10 -15.20 2009 16.0 - 16.10 2010 17.0 - 17.10 - 17.20 2011 18.0 - 18.10 2012 19.0 - 19.60 - 19.61 2013 20.0 - 20.10 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 2002 2.0 2003 3.0 - 3.50 2004 4.0 - 4.10 2005 5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R) 6.0 - 6.10 2007 7.0 - 7.10 2008 8.0 - 8.10 - 8.20 2009 9.0 - 9.10 2010 10.0 - 10.10 - 10.20 2011 11.0 - 11.10 2012 12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.0 -12.10 2014 La migration d’une ancienne version 29 Tableau de correspondance Ciel Compta- Ciel Up To Experts Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • répartition des codes analytiques • vérification des écritures lockées • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Vérification de certains éléments (accélérateurs de type «Caisse»). Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les rapprochements bancaires • les budgets et prévisions • les commentaires des tâches et rappels • les accélérateurs de type «Caisse» • l’historique des clôtures. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Compta (Menu UTILITAIRES commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta en activant la commande RÉINDEXATION du menu UTILITAIRES. 3. Activez le menu ? commande RESSOURCES/INFORMATIONS - RÉPARATION pour lancer une réparation des données. La fenêtre Réparation des données s’affiche. Cochez les options Tentative de correction et Détail des enregistrements modifiés ou effacés puis cliquez sur [Ok]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. Numéro de version Millésime 20.10 2014 L’historique des nouveautés 30 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et 5.40. Les nouveautés de la version Evolution 5.40 Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Réviser une immobilisation A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). L’historique des nouveautés 31 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. L’historique des nouveautés 32 On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. L’historique des nouveautés 33 Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/ 2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés.(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans L’historique des nouveautés 34 A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure ») puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur. Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 35 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 30. Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 36 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 37 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 38 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA La synchronisation est une méthode d’échange de données comptables simple, rapide et dynamique. Elle facilite les échanges de données entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les données comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage L30 et L100 ou Sage Coala. Cette fonction permet : L’historique des nouveautés 39 au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. L’historique des nouveautés 40 à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. Pour des informations détaillées sur la Synchro Compta (paramétrage, émission, réception et historique des synchronisations) reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Nouvel Intuiciel Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Compta vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice (assistant Top Clôture). Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application. Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Cette commande vous permet de calculer le montant des remboursements dans le cas ou l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. Pour des informations détaillées sur le calcul des frais kilométriques, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Impression d’une lettre chèque GRILLE DE SAISIE AU KILOMÈTRE - clic droit LETTRE CHÈQUE Vous pouvez, à partir de la grille de saisie au Kilomètre, imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, activez le commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle. Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles. De même, vous pouvez établir des budgets prévisionnels. Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet Menu DIVERS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs A partir de la fenêtre d’un Compte client (411) ou fournisseur (401) - Onglet Client ou Fournisseur Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icone affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala Création d’un dossier comptable via la Synchro compta Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez maintenant créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. Pour des informations détaillées sur la Création d’un dossier via la Synchro Compta, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion des A-nouveaux Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES, ou Menu DOSSIER - PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ onglet Synchro Compta Vous pouvez maintenant définir la personne qui sera chargée de la génération des A-nouveaux : soit l’expertcomptable soit le client. Dans la zone Génération des A-nouveaux par, il suffit de sélectionner l’option Expert comptable ou Client. Coordonnées de l’expert comptable Les coordonnées de l’expert comptable sont récupérés dans le fichier de synchronisation. Simplification de la validation des écritures de l’expert comptable Menu DIVERS - commande LANCER LA SYNCHRO COMPTA Si vous êtes Expert comptable, lors de l’envoi des données à votre client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Il vous est demandé si vous voulez valider les écritures, cochez l'option Oui puis saisissez la Date de validation des écritures. Nouveau bordereau de déclaration de TVA Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT - option Éditer une déclaration de TVA. Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS - bouton [Etat]. Si vous êtes en régime réel de TVA, vous pouvez éditer votre état fiscal de déclaration de TVA sur le nouveau bordereau de saisie de la Direction Générale des Impôts. En effet, ce nouveau bordereau de saisie : 3310-N°10963*11 et valable à compter du 01/09/2006 est disponible dans Ciel Compta. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur (les journaux, le grand-livre, etc.). Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. Date de saisie des écritures Menu SAISIES - commandes FACTURE CLIENT ou FACTURE FOURNISSEUR Lors de vos saisies de factures, vous pouvez indiquer une date d’échéance inférieure à la date de saisie. L’historique des nouveautés 44 Nouveaux formats d’import/export  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES EXPORTS Format Ciel • Le nouveau format Import Ciel permet d’importer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’autres logiciels Ciel. • A l’inverse, le format Export Ciel permet d’exporter des écritures provenant de Ciel Compta vers d’autres applications Ciel. Ces deux nouveaux formats tiennent compte de la longueur maximale des comptes, des codes journaux et des codes analytiques propre à Ciel Compta. Format Cegid, CCMX, Sage Coala Vous avez maintenant deux nouveaux formats : Ecritures Cegid Sisco 2 et Ecritures CCMX permettant d’importer vos écritures provenant des logiciels Cegid ou CCMX . Vous pouvez également exporter vos écritures de Ciel Compta vers les logiciels Cegid ou CCMX en utilisant les formats Export écritures CCMX ou Export écritures Cegid Sisco 2. Sage Coala dispose maintenant de nouveaux formats qui vous seront également proposés dans Ciel Compta lors de vos exports ou imports d’écritures. L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 Besoin d’aide Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icone du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web). 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Nouveau mode comptable Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier, un autre mode comptable vous est proposé. Vous avez le choix entre : • Standard : par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode standard. Ce mode comptable propose des saisies guidées des écritures qui facilite votre travail ainsi qu’une tenue de comptabilité poussée et complète. • Cahier : ce mode permet de tenir une comptabilité de façon simplifiée. La saisie des écritures est sous forme d’un cahier comptable. De plus, vous disposez des principaux états (journaux, grand-livre, etc) ainsi que des traitements essentiels (pointage, relevé bancaire, déclaration de TVA etc.). Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. L’historique des nouveautés 46 Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Nouveau format d’import/export Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Les formats d’import relevé permettent à votre logiciel de décoder les relevés bancaires que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. Saisie Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Saisies des A-nouveaux Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Vous disposez maintenant d’une saisie simplifiée des A-nouveaux sous forme de Débit/Crédit et à partir de votre plan de comptes qui vous est présenté. Import balance  Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT BALANCE Vous pouvez importer toutes les écritures d’une balance dans Ciel Compta. Synchro compta Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA Vous pouvez échanger des données synchronisées via la plateforme Ciel. Le destinataire pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel. Pour plus de détails, reportez-vous au guide de référence électronique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 47 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE Vous pouvez pour une comptabilité analytique éditer un bilan synthétique et un compte de résultat synthétique. Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les documents des comptes annuels. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. Dans une cellule de la colonne Intitulé du compte, faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. La fenêtre suivante s’affiche : Modification du solde pointé Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - onglet Banque Vous avez la possibilité de modifier le solde pointé d’un compte de banque directement à partir de sa fiche. Dans la zone Solde Pointé, l’icone permet d’accéder à la fenêtre Régularisation du solde pointé. Informations complémentaires Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans la fiche d’un compte, vous disposer de l’icone qui vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. L’historique des nouveautés 48 Affichage des alertes Les alertes s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut. Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic-droit dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, vous pouvez choisir votre option d’affichage des alertes. Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES). Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 49 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT D’ÉCHANGES DE DONNÉES Ciel Compta permet de transmettre et recevoir vos écritures comptables dans différents formats. Vous disposez maintenant d’un assistant d'export et d'import qui regroupe tous les types d'envoi et de réception disponibles dans votre logiciel. Cet assistant vous guide dans votre choix de format d’export et d’import en fonction des logiciels que possèdent votre expert-comptable ou client. Pour plus de détails, consultez le guide de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 50 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 Nouvelle interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Barre de titre Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets L’historique des nouveautés 51 Intuiciel Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client ou du fournisseur via internet afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. L’historique des nouveautés 52 Les aperçus Afficher l’aperçu dans la liste des comptes Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte directement à partir du plan de comptes. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Aperçu en PDF par défaut Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 53 Acquisition d’informations légales Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez d’un nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier en mode cahier, vous pouvez maintenant choisir le mode comptable «dépenses-recettes», en plus du mode «créances-dettes». Nouveaux modes de la Synchro compta Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expertcomptable. Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. L’historique des nouveautés 54 Annuler le lettrage manuel Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des inventaires des immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE ou BALANCE ou ÉTAT BUDGÉTAIRE Vous pouvez afficher dans votre état budgétaire les codes non imputés. Pour cela, vous devez cocher l’option Affichage des codes non imputés. De même, dans l’état du grand livre analytique et de la balance analytique, il est possible d’éditer les comptes non affectés, en cochant la case Affichage des comptes non affectés. Paramétrage des états fiscaux Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille États fiscaux Dans le but de simplifier la personnalisation des états fiscaux, chaque formule est maintenant accessible séparément. Ainsi, lorsque vous double-cliquez dans une cellule de l’état, uniquement la formule de cette cellule apparaît dans l’éditeur de script. Réouverture d’exercice : nouvelles étapes Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Deux nouvelles étapes vous permettent de reporter les écritures non pointées et les écritures non lettrées dans l’Anouveau. Aussi, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes à reporter. Dans ce cas, une étape supplémentaire est proposée. Format RImport : pointage récupéré Menu DIVERS - commande RELATIONS EXPERTS - ASSISTANT DES ÉCHANGES DE DONNÉES ou IMPORT ou AUTRES EXPORTS Le format RImport permettant d’importer et d’exporter des écritures dans un fichier prend en compte les écritures pointées. L’historique des nouveautés 55 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 Personnalisation des polices Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution. Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation. Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. L’historique des nouveautés 56 Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent d’affecter automatiquement un compte, un mode de paiement et éventuellement un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis attribue le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION). Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton . Consultation des écritures d’un compte en saisie A partir d’une commande de saisie accessible par le menu SAISIES - clic droit sur le compte Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. L’historique des nouveautés 57 Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. Infos perso. dans les comptes Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution. Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso. Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. L’historique des nouveautés 58 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie. • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . L’historique des nouveautés 59 Affichage des fenêtres en arrière-plan Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (plan de compte, pointage, lettrage, relances clients, liste des immobilisations, liste des modèles, liste des cahiers). Gestion du crédit-bail Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton . Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 60 Affichage des cumuls par mois Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - onglet Soldes validés L’onglet Soldes validés présent dans un compte récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont maintenant présentés mois par mois. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles via la flèche du bouton [Regroupement]. Balance comparative N à N -10 Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE ou COMPTES DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE ou SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Gestion multi-analytique de niveau 1 A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique. L’historique des nouveautés 61 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Paramétrage O.G.A Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 62 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 Intuiciel personnalisable Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots. Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 63 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT. Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Compta Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Plan comptable général 2010 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU L’historique des nouveautés 64 Dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle notamment à partir du Plan Comptable Général 2010. Vous l’adapterez par la suite à vos besoins. Saisie simplifiée des factures et avoirs Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable A partir du menu ECHANGES Le nouveau menu Echanges est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Intégration de la norme SEPA Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous les renseignez dans les comptes de banque au niveau de l’onglet Banque. Gestion multi-analytique de niveau 1 Menu SAISIES - RELEVÉ BANCAIRE Menu LISTES - RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte dans les saisie de relevé bancaire et dans la création d’une règle d’affectation relevé. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ecritures de redevances de crédit-bail UNIQUEMENT DISPONIBLE DANS CIEL ASSOCIATIONS EVOLUTION. Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. L’historique des nouveautés 65 Dans la fiche d’un crédit-bail Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. Création de dossier à partir d’une société existante Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous pouvez créer votre dossier à partir d'une société existante. Pour cela, dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Ciel Business Mobile Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 66 Les nouveautés des versions19.0 et Evolution 12.0 Accueil Ciel Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est composé des onglets : Mon bureau, accessible depuis l’icône ; Mon tableau de bord, accessible depuis l’icône ; et Mes états statistiques, accessible depuis l’icône situés dans la barre d’actions. Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. L’historique des nouveautés 67 • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de secteurs. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Choix du code de lettrage Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Modification de l’historique des archives Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archives DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur La fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 68 Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consulter plusieurs comptes Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts Menu LISTES - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. L’historique des nouveautés 69 Créer un emprunt Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Multi sélection de codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Uniquement dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion Menu Etats - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Solde intermédiaire de gestion avec l’option Détail des comptes. Amélioration de la purge Menu TRAITEMENT - commande PURGE. L’option Tous les budgets a été ajoutée aux traitements de la purge. Lors du lancement de la purge des écritures, si vous cochez l’option Toutes les écritures, par défaut les zones Rapprochement bancaire et Déclaration de TVA sont également cochées et grisées. Référence d’obligation fiscale Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. L’historique des nouveautés 70 Association de comptes Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. FlashCode et QR-Code Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes: • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Détail du calcul des formules des états fiscaux Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. L’historique des nouveautés 71 Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0 TVA Les paramètres TVA Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié. Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte 3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12. Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez paramétrer. L’assistant de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. L’historique des nouveautés 72 Consultation des sauvegardes DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. Compte d’attente Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie. Enregistrement des écritures en cours Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE. Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR. L’historique des nouveautés 73 Menu SAISIES - commande PAIEMENT et ENCAISSEMENT. Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Equilibrage automatique des écritures en cours Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton [Fermer] situé en haut de la fenêtre. Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Longueur du libellé des journaux et comptes Menu LISTES - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier]. Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier]. La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères. Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans la zone Intitulé. Longueur des codes journaux Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta]. La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum. Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux : 1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ. Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. L’historique des nouveautés 74 Les nouveautés des versions Millésime 20.10, Evolution 13.10, Ciel Up To Experts 20.10 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche . Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures A la création du dossier Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de déterminer votre mode d’échanges. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous répondez par : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Dans les paramètres comptabilité Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges avec votre expert-comptable. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...). Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts]. Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime. L’historique des nouveautés 75 • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Recevoir des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . L’import et l’export des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à l’import et à l’export de vos écritures. Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à- dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : Cette option est indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, ces commandes sont indisponibles. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. L’historique des nouveautés 76 • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 77 Les nouveautés des versions 21.0 et Evolution 14.0 Assistant de création de dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La création de votre dossier est simplifiée. En seulement deux étapes, votre dossier est créé et vous pouvez commencer à travailler. Dans la première étape de l’assistant, vous indiquez vos dates d’exercices comptable et vos paramètres de TVA. Dans la seconde étape de l’assistant, vous renseignez les informations concernant votre monnaie et si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe. Pour plus de détails sur la création de votre dossier, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Bureau de réglages A partir de la barre d’actions - bouton Un bureau de réglages, accessible depuis la page d’accueil de votre logiciel, vous permet d’effectuer le paramétrage de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA et votre activité. Ce bureau de réglages est composé de trois tuiles contenant des liens. Ce sont des raccourcis vous permettant d’accéder aux fonctions utilisées le plus souvent. Par défaut, le bureau de réglages s’affiche automatiquement après la création de votre dossier. Pour plus de détails sur le bureau de réglages, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Mode tactile A partir de la barre d’actions - onglet - Mode tactile Si vous travaillez sur un écran tactile ou sur une tablette sous Windows™ 8, vous disposez d’un mode tactile vous permettant de naviguer aisément avec le bout du doigt dans votre logiciel. 1. Cliquez sur l’icône de l’onglet [Accueil]. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. L’activation de ce mode permet d’aérer les boutons de la barre d’actions, d’espacer les icônes, les éléments de la palette et le zoom afin de naviguer plus facilement avec le doigt dans votre logiciel. Vous pouvez avec votre doigt : • défiler horizontalement et verticalement dans l’Intuiciel et dans toutes les listes, • glisser-déposer une tâche en mode personnalisation de votre bureau, • augmenter ou diminuer le zoom dans les listes, les aperçus des états ou les images de votre logiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Avant la création de votre dossier, si vous avez procédé au référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées de votre société saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. L’historique des nouveautés 78 Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez désormais générer un fichier d’écritures comptables provisoire. Pour plus de détails sur l’export provisoire des écritures, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE ou à l’aide (F1). Avant de lancer ce traitement, vous devez obligatoirement valider les écritures sur la période définie. ©Copyright 2014 Sage activité Ciel Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - Réf. : MAJ WKE 21.10 / 14.10 - 10.14. La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel d’installation Version Evolution réseau Ciel Compta Ciel Gestion commerciale Ciel Associations Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Ce qu’il faut savoir sur................................................................................4 L'architecture client/serveur .................................................................................................... 4 Le protocole TCP/IP................................................................................................................. 4 La configuration minimale requise........................................................................................... 5 Les configurations possibles.................................................................................................... 6 Installation des logiciels..............................................................................8 Lancez le CD-Rom de votre logiciel ......................................................................................... 8 Démarrez la procédure d'installation ....................................................................................... 8 Installez le module Ciel directDéclaration .............................................................................. 10 Référencez-vous.......................................................................................11 Au premier lancement de votre logiciel.................................................................................. 11 Au prochain lancement de votre logiciel ................................................................................ 13 Configuration de Ciel Serveur....................................................................15 Lancement de Ciel Serveur..................................................................................................... 15 Maintenance automatique...................................................................................................... 15 Mise en place du dossier sur le poste Serveur ...........................................17 Création d'un nouveau dossier............................................................................................... 17 Récupération d'un ancien dossier .......................................................................................... 18 Connexion depuis un poste Client ......................................................................................... 18 Ce qu’il faut savoir sur... 4 Ce qu’il faut savoir sur... L'architecture client/serveur Ciel Serveur va vous permettre de faire fonctionner les versions Evolution réseau de Ciel Gestion commerciale, Ciel Compta et Ciel Associations entre différents postes et plusieurs utilisateurs, selon l'architecture client /serveur. Ce type de fonctionnement en réseau présente les avantages suivants : • La rapidité de traitement des postes clients et les capacités du lien réseau sont exploitées au mieux. • Étant donné que le serveur est au centre du réseau, il gère des ressources communes à N utilisateurs (le nombre de fichiers ouverts et d'utilisateurs connectés est illimité). • Le serveur est déchargé de certains traitements qui sont délégués aux clients d'où un meilleur temps de réponse. • Des postes clients peuvent être ajoutés ou supprimés simplement, sans que cela ne perturbe le fonctionnement même du réseau. Ciel Serveur est une application permettant l’échange de données entre un poste serveur et un poste client. Le poste serveur désigne l'ordinateur sur lequel s'exécute Ciel Serveur et où sont hébergés les données utilisables en réseau. Les postes clients correspondent aux stations de travail sur lesquelles une application cliente va être installée. Le poste client va ensuite utiliser le service que Ciel Serveur met à sa disposition. Le protocole TCP/IP Généralités Le protocole représente le langage utilisé par les ordinateurs pour dialoguer sur le réseau au moyen de règles et de procédures permettant d'émettre et de recevoir des données. Pour utiliser les applications Ciel Evolution Réseau, le protocole TCP/IP doit être installé sur le poste serveur et sur tous les postes clients de votre configuration réseau. Le protocole TCP/IP signifie Transmission Control Protocol/Internet Protocol. TCP/IP provient des noms des deux protocoles majeurs d'une suite de protocoles reliés entre eux, entre autres, les protocoles TCP et IP. Le protocole IP assure la transmission des données à travers l'interconnexion. Il est basé sur l'adressage IP, c'est-à-dire le fait de fournir une adresse IP à chaque machine du réseau. L'information est découpée en paquets de petite taille. Ces paquets sont les segments. Chaque segment possède, en plus de l'information, l'adresse du destinataire et celle de l'émetteur. Une fois l'information acheminée, il faut atteindre l'application référencée, c'est le rôle du protocole TCP. TCP est complémentaire de IP. Il remet en ordre les paquets sur l'ordinateur du destinataire. Vérifier l'existence du protocole TCP/IP sur les postes serveur et clients L'application Ciel Serveur s'appuie sur le protocole TCP/IP et communique par ce même protocole.  Assurez-vous que ce protocole est installé et configuré sur le serveur ainsi que sur les postes clients. 1. Activez le menu DÉMARRER de Windows™ - commande PARAMÈTRES - PANNEAU DE CONFIGURATION puis sélectionnez l'option connexion réseau. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez - à l’aide du bouton droit de la souris - sur l'option connexion au Ce qu’il faut savoir sur... 5 réseau local puis sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre suivante s’affiche. • Si le protocole TCP/IP est installé sur le poste, il doit apparaître dans la liste des composants réseau installés. • Si le protocole TCP/IP ne figure pas dans la liste des composants réseau installés sur les postes, vous devez d’abord l’installer puis le configurer. La configuration minimale requise Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser les fonctions Réseau • carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur, • protocole TCP/IP installé, • plateforme Windows™ obligatoire, • ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows™ Serveur.  Le protocole TCP/IP doit être installé et configuré sur le poste serveur et les postes clients. Attention ! Cette procédure est réservée à des utilisateurs maîtrisant le domaine réseau et son langage. Il est préférable de consulter votre administrateur système ou votre installateur réseau qui en assurera la mise en place. Ce qu’il faut savoir sur... 6 Pour utiliser Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Les configurations possibles Nous verrons en détail quelques configurations possibles en utilisant les applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations en exemple. Exemple Un poste Ciel Compta principal (serveur de données) et un poste secondaire.  Dans ce cas, le poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Gestion commerciale principal (serveur de données de Gestion commerciale). Chaque poste peut se connecter sur la Gestion commerciale ou sur la Compta.  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 3 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Associations principal (serveur de données d’Associations). Chaque poste peut se connecter sur Ciel Associations ou sur Ciel Compta. Ce qu’il faut savoir sur... 7  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 4 Un poste Serveur Ciel Compta/Ciel Gestion commerciale (serveur de données de Compta et de Gestion commerciale) et des postes Clients Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale.  Dans ce cas il n'y a qu'un seul poste Serveur (serveur des données de Compta et de Gestion commerciale). Installation des logiciels 8 Installation des logiciels Sur le poste Serveur 1. Installation de l’application sur l'ordinateur qui contiendra les données de Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale et/ou Ciel Associations (Serveur de données). Sur chaque poste Client 2. Installation de l’application sur le ou les ordinateurs (postes Clients) qui accéderont aux données du poste Serveur.  Dans les deux cas, la procédure est identique. Lancez le CD-Rom de votre logiciel 1. Insérez le CD-Rom dans le lecteur prévu à cet effet. 2. Attendez l'ouverture automatique du CD-Rom. Si le CD-Rom ne s'ouvre pas automatiquement au bout de quelques secondes, vous devez effectuer certaines opérations, par exemple sous Windows XP : • Cliquez sur le bouton [Démarrer] et sélectionnez la commande EXÉCUTER. • Saisissez le nom du lecteur CD-Rom, suivi de la commande \Install.exe ou suivi de la commande \setup.exe uniquement pour Ciel Association. Exemple si le lecteur se nomme D:, saisissez D:\Install.exe ou D:\setup.exe). Démarrez la procédure d'installation Après quelques instants, la fenêtre Bienvenue chez Ciel! du programme d'installation de votre logiciel s'affiche. A titre d’exemple, il vous est présenté ci-dessous l’installation de Ciel Compta Evolution sur un poste Serveur, qui s’effectue une seule fois.  A l’inverse, l’installation de votre application en version Client est à répéter sur chaque poste client. 3. Dans la fenêtre de Bienvenue chez Ciel!, cliquez sur le bouton [Suivant>] pour démarrer la procédure d’installation. Attention ! Vous devez disposer de 300 Mo d'espace disque pour effectuer l'installation d’un poste Client ou Serveur. Installation des logiciels 9 Les applications Ciel faisant l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final à titre personnel et pour un seul logiciel, les termes de ce contrat de licence vous sont rappelés. 4. Cochez l’option J’accepte les termes de ce contrat de licence puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Choisissez le type d'installation 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le type d’installation souhaité. Vous disposez de trois types d'installation : Installation du poste client Installation de l’application sur le ou les ordinateurs qui accéderont aux données du poste serveur. Choisissez ce type d’installation s’il s’agit du ou des poste(s) client(s) que vous installez.  La procédure d’installation est identique pour le poste serveur et le(s) poste(s) client(s). L’option correspondante est sélectionnée par défaut. Vous laissez l’option cochée pour le(s) poste(s) qui se connecteront au serveur de données.  Vous ne devez pas choisir cette option pour le poste Serveur. Installation du poste serveur Installation de l’application sur l’ordinateur qui contiendra les dossiers de votre application (Serveur de données). Choisissez ce type d'installation s’il s’agit du poste serveur que vous installez. Cette installation implique : • d’une part l’installation de l’application Ciel Serveur, • d’autre part l’installation de votre application : Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale ou Ciel Associations. Installation des logiciels 10  Le poste Serveur de données pourra également se connecter aux dossiers de Ciel Compta et/ou de Ciel Gestion commerciale et/ou de Ciel Associations (comme les postes Clients). Installation personnalisée Installation qui vous permettra de choisir les fonctionnalités à installer ainsi que le répertoire d’installation. Ce type d’installation s’adresse aux utilisateurs expérimentés. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour poursuivre l'opération. Validez l'installation du logiciel 7. Une fois tous les paramètres d'installation définis, l’installation de votre logiciel démarre. 8. En fin de procédure, le programme indique que l'installation est terminée. Cliquez sur le bouton [Terminer]. L'installation de votre poste serveur est achevée. Vous devrez renouveler la procédure d’installation pour les postes clients. Fin de l'installation sur le poste Serveur A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.  A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. Installez le module Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. Le module directDéclaration vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta Evolution vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Vous pouvez télécharger et installer ce module directement depuis Ciel Compta Evolution. Une fois que vous aurez lancé le logiciel, allez dans le menu ETATS et choisissez la commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION. Référencez-vous 11 Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. Au premier lancement de votre logiciel 1. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche. Elle vous informe des conditions légales concernant le logiciel. Lisez ces informations. 2. Si vous disposez d’une connexion Internet et d’un N° SIRET (identifiant numérique composé de 14 chiffres), saisissez ce dernier. Vos coordonnées seront automatiquement récupérées et vous gagnerez ainsi du temps1. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le SIRET. Si le SIRET est valide, vous passez automatiquement à l’étape suivante ou cliquez sur le bouton [Continuer]. Attention ! Le référencement peut être effectué à partir de n’importe quel poste client ou serveur. Tant que celui-ci n’aura pas été effectué, au delà de 30 jours, l’impression sera interdite et les dossiers ne s’ouvriront qu’en lecture seule sur le poste serveur ou sur le poste client. 1.Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la Direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Cet intitulé varie en fonction du logiciel que vous avez Référencez-vous 12 La fenêtre suivante s’affiche : 4. Renseignez les zones présentées dans cette fenêtre1. Certaines zones doivent obligatoirement être renseignées pour terminer votre référencement.  Si vous n’avez pas renseigné la zone E-mail, un message d’erreur apparaît sous la zone. Vous devez obligatoirement renseigner une adresse e-mail valide. 5. Cochez l’option J’accepte les Conditions Générales d’Assistance. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour finaliser le référencement. Vos données sont alors directement envoyées au Service Référencement Sage activité CIEL via Internet. Vous n’avez pas de connexion internet ou l’envoi a échoué Si vous ne possédez pas de connexion Internet ou si l’envoi a échoué pour une autre raison ; la fenêtre cidessous s’affiche : Vous possédez une connexion Internet • Cliquez sur le bouton [Recommencer].  Si le problème persiste, envoyez votre fiche de référencement par courrier. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Imprimer]. Vous ne possédez pas de connexion Internet • Cliquez alors sur le bouton [Imprimer] pour lancer l’impression de votre fiche de référencement et adressez-la à : Sage activité Ciel - Service Référencement - 35 rue de la Gare - 75917 Paris Cedex 19 ou par fax au numéro 01.55.26.33.29. Saisissez les informations nécessaires1. Référencez-vous 13 L’envoi a réussi Un message s’affiche pour vous indiquer que l’envoi de vos données de référencement chez Ciel a été effectué avec succès. Au prochain lancement de votre logiciel Après la réception des informations de référencement, Ciel renverra automatiquement une clé d’activation. Votre logiciel sera alors activé sans que vous ayez à intervenir. Attente du retour de clé Si le retour de la clé d’activation n’est pas effectué au bout de 5 jours, vous obtiendrez au démarrage de l’application la fenêtre suivante : Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe du nombre de jours dont vous disposez sans clé d’activation. Passé ce délai (30 jours maximum), vous pouvez toujours ouvrir le logiciel mais vous ne pouvez plus effectuer d'impression et vos dossiers seront en lecture seule. Retour de clé effectué Si la clé d’activation est retournée à l’application, vous obtiendrez au démarrage de cette dernière le message suivant. Référencez-vous 14 Clé d’activation reçue par email, courrier ou fax Si vous recevez votre clé d’activation par e-mail, courrier ou fax. 1. Lancez votre logiciel sur le poste Serveur ou Client. 2. Dans la fenêtre Assistant de référencement, saisissez votre clé. 3. Si vous avez acquis votre application chez Ciel, indiquez votre Code client que vous trouverez sur votre facture d'achat. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois votre clé d’activation saisie sur le poste Serveur ou Client, la connexion depuis le poste Serveur ou les postes Clients s’effectue directement (plus de décompte du nombre de jours). Attention ! La clé d’activation ne peut pas vous être communiquée par téléphone. Configuration de Ciel Serveur 15 Configuration de Ciel Serveur Les paramètres réseau définis par défaut dans Ciel Serveur sont optimisés pour répondre à la majorité des configurations réseau. Il n'est donc pas indispensable de les modifier pour que fonctionnent les applications Ciel Evolution en réseau. Lancement de Ciel Serveur Pour des raisons pratiques, l'ouverture de Ciel Serveur s’effectue en mode minimisé.  Vous devez vérifier que l'application Ciel Serveur est bien présente dans la barre des tâches de Windows™. Maintenance automatique Le système de maintenance automatique de Ciel Serveur permet d'effectuer automatiquement certaines actions à des moments prédéfinis. Son but principal est d'effectuer des copies. Les dossiers des applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations sont ouverts en mode exclusif et ne peuvent être copiés quand ils sont ouverts. La maintenance automatique se déclenchera en général la nuit et réalisera les actions suivantes : • les utilisateurs éventuels seront déconnectés, • les données à sauvegarder seront copiées vers un répertoire temporaire, • ce répertoire temporaire pourra ensuite être copié ou gravé sur un support de sauvegarde.  Pour beaucoup d'utilisateurs, ce système n'est pas nécessaire. L’utilisation de la sauvegarde à partir d'un poste Serveur est suffisante. Pour procéder à la maintenance automatique, sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DU SERVEUR dans le menu SERVEUR et cliquez sur l'onglet Maintenance. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Attention ! Vous ne devez effectuer cette opération que si vous avez besoin d'adapter certains paramètres réseau à votre configuration. Attention ! A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement. A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. Configuration de Ciel Serveur 16 Démarrage de la maintenance automatique La première étape consiste à renseigner les zones suivantes : 1. Définissez l'heure à laquelle la maintenance doit s'effectuer. Le redémarrage peut s’effectuer : • automatiquement dès la fin des tâches, • à une heure spécifiée. 2. Indiquez ensuite les jours où la maintenance doit s'effectuer. Tâches de la maintenance automatique La deuxième étape consiste à ajouter dans l'ordre les tâches à effectuer. Il existe plusieurs possibilités pour réaliser des sauvegardes automatiques, mais elles peuvent être regroupées dans deux scénarios : Maintenance automatique avec redémarrage automatique de Ciel Serveur Dans ce cas, Ciel Serveur sera interrompu. Pendant cette interruption une copie temporaire d'un dossier sera réalisée à l'aide de la tâche Copie puis Ciel Serveur sera ensuite redémarré. La copie réalisée peut alors être utilisée par un logiciel de sauvegarde, par un batch, etc. Dans ce cas, l’interruption du serveur est brève. Maintenance automatique avec redémarrage à heure fixe de Ciel Serveur Dans ce cas, le serveur sera interrompu le temps défini. Pendant ce temps, un logiciel de sauvegarde par exemple peut utiliser ce fichier pour le sauvegarder. Il peut toutefois y avoir un inconvénient à cette méthode. Il n'est pas sûr à 100% que la copie soit terminée lors du redémarrage du serveur, ce qui peut entraîner des erreurs. La tâche Copie La maintenance automatique va en général utiliser la tâche Copie. La fenêtre ci-dessous correspond à la fenêtre de paramétrage de la tâche. Attention ! La tâche SAUVEGARDE de l'application Ciel Serveur ne sauvegarde pas les dossiers mais les réglages du serveur. Mise en place du dossier sur le poste Serveur 17 Mise en place du dossier sur le poste Serveur Lors de la mise en place de votre dossier sur le poste Serveur, deux cas peuvent se présenter : • la création d'un nouveau dossier, • la récupération d'un ancien dossier. Création d'un nouveau dossier Vous pouvez créer votre dossier de Compta, de Gestion commerciale ou Associations depuis le poste Serveur lui-même ou depuis l'un des postes Clients. 1. Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Dans cette fenêtre, la liste du ou des serveurs présents sur votre réseau s’affiche. Dans la fenêtre ci-dessus, le serveur se nomme Test-Serveur. 2. Sélectionnez le serveur et validez en cliquant sur le bouton [OK]. 3. La procédure de création du nouveau dossier commence. Elle est identique à la création d'un dossier en monoposte. Attention ! Avant de procéder à la création de votre dossier, vous devez vous assurer que l'application Ciel Serveur est bien lancée. Si ce n'est pas la cas, activez le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - DÉMARRAGE - CIEL SERVEUR. Attention ! L’option ne doit pas être utilisée sinon ce dossier ne sera pas accessible par d’autres postes. Mise en place du dossier sur le poste Serveur 18 Récupération d'un ancien dossier La procédure de récupération des anciens dossiers sur le poste Serveur se déroule de la même manière qu'en monoposte. La seule obligation est de la réaliser sur le poste Serveur. Cette procédure se déroule en mode exclusif et à ce titre, le dossier ne pourra pas être ouvert par d'autres postes Clients. Pour cela, une fois la procédure terminée, il faut impérativement quitter le dossier. 1. Activez la commande QUITTER du menu DOSSIER. 2. Reconnectez-vous en choisissant le dossier dans la liste proposée.  Pour des informations détaillées sur la procédure de récupération des données de votre ancienne version, reportez-vous au Guide des mises à jour accessible depuis le menu AIDE. Connexion depuis un poste Client • Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icône correspondante située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icône située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante présente sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. Une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’affiche.  Si le poste Serveur est aussi utilisé comme poste Client, la procédure est identique. Attention ! Vérifiez bien que l'application Ciel Serveur est lancée et que le serveur est actif. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel d’installation des versions Evolution Réseau - Référence : Maninst_Rev - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 313 966 129 R.C.S. Paris Sommaire Prise en main .................................................................................................... 5 Configuration minimale ...................................................................................................................6 Documentation .................................................................................................................................7 Si vous débutez.................................................................................................................................8 Entraînez-vous ................................................................................................................................11 Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 18 Créez votre dossier .........................................................................................................................19 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ................................................23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes....................................................................................24 Vérifiez les journaux .......................................................................................................................30 Créez vos chéquiers et vos RIB ......................................................................................................32 Préparez une comptabilité analytique..........................................................................................34 La tenue de votre comptabilité...................................................................... 36 Saisissez les écritures comptables ................................................................................................37 Rapprochez une facture et son règlement...................................................................................50 Rapprochez des écritures avec votre banque ..............................................................................52 Pointez des écritures ......................................................................................................................53 Annulez une écriture validée.........................................................................................................54 Le brouillard ....................................................................................................................................56 Gérez la trésorerie prévisionnelle .................................................................................................58 Les états........................................................................................................... 60 Principes généraux.........................................................................................................................61 Les états comptables......................................................................................................................63 Les états clients et fournisseurs ....................................................................................................66 Les états fiscaux..............................................................................................................................67 Traitements ..................................................................................................... 68 La TVA ..............................................................................................................................................69 Clôturez et réouvrez un exercice...................................................................................................70 Vérification comptable DGFiP ........................................................................................................71 Échangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................................72 Importez ou exportez des écritures ..............................................................................................74 Gestion des dossiers ....................................................................................... 80 La sauvegarde / restauration........................................................................................................81 La sauvegarde en ligne ..................................................................................................................84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ....................................................................85 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................... 86 Les prévisions..................................................................................................................................87 Gérez une comptabilité multi-devises..........................................................................................88 Les immobilisations........................................................................................................................90 Infos perso.....................................................................................................................................103 Index .............................................................................................................. 104 Prise en main Prise en main 6 Configuration minimale Versions monopostes • Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0. • Processeur 1,5 GHz. • 2 Go de Ram. • 1 Go d'espace disque disponible. • Un lecteur DVD-Rom. • Une résolution écran de 1024x768 points. • Une connexion Internet haut débit. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé). • Une imprimante laser ou jet d'encre. Versions réseaux • Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur). Versions souscriptions • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...), assurez-vous que cette condition soit remplie. Prise en main 7 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. apporte une information complémentaire sur un point particulier attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Prise en main 8 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Prise en main 9 Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 10 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe Prise en main 12 l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 13 Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous y retrouvez les bureaux suivants : • l’Accueil Ciel, accessible depuis le bouton , • le bureau de Réglages accessible depuis le bouton , • et le Bureau personnalisable accessible depuis le bouton . Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mon bureau, page 14. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.Si vous travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet Accueil de l’Intuiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Prise en main 14 Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mes états et statistiques, page 15. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. Prise en main 15 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer le bureau / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 16 Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’états disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 17 Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche). 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton . Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. Saisie du nom du dossier 1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent : • Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations. • Plusieurs dossiers existent sur votre poste : une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre les paramètres société. • Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier. 2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société. La fenêtre de choix du modèle de plan comptable s’affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de plan comptable de votre choix. • plan comptable général 2010 • plan comptable spécifique : choisissez dans la liste déroulante la plan comptable correspondant à votre activité. • Pas de plan comptable prédéfini : cochez cette option si vous ne voulez pas utiliser de modèle. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe Création à partir d’un dossier existant, page 21. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Assistant de création de votre dossier Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Etape 1 La première étape de l'assistant permet de renseigner vos Dates d’exercices comptables et votre TVA. Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. Création et mise en place d’un dossier 20 Mes dates d’exercices comptables 1. Saisissez les périodes de votre premier exercice comptable (celui-ci correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de première utilisation de votre logiciel). 2. Indiquez les périodes de l’exercice en cours. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . Ma TVA 3. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA; • si vous êtes sou le régime de TVA Simplifié ou Réel; • si votre TVA est collectée lors de la facturation ou de l’encaissement. 4. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton Etape 2 Cette deuxième étape permet d’effectuer des réglages complémentaires. Ma monnaie 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Pour afficher et modifier le nombre de décimales, faites un clic sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL et cliquez sur Modifier le nombre de décimales. Dans la zone Nombre de décimales qui apparaît en face de votre monnaie, modifiez le nombre de décimales si besoin Mes échanges avec mon expert-comptable 3. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Mon dossier 4. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 6. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier. Une fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Bureau de réglages A partir de la barre d’accueil - Bouton Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Création et mise en place d’un dossier 21 Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages ci-dessous : Ce bureau vous permet d’accéder d’un simple clic au paramétrage de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA et votre activité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées fréquemment. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Depuis la page d’accueil de votre logiciel, cliquez sur le bouton Je crée mon dossier à partir d’un dossier existant. Vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 22 4. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 7. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 8. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. Création et mise en place d’un dossier 23 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts. Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. Création et mise en place d’un dossier 24 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 19. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. 1. dgsfgsdfgsdfg 2. sdfgsdfgsdfgdfsgd Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Création et mise en place d’un dossier 26 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 27 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Création et mise en place d’un dossier 28 Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Création et mise en place d’un dossier 29 Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création et mise en place d’un dossier 30 Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Création et mise en place d’un dossier 31 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. Création et mise en place d’un dossier 32 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers. Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 29. Les formats des relevés bancaires Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Création et mise en place d’un dossier 33 Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Création et mise en place d’un dossier 34 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service aprèsvente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Création et mise en place d’un dossier 35 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1. • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . La tenue de votre comptabilité La tenue de votre comptabilité 37 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 45. Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut. Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. La tenue de votre comptabilité 38 Saisie standard d’une écriture Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 31. 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant. 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. La tenue de votre comptabilité 39 Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 20.00% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/ budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. La tenue de votre comptabilité 40 L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Calculez les frais kilométriques Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. La tenue de votre comptabilité 41 Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. 5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. 8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou PAIEMENT. Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. La tenue de votre comptabilité 42 Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies. Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. La tenue de votre comptabilité 43 Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Saisie des A-nouveaux Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. La tenue de votre comptabilité 44 Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. L’assistant Top Saisie Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. La tenue de votre comptabilité 46 Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. La tenue de votre comptabilité 47 A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). La tenue de votre comptabilité 48 • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit La tenue de votre comptabilité 49 • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. La tenue de votre comptabilité 50 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant. 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . La tenue de votre comptabilité 51 • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 52 Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 52. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. La tenue de votre comptabilité 53 Pointez des écritures Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. La tenue de votre comptabilité 54 Annulez une écriture validée Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . La tenue de votre comptabilité 55 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Validez le brouillard Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. 1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. La tenue de votre comptabilité 57 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Consultez la liste des écritures Menu LISTES - commande ÉCRITURES. Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD. Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 64. Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. La tenue de votre comptabilité 58 Gérez la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. La tenue de votre comptabilité 59 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée. Les états Les états 61 Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Les états 62 Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Les états 63 Les états comptables Grand livre Menu ETATS - commande GRAND LIVRE. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Balance Menu ETATS - commande BALANCE. Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Les états 64 • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Journaux - Centralisateur Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Seules les écritures validées sont prises en compte. Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . Les états 65 l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. TVA détaillée Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande de renseigner les critères d'édition. 1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier . 2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. Les états 66 Les états clients et fournisseurs Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE. Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS. Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée. Lettre de pénalités de retard Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Bordereau de remise en banque Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE. Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Les états 67 Les états fiscaux Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES . Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX. Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante. Traitements Traitements 69 La TVA La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérer la déclaration de TVA En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la télé- procédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations • Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur la déclaration annuelle de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérer l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA. Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous déclarez un acompte de TVA. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Déclarer un acompte de TVA. • Demander un remboursement de TVA sur investissements. • Enregistrer l’écriture du paiement d’acompte de TVA. • Enregistrer l’écriture du remboursement de TVA sur investissements. • Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. Traitements 70 Clôturez et réouvrez un exercice Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE. L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 14. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 15. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 16. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Traitements 71 Vérification comptable DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données légales de votre dossier sur trois ans. La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices. Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez générer un fichier d’export provisoire de vos écritures comptables. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Conformité sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande Consultation sauvegarde DGFiP. La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements 72 Échangez des écritures avec mon expert-comptable Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT. Envoyez des écritures à mon expert A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Intégrez des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Traitements 73 Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc. Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Traitements 74 Importez ou exportez des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES. Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expertcomptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES. Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expertcomptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc. Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Traitements 75 Exportez des écritures Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES. A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis, correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime. Traitements 76 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Sélectionnez les écritures à exporter Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures s’affiche. Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Traitements 77 • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Si vous avez opté pour une sortie : • Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail. • Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier d'exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix. Importez des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Traitements 78 Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Sinon, l'import se fait directement. 3. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont en attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comportent des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Importez une balance Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exportez une balance Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Traitements 79 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Gestion des dossiers Gestion des dossiers 81 La sauvegarde / restauration Indisponible en option Ciel données Mobiles. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION. Vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton [Sauvegarde] de la barre d’actions. La fenêtre suivante s’affiche : 2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde. Vous pouvez personnaliser la sauvegarde : • à partir des préférences de sauvegarde (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE); • ou en cliquant directement sur le bouton . Modifier les réglages 1. Pour définir vos préférences de sauvegarde, cliquez sur le bouton . 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution. Cette option est cochée par défaut. Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?». Gestion des dossiers 82 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 6. L'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie est cochée par défaut. 7. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu’un message de confirmation vous soit proposé. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut. 8. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • votre dossier, • vos données annexes (préférences, modèles, etc.), • ou bien les deux. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos préférences de sauvegarde. Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Gestion des dossiers 83 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiezles si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. Gestion des dossiers 84 La sauvegarde en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE La sauvegarde en ligne consiste à sauvegarder votre dossier su un serveur dédié. Vos données sont stockées en ligne. A la différence d'une sauvegarde sur support, vos données sont sécurisées car vous ne risquez pas de les perdre. De plus, la sauvegarde en ligne vous permet d'accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez dès que vous êtes connecté à Internet. Pour sauvegarder votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE). Votre sauvegarde en ligne s'effectue automatiquement. Un message de confirmation vous indique que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Liste des sauvegardes en ligne Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES Pour accéder à la liste des sauvegardes en ligne réalisées, cliquez sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES). La fenêtre cidessous s’affiche : A partir de la liste des sauvegardes, vous pouvez restaurer ou supprimer les sauvegardes existantes. Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous à l’Aide (touche ). Selon le type de contrat que vous avez, le nombre de sauvegardes en ligne varie. Dans la liste des sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.. Si votre quota de sauvegarde est dépassé, un message vous en informe et vous propose de supprimer la sauvegarde la plus ancienne de la liste. Gestion des dossiers 85 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers. Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 87 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu LISTES - commande PRÉVISIONS. Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK]. La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 88 Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Déclarez la gestion multi-devises Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises. Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées Menu LISTES - commande DEVISES. Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date anté- rieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie. Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 89 Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 90 Les immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 94. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 91 La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe Saisissez une immobilisation, page 91 ou Saisissez un crédit-bail, page 93. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 92 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 94. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 95. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 93 Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant, • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 94 informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exerPour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 95 cice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 96 La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 97 Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 98 L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition créditbail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 99 • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES. Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS. Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immé- diatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS. Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 100 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS. Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 95. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 101 correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique. Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS. Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 102 Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS. Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 103 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. 104 Index A Afficher menus découverte/standard __ 11 Amortissement dégressif ............................................95 exceptionnel .......................................95 linéaire ...............................................95 plan ....................................................95 Analytique __________________________ 34 Annuler une écriture validée __________ 54 A-nouveau __________________________ 43 Assistant création de dossier ..............................19 de saisie .............................................45 Top clôture ..........................................70 B Balance _____________________________ 63 agée ...................................................66 exporter .............................................78 Barre d’actions .............................................13 de navigation ......................................13 Besoin d’aide ________________________ 17 Bilan ________________________________ 67 Bordereau de remise en banque _______ 66 Brouillard ___________________________ 56 imprimer ............................................64 valider ................................................56 Budget ______________________________ 28 C Chéquiers ___________________________ 32 Ciel Données Mobiles _________________ 11 Clôture ______________________________ 70 Compte banque ...............................................29 contrepartie ........................................30 modifier .............................................24 tiers ....................................................24 TVA .....................................................29 Compte de résultat ___________________ 67 Contrepassation _____________________ 54 Crédit-bail acquérir ..............................................98 saisir ...................................................93 D Devises _____________________________ 88 DGFiP _______________________________ 71 Documentation _______________________ 7 Dossier copier sur Internet/sur votre poste ......85 créer ...................................................19 créer à partir d’un modèle Sage Expert 23 restaurer .............................................82 sauvegarder .......................................81 E Echéancier ___________________________ 66 Ecritures écritures types ....................................45 en brouillard .......................................43 en simulation ......................................44 enregistrer ..........................................43 envoyer à mon expert .........................72 export provisoire .................................71 importer/exporter ..............................74 recevoir de mon expert .......................72 saisir ...................................................37 validées ..............................................43 Encours clients _______________________ 66 Environnement de travail _____________ 12 Etats clients et fournisseurs .........................66 comptables .........................................63 fiscaux ................................................67 Exercice clôturer ...............................................70 rouvrir ................................................70 Expert-comptable échanges ............................................72 Exports balance ..............................................78 écritures comptables ...........................75 F Format d’import ______________________ 32 Frais kilométriques ___________________ 40 G Grand livre ___________________________ 63 I Immobilisations ® Copyright 2014 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution pour Windows - MAN_WKE 21.10 / 14.10 - 09.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. cession partielle ..................................97 cession totale .....................................96 fiche ...................................................91 inventaire ......................................... 101 liste ....................................................90 mise au rebut .....................................96 reprise d’antériorité ............................94 réviser ................................................98 saisir ...................................................91 sortir ...................................................96 Importer des écritures ________________ 77 Impressions imprimante ........................................61 types ..................................................61 Imprimer balance ..............................................63 balance agée ......................................66 bilan ...................................................67 bordereau de remise en banque ..........66 brouillard ............................................64 compte de résultat ..............................67 échéancier ..........................................66 encours clients ....................................66 états préparatoires fiscaux ..................67 grand livre ..........................................63 journaux .............................................64 lettre de pénalités de retard ................67 relances clients ...................................66 soldes intermédiaires de gestion .........67 Infos perso _________________________ 103 Intuiciel _____________________________ 13 J Journaux ____________________________ 30 L Lettrage automatique .......................................50 manuel ...............................................50 Lettre de pénalités de retard __________ 67 N Normes CRC 2002-10 _________________ 98 P Plan d’amortissement _____________ 95, 98 Pointage manuel _____________________ 53 R Rapprochement bancaire _____________ 52 Rapprocher écriture /règlement _______ 50 Relancer un client ____________________ 66 Relation Expert _______________________ 74 Relevés d’identité bancaire ____________ 32 Restauration _________________________ 82 S Sage Production Experts envoi / réception des écritures ...........72 modèle ...............................................23 Saisie assistant Top Saisie .............................45 guidée ................................................41 modes de saisie ..................................37 standard .............................................38 Sauvegarde __________________________ 81 DGFiP .................................................71 en ligne ..............................................84 Soldes Intermédiaires de Gestion ______ 67 T Trésorerie prévisionnelle ______________ 58 Trouvtoo© ___________________________ 17 TVA _________________________________ 69 acompte .............................................69 déclaration .........................................69 édition du détail ..................................65 Manuel de découverte Ciel Immobilisations Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • Le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel. • Votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte et prise en main ............................................................... 7 Aides et documentations .....................................................................8 La documentation...............................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Le site Internet Ciel ............................................................................................8 Démarrer Ciel Immobilisations .............................................................9 Ouvrir le dossier d'exemple ...............................................................10 Environnement ................................................................................11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 11 Les menus....................................................................................................... 11 La barre d'actions............................................................................................. 12 La barre de navigation ...................................................................................... 12 Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 12 Consulter votre Compte Ciel .............................................................................. 12 Création du dossier .......................................................................... 13 Créer un dossier ..............................................................................14 Créer les bases ................................................................................15 Les comptes .................................................................................................... 15 Les taux de TVA ............................................................................................... 16 Les codes analytiques ....................................................................................... 16 Les familles ..................................................................................................... 16 Les localisations ............................................................................................... 16 Les fournisseurs ............................................................................................... 17 Immobilisations ............................................................................... 18 Les immobilisations ..........................................................................19 A propos des immobilisations ............................................................................. 19 A propos des crédits-bails.................................................................................. 19 La liste des immobilisations ............................................................................... 20 Les commandes ............................................................................................... 22 La fiche d'une immobilisation ............................................................................. 23 Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail...................................................... 24 Reprise d’antériorité ......................................................................................... 27 Le plan d'amortissement ................................................................................... 28 Les traitements ................................................................................ 30 Traitements ....................................................................................31 Acquérir un crédit-bail....................................................................................... 31 Calculer les immobilisations ............................................................................... 32 Sortir une immobilisation................................................................................... 33 Réviser une immobilisation ................................................................................ 35 Les virements .................................................................................................. 36 Générer les écritures de dotations ...................................................................... 36 L’inventaire ..................................................................................................... 38 Exporter vos immobilisations ............................................................................. 41 Mettre sous surveillance .................................................................................... 41 Les états........................................................................................... 42 Les états ........................................................................................43 Présentation générale ....................................................................................... 43 Choix des données à imprimer et type de sortie ................................................... 43 Les états standards .......................................................................................... 44 Les états spécifiques......................................................................................... 45 Les statistiques ................................................................................................ 46 Autres états..................................................................................................... 47 Les états paramétrables .................................................................................... 48 Fonctions diverses............................................................................ 49 Autres fonctions...............................................................................50 Mot de passe ................................................................................................... 50 Sauvegarde ..................................................................................................... 51 Restauration .................................................................................................... 52 Fin d’exercice................................................................................................... 53 Index................................................................................................ 54 Découverte et prise en main 8 Découverte et prise en main Aides et documentations La documentation La documentation de Ciel Immobilisations est structurée en deux manuels électroniques au format PDF : • Le manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Immobilisations dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. Vous pouvez le consulter et l'imprimer à l'aide d'Adobe Reader. Ces deux manuels sont accessibles depuis le menu AIDE. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Immobilisations, des informations utiles. 9 Découverte et prise en main Démarrer Ciel Immobilisations Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur. Ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - IMMOBILISATIONS. 3. Cliquez sur CIEL IMMOBILISATIONS. 10 Découverte et prise en main Ouvrir le dossier d'exemple Dans ce chapitre, vous effectuerez diverses manipulations, et à cette fin, vous utiliserez le fichier d'exemple Société Exemple qui contient des listes prédéfinies d’immobilisations, de comptes, de fournisseurs, etc. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons donc d'ouvrir ce dossier d'exemple : 1. Sur la page d’accueil du logiciel, cliquez sur le bouton . 2. Le fichier exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Immobilisations ™, seul le dossier exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton .  Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul dossier peut être ouvert à la fois. 11 Découverte et prise en main Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). Onglets Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Boutons de réduction et d’agrandissement Intuiciel Barre de statut 12 Découverte et prise en main La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principales fonctions du logiciel: liste des immobilisations, des fournisseurs, etc. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. A l'intérieur de chaque groupe, des icônes vous permettent de créer une immobilisation, de générer les écritures de dotations, etc. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la barre d’action. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Cliquez sur pour valider. 4. Cliquez sur pour annuler une recherche. Consulter votre Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Création du dossier 14 Création du dossier Créer un dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier. 2. Sélectionnez l’option Créer une nouvelle société nommée. 3. Indiquez son nom, puis cliquez sur le bouton [Créer]. Étape 1 : Paramètres 4. Sélectionnez la Monnaie du dossier, le nombre de décimales.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Étape 2 : Raison sociale 5. Saisissez le Code de votre société, son nom ainsi que son Adresse complète. Étape 3 : Communication 6. Indiquez les numéros de téléphone, portable, fax et les adresses mail et internet de votre société. Étape 4 : Exercice/calcul/taux de TVA 7. Indiquez les Dates de début et de fin de votre premier exercice, ainsi que la Durée d’un exercice standard. 8. Spécifiez la base de calcul des amortissements : le logiciel permet de gérer des calculs basés sur un prorata temporis linéaire de 360 ou 365 jours. 9. Indiquez si vous êtes assujetti à la TVA ou non. Étape finale : Félicitations Dans la dernière étape de l’assistant, vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. 10.Pour cela, cliquez sur le bouton [Mot de passe]. 11.Renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50 12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. Conformément à la législation en vigueur, cette date a une implication directe sur les plans d'amortissements de l'ensemble des fiches d'immobilisation entrées au cours du 1er exercice. 15 Création du dossier Créer les bases Avant de commencer à saisir vos immobilisations, vous devez vérifier et/ou créer les données de vos listes : comptes, taux de TVA, codes analytiques, familles, localisations, etc. Les comptes  Menu LISTES - commande COMPTES Cette liste regroupe les comptes immobilisations de la classe 2. 1. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Numéro de compte d'immobilisation ainsi que son Libellé. 3. Indiquez le Code liasse auquel est rattachée votre immobilisation. Pour ouvrir la liste des codes liasse, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. L'affectation de ce code à votre immobilisation vous permettra d'éditer ensuite l'état préparatoire CERFA 2054 et 2055. Les différentes zones des comptes liés (Dotations aux amortissements, Amortissements des immobilisations, Dotations aux amortissements dérogatoires, Reprises aux amortissements dérogatoires, Amortissements dérogatoires) sont automatiquement renseignées selon le Plan comptable 99. 4. Pour valider la création du nouveau compte, cliquez sur le bouton [OK].  Pour modifier ou supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur les boutons [Modifier] ou [Supprimer]. 16 Création du dossier Les taux de TVA  Menu LISTES - commande TAUX DE TVA Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel. • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour modifier un taux existant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES L'affectation à chaque immobilisation d'un Code analytique va permettre de classer et de gérer les immobilisations selon des codes analytiques. Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité. Pour créer un code analytique, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. Les familles  Menu LISTES - commande FAMILLES 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pouvez les modifier par la suite. Les localisations  Menu LISTES - commande LOCALISATIONS Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Renseignez les zones Code et Libellé. 17 Création du dossier Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS 1. Pour créer une fiche fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Indiquez le code et le nom du fournisseur. 3. Renseignez les différentes zones relatives au fournisseur : coordonnées postales, numéros de téléphone, de fax, numéro Siret, adresses mail et internet, etc. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre fournisseur). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à ces informations.  Vous disposez d’autres listes concernant les monnaies, les formes juridiques et les titres. Elles sont accessibles par la commande AUTRES LISTES du menu LISTES et fonctionnent comme celles précédemment décrites. Immobilisations 19 Immobilisations Les immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 27 Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Uniquement l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail. 20 Immobilisations La liste des immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et crédits-bails existants. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • réviser une immobilisation, • acquérir un crédit-bail, • etc. Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste. 21 Immobilisations  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l’aperçu L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. 2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu. 3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton [< la fiche standard>] et sélectionnez l’état de votre choix. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. 22 Immobilisations Les commandes Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Il n’est pas disponible pour un crédit-bail. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Réviser] vous permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée. Vous pouvez également décomposer une immobilisation. Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. Ce bouton permet d'accéder directement au plan d'amortissement. La fiche de l'immobilisation ou du crédit-bail s'ouvre directement sur l’onglet Plan. 23 Immobilisations Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL. La fiche d'une immobilisation  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS - bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre, elle est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. 24 Immobilisations L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. Saisie d’une immobilisation 1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. Passez à la zone suivante. 3. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de liste située en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffé- rente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. 25 Immobilisations Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 27 Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 32 Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considé- rée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation (elle peut être importée directement depuis un scanner ou un appareil photo numérique). L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer; l'onglet Historique est vide. Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisie d’un crédit-bail 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 26 Immobilisations 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance. • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. 27 Immobilisations • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à l’entreprise. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Reprise d’antériorité Ciel Immobilisations vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en "bloquant" la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 28 Immobilisations 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans Ciel Immobilisations). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : • Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée. • Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. • Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. • Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : 1. Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. 2. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. 29 Immobilisations Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Les traitements 31 Les traitements Traitements Acquérir un crédit-bail Acquisition Si votre entreprise choisit d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. 32 Les traitements La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation. 2. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l’immobilisation. 3. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 4. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Calculer les immobilisations Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer toutes les immobilisations, sélectionnez la commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS du menu TRAITEMENTS. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier. Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. 33 Les traitements  La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation, onglet Fiche, zone Calcul. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera alors que l'immobilisation dont la fiche est ouverte. Sortir une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir. 2. Cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 4. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut. 5. Cliquez sur [OK] pour valider la sortie de l’immobilisation. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre une de vos machines à commande numérique. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir. 2. Cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 4. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 5. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 6. Indiquez le nom de l'Acheteur. 34 Les traitements Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 7. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation. 8. Cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d'une immobilisation Ciel Immobilisations autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle 35 Les traitements immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Trois possibilités vous sont offertes pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. Cliquez sur [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.  On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser, puis cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur). 3. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat. 4. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois). 5. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1). 6. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composants qui consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés diffé- remment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicable au suivi des amortissements des immobilisations. 36 Les traitements 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée, révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc., reportez au manuel de référence électronique accessible par le menu AIDE. Les virements  Menu LISTES - commande VIREMENTS Effectuer un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Virement]. 3. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date de travail par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 4. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • État préparatoire 2054-2055 La liste des virements  Menu LISTES - commande VIREMENTS Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Pour supprimer un virement : 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générer les écritures de dotations  Menu TRAITEMENTS - commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES Cette commande permet de générer vos écritures de dotations aux amortissements. Vous pourrez ensuite exporter ces données comptables du logiciel Ciel Immobilisations pour Windows vers Ciel Compta pour Windows (version 9 ou supérieure).  Si vous avez saisi de nouvelles fiches, ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements (menu TRAITEMENTS - commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS). 37 Les traitements 1. Activez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES du menu TRAITEMENTS. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisations des dotations par compte. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures si vous le souhaitez puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. La fenêtre Prévisualisation des écritures s’affiche. Elle présente les écritures générées avec les principales informations correspondantes : Date, N° et Libellé du compte, Débit, Crédit, etc. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le traitement.  Vous pouvez visualiser l’historique de vos exports via la commande HISTORIQUE DES TRANSFERTS du menu TRAITEMENTS. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de votre application. Paramétrer l’export Avant de procéder à l’export de vos écritures, vous devez paramétrer les options de transfert des écritures via le menu DOSSIER - commandes OPTIONS, PRÉFÉRENCES - Liaison comptable - Génération des écritures.  Vous trouverez les informations relatives à ce paramétrage dans le manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. 38 Les traitements L’inventaire  Menu TRAITEMENTS - commande INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part, aux localisations, et d'autre part, aux immobilisations. Le principe réside dans le fait de pouvoir inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis la commande AUTRES ÉTATS du menu ETATS. Le recensement des immobilisations La commande INVENTAIRE du menu TRAITEMENTS ouvre une fenêtre liste regroupant toutes les immobilisations recensées. Deux modes de saisie sont possibles : la saisie manuelle et la saisie automatique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation. • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. La saisie manuelle 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. La fenêtre Saisie manuelle du stock physique s’affiche. 2. Saisissez le code Localisation puis le code Immobilisation. Vous pouvez modifier la Quantité. 39 Les traitements 3. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les crédits-bails, cochez la case correspondante. 5. Cliquez sur [OK] pour valider la saisie. La saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie auto]. La fenêtre Saisie automatique du stock physique s’affiche. 2. La saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. Relocaliser Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation non affectée. Exemple Une immobilisation est présentée en rouge. Elle est donc mal localisée. 1. Sélectionnez l'immobilisation dans la liste d'inventaire. 2. Cliquez sur le bouton [Relocaliser]. Un message vous demande de confirmer la relocalisation. 3. Cliquez sur [Oui]. L’immobilisation apparaît alors en bleu et le code localisation est automatiquement modifié dans la fiche immobilisation.  Vous pouvez Relocaliser tout l’inventaire en activant la commande correspondante du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). Exporter l’inventaire L'intérêt de l'inventaire physique est de pouvoir échanger les données entre un ordinateur portable et un poste fixe. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande EXPORT du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). 2. Dans la fenêtre Choix d’un élément, sélectionnez le type de sortie voulu (Fichier ou e-mail). 3. Si vous avez choisi Fichier, sélectionnez le répertoire dans lequel sera enregistré le fichier INVENT.DBF. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Si vous avez choisi e-mail, votre messagerie s’ouvre et affiche un mail contenant le fichier d’export en pièce jointe. 5. Complétez le mail. 6. Envoyez-le. 40 Les traitements Les éditions relatives à l’inventaire Le contrôle des données inventoriées avec les données théoriques est l'aboutissement de l'inventaire physique. Les différentes éditions disponibles vous permettent d'effectuer un contrôle des localisations et des quantités ainsi que d’exporter l’inventaire. Export inventaire Cet état permet d’exporter l’inventaire dans un fichier au format .DBF. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez la ligne Export inventaire. 2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email). 3. Cliquez le bouton [OK). 4. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export ou envoyez le mail contenant le fichier en pièce jointe. Immobilisations non inventoriées Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été inventoriées lors de l'inventaire physique. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et quantités théoriques. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées. 3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Inventaire Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part, leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire. 3. Choisissez un type de sortie en cliquant sur le bouton correspondant : • [Ecran] : pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran. • [Imprimante] : pour lancer directement l’impression de l’état. 4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez les immobilisations à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 41 Les traitements Purger l’inventaire Un système de purge sélective vous donne la possibilité d'effacer les entrées de l'inventaire physique. Vous pouvez purger : • tout l'inventaire : dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande PURGER TOUT L’INVENTAIRE du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). • la localisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez la localisation souhaitée puis cliquez sur le bouton [Purger] ou activez la commande PURGER L’IMMOBILISATION du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). • l'immobilisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez l’immobilisation souhaitée puis cliquez sur le bouton [Purger]. Pour chaque cas, vous devrez confirmer la suppression des entrées d'inventaire. Exporter vos immobilisations  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORT ASCII Cette commande vous permet d’exporter vos immobilisations dans un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte). 1. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton [Email] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. 2. Si vous avez choisi une sortie fichier : • le fichier se nomme par défaut IMMOS.txt. Renommez-le si nécessaire et allez dans le répertoire où le fichier sera enregistré. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer] 3. Si vous avez opté pour un envoi par email : • votre messagerie s’ouvre avec le fichier ASCII automatiquement inséré en pièce jointe. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude. Mettre sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance vos fournisseurs. 1. Appelez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Surveiller]. La liste de vos fournisseurs s’affiche. 3. Choisissez les fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Les états 43 Les états Les états Présentation générale Ciel Immobilisations pour Windows prend en charge les différentes éditions relatives aux immobilisations. Les états standards Les états relatifs directement aux immobilisations sont présentés dans les éditions suivantes : Dotations mensuelles, Plus ou moins-values, Réintégrations fiscales, TVA à reverser. Les états spécifiques Les différents états spécifiques sont représentés dans les éditions suivantes : Etat préparatoire 2054-2055, Etat de contrôle 2054. Les statistiques Vous avez la possibilité d'obtenir des statistiques concernant les éléments des fiches immobilisations que vous avez saisies. Autres états Outre les états listés ci-dessus, vous pouvez également obtenir les états suivants : codes barres immobilisations, étiquettes, fiche immobilisation ; immobilisation par code analytique, par compte, par famille, par localisation ; immobilisations soumises à la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) ; immobilisations dérogatoires par compte. Les états paramétrables Pour personnaliser les différentes éditions disponibles, vous disposez d’un générateur d’état. Choix des données à imprimer et type de sortie Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, une fenêtre s'affiche pour définir les critères de sélection des données à imprimer. Dans la plupart des éditions, vous avez à déterminer l'année. Outre ce critère principal de sélection de dates, d'autres viennent s'y ajouter, selon l'édition que vous demandez. Dates Dans la plupart des éditions, la sélection des données se fait sur une année spécifique. Par défaut, l'année correspond à la date de recalcul que vous avez demandée. Vous pouvez modifier ces valeurs en saisissant dans la zone la nouvelle année à prendre en compte. Visualiser une édition à l'écran ou l’imprimer directement Une fois les critères de sélection définis, vous devez choisir le type de sortie : aperçu à l’écran ou sortie imprimante. 44 Les états Les états standards Dotations mensuelles  Menu ETATS - commande DOTATIONS MENSUELLES Trois états permettent d’imprimer pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours : • le détail des dotations par compte, • les dotations par compte, • les dotations par immobilisation, Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation.  Cochez la case Voir les commentaires pour obtenir la description des différents états dans la partie droite de la fenêtre. Plus ou moins-values  Menu ETATS - commande PLUS OU MOINS VALUES Cette commande édite les plus et moins-values à court et à long terme réalisées sur les cessions d'immobilisations à une date donnée. La définition des plus ou moins-values s'effectue selon le tableau suivant (CT = Court Terme ; LT = Long Terme) : Réintégrations fiscales  Menu ETATS - commande RÉINTÉGRATIONS FISCALES Avec cette commande vous obtenez la liste de toutes les réintégrations fiscales à opérer sur les dotations d'amortissements de vos immobilisations. Cela concerne les immobilisations dont la valeur brute d'achat dépasse un plafond fixé par l'administration. En effet, la réintégration fiscale correspond à la différence entre l'amortissement comptable qui est calculé sur la totalité de la valeur de l'immobilisation et l'amortissement fiscal. TVA à reverser  Menu ETATS - commande TVA À REVERSER Cette commande permet d'éditer, pour le mois considéré, l'état récapitulatif des valeurs de TVA à reverser pour chaque bien immobilier cédé. Le montant de la TVA à reverser est également indiqué dans la zone TVA à reverser de la fenêtre de sortie de l’immobilisation. Durée de détention des éléments cédés PLUS VALUES MOINS VALUES - de 2 ans 2 ans et + - de 2 ans 2 ans et + Eléments amortissables CT CT à hauteur des amortissements LT au-delà CT CT Eléments non amortissables CT LT CT LT 45 Les états Crédits-bails  Menu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS... Cette commande vous permet d’éditer deux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Les états spécifiques Etat préparatoire 2054-2055  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054-2055 Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B). Lorsque vous souhaitez obtenir l'état préparatoire CERFA, vous devez préciser si vous souhaitez recalculer la liasse fiscale en cochant la case Recalculer la liasse. Si cette case est décochée, les données visualisées seront celles du précédent calcul de la liasse. 46 Les états Etat de contrôle 2054-2055  Menu ETATS - commande ÉTAT DE CONTRÔLE 2054 Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état de contrôle de la déclaration 2054- 2055. Vous pouvez demander le contrôle des valeurs de tous les codes liasses ou d’une partie des codes liasses. Les statistiques  Menu ETATS - commande STATISTIQUES Cette commande vous permet d'obtenir une édition des diverses valeurs saisies dans vos fiches d'immobilisations. Valeurs 1. Sélectionnez l'élément pour lequel vous souhaitez obtenir les statistiques (valeurs d'achat, valeurs à amortir, cumuls des dotations, valeurs résiduelles, dotations). Regroupements 2. Sélectionnez le type de regroupement pour lequel vous voulez obtenir les statistiques (par compte, par famille, par localisation, par code analytique). Options 3. Indiquez la date de calcul. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos choix. Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez cette option. 47 Les états Modifier la présentation du graphique Dans la fenêtre du graphique, cliquez sur le bouton [Propriétés]. Dans la fenêtre Propriétés du graphique, choisissez une des options proposées pour intervenir sur : • l'aspect du graphique : lignes, barres ou secteurs, • la position des légendes, des commentaires, • les couleurs utilisées (pour cela cliquez sur le bouton [Couleurs] situé en bas de la fenêtre). Demander l’aperçu avant impression ou l’impression directe Aperçu Pour obtenir l’aperçu avant impression, activez la commande APERÇU du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique). Impression Pour lancer l’impression du graphique, activez la commande IMPRIMER du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique). Autres états  Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS Si vous cochez la case Voir les commentaires, le descriptif de l’état sélectionné s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton [Aperçu]. 48 Les états Les états paramétrables Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.  Vous trouverez les informations relatives au générateur d’états dans le manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Fonctions diverses 50 Fonctions diverses Autres fonctions Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Si vous le souhaitez, vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe. Rappelez-vous que l'assistant de création de votre dossier vous a proposé de fixer un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe 1. Si vous ne l'avez pas fait et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre Contrôle d’accès au dossier s’affiche. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide. 2. Pour créer un mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s'affiche. 3. Saisissez votre Mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous souvenir de votre mot de passe. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 4. Cliquez sur [OK]. Le programme revient à la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone Mot de passe. 5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Dans la fenêtre Mot de passe, saisissez votre mot de passe et cliquez sur [OK]. 51 Fonctions diverses 4. Celui-ci s'affiche. Cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage.  Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Sauvegarde sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la copie de votre dossier sera réalisée sur votre site Internet. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 52 Fonctions diverses 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDE-RESTAURATION - e-Sauvegarde), disponible depuis le menu AIDE. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, Ciel Immobilisations sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois que vous avez choisi votre Mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme 53 Fonctions diverses revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE Cette commande change les dates de l’exercice courant. Le logiciel a renseigné les dates du nouvel exercice en se basant sur celles de l’exercice en cours. Vous ne pouvez pas modifier ces zones. Cliquez sur le bouton [Exécuter] pour lancer le traitement, ou sur le bouton [Annuler] pour l’annuler. 54 Index A Aide en ligne 8 Amortissement dégressif 29 exceptionnel 28 linéaire 28 Autres états 47 Autres fonctions 50 C Codes analytiques 16 Crédit-bail 24 acquisition 31 saisie 25 D Documentation 8 Dossier créer 14 Dotations mensuelles 44 E Ecritures de dotations 36 e-Sauvegarde 51 Etats de contrôle 2054-2055 46 préparatoire 2054-2055 45 spécifiques 45 standards 44 F Fichier ASCII 41 Fin d’exercice 53 Fournisseurs 17 G Gestion des codes-barres 38 I Immobilisations 19 calculer 32 cession partielle 34 cession totale 33 exporter 41 réviser 35 Installation en mise à jour 11 Inventaire 38 M Mettre sous surveillance 41 Mise au rebut 33 Mot de passe 50 P Plan d’amortissement 28 Plus ou moins-values 44 R Recensement des immobilisations 38 Référencement 8 Réintégrations fiscales 44 Reprise d’antériorité 27 Restauration 52 S Sauvegarde 51 en ligne 52 Statistiques 46 T Taux de TVA 16 Trouvtoo 12 TVA à reverser 44 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Immobilisations - MAN_WI - V19.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel V Virements 36 Manuel de découverte Ciel Comptes personnels Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. En effet, ces informations nous sont indispensables pour vous faire bénéficier de l'assistance téléphonique au démarrage (2 appels sous 30 jours). Pour contacter nos techniciens-conseil, composez le numéro indigo Garantie : 0825 00 40 30. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................................5 Documentation .........................................................................................................6 Prise en main..............................................................................................................7 Prendre en main le logiciel .........................................................................................8 Création du dossier................................................................................................... 11 Créer votre fichier ................................................................................................... 12 Gérer sa comptabilité ............................................................................................... 14 Comment débuter? ................................................................................................. 15 Démarrer votre comptabilité ..................................................................................... 16 Gérer vos comptes .................................................................................................. 18 Pointer les relevés de banque ................................................................................... 22 Consulter les catégories ........................................................................................... 24 Gérer votre trésorerie prévisionnelle .......................................................................... 27 Index........................................................................................................................ 28 Découverte Découverte 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre application est structurée en trois manuels au format PDF accessibles depuis le menu AIDE : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Comptes personnels dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée, le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Comptes personnels, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de réfé- rence ou l’aide. Prise en main Prise en main 8 Prendre en main le logiciel Introduction L'environnement de base de Ciel Comptes personnels vous est présenté. Par ailleurs, vous découvrirez les principales fonctions du logiciel. Celles-ci correspondent à 90% des travaux de gestion de vos comptes. L'objectif est donc de vous faire saisir une recette, une dépense et un virement puis de vous familiariser au pointage des relevés bancaires et à l'analyse de l'état de vos comptes. En règle générale, le but premier est de savoir «où on en est». Vous devez donc, à tout moment, connaître ce que vous avez dépensé et ce dont vous disposez réellement sur vos comptes. Enfin, vous pourrez «décortiquer» vos recettes et vos dépenses afin d'en découvrir avec précision leur répartition. Lancer votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation en cliquant sur l'icône présentée sur le bureau de votre ordinateur. Par la suite, pour lancer votre logiciel, vous pourrez aussi suivre la procédure suivante : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows™, 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS. Commencer à travailler Vous êtes invité à découvrir Ciel Comptes personnels en utilisant le fichier d'exemple tout en parcourant ce manuel de découverte. Vous passerez ensuite à la création de votre fichier puis vous découvrirez progressivement les différentes fonctions du logiciel. Ouvrir le dossier d'exemple 1. Dans le menu DÉMARRER de Windows™, sélectionnez la commande PROGRAMMES puis CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS. 2. Activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre Ouvrir s’affiche. 3. Sélectionnez dans le répertoire Mes documents le fichier d'exemple Mes comptes. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Prise en main 9 La fenêtre principale de l'application Dans ce manuel vous effectuerez diverses manipulations et pour cela vous utiliserez le fichier d'exemple Mes comptes livré avec Ciel Comptes personnels. À l’ouverture de Ciel Comptes personnels, vous obtenez la fenêtre suivante : La barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents onglets. Elle est masquée par défaut. Ces raccourcis permettent d’activer des fonctions du logiciel : • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le chapitre Présentation Générale, disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Une barre horizontale appelée barre d'actions est également présente sous les menus. Elle facilite l'accès aux principaux fichiers de votre dossier et permet de naviguer d’un onglet de l’Intuiciel à l’autre. La totalité des options est accessible à l'aide des menus. L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n'est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Accueil. Attention Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Prise en main 10 L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques. Il est composé de trois onglets accessibles depuis la barre d’actions : • Mon bureau accessible par l’icône est l’onglet actif par défaut ; • Mon tableau de bord accessible par l’icône où vous avez une vision globale des informations sur vos comptes ; • Mes états et statistiques accessible par l’icône où vous retrouvez une liste d’états et de statistiques.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google Web. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au dessus de la barre d’action. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Création du dossier Création du dossier 12 Créer votre fichier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU L'assistant Top départ vous aide à créer un fichier. 1. Choisissez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. La fenêtre d'enregistrement de fichiers s'affiche. 2. Saisissez le nom de votre fichier et choisissez éventuellement sa destination. Par exemple, sous Windows XP, les fichiers sont créés automatiquement dans le répertoire Mes documents. Ciel Comptes personnels ouvre alors l'assistant de création de fichier. Vous allez, en plusieurs étapes, fournir les informations nécessaires à la tenue de vos comptes. 3. Dans la première étape, renseignez vos coordonnées puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la seconde étape, créez vos comptes bancaires. Pour cela, cliquez sur le bouton [Créer]. La fiche vide d'un compte s'affiche. 5. Complétez-la en indiquant plus particulièrement le Solde initial. Il s'agit du solde de votre dernier relevé de banque, celui à partir duquel vous allez débuter votre comptabilité. 6. Créez ainsi autant de comptes que vous en possédez : • autres comptes courants, • livret épargne, • Codevi, etc. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 8. Dans la troisième étape vous pouvez ajouter des moyens de paiement. Vous pouvez créer autant de moyens de paiement de type chèque que vous avez de chéquiers en circulation (vous et votre conjoint par exemple). Il en est de même pour les cartes bancaires.  Il est également possible de modifier ou supprimer ceux qui vous sont proposés par défaut. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Dans les étapes 4 et 5, vous avez respectivement les listes des catégories de dépense et de recette définies par défaut. Vous pourrez créer vos catégories par la suite, lors de vos saisies. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante vous permet de créer vos titres ou actions. Si vous êtes connaisseurs, vous pouvez les saisir. Cependant, il sera toujours possible de renseigner ces informations plus tard, en ayant pris soin de vous procurer les documents nécessaires. Pour finir, une dernière fenêtre vous propose de sélectionner des options de démarrage : • La première option est cochée par défaut. Elle permet d’ouvrir automatiquement le fichier que vous venez de créer, à chaque lancement de Ciel Comptes personnels. • La seconde vous permet de définir un mot de passe qui vous sera demandé à chaque ouverture du fichier. Création du dossier 13 10.Cliquez sur le bouton [Terminer]. Le logiciel crée votre fichier et affiche la fenêtre principale. Gérer sa comptabilité Gérer sa comptabilité 15 Comment débuter? Généralités L'objectif premier est de commencer rapidement votre comptabilité. Il est donc nécessaire de fixer des méthodes, vérifier la présence de certains paramètres enfin, de saisir les premières opérations qui permettront de mettre en phase votre comptabilité et vos comptes. De façon générale, deux cas peuvent se présenter : • vous teniez vos comptes manuellement, • vous ne gériez pas de comptes personnels. Vous teniez vos comptes manuellement Dans ce cas, la tâche sera plus simple. En effet, vous avez, en théorie, déjà pointé vos relevés et vous connaissez la différence entre le solde en banque et le solde réel de vos comptes. Autrement dit, vous connaissez les opérations qui ne sont pas encore passées en banque (chèques émis non retirés, paiement par carte à débit différé, TIP renvoyés, etc). Pour démarrer votre comptabilité, il suffit ici d'avoir la liste de ces opérations et le dernier relevé bancaire. Vous ne gériez pas vos comptes Si vous ne teniez pas encore vos comptes, il vous suffira d'appliquer l’exemple de méthode qui suit. Vous devez vous munir de différents documents. • Pour vos dépenses : votre dernier relevé de comptes, vos talons de chéquiers de la période couverte par le relevé, vos reçus de carte bancaire, les différentes factures payées par TIP et autre moyen automatique et la liste des différents prélèvements automatiques. • Pour les recettes : le dernier montant des salaires, les remboursements de Sécurité Sociale et autres justificatifs d'entrées d'argent. Vous devez dans un premier temps effectuer le contrôle des différentes données de base. Gérer sa comptabilité 16 Démarrer votre comptabilité Vous teniez vos comptes manuellement 1. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les opérations que vous n'avez encore pas pointées et qui ne sont, par conséquent, pas encore passées en banque. 2. Si, lors de la création de votre fichier, vous n'avez pas saisi le solde du dernier relevé de banque, indiquez-le dans la fiche du compte en question dans la zone Solde initial (menu LISTES - commande COMPTES). Pour les livrets, vous pouvez également indiquer le montant du dernier relevé. 3. Procédez ainsi pour tous vos comptes et toutes vos opérations en attente.  Certains cas particuliers que vous pouvez rencontrer tels les échéances d'emprunt, les prélèvements automatiques réguliers et constants, etc. vous seront présentés un peu plus loin. Vous ne teniez aucun compte Comme il vous a été précisé précédemment, vous devez disposez d'un minimum de documents (relevés, factures, chéquiers, justificatifs de paiement par carte, etc.). 1. Indiquez, comme solde de départ du premier compte traité, le solde de fin de relevé (menu LISTES - commande COMPTES, zone Solde initial). 2. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les différentes opérations qui ne sont pas présentes sur le relevé. 3. Pour cela, utilisez vos chéquiers, vos justificatifs de carte bancaire, vos factures pour lesquelles le TIP ou le virement (ou prélèvement) a été accordé, vos bulletins de salaire, vos bordereaux de remboursement de Sécurité Sociale, etc. Il se peut que vous soyez obligés de prendre l'avant-dernier relevé pour voir si telle ou telle opération n'a pas déjà été enregistrée auprès de votre banque.  Pour les chèques et les cartes, utilisez les talons et les justificatifs pour retrouver la nature des opérations (type de dépenses, bénéficiaire, etc.). En règle générale, si vous ne teniez pas vos comptes, vous risquez d’omettre certaines opérations parce que vous ne disposez plus des justificatifs ou par oubli. En fait, vous saisirez ces opérations plus tard, à réception des prochains relevés qui vous permettront de constater leur existence. Ainsi, votre comptabilité se mettra à jour progressivement. Cas particuliers Échéance d'emprunt Pour optimiser l'enregistrement des échéances des emprunts qui courent : • soit vous créez une simple opération automatique en la passant sur un poste de dépense, • soit vous utilisez le gestionnaire d'emprunts (menu LISTES - commande EMPRUNTS). Ce dernier vous permet d’aller plus loin, notamment en vous autorisant à enregistrer le tableau d'amortissement et à ventiler le capital remboursé, les intérêts et les frais. 1. Pour débuter votre comptabilité, saisissez une simple dépense. Voir Saisir une dépense simple, page 18. 2. Créez la catégorie de dépense si cela est nécessaire. Prélèvement automatique Un loyer représente l'exemple «type» du prélèvement (ou virement) d'un montant constant à échéance fixe. Aussi, pour le lancement de votre comptabilité, nous vous conseillons de saisir les dépenses correspondantes manuellement. Par la suite, il suffira de créer une opération automatique dite périodique pour chaque prélèvement ou virement.  Pour plus de détails sur les opérations périodiques, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 17 Retraits d'espèces Pour les retraits d'espèces, plusieurs méthodes peuvent être utilisées. • Vous pouvez considérer tout retrait comme une dépense diverse et donc vous enregistrez cette opération sur la catégorie Dépenses diverses avec un mode de paiement adapté au type de retrait effectué (carte, retrait au guichet, etc.) • Vous pouvez créer un compte Caisse sur lequel vous effectuerez un virement à chaque retrait. Vous enregistrez ensuite vos dépenses sur le compte caisse. Vous serez amené à utiliser un compte caisse si vous réalisez un achat conséquent en espèces. En effet, il peut s'avérer délicat d'enregistrer une dépense importante en Dépenses diverses. Si vous réalisez de fréquents retraits d'espèces, vous avez tout intérêt à créer un modèle de saisie qui comportera déjà la majorité des données relatives à ce genre d'opération. Cela est d'autant plus utile si vous êtes habitué à effectuer des retraits à montant constant, par exemple, vous retirez presque toujours 30 euros par carte dans les guichets automatiques.  Nous vous indiquons ici une méthode parmi beaucoup d'autres. De plus, nous ne décrivons pas chacune des manipulations à effectuer. Les travaux courants Ce chapitre résume les travaux couramment effectués pour une tenue correcte de votre comptabilité. Les saisies L'activité principale de tenue des comptes est la saisie. Elle impose un minimum de rigueur notamment en inscrivant clairement vos talons de chèques et en conservant tout justificatif lors d'un paiement par carte bancaire. De même, pour certaines dépenses, vous devrez vous aider des factures. C'est le cas de celles que vous réglez par TIP (EDF, France Télécom, etc.). En effet, pour payer, vous devez renvoyer le TIP. Pour cela, munissez-vous de la facture ou alors attendez votre relevé de banque pour constater le paiement. De plus, certaines opérations n'apparaissent que sur un avis, un courrier ou un contrat, qui eux-mêmes ne vous sont peut-être expédiés qu'une seule fois en début d'année (allocations familiales, mensualisation des impôts, etc.), voire une fois pour toutes (loyer). Dans ce cas, soit vous considérez cela comme une écriture périodique (le montant doit bien sûr être constant), soit vous enregistrez ces opérations depuis les relevés.  Les emprunts sont des opérations automatiques spécifiquement gérées. Enfin, d'autres opérations n'ont aucun autre justificatif que le relevé de banque lui-même. C'est le cas des cotisations de cartes bancaires, parfois des agios, etc.  Vous devez accorder le temps nécessaire à la création des opérations automatiques et des modèles qui faciliteront ensuite vos travaux de saisie. Le pointage Le pointage est un travail essentiel pour connaître exactement votre situation. Il permet simplement de connaître les opérations qui ne sont pas encore enregistrées en banque. L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées égal à celui de votre dernier relevé puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque. Autres travaux Les autres travaux ne sont que recherches, consultations, éditions et statistiques. Ils dépendent de votre volonté et de vos besoins d'aller plus loin dans le suivi de vos finances. Gérer sa comptabilité 18 Gérer vos comptes  Menu MES COMPTES - commande NOUVELLE RECETTE Saisir une recette 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle recette de la barre de navigation. Une première fenêtre s'affiche et vous propose la liste de vos comptes. 2. Choisissez celui sur lequel vous enregistrez la recette. Exemple Sélectionnez le compte chèque courant BGO et validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi utiliser la touche de votre clavier. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Par défaut, le programme propose la date de travail. Saisissez la Date de l'opération si elle est diffé- rente. Vous pouvez utiliser l'icône d’appel du calendrier ou celui des dates prédéfinies . 4. Passez à la zone suivante pour valider la date en cours. Exemple Saisissez 07 puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone Montant.  Utilisez le même procédé pour passer d'une zone à l'autre. 5. Saisissez le montant de l'opération, par exemple 1450 euros puis appuyez sur la touche . 6. Dans la rubrique Catégorie, indiquez la catégorie de votre recette à l’aide de l’icône d’appel de liste situé en fin de zone. 7. Le bouton [Plusieurs catégories] vous permet de ventiler votre recette. La saisie répartie sur plusieurs catégories est décrite au paragraphe “Saisir une dépense ventilée”, page 19. 8. Dans la zone Description, Ciel Comptes personnels reprend par défaut le nom de la catégorie de recette. Modifiez si vous le voulez l'intitulé de cette description. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la recette et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d'enregistrer l'opération que vous venez de saisir comme modèle. Exemple Par exemple, si vous percevez votre salaire tous les mois, vous pourrez l'enregistrer en tant que modèle. Par la suite, il suffira de le l’ouvrir et de renseigner le montant de l'opération. Saisir une dépense simple 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle dépense de la barre de navigation. 2. Sélectionnez le compte concerné par votre dépense et validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez utiliser la touche de votre clavier. 3. La fenêtre de saisie d'une dépense est semblable à celle d'une recette mais vous devez renseigner deux zones supplémentaires : Paiement et Réf. Gérer sa comptabilité 19 4. Pour vous familiariser avec cette fonction, saisissez la dépense ci-dessous : • Date : 08 • Montant : 30 euros • Catégorie : Essence • Paiement : Carte • Référence : 081010 5. Validez en cliquant sur [OK]. Saisir une dépense ventilée La saisie ventilée est le fait de payer en une seule fois, avec un moyen de paiement unique, une dépense comportant différentes catégories. Par exemple, au supermarché, vous achetez de l'alimentation, des vêtements et des meubles. Exemple Vous avez effectué différents achats dans un même magasin. Vous souhaitez maintenant enregistrer votre dépense et la ventiler. 1. Pour cela, utilisez les données ci-dessous : • Date : 0810 • Montant : 153 euros • Catégories : Alimentation pour 60 euros - Habillement pour 50 euros - Meubles pour 43 euros. • Paiement : Chèque. Pour saisir votre dépense sur plusieurs catégories : 1. Cliquez sur le bouton [Plusieurs catégories]. La fenêtre suivante s'affiche : 2. Indiquez une catégorie en double-cliquant dans la cellule puis saisissez le montant correspondant. Un code statistique qui est facultatif peut être renseigné.  Vous trouverez une description détaillée sur les codes statistiques dans le chapitre Paramètres du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente. La zone Réf. est renseignée automatiquement si vous avez indiqué vos informations chéquier ou carte bancaire lors de la création des modes de paiement. 4. Renseignez la rubrique Code statistique puis passez à la zone Description. 5. Dans la zone Description, indiquez le nom de votre dépense, par exemple, Achats supermarché. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous : Gérer sa comptabilité 20 6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre opération et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d’enregistrer votre saisie en modèle de dépense. Saisir un virement La saisie de virements doit être utilisée pour tout transfert d'argent entre deux comptes. Exemple Virement de la caisse vers une banque ou inversement. Virement entre deux comptes chèques, entre un compte chèques et un livret d'épargne, etc.  Si vous effectuez des virements d'un montant constant à échéance régulière, vous avez tout intérêt à créer une opération périodique (par exemple, le versement mensuel d'une somme fixe sur un Plan Épargne Logement).  Vous trouverez une description détaillée sur les opérations périodiques dans le chapitre Menu Listes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 1. Cliquez sur l'icône Nouveau virement de la barre de navigation ou sélectionnez la commande NOUVEAU VIREMENT du menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte sur lequel sera prélevé l'argent. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de saisie s'affiche. 4. Indiquez la date de l'opération et saisissez le montant. 5. Choisissez le compte vers lequel l'argent sera versé. 6. La zone Description est automatiquement renseignée par le programme, modifiez-la si nécessaire. 7. Enregistrez votre virement en cliquant sur [OK]. 8. Comme pour les recettes et les dépenses, vous pouvez enregistrer un modèle de virement en cliquant sur l'icône . Vous venez d’effectuer les trois principales opérations de la tenue d'une comptabilité personnelle. 9. Une fois toutes les opérations saisies, rien ne permet d'évaluer avec précision votre situation. Pour chacun de vos comptes, il vous reste à vérifier si les opérations sont bien passées en banque. Pour cela, vous devez pointer vos comptes bancaires en utilisant vos derniers relevés. Voir Pointer les relevés de banque, page 22. Gérer sa comptabilité 21 Consulter un compte 1. Pour consulter l'état de votre compte, activez la commande GÉRER MES COMPTES située dans le menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte «Compte Chèque (BGO)» dans la liste proposée puis validez à l'aide de la touche . La liste des opérations passées sur le compte chèque (BGO) s’affiche. L'en-tête de la fenêtre dispose de trois boutons qui vous permettent de créer une dépense, une recette ou un virement. 3. Le libellé du compte choisi est repris dans la zone Compte, dans notre exemple il s’agit du Compte chèque (BGO). Les boutons flèches vous permettent de naviguer d'un compte à l'autre sans fermer votre fenêtre. Le menu déroulant Opérations vous permet de sélectionner les opérations que vous souhaitez consulter : pointées, non pointées ou les deux (toutes). 4. Choisissez votre période de consultation à l'aide des boutons situés en fin de zone. Le programme affiche le Solde en banque qui doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée et qui ne sont pas encore passées en banque. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Modifier une opération Double-cliquez sur l’opération à modifier ou sélectionnez-la dans la liste puis activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Supprimer une opération Sélectionnez l’opération dans la liste et choisissez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis confirmez la suppression. Gérer sa comptabilité 22 Pointer les relevés de banque Vous disposez de deux méthodes de pointage : le pointage dit manuel et le pointage par import dit automatique. Pointage manuel  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES  Munissez-vous de votre relevé de banque. 1. Cliquez sur le bouton [Gérer mes comptes] dans la barre d’actions. 2. Sélectionnez le compte que vous allez pointer. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations que vous avez effectuées sur votre compte. 3. Pour pointer, consultez votre relevé de banque pour chercher l'opération correspondante dans la liste. 4. Dans la colonne Opération pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Utilisez le même principe pour dépointer votre opération. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge.  Marquez également l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées. Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : Solde en banque et Solde réel. 6. Répétez l'opération pour tous vos comptes bancaires.  Il est possible d’effectuer un tri de vos opérations en utilisant le menu déroulant Opérations. Celui-ci vous permet d'afficher les opérations pointées, non pointées ou bien toutes. Pointage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE PAR IMPORT  Vous pouvez également effectuer un pointage par import à partir du menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES ou menu CONTEXTUEL (clic-droit), fonction POINTER PAR IMPORT. Le pointage automatique consiste à récupérer les opérations de votre relevé bancaire dans Ciel Comptes personnels et de les comparer avec les opérations que vous avez saisies. Le logiciel repère les opérations non pointées. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier et à les enregistrer. Vos opérations seront automatiquement pointées. Attention ! Le Solde en banque doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. Quant au Solde réel, il tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Gérer sa comptabilité 23 Avant de lancer le pointage par import, vous devez : • récupérer votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque. • définir le format d’import du relevé bancaire. Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés pour vérifier celui qui fonctionne avec votre banque (menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE). Vous disposez des trois formats suivants : Texte, QIF (Français et US), OFX.  Pour plus de détails sur les formats d’import des relevés bancaires, consultez le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 24 Consulter les catégories  Menu LISTES - commande CATÉGORIES Vous obtenez toutes les opérations qui se rattachent à une catégorie donnée. Par exemple, pour la catégorie de dépenses Alimentation, vous pouvez immédiatement connaître : • le détail depuis la tenue de vos comptes, • le total d'un mois donné, • le total sur toute une période de votre choix. 1. Sélectionnez la commande CATÉGORIES du menu LISTES. La fenêtre qui s'affiche vous propose deux catégories. La première catégorie représente les Dépenses et la seconde les Recettes. 2. Sélectionnez la ligne Alimentation et cliquez sur le bouton [Consulter]. Une fenêtre présentant toutes les opérations de dépenses d'Alimentation s’affiche. Par défaut, Ciel Comptes personnels affiche les opérations de l'année en cours. Si vous sélectionnez au moins une fois une autre période, celle-ci sera automatiquement reprise lors de la prochaine consultation. 3. Pour consulter les opérations d'un mois précis, utilisez l'icône d’appel du calendrier . Gérer sa comptabilité 25 Exemple Pour connaître vos dépenses sur la journée en cours, cliquez sur l'icône d'appel des dates prédéfinies, sélectionnez l’option Aujourd’hui. Le programme affiche alors la liste des opérations de dépenses en alimentation de la journée en cours. La colonne Montant total affiche le total des opérations saisies. Évaluer votre situation Pour obtenir une situation d'ensemble, nous allons utiliser deux méthodes : le parcours rapide des soldes des catégories et l'impression d'un bilan. Visualiser les soldes Cette fonction permet d'afficher une fenêtre dans laquelle les soldes des catégories seront présentés pour chaque mois de l'année avec le total annuel et la moyenne mensuelle. 1. Sélectionnez la commande SOLDES/BUDGETS du menu ANALYSES ou utilisez la Barre de navigation. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Ciel Comptes personnels affiche un tableau dans lequel vous retrouvez : • les noms des catégories, en première colonne, • les douze mois de l'année, • le total annuel et la moyenne mensuelle de la catégorie, dans les deux dernières colonnes. Pour les visualiser, faites défiler l'ascenseur horizontal. Ainsi, pour chaque catégorie, vous disposez du montant réalisé chaque mois.  Les catégories de type recettes sont placées à la suite de celles de type dépenses. La fonction de cette fenêtre ne s'arrête pas à la présentation de vos recettes et dépenses réalisées. En effet, la notion de budget est abordée. Gérer sa comptabilité 26 Définir les budgets Définir un budget consiste à estimer le montant de vos recettes et de vos dépenses sur l'année. A l'aide du menu déroulant Afficher, vous pouvez choisir d'afficher : • les montants réalisés, • les montants budgétisés : les valeurs réalisées sont remplacées par les montants prévisionnels, • tous les montants : les montants réalisés sont comparés aux prévisions. Deux cases à cocher facilitent l'analyse : • Afficher l'écart affiche la différence entre le montant réalisé et le montant budgétisé. • Afficher le pourcentage présente le pourcentage d'atteinte des budgets.  Les montants budgétés doivent être saisis directement dans le tableau.De plus, il est possible de changer l'année consultée à l'aide de l'icône d'appel du calendrier ou en saisissant directement l'année. Dans notre cas, il s'agit de l'année 2010.  Pour plus de détails sur les budgets, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 27 Gérer votre trésorerie prévisionnelle  Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d’établir les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. La période sur laquelle vous faites vos prévisions est représentée mois par mois. • Dans la colonne Plan de trésorerie, les lignes de vos entrées d’argent puis celles de vos sorties d’argent sont présentées. La ligne Solde de la période affiche le total sur un mois. • La première ligne Solde début de période indique le solde des comptes sélectionnés en début de période. • La dernière ligne Solde final indique le solde une fois les recettes et dépenses renseignées et calculées.  Pour plus de détails sur la gestion de la trésorerie prévisionnelle, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 28 Index A Aide en ligne 6 Assistant création de fichier 12 Assistant Top départ 12 B Barre d’actions 9 Barre de navigation 9 Budgets 26 Bureau 10 C Comptabilité 14 Compte consulter 21 gérer 18 Configuration minimale 3 Consulter les catégories 24 Créer votre dossier 12 D Démarrer comptabilité 16 Dépense simple 18 ventilée 19 Documentation 6 Dossier d’exemple 8 E Echéance d’emprunt 16 Enregistrer les manuels 6 Etats et statistiques 10 Évaluer votre situation 25 F Fenêtre principale 9 Formats d’import relevé bancaire 23 G Gérer mes comptes 16 Google 10 Guide des mises à jour 6 I Imprimer les manuels 6 Intuiciel© 9 L Lancer le logiciel 8 M Manuel de découverte 6 référence 6 Modifier une opération 21 Montants budgétisés 26 réalisés 26 Mot de passe 12 P Plan de trésorerie 27 Pointage 17 automatique 22 manuel 22 Prélèvement automatique 16 R Recette 18 Retraits d’espèces 17 S Saisies 17 Saisir un virement 20 une dépense simple 18 une dépense ventilée 19 une recette 18 Site Internet Ciel 6 Solde début de période 27 en banque 22 final 27 initial 16 réel 21, 22 Supprimer une opération 21 T Tableau de bord 10 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Comptes personnels - MAN_WCP - V12.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Tenue de comptes aucune 16 manuelle 16 Travaux courants 17 Trésorerie prévisionnelle 27 Trouvtoo© 10 V Virement 20 Visualiser les soldes 25 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir La Solution Bâtiment Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Ciel Bâtiment Chiffrez vos devis en insérant des tranches et des ouvrages, de travaux Utilisez une bibliothèque de 2800 ouvrages bâtiment. Gérez les nouveaux taux de TVA neuf et rénovation avec les nouvelles attestations de TVA. Ciel Compta Bénéficiez de plans comptables et de modèles d’écritures prêts à l’emploi. Obtenez automatiquement votre TVA, Compte de Résultat, Bilan… Ciel Paye Bâtiment Disposez de plans de paye : cas standard et spécifique bâtiment. Générez votre DADS-U et DADS-U CI BTP avec une version conforme à la Norme 4DS(1). Ciel Immobilisations Obtenez rapidement vos plans d’amortissement. Retrouvez toutes les informations sur votre matériel. Une solution simple, pratique et conforme Solution Bâtiment 2015 NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel INTUICIEL©. Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité. Petites entreprises et artisans du bâtiment, vous avez besoin de gérer simplement votre activité du devis à la facturation, aux déclarations administratives, quel que soit votre corps d’état (peintre, électricien, maçon, charpentier menuisier, plombier, chauffagiste…). Une solution clé en main qui inclut 4 logiciels + un bouquet de services Conforme Loi de Finances rectificative 2012 1. Utilisez 4 logiciels pour gérer votre activité • Avoir des logiciels toujours conformes à l’actualité légale et proposant régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour gérer votre personnel, mais aussi l’intégralité de votre activité ou encore réaliser votre tenue comptable ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité. • Pour bénéficier de plans comptables clés en main. • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance…). Accès au logiciel Ciel Bâtiment • Pour réaliser vos devis détaillés avec images, plans, tranches de travaux, options… • Pour suivre précisément les consommations et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier. • Pour visualiser la rentabilité d’une affaire (prévu/réalisé) grâce aux analyses chantiers. Accès au logiciel Ciel Paye Bâtiment • Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le profil du salarié. • Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs...). • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. Accès au logiciel Ciel Immobilisations • Pour obtenir automatiquement vos tableaux d’amortissements. • Pour effectuer l’inventaire de vos immobilisations et payer moins de taxe professionnelle (CET). • Pour simplifier vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Conforme à la Loi de Finances Rectificative. • Conforme aux dernières réglementations sociales ainsi qu’à la mesure CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi). • Télédéclarations de votre TVA et de votre DPAE, DUCS, DADS-U et AED en quelques clics(1). • Interface intuitive et fluide. • Personnalisation de l’environnement de travail. • Accès de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7(1). Les + des logiciels Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Ciel directDéclaration Social pour 3 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel de paye : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel de paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com • Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services. • Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles. • Consultez les formations disponibles pour vos équipements. • Accédez à la veille légale et aux actualités légales. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Ciel Bâtiment • Chiffrez vos devis en insérant des tranches et des ouvrages de travaux • Affinez vos prix de ventes en suivant précisément vos déboursés sec, vos cœfficients de frais généraux et vos marges • Accompagnez et enrichissez vos devis par l’insertion d’images, de photos... • En un clic, transférez vos devis en factures jusqu’aux règlements de vos clients • Suivez et contrôlez vos dépenses et coûts sur vos chantiers instantanément • Editez automatiquement la liste des matériaux à commander auprès de vos fournisseurs • Facturez vos clients en fonction de l’état d’avancement des travaux • Suivez précisément les consommations et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier • Personnalisez vos propres ouvrages de travaux avec la bibliothèque de 2 800 libellés d’ouvrages • Depuis votre devis, connectez-vous à Sage e-tarif et au simulateur des certificats d’énergie (CEE) • Accédez en un clic à vos analyses chantiers et visualisez rapidement la rentabilité d’une affaire (prévu/réalisé), des statistiques… • Transférez vos écritures d’achats et de ventes dans Ciel Compta Ciel Compta • Une comptabilité clé en main • Bénéficiez de plans comptables et de modèles d’écriture prêts à l’emploi • Visualisez en un clic votre bénéfice, les retards de paiement… • Obtenez automatiquement votre TVA, le Bilan… • Anticipez vos besoins avec la trésorerie prévisionnelle • Envoyez facilement votre comptabilité à votre expertcomptable Ciel Immobilisations • Vos amortissements et votre inventaire en un clic • Obtenez en quelques clics vos plans d’amortissements • Payez moins de taxe professionnelle avec l’inventaire des immobilisations • Retrouvez facilement toutes les informations sur votre matériel • Gérez simplement vos acquisitions en crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat…). Ciel Paye Bâtiment • Soyez guidé, dans les principales étapes de la création de votre société, dès l’installation de votre logiciel • Bénéficiez des plans de paye prêts à l’emploi : cas standard et bâtiment • Utilisez les nombreux profils disponibles : cadre, ETAM, apprenti, CUI, ouvrier… • Organisez votre activité à l’aide des plannings par salarié, équipe ou établissement… • Disposez des formulaires administratifs agréés pré-remplis en cas d’arrêt de travail ou d’embauche d’un salarié • Bénéficiez d’une gestion analytique par salarié et disposez ainsi d’une analyse financière des coûts salariaux • Editez rapidement vos éditions légales et vos documents types : Journal de paye, état des charges, contrats, convocations, suivi du personnel… • Créez simplement vos contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • Fiabilisez votre déclaration pour éviter tout rejet, grâce au contrôle de cohérence DADS-U • Générez votre DADS-U et DADS-U CI BTP avec une version conforme • Télédéclarez et payez vos cotisations en un clic aux organismes de protection sociale(1) : AED, DUCS, DADS-U et DADS-U CI BTP • Dématérialisez rapidement vos attestations employeur AED(1) à la Norme 4DS • Evitez les ressaisies et gagnez du temps en rattachant plusieurs salariés au même contrat mutuelle INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Bâtiment Ciel 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Le Duo 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Le Duo Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Ciel Compta Disposez du Bilan et du Compte de Résultat pour faire le point sur l’avenir de votre entreprise. Disposez de nombreux assistants et modèles d’écritures pour gagner du temps comme l’import de votre relevé bancaire. Automatisez l’enregistrement de vos charges régulières (loyer, EDF…) grâce aux écritures d’abonnement. Ciel Devis Factures Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers DGFiP. Réalisez tout de suite vos devis en saisissant à la volée vos clients, articles, prestations… et d’un simple clic, enregistrez les éléments pour constituer votre base. Utilisez le mode document pour réaliser vos devis et factures aussi simplement que dans un traitement de texte. Une solution simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Personnalisez vos modèles de devis grâce à l’assistant de création. Pour les petites entreprises, commerçants, artisans… découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour réaliser votre comptabilité, vos devis et facturation. Une solution clé en main qui inclut 2 logiciels + un bouquet de services Conforme Loi de Finances rectificative 2012 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre activité Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour • Réaliser des devis, factures et tenir votre comptabilité avec un logiciel conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder à vos données commerciales et comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité. • Pour bénéficier de plans comptables clés en main. • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance…). Accès au logiciel Ciel Devis Factures • Pour réaliser immédiatement vos devis en saisissant à la volée vos articles, prestations, clients… • Pour gérer efficacement les services à la personne. • Pour visualiser d’un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise. 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat synthétique, réel normal 2050 - 2053 et simplifié 2033A - 2033B, BNC 2035A (états préparatoires) • Déclaration de TVA CA3, CA12 (état préparatoire) • Télédéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard, Journal centralisateur, SIG • Bordereau de remise de chèques en banque Traitements • Pointage et rapprochement bancaire (formats CFONB, QIF et OFX) • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Intégration des relevés de comptes bancaires aux formats CFONB-ETEBAC, QIF et OFX • Assistant de clôture d’exercice Plan comptable et saisies • Plans comptables (Général (2010), agricole, associations, avoués, BTP, hôtellerie, ingénierie et mutuelle) • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie des A-Nouveaux • Saisie en HT ou TTC • Calcul automatique de la TVA, du solde et de la contrepartie • Enregistrement des écritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Calcul des frais kilométriques • Gestion des chéquiers et RIB • Saisie cahier comptable • Affectation automatique des comptes aux opérations du relevé bancaire lors de l’import • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (Comptes et Balance) • Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour une écriture/répartition des montants sur plusieurs codes) • Automatisation de la saisie de vos écritures en associant les comptes (charges/fournisseurs…) Gestion complète des tiers • Comptes clients et fournisseurs • Encours clients, relances, mailings Echanges de données • Format CEGID PGI • Echange avec Sage Génération Expert, Sage 30, Sage 100 • Import des écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion commerciale, Ciel Immobilisations, Ciel Bâtiment, Ciel Associations, Ciel Devis Factures, Ciel Compta Facile, Ciel Facturation Facile... • Import de Balance comptable depuis un autre logiciel ou de MS Excel® • Export de la Balance vers Ciel Etats comptables et fiscaux, MS Excel®… Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide intégrée au logiciel • Manuel Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés, consultez votre revendeur ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Correcteur orthographique intégré • Base de données complète de tous les codes postaux et villes de France • Gestion des services à la personne (intervenants, attestations fiscales…) • Choix de la monnaie et du nombre de décimales Aides • Aide en ligne et contextuelle • Manuel électronique Devis et factures • Adaptation simplifiée des modèles de devis, factures, avoirs (logo, texte, colonne) • Gestion des encours et règlements • Facturation en HT ou TTC • Gestion de plusieurs taux de TVA • Historique des pièces commerciales par client • Paramétrages des éditions (typographie, logo, insertion de colonnes…) • Gestion des statuts des devis en cours ou à relancer (en saisie standard) • Envoi de devis, factures, avoirs par Internet et par courrier • Choix visuel du modèle de document avant impression Ventes • Indicateur de gestion du tableau de bord sur une période (date à date) • Echéancier • Rapport des ventes • Graphiques (CA par client, factures par mois…) et listes des pièces par client Gestion de contacts, articles, prestations • Gestion de prospects, clients, fournisseurs (coordonnées, e-mail, encours…) • Gestion des clients et articles divers • Gestion des articles et prestations • Gestion des articles en sommeil • Création de mailings • Agenda intégré avec fonction de rappel Echange de données • Importation de contacts, clients et fournisseurs • Assistant d’échanges de données avec votre expertcomptable ou votre CGA(1) • Exportation des données vers MS Excel® et MS Word® • Transfert automatique des factures, règlements et avoirs vers Ciel Compta Sauvegarde et sécurité • Société Exemple pour s’entraîner • Sauvegarde de vos données • Mot de passe Logiciel limité à 5 dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Devis Factures 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Manuel de découverte Ciel Devis Factures du Bâtiment Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement, • le dépliant d’installation. Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet, et un logiciel de messagerie compatible simple MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre) Autres fonctionnalités • PDF : Acrobat Reader® • Mailings Clients : Microsoft Word® 2003 (ou supérieur) • Autres Exports : Microsoft Excel®, Word® et Outlook® 2003 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte ......................................................................................... 1 Documentation ..................................................................................3 Environnement ..................................................................................4 Entraînez-vous ..................................................................................6 Mise en place d’un dossier .................................................................. 7 Création d’un dossier..........................................................................9 Paramétrage du dossier ....................................................................13 Les fiches de base............................................................................17 Utilisation quotidienne ..................................................................... 23 Préparation d’un devis ......................................................................25 Préparation d’une facture de travaux et d’avancement ..........................32 Préparation d’une facture directe et d’un avoir .....................................37 Règlements clients ...........................................................................38 Relances clients ...............................................................................39 Les éditions des documents de ventes ................................................40 Préparation d’une commande fournisseur ............................................40 Transferts en comptabilité et statistiques ............................................41 Personnalisation du logiciel.............................................................. 43 Les vues et listes .............................................................................45 Paramétrage des éditions..................................................................47 Configuration imprimante et e-mail ....................................................48 Autres traitements ........................................................................... 49 Sauvegarde et restauration ...............................................................51 Import des données .........................................................................51 Interface des bibliothèques ...............................................................52 Réorganisation ................................................................................54 Purges............................................................................................54 Index................................................................................................ 55 Votre avis nous intéresse... .............................................................. 57 Découverte 3 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent manuel. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la commande AIDE du menu ?. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information. 4 Environnement Présentation de la fenêtre principale La barre de menus Les menus permettent d’accéder à la totalité des fonctionnalités du logiciel. La barre d’icônes La barre d’icônes donne accès aux principales listes (clients, articles,...) de votre logiciel. Vous pouvez la personnaliser à partir du menu FENÊTRES, commande BARRE D’ICÔNES.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous à l’aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’icônes Intuiciel 5 L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, utilisez la commande INTUICIEL du menu FENÊTRES pour le mettre au premier plan. Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la gestion d’un chantier. • Préparer un devis. • Préparer une facture. • Enregistrer un règlement client. • Suivre les clients. • Relancer des clients • Importer les tarifs d’un fournisseur. Cliquez sur une icône pour ouvrir le traitement correspondant. Mon tableau de bord Le tableau de bord vous permet de visualiser à une période donnée les principales informations de votre société : • les relances à effectuer : liste des devis à relancer depuis plus de 10 ou 20 jours. • les documents de ventes établis, • les règlements en attente : liste des montants non réglés par les clients. • l’état des ventes : le nombre et le montant des devis, des factures, des échéances clients. • le chiffre d’affaires HT : graphique de l’évolution du chiffre d’affaires par mois. Vous indiquez la période de votre choix dans les zones situées en haut à gauche. Le bouton situé en bas à droite permet de modifier les préférences des tableaux. Mes états et statistiques  Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous à l’aide. Vous pouvez éditer les états relatifs aux ventes ou aux pièces commerciales. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Mes actualités Cet onglet vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Cliquez sur le bouton [Me connecter] correspondant à votre choix. 6 Entraînez-vous Vous pouvez découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d’exemple livré avec votre logiciel. Lancez votre logiciel Vous avez deux possibilités pour lancer votre logiciel : • Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows puis sélectionnez les commandes TOUS LES PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT - CIEL DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT. • Double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau de Windows. Ouvrez la société Exemple Pour faire un tour d’horizon des fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le fichier d’exemple. 1. Activez le menu GÉNÉRAL puis la commande DOSSIERS. 2. Sélectionnez le dossier Exemple Bâtiment Ciel et cliquez sur le bouton [Valider]. Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage. Attention ! Faites attention à ne pas saisir vos données dans ce dossier. Mise en place d’un dossier 9 Création d’un dossier  Menu GÉNÉRAL - commande DOSSIERS Un dossier contient toutes les informations d’une société. Sa création est donc la première étape à réaliser lorsque vous acquérez votre logiciel. 1. Cliquez sur le menu GÉNÉRAL et choisissez la commande DOSSIERS. La liste des dossiers s’affiche : 2. Cliquez sur l’icône pour créer un dossier de travail correspondant à une nouvelle société. 3. Un message vous demande de confirmer la création, cliquez alors sur le bouton [Valider]. Deux étapes supplémentaires vont s’afficher afin que vous définissiez les renseignements généraux et les préférences de la société. Vous pourrez toujours revenir sur ces informations via le menu INITIALISATION. La société Exemple est livrée avec votre logiciel afin de faire un tour d’horizon de l’application. Faites attention à ne pas renseigner vos données dans ce dossier. 10 Renseignements généraux La fenêtre Renseignements généraux s’ouvre. Les renseignements généraux permettent de définir les renseignements de la société, nécessaires à la présentation des documents qui seront transmis aux clients. En effet, ces informations seront exploitées lors des éditions. 1. Saisissez les renseignements civils de la société (raison sociale, adresse, coordonnées téléphoniques...) qui identifient le dossier : il s'agit en quelque sorte de sa fiche signalétique.  Le numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés soit le R.C.S., sont fournis sur votre extrait K-Bis. 2. Cliquez dans la zone du logo pour insérer le vôtre, qui devra être édité sur les documents commerciaux (devis, factures, etc.). 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. La date de dernière sauvegarde réalisée sera affichée en bas de la fenêtre. 11 Préférences de la société Les préférences permettent d’initialiser des critères, valeurs ou règles de gestion à appliquer à votre dossier. Ceux-ci sont nécessaires à l’exécution d'un grand nombre de fonctions du logiciel. 1. Renseignez les différentes parties de cette fenêtre : Bibliothèque La partie Bibliothèque permet d’initialiser les pourcentages des frais généraux par type d’articles ainsi que le taux de bénéfice pratiqué par la société. Les frais généraux représentent tous les frais de structure de la société : • charges de personnel à renseigner dans la zone F.G. M.O. (Frais Généraux Main d’Oeuvre), • charges administratives et de fonctionnement à l'exception des coûts d'achat des matériaux à renseigner dans la zone F.G. Fourniture. • le pourcentage des coûts et achats des matériaux sont à indiquer dans la zone F.G. Matériel. La répercussion des frais généraux sur les prix d'achat permet d'obtenir les prix de revient. La répercussion du pourcentage de bénéfice sur le prix de revient permet d’obtenir le prix de vente. Devis/Factures La partie Devis/factures regroupe les informations à prendre en compte lors de l’établissement des documents de vente. • Retenue de garantie : il s’agit du pourcentage retenu sur le prix TTC de la facture. Ce montant est réglé dans un délai d’une année à la fin des travaux. La retenue de garantie ne peut dépasser 5% du montant des factures. • Conserver le P.V. d’origine : consiste à figer les prix de vente du document d'origine afin qu'ils soient préservés au moment de leur reprise. 12 Nombre de décimales La partie Nombres de décimales permet d’indiquer le nombre de décimales à gérer sur les quantités, les prix unitaires et les montants : elles seront appliquées aussi bien au niveau des fiches des articles que des devis, factures, etc. Divers La partie Divers propose d’initialiser les options d’impressions par défaut et de présentation des familles articles lors des recherches dans les listes. 2. Une fois les préférences renseignées, cliquez sur le bouton [Valider]. 13 Paramétrage du dossier Les familles articles  Menu INITIALISATION - commande FAMILLES ARTICLES L'organisation des articles en familles et sous-familles permettra, dans la plupart des listes, d’extraire automatiquement les articles appartenant à la famille sélectionnée, en lançant une recherche. Créez une famille d’article 1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création d’une famille article s’ouvre : 2. Saisissez un code et un libellé pour la famille.  Un point est automatiquement inséré à la fin du code afin de pouvoir créer des sousfamilles. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. Créez une sous-famille d’article La codification des sous-familles doit être réalisée en saisissant un point entre chaque niveau. Exemple ELEC. est la famille générale des articles Electricité. ELEC.PRISES est la sous famille des articles Electricité de type prises. 1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la zone Code, saisissez : • le code de la famille de l’article (premier niveau), • un point, • le code de la sous-famille (second niveau), • et ainsi de suite si vous avez d’autres niveaux de famille. 3. Indiquez le libellé et cliquez sur le bouton [Valider]. 14 La TVA  Menu INITIALISATION - commande TVA Cette liste présente les taux de TVA applicables au dossier et vous permet d’initialiser les taux de TVA que vous serez amené à utiliser au niveau d'un document commercial. Vous pourrez détailler la TVA au niveau global du document, d'une tranche de travaux ou d’une ligne au sein d’un document. Chaque taux de TVA est associé à un code allant de 1 à 5. Le code 0 est réservé aux articles exempts de TVA. Le taux de 5,50% est utilisé pour les travaux de rénovation. 1. Vérifiez que les taux de TVA par défaut répondent à vos besoins. 2. Pour en ajouter un, saisissez-le directement dans la colonne Taux. En appuyant sur la touche , les comptes comptables de TVA collectée et déductible sont automatiquement associés au taux.  Les comptes de TVA collectée et déductible sont nécessaires à la procédure de transfert en comptabilité (écritures de ventes et de trésorerie). 3. Choisissez le mode de TVA à appliquer par défaut à vos factures clients : • Encaissements/Décaissements : la TVA sera exigible lors d'un encaissement ou lors d'un décaissement (lors de l'encaissement d'un chèque de règlement par exemple). • Débits/Crédits : la TVA sera exigible lors de l'enregistrement au débit ou au crédit du compte tiers.  Cette fonction n'affectera pas les factures déjà existantes. Elle pourra être modifiée de manière ponctuelle dans le pied des factures. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les modes de règlement  Menu INITIALISATION - commande MODES DE RÈGLEMENT Les modes de règlement correspondent aux types de paiement des clients. Lors de la création de la fiche d'un client, l’association d’un mode de règlement permettra de calculer automatiquement la date de l’échéance dès lors qu’une facture sera établie. 1. A partir de la liste de règlements, cliquez sur le bouton [Créer]. 15 2. Saisissez le code puis le libellé du règlement. Par exemple : CHQ avec le libellé chèque. 3. Passez à la colonne % . Il s’agit du cumul des lignes d'un mode de règlement qui est obligatoirement égal à 100%. En effet, le logiciel refuse de valider un mode de règlement dont le total des échéances n'atteint pas 100%. 4. Sélectionnez le Type de paiement : Comptant, Net, Net Le, Fin de Décade, Fin de Mois, Fin de Mois le, Fin de Mois à. 5. Dans la colonne Mois, indiquez la méthode de calcul de la date d’échéance. Le calcul de la date d'échéance doit être réalisé en mois entier, avec des mois de 30 jours ou des mois de longueur variable (31 en janvier, 28 en février, etc.). • Si vous choisissez Oui, les mois seront tous de 30 jours et la colonne Nbre J. n'acceptera que des multiples de 30 (30, 60, 90, etc.). • Si vous choisissez Non, les mois seront utilisés pour leur longueur réelle et la zone Nbre J. acceptera tout nombre de jours. Lorsque la zone Type de paiement est à Fin de décade la zone Mois est obligatoirement à Oui. 6. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les paramètres comptables  Menu INITIALISATION - commande PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ Le paramétrage de la comptabilité permet d’initialiser le lien avec Ciel Compta qui recevra les écritures de ventes et de trésorerie. Vous pouvez importer les écritures comptables 16 dans Ciel Compta ou bien dans un fichier de transfert comptable (au format texte) intégrable dans d’autres applications de comptabilité. 1. Dans la zone Logiciel de comptabilité, cliquez sur la flèche et sélectionnez Ciel Compta ou Fichier de transfert uniquement. 2. Indiquez le répertoire de l’application de Ciel Compta ou bien l’emplacement où sera enregistré le fichier de transfert (format texte). 3. Indiquez en chiffres le nombre de caractères maximum à utiliser pour la longueur des comptes en comptabilité. Cette valeur doit être comprise entre 6 et 9. 4. Indiquez les codes des journaux de trésorerie et de ventes avec deux caractères maximum. En général, ces codes sont BQ (Trésorerie) et VT (Ventes). 5. Les comptes et racines comptables sont renseignés par défaut pour les ventes (selon le type d’articles), les achats, la retenue de garantie, l’acompte, l’escompte, etc. Modifiezles si nécessaire. 6. Cochez la case Gérer les acomptes par tiers si vous souhaitez que votre logiciel transfère automatiquement les écritures d'acomptes de chaque client sur un compte comptable spécifique à ce client. Si cette case est décochée, le logiciel transfère systématiquement les écritures d'acomptes de tous les clients sur le même compte comptable. 7. La zone Racine Acompte devient accessible lorsque la case Gérer les acomptes par tiers est cochée. Saisissez la racine de compte comptable qui sera exploitée lors du transfert en comptabilité. Généralement, cette racine est : • 4191 pour que les écritures d'acomptes soient imputées à un compte comptable d'acompte spécifique au client (exemple 4191DUPONT). • ou 411 (à savoir la même racine que celle indiquée dans la zone Racine Client) pour que les écritures d'acomptes d'un client soient imputées au compte comptable de ce client (exemple 411DUPONT). 8. Cliquez sur le bouton [Valider].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 17 Les fiches de base Les fiches de base sont les éléments indispensables à la facturation, c’est-à-dire les articles, clients et fournisseurs. Les articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES Les articles sont les composants de base des documents commerciaux. La liste des articles regroupe toutes les fournitures (matériaux, marchandises) rentrant dans le cycle des achats ou des ventes, tous les matériels (engins de chantiers) utilisés pour la construction et tous les services et prestations (main d'œuvre). 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouvel article qui est obligatoire. 3. Indiquez le type de l’article : Fourniture, Matériel ou Main d’œuvre. 4. Saisissez un libellé commercial puis un libellé technique qui servira aux ouvriers (par exemple, le détail sur la pose). 5. Cliquez sur l’onglet Tarification. 6. Indiquez les informations financières : le déboursé sec qui correspond au prix d’achat, le pourcentage de Frais généraux et de Bénéfice, le Prix de vente, les marges, les taux de TVA associés par défaut, etc. 7. Renseignez les informations techniques : appartenance à une famille article, unité de mesure. 8. Indiquez les informations comptables (comptes par défaut). 18 Déterminez les fournisseurs de l’article La zone Fournisseur est uniquement disponible pour les articles de type Fourniture. Pour la modifier, vous devez utiliser le bouton [Fournisseurs]. 1. Cliquez sur le bouton [Fournisseurs] situé en bas de la fenêtre. 2. Sélectionnez le ou les fournisseurs de l’article en cliquant sur l’icône . Vous pouvez renseigner jusqu’à trois fournisseurs ce qui est très utile lorsque vous achetez un article à différents fournisseurs. 3. Indiquez le prix d’achat public, la remise et le prix d’achat net. Ce dernier sera récupéré dans la zone Déboursé sec. 4. Cliquez sur la colonne du fournisseur qui sera utilisé par défaut (principal). Le titre de la colonne apparaît alors en jaune. 5. Cliquez sur le bouton [Valider]. Vous revenez à la fiche de l’article. Liez des documents externes Dans l’onglet Documents externes, vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des catalogues d’articles fournisseurs, des plans, des documents administratifs, etc. Il est possible de classer ces fichiers par dossier. Dans la partie droite de la fenêtre, faites un clic-droit et choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). Validez la fiche de l’article Une fois que vous avez fini de renseigner les informations concernant votre article, cliquez sur le bouton [Valider]. Modifications globales des articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES La modification globale agit directement sur les informations des articles sélectionnés. Cette commande réalise rapidement des changements qui seraient fastidieux de réaliser manuellement, fiche après fiche. Plusieurs modifications peuvent être réalisées en même temps sur les fiches. Elles peuvent être réalisées automatiquement ou avec un contrôle manuel. 19 Exemple Vous créez une nouvelle famille d’article plus appropriée à certains articles et vous n’achetez plus ces articles chez le même fournisseur. Pour apporter ces modifications, il suffit de sélectionner les articles concernés, de changer la famille et le code fournisseur. Mise à jour des tarifs  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MISE À JOUR DES TARIFS Cette commande permet de réaliser rapidement une mise à jour des tarifs d’une sélection d’articles (fourniture, main-d’œuvre, matériel). Mise en sommeil des articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES Lorsque vous n’utilisez plus des articles devenus obsolètes, vous pouvez les rendre inactifs. Ainsi, ils ne seront pas proposés lors de la saisie des pièces commerciales. La mise en sommeil des articles peut être réalisée selon trois méthodes : • Globalement avec la possibilité d’identifier la mise en sommeil, par la commande ARTICLES - MISE EN SOMMEIL. • Globalement pour une sélection d’article en passant par la commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES. • Manuellement en cochant l’option Elément en sommeil dans chaque fiche de l’article concerné, par la commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES. 2. Sélectionnez le champ à modifier et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Ces champs sont les informations constituant une fiche article. 3. Modifiez les valeurs des champs. 1. Cliquez dans cette zone et sélectionnez les articles à modifier. Cette zone permet de sélectionner les articles devant faire l'objet d'une modification de tarifs. Cette zone permet de choisir l’action : modification du prix d’achat, du prix de vente, etc. Cette zone permet de saisir la variation des prix en montant ou en pourcentage. 20 Les clients  Menu FICHIERS - commande CLIENTS Le fichier client permet d’identifier les prospects ou clients référencés à qui vous adressez vos devis et factures. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouveau client qui est obligatoire et unique. 3. Indiquez le type (client ou prospect), le statut (industrie, particulier, etc.), les coordonnées. L’option Compte bloqué coché interdit la création de bons de livraison et de factures sur ce client. Un message d'avertissement apparaît en cas d'utilisation de ce client dans un devis ou une commande. 4. Cliquez sur l’onglet Règlements. 5. Renseignez les informations financières (mode de règlement, RIB, etc.) que le client vous a fourni. 6. Dans la zone Plafond En-cours, saisissez la valeur du reste dû à ne pas dépasser pour ce client. Lorsque le reste dû aura dépassé le montant du plafond, des messages d'avertissement s’afficheront lorsque de nouvelles factures ou de nouveaux devis seront établis pour ce client. La zone C.A. réalisé affiche le chiffre d'affaires réalisé avec ce client en fonction de ses échéances. La loupe permet de lancer un recalcul du C.A. réalisé. 7. Cliquez sur l’onglet Divers. 8. Modifiez si nécessaire les comptes proposés par défaut.  Le compte comptable est une information indispensable au transfert du journal des ventes, de trésorerie en comptabilité. Il contient la racine 411 (racine des comptes clients selon les règles comptables) suivie des 6 derniers caractères de la zone Code. 21 9. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). 10.Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [Valider]. Les fournisseurs  Menu FICHIERS - commande FOURNISSEURS/SS-TRAIT. Cette commande permet d’enregistrer dans votre dossier les fournisseurs susceptibles de vous fournir les matériaux (briques, fils électriques, blocs-portes...) nécessaires à la réalisation des chantiers ainsi que les sous-traitants susceptibles de réaliser certaines tâches (ou la totalité) des chantiers. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouveau fournisseur et ses coordonnées. 3. Dans l’onglet Autres renseignements, indiquez les informations financières que le fournisseur vous a fourni : mode de règlement, RIB, le numéro d’identification de TVA intracommunautaire ainsi que le compte comptable.  La saisie du compte comptable est obligatoire. Il contient la racine 401 (racine des comptes fournisseurs selon les règles comptables) suivie des six derniers caractères de la zone Code. 4. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). 5. Cliquez sur le bouton [Valider]. 22 Textes standards  Menu FICHIERS - commande TEXTES STANDARDS Cette commande vous permet de paramétrer des textes qui pourront être utilisés lors de la saisie des factures, devis, commandes, etc. Ces textes vous permettront d’insérer automatiquement des informations volumineuses et répétitives dans les pièces commerciales. Dans le corps des pièces commerciales client , vous les intégrerez via l’icône . 6. Pour plus de détails sur la création des textes standards, reportez-vous à l’aide, accessible à partir du menu ?. Utilisation quotidienne 25 L’utilisation quotidienne de votre logiciel concerne la chaîne de facturation : préparer un devis et l’envoyer à votre client, commander les fournitures dont vous avez besoin auprès de vos fournisseurs, saisir la facture soit à partir du devis soit directement, enregistrer les règlements des clients, relancer des clients. Préparation d’un devis  Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS 1. Dans la liste des devis, cliquez sur le bouton [Créer]. Vous pouvez aussi directement cliquer sur l’icône Préparer un devis, dans l’Intuiciel. Le devis est composé de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied. L’en-tête du devis (onglet En-tête) L’entête du devis permet de référencer votre nouvelle pièce commerciale, d’associer le client, de saisir l’intitulé des travaux, d’indiquer la date de la proposition commerciale et l’état du devis. 2. Saisissez la Référence du devis qui permettra de l’identifier.  L’état du devis est par défaut En-cours. Ce statut permet de réaliser des classements, recherches, filtres dans la liste des devis. 3. Saisissez la date de création du devis si elle est différente de la date du jour, proposée par défaut. Vous pouvez la saisir sans les séparateurs «/». 4. Cliquez dans la zone Client et sélectionnez celui à qui s’adresse le devis. Si le client n’existe pas encore dans votre dossier, vous pouvez saisir le code du nouveau client, le logiciel vous demandera si vous voulez créer sa fiche. 5. Les informations de la fiche client sont récupérées dans les différentes zones (coor- 26 données postales et téléphoniques, adresse de chantier). Complétez-les si nécessaire. 6. Dans la partie Description, saisissez une description sommaire des travaux à réaliser. Celle-ci pourra être imprimée sur l'en-tête du devis. 7. Dans la partie Chantier, saisissez l’adresse du chantier si elle est différente de l’adresse du client et la date à laquelle est prévue le début des travaux.  Vous pouvez indiquer des informations supplémentaires (deux expressions de 30 caractères maximum) qui apparaîtront en entête de devis. 8. Une fois les zones nécessaires renseignées, cliquez sur l’onglet Lignes pour accéder au corps du devis. Le corps du devis (onglet Lignes) Le corps est la partie principale du devis dans lequel vous pouvez insérer des articles, tranches, sous-tranches, textes libres, sous-totaux, textes standards. Insérer du texte standard Lancer la vérification orthographique Outils de mise en forme du texte dans la colonne Désignation Couper / Copier / Coller Accéder à la vue globale des tranches et sous-tranches Vous disposez de la commande Mise en forme afin de personnaliser le devis par type de ligne (tranche, sous total, élément) Consulter la fiche de l’article sélectionné Accéder au détail des lignes pour les saisir au lieu de passer par les colonnes 27 Personnalisez des colonnes du devis Avant de commencer à renseigner le corps de votre devis, vous pouvez définir les colonnes qui le composent. 1. Positionnez votre souris sur la colonne à supprimer ou sur la colonne à côté de laquelle vous voulez en ajouter une. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE ou SUPPRIMER UNE COLONNE. 3. Dans le cadre d’un ajout, sélectionnez le nom de la colonne. La colonne s’affiche alors juste après celle sur laquelle vous étiez positionné. 4. Répétez l’opération pour toutes les colonnes à supprimer ou à ajouter. 5. Afin de pouvoir utiliser votre présentation dans les prochains devis, faites un clic-droit sur une colonne et choisissez ENREGISTRER. Saisissez des informations dans le corps Insertion des tranches Les tranches permettent de structurer le devis en étapes, lots ou sections du chantiers. Chaque tranche comportera donc des éléments en rapport avec la nature des travaux. Chaque tranche peut à son tour se subdiviser en sous-tranches. Exemple La tranche Gros Œuvre pourra elle-même se subdiviser en différentes sous-tranches Lot de maison n°1, Lot de maison n°2, etc. 1. Positionnez le curseur de la souris à l’endroit où vous voulez insérer la tranche ou la sous-tranche. 2. Pour une tranche, cliquez sur l’icône . Pour une sous-tranche, cliquez sur le bouton puis choisissez la commande INSÉRER, SOUS-TRANCHE. 3. Dans la colonne Désignation, saisissez le nom de la tranche ou de la sous-tranche.  La saisie de tranches n’est pas obligatoire mais elle permet de structurer de manière claire les devis. Outre le fait de regrouper des éléments, les tranches permettent aussi de leur appliquer certaines valeurs. Par exemple, la saisie d’un prix de vente au niveau général de la tranche provoque le recalcul du prix de vente de tous ses éléments au prorata de chacun. 28 Insertion des articles Les articles peuvent être insérés dans le devis, que ce soit hors tranche, au niveau d’une tranche ou d’une sous-tranche. Pour cela, plusieurs méthodes sont possibles : • l’appel de la liste des articles puis la sélection des articles, • la saisie manuelle d’un code article dans la colonne Référence, • la saisie manuelle, dans la colonne Référence, d’un code article pas encore référencé de manière à le créer par la même occasion dans la bibliothèque, • la saisie libre d’un article non renseigné dans la bibliothèque. En effet, vous pouvez utiliser un article ponctuellement, sans qu’il soit nécessaire de le créer. Il s’agit d’un élément non référencé. Pour cela, vous laissez la colonne Référence vide et vous renseignez une désignation puis les colonnes relatives à la tarification. Procédure avec la 1ère méthode 1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer les articles. 2. Cliquez sur l’icône . La liste des articles s’affichent. 3. Sélectionnez le ou les articles à mettre dans le devis. Pour une sélection multiple, appuyez sur la touche de votre clavier tout en cliquant sur les lignes des articles. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les articles sont alors insérés dans le devis. 5. Saisissez pour chaque article la quantité nécessaire à la réalisation des travaux. Vous pouvez faire appel aux métrés en cliquant sur l’icône . Les métrés sont des feuilles de calcul aidant à évaluer la quantité. 6. Les informations de la fiche des articles sont récupérées dans les différentes colonnes. Vérifiez-les et éventuellement complétez-les. Insertion de texte libre Il est possible d’agrémenter les lignes du devis par la saisie de texte libre, notamment lorsque celui-ci ne correspond pas à un élément qui sera quantifié ou vendu, tel qu’une remarque. 1. Pour cela, saisissez votre texte dans la colonne Désignation. 2. Appuyez sur la touche . Une fenêtre de saisie étendue permettra de compléter le texte avec des retours à ligne. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. Insertion des sous-totaux L’application permet de placer des lignes de sous-totaux à n’importe quel niveau du devis. 1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer un sous-total. 2. Cliquez sur l’icône . La ligne s’affiche alors. 3. Si vous le souhaitez, modifiez son nom et sa mise en forme. 29  La totalisation se fait depuis le sous-total en englobant tous les éléments situés audessus et ce jusqu’à la prochaine totalisation ou tranche rencontrée. Insertion et suppression des lignes 1. Sélectionnez la ligne à supprimer ou bien celle au-dessus de laquelle sera insérée une nouvelle ligne. 2. Cliquez sur l’icône pour ajouter une ligne ou sur l’icône pour supprimer. Dans le cadre d’une suppression, un message vous demande de confirmer.  La suppression d’une tranche entraîne la suppression des éléments qui la composent, qu’il s’agisse de sous-tranches, de textes libres, d’articles. Mise en variante des lignes Une ligne du devis peut être considérée comme une option, c’est-à-dire qu’elle est traitée à part et n’est pas comptée dans le total du devis. Néanmoins, elle est visible dans l’édition du devis dans un bloc spécifique. Exemple Deux articles sont similaires : l’entrée de gamme et le haut de gamme. L’article haut de gamme est mis en variante dans le devis. Son prix est affiché à part et à titre informatif dans l’édition afin de montrer au client une autre possibilité. 1. Cliquez dans la ligne à mettre en variante. 2. Cliquez sur le bouton puis choisissez la commande OPTIONS - VARIANTES. La ligne est reconnaissable graphiquement par une croix rouge, située dans la marge. Validez le corps du devis Une fois que vous avez fini de renseigner tous les éléments à facturer, cliquez sur l’onglet Pied pour afficher le pied du devis. Le pied du devis (onglet Pied) L’onglet Pied du devis se présente de la manière suivante : 30 Les différentes informations issues du corps du devis sont reprises, à savoir la totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le temps total, les totaux HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc. 1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps ou dans l’en-tête du devis afin d’y apporter des modifications. Pour cela, cliquez sur les onglets correspondants.  Le temps en heures reprend le total des heures de main d’œuvre et éventuellement les heures de matériel si les préférences le spécifient. Le temps en jours est calculé à l’aide du nombre d’heures déclarées dans les Préférences (menu INITIALISATION - commande PRÉFÉRENCES). 2. Dans la zone Effectif, saisissez le nombre de personnes qui travaille sur le chantier. La durée totale du chantier est alors calculée. La zone Marge brute présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente brut total et le prix de revient total : (PV-PR) / PV. La zone Marge nette présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente net (après application des remises ou majorations) et le prix de revient total (PVNet -PR) / PV Net. Dans la partie inférieure du devis, les différents totaux sont modifiables : une actualisation est alors générée. Le TTC est modifiable en l’absence de postes complémentaires. 3. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT du devis. Dans le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont alors recalculées. A la différence de l’actualisation, transparente pour le client, les postes complémentaires permettent la saisie d’une remise ou d’une majoration qui sera déduite ou ajoutée au total HT. La remise ou majoration est éditée en pied de document et permet de déterminer le calcul du HT net commercial. Les postes complémentaires doivent apparaître dans les éditions et la différence générée n’est pas répercutée dans le corps du 31 devis. Il peut notamment s’agir d’un geste commercial envers le client qu’il est bien entendu nécessaire de faire figurer. 4. A la fin de la zone Postes compl., cliquez sur le bouton et saisissez l’intitulé de la remise ou de la majoration puis son montant ou pourcentage. Cliquez enfin sur le bouton [Valider]. 5. Si un escompte est accordé, cochez la case correspondante puis saisissez son montant ou son pourcentage.  Un escompte peut être accordé en prévision d'un paiement au comptant. Ce sera au niveau du pied de la facture issue de ce devis que l'on accordera définitivement l'escompte ou non. 6. Pour consulter à tout moment le détail des taux de TVA applicables au devis ainsi que les différents calculs effectués, cliquez sur le bouton à la fin de la zone Total TVA. 7. A la fin de la zone Acompte, cliquez sur le bouton afin d’associer un acompte au devis. 8. Le mode de règlement précisé dans la fiche client est repris par défaut. Modifiez-le si besoin. Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40. 32 Préparation d’une facture de travaux et d’avancement  Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS - bouton [Transfert] Le transfert du devis en facture génère automatiquement une facture de type « facture de travaux ». Ce type de facturation permet de constater l’avancée progressive des travaux au fil du temps. Ce type de facturation peut aussi être appelé factures de situation ou demande d’acompte intermédiaire. Transfert du devis en facture de travaux 1. Sélectionnez le devis à partir duquel sera fait la facture. 2. Cliquez sur le bouton [Transfert]. 3. Dans la zone Destination de transfert, sélectionnez Facture de travaux. 4. Saisissez ensuite le code de la facture. 5. Si la date de la facture est différente de la date du jour proposée par défaut, modifiezla. 6. Cliquez sur le bouton si vous voulez afficher la facture juste après le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [Valider]. L’en-tête de la facture de travaux s’ouvre. 33 Saisie d’une facture de travaux Comme le devis, la facture est composée de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied. En-tête de la facture L’en-tête de la facture est automatiquement renseignée à partir des informations du devis. 1. Modifiez la date de la facture si elle est différente de la date du jour proposée par défaut. 2. Vérifiez les différentes informations. 3. Saisissez une description qui vous aidera à repérer la facture. 4. Cliquez sur l’onglet Lignes pour afficher le corps de la facture. Corps de la facture Dans le cadre de chantiers de longue durée, vous ne souhaitez peut-être pas attendre la fin des travaux avant de débuter la facturation. Vous pouvez donc établir des factures d'avancement, appelées aussi situations de travaux, au fur et à mesure de leur progression. Ainsi, vous facturez uniquement les travaux réalisés depuis le début du chantier. Les travaux qui restent à réaliser apparaîtront sur l’édition de la facture mais ne seront pas comptés dans le prix. Vous pouvez gérer ces avancements soit au niveau global du document soit au niveau des tranches, sous-tranches ou éléments (articles). Références de la facture précédente et suivante dans la chaîne de facturation Position de la facture dans la chaîne de facturation. Dans cet exemple, c’est la première facture Référence du devis d’origine 34 Avancement global 1. Cliquez sur le bouton , situé en bas de la fenêtre. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Dans la zone Avancement, saisissez le pourcentage. Avancement par ligne 1. Cliquez dans la colonne %Avancement de la tranche ou sous-tranche à facturer puis saisissez le pourcentage d’avancement. Ce pourcentage est alors appliqué à tous les éléments composant cette tranche. 2. Pour les étapes du chantier qui ne sont pas finies, supprimez le pourcentage 100 attribué par défaut.  Pour plus de lisibilité, vous pouvez ajouter les colonnes Qté Origine et P.V. Origine (clicdroit) afin de continuer à voir les valeurs non facturées. Les avancements au niveau des articles et ouvrages peuvent également être spécifiés en quantité. Dans ce cas, saisissez la valeur de l'avancement dans la colonne Quantité. 3. Cliquez sur l’onglet Pied pour afficher le pied de la facture. Avancement sur les quantités Pourcentages recalculés en fonction des quantités 35 Pied de la facture Les différentes informations issues du corps de la facture sont reprises ; à savoir la totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le temps total, les totalisations HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc. 1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps de la facture afin d’y apporter des modifications. Pour cela, cliquez sur le bouton [Retour au corps] situé en bas de la fenêtre. 2. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT de la facture. Dans le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont alors recalculées. 3. Saisissez ou modifiez éventuellement le pourcentage de retenue de garantie à appliquer sur le total TTC de la facture. La retenue de garantie est calculée sur le total TTC après l’application des postes complémentaires et du calcul de la TVA. 4. Précisez éventuellement le mode de règlement prévu. Si vous aviez attribué un mode de règlement au devis d'origine, ce mode est automatiquement repris. Sinon il correspond à celui précisé dans la fiche du client. Les échéances présentent le calcul automatique du montant des échéances en fonction du calcul associé au mode de règlement. Le montant des échéances est obtenu à l'aide du net à payer duquel est déduit la retenue de garantie éventuelle. Vous pouvez dans tous les cas modifier les montants calculés. 5. Cochez la case Exclure de toute relance si le montant restant ne sera pas payé. Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40. 36  Vous pouvez constater que seuls les éléments avancés sont facturés. Les saisies se réalisent en cumulé et l’application se charge de calculer la différence de manière à ne pas provoquer de refacturation. Saisie des factures d’avancement Pour réaliser les factures d’avancement suivantes, vous devez transférer la facture précédente en facture d’avancement suivante. 1. Activez le menu VENTES, commande FACTURES CLIENTS. 2. Sélectionnez la facture puis cliquez sur le bouton [Transfert]. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. 4. Saisissez cette facture d’avancement de la même façon qu’une facture de travaux. Voir Saisie d’une facture de travaux, page 33. 37 Préparation d’une facture directe et d’un avoir  Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS Créez une facture directe Dans le cas d’une vente de fournitures ou de la réalisation de petits travaux, il n’est pas nécessaire de créer préalablement un devis. Par exemple, un peintre vend des pots de peinture au particulier, il saisie alors une simple facture. 1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton . 2. Vérifiez que le type Facture directe est bien sélectionné.  Pour plus de détails sur la création d’une facture directe, reportez-vous à l’aide, accessible depuis le menu ?. Créez un avoir Il est possible de procéder à l’établissement d’un avoir destiné à diminuer la dette du client. L’avoir s’enregistre comptablement dans le sens inverse d’une facture classique : il n’est donc pas nécessaire de saisir des montants ou quantités négatives. 1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le type Avoir.  Pour plus de détails sur la création d’un avoir, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 38 Règlements clients  Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS Chaque facture peut faire l’objet de l’enregistrement du règlement correspondant. Une facture peut être réglée en intégralité en un seul règlement ou bien en plusieurs règlements partiels. 1. Ouvrez la facture à régler. 2. Dans le pied de la facture, cliquez sur l’icône . La fenêtre suivante s’affiche :  Vous pouvez passer par l’Intuiciel, icône Enregistrer un règlement client. La fenêtre de règlement s’ouvre directement. Vous devez renseigner en plus le client et la facture afin que le logiciel récupère les montants à régler. Le net à payer de la facture. C’est dans cette zone que vous saisissez un montant de règlement partiel à la place du montant proposé. Enregistre le règlement 39 Relances clients  Menu COMPTABILITÉ - commande RELANCE CLIENT L'édition des relances permet de générer automatiquement des lettres de relance ou une liste de clients à relancer accompagnée de leurs numéros de fax, téléphone, etc. Le logiciel va relancer les échéances non réglées à la date de l'édition et correspondant aux critères de filtre définis. Afin d'éviter de relancer un client pour quelques euros, il peut être utile de renseigner le montant minimum de relance. Toutes les échéances non soldées et inférieures à ce montant ne figureront pas dans la liste des relances. Sélectionnez les critères de filtre Indiquez les critères d’impression 40 Les éditions des documents de ventes  L’édition des documents des ventes est accessible à partir : • du menu VENTES, commande ÉDITIONS DE DOCUMENTS, • de la liste du document, • du corps ou du pied du document. Lorsque vous demandez une impression, une fenêtre s’affiche : 1. Choisissez le type de sortie de cette édition (aperçu avant impression, sortie directe sur l’imprimante, envoi d’un Email, etc.). 2. Sélectionnez le modèle d’édition paramétrable sur lequel vous vous basez. Préparation d’une commande fournisseur  Menu COMMANDES - commande COMMANDES FOURNISSEURS ou COMMANDES AUTOMATIQUES Les commandes fournisseurs constituent les documents de base dans le cycle des achats de fourniture. Vous avez deux méthodes pour saisir une commande fournisseur : • saisie manuelle : vous saisissez et sélectionnez vous-même les articles à commander. • saisie automatique : vous générez des commandes en fonction des besoins d’un chantier à partir du devis. Les commandes fournisseurs se divisent en deux parties : l’en-tête/corps et le pied.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 41 Transferts en comptabilité et statistiques Transfert comptable  Menu COMPTABILITÉ - commande TRANSFERT COMPTABILITÉ Cette commande permet de transférer des factures vers le journal de ventes et de trésorerie. Un fichier contenant vos écritures sera alors généré en fonction des paramètres préalablement définis dans le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ. Voir Les paramètres comptables, page 15. A l’appel de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Renseignez la période des écritures à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un aperçu des écritures de vente sous forme de tableau est affiché avant que celles-ci ne soient transférées définitivement dans Ciel Compta. Il est alors possible de contrôler, imprimer, ou envoyer par e-mail la liste des écritures. Le fichier est généré à l’emplacement que vous aviez indiqué dans le paramétrage de la comptabilité. Dans Ciel Compta, vous devez alors importer ce fichier via le menu DIVERS, commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Statistiques et analyses  Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAL DES DEVIS, JOURNAL DES COMMANDES, JOURNAL DES BONS DE LIVRAISON, JOURNAL DES VENTES Le menu Comptabilité propose des éditions de journaux (pour les devis, commandes, bons de livraison ou factures). Chaque édition présente sur la période que vous indiquez une liste avec le nom du client, n° de document, montant H.T., TVA, T.T.C., acompte, etc. Par ailleurs, vous accédez également à des analyses chiffrées de votre activité dans l’Intuiciel, onglets Tableau de bord et Mes états et statistiques. Voir L’Intuiciel, page 5. Personnalisation du logiciel 45 Les vues et listes Les listes présentent les enregistrements, sous une forme adaptable à chaque utilisateur. Cette forme pourra être enregistrée sous forme de vue. La fenêtre des listes est constituée de six parties principales. Les boutons de gestion de liste Ces boutons vous permettent de gérer les vues, les filtres, les exports et les recherches dans la liste qui est ouverte. La barre de titre Cette barre présente l'intitulé des colonnes présentes dans les listes. Vous pouvez via un clic-droit choisir les colonnes à présenter, leur ordre d'apparition ainsi qu’afficher le total des colonnes numériques. Cette barre permet de classer les enregistrements en prenant comme critère une des colonnes. Cette colonne sera marquée par une flèche. Ajouter des colonnes dans une liste 1. Positionnez votre souris sur la colonne à côté de laquelle vous voulez en ajouter une. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez les noms des colonnes à insérer. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Permet d’accéder à d’autres vues, à la modification et gestion des vues, cette dernière fonction permettant en autre de créer une vue. Permet de créer des filtres de recherche, d’activer un filtre sur la vue en cours. Permet d’exporter la liste dans un document Word, Excel, etc. Permet de rechercher dans tous les champs, sur des phonèmes, des caractères, etc. 46 Le corps de la fenêtre Composé de colonnes, il présente un enregistrement par ligne. La ligne sélectionnée est caractérisée par un encadré rouge. La barre d’autofiltre Les autofiltres facilitent la gestion des volumes de données importants. L'icône située à droite des en-têtes de colonne permet d’activer les autofiltres. Une ligne s’affiche en dessous des en-têtes des colonnes sur laquelle vous pouvez saisir ou sélectionner les critères d’extraction. Le résultat est alors immédiat. La barre des tâches Située en bas de la fenêtre, elle peut être composée de six éléments, décrits ci-dessous. Nombre total d’éléments de la liste Nombre d’éléments sélectionnés dans la liste Annule la sélection en cours Modifie la hauteur des lignes Augmente la taille de la police Diminue la taille de la police 47 Paramétrage des éditions  Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE ÉDITIONS Cette commande permet de personnaliser entièrement la présentation de tous les documents édités par le logiciel. Vous pouvez ainsi modifier les polices de caractères, déplacer les informations fixes et variables, insérer des images... Il est possible de consulter et modifier un paramétrage existant ou bien de créer un nouveau paramétrage. 1. Pour accéder à un paramétrage, développez le dossier associé, par exemple Fichiers pour les éditions des articles, clients ou fournisseurs. 2. Sélectionnez à droite de la fenêtre un paramétrage et cliquez sur le bouton [Valider]. Une fenêtre s’affiche avec les éléments composant l’édition. Le menu PARAMÉTRAGES permet alors d’ouvrir un autre paramétrage, de quitter la fenêtre, etc. Au moment de l'édition, le logiciel proposera d'utiliser l'un de ces formats ("paramétrage par défaut") et éventuellement de choisir votre propre paramétrage, selon le type de document que vous souhaiterez obtenir. 48 Configuration imprimante et e-mail Imprimante  Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE IMPRIMANTES Cette commande permet de sélectionner et de configurer l'imprimante que vous utilisez.  Les imprimantes ont été paramétrées dans le panneau de configuration de Windows. E-mail  Menu UTILITAIRES - commande CONFIGURATION DE SERVICES - MESSAGERIE Vous pouvez envoyer des e-mails à vos clients, fournisseurs à partir de Ciel Devis Factures du bâtiment.  Seules les applications de messageries Microsoft Outlook, Outlook Express et Windows Mail sont compatibles pour la réalisation d’envoi de mails à partir de votre logiciel. Pour pouvoir envoyer des e-mails à partir de votre logiciel, vous devez sélectionner le gestionnaire de messagerie installé sur votre ordinateur : • Service Outlook : permet de gérer l’envoi de Mail avec Microsoft Outlook. • Service MAPI : permet de gérer l’envoi de Mail avec Outlook Express ou Windows Mail (Vista). Une fois le gestionnaire de messagerie choisi, votre logiciel est relancé. Ensuite, vous devez redémarrer votre ordinateur avant d’utiliser l’envoi par e-mail dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur l’envoi d’email, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ? (ou touche F1). Autres traitements 51 Sauvegarde et restauration  Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION • La sauvegarde permet de réaliser une copie de votre dossier. Vous pouvez choisir l’emplacement où sera stockée la copie. Lorsque l’option Compression des données est cochée, la copie est au format zip. • La restauration n’est à utiliser que lorsque vous avez un problème sur votre dossier tel que des données corrompues. Elle permet de remplacer les informations de votre société par celles de la sauvegarde. L’option Mode sécurisé permet au logiciel de vérifier l'intégrité des données avant de réaliser la restauration. Vous êtes ainsi assuré de ne pas remplacer les données actuelles par des données corrompues. Sauvegarde de vos données en ligne  Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - ESAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, • la réalisation d'une sauvegarde en ligne. Import des données  Menu UTILITAIRES - commande IMPORT Cette commande permet de récupérer des données en provenance d'autres applications (articles, clients, fournisseurs, tarifs fournisseurs, famille articles). Par exemple, il peut s'agir d'un fichier réalisé dans Excel et enregistré au format CSV, ou bien d’un fichier texte fourni par un grossiste. Le format du fichier à importer est automatiquement reconnu par le logiciel. Trois formats peuvent être détectés en fonction de l'extension du fichier : • ACCESS (extensions MDB), • DBase III ou IV (extensions DBF), • ASCII (autre).  Pour plus de détails sur la procédure d’import, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 52 Interface des bibliothèques  Menu UTILITAIRES - commande INTERFACE BIBLIOTHÈQUES - GROSSISTES Vous disposez d’une bibliothèque qui permet d’intégrer les fichiers des tarifs des grossistes. Ces fichiers de tarifs contiennent généralement des fournitures.  Vous accédez également à l’import des tarifs fournisseurs par l’Intuiciel. Lorsque vous activez cette commande, une liste de grossistes est proposée. 1. Sélectionnez le grossiste qui vous a fourni un catalogue de tarifs. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Une fenêtre s’affiche. Celle-ci peut varier selon le grossiste mais le principe reste le même. 3. Saisissez éventuellement le préfixe à ajouter au code des articles lors de l'intégration. Ceci permet de clairement les distinguer des autres articles. Exemple Pour les articles MERLIN GERIN vous pouvez par exemple utiliser le préfixe MER. L'article ZZB2 sera alors intégré avec le code MERZZB2. 4. Dans la zone Fournisseur associé, indiquez le code d'un fournisseur. Si les articles n’existent pas, ceux-ci sont créés et rattachés à ce fournisseur. Par contre, si les articles existent déjà pour ce fournisseur, leurs tarifs sont mis à jour. Si vous ne spécifiez pas de fournisseur, c'est le fournisseur Origine qui sera sélectionné.  Le fournisseur Origine n'est pas à proprement parler un fournisseur (il ne possède pas de code et ne fait donc pas partie de votre bibliothèque fournisseurs). Les articles nouvellement importés ne seront alors rattachés à aucun fournisseur et les tarifs fournisseurs de ceux déjà existants ne seront pas remis à jour. 53 5. Dans la zone Par défaut, indiquez Oui pour que le fournisseur spécifié dans la zone Code devienne le fournisseur par défaut des articles. Leur déboursé sera alors directement lié au prix d'achat net pratiqué par ce même fournisseur. 6. Saisissez ou modifiez les valeurs à appliquer aux articles, à savoir : • le taux de frais généraux qui est appliqué au prix d'achat net afin de calculer le prix de revient. • le taux de bénéfice qui est appliqué au prix de revient afin de calculer le prix de vente. • le coefficient qui est appliqué au déboursé afin de calculer le prix de vente. Par défaut le coefficient multiplicateur est égal à : 1 + (taux de frais généraux × taux de bénéfice). 7. Cochez la case Appliquer le prix public au prix de vente si vous voulez que le prix de vente devient égal au prix d'achat public tel qu'il est pratiqué par le fournisseur (il s'agit du prix hors remise éventuelle). Les zones Bénéfice et Coef. multiplicateur ne sont alors plus actives. 8. Saisissez ou modifiez le chemin du répertoire dans lequel est stocké le fichier des tarifs. 9. Cliquez sur le bouton [Valider]. 54 Réorganisation  Menu UTILITAIRES - commande RÉORGANISATION Cette commande permet d’alléger la base de données de Ciel Devis Factures du bâtiment mais aussi de réparer les bases endommagées, de gérer les évolutions de version afin de bénéficier des dernières fonctions de votre logiciel. En effet, la réorganisation contrôle les champs et en cas d’absence, ceux-ci sont ajoutés. La réorganisation se présente sous la forme d'un assistant permettant de choisir le mode (simple ou avancé) et les opérations à réaliser. Cette réorganisation « à la carte » répond ainsi à vos besoins et habitudes de travail.  Pour plus de détails sur la réorganisation, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. Purges  Menu UTILITAIRES - commande PURGES Ce traitement consiste à supprimer les documents commerciaux qui ne vous sont plus utiles, jusqu'à une date donnée. Le logiciel vous permet de choisir les documents commerciaux à purger : devis, commandes client, bons de livraison, factures client, factures d'acompte, commandes fournisseurs.  Par sécurité, il est impossible de réaliser une purge si vous n’avez pas procédé à l’archivage annuel, accessible par le menu UTILITAIRES, ARCHIVAGE DES DONNÉES puis LANCEMENT. 55 Index A Article créer 17 famille 13 mettre à jour les tarifs 19 mise en sommeil 19 modifier 18 Avoir 37 B Bibliothèques 52 C Clients créer 20 règlements 38 relance 39 Commande fournisseur 40 Comptabilité paramètres 15 transfert 41 Configuration e-mail 48 imprimante 48 D Devis préparer 25 transférer en facture 32 Documents externes 18 Dossier créer 9 paramétrer 13 E Edition documents de ventes 40 paramètres 47 statistiques et analyses 41 eSauvegarde 51 F Facture avancement 29 directe 37 travaux 29 Familles d’articles 13 Fournisseurs commande 40 créer 21 I Import 51 Intuiciel 5 L Listes et vues 45 M Modes de règlement 14 P Paramètres comptabilité 15 dossier 13 Préférences 11 Purge 54 R Renseignements société 10 Réorganisation 54 Restauration 51 56 S Sauvegarde 51 Statistiques et analyses 41 T Textes standards 22 Transferts en comptabilité 41 TVA 14 Votre avis nous intéresse... Afin d'améliorer la qualité de nos manuels sur nos produits (Aide, manuel...), nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante : Sage activité Ciel - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75 834 Paris Cedex 17 Fax : 01.41.66.24.36 Vos coordonnées Nom de la société : ......................................... Code client : ............................................ Utilisateur : .................................................... Fonction : ............................................... Adresse : ........................................................................................................................ Code postal : .................................................. Ville : ...................................................... Tél. : .............................................................. Fax : ...................................................... e.mail : ........................................................................................................................... Les sources d’informations produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre réponse. Quelle est la source d'informations que vous utilisez le plus souvent ? Pourquoi ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Y a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucun support de documentation ? Si oui, laquelle ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Source d’information Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ? Dépliant d’installation Manuel de découverte Aide intégrée  Le manuel de découverte Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans ce manuel ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... A votre avis, y a-t-il des informations dans ce manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... L’aide Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans l’aide ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... À votre avis, y a-t-il des informations dans l’aide qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Suggestions et commentaires ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Copyright Ciel 2011 Manuel de découverte Ciel Devis Factures du bâtiment - MAN WDFB - v 9.0 - 01.10 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Paye Ciel Paye Evolution Ciel Paye Bâtiment Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye). Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 3 Go de Ram. • 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur). Pour utiliser Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 6 Documentation ..................................................................................7 Si vous débutez .................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 19 Créer votre dossier ..........................................................................20 Contrôler et modifier le plan de paye ..................................................25 La reprise de paye (reprise de cumuls) ...............................................31 Créer les fiches des salariés ..............................................................33 Création des bulletins et traitements................................................ 39 Établir des premiers bulletins de paye.................................................40 Valider les bulletins de la période .......................................................43 Effectuer le paiement des salaires ......................................................45 Transférer l’écriture de paye en comptabilité .......................................47 A propos de la règle des cumuls.........................................................50 Les impressions................................................................................ 53 Principes généraux des impressions....................................................54 Les éditions mensuelles et trimestrielles..............................................57 Traitements de fin d’année ............................................................... 62 La dernière paye de l’année...............................................................63 La déclaration annuelle des données sociales .......................................64 La clôture du dossier ........................................................................65 Gestion des dossiers......................................................................... 66 La gestion des utilisateurs .................................................................67 La sauvegarde .................................................................................68 La restauration ................................................................................70 Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution et Ciel Paye Bâtiment...... 71 La gestion de temps .........................................................................72 La gestion automatique des IJSS........................................................74 Les services ....................................................................................76 Les éditions administratives ..............................................................77 Le récapitulatif des salaires ...............................................................80 Le générateur de documents .............................................................81 Les éditions chaînées........................................................................82 Personnalisation des fiches salarié......................................................83 Générer des écritures comptables (Zone Ecritures à générer) ................84 Assistant de cotisation ......................................................................85 L’archivage d’un dossier....................................................................86 La gestion analytique .......................................................................87 Import Ciel Bâtiment ........................................................................89 Etat préparatoire DADS CI-BTP ..........................................................91 Index................................................................................................ 92 Prise en main 7 Prise en main Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel. L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil]. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. La formation Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour la consulter, activez la commande FORMATION FLASH du menu ? (AIDE). La formation est lancée sur une page internet, sur le site Ciel.com. Le manuel de référence Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE.  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre ordinateur. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. 8 Prise en main Naviguer dans le manuel de référence Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Imprimer le manuel de référence Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche . L'Infopaye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. 9 Prise en main Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Créer votre dossier L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye. Voir Créer votre dossier, page 20. Récupérer le paramétrage de paye modèle Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins. Créer les fiches salariés Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié. Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins. Créer les banques Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement. Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards. Etablir les premiers bulletins L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. Attention ! Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes. 10 Prise en main Gérer les bulletins du mois suivant Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent. Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents. Quelques notions de paye Organiser un bulletin de paye Calculer un bulletin Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin. Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société. Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour. Valider un bulletin Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Attention ! N’oubliez pas de valider vos bulletins ! Le bulletin de paye peut être organisé comme suit : Salaire de base Salaire Brut Cotisations URSSAF Cotisations ASSEDIC Cotisations IRC Total Cotisations Net imposable Net à payer Attention ! Le calcul du bulletin est une opération indispensable. Attention ! Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés. 11 Prise en main Réaliser une paye à l’envers Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont recalculés.  Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire ou Paye par points. 1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude. 2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi. Saisissez le montant net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. 12 Prise en main Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier de paye Créez les éléments de base de votre Etablissez les premiers bulletins de paye Calculez, validez et imprimez Paiement des salaires Editez les données de paye Contrôlez et modifiez le plan de paye dossier (salariés, caisses, banques etc.) Transférez l’écriture de paye les bulletins de paye en comptabilité (journal de paye, livre de paye) 13 Prise en main Entraînez-vous Lancer votre logiciel Pour lancer votre logiciel : 1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, 2. sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.  Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau. Ouvrir le dossier Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE. 14 Prise en main La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution : L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions . Mon bureau Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Espace de travail Barre d’état Intuiciel 15 Prise en main L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. Accéder aux principales tâches de paye Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Gérer les congés et absences. • Calculer mes charges sociales. • Établir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Éditer ma DADS. Mon tableau de bord Mon tableau de bord est accessible par le bouton . Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). 16 Prise en main • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes états et statistiques Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .  Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au manuel de référence - Menu États. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Choisir un mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE.  Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. 17 Prise en main Consulter un bulletin de salaire Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire. Exemple d’un bulletin en euros avec le format Papier blanc comme modèle d'impression. BD FG ABCE 18 Prise en main Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment : Dans l'en-tête... A les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). B les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES). Dans le corps du bulletin... ...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants des cotisations retenues. C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable. D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux différents organismes sociaux. F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations. G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. Quitter le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier 20 Créer votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les données de votre société. 1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.  Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier. Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton . 3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].  Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.). Saisissez ici le nom de la société à créer. Liste des dossiers existants. 21 L’assistant Top Départ La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.) 2. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels.  Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous ne récupérez pas les informations saisies lors de votre référencement, vous devez renseigner les zones suivantes : 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton . 3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF. 4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante. 5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP. 6. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax.  Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations saisies (raison sociale, adresse). 22 7. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire. Zone Paramètres 1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours. 2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.  Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre. Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre. 3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise. 4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent. La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. 7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante : • 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés. • 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours. La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. 23 Zone Congés RTT 8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. 10.Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 11.Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 13.Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. 14.Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. 24 Création d’un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société.  Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les fenêtres. Si vous gérez plusieurs dossiers  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs : • du Plafond de la sécurité sociale, • du SMIC horaire, • du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), • ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.  Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces cases cochées. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de Ciel Paye. Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par exemple : pour un bulletin de janvier 2012, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/ 12 qui est 3031 et le SMIC horaire au 01/01/12 à savoir 9.22. 25 Contrôler et modifier le plan de paye Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins. Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux. Les variables  Menu BASES - commande VARIABLES Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.  Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable concernée. Les variables globales On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois. La valeur du ticket restaurant est identique pour tous les salariés : ne cochez pas cette case. 26 Les variables salariés On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée. Exemple Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié. Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.  Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez leur affichage. Cochez cette case pour indiquer que la variable diffère d’un salarié à l’autre. Cochez cette case si vous voulez que la variable soit automatiquement remise à zéro d’un mois sur l’autre. 27 Les rubriques  Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO). Exemple Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques : La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets : • l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ; • l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options nécessaires ; • l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ; • l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc. 1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.  Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse. 2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].  Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable (ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables correspondants. SBASE Salaire de base R702 Absence pour conges payes R703 Indemnites pour conges R100 Prime d'anciennete = SBRUT Salaire brut Cotisations = SNETIMPO Net imposable R650 Remboursement carte orange R651 Indemnites kilometriques R600 Tickets restaurant R008 Acompte = SNET Net a payer 28 Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul. 3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte. 4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule. Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin. 5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies. 6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin. 7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul. 8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne extérieure exclue).  Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§]. Ces boutons ouvrent des listes ou des fenêtres permettant de paramétrer les zones correspondantes. 29 Les cotisations salariales et patronales  Menu BASES - commande COTISATIONS Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales à verser aux organismes sociaux. Créer les caisses correspondant aux organismes sociaux Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant : • soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire DUCS. • soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. 1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse. Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application. 2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran. Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient correctement imputés. L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de mutuelle ou d’assurance.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses. Vérifier les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond. Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé. C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de la règle des cumuls, page 50. • Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition mensuelle. • Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour l’employeur. 30 La partie Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines conditions. Exemple La cotisation C120ZF1 Maladie Mater. Décès veu. ZF est comprise entre 0 et 99999999. La partie Condition d'application se présente alors sous la forme suivante : L’onglet D.U.C.S. Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’état préparatoire D.U.C.S (menu ETATS). Voir L’état préparatoire DUCS, page 58. Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les cotisations. Déclarer la convention collective à laquelle est rattachée la société  Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories de salariés. 1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de salaire de vos employés. Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères.  Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. 2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS). 31 La reprise de paye (reprise de cumuls) Contexte Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye. Les méthodes de la reprise de paye Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées : 1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice. 2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel. En pratique Première méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet Congés/DIF, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1). Voir Créer les fiches des salariés, page 33. 2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créer les profils correspondants, page 34. 3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. 4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration. Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel : • éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période, • sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…), • établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles, • vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations). Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice. Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1. 32 Seconde méthode  Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la période à reprendre. 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires. Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars) dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. 2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule ( dans notre exemple de Janvier à Mars). Exemple : Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à renseigner. 4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond. 5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables. Exemple : Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.  Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés/DIF de l’Aide, accessible à partir du menu ?. Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants : • Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année. • Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…). • Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles. • Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système. Conclusion Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD présent qu'au mois de janvier). 33 Créer les fiches des salariés Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire. Recenser les différentes catégories de salariés et de services Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond. Exemple Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir Créer une fiche pour chaque salarié, page 35. Gérer les entrées et les sorties des salariés Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre. Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du personnel. Assistant d'entrée d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.U.E. (Déclaration Unique d'Embauche). Assistant de sortie d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie d'un salarié. 34 Créer les profils correspondants  Menu BASES - commande PROFILS Ces différentes catégories de salariés présents dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir desquels la création des bulletins sera simplifiée. En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.). La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin. Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez. Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne. 1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné. 2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés à ce profil. 3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il appartient. Insère, dans le profil une ligne vierge audessus de celle sélectionnée. Ouvre la liste de tous les éléments du bulletin pouvant être insérés dans un profil. Supprime, dans le profil, la ligne sé- lectionnée. 35 Créer une fiche pour chaque salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), cliquez sur l’icône [Créer] de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Dans l’onglet Etat civil/Adr., renseignez l'état civil du salarié. 3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié. 4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire. Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à un type de paye bien particulier. Les boutons de ce type (appelés boutons liste) ouvrent des fenêtres permettant de renseigner les zones correspondantes. Les paramètres de Gestion du temps ne sont pas disponibles dans Ciel Paye. Pour inclure le salarié dans le calcul automatique de l’effectif Fillon, cochez l’option et associez un mode de calcul. Si plusieurs conventions collectives sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle le salarié est rattaché, en cliquant sur ce bouton liste. 36 Dans la zone Type de paye : si le salarié est mensualisé... ... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures. si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre... ... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule : TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS). si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société... ... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l'autres mais il est inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. si le salarié est payé aux points... ... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS. si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules... ... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE. Tests sur les salaires Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant. Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut. Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, du SMC ou des deux.  Pour plus de détails sur les tests des minimas sociaux, consultez l’aide contextuelle. 5. Dans l'onglet Congés/DIF, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun des salariés. 37 Droit au DIF 6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société.  Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones.  Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la formation (paramétrage, gestion du droit au DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle. 7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées bancaires du salarié si besoin. 8. Si vous souhaitez générer, une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel. 9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance dans l’onglet IP.  Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] de la fiche Salarié. Dupliquer une fiche salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 3. La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides. 38 Imprimer la fiche individuelle de chaque salarié Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous souhaitez imprimer. 2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori. Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté à droite de l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié. Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante :  Pour modifier le format d'impression Fiche Salarié, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. 3. Pour lancer l’impression, cliquez sur l’icône [Imprimer] de la barre d’actions. Création des bulletins et traitements 40 Établir des premiers bulletins de paye Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés. Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties : Le calcul du BRUT Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence. Le calcul du NET IMPOSABLE Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations. C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus. Le calcul du NET A PAYER Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de carte orange ou des frais de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable. L'assistant Top Bulletin  Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.  Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Choisir la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin.  Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. 41 Choisir le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié. Choisir la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Attention ! Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. 42 Saisir les variables du bulletin 4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.  Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juillet 2012 du 01/07/2012 au 31/07/2012. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajouter une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Voir Les variables, page 25.  Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera automatiquement insérée dans le bulletin de paie. Supprimer une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacer une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablir le paramétrage original Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 3. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles].  Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. 4. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].  Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. 43 Valider les bulletins de la période Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider. Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez... ...modifier les informations du bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires. ...calculer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que vous avez effectuées sur les lignes. ...effectuer le calcul du bulletin à l'envers 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée. 3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. ... générer un profil d'après le bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez générer le profil. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER. ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... supprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer. 2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. ... valider un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 44 Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez... ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... créer les bulletins de la période suivante A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. 45 Effectuer le paiement des salaires Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces. Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel. Créer les comptes bancaires  Menu BASES - commande BANQUE 1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.  Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle. Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés payés par virement : 3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié concerné). 4. Cliquez sur l'onglet Banque. 5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné. L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque directement via votre messagerie. 46 Éditer l'état des paiements  Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS 1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements. 2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état. Transférer les ordres de virement à votre banque C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à votre banque. Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du menu CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement. 3. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immé- diat, Etebac 3 différé, e-mail. 4. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par l'icône Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque. La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement et de la génération du fichier. Si votre société possède plusieurs comptes dans diffé- rentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle vous éditez l’état des paiements. Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de Banques (AFB) ou Banque De France (BDF). 47 Transférer l’écriture de paye en comptabilité A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de paye de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez. Saisir les comptes de comptabilité générale Pour que l'écriture de paye soit correctement générée, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié : • Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut, • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable. Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. 48 Générer l'écriture comptable Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 3. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur le bouton [OK]. Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, l'indication OUI dans la colonne Comptabilisé indique que l'écriture comptable a été générée pour la période concernée. Transférer l'écriture comptable Vous venez de générer votre écriture comptable. Vous pouvez maintenant effectuer le transfert de cette écriture vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton [Sélection d'un répertoire] pour le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer l'écriture. Cette date correspond à la date du jour. Cette option permet de générer à nouveau l’écriture comptable pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un précédent transfert. La partie « Ecritures à générer » n’est pas disponible dans Ciel Paye. Cette option est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques 49 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Format Ximport : ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT • Ciel Compta Dos. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert. Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver l'écriture comptable de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur une disquette. Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Ce fichier XIMPORT.TXT comporte une colonne servant à identifier la monnaie d'origine : • o : la monnaie d'origine est l'euro ; les montants sont exportés en francs, puis seront convertis en euros dans un dossier comptable géré en euros. • n : la monnaie d'origine est le franc ; les montants sont exportés en francs. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez alors exporter votre écriture de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Après avoir réalisé un transfert de l'écriture de paye en comptabilité et après avoir vérifier les écritures ainsi générées, vous pourrez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Une écriture de paye est alors générée d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures de paye est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Générer l'écriture comptable, page 48. 50 A propos de la règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS autorise les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 2 946 € au 01/01/2011. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 500 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 500 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 480 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 500 € + 480 €) - 2 946 € = 34 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 2 946 sera modifiée par 2 980 dans le bulletin selon la formule suivante : Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 7 980 € - 5 000 € = 2 980 € 51 Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 1910 euros au mois de mai. Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 17 390 € - 14 730 € = 2 660 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Avril 2 500 € 10 480 € 11 784 € 2 500 € 10 480 € Mai 4 410 € 14 890 € 14 730 € 4 250 € 14 730 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 14 730 € - 10 480 € = 4 250 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 4 410 € - 4 250 € = 160 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Avril 2 500 € 10 480 € 11 784 € 2 500 € 10 480 € Mai 4 410 € 14 890 € 14 730 € 4 250 € 14 730 € Juin 2 500 € 17 390 € 17 676 € 2 660 € 17 390 € 52 Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 160 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. Voir Vérifier les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 29.  Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Les impressions 54 Principes généraux des impressions Les différents types d’impression On distingue trois types d'impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple). De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurer une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Attention ! Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. 55 Choisir une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état, • ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document. Le mode Aperçu avant impression Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.  Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. Demander l'aperçu avant impression d'un état 1. Activez une des commandes du menu ETATS. 2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur l’icône Aperçu . Demander l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant. L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format pdf Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf. 1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur l'icône . 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier pdf est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader. Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur. Modifier l'affichage de l'édition à l'écran Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - >, • par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supé- rieure à 100% pour l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.  La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier. 56 Enregistrer un aperçu au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF. Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Envoyer par e-mail un état au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf. Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. Imprimer l'état, la liste ou le document sur papier  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier. La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.  Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à chaque état. 57 Les éditions mensuelles et trimestrielles Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au suivi de vos données de paye. Le journal de paye  Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé. Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition. Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non. Le livre de paye  Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés. Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chaque salarié sélectionné. Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées : nombre d’heures, salaire de base, cotisations cumulées, etc. Toutes les cotisations seront présentées dans l’ordre alphanumé- rique, et non dans l’ordre de présentation des bulletins. 58 Les déclarations aux organismes sociaux  Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent : • pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ; • pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre. La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également réalisé. Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection. L’état préparatoire DUCS  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire.  Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements. Si vous avez défini des codes de regroupement dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir le cumul des bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations versées à une caisse. 59 Période 2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Établissement 6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche. 7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.  Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à Ciel directDéclaration Social.  Consultez le Manuel de référence, Menu Etats, Etat préparatoire DUCS. 60 L’assistant EDI Ducs  Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant Edi Ducs vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la Ducs. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.  L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande. Souscription à Ciel directDéclaration Social Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS). Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire]. 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement Ciel directDéclaration Social. 2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. 3. Sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. 4. Indiquez la civilité, nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse E-mail. 5. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. 61 Réduction sur les bas salaires  Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. Réductions des cotisations patronales  Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition.  Si vous bénéficiez de l'allégement des 35 heures, cochez l’option correspondante. Etat des congés payés et RTT  Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. Attestation Pôle Emploi  Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. L’accès à cet état est différent dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment mais le principe reste identique.  Pour plus de précisions, reportez-vous au paragraphe “Attestation Pôle Emploi”, page 77. Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhésion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. Traitements de fin d’année 63 Traitements de fin d’année La dernière paye de l’année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir A propos de la règle des cumuls, page 50. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. Les états de fin d'année Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à l'impression : • des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.). Voir La clôture du dossier, page 65. • de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle. • de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales. Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 64. 64 Traitements de fin d’année La déclaration annuelle des données sociales La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADSU. Etat préparatoire DADS  Menu ETATS - COMMANDE ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés. Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies. Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.  Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire D.A.D.S. Créer une DADSU  Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADSU Afin de générer des DADSU à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel Déclarations Sociales. Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration. Cet assistant vous propose également d’effectuer un contrôle de cohérence afin de limiter le nombre d'erreurs dans votre déclaration  Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide. Ensuite, la DADSU est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration. Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont proposées : • re-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADSU, • accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES DADSU. 65 Traitements de fin d’année La clôture du dossier  Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.  L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. 3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant.  Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent, consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture. Cliquez sur ces boutons d’aide pour obtenir des informations relatives au traitement correspondant. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont grisées par défaut et cochées en fonction des opérations effectuées. Gestion des dossiers 67 La gestion des utilisateurs On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront certaines commandes. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres On distingue deux types d'utilisateurs : Les utilisateurs maîtres Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou nonmaîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. Les utilisateurs non-maîtres Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créer, Modifier ou Détruire les fiches Utilisateurs Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.  Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs. 68 La sauvegarde La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes. Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail ! Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Sauvegarde de vos données sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe (disque dur, clé USB....), le principe est le même. 1. Connectez votre support sur vote ordinateur. 2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre : Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales ainsi que les archives liées au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegarder une archive, page 86. • Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED). 69 3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données. 5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.  Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. Sauvegarde de vos données en ligne  Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, • la réalisation d'une sauvegarde en ligne.  Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, e-Sauvegarde. 70 La restauration  Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées. 1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectezle à votre ordinateur. 2. Ouvrez la société à restaurer.  Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est grisé. 3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION. 4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. 5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur l'icône .  La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche. Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive liée au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegarder une archive, page 86. 6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Attention ! Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution et Ciel Paye Bâtiment 72 La gestion de temps Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS  Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Le module de Gestion de temps intégré vous permet : • d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de suractivités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Attention ! Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences. Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de temps. 73 Concevez vos plannings prévisionnels annuels  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. Déterminez les différentes natures d'écarts possibles  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Rattachez un modèle de planning à un salarié  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires). Enregistrez vos feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires. Saisie décentralisée des feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel.  Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 74 La gestion automatique des IJSS Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).  La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Paramétrage des IJSS  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 5. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 6. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net.  Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 75 Dans le bulletin  Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail.  Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. 1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Voir Paramétrage des IJSS, page 74.  Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.  Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale. 76 Les services Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande SERVICES Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 72. 77 Les éditions administratives Attestation Pôle Emploi  Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION PÔLE EMPLOI Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011). Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est différente : • Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED. • Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran.  Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi. Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES, qui facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et notamment l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salarié. L'attestation de salaire Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit être produite. 1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, maladie professionnelle, accident du travail) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Indiquez la date de l'arrêt de travail. 3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de reprise du travail. 78 Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. 4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante. 5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société. 6. Les coordonnées de l'organisme payeur renseignées dans l'onglet Banque de la fiche Salarié sont reprises par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel). 8. Les informations demandées en bas de la fenêtre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident du travail). • Attestation pour maladie : précisez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. • Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du médecin de travail dans la zone Médecin du travail ainsi que le poste occupé par la personne en charge de la déclaration dans la zone Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc. 9. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran. 10.Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complé- tez-le éventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. La Déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.) Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI, Papier ou Internet) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; il s'agit de la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse. 1. Ouvrez la liste des salariés puis activez la commande D.U.E. S'il s'agit d'une DUE Papier... 2. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 3. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté à l'écran. 79 DUE EDI uniquement 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé- rencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. 6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. 7. La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.  Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 80 Le récapitulatif des salaires Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ÉTATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. 2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste]. 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste]. 4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection. 5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.  Pour des informations détaillées sur l’état récapitulatif des salaires, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 81 Le générateur de documents Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.  Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Créer un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Ouvrir un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 2. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK]. Supprimer un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Dupliquer un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Importer / exporter un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.  Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 82 Les éditions chaînées Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ÉTATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, etc.) 1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Supprimer un état de l'édition chaînée Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des états à imprimer. Consulter les critères de sélection de l'état 1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la Liste des états à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez.  Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 83 Personnalisation des fiches salarié Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères. Ouvrir la liste des salariés 1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos paramétrages. Les principaux outils icône cadre : permet de définir une zone. icône texte : permet de saisir du texte. icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés. icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre.  Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 84 Générer des écritures comptables (Zone Ecritures à générer) Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. Pour cela, à partir du JOURNAL COMPTABLE, faites un clic-droit et activez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. Zone Ecritures à générer 1. Précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable : • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée l'écriture de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 2. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur [Ok].  Toutes les lignes de l'écriture sont alors présentées. A ce stade, il ne vous est pas possible de les modifier. 85 Assistant de cotisation Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. 86 L’archivage d’un dossier Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Archiver un dossier  Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez la case Archiver le dossier avant la clôture.  Une seule archive peut être réalisée par dossier. Par conséquent, si une archive existe déjà, celle-ci est remplacée par la nouvelle archive. Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la supprimer. Consulter une archive  Menu DOSSIER – commande OUVRIR Cette archive est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays validés. Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face du nom de la société. 1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande donc de la décompresser. Sauvegarder une archive  Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER Il est possible d’inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle. Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture. Supprimer une archive  Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER Il est possible d’effacer de votre disque l'archive d'une société. 1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 2. Confirmez la suppression.  Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée. 87 La gestion analytique Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états. Codes analytiques  Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite. Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères. Dans les fiches salariés  Menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique] Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. • Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. • La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés. Dans les bulletins de paye  Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche. S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants : • Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques. • Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique. • Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser]. 88 Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié via le bouton [Mémoriser]. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à d'autres bulletins.  Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Dans les écritures comptables  Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. 89 Import Ciel Bâtiment Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment  Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : • Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). • Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye.  Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE. 90 Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Dans Ciel Paye Bâtiment Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. Attention ! Ne modifiez pas ces fichiers. 91 Etat préparatoire DADS CI-BTP Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment  Menu ETATS - COMMANDE ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP). Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée : Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte. Les informations requises sont alors ajoutées à votre état. 92 Index A Analytique 87 Aperçu avant impression 55 bulletin au format PDF 55 état 55 liste ou document 55 Assistant clôture de dossier 65 création d’un bulletin 40 création de dossier 21 entrée d’un salarié 33 sortie d’un salarié 33 Attestation ASSEDIC 61, 77 Attestation de salaire Maladie 77 B Bulletins assistant Top Bulletin 40 calculer à l’envers 43 établir le premier bulletin 39 valider 43 C Caisses 29 Charges à payer par caisse 58 Clôture assistant Top Clôture 65 Congés 22, 36 Convention collective 30 Cotisations 29 D DADS 63 Déclaration Unique d'Embauche 78 DIF (Droit Individuel à la Formation) 37 Documentation 7 Documents administratifs 77 Dossier assistant Top Départ 21 clôturer 65 créer 20 paramètres généraux 22 modèle de paye 23 restaurer 70 sauvegarder 68 E Ecriture comptable 47 Editions fin d’année 63 Etats attestation ASSEDIC 61, 77 charges à payer par caisse 58 congés payés et RTT 61 DADS 63 journal de paye 57 livre de paye 57 provisions pour congés payés 63 réductions cotisations patronales 61 Exemple bulletin de salaire 17 société 13 G Gestion de temps 72 bordereau de saisie 73 bordereau de saisie Excel 73 feuille de temps 73 natures d’écarts 73 planning hebdomadaires 72 planning salariés 73 plannings annuels 73 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment - MAN_WP - V19.0 /12.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel I IJSS gestion automatique 74 paramétrage 74 Import Ciel Bâtiment 89 Impressions aperçu avant impression 55 imprimante 54 types 54 Imprimante choisir 55 configurer 54 Intuiciel 14 J Journal de paye 57 L Livre de paye 57 N Natures d’écarts 73 P Paiement état 46 ordres de virement 46 Paramètres généraux 22 modèle de paye 23 Paye inversée 43 Profils 34 R Réductions cotisations patronales 61 Règle des cumuls 50 conditions d’application 52 principe 50 régularisation automatique 29, 63 Restaurer un dossier 70 Rubriques 27 S Salariés 31 assistant d’entrée 33 assistant de sortie 33 créer une fiche 35 profil 34 Sauvegarde en ligne 69 sur support 68 Services 76 T Tranches 29 Transfert écriture comptable 47 ordres de virement 46 Treizième mois 63 U Utilisateurs 67 V Validation groupée 49 Variables 25 globales 25 salariés 26 Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement, • le dépliant d’installation. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Pentium 3 minimum 900 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 1Go de Ram. • 550 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Pilotage : nécessitent la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec Microsoft Office Word). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser les fonctions réseaux • Nécessite une carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou plus, et protocole TCP/IP installé (réseau câblé local). • Plateforme Windows obligatoire. • Ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows Serveur (excepté pour l'utilisation de plus d'une session en mode TSE). Pour utiliser directDéclaration • 1Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Une connexion internet via modem ADSL. Pour utiliser Ciel e-Commerce • 512 Mo de Ram. • 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Une connexion internet via : Numéris, ADSL, câble ou ligne spécialisée. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 6 Documentation ..................................................................................7 Démarrez votre logiciel .......................................................................8 Si vous débutez .................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 17 Créez un dossier ..............................................................................18 Les paramètres du dossier ................................................................23 Gestion commerciale ........................................................................ 36 Créez les données de base ................................................................37 Saisissez les pièces clients ................................................................56 Saisissez les pièces fournisseurs ........................................................76 Gestion de production.......................................................................77 Commandes des articles en rupture....................................................78 Gestion des stocks multi-dépôts.........................................................79 Comptabilité ..................................................................................... 81 Créez et modifiez le plan de comptes ..................................................83 Créez les journaux ...........................................................................87 Créez vos chéquiers et vos RIB ..........................................................89 Préparez une comptabilité analytique..................................................91 Saisissez les écritures comptables ......................................................93 Le brouillard.................................................................................. 107 Rapprochez une facture et son règlement.......................................... 109 Rapprochez des écritures avec la banque .......................................... 110 Pointez des écritures ...................................................................... 111 Annulez une écriture validée............................................................ 112 Gérez la trésorerie prévisionnelle ..................................................... 114 Les états......................................................................................... 116 Les différents types d’état ............................................................... 117 La liste des états disponibles ........................................................... 119 L’imprimante ................................................................................. 120 Les états pilotés ............................................................................ 121 Traitements de fin d’année ............................................................. 122 L’assistant Top Clôture ................................................................... 123 La régulation des stocks ................................................................. 124 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) .................................. 125 Importez et exportez des données ................................................... 128 La sauvegarde ............................................................................... 135 La restauration .............................................................................. 137 Index.............................................................................................. 139 Prise en main 7 Prise en main Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Le manuel de référence Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE. Naviguez dans le manuel de référence Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Pour imprimer le manuel de référence électronique Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le Manuel de référence ou l’aide. 8 Prise en main Démarrez votre logiciel Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation. Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel : • Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur. • Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉ- GRALE. Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous : Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Editeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. 9 Prise en main Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion Intégrale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins. Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille • Les clients • Les fournisseurs • Les représentants • Les familles d'articles • Les articles Voir Créez les données de base, page 37 Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 81 Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). 10 Prise en main Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : 1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Article s’affiche. 2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. 3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].  Pour plus d’informations sur la saisie d’un article Voir Les articles, page 43 Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION - VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. 1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. 2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Transformez un devis en facture Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps en transférant directement votre devis en facture. 1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la barre d’actions puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 66 11 Prise en main Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits) • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. 12 Prise en main Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. 13 Prise en main Entraînez-vous Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple. 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple accessible depuis la page d’accueil. 2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures, etc. Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton accessible depuis la page d’accueil.  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage. 14 Prise en main La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures,...) La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel, • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, Bouton de fermeture Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Barre de statut Intuiciel 15 Prise en main • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence accessible par le menu AIDE. L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou encore depuis les boutons de la barre d’actions . L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaires. Il est composé du Bureau, des Tableaux de bord et des Etats et statistiques. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l’assistance technique. Personnaliser Mon Bureau Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. 16 Prise en main Trouvtoo©  Barre d’actions - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Création et mise en place d’un dossier 18 Création et mise en place d’un dossier Créez un dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. 1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. 4. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du dossier. Attention ! La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une version 2006 : Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00. Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00. Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00. 19 Création et mise en place d’un dossier • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. • Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche. Choix du modèle comptable Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. • Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel. • Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option située en bas de la liste. • Cliquez sur le bouton [OK]. L'assistant Top Départ s'affiche. 20 Création et mise en place d’un dossier Assistant Top Départ  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Étape : paramètres du dossier  Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas. Monnaie du dossier 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte. Validez en cliquant sur [OK]. Longueurs des comptes 3. Cliquez sur le bouton . 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Monnaie de la devise 6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante. 7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste. 8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte. 9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Étape : paramétrage des décimales 1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. Étape : raison sociale 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. Attention ! Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé. 21 Création et mise en place d’un dossier 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF (A.P.E.), le R.C.S. (le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des socié- tés). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Entrez le R.M (Répertoire des Métiers). 7. Entrez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 8. Indiquez votre Code société. Étape : coordonnées et paramètres 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie. 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si c’est le cas, les écritures seront automatiquement enregistrées juste après la validation de leur saisie. Étape : autres paramètres Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA, facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. Voir Les paramètres du dossier, page 23  Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Étape : logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom . Étape : options de démarrage 1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier 22 Création et mise en place d’un dossier que vous créez. Cliquez sur le bouton . 2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 23 Création et mise en place d’un dossier Les paramètres du dossier Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expertcomptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées 1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier. Voir Étape : raison sociale, page 20 et Voir Étape : coordonnées et paramètres, page 21  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise. 2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement. 3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable. 4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax). 24 Création et mise en place d’un dossier  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Paramètres Comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ 25 Création et mise en place d’un dossier Onglet Paramètres 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. 2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement. 3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements. 4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible. L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement. Onglet Tiers Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche. 1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche : • Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche. • Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous choisirez le compte dans la fiche du client ou du fournisseur. 2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier, cliquez sur le bouton Liste et choisissez un compte. Cliquez sur le bouton [OK].  Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche. Onglet Devises Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. 26 Création et mise en place d’un dossier Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation des comptes. Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • la longueur des comptes et des codes analytiques • les caractères autorisés • les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le PC99 et modifiez-les si nécessaire.  Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffit. Onglet Comptes Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies : • comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis. • comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu. Onglet Synchro compta Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta. Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé- rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. 27 Création et mise en place d’un dossier extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. (Uniquement en mode Synchro compta + ) Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert. Ensuite, Sage Expert transfère vos écritures à votre expert-comptable. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta. 28 Création et mise en place d’un dossier 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur [OK]. Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher. 1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous voulez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES. 2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. 3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les débits. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. 29 Création et mise en place d’un dossier Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Gestion Intégrale. 5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. 1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône d’appel de liste . 2. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opé- rations imposables. Onglet Téléprocédure TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.  Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. 2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure TVA. 3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. 30 Création et mise en place d’un dossier Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable dans la liste déroulante. 6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. 7. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. 31 Création et mise en place d’un dossier Globales 1. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • les nomenclatures. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, etc. • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • Les Gammes : gestion de gammes de produits. • les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir à partir de quel montant s'applique une remise. Stocks 2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul. Générer les écritures de stock final à partir du Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré). Gestion des clients • Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. • Si vous cochez la case Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Onglet Valeurs par défaut Cet onglet permet de définir les valeurs à prendre en compte par défaut lors de la saisie des pièces commerciales. 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. 32 Création et mise en place d’un dossier Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. 3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales.  Ces deux codes sont obligatoires. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions. 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas de code lors de vos saisies. 6. Choisissez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas son code lors de vos saisies. Onglet Alertes Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.). Pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible ou sur la quantité du stock théorique. • Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC. • Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. • Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. • Article bloqué. • Adresse client (facturation, livraison ou autre) incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses de prospects. Il suffit de cocher l'option Client NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée) pour activer cette alerte. • Client/Fournisseur bloqué. • Encours client dépassé : vous pouvez être alerté qu'un client a dépassé son encours au moment de la validation d'une facture. Il vous suffit de cocher l'option Encours client dépassé. • Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA : C.E.E., Hors C.E.E., Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. • Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir duquel une alerte s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini un niveau de risque Moyen dans la fiche du client et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce client. 33 Création et mise en place d’un dossier Autres • Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du N.I.I. saisi dans le logiciel. • Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les fiches articles. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de choisir les données qui alimentent vos statistiques des articles ainsi que le moment où la mise à jour des statistiques des représentants doit être effectuée. Articles Si vous cochez la case : • Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. • Comptabiliser l’escompte : les escomptes seront pris en compte.  Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront automatiquement recalculées. Représentants Si vous cochez la case : • Factures et avoirs validés : les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. • Factures réglées : les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Onglet Etats Nombre d’exemplaire L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article. L’option Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la fiche client. Mentions NRE La loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. 7. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. 8. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé. 9. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 34 Création et mise en place d’un dossier Paramètres Numérotation  menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. 1. Saisissez le code d'origine pour les bases et pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. 35 Création et mise en place d’un dossier Paramètres Immobilisations  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS 1. Cochez l’option Proratiserles dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler : • avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou • avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option Calcul du taux linéaire en jours. 2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement. 3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. 4. Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton [Coefficients dégressifs]. La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. 5. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Pilotage  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures des 4 derniers exercices. 1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées. 2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icône située en fin de zone. Gestion commerciale 37 Gestion commerciale Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566). 38 Gestion commerciale  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. 7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible dans les immobilisations.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. La TPF  Menu LISTES - commande TPF La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. Vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). 39 Gestion commerciale  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Vous pouvez également créer des remises/promotions par tranche. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Remises/promotions pour obtenir tout le détail sur les remises et promotions. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Identification du fournisseur La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. 40 Gestion commerciale Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.  Le numéro de SIRET identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise. Le code NAF - anciennement code APE - définit l’activité principale du travailleur indépendant ou de l’entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de paiement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). 41 Gestion commerciale Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Divers 1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 2. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur. 3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 4. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création. 42 Gestion commerciale Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 2. Indiquez la Domiciliation bancaire.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 3. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 4. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles. 43 Gestion commerciale  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu GESTION - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou bien les produits annexes (port, etc.). Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. 44 Gestion commerciale 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Informations stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 30. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle • ou une régulation de stock Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. 45 Gestion commerciale Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est sélectionnée. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu GESTION - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. 46 Gestion commerciale d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . 47 Gestion commerciale Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet N° de série / lot Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article. Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. 48 Gestion commerciale 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Intégrale gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres Facturation, page 30. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation correspondante. 6. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article • les codes de TVA et TPF 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10.Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11.Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. 49 Gestion commerciale 12.Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER. 13.Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur. Conditionnement 14.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. 50 Gestion commerciale Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise. 4. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant. 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. 51 Gestion commerciale Onglet Adresses 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation et/ou de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 2. Cochez la case d’option choisie puis saisissez l'adresse postale du client. 3. Vous disposez de la localisation géographique via Internet en cliquant sur les boutons de la barre d’actions. De même vous pouvez vérifier l’adresse. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 4. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 5. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 6. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte. Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 52 Gestion commerciale 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous avez définis. Vous pouvez toujours modifier le compte attribué. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. L’icône vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Divers La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. 5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. 6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. 7. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client. Tarifs 8. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 9. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. 53 Gestion commerciale Onglet Relations Client La fonction Relations Clients vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Onglet Banque 10.Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 11. Indiquez la Domiciliation de la banque.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 12.Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 13.La zone Dailly indique si ce type de gestion est accepté ou non pour l’adresse de facturation du client. 14.Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 15.Dans le cas où vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la réfé- rence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton . Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Recouvrement Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement.  Pour plus d’informations concernant le recouvrement, reportez vous au Manuel de référence, Menu Listes, commande Etapes de recouvrement. Les informations concernant l’identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 54 Gestion commerciale Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 55 Gestion commerciale 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet statistiques 5. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces 6. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks 7. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Ecritures L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire. 8. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 9. La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK]. 10.Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton [Enlever]. 11.La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des clôtures d’exercice, d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le montant des soldes des écritures encore d’actualité. Onglet observations 12.Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 13.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 56 Gestion commerciale Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu GESTION - VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu GESTION - ACHATS). Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Pour toute information sur le Le générateur d'états, consultez le Manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Votre logiciel vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée. • la saisie standard. • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu GESTION commande TOP FACTURE). Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. 57 Gestion commerciale La saisie document Uniquement pour les pièces de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. 58 Gestion commerciale Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. L’assistant Top Facture  Menu GESTION - VENTES commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 59 Gestion commerciale 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 60 Transférez une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 66 Liste des pièces clients  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. 60 Gestion commerciale Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créez une pièce commerciale client  Menu GESTION - VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 57 • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de paiement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut). 61 Gestion commerciale  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. 62 Gestion commerciale 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numé- ros de sortie ou d’entrée de stock. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. 63 Gestion commerciale Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. Copier l'adresse 3. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons [de facturation] ou [de livraison]. Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 4. Cliquez sur le bouton [Autres] si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Contact 5. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 64 Gestion commerciale Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 6. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Echéances Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur . L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. 65 Gestion commerciale Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. 66 Gestion commerciale Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 58  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférez une pièce commerciale de vente Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture 67 Gestion commerciale Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande 68 Gestion commerciale  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception 69 Gestion commerciale Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. 70 Gestion commerciale Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu GESTION - VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). 71 Gestion commerciale Les règlements  Menu GESTION - VENTES commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu GESTION - VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le Client. Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire. 72 Gestion commerciale 5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 6. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. 73 Gestion commerciale Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. 74 Gestion commerciale Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Echéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. 75 Gestion commerciale Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. 76 Gestion commerciale Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu GESTION - ACHATS et les traitements associés. 77 Gestion commerciale Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détail concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. 78 Gestion commerciale Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est infé- rieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses email doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION - commandes ACHATS - COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. 79 Gestion commerciale Gestion des stocks multi-dépôts Vous pouvez suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu GESTION - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt  Menu GESTION - commande ARTICLES Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôts.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. 80 Gestion commerciale Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Intégrale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multidépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Comptabilité 82 Comptabilité Principales étapes de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Gestion Intégrale. Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Créez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... 83 Comptabilité Créez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle comptable, page 19 Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu COMPTABILITÉ. Dans les deux cas, la liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Créer un compte Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Onglet Options Utilisation Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable. Lettrage/pointage • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser. 84 Comptabilité  Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera X. • La zone Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel. Budgets/analytique Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .  Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (dans les Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les rubriques de votre choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures. Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Modifier l’intitulé]. La liste des Infos perso s'affiche. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Comptes Les comptes diffèrent selon le type de compte que vous créez. Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits • Exonéré de TVA : en cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. 85 Comptabilité • Compte de TVA : vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Option disponible dans les compte de type Client • Compte de produits : vous pouvez attribuer un compte de produits par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produits. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Option disponible dans les comptes de type Fournisseurs • Compte de charges : vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseurs afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Options disponibles dans un compte de type TVA Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur la flèche pour choisir le Type de TVA (Collectée, Déductible, etc.) et le Taux à appliquer au compte. Onglet Banque  Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque. Chemin d'accès Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CFONB. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. 2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. Liste des banques La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement consulter ou modifier les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque concernée. Onglet Immobilisations  Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des comptes de dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icône . 86 Comptabilité Onglet Client ou Fournisseur  L'onglet Clients est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet Fournisseurs n'est visible que dans un compte Fournisseur. Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez consulter, modifier les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela, double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ainsi présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez sur le bouton [+]. Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. 87 Comptabilité Créez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu COMPTABILITÉ .  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créez un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options • Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. 88 Comptabilité Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce • Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. • Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. • Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. 89 Comptabilité Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande BANQUES Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer les relevés d'identité bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet R.I.B./Divers des banques. Les formats des relevés bancaires  Menu COMPTABILITÉ- commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création de format d’import des relevés bancaires s’affiche. Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 90 Comptabilité 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. 91 Comptabilité Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures. Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur, article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application reprendra le code analytique correspondant. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. 92 Comptabilité Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications en cours de saisie. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. 93 Comptabilité Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Gestion Intégrale. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 100 Le mode Saisie standard Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Factures clients rapide • Factures fournisseurs rapide • Encaisser un montant • Régler un montant Le mode Saisie au kilomètre Avec le mode Saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Le mode Saisie guidée Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Le mode Saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISE vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Fleur de lys 411FL, d'un montant TTC de 400 €. 94 Comptabilité Saisie d’une écriture en mode standard  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande SAISIE STANDARD  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête Devise Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 24 N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créez les journaux, page 87 Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411FL (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne Compte, saisissez la racine du compte client puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat. 95 Comptabilité 2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.  Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option [Calcul automatique], située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.... Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. 96 Comptabilité Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/ analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Soldez l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Enregistrez une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérez une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacez une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquez une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. 97 Comptabilité Effacez tout Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Calculez les frais kilométriques  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Changez l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte puis faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 98 Comptabilité Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ou PAIEMENT  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou ENCAISSEMENT Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT. Saisie de la première ligne Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste pré- senté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUP dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411FL, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 99 Comptabilité 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Saisie des A-nouveaux  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte correspondant, saisissez le montant de votre opération. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. 100 Comptabilité Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. L’assistant Top Saisie  Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. 101 Comptabilité  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. 102 Comptabilité Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye 103 Comptabilité A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Pôle Emploi, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). 104 Comptabilité A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. 105 Comptabilité Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. 106 Comptabilité Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. 107 Comptabilité Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, votre logiciel vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Contrepassation. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 108 Comptabilité 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. 109 Comptabilité Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. 110 Comptabilité Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible depuis le menu AIDE. Rapprochez des écritures avec la banque  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. 111 Comptabilité Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…). 3. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 4. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré avec le protocole CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. 112 Comptabilité Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. 113 Comptabilité Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 2. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 3. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... 114 Comptabilité Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. 115 Comptabilité Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 5. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, paiements fournisseurs et les remboursements d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursements d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéances des mensualités d’emprunt. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle. Les états 117 Les états Les différents types d’état Les états articles Ciel Gestion Intégrale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : • Grand-livre, • Balance, • Journaux, • Brouillard, • Déclarations de TVA. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : • Echéancier, • Balance agée, • Encours clients, • Relances clients, • Lettre de pénalités de retard, • Bordereau de remise en banque, etc. 118 Les états Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Ces documents peuvent être édités avec le détail des comptes. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option correspondante Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. 119 Les états La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. 120 Les états L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion Intégrale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion Intégrale doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. 121 Les états Les états pilotés Le pilotage consiste à exploiter les données de l'entreprise et de constituer des tableaux de bord. Ciel Gestion Intégrale permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise d’optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états sont disponibles à partir du menu PILOTAGE. Ces catalogues vous offre une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord (reporting). Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes décisions à son propre niveau de responsabilité. Ciel Gestion Intégrale fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction avec Ciel Pilotage. Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de données. Avant de consulter vos tableaux de bord, vous devez mettre à jour les données. Mise à jour des données  Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans votre logiciel. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage.  La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier. Consultation des états pilotés  Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en deux catégories : • la gestion commerciale, • la comptabilité. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues s’affiche. 1. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre. Traitements de fin d’année 123 Traitements de fin d’année L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturez votre dossier en toute sécurité.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. 1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondants aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés :  Pour plus d’informations sur ces traitements, reportez-vous au Manuel de Référence disponible dans le menu AIDE, Menu Traitements, Commande Fin d’exercice - Top Clôture. 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. Attention ! Vous devez obligatoirement valider les écritures et les déclarations de TVA pour pouvoir clôturer l’exercice. Si ce n’est pas le cas, des messages bloquants apparaissent. Vous pouvez alors les valider en cliquant sur les boutons correspondants dans la fenêtre des traitements. 124 Traitements de fin d’année La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. 125 Traitements de fin d’année Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion Intégrale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. 126 Traitements de fin d’année  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des pièces Quels que soient les critères de sélection réalisés, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le bouton correspondant à l’Archivage des pièces clients. Une fois le traitement terminé, le bouton apparaît coché avec la mention Archivage effectué en dessous. Cliquez de la même manière sur le bouton Archivage des pièces fournisseurs. Sauvegarde et purge des pièces La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. 8. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton . 9. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet. 10.Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 11.Cliquez ensuite sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. 12.Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. 127 Traitements de fin d’année Historique archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L’archivage de ces documents est réalisé lors de la purge des pièces ou la clôture de l’exercice. Les documents archivés sont classés par année de clôture. L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées. Vous pouvez également consulter votre dossier clôturé en lecture seule uniquement. Pour visualiser ce dossier archivé, double-cliquez sur ce fichier dans la liste.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. 128 Traitements de fin d’année Importez et exportez des données  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES Cette commande est destinée aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.  Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Gestion Intégrale (synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des écritures ainsi que l’import/export d’une balance. Paramétrage Coordonnées  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import des écritures. Exemple Vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. 129 Traitements de fin d’année Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. 130 Traitements de fin d’année Exportez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export: • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 131 Traitements de fin d’année 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 132 Traitements de fin d’année  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Gestion Intégrale. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Gestion Intégrale et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Gestion Intégrale les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Gestion Intégrale, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. 133 Traitements de fin d’année et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte inexistant. Exportez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. 134 Traitements de fin d’année La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. 135 Traitements de fin d’année La sauvegarde Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE/RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet (voir ci-après). 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale, Chapitre Les préférences, paragraphe Les sauvegardes), disponible depuis le menu AIDE. Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle: en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 136 Traitements de fin d’année La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDE/ RESTAURATION - SAUVEGARDE), disponible depuis le menu AIDE. 137 Traitements de fin d’année La restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 138 Traitements de fin d’année La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 139 Index A Achats pièces fournisseurs 76 Affaires 54 Afficher détail 69 Analytique 91 Annuler une écriture validée 112 Archivage DGFiP 126 Archivage DGI historique 127 Articles 43 Assistant clôture de dossier 123 de saisie 100 saisie de pièces 58 Avoirs 56 B Balance exporter 133 Barème frais kilométriques 97 Bons de livraison 56 Bons de réception 56 Brouillard 107 valider 107 C Chéquiers 89 Clients 50 Commandes 56 Commandes articles 78 Contrepassation 112 Créer un article 43 un client 50 un fournisseur 39 une nomenclature article 49 D Dépôts 79 Devis / Pro forma 56 Dossier restaurer 137 sauvegarder 135 E Ecritures écritures types 102 en brouillard 99 en simulation 100 enregistrer 99 validées 100 Enregistrer des écritures 99 Escompte 63 Exports balance 133 F Factures 56 d’acompte 70 Familles articles 42 Fin d’exercice 123 Format d’import 89 Fournisseurs 39 Frais kilométriques 97 G Gestion de production 77 I Impressions imprimante 120 J Journaux 87 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale - MAN_WGQ - V6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel L Lettrage automatique 109 manuel 110 M Modes de règlement 38 P Paramètres société 23 Pièces commerciales assistant Top facture 58 clients 59 créer 60 décomptabiliser 68 envoyer par e-mail 69 fournisseurs 76 saisie document (ventes) 57 valider 65 Pointage manuel 111 Prospects 54 R Rapprochement bancaire 110 Rapprocher écriture /règlement 109 Réapprovisionner articles 78 Référencement 8 Règlements 71 Régulation des stocks 124 Relevés d’identité bancaire 89 Remise commerciale 62 Représentants 39 Restaurer un dossier 137 Rupture de stock commande 78 S Saisie assistant Top Saisie 100 guidée 98 modes de saisie 93 standard 94 Saisie Document 57 Sauvegarder un dossier 135 Solder 73 Stocks 124 T Tarifs grille de tarifs 46 par famille 38 Top Départ 19 Top facture 58 TPF 38 Transférer une pièce commerciale 66 Trésorerie prévisionnelle 114 TVA 37 non perçue 38 V Valider des écritures 100 le brouillard 107 une pièce commerciale 65 Ventes saisie document 57 Manuel de découverte Ciel Compta Facile Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base et gérer rapidement votre comptabilité. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 7 Documentation ..................................................................................8 Conventions utilisées dans la documentation..........................................................8 Les manuels ......................................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Si vous débutez .................................................................................9 Quelques notions de comptabilité .........................................................................9 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier...................................... 10 Entraînez-vous ................................................................................11 Lancez votre logiciel ......................................................................................... 11 Ouvrez le dossier Société Exemple...................................................................... 11 Quittez le logiciel.............................................................................................. 11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 12 L’Intuiciel ........................................................................................................ 13 Effectuez des recherches Trouvtoo© ................................................................... 16 Besoin d’aide ................................................................................................... 17 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 18 Créez votre dossier ..........................................................................19 Choix du mode comptable ................................................................................. 19 Paramètres du dossier ...................................................................................... 20 Créez un dossier via la Synchro compta ..............................................22 Définissez les paramètres de votre dossier ..........................................23 Paramètres Société........................................................................................... 23 Paramètres comptabilité.................................................................................... 24 Paramètres TVA ............................................................................................... 26 Contrôlez et modifiez les éléments de base..........................................30 Le plan de comptes .......................................................................................... 30 Créez un compte .............................................................................................. 31 Les journaux ................................................................................................... 33 Les modes de paiement .................................................................................... 35 Les cahiers ...................................................................................................... 35 La tenue de votre comptabilité ......................................................... 37 Saisissez les écritures comptables ......................................................38 Saisie dans un cahier ........................................................................................ 38 Les écritures d’abonnements.............................................................................. 40 Saisie au kilomètre ........................................................................................... 40 Saisie des A-nouveaux ...................................................................................... 43 Traitements sur les écritures .............................................................45 Consultez les écritures ...................................................................................... 45 Rapprochez des écritures avec votre banque ........................................................ 46 Pointez des écritures......................................................................................... 46 Annulez une écriture validée .............................................................................. 47 Validez le brouillard .......................................................................................... 48 Les états........................................................................................... 50 Les états ........................................................................................51 Grand livre ...................................................................................................... 51 Balance........................................................................................................... 51 Journaux - Centralisateur .................................................................................. 51 Brouillard ........................................................................................................ 52 Déclarations de TVA.......................................................................................... 53 Bilan et Compte de résultat ............................................................................... 53 Traitements ...................................................................................... 54 Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................55 Importez ou exportez des écritures ....................................................57 Paramétrage.................................................................................................... 57 Exportez des écritures ...................................................................................... 58 Importez des écritures ..................................................................................... 60 Gestion des dossiers......................................................................... 62 La sauvegarde / restauration .............................................................63 Sauvegarde sur support .................................................................................... 63 Sauvegarde en ligne ......................................................................................... 63 Restauration .................................................................................................... 64 Index................................................................................................ 66 Prise en main 8 Prise en main Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques: • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient les annexes, et le générateur d’états. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en : • appuyant sur la touche de votre clavier, • activant la commande AIDE du menu ? (AIDE). Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. 9 Prise en main Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. 10 Prise en main Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta Facile. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez et paramétrez votre dossier Contrôlez et modifiez les éléments de base : plan de comptes, journaux, cahiers Saisissez vos écritures et comparez-les : pointage Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : grandlivre, balance, journaux Imprimez les éditions de fin d’année : bilan et compte de résultat Clôturez l’exercice 11 Prise en main Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA FACILE. La page d’accueil s’affiche. Ouvrez le dossier Société Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. 12 Prise en main La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Attention ! Ciel Compta Facile dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta Facile dans le mode comptable par défaut (Cahier). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Bouton de fermeture Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Barre de statut Intuiciel Zone de recherche Trouvtoo 13 Prise en main  Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez le bureau de votre logiciel, par lequel vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 14. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, le solde de vos comptes de trésorerie ayant été mouvementés, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. 14 Prise en main • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 15. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. 15 Prise en main Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes d’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. 16 Prise en main 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes d’affiche. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. 17 Prise en main Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création et mise en place d’un dossier 19 Création et mise en place d’un dossier Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta Facile détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Standard. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en mode Cahier. Paramètres du dossier 4. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant].  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Troisième étape : choix du mode comptable 1. Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de 21 Création et mise en place d’un dossier chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Quatrième étape : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • en mode Créances/dettes : un cahier d'achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • en mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Cinquième étape : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Les cahiers”, page 35. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 43 • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 22 Création et mise en place d’un dossier Créez un dossier via la Synchro compta  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. 23 Création et mise en place d’un dossier Définissez les paramètres de votre dossier Paramètres Société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ 1. Dans la fenêtre Paramètres société, cliquez sur l'onglet correspondant aux données à modifier. Onglet Coordonnées 2. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 3. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 4. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 5. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. Attention ! Les paramètres se définissent dans votre dossier et non dans la Société Exemple. Vérifiez que votre dossier est bien ouvert. 24 Création et mise en place d’un dossier 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées pour les éditions que vous effectuez à partir de Ciel Compta Facile. Onglet Compléments 7. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 8. Précisez l’Activité puis indiquez le nom du Responsable. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 9. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. Onglet O.G.A. 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. 25 Création et mise en place d’un dossier Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et A-nouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. 3. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de celle-ci. Voir Saisie des A-nouveaux, page 43 Réglages comptables Le bouton [Modifier les réglages compta] ouvre une fenêtre : Vous pouvez paramétrer : • La longueur des comptes Cliquez sur les icônes pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report Anouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. 26 Création et mise en place d’un dossier Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Synchro compta Le bouton [Paramétrer la Synchro compta] ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la synchronisation de vos données comptables.  Pour plus de détails sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. 3. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. 27 Création et mise en place d’un dossier et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. 4. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 5. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.  Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta Facile. 6. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 28 Création et mise en place d’un dossier Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. 1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). 2. La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage TéléTVA. 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la Direction Générale des Finances Publiques, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 29 Création et mise en place d’un dossier 4. Dans la zone Complément, choisissez l’Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert comptable. 5. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivi d’un à trois chiffres. 6. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu Dossier : • pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. • pour l'expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. 30 Création et mise en place d’un dossier Contrôlez et modifiez les éléments de base Le plan de comptes  Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES Le Plan de comptes regroupe les comptes livrés par défaut dans Ciel Compta Facile conforme au Plan Comptable Général 2010. Ainsi, il comporte l’ensemble des comptes standards. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. 31 Création et mise en place d’un dossier Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Créez des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). 32 Création et mise en place d’un dossier Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Créez un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), une partie supplémentaire, Options TVA, apparaît et vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Créez un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les parties RIB et Import relevé apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 33 Création et mise en place d’un dossier Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Les journaux  Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux. • BQ journal de banque. • HA journal des achats. • OD journal des opérations diverses. • VT journal de ventes. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. 34 Création et mise en place d’un dossier Qu’est-ce qu’un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. 35 Création et mise en place d’un dossier Les modes de paiement  Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT Les modes de paiement les plus couramment utilisés sont automatiquement définis dans votre dossier lorsque vous le créez. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin est, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre. Un mode de paiement se définit par un code, intitulé et type (Chèque, TIP, Virement, etc.) Les cahiers  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. Lors de la création de votre dossier, vous avez dû créer vos cahiers comptables. Peut-être que vous n’avez pas fini cette étape, alors nous vous conseillons de vérifier que tous les cahiers qui serviront à saisir vos écritures sont bien créés. • A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Pour avoir une meilleure visibilité, vous pouvez réduire la liste. Faites un clic-droit puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE. Créez un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. 2. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 36 Création et mise en place d’un dossier Création d'un cahier des Ventes / Achats / Dépenses / Recettes  Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou d'un cahier des Recettes, des Dépenses est identique. 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Saisissez le nombre de comptes des achats ou des ventes ou des dépenses ou des recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. 4. Passez à l’étape suivante. Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 5. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, choisissez le compte à utiliser. Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. Sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 8. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Paramétrage des cahiers  Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. En ouvrant un modèle de cahier, vous accédez à ses paramètres. Vous pouvez ajouter des comptes, nécessaires à vos saisies d’écritures, afficher ou non des colonnes de votre grille de saisie, changer l’Intitulé des colonnes.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible par le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 38 La tenue de votre comptabilité Saisissez les écritures comptables Dans Ciel Compta Facile, vous disposez de deux type de saisie : • la SAISIE CAHIER : identique à la méthode de saisie manuelle en comptabilité. • la SAISIE KILOMÈTRE : permet de saisir très rapidement une série d’écritures sur un même mois. Celle-ci est particulièrement utile pour saisir des bordereaux de chèques. Saisie dans un cahier  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton [Ouvrir le cahier]. La grille de saisie s'affiche.  Les colonnes de cette grille varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés en création de cahier. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : En créances/dettes • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le client ou le fournisseur ou le poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de tré- sorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie. • Le Libellé : précisez, dans cette colonne, le nom de votre opération. • Le Montant : Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération seront erronés. 39 La tenue de votre comptabilité Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : La colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. En dépenses/recettes • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône. • le libellé : précisez, dans cette colonne, le nom de votre opération. • le mode de paiement : indiquez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération :celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT de la dépense ou recette. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 1. Renseignez les différentes colonnes. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le bouton d’appel de liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 2. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Calcul des frais kilométriques Si vous devez affecter des frais kilométriques à une opération, à partir de la grille de saisie d’un cahier, dans une cellule de type Montant, faites un clic droit et choisissez la commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. 40 La tenue de votre comptabilité Les écritures d’abonnements  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER - bouton [Liste des abonnements] Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous saisissez votre écriture qu'une seule fois. L’abonnement se saisie comme une écriture dans un cahier. Voir Saisie dans un cahier, page 38 En plus, vous devez cliquer sur le bouton afin de définir la fréquence de l’opération. L’enregistrement de ces écritures vous sera automatiquement demandé à l’ouverture d’un cahier. Saisie au kilomètre  Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE AU KILOMÈTRE A titre d’exemple, nous allons détailler la saisie d’une facture  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. 41 La tenue de votre comptabilité Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumé- riques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 34 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée : 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. 43 La tenue de votre comptabilité Opérations sur les lignes d’écritures Enregistrez l'écriture en comptabilité Une fois que vous avez saisi toutes les lignes, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez alors consulter les écritures à partir de la commande LISTE DES ÉCRITURES du menu EXPERT COMPTABLE. Saisie des A-nouveaux  Menu MA COMPTA - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celleci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. 44 La tenue de votre comptabilité 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. 45 La tenue de votre comptabilité Traitements sur les écritures Consultez les écritures  Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES La liste des écritures présente toutes les écritures par mouvements ou lignes et à la période choisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou validées. Dans la barre, les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Affiner la sélection La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. • préciser le statut (Brouillard ou Validation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.  Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en cliquant sur la commande Affiner la sélection. 46 La tenue de votre comptabilité Editez les écritures 1. Faites un clic droit dans la liste des écritures puis choisissez la commande TOUT SÉLECTIONNER. 2. Cliquez sur l’un des boutons suivants : .  Pour sélectionner des écritures : cliquez sur la première écriture à éditer puis appuyez sur le touche . Tout en maintenant la touche enfoncée, cliquez sur les autres écritures. Modifiez les écritures Pour modifier une écriture en brouillard, dans la liste de écritures, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture. De la même façon, vous pouvez modifier une écriture à partir de la commande CONSULTER UN COMPTE.  Une écriture validée ne peut être modifiée. En cas d’erreur, vous devez l’annuler. Voir Annulez une écriture validée, page 47 Rapprochez des écritures avec votre banque  Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque.  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, accessible par le menu AIDE. Pointez des écritures  Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 47 La tenue de votre comptabilité 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Annulez une écriture validée  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . 48 La tenue de votre comptabilité La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Validez le brouillard  Menu EXPERT COMPTABLE- commande VALIDATION BROUILLARD Par défaut, Ciel Compta Facile enregistre les écritures dans le brouillard. Vous pouvez ainsi modifier ou supprimer des écritures en cours d'exercice.  L’édition du brouillard permet d’obtenir toutes les écritures non validées. Vous lancez cette impression par le menu EXPERT COMPTABLE - ETATS. Voir Brouillard, page 52 Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.  Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 49 La tenue de votre comptabilité 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 4. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 5. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 6. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Les états 51 Les états Les états Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE Pour rappel, le grand-livre présente toutes les écritures classées par compte. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance  Menu ETATS - commande BALANCE La balance donne la liste de tous les comptes de la société, avec pour chacun, le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit, le solde débiteur ou créditeur. Les totaux de la balance doivent être égaux (d’une part égalité des cumuls débit /crédit d’autre part égalité des soldes débit et crédit). Le lancement de l’état est identique au Grand-livre, décrit ci-dessus. Journaux - Centralisateur  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ETATS puis JOURNAUX ou CENTRALISATEUR Un journal est un livre comptable sur lequel les écritures sont enregistrées jour par jour. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. Ceci est une obligation légale. Vous donnerez le centralisateur à votre comptable en fin d'exercice.  Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 52 Les états 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Brouillard  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS puis BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. 53 Les états Déclarations de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié  Consultez le chapitre Menu Etats, § Déclaration de TVA du Manuel de référence, accessible depuis le menu AIDE. La télédéclaration avec l’assistant Téléprocédures TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TV A Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta Facile vers la Direction Générale des Finances Publiques.  Consultez la partie Télédéclaration de TVA du Manuel de référence. Bilan et Compte de résultat  Menu ETATS - commande BILAN ou COMPTE DE RÉSULTAT Les Bilan et Compte de résultat permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Attention ! Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS que si vous n’avez pas souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres TVA de votre dossier. Traitements 55 Traitements Clôturez et réouvrez un exercice  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces élé- ments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].  Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant contribués à leur établissement.  Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 4. Cliquez sur les boutons correspondants aux documents légaux à archiver (Grand livre, Journaux, Balance...). A la fin de l'opération, les boutons se transforment en boutons .  Par la suite, vous pourrez consulter, l’HISTORIQUE DES ARCHIVES à partir du menu DIVERS. 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 8. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le Attention ! La validation du brouillard, des écritures et des déclarations de TVA est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux. 56 Traitements compte de report à nouveau. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 10.Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. 11.Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 13.A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 57 Traitements Importez ou exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.  Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Compta Facile (synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des écritures. Paramétrage Coordonnées  Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). 58 Traitements Exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Vous enverrez ce fichier à votre expert-comptable. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 59 Traitements 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre 60 Traitements messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta Facile. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta Facile et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta Facile les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta Facile, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. 61 Traitements 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Gestion des dossiers 63 Gestion des dossiers La sauvegarde / restauration Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Sauvegarde en ligne  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • l’abonnement au service Ciel e-Sauvegarde, • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 64 Gestion des dossiers • la réalisation d'une sauvegarde en ligne.  Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, § Sauvegarde/Restauration. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 65 Gestion des dossiers La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. 66 Index A Abonnement 40 Annuler une écriture validée 47 A-nouveau 43 Archivage DGFiP 55 Assistant création de dossier 19 Top clôture 55 B Balance 51 Barre d’actions 13 de navigation 13 Besoin d’aide 17 Bilan 53 Brouillard imprimer 52 valider 48 C Cahiers abonnement 40 créer 35 paramétrage 36 saisie 38 Clôture 55 Compte banque 32 contrepartie 34 modifier 30 tiers 31 TVA 32 Compte de résultat 53 Contrepassation 47 D Déclaration de TVA 53 Documentation 8 Dossier créer 19 paramètres 23 restaurer 64 sauvegarder 63 E Ecritures annuler 47 consulter 45 importer/exporter 57 modifier 46 pointer 46 saisir 38 Environnement de travail 12 Exercice clôturer 55 rouvrir 55 Export 58 F Frais kilométriques 39 G Grand livre 51 I Import 60 Imprimer balance 51 bilan 53 brouillard 52 compte de résultat 53 déclaration de TVA 53 grand livre 51 journaux 51 Intuiciel 13 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Facile - MAN_WKF - V6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel J Journaux 33 M Mode de paiement 35 P Paramètres comptabilité 24 dossier 23 TVA 26 Plan de comptes 30 Pointage 46 R Relation Expert 57 Restauration 64 S Saisie au kilomètre 40 cahier 38 Sauvegarde 63 T Trouvtoo© 16 TVA déclaration 53 télédéclaration 53 Manuel de découverte Ciel Devis Factures Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel et son manuel de référence électronique au format PDF • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que votre logiciel est un produit authentique Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte ......................................................................................... 8 Aides et documentations .....................................................................9 La documentation...............................................................................................9 L’aide en ligne ...................................................................................................9 Le site Internet Ciel ............................................................................................9 Commencer à travailler.....................................................................10 Démarrer Ciel Devis Factures ............................................................................ 10 Ouvrir le dossier d'exemple ............................................................................... 10 Environnement ................................................................................................ 12 L’Intuiciel ........................................................................................................ 13 Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 13 Besoin d’aide ................................................................................................... 14 Création d’un dossier........................................................................ 15 Choisir la méthode de création du dossier ...........................................16 Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur ................................................. 16 Création d’un nouveau dossier ........................................................................... 16 Créer un dossier en mode rapide........................................................18 Étape : Raison sociale ....................................................................................... 18 Étape : Service à la personne............................................................................. 19 Étape : Coordonnées et paramètres .................................................................... 19 Étape finale ..................................................................................................... 20 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................21 Étape : Logos .................................................................................................. 21 Étape : Modes de paiement ............................................................................... 22 Étape : Articles ................................................................................................ 23 Étape : Clients ................................................................................................. 24 Étape : Intervenants......................................................................................... 25 Prise en main ................................................................................... 27 Les clients.......................................................................................28 La liste des clients ............................................................................................ 28 Rechercher un client ......................................................................................... 28 Filtrer la liste ................................................................................................... 29 Ouvrir une fiche client ....................................................................................... 30 Créer un client ................................................................................................. 31 Les articles .....................................................................................33 Créer un article ................................................................................................ 33 Le remplissage automatique .............................................................................. 34 La saisie document ..........................................................................35 Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» .......................... 36 Créer un devis .................................................................................37 Préparer un devis ............................................................................................. 37 Imprimer un devis ............................................................................................ 40 Envoyer le devis par e-mail ............................................................................... 40 Aperçu du devis à l'écran................................................................................... 40 Rechercher un devis ......................................................................................... 41 Modifier et supprimer un devis ........................................................................... 41 Accepter un devis ............................................................................................. 41 Convertir un devis en facture ............................................................................. 42 Facturer un client.............................................................................43 Valider une facture ........................................................................................... 43 Aperçu d'une facture à l'écran ............................................................................ 43 Imprimer une facture........................................................................................ 44 Supprimer une facture ...................................................................................... 44 Les factures d’acompte ..................................................................................... 44 Les règlements ................................................................................45 Encaisser un règlement ..................................................................................... 45 Saisir un acompte ............................................................................................ 47 Consulter les règlements ................................................................................... 48 Établir un avoir ................................................................................49 Créer un avoir.................................................................................................. 49 Établir un avoir d'annulation de facture ............................................................... 49 Établir un avoir total ......................................................................................... 50 Remboursement d’avoir .................................................................................... 50 Relancer un client ............................................................................51 Consulter un compte client ................................................................52 Accéder à une fiche Client ................................................................................. 52 Envoyer un e-mail au client ............................................................................... 53 Consulter le site Web ........................................................................................ 53 Envoyer une relance au client ............................................................................ 53 Statistiques ..................................................................................................... 53 Aperçu/ Imprimer............................................................................................. 53 Le rapport des ventes .......................................................................54 Autres fonctions...............................................................................56 Mot de passe ................................................................................................... 56 Sauvegarde ..................................................................................................... 57 Restauration .................................................................................................... 58 Calculatrice ..................................................................................................... 59 Purge ............................................................................................................. 59 Historique des archives : Purges......................................................................... 61 Modifier un modèle de facture ............................................................................ 61 Index................................................................................................ 62 Découverte 9 Découverte Aides et documentations La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels électroniques au format PDF accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version. Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader©. Naviguer dans le manuel électronique Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. • Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel électronique est ouvert consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des informations utiles. 10 Découverte Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Devis Factures Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES . 3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES . Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). 11 Découverte 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. 12 Découverte Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement Espace de travail Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de statut Intuiciel 13 Découverte La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). L’Intuiciel L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de quatre onglets : Bureau, Tableaux de bord, et Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 14 Découverte 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier 16 Création d’un dossier Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures en mode souscription Lorsque vous activez la commande NOUVEAU dans Ciel Devis Factures en mode souscription, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur. • Si vous voulez récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur, cliquez sur le bouton [Oui]. Reportez-vous à l’Aide (touche F1) pour suivre la procédure de récupération. • Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] puis procédez à la création d’un dossier en vous référant au paragraphe qui suit : “Création d’un nouveau dossier”. Création d’un nouveau dossier Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : 1. Dans la fenêtre Création, indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 17 Création d’un dossier La fenêtre suivante s’affiche: 3. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 5. Cochez l'option de votre choix puis lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. 18 Création d’un dossier Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA). 6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Devis Factures. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. 19 Création d’un dossier Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Étape : Coordonnées et paramètres Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA • si vous souhaitez facturer en TTC 3. Indiquez la date de début d’activité. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 4. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. 20 Création d’un dossier Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 56 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. 21 Création d’un dossier Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale • Service à la personne • Coordonnées et paramètres • Logo ou photo • Modes de paiement • Articles • Clients • Intervenants Nous ne détaillerons pas ici les trois premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 18 Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. 22 Création d’un dossier Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article. 3. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 4. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 5. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 6. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En 24 Création d’un dossier effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 7. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 8. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 9. Validez la création de la fiche Article en cliquant sur [OK]. Cet article est maintenant visible dans la liste. 10.Procédez de même pour les autres articles. 11.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (Menu DOSSIER), disponible depuis le menu AIDE. 2. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 25 Création d’un dossier L'onglet Fiche 3. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé- phone, télécopie, etc.). L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 4. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 5. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. 6. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 7. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape Service à la personne. 26 Création d’un dossier 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant. 3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 56 • Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes 3, 4 et 5, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures. Prise en main 28 Prise en main Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS ou barre d'actions - icône Liste des clients Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects. La commande CLIENTS/TIERS ayant été appelée, c'est le lien Clients qui est actif. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée.  Consultez la documentation électronique pour plus de détails sur les fenêtres et les listes. Rechercher un client  Menu EDITION - commande RECHERCHER Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. 29 Prise en main La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher : • Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU, puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élé- ment répondant à la demande. Il trouve ici le client - DURAND. Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis. Mot entier uniquement Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel qu'il est enregistré dans votre liste. Exemple Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir. Respecter Min/Maj Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Exemple Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès. Sélectionner les éléments Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche. Direction Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Filtrer la liste Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile 30 Prise en main de peaufiner les sélections et de réduire le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.  Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans la documentation électronique annexes Les Filtres. Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à l'aide du menu déroulant. Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins. Exemple Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes. La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste. 2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton . 3. Indiquez Paris dans la zone Valeur. 4. Validez vos critères en appuyant sur la touche Entrée. Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris. Annuler un filtre Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant FILTRES. La liste complète s'affiche à nouveau. Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client que vous souhaitez ouvrir. 31 Prise en main Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer] Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé- phone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. 32 Prise en main • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. 5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS. 33 Prise en main Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES ou barre d'actions - icône Liste articles Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer] 34 Prise en main Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCOPARTICIPATIONS. 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. 9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 35 Prise en main La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales clients La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Voir Créer un devis, page 37 - “Facturer un client”, page 43 - “Établir un avoir”, page 49 Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. 36 Prise en main Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture (ou une facture en avoir) Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. 37 Prise en main Créer un devis Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Préparer un devis.  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. • Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît.  Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou [Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : 38 Prise en main L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré- définies situés en fin de zone. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. 3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés 39 Prise en main dans le pied du devis, est calculé.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements : • Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. 40 Prise en main Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander l'édition du devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande DEVIS du menu LISTES. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton [Annuler]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.  Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par email. 3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 4. Cliquez sur le sur le bouton [OK]. 5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 41 Prise en main 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en choisissant l'option IMPRIMER présente dans la menu déroulant en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Pour rechercher un devis : • Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’action. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. • ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 29 Modifier et supprimer un devis  Menu LISTES - commande DEVIS Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier].  Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s'affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK]. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis  Menu LISTES - commande DEVIS Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter. 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 42 Prise en main 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. Un message vous demande de confirmer ce traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran. 4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK]. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. 43 Prise en main Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, le masque de saisie de la facture est affiché à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 37 Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, Ciel Devis Factures vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste. Pour valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le curseur sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui]. Que la facture soit ou non validée, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 44 Prise en main 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône Imprimer, présenté à droite de la liste des factures. Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  menu LISTES - commande FACTURES d’acompte Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). 4. Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail. Voir Saisir un acompte, page 47 45 Prise en main Les règlements Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence. Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez le code du client en appuyant sur la touche ou de votre clavier. 46 Prise en main La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le, en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur l'icône pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.  Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique. Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler] Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche : La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. 47 Prise en main Saisir un acompte  barre d’actions - icône Liste des factures Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton [Acompte].  Si la facture n'est pas validée, Ciel Devis Factures vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Voici la fenêtre que vous obtenez : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.  Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. 48 Prise en main Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Ciel Devis Factures affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment. Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 44 Consulter les règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de la commande utilisée. Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, par le bouton [Régler] • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT) Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement. La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. 49 Prise en main Établir un avoir Créer un avoir  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Établir un avoir Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la barre d'actions ou depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir] Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].  La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. 3. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. 50 Prise en main Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Établir un avoir total  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir] Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. 3. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre logiciel crée l'avoir et ouvre le masque de saisie. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.  Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro. Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Remboursement d’avoir  Menu LISTE DES AVOIRS - bouton [Rembourser] Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Étape préalable à la création d'un avoir : 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé. 2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 3. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le Libellé. 4. Sélectionnez le Mode de règlement et le Poste de trésorerie à prendre en compte. 5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. 51 Prise en main Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer. 2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés, utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. 5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression. 52 Prise en main Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. 2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets : • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. • Devis : liste de tous les devis émis pour le client. • Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à une fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. 53 Prise en main Envoyer un e-mail au client Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire. 2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée. Consulter le site Web Cette commande ouvre votre navigateur Internet. Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre. Envoyer une relance au client Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton [Relancer]. La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS. Voir Relancer un client, page 51 Statistiques Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à l'écran. Aperçu/ Imprimer Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection ou de lancer directement l'édition de celle-ci. 54 Prise en main Le rapport des ventes  Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif. 1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés. • Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit seront sélectionnés. L'icône , présenté à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes. 2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés. • L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 55 Prise en main 3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône présenté à la fin des zones ouvre le calendrier. 4. Cliquez sur [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche. 5. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants : • bouton [Écran] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. • bouton [Imprimer] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier.  Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT présenté dans l'entête de la fenêtre. 56 Prise en main Autres fonctions Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante : Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe. 57 Prise en main Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe]. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet (voir ci-après). 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (partie Les préférences, paragraphe Les sauvegardes), disponible depuis le menu AIDE. 58 Prise en main Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDERESTAURATION - e-Sauvegarde), disponible depuis le menu AIDE. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois que vous avez choisi votre mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 59 Prise en main 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Calculatrice  Menu TRAITEMENTS - commande CALCULATRICE La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows. Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). 60 Prise en main La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales mais vous pouvez décocher la case correspondant aux pièces que vous souhaitez conserver. L'étape suivante vous permet d'archiver les données commerciales. Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton correspondant à chaque Export des données : Export des pièces clients et Export des règlements clients. Une fois le traitement terminé, les boutons sont cochés avec la mention Archivage effectué en dessous. Vous pourrez par la suite consulter l'Historique des données archivées accessible à partir du menu TRAITEMENTS. 4. Cliquez sur le bouton [Purger]. 5. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. 61 Prise en main avant de lancer une purge. • Pour cela, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. En choisissant cette option, votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement des données qui vont être sauvegardées puis il effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Continuer sans copie], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Historique des archives : Purges  Menu TRAITEMENTS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES - PURGES Cette commande vous permet d'afficher la liste des archivages effectués dans le cadre de l'archivage imposé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Pour visualiser les données archivées, cliquez sur le bouton [Consulter]. Modifier un modèle de facture Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci peut être modifié pour l'adapter à vos besoins. 1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES. 2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures. Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures. 3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut). 4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir. Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il propose de le dupliquer. 5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK]. Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant modifier.  Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu AIDE du logiciel. Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V12.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Acompte 47 Articles 33 Avoir 49 B Besoin d’aide 14 C Calculatrice 59 Clients 28 créer 31 rechercher 28 relancer 51 Compte client 52 D Devis accepter 41 convertir en facture 42 créer 37 envoyer par mail 40 imprimer 40 modifier 41 Documentation 9 Dossier créer en mode détaillé 21 créer en mode rapide 18 E Environnement 12 F Facture imprimer 44 modèle 61 saisir 43 valider 43 Facture d’acompte 44 H Historique DGI des purges 61 I Intuiciel 13 M Mot de passe 56 P Purge 59 R Rapport des ventes 54 Règlements 45 consulter 48 Remplissage automatique 34 Restauration 58 S Saisie document 35 Sauvegarde 57 T Trouvtoo 13 Manuel de référence Ciel Compta Facile Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Sommaire Documentation........................................................................................................................ 7 Naviguer dans le manuel de référence ..................................................................................... 8 Menu Dossier..............................................................................................9 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 10 Nouveau................................................................................................................................ 11 Ouvrir.................................................................................................................................... 16 Fermer................................................................................................................................... 17 Synchro compta..................................................................................................................... 18 Paramètres ............................................................................................................................ 19 Ciel Business Mobile.............................................................................................................. 26 Options ................................................................................................................................. 29 Imports ................................................................................................................................. 33 Exports.................................................................................................................................. 33 Mise en page ......................................................................................................................... 34 Imprimer ............................................................................................................................... 35 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 35 Impressions........................................................................................................................... 36 Mot de passe......................................................................................................................... 37 Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 39 Sauvegarde............................................................................................................................ 45 Restauration.......................................................................................................................... 46 Quitter................................................................................................................................... 48 Menu Edition.............................................................................................49 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 50 Annuler ................................................................................................................................. 51 Couper .................................................................................................................................. 51 Copier ................................................................................................................................... 51 Coller .................................................................................................................................... 51 Effacer................................................................................................................................... 51 Fiches.................................................................................................................................... 52 Sélectionner tout ................................................................................................................... 52 Rechercher ............................................................................................................................ 52 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 53 Atteindre ............................................................................................................................... 53 Rafraîchir............................................................................................................................... 53 Tout afficher.......................................................................................................................... 53 Liste ...................................................................................................................................... 53 Menu Ma Compta......................................................................................54 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 55 Saisie cahier .......................................................................................................................... 56 Saisie Z de caisse................................................................................................................... 63 Relevé bancaire ..................................................................................................................... 64 Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 64 Le Plan de comptes................................................................................................................ 65 Journaux ............................................................................................................................... 66 Modes de paiement ............................................................................................................... 66 Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 67 Liste des tâches..................................................................................................................... 70 Rappels ................................................................................................................................. 70 Formats d’import relevé ........................................................................................................ 70 Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 70 Autres listes .......................................................................................................................... 70 Menu Expert comptable ............................................................................71 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 72 Liste des écritures ................................................................................................................. 73 Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 73 Consulter un compte ............................................................................................................. 74 Pointage manuel.................................................................................................................... 74 Contrepassation .................................................................................................................... 74 Validation du brouillard......................................................................................................... 74 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 75 Etats...................................................................................................................................... 75 Menu Listes ..............................................................................................76 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 77 Ecritures................................................................................................................................ 78 Plan de comptes .................................................................................................................... 81 Consulter un compte ............................................................................................................. 90 Journaux ............................................................................................................................... 91 Modes de paiement ............................................................................................................... 93 Emprunts............................................................................................................................... 94 Familles Top Saisie .............................................................................................................. 100 Modèles/abonnements ........................................................................................................ 102 Formats d’import relevé ...................................................................................................... 105 Règles d’affectation relevé................................................................................................... 108 Autres listes ........................................................................................................................ 113 Menu Saisies...........................................................................................114 Vue d’ensemble................................................................................................................... 115 Généralités sur les saisies.................................................................................................... 116 L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 119 Exemples de saisies............................................................................................................. 120 Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 124 Les saisies guidées .............................................................................................................. 126 Relevé bancaire ................................................................................................................... 135 Saisie Z de caisse................................................................................................................. 141 Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 145 Saisie au kilomètre .............................................................................................................. 147 Les modèles de saisie.......................................................................................................... 154 Menu Traitements...................................................................................156 Vue d’ensemble................................................................................................................... 157 Travail sur un compte.......................................................................................................... 158 Pointage manuel.................................................................................................................. 160 Lettrage............................................................................................................................... 161 Contrepassation .................................................................................................................. 164 Réimputation....................................................................................................................... 166 Validation brouillard............................................................................................................ 167 Fin d’exercice ...................................................................................................................... 168 Liste des tâches................................................................................................................... 171 Rappels ............................................................................................................................... 174 Mise sous surveillance ......................................................................................................... 176 Menu Etats..............................................................................................178 Vue d’ensemble................................................................................................................... 179 Liste des états disponibles................................................................................................... 180 Grand livre .......................................................................................................................... 181 Balance................................................................................................................................ 184 Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 186 Brouillard ............................................................................................................................ 187 Déclaration de TVA.............................................................................................................. 188 Bilan - Compte de résultat................................................................................................... 192 Menu Echanges.......................................................................................193 Vue d’ensemble................................................................................................................... 194 Importer des écritures ......................................................................................................... 196 Exporter des écritures ......................................................................................................... 199 Importer une balance .......................................................................................................... 203 Exporter une balance........................................................................................................... 204 Synchro compta................................................................................................................... 205 Envoyer le dossier ............................................................................................................... 214 Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 215 Historique Imports/Exports ................................................................................................. 216 Menu Divers............................................................................................217 Vue d’ensemble................................................................................................................... 218 Conversion en mode standard ............................................................................................. 219 Historique des archives ....................................................................................................... 220 Messagerie .......................................................................................................................... 221 Menu Fenêtres ........................................................................................222 Vue d’ensemble................................................................................................................... 223 Fermer................................................................................................................................. 223 Tout fermer......................................................................................................................... 223 Suivante .............................................................................................................................. 223 Précédente .......................................................................................................................... 223 Cascade............................................................................................................................... 224 Mosaïque............................................................................................................................. 224 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 225 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 229 Afficher la barre de statut.................................................................................................... 229 Menu Aide ..............................................................................................230 Vue d’ensemble................................................................................................................... 231 Aide .................................................................................................................................... 232 Besoin d’aide....................................................................................................................... 232 Démo rapide........................................................................................................................ 232 Manuel de découverte.......................................................................................................... 233 Manuel de référence ............................................................................................................ 233 Guide des mises à jour ........................................................................................................ 233 A propos de......................................................................................................................... 233 Index ......................................................................................................234 7 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :  Les manuels listés ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE. • le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la présentation générale du logiciel, le générateur d’états et le générateur de tableaux de bord. Installation d'Adobe Reader® Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide. 8 Naviguer dans le manuel de référence Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le manuel de référence et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le manuel Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du manuel de référence. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir la fiche d’appréciation] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche]. Nouveau Ouvrir, Fermer Synchro compta Paramètres, Ciel Business Mobile Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu Dossier Menu Dossier 10 Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données, ou bien de les supprimer. Menu Dossier 11 Nouveau  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, renseignez le Nom de votre société.  Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier. Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez directement créer un dossier en mode Standard, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Standard.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Paramètres du dossier 3. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. 4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier) : 1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Attention ! Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en mode Cahier. Menu Dossier 12 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en cliquant sur [OK]. 5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 6. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 12 ou “Création en mode Cahier”, page 15. Création en mode Standard  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 6 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Etape 1 : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 15. 5. En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettant de définir : • les paramètres comptabilité. Voir Paramètres Comptabilité, page 24. Menu Dossier 13 • les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 28. • les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 288. Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé) La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut. Créer un compte Voir Créer un compte, page 89. Modifier un compte Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé) La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut. Créer un journal Voir Créer un journal, page 104. Modifier un journal Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé) La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut. Créer un mode de paiement Voir Créer un mode de paiement, page 106. Modifier un mode de paiement Menu Dossier 14 Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 44. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faire 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création en mode Cahier Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1: raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Etape 3 : choix du mode comptable Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : Menu Dossier 15 • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. Etape 4 : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. Etape 5 : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche. Voir Créer un cahier, page 64. Boutons en mode créances/dettes Boutons en mode dépenses/recettes Etape 6 : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 44. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faire 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Menu Dossier 16 Ouvrir  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • le ou les dossier(s) correspondant(s) à celui que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.  Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier manuellement] pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi afficher le dossier exemple via le menu contextuel, faites un clic droit dans la fenêtre d’ouverture et sélectionnez l’option Voir les dossiers exemples. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. S'il n'apparaît pas, faites un clic droit dans la fenêtre et sélectionnez l'option Voir les dossiers exemples. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de la commande NOUVEAU du menu DOSSIER ou en cliquant sur l'icône Je crée mon dossier sur le bureau d'accueil. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 11. reportez-vous au chapitre Les préférences - Comptabilité dans la partie Présentation générale de ce manuelOptions supplémentaires Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé. A partir du menu Contextuel Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. • Voir les dossiers exemples : permet d'afficher les dossiers exemples dans la fenêtre Ouvrir un dossier afin qu'ils soient plus facilement accessibles. • Mode avancé : en mode avancé, la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez d'options d'affichage. Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore faire des recherches. • Modifier les dossiers : permet d'accéder à la gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier. • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter votre dossier sans apporter de modifications. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. Menu Dossier 17 Fermer  Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes. Menu Dossier 18 Synchro compta  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.  Le dossier créé dans Ciel Compta Facile est par défaut en mode Cahier. Vous pouvez toujours le convertir en mode standard. Menu Dossier 19 Paramètres  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit de vos coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé- phone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. Menu Dossier 20 5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez son Activité et Code société. 3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Menu Dossier 21 Paramètres Comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.  En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et Anouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. Menu Dossier 22 1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre comptabilité. 2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. Réglages comptables Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • La longueur des comptes Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Synchro compta Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la synchronisation de vos données comptables.  Pour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au paragraphe “Paramètres Synchro compta”, page 288. Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. Menu Dossier 23 Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche . Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. Régime de TVA Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. Type de TVA Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Menu Dossier 24 Numéro fiscal (FRP) Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta Facile. Comptes par défaut Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste des comptes de TVA existants. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône . La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.  Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA. Menu Dossier 25 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante.  La présence d'un IBAN dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 4. Dans la zone Complément, choisissez l'Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou expert-comptable. 5. Saisissez la Référence Obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par "TVA" suivi de 1 à 3 chiffres. 6. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : • pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. • pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. Menu Dossier 26 Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Vue d’ensemble Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous publiez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Business Mobile. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage, page 34. • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche. Menu Dossier 27 Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher : • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche un icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Menu Dossier 28 Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Informations de connexion  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer]. Menu Dossier 29 Options  Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences  Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.  Reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel. Utilitaires  Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.  Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires dans la partie Présentation générale de ce manuel. Date de travail  Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations  Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS. Liste des pays  Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Menu Dossier 30 Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.  Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent, etc. Etats paramétrables  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.  Reportez-vous à la partie Générateur d’états dans ce manuel. Imports paramétrables  Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel. Menu Dossier 31 Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du fichier à importer 3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : • CSV, • Délimité, • DBF, • Longueur fixe, • Standard Ciel Windows™, • Fichier XML, • Standard Ciel MAC. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé.  Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier • Caractères de remplissage Menu Dossier 32 • Séparateurs d'enregistrements • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. 8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement. Menu Dossier 33 Imports Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Exports  Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné.  Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque. Menu Dossier 34 Mise en page  Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez : • l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac, • l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois imprimé. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications. Menu Dossier 35 Imprimer  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un compte est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Aperçu avant impression  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez : • lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton . • obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. • enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. Menu Dossier 36 Impressions  Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.  Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS. Menu Dossier 37 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.  L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche : 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice. Menu Dossier 38 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée.  Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK]. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Menu Dossier 39 Sauvegarde/Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez.  A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. e-Sauvegarde Lorsque vous réalisez une sauvegarde en ligne pour la première fois, la fonction CRÉER LE SITE vous est automatiquement proposée. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Menu Dossier 40 Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site.  Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude. Menu Dossier 41 Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique alors que la création du site s'est bien passée. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.  Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Menu Dossier 42 Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Réaliser une sauvegarde en ligne  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. 1. Sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande SAUVEGARDE. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le format e-Sauvegarde. 3. Par défaut, les options Votre dossier et Vos données annexes sont cochées. Ainsi, la totalité des votre dossier et vos personnalisations (modèles d’états, préférences...) sont sauvegardées. Si vous ne voulez pas enregistrer les données annexes, décochez l’option. 4. Si vous ne voulez plus que cette fenêtre s’ouvre avant une sauvegarde, cochez l’option Ne plus afficher. Les critères que vous venez de définir seront alors utilisés pour vos prochaines sauvegardes. Vous pourrez toujours les modifier dans les préférences de sauvegarde. Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 5. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Menu Dossier 43 Restaurer une sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande RESTAURATION. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre Restauration. 2. Choisissez le mode de restauration à l’aide des boutons radios. Trois options sont disponible : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées, • Restaurer une copie du dossier sauvegardé, • Mode avancé. Par défaut, l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées est sélectionnée. 3. Une fois le mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous devez spécifier le type et l’emplacement de la sauvegarde que vous souhaitez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les et sélectionnez le format e-Sauvegarde. La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration. Attention ! Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement. Menu Dossier 44 Transférer une sauvegarde en archive 1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une sauvegarde] ou activez la commande ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Restaurer une archive 1. Cliquez sur l’onglet Archives. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l’archive à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une archive] ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL. Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration. Supprimer une archive 1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Accéder au site La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Supprimer le site La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Menu Dossier 45 Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche :  Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) sont reprises. 1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Voir Réaliser une sauvegarde en ligne, page 49. 2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Menu Dossier 46 Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Dossier 47 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Menu Dossier 48 Quitter  Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double-clic sur l'icône du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel.  Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde de la partie Présentation générale de ce manuel. Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu Edition Menu Edition 50 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. Menu Edition 51 Annuler  Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper  Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier  Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller  Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Effacer  Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note. Menu Edition 52 Fiches  Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout  Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher  Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une écriture contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une écriture dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments concernés par votre recherche. Menu Edition 53 Poursuivre la recherche  Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre  Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches. Rafraîchir  Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher  Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste  Menu EDITION - commande LISTE La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste. Saisie cahier Saisie Z de caisse Relevé bancaire Saisie des A-nouveaux Plan de comptes Journaux Modes de paiement Paramétrage des cahiers Liste des tâches, Rappels Formats d’import relevé Règles d’affectation relevé, Autres listes Menu Ma Compta Menu Ma Compta 55 Vue d’ensemble Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de : • définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement), • saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires), • de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques (Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles). Menu Ma Compta 56 Saisie cahier  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER Liste des cahiers Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants : • période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année. • validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers Validés ou ceux Non validés. • saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non saisis (Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides).  Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton . • Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus. • Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1). Pour réduire/déployer tous les cahiers : Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT DÉPLOYER. Pour réduire/déployer un cahier : Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier. Menu Ma Compta 57 Créer un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<]. Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes  Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique. Etape1 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite. Menu Ma Compta 58 Etape 2 2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. Etape 3 Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste . 4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant.  Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez. Menu Ma Compta 59 Modifier le paramétrage d'un cahier 1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier. 2. Cliquez sur le bouton .Voir Paramétrage des cahiers, page 74. Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche.  Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement.  Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou d’exploitant. • Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie. • Le Montant : Attention ! Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront erronés. Menu Ma Compta 60 Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. 3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Régler ou encaisser une écriture en Créances/Dettes • Pour régler une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte fournisseur et le montant. Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Achats, vous pouvez les régler. • Pour encaisser une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte client et le montant. Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Ventes, vous pouvez les encaisser.  Les boutons [Régler] ou [Encaisser] ne fonctionnent que sur une ligne d’écriture à la fois. 1. Sélectionnez la ligne d’écritures que vous souhaitez régler ou encaisser. 2. Les boutons ou deviennent alors actifs dans la barre d’actions. Cliquez sur [Régler] dans le cahier des achats ou sur le bouton [Encaisser] si vous êtes dans le cahier des ventes. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, vérifiez les informations concernant l’encaissement ou le règlement et choisissez votre mode de paiement en cliquant sur l’icône . 4. Validez en cliquant sur [OK].  Si vous avez plusieurs cahiers de trésorerie, un message s’affiche pour vous demander dans quel cahier de trésorerie vous souhaitez enregistrer le règlement ou l’encaissement. Dans ce cas, sélectionnez le cahier de trésorerie concerné et validez par [OK]. Votre règlement ou votre encaissement apparaît alors automatiquement dans votre cahier de trésorerie. Attention Pour régler ou encaisser vos écritures, vous devez avoir créer au moins un cahier de trésorerie. Menu Ma Compta 61 Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche.  Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes : • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération : débit ou crédit. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. • Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 3. Renseignez les différentes colonnes. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche : • l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément. Menu Ma Compta 62 • l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA. 4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer. Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton . Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 69. 5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir des écritures d'abonnements 1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction : • A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers 1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture habituelle. 2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus. • A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements. La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer]. Liste des abonnements d'un cahier Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements. Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier : 1. Sélectionnez le cahier concerné. 2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements]. Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures d'abonnements”, page 69. Menu Ma Compta 63 Enregistrer les abonnements d'un cahier Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton , la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche. Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un abonnement. A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement. Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard]. Passer une écriture d’abonnement immédiatement Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Saisie Z de caisse  Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 199. Menu Ma Compta 64 Relevé bancaire  Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 193. Saisie des A-nouveaux  Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 203. Menu Ma Compta 65 Le Plan de comptes  Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux que vous créez. Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 88. Menu Ma Compta 66 Journaux  Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 104. Modes de paiement  Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 106. Menu Ma Compta 67 Paramétrage des cahiers  Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS

Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement dans un cahier. Créer un modèle de cahier Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la fonction Créer à partir d'un assistant. L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un cahier. Voir Créer un cahier, page 64. Paramétrer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton .  Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier. Menu Ma Compta 68 La fenêtre de paramétrage s’affiche. Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes. Ajouter un compte 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le compte à ajouter. Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un compte  Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé. 1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Définir les colonnes de saisie Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez ajoutés. Affichage Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé. Exemple : l'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante. Menu Ma Compta 69  Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage. Intitulés des colonnes Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à vos habitudes, méthodes de travail. 1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la colonne. Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC».  Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne. Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes. 2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du titre. 3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Créer une écriture d'abonnement Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule fois. 1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer. 2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche. 3. Saisissez intégralement l'écriture. 4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement. 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Attention Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier. Menu Ma Compta 70 Liste des tâches  Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 241. Rappels  Menu MA COMPTA - commande RAPPELS Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 244. Formats d’import relevé  Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 122. Règles d’affectation relevé  Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 125. Autres listes  Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 130. Liste des écritures Saisie kilomètre Consulter un compte Pointage manuel Contrepassation Validation brouillard Fin d’exercice Etats Menu Expert comptable Menu Expert comptable 72 Vue d’ensemble Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc. Menu Expert comptable 73 Liste des écritures  Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES  Le fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Ecritures”, page 85 pour plus de détails. Saisie au kilomètre  Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.  Le fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 205 pour plus de détails. Menu Expert comptable 74 Consulter un compte  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE  La consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous au paragraphe “Consulter un compte”, page 98 pour plus de détails. Pointage manuel  Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL

 Le fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Pointage manuel”, page 221 pour plus de détails. Contrepassation  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION  Le fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Contrepassation”, page 233 pour plus de détails. Validation du brouillard  Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD  Le fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 236 pour plus de détails. Menu Expert comptable 75 Fin d’exercice  Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE L'assistant Top Clôture  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Voir L’assistant Top Clôture, page 237. Clôture  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE Voir Clôture, page 238. Réouverture  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Voir Réouverture, page 239. Etats  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS Les états permettant d’éditer le brouillard, les journaux et le journal centralisateur sont regroupés dans le menu EXPERT COMPTABLE. En mode standard, ces mêmes états sont accessibles par le menu ETATS, vous retrouverez donc le détail dans le chapitre correspondant. Brouillard  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Voir Brouillard, page 257. Journaux - Centralisateur  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR Voir Journaux - Centralisateur, page 256.  Menu uniquement disponible en mode standard Ecritures Plan de comptes, Consulter un compte Journaux Modes de paiement Emprunts, Familles Top Saisie Modèles/abonnements Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé Autres listes Menu Listes Menu Listes 77 Vue d’ensemble Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à effectuer. Menu Listes 78 Ecritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES  Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou validées. Les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Affiner la sélection La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut (Brouillard, Validation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en sélectionnant la commande AFFINER LA SÉLECTION. Menu Listes 79 Saisir une écriture En mode Standard 1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer]. Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis le menu SAISIES. 2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix.  Pour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au “Menu Saisies”, page 114 . En mode cahier 1. Cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre de saisie au kilomètre s'affiche. Saisissez alors votre écriture. Voir Saisie au kilomètre, page 147. Modifier une écriture  Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Pour modifier une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une écriture  Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Menu Listes 80 Modifier ou consulter un compte Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'écriture est saisie soit pour modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas à passer par la commande PLAN DE COMPTES ou CONSULTATION D'UN COMPTE. 1. Sélectionnez l'écriture concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter]. Totaliser des colonnes de la liste des écritures 1. Cliquez sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple la colonne Montant. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, minimum, maximum. 4. Cochez éventuellement l’option Prendre en compte les valeurs nulles. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le résultat s’affiche tout en bas de la colonne. Menu Listes 81 Plan de comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES  Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut ainsi que ceux que vous créez.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Afficher l’aperçu (Uniquement disponible en mode Standard) Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l’option Afficher l’aperçu. Menu Listes 82 Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Ces informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne Informations. En mode cahier Si vous créez un compte de TVA (445) Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le Taux à appliquer au compte. Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Si vous créez un compte de Banque (512) RIB 1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. En mode standard Onglet Options Utilisation 1. Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, cochez impérativement l’option Utilisable. A l’inverse, pour diverses raisons, il est possible d’interdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce cas, décochez l’option Utilisable. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte en décochant l’option Utilisable. Menu Listes 83 Lettrage/pointage 2. Si le compte doit faire l’objet d’un lettrage et/ou pointage, cochez les options Lettrable et Pointable. • L’option Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • L'option Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel. • L’option Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.  Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera X. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Comptes Les comptes sont différents selon le type de compte que vous créez. • Options disponible dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits : Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Menu Listes 84 Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. • Options disponibles dans un compte de type TVA :  Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. • Option disponible dans un compte de type Client Compte de produit Vous pouvez attribuer un compte de produit par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produit. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. • Option disponible dans un compte de type Fournisseur Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseur afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Onglet Banque  Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Identification 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. • Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. • Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. Menu Listes 85 5. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie Alertes (bouton Mon Tableau de bord). Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire (menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE), ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. Onglet Agence  Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Onglet Client ou Fournisseur  L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (411). De même, l'onglet Fournisseur n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (401). Coordonnées 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. Si vous utilisez une messagerie électronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette fiche.  Vérifiez que votre messagerie électronique est ouverte. • Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone E-mail puis cliquez sur l'icône pour lancer votre messagerie. Vous pouvez également accéder directement au site internet du client ou fournisseur.  Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer® ou Netscape®. • Saisissez l'adresse du Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez sur l'icône pour lancer le navigateur et consulter le site. Localiser / Vérifier l’adresse du client ou fournisseur • Bouton [Vérifier] Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). 1. Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Menu Listes 86 Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans le compte Client ou Fournisseur. 2. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. • Bouton [Plan] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Bouton [Itinéraire] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Informations supplémentaires 1. Saisissez le nom de la banque. 2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. Encours autorisé  La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients. Saisissez l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients. TVA  La partie Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. • Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, défini dans le paramétrage de votre dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Cochez alors l’une de ces deux options. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 3. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement à associer par défaut au compte. Vous pouvez définir une échéance sur les modes de paiements nécessitant ce type de précision. Définir une échéance 1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton . Menu Listes 87 La fenêtre Date d'échéance s'affiche. 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes : • à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance. Valider la création d’un compte Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. Modifier un compte 1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Menu Listes 88 Supprimer un compte  Un compte utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [OUi] pour confirmer la suppression. Consulter un compte (Uniquement disponible en mode Standard) 1. Pour consulter les écritures d'un compte, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton .  Vous pouvez consulter plusieurs comptes à la fois; ils s’ouvrent séparément dans une nouvelle fenêtre, dans un nouvel onglet. Travailler sur un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Ce bouton permet d’accéder directement à la commande TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, c’est-à-dire saisir un règlement, modifier l’écriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Travail sur un compte, page 158. Pointer un compte Vous pouvez pointer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez pointer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de pointage s’ouvre sur le compte en question et présente les écritures non pointées. 3. Pointez les écritures comme vous en avez l’habitude.  Pour plus de détails sur le pointage ou lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Pointage manuel”, page 160. Lettrer un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez lettrer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de lettrage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non lettrées. Menu Listes 89 3. Lettrez les écritures comme vous en avez l’habitude.  Pour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Lettrage”, page 161. Accéder aux informations légales (Uniquement disponible en mode Standard) Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre client doit obligatoirement être renseigné. Les états du plan de compte A partir de la liste des comptes, vous pouvez éditer des RIB, la liste des tiers, le plan de compte, etc. 1. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une édition. 2. Cliquez sur l’un des boutons situés dans la barre d'options de la liste. La fenêtre Etats "Plan de comptes" s'affichent. 3. Sélectionnez l'état de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 4. Si des critères vous sont demandés pour définir l'état, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK]. Menu Listes 90 Consulter un compte  Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes. Vous pouvez consulter plusieurs comptes à la fois. Pour cela, revenez sur le plan de compte, sélectionnez un autre compte sans fermer le compte que vous consultiez. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard). Menu Listes 91 Journaux  Menu LISTES - commande JOURNAUX  Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux, • BQ journal de banque, • HA journal des achats, • OD journal des opérations diverses, • VT journal de ventes.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créer un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options 4. Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce 5. Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. 6. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 7. Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Menu Listes 92  Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Modifier un journal 1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Menu Listes 93 Modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT  Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans votre logiciel (CB, Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les modes de paiement que vous créez. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Indiquez le code puis l'intitulé du mode de paiement. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur . 4. Validez la création du mode de paiement en cliquant sur [OK].  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Menu Listes 94 Emprunts  Menu LISTES - commande EMPRUNTS Vous allez utiliser les emprunts soit pour de simples simulations, soit pour suivre intégralement l’évolution de la dette contractée. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez visualiser tous les emprunts et toutes les simulations d’emprunts réalisés. Pour les différencier dans la liste, les simulation d’emprunts apparaissent en bleu et les emprunts actifs sont en noir. Créer un emprunt ou une simulation d’emprunt 1. Cliquez sur le bouton ou sur le bouton . 2. Si vous créez un emprunt, le tableau d’amortissement peut être complété automatiquement ou manuellement. Si le taux de l’emprunt est fixe, sélectionnez la première option dans la fenêtre Création d’emprunt et votre tableau d'amortissement sera calculé automatiquement. Dans le cas contraire, sélectionnez la seconde option et vous saisirez manuellement votre tableau d’amortissement. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. 4. Si vous saisissez un autre type d’emprunt, une fenêtre s’affiche. Indiquez le nombre d’échéance de l’emprunt puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La fiche contient 3 onglets : Emprunt, Tableau d'amortissement et Comptabilité à renseigner. En simulation, l'onglet Comptabilité n'est pas visible, les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. 6. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l’emprunt. Onglet Emprunt Dans le cas d’un emprunt à taux fixe ou d’une simulation d’emprunt La zone Renseignements concerne les données de base nécessaires à sa définition. Complétez les informations suivantes : • Capital : saisissez le montant de la somme empruntée. • Taux annuel en % : saisissez le taux de l'emprunt et sélectionnez s'il est proportionnel ou actuariel. • Durée : saisissez le nombre d'échéances et fixez la périodicité en Mois ou Ans. Menu Listes 95 • Frais : saisissez le montant des frais fixés (montant fixe ou en %) par échéance (assurance, etc.). • Montant de l'échéance : le montant calculé de l'échéance s'affiche automatiquement. La zone Date / périodicité concerne les périodes de l'emprunt. • Date de l'emprunt : indiquez la date à laquelle vous avez souscrit l'emprunt. • Périodicité : indiquez la périodicité (mensuelle, annuelle, hebdomadaire...) de votre emprunt. • Date de la 1ère échéance : indiquez la date de la première mensualité de votre échéance d'emprunt. Cette date peut-être identique à la celle indiquée précédemment. Après avoir renseigné toutes les informations liées à votre nouvel emprunt, le logiciel calcule automatiquement la date de fin d'emprunt, le capital restant dû, le total des frais, le total des intérêts, le coût total et le total de l'emprunt. D'autre part, Ciel Compta créera le tableau d'amortissement accessible dans l'onglet Tableau d'amortissement. Vous retrouverez dans la zone Informations le détail des différents montants. Cette zone n’est pas à compléter. Dans le cas d’un autre type d’emprunt Les valeurs saisies dans le tableau d’amortissement sont récupérées et totalisées. Vous retrouverez ainsi le total de l’emprunt, le total des intérêts, le total des frais mais aussi le nombre d’échéances restantes, la date de fin de l’emprunt, etc. Onglet Tableau d’amortissement Emprunt à taux fixe ou simulation d’emprunt Pour un emprunt à taux fixe ou une simulation d’emprunt, vous retrouvez dans cet onglet l’ensemble des informations concernant vos échéances d’emprunts, calculées automatiquement. Saisir le tableau d’amortissement pour un autre type d’emprunt Si vous avez choisit de créer un autre type d’emprunt, vous devez donc saisir manuellement votre tableau d’amortissement en fonction des éléments fournis par votre banque.  Pour passer d’une colonne à une autre, appuyez sur la touche . Pour revenir à la colonne Date, appuyez sur la touche . 1. Dans la première colonne, indiquez la date de la première échéance. Vous pouvez la saisir directement dans la cellule ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier . 2. Passez à la colonne Capital remboursé et saisissez le montant de votre première échéance. 3. Dans les colonnes Montant intérêts et Montant frais, indiquez les montants appliqués pour cette première échéance. 4. Dans la colonne Capital restant dû, saisissez le montant restant, à savoir le montant du capital emprunté moins la première échéance. Cette colonne sera calculée automatiquement pour les autres échéances. 5. Passez à ligne suivante pour saisir les autres échéances. 6. Pour modifier le nombre de lignes du tableau d'amortissement, utilisez les boutons suivants : • : permet d’ajouter une ou plusieurs échéances. Les lignes sont ajoutées en dernier. • : permet d’insérer une ou plusieurs échéances. Vous devrez au préalable sélectionner la ligne au dessus de laquelle la ou les échéances seront insérées • : permet de supprimer une échéance. Vous devez confirmer par le bouton [Oui]. Menu Listes 96 Vous disposez de fonctions vous aidant à la saisie dans le menu Contextuel (clic-droit). Vous pouvez ainsi: • Couper, Copier, Coller, Effacer le contenu d'une cellule. • Annuler la dernière saisie dans une cellule. • Incrémenter vers le bas : la date est recopiée dans le reste du tableau avec une incrémentation. Exemple : la première échéance est le 04/10/2012. En activant cette fonction, le logiciel complète les autres dates par 04/11/2012, 04/12/2012, 04/01/2013, 04/02/2013 etc. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul. 7. Cliquez dans la cellule et faites un clic-droit. 8. Sélectionnez la fonction que vous voulez appliquer. Vérifier les échéances comptabilisées  Ces traitements ne sont pas disponibles pour une simulation d’emprunt. Dans la colonne Comptabilisée, vous pouvez vérifier les échéances qui sont déjà enregistrées ou non. Si vous souhaitez considérer des échéances comme comptabilisées, vous pouvez le faire grâce aux options disponibles dans le menu Contextuel. Vous retrouvez les options : • Considérer comptabilisée(s) • Considérer non-comptabilisée(s)  Vous pouvez également accéder au tableau d’amortissement depuis la liste des emprunts, en utilisant le menu contextuel (clic droit). Autres traitements Ces traitements ne sont pas disponible pour une simulation d’emprunt. Modifier le tableau d’amortissement Uniquement disponible dans un emprunt à taux fixe Ce bouton permet de modifier un tableau d’amortissement. Attention, il est ensuite impossible de revenir à un emprunt à taux fixe. 1. Cliquez sur le bouton puis confirmez la conversion du tableau d’amortissement. 2. L’onglet Amortissement devient saisissable. Effectuez alors vos modifications. Générer les écritures Ce bouton permet de générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité. 1. Sélectionnez la ou les échéances arrivées à terme puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer. Vous retrouvez la ou les écritures des échéances dans la liste des écritures (accessible par le menu Comptabilité). Onglet Comptabilité Cet onglet concerne tout ce qui touche la création des opérations correspondant à vos échéances. Celui-ci n’est pas visible si vous simulez un emprunt, les échéances n’étant pas comptabilisées dans ce cas. Attention Aucune écriture ne sera générée. Menu Listes 97 Vous pouvez distinguer les comptes de frais des comptes d'intérêts. 1. Indiquez le compte de banque sur lequel va être prélevé votre échéance, le mode de paiement et le code journal qui s'y rattache. 2. Choisissez les comptes d'emprunt, d'intérêt et compte de frais sur lesquels seront ventilés les intérêts et les frais. De plus vous pouvez choisir un ou plusieurs codes analytiques correspondant à ces comptes. L’icône vous permet d’en affecter plusieurs.  Les zones Analytique ne sont accessibles que si vous avez sélectionné leur compte. 3. Dans la zone Enregistrement automatique, vous pouvez enregistrer des échéances d'emprunt en fonction du tableau d'amortissement. Pour cela, cochez l'option Passer l'écriture automatiquement. 4. Dans ce cas, vous pouvez valider votre écriture avant la date de l’échéance. Saisissez alors le nombre de jours avant cette date. Vous pouvez aussi indiquer un libellé à l’écriture, avec la possibilité d'y ajouter la date. 5. Saisissez le Libellé d’écriture et sélectionnez le format de la date. Ceci est très pratique lors de la consultation du compte. Vous voyez immédiatement la période à laquelle se rapporte votre dernière échéance. Exemple : Meuble Séjour 05/06, correspond à la mensualité du mois de mai 2006.  En cochant Passer l’écriture automatiquement, les écritures des échéances arrivées à terme sont générées par votre logiciel. Il vous reste à les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIE. 6. Une fois que vous avez fini de renseigner la fiche de l’emprunt ou de simulation d’emprunt, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifier un emprunt 1. Sélectionnez l’emprunt que vous souhaitez modifier dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton dans la barre d’actions. 3. Faites vos modifications dans la fiche de l’emprunt. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos modifications. Supprimer un emprunt 1. Sélectionnez l’emprunt ou la simulation d’emprunt que vous souhaitez supprimer dans la liste. 2. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression de l’emprunt. L’emprunt supprimé disparaît alors de la liste des emprunts. Simuler un emprunt Vous pouvez simuler un emprunt. C’est le même principe que la création d’un emprunt sans l’onglet Comptabilité. Voir Créer un emprunt ou une simulation d’emprunt, page 94. Passer un emprunt actif Si vous avez simulé des emprunts, ils sont en bleu dans la liste des emprunts afin de les différencier des emprunts actifs. Vous avez donc la possibilité de passer les simulations d’emprunts en emprunt actif. 1. Sélectionnez un emprunt en simulation dans la liste. Menu Listes 98 2. Cliquez sur le bouton . Un message vous informe que ce choix est irréversible. 3. Votre emprunt s’ouvre alors directement dans l’onglet Comptabilité. Renseignez les zones Enregistrement d’une échéance et Enregistrement automatique. 4. Validez votre emprunt en cliquant sur [OK]. Votre simulation apparaît alors comme un emprunt actif dans la liste. Consulter un compte d’emprunt Vous pouvez consulter les écritures de votre emprunt. 1. Sélectionnez l’emprunt dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Consultation du compte d’emprunt s’ouvre et liste toutes les opérations rattachées à l’emprunt. Vous trouverez plus de détails sur cette fenêtre dans le paragraphe “Consulter un compte”, page 90 Réalisation d’emprunt La réalisation de l'emprunt est une opération spécifique. Celle-ci ne doit être effectuée qu’au moment où la somme qui vous est prêtée par la banque est versée sur votre compte. La réalisation de l’emprunt consiste à enregistrer l'emprunt et à passer l’opération de recette c'est-à-dire la somme d’argent que vous allez recevoir de votre agence bancaire. 1. L'opération de réalisation d'emprunt vous est demandée automatiquement suite à la création d'un emprunt. Si toutefois, vous n'avez pas effectué cette opération à ce moment là, activez la liste des emprunts : 2. Sélectionnez l'emprunt pour lequel la banque vous a versé l'argent. 3. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Dans la fenêtre Écriture de réalisation de l'emprunt : 4. Par défaut, la date du jour est affichée, indiquez la Date de réception de l’argent sur votre compte si celle-ci est différente. Le Libellé de l'écriture de l'emprunt, le Code journal et le Compte de banque sur lequel est versé la somme prêtée par votre banque et le Montant sont affichés en fonction des informations renseignées lors de la saisie de votre emprunt. Vous pouvez toujours les modifier. 5. Saisissez le Mode de paiement et le N° de pièce. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la réalisation de l'emprunt. Remboursement d’emprunt Le remboursement de l'emprunt consiste à générer une écriture de dépense afin de rembourser l’emprunt. Vous pouvez procéder à un remboursement total ou partiel de l’emprunt. 1. Dans la liste des emprunts, sélectionnez l'emprunt que vous allez rembourser. Menu Listes 99 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez si vous souhaitez rembourser votre emprunt en totalement ou partiellement. • Remboursement total : une écriture de remboursement est générée, l'emprunt est soldé et les échéances restantes sont supprimées. • Remboursement partiel : une écriture de remboursement est générée. Le tableau d'amortissement ne sera pas mis à jour automatiquement. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre Écriture de remboursement de l'emprunt : 5. Par défaut, la date du jour est affichée, indiquez la date du remboursement de l'emprunt si celle-ci est différente. 6. Le Code journal, le Libellé de l'écriture de l'emprunt, le Compte de banque depuis lequel est remboursé la somme prêtée par votre banque sont affichés en fonction des informations renseignées lors de la saisie de votre emprunt. Modifiez-les si nécessaire. 7. Saisissez le mode de paiement, le N° de pièce, le montant remboursé. S'il s'agit d'un remboursement total de l'emprunt, vous devez saisir les frais et intérêts dans les zones Dont intérêts et Dont frais si vous les incluez au montant remboursé. 8. Si vous payez les frais de remboursement anticipés, indiquez : • le Montant de ces frais, • le Compte sur lequel les frais de remboursement seront comptabilisés, • et éventuellement un code analytique. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre remboursement. Frais de dossier Vous pouvez saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l’emprunt. 1. Dans la liste des emprunts, sélectionnez l'emprunt pour lequel vous avez des frais de dossier. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Saisie au kilomètre s'ouvre. Vous pouvez donc saisir vos frais de dossier concernant cet emprunt. 3. Par défaut, le logiciel propose le libellé de l'écriture "Frais de dossier sur l'emprunt...". Modifiez-le si vous le souhaitez. 4. Saisissez ensuite l'écriture à l'identique d’une saisie au kilomètre. Voir Saisie au kilomètre, page 147. Menu Listes 100 Familles Top Saisie  Menu LISTES - commande FAMILLES TOP SAISIE Affecter une famille à un modèle de saisie permet de faciliter sa recherche dans l'assistant de saisie. La commande FAMILLES TOP SAISIE du menu LISTES regroupe les familles Top Saisie prédéfinies par le logiciel et celles que vous créez.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie. Créer une famille Top Saisie 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche. 2. Saisissez l'intitulé de la famille. 3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant sur la flèche . 4. Validez la création de la famille en cliquant sur [OK].  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active. Menu Listes 101 Modifier une famille Top Saisie 1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une famille Top Saisie 1. Pour supprimer une famille, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Menu Listes 102 Modèles/abonnements  Menu LISTES - commande MODÈLES/ABONNEMENTS La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES regroupe les modèles et abonnements que vous créez.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Principe A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement. Créer un modèle ou un abonnement Créer un modèle 1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom du modèle. 4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. L’icône ouvre la liste des familles Top Saisie existantes. 5. Saisissez l’écriture modèle puis validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [OK]. Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles. Créer un abonnement 1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement 4. Cochez l’option Activer l’écriture automatiquement si vous le souhaitez. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). Vous pouvez ajouter le mois et l’année au libellé de l’écriture, et enregistrer l’abonnement X jours avant. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. 8. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [OK]. L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements. Menu Listes 103 Modifier un modèle ou un abonnement 1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un modèle ou un abonnement Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . Saisir une écriture à partir d’un modèle 1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie) puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez votre écriture. Passer un modèle en abonnement Vous pouvez passer le modèle sélectionné en abonnement sans avoir à recréer et compléter la totalité des informations. Le modèle est alors supprimé. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez transformer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer le modèle Vous pouvez créer un modèle similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Menu Listes 104 Dupliquer en abonnement Ce bouton permet de dupliquer votre modèle afin de le transformer en abonnement tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez passer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer un abonnement Vous pouvez créer un abonnement similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l’abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez la périodicité de ce nouvel abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer en modèle Ce bouton permet de dupliquer votre abonnement afin de le transformer en modèle tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous voulez passer en modèle. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Menu Listes 105 Formats d’import relevé  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ  Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez. Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Voir Relevé bancaire, page 135. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format. Créer un format d’import des relevés bancaires Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. 1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’affiche : 2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flèche de la liste déroulante. Menu Listes 106 Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel Ciel.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel® , vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Import au format QIF Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF (US). La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Menu Listes 107 Import au format OFX Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Modifier un format d’import des relevés bancaires 1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un format d’import des relevés bancaires 1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un format d’import relevé 1. Sélectionnez dans la liste le format d’import à dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, nommez la copie puis cliquez sur le bouton [OK]. Autres actions sur les formats d’import relevé Les deux boutons permettent de renommer ou vérifier un format préalablement sélectionné. L'option Voir le type cochée permet de savoir si les formats d'import sont de type standard (livré avec le logiciel) ou utilisateur (créés par vous-même). Menu Listes 108 Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ  Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent l’attribution automatique d’un compte, d’un mode de paiement aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis affecte le compte, le mode de paiement, définis dans la règle. A l’activation de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. Toutes les règles définies y compris lors de la saisie du relevé bancaire sont listées dans cette fenêtre. Vous pouvez les modifier, supprimer ou encore définir de nouvelles règles. Créer une règle d’affectation  Une règle d’affectation peut être directement définie lors de la saisie d’un relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. 1. Au préalable, munissez-vous d’un relevé bancaire et repérez les opérations récurrentes susceptibles de faire l’objet d’une règle, par exemple les Commissions Cartes Bancaires. 2. Cliquez sur la flèche du bouton [Créer] et dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez l’une des fonctions : Créer une règle «affectation relevé» sans assistant ou Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant. Menu Listes 109 Créer une règle d’affectation sans l’assistant Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» sans assistant, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez le compte de banque sur lequel l’opération est saisie. 2. L’option Activer cette règle est cochée par défaut. Décochez-la si toutefois vous ne voulez pas prendre en compte la règle dans les prochaines saisies du relevé bancaire. Vous pourrez la réactiver à tout moment via le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Voir Activer / Désactiver la sélection, page 111. 3. Lors de l’import du relevé bancaire, le logiciel reconnaît une opération répondant à une règle par le libellé et/ou par le montant. Pour définir les conditions de détection d’une opération, cochez une des options suivantes ou les deux : • Le libellé de l’opération : choisissez dans la liste déroulante un opérateur : est égal à, contient, commence par, finit par et saisissez le libellé. • Le montant de l’opération : choisissez dans la liste déroulante s’il s’agit d’un débit ou crédit puis indiquez le montant. Dans la zone +/-, saisissez éventuellement un écart. Par exemple, votre montant est de 30.24 et vous indiquez plus ou moins 0.01. Les montants 30.23 et 30.25 seront également reconnus. 4. Dans la zone Compte, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes.  La ventilation sur plusieurs comptes n’est possible que si la règle a une condition sur le montant. 5. Choisissez éventuellement le Mode de paiement à affecter à l’opération. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une règle d’affectation avec l’assistant  La création d’une règle d’affectation avec l’assistant est identique à la création d’une règle dans la saisie du relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant, un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 1. Choisissez le compte de banque sur lequel sera appliqué la nouvelle règle et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la seconde étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. 3. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez Menu Listes 110 ces conditions. Pour cela, vous pouvez : • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, cliquez sur l’icône pour choisir un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 118. 6. Indiquez le mode de paiement. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Menu Listes 111 Classer les règles Le logiciel applique les règles dans l’ordre de la liste. Par exemple, la règle qui s’applique à la première opération du relevé bancaire doit se trouver en première position dans la liste. Sélectionnez la règle à déplacer et utilisez les icônes et . Modifier une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle 1. Sélectionnez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Dupliquer une règle 1. Sélectionnez la règle concernée et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon. 3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale. Renommer une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Passer en interne / en externe Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer / Désactiver la sélection Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. Menu Listes 112 La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton située à droite de la fenêtre et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle déjà existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur l’icône située à droite de la fenêtre et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Menu Listes 113 Autres listes  Menu LISTES - commande AUTRES LISTES  Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Agenda, les Formes juridiques, les Titres et les Fonctions sont des tables. Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Sélectionnez la liste que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. • Pour ajouter un élément à une liste, sélectionnez la liste puis cliquez sur le bouton . • Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . Menu uniquement disponible en mode standard L’assistant Top Saisie Enregistrer les abonnements Relevé bancaire Saisie des A-nouveaux Saisie Kilomètre Menu Saisies Menu Saisies 115 Vue d’ensemble La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité. Pour cela, vous disposez : • de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie, • de grilles de saisies guidées : rapide (FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE, ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT) et normal (FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT), • de la saisie au kilomètre. En mode SAISIES GUIDÉES, vous enregistrez vos pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous permet de saisir les différentes lignes de plusieurs pièces à des dates différentes mais toujours sur le même mois. Ce menu vous permet également de saisir des A-nouveaux, des relevés bancaires ou encore d’enregistrer les écritures d’abonnements. Menu Saisies 116 Généralités sur les saisies Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser l'un des différents modes de saisie mis à votre disposition. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 176. Les saisies guidées  Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables. Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, votre logiciel met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Si vous tenez une comptabilité en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes : • facture/avoir client : pour enregistrer les factures ou avoirs émis à vos clients • facture/avoir fournisseur : pour enregistrer les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • encaissement : pour enregistrer les règlements des factures ou avoirs clients. • paiement : pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs. Menu Saisies 117 La saisie au kilomètre  Menu SAISIES ou EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 205. La palette d’informations  A partir d'une fenêtre de saisie d'écriture, bouton [Palette]. Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une fenêtre, nommée Palette d'informations, présente les données suivantes : Pour déplacer la palette d'informations Cliquez dessus, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, glissez-la jusqu'à l'emplacement voulu. Pour masquer la palette d'informations Vous avez deux possibilités : • Activez le menu contextuel (clic droit sur la palette) puis sélectionnez la commande MASQUER LA PALETTE D'INFORMATION. • Cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. Définir et utiliser des comptes de contrepartie  en saisie au kilomètre Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir : Mouvement L’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce. Lorsque vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté. Débit Total des écritures débitrices du mouvement. Crédit Total des écritures créditrices du mouvement. Solde D Solde débiteur du mouvement ou du compte. Solde C Solde créditeur du mouvement ou du compte. Compte Numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le curseur. Solde B + V D Solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne. Solde B + V C Solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne. Menu Saisies 118 • un compte de contrepartie, • le libellé qui sera affecté au débit de l'écriture, • le libellé qui sera affecté au crédit de l'écriture, • le prochain numéro de pièce à affecter à l'écriture imputée au journal. En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le même journal est proposé par défaut dans la zone Pièce N°. Il est également repris comme N° Pointage. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le journal est automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas. Solder la pièce sur la dernière ligne d'écriture  en saisie au kilomètre Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard ou validée, elle doit être équilibrée, c'est-à-dire que le total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices. Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton [Solde] pour calculer le montant permettant de l'équilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon le cas. Ventiler sur plusieurs comptes  à partir d'une zone de sélection d’un compte - icône . Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant global est affiché en haut de la fenêtre ainsi que le montant restant à affecter.  Le total des répartitions doit être égal au montant global de l'opération. 1. Cliquez dans la colonne N°compte et sélectionnez le premier compte sur lequel l'opération est répartie. La zone Intitulé du compte est renseignée automatiquement lorsque vous passez à une autre zone. 2. Saisissez le Montant de la répartition. 3. Procédez à l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opération doit être ventilée. 4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton [OK]. Menu Saisies 119 L’assistant Top Saisie  Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Vous devez au préalable créer des modèles de saisie afin de pouvoir utiliser l’assistant Top Saisie. Voir Créer un modèle ou un abonnement, page 117. 1. Cochez l'option Ne pas afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 2. Sélectionnez l'opération que vous souhaitez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.  Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Menu Saisies 120 Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d'une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat TTC au crédit du compte Fournisseur. HT au débit du compte Achats. TVA au débit du compte TVA déductible. TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. TTC au débit du compte Fournisseur. J'envoie une facture de vente Mon client me paye TTC au débit du compte Client. HT au crédit du compte Ventes. TVA au crédit du compte TVA collectée. TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. TTC au crédit du compte Client. J'enregistre une note d’essence Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Carburant. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. J'enregistre une dépense de papeterie Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Menu Saisies 121 Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. Menu Saisies 122 En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures à payer par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye les mensualités de ce prêt Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. Montant HT au débit du compte Achats. Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Montant TTC au débit du compte Fournisseur. Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé «Traite Dupont» et la date d'échéance. Menu Saisies 123 Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs diffé- rentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. La traite est retirée de mon compte à l'échéance Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. J'ai un crédit de TVA TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Menu Saisies 124 Enregistrer les abonnements  Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Cette liste affiche les écritures périodiques arrivées à échéance mais qui ne sont pas encore enregistrées. Exemple Vous créez le 15 du mois, une opération dont l'échéance est au 5 et dont la date de début est dans ce même mois. Il en résulte une échéance qui n'a pas encore été enregistrée : celle du mois courant. Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement.  Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coché la case Activer l'écriture automatiquement (dans la fenêtre Périodicité) lors du paramétrage de l’abonnement. Voir Créer un abonnement, page 214. Pour que la liste des écritures périodiques à enregistrer s'affiche automatiquement à l'ouverture de votre dossier, cochez la case Lancer «Enregistrer les abonnements» à l'ouverture du fichier. • Sélectionnez les opérations à enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier une écriture d’abonnement 1. Sélectionnez l’écriture d’abonnement dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Passer une écriture d’abonnement plus tard 1. Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Menu Saisies 125 Passer une écriture d’abonnement maintenant 1. Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Enregistrer toutes les écritures Pour enregistrer toutes les écritures immédiatement. 1. Cliquez directement sur le bouton sans sélection d’écritures. 2. Un message vous demande de confirmer l'enregistrement de toutes les écritures. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Menu Saisies 126 Les saisies guidées Dans ce mode de saisie, les informations sont proposées par défaut selon les paramètres du dossier définis pour les racines de comptes et selon les valeurs indiquées par défaut dans les préférences comptables.  Reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (Touche ) : à partir du sommaire, chapitre Création et mise en place d’un dossier § Définir les options du dossier. La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de saisie par le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie définis, entre autres, dans les valeurs par défaut (comme le compte de contrepartie dans les fiches des journaux). Vous disposez des grilles suivantes : • facture/avoir client rapide, • facture/avoir fournisseur rapide, • encaisser un montant, • régler un montant. Saisir une facture/ un avoir client ou fournisseur rapide  Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE pour client ou pour fournisseur Les saisies rapides d’un avoir ou d’une facture, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie d'écritures Facture/Avoir client rapide Attention ! Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage ne figurent pas dans ces grilles de saisie en tant que zones à renseigner. Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramé- trées pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas renseignées. Menu Saisies 127 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Le libellé de l'écriture peut correspondre soit à l'intitulé du compte soit au numéro de facture ou au numéro de l’avoir selon votre précédent choix . Sélectionnez l’une des deux options. Le bouton permet de saisir un commentaire pour l'écriture. 3. La date du jour est proposée par défaut. Modifiez-la si nécessaire. 4. Cliquez sur l'icône d'appel de liste et choisissez le compte Client ou Fournisseur.  Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 5. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Le reste est calculé automatiquement. 6. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnezle en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. Ventiler sur plusieurs comptes • Pour ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes de contrepartie, activez l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes. Dans ce cas, la fenêtre affiche une grille de saisie vous permettant de saisir les comptes et les montants répartis. Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. 1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la colonne Montant HT. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Enregistrer comme modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 214. Voir Créer un abonnement, page 214. Enregistrer l’écriture  L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez consulter ou modifier votre écriture via la liste des écritures (menu LISTES).  Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement, vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens : au débit ou au crédit. Menu Saisies 128 Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 170. Encaisser ou régler un montant  Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - ENCAISSER UN MONTANT ou RÉGLER UN MONTANT pour ENCAISSER ou pour RÉGLER Ces commandes permettent d'enregistrer rapidement : • les règlements issus de vos clients, par le montant encaissé, • ou les règlements effectués à vos fournisseurs, par le montant décaissé. L'intégralité des écritures clients ou fournisseurs (selon le cas) est reprise, quel que soit le mode de saisie utilisé. Exemple Grille de saisie Encaisser un montant 1. Recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu ou décaissé : pour cela, saisissez ce montant dans la zone Montant. Vous pouvez préciser le Compte en saisissant une racine de compte. 2. Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, sélectionnez l’option Affiner la recherche à partir Menu Saisies 129 du bouton . Vous pouvez préciser alors la date d'échéance dans la zone Non réglé au, le N° de pièce. 3. Appuyez sur pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés. 4. Sélectionnez dans la liste la facture à régler. Pour visualiser l'écriture avant d'enregistrer le règlement • Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie correspondante s'ouvre, avec tous les éléments automatiquement attribués s'ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance, paiement, etc.). Vous pouvez effectuer les opérations réalisables dans les autres grilles de saisie : imprimer, valider l'écriture. Pour enregistrer le règlement sans obtenir le détail de l'écriture • Vérifiez que la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer n'est pas cochée puis cliquez sur le bouton . Dans ce cas, votre logiciel procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre le règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la grille de saisie correspondante afin d'y être rectifiée. Les régimes de TVA Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère. Encaisser un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR VENTES), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Encaisser un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Régler un montant Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (PARAMÈTRES TVA - TVA SUR ACHATS), lorsque vous saisissez une facture/avoir fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec la commande Régler un montant, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA (Compte fournisseur - onglet Fournisseur) Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres TVA - TVA sur les achats. Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. Menu Saisies 130 Saisir une facture / un avoir client ou fournisseur  Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR pour les clients et pour les fournisseurs Les saisies guidées d’une facture ou d’un avoir, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences sont : • le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur. • le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Exemple Grille de saisie guidée Facture/Avoir client 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou sera libre, en cochant l'une des deux options. 3. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats (selon le cas). Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste présentée en fin de zone, puis sélectionnez le journal adéquat dans la liste proposée. 4. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur l'icône . Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.  Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. Menu Saisies 131 Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire. Il correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture ou l’avoir. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. 5. La Date du jour est proposée comme date du mouvement. Modifiez-la éventuellement. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. 6. Dans la zone Réf. pointage/let, le numéro de facture est proposé par défaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous enregistrerez. Vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Ventiler sur plusieurs comptes • Par défaut, l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes est activée. Dans la grille de saisie, le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le Compte de TVA pour les lignes de contrepartie. 1. Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorité. 2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur le bouton . Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement. 3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes. Ventiler sur un seul compte • Pour ventiler sur un seul compte, activez l'option Ventiler sur ...Un compte. • Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnezle en cliquant sur l'icône . Si un compte de TVA est attribué au compte de charge ou de produit que vous indiquez et que le taux de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Générer un modèle ou un abonnement Voir Créer un modèle, page 214. Voir Créer un abonnement, page 214. Enregistrer l’écriture  L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un avoir client, une facture fournisseur. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez consulter ou modifier votre écriture via la liste des écritures (menu LISTES). Menu Saisies 132  Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement, vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens : au débit ou au crédit. Effacer l’écriture Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. La palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 170. Paiement et Encaissement  Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - PAIEMENT ou ENCAISSEMENT Le Paiement et l’Encaissement permettent d'enregistrer respectivement les règlements de vos fournisseurs et ceux de vos clients. 1. Le libellé de l’écriture de paiement ou d’encaissement peut correspondre à l’intitulé du compte ou à l’intitulé que vous saisirez dans la zone Libellé. En fonction de votre choix, cochez l’une des deux options : Libellé=intitulé du compte ou Libellé libre. 2. Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre à un journal de type ventes ou achats. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'icône d'appel de liste présentée en fin de zone puis sélectionnez le journal adéquat . 3. Sélectionnez le compte Client ou Fournisseur en cliquant sur l'icône .  Vous pouvez consulter le compte client sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. 4. Passez à la zone suivante. Votre logiciel détecte alors les factures non réglées sur le compte que vous venez de sélectionner. Ceci afin de vous faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage. Menu Saisies 133 Les factures correspondent aux règlements à enregistrer 1. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au règlement à enregistrer. Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant simultanément sur la touche et en cliquant sur les lignes concernées. 2. Cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture pour lettrer automatiquement la facture et son règlement. 3. Cliquez sur le bouton [Régler]. Le logiciel récupère alors des informations des mouvements sélectionnés. 4. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. Complétez les zones suivantes : la Date du règlement, le Libellé, le N° de la Pièce et le numéro de compte Banque. Les factures ne correspondent pas aux règlements à enregistrer Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au règlement que vous voulez enregistrer : 1. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Vous revenez à la fenêtre Paiement ou Encaissement. 2. Renseignez les différentes zones de la pièce : • la Date de l’écriture : la date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez la modifier. Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte, la date Echéance est alors automatiquement calculée selon la date de la facture. • le paiement : cliquez sur l'icône d'appel de liste et sélectionnez le mode de paiement utilisé puis cliquez sur [OK]. • la Date de valeur : correspond à la date réelle d’encaissement. Celle-ci diffère de la Date de l’écriture lorsque vous enregistrez une écriture avant le dépôt à la banque. • le N° de Pièce : cette zone n’est pas obligatoire et celle-ci ne s’affiche pas si votre mode de paiement est le chèque. Ce numéro correspond généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture. Le bouton , situé à la fin de la zone Libellé, permet de saisir un commentaire pour l'écriture. • le Libellé : Si, dans la zone Option de la fenêtre, vous avez coché Libellé=intitulé du compte, le libellé du compte est automatiquement affiché dans cette zone. Dans le cas contraire, saisissez un libellé. • la référence pointage/let : le numéro de la pièce est reporté par défaut dans cette zone et servira pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez en fonction de son pointage. Vous pouvez le modifier. • le montant total de la facture en TTC. • le compte banque : il s’agit du compte de contrepartie associé au journal. Celui-ci est renseigné par défaut si vous l’avez déclaré dans la fiche du journal (menu LISTES - commande JOURNAUX). Menu Saisies 134 • les lignes de TVA : selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier, la grille de saisie diffère et affiche une partie supplémentaire. Les régimes de TVA Encaissement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur ventes), lorsque vous saisissez une facture client, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne devrez la payer que lorsque vous aurez encaissé le règlement. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande ENCAISSEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA collectée. Paiement Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements (Paramètres TVA - TVA sur achats), lorsque vous saisissez une facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne pourrez la récupérer que lorsque vous aurez payé/réglé la facture. Lorsque vous enregistrez le montant du règlement via la commande PAIEMENT, si vous avez sélectionné la facture dont vous souhaitez enregistrer le paiement, votre logiciel vous propose de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de TVA déductible. Cas particulier des fournisseurs : gestion de la TVA Il est possible d'indiquer dans la fiche d'un compte fournisseur (onglet Fournisseur) un régime de TVA différent de celui indiqué dans les paramètres de TVA, au niveau de la zone TVA sur achats (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA). Exemple Vous êtes assujetti au régime de TVA sur les débits dans les paramètres TVA. Votre fournisseur DUBOIS, lui, est assujetti au régime de TVA sur les encaissements (zone cochée dans la fiche de son compte, onglet Fournisseur). La TVA sera alors récupérable pour ce fournisseur en particulier au moment du paiement de la facture. Enregistrer le paiement ou l’encaissement 1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Lorsque vous cliquez dans la première cellule, la liste déroulante est activée. Vous pouvez alors sélectionner le taux de TVA à appliquer. Les comptes de TVA (en attente, à reverser ou collectée selon votre cas) définis dans les paramètres de TVA du dossier, sont alors repris automatiquement. Le montant de la TVA est aussi calculé automatiquement. Menu Saisies 135 Relevé bancaire Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE  Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont ainsi intégrées dans votre compte de banque.  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1 : choix du journal 1. Dans la zone Code Journal, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis sélectionnez le journal sur lequel les opérations du relevé bancaire seront enregistrées.  Le même Journal sera repris automatiquement à chaque fois que vous saisirez un relevé ; le journal étant toujours le même en saisie relevé bancaire. 2. Dans la zone N° de compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste pour choisir le compte sur lequel les lignes du relevé bancaire seront enregistrés. Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton Menu Saisies 136 Etape 2 : choix du mode de saisie 3. Deux modes vous sont proposés : soit vous saisissez manuellement le relevé bancaire, soit vous importez les lignes du relevé bancaire. Cochez l’option de votre choix. Si vous avez opté pour l’import du relevé bancaire Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du compte, onglet Banque, deux étapes supplémentaires sont proposées. 1. Cliquez sur l’icône puis choisissez le format d’import.  Vous pouvez créer votre format d’import s’il ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton [Créer]. Voir Créer un format d’import des relevés bancaires, page 122. 2. Sélectionnez, dans l’étape suivante, le fichier fourni par votre banque. Etape 3 : Informations relevé bancaire Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette étape s’affiche. 4. Indiquez la période du relevé bancaire en choisissant la Date de début et la Date de fin. 5. Saisissez la Référence du relevé bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche. Menu Saisies 137 Fenêtre de saisie du relevé bancaire Dans cette fenêtre, vous pouvez : • saisir manuellement les opérations figurant sur votre relevé bancaire papier, • vérifier et compléter les lignes du relevé bancaire importées dans votre logiciel. Saisir manuellement le relevé bancaire 1. Cliquez dans la colonne Date. Sélectionnez la date de l’opération à l’aide de l’icône du calendrier . 2. Appuyez sur la touche de votre clavier pour passer à la colonne suivante. 3. Saisissez le montant de l’opération dans la colonne Montant débit ou Montant crédit selon le type d’opé- ration. 4. Passez à la colonne suivante. Sélectionnez le numéro de compte sur lequel l’opération a été enregistrée en cliquant sur l’icône liste. Si l’opération a été mouvementée sur plusieurs comptes, cliquez sur l’icône pour indiquer tous les comptes puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 174. Le nom du compte s’affiche automatiquement dans la colonne Intitulé du compte.  Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. 5. Dans la colonne Code mode de paiement, sélectionnez à l’aide de l’icône Liste le mode de paiement de l’opération. 6. Dans les colonnes suivantes, saisissez si nécessaire le Numéro de pièce et le Libellé de l’opération. 7. Si vous avez renseigné des opérations qui sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 8. Une fois que vous avez saisi toutes les opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Menu Saisies 138 Vérifier le relevé bancaire importé Toutes les opérations de votre relevé bancaire ont été récupérées et sont affichées dans la grille de saisie. 1. Vérifiez les écritures. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la. 2. Si des opérations sont déjà inscrites dans votre comptabilité, décochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 3. Sélectionnez le ou les N° de Compte sur lequel l’opération est enregistrée en cliquant soit sur l’icône soit sur l’icône . 4. Indiquez également le code mode de paiement de chaque opération.  Si une règle d’affectation est appliquée sur une opération, ces éléments sont déjà renseignés. Par ailleurs, vous pouvez créer une règle d’affectation directement à partir de cette grille de saisie. Créer une règle d’affectation 1. Cliquez sur la ligne de l’opération concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Créer une règle]. Un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 3. Dans la première étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez : • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Saisies 139 5. Dans la seconde étape, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 174. 6. Indiquez le mode de paiement 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Les boutons Ce bouton permet de supprimer toutes les opérations présentées dans le relevé. Dans ce cas, vous devrez tout re-saisir ou réimporter le fichier d’import. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie afin de la continuer ultérieurement. Lorsque vous activerez de nouveau la commande relevé bancaire, un message vous demandera alors si vous voulez continuer la saisie en cours ou en créer une nouvelle. Dans le cas d’une saisie manuelle, ce bouton permet de passer à la méthode de l’import du relevé bancaire. Dans l’autre cas, ce bouton permet de réimporter le relevé fourni par votre banque si par exemple vous vous êtes trompé de relevé. Ce bouton permet de créer une règle d’affectation directement à partir d’une ligne saisie. Ces deux boutons permettent respectivement de modifier ou de consulter le compte sélectionné dans la grille de saisie. Menu Saisies 140 Enregistrer le relevé bancaire Une fois que vous avez saisi ou complété toutes les opérations, cliquez sur le bouton . Votre relevé est validé et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures de votre relevé dans la liste des écritures. Il ne vous restera plus qu’à les pointer. Menu Saisies 141 Saisie Z de caisse  Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE  Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. La commande SAISIE Z DE CAISSE permet d’enregistrer les écritures comptables du ticket Z ainsi que les écarts de caisse. Cette saisie se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. A l’activation de la commande SAISIE Z DE CAISSE, la fenêtre de saisie s’affiche :  La première fois que vous utilisez cette commande, la grille de saisie est vide. Par la suite, le libellé, le taux de TVA, le compte des ventes seront conservés et dans la seconde étape, le libellé, le compte du règlement ainsi que le code mode de paiement, à l’exception des comptes clients.Il ne vous restera plus qu’à saisir vos montants. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit dans la fenêtre), plusieurs fonctionnalités peuvent vous aider dans la saisie, notamment les commandes suivantes : • CONSULTER LE COMPTE : permet d’ouvrir la fenêtre de consultation d’un compte. • SOLDER : permet de compléter le montant de la dernière ligne et solder le reste à répartir. Permet d’interrompre Grille de saisie votre travail sans perdre les informations saisies. Permet de tout effacer. Permet de modifier ou consulter le compte de la ligne saisie. Permet de passer à la seconde étape. Menu Saisies 142 Saisie  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. Etape 1 Cette étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par type (exemple : boucherie, épicerie, etc.). 1. Munissez-vous de votre ticket Z. 2. Vérifiez que la date proposée est exacte. 3. Saisissez le numéro du ticket Z. Ce numéro est important en cas de contrôle fiscal. 4. Indiquez le nombre de clients passés en caisse dans la journée, dans la zone correspondante. Sur un ticket Z, le nombre de clients peut être exprimé par un nombre de paniers ou autre. 5. Saisissez le total des ventes TTC à répartir. 6. Cliquez sur la touche de votre clavier. Les zones Panier moyen et Reste à répartir sont alors calculées automatiquement. 7. Dans la colonne Libellé vente, indiquez le nom de la répartition. Exemples : épicerie, boucherie. 8. Saisissez le Montant TTC puis le taux de TVA de la vente. Le Montant TVA et le Montant HT sont calculés automatiquement. 9. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez un compte. 10. Répétez l’opération pour toutes les répartitions des ventes. 11. Vérifiez que la zone Reste à répartir est vide. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant] situé en haut de la fenêtre. Etape 2 Cette seconde étape vous permet de saisir le détail de vos ventes par mode de paiement (exemple : chèques, espèces, comptes clients, etc.). Dans la partie supérieure de la fenêtre, les informations du ticket Z sont rappelées. Les zones Total Règlements et Ecart de caisse se renseigneront au fur et à mesure de la saisie des différents modes de Menu Saisies 143 règlements. 13.Dans la colonne Libellé règlement, indiquez le nom du mode de paiement. Par exemple : CB, chèque, espèces, etc. Si vous laissez cette zone vide, c’est le libellé du compte ou du code mode de paiement qui sera pris en compte. 14.Saisissez ensuite le montant de répartition du règlement. 15.Dans la colonne Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste puis selon le mode de paiement, cochez l’option Clients, Autres tiers ou Financiers : • Clients : ce type de compte est utilisé pour les clients qui ont un compte. • Autres tiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements par ticket restaurant, bons d’achats... • Financiers : ce type de compte est utilisé pour les règlements de type chèque, carte bancaire. Exemple Pour un mode de paiement de type chèque, le compte le plus souvent utilisé est le compte financier 511200 chèques à encaisser. 16.Indiquez éventuellement un code mode de paiement. 17.Répétez l’opération pour tous les règlements. Conserver le client dans la saisie Les comptes clients sont les seuls qui ne sont pas récupérés automatiquement dans les prochaines saisies d’un Z de caisse. Cependant, vous avez quand même la possibilité de les garder. Pour cela, sélectionnez la ligne d’un compte client et cliquez sur le bouton [Conserver le client]. Vous pouvez aussi faire un clic-droit et choisir la commande CONSERVER LE CLIENT DANS LA SAISIE. Lettrer une ligne d’écriture (Uniquement disponible en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans cette grille de saisie. 1. Pour cela, sélectionnez la ligne de l'écriture. 2. Cliquez sur le bouton [Lettrer]. Permet de repasser à la première étape. Permet d’enregistrer la saisie Z de caisse Permet de garder le compte client dans la grille de saisie. Menu Saisies 144 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie. Voir Lettrage manuel, page 226. Enregistrer les écritures Ecart de caisse Lorsque vous avez un écart de règlement, celui-ci est calculé et s’affiche dans la zone Ecarts de caisse. Cet écart passera sur le compte d’écart de caisse positif ou négatif choisi dans les paramètres de comptabilité. 1. Si ces comptes n’ont pas encore été déterminés, vous ne pouvez pas enregistrer vos écritures. Cliquez alors sur le bouton [Enregistrer plus tard]. 2. Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ, cliquez sur l’onglet Racines/Défauts et attribuez les comptes d’écart de caisse. 3. Activez de nouveau la commande SAISIE Z DE CAISSE et cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Procédez à l’enregistrement. Enregistrer 1. Par défaut, les écritures sont enregistrées en Brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Vous pouvez visualiser vos écritures de caisse dans la liste des écritures (menu LISTES OU EXPERT COMPTABLE - commande ÉCRITURES OU LISTE DES ÉCRITURES). Lors de vos prochaines saisies, la plupart des informations seront conservées. Si des répartitions des ventes ou des règlements ne sont pas dans le ticket Z du jour, vous pourrez les laisser vides. Menu Saisies 145 Saisie des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX  Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes située à gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de comptes correspondant à votre saisie. 2. Saisissez les A-nouveaux compte par compte dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Les comptes doivent être équilibrés.  Si le compte n’existe pas, vous pouvez en créer un directement en cliquant sur le bouton [Créer un compte]. Voir Créer un compte, page 89. 3. Répétez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.  Si un compte n'est pas équilibré, un message vous le signale et il est impossible d'enregistrer. Cliquez alors sur le bouton [OK] puis corrigez afin d'obtenir un Montant Débit égal au Montant Crédit. 5. Une fenêtre s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK].  Vous pouvez visualiser les écritures du report des A-nouveaux dans la liste des écritures. Menu Saisies 146 Ce bouton permet de supprimer tous les montants saisis. Dans ce cas, un message vous demandera de confirmer la suppression. Ce bouton permet d’interrompre votre saisie et de la continuer ultérieurement sans perdre les montants déjà saisis. Ce bouton permet de créer un compte sans quitter la fenêtre de saisie. Vous validez la saisie et toutes les opérations sont enregistrées en écriture. Vous pouvez visualiser les écritures des A-nouveaux dans la liste des écritures (Menu EXPERT COMPTABLE ou LISTES - commande LISTE DES ÉCRITURES ou ÉCRITURES). Menu Saisies 147 Saisie au kilomètre  Menu SAISIES - commande SAISIE KILOMÈTRE  Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. A titre d'exemple, nous allons détailler la saisie d'une facture client.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'entête Calcul automatique/Calcul manuel L’option Calcul automatique est cochée par défaut. Ainsi, le logiciel calcule les montants et les insère dans la grille de saisie. De plus, lorsqu’un compte de TVA par défaut est défini dans un compte de charge ou de produit, dans un compte client ou fournisseur, les calculs sont automatiquement effectués selon le taux de ce compte de TVA.  Le taux de TVA appliqué par défaut est le taux défini dans les paramètres de TVA (en général 19,6%) sauf si vous avez attribué un compte de TVA au compte client, fournisseur, charge ou produit que vous saisissez. Dans ce cas, le logiciel appliquera le taux de TVA du compte client, fournisseur, charge ou produit. Si vous ne souhaitez pas saisir vos écritures avec un automatisme sur les calculs, cochez l’option Calcul manuel. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie kilomètre. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Dans notre exemple, il s’agit du journal de ventes : VT. Menu Saisies 148 Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 24. N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créer un journal, page 104. Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N°de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411, puis cliquez sur l’icône présentée en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes. Dans la fenêtre Liste des comptes, vous pouvez cochez l'option Non utilisables ou Non mouvementés pour afficher également les comptes non utilisables ou non mouvementés. 2. Sélectionnez le compte adéquat puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans notre exemple, il s’agit du compte 411DEL de la société Delta Distribution.  Si vous avez coché l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les préférences comptables, la liste auxiliaire des comptes s’ouvre automatiquement dès que le curseur se place dans la zone Compte. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. Voir Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’, page 210.s 5. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. Pour notre exemple, saisissez 500 au débit. 6. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.  Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur l’icône pour en sélectionner un. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'entête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Menu Saisies 149 Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur l’icône pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone N° de compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Opérations sur les lignes d’écritures Solder l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Enregistrer une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérer une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacer une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. Menu Saisies 150 Dupliquer une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. Commandes de la barre Tout effacer Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Visualiser l’aperçu ou imprimer Ces boutons permettent d’obtenir un aperçu ou bien d’imprimer les mouvements en cours de saisie. Reprendre  Ce bouton n’apparaît uniquement lorsque vous avez interrompu la saisie sans enregistrer. Ce bouton permet de reprendre votre saisie à son état initial, c’est-à-dire de revenir sur les lignes d’écritures avant la dernière interruption de votre saisie. Si vous avez saisi d’autres lignes d’écritures entre temps, celles-ci seront alors supprimées. Menu Saisies 151 Saisir à partir d’un modèle (Uniquement en mode standard) 1. Cliquez sur le bouton [Saisir à partir d’un modèle]. 2. Sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton [OK]. Les éléments pré-renseignés dans le modèle sont alors repris dans la grille de saisie. Il ne vous reste plus qu’à modifier ou compléter certains éléments, par exemple le N° de pièce. Enregistrer comme modèle ou abonnement (Uniquement en mode standard) L’écriture que vous venez de saisir peut-être enregistrée comme modèle ou abonnement que vous pourrez réutiliser et ainsi vous éviterez de re-saisir certaines informations communes. 1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer modèle] ou [Enregistrer abonnement]. 2. Nommez votre modèle ou abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. Voir Créer un modèle, page 214. Voir Créer un abonnement, page 214. Modifier le compte Vous pouvez modifier le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Sélectionnez la ligne de saisie dont le compte est à modifier. 2. Cliquez sur le bouton . La fiche du compte s'affiche. 3. Procédez aux modifications et cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Consulter le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule d’un compte et faites un clic-droit. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de celui-ci s’affiche. Voir Consulter un compte, page 98. Lettrer le compte (Uniquement en mode standard) Vous pouvez lettrer une écriture directement dans la grille de saisie. 1. Sélectionnez la ligne de l'écriture 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si le compte n’est pas lettrable, un message demande de confirmer le lettrage du compte. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, procédez au lettrage de votre écriture et fermez la fenêtre. Vous revenez à la grille de saisie.  Pour plus de détails sur le lettrage, consultez le paragraphe “Lettrage manuel”, page 226. Afficher la palette d’informations Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 170. Menu Saisies 152 Enregistrer l’écriture Lorsque vous avez fini de renseigner la grille de saisie, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Commandes du menu Contextuel (clic-droit) Calculer les frais kilométriques  Menu SAISIES - commande SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Dans la partie supérieure de la fenêtre, vous pouvez visualiser le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer, afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la grille de saisie. 2. Faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. Menu Saisies 153 La fenêtre suivante s’affiche : 3. Cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne, • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. Cliquez sur le bouton [OK]. Menu Saisies 154 Les modèles de saisie A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Exemple Vous recevez tous les deux mois une facture d'EDF. La date, le numéro de pièce et le montant varient d'une facture à l'autre. En revanche, le journal, le numéro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle Facture EDF qui reprendra ces informations. Pour réutiliser votre modèle via l'assistant Top Saisie, vous devrez lui affecter une famille (création à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES). Créer un modèle 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquez sur le bouton [Enregistre modèle] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Un message confirme l'enregistrement du modèle d'écriture. 4. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.  Vous pouvez également créer un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un modèle, page 117. Saisir une écriture à partir d’un modèle  Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d'écriture. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis cliquez sur le bouton [Saisir à partir d'un modèle] ou sélectionnez la commande SAISIR À PARTIR D'UN MODÈLE du menu contextuel (clic droit). Une fenêtre affiche la liste des modèles déjà créés. 2. Sélectionnez le modèle puis cliquez sur [OK]. L'écriture se trouve alors transférée en saisie. 3. Vérifiez les données et modifiez-les si nécessaire puis enregistrez votre écriture.  Vous pouvez également saisir une écriture d’après un modèle à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Saisir une écriture à partir d’un modèle, page 118. Créer un abonnement A partir d'une écriture existante, vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates fixes. Exemple Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intégralement l'écriture qui doit servir de modèle d'abonnement. 2. Avant d'enregistrer l'écriture, cliquer sur le bouton [Enregistrer abonnement] ou sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nom du modèle à créer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 5. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). 6. Pour pouvoir déclencher l'enregistrement de l'écriture d'abonnement via la commande ENREGISTRER Menu Saisies 155 L'ABONNEMENT du menu SAISIES, cochez la case Activer l'écriture automatiquement. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement. 8. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre écriture.  Vous pouvez également créer un abonnement à partir de la commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Créer un abonnement, page 117.  Menu uniquement disponible en mode standard Travail sur un compte Pointage Lettrage Contrepassation, Réimputation Validation brouillard Fin d’exercice Liste des tâches, Rappels Mise sous surveillance Menu Traitements Menu Traitements 157 Vue d’ensemble Plusieurs opérations sont regroupées dans ce menu. Il vous permet notamment de : • pointer vos écritures comptables avec votre compte bancaire afin de vérifier l'intégrité de vos flux financiers ou à l'inverse de dérapprocher des écritures déjà pointées, • effectuer un lettrage manuel permettant de rapprocher une facture et son règlement, • réaliser une contrepassation : annuler comptablement un mouvement erroné en créant un mouvement inverse, • réimputer un compte : effectuer un remplacement global de compte dans les écritures, • valider les écritures, • clôturer un exercice avant réouverture d'un nouvel exercice (grâce à l'assistant Top Clôture), • définir l’ensemble des tâches que vous devez effectuer à une date et une heure de votre choix, etc. Menu Traitements 158 Travail sur un compte  Menu TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Cette commande permet d'effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte. Vous pouvez ainsi : • saisir directement un règlement sur un compte de tiers, • modifier une pièce, • solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Compte. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer un traitement puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans les zones Date du et au, indiquez la période à prendre en compte. 3. Si vous voulez n'afficher que les écritures validées, décochez la case Brouillard. 4. Dans la fenêtre Travail sur un compte, sélectionnez la ou les écritures (en maintenant la touche enfoncée) à traiter puis cliquez sur le bouton correspondant au traitement à effectuer. Régler Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement (ou de paiement) des mouvements sélectionnés. Exemple Vous voulez générer un règlement pour trois factures. 1. Après sélection des 3 écritures concernées (en cliquant dessus avec la touche enfoncée), cliquez sur le bouton [Régler]. 2. Vérifiez le Journal de Banque, le compte et la date du règlement. 3. Vous pouvez lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement. Pour cela, vérifiez que Menu Traitements 159 l'option Lettrer à l'enregistrement est bien cochée. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cliquez sur [OK]. Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez les écritures initiales avec en contrepartie les mouvements générés pour chaque facture au journal de banque. Contrepasser Voir Contrepassation, page 233. Extourner Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette dernière, l'écriture initiale est conservée. Dans la fenêtre Extourne : 1. Indiquez la date de l'opération. 2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 3. Précisez le mode d'extourne : • Global : les écritures extournées sont soldées et enregistrées dans un seul mouvement. • Détail : chaque écriture extournée est enregistrée dans un mouvement. Et, si vous extournez plusieurs écritures en une seule fois, vous avez la possibilité de générer un seul mouvement en cochant l'option Dans la même écriture. 4. Vous pouvez voir l'écriture avant de l'enregistrer. Pour cela, cochez l'option correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Solder Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. 1. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. 2. Indiquez la date de l'opération. 3. Vérifiez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture. 4. Pour voir l'écriture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Inverser D/C Cette commande permet d'inverser les montants débit/crédit du mouvement sélectionné. Un message vous demande de confirmer l'inversion. Lettrage Voir Lettrage manuel, page 226. Pointage Voir Pointage manuel, page 221. Menu Traitements 160 Pointage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL

 Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL

Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. 1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 2. Dans la zone Compte, cliquez sur le bouton et sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le Journal correspondant au compte sélectionné. 4. Pour retrouver les écritures qui vous intéressent, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • cocher la case Brouillard pour inclure les écritures correspondantes. • sélectionnez l'option Les pointées, Les non-pointées ou Les deux. 5. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Menu Traitements 161 Lettrage  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d'un compte à la fois. 1. Indiquez le numéro du Compte à lettrer. 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Date du et au. • décocher la case Brouillard pour n’afficher que les écritures validées. • sélectionnez l'option Les lettrées, Les non-lettrées ou Les deux. 3. Cliquez sur le bouton pour lancer la sélection des écritures. 4. Si le compte n'est pas déclaré lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en informe et vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s'il doit bien être lettré. Lettrer manuellement les écritures ligne à ligne La première solution pour lettrer les écritures d'un compte consiste à sélectionner les différentes lignes à lettrer. Pour cela : 1. Double-cliquez sur la première ligne devant être lettrée. La ligne ainsi sélectionnée est alors affichée en italique, un code lettrage par défaut est affecté dans la colonne Lettre, et le montant débit ou crédit mouvemente la ligne Courants dans le tableau récapitulatif des soldes. 2. Procédez ainsi pour chacune des lignes à lettrer. 3. Lorsque le solde des écritures sélectionnées est à zéro, le logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affectée aux prochaines écritures à lettrer. Si vous voulez utiliser un code lettrage différent pour chaque groupe d'écritures à lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non]. 4. Si votre lettrage n’est pas équilibré, un message vous en informe et vous propose au choix : • de délettrer toutes les écritures du traitement en cours. Pour cela, cliquez sur le bouton , • d’enregistrer une écriture qui équilibre le lettrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre Equilibrage du lettrage s’affiche. Voir Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro, page 227. • de poursuivre le lettrage. Pour cela, cliquez alors sur le bouton . Lettrer toutes les écritures présentées dont le solde est à zéro Si le solde des écritures affichées dans la liste est à zéro, ce que vous vérifiez dans la colonne Solde des écritures Non lettrées, cliquez sur le bouton . Menu Traitements 162 Equilibrer les écritures à lettrer dont le solde est différent de zéro Il se peut qu'un écart de règlement entre la facture et le paiement empêche le lettrage des écritures. Dans ce cas, vous avez la possibilité d'enregistrer (avec le bouton )une écriture de régularisation dont le montant sera calculé par le logiciel de telle sorte qu'il équilibre les différentes lignes à lettrer. Pour cela, vous devez avoir autorisé l'écart de règlement pour le lettrage dans les options du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Règlement). Dans la fenêtre suivante : Selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit, le montant correspondant à l'écart de règlement est imputé au compte adéquat défini dans les paramètres du dossier. Exemple La facture du client 411000, de 228.37 euros, doit être lettrée avec son règlement qui est de 228.67 euros. Le logiciel va créer une écriture de régularisation pour équilibrer les 30 centimes d'euros en sus. Dans notre exemple, le montant est imputé au débit du compte 411000 et au crédit du compte 670000 Charges exceptionnelles. 1. Cochez l’option Voir l’écriture avant de l’enregistrer pour un contrôle préalable. 2. Cochez le type d’enregistrement souhaité: brouillard, validation ou simulation. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Annuler le lettrage d’un compte A tout moment vous avez la possibilité d'annuler le lettrage d'un compte. 1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS. 2. Sélectionnez le compte à délettrer et la plage de dates. 3. Cochez l’option Les lettrées. 4. Pour délettrer une ligne, sélectionnez-la. Pour délettrer toutes les écritures présentées dans la liste, sélectionnez une ligne de vos écritures (n’importe laquelle). Faites un clic-droit à l’aide de votre souris, puis sélectionnez la commande TOUT SÉLECTIONNER (du menu CONTEXTUEL). Menu Traitements 163 5. Cliquez sur le bouton . 6. Cliquez sur le bouton . Vos écritures délettrées ne sont plus affichées à l’écran. Pour les visualiser, cochez l’option Les Lettrées. Annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demande si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix. Menu Traitements 164 Contrepassation  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. La commande CONTREPASSATION présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou validées. 1. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Attention ! Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. Menu Traitements 165 2. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 3. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 4. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 5. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 6. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 7. Sélectionnez le mode d’enregistrement: brouillard, validation ou simulation. 8. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. 9. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Actions sur les écritures Vous pouvez effectuer d’autres actions sur les écritures directement depuis la contrepassation : • modifier ou supprimer l’écriture sélectionnée en cliquant sur le bouton correspondant . • modifier ou consulter le compte d’enregistrement de l’écriture, en cliquant sur le bouton correspondant . Menu Traitements 166 Réimputation Réimputation d'un compte  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - COMPTE Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre compte.  La réimputation est effectuée uniquement sur des écritures en brouillard. Exemple Saisissez des écritures pour le compte 411DURAND. En même temps, un compte 411DURANT (avec un T) existe dans le plan de comptes. Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des écritures destinées au 411DURAND ont été saisies sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir les numéros de compte pour la période concernée. 1. Saisissez le numéro de compte à réimputer. L’icône ouvre la liste des comptes disponibles. 2. Saisissez le compte sur lequel les écritures vont être réimputées. 3. Indiquez la période de réimputation. 4. Lancez l'opération en cliquant sur . 5. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous demande de confirmer le traitement. Réimputation d'un journal  Menu TRAITEMENTS - commande RÉIMPUTATION - JOURNAL La réimputation d'un journal s'effectue de la même façon que celle d'un compte, à la différence près que la réimputation porte sur les journaux. Menu Traitements 167 Validation brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD  Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation. Voir Contrepassation, page 233. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Cochez la case Inclure les écritures en simulation pour sélectionner les écritures en simulation comprise dans cet intervalle. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [Valider]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Menu Traitements 168 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE  Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE L'assistant Top Clôture L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. Clôture et réouverture Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clôture, vous devez : 1. lancer la clôture, 2. puis lancer la réouverture. L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].  Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape suivante vous permet d’archiver les états et d'exporter les données ayant contribuées à leur établissement.  Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton correspondant pour exporter les données à archiver. 4. Pour certaines éditions (grand livre, balance, journaux), la liste des états disponibles s'affiche. Choisissez alors l'état à archiver et cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de l'opération, le bouton se transforme en bouton . 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous pourrez par la suite consulter Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.Voir Validation brouillard, page 236. Avant d’effectuer la clôture, vous devez valider vos écritures et toutes vos déclarations de TVA. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux. Menu Traitements 169 l’historique des données archivées.Voir Historique des archives, page 307. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 8. La première étape de l’assistant de Réouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procéder à l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Réouverture, page 239. Clôture  Menu TRAITEMENTS ou EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE 1. Lisez attentivement l'étape Clôture - Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Au lancement de cet assistant, les traitements obligatoires qui n’auraient pas été réalisés auparavant vous sont proposés automatiquement. Acceptez de réaliser ces traitements, ceux-ci étant indispensables pour pouvoir clôturer votre exercice. L'étape Archivage normes DGFiP vous permet d’archiver directement tous les documents comptables légaux et obligatoires ainsi que d’exporter les lignes d’écritures. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 3. Cliquez sur chaque bouton correspondant aux documents comptables (Grand livre, Balance, Journaux, Export des lignes comptables, Centralisateur...) à archiver. 4. Dans certains cas, la liste des états disponibles s'affiche, choisissez alors l'édition à archiver puis cliquez sur le bouton [OK]. Une fois le traitement terminé, le bouton se transforme en bouton . 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Vous devez maintenant lancez la réouverture de votre exercice. Réouverture  Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectué la clôture de l'exercice. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures non lettrées (Uniquement disponible en mode Standard) et des écritures non pointées dans l'AAttention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validation brouillard, page 236. Vous devez aussi valider vos écritures et vos déclarations de TVA. Menu Traitements 170 nouveau. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 5. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les déclarations. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 7. A la fin, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Menu Traitements 171 Liste des tâches  Menu TRAITEMENTS - commande LISTE DES TÂCHES  Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Créer une tâche 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle tâche s’affiche. 2. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons [Aujourd’hui] ou [demain]. 3. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 4. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le lieu de l’action de la tâche. • L’icône d’appel de liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. • L’icône Gomme efface la valeur indiquée. 6. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 7. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 8. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées en bas de la fenêtre. 9. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 10.Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui]. Menu Traitements 172 Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. La fenêtre correspondant à l'élément dupliqué s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés aux tâches de paiement ou d’encaissement 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture.  Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affiche. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche. Rendre périodique Vous pouvez rendre une tâche périodique. 1. Pour cela, sélectionnez l'élément dans la liste. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PÉRIODIQUE. Un assistant de création s'affiche. 3. Sélectionnez la périodicité de la tâche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre : • A date fixe, tous les : dans ce cas sélectionnez le jour et le mois de l'année. • A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas sélectionnez le jour du mois. • Chaque début de mois : l'action sera répétée le premier jour de chaque mois de l'année. • Chaque fin de mois : l'action sera répétée le dernier jour de chaque mois de l'année. • Tous les jours Menu Traitements 173 • Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une étape supplémentaire proposera de choisir le jour. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une étape supplémentaire s'affiche. Sélectionnez alors le jour précis et cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Indiquez la date à laquelle la périodicité doit débutée dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au. Cette durée ne peut pas dépassée 10 ans. 7. Définissez ce que le logiciel doit faire dans le cas où la date calculée est chômée : • La créer quand même, • Ne pas la créer, • Prendre le jour travaillé précédent, • Prendre le jour travaillé suivant. 8. L'option Proposer les dates générées avant création est cochée par défaut. Ceci vous permet d'avoir un aperçu des dates de rappel. 9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur [Annuler] si les dates calculées ne vous conviennent pas. Menu Traitements 174 Rappels  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS  Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Cette fonction vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier, la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche, ou encore marquer un élément comme étant «Terminé».  Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL (clic droit). Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondant à la tâche sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. Cliquez sur le bouton [Oui]. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés à une tâche. 1. Sélectionnez la tâche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques].  Si aucune action n’est disponible, un message d’erreur s’affichera. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple payer la facture, modifier l’écriture. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche. Afficher l’agenda Pour consulter l’agenda, cliquez sur le bouton [Agenda]. Voir Liste des tâches, page 241. Menu Traitements 175 Mettre un terme à une action Cette commande vous permet de stipuler que la tâche est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran : sélectionnez l'option Terminé dans la zone Statut. Désactiver l’alerte agenda Cette commande vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, l'élément n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. Menu Traitements 176 Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel, bouton . Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). Menu Traitements 177 Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Grand livre, Balance Journaux, Centralisateur Brouillard Bilan Compte de résultat Déclaration de TVA Menu Etats Menu Etats 179 Vue d’ensemble Votre logiciel prend en charge l'édition des pièces comptables et permet de suivre avec précision vos écritures comptables. Le menu ETATS regroupe : • les états comptables : Grand livre, Balance, Journaux, Centralisateur, Brouillard. • la déclaration de TVA. • le Bilan et le Compte de résultat. Menu en mode CAHIER (mode par défaut) Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Menu en mode Standard Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Menu Etats 180 Liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. 1. Sélectionnez dans la liste des états disponibles celui à générer. 2. Pour choisir le type de sortie de l'état, cliquez sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Dans tous les cas, une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour que vous précisiez les valeurs à prendre en compte dans l'état sélectionné. Aperçu de l’état sélectionné Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Commentaire sur l’état. Menu Etats 181 Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE Si vous travaillez en mode Standard 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Dans l’onglet + de critères, cochez les options de votre choix : • Hors comptes soldés : lorsque cette option est cochée, les comptes dont le solde est égal à zéro sont exclus du grand livre. • Saut de page par compte : l’état est présenté avec un compte par page. • Affichage des cumuls antérieurs : pour chaque compte, le solde antérieur à la période est affiché. • Affichage des soldes de la période : cette option est accessible si l’affichage des cumuls antérieurs est activé. En cochant cette option, pour chaque compte, le solde de la période est affiché sans tenir compte des soldes antérieurs. • Sous total / sous classe : le total par sous classe est affiché. • Sous total / mois : le total par mois est affiché. Menu Etats 182 • Centralisation : cette option permet de ne pas afficher le détail des comptes. Le bouton permet de saisir les racines de comptes à centraliser dans le grand livre. 5. Définissez les écritures à prendre en compte : • Pointées, Non pointées ou Les deux, • Lettrées, Non lettrés ou Les deux, L’option Lettrage équilibré sur la période demandée permet d’exclure les écritures lettrées sur deux exercices ou périodes. Ainsi, si vous avez coché Non lettrées, vous prenez en compte uniquement les écritures réellement non lettrées sur la période. De même, si vous avez coché Lettrées, uniquement les écritures vraiment lettrées seront éditées dans votre grand livre. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous travaillez en mode Cahier Les critères de sélection de l'édition sont simplifiés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie. 2. Précisez la période pour laquelle vous voulez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Grand livre avec quantités / par échéance Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les écritures ayant une quantité ou bien avec uniquement les écritures ayant une date d'échéance. • A l'activation de la commande GRAND LIVRE, sélectionnez dans la liste des états disponibles Grand livre avec quantités ou Grand livre par échéance puis cliquez sur un type de sortie. En mode cahier Si vous travaillez en mode Cahier, les critères de sélection sont simplifiés. 1. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Menu Etats 183 En mode standard 1. Indiquez la période des écritures à prendre en compte dans les zones Du et au. 2. Sélectionnez les comptes à inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier ou une classe de comptes. 3. Si vous voulez éditer les écritures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et choisissez-le. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Précisez si vous voulez prendre en compte les écritures Pointées, Non pointées ou Les deux (pointées et non pointées) ou Lettrées, Non lettrées ou Les Deux. 6. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'édition. Menu Etats 184 Balance  Menu ETATS - commande BALANCE Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Balance Si vous travaillez en mode Standard La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous imprimez la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Menu Etats 185 Si vous travaillez en mode Cahier 1. Une fois que vous avez choisi l’état et un type de sortie, indiquez la période pour laquelle vous voulez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 186 Journaux - Centralisateur  Menu ETATS - commandes JOURNAUX et CENTRALISATEUR et  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR et La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.  La sélection des critères est identique pour un état Journal et un état Centralisateur. 1. Dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état en cochant les cases correspondantes.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Attention ! Seules les écritures validées sont prises en compte. Menu Etats 187 Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD 1. Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. La flèche de la liste déroulante ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Etats 188 Déclaration de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. Assistant  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Effectuer une nouvelle déclaration de TVA 1. Cochez l'option Créer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration : 2. Choisissez la période à prendre en compte pour la déclaration. 3. Si vous avez modifié l'une des informations du paramétrage de la TVA, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour en tenir compte. 4. Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK]. L'état préparatoire Déclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la déclaration papier. 5. Vérifiez et modifiez, si nécessaire, les informations qui figureront sur la déclaration de TVA.  Pour afficher le feuillet suivant de la déclaration, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre. Attention Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA que si vous n’avez pas souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP. Menu Etats 189 6. Vous pouvez ajouter un commentaire à la déclaration en cliquant sur le bouton situé en haut de la fenêtre. 7. Validez la déclaration en cliquant sur [OK]. 8. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Aperçu]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Impression]. Ouvrir une déclaration de TVA  Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Cochez l'option Ouvrir une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la ligne correspondant à la déclaration à modifier puis cliquez sur [OK]. Votre déclaration s'affiche et vous pouvez la consulter ou modifier. Reprendre le travail précédent  Cette option est accessible lorsque votre déclaration de TVA n’est pas validée. 1. Si vous voulez revenir sur la déclaration en cours, cochez l’option Reprendre le travail précédent puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, modifiez ou complétez la déclaration. Imprimer une déclaration de TVA 1. Cochez l'option Editer une déclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Sélectionnez la déclaration à imprimer puis cliquez sur [OK]. 3. Pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l'impression de la déclaration, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Afficher les déclarations de TVA Cochez l'option Afficher les déclarations de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des déclarations de TVA s'affiche. Télédéclaration avec l'assistant Téléprocédures TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉ PROCÉDURES TVA. Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel de comptabilité vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de transfert de données s'appelle une télédéclaration.  Vous trouverez toutes les informations relatives à cette fonction dans le guide La télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA disponible en cliquant sur le bouton ci-dessous. Attention Dans les paramètres TVA de votre dossier, vous devez avoir souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP. Si ce n’est pas le cas, Ciel Compta ouvre les paramètres TVA de votre dossier. Il vous suffit donc de cocher l’option correspondante. Menu Etats 190 La liste des déclarations de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez : • imprimer votre déclaration, • la valider, • la paramétrer, etc. Créer une déclaration de TVA Dans la liste des déclarations, cliquez sur le bouton . La fenêtre Déclaration de TVA s’affiche. Voir Effectuer une nouvelle déclaration de TVA, page 265. Modifier une déclaration de TVA  Vous ne pouvez pas modifier une déclaration validée. 1. Pour modifier une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, paramétrez la déclaration puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans l’état préparatoire, modifiez les informations saisies puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une déclaration de TVA  Vous ne pouvez pas supprimer une déclaration validée. 1. Pour supprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Vous pouvez également supprimer une déclaration télédéclarée. Lors de la suppression, cette télédéclaration est automatiquement dévalidée. Imprimer une déclaration de TVA 1. Pour imprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. Attention Si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans vos paramètres TVA, vous ne pouvez pas créer une déclaration de TVA à partir de la liste des déclarations. Le bouton [Créer] n’existe pas dans la barre d’actions. Vous devez obligatoirement passer par la téléprocédure TVA depuis le menu Etats - commande Déclaration de TVA. Attention Si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans vos paramètres TVA, vous ne pouvez pas modifier une déclaration de TVA à partir de la liste des déclarations. Le bouton [Modifier] n’existe pas dans la barre d’actions. Vous devez obligatoirement passer par la téléprocédure TVA depuis le menu Etats - commande Déclaration de TVA. Menu Etats 191 2. Cliquez sur le bouton pour obtenir l'aperçu avant impression de la déclaration ou sur le bouton lancer directement l'impression de la déclaration. Valider une déclaration de TVA 1. Pour valider une déclaration, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Confirmez la validation de la déclaration en cliquant sur le bouton [Oui]. Paramétrer Ce bouton permet d’ouvrir les paramètres de TVA de votre dossier. Voir Onglet Déclaration de TVA, page 29. Un message vous demande de confirmer la fermeture des fenêtres. Cliquez sur le bouton [OK]. Etat de TVA détaillée  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - ETAT DE TVA DÉTAILLÉE Cet état permet d’imprimer le détail de votre déclaration de TVA. 1. A l’activation de la commande, choisissez le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante). 2. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser l'icône du calendrier. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de chaque compte s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Télécharger Ciel directDéclaration  Menu ETATS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Vous accédez à une page internet du site Ciel dans laquelle il vous suffit de cliquer sur le bouton [Télécharger]. Attention Si vous avez souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans vos paramètres TVA, vous ne pouvez pas valider une déclaration de TVA à partir de la liste des déclarations. Le bouton [Valider] n’existe pas dans la barre d’actions. Vous devez obligatoirement passer par la téléprocédure TVA depuis le menu Etats - commande Déclaration de TVA. Menu Etats 192 Bilan - Compte de résultat  Menu ETATS - commande BILAN ou COMPTE DE RÉSULTAT ou Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Le compte de résultat permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges. • une perte : total des produits < total des charges.  Les Bilan et Compte de résultat vous permettent de préparer les éditions fiscales. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons présentés : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer le bilan ou le compte de résultat par rapport à l'exercice précédent. 4. L’option Ecritures en brouillard est cochée par défaut. Décochez-la pour prendre en compte uniquement les écritures validées. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Aperçu, vous pouvez afficher ou cacher les zones cliquables dans votre état en cliquant sur le bouton . Les zones deviennent bleues dans l’état. En passant la souris sur ces zones cliquables, une loupe apparaît. Si vous cliquez dessus, vous pouvez voir le détail de la formule utilisée pour le calcul et le détail des comptes concernés, regroupés selon les différentes parties de la formule. reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel. Importer des écritures Exporter des écritures Importer une balance Exporter une balance Synchro compta Envoyer le dossier Coordonnées expert-comptable Historique Imports/Exports Menu Echanges Menu Echanges 194 Vue d’ensemble Ce menu regroupe tous les moyens d’échanger des données avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer par e-mail le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgét 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Menu Echanges 195 Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche Menu Echanges 196 Importer des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert-comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.  Les écritures sont intégrées dans le brouillard. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta Facile. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Importation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Menu Echanges 197 • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta Facile et qu’elles n’y sont pas encore inté- grées, ces écritures sont attente. Ciel Compta Facile les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta Facile, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Exemple de la liste des formats d’import Sage 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Menu Echanges 198 Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche : • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. • Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. 4. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Menu Echanges 199 Exporter des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix que ces écritures soient en brouillard ou validées. Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels. Vous pouvez exporter des écritures de Ciel Compta Facile vers d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX ou encore vers d’autres applications Ciel. Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel. 1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Et, pour afficher et contrôler les écritures avant leur transfert, cochez les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK].  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Menu Echanges 200 Exportation des écritures A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. Voir Réglages de l’export au format Ciel, page 282. 3. Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [E-mail]. Avec le bouton [E-mail], le fichier des écritures est créé puis mis en pièce jointe d’un nouvel e-mail prédéfini. Menu Echanges 201 Exemple des formats d’exports Sage  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100 : 4. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • par date de mouvement : indiquez alors la date de début et de fin des mouvements à exporter. • par mois de mouvement : indiquez le premier et le dernier mois des mouvements à prendre en compte. Menu Echanges 202 • par numéro de mouvement : indiquez le premier et dernier numéro de mouvement que vous voulez inclure. • pour les journaux : sélectionnez dans la liste déroulante le journal (A-nouveaux, Banque, Achats etc.). Seules les écritures contenues dans ce journal seront sélectionnées. 5. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 6. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 7. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer ainsi que de mettre le fichier des écritures en pièce jointe d’un nouvel e-mail prédéfini. Pour cela, cochez les cases Voir les écritures avant le transfert et Envoyer le fichier par mail. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 10.Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. • Si vous avez opté pour une sortie E-mail, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Les fichiers créés lors de l’exportation sont nommés par défaut. Ce tableau peut vous aider à les retrouver. Tableau de correspondance entre les formats et fichiers d’exportation Format d’exportation Fichier d’exportation généré CCMX CCMX Winner.Txt Cegid Sisco 2 SI00001.trt (le dernier chiffre varie en fonction du numéro de dossier que vous avez attribué) Cegid PGI Cegid PGI.CSV Ciel XImport.Txt ou RImport.txt Sage Expert ARF Coala.Txt Sage 30 ou Sage100 EXPORT_SAGE.Txt Sage Expert Journaux Export Ecritures Sage Coala Journaux.xls Sage 30 ou Sage100 (Convertisseur) XIMPORT.Txt Sage Petites Entreprises Ecran.dat Menu Echanges 203 Importer une balance  Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. A l'activation de cette commande, choisissez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux (AN). 4. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Menu Echanges 204 Exporter une balance  Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre dossier. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : (Uniquement disponible en mode standard) • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez exporter l'état. L’icône vous permet de choisir une série de comptes. • Vous pouvez également choisir d’exporter les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Dans l’onglet + de critères : (Uniquement disponible en mode standard) 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Menu Echanges 205 Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert (anciennement Coala). Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert-comptable. Paramètres Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES

Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta. Menu Echanges 206 Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.  Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Attention Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert-comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta. Menu Echanges 207 Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à- dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.  Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Onglet Compléments”, page 23. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expertcomptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancer la Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple 1. Le client exécute une Synchro compta pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. 2. L'expert récupère ces données et les traite. 3. L'expert renvoie les données après analyse et traitement. Menu Echanges 208 4. Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer. Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide dans ce traitement.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Transmettre des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client → Expert-comptable, indiquez alors la Date de synchro.  Lorsque la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert-comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00) ou Ciel Compta Facile), Sage (Start Compta, 30, 100) ou Sage Expert. Sens du transfert : Client  Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable  Client Menu Echanges 209 Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK]. Menu Echanges 210 Transmettre des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche Menu Echanges 211 Etape 3 : paramètres supplémentaires 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette période de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Menu Echanges 212 Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevoir des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +)  Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail . Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez pré- alablement enregistré.  Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, votre logiciel récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Attention Votre mode de synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible. Menu Echanges 213 Historique  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les Synchro compta effectuées. Consulter l'historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la Synchro compta sélectionnée. • Cliquez sur le bouton [Consulter]. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Purger l’historique de Synchro compta Cette commande vous permet de purger l'historique de Synchro compta et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants. • Cliquez sur le bouton [Purger]. Menu Echanges 214 Envoyer le dossier  Menu ECHANGES - commande ENVOYER LE DOSSIER Cette commande permet d’envoyer une sauvegarde de votre dossier au format zip soit par e-mail soit ultérieurement par le moyen de votre choix. Vos préférences telles que vos états personnalisés ne sont pas prises en compte dans cette sauvegarde.  L’envoi par e-mail fonctionne lorsqu’une messagerie électronique est installée sur votre poste. Vous pouvez auparavant renseigner l’adresse e-mail de votre expert-comptable par la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE du menu ECHANGES. Voir Coordonnées expert-comptable, page 298. 1. Activez la commande ENVOYER LE DOSSIER. 2. Un message vous demande si vous voulez envoyer votre dossier par e-mail ou l’enregistrer sur le bureau de votre ordinateur. Cliquez sur le bouton de votre choix. • Si vous avez choisi l’envoi par e-mail, la sauvegarde de votre dossier est directement mise en pièce jointe d’un nouveau message. Et, l’adresse e-mail de votre expert-comptable est récupérée des paramètres société. Vérifiez que l’adresse de votre expert-comptable et envoyez votre e-mail. • Si vous avez choisi d’enregistrer la sauvegarde sur le Bureau, un message vous informe de la réussite du traitement. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention L'expert-comptable doit posséder la même version de Ciel Compta que la vôtre pour utiliser votre sauvegarde. Par exemple, vous possédez Ciel Compta Facile 5.0, votre expert-comptable doit posséder Ciel Compta Evolution 11.0 ou Ciel Compta 18.0. Menu Echanges 215 Coordonnées expert-comptable  Menu ECHANGES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE Cette commande permet de renseigner les coordonnées postales, téléphoniques, les adresses e-mail et du site internet de votre expert-comptable. Lorsque vous activez la commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLE, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable, plus précisément dans la seconde partie de la fenêtre.  Vous accédez également à cette commande via le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglet Compléments. Voir Onglet Compléments, page 23. Menu Echanges 216 Historique Imports/Exports  Menu ECHANGES - commande HISTORIQUE IMPORTS/EXPORTS L’historique des transferts récapitule tous les imports, exports que vous avez effectués. Vous pouvez consulter, supprimer vos imports ou encore les réimporter. Consulter un transfert Pour visualiser les écritures comptables d’un import, sélectionnez l’import dans la liste puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez également double-cliquer sur la ligne d’import. Supprimer un transfert 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La suppression étant irréversible, un message vous demande de confirmer celle-ci, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Options Vous pouvez réimporter, exporter ou retransférer un fichier d'import. • Réimporter : vous pouvez réimporter vos écritures. • Exporter : l'exportation génère un fichier Ximport et vous choisissez son emplacement. • Retransférer : le transfert génère un fichier Ximport directement dans le dossier comptable devant recevoir les écritures. Vous devez au préalable choisir ce dossier comptable dans les préférences Liaison comptable (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Liaison comptable). 1. Sélectionnez l'import dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton puis activez la commande RÉIMPORTER ou EXPORTER ou RETRANSFÉRER. 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Si vous avez choisi la commande EXPORTER, une autre fenêtre s'affiche et votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement du fichier généré. Un dernier message vous informe si le traitement a été réalisé avec succès. Conversion en mode standard Historique des archives Messagerie Menu Divers Menu Divers 218 Vue d’ensemble A partir du menu DIVERS, vous pouvez : • consulter l’historique des archives imposés par la DGFiP, • d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel, • etc. Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Menu en mode Standard Vous avez choisi ce mode à la création du dossier. Menu Divers 219 Conversion en mode standard  Menu DIVERS - commande CONVERSION EN MODE STANDARD Cette commande permet de passer votre dossier en mode standard et de changer de méthode de saisie. En effet, vous n'aurez plus accès aux cahiers de saisie et vous devrez utiliser les saisies guidées pour enregistrer vos écritures. Toutes vos données sont conservées. Seule l'apparence de votre logiciel change (menus différents). Mis à part les cahiers, vous retrouvez dans le mode standard tous les autres traitements. A l'activation de cette commande, un message vous avertit des effets de la conversion. 1. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. 2. Il est préférable de faire une copie de votre dossier, cliquez alors sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 3. Un message vous informe si la conversion s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Calcul des échéances de Remboursement d’emprunt. Attention ! Cette commande n’est disponible que si vous travaillez en mode cahier. Vous avez choisi ce mode à la création de votre dossier. Attention ! Une fois le dossier converti, vous ne pourrez plus revenir en mode cahier. Menu Divers 220 Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES Cette commande vous permet de consulter l'historique des archives imposé par la DGFiP. L’archivage de ces documents est réalisé lors de la clôture de l’exercice. Les documents archivés sont classés par année de clôture. Vous pouvez également consulter votre dossier clôturé en lecture seule uniquement. Pour visualiser un fichier archivé, double-cliquez sur ce fichier dans la liste. Menu Divers 221 Messagerie  Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en préremplissant la zone adresse du destinataire (à...). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le. Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu Fenêtres Menu Fenêtres 223 Vue d’ensemble Fermer  Menu FENÊTRES - commande FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer  Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante  Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente  Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée. Menu Fenêtres 224 Cascade  Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles.  La liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel est affichée dans le menu FENÊTRE, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque  Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée).  En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Menu Fenêtres 225 Mon Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accé- der directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez le bureau de votre logiciel, par lequel vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 313. • Mon tableau de bord, accessible par l’icône de l’onglet . Voir Mon tableau de bord, page 315. • Mes états et statistiques, accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de Menu Fenêtres 226 statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 315. Accueil Ciel Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Pour y accéder, cliquez sur le bouton . Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Consulter mon compte Ciel]. 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer Menu Fenêtres 227 votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. •Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, le solde de vos comptes de trésorerie ayant été mouvementés, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Menu Fenêtres 228 Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel.  Pour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 248. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats de ce manuel. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Menu Fenêtres 229 Afficher la barre de Navigation  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Aide Besoin d’aide Démo rapide Manuel de découverte Manuel de référence Guide des mises à jour A propos de Menu Aide Menu Aide 231 Vue d’ensemble Menu Aide 232 Aide  Menu AIDE - commande AIDE ou Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche d’un compte et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Démo rapide  Menu AIDE - commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre une vidéo qui présente rapidement votre logiciel. Cette démonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel. Menu Aide 233 Manuel de découverte  Menu AIDE - commande MANUEL DE DÉCOUVERTE Cette commande ouvre le manuel de découverte du logiciel, qui présente les principales fonctions du logiciel. Vous avez accès au manuel de découverte à partir du bureau d’accueil en cliquant sur le bouton [Je consulte le manuel de découverte]. Manuel de référence  Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions. Dans ce manuel, vous trouverez également la présentation générale de votre logiciel, le générateur d’états et le générateur de tableau de bord. Guide des mises à jour  Menu AIDE - commande GUIDE DES MISES À JOUR Cette commande ouvre le guide des mises à jour de votre logiciel. Ce manuel se compose des dernières nouveautés de votre logiciel, des procédures de migration d’une ancienne version, et de l’historique de toutes les nouveautés du logiciel. A propos de...  Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'A propos le détail de la licence de l’utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [Http://www.ciel.com]. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton . 234 Index A Abonnements 62, 69, 154 Agenda 171 Annuler écriture validée 164 lettrage 162 A-nouveaux 145 Archivages DGFiP 168 historique 220 B Balance 184 exporter 204 Bilan synthétique 192 Brouillard imprimer 187 valider 167 Business Mobile 26 C Cahier paramétrage 67 saisie 56 Clôturer un exercice assistant Top Clôture 168 Comptes contrepartie 117 créer 82 multi-ventilation 118 résultat synthétique 192 Contrepassation 164 Conversion dossier 219 D Déclaration de TVA 188 Dossier affecter un mot de passe 37 convertir en mode standard 219 créer 11 créer via la synchronisation 18 définir les options 29 envoyer à l’expert-comptable 214 modifier les paramètres 19 ouvrir 16 restaurer 46 sauvegarder 45 E Echange Iphone 26 Ecritures exporter 199 listes 78 modèles 154 Emprunts 94 Encaisser un montant 128 Envoyer un dossier 214 e-Sauvegarde 39 Exercice clôturer 168 réouverture 169 Expert-comptable coordonnées 215 Exports 33 balance 204 écritures 199 F Familles Top Saisie 100 Fichier ASCII 194 Format d’import OFX 107 QIF 106 relevé bancaire 105 Texte 106 XImport 194 Frais kilométriques 152 G Générateur d’états 30 Grand livre 181 I Imports balance 203 écritures 196 paramétrables 30 Impressions 36 aperçu 35 imprimer 35 Imprimer balance 184 brouillard 187 centralisateur 186 déclaration de TVA 189 Copyright 2012 Ciel Manuel de référence Ciel Compta Facile pour Windows - Référence ME_WKF 6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. grand livre 181 journaux 186 Internet messagerie 221 Intuiciel 225 J Journaux 91 L Lettrage annuler 162 manuel 161 M Mise sous surveillance 176 Modèles de saisie 154 Modes de paiement 93 Mot de passe 37 P Paramètres comptabilité 21 dossier 19 société 19 synchro compta 205 TVA 23 Plan de comptes 65, 81 Pointage manuel 160 R Rappels 174 Rapprocher une facture et son règlement 161 Recherche 52 Régler un montant 128 Règles d’affectation 108 Réimputation 166 Relevé bancaire formats d’import 105 règles d’affectation 108 saisie 135 Relevés d’identité bancaire 84 Restaurer 46 S Saisie A-nouveaux 145 assistant Top Saisie 119 au kilomètre 73, 147 modèles 154 relevé bancaire 135 Z de caisse 141 Sauvegarder sur lecteur ou sur disquette 45 Synchro Compta 205 créer un dossier 18 émission 208, 210 historique 213 présentation 205 réception 212 Synchro Compta + émission 208 réception 212 T Tâche agenda 171 Téléprocédures TVA 189 TVA déclaration 188 paramétrer 23 télédéclaration 189 X XImport 194 Z Z de caisse 141 Présentation générale SAGE - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social: le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 - RCS Paris 313 966 129 - Code APE 5829C La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet: http://www.ciel.com Sommaire La barre de navigation ................................................................................4 Introduction ............................................................................................................................ 5 Utilisation................................................................................................................................ 6 Personnalisation ...................................................................................................................... 7 La barre d’actions .....................................................................................12 Introduction .......................................................................................................................... 13 Utilisation.............................................................................................................................. 14 Personnalisation .................................................................................................................... 16 Les fenêtres et les listes............................................................................20 Introduction .......................................................................................................................... 21 Les fenêtres........................................................................................................................... 22 Les listes simples .................................................................................................................. 30 Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................... 31 Les règles.............................................................................................................................. 38 Les regroupements................................................................................................................ 44 Les actions flash.................................................................................................................... 47 Les Jumplists ......................................................................................................................... 47 Les préférences.........................................................................................48 Généralités ............................................................................................................................ 49 Préférence Comptabilité ........................................................................................................ 50 Préférences Gestion commerciale .......................................................................................... 57 Préférence Associations......................................................................................................... 60 Préférences Comptes Personnels ........................................................................................... 60 Les préférences facturation ................................................................................................... 61 Les préférences générales ..................................................................................................... 63 Environnement ...................................................................................................................... 69 Impressions........................................................................................................................... 77 Sauvegarde............................................................................................................................ 81 Aide à la saisie ...................................................................................................................... 83 Internet ................................................................................................................................. 86 Agenda.................................................................................................................................. 89 Liaison comptable ................................................................................................................. 91 Synchronisation des données................................................................................................. 96 Etats paramétrables............................................................................................................... 98 Les utilitaires ..........................................................................................101 Généralités .......................................................................................................................... 102 Comptabilité........................................................................................................................ 103 Gestion commerciale ........................................................................................................... 104 Immobilisations................................................................................................................... 105 Associations ........................................................................................................................ 106 Les informations.................................................................................................................. 107 Les utilitaires fichiers........................................................................................................... 108 Divers.................................................................................................................................. 115 Dossiers .............................................................................................................................. 116 Mise à jour .......................................................................................................................... 119 Les filtres (recherches) ............................................................................120 Introduction ........................................................................................................................ 121 Les deux types de filtres...................................................................................................... 122 La réalisation d’un filtre....................................................................................................... 124 Les scripts ..............................................................................................128 Introduction ........................................................................................................................ 129 L'outil rubriques .................................................................................................................. 130 Les formules simplifiées ...................................................................................................... 132 L’éditeur de scripts.............................................................................................................. 133 Les fonctions....................................................................................................................... 138 Les trucs et astuces ................................................................................140 Les zones de saisie.............................................................................................................. 141 Le dimensionnement des fenêtres ....................................................................................... 143 Le choix des couleurs.......................................................................................................... 143 Les images .......................................................................................................................... 143 Les listes hiérarchiques ....................................................................................................... 144 Les zones d’aide.................................................................................................................. 144 Introduction Utilisation Personnalisation La barre de navigation La barre de navigation 5 Introduction Votre logiciel Ciel dispose d'une particularité très intéressante: la barre de navigation. Elle peut, selon vos préférences, compléter la barre des menus, voire s'y substituer. Vous pouvez y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous vous trouvez, mais aussi accéder à un site internet ou encore envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel. C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel. La barre de navigation est masquée par défaut. Pour l’afficher, cliquez sur la ligne située à gauche de l’écran. Voici la barre de navigation sous sa forme standard. Nous avons choisi ici, par exemple, la barre de navigation que vous retrouvez dans Ciel Gestion commerciale. Dans cet exemple, cette barre est composée de 6 groupes : Mes clients, Mes fournisseurs, Mes articles, Statistiques, Comptabilité, Internet. Le groupe actif est celui nommé Mes clients et il permet de visualiser les 5 tâches qui y ont été installées. Comme nous allons le détailler dans cette partie, vous allez pouvoir totalement personnaliser cette barre, non seulement au niveau de son contenu mais également au niveau de son apparence (couleur, largeur, etc.). La barre de navigation 6 Utilisation Généralités 1. Pour accéder aux tâches installées dans un groupe, cliquez sur le titre de celui-ci. Son contenu s'affiche alors. 2. Pour exécuter une tâche, cliquez sur celle-ci. Lorsque la barre de navigation est trop petite pour afficher la totalité des groupes, vous disposez d'une flèche pour faire défiler les groupes non visibles. Cette flèche peut être présente audessus du premier groupe ou bien en-dessous du dernier (voir exemple ci-contre). Lorsque le nombre de tâches installées dans un groupe ne peut être affiché en totalité, un ascenseur vertical s'affiche alors (voir exemple ci-contre). Afficher ou masquer, réduire ou déployer la barre Comme nous le verrons un peu plus loin, vous disposez de préférences pour fixer les réactions de la barre de navigation lors de son utilisation. Vous pouvez toutefois décider manuellement d'afficher ou non cette barre ou bien encore de la déployer ou de la réduire. Afficher ou masquer la barre Pour afficher ou masquer la barre de navigation: 1. Positionnez le curseur de la souris sur le Bureau puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Afficher la barre de navigation. Une coche vous indique si l'affichage est actif ou non.  Le fait de masquer la barre de navigation n'affecte en rien son contenu. Déployer ou réduire la barre Si la barre de navigation prend trop de place sur votre écran, vous pouvez la réduire. Pour cela: • Ouvrez le menu CONTEXTUEL de la barre de navigation (clic droit) puis sélectionnez les commandes Réduire la barre de navigation ou Agrandir la barre de navigation. • ou, cliquez sur le groupe actif. Pour la déployer, cliquez sur l'un des groupes.  Une option permet de refermer automatiquement la barre après la sélection d'une commande. Voir Fermeture automatique après lancement de tâche, page 8. Ascenseur vertical Flèche pour faire défiler les groupes La barre de navigation 7 Personnalisation Propriétés de la barre de navigation Pour obtenir les propriétés de la barre de navigation : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Propriétés de la barre de navigation. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche: Cette fenêtre vous permet de définir le nom des groupes, leur ordre, leur couleur ainsi que différentes options. Les groupes Depuis le premier onglet nommé Groupes, vous disposez de 4 boutons: • [Ajouter] : permet de créer un nouveau groupe (après le dernier). Dans ce cas, une fenêtre apparaît vous permettant de saisir le nom du nouveau groupe. • [Supprimer] : permet de supprimer le groupe sélectionné. Attention : la suppression d'un groupe entraînera également la suppression des tâches qu'il contient. • [Renommer] : permet de modifier le nom du groupe sélectionné. • [Icône] : permet d’ajouter une image symbolisant le groupe. Dans ce cas, une fenêtre apparaît dans laquelle vous choisissez l’icône.  L’icône du groupe n’est pas visible si la barre de navigation est en vue Standard. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 9. Modifier l’ordre des groupes Utilisez l’une des deux icônes , situées au-dessus de l’ascenseur vertical, permettant de monter ou descendre le groupe sélectionné. Modifier la couleur d’un groupe 1. Sélectionnez le groupe concerné. 2. Cliquez sur le triangle de sélection du menu déroulant COULEUR et choisissez la couleur à utiliser. La barre de navigation 8 Les options Le deuxième onglet Options vous permet de fixer 5 préférences. Ouverture animée En activant cette option, le déploiement d'un groupe sera animé, c'est-à-dire progressif. Ouverture automatique Si cette option est activée, la barre de navigation s'affichera dès que la souris pointera sur l'un des groupes, et se refermera automatiquement dès que la souris s'éloignera. Fermeture automatique après lancement de tâche Cochez cette option pour une fermeture automatique de la barre de navigation après activation d'une tâche. Clic simple pour lancer la tâche Si cette option est cochée, le lancement d'une tâche pourra être effectué par un simple clic. Dans le cas contraire, un double clic sera nécessaire. Recouvrement autorisé En activant cette option, le déploiement de la barre de navigation ne poussera pas les fenêtres ouvertes, mais si nécessaire les recouvrira. Modifier la taille de la barre de navigation Vous pouvez modifier la largeur de la barre de navigation. Pour cela : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la base des groupes. Le curseur change alors de forme. 2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez-la à gauche ou à droite, afin de fixer la largeur de la barre à votre convenance. Attention ! Les options que nous allons détailler ci-après ne concernent pas un groupe en particulier mais la barre de navigation dans son ensemble. La barre de navigation 9  Si la vue d'un groupe est de type Grandes icônes, en fixant une largeur importante, votre logiciel Ciel présentera plusieurs icônes par ligne. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 9. Modifier la vue d’un groupe Vous pouvez choisir la présentation de chaque groupe suivant plusieurs modes : Standard (Grandes icônes ou Liste), Explorateur, Outlook 2003.  Vous pouvez activer l’option Ouverture exclusive des groupes qui permet de n’afficher qu'un seul groupe à la fois. Pour modifier la vue d’un groupe : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande AFFICHAGE. Les tâches Vous pouvez personnaliser le contenu de chaque groupe par l'ajout de tâches. Une tâche, représentée par une icône et un libellé, donne accès à une fonctionnalité ou un module du logiciel, ou vous permet d'accéder à un site internet ou encore d'envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel Ciel. Ajouter une tâche Pour ajouter une nouvelle tâche : 1. Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez la placer. 2. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 3. Sélectionnez la commande AJOUTER UNE TÂCHE ou INSÉRER UNE TÂCHE (entre 2 tâches existantes). La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche. Les différentes tâches sont regroupées par famille. En déployant une famille (clic sur le symbole +), la liste des tâches qu'elle contient s'affiche. 4. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 5. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. La barre de navigation 10 La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. 6. Vous pouvez revenir sur le choix de la tâche et la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône d’appel de liste. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Dans tous les cas, vous retrouvez au minimum les 2 zones complémentaires suivantes : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Si les réglages de la tâche peuvent être personnalisés, la zone Paramètres s’affiche également. Voici la fenêtre d’une tâche avec le réglage des paramètres possible. Cette tâche dispose d'une zone Paramètres contenant deux boutons : • [Editer] : donne accès au réglage d'options en fonction de la tâche. • [Défaut] : annule les réglages que vous pourriez avoir réalisés et initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies par les concepteurs du logiciel. La barre de navigation 11 Modifier une tâche 1. Pour modifier une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à modifier puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DE LA TÂCHE. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe précédent. Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à dupliquer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande DUPLIQUER. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe “Ajouter une tâche”, page 9.  Vous pouvez également dupliquer une tâche en la sélectionnant puis en la déplaçant en maintenant la touche enfoncée. Pour la dupliquer dans un groupe différent, déplacez l'icône en maintenant la touche enfoncée et placez-le sur le titre du groupe. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une tâche d'un groupe, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à supprimer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande SUPPRIMER. Un message vous demande confirmation. Déplacer une tâche • ...en restant dans le même groupe : cliquez sur l'icône et glissez-le à l'emplacement souhaité. • ...d'un groupe à un autre : cliquez sur l'icône et glissez-le sur le libellé du groupe de destination. La tâche sera alors déplacée à la fin de ce groupe. Vous pouvez la positionner où vous le souhaitez. Introduction Utilisation Personnalisation La barre d’actions La barre d’actions 13 Introduction Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Exemple de la liste des écritures Dans cet exemple issu de Ciel Compta, la barre d’actions de la liste des écritures est composée de 4 groupes : Ecritures, Compte, Affichage, Fenêtre. Ces groupes sont composés d’un certain nombre de boutons : • Ecritures : 3 boutons, • Compte : 2 boutons, • Affichage : 3 boutons, • Fenêtre : 1 bouton. Ces groupes sont nommés en fonction du type d’éléments sur lesquels ils agissent. Dans l’exemple, le groupe Ecritures correspond aux actions qu’il est possible de faire sur les écritures. Il en est de même pour le groupe Compte. Le groupe Affichage est quant à lui lié à l’affichage des éléments présentés dans la fenêtre tandis que le groupe Fenêtre correspond tout simplement aux actions possibles sur une fenêtre, en général Fermer et OK pour enregistrer. La barre d’actions 14 Utilisation L’affichage global A partir de l’onglet Accueil, vous pouvez afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. La flèche permet d’accéder aux fonctions d’affichage ainsi qu’aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. • Masquer le menu : la barre présentant les menus situés en haut de la fenêtre du logiciel est masquée. • Masquer la barre d’actions : la barre qui présente les actions n’est plus affichée en permanence. Il suffit de passer la souris sur l’onglet de la fenêtre pour afficher la barre. Vous pouvez ainsi toujours accéder aux différents traitements. • Mode plein écran : activation de l’affichage en plein écran. La barre de titre du logiciel (située tout en haut) et la barre de statut située en bas de la fenêtre sont masquées. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. Afficher la liste des fenêtres Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . La barre d’actions 15 • Cliquez sur la vignette pour afficher la fenêtre en plein écran. • Cliquez sur le bouton de fermeture situé en haut à gauche pour fermer le panneau. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Ces actions varient d’un logiciel à l’autre. Par exemple, les raccourcis propres à Ciel Gestion commerciale sont les listes des tiers, des articles, des mouvements de stock, les saisies des pièces commerciales. Les onglets Chaque fenêtre que vous avez ouverte est placée dans un onglet à droite de l’onglet Accueil. Ces onglets sont différenciés par des couleurs ; une couleur correspondant à une catégorie fonctionnelle du logiciel. Par exemple, dans Ciel Compta, tout ce qui concerne les écritures est en bleu, les immobilisations sont identifiées par la couleur marron, etc. Ces onglets sont automatiquement regroupés par catégorie. Par exemple, dans Ciel Compta, vous ouvrez la liste des immobilisations puis la liste des écritures et en dernier la liste des familles d'immobilisations. La liste des familles sera automatiquement positionnée à côté de la liste des immobilisations. • Pour passer d’une fenêtre à une autre, il suffit de cliquer sur l’onglet correspondant. • Pour fermer une fenêtre, cliquez sur la croix de l’onglet. Les groupes et boutons La barre d’actions peut être composée d'un ou plusieurs groupes. Chaque groupe contient un ou plusieurs boutons représentant chacun une commande spécifique, propre à la fenêtre active. Pour exécuter une commande, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Suivant le contexte d'utilisation, une commande peut être inactive. Dans ce cas, le bouton sera grisé. Dans l'exemple suivant de Ciel Compta, le bouton de la commande PLAN DE COMPTES n'est pas accessible, si le compte sélectionné n’est pas de type Fournisseur ou Client. Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier de la commande. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Exemple Pour ne plus afficher les raccourcis, appuyez de nouveau sur la touche de votre clavier. La barre d’actions 16 Personnalisation Les barres d’actions sont personnalisables dans chaque fenêtre dotée de cette barre. En effet, vous pouvez créer des groupes d’actions qui peuvent contenir autant de tâches que vous le souhaitez. De plus, si vous possédiez une version antérieure de votre logiciel, vous avez la possibilité de récupérer les tâches de votre ancienne barre d’outils, dans votre groupe d’actions. Exemple Dans cet exemple issu de Ciel Gestion commerciale, le groupe personnalisé nommé «Mes actions» a été ajouté à la liste des clients.  Un seul groupe peut être ajouté dans une barre d’actions. Par contre, vous pouvez en ajouter un dans chaque fenêtre présentant une barre d’actions. Ajouter un groupe personnalisé à une barre d’actions 1. Ouvrez une fenêtre dans laquelle vous voulez ajouter un groupe à la barre. 2. Placez votre souris dans la barre d’actions et faites un clic-droit. 3. Choisissez la commande MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 4. Dans la zone Titre du groupe, saisissez le nom que vous attribuez au groupe. 5. Dans le menu déroulant Couleur, sélectionnez la couleur que vous voulez attribuer à votre groupe. La couleur système correspond au blanc.  La couleur étant un repère, vous n’êtes pas obligé de vous référer strictement aux catégories de couleur définies par défaut. Une fois que vous avez défini le groupe, dans la partie Eléments, vous allez insérer les boutons qui composent le groupe. Ces boutons représentent l’action à lancer lorsque vous cliquerez dessus. 6. Cliquez sur le bouton [Créer]. La barre d’actions 17 La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche : • Les différentes tâches sont regroupées par famille. Pour déployer une famille, cliquez sur le symbole . La liste des tâches qu'elle contient s'affiche. • Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. • Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. • La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Paramètres : vous pouvez modifier les réglages de la tâche par le bouton [Editer] ou annuler les réglages que vous pourriez avoir réalisés par le bouton [Défaut]. Ce bouton initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies dans le logiciel. • Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Répétez l’opération pour insérer d’autres actions au groupe. Dans la partie Eléments de la barre d’actions, vous retrouvez les actions que vous avez ajoutées. Vous pouvez effectuer des modifications dans les colonnes suivantes : • Tâches : permet de changer l’action. Pour cela, double-cliquez dans la zone et choisissez une autre tâche. • Texte : modifier le texte qui apparaîtra en dessous du bouton. Pour cela, double-cliquez dans la colonne et saisissez le texte. • Icône : modifier l’icône du bouton. Pour cela, cliquez dans la colonne. La fenêtre des icônes disponibles dans le logiciel s’ouvre. Choisissez en une autre et cliquez sur le bouton [Ok]. • Type : choisir la taille de l’icône du bouton. Vous avez le choix entre une taille compact, medium, large. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous voyez alors votre groupe affiché dans la barre. Supprimer une tâche 1. Si vous voulez supprimer une action du groupe, sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. La barre d’actions 18 Dupliquer une tâche Si vous voulez ajouter un élément qui est similaire à une ligne, vous pouvez la dupliquer. 1. Pour copier une tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 3. Une ligne s’ajoute. Effectuez alors vos modifications. Importer la barre d’outils Vous pouvez importer la barre d’outils de votre ancienne application dans n’importe quelle fenêtre. Si vous aviez adapté la barre d’outils à vos besoins, alors vous récupérerez toutes vos tâches. 1. Ouvrez la fenêtre dans laquelle vous voulez retrouver des tâches de l’ancienne barre d’outils. 2. Faites un clic-droit et choisissez MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. 3. Dans la fenêtre Edition de la barre d’actions, faites un clic-droit et choisissez la commande IMPORTER LA BARRE D’OUTILS. Toutes les tâches de la barre d’outils sont alors récupérées et apparaissent dans la fenêtre. 4. Supprimez les tâches que vous ne voulez pas voir apparaître dans la fenêtre concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Répétez l’opération pour toutes les fenêtres dans lesquelles vous voulez importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. La barre d’actions 19 Modifier votre groupe dans une barre d’actions Les groupes que vous avez ajoutés dans les barres d’actions peuvent être modifiés à tout moment. 1. Cliquez sur le signe + du groupe. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 2. Ajoutez, modifiez ou supprimez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. Introduction Les fenêtres Les listes simples Les listes à plusieurs colonnes Les règles Les regroupements Les actions flash Les Jumplists Les fenêtres et les listes Les fenêtres et les listes 21 Introduction Afin d'obtenir une certaine cohérence entre les différents logiciels qui composent la gamme Ciel, un standard a été mis en place. Ainsi, quel que soit le logiciel utilisé, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie (présentation des fenêtres, les boutons de navigation des fiches, la personnalisation des listes, etc.).  Pour plus d'informations sur la Barre de navigation, reportez-vous au chapitre ”La barre de navigation,” page 4. Les fenêtres et les listes 22 Les fenêtres L'objectif est ici de vous faire découvrir, en détail, une fenêtre type des logiciels Ciel. En effet, de nombreux éléments se retrouvent dans la plupart des fenêtres : boutons et icônes de commande, colonnes variables, colonnes déplaçables, etc. Voici comme exemple une fenêtre de la liste des modèles abonnements dans Ciel Compta : Les boutons des listes La partie supérieure d'une liste est composée d’une barre d’actions qui s’articule en plusieurs groupes de boutons. Le premier groupe porte le nom de la fenêtre. Les boutons de ce groupe permettent de créer, modifier, supprimer un élément de la liste. Le dernier groupe intitulé «Fenêtre» permet de fermer la liste. Certaines listes présentent d’autres groupes qui sont liés au contexte. Les boutons de ces groupes correspondent aux actions qu’il est possible de réaliser sur les éléments de la liste. Certains boutons ne sont actifs que si vous avez auparavant sélectionné un élément dans la liste. C’est le cas, par exemple, des boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer]. Les fenêtres et les listes 23 Les onglets Les onglets permettent d'afficher plusieurs niveaux d'informations dans une même fenêtre, sans avoir à ouvrir de fenêtre supplémentaire. Ci-dessus, la fenêtre Liste des modèles abonnements est composée des 2 onglets : Modèles de saisie, Abonnements. Pour afficher la liste des abonnements souhaitée, cliquez sur son onglet. Il passe ainsi au premier plan. Les boutons des fiches Lorsque vous créez ou modifiez un élément d’une liste, en général, vous accédez à la fiche de cet élément. Il existe 2 types de fiche : simple et composée (avec la barre d’actions). Les boutons des fiches simples Dans ce type de fiche, les boutons sont en situés en bas de la fenêtre et sont les suivants : • : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • : la fiche en cours est enregistrée et fermée. • : la fiche en cours est fermée, les éventuelles modifications ne sont pas enregistrées. Les boutons des fiches composées d’une barre d’actions Dans la partie supérieure de la fiche est présentée la barre d’actions. Mis à part les boutons de navigation (que nous détaillerons un peu plus loin), les boutons les plus souvent présentés sont : • le bouton [Créer] : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • le bouton [Supprimer] : la fiche en cours est effacée. • le bouton [OK] : la fiche en cours est enregistrée. • le bouton [Fermer] : la fiche en cours est fermée. Si vous avez apporté des modifications sans les valider via le bouton [OK], un message vous demande de les enregistrer. Vous pouvez aussi trouvez les boutons Aperçu et Imprimer. Les options de liste En général, au dessus de la liste des éléments, vous retrouvez ce bouton qui permet d’accéder aux options d’affichage (Afficher l’aperçu, Afficher le détail, Affiner la sélection), à l’édition de graphiques, à l’export de la sélection, aux tris de la liste, à l’agrandissement ou diminution de la taille de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes enfin aux propriétés de la liste. Les boutons radio Les boutons radio sont utilisés pour sélectionner une option parmi plusieurs. Exemple Les cases à cocher Elles sont utilisées pour indiquer si une option doit être active ou non. Elles concernent donc l'état d'une option à la fois. Les fenêtres et les listes 24 Exemple Voici 3 cases à cocher dont 2 sont actives : Les boutons de navigation des fiches Ces boutons vous permettent de consulter une fiche sans repasser par la liste des fiches. Lorsque vous vous trouvez sur la fiche d'un élément, ces boutons permettent respectivement (en partant du haut vers la droite) : • d'afficher la liste des fiches, • d’ouvrir la première fiche de la liste, • d’ouvrir la fiche suivante, • d’ouvrir la fiche précédente, • d’ouvrir la dernière fiche de la liste. L'icône d'appel de la liste de sélection Vous retrouvez l’icône d'appel de liste pour les zones qui l'autorisent. En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre affiche la liste des valeurs autorisées pour la zone en question. Vous disposez depuis cette fenêtre du bouton [Créer] qui permet de créer un nouvel élément dans cette liste, sans avoir à quitter les manipulations que vous réalisez.  Vous pouvez aussi saisir directement un ou plusieurs caractères. Dans ce cas, une liste Recherche rapide vous proposera les valeurs possibles. Les menus locaux Dans les logiciels de la gamme Ciel, vous trouverez en général 3 types de menus locaux : Les menus locaux "classiques" Ils permettent de choisir une valeur parmi plusieurs propositions. Il suffit de cliquer dessus et un menu déroulant vous permet de sélectionner la valeur ou l'action à prendre en compte. Les menus locaux avec zone de saisie Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante située à droite de la zone soit saisir directement la valeur. Les menus locaux pour sélection d'une couleur Dans ce cas, une palette de couleurs prédéfinies vous est proposée. Une fois la sélection réalisée, le menu déroulant affiche la couleur choisie. Les fenêtres et les listes 25 Les boutons menus Certains logiciels Ciel dispose de boutons particuliers. Composés de 2 parties, ils permettent 2 types d'actions : • la partie haute (icône + texte) réagit comme un bouton classique, • la partie basse (triangle de sélection) est un menu déroulant. Exemple Le sélecteur de date Un sélecteur de date peut se présenter sous trois formes différentes. Cela se caractérise par un changement de l'unité (jour, mois ou année) au niveau des dates. Exemple Voici un sélecteur de date avec une précision à la journée : Pour renseigner une date, vous pouvez : • saisir directement la date dans la zone prévue à cet effet. Afin d'optimiser votre saisie, vous pouvez ne pas renseigner une date dans sa totalité. Par exemple, si votre ordinateur est à la date du 15/07/ 2012, si vous saisissez : • 20 puis , la date sera 20/07/2012. • 1012 puis , la date sera 10/12/2012. • 250812 puis , la date sera 25/08/2012. • utiliser les valeurs pré-définies dans le logiciel. Une liste déroulant située à droite de la zone date vous propose toute une liste de valeur. • utiliser le calendrier intégré au logiciel. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone date. Les fenêtres et les listes 26 La fenêtre du calendrier s’affiche : Ce calendrier vous permet de sélectionner le jour de votre choix. La zone située en bas à droite affiche la date déjà sélectionnée. En entête, vous visualisez l'année et le mois sélectionnés. A l'extrémité droite des années, deux flèches vous permettent de passer aux années suivantes ou précédentes. Pour choisir un jour, une fois l'année et le mois choisis, cliquez sur le jour souhaité puis cliquez sur [OK]. Les boutons [Aujourd'hui], [Date de travail] et [Vide] permettent respectivement de choisir la date de votre ordinateur, la date de travail, ou de ne rien renseigner. Le bouton situé en bas de la fenêtre propose des périodes prédéfinies : Début d’année, Pâques, etc. Les images et logos Des images (ou des logos) peuvent être intégrés à divers endroits selon la nature du logiciel que vous utilisez. Pour placer ou supprimer une image, vous pouvez : • utiliser les commandes COUPER-COPIER-COLLER. • ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la zone de l’image) qui propose ces options, mais également la fonction Importer. Elle permet d’importer une image depuis un fichier. Toujours depuis le menu CONTEXTUEL, la commande Afficher le traceur vous permet de placer une cible sur le pointeur de votre souris. • utiliser la fonction Scanneur/appareil photo disponible dans la zone de l’image pour récupérer une image d'un scanneur ou appareil photo.  Les formats JPEG et BMP sont acceptés. Néanmoins, dans un souci d'optimisation, nous vous conseillons d'utiliser le format JPEG. Les fenêtres et les listes 27 Les commentaires Ces zones permettent d'affecter un commentaire sur une fiche ou tout type d'élément autorisé par le programme. Le bouton donne accès au contenu de la note en affichant la fenêtre Commentaire : Une palette de mise en forme du texte s’affiche automatiquement lorsque vous ouvrez la fenêtre Commentaire. Vous disposez d'outils pour cadrer, affecter un style, choisir la police, la taille et la couleur du texte sélectionné. Autres D'autres icônes ou boutons sont également présents dans les logiciels Ciel : • : en général, ce bouton est présent à côté d'une zone numérique qui peut être saisie mais également calculée automatiquement par le logiciel. En cliquant sur ce bouton, vous provoquez un recalcul du montant. • : cette icône lance votre navigateur internet sur l'adresse du site internet renseignée. • : cette icône lance votre logiciel de messagerie et créer un nouveau message en y indiquant l'adresse saisie. • : cette icône donne accès à la liste des rubriques. • : cette icône donne accès à l'éditeur de scripts ou à la saisie simplifiée d’une formule. • : un clic sur cette icône permet d'effacer la rubrique ou la formule. Les fenêtres et les listes 28 La barre des listes Les fenêtres présentant une liste d’éléments disposent d’une barre de liste.  Selon la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez, cette barre peut présentée plus ou moins d’options. La barre de liste est située au-dessus des éléments d’une liste et permet d'accéder rapidement aux fonctions de gestion de liste : regroupement, filtres, vues, impressions, envoi d’un email, options, recherche. Le regroupement Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupement. Pour cela, vous avez deux possibilités : • vous cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] puis vous choisissez la commande Paramètres de regroupement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous définissez vos critères. • vous cliquez directement sur le bouton [Regroupement]. Dans la zone qui s'affiche en-dessous, vous glissez-déposez la colonne qui servira au regroupement.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Les regroupements,” page 44. Les filtres Ce bouton permet de filtrer les éléments de la liste en fonction des colonnes. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une ligne s'affiche en dessous des en-têtes des colonnes. Vous pouvez alors saisir ou sélectionner vos critères d'extraction dans les zones de votre choix. Le résultat est immédiat.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Filtrer une valeur courante,” page 33. Les vues Ce bouton permet d'accéder aux vues de la liste préalablement enregistrées ainsi que de mémoriser une vue de la liste. Pour enregistrer une vue, cliquez sur le bouton puis nommez-la.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Les vues,” page 36. les impressions Ces boutons permettent de lancer un aperçu avant impression ou une impression de la sélection de la liste. Une fenêtre s'affiche et propose des états propres à la liste.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). Les fenêtres et les listes 29 L’envoi d’e-mail Ce bouton permet d'envoyer par e-mail les éléments sélectionnés dans la liste.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). Les options de liste Ce bouton permet d'accéder rapidement à des options d'affichage (afficher l'aperçu, afficher le détail, affiner la sélection), à l'édition de graphiques, à l'export de la sélection, aux tris pré-définis de la liste, à l'agrandissement ou réduction de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes, aux propriétés de la liste. Les recherches Cette zone permet de lancer des recherches simples ou avancées dans la liste. • Pour plus de détails sur les recherches, reportez-vous au chapitre ”Les filtres (recherches),” page 120 . Les fenêtres et les listes 30 Les listes simples Les listes les plus simples sont celles que vous trouvez dans les fenêtres pour réaliser une sélection. Vous vous y déplacer avec les flèches haut et bas. Quand l'élément recherché est sélectionné, en général vous pouvez en valider le choix en utilisant la touche . Les fenêtres et les listes 31 Les listes à plusieurs colonnes C'est ce type de liste que nous vous avons présenté, dans la partie ”Les fenêtres,” page 22. En règle générale, les colonnes sont déplaçables et de largeur variable. De plus, la nature même de l'information présentée dans ces colonnes est personnalisable. Ces listes offrent de nombreuses possibilités de présentation et de sélection. Manipulation des colonnes Au niveau de la liste, vous pouvez changer la largeur et l'ordre des colonnes. Modifier la largeur Vous pouvez adapter la largeur des colonnes de deux façons : soit à la taille de votre choix soit selon le contenu. Largeur personnalisée Cliquez sur la marque de séparation des colonnes puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur pour atteindre la largeur voulue. Largeur adaptée au contenu Double-cliquez sur la colonne à redimensionner. Pour redimensionner toutes les colonnes en une seule fois, cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Redimensionner toutes les colonnes. Déplacer les colonnes 1. Cliquez sur l'intitulé d'une colonne puis, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur. 2. Lâchez le bouton quand vous vous trouvez sur la colonne devant laquelle votre sélection va se placer.  Notez que l'ordre des colonnes se trouvera aussi modifié si vous personnalisez la liste. Sélection des éléments de la liste Sélection d’un élément Cliquez sur l’élément pour le sélectionner. Une fois sélectionné, vous pourrez exécuter une action : le dupliquer, l’ouvrir, le supprimer, etc. Sélection continue Cliquez sur le premier élément puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la souris jusqu’au dernier élément que vous souhaitez sélectionner et relâchez le bouton de la souris. Vous pouvez aussi : 1. cliquer sur le premier élément, 2. relâcher le bouton de la souris, 3. maintenir la touche enfoncée, 4. et cliquer sur le dernier élément souhaité. Les fenêtres et les listes 32 Sélection discontinue Vous pouvez procéder de deux façons : • Cliquez sur le premier élément et, tout en gardant la touche enfoncée, sélectionnez les autres éléments. • Dans la première colonne, cliquez sur la case pour sélectionner un ligne. Une croix verte s’affiche. Vous pouvez alors cocher plusieurs lignes. Sélection continue et discontinue 1. Cliquez sur le premier élément puis relâchez le bouton de la souris. 2. Déplacez la souris plus bas. 3. Appuyez sur la touche et cliquez sur un autre élément, puis sélectionnez les éléments qui suivent sans relâcher le bouton de la souris. Sélection de toute la liste Vous avez deux possibilités : • Dans le menu contextuel (clic droit sur la liste), sélectionnez la commande Tout sélectionner. Tous les éléments de la liste (même ceux qui n’apparaissent pas à l’écran) sont maintenant sélectionnés. • Dans la première colonne, cochez la première case . Inverser la sélection Si un ou plusieurs éléments sont sélectionnés et que vous choisissez cette commande, depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), tous les autres éléments seront sélectionnés sauf celui ou ceux d'origine. Bloquer une colonne Lorsque le nombre de colonnes d'une liste est important et que vous ne pouvez les visualiser qu'en défilant l’ascenseur horizontal, vous pouvez demander à ce que l'une des colonnes reste fixe. Pour cela, depuis le menu contextuel (clic droit sur le titre de la colonne), choisissez la commande Bloquer la colonne. Pour la débloquer, effectuez la manipulation inverse.  La colonne bloquée sera toujours placée en première position. La couleur de fond de son titre est plus clair que les autres. Les tris A partir du moment où une colonne est présente dans une liste, vous pouvez trier les éléments de la liste sur cette colonne. Pour cela : • double-cliquez sur le titre de la colonne, • ou, depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit sur le titre de la colonne), sélectionnez la commande Trier par 'nom de la colonne'. Une flèche s'affiche alors à droite du titre de la colonne triée. En double-cliquant à nouveau, vous modifiez l'ordre du tri (ascendant ou descendant). Les fenêtres et les listes 33 Filtrer une valeur courante Vous pouvez réaliser des extractions plus ou moins complexes sur les éléments affichés dans une liste. Cependant, vous pouvez réaliser très rapidement un filtre sur une valeur dans une ou plusieurs colonnes. Filtre sur une colonne Vous avez le choix entre réaliser un filtre qui est égal à la valeur ou bien différent de la valeur. 1. Cliquez sur une ligne au niveau de la colonne sur laquelle vous voulez réaliser un filtre. 2. Faites un clic-droit et choisissez l’une des commandes dont l’intitulé commence par Rechercher. Le résultat est immédiat. Exemple Dans cet exemple, nous demandons au logiciel de filtrer les éléments dont le type est Ville=PARIS. Filtre sur plusieurs colonnes 1. Cliquez sur le bouton . Une ligne s’affiche en dessous des titres des colonnes. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez dans le menu déroulant la condition : =, ≠, contient, ne contient pas, commence par, ne commence pas par.  Les conditions proposées sont différentes entre une colonne contenant des valeurs numériques, du texte ou une valeur booléenne (vrai ou faux). 3. Dans la zone située à côté du bouton, saisissez un critère de filtre ou si l’une de ces icônes s’affichent, cliquez dessus pour choisir le critère. Le résultat est alors immédiat. 4. Procédez de la même façon sur les autres colonnes. Exemple Dans cet exemple, les filtres sont réalisés sur la liste des clients. Tous les clients qui utilisent le mode de paiement «virement» exceptés ceux appartenant à la famille «Distribution» sont extraits de la liste. 5. Pour annuler un filtre sur une colonne, cliquez sur la croix située en fin de zone. Et, la fermeture de la fenêtre annule tous les filtres. La ligne verte indique qu’au moins un filtre est activé. Les fenêtres et les listes 34 Personnalisation de la liste Nous allons voir maintenant les possibilités de personnalisation des listes. Pour fixer vos préférences : • cliquez sur l’icône et choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, • ou depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE. La fenêtre Propriétés de la liste s'affiche :  Suivant les listes, certaines fonctionnalités sont inactives (grisées). Options d'affichage Numéroter les lignes En activant cette option, chaque ligne sera numérotée. Gestion du glisser déposer Activer cette option vous permet d'effectuer un "glisser déposer" des lignes sélectionnées sur votre disque dur, sous forme d'un fichier texte. Couleurs listing Cette option permet d'alterner la couleur de fond de chacune des lignes de la liste. Numéroter les colonnes En activant cette option, chaque colonne sera numérotée. Afficher les totalisations Cette option permet d’afficher les totaux des montants. Les totalisations sont affichés en bas des colonnes. Colonne de sélection Cette option permet d’afficher la colonne qui permet de sélectionner les lignes par une coche. Affichage des images éventuelles Si vous affichez une image pour chaque enregistrement de la liste (photo d'article dans Ciel Gestion commerciale, photo de membres dans Ciel Associations, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Les fenêtres et les listes 35 Affichage des textes longs éventuels Si vous souhaitez afficher des informations dont le contenu peut être long (commentaires, notes, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Afficher les lignes horizontales et Afficher les lignes verticales Ces options permettent d'afficher ou non les traits horizontaux de séparation entre les lignes et les traits verticaux entre les colonnes. Colonnes affichées Pour choisir les données qui figureront dans la liste, depuis la fenêtre Propriétés de la liste, cliquez sur le bouton [Colonnes affichées]. La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre : Vous retrouvez, sur la gauche, toutes les colonnes qui peuvent être affichées ; sur la droite, celles qui sont actuellement affichées dans la liste. • Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<. Il éditera les colonnes affichées dans la liste. L'état vous permet de visualiser, sous forme d'un tableau, l'ensemble des informations de chaque enregistrement. Vue par défaut Vues ajoutées La flèche donne accès aux commandes Renommer, Enregistrer, Supprimer. Ce bouton permet d’ajouter une vue. Le logiciel demande alors de la nommer. Les fenêtres et les listes 37 Les autres états sont plus puissants et font en général appel à des filtres, des tris et des ruptures. • L'option Voir les commentaires ajoute à la fenêtre une zone permettant de visualiser le commentaire de l'état. • L’option Voir la vignette permet de visualiser l’état à droite de la fenêtre. • L'option La sélection seulement indique au logiciel si seuls les éléments sélectionnés doivent être pris en compte lors de l'édition, ou bien l'ensemble des éléments de la liste. A titre d'information, le nombre d'éléments sélectionnés est indiqué à la suite de cette option. Autres options La bouton situé dans la barre au-dessus des éléments d’une liste, donne accès à un menu regroupant diverses fonctionnalités. Exemple Voici un exemple des options que vous pouvez y trouver. Graphique Cette commande permet de visualiser des graphiques utilisant les informations sélectionnées dans la liste. Exporter Cette commande permet d’exporter les informations sélectionnées dans la liste, sous forme d'un fichier texte sur votre disque dur. Tris La commande Tris permet de changer l’ordre d’affichage des éléments. En activant cette commande, la fenêtre Tri s’affiche. A l’aide de l’icône , vous choisissez la rubrique sur laquelle sera basé le tri, par exemple selon la Date. Dans certaines fenêtres, les rubriques de tri sont proposées directement dans le menu déroulant. Exemple Cochez l’ordre de tri de votre choix. La commande AUTRE permet d’accéder à la fenêtre Tri. Police + grande Police - grande Cette commande permet d’agrandir la taille du texte de la fenêtre en cours d’utilisation. A l’inverse, la commande Police - grande diminue la taille du texte.  Pour modifier la taille de la police dans toutes les fenêtres des applications, vous devez paramétrer la taille dans les préférences Environnement. Voir L’onglet Polices, page 72. Redimensionner toutes les colonnes Cette commande permet d’adapter la largeur des colonnes à leur contenu. Toutes les colonnes sont redimensionnées en une seule fois. Les fenêtres et les listes 38 Les règles Disponible uniquement en version Evolution et Quantum Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Exemple Tous vos clients sont des grossistes. En créant une règle sur la rubrique Famille clients, lorsque vous saisirez une fiche client, la famille sera automatiquement renseignée par Grossiste. Accéder à la liste des règles Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation ou dans une barre d’actions. Dans Ciel Gestion Intégrale, vous avez la possibilité d’accéder à la liste des règles par le menu DOSSIER - commande OPTIONS. Ajouter la tâche «Liste des règles»  Vous pouvez auparavant créer un groupe (clic droit - AJOUTER UN GROUPE) dans la barre de navigation et le nommez distinctement, par exemple «Mes règles». 1. Faites un clic-droit dans un groupe de la barre de navigation et cliquez sur la commande AJOUTER UNE TÂCHE, ou faites un clic-droit dans la barre d’actions et sélectionnez Modifier la barre d’actions. 2. Ajoutez la tâche Liste des règles et cliquez sur le bouton [OK]. Exemples dans la barre de navigation et dans la barre d’actions de l’Accueil.  Pour plus de détails sur les tâches, reportez-vous au paragraphe ”Ajouter une tâche,” page 9. Ouvrir la liste des règles 1. Dans la barre de navigation ou d’actions, cliquez sur le lien Liste des règles. Vous obtenez la fenêtre de gestion des règles : Dans la zone Famille, le menu déroulant propose les listes dans lesquelles des règles peuvent être appliquées. Ces listes varient en fonction de votre logiciel. 2. Sélectionnez la famille pour laquelle vous allez créer, modifier ou supprimer une règle. Les fenêtres et les listes 39 Créer une règle 1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche. Une règle se définit par un déclenchement, une action à effectuer et éventuellement une condition d’exécution. Déclenchement Afin qu’une règle puisse être appliquée, vous devez définir ce que le logiciel doit faire (vérifier, remplir, exécuter un script) et à quel moment. 2. Choisissez dans la liste déroulante l’une des options suivantes : • Vérification : le logiciel contrôle les valeurs d’une rubrique. • Avant enregistrement : le logiciel remplit automatiquement une rubrique. • Valeurs par défaut : le logiciel attribue à une rubrique une valeur par défaut. • Après enregistrement : le logiciel exécute un script. 3. En-dessous de la liste déroulante, définissez quand le déclenchement de la règle aura lieu. Les options proposées varient en fonction du type de déclenchement. Condition Vous pouvez éventuellement déterminer une condition. Ainsi, la règle sera valable uniquement si la rubrique répond à cette condition. 4. Dans la zone Condition d’exécution de la règle, vous choisissez la condition qui déclenchera la réalisation de la règle. Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier la condition globale]. 5. Cliquez sur l’icône pour choisir la rubrique à vérifier. 6. Sélectionnez dans le menu déroulant une condition puis saisissez la valeur. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Les fenêtres et les listes 40 Actions à effectuer Dans cette partie, vous définissez l’action que le logiciel exécutera lorsqu’il détectera qu’une rubrique répond à la règle. Les actions proposées dépendent du type de déclenchement choisi : • Vérification : vous choisissez le type de message d’avertissement que le logiciel affichera. • Affectation d’une valeur (règles du type avant enregistrement, valeurs par défaut) : vous définissez la valeur que le logiciel affectera à une rubrique. • Exécution d’un script (règle du type Après enregistrement) : vous définissez le script que le logiciel exé- cutera. 8. Dans tous les cas, cliquez sur le bouton [Créer] pour ajouter et définir une action. Vérification Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche. 1. Choisissez le type de message que vous voulez afficher. • Générer une erreur : un message d’erreur s’affichera et l’enregistrement ne s’effectuera pas. • Générer une alerte : un message d’alerte s’affichera et il sera possible de continuer ou d’annuler l’enregistrement. • Générer une note : un message sous la forme d’une note s’affichera et vos données seront systématiquement enregistrées. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le texte qui figurera sur le message et cliquez sur le bouton [OK]. Affectation d’une valeur  Les déclenchements de type Valeurs par défaut et Avant enregistrement permettent de remplir une rubrique. 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez la rubrique sur laquelle le logiciel affectera une valeur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche. Les fenêtres et les listes 41 3. Le nom de la rubrique sélectionnée précédemment s’affiche dans la zone Rubrique à modifier. Vous pouvez toujours la changer. Pour cela, cliquez sur l’icône . 4. Cochez le traitement à appliquer sur la rubrique : • Remplir avec la valeur : dans ce cas, saisissez la valeur qui sera attribuée ou bien si la rubrique sélectionnée propose des valeurs prédéfinies, cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez-la. • Effacer : dans ce cas, le logiciel efface l’information contenue dans la rubrique. • Remplir avec la formule : dans l’éditeur de script qui s’affiche automatiquement lorsque vous cochez cette option, définissez une formule à appliquer à la rubrique. • Passer en MAJUSCULES, Passer en minuscules : la rubrique sera automatiquement écrite soit en majuscules, soit en minuscules. • Passer en Titre : la rubrique sélectionnée commencera par une majuscule. 5. Cliquez sur le bouton [OK].  Pour plus de détails sur la définition d’une formule, reportez-vous au paragraphe ”Les scripts formules,” page 135. Exécuter un script 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez, dans la fenêtre qui s’affiche, la ligne Exécuter un script. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’éditeur de script s’affiche.  Pour plus de détails sur la création d’un script, reportez-vous au paragraphe ”L’éditeur de scripts,” page 133. Exemple Vous modifiez le numéro de téléphone d’un client et vous voulez le transmettre à son représentant par email. Avec le script, vous pouvez paramétrer l’activation de l’envoi d’un e-mail après la modification du numéro de téléphone dans une fiche client. 3. Une fois que vous avez fini la définition de l’action, cliquez sur le bouton [OK]. Fin de la création d’une règle Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous pouvez saisir un commentaire, par exemple la description et l’utilité de la règle. Celui-ci sera visible depuis la liste des règles dans la colonne Commentaire. 1. Si toutefois vous voulez que la règle soit temporairement inactive, cochez l’option Règle désactivée. Vous pourrez à tout moment la réactiver. Voir Activer/désactiver une règle, page 42. 2. Une fois que vous avez fini de définir la règle, cliquez sur le bouton [OK]. 3. Nommez la règle et cliquez sur le bouton [OK]. Les fenêtres et les listes 42 Modifier une règle  Dans la liste des règles - bouton [Modifier]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle  Dans la liste des règles - bouton [Supprimer]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Choisissez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 3. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Passer en interne / en externe  Dans la Liste des règles - clic-droit. Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer/désactiver une règle  Dans la Liste des règles - clic-droit. Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée  Dans la Liste des règles - clic-droit. La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Les fenêtres et les listes 43 Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Les fenêtres et les listes 44 Les regroupements Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupements. Constituer des regroupements Le regroupement s’établit à partir des différentes colonnes affichées dans une liste. Pour mieux répondre à vos besoins, il est toujours possible d’afficher davantage de colonnes dans une liste à l’aide d’un clic-droit, commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, bouton [Colonnes affichées].  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe ”Colonnes affichées,” page 35. Regroupement simple 1. Dans la liste, positionnez votre souris sur une colonne. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande REGROUPEMENT SUR «...», par exemple, la commande Regroupement sur «Famille clients». Les éléments de la liste sont alors regroupés. Exemple Regroupement à plusieurs niveaux Dans un regroupement, vous pouvez en ajouter d’autres. Pour cela, vous devez dans un premier temps afficher la zone de regroupement puis intégrer de nouveaux groupements. 1. Cliquez sur le bouton .La zone de regroupement s’affiche. Par exemple, votre liste de clients est regroupée par famille et vous voulez que les clients soient classés à un deuxième niveau, par mode de paiement. 2. Cliquez sur la colonne faisant l’objet du regroupement. 3. Glissez la colonne dans la zone de regroupement et relâchez le curseur de votre souris. Vous pouvez constituer 4 niveaux de regroupement maximum. 4. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire. Attention ! Le regroupement n’est pas disponible dans toutes les listes. Une action sur un regroupement s’applique à tous les éléments de celui-ci. Par exemple, si vous supprimez un regroupement, tous ses éléments seront effacés. Les fenêtres et les listes 45 Présentation de la zone de regroupement  Vous accédez à cette zone en cliquant sur le bouton . Positionner les regroupements Les regroupements peuvent être déplacés à tout moment. Vous pouvez soit modifier la position du regroupement soit remplacer un regroupement par un autre. Déplacement Pour cela, cliquez sur un regroupement et glissez-le à l’emplacement souhaité. Des petites flèches rouges vous indique le déplacement. Exemple Dans cet exemple, le code est déplacé en seconde position. Remplacement Un regroupement peut également être remplacé. Dans ce cas, le regroupement que vous déplacez prend la place d’un autre et l’annule. Une flèche verte vous indique qu’il s’agit d’un remplacement. Exemple Dans cet exemple, le Code prend la place du Mode de paiement. Le regroupement Mode de paiement est alors annulé et ne s’affiche plus. Paramètres du regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Pour modifier les paramètres, cochez l’une des trois options suivantes : • Ne pas regrouper : vous annulez tout le regroupement y compris les différents niveaux. Modifie l’ordre des éléments : Annule le regroupement croissant ou décroissant Les fenêtres et les listes 46 • Regrouper automatiquement sur le critère de tri : les critères de tri de la liste deviennent les critères de regroupement. Dans ce cas, la zone de regroupement sera inaccessible. Vous devrez changer ce paramètre pour l’afficher de nouveau. • Regrouper par : Vous pouvez réaliser un regroupement à partir de cette fenêtre, ce qui s’avère utile lorsque toutes les colonnes de la liste ne sont pas affichées. En effet, l’icône permet d’accéder à toutes les rubriques. 1. Cliquez sur la première icône et choisissez la rubrique de regroupement. Faites de même pour les regroupements des autres niveaux. 2. Les options Croissant et Décroissant permettent de choisir l’ordre d’affichage. Par défaut, Croissant est coché. Cochez Décroissant si vous voulez que les éléments soient affichés dans l’ordre inverse. 3. Dans la zone Déployer/Réduire par défaut, vous pouvez déterminer l’affichage qui sera pris en compte par défaut à l’ouverture de la liste. Choisissez entre : • Reprendre l’affichage précédent : la liste s’ouvrira telle qu’elle était à la dernière fermeture. • Tout réduire. • Tout déployer. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Affichage des regroupements Afficher par ordre croissant ou décroissant Par défaut, un regroupement est affiché par ordre croissant. Pour changer l’ordre, vous disposez d’une flèche dans la zone de regroupement. Cliquez sur la flèche du regroupement.  Pour un ordre croissant, la flèche est vers le haut et inversement. Déployer / Réduire Par défaut, un regroupement est réduit. Vous pouvez déployer une ligne ou toutes les lignes de la liste. Déployer une ligne ou toutes les lignes • Cliquez sur le bouton d’une ligne, • ou cliquez sur la flèche du bouton et choisissiez la commande TOUT DÉPLOYER. Réduire une ligne ou toutes les lignes Pour revenir à un affichage réduit : • Cliquez sur le bouton d’une ligne. • ou cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] et choisissez la commande TOUT RÉDUIRE. Ne plus regrouper Vous pouvez annuler soit tout un regroupement y compris ses différents niveaux soit un niveau de regroupement à la fois. Annuler tout un regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton . 2. Sélectionnez la commande ANNULER LE REGROUPEMENT. Annuler un groupement Dans la zone de regroupement, cliquez sur la croix du regroupement. Les fenêtres et les listes 47 Les actions flash Les actions flash ne sont pas disponibles dans toutes les listes de votre application. Cette fonction permet d'accéder rapidement aux différents traitements qu'il est possible de réaliser sur un élément sélectionné dans une liste.  Les actions flash apparaissent si vous avez coché l'option Proposer des actions flash sur la sélection dans les préférences du dossier (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Confort). 1. Lorsque vous sélectionnez une ligne de la liste, le bouton s'affiche automatiquement. Passez votre souris dessus puis sélectionnez l'action de votre choix. 2. Si vous ne voulez plus accéder aux actions flash, passez votre souris sur le bouton puis sélectionnez la commande DÉSACTIVEZ LES ACTIONS FLASH.  Les actions flash ne remplacent pas le menu Contextuel auquel vous avez toujours accès via un clicdroit. Les Jumplists  Vous devez posséder un système d'exploitation Windows™ 7 pour pouvoir utiliser les Jumplists sur votre poste de travail. Les Jumplists permettent d’accéder à des fonctions via le raccourci de l’application ainsi que de signaler visuellement certains traitements en cours. Lorsque vous faites un clic-droit sur l’icône de l’application dans la barre de navigation de Windows 7, un menu s’affiche. Vous pouvez alors épingler le logiciel à la barre des tâches, fermer l’application, sauvegarder le dossier ouvert, accéder au site internet Ciel, etc. De plus, lorsque vous lancez un traitement long, la progression s’affiche sur l’icône de l’application. Et, les messages de confirmation de traitement sont signalés par une icône orange, située à côté du raccourci. Généralités Comptabilité, Gestion commerciale, Associations, Comptes personnels, Facturation Préférences générales Environnement Impressions Sauvegarde Restauration Aide à la saisie Internet, Agenda Liaison comptable Synchronisation des données Etats paramétrables Les préférences Les préférences 49 Généralités  Menu DOSSIER - commande OPTIONS puis PRÉFÉRENCES Chaque logiciel de la gamme Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous allez ainsi pouvoir choisir la couleur du texte, des listes, des boutons et de nombreux autres éléments, fixer le format des dates, des nombres et de multiples autres préférences. Dans la fenêtre ci-dessous, vous visualisez les préférences de Ciel Gestion commerciale. La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories de préférences. Le symbole + permet d’afficher les préférences de la catégorie qu’il précède.  Vous pouvez aussi retrouver ces préférences en divers endroits du logiciel, depuis les menus contextuels. Dans ce cas, la fenêtre Préférences s’ouvrira avec comme préférence active celle qui correspond à la fenêtre depuis laquelle vous appelez les préférences. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, vous disposez des boutons suivants : • [Modifier] : permet d'ouvrir la préférence sélectionnée. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur la préférence. • [Défaut] : permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine. • [Utilitaires] : permet d’accéder à la fenêtre des Utilitaires. • [Fermer] : permet de quitter la fenêtre. Attention ! Des logiciels Ciel disposent de préférences supplémentaires, selon leurs spécificités. Ces préférences ne sont donc pas accessibles dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Les préférences 50 Préférence Comptabilité Dans un logiciel disposant d’options de comptabilité Disponible uniquement dans Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale, Ciel Associations, Ciel Auto-entrepreneur  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un numéro de mouvement est généré automatiquement si vous activez cette préférence. 1. Dans la fenêtre Enregistrement d'une écriture, cochez l'option Afficher le numéro de mouvement. 2. Cliquez sur [OK] pour valider cette préférence. 3. Si vous ne voulez plus que ce numéro de mouvement s'affiche à l'enregistrement d'une écriture, il vous suffit de décocher l'option puis de validez en cliquant sur [OK]. Dans un logiciel de comptabilité Disponible uniquement dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Attention ! Ciel Compta Facile gère moins de préférences et moins d’options. Les préférences 51 Accélérateurs Pour éviter la saisie complète des comptes, des libellés d'écritures et des modes de paiement lors de l'enregistrement de vos écritures, vous pouvez associer des touches de raccourcis clavier aux éléments que vous utilisez le plus souvent. Créer les listes des dix éléments les plus utilisés Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie : 1. Cliquez sur l'onglet correspondant à la liste que vous souhaitez créer : Comptes, Libellés ou Modes de paiement.Dans le cas des accélérateurs de compte, vous pouvez créer une liste pour tous les comptes confondus ou pour chaque classe de compte. 2. Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton afin que la liste soit créée d'après ces dernières. Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bouton .  Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire ces listes. Une fois la construction des listes validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs. Le chiffre présenté dans la colonne Accélérateur correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en saisie pour appeler directement l'élément. 3. Pour pouvoir utiliser ces raccourcis clavier lors des saisies, cochez la case Utiliser les accélérateurs en saisie. Demander l'affichage de ces listes Pour que ces listes soient proposées en saisie des écritures, vous devez en demander l'affichage. Pour cela : 1. Cliquez sur Options de saisie dans la liste des préférences comptables. La fenêtre Options de saisie s’affiche. Les préférences 52 2. Selon vos besoins, cochez les cases : • Afficher la liste auxiliaire pour les comptes • Afficher la liste auxiliaire pour les modes de paiement • Afficher la liste auxiliaire pour les codes analytiques • Afficher la liste auxiliaire pour les devises • Afficher la liste auxiliaire pour les journaux 3. Cliquez sur le bouton [OK]. En saisie des écritures, lorsque le curseur est placé dans la zone Compte, Libellé ou Mode de paiement, la liste auxiliaire est automatiquement ouverte. • Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. Analytique Non disponible dans Ciel Compta Facile Si vous gérez une comptabilité analytique et budgétaire, cette commande vous permet de paramétrer la saisie de vos écritures et les options liées au budget prévisionnel mensuel du code budgétaire. Ventilation analytique/budgétaire obligatoire Si vous cochez cette case, vous obligez l'affectation d'un code analytique lors de la saisie de vos écritures. Il faut, parallèlement, cocher l'option de saisie Ventilation dans le Plan de comptes pour chaque compte faisant l'objet de l'obligation de saisie d'un code analytique. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Appel automatique de la grille de saisie analytique Cochez cette case pour autoriser la modification des ventilations analytiques lors de la saisie/ modification d’une écriture.  Vous devez également cocher la case Modifier les montants en saisie dans les codes analytiques. Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Si vous cochez cette case, le logiciel prendra en compte, lors de la saisie d'une écriture, les montants budgétaires mensuels définis pour le code budgétaire en cours. Les montants budgétés réalisés saisis en mode brouillard ou en simulation sont indiqués lorsque vous enregistrez une écriture en brouillard ou en simulation. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez cette case pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches analytiques (onglets Budgets et Cumuls). Les préférences 53 Répartition analytique Lors des calculs des montants à répartir, des écarts peuvent être constatés. Vous pouvez choisir de corriger ces écarts : • sur la première répartition • sur la dernière répartition • sur la répartition dont le pourcentage est le plus élevé • sur la répartition dont le pourcentage est le moins élevé Dans la fenêtre Analytique, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Options de saisie Les options de saisie permettent de faciliter et d'accélérer la saisie des écritures. Afficher le numéro de mouvement Si vous cochez cette case, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors de l'enregistrement. Ce numéro est avant tout une notion informatique. C'est pourquoi il convient de rappeler que le référencement des pièces comptables doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces. Libellé de l'écriture = intitulé du compte Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera alors automatiquement repris dans la grille de saisie standard ou au kilomètre. Afficher la palette d'informations Si vous souhaitez que la palette d'information s'affiche à l'ouverture des fenêtres de saisie, cochez cette case. Afficher la liste auxiliaire pour... Si vous cochez une ou plusieurs de ces cases, les listes auxiliaires sont automatiquement présentées lorsque le curseur est placé sur une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste. Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes, de libellés et/ou de modes de paiement, cochez les cases correspondantes pour que ces accélérateurs soient proposés en saisie. Afficher l'alerte encours client Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Cochez cette case si, pendant la saisie de vos écritures, vous souhaitez être averti automatiquement lorsque un encours maximum autorisé est dépassé. Les préférences 54 Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Cochez cette case si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. Changement du taux de la devise en cours de saisie Dans le cadre d’une comptabilité multidevises, cochez cette case pour pouvoir modifier le taux de la devise directement en cours de saisie. Afficher le solde automatiquement Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, le solde soit automatiquement calculé. Statut validé par défaut lors d’une saisie d’écriture Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, celle-ci soit automatiquement validée. Dans la fenêtre Options de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT Cochez cette option pour que, lors de la saisie Z de caisse, les écritures de vente soient ventilées par rapport au HT. Comptes Ces options permettent de modifier l'affichage et le contenu du plan de comptes. Afficher les comptes de classe spéciaux et analytiques Cochez cette case pour afficher les comptes de classe spéciaux (8) et analytiques (9) dans le plan de comptes. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez les cases correspondantes pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches des comptes (onglets Cumuls et Budgets). Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Cochez cette case pour que les écritures en simulation/brouillard soient prises en compte dans le calcul du montant réalisé. Rap. bancaire : incrémenter le code pointage par ligne Cochez cette case pour que lors du rapprochement bancaire le logiciel incrémente automatiquement les numéros de code de pointage à chaque ligne. Nouveaux comptes tiers : coché ’lettrable’ par défaut Cochez cette option si vous souhaitez qu’à chaque création d’un compte tiers, celui-ci soit lettrable. Nouveaux comptes banques : coché ’pointable’ par défaut Cochez cette option si vous voulez qu’à chaque création d’un compte bancaire, celui-ci soit pointable. Dans la fenêtre Comptes, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. Les préférences 55 Divers Vous pouvez définir dans cette fenêtre la méthode de calcul de votre déclaration de TVA et la méthode d'utilisation du compte de banque lors de la saisie du relevé bancaire. Calcul déclaration de TVA  Le calcul par défaut de la TVA est effectué sur une période. Cochez l'option de votre choix : • Solde depuis le début de l'année : votre déclaration sera calculée depuis le début de l'année. • Solde uniquement sur la période : votre déclaration est calculée sur la période choisie. Saisie relevé bancaire Non disponible dans Ciel Gestion Intégrale Cochez l'option de votre choix : • en contrepartie de chaque opération : la contrepartie banque est réalisée sur chaque écriture de votre relevé bancaire. • en centralisation en fin de relevé bancaire : une seule contrepartie banque sera réalisée pour toutes les écritures de vos relevés bancaires. Choisissez alors si vous effectuez une contrepartie : • par solde : une seule ligne de contrepartie banque sera générée : la ligne de solde, ou • par cumul débit et crédit : deux lignes de contrepartie banque seront générées. Une pour la somme du débit et une pour la somme du crédit. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Ouverture d’un dossier Non disponible dans Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale Vous pouvez définir l'action que le logiciel effectuera à l'ouverture d'un dossier d'une autre version de Ciel Compta. Si vous êtes dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu'un dossier de Ciel Compta Facile. Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime). Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile. Si vous êtes dans Ciel Compta Vous pouvez seulement ouvrir un dossier de Ciel Compta Facile. 1. Cochez l'une des options suivantes : • Refuser l'ouverture : à l'ouverture de votre dossier, un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir : à l'ouverture de votre dossier, l'application le convertira directement. Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. • L'ouvrir sans conversion : à l'ouverture de votre dossier, un message vous avertira que votre logiciel se comportera soit comme Ciel Compta (millésime), soit comme Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude. Attention ! Une fois votre dossier converti en version Evolution, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans Ciel Compta (millésime) ou Ciel Compta Facile. De même, une fois votre dossier converti en version Millésime, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans Ciel Compta Facile. Les préférences 56  Cette option est pratique si vous travaillez principalement dans une version de Ciel Compta différente de celle de votre expert-comptable. Par exemple, vous possédez une version millésime de Ciel Compta et votre expert possède une version Evolution de Ciel Compta. • Demander à l'ouverture : l'application affichera un message qui vous demandera ce que vous voulez faire. Il vous suffira de cocher l'option de votre choix (Refuser l'ouverture, Le convertir, L'Ouvrir sans conversion). 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Relance Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez choisir les lettres de relance qui seront en valeur par défaut. Ainsi, dans les comptes clients, onglet Relance, si vous sélectionnez <État par défaut>, les modèles de lettres sélectionnés dans cette préférence seront pris en compte pour relancer votre client. Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres en passant par la commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant la lettre type du niveau 1 de relance. 2. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre relance 2, Lettre relance 3. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Règlement Ces options permettent de paramétrer la saisie des règlements. Saisie simplifiée des règlements (mode dépense/recette) Si vous gérez une comptabilité simplifiée, cochez cette case. Les commandes RECETTES et DÉPENSES s’ajoutent au menu SAISIES. Libellé automatique Si vous cochez cette case, le logiciel renseignera automatiquement le libellé de l'écriture en indiquant REGL suivi du numéro de mouvement, pour les écritures de règlements et d'encaissements. Autoriser un écart de règlement pour le lettrage Indiquez si vous autorisez un écart de règlement pour le lettrage : • Jamais : aucun écart ne sera autorisé. • Toujours : tous les écarts seront autorisés. • Avec un écart maximum de : cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la régularisation ne pourra pas être effectuée. Saisissez le montant à ne pas dépasser. Si le montant permettant d'équilibrer différentes lignes d'écritures à lettrer est supérieur à la valeur saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour constater l'écart de lettrage. Dans la fenêtre Règlement, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok]. Les préférences 57 Préférences Gestion commerciale Disponible uniquement dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE Articles La fenêtre Saisie du code article permet de paramétrer les options de recherche d'un article. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code article, • par code article puis par code barre si l'article n'existe pas, • par code barre puis code article si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [Ok] pour valider. Décimales La fenêtre Préférences décimales permet de paramétrer les décimales des quantités, des prix, des taux (TVA, TPF, escompte, remise) des poids, des coefficients etc.). Modèles de pièces clients ou fournisseurs La fenêtre Modèles de pièce client permet de sélectionner un modèle pour chaque type de pièce (modèle de devis, commande, bon de livraison, facture d'acompte, facture, avoir, etc.).  Le principe est le même pour les Modèles de pièces fournisseurs. 1. Cochez l'option Défaut si vous souhaitez conserver le modèle proposé par défaut. 2. Cochez l'option Demander si vous souhaitez que le logiciel vous propose de choisir un modèle dans la liste des modèles existants. 3. L'option Modèle vous permet de spécifier le modèle de votre choix. Sélectionnez-le en cliquant sur le bouton . 4. Cochez la case Faire un aperçu avant l'impression du modèle, si vous souhaitez visualiser le modèle avant de l'imprimer. Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé dans la fenêtre Préférences. Les préférences 58 Saisie des pièces clients Cette fenêtre permet de paramétrer les critères de saisie par défaut des pièces commerciales clients. 1. Cochez un mode de saisie : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de la pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente) : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes en train de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez sélectionner le client soit par son code, soit par son nom. De même, la sélection des articles peut se faire soit par le code soit par le libellé. Cochez les options de saisie de votre choix. 3. Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 4. Cochez les options de votre choix. 5. A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce client pour afficher cette fenêtre. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider. Les préférences 59 Saisie des pièces fournisseurs Vous pouvez paramétrer les options de sélection des articles et les options d'enregistrement des pièces commerciales fournisseurs. Options de saisie Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 1. Cochez les options de votre choix. Enregistrement pièce A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). 2. Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce fournisseur pour afficher cette fenêtre. 3. Cliquez sur [Ok] pour valider. Transferts de pièces clients ou fournisseurs Un client ou un fournisseur peut posséder plusieurs types d'adresse : • des adresses de facturation et des adresses de livraison indiquées dans sa fiche • une adresse ponctuelle indiquée dans l'onglet Tiers des pièces commerciales. Cette commande vous permet de préciser les adresses à utiliser lors des transferts de pièces clients ou fournisseurs. Selon le type de transfert de pièces (devis en commande, commande en BL, etc.), double-cliquez dans la zone Adresse à utiliser puis sélectionnez l'adresse à prendre en compte (adresse du client, du fournisseur ou de la pièce). Ainsi, vous pouvez indiquer qu'une commande issue d'un devis doit reprendre, non pas l'adresse de facturation de la fiche du tiers mais l'adresse indiquée dans l'onglet Tiers du devis et que le bon de livraison issu de cette même commande doit comporter l'adresse de livraison du Tiers. Les préférences 60 Préférence Associations Disponible uniquement dans Ciel Associations  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ASSOCIATIONS Saisie des codes membres La fenêtre Saisie des codes membres permet de paramétrer les options de recherche d'un membre. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code membre, • par code membre puis par code barre si le membre n'existe pas, • par code barre puis par code membre si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [Ok] pour valider. Préférences Comptes Personnels Disponible uniquement dans Ciel Comptes Personnels  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS Budgets Dans la fenêtre Budgets vous retrouvez deux options : • Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail : cochez cette option si vous souhaitez calculer la moyenne des budgets mensuels en ne tenant compte que des mois sans montant. Ce calcul s'effectuera jusqu'à la Date de travail. • Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget : cochez cette option si vous souhaitez être alerté en cas de dépassement de la somme inscrite au budget. Une fois la ou les options cochées, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Les préférences 61 Les préférences facturation Modèles de dessins Disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir dans Ciel Devis Factures est «avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état de la pièce et vous devrez en sélectionner un. Les préférences 62 Saisie Disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution, Ciel Facturation Facile, Ciel Auto-entrepreneur La fenêtre Saisie permet de définir les préférences relatives à la facturation. Vous pouvez définir la méthode de saisie par défaut des pièces commerciales ainsi que les options de saisie des clients et des articles. Mode de saisie par défaut  Seule la saisie Document est possible dans Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur. Ces options ne sont donc pas proposées. 1. Vous pouvez opter pour : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de saisie d’une pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée, qui se présentera telle qu’à l’impression. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client... rapidement. • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création d’une pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. Options saisie client 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir le client soit par le code, soit par le nom. Cochez l'option de votre choix. 3. Si vous voulez que la liste des clients soit proposée à chaque création de pièces, cochez l'option Proposer la liste des clients. 4. Si vous voulez être alerté, à la validation d'une pièce, qu'un client a dépassé son encours autorisé, cochez l'option Afficher l'alerte encours client. Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur ne gèrent pas les encours client. Cette option n’est donc pas proposée. Option saisie article 5. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir l'article soit par le code, soit par le libellé. Cochez le mode de saisie article à prendre par défaut. 6. Une fois que vous avez défini tous vos critères de saisie, cliquez sur le bouton [OK]. Les préférences 63 Les préférences générales Codes barres La fenêtre Codes barres permet de fixer la police code barre à utiliser par défaut dans le logiciel. Par exemple, lorsque vous réalisez un état utilisant ce type de police, vous pouvez soit lui affecter directement la police à prendre en compte, soit lui indiquer d'utiliser la police définie ici. Dates La fenêtre Préférences dates permet de fixer les jours non travaillés et les jours fériés. Numéro de semaine Le premier réglage concerne le numéro de semaine. Il est paramétrable selon deux méthodes : • International : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier jour du mois de janvier, quel que soit ce jour. • Local : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier Lundi de l'année. Les préférences 64 Gestion des jours fériés • Jours de la semaine non travaillés : cochez les jours qui chaque semaine ne sont pas travaillés. • Fêtes mobiles non travaillées : 6 fêtes mobiles sont proposées. Indiquez celles qui seront non travaillées. • Jours fériés : vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton [Créer].  Les boutons [Modifier] et [Supprimer] permettent respectivement de modifier le jour férié sélectionné et de le supprimer. Démarrage La fenêtre Options de démarrage permet d'indiquer ce que le logiciel doit faire au démarrage. Trois solutions sont proposées : • Ne rien faire. • Créer un nouveau dossier : à chaque démarrage du logiciel Ciel, la création d'un nouveau dossier sera proposée. • Ouvrir un dossier : cette option permet de procéder à l’ouverture d'un dossier. Vous avez deux possibilités : ouvrir un dossier précis ou ouvrir la liste des dossiers existants. Pour ouvrir un dossier précis, sélectionnez-le dans la zone Dossier en cliquant sur le bouton . Si plusieurs utilisateurs sont définis, choisissez votre nom d’utilisateur dans la liste déroulante. Ainsi, votre nom apparaîtra sur vos documents. Et, si ce dossier est protégé par un mot de passe, vous pouvez le renseigner. Pour ouvrir la liste des dossiers existants, sélectionnez Ouvrir un dossier et laissez les autres zones vides. L’option Demander à l’ouverture du dossier de l’ouvrir automatiquement est alors accessible. En cochant cette case, le logiciel vous demandera, lorsque vous ouvrirez un dossier, si vous voulez l’ouvrir automatiquement à chaque démarrage ou pas. Les préférences 65 Partage paramétrage Cette préférence permet de partager les paramètres et états entre plusieurs postes de votre société. Les paramètres sont stockés dans une bibliothèque qui est mise à disposition d’un ou plusieurs postes. 1. Afin de définir la méthode de partage, cochez l’une des options suivantes : • Stockage automatique : le partage est automatiquement réglé en fonction de la configuration de votre logiciel. • Ne pas gérer de bibliothèque : aucun partage n’est possible. • La bibliothèque se trouve dans le répertoire : choisissez la bibliothèque de stockage en cliquant sur l’icône . 2. Pour que les paramètres partagés soient synchronisés à chaque ouverture et fermeture des dossiers, cochez l’option Synchroniser automatiquement. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Points de restauration Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Votre logiciel Ciel vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante. Cette action n'est pas recommandée. Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé de la fenêtre Préférences. Les préférences 66 Onglet Générales Conservation des points de restauration Un point de restauration est crée à chaque ouverture de dossier. 1. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Opérations irréversibles Les opérations irréversibles concernent celles pour lesquelles vous ne pouvez pas revenir au point de départ. Un point de restauration est crée avant chaque opération irréversible. 2. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Onglet Avancées Chemin de stockage 1. Indiquez le chemin du répertoire de stockage des points de restauration. 2. Utilisez l'icône d’appel de liste pour sélectionner votre dossier. 3. Si le répertoire choisi ne correspond pas, cliquez sur l'outil Gomme pour effacer la valeur et sélectionnez à nouveau le bon chemin. Période de conservation 4. Définissez ici les périodes de conservation des points de restauration (journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel). Espace sur le disque Cette zone résume le nombre de points de restauration définis et l'espace occupé sur le disque. 5. Si vous souhaitez limiter l'espace total des points de restauration sur le disque, cochez l'option correspondante et indiquez la limite à ne pas dépasser. • Autoriser l'annulation d'un point de restauration en cours de création : cochez cette option pour permettre l'annulation d'un point de restauration lors de sa création. Les préférences 67 • N'effectuer qu'un seul point de restauration par jour : cochez cette option pour limiter la création des points de restauration (1 par jour). • Cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut] pour revenir au paramétrage défini par défaut. • Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider votre paramétrage. Tâches automatiques Vous pouvez indiquer les tâches à exécuter à l'ouverture de votre dossier, mais aussi à sa fermeture. 1. Indiquez si vous souhaitez créer une tâche A l'ouverture ou A la fermeture du fichier en sélectionnant l'option correspondante. 2. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton [Ajouter]. La liste des tâches disponibles dans votre logiciel s'affiche. 3. Sélectionnez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. Pour personnaliser l'automatisme, cochez la case Voir les options. Vous pouvez préciser les jours où ce déclenchement automatique doit être effectué et si un contrôle des jours fériés doit être réalisé. Vous pouvez de plus indiquer des bornes horaires durant lesquelles l'automatisme pourra se déclencher. • Pour qu’une tâche ne se déclenche qu'une fois par jour, cochez l'option Une fois par jour. • Pour désactiver l'automatisme pour une journée, cochez la case Effectuée aujourd'hui. • Pour le désactiver pour une période plus importante sans le supprimer, cochez la case Désactivée. Trouvtoo Cette fonction vous permet de modifier les paramètres de Trouvtoo©. Pour modifier les paramètres de la recherche, sélectionnez le type de recherche puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé de la fenêtre Préférences. Les préférences 68 Dossier courant Vous pouvez modifier les critères de recherche de l'outil Trouvtoo sur le dossier courant. Dans l’exemple ci-dessous, vous visualisez la fenêtre de Ciel Professionnel indépendant. 1. Définissez le nombre de résultats à afficher dans la page du navigateur (10, 20, 30, 50 ou 100). 2. Cochez les domaines de recherches soit dans la partie gauche si vous voulez les ajouter soit dans la partie droite si vous voulez les retirer de la recherche. 3. Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [< à ). Pour affecter une tâche à une touche, cliquez sur l'icône . Pour effacer la tâche associée à une touche, cliquez sur l'icône .  Afin d'éviter des conflits avec les touches de fonction utilisées par Windows™, vous devez maintenir la touche (majuscule) enfoncée avant d'utiliser la touche de fonction. Les préférences 77 Impressions Fond de page Dans la fenêtre Fond de page, vous définissez la structure standard de l'entête et du pied de page des éditions. Les parties Entête de page et Pied de page se composent de 3 colonnes (gauche, centre et droite). Elles peuvent contenir de 0 à 3 lignes. Pour chaque partie, vous pouvez indiquer les rubriques ou les informations à afficher. • Pour placer une rubrique, cliquez sur l'icône correspondant à son emplacement. Vous obtenez alors la fenêtre de saisie simplifiée d’une formule. Celle-ci s'affiche à chaque fois qu'une rubrique doit être placée dans un état. Vous retrouvez une zone dans laquelle vous pouvez saisir du texte et insérer des rubriques . Exemple Dans le script de la première cellule (en haut à gauche), "Dossier :" a été saisi, puis la rubrique "[Dossier]" a été placée en cliquant sur l’icône , en sélectionnant le fichier Système et en double-cliquant sur la rubrique Dossier. Vous pouvez ajouter autant de rubriques que vous le souhaitez. Ces dernières se distinguent du texte saisi par le fait qu'elles sont entre crochets. Quand votre texte est saisi, il suffit de le valider en cliquant sur [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 128. Pour effacer une cellule, cliquez sur l'icône . La partie droite permet de fixer les paramètres suivants : • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessus de l'entête de page, • Nombre de lignes (jusqu'à 3) dans l'entête, • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessous de l'entête, Les mêmes paramètres sont disponibles pour le Pied de page. Vous pouvez également définir la Couleur du texte et des lignes, ainsi que la Police (bouton [Police]). Les préférences 78 Impression La fenêtre Préférences d'impression se compose de 3 onglets. L'onglet Impression Lorsque vous lancez l'édition d'un état, vous pouvez demander à votre logiciel Ciel de conserver les éditions. Ceci vous permet par la suite de relancer l'édition d'un document sans qu'aucun traitement ne soit réalisé. Pour cela, vous disposez de 3 options : • Ne pas garder : les impressions ne seront pas stockées sur votre disque dur. • Garder les X dernières : indiquez le nombre d'impressions à conserver sur votre disque dur. • Limiter à X Mo : indiquez la taille maximale (en MegaOctets) des impressions à conserver sur votre disque dur. L'option Demander le format d'impression à chaque impression vous permettra de modifier le format d'impression, même si celui-ci a déjà été défini. L'onglet Aperçu Cet onglet vous permet de fixer les préférences qui seront utilisées lors des visualisations à l'écran. Vous pouvez définir le niveau de zoom et la taille de la fenêtre d'impression. Comme pour l'impression, vous pouvez demander à ce que le format d'impression vous soit proposé à chaque aperçu. Cochez la case Défilement auto par défaut pour que, lors de la visualisation d'un état de plusieurs pages, celles-ci défilent les unes après les autres. Cochez la case Aperçu en PDF si vous voulez que les aperçus avant impression se lancent dans l'application Adobe Reader® installée sur votre poste. Les préférences 79 L'onglet Valeurs par défaut Cet onglet regroupe les préférences permettant d'indiquer les polices fixes et variables qui seront utilisées lors de l'édition des listes. Vous pouvez également choisir la couleur du texte et des numéros de lignes. Pour paramétrer les états comportant des colonnes, cliquez sur le bouton [Options impression états colonnes]. La fenêtre Option des listes s’affiche : Ces options n'ont une influence que sur les états colonnes. Options • Utiliser toute la largeur de la page : dans ce cas, le tableau sera édité sur toute la largeur de la page. • Centrer la première page : e tableau édité sur la première page sera centré dans la page. • Centrer toutes les pages : le tableau édité sur toutes les pages sera centré dans la page. • Ne pas imprimer les fonds : cochez cette option dans le cas où vous ne souhaitez pas imprimer les fonds colorés. Ce mode permet d'économiser l'encre de l'imprimante. • Ne pas imprimer le fond de page : cochez cette option si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds de page colorés. • Police : vous pouvez choisir la police qui apparaîtra dans vos états comportant des colonnes. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste et choisissez une police ainsi que son style (italique, gras,...) et sa taille. Actions à réaliser si l'état à éditer ne peut être contenu dans la page • Réduire les colonnes au minimum : le logiciel va réduire la largeur des colonnes. • Passer en mode paysage : si le format d'impression défini est Portrait, automatiquement le logiciel le basculera en Paysage. • Ajuster en réduisant la police : la police de caractère sera réduite. Vous pouvez fixer le pourcentage de réduction à appliquer dans la zone Réduction maxi (partie gauche de la fenêtre). • Générer des folios : le logiciel générera des folios. Ces 4 options peuvent être activées ou non à l'aide des cases à cocher situées sur leur gauche. Les préférences 80 Vous pouvez également modifier l'ordre dans lequel elles seront appliquées. Utilisez pour cela les icônes , situées au-dessus de l'ascenseur vertical. Les préférences 81 Sauvegarde Alerte sauvegarde Si vous souhaitez que votre logiciel Ciel vous propose de réaliser une sauvegarde avant de quitter votre dossier, cochez la case Proposer la sauvegarde à la fermeture du dossier.  En activant cette option, le logiciel va automatiquement créer, dans la préférence Tâches automatiques, une nouvelle tâche en fermeture du logiciel.Voir Tâches automatiques, page 67. Sauvegarde Les préférences que vous allez définir ici seront ensuite utilisées par défaut lors de la réalisation d'une sauvegarde. 1. Si vous voulez que cette fenêtre s’affiche au lancement de votre sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution.  Les préférences, si vous en avez définies, s’afficheront également. Format 2. Dans la zone Format, choisissez à l'aide du menu déroulant le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet.  Pour plus de détails sur e-Sauvegarde, reportez-vous au Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE De votre logiciel. Destination 3. Fixez la Destination (pour les deux premières options) de la sauvegarde, c'est-à-dire le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. En cochant l'option Demander la destination, le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier vous sera demandé avant de réaliser la copie. Les préférences 82 Nom 4. Précisez le Nom de la copie qui sera réalisée. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous voulez que le nom de la copie soit daté. Dans le cas où 2 sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu'un message de confirmation vous soit proposé afin de valider ou non le remplacement (option Confirmer le remplacement cochée). Données à sauvegarder Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder Votre dossier, Vos données annexes (préférences, modèles d’états, etc.) ou bien les deux. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider les préférences de sauvegarde. Les préférences 83 Aide à la saisie Codes postaux et villes 1. Afin de faciliter la saisie des codes postaux et villes, cochez la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. 2. Pour définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes, sélectionnez l’une des options : • Inchangé : il s’agit de l’affichage par défaut. Le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule. • Minuscule : le nom de la ville est tout en minuscule. • Majuscule : le nom de la ville est tout en majuscule. Dans la zone Options par pays, deux options supplémentaires sont accessibles. • Considérer l’adresse 3 comme une zone d’état : cette option est utile lorsque le département, la région, le canton ou l’état d’un pays est obligatoire. La 3ème ligne constituant l’adresse sera alors considérée comme une zone d’état. Cochez cette option si vous êtes concerné. • Exonymes autorisés par pays : cette fonction permet d’avoir les noms des villes dans une langue diffé- rente de la langue officielle d’un pays (langues locales telles le breton, basque...). Si vous avez besoin d’utiliser des exonymes, sélectionnez le pays pour lequel le logiciel les proposera. 3. Votre logiciel contrôle que la ville, le code postal et le pays concordent. Choisissez à quel moment vous voulez effectuer un contrôle : • Lors de la validation de la saisie. • Lors d’un import de données. • Dans l’utilitaire de vérification des données. 4. Une fois vos préférences définies, cliquez sur le bouton [OK]. Dictionnaire personnel Cette préférence permet de gérer un dictionnaire personnel et d’y ajouter les mots que le logiciel ne reconnaît pas. Les préférences 84 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] puis saisissez le mot à insérer dans le dictionnaire. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. L’emplacement défini par défaut permet d’utiliser le même dictionnaire personnel dans toutes les applications Ciel installées sur votre ordinateur. Exemple Vous avez Ciel Devis Factures et Ciel Compta libérale. Lors de votre dernier travail sur Ciel Compta libérale, vous avez ajouté des mots dans le dictionnaire. Vous retrouverez ces mots dans Ciel Devis Factures. 3. Si vous voulez gérer un seul dictionnaire par application, cliquez sur le bouton et choisissez un nouvel emplacement. Si toutefois, vous disposez d’un autre dictionnaire, vous pouvez également le choisir.  Vous pouvez créer vos dictionnaires personnels manuellement. Dans un fichier texte (.txt), vous devez saisir les mots séparés par des retours à la ligne. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 5. Pour revenir à l’emplacement par défaut, cliquez sur le bouton . Insertion automatique Cette préférence permet de proposer et d’insérer automatiquement des mots, phrases prédéfinis, dans des zones de texte enrichi (observations, commentaires, notes...). Pour rappel, avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. 1. Afin que cette fonction soit automatisée, cochez la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie. 2. Choisissez à quel moment le logiciel doit proposer des mots : • Au premier, second... cinquième caractère saisi. • Une fois que vous avez saisi le mot en entier. Cette option est utile pour les mots composés. • Automatiquement, c’est-à-dire une fois que le logiciel a détecté le plus grand nombre de caractères correspondant à une phrase. Ceci est particulièrement utile quand vous avez beaucoup de texte pré- défini. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Les préférences 85 Vérification orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique et vous pouvez définir les options de corrections.  La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte via le menu CONTEXTUEL. 1. Cochez la case Vérifier l’orthographe pour activer le correcteur orthographique. 2. Cochez les options de correction : • Vérifier l’orthographe en cours de frappe : dans ce cas, les erreurs orthographiques sont soulignées en rouge lors de vos saisies dans les zones de commentaire, observations... • Ignorer les mots commençants par une capitale • Ignorer les mots en majuscules • Ignorer les mots avec une casse mixte • Ignorer les mots qui contiennent des nombres • Ignorer les noms des domaines • Signaler les répétitions • Etre sensible à la casse : le logiciel distingue les majuscules des minuscules. Par exemple, lorsque cette option est cochée, le logiciel considère «france» et «France» comme deux mots différents. • Suggérer le découpage de mots : lorsque le logiciel détecte un mot constitué de deux mots connus, il propose en correction deux mots séparément. Cette option est utile lorsqu’il manque un espace entre deux mots. • Accepter les mots concaténés : cette option est destinée à l’Allemand et au Finlandais. Le logiciel vérifie séparément tous les mots mis bout à bout formant un seul mot. 3. Sélectionnez la Langue par défaut du dictionnaire. Les logiciels en version Evolution (Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Associations) ainsi que Ciel Gestion Intégrale sont livrés avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous disposez alors de deux choix supplémentaires : • Langue courante : correspond à la langue dans laquelle le logiciel est vendu. • Langue automatique : le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. 4. Vous pouvez ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Pour cela, cliquez sur le bouton  Le fonctionnement du dictionnaire personnel vous est expliqué au paragraphe “Dictionnaire personnel”, page 83. Les préférences 86 Internet Connexion Cette préférence permet de définir la manière dont votre logiciel se connecte à Internet. 1. Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, cochez l'option Autoriser l’application à se connecter à internet. Ainsi, votre logiciel se connecte automatiquement à internet et vous permet de bénéficier des mises à jour automatiques Ciel.  Si vous décochez cette option, vous devrez télécharger par vous-même les mises à jour de votre logiciel. 2. Cliquez sur [Ok] pour valider. Paramètres Proxy Les paramètres Proxy sont des paramètres définis pour un serveur informatique qui a pour fonction de relayer les requêtes entre un poste serveur et un poste client. Cette préférence vous permet de définir les paramètres Proxy de votre serveur afin de vous connecter à Internet depuis votre logiciel. Celle-ci est uniquement utile si votre poste de travail dispose d’une connexion internet.  Ces paramètres sont appliqués à toutes les applications Ciel installées sur votre poste de travail. 1. Si vous n’utilisez pas de serveur de proximité, sélectionnez Pas de proxy. 2. Si vous utilisez un serveur proxy, choisissez ses paramètres de détection : • Détection automatique des paramètres de proxy pour ce réseau : ce sont les paramètres définis par défaut sur votre poste de travail qui sont détectés automatiquement. • Utiliser les paramètres d’Internet Explorer : ce sont les paramètres d'Internet Explorer qui sont automatiquement détectés. • Configuration manuelle du proxy. Dans ce cas, saisissez l'adresse HTTP du Serveur et indiquez ensuite votre Nom d’utilisateur ainsi que votre Mot de passe. Ces informations permettent d'accéder au serveur Proxy. • Vérifiez éventuellement que les réglages du navigateur Internet que vous utilisez sont identiques à ceux que vous venez d’effectuer dans votre logiciel. Attention ! Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Avancé de la fenêtre Préférences. Les préférences 87 Ciel Business Mobile Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel.  Cette préférence est également accessible depuis la commande PARAMÉTRAGE dans le menu DOSSIER - CIEL BUSINESS MOBILE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Vous retrouvez plusieurs cases à cocher. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. Les préférences 88 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Les préférences 89 Agenda Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre Préférences agenda se compose de plusieurs onglets qui vous permettent de paramétrer l'agenda. Selon le logiciel Ciel dont vous disposez, cette fenêtre présente des onglets et options supplémentaires. Exemple de la fenêtre Préférences agenda de Ciel Compta  Vous pouvez à tout moment modifier votre paramétrage. L'onglet Générales Présentation par défaut Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Vous pouvez ici définir l'affichage de votre agenda Par Jour, Par semaine, Par mois ou par Liste, qui sera pris par défaut à chaque ouverture de votre agenda. L’option Dernière utilisée permet d’afficher l’agenda selon le dernier mode d’affichage que vous avez sélectionné. Horaire de travail de Vous pouvez paramétrer ici les heures de travail ; de 9:00 à 18:00 par exemple. Famille par défaut Vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante une famille (Urgent, En attente, etc.). Lieu par défaut Saisissez le lieu de travail habituel. L’onglet Rendez-vous Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Durée des rendez- vous par défaut Indiquez une durée moyenne des rendez-vous (1:00 heure par exemple). Délais entre rendez-vous par défaut Précisez le temps écoulé entre deux rendez-vous (exemple 00:15 mn). Les préférences 90 Horaire des rendez-vous par défaut Indiquez dans les zones De...A les horaires habituels des rendez-vous. Jour de rendez-vous par défaut Précisez les jours de rendez-vous que vous paramétrez par défaut. Vous pouvez sélectionner l'option Les jours ouvrables ou cocher la ou les case(s) correspondant aux jours de vos rendez-vous. L'onglet Alertes Alertes par défaut Vous pouvez paramétrer une alerte par défaut pour les rendez-vous, les tâches et les événements selon les options disponibles dans votre logiciel. Vous pouvez être alerté par exemple 10 minutes avant un rendez-vous. Options d'alertes Ces options vous permettent de : • effectuer une vérification régulière des alertes (toutes les 10 mn, toutes les heures), • opter pour une alerte sonore, • avancer les alertes chômées, • afficher les alertes dans une fenêtre. L'onglet Avancées Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres agenda simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres de l'agenda en même temps. Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres détails simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres détails (détail d'une tâche, d'un rendez-vous) en même temps. Purge 1. Sélectionnez le type de purge de l'agenda que vous souhaitez : • automatique (la purge se lance automatiquement), • automatique avec confirmation (un message vous invite à confirmer la purge de l'agenda), • manuelle (vous effectuez manuellement la purge de l'agenda). 2. Spécifiez les éléments à purger : • tous les éléments, • les éléments marqués comme étant "terminés". 3. Indiquez un temps de conservation des éléments (un mois, un trimestre, un semestre). 4. Une fois que vous avez paramétré l’agenda, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les préférences 91 Liaison comptable Génération des écritures Cette préférence permet de paramétrer le transfert des écritures comptables dans un autre logiciel.  Le transfert des écritures peut se faire via internet dans certains logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre de paramétrage peut donc variée selon l’application que vous avez. L’onglet Destination du transfert Le premier menu déroulant vous permet de choisir la Destination du transfert : • Aucune : choisissez cette option si vous ne souhaitez pas générer vos écritures comptables. • Ciel Compta : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables dans un fichier Ciel Compta. 1. Dans la zone Transfert des écritures vers Ciel Comptabilité, indiquez la version du logiciel Ciel Compta : • Millésime inférieure ou égale à 11.10 ou Evolution inférieure à 4.10. • Millésime supérieure ou égale à 12.00 ou Evolution supérieure ou égale à 5.00. • Millésime supérieur ou égale à 14.00 ou Evolution supérieure ou égale à 7.00. 2. Sélectionnez ensuite la Société concernée à l’aide de la flèche du menu déroulant. 3. Cliquez sur l’icône pour sélectionner le répertoire où se situe l'application à utiliser. • Fichier texte : ce mode permet de choisir un export de vos écritures comptables sous forme d'un fichier texte pour, par exemple, le visualiser dans un tableur. Dans ce cas, vous pouvez indiquer le chemin où le fichier devra être créé. • Fichier au format XImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format XImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier ASCII, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Attention ! Le transfert n'est possible que si vous utilisez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à la version 9.10 (Millésime) ou à la version 2 (Evolution). Les préférences 92 • Fichier au format RImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format RImport . L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Disponible uniquement dans Ciel Gestion commerciale (Millésime et Evolution) Dans Ciel Gestion commerciale, d’autres formats d’export sont proposés : • CCMX : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité CCMX. Un fichier d'exportation compatible au format CCMX contenant les écritures de votre choix sera créé. • Cegid PGI ou Cegid Sisco 2 : choisissez l'option Cegid PGI ou Cegid Sisco 2 en fonction du logiciel de comptabilité dans lequel sera intégré vos écritures. Un fichier d'exportation compatible au format Cegid PGI ou Cegid Sisco 2 contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage 30 ou Sage 100 : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage 30 ou sage 100. Un fichier d'exportation compatible au format Sage 30 ou 100 contenant les écritures de votre choix sera créé.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. • Sage Expert ARF : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert Comptable via le module ARF. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage Expert Journaux : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert comptable. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. L’onglet Historique 1. Sélectionnez le répertoire de stockage (automatique ou spécifiez un répertoire précis). Les fichiers exportés peuvent être archivés. 2. Sélectionnez une option de conservation. Si vous travaillez en réseau, l'historique est stocké sur le poste serveur dans le répertoire utilisé par défaut en mode automatique. Les préférences 93 L’onglet Options Cet onglet vous permet de renseigner le numéro du prochain mouvement généré. Indiquez si vous souhaitez Visualiser, Vérifier les écritures avant chaque transfert (contrôle de l'équilibre des écritures générées) et/ou Générer les informations tiers éventuelles en cochant les cases correspondantes. Import des écritures Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Gestion Intégrale. Ces préférences sont utilisées pour importer les écritures d'un autre logiciel (Gestion commerciale, Paye, etc.). L’onglet Principal Répertoire source Le répertoire source est le répertoire dans lequel est situé le fichier d'import. Deux options sont proposées : • Automatique : le fichier d'import doit être placé dans le répertoire de la société (dans Données Ciel). • Utiliser le répertoire : vous devez indiquer le répertoire où sera situé le fichier à importer à l'aide de l’icône d’appel de liste . Dans ce cas, cette valeur ne peut être vide. Les préférences 94 Rechercher la présence d'écritures au démarrage Cochez cette option si vous souhaitez que les écritures en attente soient recherchées à l’ouverture de votre dossier. Si ce n'est pas le cas, vous activerez par la suite la commande IMPORT/EXPORT - IMPORT DES ÉCRITURES EN ATTENTE du menu DIVERS pour les rechercher. Au début de l'import • Demander confirmation : cochez cette option si vous souhaitez qu'un message de confirmation s'affiche avant de lancer le traitement. • Prévisualiser les écritures : cette option affiche une fenêtre vous permettant de visualiser les écritures avant l’import. Depuis cette fenêtre vous pouvez confirmer ou non l'import des écritures. Si l'import s'est bien effectué Afficher le rapport : si l'import s'est déroulé correctement, vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les éventuels traitements spécifiques réalisés (création de comptes par exemple). Si l'import s’est mal passé Afficher le rapport : vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les raisons de l'échec. Traitement du fichier : si l’import des écritures a échoué, activez le menu déroulant et sélectionnez l’une des trois options proposées : • Laisser le fichier inchangé : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée sur le fichier. • Traiter le fichier normalement : les actions réalisées sur le fichier d'import en cas de succès (par exemple changement du nom de " XImport.txt " en " XImport.bak ") seront également réalisées en cas d'échec. • Demander : dans ce cas, un message proposera à l'utilisateur de confirmer l’action (Laisser le fichier inchangé ou bien Traiter le fichier normalement). L’onglet Historique Répertoire de stockage Vous pouvez : • paramétrer un stockage automatique des fichiers importés, ou • indiquer le répertoire de stockage à prendre en compte. Options de conservation Sélectionnez dans la liste déroulante le nombre de fichiers importés à archiver (tous, les 10, les 20, les 50 derniers fichiers). Les préférences 95 L’onglet Avancé Comptes • Ajuster les numéros de comptes automatiquement Si la longueur des numéros de compte importée est inférieure à celle utilisée dans le dossier, le logiciel complétera avec des 0. • Créer le compte s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les comptes qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du compte s’il a changé Si le libellé du compte importé est différent de celui du dossier, vous pouvez demander qu’il soit mis à jour. • Format de l’intitulé en création ou modification Si vous modifiez un libellé de compte, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé des comptes sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé des comptes sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé des comptes sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé des comptes sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les suivantes en minuscules). Divers • Créer le journal s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les journaux qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du journal s’il a changé (uniquement pour le format RImport) Si le libellé d’un journal importé est différent de celui du dossier, il sera mis à jour en cochant cette option. • Créer le code analytique s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les codes analytiques qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Logiciel spécifique tout en Euro Cochez cette option si vous ne voulez pas tenir compte de la monnaie du dossier. Les montants du fichier d’import seront tous considérés en Euro. • Modifier le libellé de l’écriture Si vous modifiez le libellé d’une écriture, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé de l’écriture sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé de l’écriture sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé de l’écriture sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé de l’écriture sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les suivantes en minuscules). Les préférences 96 Synchronisation des données Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Présentation Cette partie présente les réglages vous permettant de synchroniser vos données entre votre PDA (assistant personnel) et votre application Ciel. Vous pourrez, par exemple, établir une correspondance entre votre agenda/calendrier et celui de votre application Ciel.  La version du logiciel Ciel que vous utilisez actuellement vous permet de ne réaliser que des synchronisations avec des PDA de type Palm. Les réglages synchronisation Pour pouvoir échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA, vous devez effectuer quelques réglages au sein du logiciel Ciel. 1. Activez les commandes PRÉFÉRENCES puis OPTIONS du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Préférences, déployez la famille Synchronisation des données puis double-cliquez sur Réglages synchronisation. 3. Dans la fenêtre Réglages synchronisation, sélectionnez le fichier à synchroniser (Contact, Tâche ou Rendez-vous) puis cliquez sur le bouton . Un assistant va vous permettre d'activer la synchronisation du fichier sélectionné. 4. Après avoir lu l’étape Présentation, cliquez sur le bouton [Continuer]. L’étape Choix de la synchronisation vous permet de choisir le type de synchronisation. 5. Cliquez à nouveau sur le bouton [Continuer]. Dans la dernière étape, deux choix vous sont proposés. Attention ! La synchronisation des données n'est possible que si les logiciels livrés avec votre PDA sont installés. Pour les manipulations à effectuer dans les logiciels de votre PDA, reportez-vous aux documentations correspondantes. Les préférences 97 6. Nous vous conseillons d'opter pour le premier : Définir la synchronisation avec les réglages par défaut 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la liste des fichiers, celui que vous venez de personnaliser possède un Type de synchronisation et un Sens. 8. Pour synchroniser les autres fichiers, procédez de la même façon. Consulter les réglages synchronisation d’un fichier Le bouton donne accès à la description de la synchronisation définie pour le fichier sélectionné. Annuler les réglages synchronisation d’un fichier Pour annuler la définition de la synchronisation d'un fichier, sélectionnez-le puis activez l’option Ne plus synchroniser du menu CONTEXTUEL (clic droit).  Pour la synchronisation avec les PDA Palm, il vous faudra ensuite effectuer certains réglages depuis le logiciel Hotsync Manager. Vous allez devoir notamment activer et désactiver les conduites. Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation correspondante livrée avec votre PDA. Synchroniser depuis le logiciel Ciel Le bouton ne sera utile que lorsque la synchronisation sera effectuée depuis votre logiciel Ciel. Par exemple, cela peut être le cas pour une synchronisation avec un logiciel de messagerie, d'agenda et de répertoire installé sur votre ordinateur.  Dans le cadre du fonctionnement avec des PDA Palm, la synchronisation sera toujours déclenchée depuis le PDA. Attention ! Dans le cas d'une synchronisation complète, le PDA sera toujours prioritaire sur l'application. Les préférences 98 Etats paramétrables Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Les préférences que vous allez fixer ici seront utilisées lors du paramétrage des états. Elles sont regroupées dans 4 onglets. L'onglet Liste des états Autoriser l'ouverture de plusieurs listes simultanément En activant cette option, vous pouvez ouvrir autant de fois que vous le souhaitez la liste des états paramétrables. Autoriser l'ouverture d'une sélection multiple Si cette option est activée, l'ouverture simultanée de plusieurs états est autorisée. Dans le cas contraire, vous ne pourrez ouvrir en même temps qu'un seul état.  Cette option concerne non seulement l'ouverture de plusieurs états, mais également les actions de renommer et de dupliquer les états sélectionnés. Utiliser les assistants Cochez cette option pour bénéficier de l'assistant à chaque création d'états. Cacher les états invisibles en mode simple Cette option a pour effet de ne pas afficher les états invisibles lorsque la liste des états paramétrables est en mode simple (case Mode avancé non cochée). Dupliquer automatiquement les états standards lors de la modification En activant cette option, le logiciel dupliquera automatiquement et sans message d'avertissement l'état standard sélectionné. Rendre automatiquement les états standards invisibles lors de la suppression En activant cette option, le logiciel rendra invisible - et cela sans message d'avertissement - l'état standard que vous souhaitez supprimer.  Les états standards sont ceux livrés avec le logiciel. Vous ne pouvez les modifier ou les supprimer. Par contre, vous pouvez les dupliquer pour ensuite les modifier ou les rendre invisibles. Deux menus locaux situés au bas de l'onglet permettent de choisir la Couleur des états standards et la Couleur des états utilisateurs. Les préférences 99 L'onglet Etats Cet onglet vous permet de fixer le mode à utiliser pour la vérification des scripts lors du clic sur le bouton [Vérifier], et le mode à utiliser lors de l'enregistrement du script. Pour cette deuxième option, vous pouvez désactiver tout contrôle en décochant la case Vérifier à l'enregistrement avec le mode. L’onglet Divers Cochez l’option Re-proposer le dialogue de choix éventuel à la fin de l’état si vous voulez qu’à la fin d’une impression, votre logiciel re-propose de lancer le même état. Ceci est très utile si vous lancez plusieurs fois de suite le même état mais avec des critères différents, par exemple avec une date différente. L'onglet Options sortie fichier Les préférences présentes dans cet onglet sont prises en compte lorsque la sortie d'un état est de type "Fichier". 1. Choisissez le répertoire de destination. Dans le cas où celui-ci est vide, le fichier sera créé sur le Bureau. 2. Si vous cochez l'option Demander le répertoire, le logiciel se positionnera par défaut sur le répertoire choisi, mais vous aurez la possibilité de changer la destination. 3. Deux options permettant de fixer la réaction du logiciel dans le cas où le fichier à créer existerait déjà. Les préférences 100 Vous pouvez Demander confirmation pour le remplacer ou Le remplacer sans confirmation. Les trois dernières options permettent de choisir ce que doit faire le logiciel après avoir généré le fichier : • Ne rien faire • Ouvrir le fichier : le fichier généré s’ouvre dans l’application qui lit son format. Par exemple, un fichier PDF s’ouvrira avec Adobe Reader®. 4. Ouvrir le dossier de destination : le répertoire dans lequel a été généré le ficher s’ouvre via l’Explorateur Windows™. Généralités Comptabilité Gestion commerciale Immobilisations Associations Les informations Les utilitaires fichiers Divers Dossiers Mise à jour Les utilitaires Les utilitaires 102 Généralités  menu DOSSIER - commande OPTIONS puis UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Vous pourrez vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Exemple de la fenêtre Utilitaires de Ciel Compta. La fenêtre Utilitaires se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories d'utilitaires. Pour chaque catégorie, le symbole + permet d'afficher les utilitaires de la catégorie en question. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, le bouton [Exécuter l'utilitaire] permet de lancer l'utilitaire sélectionné. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur l'utilitaire. Le bouton [Préférences] permet d’ouvrir la fenêtre des préférences et le bouton [Fermer] permet de quitter la fenêtre. Deux types d'utilitaires peuvent être présents : • Les utilitaires standards sont des utilitaires simples à utiliser. • Les utilitaires avancés sont des outils plus puissants. Pour les afficher cochez la case Avancé. Attention ! Des logiciels Ciel disposent d’utilitaires supplémentaires, selon leurs spécificités. Les utilitaires 103 Comptabilité Purge Disponible uniquement dans Ciel Compta et Ciel Compta Facile Dans Ciel Compta, la purge permet de remettre à zéro : • les écritures, • les rapprochements bancaires, • les déclarations de TVA, • les cumuls antérieurs, c'est-à-dire les soldes validés des comptes et codes analytiques des exercices antérieurs. Dans Ciel Compta Facile, la purge remet de remettre à zéro les écritures et les déclarations de TVA.  Si vous choisissez de purger Toutes les écritures, les rapprochements bancaires et les déclarations de TVA seront également purgés. Réparation de la saisie d’écritures Disponible uniquement dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale Cet utilitaire vous permet de libérer les écritures en cours de modification et les numéros de chèques "en cours". La réparation est nécessaire lorsque vous avez un message au moment où vous souhaitez créer ou modifier une écriture. Récupération de Ciel Compta Disponible uniquement dans Ciel Gestion Intégrale Cet utilitaire permet de récupérer les données comptables d'un dossier de Ciel Compta. La récupération n'est possible que si vous avez une version 2006 ou supérieure de Ciel Compta : • Ciel Compta Evolution : à partir de la version 5.00. • Ciel Compta : à partir de la version 12.00. • Ciel Compta Facile : à partir de la version 1.00. 1. Ouvrez le dossier Quantum qui recevra les données du dossier comptable. • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 2. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Attention ! Le dossier de Ciel Gestion Intégrale ne doit pas contenir d'écritures comptables sans quoi la récupération est impossible. Les utilitaires 104 Gestion commerciale Disponible uniquement dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale Mise à jour des descriptions longues Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un article. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations. • Les désignations non renseignées. • Les désignations renseignées. 1. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Vous pouvez mettre à jour les désignations internationales. Cochez l’option Oui ou Non puis cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Remise à zéro des stocks Cet utilitaire permet de remettre à zéro les quantités en stock de tous les articles dans les fiches article et dans les mouvements de stock. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Remise à zéro des mouvements de stocks Cet utilitaire permet de remettre à zéro tous les mouvements de stock existants. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Les utilitaires 105 Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale, Ciel Immobilisations, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale Cet utilitaire permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice. Avant d'effectuer le calcul, l'application vérifie les immobilisations. 1. Dans la fenêtre Utilitaires - dossier Immobilisations, cliquez sur l'utilitaire Recalcul des immobilisations. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'opération. 3. Un message vous informe que le traitement est terminé. Cliquez sur le bouton [OK]. Les utilitaires 106 Associations Disponible uniquement dans Ciel Associations Modification d'un code banque  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - ASSOCIATIONS. Cet utilitaire permet de remplacer le code d'un poste de trésorerie par un nouveau code. Tout le dossier sera mis à jour avec ce nouveau code. 1. Dans la fenêtre Utilitaires, cliquez sur le symbole "+" du dossier Associations. 2. Double-cliquez sur la ligne Modification d'un code banque. La fenêtre suivante s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton d'appel de liste de la zone Remplacer le code de la banque. 4. Sélectionnez dans la fenêtre qui s’affiche le code du poste de trésorerie à modifier puis cliquez sur le bouton [Ok]. 5. Dans la zone Par le code, saisissez le nouveau code. 6. Cliquez sur le bouton [Ok]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 7. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous votre comptabilité est externe. Les utilitaires 107 Les informations Vous disposez de plusieurs types d’informations : les Informations sur les programmes Ciel, les informations sur l'application et les informations sur la base. Vous avez également un historique concernant les actions exécutées sur le logiciel ainsi que des statistiques d’utilisation. Historique La fenêtre Historique système récapitule toutes les opérations intervenant sur la base de données de votre logiciel. Les utilitaires exécutés sont listés dans cet historique ainsi que la purge de vos opérations. Informations programmes Ciel Cet utilitaire permet d’obtenir la liste des programmes Ciel installés sur votre ordinateur ainsi que les dossiers qui sont rattachés à chacun de ces programmes. Vous avez également l’emplacement des applications installées et des dossiers enregistrés. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations programmes Ciel ). Informations sur l’application Cet utilitaire permet de visualiser les informations techniques sur l’application Ciel en cours. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur l'application). Informations sur la base Cet utilitaire permet d’obtenir des informations techniques sur la base de données courante. Vous obtiendrez ainsi le nom de votre fichier, sa taille, son chemin d'accès, ses dates de création et de modification, etc. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur la base). Statistiques d’utilisation Cet utilitaire présente les dernières statistiques d'utilisation du logiciel sur le poste sur lequel il est installé. Vous pouvez visualiser de façon détaillée les opérations effectuées pour un mois donné. Attention ! Cet utilitaire n’est accessible que si vous avez coché la case Avancé de la fenêtre Utilitaires. Les utilitaires 108 Les utilitaires fichiers Cette famille d’utilitaires permet essentiellement de nettoyer, réindexer la base de données de votre logiciel Ciel. Effacement des fichiers temporaires Lancez cet utilitaire si vous souhaitez détruire les fichiers Temporaires et éviter ainsi de surcharger votre application. • Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Exportation XML des données Cet utilitaire permet d'exporter des données de votre dossier dans des fichiers au format XML utilisables par d'autres applications. 1. Choisissez les données à exporter puis cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre suivante s’affiche Vous disposez de plusieurs options qui vous permettent : • d’ajouter la structure du fichier : les noms des champs sont repris. • d’exporter le contenu des rubriques utilisateurs, les rubriques vides si vous voulez les renseigner plus tard, les notes que vous avez ajoutés en commentaire. 2. Cochez ou décochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [Ok]. Infos Perso Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Cet utilitaire permet de créer ou modifier des rubriques définies par l'utilisateur dans certains fichiers. Ces rubriques sont des rubriques personnelles qui répondent à vos besoins et que vous allez définir afin de les intégrer dans les fichiers de votre logiciel. Ces rubriques peuvent être utilisées au niveau des listes, des filtres, des états, etc. Dans la fenêtre Infos perso est affichée la liste des fichiers que vous pouvez personnaliser, et auxquels vous pouvez ajouter des rubriques. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 109 Exemple de Ciel Gestion commerciale Par exemple, vous créez une rubrique Infos perso. concernant les membres. Dans les fiches des membres, vous aurez un onglet Infos Perso. dans lequel vos rubriques seront affichées et vous pourrez les renseigner. Créer une rubrique manuellement 1. Sélectionnez le fichier à personnaliser puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi doublecliquer sur le fichier que vous souhaitez personnaliser.  Un message vous indique, en bas de cette fenêtre, le nombre maximal de rubriques qu'il est possible d’ajouter. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s’affiche : 3. Saisissez le nom de votre rubrique. 4. Sélectionnez le Type de rubrique à l’aide de la liste déroulante. Les rubriques peuvent être sous la forme de texte, nombre, date, case à cocher, énumération, etc. Si vous avez sélectionné le type Enumération (liste de valeurs qui sont énumérées dans une table) : • Nommez votre liste dans la zone Enumération. Vous pouvez en créer une en cliquant sur le bouton [Nouvelle table]. • Cliquez sur le bouton [Ouvrir] afin d’ajouter des éléments à votre liste d’énumération. • Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et retourner à la fenêtre précédente. Les utilitaires 110  Vous pouvez également créer, ouvrir, supprimer ou encore vérifier l’utilisation des énumérations à l’aide du bouton [Tables d’énumération] de la fenêtre Rubriques utilisateurs. 5. Vous pouvez ajouter un commentaire dans la zone destinée à ce titre. Ce commentaire sera lisible dans la liste des rubriques. 6. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le bouton [Ok et créer] permet de valider votre rubrique et d’en créer une autre immédiatement. Les rubriques créées apparaissent dans l’onglet Infos Perso. des fiches (membres, partenaires, activités, etc.), spécialement prévu à cet effet. Vous pouvez alors les renseigner en double-cliquant dessus.  Dans la liste correspondante (membres, activités, partenaires etc.), vous pouvez ajouter les colonnes de vos rubriques via la commande MODIFIER LES COLONNES du menu CONTEXTUEL (clic droit sur l’en-tête des colonnes). Créer une rubrique à partir d'un dossier Si vous disposez de plusieurs dossiers, vos rubriques ne sont présentes que dans celui où vous les avez créées. Si certaines de ces rubriques sont utilisées dans des états, vous pouvez rencontrer des problèmes lors de l'édition de ces états, puisqu'ils sont communs à l'ensemble des dossiers de l'application. Afin d’éviter de recréer toutes vos rubriques, vous disposez d'une option qui permet de récupérer les rubriques d’un dossier et de les créer automatiquement dans un autre dossier. 1. Dans la fenêtre de création des rubriques, faites un clic droit puis sélectionnez la commande CRÉER À PARTIR DU DOSSIER du menu CONTEXTUEL. Un message s’affiche, cliquez sur le bouton [Oui]. 2. Sélectionnez le dossier qui contient les rubriques à récupérer puis cliquez sur le bouton [Ok]  Si des rubriques existent déjà, elles seront supprimées puis remplacées. Recherche valeurs utilisées Cet utilitaire permet de rechercher tous les enregistrements liés à une rubrique pour une valeur donnée. 1. Sélectionnez la rubrique sur laquelle vous avez une recherche à faire, à l’aide de l’icône . 2. Sélectionnez la Valeur recherchée puis cliquez sur le bouton [Lancer la recherche]. 3. Un message signale s’il a trouvé des enregistrements ou non. Si la recherche a été fructueuse, cliquez sur le bouton [Oui] pour voir la liste des enregistrements répondant à votre recherche. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 111 Réindexation de la base Cet utilitaire permet de réindexer la base de données et éventuellement de récupérer la place libérée par des enregistrements supprimés. Vous pouvez lancer cet utilitaire si vous avez supprimé beaucoup de données ou sur recommandation du support technique. Deux traitements peuvent être exécutés : Réindexation L'option Réindexer la base permet de reconstruire les tables contenant les index. Compactage des données L'option Compacter les données n'est active que s'il y a réellement de la place à récupérer. En effet, lorsque des enregistrements sont supprimés dans votre dossier, leur place n'est pas totalement récupérée. La totalité de la place libérée par une suppression ne peut être récupérée que par le lancement de cet utilitaire. Compactage des images Les options de compactage permettent de réduire la taille de vos images et de les convertir au format JPEG. 1. Cochez les options correspondant aux traitements que vous souhaitez effectuer. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 3. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. Les utilitaires 112 Structure de la base Cet utilitaire permet d'imprimer tout ou partie de la structure des tables contenue dans la base de données. Vérification des préférences Cet utilitaire vérifie et recherche d'éventuelles erreurs sur le fichier Préférences. • Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Vérification]. Si des erreurs sont détectées, vous pourrez lancer une réparation du fichier. • Pour remettre à zéro la base Préférences, cliquez sur le bouton correspondant. Les personnalisations seront supprimées. Les paramètres définis par défaut seront pris en compte. Vérification/réparation de la base Cet l'utilitaire permet de vérifier et/ou réparer les fichiers de votre dossier Ciel. En effet, suite à des problèmes techniques ou matériels (coupure de courant, surtension, etc.), votre dossier peut nécessiter des contrôles et éventuellement des réparations. Deux modes vous sont proposés. Mode normal Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Nous vous conseillons de lancer ce type d'utilitaire uniquement sur les conseils de nos techniciens. Les utilitaires 113  Cochez la case Réparer si possible si vous souhaitez que la vérification de la base soit suivie d'une réparation si un problème est rencontré. 1. Sélectionnez un niveau de vérification parmi les trois proposés : Rapides, Standards ou Approfondies. 2. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 3. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Mode avancé Ce mode permet de choisir les vérifications à effectuer et les fichiers à vérifier. Comme pour le mode Normal, vous pouvez soit demander un simple contrôle soit une réparation si possible. Le menu déroulant Sélection contient des choix équivalents aux options précédentes (Rapide, Standard ou Approfondie). En fonction de l’option choisi dans ce menu, le logiciel valide directement une sélection de vérifications dans la liste. Vous pouvez aussi cocher ou décocher une ou plusieurs vérifications particulières en cliquant sur leur case à cocher correspondante. L'option Choisir les fichiers affiche une liste supplémentaire qui permet d'indiquer les fichiers sur lesquels les vérifications doivent être réalisées.  Vous pouvez revenir au mode Normal en activant le bouton radio correspondant en haut à gauche de la fenêtre. 1. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Les utilitaires 114 Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 2. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Les utilitaires 115 Divers Re-initialisation des titres • Activez cet utilitaire pour remettre tous les titres des colonnes à leurs valeurs définies par défaut. • Cliquez sur [Oui] pour lancer le traitement. Reconstruire le cache EDA Cet utilitaire permet de reconstruire les liens pour un accès rapide à certaines données, comme, par exemple, les filtres de données. Ces liens sont normalement mis à jour automatiquement, mais il peut être utile de les reconstruire. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Mettre à jour la liste des états Cet utilitaire permet de reconstruire la liste des états. Cette liste est normalement mise à jour automatiquement, mais il peut être utile de la forcer manuellement. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 116 Dossiers Emplacement des dossiers Cet utilitaire vous permet de vérifier et éventuellement modifier le chemin utilisé pour accéder aux dossiers.  Toutes les applications utilisant les dossiers, doivent être fermées. • Pour changer le chemin d'accès, cliquez sur [Modifier]. • Pour affecter l'emplacement par défaut, cliquez sur [Standard]. Gestion des dossiers Cet utilitaire vous permet d'effectuer certaines modifications dans vos dossiers Ciel.  En réseau, la maintenance des dossiers doit être réalisée sur le poste serveur. Dans la fenêtre Gestion des dossiers, une liste présente la ou les sociétés existantes, et pour chaque société le ou les dossiers qu'elle contient. • Pour renommer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Renommer]. • Pour supprimer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Supprimer]. • Pour dupliquer le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Dupliquer]. Ceci vous permet, par exemple, de réaliser des essais sur une copie de votre dossier sans modifier l'original.  Le bouton [Dupliquer] n'est pas actif lorsque vous sélectionnez une société. Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique le nom de l'application liée au dossier sélectionné, la taille, etc. • Lorsque vous cochez l'option Mode avancé, la fenêtre se complète des éléments suivants : Ouvrir avec l'explorateur Ce bouton vous permet de visualiser via le navigateur Windows™ la société ou le dossier sélectionné. Voir le chemin d'accès Si cette option est cochée, le chemin d'accès de la société ou du dossier sélectionné est affiché dans la zone d'informations. Afficher les extensions Cochez cette option pour afficher, à la suite du nom, l'extension du dossier. Voir tous les dossiers Cette option permet de visualiser l'ensemble des sociétés et des dossiers de tous les logiciels Ciel. Vous pouvez ainsi, par exemple, renommer un dossier ou une société d'une autre application Ciel. Cette option va vous permettre également de pouvoir vérifier, par exemple, les dossiers présents dans une société avant de la supprimer. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Attention ! Ces suppressions sont irréversibles. Avant de supprimer un dossier, assurez-vous de disposer au moins d'une copie de votre dossier. De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers qu'elle contient. Assurez-vous donc de disposer au moins d'une copie de chaque dossier de la société à supprimer. Les utilitaires 117 Lecture seule Cette option n'est active que lorsque vous sélectionnez un dossier. Elle vous permet d'indiquer que vous souhaitez ouvrir le dossier uniquement en lecture. Ainsi vous ne pourrez réaliser aucune modification. Cette option vous sera utile, par exemple, pour consulter un dossier archivé sans risque de le modifier par erreur. • Lorsque vous faites un clic-droit, vous disposez de la commande Mettre à jour les archives. Celle-ci permet de réorganiser les dossiers afin de classer les archives dans un ordre précis. Points de restauration Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Cette fenêtre affiche les points de restauration créés. Vous pouvez à partir de cet utilitaire gérer vos points de restauration.  Les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde de vos données. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Sélectionnez les paramètres d'affichage des points de restauration. Vous pouvez les afficher : • Tous, • A l'ouverture du dossier, • Avant les opérations irréversibles. Restaurer un point de restauration Cette commande vous permet de revenir aux données sauvegardées à un moment précis. 1. Cliquez sur le bouton [Restaurer]. 2. Un message vous demande de confirmer la restauration du point de restauration sélectionné. Cliquez sur [Oui]. Attention ! Nous vous recommandons de lancer la mise à jour des archives uniquement sur les conseils de nos techniciens. Attention ! Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les utilitaires 118 La fenêtre Restauration s'affiche. 3. Choisissez une option de restauration. • Restaurer dans le dossier courant Saisissez dans ce cas, le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [Ok]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire en cours. • Restaurer dans le répertoire 1. Sélectionnez dans ce cas, le répertoire dans lequel vous souhaitez restaurer vos données puis cliquez sur [Ok]. 2. Saisissez ensuite le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [Ok]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire de votre choix. Cochez l'option Ouvrir après restauration si vous souhaitez que le dossier s'ouvre automatiquement après la restauration. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Ouvrir un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Un message vous demande de confirmer l'ouverture du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Le point de restauration de votre dossier s'ouvrira en lecture seule. Vous ne pourrez donc pas le modifier.  Dans la barre de titre du logiciel, le nom du dossier est précédé de la date et l’heure du point de restauration. Supprimer un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration à effacer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Celui-ci est supprimé de la liste des points de restauration. Les utilitaires 119 Mise à jour La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - bouton [Mon compte Ciel]. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans votre logiciel. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Ajouter une mise à jour 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter une mise à jour], la fenêtre de recherche de fichier s'ouvre. 2. Choisissez le format de votre mise à jour dans la zone Fichiers de type. Deux formats sont proposés : • Package (.SgPac) • Installer (.SgUpd) 3. Sélectionnez votre fichier de mise à jour puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Installer une mise à jour Pour installer une mise à jour : 1. Sélectionnez-la dans la liste des mises à jour. 2. Cliquez sur le bouton [Installer] pour lancer l'opération. Introduction Les deux types de filtre La réalisation d’un filtre Les filtres (recherches) Les filtres (recherches) 121 Introduction Les filtres ou recherches permettent d'extraire un ensemble de fiches selon différents critères que vous fixez. Ces filtres peuvent être enregistrés pour les extractions les plus courantes. Au-dessus des listes offrant la possibilité de réaliser des extractions, vous retrouvez la zone de recherche . Vous pouvez lancer une recherche simple en saisissant directement un critère dans la zone ou accéder rapidement à une recherche multi-critères livrée avec le logiciel ou créée par vos soins, via le menu déroulant. Ce menu déroulant permet de créer et d'utiliser des filtres «enregistrés». Attention ! La réalisation de filtres peut être rapide. Toutefois, vous allez également pouvoir réaliser des filtres plus sophistiqués, qui peuvent faire appel à des connaissances plus poussées. Avant de réaliser des filtres complexes, nous vous conseillons de consulter le chapitre Les scripts. Les filtres (recherches) 122 Les deux types de filtres Globalement, la création d'un filtre, qu'il soit «temporaire» ou «enregistré», est identique. La seule différence réside dans le fait qu'un filtre "enregistré" pourra être conservé, modifié ou supprimé. Les filtres temporaires Les filtres "temporaires" ne seront pas conservés. Ils seront utilisés pour des extractions exceptionnelles. Les filtres simples Vous saisissez directement votre critère de recherche dans la zone, sans l’enregistrer par la suite. Le bouton présenté en fin de zone annule le filtre ainsi que la fermeture de la fenêtre. Les filtres multi-critères Cliquez sur le menu déroulant de la zone et choisissez la commande NOUVEAU. Une fenêtre s'affiche. Nous la détaillons dans le paragraphe “La réalisation d’un filtre”, page 124. Une fois votre filtre réalisé, l'extraction sera exécutée. Le fait de sélectionner la commande MODIFIER LA RECHERCHE dans la zone vous permettra de modifier le filtre que vous venez de réaliser. Mais le simple fait de fermer la liste aura pour effet de faire disparaître votre filtre. Les filtres enregistrés Les filtres «enregistrés» seront conservés et pourront être utilisés autant de fois que vous le souhaitez. De plus, vous pourrez à tout moment les modifier ou les supprimer. Enregistrer des filtres Une fois que vous avez lancé une recherche qu’elle soit simple ou multi-critères, vous pouvez l’enregistrer. 1. Cliquez sur le menu déroulant de la zone de recherche. 2. Choisissez la commande ENREGISTRER SOUS. 3. Saisissez le nom de votre recherche de façon à la retrouver rapidement. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous retrouvez alors la recherche dans le menu déroulant. Gestion des filtres Les filtres (recherches) 123 Vous pouvez accéder aux filtres enregistrés aussi bien en mode simple qu’en mode avancé. Depuis le menu déroulant, sélectionnez la commande LISTE. La fenêtre qui s’affiche vous permettra la maintenance des filtres "enregistrés". Les boutons permettent les actions suivantes : • [Créer] ouvre la fenêtre de création d'un filtre. • [Modifier] ouvre le filtre sélectionné dans la liste pour modification. • [Supprimer] supprime le filtre sélectionné dans la liste. • [Dupliquer] copie le filtre sélectionné dans la liste. • [Renommer] ouvre la fenêtre qui permet de changer le nom du filtre. • [Vérifier] contrôle si le filtre contient des erreurs. L'option Voir le type vous permet de visualiser si le filtre est de type Standard ou Utilisateur. Les filtres Standards sont les filtres que nous livrons avec le logiciel. Ils ne peuvent être modifiés, mais vous pouvez les dupliquer. Si vous souhaitez les supprimer, ils seront en définitive rendus invisibles. La commande RESTAURER LES DÉFAUTS accessible par un clic-droit vous permettra, si nécessaire, de les rendre à nouveau visibles. Les filtres Utilisateurs sont les filtres que vous aurez créés. En cliquant sur le bouton [Créer], le programme vous propose la fenêtre de création du filtre que nous étudierons dans le paragraphe suivant. Une fois terminé, vous pourrez renseigner le nom à donner au filtre. Une fois votre filtre défini et validé, le programme revient à la liste des filtres avec celui qui vient d'être créé affiché dans la liste. Vous pouvez alors utiliser les boutons afin de le modifier, le renommer, le dupliquer ou le supprimer. Pour revenir à la liste des fiches, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le filtre que vous venez d'enregistrer n'est pas forcément actif. La liste est telle qu'elle était au moment de l'appel du module de création. Pour lancer l'extraction, vous devez appeler le filtre à l'aide du menu déroulant de la zone de recherche. En effet, tout filtre enregistré vient s'ajouter dans le menu déroulant. En cas de recherches fréquentes de fiches dont les critères sont bien connus, vous pouvez enregistrer vos filtres et lancer vos extractions d'un simple appel dans le menu déroulant. Les filtres (recherches) 124 La réalisation d’un filtre Nous allons détailler ici toutes les options à votre disposition pour la réalisation de filtres, qu'ils soient "temporaires" ou «enregistrés». Les filtres simples Le mode Simple permet de rechercher rapidement les valeurs présentes dans une liste. 1. Dans la zone Rechercher dans la liste, saisissez la valeur recherchée.  Pour une recherche de plusieurs valeurs en une seule fois, saisissez les différentes valeurs séparées par un « ; ». 2. Une fois votre saisie terminée, la loupe indique que la recherche est en cours. Ensuite, le résultat s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton pour relancer la recherche. 4. Cliquez sur le bouton pour annuler la recherche.  Par défaut, la recherche est réalisée sur toutes les colonnes présentes dans la liste.  Depuis le menu déroulant, vous pouvez utiliser les filtres de recherche enregistrés pour effectuer un filtre sur une seule colonne. Dans le menu déroulant, vous disposez de l'option Recherche exacte. Elle permet d'indiquer au logiciel de rechercher précisément ce que vous avez saisi. Si cette option n'est pas activée, la recherche effectuée est de type « contient » .  La sélection d’un filtre via le menu CONTEXTUEL sur une cellule est équivalente à une recherche en mode simple sur la colonne. Les filtres avancés 1. Cliquez sur la flèche de la zone de recherche pour activer le menu déroulant. 2. Choisissez la commande NOUVELLE RECHERCHE. Lorsque la fenêtre de création de filtres s’affiche, elle vous propose de réaliser par défaut un filtre «simple». 3. Sélectionnez l’option Avancé. Les filtres (recherches) 125  Vous pouvez cliquer sur le bouton radio Avancé même si vous avez commencé à définir la Rubrique, la Condition ou la Valeur. 1. Cliquez sur l’icône pour sélectionnez la rubrique sur laquelle sera basée la recherche. 2. Sélectionnez la condition à appliquer. 3. Cochez l’option Différencier les majuscules si vous voulez distinguer les lettres majuscules des minuscules. Par exemple, le logiciel considère qu’un article intitulé «LOGICIEL» est différent d’un article nommé «Logiciel». 4. Dans la zone Valeur, saisissez le critère à appliquer. Exemple Vous recherchez tous les articles dont le stock minimum est passé en-dessous de 10 unités. Voyons maintenant les options supplémentaires proposées dans ce mode. Type de condition Deux types de condition sont proposés, Standard ou Formule. Le type Standard correspond à celui que nous avons décrit pour le mode «simple». Reportez-vous au paragraphe correspondant. Le type Formule va remplacer totalement les 3 zones Rubrique, Condition et Valeur. Dans ce cas, l'éditeur de script s'affiche pour vous permettre de réaliser, par formule, vos conditions d'extraction.  Reportez-vous au chapitre Les scripts pour plus de détails sur le fonctionnement de ce module. Utiliser une formule pour valeur Comme nous l'avons détaillé pour le mode «simple», la zone Valeur va pouvoir contenir du texte ou des chiffres, suivant le type de la rubrique choisie. Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de comparer une rubrique non pas par rapport à une valeur, mais par rapport à une autre rubrique ou une formule. En activant l'option Utiliser une formule pour valeur la fenêtre Formule valeur s'ouvre.  Reportez-vous au paragraphe “Les formules simplifiées”, page 132 pour plus de détails. Les filtres (recherches) 126 Valeurs multiples En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la zone Valeur contiendra plusieurs valeurs de test. Elles doivent être séparées par des points-virgules «;». Exemple Si vous souhaitez extraire des fiches dont le code postal est 75000, 50000 et 10000, il suffira d'indiquer dans la zone valeur «75000;50000;10000» et de cocher l'option Valeurs multiples. Avec pré-calcul Cette option n'est accessible que dans le cas où l'option Utiliser une formule pour valeur est cochée. Cette option permet d'indiquer au logiciel de calculer cette valeur dès le début de l'exécution de l'état et d'utiliser le résultat comme valeur. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Exemple Si la formule est [Date du jour], il est inutile de la calculer pour chaque enregistrement testé. Dans ce cas, il peut être bénéfique, pour un traitement plus rapide, de cocher cette option. Evaluer la condition au début Cette option permet d'indiquer au logiciel d'évaluer la condition dès le début et de la considérer ensuite comme vraie ou fausse selon le résultat pour les autres tests. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Demander la valeur lors de l'exécution En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la condition doit être demandée au moment de l’exécution du filtre. Dans ce cas, la valeur indiquée dans la condition deviendra valeur par défaut au moment de son utilisation. Exemple Vous souhaitez extraire une liste de clients en fonction de leur code postal. Plutôt que de devoir créer autant de filtres que de départements, vous pouvez n'en créer qu'un seul qui, au moment de son exécution, vous demandera de renseigner le code postal que vous souhaitez rechercher. Attention ! Cette option n'est active que lorsque la rubrique est de type texte et que la condition est Est égale à, Est différent de, Contient, Ne contient pas, Ne commence pas par, Finit par ou Ne finit pas par. Attention ! En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. Attention ! En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. Attention ! Cette option n'est active que lorsque l'option Avec pré-calcul est cochée. Les filtres (recherches) 127 Le bouton [Options], devenu actif après avoir coché la case Demander la valeur lors de l'exécution, vous donne accès aux réglages suivants. • Nom de la question : ce libellé sera utilisé dans la partie entête de la question. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Texte de la question : ce libellé précédera la zone de saisie. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Interdire les valeurs vides : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs vides. Ceci permet d'éviter des erreurs au moment de répondre à la question. Par exemple, si vous effectuez un filtre sur le code postal avec l'option de demander, il peut être utile de cocher l'option Interdire les valeurs vides afin d'éviter de rechercher les fiches n'ayant pas de code postal, ce qui dans votre fichier n'existe pas. • Interdire les valeurs négatives : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs négatives. • Autoriser l'utilisateur à ignorer la question : en activant cette option, une case à cocher Ignorer la question sera accessible au moment de l'exécution. Elle vous permettra de désactiver, si vous le souhaitez, la question posée. La zone Commentaire vous permet de saisir des informations qui seront visibles au moment de l'exécution. Désactivée Cochez cette option si vous ne souhaitez pas exécuter une condition. Ceci vous évite de la supprimer. Vous pourrez la réactiver à tout moment. Cette option vous sera très utile lors de la mise au point pour enlever temporairement une condition sans la modifier ou la supprimer. Les conditions multiples Dans certains cas, un filtre ne pourra pas se limiter à une seule condition, aussi complexe soit elle. Pour cette raison, vous disposez d'une option permettant de chaîner autant de conditions que vous le souhaitez. Pour cela, cochez la case Conditions multiples. Dans la fenêtre qui s’affiche, les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettent respectivement de créer, modifier ou supprimer une condition. Les conditions définies seront liées par un opérateur logique que vous pouvez définir à l'aide du menu déroulant Logique (l'opérateur par défaut est ET). Le bouton [Pas de condition] efface tous les critères définis et revient à la liste sans qu'aucun filtre ne soit effectué. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer votre recherche. Introduction L’outil rubriques Les formules simplifiées L’éditeur de scripts Les fonctions Les scripts Les scripts 129 Introduction Dans certaines fonctions de votre logiciel : les Filtres, les Etats paramétrables, les Préférences Fond de page, etc. vous avez la possibilité, en général, de renseigner : • soit une Rubrique : dans ce cas, l'icône donne accès à la liste des rubriques. Nous la détaillerons dans le paragraphe “L'outil rubriques”, page 130. • soit une Formule : dans ce cas, l'icône donne accès à une fenêtre permettant de réaliser des formules plus ou moins complexes. Cette fenêtre se présente différemment selon le contexte de travail et propose des saisies simplifiées ou l’éditeur de scripts. Reportez-vous aux paragraphes “Les formules simplifiées”, page 132 ou “L’éditeur de scripts”, page 133. Les scripts 130 L'outil rubriques Cet outil est destiné au placement des rubriques des fichiers de votre base dans les états, les filtres, les formats d'import et d'export, etc. La liste des rubriques est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, la fenêtre Choix d’une rubrique s'affiche : Vous allez retrouver cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. Choix du fichier Le choix du fichier dans lequel vous allez choisir la rubrique se fait dans la liste. Les fichiers sont affichés en caractères gras et se distinguent par le symbole + situé à leur gauche. Un double clic sur le nom du fichier ou un simple clic sur le symbole + correspondant permet d’afficher ses rubriques en-dessous. Choix de la rubrique Une fois le fichier déployé, sélectionnez la rubrique dans la liste puis cliquez sur le bouton [Ok]. Vous pouvez également double-cliquez sur la rubrique. Si l'option Voir les commentaires est activée, une zone Commentaire vous donnera quelques explications sur la rubrique sélectionnée. L'option Afficher les options ajoute les options suivantes : Types affichés Un groupe de 4 boutons radio vous permet de choisir le type de rubrique à afficher. En fonction du module dans lequel vous vous trouvez, certains choix sont inactifs (grisés). Les scripts 131 Trier les rubriques par nom Cette option permet de trier les rubriques sur leur nom. Afficher les extensions des fichiers Cette option permet d'ajouter à la fin du nom de chaque fichier une extension indiquant son nom abrégé. Afficher le type des rubriques Cette option permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique (texte, date, numérique, monnaie, etc.). Le bouton [Pas de rubrique] situé en bas de la fenêtre permet de ne pas affecter de rubrique. Les scripts 132 Les formules simplifiées Les outils mis à votre disposition pour saisir des formules se présentent différemment selon le contexte de travail. Il vous est ainsi proposé une saisie très simplifiée des formules ou une saisie intermédiaire. Exemple d’une fenêtre de saisie simplifiée : 1. Saisissez le texte, les nombres à insérer dans la formule. Dans le cas d’une saisie simplifiée, le texte et les nombres ne doivent pas être entre guillemets. 2. Placez votre curseur où vous voulez insérer une rubrique puis cliquez sur l'icône pour la sélectionner. Sa valeur sera prise en compte dans votre formule. 3. Si vous voulez définir une formule plus élaborée, cliquez sur l'icône pour accéder à l'éditeur de script. Voir L’éditeur de scripts ,page 133. Dans une fenêtre de saisie intermédiaire, des options sont proposées en bas de la fenêtre : Vous disposez en plus des opérateurs numériques, de caractères de syntaxe, des fonctions de base et les plus faciles à manipuler. 1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément. 2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets, un espace, une fonction. Cas de l'insertion d'une fonction 3. Une fois que vous avez activé le bouton [Cliquez pour choisir la fonction à insérer], choisissez une fonction dans la liste déroulante. Par exemple, si vous voulez qu'un montant soit arrondi, utilisez la fonction Arr. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction sera appliquée. Pour notre exemple, il s’agit de la rubrique Montant. Les autres zones permettent d’enrichir la fonction. 5. Cliquez sur le bouton [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe“Les fonctions”, page 138. Les scripts 133 L’éditeur de scripts L’éditeur de scripts vous permet de saisir des formules élaborées. L'éditeur de scripts est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Vous retrouvez cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. La fenêtre de l’éditeur de scripts La fenêtre de l'éditeur de scripts, présentée dans l’exemple ci-dessus, se compose principalement de trois parties : La liste des rubriques La liste de gauche contient la liste des fichiers auxquels vous avez accès en fonction du contexte d'utilisation du script. Son fonctionnement est similaire à la liste des rubriques. Voir L'outil rubriques ,page 130. La seule différence réside sur le principe de sélection d'une rubrique, qui ne peut être effectué que par un double-clic sur la rubrique à utiliser. La zone d'édition Cette zone fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez y saisir directement du texte, y placer des rubriques ainsi que des fonctions. Les boutons , placés au-dessus de cette zone, permettent de sélectionner très rapidement les rubriques placées dans la zone d'édition. La zone d'informations L'option Afficher les infos va ajouter une troisième partie. Le menu déroulant Information vous permet d'afficher : • des informations sur le script en cours, • ou les commentaires de la rubrique sélectionnée, • ou des informations sur le texte sélectionné dans la zone d'édition. Les scripts 134 Les scripts simples Généralités Par défaut, la fenêtre de l'éditeur de scripts est réglée pour réaliser des scripts en mode Simple. Ces scripts peuvent contenir du texte et des rubriques. Dans la zone d'édition, vous pouvez saisir du texte contenant ou non des rubriques.  Le texte saisi dans le cas des scripts Simples ne doit pas être saisi entre guillemets. Exemple Voici un exemple de script Simple exploitant du texte et deux rubriques : Si la date de votre ordinateur est 15/09/2008 et l'heure 12:45:30, vous obtiendrez : «Nous sommes le 15/ 09/2008 et il est 12:45:30». Conversion d'un script simple Comme nous allons le décrire dans le paragraphe suivant, un deuxième type de script peut être géré. Vous pouvez convertir, si nécessaire, un script Simple en un script Formule. Lorsque vous décochez l'option Script simple, un message vous informe que les scripts Simples et Formules ne sont pas totalement compatibles. Trois choix vous sont proposés : • [Convertir] : ce bouton va convertir le script Simple en script Formule. Les zones de texte seront automatiquement encadrées entre guillemets, les rubriques seront récupérées tel quel. • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Simple. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Simple. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Formule. Attention ! Dans certains cas, le mode Simple n'est pas accessible. Dans ce cas, vous ne pouvez réaliser que des scripts Formules. Les scripts 135 Les scripts formules Généralités Pour réaliser un script en mode Formule, décochez la case Script simple. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous : Un nouveau bouton [Insérer une fonction] et deux menus locaux supplémentaires Outils et Mots clés s'affichent. Comme les scripts Simples, les scripts Formules peuvent contenir du texte et des rubriques. La différence réside dans le fait que vous allez pouvoir réaliser de véritables petits programmes utilisant des conditions logiques et des fonctions. Vous pouvez donc, à l'aide des multiples fonctions disponibles, réaliser presque tout type de calcul.  Ce type de scripts peut être plus ou moins complexe en fonction du type de traitement à réaliser. Afin de réaliser le plus rapidement possible votre script, nous vous conseillons de bien définir au départ ce que vous souhaitez obtenir. Contrairement au script Simples, le texte saisi dans les scripts Formules doit être saisi entre guillemets. Les outils Ce menu déroulant contient les commandes suivantes : • Essayer : cette commande exécuter votre script et en affiche immédiatement le résultat. • Liste des points d'entrées : cette commande donne accès à la liste de tous les points d'entrées qui pourront être utilisés dans le script lié des états. Si votre script contient des erreurs, une fenêtre les répertoriant s'affichera. Tant qu'il y aura des erreurs, vous ne pourrez enregistrer votre script. Les mots clés Ce menu déroulant regroupe l'ensemble des mots clés que vous pouvez être amené à utiliser dans les scripts Formules. Vous y retrouvez, par exemple, les mots clés nécessaires à la réalisation de tests (Si, Sinon, FinSi, SinonSi). Ce menu vous évite de les saisir. Sélectionnez-les. Ils seront insérés dans la zone édition à l'emplacement du curseur. Les scripts 136 Les fonctions Le bouton [Insérer une fonction] donne accès à la fenêtre suivante : Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Nous détaillons cette fenêtre dans le paragraphe “Les fonctions”, page 138.  Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir totalement une fonction sans utiliser ce module. Toutefois et surtout dans un premier temps, il est conseillé d'utiliser ce module. Vous bénéficiez ainsi d'un assistant qui vous guide et vous explique les différents paramètres requis par telle ou telle fonction. Les scripts 137 Conversion d'un script formule Vous pouvez convertir un script Formule en script Simple. Lorsque vous cochez l'option Script simple, un message vous informe que les deux types de scripts ne sont pas totalement compatibles. Deux choix vous sont proposés : • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Formule. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Formule. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Simple.  La conversion d'un script Formule en script Simple ne permet pas une adaptation automatique comme la conversion dans l'autre sens le permettait. Pour cette raison, vous ne disposez que de deux options, Effacer et Tel quel. Les scripts 138 Les fonctions Les logiciels Ciel disposent d'une bibliothèque de Fonctions utilisées dans les Scripts formules. Lorsque vous cliquez depuis l'éditeur de script sur le bouton [Insérer une fonction], vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Pour illustrer l'assistant des fonctions, nous utilisons la fonction STxt. Cette fonction de la famille Texte permet d'extraire une chaîne de caractères d'un texte. Par exemple, vous pouvez extraire du texte «BONJOUR» la chaîne de caractères «JOUR». La fenêtre suivante s’affiche : La partie gauche de cette fenêtre vous donne une Description de la fonction, la partie droite va contenir le ou les Paramètres. Les scripts 139 Description de la fonction Cette partie contient 4 zones : • Description rapide : rapide explication sur l'utilité de la fonction. C'est ce texte qui sera affiché, pour chaque fonction, dans la liste des fonctions. • Forme : cette zone détaille la forme de la fonction et ses paramètres. • Résultat : cette zone décrit ce que va réaliser la fonction avec ses paramètres et le type du résultat. • Description détaillée : vous retrouvez dans cette zone des remarques et des exemples d'utilisation de la fonction. Paramètres de la fonction Cette partie regroupe le ou les paramètres nécessaires au bon fonctionnement de la fonction. Certains d'entre eux sont obligatoires, d'autres facultatifs. Chaque paramètre est précédé d'une explication vous indiquant son utilité, son type et éventuellement ses spécificités. Exemple Reprenons notre exemple avec le texte «BONJOUR» dans lequel nous voulons extraire la chaîne de caractères «JOUR». Voici la zone Paramètres complétée pour cet exemple : Les zones de saisie Le dimensionnement des fenêtres Le choix des couleurs Les images Les listes hiérarchiques Les zones d’aides Les trucs et astuces Les trucs et astuces 141 Les zones de saisie Généralités On appelle zone de saisie un élément de fenêtre ou une cellule de liste permettant de saisir du texte à l’aide du clavier. Certaines zones n’admettent qu’un type de valeur : • zone Numérique : zone ne permettant de saisir que des nombres ou des montants. • zone Date : zone ne permettant de saisir que des dates. Les zones numériques Les zones numériques offrent la possibilité d'y saisir directement un calcul. 1. Positionnez le curseur dans la zone (par exemple la zone Montant). 2. Saisissez votre opération. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche ou en cliquant sur une autre zone. Le résultat s’affiche.  Les opérateurs autorisés sont : + (Addition), - (Soustraction), * (Multiplication) et / (Division). • Pour connaître le résultat du calcul sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour résoudre le calcul sans sortir de la zone, saisissez «!» (point d’exclamation). Si le calcul comporte une erreur (division par zéro ou parenthèses incorrectes), la zone affichera 0 et vous entendrez le son Erreur de formule en saisie (ce son est modifiable dans les PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Sons). Voici les priorités de calcul : 1. les multiplications de gauche à droite, 2. les divisions de gauche à droite, 3. les additions de gauche à droite, 4. les soustractions. Vous pouvez utiliser les parenthèses pour modifier ces priorités. Dans ce cas, les calculs situés à l’intérieur des parenthèses sont évalués en priorité. Les zones date Les zones dates autorisent la saisie de certains mots ou opérateurs comme raccourcis de certaines dates standards. 1. Positionnez le curseur dans la zone. 2. Saisissez un mot-clé. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche ou en cliquant sur une autre zone. La date s’affiche. Les trucs et astuces 142 Les mots-clés qui peuvent être saisis dans les zones dates sont les suivants : • dm : Début du mois (de la date de travail). • fm : Fin du mois (de la date de travail). • j : Date de travail. • d : Date du jour. • da : Début d'année (de la date de travail). • fa : Fin d'année (de la date de travail). • min : Date minimum autorisée dans la zone date. • max : Date maximum autorisée dans la zone date.  Ces mots-clés peuvent être saisis en majuscules ou en minuscules. • Pour connaître la date sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour obtenir la date sans sortir de la zone, saisissez "!" (point d’exclamation). Le tableau ci-dessous présente quelques exemples : La date du jour est le 23 avril 2012. La date de travail est le 25 mai 2011. Les bornes sont : 8/6/2000 et 11/11/2012. Saisie Résultats Jour Résultats Mois Résultats Années dm 1/5/2011 Mai 2011 2011 fm 31/5/2011 Mai 2011 2011 j 25/5/2011 Mai 2011 2011 d 23/4/2012 Avril 2012 2012 da 1/1/2011 Janvier 2011 2011 fa 31/12/2011 Décembre 2011 2011 min 8/6/2000 Juin 2000 2000 max 11/11/2012 Novembre 2012 2012 J + 1 26/5/2011 Juin 2011 2011 J - 2 23/5/2011 Mars 2011 2011 Les trucs et astuces 143 Le dimensionnement des fenêtres Nous allons détailler ici une astuce concernant la manipulation des fenêtres au sein des logiciels Ciel.  Reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes pour plus de détails sur toutes leurs fonctionnalités. Double-cliquez sur l’onglet d’une fenêtre permet de minimiser sa taille. La fenêtre présente alors une barre de titre. Il suffit de double-cliquez sur la barre de titre pour remettre la fenêtre dans sa taille maximisée. Chaque changement de taille est mémorisé. Vous pouvez également utiliser les icônes situées en haut à droite de l’interface, à côté de la zone Trouvtoo. Celles-ci permettent respectivement de minimiser la taille de la fenêtre active ou de la fermer. Lorsque vous cliquez sur la case d'agrandissement d'une fenêtre avec la touche (non blocante) enfoncée, la fenêtre s'agrandit au maximum. Vous obtenez le même résultat en réalisant un double-clic sur la barre de titre d'une fenêtre tout en maintenant la touche (non blocante) enfoncée. Le choix des couleurs Vous pouvez personnaliser la couleur d'un texte, la couleur de fond d'une cellule, la couleur des traits, etc. Vous retrouvez ces possibilités depuis divers modules comme par exemple le Générateur d'états, depuis les Préférences, etc. En général, cela se visualise à l'aide d’un menu déroulant comme celui-ci : . Le choix de la couleur se réalise alors parmi les choix proposés. Cependant, vous disposez d'une autre solution qui consiste à utiliser la couleur de n'importe quel objet visible à l'écran (objet appartenant au logiciel Ciel ou non). Pour cela : 1. Appuyez sur la touche de votre clavier. 2. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, cliquez sur le triangle de sélection permettant le choix de couleur. La flèche de votre souris se transforme en "viseur". 3. Tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur sur la couleur de votre choix. Cette couleur apparaît dans la zone couleur. 4. Une fois la couleur choisie, lâchez le bouton de la souris. Les images A partir d’un CD, de votre disque dur, ou d’un un répertoire, cliquez sur une image tout en maintenant la touche du clavier enfoncée permet de la glisser/déposer vers votre logiciel Ciel. Cela vous évite d’effectuer un copier/coller. De même, vous pouvez exporter une image depuis votre logiciel vers un autre répertoire en utilisant le même principe. Les trucs et astuces 144 Les listes hiérarchiques Vous pouvez ouvrir ou fermer la ligne sélectionnée à l’aide de la touche du clavier. Les zones d’aide Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier des commandes. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Pour ne plus afficher cette zone, appuyez à nouveau sur le bouton de votre clavier. Copyright 2012 Ciel Présentation générale - 06.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Générateur d’états 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Introduction Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur vous permet de créer de nouveaux états et/ou de modifier ceux qui existent déjà. Vous pourrez créer votre propre liste de clients ou encore adapter le dessin des factures à vos besoins. De même vous pourrez dupliquer la balance fournie en standard et la modifier selon vos préférences. Les types d'états Le générateur d'états intégré à votre logiciel Ciel vous permet de créer les types d'états suivants : • Les états liste simple seront utilisés pour réaliser des états sous forme de liste. Ce type d'état peut être exécuté à l'imprimante, à l'écran, être généré en fichier (export) ou être envoyé par e-mail. • Les états colonne seront utilisés pour réaliser des états colonnes avec ruptures, totalisation, etc. Ce type d'état peut être exécuté à l'imprimante, à l'écran, généré en fichier (export) ou être envoyé par e-mail. • Les états dessin seront nécessaires pour réaliser les états graphiques (courriers, mailing, étiquettes, dessin de facture, etc.). • Les statistiques croisées permettront d'éditer des résultats sous forme de tableaux ou de graphiques. • Les exports multi formats permettront d'exporter des résultats sous forme de fichiers de divers formats (texte, Excel, XML, etc.). • Les états office permettront la création d’un état dans une fenêtre Microsoft Office Word. • Les états chaînés permettront de lier plusieurs états entre eux pour réaliser des actions groupées. Sommaire La liste des états paramétrables ..................................................................5 Présentation ............................................................................................................................ 6 Les options.............................................................................................................................. 7 Gestion des états ........................................................................................8 Créer un état ........................................................................................................................... 9 Modifier un état..................................................................................................................... 10 Renommer un état................................................................................................................. 11 Dupliquer un état .................................................................................................................. 11 Supprimer un état.................................................................................................................. 11 Exécuter un état .................................................................................................................... 12 Les états Liste simple................................................................................13 Généralités ............................................................................................................................ 14 La fenêtre de l’état de type liste simple.................................................................................. 14 Créer un état «liste simple» avec l’assistant ........................................................................... 15 Créer un état «Liste simple» manuellement............................................................................ 18 Les états Colonne .....................................................................................21 Généralités ............................................................................................................................ 22 Créer un état «Colonne» ........................................................................................................ 22 La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne» .................................................................... 23 Les états Dessin........................................................................................27 Généralités ............................................................................................................................ 28 La fenêtre de l’état Dessin ..................................................................................................... 28 Les propriétés ....................................................................................................................... 29 Les objets.............................................................................................................................. 30 Les outils............................................................................................................................... 46 Les rubriques ........................................................................................................................ 48 Les calques............................................................................................................................ 49 Dessin pièces clients ............................................................................................................. 50 Les pages .............................................................................................................................. 51 Les étiquettes........................................................................................................................ 53 Les options............................................................................................................................ 54 Essayer un état ...................................................................................................................... 54 Vérifier un état ...................................................................................................................... 55 Les statistiques croisées ...........................................................................56 Généralités ............................................................................................................................ 57 Créer un état de type Statistiques croisées............................................................................. 57 Les exports multi formats .........................................................................62 Généralités ............................................................................................................................ 63 Créer un état de type Export multi formats............................................................................ 63 Les états Office .........................................................................................72 Généralités ............................................................................................................................ 73 La fenêtre de l’état de type Office.......................................................................................... 73 Créer un état «Office»............................................................................................................ 74 Les états Chaînés......................................................................................76 Généralités ............................................................................................................................ 77 La fenêtre de l’état de type «chaînés» .................................................................................... 77 Le paramétrage d’un état «Chaînés» ...................................................................................... 78 La logique d’un état ..................................................................................81 Généralités ............................................................................................................................ 82 La logique ............................................................................................................................. 82 La sortie d’un état.....................................................................................85 Généralités ............................................................................................................................ 86 Sortie d'un état Liste simple................................................................................................... 87 Sortie d’un état Colonne........................................................................................................ 90 Sortie d'un état Dessin........................................................................................................... 93 Sortie d'un état Statistiques croisées...................................................................................... 94 Sortie d'un Export multi formats............................................................................................ 96 Sortie d'un état Office............................................................................................................ 97 Sortie d'états chaînés........................................................................................................... 100 Propriétés d’un état ................................................................................102 Accessibilité d’un état ......................................................................................................... 103 Caractéristiques d'un état.................................................................................................... 104 Mise en page ....................................................................................................................... 109 Commentaire d’un état........................................................................................................ 109 Présentation Les options La liste des états paramétrables La liste des états paramétrables 6 Présentation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Lorsque vous activez cette commande, la liste des états paramétrables s'affiche.  La liste ci-dessus présente les états de Ciel Gestion commerciale. La liste des états paramétrables 7 Les options Vous retrouvez dans la barre de liste le bouton Options qui vous permet d’accéder à plusieurs fonctions. Les modes d’affichage La liste des états paramétrables peut être présentée suivant deux modes d'affichage accessibles depuis la barre d’actions. Tous les états Il s’agit du mode proposé par défaut. L'ensemble des états est présenté dans une seule et même liste. Pour une famille Dans ce cas, deux listes sont présentes : • La première, située à gauche de la fenêtre, vous propose la liste des familles. • La seconde affiche les états de la famille sélectionnée. Dans la barres d’actions, cochez le mode d’affichage choisi dans le groupe Affichage.  Vous pouvez changer le mode de présentation à tout moment. Afficher la vignette Vous pouvez à partir de la liste des états afficher une vignette, c’est-à-dire un aperçu de votre état sur le côté de la liste. 1. Pour afficher la vignette, sélectionnez l’état souhaité puis cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez la commande AFFICHER LA VIGNETTE. Créer Modifier Renommer Dupliquer Supprimer Exécuter Gestion des états Gestion des états 9 Créer un état Création sans assistant 1. Pour créer un nouvel état, cliquez sur le bouton [Créer]. En fonction du mode d'affichage choisi pour la liste des états paramétrables et suivant le fait que la famille soit sélectionnée ou non et que le type soit connu ou non, le logiciel va soit directement créer l'état (si la famille et le type sont sélectionnés) soit demander la famille et/ou le type. Ce bouton possède une particularité. La partie du bas avec la flèche correspond à un menu déroulant dans lequel vous retrouvez les différents types d'états que vous pouvez créer mais aussi l’assistant de création d’état. Voir Création avec assistant, page 10. 2. Après avoir indiqué la famille et le type, indiquez le nom de votre nouvel état. Vous accédez au module de personnalisation de votre état, qui est fonction du type choisi.  Vous ne pouvez pas créer deux états avec le même nom dans une même famille. Par contre, ceci est possible dans deux familles différentes. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. Gestion des états 10 Création avec assistant Si vous utilisez l'assistant de création, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Choisissez à l’aide des boutons radio le type d'état à créer : • Liste simple, • Colonne, • Dessin, • Statistiques croisées, • Export multi formats, • Office (uniquement disponible pour les logiciels Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Compta Evolution, Ciel Associations Evolution, Ciel Gestion Intégrale), • Etats chaînés (uniquement disponible pour les logiciels Ciel Compta, Ciel Compta Facile, Ciel Compta Evolution et Ciel Gestion Intégrale). Dans la partie droite de la fenêtre, les caractéristiques du type de l’état sont détaillées et un exemple vous montre le résultat que vous obtiendrez. 2. Cliquez sur le bouton [Créer l’état]. Modifier un état Pour modifier un état, vous pouvez : • sélectionner un état et cliquer sur le bouton [Modifier], • double-cliquer directement sur l'état lui-même.  Si vous demandez la modification d'un état Standard, le logiciel vous avertira de l'impossibilité de le modifier et vous proposera d'en faire une copie que vous pourrez personnaliser. Gestion des états 11 Renommer un état 1. Sélectionnez dans la liste l’état. 2. Cliquez sur le bouton [Renommer]. 3. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur le bouton [OK].  Vous ne pouvez pas renommer un état Standard. Vous ne pouvez pas avoir deux états avec le même nom dans une même famille. Dupliquer un état 1. Pour dupliquer un état, sélectionnez l'état d'origine et cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Saisissez le nom du nouvel état. 3. Cliquez sur le bouton [OK].  Vous ne pouvez pas avoir deux états avec le même nom dans une même famille. Supprimer un état 1. Pour supprimer un état, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui] Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. Attention ! Lorsque vous souhaitez modifier un état standard, le logiciel procédera à la duplication de celui-ci afin que vous puissiez le personnaliser. Attention ! Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer un état standard, mais si vous le souhaitez, le logiciel vous proposera de le rendre invisible. Dans ce cas, cet état ne pourra être utilisé dans le logiciel. Il restera néanmoins visible depuis la liste des états paramétrables, dans le cas où vous souhaiteriez le rendre de nouveau visible. Gestion des états 12 Exécuter un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Pour plus de détails sur la personnalisation des barres de navigation et d’actions, reportez-vous au chapitre du même nom dans le manuel de référence depuis le menu AIDE. Une option vous permet également de pouvoir exécuter l'état sélectionné directement depuis la liste des états paramétrables. Sélectionnez l'état et cliquez sur le bouton [Exécuter]. Le logiciel exécutera l'état que vous visualiserez à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Exécuter] et choisissez le mode de sortie (E-mail, Impression, Fichier, Fenêtre). Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Généralités La fenêtre de l’état Liste simple Créer un état de type Liste simple avec l’assistant Créer un état de type Liste simple manuellement Les états Liste simple Les états Liste simple 14 Généralités Les états Liste simple seront utilisés pour réaliser principalement des éditions de listes. Suivant la sortie utilisée, vous pourrez les utiliser pour des exports sous forme de fichiers. La fenêtre de l’état de type liste simple  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «LISTE SIMPLE» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 9 . La fenêtre suivante s’affiche. Vous devez définir pour ce type d'état les colonnes qui vont le composer.  Vous pouvez ajouter des colonnes manuellement ou en utilisant un assistant. Les états Liste simple 15 Créer un état «liste simple» avec l’assistant 1. Utilisez l'assistant de création pour créer un état rapidement. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s'affiche. 2. Sélectionnez des rubriques qui vont constituer les différentes colonnes de votre état. Pour cela, cliquez sur le bouton [Choisir les rubriques]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 3. Sélectionnez chaque rubrique à utiliser dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton . La rubrique vient se placer dans la liste de droite. Vous pouvez réaliser cette opération autant de fois que nécessaire (50 colonnes maximum) sur une sélection d'une ou plusieurs rubriques. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la rubrique de votre choix dans la liste de gauche. Les états Liste simple 16 • Pour supprimer une rubrique que vous venez de choisir, sélectionnez-la dans la liste de droite et cliquez sur le bouton . • Pour enlever toutes les rubriques dans la liste de droite, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez changer l'ordre des rubriques de la liste de droite avec les icônes de déplacement . 4. Lorsque vous avez terminé la sélection des rubriques, validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. Vous vous retrouvez dans la fenêtre de l'étape numéro 1 avec les rubriques que vous avez sélectionnées. 5. Validez de nouveau votre choix en cliquant sur le bouton [Continuer). La seconde étape de l’assistant affiche la totalisation des colonnes. 6. Dans cette étape, indiquez si vous souhaitez totaliser, calculer la moyenne, la valeur minimum ou maximum des rubriques numériques.  Cette étape n'est visible que si vous avez sélectionné au moins une rubrique numérique. 7. Validez votre choix à l'aide du bouton [Continuer]. La fenêtre de la troisième étape de l’assistant de création s’affiche. Les états Liste simple 17 8. Avant même de valider vos choix, vous pouvez visualiser le résultat de vos sélections à l’écran. Pour cela, cliquez sur le bouton . 9. Si vous souhaitez effectuer des modifications, fermez la fenêtre de visualisation et cliquez sur le bouton pour apporter vos corrections. 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La sélection réalisée depuis l'assistant est créée. Voici un exemple de ce que vous pouvez obtenir. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Assistant] alors que des colonnes ont déjà été définies, un message vous informera que cette manipulation effacera le paramétrage réalisé. Les états Liste simple 18 Créer un état «Liste simple» manuellement Vous disposez pour cela des boutons [Ajouter], [Insérer] et [Supprimer]. La création d'une nouvelle colonne (en dernière position) ou l'insertion (avant la colonne sélectionnée) affiche la fenêtre de choix de rubriques comme ci-dessous. 1. Sélectionnez la rubrique puis validez en cliquant sur [OK]. 2. Pour enlever une colonne, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Pour insérer une colonne entre deux colonnes existantes, cliquez sur le bouton [Insérer]. La fenêtre d’ajout de rubrique s’affiche. Sélectionnez la rubrique souhaitée et celle-ci s’insérera dans votre état à l’endroit souhaité. 4. Pour décaler une colonne, sélectionnez-la et cliquez sur les boutons [Décaler à gauche] ou [Décaler à droite] situés dans la barre d’actions. Vous pouvez renouveler cette opération autant de fois que nécessaire. Vous pouvez également effectuer cette opération en activant le menu CONTEXTUEL (clic droit). Personnalisation d'une colonne Une fois votre ou vos colonnes créée(s), vous pourrez les personnaliser. Eléments composant une colonne. • Largeur : indiquez ici la largeur en caractères de la colonne. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, cette largeur est automatiquement renseignée. Vous pouvez la modifier si nécessaire. • Titre : indiquez ici le titre de la colonne. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, ce titre est automatiquement renseigné à partir du nom de la rubrique. Pour le modifier, vous pouvez le saisir directement dans la cellule ou passer par une fenêtre de saisie en cliquant sur l'icône ou bien activer l'éditeur de scripts en cliquant sur l'icône . Dans ce cas, vous pouvez utiliser des rubriques ou bien réaliser un script en mode formule.  Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. • Contenu : indiquez ici la rubrique ou la formule qui sera affichée pour chaque ligne. Vous pouvez appeler la liste des rubriques en cliquant sur l'icône ou bien activer l'éditeur de scripts en cliquant sur Les états Liste simple 19 l'icône . Dans ce cas, vous pouvez utiliser des rubriques ou bien réaliser un script en mode formule.  Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. • Totalisée : cochez cette option si vous souhaitez que le contenu de la colonne soit totalisé. Dans le cas d'une colonne non numérique, vous obtiendrez le nombre de lignes. • Moyenne : cochez cette option pour obtenir une moyenne du contenu de la colonne. • Valeur minimum : cochez cette option pour obtenir la plus petite valeur contenue dans la colonne. • Valeur maximum : cochez cette option pour obtenir la plus grande valeur contenue dans la colonne. • Cadrage : cette cellule est un menu local comprenant les valeurs A gauche, Centré et A droite. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, ce cadrage est réalisé automatiquement en fonction du type de la rubrique. Vous pouvez le modifier si nécessaire. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions. Vous retrouvez notamment un menu local nommé OPTIONS. • Modifier le titre : cette option permet de modifier le titre de la colonne sélectionnée. • Modifier la valeur : cette option permet de modifier la valeur de la colonne sélectionnée. Les options disponibles (que nous détaillerons par la suite) • Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts. • Propriétés : cette option permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails.  Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Les états Liste simple 20 Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Liste Simple. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Généralités Créer un état de type Colonne La fenêtre de paramétrage d’un état de type Colonne Les états Colonne Les états Colonne 22 Généralités Les états Colonne sont utilisés pour réaliser des éditions présentées sous forme de colonnes. Suivant la sortie utilisée, vous pourrez les utiliser pour des exports sous forme de fichiers. Créer un état «Colonne»  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - bouton [Créer]. Vous pouvez lancer la création d’un état de type colonne soit en passant par l’assistant soit manuellement. Créer un état colonne avec l’assistant 1. Utilisez l'assistant de création pour créer un état rapidement. Pour cela, cliquez sur le bouton . 2. Définissez pour quelle famille vous destinez votre nouvel état. La fenêtre suivante s'affiche. 3. Cochez l’option Colonne et cliquez sur le bouton [Créer l’état]. 4. Nommez votre nouvel état colonne dans la fenêtre qui s’affiche puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Créer un état colonne manuellement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la fonction Créer un état de type «Colonne». 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre nouvel état colonne puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Les états Colonne 23 La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne» Vous devez définir les colonnes qui composent votre état. Ajouter des colonnes L’ajout de colonnes consiste à sélectionner les rubriques qui constituent votre état. 3. Allez dans l’encadré Colonne de la barre d’actions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 4. Sélectionnez chaque rubrique à utiliser dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton . La rubrique vient se placer dans la liste de droite. Vous pouvez réaliser cette opération autant de fois que nécessaire (50 colonnes maximum) sur une sélection d'une ou plusieurs rubriques. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la rubrique de votre choix dans la liste de gauche. • Pour supprimer une rubrique que vous venez de choisir, sélectionnez-la dans la liste de droite et cli- Les états Colonne 24 quez sur le bouton . • Pour enlever toutes les rubriques dans la liste de droite, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez changer l'ordre des rubriques dans la liste de droite en utilisant les icônes de déplacement . 5. Lorsque vous avez terminé la sélection des rubriques, cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. Ajouter une section Les sections sont les lignes constituant vos colonnes. 1. Allez dans l’encadré Sections de la barre d’actions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez une section.  Les sections Titre et Détail de l’état constituent par défaut les colonnes que vous avez ajoutées. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre section est ajoutée avec des cellules vides. Vous devez alors attribuer une rubrique à chaque cellule. Ajouter une rubrique 1. Double-cliquez dans une cellule de la section. 2. Cliquez sur l’icône 3. la fenêtre suivante s’affiche. 4. Sélectionnez la rubrique de la colonne. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Les états Colonne 25 Personnaliser une colonne Une fois votre ou vos colonnes créée(s), vous pouvez les personnaliser. 1. Sélectionnez une colonne. 2. Allez dans le groupe Colonnes de la barre d’actions et cliquez sur le bouton . 1. Saisissez le nombre de caractères minimum et maximum autorisés dans cette colonne. 2. Cochez l’option Visible ou Invisible. 3. Dans la zone Options utilisateur, vous pouvez ajouter un texte au titre de la colonne. Vous pouvez également choisir de rendre la colonne masquable par l’utilisateur, c’est-à-dire rendre son affichage optionnel. 4. Dans la zone Options avancées, vous pouvez ajouter une référence. Modifier les cellules d’une colonne Vous pouvez modifier le contenu de vos colonnes. Double-cliquez dans la cellule à modifier. Les icônes suivantes s’affichent : • : cliquez sur cette icône pour changer la rubrique associée à la cellule. Voir Ajouter une rubrique, page 24. • : cliquez sur cette icône pour afficher l’éditeur de scripts et insérer une formule.  Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état de différents outils que nous détaillerons par la suite. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts et permet de modifier le script lié. Les états Colonne 26  Pour plus de détails concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. • : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Essayer un état Les états peuvent être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d’actions.  Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état colonne. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’état. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. La fenêtre de l’état Dessin Les objets, Les outils, Les rubriques Les calques L’assistant de création de Dessin de pièces clients Les pages Les étiquettes Les options Essayer un état, Vérifier un état Les états Dessin Les états Dessin 28 Généralités Les états Dessin seront nécessaires pour réaliser les états sous forme de graphiques (courriers, mailing, étiquettes, dessins de facture, QR codes, etc.). Certaines options sont identiques à celles abordées dans l’état Liste simple comme par exemple la logique, le commentaire. Tous ces outils seront détaillés à la fin de ce document. La fenêtre de l’état Dessin  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «Dessin». Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre ci-dessous s’affiche. La partie gauche de la fenêtre contient les outils et la partie droite est la zone où vous personnaliserez votre état. Les états Dessin 29 Les propriétés La zone Propriétés située en haut à gauche de l'état dessin est fonction de la sélection. Exemple La fenêtre ci-dessous affiche les propriétés lorsqu'aucun objet est sélectionné. Dans ce cas, vous pouvez régler les propriétés globales à l'état dessin. Si vous sélectionnez un objet rectangle, voici à quoi ressemble cette zone Propriétés. Les états Dessin 30 Les objets Au dessus de la zone de travail, vous retrouvez les objets que vous pourrez placer dans votre état dessin. L'objet flèche Cet objet est différent des autres puisqu'il ne trace rien dans la zone dessin. Il permet simplement de réaliser les sélections, les déplacements, les changements de taille des objets, etc. Il permet de manipuler des objets. L'objet trait 1. Pour tracer un trait, cliquez sur l’outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez commencer le trait. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur, un trait se dessine. • Pour modifier le trait ainsi créé, activez l’outil Flèche, puis attrapez une des poignées du trait. • Pour tracer un trait totalement horizontal ou totalement vertical, maintenez la touche enfoncée au moment de la création de l'objet puis commencez par déplacer le curseur verticalement ou horizontalement. Cette option permet aussi de contraindre les traits tous les 45 degrés. L'objet rectangle 1. Pour tracer un rectangle, activez l’outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez tracer le rectangle. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur, un rectangle se dessine. • Pour modifier le rectangle ainsi créé, il suffit d’activer l’outil Flèche puis d’attraper une des poignées du rectangle. En déplaçant la souris, vous déformerez ainsi l’objet. • En traçant cet objet tout en maintenant la touche enfoncée, vous obtenez un carré parfait. Les rectangles à coins arrondis L'utilisation est ici identique à celle de l'outil rectangle. Commencez par tracer votre rectangle puis double-cliquez dessus. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Vous pouvez y saisir le rayon ou bien utiliser les boutons. Les états Dessin 31  Sur la droite, votre choix est illustré en taille réelle. L'objet ellipse Pour tracer une ellipse, cliquez sur l’outil correspondant . Vous retrouvez ici le même principe de fonctionnement que pour les rectangles. Avec la touche , vous obtenez un cercle parfait. L'objet champ simple L'outil en question vous permettra de placer des rubriques mais aussi des zones formules au sein même de votre état dessin. 1. Pour cela, choisissez l'outil correspondant . 2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez mettre votre objet champs. 3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé. 4. Déplacez le curseur pour tracer une zone. Après avoir relâché la souris, la fenêtre de l'éditeur de scripts s’affiche. Vous pourrez y saisir directement un texte, un texte avec des rubriques, des rubriques ou réaliser une formule.  Pour plus de détails sur l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre du même nom. L'objet texte long enrichi Cet outil autorise la saisie de texte dont vous pourrez changer le style. 1. Pour saisir un texte, choisissez l'outil correspondant puis tracez un rectangle sur la page. La fenêtre suivante s'affiche. Vous pouvez y saisir votre texte. 2. Une fois la saisie terminée, validez en cliquant sur le bouton [OK]. 3. Pour changer le style du texte, sélectionnez le texte à enrichir et cliquez sur les options de cadrage (gauche, centré, droite ou justifié) de style (gras, italique et souligné) et la police via le menu déroulant. L'objet image Vous pouvez placer des images dans l'état. Ce peut être une image simplement rapportée à l'aide du COPIER-COLLER ou du GLISSER-DÉPOSER (DRAG AND DROP) ou encore une image appartenant au dossier, par exemple le logo de votre société stocké dans les paramètres ou encore un fichier externe. Les formats reconnus sont .bmp, .jpg, .jpeg, .jpe, .gif, .png, .ico et .wmf. Les états Dessin 32 Plusieurs moyens sont possibles pour placer une image : Première solution Vous pouvez utiliser le COPIER-COLLER ou le GLISSER-DÉPOSER directement dans la page sans choisir d'outil. Vous pouvez effectuer cette opération depuis : • l'album, • un Extrait enregistré sur disque • un document ouvert à partir d’un autre logiciel. Ce logiciel doit gérer le GLISSER-DÉPOSER si vous souhaitez utiliser cette méthode. Deuxième solution 1. Sélectionnez l'outil puis tracez l'objet sur la page. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Trois boutons radio sont visibles selon l'origine de l'image à placer : • Le premier est utilisé pour placer une image dite Locale. Vous pouvez utiliser le bouton [Coller] si votre image est dans le presse-papiers ou bien l'importer depuis un fichier présent sur votre disque dur à l'aide du bouton [Importer]. Dans ce cas, le contenu du fichier image sera placé dans la zone et considéré comme local, c'est-à-dire qu'il n'existera plus aucun lien entre le fichier d'origine et l'image placée. Ainsi, si vous modifiez le fichier d'origine, l'image placée ne sera pas modifiée, contrairement à l'utilisation de fichiers externes que nous verrons dans le troisième bouton radio. • Le second bouton radio Rubrique vous donne accès aux rubriques de type image présent dans les fichiers du logiciel Ciel. Il s'agit ici d'images appartenant au fichier de votre logiciel. Par exemple, le logo de votre société que vous avez placé dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ. • Le troisième bouton radio Fichier est souvent utilisé pour placer une image en fond de page. La zone Chemin vous permet d’indiquer le chemin d'accès et le nom du fichier. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône . L'objet colonnes L’ objet colonnes est utilisé notamment pour la réalisation d'une pièce commerciale (devis, facture, etc.). 1. Sélectionnez l'outil Colonnes . 2. Tracez à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Une première fenêtre vous permet de sélectionner les rubriques à placer dans l'objet colonnes. Attention ! Si le fichier présent sur le disque est déplacé ou supprimé, il ne pourra plus être utilisé dans l'état dessin. Il vous faudra modifier le chemin d'accès à l'image. Les états Dessin 33 3. Après validation, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Avant de découvrir les différents paramètres généraux d’un objet colonnes, nous verrons la création et les options des colonnes. Ajout de colonnes Deux possibilités vous sont offertes pour créer de nouvelles colonnes : • La création unitaire où vous ajoutez les colonnes les unes après les autres. • La création de plusieurs colonnes à la fois. Vous pouvez tout à fait combiner les deux possibilités pour créer vos colonnes. La création unitaire Pour créer une nouvelle colonne, cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande COLONNE VIDE. Un nouvel élément est créé dans la liste. Nous détaillerons, ci-après, les différents attributs que vous pourrez fixer sur chaque colonne. La création multiple 1. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs colonnes en une seule fois. Pour cela, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Nouvelle] et sélectionner le premier choix Liste de rubriques dans le menu qui s’affiche. La fenêtre de choix de rubriques multiples s’affiche. Les états Dessin 34 Vous obtenez une fenêtre comme celle ci-dessous. Le principe est simple. Il suffit de double-cliquer sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche Rubriques (ou de les sélectionner et de cliquer sur le bouton [Ajouter] ). Elles se positionnent dans la liste de droite Rubriques choisies.  Si vous souhaitez créer une colonne vide, cliquez sur la partie droite du bouton [Nouvelle] et sélectionnez Colonne vide. Suppression de colonnes Pour supprimer des colonnes, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton situé au-dessus de la liste des colonnes créées. Ordre des colonnes Après avoir créé vos différentes colonnes, vous pouvez être amené à vouloir modifier l’ordre de celles-ci. Vous disposez pour cela de deux icônes permettant de déplacer l’élément sélectionné : • A chaque clic sur l'icône la colonne sélectionnée est décalée d’une ligne vers le haut. • A chaque clic sur l'icône la colonne sélectionnée est décalée d’une ligne vers le bas. Caractéristiques d'une colonne Après avoir créé vos colonnes, vous devrez éventuellement en fixer la présentation, c’est-à-dire indiquer un titre, un contenu, etc. Lorsque vous sélectionnez une colonne dans la liste, la partie droite de la fenêtre affiche différentes options. Elles sont réparties sur trois onglets. Les états Dessin 35 L’onglet Colonne Dans cet onglet, vous pouvez personnaliser le titre de la colonne ainsi que son contenu. Le titre de la colonne peut être indiqué en le saisissant directement dans la zone prévue à cet effet mais vous pouvez également utiliser l’éditeur de scripts accessible en cliquant sur l’icône . A côté de cette icône, l’icône permet d’effacer le titre saisi. Après avoir indiqué le titre de la colonne, vous pouvez préciser : • le cadrage : à droite, centré ou à gauche. • le style : normal, gras, italique, etc. • la police : vous disposez pour cela d'un bouton [Police...]. • la couleur du texte du titre. • la couleur du fond du titre. Pour le contenu de la colonne, vous disposez des mêmes fonctionnalités que pour le titre, avec en plus : Le bouton permet de modifier la largeur de la colonne en y indiquant le nombre de caractères. En cas de dépassement du contenu par rapport à la largeur de la colonne, le logiciel peut : • ajouter “…” à la fin du contenu, • afficher des “#” (dièses), • générer plusieurs lignes.  Nous verrons plus loin dans cette documentation que la largeur des colonnes peut également être fixée graphiquement. La dernière zone concerne la totalisation de la colonne. Vous disposez des mêmes options que pour le titre et le contenu. Si vous ne souhaitez pas totaliser la colonne, décochez l'option Afficher. L’option Colonne visible vous permet de masquer une colonne tout en la laissant présente dans le paramétrage de votre objet colonne. L’onglet Présentation Dans cet onglet, vous trouvez les réglages concernant les traits de séparation (largeur et couleur) ainsi que les options de séparations des zones Titre, Colonne et Total. Attention ! Pour le moment vous pouvez éventuellement ignorer le titre. En effet, celui-ci pourra être géré automatiquement au moment de la sélection du contenu. Les états Dessin 36 Une zone vous permet d'indiquer la largeur en millimètre de la zone de séparation entre la colonne actuelle et la suivante. L’onglet Marges Vous pouvez ici fixer les largeurs en millimètres des marges du titre, du contenu et du total. Les boutons permettent de remettre les paramètres par défaut. Les trois cases à cocher vous permettent de limiter le fond des zones titre, contenu et total à toute la colonne ou uniquement à l'intérieur des marges. Caractéristiques de plusieurs colonnes Si vous sélectionnez plusieurs colonnes, la partie droite de la fenêtre fait apparaître un résumé de ces paramètres. La partie droite de la fenêtre Vous pouvez pour une sélection de colonnes, fixer le cadrage, la couleur du texte et du fond, ainsi que le style et la police, à la fois pour le titre, le contenu et le total. Les options globales En plus de toutes les options que vous pouvez fixer sur chaque colonne, vous disposez d'un bouton donnant accès à des paramètres généraux à l’objet colonne. Cliquez sur le bouton . Attention ! Les marges haute et basse de la colonne sont communes à toutes les colonnes. Les états Dessin 37 La fenêtre qui s'affiche contient les onglets Présentation et Avancé. L'onglet Présentation En cliquant sur l'onglet Présentation, la partie droite de la fenêtre affiche les options suivantes : Hauteur titre : Un groupe de 4 boutons radio permet de fixer la hauteur des titres de l’ensemble des colonnes : • Sans titre : Aucun titre ne sera affiché. • 1 ligne : La hauteur des cellules titres sera fixée à 1 ligne. • 2 lignes : La hauteur des cellules titres sera fixée à 2 lignes. • Variable : Dans ce cas, la hauteur des titres pourra être réalisée graphiquement, directement dans la page.  Tous les titres possèdent la même hauteur. Hauteur totaux Un groupe de 4 boutons radio permet de fixer la hauteur des totaux de l’ensemble des colonnes : • Sans totaux : Aucun total ne sera affiché. • 1 ligne : La hauteur des cellules des totaux sera fixée à 1 ligne. • 2 lignes : La hauteur des cellules des totaux sera fixée à 2 lignes. • Variable : Dans ce cas, la hauteur des cellules des totaux pourra être réalisée graphiquement, directement dans la page. • Séparation titre/colonne : Le menu déroulant permet de choisir l’épaisseur du trait entre les titres et les colonnes. Vous pouvez aussi choisir la couleur de la séparation. Si vous activez l’option Séparer nettement, le bloc des titres sera séparé de celui des colonnes de la distance que vous indiquerez dans la zone prévue à cet effet. • Séparation colonne/totaux : Vous disposez des mêmes options que pour la séparation titre/colonne. Bordures Le bouton [Arrondies...] donne accès à une fenêtre où vous pouvez préciser l'arrondi des angles de chaque colonne. Si vous avez spécifié un rayon de courbure, vous pouvez annuler ce choix en cliquant sur le bouton [Carrées]. Les états Dessin 38 L'onglet Avancé Saut de page Quatre cases à cocher permettent d’indiquer le rupture du saut de page. Le fonctionnement des ruptures est totalement lié à la gestion des tris. Voir La logique d’un état, page 81. Options • L’option Ajuster le bas au contenu permet d’obtenir un objet colonne dont la taille sera fonction du nombre de lignes qu’il contient. • L'option Ne pas afficher les lignes vides permet, comme son nom l'indique de ne pas afficher les éventuelles lignes blanches pouvant être présentes dans l'objet colonne. • L'option Utiliser l'espace des totalisations permet de ne pas conserver la place nécessaire aux totalisations sur les pages intermédiaires. Par contre, la dernière page affichera, bien sûr, les totaux demandés. • La dernière option Afficher les marges internes dans l'éditeur permet ou non d'afficher les marges au sein de chaque colonne depuis l'éditeur de l'état dessin. Ceci vous permet de la modifier graphiquement à l'aide de la souris. Personnalisation de l'objet colonne Après avoir personnalisé votre objet colonne, vous obtenez dans la page de votre état un nouvel objet. Il se présente en saisie document (tel qu'à l'impression). Le contenu, la largeur en caractères, la hauteur en lignes, la largeur en centimètres ainsi que la hauteur sont affichés dans chaque colonne. Entête et pied Les deux triangles situés en haut et en bas à droite de l’objet autorisent la création d’une zone d’entête et de pied. Vous pouvez créer un entête en tirant le triangle supérieur vers le bas. Si vous placez des rubriques dans cet entête, elles ne seront imprimées que sur la première page. Le bloc liste lui-même sera plus court sur cette première page. Les états Dessin 39 Cette faculté est identique pour le pied de page. Les éléments placés dans ce pied ne seront imprimés que sur la dernière page. Personnalisation d’un graphique La fenêtre ci-dessous présente un objet colonnes Les marges Les traits pointillés font apparaître les zones titres, les zones pour le contenu de chaque colonne et les marges. Pour modifier ces marges graphiquement, il suffit de placer le curseur de la souris sur l’un des quatre côtés. Le curseur change de forme et vous pouvez modifier les marges. Ces marges ne sont visibles que si l'option Afficher les marges internes dans l'éditeur est cochée (voir page précédente). Le cadrage Le cadrage du titre, du contenu et éventuellement du total de chaque colonne peut être visualisé facilement par la position du texte dans chacune des zones. La largeur des colonnes Comme pour les marges, vous pouvez choisir la largeur de vos colonnes graphiquement. Vous disposez pour cela d’un trait vertical entre chaque colonne. Il suffit de placer la flèche de la souris sur ce trait, le curseur change de forme et vous pouvez modifier la largeur de la colonne. La hauteur des titres Comme pour la largeur des colonnes vous pouvez modifier graphiquement la hauteur des titres. Vous disposez pour cela d’un trait horizontal entre le bloc des titres et celui des colonnes. Il suffit de placer la flèche de la souris sur ce trait, le curseur change de forme, et vous pouvez modifier la hauteur du titre.  Ce trait permettant le réglage de la hauteur du titre n’est accessible que lorsque l’option Hauteur des titres - Variable est activée. Voir Les options globales, page 36. L'objet tableau L’objet Tableau se distingue de l'objet Colonnes de par l'absence de variation de ses dimensions. En effet, un objet Tableau possède un nombre de colonnes et de lignes fixes.  Vous pouvez créer, dans un même état, plusieurs objets tableaux. Créer un objet tableau 1. Dans la liste des objets au-dessus de la zone de travail, choisissez l'outil permettant de créer un objet tableau . 2. Tracez à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Les états Dessin 40 La fenêtre présentée suivante s’affiche. Elle permet de définir la taille de l'objet tableau. 3. Indiquez le nombre de lignes et de colonnes souhaité puis validez à l'aide du bouton [OK].  Le nombre de lignes et de colonnes proposé par défaut est fonction de la taille du rectangle que vous avez tracé pour créer l'objet tableau.  Vous pourrez modifier, si nécessaire, la taille du tableau afin de l'adapter précisément à vos besoins. 4. Après avoir indiqué la taille de l'objet tableau, la fenêtre présentée ci-dessous s’affiche : Taille du tableau Cliquez sur le bouton pour définir la taille du tableau. Vous retrouvez la même fenêtre que celle présentée précédemment. • Largeur des colonnes : vous pouvez modifier la largeur des colonnes au sein même du paramétrage de l'objet tableau. Cependant, cette largeur ne sera pas celle utilisée au final. Cette largeur sera à fixer graphiquement, une fois le paramétrage de l'objet tableau réalisé, directement depuis l'état dessin.  Toutes les options détaillées ci-après fonctionnent sur les cellules sélectionnées. • Style : sur la partie gauche de la fenêtre, tous les outils de style sont regroupés. Ils peuvent être combinés entre eux (gras, italique et souligné) • Cadrage : trois boutons permettent respectivement un cadrage à gauche, au centre et à droite du contenu des cellules sélectionnées. Attention ! Si vous réduisez le nombre de lignes ou de colonnes, les cellules renseignées seront irrémédiablement effacées. Les états Dessin 41 • Coupure : les trois choix possibles présents dans ce menu déroulant fixent la réaction du contenu d’une cellule si celui-ci est plus long que la cellule elle-même (soit ajouter 3 points “…” à la fin de la valeur affichée, soit ajouter des dièses “#” à la place de la valeur à afficher, soit autoriser le débordement sur les cellules voisines). •Bordures : vous disposez de plusieurs boutons pour choisir le contour des cellules sélectionnées. Vous visualisez instantanément l'effet de vos sélections. •Couleurs du texte et du fond : Pour chaque cellule, vous pouvez choisir la couleur du texte et la couleur du fond. •Totalisation de lignes et de colonnes : Vous pourrez être amené à vouloir réaliser certaines totalisations au sein même de votre tableau. Pour cela, différentes options sont à disposition sous forme d’une rangée de boutons que nous allons détailler ci-dessous. Avant même de créer une cellule où le total sera affiché, vous pouvez indiquer les cellules qui doivent être prises en compte dans ce total et celles qui doivent être ignorées. L’icône permet cette personnalisation. Cette même indication s'affiche dans la ou les cellules concernée(s).  Par défaut, chaque cellule est totalisable. Après avoir indiqué les cellules qui doivent être totalisées, vous pourrez réaliser des totalisations de colonnes ou de lignes. La cellule où la totalisation devra être effectuée étant sélectionnée, cliquez sur le bouton : • pour totaliser l’ensemble des cellules (totalisables) de la ligne. La cellule affichera dans ce cas ce même symbole. • pour totaliser l’ensemble des cellules (totalisables) de la colonne. La cellule affichera dans ce cas ce même symbole. Remarques concernant les totalisations : • Une cellule total ligne ou total colonne ne peut avoir d’attribut de totalisation. • Une cellule total colonne ne tiendra pas compte des cellules de type Total présentes dans la colonne. • Une cellule total ligne peut totaliser non seulement des cellules totalisables, mais également les cellules de type Total présentes sur la même ligne. • Une cellule total ligne ou total colonne totalisera toujours l’ensemble de la ligne ou de la colonne, quelle que soit sa position dans le tableau. Une fois que vous avez créé une cellule de totalisation, vous pourrez fixer le type de ce total. Vous disposez pour cela de cinq choix : • Total : la cellule contiendra le total des montants des cellules totalisables de la ligne ou de la colonne. • Nombre : la cellule contiendra le nombre d’items (éléments) totalisés. Suivant le type de total, ligne ou colonne, vous obtiendrez le nombre de lignes ou de colonnes totalisables. • Moyenne : permet d’obtenir la moyenne des cellules totalisables de la ligne ou de la colonne. • Minimum : vous obtiendrez dans cette cellule le plus petit montant de la ligne ou de la colonne. • Maximum : vous obtiendrez dans cette cellule le plus grand montant de la ligne ou de la colonne. • Lignes et colonnes invisibles : Vous disposez d’une option intéressante permettant de rendre invisible une ligne entière ou une colonne entière suivant le contenu d’une cellule. 1. Sélectionnez une cellule et cliquez sur : pour rendre la ligne invisible si la cellule sélectionnée est vide. pour rendre la colonne invisible si la cellule sélectionnée est vide. Si cette option est activée, la zone Attributs affichera Ligne invis. si vide ou Colonne invis. si vide. Les états Dessin 42 2. Pour annuler cette option, cliquez sur le bouton correspondant au choix activé précédemment.  Vous pouvez activer les deux options sur une même cellule. Le menu Outils Le menu Outils contient un ensemble d’options vous permettant de réaliser rapidement certaines actions fastidieuses. Remplir avec des rubriques : Si vous souhaitez utiliser au sein de votre tableau des rubriques en provenance de votre fichier, il peut s’avérer fastidieux et long de les ajouter une à une. 1. Activez la commande REMPLIR AVEC DES RUBRIQUES du menu OUTILS. 2. Le principe est simple. Double-cliquez sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche Rubriques (ou sélectionnez-les et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Elles se positionnent dans la liste de droite Rubriques choisies. Le bouton [Supprimer] enlève les rubriques sélectionnées dans la liste de droite . 3. Une fois votre choix réalisé, validez en cliquant sur le bouton [OK], sinon cliquez sur [Annuler]. Remplir avec le nom des rubriques : En choisissant cette commande, vous obtenez la même fenêtre que pour l’option précédente. Dans ce cas, le nom des rubriques sera positionné dans les cellules à la place des rubriques. Lors de l'impression, vous obtiendrez donc le nom de la rubrique et non sa valeur. Tableau vertical de rubriques : Cette option combine les deux précédentes. Vous obtenez toujours dans un premier temps la fenêtre de sélection de rubriques. Après avoir choisi les rubriques et après validation de cette fenêtre, un tableau est créé. Il est automatiquement dimensionné à deux colonnes, la première pour le nom des rubriques et la seconde pour les rubriques elles-mêmes. Le nombre de lignes est fonction du nombre de rubriques sélectionnées. Vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes et de nouvelles lignes. Tableau horizontal de rubriques : Cet item fonctionne exactement sur le même principe que le précédent. Le tableau final sera quant à lui composé d’autant de colonnes que de rubriques sélectionnées (maxi 50) et de deux lignes, la première étant une ligne de titres et la seconde une ligne de valeurs. Numéroter : Lorsque vous sélectionnez cette commande, une fenêtre vous permet d’indiquer le premier numéro qui sera utilisé pour numéroter la sélection. Après validation par [OK], chaque cellule sélectionnée est numérotée. Attention ! Vous ne pouvez pas choisir plus de rubriques que de cellules sélectionnées avant l’appel de l’item Remplir avec des rubriques. Attention ! Cette option est indépendante du nombre de lignes et de colonnes créées. Si vous avez déjà commencé à remplir votre tableau, un message vous informe que son contenu sera totalement effacé. Les états Dessin 43  Si certaines cellules sont déjà renseignées, cette numérotation s’ajoute à la fin du contenu, précédée d’un blanc. La numérotation est toujours réalisée de gauche à droite et de haut en bas. Ajouter un préfixe : Comme pour l’option précédente, le choix de cette commande affiche dans un premier temps une fenêtre de saisie. Après validation par [OK], la valeur indiquée sera ajoutée au début du contenu de chaque cellule sélectionnée.  Cette option fonctionne également sur les cellules vides. Ajouter un suffixe : Cette option fonctionne comme la précédente, sauf que la valeur saisie sera ajoutée à la fin du contenu de chaque cellule sélectionnée. Noms des jours : Cette commande autorise le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des jours de la semaine. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier jour (1 pour Lundi, 2 pour Mardi, … et 7 pour Dimanche).  Les cellules non-vides seront effacées. Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas. Nom des mois : Cette commande permet le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des mois. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier mois (1 pour Janvier, 2 pour Février, … et 12 pour Décembre). Les cellules non-vides seront effacées.  Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas. Cette option ne fonctionne pas pour les cellules avec une formule ou une rubrique fichier. Les cellules Chaque cellule du tableau peut être vide ou contenir une formule, une rubrique ou une chaîne de caractères. Dans ce dernier cas, il peut être fastidieux de devoir passer systématiquement par l’éditeur de formules pour renseigner un titre ou un commentaire. Il suffit de saisir directement votre texte. Vous pouvez fixer des formules pour les cellules de votre choix. Vous disposez pour cela de l’éditeur de formules intégré aux logiciels Ciel . Après avoir sélectionné une cellule, cliquez sur l’icône d’appel de cet éditeur . Pour effacer le contenu d'une cellule, il suffit de cliquer sur l'icône Gomme . Les options du tableau Depuis le paramétrage d'un objet tableau, vous disposez d'un bouton [Options]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Options : Indiquez le nom du tableau dans la zone Nom de l’objet. Vous disposez de plus de deux zones de saisie pour indiquer le décalage en ligne et en colonne. Par défaut, ces zones sont égales à zéro. Les états Dessin 44 Exemple Si vous indiquez 2 en décalage ligne, ceci indique au logiciel que la première ligne sera considérée comme ayant le numéro 3. Ceci peut vous être utile lors de l'utilisation de certaines fonctions dans les scripts, (exemple : fonctions avec des paramètres ligne/colonne). Arrondies : Le bouton [Arrondies...] affiche une fenêtre qui vous permet de préciser le rayon de courbure de chacun des angles de l’objet tableau. Carrées : si vous avez spécifié un rayon de courbure, comme indiqué ci-dessus, vous pouvez annuler ce choix en cliquant sur le bouton [Carrées]. L'objet barre de progression Cet objet vous permet d'afficher sous forme graphique une valeur par rapport à un minimum et à un maximum.  Vous pouvez créer, dans un même état, plusieurs objets de ce type. Création de l'objet barre de progression 1. Dans la liste des objets au-dessus de la zone de travail, choisissez l'outil . Il vous permet de créer un objet barre de progression. 2. Tracez, à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Vous obtenez un objet semblable à celui pré- senté ci-dessous.  Vous pouvez redimensionner cet objet à l'aide des différentes poignées, comme pour tous les objets. Personnalisation de l'objet barre de progression Pour personnaliser un objet barre de progression, il suffit de double-cliquer sur celui-ci. La fenêtre suivante s’affiche. Options proposées pour la personnalisation d'une barre de progression Style Deux choix vous sont proposés pour fixer le style de la barre : Horizontal et Vertical. Les états Dessin 45 Exemple de barre avec un style Horizontal Exemple de barre avec un style Vertical Texte Cette zone vous permettra d'indiquer votre texte ainsi que sa position. L’option Afficher le texte permet d'indiquer si un texte doit être affiché ou non. La zone placée juste en dessous vous permet de saisir un texte, de placer des rubriques ou encore de réaliser un script plus ou moins complexe. Si l'option précédente Afficher le texte est cochée alors que cette zone est vide, le logiciel affichera automatiquement le pourcentage. Vous disposez enfin de trois possibilités d'alignement : : le texte sera placé à gauche (style Horizontal) ou en dessous (style Vertical). : le texte sera placé au centre. : le texte sera placé à droite (style Horizontal) ou au dessus (style Vertical). Valeurs Cette zone permettra de renseigner trois éléments importants de la barre de progression : Minimum : indiquez ici la valeur minimale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts. Maximum : indiquez ici la valeur maximale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts. Valeur : cette zone vous permettra de renseigner la valeur qui fera varier la barre de progression. Vous devez utiliser pour cela la fenêtre de l'éditeur de scripts. Présentation de la barre Vous disposez de 3 choix de présentation de la barre de progression : : la barre de progression grandira vers la droite (style Horizontal) ou vers le haut (style Vertical). : la barre de progression sera toujours centrée. : la barre de progression grandira vers la gauche (style Horizontal) ou vers le bas (style Vertical). Un menu déroulant vous permet de choisir entre deux types de barre : • Barre en couleur : en choisissant ce type vous disposez d'un bouton [menu] vous permettant de choisir la couleur de la barre. • Barre en image : en choisissant ce type vous pouvez utiliser soit une image (à placer à l'aide des boutons [Coller] ou [Importer]) ou une icône à l'aide des modèles que nous livrons avec le logiciel (bouton [Icône...]). Il ne vous reste plus qu'à choisir la façon dont sera utilisée l'image ou l'icône (déformée, découpée, répétée). Les états Dessin 46 Les outils Pour manipuler facilement les différents objets détaillés dans le paragraphe précédent, et pour faciliter la réalisation d'une bonne présentation de vos états dessin, nous avons mis à votre disposition plusieurs outils que nous allons détailler ci-dessous. Le principe de fonctionnement de ces outils est de sélectionner le ou les objets à déplacer ou à adapter puis de choisir l'outil à utiliser et enfin de cliquer sur l'objet modèle. Les outils d'alignement Vous disposez de quatre outils permettant un alignement du ou des objets sélectionnés sur l'objet "modèle" (alignement en haut, à droite, en bas et à gauche). Les outils de réglage de la taille Vous disposez de trois outils de redimensionnement du ou des objets sélectionnés sur l'objet modèle (même largeur, même hauteur et même hauteur et largeur). Les outils de positionnement Vous disposez de quatre outils permettant le positionnement du ou des objets sélectionnés sur l'objet modèle. Echelle de la sélection L'outil vous permet d’indiquer précisément l'échelle du ou des objets sélectionnés. Dans ce cas, vous obtenez la fenêtre présentée ci-dessous. Les états Dessin 47 Les outils de position Les quatre outils présentés ci-contre permettent respectivement de passer le ou les objets sélectionnés derrière l'objet "modèle", devant ou bien d'éloigner d'un plan les objets sélectionnés ou bien de les rapprocher. Les deux outils présentés ici ne peuvent être actifs en même temps. Ils permettent respectivement de grouper ou dégrouper les objets sélectionnés. Les outils de groupe Les deux outils de groupe ne peuvent être actifs en même temps. Ils permettent respectivement de grouper ou dégrouper des objets sélectionnés. Les outils de répartition Ces deux outils permettent respectivement de répartir soit horizontalement soit verticalement les objets sélectionnés. Le verrouillage des objets Afin d'éviter de déplacer des objets par erreur, vous disposez de l’outil . Cliquez sur cet outil , après avoir sélectionné le ou les objets à verrouiller. L'aide au positionnement Pour réaliser des états dessin avec un maximum de précision et avec des objets alignés automatiquement, vous disposez d'une option d'aide au placement des objets. Cliquez sur l'icône pour activer cette aide. Lorsque vous déplacez un objet, des traits de couleur vous guideront dans son alignement par rapport aux autres objets. La grille magnétique L'icône permet d'activer ou non la grille magnétique. Pour fixer la taille du pas de grille, choisissez la commande GRILLE du menu CONTEXTUEL. Vous pouvez obtenir ces réglages en cliquant sur l'icône tout en maintenant la touche enfoncée. Ci-dessous la fenêtre de modification du pas de la grille. Les états Dessin 48 Les rubriques Lorsque vous cliquez sur cet onglet, les rubriques du ou des fichiers que vous pourrez utiliser dans votre état dessin s'affichent. Ci-dessous, un exemple avec Ciel Devis Factures. Placement d'une rubrique Pour utiliser une rubrique dans votre état dessin, sélectionnez-la et faites-la glisser à l'endroit voulu. Placement du nom d'une rubrique Pour vous éviter la saisie fastidieuse du nom d'une rubrique, il suffit, tout en maintenant la touche Majuscule non blocante enfoncée, de glisser la rubrique de votre choix. Le nom de la rubrique s'affiche. Placement d'une rubrique et de son nom Vous pouvez également ajouter dans votre état dessin une zone incluant le nom de la rubrique et la rubrique elle-même. Il suffit, tout en maintenant enfoncé la touche de glisser la rubrique de votre choix. Le nom de la rubrique et la rubrique s'affichent. Le menu Options Au-dessus de la liste des rubriques, vous disposez d'une icône d'appel d'un menu déroulant OPTIONS. Ce menu contient des options à appliquer sur la liste des rubriques (afficher les rubriques suivant leur type, afficher le type, trier les rubriques ou bien afficher les extensions). Les états Dessin 49 Les calques Généralités Le principe des calques consiste à affecter un ou plusieurs objets à un calque. Vous pourrez affecter une condition d'affichage à chaque calque. cela permet, en fonction de conditions, d'avoir des objets présents ou non au moment de l'édition de l'état. Vous pouvez ainsi éviter de réaliser plusieurs états, puisqu'un seul pourra gérer tous les cas. L’onglet Calques 1. Pour affecter un objet à un calque, sélectionnez l'objet concerné puis cochez le ou les calques auquel(s) vous souhaitez le rattacher.  Le menu déroulant COURANT vous permet de sélectionner un ou plusieurs calques (sélection de plusieurs calques en maintenant la touche enfoncée). A chaque création d'un nouvel objet, il sera automatiquement affecté au(x) calque(s) sélectionné(s) précédemment. Propriétés d'un calque 2. Chaque calque dispose de propriétés. Pour les visualiser, cliquez dans l'onglet Calques puis sélectionnez-en un et cliquez sur le bouton [Propriétés...]. La fenêtre des propriétés du calque s'affiche. C'est depuis cette fenêtre que vous allez définir la condition d'affichage des éléments du calque. L'option Calculer à chaque élément indique au logiciel de vérifier la condition affectée au calque autant de fois qu'il y a d'objets rattachés au calque.  Cette option peut ralentir de façon importante le temps d'exécution de votre état. Ne cochez donc cette option qu'à bon escient. Le bouton vous permet de ne plus lier les objets au calque en question. Depuis l'onglet Calques, vous pouvez, pour chaque calque, modifier le nom. Les deux colonnes suivantes permettent : d'afficher ou non les objets affectés à chaque calque. de verrouiller en une seule étape tous les objets affectés à chaque calque. Les états Dessin 50 Dessin pièces clients Lors de la création d’un état de type Dessin pour une famille de création de pièces clients (Devis, Factures…), un assistant vous permet de créer plus facilement et rapidement votre dessin en glissant déposant des éléments pré-paramétrés dans votre zone de travail. Pour créer un état de type DESSIN PIÈCES CLIENTS, sélectionnez dans la liste des états Pour une famille l’une des options Dessin (avoirs, devis, factures, pièces clients, factures acompte... selon votre application). Cliquez sur le bouton [Créer...] puis sélectionnez la commande ETAT DE TYPE «DESSIN». Lancer l’assistant de création de la pièce L’assistant de création de la pièce permet de définir les choix de mise en forme de votre état en allant de l’en-tête au pied de page. La première étape permet d’afficher le logo et de choisir son emplacement ainsi que sa taille. Sélectionnez les options voulues à l’aide des boutons radio. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton . La deuxième étape permet de choisir quelles informations vous souhaitez ajouter à vos coordonnées et à celles du client. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton pour passer à l’étape suivante. La troisième étape permet de choisir les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans le corps de la pièce. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton pour passer à l’étape suivante. La dernière étape permet d'afficher le tableau des TVA, un commentaire ainsi que la clause de réserve de propriété dans le pied de la pièce. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher et des boutons radio. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la création de la pièce. Mode Simple de l’état Dessin pièces clients Une fois l’état Dessin pièces clients créé à l’aide de l’assistant, vous pouvez rajouter plusieurs objets pré- paramétrés en les sélectionant dans la liste à gauche de votre zone de travail et en les glissant déposant dans votre zone de travail. Pour modifier un élément, double cliquez sur l’élément souhaité pour ouvrir la fenêtre de paramétrage. Mode avancé de l’état Dessin pièces clients Le mode avancé de l’état Dessin Pièces clients permet d’afficher, en plus des éléments pré-paramétrés, les onglets de l’état dessin standard : Objets, Rubriques, Calques. Ils regroupent toutes les options de l’état Dessin standard. Pour plus d’informations, Voir La fenêtre de l’état Dessin, page 28. Les états Dessin 51 Les pages Généralités La plupart des états dessin n'utiliseront qu'une seule page. Néanmoins, ce type d'état vous permet de créer plusieurs pages. Ainsi, vous pourrez y ajouter, par exemple, une page de garde, une page de fin. L'ensemble des options de gestion des pages est regroupé dans un menu déroulant situé au-dessus de la zone dessin. Liste des pages Une fenêtre présentant la liste des pages s'affiche. Vous y trouvez toutes les commandes nécessaires à la maintenance des pages (création, suppression, etc.). Ajouter une page Pour ajouter une nouvelle page dans un état dessin, vous pouvez choisir la commande AJOUTER UNE PAGE du menu PAGE ou cliquer sur le bouton [Ajouter] depuis la fenêtre Liste des pages détaillé précédemment. La fenêtre permettant d’indiquer les propriétés de la page s'affiche. Nous détaillerons cette fenêtre par la suite. Supprimer une page Pour supprimer une page dans un état dessin, vous pouvez soit choisir l'item Supprimer une page depuis le menu Page, ou bien cliquer sur le bouton Supprimer depuis le dialogue Liste des pages détaillé précédemment. Propriétés de la page La fenêtre Propriétés de la page regroupe toutes les options que vous pouvez fixer pour chaque page. Attention ! La suppression d'une page entraîne également la suppression de tous les objets qu'elle contient. Les états Dessin 52 Pour obtenir cette fenêtre vous pouvez : • cliquer sur le bouton [Page] • choisir PROPRIÉTÉS DE LA PAGE depuis la liste des pages • cliquer sur le bouton [...] dans la commande PROPRIÉTÉS dans les propriétés par défaut. Vous pouvez non seulement y indiquer le nom de la page, mais aussi si vous souhaitez y inclure des repères de pliage. Vous pouvez de plus y fixer des conditions d'affichage. Le bouton donne accès au paramétrage des étiquettes. Les états Dessin 53 Les étiquettes Vous pouvez avoir besoin d’étiquettes pour de nombreuses tâches : mailing clients, étiquetage ou tout simplement courriers divers et fréquents. Vous pouvez par exemple, dans Ciel Devis Factures, créer un état dessin dans la famille Clients/Tiers. Dans ce cas une page blanche s'affiche. 1. Activez l'option ETIQUETTES depuis les PROPRIÉTÉS DE LA PAGE. Le premier onglet vous propose des modèles d'étiquettes préparamétrés. Le second vous est présenté ci-dessous 2. Indiquez le nombre d'étiquettes sur la largeur et sur la hauteur des planches que vous possédez. L'option Nombre d'étiquettes identiques permet d'imprimer plusieurs étiquettes pour un même élément. Le programme revient à la page du générateur d'états avec les étiquettes telles que vous les avez paramétrées. Il ne vous reste plus qu'à placer les rubriques à l'emplacement de la première étiquette. Vous pouvez aussi modifier graphiquement ces étiquettes même si vous avez utilisé un format prédéfini. Quatre poignées, placées aux angles de l'objet étiquettes, permettent de changer les dimensions, exactement comme pour un rectangle. Pour déplacer l'objet étiquettes, il faut le saisir par un de ses côtés. Quant au placement des rubriques, il est identique à celui utilisé dans une page standard du générateur d'états. Les états Dessin 54 Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état dessin de plusieurs options. Nous détaillerons ces différents outils un peu plus loin dans ce document. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.  Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts.  Reportez-vous au chapitre concernant l’éditeur de scripts. • : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • : permet de régler la mise en page de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Essayer un état Comme nous l'avons abordé au début de ce document, les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. 1. Cliquez sur le bouton [Essayer]. 2. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée dans le menu déroulant qui s’affiche. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultat cohérent. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Les états Dessin 55 Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification (bouton ) depuis la fenêtre d'un état dessin. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Généralités Créer des statistiques croisées avec l’assistant Créer des statistiques croisées sans l’assistant Inverser les lignes et colonnes Les options Essayer un état Vérifier un état Les statistiques croisées Les statistiques croisées 57 Généralités Les statistiques croisées vous permettront d'obtenir soit sous forme d'état soit sous forme de graphiques, la somme d'une ou deux rubriques en fonction d'une autre. Certaines options sont identiques à celles abordées dans les paragraphes précédents comme par exemple la logique, le commentaire. Tous ces outils seront détaillés à la fin de ce document. Créer un état de type Statistiques croisées  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «statistiques croisées». Lorsque vous activez cette option, la fenêtre de paramétrage des statistiques croisées s’affiche. Créer des statistiques croisées avec l’assistant Pour faciliter au maximum la création des statistiques croisées, un assistant de création vous permettra de paramétrer rapidement votre statistique.  Une statistique créée à l'aide de l'assistant peut être totalement personnalisée. 1. Pour obtenir l'assistant de création, cliquez sur le bouton . Les statistiques croisées 58 La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Trois choix vous sont proposés : • Valeur d'une ou plusieurs rubriques en fonction d'une autre. • Valeur d'une rubrique en fonction de deux autres. • Somme, moyenne, valeurs min. et max. d'une rubrique en fonction d'une autre. Suivant le type choisi, les fenêtres suivantes vous indiqueront précisément la marche à suivre jusqu'à l'étape finale vous permettant de créer de la statistique. Créer des statistiques croisées sans l’assistant  La création sans assistant peut être soit réalisée entièrement du début à la fin, soit après utilisation de l'assistant de création pour terminer la personnalisation du paramétrage. Avant de commencer la création de votre statistique, nous vous conseillons de définir clairement le résultat que vous souhaitez obtenir. Ceci vous facilitera le paramétrage de votre état. Le principe du paramétrage d'une statistique croisée consiste à définir la ou les rubriques à calculer en fonction d'une ou plusieurs autres rubriques. Le paramétrage est composé de trois grandes parties : • les lignes, • les colonnes, • la ou les valeurs à afficher. Vous disposez pour cela de quatre possibilités accessibles via le menu déroulant TYPE : • Automatique selon une valeur • Automatique selon une date • Automatique avancée • Manuel Voyons maintenant en détail ces quatre possibilités. Ces mêmes types sont disponibles également pour les lignes. Attention ! Ces trois choix ne sont pas les seuls que ce générateur de statistiques permet de réaliser. Comme nous le verrons dans le paragraphe suivant, tous les cas sont possibles. Les statistiques croisées 59 Automatique selon une valeur Lorsque vous choisissez ce type, voici les options à renseigner. 1. Indiquez la rubrique en fonction de laquelle une colonne sera générée par valeur. Cliquez sur l'icône d'appel de la liste des rubriques et sélectionnez-la rubrique à utiliser. 2. Cochez l'option Totalisée pour indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. Automatique selon une date Le principe de fonctionnement de ce type est très proche du précédent. La différence réside dans le fait que la rubrique à renseigner sera forcément de type date. Une fois cette rubrique renseignée, indiquez la périodicité pour laquelle vous souhaitez générer une colonne. Le menu déroulant vous permet de sélectionner les options (jour, semaine, mois, trimestre, semestre et année). L'option Générer des périodes continues permet de générer une colonne (ou ligne) même pour les colonnes (ou lignes) vides. L'option Totalisée vous permettra d'indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. Automatique avancée 1. Renseignez les deux paramètres suivants : • La Valeur de création. Elle peut être soit une rubrique soit un script. • Le Titre de la colonne. Vous disposez pour cela de l'éditeur de scripts. 2. Indiquez le type de tri à réaliser. L'option Totalisée vous permettra d'indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réalisée. Les statistiques croisées 60 Manuel Ce dernier type consiste en la création de colonnes (ou de lignes) sans aucun automatisme. Pour cela, vous disposez des boutons [Créer], [Insérer] et [Supprimer]. • Le bouton [Fixer le nombre] permet de fixer en une seule fois le nombre de colonnes (ou lignes) à géné- rer. • Le bouton [Créer des colonnes à partir de rubriques] affiche une fenêtre dans laquelle vous choisirez les rubriques pour lesquelles une colonne sera créée. Vous devez indiquer pour chaque colonne son titre et des propriétés en cliquant sur le bouton [Titre et propriétés de la colonne sélectionnée...]. Une fenêtre s’ouvre. Vous devez y indiquer le titre de la colonne. Vous pouvez le saisir directement dans la zone prévue à cet effet ou utiliser l'éditeur de scripts. • Le bouton [Modifier la condition] vous donne accès au module de création des conditions.  Pour plus de détails sur la création de conditions, reportez-vous au chapitre Les filtres. Inverser les lignes et les colonnes Le paramétrage des lignes et des colonnes utilise les mêmes quatre types. Pour cette raison, la présentation peut être basculée très facilement. Le bouton [Inverser lignes et colonnes] permet donc de passer les lignes en colonnes et inversement. Les options Vous disposez de plusieurs options dans la barre d’actions. Ces différents outils sont détaillés un peu plus loin dans ce document. : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.  Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. : donne accès à un éditeur de scripts.  Reportez-vous au chapitre concernant l’éditeur de scripts pour plus de détails. : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. : permet de régler la mise en page de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 d'un état pour plus de détails. Les statistiques croisées 61 : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. Essayer un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Mais vous pouvez également exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer] 2. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Essayer] et choisissez la sortie souhaitée dans la liste qui s’affiche. Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Statistiques Croisées. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Généralités Créer un «Export multi formats» avec l’assistant Créer un «Export multi formats» sans l’assistant Gestion manuelle en mode simple Gestion manuelle en mode avancé Les options Essayer un état Vérifier un état Les exports multi formats Les exports multi formats 63 Généralités Les Exports multi formats seront utilisés pour réaliser des exports d'informations contenues dans les fichiers qui composent votre dossier Ciel. Une fois ces données extraites, vous pourrez soit les exploiter avec une autre application (par import) soit réaliser d'autres traitements par exemple avec un tableur (type Excel). Créer un état de type Export multi formats  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction Créer un état de type «Export multi formats». Voir Créer un état, page 9. Lorsque vous activez cette option, la fenêtre de paramétrage des exports multi formats s’affiche. Créer ou modifier un état Export multi formats avec l’assistant Le moyen le plus rapide pour créer un état de type Export multi formats est d'utiliser l'assistant de création. Lors de la création d'un nouvel état, cet assistant est automatiquement proposé. Il est composé de 2 étapes. La première fenêtre de l’assistant s’affiche. 1. Définissez le format d'export des données. Vous pouvez sélectionnez une des options de la liste: Texte, Excel (type texte), Csv, Dbf, Longueur fixe et XML.  Le format ne pourra plus être modifié par la suite. Les exports multi formats 64 2. Une fois l’option sélectionnée, cliquez sur le bouton [Continuer]. La fenêtre suivante s'affiche. Cette fenêtre vous permet de choisir le mode de création et de maintenance de l'Export multi formats. Deux options sont proposées : Simple et Avancé. Nous détaillerons ces deux modes un peu plus loin.  Nous vous conseillons de choisir le mode Simple dans un premier temps. En effet, ce mode permet la création et la maintenance de la plupart des Exports multi formats. De plus, le passage au second mode Avancé sera toujours possible tout en conservant vos réglages, alors que l'inverse (passage du mode Avancé au mode Simple) n'est pas possible. 3. Une fois votre choix fait, cliquez sur le bouton [OK]. 4. Si vous avez opté pour le mode Simple, la liste des rubriques s’affiche automatiquement. Choisissez les rubriques que vous souhaitez exporter. La sélection réalisée depuis l'assistant est créée. Créer ou modifier un état Export multi formats sans l'assistant de création  Vous pouvez également personnaliser votre état manuellement. Attention ! Si vous choisissez la commande ASSISTANT depuis le menu OPTIONS alors que vous avez déjà défini certains réglages, un message vous informera que cette manipulation effacera le paramétrage réalisé. Les exports multi formats 65 Gestion manuelle mode simple Le mode Simple est celui qui sera utilisé le plus souvent car il convient à la plupart des exports que l'on réalise habituellement. La sélection des rubriques peut être réalisée soit à la fin de l'assistant soit depuis la fenêtre de maintenance. Vous disposez pour cela des options suivantes, disponibles depuis le MENU CONTEXTUEL (clic droit) : • Créer : ajout d'une nouvelle rubrique à la suite des autres, en fin de liste. • Modifier : remplace la rubrique sélectionnée par une autre. • Supprimer : supprime la rubrique sélectionnée. 1. La création et la modification affichent la fenêtre de choix de rubriques comme ci-dessous. Sélectionnez les rubriques, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Une fois la sélection effectuée, validez la ou les rubriques sélectionnées à l'aide du bouton [OK]. 3. Si vous souhaitez changer l'ordre d'une rubrique à exporter, sélectionnez dans la liste et sur la partie droite d'utiliser les icônes de déplacement. Les exports multi formats 66 Gestion manuelle mode avancé Lorsque vos exports nécessitent plus de fonctionnalités vous pouvez opter pour le mode Avancé. Vous pouvez opter pour ce mode soit depuis l'assistant de création (Voir Créer ou modifier un état Export multi formats avec l’assistant, page 63.), soit depuis le bouton [Mode Avancé] situé dans la barre d’actions. Le passage du mode Simple au mode Avancé est toujours possible tout en conservant vos réglages, alors que l'inverse (passage du mode Avancé au mode Simple) n'est pas possible. Lorsque vous passez du mode Simple au mode Avancé un message vous en informe. En mode Avancé, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Les premiers changements concernent les colonnes disponibles, puisque vous pouvez définir non seulement des rubriques mais aussi des formules et préciser pour chaque le titre, la longueur maximale et le type. La colonne Commentaire vous permet, comme son nom l'indique, de saisir une information, mais elle ne sera pas prise en compte au moment de l'export. Une colonne supplémentaire peut être visible suivant le format choisi à la création de l'Export multi formats. Il s'agit de la colonne Cadrage. La modification de tous ces paramètres peut être réalisée directement dans la liste ou à l'aide des options disponibles depuis la barre d’actions. Les options [Insérer], [Rubriques] et [Supprimer] ont les mêmes fonctionnalités qu'en mode Simple. Vous pouvez également dupliquer une colonne en cliquant sur le bouton [Dupliquer] et ajouter une ligne vide en cliquant sur le bouton [Ajouter]. Le second changement concerne l'affichage d'options concernant les Sections. Les sections vous seront utiles pour la réalisation de formats d'export plus spécifiques. Ceci vous permettra par exemple de gérer des lignes de titres, de totalisation ou encore des formats différents au sein d'un même état. Par défaut, une seule section est créée. Elle se nomme 1 - Section principale. Cette section ne peut pas être supprimée, mais elle peut être désactivée, si cela est nécessaire. Les exports multi formats 67 1. Pour gérer des sections, cliquez sur le bouton [Sections]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Vous y retrouvez la liste des sections créées et une rangée de boutons permettant leur gestion (boutons [Créer], [Modifier], [Supprimer] et [Dupliquer] ). Lorsque vous créez ou modifiez une section, la fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Vous pouvez pour chaque section lui indiquer un nom. Indiquez l’utilisation de la section. Pour cela, vous disposez de deux cases à cocher pour chacun des onze points d'entrée de l'état. La première case, dans la colonne Valeurs, vous permet d'indiquer que vous souhaitez générer dans le fichier d'export les valeurs contenues dans les rubriques. La seconde case, dans la colonne Titres, vous permet d'indiquer que vous souhaitez générer dans le fichier d'export les titres des rubriques.  Vous pouvez créer une section pour laquelle vous ne cochez aucune option. Vous pourrez l'utiliser dans les scripts à l'aide de la fonction EtatCmd(kEcmMfSect). 3. Une fois votre section personnalisée, indiquez les rubriques qui s'y rattachent. 4. Depuis la fenêtre principale de paramétrage de l'Export multi formats, choisissez la section à l'aide du menu déroulant. Vous devez renouveler ces manipulations pour chaque section. Les exports multi formats 68 Les options Vous disposez dans la barre d’actions de l’état Export Multi Formats de différents outils que nous détaillerons par la suite. • : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.  Reportez-vous au paragraphe “La logique”, page 82 pour plus de détails. • : donne accès à un éditeur de scripts.  Reportez-vous au paragraphe pour plus de détails. • : permet de fixer certains réglages sur le fonctionnement de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Export multi formats»”, page 108 pour plus de détails. • : permet de régler les sorties possibles de l'état.  Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état.  Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails. • : donne accès à l'assistant de création d'un état Export multi formats. Attention ! L'utilisation de l'assistant efface les rubriques et formules que vous aviez saisies précédemment. Les exports multi formats 69 Propriétés Lorsque vous sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS depuis la barre d’actions, la fenêtre ci-dessous s'affiche. Il contient l'ensemble des réglages répartis sur quatre onglets (Divers, Séparateurs, Formats et Options avancées). Divers Vous pouvez y préciser le Jeux de caractères que vous souhaitez utiliser à l'aide du menu déroulant. Si vous souhaitez que tous les caractères soient en majuscules, cochez l'option Convertir toutes les données en majuscules. L'option Autoriser l'utilisateur à annuler l'export permet d’annuler l'export si le temps de traitement est long. L'option Afficher un récapitulatif à la fin de l'export vous permet d'afficher un résumé à la fin de l’export. Cette fenêtre vous indique l'emplacement où a été créé le fichier, sa taille, le nombre d'enregistrements générés, etc. L'option Sur la commande "Essayer", afficher le contenu généré vous permet de visualiser le contenu de l'export généré dans une nouvelle fenêtre.  Le fichier sera généré dans tous les cas, y compris si vous en demandez une visualisation. L'option Mettre en clair les caractères de contrôle vous permet de visualiser les caractères de contrôle normalement invisibles. Cette option n'est disponible que si la précédente est active. Séparateurs Dans cet onglet, vous pouvez indiquer les séparateurs de rubriques et d'enregistrements. Vous disposez pour chacun de boutons radios pour les séparateurs les plus courants. Le dernier bouton radio nommé Code(s) ASCII vous donne accès aux zones vous permettant de saisir jusqu'à neuf codes ASCII. L'option Générer un séparateur après le dernier enregistrement permet d'ajouter à la fin du fichier un séparateur d'enregistrement. En général, cette option vous sera nécessaire suivant les spécifications du format d'import du logiciel de destination.  Vous disposez dans la deuxième partie de cet onglet de quelques précisions et recommandations. Formats Ce troisième onglet vous permettra de fixer le format des nombres, des dates et des booléens. Les exports multi formats 70 Pour les formats des nombres, vous disposez de trois boutons radios : • Standard : dans ce cas, le format des nombres utilisé sera celui défini au niveau de préférences du système (PANNEAU DE CONFIGURATION - options régionales et linguistiques). • Idem application : dans ce cas, le format des nombres sera le même que celui défini pour l'application Ciel. • Personnalisé : en choisissant ce dernier format, vous pourrez totalement personnaliser le format de tous les nombres exportés dans votre état.  Quel que soit le format utilisé, vous disposez d'une zone exemple pour y saisir le nombre que vous souhaitez visualiser en y appliquant le format choisi. Le nombre obtenu est affiché en orange. Pour les formats des dates, vous disposez d'un menu déroulant contenant l'ensemble des formats proposés pour le formatage des rubriques dates. Le premier choix Idem application permet d'appliquer aux dates le même format que celui utilisé dans l'application Ciel.  Quel que soit le format utilisé, vous disposez d'une zone exemple pour y saisir la date que vous souhaitez visualiser en y appliquant le format choisi. La date obtenue est affichée de couleur orange. Les rubriques de type booléen n'acceptent que deux valeurs : Vrai ou Faux. Vous pouvez choisir ici de les formater. Pour cela, cochez l'option et indiquez dans les zones Valeur si vrai et Valeur si faux les valeurs correspondantes.  Si l'option n'est pas cochée, le format utilisé par les applications Ciel est : • Pour les valeurs vraies : Oui. • Pour les valeurs fausses : Non (valeur vide). Options avancées Le quatrième et dernier onglet vous permet de fixer les règles en cas de conflit sur les séparateurs et le caractère de remplissage pour un export en longueur fixe. La zone Substitution de caractères vous permet d'indiquer les caractères de remplacement pour les séparateurs de rubriques et d'enregistrements dans le cas où une rubrique contiendrait un ou plusieurs caractères de contrôle. Le bouton radio Le caractère vous permet d'indiquer le code ASCII du caractère de substitution. Si l'Export multi formats génère un fichier en longueur fixe, vous pouvez indiquer le code ASCII du caractère qui sera utilisé pour remplir les zones vides. Essayer un état Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet de pouvoir exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Essayer] et choisissez la sortie souhaitée dans la liste qui s’affiche. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Les exports multi formats 71 Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la barre d’actions de la fenêtre de état «export multi-fonctions». Il vous permet de contrôler si les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Généralités La fenêtre de l’état Office Créer un état de type Office Les états Office Les états Office 73 Généralités Cet état paramétrable est uniquement disponible pour les logiciels Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Compta Evolution, Ciel Associations Evolution, Ciel Gestion Intégrale. L’état de type « Office » ouvre une fenêtre Microsoft Word dans le logiciel Ciel. Il est ainsi possible de paramétrer complètement son état dans cet éditeur de texte tout en bénéficiant des options du générateur d’états Ciel. Il s’agit de l’état le plus librement paramétrable du générateur. Il est cependant conseillé d’avoir déjà bien défini le sens général que vous souhaitez donner à votre document.  Cet état nécessite l’installation préalable de Microsoft Office Word. La fenêtre de l’état de type Office  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «OFFICE» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 9 . La fenêtre suivante s’affiche. La fenêtre office qui s’affiche à droite regroupe les principales fonctionnalités de Microsoft Office Word. Pour plus de détails concernant ces fonctionnalités, nous vous invitons à consulter l’aide de Microsoft Office Word. Les états Office 74 Créer un état «Office» L’état de type Office reprend les principales fonctionnalités de Microsoft Office Word. Vous pouvez ainsi mettre en page votre état librement, avec les possibilités d’insérer un tableau, une image, une zone de texte, etc, de la même manière que lors de l’utilisation de Microsoft Office Word. La colonne Rubriques regroupe les rubriques à insérer dans le document classées par catégories. Une note informative en bas de la colonne indique qu’il faut double-cliquer sur un élément pour l’insérer. 1. Double-cliquez sur la rubrique pour l’insérer dans votre état Office. 2. La rubrique se place à l’endroit où se trouve le curseur dans le document. Il est possible de trier les rubriques selon certains critères ou de paramétrer l’affichage des rubriques en cliquant sur la flèche en haut à droite de la colonne des rubriques. Un menu déroulant s’affiche. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions, que nous détaillerons par la suite : • Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts. • Propriétés : cette option permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails.  Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . Le logiciel ouvrira Microsoft Office Word et exécutera l'état en aperçu écran. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Les états Office 75 Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Office. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Généralités La fenêtre de l’état «chaînés» Paramétrer un état de type «chaînés» Les états Chaînés Les états Chaînés 77 Généralités Cet état paramétrable est uniquement disponible pour les logiciels Ciel Compta, Ciel Compta Facile, Ciel Compta Evolution et Ciel Gestion Intégrale. L’état de type « Chaînés » permet de lier plusieurs états entre eux pour réaliser des actions groupées. Cet état est utile dans le cadre d’une utilisation fréquente de plusieurs états, car vous pouvez ainsi regrouper ces états et lancer leur exécution simultanément de manière automatique. Les états que vous avez chaînés peuvent toujours être ouverts et utilisés indépendamment des autres. La fenêtre de l’état de type «chaînés»  Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE TYPE «CHAÎNÉS» Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 9 . La fenêtre suivante s’affiche. Les états Chaînés 78 Le paramétrage d’un état «Chaînés» La fenêtre de l’état chaîné est présentée sous forme d’une liste regroupant les différents états que vous avez choisi de regrouper. Une fois la liste d’états établie, vous pourrez les exécuter et paramétrer leur sortie. Ajouter un état aux états chaînés Pour ajouter un état à la liste : 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Vous pouvez également cliquer droit dans la zone de liste et sélectionner la commande AJOUTER UN ÉTAT... . 2. Une fenêtre présentant la liste des états déjà créés s’affiche, elle regroupe les différents états par dossier selon leur famille. Cliquez sur le + pour ouvrir le dossier et afficher les états, puis sélectionnez l’état souhaité. Pour sélectionner plusieurs états, maintenez la touche MAJ enfoncée en sélectionnant les états. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. L’état sélectionné s’affiche dans la liste de votre état chaîné. Insérer un état La fonction INSÉRER UN ÉTAT permet d’ajouter un état en dessous de la ligne d’état sélectionnée. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. 2. Une fenêtre présentant la liste des états déjà créés s’affiche, elle regroupe les différents états par dossier selon leur famille. Cliquez sur le + pour ouvrir le dossier et afficher les états, puis sélectionnez l’état souhaité. Pour sélectionner plusieurs états, maintenez la touche MAJ enfoncée en sélectionnant les états. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un état 1. Pour supprimer un état, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Vous pouvez également activer la commande SUPPRIMER UN ÉTAT du menu contextuel (clic droit). 3. Un message s’affiche, demandant de confirmer la suppression. Si vous souhaitez vraiment le supprimer, cliquez sur le bouton [Oui]. Modifier un état Vous pouvez, depuis la liste de vos états chaînés, modifier un état en particulier. Pour cela : 1. Sélectionnez l’état que vous souhaitez modifier. 2. Activez la commande MODIFIER L’ÉTAT... du menu contextuel (Clic droit). 3. L’état s’affiche et vous pouvez y apporter vos modifications. Paramètres de l’état Pour afficher les paramètres d’un état : 1. Sélectionnez l’état souhaité dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Les états Chaînés 79 La fenêtre Paramètres s’affiche. Elle présente les options suivantes : • Paramètres de l’état : dans cette zone, vous pouvez choisir d’utiliser les paramètres par défaut de l’état chaîné ou d’utiliser des paramètres prédéfinis dans l’état. Si l’option Utiliser les paramètres prédéfinis est cochée, une fenêtre de paramétrage s’affiche. Elle diffère selon le type d’état et se rapporte aux propriétés déjà définies. Voir Propriétés d’un état, page 102. • Options : vous pouvez choisir d’afficher une fenêtre de paramétrage à l’exécution de l’état chaîné. Vous pouvez également choisir de désactiver cet état. Ainsi, lors de l’exécution de l’état chaîné, cet état ne sera pas pris en compte. Il sera cependant toujours présent dans l’état chaîné. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les modifications. Les options Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions, que nous détaillerons par la suite : • Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris. Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 81 pour plus de détails. • Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts. • Propriétés : dans la fenêtre Propriétés, vous pouvez choisir de générer ou non les états séparément à l’aide de la case à cocher correspondante. Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 102 pour plus de détails. • Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état. Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 85 pour plus de détails. • Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état. Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 109 pour plus de détails. • Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 109 pour plus de détails.  Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre L'éditeur de scripts. Essayer un état Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.  Reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage. Pour cela, cliquez sur le bouton . Le logiciel exécutera l'état en aperçu écran. Attention ! Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas, ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité uniquement lors de la réalisation et du test de votre état. Les états Chaînés 80 Vérifier un état Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état chaîné. Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers. Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Généralités Les filtres Le tri La logique d’un état La logique d’un état 82 Généralités Le générateur d’états des logiciels Ciel intègre un module permettant de personnaliser la logique des états. Vous pourrez fixer un filtre de sélection, un tri et différentes options. Vous disposez d’une option Mode avancé permettant de réaliser soit une logique simple soit une logique plus élaborée. La logique Après avoir ouvert un état, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. La fenêtre cidessous s’affiche.  La logique d'un état peut être activée depuis la liste des états paramétrables à l'aide du bouton [Logique]. Si vous cochez l’option Mode avancé en bas à gauche de la fenêtre, des options supplémentaires s’affichent. Les boutons [OK] et [Annuler] vous permettent respectivement de valider ou non votre logique. Le bouton [Pas de logique] permet d’effacer tous les paramètres éventuellement renseignés. Les filtres Vous pourrez déterminer dans cet onglet des conditions, des filtres d’extraction ou les deux.  La création des conditions et des filtres est détaillée dans le chapitre Les filtres. Si vous cochez l’option Mode avancé, la case Sélection prioritaire s’affiche. Si elle est activée, les conditions et les filtres précisés ici seront ignorés. La sélection sera intégralement prise en compte si vous activez l’état depuis une liste avec sélection préalable d'éléments. Dans le cas contraire, le filtre et la condition seront appliqués sur la sélection (ou sur tout s’il n’y a pas de sélection). La logique d’un état 83 Le tri Vous pourrez déterminer un critère de tri et éventuellement les niveaux de rupture. Ceux-ci pourront être utilisés dans les états pour obtenir des sous-totaux. La fenêtre ci-dessous s’affiche : 1. Indiquez la rubrique sur laquelle le tri sera réalisé.  Vous pouvez effectuer un tri Croissant ou Décroissant. 2. Cochez l’option Demander la rubrique lors de l'exécution pour qu’un message vous permette de choisir au dernier moment la rubrique de tri. Le mode avancé Lorsque l’option Mode avancé est activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche. La logique d’un état 84 Quatre possibilités de tri sont possibles. Pour chacune d’elles, vous disposez, comme pour le tri simple, d'une possibilité de choisir l'ordre. • Pas de tri : aucun tri ne sera réalisé. • Tri simple : tri identique à celui détaillé au début de ce paragraphe. • Tri multiple : lorsque cette option est sélectionnée, un simple clic sur l’icône donne accès à la liste des rubriques. Vous pouvez choisir la rubrique sur laquelle le tri devra être effectué. Vous disposez de quatre zones permettant un tri jusqu'à quatre niveaux, avec pour chaque une possibilité de rupture. • Tri avancé : vous avez dans ce cas une première zone pour indiquer le tri et trois boutons radio Texte, Numérique ou Date permettent d’indiquer le type d’index à utiliser pour réaliser le tri. Vous disposez enfin de la possibilité de gérer jusqu’à quatre niveaux de rupture avec pour chaque niveau la gestion de la rupture par script. Si l'option Sélection prioritaire sur le tri est activée, les options de tri et de rupture définies dans l’onglet Tri seront ignorées. Une case à cocher accompagnée d’une zone de saisie vous permet de fixer le nombre d’éléments à imprimer. Exemple Vous pouvez imprimer les dix clients ayant le C.A. le plus important. Généralités Sortie d’un état liste simple Sortie d’un état colonne Sortie d’un état dessin Sortie d'une statistique croisée Sortie d'un export multi formats Sortie d’un état office Sortie d’états chaînés La sortie d’un état La sortie d’un état 86 Généralités  Liste des états paramétrables ou depuis la barre d’actions de l’état - Bouton . Chaque état créé à l'aide du générateur d'états des logiciels Ciel dispose de la fonctionnalité RÉGLAGE DE LA SORTIE. A l'aide de cette fonctionnalité, vous pourrez définir par exemple le type de document généré suivant la sortie demandée. Nous détaillerons par la suite les réglages de sortie pour les différents types d'états.  La sortie d'un état peut être activée soit depuis la liste des états paramétrables à l'aide du bouton [Sortie], ou en activant la commande du même nom dans la barre d’actions depuis la fenêtre de paramétrage de l'état. Attention ! Pour chaque sortie, une ou plusieurs présentations vous sont proposées. Cependant, vous devez obligatoirement avoir au moins une présentation active par sortie. La sortie d’un état 87 Sortie d'un état Liste simple Lorsque vous activez la sortie pour un état de type liste simple, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état liste simple sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à un seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . La sortie d’un état 88 Exemple de propriétés pour le format HTML.  Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état liste simple sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. La sortie d’un état 89 Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte de l’e-mail par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 90 Sortie d’un état Colonne Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Colonne, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsqu’un état de type colonne sera exécuté pour générer un fichier. Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . La sortie d’un état 91 Exemple de propriétés pour le format HTML.  Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsqu’un état de type colonne sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux pour la sortie Fichier. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. 2. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. Pour cela, cliquez sur le bouton [Propriétés]. La sortie d’un état 92 Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 93 Sortie d'un état Dessin Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Dessin, une fenêtre contenant deux listes s'affiche. • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, seule la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état dessin sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous permet d’accéder à une seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un seul choix de format Impression au format PDF. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état dessin sera exécuté pour générer un e-mail. La fenêtre dans ce cas est identique à celle détaillés dans le paragraphe Sortie d'un état liste simple - Sortie e-mail. La sortie d’un état 94 Sortie d'un état Statistiques croisées Lorsque vous demandez la sortie pour un état de type Statistiques croisées, une fenêtre s'affiche. Elle contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état, • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, deux présentations vous sont proposées, Présentation standard et Graphique. Aucun réglage n'est possible pour la Présentation standard. La seconde nommée Graphique vous permettra une sortie de la statistique sous forme graphique. Le bouton vous permet d’accéder aux réglages ci-dessous. Vous pouvez paramétrer votre présentation du graphique. Sortie fichier Cette commande vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque la statistique croisée sera exécutée pour générer une sortie sur fichier. La sortie d’un état 95 Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre qui vous permettra d’effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton [Propriétés...].  Lorsqu'un format ne possède pas de propriété, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vos permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état statistiques croisées sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. Le bouton affiche la fenêtre suivante. Vous pourrez y renseigner, si vous le souhaitez, l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 96 Sortie fenêtre La sortie Fenêtre vous propose un seul format nommé Graphique. Ce format est également disponible pour la sortie Impression.  Reportez-vous pour plus de détails, au paragraphe “Sortie d'un état Statistiques croisées”, page 94. Sortie d'un Export multi formats Lorsque vous activez l’option de sortie pour un état de type Export multi formats, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • les Formats autorisés (pour chacune des sorties). Sortie fichier Cette sortie vous permet de visualiser la seule présentation autorisée pour ce type d'état, c’est-à-dire Export. Le bouton ouvre une autre fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un seul choix de format. Ce format ne possède aucune propriété. Sortie e-mail En choisissant cette sortie, vous visualisez la seule présentation autorisée pour ce type d'état, c’est-à-dire Export. Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. Vous pouvez renseigner l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 97 Sortie d'un état Office Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Office, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée. Aucun réglage n'est possible dans ce cas. Sortie fichier Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état Office sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à un seconde fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton . La sortie d’un état 98 Exemple de propriétés pour le format HTML.  Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe. Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état Office sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. La sortie d’un état 99 Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous. 1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. 2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. La sortie d’un état 100 Sortie d'états chaînés Lorsque vous demandez la sortie pour des états chaînés, une fenêtre s'affiche. Elle contient deux listes : • les Sorties possibles de l'état, • la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties). Sortie impression Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard vous est proposée. Aucun réglage n'est possible pour de la Présentation standard. Sortie fichier Cette commande vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l’état chaîné sera exécuté pour générer une sortie sur fichier. Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre qui vous permettra d’effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc. La deuxième liste Format du fichier contient un ou plusieurs choix de format selon le logiciel que vous utilisez. 1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. 2. Cliquez pour cela sur le bouton [Propriétés...].  Lorsqu'un format ne possède pas de propriété, un message vous en informe. La sortie d’un état 101 Sortie e-mail Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état chaîné sera exécuté pour générer un e-mail. Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie Fichier. Le bouton affiche la fenêtre suivante. Vous pourrez y renseigner, si vous le souhaitez, l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message. Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer ces informations à l'exécution. Sortie fenêtre La sortie Fenêtre vous propose un format nommé Présentation de chaque état. Accessibilité d’un état Propriétés d’un état de type «Liste simple» Propriétés d’un état de type «Colonne» Propriétés d’un état de type «Dessin» Propriétés d’un état de type «Statistiques croisées» Propriétés d’un état de type «Export multi formats» Propriétés d’un état de type «Chaînés» Mise en page Commentaire d’un état Propriétés d’un état Propriétés d’un état 103 Accessibilité d’un état  A partir de la liste des états paramétrables - bouton - fonction Accessibilité de l’état. Vous disposez d'une option complémentaire à la notion de Sortie que nous venons de détailler. Il s'agit de l'accessibilité d'un état. 1. Pour modifier ou visualiser l'accessibilité d'un état, sélectionnez la commande ACCESSIBILITÉ DE L’ÉTAT du menu OUTILS dans la barre d’actions de la liste des états paramétrables. La fenêtre suivante s’affiche. Des cases à cocher sont disponibles pour fixer la visibilité de l'état sélectionné depuis certaines commandes. • Accessible de la commande Imprimer des listes : l'état peut être lancé depuis le module d'impression de la liste (si elle existe) auquel il appartient. • Accessible de la commande Exporter des listes : l'état peut être lancé depuis le module d'export de la liste (si elle existe) auquel il appartient. • Visible dans la commande globale Impression : l'état peut être lancé depuis le module d'impression globale, sans passer par la liste à laquelle il se rapporte (si elle existe). • Visible dans la commande globale Exporter : l'état peut être lancé depuis le module d'export globale, sans passer par la liste à laquelle il se rapporte (si elle existe). • Visible dans l'impression des fiches : l'état sera visible depuis la fiche de l'enregistrement auquel il se rattache. Par exemple, l'état Paramètres société possède cette option puisqu'il peut être lancé directement depuis la fenêtre des paramètres. • Visible dans Mes Etats et Statistiques : l’état sera visible depuis la partie Mes Etats et Statistiques, accessible depuis l’onglet de l’Intuiciel. Propriétés d’un état 104 Caractéristiques d'un état  Fenêtre de paramétrage de l'état - BARRE D’ACTIONS - bouton PROPRIÉTÉS. Lorsque vous créez un état depuis le générateur d'états de votre logiciel Ciel, vous disposez d'une option nommée Propriétés. 1. Pour modifier ou visualiser les propriétés d'un état, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la liste des états paramétrables. Vous accédez à cette commande en accédant à la barre d’actions de la fenêtre de paramétrage de l'état. Propriétés d'un état de type «Liste simple» Depuis l’état liste simple, cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions. Cette fenêtre est composée des onglets Titres et commentaires et Ruptures. L'onglet Titres et commentaires • Titre de l'état : vous disposez de deux possibilités. Le titre de l'état liste simple est égal au nom de l'état lui-même (Utiliser le nom de l'état) ou le titre est une valeur que vous saisirez à l'aide de l'éditeur de scripts (Utiliser la valeur). • Lignes de commentaires : les lignes de commentaires viendront se placer soit dans l'entête soit dans le pied de la première page de votre état liste simple. Pour cela, vous disposez des boutons radio Lignes au début de l'état et Lignes à la fin de l'état. Une fois votre choix effectué, vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettront de réaliser la maintenance des lignes. Chaque ligne se personnalise à l'aide de l'éditeur de scripts. Attention Dans les explications suivantes, nous vous présentons les propriétés des états accessibles depuis le paramétrage de l'état lui-même. Certaines options de ces propriétés ne sont pas accessibles depuis la liste des états paramétrables. Propriétés d’un état 105 L'onglet Ruptures Pour chaque niveau de rupture (4 au maximum) vous pouvez fixer les paramètres suivants : • Afficher les totaux : cochez cette option si vous souhaitez afficher les totaux de la rupture. • En gras : décochez cette option si vous ne souhaitez pas que les totaux soient édités en gras. De plus, si cette option n'est pas cochée et que vous demandez à n'afficher que les totaux, la ligne de totalisation de la rupture ne sera pas éditée sur fond gris. • Sauter une ligne blanche : permet d'indiquer si vous souhaitez générer une ligne blanche après la ligne de totalisation de la rupture. • Sauter une page : permet d'indiquer si vous souhaitez générer un saut de page après la ligne de totalisation de la rupture. • Répéter les titres : en cochant cette option, la ligne de titre sera répétée à chaque début de rupture. • N'afficher que les totaux : si vous cochez cette option, les lignes de données ne seront pas éditées. Seules les lignes de totalisation seront visibles. • Ne pas afficher le total général : cochez cette option pour ne pas générer, à la fin de votre état, la ligne de totalisation général. Les options d'impression Lorsque vous cliquez sur le bouton [Options d'impression], la fenêtre suivante s'affiche. Cette fenêtre s’articule en deux parties : • les Options • les Actions (si la page est trop petite). Options : • Utiliser toute la largeur de la page : si cette option est cochée, votre état liste simple utilisera toute la largeur de la page en élargissant des colonnes. • Centrer la première page : cochez cette option pour centrer le tableau sur la première page de l'état. • Centrer toutes les pages : cochez cette option pour centrer le tableau sur toutes les pages de l'état. • Ne pas imprimer les fonds : si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds grisés (entête de colonne, totaux) cochez cette option. • Ne pas imprimer le fond de page : si vous ne souhaitez pas imprimer le fond de page cochez cette option. Les réglages du fond de page sont accessibles depuis les Préférences. Actions (si page trop petite) : Les options qui suivent permettront au logiciel de connaître les actions à réaliser si le tableau à éditer ne tiendrait pas dans la page. L'ordre des actions à son importance. Vous pouvez le changer à l'aide des deux icônes situées au-dessus de l'ascenseur vertical. Attention ! Les actions sont réalisées les unes après les autres. Si une action ne donne pas le résultat escompté, elle n'est pas prise en compte et le logiciel passe à la suivante. Propriétés d’un état 106 • Réduire les colonnes au minimum : cochez cette option pour demander au logiciel de réduire la largeur des colonnes à leur minimum (ce minimum est calculé par le logiciel en fonction du type de la rubrique placée dans la colonne). • Passer en mode paysage : cochez cette option pour indiquer au logiciel de basculer l'édition en mode paysage si le mode portrait n'est pas satisfaisant. • Ajuster en réduisant la police : en activant cette option, vous pouvez renseigner le pourcentage maximal de réduction à appliquer. • Générer des folios : cochez cette option pour demander au logiciel de générer des folios si nécessaire. Propriétés d’un état de type «Colonne» Depuis la fenêtre de paramétrage de l’état Colonne, cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Onglet Propriétés • Titre de l'état : vous pouvez personnaliser le titre de l’état en cliquant sur l’icône puis en le saisissant dans l’éditeur de scripts. Si vous voulez utiliser le nom de l'état comme titre, laissez la zone vide. • Encadrement : cochez l’option Encadrer automatiquement les sections si vous voulez que les lignes soient entourées d’un trait. L’option Traits fin permet de fixer l’épaisseur des traits. • Divers : Vous pouvez choisir de cacher les options de rupture. Onglet Lignes Vous pouvez ajouter des informations soit dans l'entête soit dans le pied de la première page de votre état colonne. 1. Cliquez sur l’une des options : Lignes au début de l'état et Lignes à la fin de l'état. 2. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 3. Sélectionnez la rubrique à afficher en en-tête ou pied-de page et cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! En fonction des options activées, vous pouvez obtenir un état incomplet. Par exemple, si vous créez un état liste simple avec un nombre de colonnes important et que vous désactivez toutes les options, le logiciel vous affichera uniquement les colonnes pouvant tenir sur le premier folio. Propriétés d’un état 107 Vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les boutons [Modifier] et [Supprimer] vous permettront de réaliser la maintenance des lignes. Onglet Options d’affichage Vous pouvez différencier les lignes et colonnes de votre état par différentes couleurs. 1. Cochez la présentation des couleurs : par ligne, par détail, par colonne. 2. Sélectionnez la couleur à appliquer à l’aide des menus déroulant. 3. Choisissez si vous le souhaitez la couleur des traits. 4. Sélectionnez la présentation des ruptures. Onglet Présentations Dans l’onglet Présentations, vous retrouvez trois zones concernant respectivement les colonnes optionnelles, la présentation et les options. • Colonnes optionnelles : dans les options d’une colonne, vous pouvez définir si une colonne est masquable ou non dans les PROPRIÉTÉS DE COLONNE, case Masquable par l’utilisateur. Si cette option est cochée, la colonne apparaîtra dans la liste des colonnes optionnelles. Lorsque la case Demander lors de l’exécution est cochée, une fenêtre s’affiche lors de l’exécution et vous pourrez choisir de masquer ou non les colonnes que vous aurez défini au préalable comme optionnelles. • Présentation : dans cette zone apparaissent les présentations que vous avez définies dans les propriétés de l’état Colonne, onglet Nom des présentations. Voir Onglet Nom des présentations, page 107. La case Demander lors de l’exécution permet d’afficher une fenêtre lors de l’exécution de votre état qui vous demandera de choisir une présentation à l’aide des boutons radio. • Options : dans cette zone apparaissent les options que vous avez définies dans les propriétés de l’état Colonne, onglet Nom des options. Voir Onglet Nom des options, page 107. La case Demander lors de l’exécution permet d’afficher une fenêtre lors de l’exécution de votre état qui vous demandera de choisir une ou plusieurs options à l’aide des cases à cocher. Sinon, vous pouvez les choisir directement depuis cet onglet. Onglet Nom des présentations Dans cet onglet, vous indiquez les noms des présentations que vous avez définies dans votre état. Chaque section ou colonne peut ensuite être affectée à une ou plusieurs présentations. Ces présentations apparaîtront ensuite dans l’onglet Présentation, et vous pourrez alors en choisir une. Onglet Nom des options Dans cet onglet, vous indiquez les noms des options que vous avez définies dans votre état. Chaque section ou colonne peut ensuite être affectée à une ou plusieurs options. Ces options apparaîtront ensuite dans l’onglet Présentation, et vous pourrez alors en choisir une ou plusieurs. Propriétés d'un état de type «Dessin» Depuis la fenêtre de paramétrage d'un état dessin, cliquez sur le bouton [Propriétés] de la barre d’actions. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Propriétés d’un état 108 Une zone vous permet d’indiquer le titre de l'état. Vous le saisirez à l'aide de l'éditeur de scripts. Si cette zone est vide, le logiciel utilisera comme titre le nom de l'état. Propriétés d'un état de type «Statistique croisée» Depuis la fenêtre de paramétrage de l’état, cliquez sur le bouton [Propriétés] de la barre d’actions. La fenêtre qui s’affiche est composée de deux onglets : Titres et commentaires et Options. L'onglet Titres et commentaires Cet onglet est en tout point identique à celui des propriétés d'un état liste simple.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Liste simple»”, page 104 pour plus de détails. L'onglet Options Lorsque vous sélectionnez l'onglet Options, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée cidessous. Trois options y sont disponibles : • Ne pas afficher les lignes vides : cochez cette option si vous ne souhaitez pas afficher les lignes vides. • Ne pas afficher les colonnes vides : même option, mais pour les colonnes. • Inverser les lignes et les colonnes si le nombre de colonnes est supérieur au nombre de lignes : si vous ne connaissez pas toujours le nombre de lignes et de colonnes, cette option peut être intéressante. En effet, elle permet d'adapter la statistique automatiquement afin d'avoir un nombre de colonnes infé- rieur au nombre de lignes. Les Options d'impression Les options d'impression sont strictement identiques à celles présentées pour les états liste simple.  Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Liste simple»”, page 104 pour plus de détails. Propriétés d'un état de type «Export multi formats»  Reportez-vous au paragraphe “Les exports multi formats”, page 62 pour le détail des propriétés de ce type d'état. Propriétés d’un état de type «Chaînés»  Reportez-vous au paragraphe “Les états Chaînés”, page 76 pour le détail des propriétés de ce type d'état. Propriétés d’un état 109 Mise en page  Fenêtre de paramétrage de l'état - bouton [Mise en page]. Vous accédez à cette commande par la barre d’actions de la fenêtre de paramétrage de l'état. Cette option permet de spécifier la mise en page de votre état (orientation, format du papier, largeur des marges, etc.).  Cette option n'est pas disponible pour les états de type Export multi formats. Commentaire d’un état  Fenêtre de paramétrage de l'état - bouton [Commentaire]. Lorsque vous choisissez cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Saisissez le commentaire de votre choix. Celui-ci sera visible depuis la fenêtre de sélection des états. 2. Dans l’onglet Vignette, vous pouvez voir l’aperçu de l’état sous forme de vignette. Cochez l’option Mise à jour automatique si vous voulez qu’après une modification de l’état, la vignette soit actualisée au lancement d’une impression ou d’un aperçu. La télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA Sage activité CIEL - 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Sommaire Présentation .................................................................................................. 3 Principe ..........................................................................................................................3 Conditions.......................................................................................................................3 Etapes à suivre ................................................................................................................4 Souscription et paramétrage.......................................................................... 5 Paramétrage de l’O.G.A ....................................................................................................6 Liste des déclarations de TVA ........................................................................ 7 Supprimer une déclaration de TVA......................................................................................7 Aperçu ou impression d’une déclaration de TVA....................................................................7 Paramétrer une déclaration de TVA ....................................................................................7 Télédéclarer la TVA ........................................................................................ 8 Assistant Déclaration de TVA .............................................................................................8 3 Présentation Principe Via le module Ciel directDéclaration TVA, l’assistant de Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis votre logiciel vers la Direction Générale des Finances Publiques. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Garanties et sécurité Grâce au module Ciel directDéclaration TVA, vous êtes assuré que : • vos données sont bien transmises en temps et en heure ; • la transmission s’est déroulée sans incident ; • vos destinataires reconnaissent votre transmission comme conforme et recevable : vos données seront converties au format EDI, exigé par la Direction Générale des Finances Publiques, avant d’être transmises à celle-ci ; • vous disposez des meilleures garanties quant à la transmission des données de votre entreprise : sécurité du routage par certificat, cryptage des données, liaisons Internet http sécurisées, etc. Conditions Configuration de votre ordinateur Ciel directDéclaration TVA peut être installé sur votre poste si vous êtes équipé du système d’exploitation requis pour la procédure d’installation. Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) WindowsTM 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Ordinateur équipé d’un processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 2 Go de RAM. • 1 Go d’espace disque disponible pour l’installation, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024 × 768 pixels. • Imprimante laser, jet d’encre. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 7.05 (ou supérieur). • Une connexion Internet via modem ADSL (ou équivalent). Souscription au service de télédéclaration de la DGFiP Pour pouvoir télédéclarer vos données, vous devez effectuer auprès de la Direction Générale des Finances Publiques une demande d’adhésion au service de télédéclaration de la TVA. Après avoir pris en compte votre demande, la DGFiP vous attribuera un numéro d’adhésion. Ce numéro vous sera demandé lors du paramétrage de la téléprocédure de votre logiciel. Souscription à Ciel directDéclaration TVA Après avoir adhéré au service de télédéclaration de la TVA, vous devez souscrire auprès des services Ciel à un abonnement à Ciel directDéclaration TVA, nécessaire pour bénéficier des droits de télédéclaration. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. 4 Etapes à suivre Voici les différentes étapes à suivre pour établir votre déclaration de TVA et la télédéclarer. Souscription et paramétrage 1. Vous effectuez auprès de la DGFiP une demande d’adhésion au service de télédéclaration de la TVA. 2. Vous souscrivez auprès des services Ciel à un abonnement à Ciel directDéclaration TVA. 3. Vous paramétrez la déclaration de TVA et la téléprocédure de TVA dans votre logiciel. Télédéclarer la TVA 4. Vous télédéclarez votre déclaration de TVA : • à l’aide de l’assistant Téléprocédures TVA accessible via le menu ETATS, commandes DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. Déroulement de la télédéclaration 5. Le module Ciel directDéclaration TVA s’authentifie sur le portail Ciel et reçoit votre déclaration, la traite puis l’envoie à la DGFiP. 6. Vous recevez une confirmation de sa réception, puis de son acceptation. 5 Souscription et paramétrage  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TVA, onglet Téléprocédures TVA Vous pouvez effectuer la souscription et le paramétrage nécessaires à la télédéclaration de la TVA lors de la création de votre dossier ou après la création de votre dossier (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TVA, onglet Téléprocédures TVA). Dans les deux cas, vous devrez renseignez obligatoirement toutes les informations demandées. Seule l’option J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n’est pas obligatoire. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s’ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA afin de terminer le paramétrage de la Téléprocédure. 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la Direction Générale des Finances Publiques en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d’adhésion dans la zone Numéro ou date d’adhésion DGFiP. 3. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposée par la Direction Générale des Finances Publiques, cochez la case J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP. Dans ce cas, la présence d’un compte de banque avec les informations RIB renseignées est obligatoire. 4. Renseignez la partie Identification de redevable. Indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 5. Dans la partie Complément, choisissez l’émetteur de la télédéclaration : • Société courante Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner la raison sociale de votre société, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d’identification TVA. Si vous n’avez pas renseigné ces éléments dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ, onglet Coordonnées, un message vous propose de le faire. • Expert comptable Si votre expert comptable est l’émetteur de la télédéclaration, les zones Société et e-mail doivent être renseignées dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ, onglet Complément, partie Expert comptable. 6. Saisissez votre Réf. Obligation fiscale si vous la connaissez. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Cliquez sur ces boutons pour obtenir des informations sur la té- lédéclaration de la TVA, sur le moyen d’y souscrire auprès de la DGFiP, et sur le té- lérèglement. 6 Paramétrage de l’O.G.A  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA directement à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société. 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément, le numéro de SIRET et l’adresse complète de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Éventuellement, indiquez les coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax) de votre O.G.A ainsi que la référence interne de votre dossier. 3. Si vous le voulez, précisez l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. 7 Liste des déclarations de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS Cette liste regroupe toutes les déclarations de TVA que vous avez générées. A partir de cette liste, vous pouvez visualiser un aperçu, imprimer, paramétrer ou supprimer une déclaration de TVA. Supprimer une déclaration de TVA 1. Pour supprimer une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Lors de la suppression, cette télédéclaration est automatiquement dévalidée. Aperçu ou impression d’une déclaration de TVA 1. Pour imprimer ou voir un aperçu d’une déclaration, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton pour obtenir l’aperçu avant impression. Cliquez sur le bouton pour lancer directement l’impression de la déclaration. Paramétrer une déclaration de TVA Le bouton vous permet d’accéder aux paramètres TVA de votre dossier.  Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message vous informe de fermer toutes les fenêtres. Cliquez sur [OK] pour confirmer.  Pour plus de détails sur les paramètres TVA, reportez-vous au manuel de référence (Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA). 8 Télédéclarer la TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATION DE TVA puis TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Assistant Déclaration de TVA Cet assistant Téléprocédures vous permet de : • télédéclarer votre TVA, pour effectuer une nouvelle télédéclaration de TVA. • retransmettre la dernière déclaration, si votre télédéclaration est déjà faite et vous voulez la renvoyer. • visualiser une déclaration, si vous souhaitez simplement visualiser une déclaration de TVA déjà faite. 1. Cochez l’option de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape qui suit. Télédéclarer ma TVA L’assistant Téléprocédures se compose de deux étapes : • Paramètres, • Gestion des paiements sur la télédéclaration. 9 Assistant Déclaration de TVA : Paramètres Dans cette étape, vous devez définir les paramètres de votre déclaration de TVA. 1. Définissez la période pour laquelle vous télédéclarez votre TVA. Dans l’exemple ci-dessus, la période choisie est le mois de mai 2012.  Lorsque vous télédéclarez votre TVA, il faut le faire de façon chronologique sinon un message d’erreur apparaîtra. Par exemple, si vous faites votre télédéclaration du mois de mai 2012, votre prochaine déclaration sera celle de juin 2012. 2. Indiquez si vous souhaitez y inclure les écritures en brouillard. Cochez Oui si c’est le cas. 3. Si vous souhaitez visualiser ou modifier la déclaration, cochez Oui à la dernière question. 10 Assistant Déclaration de TVA: Gestion des paiements sur la télédéclaration Les informations concernant la déclaration que vous allez télédéclarer s’affichent. Informations Cette zone vous indique le crédit de TVA ainsi que la TVA à payer dont les taxes assimilées. Vous n’avez rien à saisir dans cette zone. Liste des modes de règlement 1. Indiquez le mode de règlement choisi en utilisant les boutons [Créer] ou [Modifier]. Si vous cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche : 2. Si votre mode de paiement est le Télérèglement, choisissez le compte de banque sur lequel le paiement de TVA sera débité. Arrêt d’activité 3. Si votre activité doit s’arrêter, indiquez la date de cession ou de cessation dans la zone Arrêt d’activité. 4. Si votre entreprise est en redressement, indiquez la date de redressement. 5. Cochez la case Télétransmission OGA afin que votre déclaration soit transmise à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA). Si vous n’avez pas coché l’option J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP dans les paramètres de la Téléprocédure TVA, le mode de règlement Télérèglement n’est pas pré- senté dans la liste déroulante Type de règlement. Cette référence est calculée automatiquement. 11 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la télédéclaration. Le module Ciel directDéclaration TVA s’ouvre. Envoyer votre déclaration à la DGFiP A ce stade, votre déclaration a été transférée dans Ciel directDéclaration mais pas encore à la Direction Générale des Finances Publiques. 1. Sélectionnez la déclaration à transmettre à la DGFiP dans la partie supérieure de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [Envoyer]. Vous pouvez consulter le résultat de votre télédéclaration dans le module Ciel directDéclaration.  Par la suite, vous pourrez consulter, dans votre logiciel, le statut et l'historique des déclarations effectuées avec Ciel directDéclaration via la commande HISTORIQUE TÉLÉPROCÉDURES TVA (menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA). Retransmettre la dernière déclaration  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA 1. Dans l’assistant Téléprocédures, choisissez l’option Retransmettre la dernière déclaration. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] 3. Un message s’affiche pour vous prévenir que la dernière déclaration sera retransmise à l’identique. Cliquez sur [Oui] pour confirmer la retransmission.  Si vous aviez déjà transmise cette déclaration, elle sera automatiquement remplacée par celle que vous retransmettez. Visualiser une déclaration  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA 1. Dans l’assistant Téléprocédures, choisissez l’option Visualiser une déclaration puis cliquez sur [Suivant].  Seules les déclarations télédéclarées (en mode EDI) s’affichent dans la liste. 2. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez la déclaration de TVA que vous souhaitez visualiser. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Si le formulaire PDF Cerfa de TVA n’est pas disponible, un message vous en informe et vous propose de visualiser l’état préparatoire. Cliquez sur le bouton [Oui]. La déclaration de TVA s’ouvre en mode aperçu. Attention ! Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son Nom, N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Paramétrage de l’O.G.A, page 6. Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise. Copyright 2012 Ciel Manuel Télédéclaration de votre TVA avec Ciel directDéclaration TVA - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Votre avis nous intéresse... Afin d'améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d'information sur nos produits, nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante : Sage activité Ciel - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 Fax : 01.41.66.24.36 La documentation produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'information suivantes? Indiquez les raisons de vos réponses. Fréquence d’utilisation de la documentation Dans le tableau ci-dessous, cochez vos réponses : Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ? Manuel de découverte ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………............................. ........………………………………………………………………………… Manuel de référence ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… .............................................…………………………………………...... Aide ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………..................................... Manuel de découverte Manuel de référence Aide Quelle est la source d’information que vous utilisez le plus souvent? Quelles sont les sources d’information que vous jugez nécessaires? Selon vous, quelles sont les sources d’information les plus complètes? Copyright 2012 CIEL Satisfaction Êtes vous pleinement satisfait(e) des supports d’information fournis? Pourquoi? Y a-t-il une information que vous n’avez trouvée sur aucun support? Si oui, laquelle? ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ Suggestions et commentaires ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................ Vos coordonnées Nom de la société : .............................................. ..........Code client : ...................................................... Produit(s) Ciel : .............................................................N° de version : ................................................... Tél. : .............................................................................Fax : ................................................................. e-mail : ................................................................................................................................................... Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société SAGE SAS responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la direction administrative et financière de la société SAGE SAS, le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas du tout satisfait Pour quelles raisons? Manuel de découverte …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .........……………………………… .............................................…… Manuel de référence …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .........……………………………… .............................................…… Aide …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ………………………………......... .................................................... Gestion commerciale Evolution 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Gestion commerciale Evolution 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Gérez toute la chaîne commerciale (achat, vente, stock). Définissez un plan de commissionnement multicritères (période, taux fixes/variables…) adapté à votre stratégie commerciale. Améliorez votre rentabilité, visualisez immédiatement la marge réalisée sur chaque devis. Gérez efficacement vos affaires grâce à la gestion de projets : état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité... Gérez les relations avec vos clients : prospection, rendez-vous, historique des ventes, tarifs et suivez automatiquement les échéances. Optimisez la gestion de votre trésorerie et mettez en place le prélèvement automatique chez vos clients au format SEPA. Un logiciel simple, pratique et conforme Adaptez votre bureau à votre métier et disposez d’un espace personnalisé. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité commerciale en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Petites entreprises, artisans, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour maîtriser l’intégralité de votre activité commerciale. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre activité commerciale 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décroché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au "Rappel automatique" depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Gérer l’intégralité de votre activité commerciale et analyser vos performances avec précision ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder à vos données de gestion commerciale, de n’importe où et en toute sécurité ? • Faciliter le travail collaboratif ? • Optimiser votre trésorerie ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Gestion commerciale Evolution • Pour gérer l’intégralité de votre activité commerciale (achat, vente, stock, facturation…). • Pour créer simplement des devis et factures professionnels. • Pour suivre la rentabilité de vos affaires avec la gestion de projet. • Pour piloter votre entreprise avec des tableaux de bords personnalisés. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Télépaiement SEPA - 5 flux/mois Pour réaliser simplement vos virements et prélèvements conformément au format SEPA. Vous gagnez ainsi un à plusieurs jours de délai et ne payez plus de frais bancaires supplémentaires ! Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Avec Ciel Données Mobiles, vous partagez l’information et vous travaillez facilement avec vos collaborateurs. Vos données sont hébergées et sauvegardées automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Ventes • Gestion du cycle commercial (devis/pro-forma, acompte, commande, bon de livraison, facture, avoir) • Modèles de factures bilingues, devis personnalisables (logo…) • Sous-totaux dans les pièces par catégorie, par service... • Gestion des abonnements • Saisie article avec douchette • Gestion des règlements multi-échéances • Gestion de projet (état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité...) • Tableaux de bord et graphiques • Gestion du commissionnement multi-critères (période, taux fixe et variable, articles…) Achats et stocks • Seuils d’alerte, stock minimum • Listing des réapprovisionnements à effectuer ou du sur-stockage • Gestion des articles composés à nomenclature multi-niveaux • Gestion des stocks en multi-dépôts Règlements • Règlement partiel, total, multi-factures • Bordereaux de remises de chèques, traites • Relevés de comptes • Encours • Echéanciers des factures Clients/Fournisseurs • Fiches clients et fournisseurs personnalisables • Agenda intégré avec rappels des rendez-vous et échéances • Relation client • Edition du carnet de commandes et des commandes non livrées • Gestion du recouvrement clients : historique des relances, traitement sur trois niveaux (rappel, amiable, contentieux) Articles et prestations de services • Fiches articles personnalisables • Gestion des unités (heures, litres, m3 …) • Scan du code-barres de la fiche article • Références fournisseurs, poids, conditionnement, codes-barres… • Calcul des prix en HT ou TTC • Assistant d’augmentation de tarif avec gestion des arrondis • Gestion des tarifs par quantité ou avec 7 tarifs prédéfinis • Gestion des remises en montant ou en pourcentage par article, en fonction des quantités • Remises par famille d’articles • Edition du catalogue et des étiquettes articles Echange de données • Transfert des factures, règlements et avoirs dans Ciel Compta • Export des données multi-formats (ASCII, dbf, xls), vers MS Word® et MS Excel® • Lien avec ACT! V2011 et V2012 • Import/export paramétrable de clients, articles Conformité • Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Conforme SEPA(1) : transformation de la base RIB en BIC + IBAN, génération des fichiers de virement et prélèvement, télépaiements au format XML Autres fonctions • Version réseau (en option) • Nombre illimité de dossiers INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Gestion commerciale Evolution 2015 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Solution 2015 Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir La Solution Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Ciel Compta Bénéficiez de plans comptables clés en main. Ciel Gestion commerciale Réalisez des devis et factures professionnels et suivez votre activité. Ciel Paye Réalisez simplement vos bulletins de paye Gérez vos salariés efficacement. Ciel Immobilisations Gérez vos immobilisations, du calcul des amortissements à l’inventaire. Une solution simple, pratique et conforme Conforme CICE NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement la synthèse de votre activité grâce aux indicateurs clés du tableau de bord. Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer toute votre activité de la facturation aux déclarations administratives, en passant par la paye de vos salariés. Une solution clé en main qui inclut 4 logiciels + un bouquet de services 1. Utilisez 4 logiciels pour gérer votre activité • Avoir des logiciels toujours conformes à l’actualité légale et proposant régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour gérer votre personnel, mais aussi l’intégralité de votre activité ou encore réaliser votre tenue comptable ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité. • Pour bénéficier de plans comptables clés en main. • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de Balance…). Accès au logiciel Ciel Gestion commerciale • Pour réaliser facilement vos devis, acomptes, factures, avoirs, bons de commande et de livraison. • Pour gérer le commissionnement multicritères de vos commerciaux. • Pour visualiser à tout moment votre situation grâce aux tableaux de bords (CA, Top 5 clients…). Accès au logiciel Ciel Paye • Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le statut ou le poste du salarié. • Pour créer vos contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées. • Pour accéder instantanément à toutes vos déclaration sociales. Accès au logiciel Ciel Immobilisations • Pour obtenir automatiquement vos tableaux d’amortissement. • Pour effectuer l’inventaire de vos immobilisations et payer moins de taxe professionnelle (CET). • Pour simplifier vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Conforme à la Loi de Finances Rectificative. • Conforme aux dernières réglementations sociales ainsi qu’à la mesure CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi). • Télédéclarations de votre TVA et de votre DPAE, DUCS, DADS-U et AED en quelques clics. • Interface intuitive et fluide. • Personnalisation de l’environnement de travail. • Accès de manière sécurisée à vos données comptables et commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Les + des logiciels • Une veille légale afin que votre logiciel respecte les normes légales et fiscales. • une veille technologique afin que votre logiciel soit toujours plus fonctionnel et compatible avec les outils bureautiques les plus récents. Ainsi, nous vous proposons fréquemment des nouveautés pour que votre entreprise soit toujours en conformité avec la législation et gagne en efficacité. Ciel vous assure Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier de vos logiciels toujours conformes aux dernières lois en vigueur et aux évolutions technologiques. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Ciel TéléPaiement SEPA pour 5 flux/mois Pour réaliser simplement vos virements et prélèvements conformément au format SEPA, depuis votre logiciel de gestion commerciale. Vous gagnez ainsi un à plusieurs jours de délai et ne payez plus de frais bancaires supplémentaires. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7 en ayant installé au préalable le logiciel Ciel Compta, Ciel Immobilisations ou Ciel Gestion commerciale. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Ciel DirectDéclaration Social pour 1 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel de paye : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel de paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Ciel Compta • Tableau de bord avec bénéfices, charges… • Plan comptable général 2010, agricole, association, avoué, BTP, hôtellerie, ingénierie… • Assistants pour la saisie des écritures comptables • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (Comptes et Balance) • Automatisation des écritures régulières (EDF, loyer…) • Pointage, lettrage • Intégration du relevé bancaire (formats CFONB, QIF et OFX) • Assistant de saisie du Z de caisse • Assistant de clôture d’exercice • Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour une écriture/répartition des montants sur plusieurs codes) • Trésorerie prévisionnelle • Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA (états préparatoires) • Grand-Livre, Journaux et Balances Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés nous consulter. Ciel Gestion commerciale • Tableau de bord avec comparaison des ventes d’une année sur l’autre, Top 5 clients… • Gestion des clients, prospects, fournisseurs, commerciaux • Saisie comme dans un tableur ou un traitement de texte • Prix selon les quantités ou les clients • Assistant de création de vos modèles de devis et factures • Formules de calcul des quantités et gestion des unités (heures, litres, m3 …) • Devis, factures, commandes, bons de livraison, avoirs, factures d’acompte • Envoi des documents par e-mail • Règlements, encours, relances client et traitement des impayés • Gestion du commissionnement multi-critères • Gestion des achats, stocks, réapprovisionnements, sur-stockage • Analyse des ventes et achats (par département, pourcentage de marge…) • Gestion des affaires (état d’avancement, maîtrise des coûts, rentabilité...) • Remises en fonction des quantités • Sous-totaux dans les pièces par catégorie, par service... Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés nous consulter. Ciel Paye • Modèles de bulletins de paye (commercial, cadre, non cadre…) • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale, des congés à prendre… • Adapté à de nombreux secteurs d’activité (standard, hôtellerie, associations…) • Paye mensuelle, horaire, par point, inversée… • Gestion des congés payés, des RTT et du repos compensateur • Assistant d’entrée et de sortie des salariés avec toutes les formalités (AED ), solde de tout compte… • Edition des documents administratifs obligatoires (Journal de paye) • Calcul des charges à payer par caisse… • Contrôle de cohérence DADS-U • Gestion des heures supplémentaires Logiciel limité à 20 salariés. Pour plus de 20 salariés nous consulter. Ciel Immobilisations • Amortissements linéaires, dégressifs, exceptionnels, dérogatoires • Virements de poste à poste, cessions partielles, sorties d’immobilisations • Gestion de votre crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Etats préparatoires 2054 et 2055 • TVA à reverser, dotations mensuelles et états analytiques • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par lecture optique de codes-barres ou saisie manuelle INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Ciel 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • MS Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® de Ciel Paye. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Gestion Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Gestion commerciale 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Réalisez des devis et factures professionnels grâce aux modèles prêts à l’emploi. Automatisez la gestion de votre activité. Les pièces commerciales (devis, factures, commandes, bons de livraison…) sont réalisées en un clic les unes à partir des autres. Gérez efficacement vos remises, soldes et promotions. Suivez en temps réel vos achats et vos stocks (reliquats de commandes, réapprovisionnements à effectuer, sur-stockage…). Visualisez immédiatement la marge réalisée sur chaque devis, produit… Un logiciel simple, pratique et conforme commerciale 2015 NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement la synthèse de votre activité grâce aux indicateurs clés du tableau de bord. Petites entreprises, artisans, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer simplement vos achats, ventes et stocks. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre activité commerciale 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Gérer votre activité commerciale avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder à vos données de gestion commerciale, de n’importe où et en toute sécurité ? • Optimiser votre trésorerie ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Gestion commerciale • Pour réaliser facilement vos devis, acomptes, factures, avoirs, bons de commande et de livraison. • Pour gérer le commissionnement multicritères de vos commerciaux. • Pour suivre en temps réel vos achats et vos stocks. • Pour visualiser à tout moment votre situation grâce aux tableaux de bord (CA, Top 5 clients…). Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Télépaiement SEPA - 5 flux/mois Pour réaliser simplement vos virements et prélèvements conformément au format SEPA. Vous gagnez ainsi un à plusieurs jours de délai et ne payez plus de frais bancaires supplémentaires ! Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailller. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Ventes • Tableaux de bord et graphiques • Devis/pro-forma, facture d’acompte, commande, bon de livraison, facture et avoir • Gestion des statuts des devis (encours, à relancer…) • Formules de calcul des quantités • Insertion d’article à partir de la référence fournisseur, du libellé ou du code • Gestion du commissionnement multi-critères • Envoi par e-mail de devis, commande... • Sous-totaux dans les pièces par catégorie, par service... • Gestion de projet (état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité...) Gestion des stocks & achats • Gestion des stocks et des achats (seuils d’alertes, stock minimum…) • Réapprovisionnements à effectuer • Sur-stockage • Inventaire et régulation automatique • Statistiques sur les achats • Alerte «Stock minimal» • Alerte «Ventes à perte» Règlements • Gestion des encours et règlements • Règlement partiel, total, multi-factures • Bordereaux de remises de chèques, traites • Relevés de compte, échéanciers des factures Clients/fournisseurs • Gestion des clients, prospects et fournisseurs • Historique client • Edition du carnet de commande et des commandes non livrées • Base de données complète de tous les codes postaux et villes de France • Affectation à un client d’une remise, d’un représentant ou d’un tarif Articles/prestations de services • Fiche article avec photo • Prise en compte des références fournisseurs, du poids, du conditionnement… • Calcul des prix en HT, TTC ou à partir du cœfficient de marge • Remises en montant ou en pourcentage par article • Gestion des unités • Remises par famille d’articles • Assistant d’augmentation de tarif avec gestion des arrondis • Gestion des tarifs par quantité ou avec 7 tarifs prédéfinis Echange de données • Transfert des factures, règlements et avoirs dans Ciel Compta • Export des données ASCII, DBF, XLS... ou vers MS Word® et MS Excel® • Import de fichiers articles et clients • Récupération des données de Ciel Devis Factures et Ciel Facturation Facile Aides • Rappel des tâches • Société Exemple pour s’entraîner • Aide intégrée • Manuel • Correcteur orthographique intégré Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés, consultez votre revendeur ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Gestion commerciale 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Paye Evolution 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Paye Evolution 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? De la saisie des bulletins à la télédéclaration de la DADS-U, tout est prévu pour vous faire gagner du temps. Estimez le montant du CICE auquel vous êtes éligible à l’aide d’un module de calcul de l’assiette(1). Consultez facilement vos données grâce à la fonction archivage sur les trois dernières années et imprimez-les simplement. Utilisez des formulaires administratifs agréés pré-remplis en cas d’arrêt de travail ou d’embauche d’un salarié. Disposez de l’édition de nombreux états et de documents type (Journal et Livre de paye, état des charges, contrat, convocation, suivi du personnel…). Gérez tout type de paye grâce aux modèles de bulletins et plans de paye personnalisables. Un logiciel simple, pratique et conforme Accédez intuitivement aux fonctions clés grâce à la barre d’actions d’INTUICIEL©. Disposez du tableau de bord avec vos indicateurs sociaux. Conforme CICE Petites entreprises, artisans, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour maîtriser la gestion de la paye et vos déclarations sociales. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre paye 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décoché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au "Rappel automatique" depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Gérer votre personnel et réaliser les bulletins de paye de vos salariés avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos déclarations administratives ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Paye Evolution • Pour créer les bulletins de paye de vos salariés et générer les écritures comptables associées. • Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs…). • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel directDéclaration Social pour 3 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel Ciel Paye Evolution et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Bulletins de paye • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, non cadre, gérant, CUI…) • Choix d’affichage des congés payés, des RTT sur le bulletin • Calcul automatique des IJSS • Import/export des variables au format MS Excel® • Conforme aux dernières réglementations Formulaires administratifs agréés • Attestations de salaire pour la Sécurité Sociale (arrêt maladie, congé maternité/paternité, accident du travail) • Dématérialisation de vos Attestations Employeur (AED)(1) Paramétrage • Cotisations et rubriques prêtes à l’emploi et personnalisables • Plans de paye standard, hôtel/café/restaurant, coiffure, animateur sportif • Gestion des payes mensuelles, horaires, par point, inversées, décalées et employeurs multiples • Accès aux dossiers N-3 archivés pour contrôle ou réédition • Duplication des salariés, reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre • PRATIQUE ! Rattachement de plusieurs salariés à un même contrat de prévoyance ou mutuelle • Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées Editions • DADS, DUCS (états préparatoires) et DPAE • Journal de paye, Livre de paye • Etats des paiements, des charges à payer par caisse • Fiches individuelles des salariés • Etat des congés et RTT par salarié • Plus de 25 lettres et documents inclus au format MS Word® (confirmation d’embauche, contrat de travail, lettre chèque…) Echange de données • Génération des fichiers de virement à la norme SEPA • Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta pour Windows • Possibilité de mise à jour via Internet des taux et éléments constitutifs de plans de paye DADS-U • Télétransmission de la DADS-U de type complète (TDS, IRC et/ou IP) à la norme 4DS(1) • Indicateurs des zones obligatoires... DADS-U • Contrôle de cohérence DADS-U Gestion de temps/Plannings • Plannings prévisionnels graphiques (par établissement, service, catégorie de salarié…) • Bordereaux de saisie au format MS Excel® Aides • Aide intégrée au logiciel • Manuel utilisateur • Guide DADS-U Nombre illimité de salariés. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Paye Evolution 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Devis Factures 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Devis Factures 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Facturez aussi bien en HT qu’en TTC et gagnez en précision grâce à la gestion des unités (heure, litre, m3 …). Réalisez rapidement des devis et factures professionnels grâce aux modèles inclus. Utilisez le mode document pour réaliser vos devis et factures aussi simplement que dans un traitement de texte. Visualisez en un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise grâce au tableau de bord (CA, factures à relancer…). Simplifiez vos échanges avec votre expertcomptable ou votre CGA. Quelques clics suffisent pour lui envoyer vos écritures pour qu’il les intègre dans son logiciel(1). Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement la synthèse de votre activité grâce aux indicateurs clés du tableau de bord. Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour réaliser en quelques minutes des devis et des factures professionnels et analysez simplement votre activité. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer vos devis et factures • Réaliser des devis et factures professionnels avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder à vos données commerciales, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Devis Factures • Pour réaliser immédiatement vos devis en saisissant à la volée vos articles, prestations, clients… • Pour facturer aussi bien en HT qu’en TTC. • Pour gérer efficacement les services à la personne. • Pour visualiser d’un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise. 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Nos techniciens-conseil sont aussi à votre écoute pour vous : • Assister dans les mises à jour et paramétrages légaux. • Préconiser des "trucs et astuces" afin de vous faire gagner du temps. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Le service connecté pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vosdonnées et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Correcteur orthographique intégré • Base de données complète de tous les codes postaux et villes de France • Gestion des services à la personne (intervenants, attestations fiscales…) • Choix de la monnaie et du nombre de décimales Aides • Aide en ligne et contextuelle • Manuel électronique Devis et factures • Adaptation simplifiée des modèles de devis, factures, avoirs (logo, texte, colonne) • Gestion des encours et règlements • Facturation en HT ou TTC • Gestion de plusieurs taux de TVA • Historique des pièces commerciales par client • Paramétrages des éditions (typographie, logo, insertion de colonnes…) • Gestion des statuts des devis en cours ou à relancer (en saisie standard) • Envoi de devis, factures, avoirs par Internet et par courrier • Choix visuel du modèle de document avant impression Ventes • Indicateur de gestion du tableau de bord sur une période (date à date) • Echéancier • Rapport des ventes • Graphiques (CA par client, factures par mois…) et listes des pièces par client Gestion de contacts, articles, prestations • Gestion de prospects, clients, fournisseurs (coordonnées, e-mail, encours…) • Gestion des clients et articles divers • Gestion des articles et prestations • Gestion des articles en sommeil • Création de mailings • Agenda intégré avec fonction de rappel Echange de données • Importation de contacts, clients et fournisseurs • Assistant d’échanges de données avec votre expertcomptable ou votre CGA(1) • Exportation des données vers MS Excel® et MS Word® • Transfert automatique des factures, règlements et avoirs vers Ciel Compta Sauvegarde et sécurité • Société Exemple pour s’entraîner • Sauvegarde de vos données • Mot de passe Logiciel limité à 5 dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Devis Factures 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Compta Evolution 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Compta Evolution 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Enregistrez rapidement vos écritures grâce à l’affectation automatique du compte de TVA (fournisseurs, clients, charges, produits) et imprimez en un clic Balance, Grand-Livre et Journaux. Mettez en place une comptabilité analytique multi-niveaux pour contrôler le résultat de vos activités. Simplifiez les relations avec votre expertcomptable, quel que soit son logiciel, grâce aux fonctions d’import/export des écritures(1). Trésorerie prévisionnelle, historique des relances clients, inventaire des immobilisations, plans d’amortissements… vous disposez d’une vision claire de votre activité. Obtenez sans aucun calcul vos déclarations de TVA, Bilan et votre Compte de Résultat. Vous pouvez même télédéclarer votre TVA. Un logiciel simple, pratique et conforme INTUICIEL© à votre image : personnalisez simplement votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Petites entreprises, artisans, commerçants… découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer sur mesure votre comptabilité générale et analytique, vos prévisions budgétaires, votre trésorerie et vos immobilisations. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre comptabilité 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel directDéclaration TVA pour 5 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Avec Ciel Données Mobiles, vous travaillez simplement avec vos collaborateurs et partagez l’information avec votre expert-comptable. Vos données sont hébergées et sauvegardées automatiquement sur les serveurs sécurisés. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décroché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au "Rappel automatique" depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser votre tenue comptable avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? • Faciliter les échanges avec votre expert-comptable ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta Evolution • Pour mettre rapidement en place votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. • Pour gérer simplement vos immobilisations et vos crédits-bails. • Pour obtenir des tableaux de bord personnalisés avec les indicateurs clés de votre activité. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC(1) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, IBAN et BIC • Lettres chèques • Simulation et gestion des emprunts • PGC 99, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle Echange de données • Synchronisation directe avec Sage Génération Experts, • Import direct des écritures de Ciel Paye/Ciel Gestion commerciale/Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codesbarres • Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • Etats comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • Personnalisation de l’environnement de travail grâce à INTUICIEL© Autres fonctions • Version réseau (en option) • Nombre illimité de dossiers INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta Evolution 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. (2) Sous réserve de souscription au service Ciel Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Manuel de découverte Ciel Compta Ciel Compta Evolution Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 313 966 129 R.C.S. Paris Sommaire Prise en main .................................................................................................... 5 Configuration minimale ...................................................................................................................6 Documentation .................................................................................................................................7 Si vous débutez.................................................................................................................................8 Entraînez-vous ................................................................................................................................11 Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 18 Créez votre dossier .........................................................................................................................19 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ................................................23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes....................................................................................24 Vérifiez les journaux .......................................................................................................................30 Créez vos chéquiers et vos RIB ......................................................................................................32 Préparez une comptabilité analytique..........................................................................................34 La tenue de votre comptabilité...................................................................... 36 Saisissez les écritures comptables ................................................................................................37 Rapprochez une facture et son règlement...................................................................................50 Rapprochez des écritures avec votre banque ..............................................................................52 Pointez des écritures ......................................................................................................................53 Annulez une écriture validée.........................................................................................................54 Le brouillard ....................................................................................................................................56 Gérez la trésorerie prévisionnelle .................................................................................................58 Les états........................................................................................................... 60 Principes généraux.........................................................................................................................61 Les états comptables......................................................................................................................63 Les états clients et fournisseurs ....................................................................................................66 Les états fiscaux..............................................................................................................................67 Traitements ..................................................................................................... 68 La TVA ..............................................................................................................................................69 Clôturez et réouvrez un exercice...................................................................................................70 Vérification comptable DGFiP ........................................................................................................71 Échangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................................72 Importez ou exportez des écritures ..............................................................................................74 Gestion des dossiers ....................................................................................... 80 La sauvegarde / restauration........................................................................................................81 La sauvegarde en ligne ..................................................................................................................84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ....................................................................85 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................... 86 Les prévisions..................................................................................................................................87 Gérez une comptabilité multi-devises..........................................................................................88 Les immobilisations........................................................................................................................90 Infos perso.....................................................................................................................................103 Index .............................................................................................................. 104 Prise en main Prise en main 6 Configuration minimale Versions monopostes • Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0. • Processeur 1,5 GHz. • 2 Go de Ram. • 1 Go d'espace disque disponible. • Un lecteur DVD-Rom. • Une résolution écran de 1024x768 points. • Une connexion Internet haut débit. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé). • Une imprimante laser ou jet d'encre. Versions réseaux • Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur). Versions souscriptions • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...), assurez-vous que cette condition soit remplie. Prise en main 7 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. apporte une information complémentaire sur un point particulier attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Prise en main 8 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Prise en main 9 Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 10 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe Prise en main 12 l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 13 Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous y retrouvez les bureaux suivants : • l’Accueil Ciel, accessible depuis le bouton , • le bureau de Réglages accessible depuis le bouton , • et le Bureau personnalisable accessible depuis le bouton . Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mon bureau, page 14. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.Si vous travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet Accueil de l’Intuiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Prise en main 14 Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mes états et statistiques, page 15. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. Prise en main 15 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer le bureau / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 16 Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’états disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche). 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton . Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. Création et mise en place d’un dossier 18 Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. Saisie du nom du dossier 1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent : • Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations. • Plusieurs dossiers existent sur votre poste : une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre les paramètres société. • Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier. 2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société. La fenêtre de choix du modèle de plan comptable s’affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de plan comptable de votre choix. • plan comptable général 2010 • plan comptable spécifique : choisissez dans la liste déroulante la plan comptable correspondant à votre activité. • Pas de plan comptable prédéfini : cochez cette option si vous ne voulez pas utiliser de modèle. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe Création à partir d’un dossier existant, page 21. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Assistant de création de votre dossier Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Etape 1 La première étape de l'assistant permet de renseigner vos Dates d’exercices comptables et votre TVA. Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. Création et mise en place d’un dossier 20 Mes dates d’exercices comptables 1. Saisissez les périodes de votre premier exercice comptable (celui-ci correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de première utilisation de votre logiciel). 2. Indiquez les périodes de l’exercice en cours. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . Ma TVA 3. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA; • si vous êtes sou le régime de TVA Simplifié ou Réel; • si votre TVA est collectée lors de la facturation ou de l’encaissement. 4. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton Etape 2 Cette deuxième étape permet d’effectuer des réglages complémentaires. Ma monnaie 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Pour afficher et modifier le nombre de décimales, faites un clic sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL et cliquez sur Modifier le nombre de décimales. Dans la zone Nombre de décimales qui apparaît en face de votre monnaie, modifiez le nombre de décimales si besoin Mes échanges avec mon expert-comptable 3. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Mon dossier 4. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 6. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier. Une fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Bureau de réglages A partir de la barre d’accueil - Bouton Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Création et mise en place d’un dossier 21 Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages ci-dessous : Ce bureau vous permet d’accéder d’un simple clic au paramétrage de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA et votre activité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées fréquemment. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. Depuis la page d’accueil de votre logiciel, cliquez sur le bouton Je crée mon dossier à partir d’un dossier existant. Vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. 7. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 22 9. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 11. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 12. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 13. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. Création et mise en place d’un dossier 23 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts. Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. Création et mise en place d’un dossier 24 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 19. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Création et mise en place d’un dossier 26 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 27 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Création et mise en place d’un dossier 28 Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Création et mise en place d’un dossier 29 Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création et mise en place d’un dossier 30 Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Création et mise en place d’un dossier 31 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. Création et mise en place d’un dossier 32 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers. Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 29. Les formats des relevés bancaires Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Création et mise en place d’un dossier 33 Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service aprèsvente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Création et mise en place d’un dossier 35 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1. • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . La tenue de votre comptabilité 36 La tenue de votre comptabilité La tenue de votre comptabilité 37 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 45. Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut. Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. La tenue de votre comptabilité 38 Saisie standard d’une écriture Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 31. 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant. 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. La tenue de votre comptabilité 39 Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 20.00% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/ budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. La tenue de votre comptabilité 40 L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Calculez les frais kilométriques Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. La tenue de votre comptabilité 41 Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. 5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. 8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou PAIEMENT. Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. La tenue de votre comptabilité 42 Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies. Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. La tenue de votre comptabilité 43 Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Saisie des A-nouveaux Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. La tenue de votre comptabilité 44 Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. L’assistant Top Saisie Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. La tenue de votre comptabilité 46 Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. La tenue de votre comptabilité 47 A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit La tenue de votre comptabilité 49 • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. La tenue de votre comptabilité 50 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant. 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . La tenue de votre comptabilité 51 • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 52 Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 52. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. La tenue de votre comptabilité 53 Pointez des écritures Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. La tenue de votre comptabilité 54 Annulez une écriture validée Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . La tenue de votre comptabilité 55 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Validez le brouillard Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. 1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. La tenue de votre comptabilité 57 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Consultez la liste des écritures Menu LISTES - commande ÉCRITURES. Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD. Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 64. Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. La tenue de votre comptabilité 58 Gérez la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. La tenue de votre comptabilité 59 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée. Les états 60 Les états Les états 61 Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Les états 62 Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Les états 63 Les états comptables Grand livre Menu ETATS - commande GRAND LIVRE. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Balance Menu ETATS - commande BALANCE. Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Les états 64 • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Journaux - Centralisateur Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Seules les écritures validées sont prises en compte. Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . Les états 65 l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. TVA détaillée Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande de renseigner les critères d'édition. 1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier . 2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. Les états 66 Les états clients et fournisseurs Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE. Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS. Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée. Lettre de pénalités de retard Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Bordereau de remise en banque Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE. Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Les états 67 Les états fiscaux Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES . Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX. Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante. Traitements 68 Traitements Traitements 69 La TVA La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par semestre. Gérer la déclaration de TVA En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la télé- procédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations • Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur la déclaration annuelle de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérer l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA. Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque semestre, vous déclarez un acompte de TVA. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Déclarer un acompte de TVA. • Demander un remboursement de TVA sur investissements. • Enregistrer l’écriture du paiement d’acompte de TVA. • Enregistrer l’écriture du remboursement de TVA sur investissements. • Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. Traitements 70 Clôturez et réouvrez un exercice Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE. L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 14. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 15. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 16. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Traitements 71 Vérification comptable DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données légales de votre dossier sur trois ans. La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices. Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez générer un fichier d’export provisoire de vos écritures comptables. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Conformité sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande Consultation sauvegarde DGFiP. La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements 72 Échangez des écritures avec mon expert-comptable Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT. Envoyez des écritures à mon expert A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Intégrez des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Traitements 73 Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc. Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Traitements 74 Importez ou exportez des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES. Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expertcomptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES. Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expertcomptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc. Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Traitements 75 Exportez des écritures Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES. A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76. Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis, correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime. Traitements 76 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Sélectionnez les écritures à exporter Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures s’affiche. Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Traitements 77 • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Si vous avez opté pour une sortie : • Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail. • Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier d'exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix. Importez des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Traitements 78 Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Sinon, l'import se fait directement. 3. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont en attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comportent des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Importez une balance Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exportez une balance Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Traitements 79 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Gestion des dossiers 80 Gestion des dossiers Gestion des dossiers 81 La sauvegarde / restauration Indisponible en option Ciel données Mobiles. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION. Vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton [Sauvegarde] de la barre d’actions. La fenêtre suivante s’affiche : 2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde. Vous pouvez personnaliser la sauvegarde : • à partir des préférences de sauvegarde (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE); • ou en cliquant directement sur le bouton . Modifier les réglages 1. Pour définir vos préférences de sauvegarde, cliquez sur le bouton . 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution. Cette option est cochée par défaut. Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?». Gestion des dossiers 82 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 6. L'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie est cochée par défaut. 7. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu’un message de confirmation vous soit proposé. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut. 8. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • votre dossier, • vos données annexes (préférences, modèles, etc.), • ou bien les deux. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos préférences de sauvegarde. Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Gestion des dossiers 83 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiezles si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. Gestion des dossiers 84 La sauvegarde en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE La sauvegarde en ligne consiste à sauvegarder votre dossier sur un serveur dédié. Vos données sont stockées en ligne. A la différence d'une sauvegarde sur support, vos données sont sécurisées car vous ne risquez pas de les perdre. De plus, la sauvegarde en ligne vous permet d'accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez dès que vous êtes connecté à Internet. Pour sauvegarder votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE). Votre sauvegarde en ligne s'effectue automatiquement. Un message de confirmation vous indique que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Liste des sauvegardes en ligne Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES Pour accéder à la liste des sauvegardes en ligne réalisées, cliquez sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES). La fenêtre cidessous s’affiche : A partir de la liste des sauvegardes, vous pouvez restaurer ou supprimer les sauvegardes existantes. Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous à l’Aide (touche ). Selon le type de contrat que vous avez, le nombre de sauvegardes en ligne varie. Dans la liste des sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.. Si votre quota de sauvegarde est dépassé, un message vous en informe et vous propose de supprimer la sauvegarde la plus ancienne de la liste. Gestion des dossiers 85 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers. Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 87 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu LISTES - commande PRÉVISIONS. Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK]. La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 88 Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Déclarez la gestion multi-devises Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises. Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées Menu LISTES - commande DEVISES. Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date anté- rieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie. Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 89 Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 90 Les immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 94. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2014, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2014. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 91 La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe Saisissez une immobilisation, page 91 ou Saisissez un crédit-bail, page 93. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 92 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 20,0 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 94. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 95. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 93 Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant, • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 94 informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 20,0 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exerPour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 95 cice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 96 La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 97 Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 98 L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition créditbail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 99 • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES. Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS. Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immé- diatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS. Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 100 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS. Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 95. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 101 correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique. Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS. Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 102 Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS. Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 103 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. 104 Index A Afficher menus découverte/standard __ 11 Amortissement dégressif ............................................95 exceptionnel .......................................95 linéaire ...............................................95 plan ....................................................95 Analytique __________________________ 34 Annuler une écriture validée __________ 54 A-nouveau __________________________ 43 Assistant création de dossier ..............................19 de saisie .............................................45 Top clôture ..........................................70 B Balance _____________________________ 63 agée ...................................................66 exporter .............................................78 Barre d’actions .............................................13 de navigation ......................................13 Besoin d’aide ________________________ 17 Bilan ________________________________ 67 Bordereau de remise en banque _______ 66 Brouillard ___________________________ 56 imprimer ............................................64 valider ................................................56 Budget ______________________________ 28 C Chéquiers ___________________________ 32 Ciel Données Mobiles _________________ 11 Clôture ______________________________ 70 Compte banque ...............................................29 contrepartie ........................................30 modifier .............................................24 tiers ....................................................24 TVA .....................................................29 Compte de résultat ___________________ 67 Contrepassation _____________________ 54 Crédit-bail acquérir ..............................................98 saisir ...................................................93 D Devises _____________________________ 88 DGFiP _______________________________ 71 Documentation _______________________ 7 Dossier copier sur Internet/sur votre poste ......85 créer ...................................................19 créer à partir d’un modèle Sage Expert 23 restaurer .............................................82 sauvegarder .......................................81 E Echéancier ___________________________ 66 Ecritures écritures types ....................................45 en brouillard .......................................43 en simulation ......................................44 enregistrer ..........................................43 envoyer à mon expert .........................72 export provisoire .................................71 importer/exporter ..............................74 recevoir de mon expert .......................72 saisir ...................................................37 validées ..............................................43 Encours clients _______________________ 66 Environnement de travail _____________ 12 Etats clients et fournisseurs .........................66 comptables .........................................63 fiscaux ................................................67 Exercice clôturer ...............................................70 rouvrir ................................................70 Expert-comptable échanges ............................................72 Exports balance ..............................................78 écritures comptables ...........................75 F Format d’import ______________________ 32 Frais kilométriques ___________________ 40 G Grand livre ___________________________ 63 I Immobilisations ® Copyright 2015 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution pour Windows - MAN_WKE 21.50 / 14.50 - 02.15 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. cession partielle ..................................97 cession totale .....................................96 fiche ...................................................91 inventaire ......................................... 101 liste ....................................................90 mise au rebut .....................................96 reprise d’antériorité ............................94 réviser ................................................98 saisir ...................................................91 sortir ...................................................96 Importer des écritures ________________ 77 Impressions imprimante ........................................61 types ..................................................61 Imprimer balance ..............................................63 balance agée ......................................66 bilan ...................................................67 bordereau de remise en banque ..........66 brouillard ............................................64 compte de résultat ..............................67 échéancier ..........................................66 encours clients ....................................66 états préparatoires fiscaux ..................67 grand livre ..........................................63 journaux .............................................64 lettre de pénalités de retard ................67 relances clients ...................................66 soldes intermédiaires de gestion .........67 Infos perso _________________________ 103 Intuiciel _____________________________ 13 J Journaux ____________________________ 30 L Lettrage automatique .......................................50 manuel ...............................................50 Lettre de pénalités de retard __________ 67 N Normes CRC 2002-10 _________________ 98 P Plan d’amortissement _____________ 95, 98 Pointage manuel _____________________ 53 R Rapprochement bancaire _____________ 52 Rapprocher écriture /règlement _______ 50 Relancer un client ____________________ 66 Relation Expert _______________________ 74 Relevés d’identité bancaire ____________ 32 Restauration _________________________ 82 S Sage Production Experts envoi / réception des écritures ...........72 modèle ...............................................23 Saisie assistant Top Saisie .............................45 guidée ................................................41 modes de saisie ..................................37 standard .............................................38 Sauvegarde __________________________ 81 DGFiP .................................................71 en ligne ..............................................84 Soldes Intermédiaires de Gestion ______ 67 T Trésorerie prévisionnelle ______________ 58 Trouvtoo© ___________________________ 17 TVA _________________________________ 69 acompte .............................................69 déclaration .........................................69 édition du détail ..................................65 Solution Associations Evolution 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir La Solution Associations Evolution Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Ciel Associations Evolution Créez en quelques minutes vos fiches adhérents, partenaires, activités, matériels… personnalisables avec photo. Gérez efficacement le service à la personne. Réalisez rapidement vos devis, règlements,factures et avoirs. Ciel Compta Evolution Récupérez automatiquement les écritures comptables issues du règlement des cotisations, activités, prêts, factures… avec la liaison comptable intégrée. Ciel Paye Evolution Gérez sur mesure la paye de vos salariés. Générez votre DADS-U avec une version 100% conforme. Une solution simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez rapidement vos chiffres clés avec le tableau de bord (adhérents, CA...). Vous pouvez même le personnaliser. Découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer votre association de la facturation à la comptabilité générale, analytique et budgétaire en passant par la paye et les plannings. Une solution clé en main qui inclut 3 logiciels + un bouquet de services Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Conforme CICE 1. Utilisez 3 logiciels pour gérer votre activité • Avoir des logiciels toujours conformes à l’actualité légale et proposant régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour gérer votre personnel, mais aussi l’intégralité de votre activité ou encore réaliser votre tenue comptable ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? • Faciliter les échanges avec votre expert-comptable ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta Evolution • Pour mettre rapidement en place votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. • Pour gérer simplement vos immobilisations et vos crédits-bails. • Pour obtenir des tableaux de bord personnalisés avec les indicateurs clés de votre activité. Accès au logiciel Ciel Associations Evolution • Pour créer en quelques minutes vos fiches (adhérents, partenaires, activités, matériels…). • Pour gérer efficacement les services à la personne, les activités récurrentes… • Pour générer automatiquement vos reçus de dons. Accès au logiciel Ciel Paye Evolution • Pour créer les bulletins de paye de vos salariés et générer les écritures comptables associées. • Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs…). • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. • Une veille légale afin que votre logiciel respecte les normes légales et fiscales. • Une veille technologique afin que votre logiciel soit toujours plus fonctionnel, et compatible avec les outils bureautiques les plus récents. Ainsi, nous vous proposons fréquemment des nouveautés pour que votre entreprise soit toujours en conformité avec la législation et gagne en efficacité. Ciel vous assure • Conforme à la Loi de Finances Rectificative. • Conforme aux dernières réglementations sociales ainsi qu’à la mesure CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi). • Télédéclarations de votre TVA et de votre DPAE, DUCS, DADS-U et AED en quelques clics(1). • Interface intuitive et fluide. • Personnalisation de l’environnement de travail. • Modèles de lettre prêts à l’emploi (demande de dons, rappel de promesse de dons....). • Accès de manière sécurisée à vos données comptables et commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté aur web 24h/24 et 7j/7(1). Les + des logiciels Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décroché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au "Rappel automatique" depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 5 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Ciel TéléPaiement SEPA pour 5 flux/mois Pour réaliser simplement vos prélèvements conformément au format SEPA, depuis votre logiciel Ciel Associations Evolution. Vous gagnez ainsi un à plusieurs jours de délai et ne payez plus de frais bancaires supplémentaires ! Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables et commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Vous partagez l’information et vous travaillez à plusieurs à partir d’endroits différents sur les mêmes bases de données sans avoir d’import/export à réaliser, ni même de serveurs à configurer. Ciel héberge et sauvegarde automatiquement toutes vos données sur des serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Ciel DirectDéclaration Social pour 3 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel de paye : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel de paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® de Ciel Paye• Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Ciel Associations Evolution • Modèles de lettres prêts à l’emploi • Consultation en temps réel du solde du compte de l’association, lors de la saisie des écritures • Gestion des activités récurrentes • Gestion d’affaires (état d’avancement, atteinte des objectifs…) • Gestion des adhérents et des cotisations • Historique des relations adhérents • Gestion des partenaires, des activités • Reçu de dons aux oeuvres (modèle CERFA 11580*03) • Gestion des prêts et réservations de matériels • Saisie des dépenses et des recettes • Suivi budgétaire et analytique • Agenda intégré • Gestion des chéquiers • Gestion de la TVA • Gestion des clients, prospects • Devis, factures, avoirs, règlements • Gestion des statuts des devis (en cours, à relancer…) • Gestion des articles en sommeil Nombre illimité de dossiers. Ciel Compta Evolution • Comptabilité générale, analytique et budgétaire • Gestion du crédit-bail • Intégration des écritures comptables à partir de votre relevé bancaire aux formats CFONB, QIF, OFX, TXT ou CSV • Tableaux de bord personnalisables (résultat du mois, évolution des charges, encours client…) • Pointage, lettrage, rapprochement bancaire • Automatisation des écritures régulières (EDF, loyer…) • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) • Trésorerie prévisionnelle • Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA, télédéclarations(1) • Conforme au bulletin officiel des impôts du 24 janvier 2006 • Grand-Livre, Journaux et Balances • Echange des écritures avec votre expert-comptable • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (comptes, balance) Nombre illimité de dossiers. Ciel Paye Evolution • Génération automatique de vos fichiers bancaires à la nouvelle norme européenne SEPA • Paye mensuelle, horaire, par point, inversée… • Modèles de bulletins de paye personnalisables • Création rapide de contrat de prévoyance et de mutuelle • Rattachement de plusieurs salariés à un même contrat de prévoyance ou mutuelle • Formulaires administratifs agréés pré-remplis : DPAE (ex DUE), arrêts maladie • Gestion des plannings prévisionnels, absences, congés payés, heures supplémentaires... • Dématérialisation de vos Attestations Employeur (AED)(2) • Contrôle de cohérence DADS-U et indicateur des zones obligatoires • Duplication des fiches salariés, reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale, des congés à prendre… • Edition des documents administratifs obligatoires Nombre illimité de dossiers. Sécurité • Accès au dossier par mot de passe • Conforme aux directives DEEE/éco-contribution, DGI BO 13-L-1-06 et N° 89-935 sur la tenue des comptabilités informatisées • Conforme à la loi Madelin, ainsi qu’aux normes CRC 2001-10 sur la comptabilisation des immobilisations INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Associations Evolution Ciel 2015 (1) Sous réserve de souscription au service Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Paye Bâtiment 2015 Artisans du bâtiment, maîtrisez la gestion des payes et réalisez simplement vos déclarations spécifiques BTP. Bénéficiez d’un logiciel conforme aux dernières règlementations sociales. Utilisez des plans de paye et modèles de bulletin spécifiques bâtiment prêts à l’emploi. Télédéclarez(1) vos DPAE, vos AED, vos DUCS et votre DADS-U en quelques clics. Archivez vos données sur les trois dernières années (bulletins, états…). Simplifiez-vous la gestion des arrêts de travail : vous réalisez la gestion de vos arrêts de travail avec insertion automatique dans vos bulletins. Pourquoi choisir Ciel Paye Bâtiment 2015 ? Estimez le montant du CICE auquel vous êtes éligible à l’aide d’un module de calcul de l’assiette(1). Bénéficiez d’une gestion analytique par salarié et accédez ainsi à une analyse financière détaillée des coûts salariaux. Disposez de l’édition de nombreux états et de documents types (Journal, état des charges, contrats, suivi du personnel…). Fiabilisez votre déclaration pour éviter tout rejet grâce au contrôle de cohérence DADS-U. Générez votre DADS-U et DADS-U CI BTP avec une version conforme à la Norme 4DS(1). Un logiciel simple, pratique et conforme Conforme CICE Accédez intuitivement aux fonctions clés grâce à la barre d’actions d’INTUICIEL©. Disposez du tableau de bord avec vos indicateurs sociaux. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • MS Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Bulletins de paye • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, cadre, ETAM, ouvriers…) • Choix d’affichage des congés payés, des RTT sur le bulletin • Gestion analytique • Calcul automatique des IJSS • Import/export des variables au format MS Excel® • Conforme aux dernières réglementations Formulaires administratifs agréés • Attestations de salaire pour la Sécurité Sociale (arrêt maladie, congé maternité/paternité, accident du travail) • Dématérialisation de vos Attestations Employeur (AED)(1) Paramétrage • Accès aux dossiers N-3 archivés pour contrôle ou réédition • Cotisations et rubriques prêtes à l’emploi et personnalisables • Plans de paye standard et bâtiment • Gestion des payes mensuelles, horaires, par point, inversées, décalées, partielles, employeurs multiples • Duplication des salariés, reprise des éléments d’une fiche salarié à l’autre • Création des contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • Organisation des listes selon vos propres critères de regroupement • PRATIQUE ! Rattachement de plusieurs salariés à un même contrat de prévoyance ou mutuelle Editions • DADS, DUCS (états préparatoires) et DPAE • Journal de paye • Etat analytique détaillé par salarié, par chantier • Etats des paiements, des charges à payer par caisse • Fiches individuelles des salariés • Etat des congés et RTT par salarié • Plus de 25 lettres et documents inclus au format MS Word® (confirmation d’embauche, contrat de travail, lettre chèque…) Echanges de données • Génération des fichiers de virement à la norme SEPA • Transfert des écritures comptables vers Ciel Compta pour Windows • Possibilité de mise à jour via Internet des taux et éléments constitutifs de plans de paye DADS-U • Télétransmission(1) de la DADS-U de type complète (TDS, IRC et/ou IP) et DADS-U CI-BTP à la Norme 4DS • Indicateurs des zones obligatoires DADS-U • Contrôle de cohérence DADS-U Gestion de temps/Plannings • Plannings prévisionnels graphiques (par établissement, service, catégorie de salarié…) • Bordereaux de saisie au format MS Excel® Aides • Aide intégrée au logiciel • Manuel utilisateur • Guide DADS-U INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Paye Bâtiment 2015 (1) Sous réserve de souscription au Service Ciel Platine ou à un service d’assistance Ciel incluant les mises à jour et Ciel directDéclaration. Détails et conditions tarifaires sur www.ciel.com. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Le guide des échanges de données comptables Clients/Experts-comptables Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Madame, Monsieur l’expert-comptable, Parce que vous avez des clients utilisateurs de Ciel et que vous souhaitez travailler encore plus efficacement avec eux, Ciel vous propose son «Guide des Echanges de données clients/experts-comptables» . Vous y trouverez une description détaillée des procédures d'échanges entre les principaux outils de production du marché et Ciel Compta. Avec vos clients équipés de Ciel Compta, quel que soit votre outil de production vous récupérez facilement et en toute sécurité leurs informations comptables, pour travailler directement sur leurs données, puis les leur restituer, avec la même simplicité. A savoir ! Ciel Service commercial experts-comptables 11, rue de cambrai 75917 Paris Cedex 19 Téléphone : 01 55 26 33 46 Fax : 01 55 26 33 61 Aiguilleurs@ciel.com www.ciel.com Vous avez des clients déjà utilisateurs de Ciel ou qui vous demandent conseil sur le choix de leurs logiciels. Ciel a créé pour vous un programme de prescription qui vous garantit efficacité, productivité, valeur ajoutée… ainsi que des avantages exclusifs pour vous et vos clients. Découvrez le programme Aiguilleurs de Ciel (http://www.ciel.com/Experts/Accueil.aspx) 3 Les différentes méthodes d'échanges des données comptables Les échanges comptables par synchro compta Synchro Compta© est une technologie d'échanges de données comptables entre vos clients et votre cabinet. Elle est intégrée dans les logiciels du groupe Sage : Sage Production Coala, Ciel Compta, Sage 30, Sage 100. Grâce à cette nouvelle technologie, vous pouvez vérifier les données de vos clients sans interrompre leur travail et sans risque d'incohérence. Synchro Compta© permet en effet de définir une période sur laquelle la saisie simultanée des écritures n'est pas autorisée. Echangez avec vos clients n'a jamais été aussi simple ! Grâce à Synchro Compta© vous récupérez automatiquement les écritures de vos clients. Une fois la validation effectuée, vos clients réintègrent votre travail dans leur dossier : en quelques clics leur comptabilité est synchronisée. Vous proposez à vos clients la meilleure solution dès le départ ! Conseillez à vos clients qui souhaitent informatiser leur comptabilité un logiciel Synchro Compta©. A partir de votre outil de production compatible Synchro Compta© vous transmettez à vos clients les paramètres de votre dossier. Ils récupèrent automatiquement et sans ressaisie ces paramétrages pour créer leurs dossiers dans Ciel Compta versions 2007 et supérieures. Les dossiers de travail sont ainsi parfaitement compatibles avec votre logiciel. Les échanges comptables par Import - Export Bien sûr les logiciels Ciel disposent des «traditionnelles» fonctions d'import/export qui permettent d'échanger les données avec les principaux logiciels comptables du marché. L'exportation vous permet de créer un fichier contenant les écritures comptables de votre choix (une série, un mois, la totalité ...). Ces écritures seront ensuite intégrées dans un autre dossier de comptabilité par la commande IMPORT. L'importation peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre dossier les écritures comptables de votre client. • par votre client pour intégrer dans sa comptabilité des écritures que vous lui envoyez après les avoir traitées (écritures d'OD, écritures de bilan ...). Les fichiers d'écritures comptables peuvent être échangés : Ö En utilisant la plate-forme d'échange sécurisée Ciel Si votre logiciel de production n'est pas compatible Synchro Compta©, Ciel met à la disposition de ses clients et de leurs experts-comptables une plate-forme d'échanges de données sécurisée. A partir de cette plateforme vous téléchargez les données comptables de vos clients équipés d'un logiciel Ciel au format de votre logiciel de production. Ö Par le biais de supports conventionnels : email, clé USB, CD-Rom, disquette... Les échanges comptables par Sauvegarde - Restauration Si vous et votre client êtes équipés de logiciels Ciel, vous pouvez recourir à l'échange de données par sauvegarde-restauration. Cette méthode vous permet d'échanger avec votre client la globalité du dossier. • La sauvegarde a pour but de mémoriser les données d'un dossier vers une autre unité de stockage. • La restauration permet de récupérer simplement les données préalablement sauvegardées. L Contrairement à Synchro Compta©, les échanges de données par Sauvegarde/Restauration ne permettent pas à votre client de continuer à travailler lorsque vous effectuez des modifications car la restauration " écrase " toutes les informations dans le logiciel de comptabilité de votre client. 4 Connaître le numéro de version de son logiciel Avant d’envoyer ou de récupérer des écritures, vous devez vérifier : • le numéro de version du logiciel installé chez vous et chez votre client, • le type de version installée (Millésime ou Evolution ou Facile). 1. Pour reconnaître facilement le numéro de version de votre logiciel de comptabilité, activez la commande A PROPOS DE du menu ? (AIDE). 2. La fenêtre A propos de Ciel Compta affiche le numéro de version de l’application. L Ce numéro est également visible depuis la barre de titre du logiciel. Exemple : Ciel Compta 12.20 Tableau de correspondance Ciel Compta Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution Attention ! Cette information est essentielle. Elle permet de déterminer la méthode d’échange de données avec votre client. Numéro de version Ciel Compta Millésime 7.00 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001 8.00 - 8.01 - 8.02 2002 9.00 - 9.10 2003 10.00 - 10.50 2004 11.00 - 11.10 2005 12.00 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006 13.00 - 13.10 2007 14.00 - 14.10 2008 15.00 - 15.10 - 15.20 2009 16.00 2010 Numéro de version Ciel Compta Evolution 1.10 - 1.11 2002 2.00 2003 3.00 - 3.50 2004 4.00 - 4.10 2005 5.00 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R) 6.00 - 6.10 2007 7.00 - 7.10 2008 8.00 - 8.10 - 8.20 2009 9.00 2010 - Connaître le numéro de version de son logiciel - 5 Tableau de correspondance Ciel Compta Facile Synthèse des méthodes d’échanges possibles avec les logiciels Ciel Le tableau ci-dessous vous permet de visualiser rapidement les méthodes d’échanges possibles entre les clients et le cabinet d’expertise comptable en fonction des versions utilisées par chacun. Vous êtes équipé de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile Numéro de version Ciel Compta Facile 1.00 - 1.10 2008 2.00 - 2.10 - 2.20 2009 3.00 2010 Attention ! • Pour échanger des données par la Synchro compta, vous devez posséder au minimum la version 2007 de Ciel Compta ou de Ciel Compta Evolution ou au minimum la version 2008 de Ciel Compta Facile. • Avec Ciel, vous pouvez toujours récupérer les dossiers de vos clients sauvegardés avec un logiciel dont la version est plus ancienne que celle que vous utilisez (compatibilité ascendante). • L’échange de données par import/export est compatible avec Ciel Compta version 2002 (version 8.00) et supérieures. • Vous pouvez utilisez un assistant des échanges de données à partir des versions Ciel Compta 14.10, Ciel Compta Evolution 7.10 ou Ciel Compta Facile 1.10. Votre client utilise : Echanges de données possibles : Ciel Compta ou Compta Evolution ou Ciel Compta Facile 2008 ou supérieures Synchro compta Import/Export Sauvegarde/Restauration (si version identique) Assistant des échanges de données Ciel Compta ou Compta Evolution 2007 ou inférieures Synchro compta Import/Export Sauvegarde/Restauration (si version identique) Ciel Compta 2006 ou inférieures Import/Export Echanger simplement vos données Différentes méthodes d'échange des données comptables sont possibles. Nous vous conseillons d'utiliser Synchro Compta©, la toute nouvelle technologie d'échange de données comptables entre les logiciels du groupe Sage. Cliquez sur ces liens pour en savoir plus ! Repérez dans le tableau ci-dessous votre logiciel de production comptable, celui de votre client puis cliquez sur le lien bleu correspondant à la méthode d'échange que vous souhaitez utiliser. Vous êtes équipé d'un logiciel... Ciel Sage Sage Experts Comptables Cegid Ccmx Autre (API, Quadratus...) Votre client utilise un logiciel... Ciel Synchro Compta© Sauvegarde Restauration Import Export Assistant échanges de données Synchro Compta© Import Export Synchro Compta© Import Export Import Export Import Export Import Sage Synchro Compta© Import Export Assistant échanges de données Synchro Compta© Synchro Compta© EBP Import Assistant échanges de données 7 Présentation de la Synchro Compta© La Synchro compta Sage 30 et 100 / Sage Expert (Coala) / Ciel Compta permet l'échange dynamique des écritures et des données de structure entre l'expert-comptable et son client équipés tous les deux d'une des applications du groupe Sage. L'un des logiciels est installé chez l'utilisateur, l'autre est implanté chez l'expert-comptable qui s'occupe de la gestion et du suivi des comptes de son client. Elle permet d'envoyer et de récupérer automatiquement les écritures comptables entre l'expert et le client équipés d'une application Ciel, Sage ou Sage Experts-Comptables. Cette fonction permet : Au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. A l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). Le client et l'expert ne peuvent pas saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. L Le module de Synchro compta intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. Principe de fonctionnement Gestion des données Les données synchronisées Synchro compta Sage / Sage Experts-Comptables / Ciel Echange de données simplifié Pré-requis Sage Expert Paramétrage préalable Emission des données Réception des données Sage Sage Experts-Comptables Ciel Pré-requis Ciel Paramétrage préalable Emission des données Réception des données Pré-requis Sage Paramétrage préalable Emission des données Réception des données - Présentation de la Synchro Compta© - 8 Les données suivantes sont transférées par la Synchro compta en création ou modification : • les comptes généraux • les comptes auxiliaires • les codes journaux • les écritures comptables • le lettrage • le pointage bancaire • les codes analytiques (Synchro entre Ciel et Ciel ; Synchro entre Ciel et Sage) • la mise en place de la première Synchro compta ne concerne que l'exercice N en cours. Les données non synchronisées Les écritures de simulation et de situation. Gestion des périodes Dans les logiciels Ciel Compta version 2009 et supérieure, la gestion des périodes est uniquement possible en mode Synchro compta +. Avec la Synchro compta, vous pouvez gérer les périodes. Cela permet de mettre en place le mode travail suivant : • le client et l'expert ne peuvent pas saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. • les modifications extracomptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. • le passage de relais est à l'initiative de la PME. - Présentation de la Synchro Compta© - 9 Gestion des conflits L Dans les logiciels Ciel Compta version 2009, la gestion des conflits est uniquement possible en mode Synchro compta +. La PME et le cabinet peuvent effectuer certaines tâches en commun. - Présentation de la Synchro Compta© - 10 Cas 1 : Données de base Cas 2 : Lettrage - Pointage Emission des données Toutes les lignes d'écritures nouvelles pointées ou lettrées seront transmises. Réception des données A réception des données (côté Expert ou Client), un contrôle des lignes d'écritures lettrées ou pointées est effectué. S'il n'y a pas de différence, les écritures sont synchronisées. Si une différence est notée, un second contrôle vérifie l'équilibre du lettrage (ou le pointage) puis lance le lettrage (ou le pointage) de façon automatique. Utiliser Synchro Compta© avec Sage Experts-Comptables (Coala) Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer. C'est votre première synchro compta Vous avez déjà effectué une synchro compta Votre client utilise Ciel ou Sage Pré-requis comptables Sage - Production Coala / Ciel Sage - Production Coala / Production Coala Acquisition Sage - Production Coala / Sage Paramétrages préalables Emission/réception de données Expert : émission des données Client : réception des données Client : émission des données Expert : réception des données 12 Synchro compta avec Sage Experts-Comptables Vous pouvez activez la Synchro compta uniquement entre : • Sage - Production Coala et Production Coala Acquisition, • Sage - Production Coala et Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile, • Sage - Production Coala et Sage 30 ou 100 ou Start Compta. Pré-requis L Ces pré-requis doivent impérativement être vérifiés par le Cabinet d'expertise comptable et le Client pour chaque dossier avant la première synchronisation. Pré-requis comptables Sage - Production Coala / Production Coala Acquisition Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes doivent être de format numérique sans espace. Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes doivent être en majuscule et comporter que des lettres et des chiffres sans espace Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, infé- rieure ou égale à 11 caractères Journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 13 Sage - Production Coala / Ciel Sage - Production Coala / Sage Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes doivent être de format numérique sans espace. Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes doivent être en majuscule et comporter que des lettres et des chiffres sans espace Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, inférieure ou égale à 11 caractères Les comptes fournisseurs doivent commencer par 401 Les comptes clients doivent commencer par 411 Codes Journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs Un compte collectif unique pour les fournisseurs et un pour les clients N° Siret Pas d'espace Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes doivent être de format numérique sans espace Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes doivent être en majuscule et comporter que des lettres et des chiffres sans espace Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, inférieure ou égale à 11 caractères Codes Journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs N° Siret Pas d'espace - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 14 Pré-requis versions Paramétrages ¬ Pour plus de détail sur la partie Installation et Administration, reportez-vous au document de référence de Sage Experts-Comptables : 16Synchro_Cabinet.Pdf (Sage - Production Coala) ou 16Synchro_Pme_Coala.Pdf (Production Coala Acquisition). Ces documents sont stockés dans le ré- pertoire Doc\Applications de Sage Expert (Coala). L Les pré-requis doivent être vérifiés par l'expert et le client sur chaque dossier avant la première synchronisation. Il est nécessaire de procéder à une sauvegarde de votre dossier avant tout paramétrage. L'activation de la Synchro compta (Sage - Production Coala et Production Coala Acquisition) d'un dossier va mettre au pré-requis les données du dernier exercice encours uniquement. Les modifications sont irréversibles : • mise en majuscule des comptes auxiliaires, • mise en majuscule des codes journaux, • ajustement des longueurs des libellés et des comptes en fonction du logiciel en synchronisation avec Sage - Production Coala. Particularités complémentaires pour une Synchro compta avec Ciel Le traitement d'activation de la Synchro compta va ajuster automatiquement la longueur des comptes auxiliaires à la longueur des comptes généraux et remplacer les racines des comptes fournisseurs et clients par 401 et 411. Exemple d'ajustement des longueurs de compte : Avant l’activation de la Synchro compta : • longueur comptes généraux = 6. • longueur comptes auxiliaires = 8. Après activation de la Synchro compta s'il n'y a pas de modification des longueurs de comptes : • longueur comptes généraux = 6. • longueur comptes auxiliaires = 6. • les codes fournisseurs et clients vont être tronqués. Si vous souhaitez garder la même codification des codes fournisseurs et clients, vous devez modifier la longueur des comptes généraux et auxiliaires avant l'activation de la Synchro compta. Dans la modification du paramétrage, il faut retenir les règles suivantes : • la longueur des comptes auxiliaires doit être égale à la longueur des comptes généraux. • la recodification des codes fournisseurs et clients va remplacer la racine des comptes fournisseurs et clients par 401 et 411. Attention ! Les versions compatibles avec la nouvelle Synchro compta sont : - Ciel Compta à partir de la version 13.10. - Ciel Compta Evolution à partir de la version 6.10. - Ciel Compta Facile à partir de la version 1.00. - Sage 30 à partir de la version 12.10. - Sage 100 à partir de la version 14.03. - Sage Start Compta à partir de la version 12.10 - Sage Production Coala à partir de la version 3.50. - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 15 Exemple de recodification : Particularités complémentaires pour une Synchro compta avec Sage Le paramétrage de la longueur des comptes auxiliaires est ajusté automatiquement à 11. C'est un paramétrage de longueur maximale. Vous pouvez avoir des codes fournisseurs et clients inférieurs à 11. Sage - Production Coala Etape 1 - Vérification des longueurs de comptes 1. Lancez Sage - Production Coala, accédez à la comptabilité puis sélectionnez le menu PARAMÈTRES - PLAN DE COMPTE. 2. Vérifiez les longueurs de comptes (voir détails ci-dessus). Etape 2 - Activation de la Synchro compta 1. Sélectionnez le dernier exercice à synchroniser. 2. Accédez au module comptabilité, sélectionnez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. Si la Synchro compta n'est pas activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. 4. Complétez le paramétrage en fonction de votre logiciel destinataire. - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 16 Email client 5. Renseignez l'adresse e-mail du client. Cette adresse permet l'envoi des fichiers à vos clients. Logiciel destinataire Cette option détermine le logiciel destinataire pour la Synchro compta. Sélectionnez le Logiciel destinataire correspondant. • Ciel --> pour Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile. • Sage 30 & 100 --> pour Sage 30, Start ou 100. • Sage Expert --> pour Production Coala Acquisition. Génération des A-nouveaux par Cette option permet de déterminer celui qui génère les A-nouveaux : l'expert-comptable ou le client. 6. Sélectionnez donc : • Expert-comptable si les A-nouveaux sont générés par l'expert-comptable, • Client si les A-nouveaux sont générés par le client. Intégration automatique Cette option permet dans Sage - Production Coala d'importer automatiquement un fichier dès qu'il est récupéré par l'automate de Sage Experts-Comptables. 7. Cochez cette option si vous souhaitez une intégration automatique. Editer le fiche d'inscription Cette option permet d'afficher un document pdf reprenant les informations à indiquer à vos clients. L'impression de ces informations est aussi accessible par le menu SUPERVISEUR SYNCHRO. ¬ Pour des informations détaillées sur le superviseur synchro, reportez-vous à la documentation de Sage Experts -Comptables : 16Synchro_Cabinet.Pdf (Sage - Production Coala) ou 16Synchro_Pme_Coala.Pdf (Production Coala Acquisition) que vous retrouvez dans le répertoire Doc\Applications du serveur Sage Experts-Comptables. Si la sélection du logiciel destinataire est Ciel ou Sage 30 & 100, les informations reprises dans la fiche d'inscription à communiquer au client sont : • Le numéro de dossier Le numéro de dossier est un élément permettant d'identifier un dossier Sage Experts-Comptables. Ce numéro doit être repris dans le paramétrage Synchro compta du logiciel Sage 30/100 dans la rubrique du même nom. • Le code expert Le code expert permet d'identifier l'expert-comptable. Il est attribué à chaque expert par Sage ExpertsComptables. Ce code doit être saisi dans le paramétrage Synchro compta du logiciel Sage 30/100 dans la rubrique du même nom. • L'e-mail Cette adresse e-mail correspond à l'adresse Email du serveur de médiation de Sage Experts-Comptables, soit : synchro@sage.com. Si la sélection du logiciel destinataire est Sage Expert, l’information reprise dans la fiche d'inscription et à communiquer au client est : un code (clé de synchro). Dans ce cas, votre logiciel destinataire est obligatoirement Production Acquisition Coala. Ce code doit être saisi lors du paramétrage de la Synchro compta dans Production Acquisition Coala. Envoyer la fiche d'inscription Cette option permet d'envoyer la fiche d'inscription à l'adresse e-mail du client renseignée précédemment. Production Coala Acquisition Etape 1 - Vérification des longueurs de comptes 1. Accédez à la comptabilité puis sélectionnez le menu PARAMÈTRE commande PLAN DE COMPTE. 2. Vérifiez les longueurs de comptes (voir détails ci-dessus). - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 17 Etape 2 - Activation de la Synchro compta 1. Sélectionnez le dernier exercice à synchroniser. 2. Accédez au module comptabilité, sélectionnez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. Si la Synchro compta n'est pas activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. La fenêtre de saisie des paramètres s'affiche. Clé La clé est communiquée par l'expert-comptable. Cette clé est générée lors de l'activation de la Synchro compta au cabinet comptable avec Sage Production Coala. Logiciel destinataire 4. Sélectionnez Sage Expert. Génération des A-nouveaux par Cette option permet de déterminer celui qui génère les A-nouveaux : l'expert-comptable ou le client. 5. Sélectionnez donc : • Expert-comptable si les A-nouveaux sont générés par l'expert-comptable, • Client si les A-nouveaux sont générés par le client. Intégration automatique Cette option permet dans Production Coala Acquisition d'importer automatiquement un fichier dès qu'il est récupéré par l'automate de Sage Experts-Comptables. 6. Si vous optez pour une intégration automatique, cochez-la. Emettre les données Si vous utilisez Production Coala Acquisition, cette option vous permet d'envoyer les écritures du mois vers le logiciel de l'expert-comptable. Les dates de synchronisation possibles seront toujours des dates de fin de mois. Si vous utilisez Sage - Production Coala, cette option vous permet d'envoyer les écritures de fin de mois vers le logiciel de votre client. La date de synchronisation est considérée dans ce cas comme une date de validation. - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 18 L Ces dates de synchronisation et de validation constituent des dates de fin de saisie. Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. Recevoir les données Si vous utilisez Production Coala Acquisition, cette option permet d'importer les écritures émises par l'expertcomptable. Si vous utilisez Sage - Production Coala, cette option permet d'importer les écritures émises par le client et une libération de périodes de saisies. Emettre les données en configuration Client L L'émission des données en configuration client ne concerne que Production Coala Acquisition. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu de comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. Etape 2 - Paramètres 2. Dans l'éditeur de la Synchro compta sélectionnez le menu FICHIER commande EXPORTATION. La fenêtre ci-dessous s’affiche. - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 19 Type d'éléments 3. Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'éléments. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchro. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. Commentaire Cette option permet de saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi. Date de validation Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'exportation. A la fin de l'exportation, la fenêtre ci-dessous sera automatiquement fermée. Etape 3 - Transfert des données Le lot généré part automatiquement lors de la prochaine connexion du serveur du cabinet avec le serveur de médiation Sage Experts-Comptables. Toutefois, le cabinet peut forcer l'expédition d'un lot. 1. Pour forcer l'expédition du lot, cliquez dans la fenêtre Import. Sélectionnez Export puis cliquez sur le lot concerné. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande ENVOYER. L Tout envoi enregistre le fichier d'export dans le répertoire compta\bal\envoyes\synchro du dossier concerné. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSC XML Exemple Emission lancée le 03/09/2006 à 15H53Mn45S pour la SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSC030906000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 20 Emettre les données en configuration expert-comptable L'émission des données en configuration expert-comptable ne concerne que Sage - Production Coala. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu de comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. 2. Dans l'éditeur de Synchro compta sélectionnez le menu FICHIER commande EXPORTATION. Etape 2 - Paramètres La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission. Type d'éléments Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'éléments. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchro. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. Commentaire Permet de saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi. - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 21 Date de validation Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'exportation. A la fin de l'exportation, la fenêtre ci-dessous se fermera automatiquement. Etape 3 - Transfert des données Le lot généré part automatiquement lors de la prochaine connexion du serveur du cabinet avec le serveur de médiation Sage Experts-Comptables. Toutefois, le cabinet peut forcer l'expédition d'un lot. 1. Pour forcer l'expédition du lot, cliquez sur la fenêtre Import, sélectionnez Export puis cliquez sur le lot concerné. 2. Activez le menu CONTEXTUEL et sélectionnez la commande ENVOYER. L Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire compta\bal\envoyes\synchro du dossier concerné. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSC.XML Exemple Emission lancée le 03/09/2006 à 15H53Mn45S pour la SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSC030906000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 22 Recevoir les données en configuration Client L Il est conseillé de sauvegarder le dossier avant toute nouvelle importation. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu de la comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. 2. Sélectionnez le menu FICHIER commande ENVOYER ET RECEVOIR - RECEVOIR. L Les lots en attente sur le serveur de médiation seront repris dans la fenêtre Import. Les lots non encore importés sont symbolisés par une enveloppe. Etape 3 - Import des données 1. Cliquez sur le lot à importer. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande IMPORTER. 3. A la fin de l'import, le détail des lignes importées s’affiche dans la fenêtre Compte-Rendu. L Les lots importés sont symbolisés par une flèche verte. Les lots rejetés sont symbolisés par une croix rouge. - Synchro compta avec Sage Experts-Comptables - 23 Recevoir les données en configuration expert-comptable L Il est conseillé de sauvegarder le dossier avant toute nouvelle importation. Le lot envoyé par la PME parvient automatiquement au cabinet lors de la prochaine connexion du serveur cabinet avec le serveur de médiation Sage Experts-Comptables. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu de la comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. L La PME peut forcer la réception d'un lot. 2. Sélectionnez le menu FICHIER commande ENVOYER ET RECEVOIR-RECEVOIR. Les lots en attente sur le serveur de médiation seront repris dans la fenêtre Import. Etape 3 - Import des données 3. Cliquez sur le lot à importer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande IMPORTER. A la fin de l'import, le détail des lignes importées s’affiche dans la fenêtre Compte-Rendu. L Les lots importés sont symbolisés par une flèche verte. Les lots rejetés sont symbolisés par une croix rouge. Utiliser Synchro Compta© avec Ciel Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer. C'est votre première synchro compta Vous avez déjà effectué une synchro compta Votre client utilise Ciel, Sage Pré-requis comptables Ciel / Ciel Ciel / Sage Ciel / Sage Expert (Coala) Paramétrages préalables Emission/réception de données Expert : émission des données Client : réception des données Client : émission des données Expert : réception des données Réception des données en création de dossier 25 Synchro compta avec Ciel Compta Les pré-requis ci-dessous doivent impérativement être vérifiés par le Cabinet d'expertise comptable et le Client pour chaque dossier avant la première synchronisation. Pré-requis Pré-requis comptables Ciel / Ciel Ciel / Sage Expert (Coala) Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Même longueur de complétion à «0» que la longueur des comptes généraux Comptes de tiers Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Journaux Longueur identique chez l'expert et chez le client Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Les comptes doivent être de format numérique Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Codes journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes Collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs N° Siret Pas d'espace - Synchro compta avec Ciel Compta - 26 Les lignes d'écritures avec des montants négatifs sont synchronisées dans Sage - Production Coala au sens inverse en positif, si bien que les états balances, extraits de comptes et journaux peuvent être différents (au niveau des cumuls montants débit et cumuls montants crédit, les soldes sont identiques). Ciel / Sage • L’option Contrepartie à chaque ligne n'est pas cochée automatiquement pour un code journal de type trésorerie synchronisé de Ciel Compta vers Sage Compta 30/100/Start. Des lignes d'écritures de centralisation sont automatiquement générées sur le journal. Ceci explique le fait que les états balances, journaux, etc, n'aient pas les mêmes résultats. Dans ce cas, il faut supprimer les lignes d'écritures générées automatiquement et cocher l'option Contrepartie à chaque ligne dans le code journal. • Dans Ciel Compta, il faut que les lignes d'écritures dans un journal de type trésorerie utilisent le compte de contrepartie du journal définis par défaut (doit être le même que celui définis par Sage). Les lignes affectées à un autre compte seront centralisées dans Sage. Pré-requis versions Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures Comptes de tiers Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, et inférieure ou égale à 11 caractères Les comptes fournisseurs doivent commencer par 401 Les comptes clients doivent commencer par 411 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Identique chez l'expert et chez le client Journaux Longueur Inférieure ou égale à 6 caractères Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client Longueur supérieure ou égale à 3 caractères Journaux de trésorerie Les journaux doivent avoir un compte de contrepartie Les journaux doivent être paramétrés avec un compte de contrepartie à chaque ligne dans Sage Journaux achats et ventes Ne doivent comporter des comptes de contrepartie N° Siret Pas d'espace Code lettrage Les codes lettrages doivent être en majuscule et ne pas contenir des caractères numériques Attention ! Les versions compatibles avec la nouvelle Synchro compta sont : - Ciel Compta à partir de la version 13.10 - Ciel Compta Evolution à partir de la version 6.10 - Ciel Compta Facile à partir de la version 1.00 - Sage 30 à partir de la version 12.10 - Sage 100 à partir de la version 14.03 - Sage Start Compta à partir de la version 12.10 - Sage Production Coala à partir de la version 3.50 - Synchro compta avec Ciel Compta - 27 Paramétrages L Les pré-requis doivent être vérifiés par l'expert et le client sur chaque dossier avant la première synchronisation. Il est nécessaire de procéder à une sauvegarde de votre dossier avant tout paramétrage. Paramétrage commun Ce paramétrage est identique pour une utilisation du logiciel en tant qu'expert ou client. 1. Pour paramétrer la Synchro compta, activez le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - Onglet Coordonnées. 2. Renseignez l'adresse E-mail du client. 3. Dans l’onglet Compléments, renseignez l'adresse e-mail de l'expert-comptable. - Synchro compta avec Ciel Compta - 28 4. Activez le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 5. Dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution cliquez sur l’onglet Racines/défauts. 6. Cliquez sur le bouton . 7. Vérifiez le paramétrage suivant : • L’option Compléter les comptes sur doit être égale à Longueur Maximum. • Ne pas cocher Autoriser les minuscules et Autoriser les caractères accentués. • Racines de classe et Racine de compte. 8. Activez le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - Onglet Synchro compta ou dans Ciel Compta Facile, activez le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ puis cliquez sur le bouton . L Vous pouvez également passer par le menu DIVERS - SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES. Paramètres comptabilité dans Ciel Compta et Ciel Compta Evolution Paramètres comptabilité dans Ciel Compta Facile - Synchro compta avec Ciel Compta - 29 Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous envoyez uniquement les nouvelles écritures et à n’importe quelle date. Vous avez aussi la possibilité de choisir les écritures ou d’envoyer tout le dossier comptable. Ce mode est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’il permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Vous pouvez ensuite modifier ou supprimer les écritures et autres éléments transmis (comptes, codes journaux, etc.). 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Sens du transfert Le sens du transfert permet de définir le type de fichier : Client ou Expert-comptable. Ce paramètre sera important pour la gestion de la date de synchronisation (définie par le client) et la date de validation (définie par l'expert-comptable). 2. Sélectionnez le groupe : • Client --> expert-comptable si vous utilisez Ciel en tant que client. • Expert --> client si vous utilisez Ciel en tant qu'expert-comptable. Logiciel destinataire Cette option détermine le logiciel destinataire pour la Synchro compta. 3. Sélectionnez le Logiciel destinataire correspondant : • Ciel --> pour Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré. - Synchro compta avec Ciel Compta - 30 • Sage30 &100 --> pour Sage 30, Start ou 100. • Sage Expert --> pour Sage - Production Coala. En fonction du logiciel destinataire sélectionné les choix suivants sont proposés. Logiciel destinataire Ciel Renseignez le Numéro de dossier. L Ce numéro est défini entre le client et l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni d'espace ni de caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Le Code expert-comptable est facultatif mais doit respecter le même principe que le numéro de dossier. Logiciel destinataire Sage 30 & 100 & Start Renseignez le Numéro de dossier. L Ce numéro est défini entre le client et l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni d'espace ni de caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Le Code expert-comptable est facultatif, mais doit respecter le même principe que le numéro de dossier. Logiciel destinataire Sage Expert 1. Saisissez le Numéro de dossier (Code dossier) communiqué par votre expert-comptable. 2. Indiquez le Code expert-comptable (Identifiant Cool) communiqué également par votre expertcomptable. 3. Renseignez le Compte collectif des clients communiqué par votre expert-comptable ainsi que le Compte collectif des fournisseurs communiqué par votre client ou expert-comptable. L Ces comptes doivent être créés au préalable et ne doivent pas comporter d'écritures. L'e-mail du serveur de médiation Sage Experts-Comptables (synchro@sage.com) est renseigné automatiquement. - Synchro compta avec Ciel Compta - 31 Génération des A-nouveaux (Uniquement en mode Synchro compta +) Cette option permet de déterminer celui qui génère les A-nouveaux : l'expert-comptable ou le client. 4. Sélectionnez donc : • Expert-comptable si les A-nouveaux sont générés par l'expert-comptable, • Client si les A-nouveaux sont générés par le client. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider votre paramétrage. Emettre les données en configuration client Selon le mode de Synchro compta dans lequel vous travaillez, reportez-vous au paragraphe correspondant : • “Emission en mode Synchro compta (simplifié)”, page 31. • “Emission en mode Synchro compta +”, page 36. Emission en mode Synchro compta (simplifié) Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez le choix Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. - Synchro compta avec Ciel Compta - 32 Etape 2 - Choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués. L Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. 3. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplé- mentaire s’affiche : - Synchro compta avec Ciel Compta - 33 4. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 5. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. L Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 6. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 7. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 8. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 - Emplacement du fichier généré Dupliquer le fichier généré dans un autre répertoire Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire Communication correspondant à votre dossier Ciel. Exemple de chemin pour le dossier Société Exemple : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Emis. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSZ.XML.ZIP. L Si le fichier est au format XML, le nom du fichier commencera par CSA au lieu de CSZ. Exemple Emission lancée le 03/06/2008 à 15H53Mn45S pour SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier : CSZ030608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.zip Envoyer le fichier généré par messagerie électronique Cette option permet d'envoyer immédiatement votre fichier à votre client ou expert si votre poste est équipé d'une messagerie compatible POP/SMTP (exemple : Outlook). Dans le cas contraire vous devez envoyer ou remettre le fichier ultérieurement à votre client ou expert. - Synchro compta avec Ciel Compta - 34 En fonction de votre logiciel destinataire les adresses e-mails proposées sont : • Ciel ou Sage 30&100 Si vous êtes configuré en tant que Client l'e-mail proposé est l'e-mail renseigné dans l’onglet Complément accessible par le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. Si vous êtes configuré en tant qu'expert-comptable l'e-mail proposé est l'e-mail renseigné dans l'onglet Coordonnées accessible par le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. • Sage - Production Coala L'e-mail proposé est synchro@sage.com. Envoyer le fichier généré sur le site Ciel 1. Si vous voulez Envoyer le fichier généré sur le site Ciel, cochez l'option Oui. Votre expert-comptable pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Etape 5- Sauvegarde Cette étape permet d'effectuer une copie de votre dossier avant de lancer l'export. Vous créez ainsi une image de votre dossier pouvant être restauré si besoin avant la synchronisation. 1. Cliquez sur le bouton de votre choix : • [Annuler] permet d'abandonner l'émission sans aucun traitement, • [Continuer sans copie] permet de lancer l'émission, • [Faire une copie et continuer] (option recommandée). Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer], la fenêtre suivante s’affiche. - Synchro compta avec Ciel Compta - 35 Cette fenêtre permet de sélectionner le répertoire dans lequel vous effectuerez votre sauvegarde. 2. Sélectionnez un répertoire puis cliquez sur le bouton [Ok] pour continuer. Etape 6 - Envoi du fichier Envoyer le fichier généré par messagerie électronique : si pour cette option vous avez indiqué Oui, confirmez l'envoi en cliquant sur le bouton [Oui]. Etape 7 - Rapport d'émission A la fin de l’émission, un rapport semblable à celui ci-dessous s’affiche. Si vous avez généré le fichier uniquement sur votre disque dur sans l’envoyer par email ou sur le site internet - Synchro compta avec Ciel Compta - 36 Ciel, vous n’obtiendrez pas un rapport d’émission mais un message comme ci-dessous. Emission en mode Synchro compta + Etape 1 - Choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 - Choix des écritures La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission. Type d'écritures 2. Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'écritures. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchronisation. - Synchro compta avec Ciel Compta - 37 • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. Date de synchro L Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. 3. Indiquez la Date de synchro. L Lorsque vous sélectionnez une date déjà synchronisée, vous êtes averti par un message d'erreur. La «resynchronisation» n'est à utiliser que dans le cas de transmission de la totalité des données vers un nouveau dossier. Etape 3 - Emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Dupliquer le fichier généré dans un autre répertoire Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire Communication correspondant à votre dossier Ciel. Exemple de chemin pour le dossier Société Exemple : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Emis. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSZ.XML.ZIP. L Si le fichier est au format XML, le nom du fichier commencera par CS au lieu de CSZ. Exemple Emission lancée le 30/06/2008 à 15H53Mn45S pour SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSZ300608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.zip Envoyer le fichier généré par messagerie électronique Cette option permet d'envoyer immédiatement votre fichier à votre client ou expert si votre poste est équipé d'une messagerie compatible POP/SMTP (exemple : Outlook). Dans le cas contraire vous devez envoyer ou remettre le fichier ultérieurement à votre client ou expert. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles dans Ciel. - Synchro compta avec Ciel Compta - 38 En fonction de votre logiciel destinataire les adresses e-mails proposées sont : • Ciel ou Sage 30&100 Si vous êtes configuré en tant que Client l'e-mail proposé est l'e-mail renseigné dans l’onglet Complé- ment accessible par le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. Si vous êtes configuré en tant qu'expert-comptable l'e-mail proposé est l'e-mail renseigné dans l'onglet Coordonnées accessible par le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. • Sage Expert L'e-mail proposé est synchro@sage.com. Envoyer le fichier généré par messagerie électronique 5. Si vous voulez Envoyer le fichier généré sur le site Ciel, cochez l'option Oui. Votre expert-comptable pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel. Etape 4 - Saisie d’un commentaire 6. Après avoir saisi les paramètres d'émission, cliquez sur le bouton [Suivant] pour continuer. 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Etape 5- Sauvegarde Cette étape permet d'effectuer une copie de votre dossier avant de lancer l'export. Vous créez ainsi une image de votre dossier pouvant être restauré si besoin avant la synchro. 9. Cliquez sur le bouton de votre choix : • [Annuler] permet d'abandonner l'émission sans aucun traitement, • [Continuer sans copie] permet de lancer l'émission, • [Faire une copie et continuer] (option recommandée). Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer], la fenêtre suivante s’affiche. - Synchro compta avec Ciel Compta - 39 Cette fenêtre permet de sélectionner le répertoire dans lequel vous effectuerez votre sauvegarde. 10. Sélectionnez un répertoire puis cliquez sur le bouton [Ok] pour continuer. Si vous générez le fichier de synchro compta sur votre disque dur, sans l’envoyer par email ou sur le site internet Ciel, le message suivant s’affiche. Etape 6 - Envoi du fichier 11. Envoyer le fichier généré par messagerie électronique : si pour cette option vous avez indiqué Oui, confirmez l'envoi en cliquant sur le bouton [Oui]. - Synchro compta avec Ciel Compta - 40 Etape 7 - Rapport d'émission A la fin de l’émission par email ou sur le site internet, un rapport semblable à celui ci-dessous s’affiche. - Synchro compta avec Ciel Compta - 41 Emettre les données en configuration expert-comptable Emission en mode Synchro compta + Le principe d'envoi des fichiers de l'expert-comptable vers la PME est le même que celui du chapitre Emettre les données en configuration client en mode Synchro compta +. Voir “Emission en mode Synchro compta +”, page 36. La différence ne concerne que l'étape 2 (Voir ci-dessous). Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez l’option Transmettre les écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 2 - Paramètres 3. Spécifiez les options d'émission. Type d'écritures 4. Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'écritures. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchronisation. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. Date de validation La date de validation est accessible si vous avez sélectionné Oui dans la zone Voulez-vous valider les écritures ? Cette date doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois, appartenant à votre exercice N. Emission en mode Synchro compta (simplifié) Le principe d'envoi des fichiers de l'expert-comptable vers la PME est le même que celui du chapitre Emettre les données en configuration client. Voir “Emission en mode Synchro compta (simplifié)”, page 31. Attention !! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles dans Ciel. - Synchro compta avec Ciel Compta - 42 Recevoir les données en configuration Client (mode Synchro compta et Synchro compta +) L La réception des données est identique en mode Synchro compta et en mode Synchro compta +. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 2 - Sélection du fichier à importer 3. Si vous avez enregistré le fichier (reçu par e-mail) dans communications\recus cliquez sur le bouton [Ok] sinon précisez son chemin en cliquant sur l'icone de sélection . 4. Dans ce dernier cas, la fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré. L Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML. 5. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 6. Cliquez à nouveau sur le bouton [Ok] pour continuer. Attention ! Votre mode de Synchro compta doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible. Vous pouvez modifier le mode de Synchro compta dans les paramètres de votre dossier. Voir “Synchro compta”, page 29. - Synchro compta avec Ciel Compta - 43 Etape 3 - Sauvegarde Cette étape permet d'effectuer une copie de votre dossier avant de lancer l'import. Vous créez ainsi une image de votre dossier pouvant être restaurée si besoin avant la synchro. 7. Cliquez sur le bouton de votre choix : • [Annuler] permet d'abandonner la réception sans aucun traitement, • [Continuer sans copie] permet de lancer la réception, • [Faire une copie et continuer] (option recommandée). Voir “Sauvegarde/restauration”, page 73. Etape 4 - Rapport d'émission A la fin de l'émission, un rapport semblable à celui présenté ci-dessous s’affiche. - Synchro compta avec Ciel Compta - 44 Recevoir les données en configuration expert-comptable (mode Synchro compta et Synchro compta +) Le principe et la fonction permettant d'importer les données émises par le Client sont les mêmes que ceux détaillés dans le chapitre précédent. Voir “Recevoir les données en configuration Client (mode Synchro compta et Synchro compta +)”, page 42. Recevoir les données en mode création Depuis les versions Ciel Compta 13.10 et Ciel Compta Evolution 6.10 ou Ciel Compta Facile 1.0 il est possible de récupérer les données envoyées par l'expert-comptable (si vous utilisez Ciel en tant que client) ou par le client (si vous utilisez Ciel en tant qu'expert-comptable) en mode création de dossier. Cela permet en plus des données comptables, de récupérer le paramétrage de la Synchro compta en une seule fois. L Le fichier à récupérer doit être un fichier émis par le Client ou l'expert-comptable. L'option Types d'écritures : Toutes doit être sélectionnée lors de la première exportation. Voir “Emettre les données en configuration client”, page 31. Pour récupérer un dossier en mode création fermez le dossier en cours puis activez le menu DOSSIER commande SYNCHRO COMPTA. Etape 1 - Sélection du fichier à importer 1. Si vous avez enregistré le fichier (reçu par e-mail) dans le répertoire communications\recus, cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Dans le cas contraire, précisez son chemin puis cliquez sur le bouton [Ok] pour continuer. - Synchro compta avec Ciel Compta - 45 Etape 2 - Création d'un nouveau dossier Le Nom de la société est automatiquement repris par défaut. Ciel Compta le détecte dans le fichier XML gé- néré par la Synchro compta. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L’importation va débuter. Etape 3 - Rapport de traitement A la fin de l'importation, un rapport de traitement s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Votre dossier est créé. Utiliser Synchro Compta© avec Sage Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer. C'est votre première synchro compta Vous avez déjà effectué une synchro compta Votre client utilise Sage, Ciel Pré-requis comptables Sage / Ciel Sage / Sage Sage / Sage Expert (Coala) Paramétrages préalables Emission/réception de données Expert : émission des données Client : réception des données Client : émission des données Expert : réception des données Réception des données en création de dossier 47 Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 Pré-requis Ces pré-requis doivent impérativement être vérifiés par le cabinet d'expertise comptable et le client pour chaque dossier avant la première synchronisation. Pré-requis comptables Sage / Sage Sage/ Sage Expert (Coala) Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Même longueur de complétion à «0» que la longueur des comptes généraux Comptes de tiers Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Journaux Longueur identique chez l'expert et chez le client Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Les comptes doivent être de format numérique Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Comptes de tiers Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères Codes journaux Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs Codes de paiement Longueur inférieure ou égale à 3 caractères N° Siret Pas d'espace - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 48 Sage / Ciel Pré-requis versions Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro Nombre de décimales 2 Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques Information 1ère Synchro compta Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures Comptes généraux Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Les comptes sont de format numérique Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, et inférieure ou égale à 11 caractères Même longueur de complétion à «0» que la longueur des comptes généraux Comptes de tiers Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, et inférieure ou égale à 11 caractères Les comptes fournisseurs doivent commencer par 401 Les comptes clients doivent commencer par 411 Comptes collectifs Clients et Fournisseurs Identique chez l'expert et chez le client Journaux Longueur inférieure ou égale à 6 caractères Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client Longueur supérieure ou égale à 3 caractères Journaux de trésorerie Les journaux doivent avoir un compte de contrepartie Les journaux doivent être paramétrés avec un compte de contrepartie à chaque ligne dans Sage Journaux achats et ventes Ne doivent pas comporter des comptes de contrepartie Codes de paiement Longueur inférieure ou égale à 3 caractères N° Siret Pas d'espace Code lettrage Les codes lettrages doivent être en majuscule et ne pas contenir des caractères numériques Attention ! Les versions compatibles avec la nouvelle Synchro compta sont : - Ciel Compta à partir de la version 13.10 - Ciel Compta Evolution à partir de la version 6.10 - Ciel Compta Facile à partir de la version 1.00 - Sage 30 à partir de la version 12.10 - Sage 100 à partir de la version 14.03 - Sage Start Compta à partir de la version 12.10 - Sage Production Coala à partir de la version 3.50 - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 49 Paramétrages Paramétrage commun Vous devez effectuer ce paramétrage dans le cadre d’une utilisation du logiciel en tant qu'expert ou client même dans le cas où le dossier est récupéré par IMPORTATION. 1. Pour paramétrer la Synchro compta, activez le menu FICHIER commande A PROPOS DE VOTRE SOCIÉTÉ - Onglet Synchro compta. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Modalité de transfert des données Sens du transfert Le sens du transfert permet de définir le type de fichier : Client ou Expert-comptable. Ce paramètre est important pour la gestion de la date de Synchronisation (définie par le client) et la date de validation (définie par l'expert-comptable). 1. Sélectionnez dans la fenêtre : • Client -> expert-comptable si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant que client. • Expert -> client si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant qu'expert-comptable. Type 2. Sélectionnez dans la zone Type : Synchronisation. Moyen de communication 3. Sélectionnez : • Fichier magnétique si vous voulez envoyer et réceptionner les fichiers manuellement. • Messagerie si vous souhaitez envoyer le fichier à la fin de l'export. Cette option nécessite que vous ayez une messagerie compatible POP/SMTP (ex : Outlook) installée sur votre ordinateur. ¬ Reportez-vous au manuel de Comptabilité Sage pour le paramétrage de la messagerie. Attention ! Les pré-requis doivent être vérifiés par l'expert et le client sur chaque dossier avant la première synchronisation. Il est nécessaire de procéder à une sauvegarde de votre dossier avant tout paramétrage. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 50 L'utilisation de la messagerie est fortement recommandée car elle permet de décompresser automatiquement les fichiers reçus. Le format de compression (GZIP) ne peut être décompressé que par très peu d’outils de décompression (par exemple WinRar). Paramétrage spécifique Logiciel destinataire Cette option détermine le logiciel destinataire pour la Synchro compta. Sélectionnez le Logiciel destinataire correspondant. • Ciel -> pour Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile. • Sage 30 & 100 -> pour Sage 30, Start ou 100. • Sage Expert -> pour Sage - Production Coala Logiciel destinataire Sage 30 & 100 & Start Identification de l'expert-comptable N° Dossier 1. Saisissez le Numéro de dossier. Ce numéro est défini entre le client et l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni espace ni caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Il doit être unique. Intitulé L'intitulé est une zone limitée à 35 caractères alphanumériques (maximum). Elle permet d'enregistrer le nom d'identification de l'expert-comptable. E-mail expert-comptable 2. Renseignez l'e-mail de l'expert-comptable. Code expert Le code expert-comptable est facultatif mais doit respecter le même principe que le numéro de dossier. Dernière synchro le et Dernière validation le Attention ! La modification du sens et du type de transfert est irréversible. Par conséquent, un message d'alerte vous demandera au préalable de confirmer les changements. En effet, ces modifications peuvent géné- rer des erreurs dans les dossiers. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 51 Ces zones seront renseignées automatiquement par les émissions et réceptions effectuées lors des prochaines synchronisations en fonction de votre paramétrage. Logiciel destinataire Ciel Identification de l'expert-comptable N° Dossier 1. Renseignez le Numéro de dossier. Ce numéro est défini entre le client et l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni espace ni caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Il doit être unique. Intitulé L'intitulé est une zone limitée à 35 caractères alphanumériques (maximum). Elle permet d'enregistrer le numéro d'identification de l'expert-comptable. E-mail expert-comptable 2. Renseignez l'e-mail de l'expert-comptable. Code expert Le code expert-comptable est facultatif mais doit respecter le même principe que le numéro de dossier. Dernière synchro le et Dernière validation le Ces zones seront renseignées automatiquement par les émissions et réceptions effectuées lors des prochaines synchronisations en fonction de votre paramétrage. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 52 Logiciel destinataire Sage Expert Identification de l'expert-comptable N° Dossier 1. Renseignez le Numéro de dossier. Ce numéro est défini par l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni espace ni caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Il doit être unique. Intitulé L'intitulé est une zone limitée à 35 caractères alphanumériques (maximum). Elle permet d'enregistrer le nom d'identification de l'expert-comptable. E-mail expert-comptable 2. Renseignez l'e-mail synchro@sage.com Si l'expert souhaite recevoir le fichier directement dans sa messagerie et par l'intermédiaire du serveur de médiation de Sage Experts-Comptables, renseignez dans ce cas l'email communiqué. Il devra alors enregistrer le fichier manuellement dans le dossier de communication\recus de Sage Expert (Coala). Code expert 3. Renseignez le code expert. Ce code est émis par l'expert-comptable. Il ne doit comporter ni espace ni caractère accentué. Sa longueur maximale est de huit caractères. Il doit être unique. Dernière synchro le et Dernière validation le Ces zones seront renseignées automatiquement par les émissions et réceptions effectuées lors des prochaines synchronisations en fonction de votre paramétrage. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 53 Emettre les données Si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant que Client, cette option vous permet d'envoyer les écritures du mois vers le logiciel de l'expert-comptable. Les dates de synchronisation possibles seront toujours des dates de fin de mois. Si vous utilisez Sage 100/30/Start Compta en tant qu'expert-comptable, cette option vous permet d'envoyer les écritures de fin de mois vers le logiciel de votre client. La date de synchronisation est considérée dans ce cas comme une date de validation. Ces dates synchronisation et validation constituent des dates de fin de saisie. Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. Recevoir les données • Si vous utilisez Sage 100/30/Start Compta en tant que Client, cette option permet d'importer les écritures émises par l'expert-comptable. • Si vous utilisez Sage 100/30/Start Compta en tant qu'expert-comptable, cette option permet d'importer les écritures émises par le client et une libération de périodes de saisies. La Synchro compta permet aussi si le dossier n'est pas encore créé dans Sage d'importer les données en provenance de l'expert-comptable ou client (suivant votre cas) en mode création de dossier. Ce mode va créer dans Sage votre dossier sans aucune saisie préalable. Emettre les données en configuration Client Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez le choix Emettre les données puis cliquez sur le bouton [Suivant]. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 54 Etape 2 - Paramètres La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission. Type d'écritures 3. Sélectionnez dans la fenêtre le Type d'écritures. • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchro. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. • Déjà transmises : permet d'émettre les données déjà exportées. Ce choix est à utiliser en cas de dépannage. • Nouvelles et déjà transmises : permet d'émettre les données déjà exportées et les nouvelles. Ce choix est à utiliser en cas de dépannage. Date de synchronisation Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. Si vous sélectionnez une date déjà synchronisée, un message d’erreur vous l’indiquera. La «resynchronisation» n'est à utilisée que dans le cas de transmission de la totalité des données vers un nouveau dossier (lors d’une maintenance). Voulez-vous adresser un commentaire à votre destinataire ? 4. Cochez Oui pour saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi. Voulez-vous transmettre les écritures de reports à nouveaux ? 5. Cochez Oui si vous souhaitez transmettre les écritures de reports à nouveaux. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles dans Sage. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 55 6. Saisissez votre commentaire puis cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer l'exportation. Etape 3 - Transfert des données Si lors du paramétrage de la Synchro compta, vous aviez sélectionné dans l'option Moyen de communication. Messagerie L'application Sage génère automatiquement un mail en utilisant le logiciel de messagerie installé par défaut sur votre poste (Outlook par exemple). Ce mail sera envoyé à l'adresse e-mail du destinataire enregistrée dans la zone E-mail expert-comptable ou client, selon le sens du transfert. 7. Vérifiez dans votre messagerie qu'un envoi ait bien été effectué (voir Nom du fichier ci-dessous). Si aucun E-mail n'a été spécifié, un message d'erreur s'affiche. Fichier magnétique Vous devez envoyer le fichier XML généré (voir exemple ci-dessous) manuellement. Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire C:\Documents and settings\All users\Application Data\Sage\Communications\Emis. Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSZ.XML.ZIP. Exemple Emission lancé le 03/06/2008 à 15H53Mn45S pour SOCIETEEXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier : CSZ030608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.zip - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 56 Emettre les données en configuration expert-comptable Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez Emettre les données puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 2 - Paramètres La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission. Type d'écritures 3. Sélectionnez le type d’écritures à transmettre : • Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’un premier envoi pour initialiser une nouvelle synchro. • Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore synchronisées. • Déjà Transmises : permet d'émettre que les données exportées. • Nouvelles et Déjà Transmises : permet d'émettre que les nouvelles données non encore synchronisés Voulez-vous adresser un commentaire à votre destinataire ? 4. Cochez Oui pour saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi. Voulez-vous valider les écritures synchronisées ? 5. Cochez Oui pour valider les écritures. Elles ne seront plus modifiables. L Il est recommandé de valider les écritures chaque mois. Date de validation La date de validation est accessible si vous avez sélectionné Oui à la question Voulez-vous valider les écritures ? Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice N. 6. Après saisie des différents paramètres cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer l'export. Attention ! Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 57 Etape 3 - Transfert des données Si lors du paramétrage de la Synchro compta, vous aviez sélectionné dans Moyen de communication : Messagerie L'application Sage génère automatiquement un mail en utilisant le logiciel de messagerie installé par défaut sur votre poste (Outlook par exemple). Ce mail sera envoyé à l'adresse e-mail du destinataire enregistré dans la zone E-mail expert-comptable ou client, en fonction du sens de transfert. Si aucun E-mail n'a été spécifié, un message d'erreur s'affiche. Le nom du fichier généré en pièce jointe est de la forme suivante : CSZ.XML.ZIP. Exemple Emission lancé le 03/06/2008 à 15H53Mn45S pour la SOCIETEEXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSC030608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.Zip. Fichier magnétique Vous devez envoyer le fichier XML généré. Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire C:\Documents and settings\All users\Application Data\Sage\Communications\Emis. Le nom du fichier XML généré est de la forme suivante : CSC.XML.ZIP. Exemple Emission lancée le 03/06/2008 à 15H53Mn45S pour la SOCIETEEXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier CSZ030608000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.CSC. Recevoir les données en configuration Client L La décompression du fichier n’est possible qu'avec certains utilitaires de compression (Ex :WinRar). Si la messagerie est paramétrée, Sage pourra intégrer les données directement à partir de l'e-mail reçu, à condition que le message soit marqué comme non lu. Etape 1 - Lancement de la Synchro compta 1. Activez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. 2. Cochez Recevoir les données puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 2 - Assistant de la Synchro compta 3. Cochez ou décochez si vous le souhaitez les choix suivants : • Supprimer les messages ou les fichiers après importation. • Afficher le journal de traitement. Attention ! Avant de lancer l'import du fichier XML et si vous avez choisi de transférer vos données par fichier magnétique, il est nécessaire de décompresser le fichier envoyé par e-mail ou remis par l'expertcomptable dans le répertoire C:\Documents and settings\All users\Application Data\Sage\Communications\Recus. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 58 4. Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer l'importation. Etape 3 - Importation des données Si vous n'avez pas reçu d’email ou enregistré de nouveaux fichiers depuis la dernière importation le message ci-dessous s’affiche. Si vous avez enregistré de nouveaux fichiers depuis la dernière importation le message ci-dessous s’affiche. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre. Si vous avez cochez Afficher le journal de traitement le rapport correspondant s’affiche. L Le journal de traitement est aussi consultable par le menu EDITION commande AFFICHER LE JOURNAL DE TRAITEMENT. Recevoir les données en configuration expert-comptable Le principe et la fonction permettant d'importer les données émises par le client sont les mêmes que ceux détaillées dans le chapitre précédent. Voir “Recevoir les données en configuration Client”, page 57. Recevoir les données en mode création Depuis les versions Sage 30 V12.10 et Sage 100 V14.03, il est possible de récupérer les données envoyées par l'expert-comptable (si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant que client) ou le client (si vous utilisez Sage 100/30/Start en tant qu'expert-comptable) en mode création de dossier. Cela permet en plus des données comptables, de créer le dossier, de récupérer le paramétrage de la Synchro compta en une seule fois. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 59 Le fichier à récupérer doit être un fichier émis par le client ou l'expert-comptable en ayant coché l’option Types d'écritures : Toutes lors de la première exportation. Voir “Emettre les données en configuration Client”, page 53. 1. Pour récupérer un dossier en mode création, fermez le dossier en cours puis activez le menu FICHIER commande SYNCHRO COMPTA. Etape 1 - Sélection du fichier à importer Si vous avez coché Fichier magnétique, la fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Sélectionnez l'emplacement et le fichier XML que vous avez reçu puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Pour plus de détail sur le nom du fichier, Voir “Fichier magnétique”, page 57. Ce nom de fichier est le même quel que soit l'émetteur (Ciel, Sage ou Sage Experts-Comptables). Si vous avez coché l’option Messagerie, le fichier XML reçu devrait être enregistré au préalable dans le ré- pertoire. L’e-mail contenant le fichier d'export envoyé par le client ou l'expert doit être marqué comme non lu. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 60 Etape 2 - Création du fichier comptable 3. Cliquez sur le bouton [Parcourir]. 4. Sélectionnez le répertoire ; saisissez un nom de fichier puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. ¬ Pour connaître le répertoire par défaut des bases consultez le manuel d'aide correspondant (Sage 30/ 100). - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 61 5. Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer la création du dossier et l'importation des données. Etape 3 - Rapport de traitement A la fin de l’import vous obtenez : • un message de fin d'import • le journal de traitement 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour quitter la fenêtre. 7. Cliquez sur le bouton de fermeture pour quitter la fenêtre. La fenêtre Journal de paiement s’affiche alors. - Synchro compta avec Start Compta, Sage 30/100 - 62 Etape 4 - Finalisation du paramétrage 8. Activez le menu FICHIER commande A PROPOS DE VOTRE SOCIÉTÉ - Onglet Synchro compta. 9. Complétez le paramétrage correspondant à votre configuration. Voir “Paramétrage commun”, page 49. Echanger vos données Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer en fonction du logiciel que vous utilisez. * Ciel Compta Evolution, Ciel Compta Facile compris. Vous êtes équipés de Ciel Compta* Version < 2005 Version > 2006 Echanger par import/export Echanger par sauvegarde restauration Echanger par import/export Echanger par sauvegarde restauration Votre client utilise Ciel Compta * Version < 2005 Import Export Sauvegarde Restauration Import Export Assistant échanges de données Nécessite de se mettre à jour Version > 2006 Import Export Nécessite de se mettre à jour Import Export Assistant échanges de données Sauvegarde Restauration Assistant échanges de données 64 Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta L’importation et l’exportation permettent d’échanger facilement les écritures comptables de vos clients qu’ils soient équipés d’un logiciel de comptabilité Ciel ou celui d’un autre éditeur. Votre client utilise Ciel Compta, Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2006 ou supérieure dans Ciel Compta 2006 ou supérieure ? L’importation vous permet d’intégrer aisément dans votre dossier les écritures de comptabilité de votre client. Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution à partir des versions 2006 et Ciel Compta Facile vous propose 2 types d’importation : • Importation automatique • Importation manuelle Importation automatique Si ces deux conditions sont respectées, le message suivant s’affiche à l’ouverture du dossier. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. A la fin du traitement une fenêtre de compte rendu s’affiche. Elle vous indique le résultat de l’importation. L Pour éviter d’importer deux fois le même fichier, celui-ci est automatiquement renommé en XIMPORT.BAK après importation. Importation manuelle J Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - IMPORT Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT-COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT Attention ! Cette méthode d’échange de données comptables n’est conseillée que si vous n’effectuez pas de traitement de pointage (lettrage ou rapprochement bancaire). En effet, les codes de lettrage et de rapprochement bancaire ne sont pas exportés lorsque vous transférez vos données par import/export. Attention ! Vous ne pouvez pas récupérer d’écritures analytiques dans Ciel Compta Facile. Attention !! Pour effectuer une importation automatique des données, vous devez respecter les conditions suivantes : - le nom du fichier doit être : XIMPORT.TXT - le fichier doit être enregistré dans le répertoire Données Ciel\Dossiers\Nom du dossier - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 65 Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] pour lancer le traitement. 2. Une fenêtre de compte-rendu s’affiche. Elle vous informe que l’importation s’est bien déroulée. Structure du fichier au format XIMPORT La liste ci-dessous regroupe les éléments pouvant être importé et exporté lors du transfert par Ximport. • Numéro de mouvement • Code journal • Date d’écriture • Date d’échéance • Numéro de pièce • Numéro de compte • Libellé de l’écriture • Montant • Sens de l’opération (débit ou crédit) • Numéro de pointage • Code analytique/budgétaire • Libellé de compte Comment envoyer les écritures depuis Ciel Compta 2006 ou supérieure vers Ciel Compta 2006 ou supérieure ? J Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - EXPORT (menus standard) Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT-COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - EXPORT Cette commande permet de créer un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Client Expert-comptable Importe les données comptables de son client Exporte les données comptables vers le logiciel de ' son client - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 66 Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier par la commande IMPORT. 1. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le type de sortie de l’export. • par Fichier : pour générer le fichier sur disquette ou autre support amovible (Clé USB, Zip) et l'enregistrer via l'explorateur Windows • par Email : pour générer le fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. L Vous pouvez renseigner l’adresse e-mail de l’expert-comptable dans les paramètres de la société (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglet Complément). 2. Dans la fenêtre de paramétrage qui s’affiche, choisissez les critères permettant de sélectionner les écritures à exporter puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche spécifiez la destination du fichier d’export. Pour cela, sélectionnez le lecteur sur lequel enregistrer le fichier puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 4. La fenêtre de compte-rendu de l’exportation s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Ok]. Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2005 dans Ciel Compta 2005 ou inférieures ? J Menu UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - IMPORT (mode complet) 1. La fenêtre Recevoir un fichier de mon expert-comptable s’affiche. La structure du fichier d’importation est rappelée. 2. Indiquez le répertoire et le nom du fichier à importer. 3. Pour plus d'informations sur le traitement et les données qui vont être importées, cochez les cases Détail avant importation et Détail après importation. 4. Validez le traitement d'importation en cliquant sur le bouton [Ok]. 5. A la fin de l'importation, un message vous informe des résultats du traitement. Refermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [Ok]. Attention ! Si vous envoyez des écritures de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution vers Ciel Compta Facile, vous ne devez pas gérer une comptabilité analytique. En effet, Ciel Compta Facile ne reconnaît pas les écritures analytiques. Attention ! Pour importer automatiquement des écritures dans Ciel Compta par la suite, nommez le fichier XIMPORT.TXT. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 67 Comment envoyer les écritures de Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2005 ou inférieures ? J Menu UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - EXPORT (mode complet) Un assistant vous permet de sélectionner les écritures à exporter. 1. Choisissez les critères permettant de sélectionner les écritures à exporter puis cliquez sur le bouton [Suivant]. L Les écritures Lockées et en Simulation ne sont pas exportées. Il est donc impératif de remettre ces écritures en Brouillard avant d’effectuer l’export des écritures. 2. Indiquez le type de transfert des écritures : • par Fichier : pour générer le fichier sur disquette ou autre support amovible (Clé USB, Zip) et l'enregistrer via l'explorateur Windows. Saisissez uniquement la lettre du lecteur (le nom du fichier sera automatiquement renseigné lors de l’export). • par Email : pour générer le fichier et l'envoyer à l’expert-comptable en pièce jointe via votre messagerie. 3. Choisissez le format d’export Ciel 2003 et cochez éventuellement l’option Visualisation des données pour contrôler les écritures avant la génération du fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l’export des écritures. Attention ! Pour éviter de saisir à chaque transfert l’adresse e-mail de l’expert-comptable, il suffit de l’indiquer dans la fenêtre Coordonnées de l’expert (menu UTILITAIRES - RELATION EXPERT - COORDONNÉES). Cette fonction permet également de paramétrer les coordonnées complètes de l’expert-comptable ainsi qu’un texte prédéfini dans la zone En tête e-mail. Ce texte s’affichera dans l’e-mail généré lors de l’export des écritures. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 68 Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2005 (ou inférieures) dans Ciel Compta 2006 (ou supérieures) ? J Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - IMPORT Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT-COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT ¬ Reportez-vous au paragraphe “Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2006 ou supérieure dans Ciel Compta 2006 ou supérieure ?”, page 64. ; la procédure étant identique. Comment envoyer les écritures de Ciel Compta 2005 (ou inférieures) vers Ciel Compta 2006 (ou supérieures) ? J Menu UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - EXPORT (mode complet) ¬ Reportez-vous au paragraphe “Comment envoyer les écritures depuis Ciel Compta 2006 ou supérieure vers Ciel Compta 2006 ou supérieure ?”, page 65. ; la procédure étant identique. Votre client utilise Ciel Saisie Comptable Comment télécharger les écritures enregistrées dans Ciel Saisie Comptable ? Vos clients enregistrent simplement leurs factures et règlements dans Ciel Saisie Comptable puis vous les transfèrent. Vous récupérez ces écritures afin d’effectuer le suivi de leur comptabilité. Alerte dépôt d’écritures 1. Votre client vous envoie des écritures depuis son logiciel Ciel Saisie Comptable. 2. Vous recevez aussitôt un e-mail vous proposant de vous connecter sur le site www.ciel.com pour ré- cupérer ce fichier d’écritures. 3. Cliquez sur le lien hypertexte Je récupère les écritures de mon client pour accéder au portail Ciel. Accès au portail Ciel 4. Saisissez votre Adresse e-mail ainsi que votre Mot de passe (obtenu lors de l’activation expert-comptable) puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 69 5. La liste des dossiers de vos clients utilisant Ciel Saisie Comptable s’affiche. Les clients pour lesquels des écritures sont en attente sont symbolisés par la présence d’un bouton situé à droite de la liste. Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le dossier et sélectionnez les écritures à récupérer. Paramétrage et téléchargement du fichier des écritures Journaux 6. Il est possible d’importer les écritures de Tous les journaux ou de certains journaux. Pour sélectionner les journaux de votre choix, cochez l’option Sélection de journaux puis cochez les journaux que vous souhaitez télécharger. Période Vous pouvez effectuer un filtre sur les dates : • Nouvelles écritures uniquement : téléchargement des écritures que le client vient d’envoyer uniquement. • du/au : sélection manuelle de l’intervalle de dates des écritures à télécharger. • Toutes les écritures : téléchargement de toutes les écritures envoyées par le client sur le portail depuis qu’il utilise Ciel Saisie Comptable. Format d’import 7. Sélectionnez le format Ciel Compta. L’option Je souhaite mémoriser mes critères de téléchargement permet d’enregistrer les options définies pour éviter d’effectuer un nouveau paramétrage. 8. Cliquez sur le bouton [Télécharger les écritures] pour accéder à la fenêtre de téléchargement du fichier. 9. Cliquez ensuite sur le lien Télécharger les écritures. 10. Sélectionnez l’option Enregistrer la cible sous et enregistrez le fichier ASCII dans le répertoire de votre choix. 11. Mémorisez le répertoire de téléchargement du fichier. Vous pourrez ainsi le retrouver rapidement et l’importer facilement dans Ciel Compta. 12. Après le téléchargement, cliquez sur le bouton [Téléchargement réussi] pour valider. Si vous ne cliquez pas sur ce bouton, les écritures téléchargées s’afficheront lors du prochain télé- chargement. Il risque donc d’y avoir des doublons lors de l’importation. 13. La page d’accueil du portail présentant la liste des clients Ciel Saisie Comptable s’affiche. Vous pouvez éventuellement quitter la connexion Internet avant de procéder à l’importation du fichier dans Ciel Compta pour Windows™. Attention ! Pour importer automatiquement des écritures dans Ciel Compta par la suite, nommez le fichier XIMPORT.TXT. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 70 Comment récupérer les écritures de Ciel Saisie Comptable dans Ciel Compta ? A partir des versions 2009 de Ciel Compta, le format d’import des écritures de Ciel Saisie Comptable est pré- défini. L Vous devez au préalable télécharger et enregistrer sur votre ordinateur le fichier des écritures de Ciel Saisie Comptable. Voir “Comment télécharger les écritures enregistrées dans Ciel Saisie Comptable ?”, page 68. 1. Activez le menu DIVERS, commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS. 2. Choisissez le format d’importation Ecritures Ciel Saisie Comptable puis cliquez sur le bouton [Ok].. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Votre client utilise Start Compta, Sage 30/100 Comment récupérer les écritures de Start Compta, Sage 30/100 dans Ciel Compta ? J Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS La liste des imports paramétrables s’affiche. 1. Choisissez la ligne Ecritures SAGE L30&100 puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 2. La fenêtre qui s’affiche vous permet de récupérer le fichier précédemment exporté. Cliquez sur le bouton [ouvrir]. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 71 A la fin du traitement, une fenêtre de compte rendu s’affiche. Elle indique le résultat de l'import. 3. Si toutes les écritures sont importées cliquez sur le bouton [Fermer]. Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers Start Compta, Sage 30/100 ? J Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES EXPORTS Cette commande vous permet de créer un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix 1. Sélectionnez le logiciel destinataire. 2. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton [E-mail] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 72 La fenêtre de paramétrage de l'export s'ouvre. 3. Choisissez les critères de sélection des écritures à exporter : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et au seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et au seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et au seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Validez le paramétrage de l'export en cliquant sur le bouton [Ok]. • Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. • Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Votre client utilise EBP Comptabilité ou EBP Compta Flash Comment récupérer les écritures de EBP dans Ciel Compta ? J Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - IMPORT Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT-COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT. Attention ! Votre client doit posséder EBP Comptabilité version 2006 ou supérieure. Avant d’importer les données, vous devez vérifier les dates de périodes d’exercice (premier exercice, exercice courant, etc.) ainsi que la longueur et les caractères autorisés des comptes. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 73 1. Sélectionnez le fichier préalablement exporté depuis EBP puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Un message vous confirme ensuite que les écritures ont bien été importées. L Vous pouvez également lancer l’importation en activant le menu DIVERS - IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS à partir des versions 2006 de Ciel Compta et Ciel Compta Evolution ou dans Ciel Compta Facile. 1. Dans la Liste des imports paramétrables, sélectionnez le format Ecritures EBP puis cliquez sur [Ok]. 2. Sélectionnez le fichier d’import puis validez en cliquant sur le bouton [Ouvrir]. Un message vous informe que l’importation s’est bien déroulée. Sauvegarde/restauration La SAUVEGARDE permet d’effectuer une copie des données de votre dossier Ciel. Cette copie sera par la suite transmise à votre expert-comptable. Pour récupérer ces données l’expert-comptable lancera une RESTAURATION. Avec Ciel, vous pouvez toujours récupérer les dossiers de vos clients sauvegardés avec un logiciel dont la version est plus ancienne que celle que vous utilisez (compatibilité ascendante). En effet, des procédures de contrôle de version vous informent des mises à jour automatiques possibles. L C’est pour cette raison que nous vous conseillons d’installer chez vous la dernière version de Ciel Compta et de proposer à vos clients d’en faire autant. Attention ! Toutefois, si vous devez restituer le dossier à votre client, vous ne devez pas effectuer la mise à jour de son dossier. En effet, il risque de ne plus pouvoir restaurer la sauvegarde que vous lui transmettrez. Dans tous les cas, vous pouvez proposer à votre client de mettre à jour son logiciel. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 74 Avec 2 postes équipés Ciel Compta, Compta Evolution 2006 (ou supérieures), Compta Facile L Vous devez posséder la même version de Ciel Compta. Exemple : votre client possède la première version de Ciel Compta Facile (1.0) qui est une version 2008. Vous devez alors avoir une version 2008 de Ciel Compta ou de Ciel Compta Evolution. Voir “Connaître le numéro de version de son logiciel”, page 4. Sauvegarde J Menu DOSSIER commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE. 1. Sélectionnez la destination du fichier de sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. L Vous pouvez définir des préférences qui seront utilisées par défaut lors de la réalisation d’une sauvegarde au format Zip ou Fichier. Pour cela, activez le menu DOSSIER - COMMANDE OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE RESTAURATION - SAUVEGARDE. Restauration J Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION-RESTAURATION 1. Choisissez l’un des 3 Modes de restauration proposés puis cliquez sur le bouton [Suivant]. • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : ce mode de restauration écrasera le fichier existant et le remplacera par le fichier de sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : ce mode de restauration va créer un nouveau fichier qui sera celui de la sauvegarde. Le dossier original sera conservé. • Mode avancé : ce mode de restauration permet de sélectionner les éléments à restaurer (données et/ou préférences). L Nous vous conseillons de choisir le Mode avancé. Vous conservez ainsi une copie du dossier de votre client ainsi que les préférences du logiciel (affichage des listes...) préalablement définies. 2. Sélectionnez le Format du fichier à restaurer puis indiquez son Emplacement. Vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé. Cliquez alors sur le bouton [Suivant]. 3. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Indiquez dans cette fenêtre : - le format - la destination - le nom du fichier - les données à sauvegarder (fichier / préférences). Validez en cliquant sur [Ok]. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 75 Mode avancé uniquement Cette étape n’apparaît que si vous avez préalablement sélectionné le mode de restauration Avancé. La fenêtre suivante s’affiche : 4. Dans la dernière étape de l’assistant, cliquez sur le bouton [Restaurer]. A la fin du traitement, la fenêtre de mise à jour du dossier s’affiche. Conservez cet emplacement puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cochez l’option Données. Vous devez décocher l’option Préférences pour conserver les personnalisations. Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant]. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 76 5. Laissez cocher l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour et cliquez sur le bouton [Ok]. 6. Si votre client possède une version Millésime ou Facile de Ciel Compta et vous une version Evolution, il vous sera demandé si vous voulez convertir le dossier. La conversion vous est également proposée lorsque votre client possède Ciel Compta Facile et vous une version Ciel Compta (Millésime). Dans les deux cas, trois options vous sont proposées : • Refuser l’ouverture : la procédure d’ouverture du dossier est interrompue. • Le convertir pour Ciel Compta Evolution : une mise à jour du dossier en version Evolution est effectuée. ou Le convertir pour Ciel Compta : une mise à jour du dossier en version Millésime est effectuée. • L’ouvrir sans conversion : le dossier est ouvert en version Millésime ou Facile. L Nous vous conseillons de choisir l’option L’ouvrir sans conversion qui permet d’ouvrir le dossier au format Millésime ou Facile. Dans ce cas, seules les fonctions disponibles en version Millésime ou Facile sont accessibles. Avec un poste équipé Ciel Compta 2005 et un autre équipé Ciel Compta Evolution 2006 Le principe est le même, toutefois au lancement de la restauration, le logiciel affichera la fenêtre suivante. Attention !! Les options Le convertir pour Ciel Compta Evolution ou Le convertir pour Ciel Compta sont irréversibles. Si vous choisissez l’une de ces options, votre client ne pourra plus ouvrir le dossier dans son logiciel Ciel Compta (Millésime) ou Ciel Compta Facile. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 77 1. Si votre client est équipé de Ciel Compta 2006, cochez l’option Version 2006 puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue un contrôle de version (dossier provenant bien d’une version Millésime) puis affiche la fenêtre suivante. 2. Cochez l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 3. Sélectionnez le répertoire de sauvegarde de vos données puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 4. A la fin du traitement, il vous est demandé si vous voulez convertir le dossier. L Nous vous conseillons de choisir l’option L’ouvrir sans conversion qui permet d’ouvrir le dossier au format Millésime. Dans ce cas, seules les fonctions disponibles en version Millésime sont accessibles. Avec 2 postes équipés Ciel Compta ou Compta Evolution 2005 ou inférieures Sauvegarde J Menu UTILITAIRES commande SAUVEGARDE La fenêtre Sauvegarde compressée s’affiche. 1. Par défaut, le logiciel vous propose de sauvegarder le dossier sur le lecteur de disquettes nommé A:. Attention ! Si votre client possède Ciel Compta (version Millésime), vous devez activer l’option Ouvrir sans conversion. L’option Le convertir en Evolution est irréversible. Si vous choisissez cette option, votre client ne pourra plus ouvrir le dossier en version Millésime. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 78 Vous pouvez sélectionner un autre support amovible de sauvegarde (clé USB, ZIP...). 2. La date à laquelle est effectuée la sauvegarde s’inscrit dans la zone Desc. (Description). Cette information sera rappelée lors de la restauration du dossier. Vous pouvez la modifier. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Restauration J Menu UTILITAIRES commande RESTAURATION 1. Insérez le support sur lequel la sauvegarde a été effectuée et remplacez éventuellement la lettre du lecteur en indiquant celle qui correspond au support de sauvegarde. 2. Sélectionnez le lecteur sur lequel se trouve la sauvegarde puis double-cliquez sur le fichier de sauvegarde. 3. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok] dans la fenêtre de restauration pour lancer le traitement. Le logiciel détecte alors automatiquement le numéro de version de la sauvegarde. Attention !! Le nom du fichier est composé de WK suivi de la date de sauvegarde. Nous vous conseillons de ne pas modifier ce nom afin d’éviter tout risque de confusion avec des sauvegardes Ciel Paye ou Ciel Gestion Commerciale qui sont aussi des sauvegardes au format .AHC. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 79 Suivant les versions de Ciel Compta dans lesquelles la sauvegarde a été réalisée, 3 cas de figure peuvent se présenter lors de la restauration : • la version dans laquelle la sauvegarde a été effectuée est égale à celle de la restauration.  Aucune mise à jour n’est effectuée. • la version dans laquelle la sauvegarde a été effectuée est inférieure à celle de la restauration.  Une mise à jour est alors proposée. • la version dans laquelle la sauvegarde a été effectuée est supérieure à celle de la restauration.  Dans ce cas, un message d’erreur s’affiche. La mise à jour n’est pas possible. Assistant des échanges de données J Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES. Dans Ciel Compta Facile, menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES. L'assistant des échanges de données regroupe tous les types d'envoi et de réception disponibles dans votre logiciel Ciel Compta et vous guide dans votre choix. • Si vous possédez Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution : activez le menu DIVERS - commandes RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES. • Si vous possédez Ciel Compta Facile : activez le menu EXPERT COMPTABLE - commandes RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES. Choisir le type de transfert La fenêtre Assistant envoi/réception d'écritures s'affiche. 1. Cochez l'option correspondant au type d'action à effectuer : • Envoyer des écritures Voir “Envoyer des écritures de Ciel Compta avec l’assistant des échanges de données”, page 80. • Recevoir des écritures Voir “Récupérer des écritures dans Ciel Compta avec l’assistant des échanges de données”, page 83. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Vous disposez de cet assistant à partir de la version : 14.10 de Ciel Compta, 7.10 de Ciel Compta Evolution, 1.10 de Ciel Compta Facile. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 80 Envoyer des écritures de Ciel Compta avec l’assistant des échanges de données Choisir le type d’échange 1. Choisissez le moyen pour envoyer vos écritures. • Synchro compta : votre client possède un logiciel Ciel, Sage 30 ou 100, Sage Expert (Coala). Les écritures comptables sont générées dans un fichier au format XML, compressé (.zip), que vous pouvez envoyer par e-mail ou sur la plateforme Ciel. • Export écritures : votre client peut posséder un logiciel Ciel, Sage, Sage Expert (Coala), EBP, CCMX ou Cegid. Les écritures sont générées dans un fichier texte (.Txt). Vous envoyez ensuite le fichier par le moyen de votre choix. • Transfert internet : votre client ne possède pas de logiciel Ciel. Vous transmettez les écritures via le site internet de Ciel. • Sauvegarde du dossier : vous envoyez une copie du dossier Ciel Compta par le moyen de votre choix. Votre client ouvrira le dossier dans son logiciel Ciel Compta. 2. Cliquez sur le bouton [OK] ou si vous avez coché l'option Export d’écritures, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Vous devez posséder la même version de Ciel Compta que votre client. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 81 Si vous avez choisi Export d’écritures Une autre étape permet de choisir le logiciel de destination : 3. Cochez l'option correspondant à votre cas afin de transférer les écritures dans le format adéquat. • Ciel : les écritures seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage / Sage Expert : les écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100 ou Sage Expert (Coala). • Autres : les écritures sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 4. Cliquez sur le bouton [OK] ou, si vous avez coché Ciel, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi Ciel comme logiciel destinataire 5. Choisissez le format d’export : • Standard Ciel : format complet. • XImport : vos écritures seront dans un fichier texte délimité. Ce format est adapté pour tout échange entre différentes versions de logiciels Ciel (ou pour d'autres logiciels). • XImport enrichi : vos écritures seront générées dans un fichier texte. Ce format est utilisé pour les échanges entre les logiciels Ciel de facturation et de comptabilité. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous passez à l'exportation des écritures à proprement parler. Si vous choisissez Ciel comme logiciel destinataire. Une autre étape vous propose les diffé- rents formats d’export Ciel. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 82 Envoyer les écritures comptables Lorsque vous cliquez sur le bouton [OK] de l'assistant, la fenêtre correspondant à votre mode d’envoi s'ouvre. Vous avez choisi comme mode d’envoi : la synchro compta Vous n'avez pas, au préalable, paramétré la synchronisation de vos données : la fenêtre de paramétrage s'affiche. “Synchro compta”, page 29. Dans le cas contraire, vous accédez directement à l'exécution d'une synchro compta dans le mode paramétré (simple ou plus). “Emettre les données en configuration client”, page 31. “Emettre les données en configuration expert-comptable”, page 41. l'export d'écritures Format Ciel : Standard Si vous n'avez pas au préalable défini les paramètres, la fenêtre Génération des écritures s'affiche sinon vous accédez directement à la fenêtre de transfert (voir ci-contre). “Envoyer des écritures de Ciel Compta au format Ciel Standard”, page 85. Format Ciel : Ximport ou Ximport enrichi “Comment envoyer les écritures depuis Ciel Compta 2006 ou supé- rieure vers Ciel Compta 2006 ou supérieure ?”, page 65. Format Sage / Sage Expert “Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers Start Compta, Sage 30/100 ?”, page 71. Format Autres “Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers CEGID ?”, page 93. “Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers CCMX ?”, page 94. le transfert internet “Envoyer des écritures de Ciel Compta par le transfert internet”, page 86. la sauvegarde “Sauvegarde”, page 74. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 83 Récupérer des écritures dans Ciel Compta avec l’assistant des échanges de données Choisir le type de réception 1. Choisissez le moyen pour recevoir vos écritures dans votre logiciel. • Synchro compta : vous recevez les écritures dans un fichier au format XML, compressé (.zip). Votre client possède un logiciel Ciel ou Sage (30, 100, Expert). • Import écritures : vous recevez un fichier texte (.Txt). Votre client peut posséder un logiciel Ciel, Sage, Sage Expert (Coala), CCMX, Cegid, EBP, API, Apisoft, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus. • Restauration du dossier : vous recevez le dossier Ciel Compta en entier (fichier .sgbck ou .zip). Votre client possède la même version de Ciel Compta que la vôtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK] ou, si vous avez coché l'option Import d’écritures, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi Import d’écritures Vous devez sélectionner le format exact du fichier reçu. Si vous avez récupéré : • un fichier " Ximport.txt " ou " Rimport.txt ", cochez l'option Standard Ciel/Ximport. • un fichier texte de Sage, Sage Expert, CCMX, Cegid, EBP, API, Apisoft, Cote Ouest, Gestimum ou Quadratus, cochez l'option Autres. • un fichier "EXPORT_CIEL.Txt", cochez l'option Ximport enrichi. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre d'importation correspondant au format s'affiche. Si vous choisissez Import d’écritures, une autre étape vous propose de choisir le format du fichier. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 84 Recevoir des écritures comptables Lorsque vous cliquez sur le bouton [OK] de l'assistant, la fenêtre correspondant à votre mode de réception s'affiche. Vous avez choisi comme mode de réception : Vous accédez à : la Synchro Compta Si vous n'avez pas, au préalable, paramétré la synchronisation de vos données : la fenêtre de paramétrage s'affiche. Voir “Synchro compta”, page 29. Vous devrez repasser par l'assistant pour inté- grer vos écritures dans votre logiciel. Vous accédez directement à l'exécution d'une synchro compta (cicontre). “Recevoir les données en configuration Client (mode Synchro compta et Synchro compta +)”, page 42. “Recevoir les données en configuration expert-comptable (mode Synchro compta et Synchro compta +)”, page 44. le format Autre “Comment récupérer les écritures de Start Compta, Sage 30/100 dans Ciel Compta ?”, page 70. “Comment récupérer les écritures de EBP dans Ciel Compta ?”, page 72. “Comment récupérer les écritures de CEGID dans Ciel Compta ?”, page 93. “Comment récupérer les écritures de CCMX dans Ciel Compta ?”, page 94. “Comment récupérer les écritures de Ciel Saisie Comptable dans Ciel Compta ?”, page 70. “Vous êtes équipé d’un logiciel API, Apisoft Cote Ouest, Gestimum ou Quadratus”, page 95. le format Standard Ciel / XImport ou Ximport enrichi “Comment récupérer les écritures de Ciel Compta 2006 ou supérieure dans Ciel Compta 2006 ou supérieure ?”, page 64. la restauration “Restauration”, page 74. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 85 Envoyer des écritures de Ciel Compta au format Ciel Standard Cette commande permet de transférer vos écritures comptables vers un autre dossier Ciel Compta ou dans un fichier (Txt, XImport, Rimport). Étape préalable La première fois que vous lancez cette commande et si les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité n’ont pas été effectués, la fenêtre Génération des écritures s'affiche. 1. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez la choisir à l'aide de l'option Application à utiliser. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Vous pouvez afficher et contrôler les écritures avant leur transfert en cochant les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Liaison comptable s'affiche. Étape transfert La fenêtre Liaison Comptable vous sera systématiquement proposée en premier lorsque vous transférerez des écritures par la suite. 1. Indiquez l'intervalle de dates des écritures à transférer. Vous pouvez les saisir directement ou utiliser les icones du calendrier ou des dates prédéfinies. L Le chemin du fichier de destination est affiché pour information. Vous pouvez modifier les paramètres de transfert en utilisant la commande MODIFIER LES PRÉFÉRENCES du menu CONTEXTUEL (clic droit). - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 86 2. Cochez l'option Voir les écritures avant transfert si vous voulez les visualiser avant de les envoyer. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Un fichier d'export est généré. 4. Si vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi, la fenêtre des écritures à transférer s'affiche. • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. L Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures transférées seront détectées à la prochaine ouverture du logiciel. Envoyer des écritures de Ciel Compta par le transfert internet Cette commande vous permet de transférer les écritures via Internet. L Vous devez au préalable souscrire à un abonnement auprès de Ciel. 1. Choisissez le Type de transfert : • mode simple :vous pouvez envoyer toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : cette option vous permet de sélectionner les écritures à envoyer. 2. Si vous souhaitez renvoyer les écritures déjà transférées, cochez l'option correspondante. Si vous avez choisi le mode avancé Vous allez sélectionner vos écritures. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Indiquez l'intervalle de date à prendre en compte. 3. Vous pouvez spécifier un journal en particulier et les numéros de mouvements à inclure. 4. Pour Inclure les écritures en brouillard et en simulation, cochez les options correspondantes. - Vous êtes équipé d’un logiciel Ciel Compta - 87 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Sélectionnez les mouvements à transférer. Pour sélectionner plusieurs éléments, cliquez sur un élé- ment puis en maintenant la touche de votre clavier cliquez sur un autre élément. 3. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. 4. Renseignez les informations suivantes : • Code client • N° Licence • Nom de la société : vous utiliserez le même nom de société que votre client pour récupérer les données. • Mot de passe 5. Le numéro du transfert s'affiche automatiquement. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La fenêtre Liste des écritures à transférer affiche toutes les écritures qui seront transmises. • Cliquez sur le bouton [vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. 88 Vous êtes équipé d’un logiciel Start Compta Sage 30/100 Votre client utilise Ciel Compta, Ciel Compta Evolution 2006 (ou supérieures) ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de Ciel Compta dans Start Compta, Sage 30/100 ? J Menu FICHIER commande IMPORTER - FORMAT 100 ET 30 1. Activez cette commande. La fenêtre Ouvrir le fichier d’import s’affiche. 2. Dans la zone Fichiers de type, choisissez à l’aide du triangle de sélection le fichier Ecritures Ciel Windows (*.txt). L Si le format du fichier sélectionné ne correspond pas au format requis un message vous l’indique. 3. Dans la partie inférieure de la fenêtre, cochez les options de votre choix. Suppression du fichier après import • Cochez cette option pour supprimer le fichier d'importation du disque dur à la fin du traitement. Si cette option n'est pas cochée, le fichier importé sera conservé sur votre ordinateur. Conserver la référence pièce d'origine • Cette option s'applique pour l'importation de fichier au format d'écritures Ciel. Si elle est sélectionnée le Numéro de pièce est incrémenté automatiquement pour l'écriture importée selon le type de gestion de numérotation sélectionnée au niveau des journaux concernés. La colonne Référence pièce de l'écriture reprend la référence pièce du fichier d'importation. Si elle n’est pas sélectionnée la colonne N° pièce de l'écriture reprend la référence pièce du fichier d'importation. 4. Après le paramétrage des différentes options d'importation, sélectionnez le fichier à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Le traitement est alors lancé. Attention ! Les journaux doivent être créés avant de réaliser la récupération. - Vous êtes équipé d’un logiciel Start Compta Sage 30/100 - 89 Comment envoyer les écritures de Start Compta, Sage 30/100 vers Ciel Compta ? J Menu FICHIER commande EXPORTER - FORMAT SAGE 1. Activez cette commande. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Dans la zone Format de transfert, sélectionnez Ciel. 3. Dans la zone Devise de conversion, choisissez Aucune. 4. Sélectionnez les comptes (Compte général ou Compte de tiers) ou intervalles de comptes de votre choix. Les zones de...à vous permettent d’indiquer les intervalles à prendre en compte. 5. Vous devez également effectuer ce paramétrage pour : • la Date d’écriture : Date écritures ou Date de saisie • le Numéro de pièce • le Code journal • le N° ligne interne • le Mode de règlement • le Type d’écriture. 6. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La fenêtre qui s’affiche vous propose de nommer le fichier puis de l’enregistrer dans le répertoire de votre choix. 90 Vous êtes équipé d’un logiciel Sage Expert (Coala) Avant d’échanger des données avec votre client équipé d’un logiciel Ciel vous devez vérifier les compatibilités de version. L Si la fonction ARF Compta n’est pas disponible sur votre logiciel de production Coala, contactez le Service Clients Sage Experts-Comptables au 0.825.825.670. Si votre client possède Ciel Compta 2006 inférieure à la version 12.40, une mise à jour de son logiciel est nécessaire. Il peut télécharger la dernière version sur le site Internet http://www.ciel.com/2008. Votre client utilise Ciel Compta, Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de Ciel Compta dans Sage - Production Coala ? Avec Ciel Compta 2006 et supérieures 1. Lancez l’application Production Coala et ouvrez le dossier correspondant. 2. Si le dossier n'existe pas, vous pouvez le créer en activant la commande NOUVEAU du menu FICHIER. 3. Indiquez les informations suivantes : • la période d'exercice à prendre en compte, • un plan de journaux Nouveau • un plan comptable Nouveau (si ce dernier est importé sinon sélectionnez-en un). 4. Dans le dossier sélectionné, placez vous sur l'exercice correspondant au fichier à importer. 5. Dans le menu déroulant de la colonne centrale sélectionnez ETATS. 6. Sélectionnez l'état ARF Compta. Si cet état est absent, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sé- lectionnez Ajouter et sélectionner ARF Compta dans la liste). 7. Dans le menu déroulant FOURNISSEUR, accessible à droite sélectionnez Ciel. 8. Dans le menu déroulant LOGICIEL sélectionnez Import Relation Expert. 9. Si le fournisseur correspondant est absent, c'est un problème d’autorisations. Dans ce cas, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez Autorisation Clé. Contactez ensuite le Service Clients Sage Experts-Comptables au 0.825.825.670 pour faire la demande d’une clé ARF. 10. Pour supprimer toutes les écritures, activez le menu CONTEXTUEL dans la colonne centrale et sélectionnez Supprimer lignes exercice courant. Cette opération ne supprime pas le plan de journaux. 11. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui] 12. Un second message vous demande si vous souhaitez supprimer le plan comptable. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. L’option Ecrire un Compte Rendu cochée permet d'obtenir à la fin du traitement un compte rendu de l'import sur tous les exercices du dossier. Ainsi vous pouvez visualiser : • le nom du dossier, • la période d'exercice • le total débit, • le total crédit, Votre client est équipé en Echanges de données possibles Ciel Compta ou Compta Evolution (version supérieure ou égale à 12.40 ou à 5.30 Evolution) Ciel Compta Facile (version 1.00 ou supérieure) Importation/Exportation avec Production Coala option ARF Compta. Importation/Exportation avec Production Coala option ARF Compta. - Vous êtes équipé d’un logiciel Sage Expert (Coala) - 91 • la différence, • le nombre total de ligne, • les journaux déséquilibrés éventuels. 13. Pour éviter d’activer la commande PARAMÈTRES - PLAN COMPTABLE, renseignez dans la zone Compte, le compte collectif fournisseur et client ainsi que la longueur des comptes. Le choix de la longueur des comptes se fait sur tous les exercices du dossier. Cette longueur est prise par défaut quelle que soit celle du plan comptable. 14. Sélectionnez ensuite la devise du fichier. 15. Une fois les options renseignées, activez la commande IMPORTER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La fenêtre suivante s’affiche. 16. Choisissez le type d'import puis cliquez sur le bouton [Ok]. 17. Sélectionnez le fichier à importer puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 18. Un message vous indique que le traitement est terminé. Avec Ciel Compta 2005 et inférieures 1. Lancez l’application Production Coala et ouvrez le dossier correspondant. 2. Si le dossier n'existe pas, vous pouvez le créer en activant la commande NOUVEAU du menu FICHIER. 3. Indiquez les informations suivantes : • la période d'exercice à prendre en compte, • un plan de journaux Nouveau • un plan comptable Nouveau (si ce dernier est importé sinon sélectionnez-en un). 4. Dans le dossier sélectionné, placez vous sur l'exercice correspondant au fichier à importer. 5. Dans le menu déroulant de la colonne centrale sélectionnez Etats. 6. Sélectionnez l'état ARF Compta. Si cet état est absent, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sé- lectionnez Ajouter et sélectionner ARF Compta dans la liste). 7. Dans la partie droite, dans le menu déroulant FOURNISSEUR, sélectionnez Ciel. 8. Dans le menu déroulant LOGICIEL sélectionnez Import Multicritères/Exportation. 9. Si le fournisseur correspondant est absent, c'est un problème d’autorisations. Dans ce cas, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez Autorisation Clé. Contactez ensuite le Service Clients Sage Experts-Comptables au 0.825.825.670 pour faire la demande d’une clé ARF. 10. Pour supprimer toutes les écritures, activez le menu CONTEXTUEL dans la colonne centrale et sélectionnez Supprimer lignes exercice courant. Cette opération ne supprime pas le plan de journaux. 11. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. 12. Un second message vous demande si vous souhaitez supprimer le plan comptable. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. L’option Ecrire un Compte Rendu cochée, permet d'obtenir à la fin du traitement un compte rendu de l'import sur tous les exercices du dossier. Ainsi, vous pouvez visualiser : • le nom du dossier, - Vous êtes équipé d’un logiciel Sage Expert (Coala) - 92 • la période d'exercice, • le total débit, • le total crédit, • la différence, • le nombre total de ligne, • les journaux déséquilibrés éventuels. 13. Pour éviter d’activer la commande PARAMÈTRES - PLAN COMPTABLE, renseignez dans la zone Compte, le compte collectif fournisseur et client ainsi que la longueur des comptes. Le choix de la longueur des comptes se fait sur tous les exercices du dossier. Cette longueur est prise par défaut quelle que soit celle du plan comptable. 14. Sélectionnez ensuite la devise du fichier. 15. Une fois les options renseignées, activez la commande IMPORTER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La fenêtre suivante s’affiche. • Pour importer le plan comptable, cochez l’option Importer le Plan Comptable. (Fichier EXPCMP.txt) • Pour importer le grand-livre, cocher Importer le Grand Livre. (Fichier EXPLIG.txt). 16. Pour supprimer les écritures de l'exercice, cochez Oui à la question Initialisation des Journaux sinon cochez l’option Non. 17. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 18. Un message vous indique que le traitement est terminé. Comment envoyer les écritures de Sage Production Coala vers Ciel Compta ? J Menu UTILITAIRES commande EXPORTER COALA ACQUISITION 1. Activez cette commande. Le message suivant s’affiche : Attention, cet état d'import n'est plus maintenu, il est conseillé d'utiliser maintenant l'état d'import 'ARF Compta'. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. Choisissez le chemin et le nom du fichier qui sera généré puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous informe que le traitement s’est bien déroulé et vous demande de vérifier les informations exportées. 93 Vous êtes équipé d’un logiciel CEGID Votre client utilise Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution 2006 (ou supérieures) ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de CEGID dans Ciel Compta ? J Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Vous pouvez intégrer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’un logiciel de Comptabilité CEGID. A l’activation de cette commande, la fenêtre Liste des imports s’affiche. Vous obtenez les formats d’imports prédéfinis correspondant aux différents logiciels. 1. Choisissez le format d’importation Ecritures CEGID Sisco 2 puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers CEGID ? J Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES EXPORTS 1. Activez la commande ci-dessus. La fenêtre Exports écritures s’affiche. 2. Choisissez dans la liste proposée le format Export Ecritures CEGID Sisco 2. 3. Cliquez sur le bouton [Fichier]. Vous pouvez éventuellement envoyer les écritures par e-mail. 4. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure. En effet, vous pouvez exporter vos écritures par : • date de mouvement • mois de mouvement • numéro de mouvement • journaux. 5. Saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. Cliquez sur le bouton [Ok]. 6. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 94 Vous êtes équipé d’un logiciel CCMX Votre client utilise Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution 2006 (ou supérieures) ou Ciel Compta Facile Comment récupérer les écritures de CCMX dans Ciel Compta ? J Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Vous pouvez intégrer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’un logiciel de Comptabilité CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Liste des imports s’affiche. Vous obtenez les formats d’imports prédéfinis correspondant aux différents logiciels. 1. Choisissez le format d’importation Ecritures CCMX puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Comment envoyer les écritures de Ciel Compta vers CCMX ? J Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES EXPORTS 1. Activez la commande ci-dessus. La fenêtre Exports écritures s’affiche. 2. Choisissez dans la liste proposée le format Export Ecritures CCMX. 3. Cliquez sur le bouton [Fichier]. Vous pouvez éventuellement envoyer les écritures par e-mail. 4. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure. En effet, vous pouvez exporter vos écritures par : • date de mouvement, • mois de mouvement, • numéro de mouvement, • journaux. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 6. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 95 Vous êtes équipé d’un logiciel API, Apisoft Cote Ouest, Gestimum ou Quadratus Votre client utilise Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution 2009 ou Ciel Compta Facile 2009 Comment récupérer les écritures dans Ciel Compta ? J Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Vous pouvez intégrer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’un logiciel de Comptabilité API, Apisoft, Cote Ouest, Gestimum, Qudratus. L Au préalable, enregistrez sur votre ordinateur le fichier reçu. A l’activation de cette commande, la fenêtre Liste des imports s’affiche. Vous obtenez les formats d’imports prédéfinis correspondant aux différents logiciels. 1. Choisissez le format d’importation correspondant à votre cas : Ecritures API, Ecritures Apisoft, Ecritures Cote Ouest, Ecritures Gestimum ou Ecritures Qudratus puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Copyright 2009 Sage Le guide des échanges de données Clients/Experts-comptables - 07.09 La détention de ce guide n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Petites entreprises, artisans, commerçants… gérez sur mesure votre comptabilité générale et analytique, vos prévisions budgétaires, votre trésorerie et vos immobilisations. 2012 Compta NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel d’INTUICIEL©. NOUVEAU ! Gérez automatiquement vos écritures de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...). Accédez à vos indicateurs clés en permanence (évolution des charges, état de la trésorerie...). CONSEILLÉE AUX ENTREPRISES PAR LES EXPERTS-COMPTABLES Ipsos 2011 • De la saisie des écritures jusqu’au Bilan, tout est prévu pour vous faire gagner du temps. • Trésorerie prévisionnelle, historique des relances clients, inventaire des immobilisations… vous disposez d’une vision claire de votre entreprise. • Définissez vos indicateurs clés dans des tableaux de bord personnalisés (bénéfices, encours client, évolution des charges… ), vous savez exactement où vous en êtes ! • Mettez en place une comptabilité analytique multi-niveaux pour contrôler le résultat de vos activités par affaire, gamme de produit, région… 8 bonnes raisons de choisir Ciel Compta • Maîtrisez votre budget, et gérez précisément vos comptes, prévisions et réalisations. • Simplifiez les relations avec votre expert-comptable* , quel que soit son logiciel, grâce à l’assistant d’import/export des écritures comptables. • Adaptez le logiciel à vos besoins : éditions, base de données, interface de saisie, imports/exports multi formats, droits d’accès des utilisateurs… tout est personnalisable ! • Consultez des informations pertinentes sans quitter votre logiciel (conseils techniques, informations légales, mises à jour à télécharger…) et soyez immédiatement opérationnel pour les télédéclarations de la TVA et Bilan**. • NOUVEAU ! Personnalisation de votre environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© • NOUVEAU ! Définition des comptes exonérés de TVA pour éviter les erreurs de calculs en saisie d’écriture • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA • NOUVEAU ! Echanges de données avec votre expert-comptable grâce au nouvel assistant d’import/export les du logiciel • Génération automatique des écritures de redevances crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Trésorerie prévisionnelle • Comptabilité analytique et budgétaire sur 3 axes • Gestion des immoblisations • Consultation des indicateurs clés à distance avec Ciel Business Mobile ! 35 rue de la Gare - 75917 Paris cedex 19 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Editions • Bilan et Compte de Résultat : réel normal (2050 - 2053), réel simplifié (2033A états préparatoires - 2033B), BNC (2035A), synthétique • Déclaration de TVA (CA3, CA12) • Télédéclarations de TVA et de Bilan TDFC* • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard • Centralisateur • Comparaison Balances N/N-10 • Calcul des pénalités de retard (Loi NRE) • Bordereau de remise de chèques en banque Saisies et traitements • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie en HT ou TTC • Ecritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Pointage et rapprochement bancaire • Automatisation du traitement des relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Récupération des extraits de comptes bancaires aux formats CFONB, QIF, OFX • Encours clients, relances, mailings • Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC • Lettres chèques Plans comptables • PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués, BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle • NOUVEAU ! Bénéficiez du plan comptable général 2010 Echanges de données • Synchronisation directe avec Production Coala, – Sage 30, Sage 100 (Synchro Compta©) • Import direct des écritures de Ciel Paye/ Ciel Gestion commerciale/ Ciel Bâtiment • Import/export paramétrable (txt, dbf, xml) • Export de la Balance Conformité • Conforme au Bulletin Officiel des Impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 • NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA Analytique et budgétaire • Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux de répartition • Budgétisation mensuelle ou globale • Gestion avancée des codes analytiques (affectation de plusieurs codes pour une écriture, répartition du montant sur plusieurs codes) Gestion des immobilisations • Amortissements • Immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Inventaire par localisation, par simple scan de codes-barres • NOUVEAU ! Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Personnalisation • États comptables personnalisables • Tableaux de bord, base de données, écrans personnalisables • NOUVEAU ! Personnalisation de l’environnement de travail grâce au nouvel Intuiciel© Autres fonctions • Nombre illimité de dossiers • Version réseau (en option) • Formation interactive et aide intégrée au logiciel Informations techniques CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom - Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) UTILISATION Ciel directDéclaration : 1Go de Ram - 1Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. - 1 Connexion internet via modem ADSL Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Ciel Compta 2012 * Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. ** Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bian ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables. CONFORME AU BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006 Coffret Etudiants PGI Enseignement Etudiants en Bac pro, Bac STG et BTS de gestion, entraînez-vous à maîtriser toutes les étapes de la gestion d’entreprise. Le PGI(1) : 1 seul logiciel pour vous former à la gestion comptable et commerciale. Un Progiciel de Gestion Intégré adapté aux Bac STG, BTS de gestion et DCG(1). Un outil d’enseignement complet pour vous former aux logiciels professionnels utilisés en entreprise. Un accompagnement pour bien débuter et découvrir le fonctionnement du PGI. Pourquoi choisir le Coffret Etudiants PGI Enseignement Ciel ? Un environnement de travail personnalisé grâce à INTUICIEL©. Un PGI reconnu d’intérêt pédagogique par le Ministère de l’Education Nationale. Un outil d’enseignement complet pour vous former aux outils professionnels utilisés en entreprise. Des fonctionnalités multiples (intégration des données de la comptabilité et de la gestion). Le Coffret Etudiants PGI Enseignement est compatible avec le PGI Enseignement. Par sauvegarde et restauration, vous travaillez toujours sur vos propres données, chez vous et dans votre établissement Une solution simple, pratique et conforme Gérez votre activité comptable et commerciale avec un seul et même logiciel. Suivez votre rentabilité et maîtrisez vos équilibres financiers. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une mprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 INFORMATIONS TECHNIQUES Coffret Etudiants Ciel PGI Enseignement (1) Progiciel de Gestion Intégré version monoposte préconisé par Ciel pour le Bac STG, les BTS CGO, BTS AG PME-PMI, BTS NRC, BTS MUC, BTS Assistant de Manager, la filière DCG (2) Hors frais de communication téléphonique. Numéro Indigo : tarif public en vigueur (perçu intégralement par l’opérateur). Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Gestion comptable Pour s’initier à la comptabilité générale, analytique et budgétaire. • Assimilez facilement les différents modes de saisie, avec ou sans notion de débit/crédit. • Obtenez immédiatement vos éditions comptables (Grandlivre, Balances, Journaux, Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA). • Apprenez à analyser votre résultat avec les tableaux de bord (chiffre d’affaires, rentabilité, meilleurs clients...). • Gérez votre parc d’immobilisations (amortissements, inventaires, états préparatoires 2054 et 2055). • Simulez et choisissez l’emprunt adapté à vos projets et à votre situation financière. Gestion commerciale Pour apprendre à gérer toute l’activité commerciale. • Etudiez toutes les étapes du cycle commercial de l’approvisionnement des produits à la vente aux clients. • Apprenez à gérer les conditions commerciales, éditez des factures et gérez vos fichiers clients, fournisseurs et articles. • Exercez-vous à optimiser vos stocks, avec la gestion des composants, produits finis, capacité de fabrication… • Simulez vos objectifs de vente et les commissions attribuées afin de motiver les commerciaux. • Facilitez votre négociation commerciale grâce à la gestion des remises en cascade. Intégration de la comptabilité et de la gestion commerciale Accès rapide à l’information grâce à une intégration parfaite entre les données de la gestion commerciale et de la comptabilité : lien direct entre les écritures et les factures, les comptes et fiches clients/fournisseurs. 90 tableaux de bord pour analyser l’activité avec précision Visualisez sous forme de graphiques et de statistiques la rentabilité mensuelle et la trésorerie, la progression mensuelle des ventes ou encore le détail de vos stocks. ACCOMPAGNEMENT Vous bénéficiez d’un accompagnement pour bien débuter ! • 3 appels à l’assistance téléphonique(2) • Des supports pédagogiques : supports de formation disponibles dans "Mon compte" sur www.ciel.com http://downloadcenter.samsung.com/content/UM/201308/20130815074232035/GT-I9195_UM_Open_Jellybean_Ita_Rev.1.0_130708.pdf GT-I9195_UM_Open_Jellybean_Ger_Rev.1.0_130620.pdfhttp://downloadcenter.samsung.com/content/UM/201407/20140728164130527/[Mutiroom_Link]FRA-0723.pdf http://downloadcenter.samsung.com/content/UM/201407/20140728164130527/[Mutiroom_Link]FRA-0723.pdf Crystal Surround Air Track (système avec enceintes actives) Manuel d'utilisation imaginez les possibilités Merci d’avoir choisi un appareil Samsung. Pour recevoir une assistance plus complète, veuillez enregistrer votre produit sur www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 caractéristiques SoundShare Le SoundShare émet le son du téléviseur sur votre le Crystal Surround Air Track (SAT) via une connexion Bluetooth et le son est contrôlé. 3D SOUND PLUS La fonctionnalité 3D SOUND PLUS ajoute de la profondeur et de la grandeur au son. Mode sonore spécial Vous avez le choix entre sept modes de sons différents - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, et OFF (son original) - selon le type de contenu dont vous souhaitez profiter. Télécommande multifonction La télécommande fournie peut également être utilisée pour commander le téléviseur connecté à cet ensemble. (Fonctionne uniquement avec les téléviseurs Samsung) Elle est pourvue d'une touche d'accès rapide au téléviseur permettant d'activer plusieurs options d'une simple pression sur les touches. Système avec enceintes actives Cet ensemble est doté d'un système avec enceintes actives qui offre une haute qualité sonore dans une seule unité peu encombrante. Cet ensemble ne nécessite aucun haut-parleur satellite ni câbles, généralement présents dans les systèmes ambiophoniques classiques. Prise en charge de la fonction Hôte USB Vous pouvez connecter des périphériques de stockage USB externes (lecteur MP3, mémoire flash USB, etc.) afin d’en lire les fichiers musicaux à l’aide de la fonction USB HOST du système Air Track. Fonction Bluetooth Vous pouvez connecter un périphérique Bluetooth à le Crystal Surround Air Track pour écouter de la musique avec un son stéréo de haute qualité, tout cela sans fil! LICENCE Fabriqué sous licence par Dolby Laboratories. Dolby et le symbole représentant deux D sont des marques de commerce de Dolby Laboratories. Fabriqué sous licence sous les brevets américains suivants : 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 et autres brevets déposés ou en attente aux États-Unis ou dans d'autres pays. DTS, le Symbole, ainsi que DTS et le Symbole ensemble sont des marques déposées et DTS 2.0 Channel est une marque de commerce de DTS, Inc. Le produit inclut le logiciel. © DTS, Inc. Tous droits réservés. - Pour toute requête et demande concernant les questions sur les sources ouvertes, contactez Samsung via e-mail (oss.request@ samsung.com). 3 FRA informations relatives à la sécurité AVERTISSEMENTS POUR ÉVITER LES RISQUES DE CHOC ÉLECTRIQUE, NE DÉMONTEZ PAS LE CAPOT. L’APPAREIL NE CONTIENT PAS DE PIÈCES RÉPARABLES PAR L’UTILISATEUR ; S’ADRESSER À UN SERVICE APRÈS-VENTE QUALIFIÉ. ATTENTION RISQUE DE CHOC ÉLECTRIQUE. NE PAS OUVRIR Ce symbole avertit l’utilisateur de la présence d’une tension dangereuse à l’intérieur de l’appareil. Ce symbole avertit l’utilisateur de la présence de directives importantes dans la documentation accompagnant cet appareil. AVERTISSEMENT : Afin de diminuer les risques d’incendie ou de choc électrique, n’exposez pas cet appareil à la pluie ou à l’ humidité. MISE EN GARDE : POUR PRÉVENIR LES CHOCS ÉLECTRIQUES, BRANCHEZ LA FICHE AU FOND, EN PRENANT SOIN D'INSÉRER LA TIGE LARGE DANS LA FENTE LARGE. • Cet appareil doit toujours être branché à une prise terre. • Pour déconnecter l’appareil du circuit principal, la prise doit être débranchée de la prise principale ; il est de ce fait nécessaire que la prise principale soit facile d'accès. ATTENTION • Évitez toute projection d’eau sur l’appareil. Ne posez jamais d’objet contenant un liquide (ex : un vase) dessus. • Pour éteindre complètement l'appareil, vous devez retirer le cordon d'alimentation de la prise murale. Par conséquent, le cordon d'alimentation doit être facilement accessible à tout moment. 4 PRÉCAUTIONS Assurez-vous que l'alimentation électrique de votre maison est conforme à la plaque d'identification située au dos de votre produit. Posez votre produit à plat sur un meuble stable en veillant à laisser un espace de 7 à 10 cm autour de l'appareil afin d’assurer une ventilation correcte de celui-ci. Faites attention à ne pas obstruer les orifices de ventilation. Ne posez pas l'ensemble sur un amplificateur ou un autre appareil susceptible de chauffer. Cet ensemble est conçu pour une utilisation en continu. Pour entièrement éteindre l'appareil, débranchez la fiche CA de la prise murale. Débranchez l'appareil si vous envisagez de ne pas l'utiliser durant une longue période. En cas d'orage, débranchez la fiche de l'appareil de la prise murale. Les surtensions occasionnées par l'orage pourraient endommager votre appareil. Protégez le produit de l'humidité (comme les vases) et d'une chaleur excessive (comme une cheminée) ou de tout équipement capable de créer des champs magnétiques ou électriques. Débranchez le câble d'alimentation en cas de dysfonctionnement. Votre produit n'est pas prévu pour un usage industriel. Ce produit ne peut être utilisé qu'à des fins personnelles. Une condensation peut se former si le produit ou un disque a été stocké à basse température. Si vous devez transporter l'ensemble pendant l'hiver, attendez environ 2 heures que l'appareil ait atteint la température de la pièce avant de l'utiliser. N'exposez pas l'ensemble aux rayons directs du soleil ou à toute autre source de chaleur. Ceci pourrait entraîner une surchauffe et un dysfonctionnement de l’appareil. Les piles utilisées dans ce produit peuvent contenir des produits chmiques dangereux pour l'environnement. Ne jetez pas les piles dans votre poubelle habituelle. Ne vous débarrassez pas des piles en les faisant brûler. Les piles ne doivent pas être court-circuitées, démontées ou subir de surchauffe. Le remplacement incorrect de la batterie entraîne un risque d'explosion. Ne la remplacez que par une batterie du même type. pp Phones 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ Les fi gures et les illustrations du présent Manuel d'utilisation sont fournies à titre de référence uniquement et peuvent différer de l'apparence du produit réel. Ɣ Des frais supplémentaires pourront vous être facturés dans les cas suivants : (a) Vous demandez l'intervention d'un ingénieur, mais il s'avère que l'appareil ne présente aucune anomalie (par ex. vous n'avez pas lu ce Manuel d'utilisation). (b) Vous portez l'unité à un centre de réparation, mais il s'avère que celle-ci ne présente aucune défaillance (par ex. vous n'avez pas lu ce Manuel d'utilisation). Ɣ Le montant de ces frais administratifs vous sera notifi é avant que tout travail ou toute visite à votre domicile ne soit effectuée). 5 FRA sommaire CARACTÉRISTIQUES 2 2 Caractéristiques 2 Licence INFORMATIONS RELATIVES À LA SÉCURITÉ 3 3 Avertissements 4 Précautions DÉMARRAGE 6 6 Avant de lire le manuel d'utilisation 6 Contenu DESCRIPTIONS 7 7 Façade 8 Panneau arrière 8 Installation du noyau torique en ferrite sur le câble des enceintes du caisson de graves TÉLÉCOMMANDE 9 9 Présentation de la télécommande BRANCHEMENTS 11 11 Installation de la fixation murale 12 Connexion d'un périphérique externe à l'aide d'un câble audio (analogique) ou optique (numérique) DÉPANNAGE 21 21 Dépannage ANNEXE 22 22 Spécifications FONCTIONS 13 13 Mode d’entrée 13 Bluetooth (Modèle HW-F355 uniquement) 15 SoundShare (Modèle HW-F355 uniquement) 16 USB 17 Utilisation de la télécommande 20 Mise à jour du logiciel 6 AVANT DE LIRE LE MANUEL D'UTILISATION Prenez connaissance des termes suivants avant de lire le manuel d'utilisation. Icônes utilisées dans le présent manuel Icône Terme Définition Attention Indique une situation pour laquelle une fonction ne fonctionne pas ou que des paramètres peuvent être annulés. Remarque Donne des conseils ou des instructions permettant d'améliorer l'utilisation de chaque fonction. Consignes de sécurité et dépannage 1) Familiarisez-vous avec les Consignes de sécurité avant d'utiliser ce produit. (Reportez-vous à la page 3) 2) En cas de problème, consultez la section Dépannage. (Reportez-vous à la page 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Tous droits réservés. Le présent manuel d'utilisation ne peut être reproduit ou copié, en partie ou dans son intégralité, sans l'autorisation écrite préalable de Samsung Electronics Co., Ltd. démarrage ƒ L'aspect des accessoires peut légèrement différer des illustrations ci-dessus. ƒ Utilisez le câble USB dédié pour connecter des périphériques USB à l'unité. CONTENU Vérifiez la présence des accessoires fournis présentés ci-dessous. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Vis : 2EA) (Vis du support : 2EA) Télécommande/ Piles (type AAA) Manuel d'utilisation Fixation de support mural Vis Câble USB Cordon d'alimentation Adaptateur Câble auxiliaire Noyau torique en ferrite 7 FRA ● DESCRIPTIONS descriptions FAÇADE BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. BOUTON DE FONCTIONS Permet de sélectionner les entrées D.IN, AUX, BT, TV, USB. - Lorsque l’appareil est sous tension, si vous appuyez sur le bouton ( ) pendant plus de 3 secondes, le bouton fonctionne en MUTE (SILENCIEUX). Pour annuler la configuration du bouton MUTE (SILENCIEUX), appuyez à nouveau sur le bouton ( ) pendant plus de 3 secondes. VOLUME +/- Permet de régler le volume. AFFICHAGE Affiche le mode actuellement sélectionné. ƒ Lorsque vous mettez l'unité sous tension, il faut compter 4 ou 5 secondes de retard avant le déclenchement du son. 1 2 3 4 8 BORNE DU CONNECTEUR DU CAISSON DE GRAVES Permet de connecter la prise du connecteur au caisson de graves. ENTRÉE DE L'ALIMENTATION Branchez correctement la prise de l'adaptateur CA au secteur, puis branchez la fiche de l'adaptateur CA dans la prise murale. PORT USB Connectez ici des périphériques USB comme des lecteurs MP3 pour lire des fichiers sur les périphériques. - Utilisez le câble USB fourni si vous avez installé l'appareil sur un mur. ENTRÉE OPTIQUE Permet la connexion à la sortie (optique) numérique d’un appareil externe. 5 ENTRÉE AUX Permet la connexion à la sortie analogique d’un périphérique externe. ƒ Lorsque vous débranchez le câble d’alimentation de l'adaptateur CA de la prise murale, veillez à maintenir la fiche. Ne tirez pas sur le câble. ƒ Ne branchez pas cette unité ou d'autres composants sur une prise CA jusqu'à ce que tous ces branchements entre les composants soient terminés. descriptions PANNEAU ARRIÈRE INSTALLATION DU NOYAU TORIQUE EN FERRITE SUR LE CÂBLE DES ENCEINTES DU CAISSON DE GRAVES Soulevez pour déverrouiller et ouvrir le noyau en ferrite. Placez le câble des enceintes du caisson de graves sur le noyau ouvert. Verrouillez à nouveau le noyau. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 FRA ● TÉLÉCOMMANDE télécommande PRÉSENTATION DE LA TÉLÉCOMMANDE HW-F350 Installation des piles dans la télécommande 1. Soulevez le couvercle situé à l'arrière de la télécommande comme indiqué. 2. Insérez deux piles de type AAA. Vérifiez bien que les pôles + et - des piles sont placés comme indiqué sur le diagramme représenté à l'intérieur du compartiment. 3. Repositionnez le couvercle. Dans un schéma d'utilisation classique, les piles durent environ un an. Portée de la Télécommande La portée de la télécommande en ligne droite est d'environ 7 mètres. Elle fonctionne également inclinée selon un angle horizontal de 30° maximum par rapport au capteur de la télécommande. BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. OPTICAL Appuyez sur le mode optique. BOUTON TV POWER Permet d'allumer/d'éteindre le téléviseur Samsung. AUTO POWER, DIMMER Synchronise le système Air Track par la connexion optique via la prise Optique de façon à ce qu’il s’active automatiquement lorsque vous allumez votre téléviseur. Vous pouvez régler la luminosité de l'affichage. BOUTON DE COMMANDE Permet de lire, mettre en pause ou arrêter la lecture d'un fichier musical, ou de rechercher le fichier musical suivant ou précédent. TV MUTE Permet de couper le son du téléviseur. Appuyez à nouveau pour rétablir le son à son niveau de volume précédent. AUX Appuyez sur le mode AUX. USB Appuyez sur le mode USB. CHAÎNE DE TÉLÉVISION, AUDIO SYNC Permet de commuter entre les chaînes TV disponibles. Permet de synchroniser les signaux vidéo et audio lors de la connexion de l’appareil à un téléviseur numérique. TV INFO, TV PRE-CH Permet de visionner les informations relatives aux chaînes de télévision. Permet de revenir à la chaîne de télévision précédente. REPEAT Sélectionnez Répéter le fichier, Tout, Aléatoire. S/W LEVEL, VOLUME Règle le niveau du caisson de basses. Règle le niveau de volume de l’unité. TV SOURCE Appuyez ici pour connecter une source vidéo du téléviseur. VOLUME SONORE DU TÉLÉVISEUR Règle le niveau de volume du téléviseur. SOUND EFFECT Permet de sélectionner les Effets sonores: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Son original)) MUTE Permet de mettre l'appareil en sourdine. Appuyez de nouveau sur cette touche pour restaurer le volume initial. DRC Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit (Standard, MAX, MIN). TV EXIT Permet de quitter le téléviseur. (fonctionne de la même manière que le bouton EXIT de la télécommande du téléviseur) SMART VOLUME Contrôle et stabilise le niveau du volume pour éviter toute variation sonore spectaculaire. 3D SOUND PLUS Cette fonction ajoute de la profondeur et de l’espace au son. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE 10 BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. REPEAT Sélectionnez Répéter le fichier, Tout, Aléatoire. BOUTON TV POWER Permet d'allumer/d'éteindre le téléviseur Samsung. AUX Appuyez sur le mode AUX. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT BOUTON DE COMMANDE Permet de lire, mettre en pause ou arrêter la lecture d'un fichier musical, ou de rechercher le fichier musical suivant ou précédent. OPTICAL Appuyez sur le mode optique. SOUND EFFECT Permet de sélectionner les Effets sonores: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Son original)) S/W LEVEL, VOLUME Règle le niveau du caisson de basses. Règle le niveau de volume de l’unité. USB, Bluetooth Appuyez sur le mode USB/Bluetooth. TV SOURCE Appuyez ici pour connecter une source vidéo du téléviseur. SoundShare Le son du téléviseur est émis sur votre enceinte satellite (SAT) via une connexion Bluetooth et le son est contrôlé. AUDIO SYNC Permet de synchroniser les signaux vidéo et audio lors de la connexion de l’appareil à un téléviseur numérique. AUTO POWER Synchronise le système Air Track par la connexion optique via la prise Optique de façon à ce qu’il s’active automatiquement lorsque vous allumez votre téléviseur. VOLUME SONORE DU TÉLÉVISEUR Règle le niveau de volume du téléviseur. CHAÎNE DE TÉLÉVISION Permet de commuter entre les chaînes TV disponibles. TV MUTE Permet de couper le son du téléviseur. Appuyez à nouveau pour rétablir le son à son niveau de volume précédent. SMART VOLUME Contrôle et stabilise le niveau du volume pour éviter toute variation sonore spectaculaire. 3D SOUND PLUS Cette fonction ajoute de la profondeur et de l’espace au son. TV INFO, TV PRE-CH Permet de visionner les informations relatives aux chaînes de télévision. Permet de revenir à la chaîne de télévision précédente. ƒ SAT signifie Surround Air Track (Système Air Track) qui est un nom de propriété Samsung. ƒ La télécommande n'est opérationnelle que sur les téléviseurs Samsung. ƒ Cette télécommande risque de ne pas fonctionner sur tous les téléviseurs. Si vous ne pouvez pas, utilisez le téléviseur via sa télécommande. DIMMER Vous pouvez régler la luminosité de l'affichage. DRC Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit (Standard, MAX, MIN). MUTE Permet de mettre l'appareil en sourdine. Appuyez de nouveau sur cette touche pour restaurer le volume initial. télécommande PRÉSENTATION DE LA TÉLÉCOMMANDE HW-F355 11 FRA ● BRANCHEMENTS INSTALLATION DE LA FIXATION MURALE Vous pouvez utiliser le support de fixation mural pour fixer l’unité au mur. ƒ Ne vous appuyez pas sur l'unité montée et protégez celle-ci de tout risque d’impact. ƒ Fixez fermement l’unité au mur afin qu’elle ne tombe pas. La chute de l’appareil peut provoquer des blessures ou endommager le produit. ƒ Lorsque l’unité est fixée au mur, veillez à ce qu’un enfant ne tire pas sur les câbles de connexion au risque de faire tomber l’appareil. ƒ Pour qu'une installation avec fixation murale fonctionne de manière optimale, veillez à ce que le système d'enceintes et le téléviseur soient séparés d'au moins 5 cm. Précautions d’installation • Procédez à l'installation sur un mur vertical uniquement. • Pour l’installation, évitez les températures extrêmes et l’humidité ou encore un mur pas assez solide pour supporter le poids de l’appareil. • Vérifiez la solidité du mur. Si le mur n'est pas assez solide pour supporter l'appareil, renforcez le mur ou installez l'appareil sur un autre mur pouvant supporter son poids. • Achetez et utilisez les vis de fixation ou les boulons appropriés au type de mur dont vous disposez (plaque de plâtre, fer forgé, bois, etc.). Si possible, fixez les vis de fixation dans les poteaux du mur. • Branchez les câbles entre l'appareil et les périphériques externes avant de l'installer sur le mur. • Veillez à éteindre et débrancher l’unité avant installation. Autrement, vous vous exposeriez à un risque de décharge électrique. 1. Placez le support de fixation sur la surface du mur puis fixez-le à l’aide de deux vis (non fournies). Si vous suspendez l'appareil en dessous d'un téléviseur, assurez-vous d'installer le support mural de telle sorte que la flèche ( ) soit placée au centre du téléviseur. Assurez-vous également que l'appareil est placé à au moins 5 cm (2 pouces) en dessous du téléviseur. 2. Alignez les trous à vis sur les deux côtés de l'UNITÉ PRINCIPALE avec les trous à vis du SUPPORT AUX VIS et fixez-le avec les vis. 3. Insérez le câble USB à l’arrière de l'unité avant de l’installer sur le mur. 4. Introduisez l’unité dans les fentes correspondantes du support de fixation mural. - Pour une sécurité d’ installation optimale, veillez à ce que les goujons descendent jusqu’en butée à l’intérieur des fentes. 5. L'installation est terminée. 5 cm (2 pouces) minimum 1 2 branchements 12 branchements CONNEXION D'UN PÉRIPHÉRIQUE EXTERNE À L'AIDE D'UN CÂBLE AUDIO (ANALOGIQUE) OU OPTIQUE (NUMÉRIQUE) Cette section présente les deux méthodes (numérique et analogique) de connexion de l’unité au téléviseur. Cet appareil est équipé d'une prise numérique optique et d'une prise analogique audio pour la connexion à un téléviseur. ou AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Câble Audio OPTICAL IN OPTICAL OUT Câble Optique (non fourni) Lecteur BD/ DVD/Décodeur/ Console de jeux Rouge Blanc AUX IN (ENTRÉE AUX) Connectez la prise AUX IN (ENTRÉE AUX) (Audio) de l’unité principale à la prise AUDIO OUT (SORTIE AUDIO) du téléviseur ou du périphérique source. Veillez à respecter les codes couleur. ou, OPTICAL IN (ENTRÉE OPTIQUE) Branchez la prise d’entrée numérique de l’unité principale sur la sortie OPTICAL OUT du téléviseur ou de l’appareil source. ƒ Ne branchez pas le cordon d’alimentation de ce produit ou de votre téléviseur dans la prise murale avant que toutes les connexions entre les différents composants n’aient été effectuées. ƒ Avant de déplacer ou d'installer ce produit, éteignez-le et débranchez le cordon d'alimentation. 13 FRA ● FONCTIONS MODE D’ENTRÉE Vous pouvez sélectionner l'entrée D.IN, AUX, BT, TV ou bien l'entrée USB. Actionnez le bouton approprié sur la télécommande pour sélectionner le mode souhaité ou appuyez sur ( ) pour sélectionner l'un des modes suivants : Mode D.IN, AUX, BT, TV ou USB. Mode d'entrée Affichage Entrée Optique numérique D.IN Entrée AUX AUX Mode BLUETOOTH BT (Modèle HW-F355 uniquement) Mode TV TV (Modèle HW-F355 uniquement) Mode USB USB L'appareil s'éteint automatiquement sous les conditions suivantes: • MODE BT/TV/USB/D.IN - S'il n'y a aucun signal audio pendant 20 minutes. • Mode AUX - Si aucune entrée de TOUCHE n'est reçue durant 8 heures lorsque le câble est branché. - Si le câble AUX n'est pas connecté pendant 20 minutes. ƒ Utilisez le câble fourni si la mémoire flash USB ne peut pas être connectée directement à l'appareil. BLUETOOTH (MODÈLE HW-F355 UNIQUEMENT) Vous pouvez utiliser un périphérique Bluetooth pour écouter de la musique avec un son stéréo de haute qualité, tout cela sans fil! Qu'est-ce que le système Bluetooth ? Le système Bluetooth est une technologie qui permet de connecter facilement entre eux des périphériques compatibles Bluetooth à l'aide d'une liaison sans fil courte distance. • Ce périphérique Bluetooth peut générer du bruit ou créer des dysfonctionnements en fonction des conditions d'utilisation lorsque: - Une partie du corps de l’appareil est en contact avec le système de réception/transmission du périphérique Bluetooth ou du système Air Track. - Il est soumis à des variations électriques provenant d'obstructions provoquées par un mur, un coin ou des cloisonnements de bureaux. - Il est exposé à des interférences électriques provenant d'appareils utilisant la même bande de fréquences (exemple : équipements médicaux, fours à micro-ondes et réseaux LAN sans fil). • Associer le système Air Track et le périphérique Bluetooth tout en maintenant une faible distance. • Plus la distance est grande entre le système Air Track et le périphérique Bluetooth, plus la qualité de la transmission se dégrade. Si la distance excède la plage opérationnelle Bluetooth, la connexion est perdue. • Dans les zones où la réception est faible, la connexion Bluetooth peut ne pas fonctionner correctement. • La connexion Bluetooth ne fonctionne que lorsqu'elle est proche de l'appareil. La connexion s’interrompt automatiquement lorsque cette plage est dépassée. Même si la distance est respectée, il est possible que la qualité sonore soit détériorée par des obstacles (ex. : murs, portes). • Ce périphérique sans fil peut provoquer des interférences électriques durant son fonctionnement. fonctions POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 fonctions Pour connecter le système Air Track à un périphérique Bluetooth Vérifiez si le périphérique Bluetooth prend en charge la fonction des écouteurs stéréo compatible Bluetooth. Connexion Périphérique Bluetooth 1. Appuyez sur le bouton USB/Bluetooth de la télécommande du système Air Track pour afficher le message BT (Bluetooth). • Le message WAIT reste affiché pendant 4 secondes, puis le message BT READY apparaît sur la façade du système Air Track. 2.Sélectionnez le menu Bluetooth sur le périphérique Bluetooth que vous désirez connecter. (Reportezvous pour cela au manuel d'utilisation de ce périphérique.) 3.Sélectionnez le menu des écouteurs stéréo sur le périphérique Bluetooth. • Vous afficherez la liste des périphériques connectés. 4. Sélectionnez "[Samsung] AirTrack" dans la liste. • Lorsque le système Air Track est connecté au périphérique Bluetooth, BT CONNECTED ➡ BT s'affiche sur la façade. • Si le fait d'associer le périphérique Bluetooth et le système Air Track a échoué, supprimez le précédent "[Samsung] AirTrack" identifié par le périphérique Bluetooth et faites-lui rechercher le système Air Track à nouveau. 5. Lisez de la musique sur le périphérique connecté. • Vous pouvez écouter de la musique lue sur le périphérique Bluetooth connecté via le système Crystal Surround Air Track. • En mode BT, les fonctions Play/Repeat/Stop/Next/Prev (Lecture/Répétition/Arrêt/Suivant/Précédent) ne sont pas disponibles. ƒ Il peut vous être demandé de saisir un code PIN (mot de passe) lors de la connexion du périphérique Bluetooth au système Air Track. Si la fenêtre de saisie du code PIN apparaît, entrez <0000>. ƒ Le système Air Track prend en charge les données SBC (44,1 kHz, 48 kHz). ƒ La fonctionnalité AVRCP n'est pas prise en charge. ƒ Effectuez uniquement la connexion à un périphérique Bluetooth qui prend en charge la fonction A2DP (AV). ƒ Vous ne pouvez pas effectuer une connexion à un périphérique Bluetooth qui prend en charge uniquement la fonction HF (Mains libres). ƒ Un seul périphérique Bluetooth peut être associé à la fois. ƒ Une fois le système Air Track éteint et le périphérique associé déconnecté, l'association ne sera pas restaurée automatiquement. Pour les reconnecter, vous devez associer le périphérique à nouveau. ƒ La recherche ou la connexion peut ne pas être effectuée correctement le système Air Track dans les cas suivants: - En présence d'un champ électrique puissant autour du système Air Track. - Si plusieurs périphériques Bluetooth sont associés simultanément au système Air Track. - Si le périphérique Bluetooth est éteint, mal positionné ou s'il connaît des dysfonctionnements. - Notez que des appareils tels que des fours à micro-ondes, des adaptateurs LAN sans fil, des lampes fluorescentes et des fours à gaz pour chauffage des locaux utilisent la même plage de fréquences que le périphérique Bluetooth, ce qui peut provoquer des interférences électriques. 15 FRA ● FONCTIONS Pour déconnecter le périphérique Bluetooth du système Air Track Vous pouvez déconnecter le périphérique Bluetooth du système Air Track. (Pour les instructions, reportezvous au manuel d'utilisation de ce périphérique.) • Le système Air Track sera déconnecté. • Lorsque le système Air Track est déconnecté du périphérique Bluetooth, le système Air Track affiche BT DISCONNECTED en façade. Pour déconnecter le système Air Track du périphérique Bluetooth Appuyez sur le bouton ( ) en façade du système Air Track pour passer du mode BT (Bluetooth) à un autre mode ou éteindre le système Air Track. • Le périphérique Bluetooth attend un certain temps la réponse du système Air Track avant de mettre fin à la connexion. (Le temps de déconnexion peut varier en fonction du périphérique Bluetooth.) • Le périphérique actuellement connecté est déconnecté. ƒ En mode Bluetooth, la connexion sera perdue si la distance entre le système Air Track et le périphérique Bluetooth dépasse 5 m. ƒ Si le périphérique Bluetooth est replacé dans la portée conseillée puis est à nouveau connecté après avoir été déconnecté, vous pouvez redémarrer pour rétablir la liaison avec ce périphérique. ƒ Le système Air Track s'éteint après 20 minutes en état Prêt. SOUNDSHARE (MODÈLE HW-F355 UNIQUEMENT) Cette section explique comment connecter le Crystal Surround Air Track aux téléviseurs compatibles Bluetooth. Pour connecter Le Crystal Surround Air Track à un téléviseur Samsung compatible avec le Bluetooth Connexion Appuyez sur le bouton ( ) pour sélectionner le mode TV, puis branchez le téléviseur sur le Crystal Surround Air Track. • L’appareil lit le son du téléviseur lorsqu’il est connecté à celui-ci. • Si vous passez à un autre mode sauf le mode TV SoundShare ou si vous le désactivez, le son est à nouveau émis par le téléviseur. Afin que le son du téléviseur soit émis sur le système Air Track via une connexion Bluetooth, vous devez commencer par apparier votre station avec le téléviseur compatible avec le Bluetooth. Une fois l’appariement terminé, les informations correspondantes sont enregistrées et conservées, et plus aucun message de connexion Bluetooth ne s’affiche. Maintenez le système Air Track et le téléviseur à proximité avant l’appariement. 16 fonctions 1. Allumez le téléviseur Samsung et le système Air Track. • Activez l'option Add New Device (Ajouter nouveau périphérique) dans le menu SoundShare Setting (Réglage SoundShare) du téléviseur. 2. Lorsque vous remplacez le mode du système Air Track par TV, un message vous demandant si vous souhaitez poursuivre l’appariement Bluetooth s'affiche. Le message "[Samsung] AirTrack" apparaît sur l’écran du téléviseur. 3. Sélectionnez (Oui) sur l’écran du téléviseur. L’appariement avec le système Air Track est alors terminé. • Une fois que l'appariement est établi, lorsque vous remplacez le mode d'entrée par le mode TV, la connexion au téléviseur est établie automatiquement. • Le remplacement d'un autre mode par le mode TV du système Air Track annule la connexion SoundShare. • Si vous voulez annuler l'appariement existant dans l'enceinte satellite (SAT) et apparier votre enceinte satellite à un nouveau téléviseur, - Appuyez sur le bouton PLAY/PAUSE (LECTURE/PAUSE) du système Air Track en mode d'entrée TV pour annuler l'appariement existant. Vous pouvez maintenant l'apparier à un autre téléviseur. • Vous pouvez contrôler le volume et le mode silencieux en utilisant la télécommande du téléviseur et celle de l'enceinte satellite en mode SoundShare. ƒ Plage de fonctionnement SoundShare du téléviseur - portée de l'appariement recommandée : 50 cm maxi. - portée de fonctionnement recommandée : 5 m maxi. ƒ Si la distance entre le système Air Track et le téléviseur Samsung est supérieure à 5 m, la connexion ou le son peut être coupé(e). Le cas échéant, connectez-vous à nouveau au périphérique Bluetooth dans la plage opérationnelle. ƒ Assurez-vous que le mode SoundShare du téléviseur est activé avant d'utiliser cette fonction. ƒ Les boutons PLAY (LECTURE), NEXT (SUIVANT), PREV (PRÉCÉDENT), STOP (ARRÊT) ne fonctionnent pas en mode SoundShare. ƒ Fonction d'activation de la mise en veille du Bluetooth - Le système Air Track est mis sous tension automatiquement dès que vous allumez le téléviseur si vous avez connecté le téléviseur et le système Air Track avec la fonction SoundShare - Vous pouvez alterner l'activation/la désactivation de cette fonction en appuyant sur le bouton ( ) situé en façade pendant plus de 5 secondes lorsque l’ensemble système Air Track est hors tension. Si vous désactivez cette fonction, l'appareil s'éteint automatiquement, mais il ne s'allume pas automatiquement. - Cette fonction est prise en charge par les téléviseurs sortis à partir de 2013. ƒ La fonction SoundShare est prise en charge sur certains téléviseurs fabriqués à partir de 2012. Vérifiez si votre téléviseur prend en charge la fonction. (Pour plus d'informations, reportez-vous au manuel d'utilisation du téléviseur.) USB 1. Branchez le périphérique USB sur le port USB situé sur le côté de l'appareil. 2. Appuyez plusieurs fois sur le bouton ( ) situé en façade du système Air Track jusqu’à ce que le message USB s’affiche. 3. La mention USB apparaît brièvement à l’écran. • La connexion à au Crystal Surround Air Track. • Il s'éteint automatiquement (Auto Power Off) si aucun périphérique USB n'a été connecté après plus de 20 minutes. Avant de connecter un périphérique USB L'utilisateur doit connaître les points suivants : • Si le dossier du nom de fichier d'un périphérique USB dépasse 10 caractères, il ne s'affiche pas sur le OLED. • Ce produit peut ne pas être compatible avec certains types de support de stockage USB. • Les systèmes de fichiers FAT16 et FAT32 sont pris en charge. - Le système de fichiers NTFS n’est pas pris en charge. 17 FRA ● FONCTIONS • Connectez un périphérique USB directement au port USB du produit. Dans le cas contraire, vous pouvez rencontrer un problème de compatibilité USB. • Ne connectez pas plusieurs périphériques de stockage au produit via un lecteur à cartes multiples Il peut ne pas fonctionner correctement. • Les protocoles PTP des caméras numériques ne sont pas pris en charge. • Ne retirez pas le périphérique USB lorsqu'il est en cours de lecture. • Les fichiers musicaux protégés par la technologie DRM (MP3, WMA) d'un site Web commercial ne seront pas lus. • Les disques durs externes ne sont pas pris en charge. • Les téléphones mobiles ne sont pas pris en charge. • Liste de compatibilités Format Codec *.mp3 MPEG 1 Couche 2 MPEG 1 Couche 3 MPEG 2 Couche 3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Prend en charge un débit d'échantillonnage supérieur à 16 KHz UTILISATION DE LA TÉLÉCOMMANDE Lecture/Pause/Arrêt Pendant la lecture, appuyez sur les boutons ►,. • Appuyez à nouveau sur le bouton ► pour arrêter temporairement la lecture du fichier. Appuyez sur le bouton ► pour lire le fichier sélectionné. • Pour interrompre la lecture, appuyez sur le bouton Arrêt () durant la lecture. Saut en Avant/en Arrière Pendant la lecture, appuyez sur les boutons #,$. • Lorsqu'il y a plusieurs fichiers et si vous appuyez sur le bouton $, le fichier suivant est sélectionné. • Lorsqu'il y a plusieurs fichiers et si vous appuyez sur le bouton #, le fichier précédent est sélectionné. Utilisation de la fonction REPEAT Répéter la lecture vous permet de lire un fichier de manière répétée, de répéter tout, de lire les fichiers de manière aléatoire ou de désactiver la fonction Repeat. Appuyez sur le bouton REPEAT. • REPEAT OFF : permet d'annuler la lecture répétée. • REPEAT FILE : permet de répéter la lecture d'une plage. • REPEAT ALL : permet de répéter la lecture de toutes les plages. • REPEAT RANDOM : permet de lire les plages dans un ordre aléatoire. (Une plage qui a déjà été lue peut être lue à nouveau.) ƒ Vous pouvez régler la fonction REPEAT durant la lecture de la musique d'un périphérique USB. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 18 fonctions Mise en sourdine Cette fonction se révèle particulièrement utile lorsqu’il vous faut aller ouvrir votre porte d’entrée ou répondre à un appel téléphonique. 1.Pour couper le son de cet appareil, appuyez sur le bouton MUTE de la télécommande. 2.Pour couper le son du téléviseur, appuyez sur le bouton TV MUTE ( ) de la télécommande. 3.Appuyez sur MUTE / TV MUTE ( ) de la télécommande à nouveau (ou appuyez sur VOLUME +/–) pour rétablir le son. Utilisation de la fonction 3D SOUND PLUS La fonctionnalité 3D Sound Plus permet d'ajouter de la profondeur et de la grandeur au son. Appuyez sur le bouton 3D SOUND PLUS de la télécommande. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Lorsque vous activez le 3D Sound Plus, les Effets sonores sont automatiquement désactivés. Utilisation de la fonction SMART VOLUME Cette fonction contrôle et stabilise le volume en cas de fortes variations sonores lors d'un changement de canal ou d’une transition de scène. Appuyez sur le bouton SMART VOLUME de la télécommande. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Utilisation des SOUND EFFECT Vous avez le choix entre sept modes de champs acoustiques différents - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, et OFF (Son original) - selon le type de contenu que vous souhaitez. Appuyez sur le bouton SOUND EFFECT de la télécommande. • Sélectionnez le mode OFF si vous souhaitez bénéficier du son original. ƒ Nous vous recommandons de sélectionner un Effet sonore basé sur l'équipement source et votre goût personnel. ƒ Lorsque vous choisissez les Effets sonores (OFF excepté), le 3D Sound Plus est automatiquement désactivé. Utilisation de la fonction S/W LEVEL Vous pouvez contrôler le volume de base à l’aide de la touche S/W Level de la télécommande. 1.Appuyez sur la touche S/W LEVEL de la télécommande. 2.La mention “SW 0” s’affiche. 3.Appuyez sur le bouton ou de la touche LEVEL pour augmenter ou baisser le volume du caisson de graves. Vous pouvez effectuer le réglage sur une valeur comprise entre SW -6 et SW +6. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 19 FRA ● FONCTIONS Utilisation de la fonction AUTO POWER LINK Le Crystal Surround Air Track est automatiquement activé lorsque vous mettez sous tension le téléviseur ou tout autre périphérique connecté au système Air Track à l'aide du câble optique. Appuyez sur la touche AUTO POWER de la télécommande de cet ensemble. • La fonction Auto Power Link s’active ou se désactive à chaque fois que vous appuyez sur AUTO POWER. AUTO POWER LINK Affichage ACTIVÉ POWER LINK ON DÉSACTIVÉ POWER LINK OFF ƒ Si le téléviseur ou tout autre appareil relié au système Air Track via le câble optique est hors tension et qu'il n'y a aucune entrée numérique, l'unité s'éteindra au bout de 20 minutes. Utilisation de la fonction DIMMER Appuyez sur la touche Dimmer pour régler la luminosité de l'affichage. Appuyez sur la touche DIMMER de la télécommande de l’unité. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Utilisation de la fonction AUDIO SYNC Il est possible que la vidéo soit décalée par rapport à l’audio si le système Air Track est connecté à un téléviseur numérique. Si cela se produit, ajustez le temps de retard audio en fonction de la vidéo. Appuyez sur la touche AUDIO SYNC +/–. de la télécommande de l’unité. • Vous pouvez utiliser le bouton + , - pour régler le retard audio sur une valeur comprise entre 0 ms et 300 ms. ƒ En mode USB, en mode TV ou en mode BT, la fonction Audio Sync (Synchr. Audio) peut ne pas fonctionner. Utilisation de la fonction DRC Cette fonction permet d’équilibrer la plage sonore allant des sons les plus forts aux plus faibles. Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit. Appuyez sur la touche DRC de la télécommande de l’unité. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 20 fonctions Utilisation de la fonction TV (uniquement avec les téléviseurs Samsung) • Appuyez sur le bouton TV SOURCE situé sur la télécommande pour changer la source d’entrée du téléviseur. • Appuyez sur le bouton TV INFO de la télécommande pour afficher les informations concernant les chaînes de télévision. • Appuyez sur le bouton TV CH de la télécommande pour sélectionner la chaîne de télévision. • Appuyez sur le bouton TV VOL de la télécommande pour augmenter ou réduire le volume sonore. • Utilisez le bouton TV PRE-CH pour revenir à la chaîne de télévision précédente en mode TV. • Pour quitter le menu du téléviseur, utilisez le bouton TV EXIT. (Il fonctionne de la même manière que le bouton EXIT (QUITTER) de la télécommande du téléviseur) ƒ Lorsque vous appuyez sur le bouton SoundShare le son du téléviseur est transmis à travers le système Air Track via une connexion Bluetooth. Le système Air Track contrôle également le volume du son, la qualité du son, etc. ƒ La télécommande n'est opérationnelle que sur les téléviseurs SAMSUNG. MISE À JOUR DU LOGICIEL Samsung peut proposer à l’avenir des mises à niveau pour le micrologiciel du système Crystal Surround Air Track. Si une mise à niveau est proposée, vous pouvez mettre le micrologiciel à niveau en connectant un périphérique USB, contenant la mise à niveau du micrologiciel, au port USB de votre système Air Track. Notez qu'en présence de plusieurs fichiers de mise à niveau, vous devez simplement les charger sur le périphérique USB et les utiliser pour mettre à niveau le micrologiciel l'un après l'autre. Veuillez visiter le site Web Samsung.com ou contacter le centre d’assistance téléphonique de Samsung pour recevoir de plus amples informations concernant le téléchargement des fichiers de mise à niveau. ƒ Insérez un périphérique USB contenant la mise à niveau du micrologiciel dans le port USB situé sur l’unité principale. ƒ Veillez à ne pas débrancher l'alimentation ni à retirer le lecteur USB lorsque les mises à niveau sont en cours d'exécution. L’unité principale s’éteint automatiquement une fois que la mise à niveau du micrologiciel est terminée. Une fois le logiciel mis à niveau, les paramètres sont réinitialisés sur leur valeur par défaut. Nous vous conseillons de consigner vos réglages par écrit afin de pouvoir facilement les spécifier à nouveau après la mise à niveau. ƒ Une fois que la mise à niveau de l’appareil est terminée, éteignez-le puis appuyez sur le bouton () et maintenez-le enfoncé pendant un moment pour réinitialiser l'appareil. ƒ En cas d’échec de la mise à niveau du micrologiciel, nous vous recommandons de convertir le périphérique USB au format FAT16 et de réessayer la mise à niveau. ƒ Pour les besoins de la mise à niveau, ne convertissez jamais les données USB au format NTFS car ce système de fichiers n'est pas pris en charge sur l'appareil. ƒ Tout dépendant du fabricant, le périphérique USB pourrait ne pas être compatible. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH 21 FRA ● DÉPANNAGE dépannage Avant de contacter l'assistance, veuillez lire ce qui suit. Problème Vérification Solution L'ensemble ne s'allume pas. • Le cordon d'alimentation est-il branché dans la prise? • Branchez la fiche d'alimentation électrique dans la prise murale. La fonction ne s'active pas lorsque vous appuyez sur le bouton correspondant. • L'air est-il chargé en électricité statique? • Débranchez la fiche d'alimentation électrique et rebranchez-la. Aucun son n'est émis. • L’unité est-elle correctement reliée au téléviseur? • La fonction Mute est-elle activée? • Le volume est-il réglé au minimum? • Branchez-les correctement. • Appuyez sur la touche Mute pour annuler cette fonction. • Réglez le volume. Aucune image n'apparaît sur le téléviseur lorsque la fonction est sélectionnée. • Le téléviseur est-il correctement branché? • Branchez-le correctement. La télécommande ne fonctionne pas. • Les piles sont-elles usées? • La distance entre la télécommande et l'unité principale est-elle trop importante? • Remplacez-les. • Rapprochez-vous de l’appareil. Le son provenant des canaux gauche/droit est inversé. • L’émission se fait-elle correctement sur les câbles audio de sortie gauche/droit en provenance du téléviseur? • Vérifiez le canal gauche/droit et connectez-le correctement. La fonction SoundShare (appariement du téléviseur) a échoué. • Votre téléviseur prend-il en charge le SoundShare? • La version du micrologiciel du téléviseur est-elle la plus récente? • Une erreur s’est-elle produite lors de la connexion? • Réinitialisez le MODE TV et connectez à nouveau. • Le SoundShare est pris en charge par les modèles de téléviseur Samsung sortis après 2012. Vérifiez si votre téléviseur prend en charge la fonction. • Mettez votre téléviseur à jour avec la version du micrologiciel la plus récente. • Contactez le centre d'appels. • Appuyez sur le bouton pendant 5 secondes pour réinitialiser le produit. 22 SPÉCIFICATIONS Nom du modèle HW-F350 / HW-F355 GÉNÉRAL USB 5 V/0,5 A Poids Unité principale 1,75 kg Caisson de basses (PS-EW1-1) 3,0 kg Dimensions (L x H x P) Unité principale 943 x 49 x 59,9 mm Caisson de basses (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Plage de températures en fonctionnement de + 5 à + 35°C Plage d'humidité en fonctionnement de 10 à 75 % AMPLIFICATEUR Puissance de sortie nominale Unité principale 30W/CH, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Caisson de basses (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz Rapport signal/bruit (entrée analogique) 60 dB Séparation (1 kHz) 50 dB * Le rapport signal/bruit, la distorsion, la séparation et la sensibilité utilisable sont basés sur des mesures effectuées à l'aide des directives AES (Audio Engineering Society). *: Caractéristiques nominales - Samsung Electronics Co., Ltd se réserve le droit de modifier les caractéristiques sans préavis. - Le poids et les dimensions sont approximatifs. - Pour l’alimentation et la consommation d’énergie, reportez-vous à l'étiquette apposée sur l'appareil. Par la présente, Samsung Electronics déclare que ce Crystal Surround Air Track est conforme avec les exigences essentielles et autres dispositions relatives de la Directive 1999/5/EC. Vous pouvez visualiser la Déclaration de Conformité via le site Web http://www.samsung.com, allez sur Support (Assistance) > Search Product Support (Recherche de l'assistance de l'appareil) puis entrez le nom de modèle. Cet équipement peut être utilisé dans tous les pays de l'Union Européenne. annexe AH68-02614H-05 En qualité de partenaire ENERGY STAR, Comment contacter Samsung dans le monde Si vous avez des suggestions ou des questions concernant les produits Samsung, veuillez contacter le Service Consommateurs Samsung. [Elimination des batteries de ce produit] (Applicable aux pays disposant de systèmes de collecte séparés) Le symbole sur la batterie, le manuel ou l'emballage indique que les batteries de ce produit ne doivent pas être éliminées en fin de vie avec les autres déchets ménagers. L'indication éventuelle des symboles chimiques Hg, Cd ou Pb signifie que la batterie contient des quantités de mercure, de cadmium ou de plomb supérieures aux niveaux de référence stipulés dans la directive CE 2006/66. Si les batteries ne sont pas correctement éliminées, ces substances peuvent porter préjudice à la santé humaine ou à l'environnement. Afin de protéger les ressources naturelles et d'encourager la réutilisation du matériel, veillez à séparer les batteries des autres types de déchets et à les recycler via votre système local de collecte gratuite des batteries. Les bons gestes de mise au rebut de ce produit (Déchets d’équipements électriques et électroniques) (Applicable aux pays disposant de systèmes de collecte séparés) Ce symbole sur le produit, ses accessoires ou sa documentation indique que ni le produit, ni ses accessoires électroniques usagés (chargeur, casque audio, câble USB, etc.) ne peuvent être jetés avec les autres déchets ménagers. La mise au rebut incontrôlée des déchets présentant des risques environnementaux et de santé publique, veuillez séparer vos produits et accessoires usagés des autres déchets. Vous favoriserez ainsi le recyclage de la matière qui les compose dans le cadre d’un développement durable. Les particuliers sont invités à contacter le magasin leur ayant vendu le produit ou à se renseigner auprès des autorités locales pour connaître les procédures et les points de collecte de ces produits en vue de leur recyclage. Les entreprises et particuliers sont invités à contacter leurs fournisseurs et à consulter les conditions de leur contrat de vente. Ce produit et ses accessoires ne peuvent être jetés avec les autres déchets. Zone Centre de contact Site Internet AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Zone Centre de contact Site Internet MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (Active Speaker-systeem) gebruikershandleiding ongekende mogelijkheden Bedankt voor het aanschaffen van dit Samsung-product. Registreer uw product op www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 programmaonderdelen SoundShare Met SoundShare kunt u het tv-geluid van uw SAT laten weergeven via een Bluetooth-verbinding en kunt u het geluid regelen. 3D SOUND PLUS De 3D SOUND PLUS-functie voegt diepte en ruimtelijkheid toe aan uw luisterbeleving. De modus Speciaal geluid U kunt uit 7 verschillende geluidsmodi kiezen (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME en OFF (Original Sound)), afhankelijk van het type inhoud dat u wilt afspelen. De multifunctionele afstandsbediening De meegeleverde afstandsbediening kan worden gebruikt om de televisie te bedienen die op dit apparaat is aangesloten. (werkt alleen voor Samsung-tv's) De afstandsbediening heeft een sneltoets voor televisie, waarmee u door een simpele druk op de knop verschillende handelingen kunt uitvoeren. Active Speaker-systeem Dit apparaat is uitgerust met het Active Speaker-systeem dat een uitstekende geluidskwaliteit levert in één apparaat. Voor dit apparaat is geen satellietluidspreker of kabel nodig zoals bij de meeste gangbare systemen voor surroundgeluid. Ondersteuning voor USB-host Met behulp van de USB HOST-functie van de Air Track kunt u externe USB-opslagapparaten, zoals een MP3-speler of een USB-pendrive, aansluiten en de muziekbestanden die daarop zijn opgeslagen afspelen. Bluetooth-functie U kunt een Bluetooth-apparaat verbinden met de SAT en genieten van muziek met hoogwaardig stereogeluid, en dat allemaal draadloos! LICENTIE Vervaardigd onder licentie van Dolby Laboratories. Dolby en de dubbele D zijn handelsmerken van Dolby Laboratories. Geproduceerd onder licentie onder Amerikaanse octrooinummers: 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 en andere octrooien in de VS en wereldwijd die reeds zijn verkregen en/of aangevraagd. DTS, het Symbool, en DTS en het Symbool samen zijn gedeponeerde handelsmerken en DTS 2.0 Channel is een handelsmerk van DTS, Inc. Het Product omvat software. © DTS, Inc. Alle rechten voorbehouden. - Neem voor vragen en verzoeken met betrekking tot open source contact op met Samsung via e-mail (oss. request@samsung.com). 3 NL veiligheidsinformatie VEILIGHEIDSINSTRUCTIES OPEN NOOIT DE BEHUIZING VAN DIT APPARAAT, WANT DAN LOOPT U HET GEVAAR EEN ELEKTRISCHE SCHOK TE KRIJGEN. DE BEHUIZING BEVAT GEEN ONDERDELEN DIE U ZELF KUNT REPAREREN. LAAT ONDERHOUD OVER AAN DE VAKHANDEL. CAUTION RISK OF ELECTRIC SHOCK DO NOT OPEN Dit symbool geeft aan dat onderdelen in het apparaat onder levensgevaarlijke spanning staan, waardoor u een elektrische schok kunt krijgen. Dit symbool geeft aan dat de bijgeleverde documentatie belangrijke aanwijzingen voor de bediening en het onderhoud bevat. WAARSCHUWING : Om het gevaar voor een elektrische schok te vermijden dient u dit apparaat niet aan regen of vocht bloot te stellen. LET OP : OM EEN ELEKTRISCHE SCHOK TE VOORKOMEN, ZORGT U DAT HET BREDE UITEINDE VAN DE STEKKER IN DE BREDE OPENING ZIT EN VOLLEDIG IS INGESTOKEN. • Dit apparaat moet altijd aangesloten worden op een stroomingang met een geaard stopcontact. • Om het apparaat los te koppelen van de stroomtoevoer, moet de stekker uit de stopcontact getrokken worden, daarom moet de stroomstekker gemakkelijk bereikbaar zijn. LET OP • Stel dit apparaat niet bloot aan druppels of spatten. Plaats geen objecten op het apparaat die gevuld zijn met water (zoals een vaas). • Als u dit apparaat volledig wilt uitschakelen, moet u de stekker uit het stopcontact trekken. Vervolgens moet de stekker altijd onder handbereik zijn. 4 VOORZORGSMAATREGELEN Controleer of de stroomvoorziening in uw huis overeenkomt met die op de identificatiesticker aan de achterkant van het product. Plaats de speler horizontaal op een geschikte ondergrond (meubelstuk) met genoeg ruimte er omheen voor ventilatie (7 -10 cm). Zorg dat de ventilatieopeningen niet worden geblokkeerd. Plaats het apparaat niet op versterkers of andere apparaten die warm kunnen worden. Dit apparaat is bedoeld voor continu gebruik. Om het toestel volledig uit te schakelen, trekt u de stekker uit het stopcontact. Haal de stekker van het toestel uit het stopcontact als u het een lange tijd niet gaat gebruiken. Haal bij onweer de stekker uit het stopcontact. Bliksem kan spanningspieken veroorzaken waardoor het apparaat beschadigd kan raken. Bescherm het product tegen vocht (bijv. vazen) en overmatige warmte (bijv. een open haard) of tegen apparatuur die sterke magnetische of elektrische velden veroorzaakt. Haal de stekker uit het stopcontact wanneer het apparaat niet goed functioneert. Dit product is niet bedoeld voor industrieel gebruik. Dit product is uitsluitend bestemd voor particulier gebruik. Wanneer het product of een schijf bij een lage temperatuur wordt bewaard, kan condensatie optreden. Als u het apparaat in de winter verplaatst, wacht u ongeveer 2 uur totdat het apparaat weer op kamertemperatuur is voordat u deze gaat gebruiken. Stel het apparaat niet bloot aan direct zonlicht of andere warmtebronnen. Dit kan oververhitting veroorzaken en ertoe leiden dat het apparaat niet goed functioneert. De batterijen die in dit product worden gebruikt, bevatten chemicaliën die schadelijk zijn voor het milieu. Gooi batterijen niet met het gewone huisvuil weg. Werp de batterijen niet in het vuur. De batterijen mogen niet worden gedemonteerd, kortgesloten of oververhit. Bij incorrecte plaatsing van de batterijen bestaat ontploffingsgevaar. Vervang batterijen alleen door andere van hetzelfde type. De batterijen die in dit product worden gebruikt bevatten Phones orziening in uw huis overeenkomt met die op de identificatiesticker aan de achterkan 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ De afbeeldingen en illustraties in deze gebruiksaanwijzing dienen slechts te referentie en kunnen afwijken van hoe het apparaat er in werkelijkheid uitziet. Ɣ In de volgende gevallen kunnen administratiekosten in rekening worden gebracht: (a) een technicus komt bij u langs maar de speler vertoont geen gebreken (u hebt blijkbaar deze gebruiksaanwijzing niet gelezen). (b) u brengt het product naar een reparatiecentrum maar het product vertoont geen gebreken (u hebt blijkbaar deze gebruiksaanwijzing niet gelezen). Ɣ U wordt op de hoogte gesteld van deze administratiekosten voordat een dergelijke reparatie of bezoek wordt uitgevoerd. 5 NL inhoud PROGRAMMAONDERDELEN 2 2 Programmaonderdelen 2 Licentie VEILIGHEIDSINFORMATIE 3 3 Veiligheidsinstructies 4 Voorzorgsmaatregelen AAN DE SLAG 6 6 Vordat u de gebruikershandleiding leest 6 Meegeleverde onderdelen BESCHRIJVINGEN 7 7 Voorpaneel 8 Achterpaneel 8 De ferrietkern op de kabel van de subwoofer monteren AFSTANDSBEDIENING 9 9 Uitleg over de afstandsbediening AANSLUITINGEN 11 11 Wandmontage 12 Een extern apparaat aansluiten via een audiokabel (analoog) of optische kabel (digitaal) PROBLEMEN OPLOSSEN 21 21 Problemen oplossen BIJLAGE 22 22 Specificaties FUNCTIES 13 13 Invoermodus 13 Bluetooth (alleen model HW-F355) 15 SoundShare (alleen model HW-F355) 16 USB 17 De afstandsbediening gebruiken 20 Software-upgrade 6 VORDAT U DE GEBRUIKERSHANDLEIDING LEEST Let op de volgende voorwaarden voordat u de gebruikershandleiding leest. Pictogrammen die in de handleiding worden gebruiktl Pictogram Term Definitie Let op Geeft een situatie aan waarin een functie niet werkt of waarin instellingen mogelijk worden geannuleerd. Opmerking Het betreft hier tips of instructies op de pagina voor de werking van de functies. Veiligheidsinstructies en probleemoplossing 1) Zorg dat u bekend bent met de veiligheidsinstructies voordat u dit product gebruikt. (Zie pagina 3) 2) Wanneer zich een probleem voordoet, kunt u Problemen oplossen raadplegen. (Zie pagina 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Alle rechten voorbehouden. De gebruikershandleiding of gedeelten eruit mogen niet worden gereproduceerd of gekopieerd zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Samsung Electronics Co., Ltd. aan de slag ƒ De accessoires kunnen er lichtjes anders uitzien dan de bovenstaande illustraties. ƒ Gebruik de speciale USB-kabel om externe USB-apparaten op het apparaat aan te sluiten. MEEGELEVERDE ONDERDELEN Controleer de meegeleverde accessoires die hieronder weergegeven staan. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Schroef:2EA) (Houder-schroef:2EA) Afstandbediening / Batterijen (formaat AAA) Gebruikershandleiding Bracket-Wall Mount Schroef USB-kabel Stroomsnoer Adapter AUX-kabel Toroïdale ferrietkern 7 NL ● BESCHRIJVINGEN beschrijvingen VOORPANEEL KNOP POWER (AAN/UIT) Hiermee kunt u Crystal Surround Air Track in- en uitschakelen. FUNCTIETOETS Hiermee wordt de D.IN-, AUX-, BT-, TV- of USB-ingang geselecteerd. - Als het apparaat is ingeschakeld, dient de knop ( ) als knop MUTE (Dempen) wanneer u deze langer dan 3 seconden ingedrukt houdt. U kunt de instelling van de knop MUTE annuleren door opnieuw de knop ( ) langer dan 3 seconden ingedrukt te houden. VOLUME +/- Hiermee kunt u het volumeniveau bedienen. WEERGAVE Hiermee wordt de huidige modus aangegeven. ƒ Wanneer u dit apparaat inschakelt, is er een vertraging van 4 tot 5 seconden voordat er geluid wordt weergegeven. 1 2 3 4 8 beschrijvingen ACHTERPANEEL SUBWOOFERAANSLUITING Aansluiting voor de stekker van de subwoofer. VOEDINGSINGANG Sluit de stekker van de voedingsadapter goed aan op de voedingsingang en sluit de voedingsadapter vervolgens aan op het stopcontact. USB-POORT Hier kunt u USB-apparaten zoals MP3-spelers aansluiten om bestanden af te spelen op de apparaten. - Gebruik de meegeleverde USB-kabel als u het product aan de muur hebt geïnstalleerd. OPTICAL IN Aansluiten op de digitale uitvoer (optisch) van een extern apparaat. 5 AUX IN Sluit aan op de analoge uitvoer van een extern apparaat. ƒ Houd de voedingsadapter bij het verwijderen uit het stopcontact vast aan de stekker. Trek niet aan de kabel. ƒ Sluit dit apparaat of andere componenten niet aan op een stopcontact totdat alle verbindingen met de componenten gereed zijn. DE FERRIETKERN OP DE KABEL VAN DE SUBWOOFER MONTEREN Til omhoog om te ontgrendelen en de kern te openen. Plaats de kabel van de subwoofer op de geopende kern. Vergrendel weer. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 NL ● AFSTANDSBEDIENING afstandsbediening UITLEG OVER DE AFSTANDSBEDIENING HW-F350 Batterijen in de afstandsbediening plaatsen 1. Til de klep aan de achterkant van de afstandsbediening op volgens de afbeelding. 2. Plaats twee AAA-batterijen. Zorg dat de '+' en '-' aan de uiteinden van de batterijen overeenkomen met het diagram in de batterijruimte. 3. Plaats de klep terug. Bij normaal gebruik van de televisie gaan de batterijen ongeveer een jaar mee. Gebruiksbereik van de afstandsbediening De afstandsbediening heeft een bereik van ongeveer 7 meter in een rechte lijn. De afstandsbediening kan ook worden gebruikt in een horizontale hoek van maximaal 30° ten opzichte van de sensor van de afstandsbediening. 3D SOUND PLUS Deze functie voegt diepte en ruimtelijkheid aan het geluid toe. KNOP POWER Hiermee kunt u Crystal Surround Air Track in- en uitschakelen. KNOP TV POWER Hiermee schakelt u de Samsung-tv in en uit. OPTICAL (OPTISCH) De optische modus selecteren. AUTO POWER, DIMMER Synchroniseert de Air Track via optische verbinding via de optische aansluiting, zodat deze automatisch wordt ingeschakeld wanneer u uw TV aanzet. U kunt de helderheid van het display instellen. REGELKNOP Een muziekbestand afspelen, pauzeren of het afspelen stoppen, of vooruit of achteruit naar het muziekbestand zoeken. TV MUTE Hiermee wordt het geluid van de tv gedempt. Opnieuw drukken om het geluid terug te zetten naar het vorige volumeniveau. AUX De AUX-modus selecteren. USB De USB-modus selecteren. TV INFO, TV PRE-CH (TV VORIG KAN.) Huidige tv-status weergeven. Naar het vorige tv-kanaal. REPEAT selecteer Repeat File, All of Random. S/W LEVEL, VOLUME Hiermee past u het subwooferniveau aan. Hiermee past u het volumeniveau van het apparaat aan. TV SOURCE Druk hierop om de videobron voor een aangesloten tv te selecteren. TV-VOLUME beschikbare tv-kanalen. Hiermee kunt u het volumeniveau van de tv aanpassen. SOUND EFFECT Hiermee wordt het geluidseffect geselecteerd: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original Sound)) MUTE Hiermee wordt het geluid van het apparaat gedempt. Opnieuw drukken om het geluid terug te zetten naar het vorige volumeniveau. DRC Met deze functie kunt u genieten van Dolby Digitalgeluid terwijl u ‘s avonds met een laag volume naar films kijkt (Standard, MAX, MIN). TV EXIT (TV AFSLUITEN) De TV-modus afsluiten (zelfde functie als de knop EXIT (afsluiten) van de afstandsbediening van de tv). SMART VOLUME Hiermee reguleert en stabiliseert u het volumeniveau tegen grote volumewijzigingen. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE TV-KANAAL, AUDIO SYNC Hiermee schakelt u tussen de beschikbare tv-kanalen. Wordt gebruikt om te helpen de video met de audio te synchroniseren wanneer het apparaat is verbonden met een digitale tv. 10 afstandsbediening UITLEG OVER DE AFSTANDSBEDIENING HW-F355 ƒ SAT staat voor Surround Air Track, een eigen naam van Samsung. ƒ Met de afstandsbediening kunt u alleen Samsung-televisies bedienen. ƒ Afhankelijk van de televisie die u gebruikt, kunt u mogelijk uw tv niet met deze afstandsbediening bedienen. Als dat niet lukt, moet u de tv bedienen via de afstandsbediening van de tv. KNOP POWER Hiermee kunt u Crystal Surround Air Track in- en uitschakelen. REPEAT selecteer Repeat File, All of Random. KNOP TV POWER Hiermee schakelt u de Samsung-tv in en uit. AUX De AUX-modus selecteren. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT REGELKNOP Een muziekbestand afspelen, pauzeren of het afspelen stoppen, of vooruit of achteruit naar het muziekbestand zoeken. OPTICAL (OPTISCH) De optische modus selecteren. SOUND EFFECT Hiermee wordt het geluidseffect geselecteerd: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original Sound)) S/W LEVEL, VOLUME Hiermee past u het subwooferniveau aan. Hiermee past u het volumeniveau van het apparaat aan. USB, Bluetooth De USB/ Bluetooth-modus selecteren. TV SOURCE Druk hierop om de videobron voor een aangesloten tv te selecteren. SoundShare Hiermee kunt u het tv-geluid van uw SAT laten weergeven via een Bluetooth-verbinding en kunt u het geluid regelen. AUDIO SYNC Wordt gebruikt om te helpen de video met de audio te synchroniseren wanneer het apparaat is verbonden met een digitale tv. AUTO POWER Synchroniseert de Air Track via optische verbinding via de optische aansluiting, zodat deze automatisch wordt ingeschakeld wanneer u uw TV aanzet. TV-VOLUME beschikbare tv-kanalen. Hiermee kunt u het volumeniveau van de tv aanpassen. TV-KANAAL Hiermee schakelt u tussen de beschikbare tv-kanalen. TV MUTE Hiermee wordt het geluid van de tv gedempt. Opnieuw drukken om het geluid terug te zetten naar het vorige volumeniveau. 3D SOUND PLUS Deze functie voegt diepte en ruimtelijkheid aan het geluid toe. TV INFO, TV PRE-CH (TV VORIG KAN.) Huidige tv-status weergeven. Naar het vorige tv-kanaal. DIMMER U kunt de helderheid van het display instellen. DRC Met deze functie kunt u genieten van Dolby Digitalgeluid terwijl u ‘s avonds met een laag volume naar films kijkt (Standard, MAX, MIN). MUTE Hiermee wordt het geluid van het apparaat gedempt. Opnieuw drukken om het geluid terug te zetten naar het vorige volumeniveau. SMART VOLUME Hiermee reguleert en stabiliseert u het volumeniveau tegen grote volumewijzigingen. 11 NL ● AANSLUITINGEN WANDMONTAGE U kunt de muurbevestiging gebruiken om het apparaat aan de muur te bevestigen. Voorzorgsmaatregelen bij de installatie • Alleen op een verticale muur installeren. • Bij de installatie moet u hoge temperaturen of vochtigheid, of een muur die het gewicht van het apparaat niet kan ondersteunen, vermijden. • Controleer of de wand stevig genoeg is. Als de wand niet sterk genoeg is om de eenheid te ondersteunen, moet u de wand verstevigen of de wand aanbrengen op een andere wand die het gewicht van de eenheid wel kan ondersteunen. • Koop en gebruik de schroeven of bevestigingsmaterialen die geschikt zijn voor het type wand (gipsplaat, hout, beton, etc.). Draai de bevestigingsschroeven zo mogelijk in de wandstijlen. • Sluit de kabels van het toestel op de externe apparaten aan voordat u het aan de muur bevestigt. • Zorg ervoor dat het apparaat is uitgeschakeld en losgekoppeld voordat u dit installeert. Anders kan dit elektrische schokken veroorzaken. 1. Plaats de muurbevestiging op een muur en bevestig deze met twee schroeven (niet bijgeleverd). Als u het toestel onder een tv hangt, moet u de muurbevestiging zo monteren, dat de pijl ( ) in het midden van de tv is geplaatst. Zorg ook dat het toestel ten minste 5 cm (2") onder de tv is geplaatst. 2. Plaats de schroefopeningen aan beide zijden van de HOOFDSET op één lijn met de openingen van de bevestigingsschroef en draad deze met schroeven vast. 3. Stop de USB-kabel in de achterkant van de eenheid voordat u deze installeert aan de muur. 4. Bevestig vervolgens het apparaat in de toepasselijke sleuven in de muurbevestiging. Zorg dat de bevestigingsbouten voor een veilige installatie volledig in de sleuven worden geschoven. 5. De installatie is voltooid. ƒ Niet aan de geïnstalleerde speler hangen en voorkom dat er tegen de speler wordt gestoten. ƒ Bevestig het apparaat stevig aan de muur zodat dit niet naar beneden valt. Als het apparaat valt, kan dit persoonlijk letsel veroorzaken of kan het product beschadigd raken. ƒ Wanneer het apparaat aan een muur is bevestigd, moet u oppassen dat kinderen niet aan de kabels trekken. Het apparaat kan dan namelijk vallen. ƒ Bewaar bij wandmontage een afstand van ten minste 5 cm tussen het luidsprekersysteem en de televisie voor optimale prestaties. 5 cm of meer 1 2 aansluitingen 12 aansluitingen EEN EXTERN APPARAAT AANSLUITEN VIA EEN AUDIOKABEL (ANALOOG) OF OPTISCHE KABEL (DIGITAAL) Dit gedeelte gaat over de twee manieren (digitaal en analoog) waarop het apparaat op de televisie kan worden aangesloten. Dit apparaat is voorzien van één optische digitale aansluiting en één analoge audio-aansluiting voor het aansluiten van een tv. of AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Audiokabel OPTICAL IN OPTICAL OUT Optische kabel (niet bijgeleverd) Bd/dvd-speler/ set-top box/ spelcomputer Rood Wit AUX IN Sluit de ingang AUX IN (Audio) op de hoofdeenheid aan op de uitgang AUDIO OUT van de tv of het bronapparaat. Zorg dat de kleuren van de aansluitingen met elkaar overeenkomen. of, OPTICAL IN Sluit de digitale invoer van het hoofdapparaat aan op de uitgang OPTICAL OUT van de tv of het bronapparaat. ƒ Sluit dit apparaat of uw tv niet op de stroom aan totdat alle verbindingen tussen de apparaten gereed zijn. ƒ Schakel het product uit en haal de stekker uit het stopcontact voordat u dit product gaat verplaatsen of installeren. 13 NL ● FUNCTIES functies INVOERMODUS U kunt D.IN-, AUX-, BT-, TV- invoer of USB-invoer selecteren. Druk op de gepaste knop op de afstandsbediening om de gewenste modus te selecteren of druk op ( ) om te kiezen uit: de modus D.IN, AUX, BT, TV of USB. Invoermodus Beeldscherm Optisch digitale invoer D.IN AUX-invoer AUX BLUETOOTH-modus BT (alleen model HW-F355) TV-modus TV (alleen model HW-F355) USB-modus USB Het toestel wordt automatisch uitgeschakeld in de volgende omstandigheden: • De modus BT/TV/USB/D.IN - Indien 20 minuten geen audiosignaal wordt gedetecteerd. • AUX-modus - Indien 8 uur lang geen toetsen worden ingedrukt en geen kabel is aangesloten. - Indien 20 minuten lang geen AUX-kabel is aangesloten. ƒ Gebruik de bijgeleverde kabel indien het USB-flashgeheugen niet rechtstreeks op het toestel kan worden aangesloten. BLUETOOTH (ALLEEN MODEL HW-F355) U kunt een Bluetooth-apparaat gebruiken om draadloos van muziek te genieten met stereogeluid van een hoge kwaliteit. Wat is Bluetooth? Bluetooth is een technologie waardoor compatibele apparaten eenvoudig op elkaar aangesloten kunnen worden via een korte, draadloze verbinding. • Een Bluetooth-apparaat kan, afhankelijk van gebruik, lawaai of storingen veroorzaken, wanneer: - Een deel van het lichaam in contact is met het zend-/ontvangstsysteem van het Bluetooth-apparaat of de Air Track. - Er spanningsvariatie is als gevolg van belemmering door muren, hoeken of scheidingswanden. - Het wordt blootgesteld aan elektrische interferentie door apparatuur die dezelfde frequentie gebruikt, bijvoorbeeld medische apparatuur, magnetrons en draadloze LAN’s. • Koppel de Air Track aan het Bluetooth-apparaat terwijl u de afstand klein houdt. • Hoe groter de afstand tussen de Air Track en het Bluetooth-apparaat, des te minder de kwaliteit. Als de afstand groter is dan het maximale bereik van het Bluetooth-apparaat, gaat de verbinding verloren. • In gebieden met slechte ontvangst werkt de Bluetooth-verbinding mogelijk niet naar behoren. • De Bluetooth-verbinding werkt alleen als hij zich dicht bij het televisietoestel bevindt. Als de afstand groter wordt, wordt de verbinding automatisch verbroken. Zelfs binnen dit bereik kan de geluidskwaliteit verslechteren door obstakels zoals muren of deuren. • Dit draadloze apparaat kan elektrische interferentie veroorzaken tijdens zijn werking. POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 functies Air Track verbinden met een Bluetooth-apparaat Controleer of het Bluetooth-apparaat de Bluetooth-compatibele stereo-hoofdtelefoonfunctie ondersteunt. Aansluiten Bluetooth-apparaat 1. Druk op de knop USB/Bluetooth op de afstandsbediening van de Air Track op het BT-bericht weer te geven. • U ziet 4 seconden lang de aanduiding WAIT en vervolgens BT READY op het scherm aan de voorzijde van de Air Track. 2.Selecteer het Bluetooth-menu op het Bluetooth-apparaat waarmee u verbinding wilt maken. (Raadpleeg de gebruiksaanwijzing van het Bluetooth-apparaat.) 3.Selecteer het menu voor een stereohoofdtelefoon op het Bluetooth-apparaat. • Er wordt een lijst van aangesloten apparaten weergegeven. 4. Selecteer "[Samsung] AirTrack" in de lijst. • Wanneer Air Track is verbonden met het Bluetooth-apparaat, wordt BT CONNECTED ➡ BT weergegeven op het display aan de voorzijde. • Indien het Bluetooth-apparaat niet met Air Track kan worden gekoppeld, verwijdert u de vorige "[Samsung] AirTrack" gevonden door het Bluetooth-apparaat en laat u het opnieuw zoeken naar Air Track. 5. Muziek afspelen op het aangesloten apparaat. • U kunt luisteren naar muziek die op het aangesloten Bluetooth-apparaat wordt afgespeeld via het Crystal Surround Air Track-systeem. • In de BT-modus zijn de functies Play/Repeat/Stop/Next/Prev (Afspelen/Herhalen/Stoppen/Volgende/Vorige) niet beschikbaar. ƒ Mogelijk moet u een pincode (wachtwoord) opgeven wanneer u verbinding maakt tussen het Bluetoothapparaat en de Air Track. Als het invoerscherm voor de pincode verschijnt, toetst u <0000> in. ƒ De Air Track ondersteunt SBC-gegevens (44,1kHz, 48kHz). ƒ De functie AVRCP wordt niet ondersteund. ƒ Sluit alleen aan op een Bluetooth-apparaat dat de functie A2DP (AV) ondersteunt. ƒ U kunt geen verbinding maken met een Bluetooth-apparaat dat hier alleen de functie HF (handenvrij) ondersteunt. ƒ U kunt slechts één Bluetooth-apparaat tezelfdertijd koppelen. ƒ Wanneer u Air Track hebt uitgeschakeld en de koppeling wordt verbroken, zal de koppeling niet automatisch worden hersteld. U moet het apparaat opnieuw koppelen om opnieuw verbinding te maken. ƒ Het is mogelijk dat Air Track de zoekfunctie of de verbinding niet zoals het hoort uitvoert in de volgende gevallen: - Indien er zich een sterk elektrisch veld rond Air Track bevindt. - Indien verschillende Bluetooth-apparaten tegelijkertijd met Air Track worden gekoppeld. - Indien het Bluetooth-apparaat is uitgeschakeld, niet is geplaatst of defect is. - Let op, apparaten zoals magnetrons, draadloos-LAN-adapters, tl-lampen en gasfornuizen gebruiken hetzelfde frequentiebereik als het Bluetooth-apparaat. Dat kan tot elektrische interferentie leiden. 15 NL ● FUNCTIES De verbinding tussen het Bluetooth-apparaat en Air Track verbreken U kunt de verbinding tussen het Bluetooth-apparaat en Air Track verbreken. Raadpleeg de gebruiksaanwijzing van het Bluetooth-apparaat voor instructies. • De verbinding met Air Track wordt verbroken. • Wanneer de verbinding tussen Air Track en het Bluetooth-apparaat wordt verbroken, verschijnt BT DISCONNECTED op het voorste display van de Air Track. De verbinding tussen Air Track en het Bluetooth-apparaat verbreken Druk op de knop ( ) op het zijpaneel van de Air Track om van BT over te schakelen naar een andere modus of om de Air Track uit te schakelen. • Het verbonden Bluetooth-apparaat wacht enige tijd op een reactie van de Air Track alvorens de verbinding te verbreken. (Hoe lang het duurt voordat de verbinding wordt verbroken, kan per Bluetooth-apparaat verschillen.) • Het aangesloten apparaat wordt losgekoppeld. ƒ De Bluetooth-verbinding kan worden verbroken als in de Bluetooth-verbindingsmodus de afstand tussen de Air Track en het Bluetooth-apparaat meer dan 5 meter is. ƒ Wanneer het Bluetooth-apparaat weer binnen het effectieve bereik komt en de verbinding na het verbreken ervan weer herstelt, kunt u opnieuw opstarten om de koppeling met het Bluetoothapparaat te herstellen. ƒ Air Track wordt na 20 minuten in de stand Gereed automatisch uitgeschakeld. SOUNDSHARE (ALLEEN MODEL HW-F355) In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u de Crystal Surround Air Track aansluit op Bluetooth-compatibele SAMSUNG-tv’s. Aansluiten van de Crystal Surround Air Track op een met Bluetooth compatibele Samsung-tv Aansluiten Raak de knop ( ) aan om de modus TV te selecteren en sluit de Crystal Surround Air Track aan op uw TV. • Wanneer u de Air Track Bluetooth-ingangsbron wijzigt of uitschakelt, hoort u weer het geluid van de TV. • Als u naar een andere modus overschakelt dan de tv-modus SoundShare of deze uitschakelt, hoort u weer geluid van de tv. Om via Bluetooth-verbinding tv-geluid op uw Air Track te krijgen, moet u eerst uw systeem aan de tv met Bluetooth-functionaliteit koppelen. Wanneer de koppeling eenmaal tot stand is gebracht, wordt de koppelingsinformatie opgeslagen en bewaard en zal vanaf de volgende keer geen Bluetoothkoppelingsboodschap meer verschijnen. Houd de Air Track en de tv bij elkaar in de buurt voordat u ze koppelt. 16 functies 1. Schakel de Samsung tv en Air Track in. • Zet de instelling Add New Device (Nieuw apparaat toevoegen) van het menu SoundShare Setting (SoundShare-instelling) op On (Aan). 2. Wanneer u de Air Track-modus wijzigt in TV, verschijnt een boodschap met de vraag of de Bluetoothkoppeling voortgezet moet worden. Het bericht "[Samsung] AirTrack" wordt weergegeven op het tv-scherm. 3. Selecteer () op het tv-scherm, waarna de koppeling met de Air Track wordt voltooid. • Nadat de koppeling tot stand is gebracht, wordt automatisch een verbinding met de tv gemaakt wanneer u vanuit een andere modus overschakelt naar de tv-modus. • Wanneer u de Air Track vanuit de tv-modus overschakelt naar een andere modus, wordt de SoundShare-verbinding verbroken. • Als u de bestaande koppeling in de SAT wilt annuleren en uw SAT wilt koppelen aan een andere tv, - Druk de toets PLAY /PAUSE (Afspelen/Pauze) in de TV-ingangsmodus 5 seconden lang in om de bestaande koppeling te annuleren. U kunt nu een koppeling maken met een andere tv. • In de SoundShare-modus kunt u het volume instellen en dempen met zowel de afstandsbediening van de tv als de afstandsbediening van de SAT. ƒ Werkbereik TV SoundShare - aanbevolen koppelingsbereik: binnen 50 cm - aanbevolen werkingsbereik: binnen 5 m ƒ Als de afstand tussen de SAT en de Samsung-tv meer dan 5m bedraagt, kan de verbinding of het geluid wegvallen. Als dit gebeurt, maakt u nogmaals verbinding met het Bluetooth-apparaat binnen het operationele bereik. ƒ Zorg ervoor dat de SoundShare-modus van de Samsung-tv is ingeschakeld voordat u deze functie gebruikt. ƒ De knoppen PLAY, NEXT, PREV, STOP (Afspelen, Volgende, Vorige, Stoppen) werken niet in de SoundShare-modus. ƒ Bluetooth Stand-by Aan - Air Track wordt automatisch ingeschakeld wanneer u de tv inschakelt als u de tv en Air Track hebt verbonden met behulp van de SoundShare-functie. - U kunt deze functie aan en uit zetten door de ( ) ten minste 5 seconden ingedrukt te houden terwijl Air Track is uitgeschakeld. Als u deze functie uitschakelt, zal het product automatisch worden uitgeschakeld, maar het wordt niet automatisch ingeschakeld. - Deze functie wordt ondersteund door tv's die zijn uitgebracht vanaf 2013. ƒ De SoundShare-functie wordt ondersteund door bepaalde tv's die zijn uitgebracht vanaf 2012. Controleer of uw tv deze functie ondersteunt. (Raadpleeg de gebruikershandleiding van de tv voor meer informatie) USB 1.Sluit het USB-apparaat aan op de USB-poort aan de kant van de eenheid. 2.Druk meerdere malen op de knop ( ) op het zijpaneel van de Air Track totdat USB wordt weergegeven. 3. USB verschijnt een ogenblik op het scherm en verdwijnt dan weer. • De verbinding met Crystal Surround Air Track is gereed. • Ze wordt automatisch uitgeschakeld (Autom. uitschakelen indien meer dan 20 minuten lang geen USBapparaat wordt aangesloten. Avant de connecter un périphérique USB Let op het volgende: • Indien de naam van een map of bestand op een USB-apparaat langer is dan 10 tekens, wordt die niet op de OLED weergegeven. • Het is mogelijk dat dit product niet compatibel is met bepaalde types USB-opslagmedia. • De bestandssystemen FAT16 en FAT32 worden ondersteund. - Het NTFS-systeem wordt niet ondersteund. 17 NL ● FUNCTIES • Sluit het USB-apparaat rechtstreeks aan op de USB-poort van het toestel. Als u dat niet doet, kan er een probleem zijn met de USB-compatibiliteit. • Sluit niet meerdere opslagapparaten op het product aan via een multikaartlezer. Het is mogelijk dat dat niet goed werkt. • PTP-protocollen van digitale camera's worden niet ondersteund. • Verwijder het USB-apparaat niet terwijl het wordt gelezen. • Het is mogelijk dat muziekbestanden met DRM-beveiliging (MP3, WMA) van een commerciële website niet worden afgespeeld. • Externe vaste schijven worden niet ondersteund. • Mobiele telefoons worden niet ondersteund. • Compatibiliteitslijst Formaat Codec *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Ondersteunt een samplingfrequentie van meer dan 16KHz DE AFSTANDSBEDIENING GEBRUIKEN Afspelen / Pauzeren / Stoppen Druk tijdens het afspelen op de toets ►,. • Druk nogmaals op de toets ► om tijdelijk te stoppen met het afspelen van muziek. Druk op de toets ► om het geselecteerde bestand af te spelen. • Druk tijdens het afspelen op de toets Stop () om het afspelen te stoppen. Volgende / Vorige Druk tijdens het afspelen op de toets #,$. • Wanneer er meer dan één bestand is en u drukt op de knop $, wordt het volgende bestand geselecteerd. • Wanneer er meer dan één bestand is en u drukt op de knop #, wordt het vorige bestand geselecteerd. De REPEAT-functie gebruiken Met de functie Afspelen herhalen kunt u een bestand herhaald afspelen, alles herhaald afspelen, bestanden willekeurig afspelen of Herhaald afspelen uitschakelen. Druk op de toets REPEAT. • HERHALEN UITSCHAKELEN: Afspelen herhalen uitschakelen. • BESTAND HERHALEN: Het afspelen van een nummer herhalen. • ALLES HERHALEN: Het afspelen van alle nummers herhalen. • WILLEKEURIG HERHALEN: Alle tracks worden in willekeurige volgorde afgespeeld. (Het is mogelijk dat een nummer dat al werd afgespeeld, opnieuw wordt afgespeeld.) ƒ U kunt de functie REPEAT (HERHALEN) instellen tijdens het afspelen van muziek vanaf een USB-station. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 functies Het geluid dempen Deze functie komt van pas als iemand aanbelt of als de telefoon gaat. 1. Om het geluid van dit toestel te dempen, drukt u op de knop MUTE van de afstandsbediening. 2. Om het geluid van de tv te dempen, drukt u op de knop TV MUTE ( ) op de afstandsbediening. 3.Druk op MUTE / TV MUTE ( ) op de afstandsbediening (of druk op VOLUME +/–) om het geluid opnieuw weer te laten geven. De 3D SOUND PLUS-functie gebruiken De functie 3D Sound Plus voegt diepte en ruimtelijkheid aan het geluid toe. Druk op 3D SOUND PLUS op de afstandsbediening. • Telkens wanneer de toets wordt ingedrukt, wordt de selectie als volgt gewijzigd : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Wanneer u 3D Sound Plus inschakelt, zal de functie Sound Effect (Geluidseffect) automatisch worden gewijzigd in OFF (UIT). De SMART VOLUME-functie gebruiken Hiermee regelt en stabiliseert u het volumeniveau om grote veranderingen in het volume te voorkomen als u van kanaal wisselt of de scène verandert. Druk op SMART VOLUME op de afstandsbediening. • Telkens wanneer de toets wordt ingedrukt, wordt de selectie als volgt gewijzigd : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF De SOUND EFFECT-functie gebruiken U kunt uit 7 verschillende geluidsmodi kiezen -MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original Sound)- afhankelijk van het type bronnen dat u wilt afspelen. Druk op SOUND EFFECT op de afstandsbediening. • Selecteer de modus OFF als u naar het oorspronkelijke geluid wilt luisteren. ƒ We raden u aan een geluidseffect te selecteren dat is gebaseerd op het bronmateriaal en uw persoonlijke smaak. ƒ Wanneer de functie Sound Effect (Geluidseffect) kiest (behalve OFF (UIT)), wordt 3D Sound Plus automatisch uitgeschakeld. De S/W LEVEL-functie gebruiken U kunt het basisvolume instellen met de toets S/W Level op de afstandsbediening. 1.Druk op de toets S/W LEVEL op de afstandsbediening. 2. “SW 0” wordt weergegeven op het display. 3.Druk op de knop of op de toets LEVEL als u het volume van de subwoofer wilt verhogen of verlagen. U kunt het volume instellen van SW -6 tot SW +6. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 19 NL ● FUNCTIES De DRC-functie gebruiken De Crystal Surround Air Track wordt automatisch ingeschakeld wanneer u een tv of een ander apparaat dat met de optische kabel is aangesloten op Air Track, inschakelt. Druk op AUTO POWER op de afstandsbediening van dit apparaat. • De functie voor automatische voeding wordt in- of uitgeschakeld als u op AUTO POWER drukt. AUTO POWER LINK Beeldscherm ON POWER LINK ON OFF POWER LINK OFF ƒ Als een tv of ander apparaat dat met de optische kabel is aangesloten op de Air Track, is uitgeschakeld, en er is geen digitale invoer, wordt de Air Track na 20 minuten uitgeschakeld. De DIMMER-functie gebruiken Druk op Dimmer om de helderheid van het display in te stellen. Druk op DIMMER op de afstandsbediening van dit apparaat. • Telkens wanneer de toets wordt ingedrukt, wordt de selectie als volgt gewijzigd : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF De AUDIO SYNC-functie gebruiken Videobeelden kunnen trager lijken dan het geluid wanneer Air Track is aangesloten op een digitale televisie. Als dit het geval is, kunt u de vertragingstijd van het geluid aanpassen zodat het klopt met de beelden. Druk op AUDIO SYNC +/–. op de afstandsbediening van dit apparaat. • U kunt de vertragingstijd van de audio tussen 0 ms en 300 ms instellen met de knop + , -. ƒ In de USB-modus, TV-modus of BT-modus werkt de functie Audio Sync (Audiosynchr.) mogelijk niet. De DRC-functie gebruiken Met deze functie wordt het bereik tussen de luidste en de zachtste geluiden in balans gebracht. Met deze functie kunt u genieten van Dolby Digital-geluid terwijl u ‘s avonds met een laag volume naar films kijkt. Druk op DRC op de afstandsbediening van dit apparaat. • Telkens wanneer de toets wordt ingedrukt, wordt de selectie als volgt gewijzigd : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 20 functies De TV-functie gebruiken (alleen bij Samsung-tv’s) • Druk op de afstandsbediening op TV SOURCE (Tv-bron) om de invoerbron van de tv te wijzigen. • Druk op de knop TV INFO op de afstandsbediening om de TVkanaalinformatie weer te geven. • Druk op de knop TV CH op de afstandsbediening om een kanaal te selecteren. • Druk op TV VOL op de afstandsbediening om het volumeniveau te verhogen of te verlagen. • Gebruik de knop TV PRE-CH (TV vorig kan.) om naar het vorige tv-kanaal te gaan in de tv-modus. • Gebruik de knop TV EXIT (TV afsluiten) om het TV-menu te sluiten. (Zelfde functie als de knop EXIT (AFSLUITEN) van de afstandsbediening van de tv). ƒ Als u op de knop SoundShare drukt, wordt het geluid van de tv door het Air Track-systeem weergegeven via een Bluetoothverbinding. De Air Track reguleert ook het volume, de geluidskwaliteit, en nog meer. ƒ Met de afstandsbediening kunt u alleen Samsung-televisies bedienen. SOFTWARE-UPGRADE Samsung kan in de toekomst upgrades voor de firmware van het Crystal Surround Air Track-systeem aanbieden. Indien een upgrade wordt aangeboden, kunt u de firmware upgraden door een USB-station waarop de firmware-upgrade is opgeslagen aan te sluiten op de USB-poort van uw Air Track. Let op, als er meerdere upgradebestanden zijn, moet u telkens één ervan op het USB-station zetten en ze één voor één gebruiken om de firmware te upgraden. Ga naar Samsung.com of neem contact op met het callcenter van Samsung voor meer informatie over het downloaden van upgradebestanden. ƒ Plaats een USB-station met de firmware-upgrade in de USB-poort op het hoofdapparaat. ƒ Koppel de stroomvoorziening niet los en verwijder het USB-station niet terwijl upgrades worden toegepast. Het hoofdapparaat zal automatisch worden uitgeschakeld na het voltooien van de firmware-upgrade. Wanneer er een upgrade van de software wordt uitgevoerd, worden uw instellingen teruggezet naar de fabrieksinstellingen (standaard). We raden u aan uw instellingen ergens te noteren, zodat u deze na de upgrade eenvoudig opnieuw kunt instellen. ƒ Als het bijwerken van de productsoftware is voltooid, schakel dan het product uit, druk op de knop () en houd deze even ingedrukt om het product te resetten. ƒ Als de firmware niet kan worden bijgewerkt, raden we u aan het USB-apparaat te formatteren in FAT16 en het nogmaals te proberen. ƒ Formatteer USB-gegevens niet in NTFS in verband met de upgrade, want dit bestandssysteem wordt niet ondersteund. ƒ Afhankelijk van de fabrikant worden sommige USB-opslagapparaten mogelijk niet ondersteund. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH 21 NL ● PROBLEMEN OPLOSSEN Controleer het volgende voordat u contact met ons opneemt. Symptoom Controleren Remedie Het apparaat wordt niet ingeschakeld. • Is de stekker aangesloten op het stopcontact? • Sluit de stekker aan op het stopcontact. Een functie werkt niet als de knop wordt ingedrukt. • Is er statische elektriciteit in de lucht? • Haal de stekker uit het stopcontact en sluit deze opnieuw aan. Ik hoor geen geluid. • Is het apparaat goed op uw tv aangesloten? • Is de functie voor geluid dempen aan? • Is het volume minimaal? • Sluit deze apparaten correct aan. • Druk op de toets MUTE om de functie uit te schakelen. • Regel het volume. Er verschijnt geen beeld op de tv na het selecteren van functie. • Is de tv goed aangesloten? • Sluit dit apparaat correct aan. Afstandsbediening werkt niet. • Zijn de batterijen leeg? • Is de afstand tussen de afstandsbediening en de speler niet te groot? • Plaats nieuwe batterijen. • Ga dichter naar de eenheid. Het geluid van het linker/rechter kanaal is omgekeerd. • Zijn de audio-uitvoerkabels van de tv links en rechts goed aangesloten? • Controleer het linker/rechter kanaal en sluit alles goed aan. De SoundShare (tv-koppeling) werkt niet. • Ondersteunt uw tv SoundShare? • Gebruikt u de laatste versie van uw tv-firmware? • Is er een fout opgetreden tijdens de koppeling? • Reset de TV-modus en maak opnieuw een verbinding. • SoundShare wordt ondersteund op tv-modellen van Samsung die na 2012 op de markt zijn gekomen. Controleer of uw tv deze functie ondersteunt. • Update uw tv met de nieuwste firmware. • Neem contact op met de klantenservice. • Houd 5 seconden lang ingedrukt om het apparaat te resetten. problemen oplossen 22 SPECIFICATIES Modelnaam HW-F350/ HW-F355 ALG EMEEN USB 5V/0,5A Gewicht Hoofdapparaat 1,75kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3,0kg Afmetingen (b x h x d) Hoofdapparaat 943 x 49 x 59,9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Temperatuurbereik voor gebruik + 5 °C - + 35 °C Vochtigheidspercentage voor gebruik 10 % - 75 % VERSTERKER Uitvoervermogen Hoofdapparaat 30 W/CH, 8 OHM, THD = 10 %, 1 kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60 W, 3 OHM, THD = 10 %, 100 Hz S/N-ratio (analoge invoer) 60dB Verschil (1kHz) 50dB * S/N (signaal-ruis)-ratio, vervorming, verschil en bruikbare gevoeligheid zijn gebaseerd op metingen uitgevoerd volgens de AES (Audio Engineering Society)-richtlijnen. *: Nominale specificatie - Samsung Electronics Co., Ltd behoudt zich het recht voor de specificaties zonder voorafgaande waarschuwing te wijzigen. - Gewicht en afmetingen zijn bij benadering. - Voor de stroomtoevoer en het energieverbruik raadpleegt u het aan het product bevestigde label. Hierbij verklaart Samsung Electronics dat dit/deze Crystal Surround Air Track voldoet aan de essentiële vereisten en overige relevante bepalingen van Richtlijn 1999/5/EC. U kunt de officiële conformiteitsverklaring vinden op http://www.samsung.com. Ga naar Support > Productsupport zoeken en voer de modelnaam in. Deze apparatuur mag worden gebruikt in alle EU-landen. bijlage AH68-02614H-05 Contact Samsung wereldwijd Wanneer u suggesties of vragen heeft met betrekking tot Samsung producten, verzoeken wij u contact op te nemen met de consumenten service- en informatie dienst van Samsung. [Correcte behandeling van een gebruikte accu uit dit product] (Van toepassing in landen waar afval gescheiden wordt ingezameld) Dit merkteken op de accu, handleiding of verpakking geeft aan dat de accu in dit product aan het einde van de levensduur niet samen met ander huishoudelijk afval mag worden weggegooid. De chemische symbolen Hg, Cd of Pb geven aan dat het kwik-, cadmium- of loodgehalte in de accu hoger is dan de referentieniveaus in de Richtlijn 2006/66/EC. Indien de gebruikte accu niet op de juiste wijze wordt behandeld, kunnen deze stoffen schadelijk zijn voor de gezondheid van mensen of het milieu. Ter bescherming van de natuurlijke hulpbronnen en ter bevordering van het hergebruik van materialen, verzoeken wij u afgedankte accu’s en batterijen te scheiden van andere soorten afval en voor recycling aan te bieden bij het gratis inzamelingssysteem voor accu’s en batterijen in uw omgeving. Correcte verwijdering van dit product (elektrische & elektronische afvalapparatuur) (Van toepassing in landen waar afval gescheiden wordt ingezameld) Dit merkteken op het product, de accessoires of het informatiemateriaal duidt erop dat het product en zijn elektronische accessoires (bv. lader, headset, USB-kabel) niet met ander huishoudelijk afval verwijderd mogen worden aan het einde van hun gebruiksduur. Om mogelijke schade aan het milieu of de menselijke gezondheid door ongecontroleerde afvalverwijdering te voorkomen, moet u deze artikelen van andere soorten afval scheiden en op een verantwoorde manier recyclen, zodat het duurzame hergebruik van materiaalbronnen wordt bevorderd. Huishoudelijke gebruikers moeten contact opnemen met de winkel waar ze dit product hebben gekocht of met de gemeente waar ze wonen om te vernemen waar en hoe ze deze artikelen milieuvriendelijk kunnen laten recyclen. Zakelijke gebruikers moeten contact opnemen met hun leverancier en de algemene voorwaarden van de koopovereenkomst nalezen. Dit product en zijn elektronische accessoires mogen niet met ander bedrijfsafval voor verwijdering worden gemengd. Gebied Contactcenter Website AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Gebied Contactcenter Website MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (Aktives Lautsprechersystem) Bedienungsanleitung Erleben Sie die Möglichkeiten Vielen Dank, dass Sie sich für ein Produkt von Samsung entschieden haben. Registrieren Sie Ihr Produkt unter www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 merkmale SoundShare SoundShare gibt den Ton des Fernsehgeräts auf Ihrem SAT über eine Bluetooth Verbindung wieder und regelt den Klang. 3D SOUND PLUS Diese 3D SOUND PLUS fügt Ihrem Klangerlebnis Tiefe und Räumlichkeit hinzu. Spezial Klangmodus Sie können unter 7 verschiedenen Tonarten wählen - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, und OFF (Original Ton) - je nach Art des Inhalts, den Sie wiedergeben möchten. Multifunktionsfernbedienung Die mitgelieferte Fernbedienung kann zur Steuerung des Fernsehgerätes, das an dieses Gerät angeschlossen ist, verwendet werden. (Nur zusammen mit Samsung-Fernsehgeräten funktionsfähig) Die Fernbedienung verfügt über eine Hotkey-Taste für das Fernsehgerät, mit der Sie mittels eines einfachen Tastendrucks verschiedene Operationen ausführen können. Aktives Lautsprechersystem Dieses Gerät ist ein aktives Lautsprechersystem, das eine qualitativ hochwertige Tonqualität in einem einzelnen schlanken Gerät liefert. Für dieses Gerät benötigt man keine Verkabelung und zusätzlichen Lautsprecher, die normalerweise mit herkömmlichen Surround- Soundsystemen assoziiert werden. Unterstützung der USB-Host-Funktion Mit der USB-Host-Funktion können Sie externe USB-Speichergeräte wie MP3-Player oder USB-Flash-Speicher anschließen und darauf enthaltene Dateien wiedergeben. Bluetooth Funktion Sie können ein Bluetooth-Gerät an den SAT anschließen und Musik in hoher Stereo-Klangqualität genießen - ganz ohne störende Kabel! LIZENZ Hergestellt unter Lizenz von Dolby Laboratories. Dolby sowie das Doppel-D-Symbol sind Warenzeichen der Dolby® Laboratories. Hergestellt unter Lizenz und US-Patentnummern: 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 & sowie anderen in den USA und weltweit ausgestellten und angemeldeten Patenten. DTS, das Symbol, und DTS zusammen mit dem Symbol sind eingetragene Warenzeichen. DTS 2.0 Channel ist ein Warenzeichen von DTS, Inc. Das Produkt enthält Software. © DTS, Inc. Alle Rechte vorbehalten. - Wenn Sie Fragen bezüglich des Themas Open Source haben, wenden Sie sich bitte per E-mail unter der Adresse oss.request@samsung.com an Samsung. 3 GER sicherheitsinformationen HINWEISE ZUR SICHERHEIT ZUR VERMEIDUNG VON STROMSCHLÄGEN DARF DIESES GERÄT NICHT GEÖFFNET WERDEN. ES ENTHÄLT KEINE BAUTEILE, DIE VOM BENUTZER GEWARTET ODER REPARIERT WERDEN KÖNNEN. WARTUNGS- UND REPARATURARBEITEN DÜRFEN NUR VON FACHPERSONAL AUSGEFÜHRT WERDEN. WARNUNG Gefahr elektrischer Schläge! Gerät nicht öffnen! Im Gerät befinden sich Hochspannung führende Teile, die elektrische Schläge verursachen können. Die Dokumentation zu diesem Gerät enthält wichtige Hinweise zu Betrieb und Wartung. ACHTUNG : Um elektrische Schläge zu vermeiden, richten Sie den breiten Kontaktstift des Steckers an dem breiten Steckplatz aus, und stecken Sie den Stecker voll ein. WARNUNG : Setzen Sie das Gerät nicht Nässe oder Feuchtigkeit aus, um die Gefahr eines Brandes bzw. eines elektrischen Schlags zu vermeiden. • Dieses Gerät darf nur an eine Netzsteckdose mit Schutzerdung angeschlossen werden. • Um das Gerät vom Netzbetrieb zu trennen, muss der Stecker aus der Netzsteckdose gezogen werden. Deshalb sollte der Netzstecker jederzeit zugänglich und leicht trennbar sein. ACHTUNG • Das Gerät keinem Spritz- oder Tropfwasser aussetzen. Keine mit Flüssigkeit gefüllten Behälter, wie Vasen auf das Gerät stellen. • Um das Gerät vollständig auszuschalten, muss der Netzstecker aus der Steckdose gezogen werden. Somit muss der Netzstecker immer bequem erreichbar sein. 4 HINWEISE Stellen Sie sicher, dass die Stromversorgung in Ihrem Haus den auf der Rückseite Ihres Produkts angegebenen Anforderungen entpricht. Stellen Sie Ihr Produkt horizontal auf einer geeigneten Unterlage (Möbel) auf, so dass rundherum ausreichend Platz (7–10 cm) zur Belüftung bleibt. Achten Sie darauf, dass die Belüftungsöffnungen nicht abgedeckt sind. Stellen Sie das Gerät nicht auf Verstärker oder andere Geräte, die heiß werden können. Das Gerät ist für Dauerbetrieb eingerichtet. Um das Gerät vollständig auszuschalten, den Stecker aus der Steckdose ziehen. Ziehen Sie den Netzstecker des Geräts wenn Sie beabsichtigen, es für längere Zeit nicht zu nutzen. Ziehen Sie bei Gewittern das Stromkabel aus der Steckdose. Durch Blitze verursachte Spannungsspitzen können zur Beschädigung des Geräts führen. Schützen Sie das Produkt vor Feuchtigkeit (z. B. Vasen), übermäßiger Hitze (z. B. Kamine) oder Geräten, die starke magnetische oder ele trische Felder erzeugen. Trennen Sie das Netzkabel bei Fehlfunktionen des Geräts von der Stromversorgung. Ihr Produkt ist nicht für den gewerblichen Einsatz vorgesehen. Verwenden Sie dieses Produkt nur für den privaten Bereich. Wenn Ihr Produkt oder die CD bei kalten Temperaturen aufbewahrt wurden, kann Kondensation auftreten. Wenn Sie das Gerät bei kaltenTemperaturen transportiert haben, warten Sie mit der Inbetriebnahme circa 2 Stunden, bis das Gerät Raumtemperatur erreicht hat. Halten Sie das Gerät von direkter Sonneneinstrahlung oder anderen Wärmequellen fern. Dies kann zu einer Überhitzung führen und zu einer Fehlfunktion des Geräts führen. Die in diesem Produkt verwendeten Batterien enthalten umweltschädliche Chemikalien. Entsorgen Sie die Batterien nicht im Hausmüll. Entsorgen Sie Batterien niemals in einem Feuer. Schließen Sie die Batterien nicht kurz, zerlegen und überhitzen Sie sie nicht. Bei unsachgemäßem Austausch von Batterien besteht Explosionsgefahr. Setzen Sie nur Batterien des gleichen oder eines gleichwertigen Typs ein. Phones Stromversorgung in Ihrem Haus den auf der Rückseite Ihres Produkts angegebenen 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ Die Abbildungen in dieser Anleitung dienen nur als Referenz und können sich vom aktuellen Produkt unterscheiden. Ɣ Es kann eine Gebühr erhoben werden, wenn: (a) Ein Techniker auf Ihre Anfrage bestellt wird und am Gerät kein Defekt vorliegt (z. B. weil Sie diese Bedienungsanleitung nicht gelesen haben). (b) Sie das Gerät in einer Reparaturwerkstatt abgegeben haben und am Gerät kein Defekt vorliegt (z. B. weil Sie diese Bedienungsanleitung nicht gelesen haben). Ɣ Die Höhe dieser Gebühr wird Ihnen mitgeteilt, bevor irgendwelche Arbeiten durchgeführt werden oder der Hausbesuch erfolgt. 5 GER Inhalt MERKMALE 2 2 Merkmale 2 Lizenz SICHERHEITSINFORMATIONEN 3 3 Hinweise zur Sicherheit 4 Hinweise ERSTE SCHRITTE 6 6 Wichtige informationen zum Gebrauch der Bedienungsanleitung 6 Lieferumfang BESCHREIBUNGEN 7 7 Vorderseite 8 Rückseite 8 Anbringen des ferrit kerns am lautsprecherkabel des subwoofers FERNBEDIENUNG 9 9 Funktionen der Fernbedienung ANSCHLÜSSE 11 11 Montage der Wandhalterung 12 Anschließen eines externen Geräts mithilfe eines Audiokabels (analog) oder optischen Kabels (digital) FEHLERSUCHE 21 21 Fehlersuche ANHANG 22 22 Technische Daten FUNKTIONEN 13 13 Eingangsmodus 13 Bluetooth (nur beim Modell HW-F355) 15 SoundShare (nur beim Modell HW-F355) 16 USB 17 Verwenden der Fernbedienung 20 Software Aktualisierung 6 WICHTIGE INFORMATIONEN ZUM GEBRAUCH DER BEDIENUNGSANLEITUNG Achten Sie beim Lesen der Bedienungsanleitung auf die folgenden Hinweise. Symbole in dieser Bedienungsanleitung Symbol Begriff Definition Achtung Zeigt eine Situation an, in der eine Funktion nicht funktioniert oder Einstellungen abgebrochen werden können. Hinweis Hierbei handelt es sich um Tipps oder Anweisungen zu den jeweiligen Funktionen. Sicherheitsanweisungen und Fehlersuche 1) Machen Sie sich mit den Sicherheitsanweisungen vertraut, bevor Sie dieses Produkt nutzen. (Siehe Seite 3) 2) Falls ein Problem auftritt, schlagen Sie im Kapitel zur Fehlerbehebung nach. (Siehe Seite 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Ohne vorherige schriftliche Genehmigung von Samsung Electronics Co., Ltd. ist das vollständige oder teilweise Reproduzieren oder Kopieren dieser Bedienungsanleitung nicht gestattet. erste schritte ƒ Das mitgelieferte USB-Kabel dient für den Anschluss eines externen USB-Geräts. ƒ Verwenden Sie das zugehörige USB-Kabel, um externe USB-Geräte an die Einheit anzuschließen. LIEFERUMFANG Überprüfen Sie, ob das im Folgenden aufgeführte Zubehör mitgeliefert wurde. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Schraube: 2 EA) (Halterung Schraube: 2 EA) Fernbedienung / AAABatterien Benutzerhandbuch Halterung zur wandbefestigung Schraube USB-Kabel Netzkabel Netzteil Aux Kabel Ferritringkern 7 GER ● BESCHREIBUNGEN beschreibungen VORDERSEITE TASTEEIN-/ AUSSCHALTEN Schaltet den Crystal Surround Air Track ein oder aus. EINGANGS WAHLSCHALTER Des D.IN, AUX, BT, TV, USB Eingangs. - Wenn das Gerät eingeschaltet ist und die ( ) Taste länger als 3 Sekunden gedrückt wird, wird die Funktion dieser Taste auf MUTE umgestellt. Um die MUTE Funktion dieser Taste wieder aufzuheben, die ( ) Taste erneut für mehr als 3 Sekunden gedrückt halten. LAUTSTÄRKE +/- Zum Einstellen der Lautstärke. ANZEIGE Aktuellen Modus anzeigen. ƒ Wenn Sie dieses Gerät einschalten, vergeht eine Verzögerungszeit von 4 bis 5 Sekunden, bevor eine Tonausgabe erfolgt. 1 2 3 4 8 SUBWOOFER ANSCHLUSSBUCHSE Hier den Anschlussstecker des Subwoofers anschließen. STROMANSCHLUSSBUCHSE Schließen Sie das Netzteil richtig an das Gerät an und stecken Sie anschließend den Stecker des Netzteils in die Steckdose. USB PORT Schließen Sie USB-Geräte, wie MP3-Player hier an, um die Dateien auf diesen Geräten wiederzugeben. - Verwenden Sie das mitgelieferte USB-Kabel, wenn Sie das Gerät an der Wand installiert haben. OPTICAL IN Zum Anschließen des digitalen (optischen) Ausgangs eines externen Geräts. 5 AUX IN Für den Anschluss an den Analogausgang eines externen Geräts. ƒ Beim Herausziehen des Netzteilkabels aus der Steckdose das Kabel am Stecker anfassen. Ziehen Sie nicht am Kabel. ƒ Schließen Sie dieses Gerät oder andere Komponenten erst dann an die Steckdose an, wenn alle Verbindungen zwischen den Komponenten hergestellt wurden. ANBRINGEN DES FERRIT KERNS AM LAUTSPRECHERKABEL DES SUBWOOFERS Anheben, um den Verschluss zu öffnen und den Kern aufklappen. Das Lautsprecherkabel des Subwoofers in den geöffneten Kern einlegen. Den Verschluss wieder schließen. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 beschreibungen RÜCKSEITE 9 GER ● FERNBEDIENUNG fernbedienung FUNKTIONEN DER FERNBEDIENUNG HW-F350 Batterien in die Fernbedienung einsetzen 1. Heben Sie die Abdeckung an der Rückseite der Fernbedienung wie dargestellt hoch. 2. Legen Sie zwei AAA-Batterien ein. Achten Sie darauf, dass die Pole der Batterien wie im Batteriefach angezeigt ausgerichtet sind. 3. Schieben Sie die Abdeckung wieder auf die Fernbedienung. Bei normaler Nutzung des Fernsehers halten die Batterien ungefähr ein Jahr. Reichweite der Fernbedienung Die Fernbedienung hat eine Reichweite von bis zu ca. 7 Metern. Sie kann auch in einem Winkel von bis zu 30° zum Fernbedienungssensor verwendet werden. POWER Schaltet den Crystal Surround Air Track ein oder aus. OPTICAL (OPTISCH) Drücken, um auf den optischen Eingang umzuschalten. TV POWER Zum Ein- und Ausschalten des Samsung-Fernsehgerätes. AUTO POWER, DIMMER Synchronisiert den Air Track via Optical Anschluss über den optischen Anschluss, sodass Air Track automatisch eingeschaltet wird, wenn Sie Ihr Fernsehgerät einschalten. Sie können die Helligkeit des Displays regulieren. STEUERTASTEN Wiedergabe, unterbrechen oder anhalten einer Musikdatei, oder Suche nach einer Musikdatei vorwärts bzw. rückwärts. TV MUTE Schaltet den Ton vom Fernsehgerät stumm. Um den Ton wieder in der vorherigen Lautstärke zu hören, drücken Sie diese Taste erneut. AUX Drücken, um auf den AUX Eingang umzuschalten. USB Drücken, um auf den USB Eingang umzuschalten. TV KANAL , AUDIO SYNC Zum Wechsel zwischen den verfügbaren TV-Kanälen. Hilft bei der Audio Videosynchronisierung wenn mit einem digitalen Fernseher verbunden ist. TV INFO, TV PRE-CH Zeigt den aktuellen TV Status an. Wechselt zum zuletzt angesehenen Fernsehsender. TV EXIT Verlässt das Fernsehgerät (funktioniert genauso, wie die EXIT Taste auf der Fernbedienung des Fernsehgeräts). TV SOURCE Zum Auswählen der Fernsehvideoquelle. TV LAUTSTÄRKE Stellt die Lautstärke ein. SOUND EFFECT Auswahl des Klangeffekts: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original-Soundtrack)) MUTE Zum Stummschalten des Geräts. Um den Ton wieder in der vorherigen Lautstärke zu hören, drücken diese Taste erneut. DRC Diese Funktion sorgt für optimale Dolby Digital-Klang bei geringer Lautstärke wenn Sie in der Nacht eine Sendung sehen (Standard, MAX, MIN). SMART VOLUME Regelt und stabilisiert die Lautstärke bei einer drastischen Lautstärkeänderung. 3D SOUND PLUS Diese Funktion fügt dem Klang Tiefe und Räumlichkeit hinzu. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE REPEAT Auswahl von Datei, Alle, in zufälliger Reihenfolge wiederholen. S/W LEVEL, VOLUME Stellt die Lautstärke des Subwoofers ein. Stellt die Lautstärke des Gerätes ein. 10 fernbedienung FUNKTIONEN DER FERNBEDIENUNG HW-F355 POWER Schaltet den Crystal Surround Air Track ein oder aus. OPTICAL (OPTISCH) Drücken, um auf den optischen Eingang umzuschalten. TV POWER Zum Ein- und Ausschalten des Samsung-Fernsehgerätes. AUTO POWER Synchronisiert den Air Track via Optical Anschluss über den optischen Anschluss, sodass Air Track automatisch eingeschaltet wird, wenn Sie Ihr Fernsehgerät einschalten. STEUERTASTEN Wiedergabe, unterbrechen oder anhalten einer Musikdatei, oder Suche nach einer Musikdatei vorwärts bzw. rückwärts. TV MUTE Schaltet den Ton vom Fernsehgerät stumm. Um den Ton wieder in der vorherigen Lautstärke zu hören, drücken Sie diese Taste erneut. AUX Drücken, um auf den AUX Eingang umzuschalten. USB, BLUETOOTH Drücken, um auf den USB/ BLUETOOTH Eingang umzuschalten. TV KANAL Zum Wechsel zwischen den verfügbaren TV-Kanälen. AUDIO SYNC Hilft bei der Audio Videosynchronisierung wenn mit einem digitalen Fernseher verbunden ist. TV INFO, TV PRE-CH Zeigt den aktuellen TV Status an. Wechselt zum zuletzt angesehenen Fernsehsender. TV SOURCE Zum Auswählen der Fernsehvideoquelle. TV LAUTSTÄRKE Stellt die Lautstärke ein. SOUND EFFECT Auswahl des Klangeffekts: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original-Soundtrack)) MUTE Zum Stummschalten des Geräts. Um den Ton wieder in der vorherigen Lautstärke zu hören, drücken diese Taste erneut. DRC Diese Funktion sorgt für optimale Dolby Digital-Klang bei geringer Lautstärke wenn Sie in der Nacht eine Sendung sehen (Standard, MAX, MIN). SMART VOLUME Regelt und stabilisiert die Lautstärke bei einer drastischen Lautstärkeänderung. 3D SOUND PLUS Diese Funktion fügt dem Klang Tiefe und Räumlichkeit hinzu. DIMMER Sie können die Helligkeit des Displays regulieren. S/W LEVEL, VOLUME Stellt die Lautstärke des Subwoofers ein. Stellt die Lautstärke des Gerätes ein. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT ƒ SAT steht für Surround Air Track und ist ein Markenname von Samsung. ƒ Es können nur Fernsehgeräte von Samsung mit der Fernbedienung bedient werden. ƒ Es kann vorkommen, dass das von Ihnen verwendete Fernsehgerät mit dieser Fernbedienung nicht zu steuern ist. Wenn Sie das Fernsehgerät nicht mit dieser Fernbedienung bedienen können, verwenden Sie bitte die Fernbedienung des Fernsehgeräts. REPEAT Auswahl von Datei, Alle, in zufälliger Reihenfolge wiederholen. SOUNDSHARE Diese Funktion gibt den Ton des Fernsehgeräts auf Ihrem SAT über eine Bluetooth Verbindung wieder und regelt den Klang. 11 GER ● ANSCHLÜSSE MONTAGE DER WANDHALTERUNG Sie können die Wandhalterung verwenden, um diese Einheit an der Wand zu befestigen. ƒ Hängen Sie nichts an das installierte Gerät und vermeiden Sie Stoßeinwirkungen. ƒ Befestigen Sie die Einheit sicher an der Wand, so dass sie nicht herunterfallen kann. Andernfalls kann es zu Verletzungen oder Schäden am Gerät führen. ƒ Stellen Sie nach der Wandmontage der Einheit sicher, dass Kinder die Verbindungskabel nicht herausziehen können, da das Gerät sonst möglicherweise herunterfallen kann. ƒ Bei einer Wandmontage befestigen Sie das Lautsprechersystem in mindestens 5 cm Entfernung vom Fernsehgerät, damit die optimale Leistung erreicht werden kann. anschlüsse Montagehinweise • Nur an einer senkrechten Wand montieren. • Achten Sie darauf, dass das Gerät nicht in einer feuchten oder heißen Umgebung angebracht wird und die Wand das Gewicht der Anlage aushält. • Überprüfen Sie die Stabilität der Wand. Wenn die Wand nicht stabil genug ist, um dieses Gerät zu halten, verstärken Sie die Wand oder installieren Sie das Gerät an einer anderen Wand, die das Gewicht des Geräts tragen kann. • Verwenden Sie die für Ihre Wand geeigneten Befestigungsschrauben oder Dübel (Gipskartonplatte, Stahlplatte, Holz, usw.). Wenn möglich die Schrauben in den Wandträgern befestigen. • Schließen Sie die externen Geräte an dieses Gerät an, bevor Sie es an der Wand installieren. • Achten Sie darauf, dass das Gerät ausgeschaltet ist, und trennen Sie das Gerät vor der Montage vom Netzstecker. Ansonsten besteht das Risiko elektrischer Schläge. 1. Bringen Sie die Wandhalterung an der Wand an und befestigen Sie diese mit 2 Schrauben (nicht im Lieferumfang enthalten). Wenn Sie das Gerät unter einem Fernsehgerät aufhängen, müssen Sie sicherstellen, dass die Wandhalterung so angebracht wird, dass sie der Pfeil ( ) in der Mitte des Fernsehgeräts befindet. Stellen Sie ebenfalls sicher, dass sie das Gerät mindestens 5 cm unterhalb des Fernsehgeräts befindet. 2. Richten Sie die Schraubenöffnungen an beiden Seiten des HAUPTGERÄTS auf die Schraubenöffnungen der HALTERUNG aus und befestigen Sie den Halter mit den Schrauben. 3. Schließen Sie das USB-Kabel auf der Rückseite des Geräts an, bevor Sie es an der Wand befestigen. 4. Positionieren Sie die Einheit dann an den entsprechenden Auslässen der Wandhalterung. Für eine sichere Montage achten Sie darauf, dass die Halterungsbolzen in den Auslässen ganz nach unten geschoben werden. 5. Die Installation ist abgeschlossen. 5 cm oder mehr. 1 2 12 anschlüsse ANSCHLIESSEN EINES EXTERNEN GERÄTS MITHILFE EINES AUDIOKABELS (ANALOG) ODER OPTISCHEN KABELS (DIGITAL) In diesem Abschnitt werden zwei Möglichkeiten (digital und analog) erklärt, wie das Gerät an das Fernsehgerät angeschlossen werden kann. Dieses Gerät ist mit einem optischen Digitalanschluss und einem analogen Audioanschluss ausgestattet, um ein Fernsehgerät anzuschließen. AUX IN Verbinden Sie den AUX IN Eingang (Audio) am Hauptgerät mit dem AUDIO OUT Ausgang des Fernsehgeräts oder Quellgeräts. Achten Sie darauf, dass die Farben der Steckverbinder übereinstimmen. oder, OPTICAL IN Verbinden Sie den AUDIO IN Eingang am Hauptgerät mit dem AUDIO OUT Ausgang des Fernsehgeräts oder Quellgeräts. ƒ Stecken Sie das Netzkabel dieses Produkts oder Ihres Fernsehgeräts erst dann in die Steckdose, wenn alle Verbindungen zwischen den Komponenten hergestellt wurden. ƒ Bevor Sie dieses Gerät installieren oder an einer anderen Stelle aufstellen, müssen Sie es ausschalten und den Netzstecker ziehen. oder AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Audiokabel OPTICAL IN OPTICAL OUT Optisches Kabel (nicht im Lieferumfang enthalten) BD/DVD Player/ Set-Top- Box/ Game Konsole Rot Weiß 13 GER ● FUNKTIONEN funktionen EINGANGSMODUS Sie können zwischen D.IN, AUX, BT, TV Eingang oder USB Eingang wählen. Drücken Sie die entsprechende Taste auf der Fernbedienung, um den gewünschten Modus auszuwählen oder drücken Sie ( ), um zwischen dem D.IN, AUX, BT, TV oder USB Eingang zu wählen. Eingangsmodus Display Optischer Digital Eingang D.IN AUX-Eingang AUX BLUETOOTH Modus BT (nur beim Modell HW-F355) TV-Modus TV (nur beim Modell HW-F355) USB-Modus USB Das Gerät schaltet sich unter den folgenden Bedingungen automatisch ab: • BT/TV/USB/D.IN MODE - Wenn seit 20 Minuten kein Audiosignal empfangen wurde. • AUX Modus - Wenn bei am Eingang angeschlossenem Gerät seit 8 Stunden keine TASTE betätigt wurde. - Wenn seit 20 Minuten kein AUX-Kabel angeschlossen ist. ƒ Verwenden Sie das mitgelieferte Kabel, wenn der USB-Speicher nicht direkt an das Gerät angeschlossen werden kann. BLUETOOTH (NUR BEIM MODELL HW-F355) Hören Sie Ihren Lieblingshit in bestem Stereo-Sound über ein Bluetooth-fähiges Gerät - ganz ohne Kabel! Was ist Bluetooth? Bluetooth ist eine neue Technologie, mit der es möglich ist, Bluetooth-fähige Geräte über eine kurze Funkverbindung miteinander zu verbinden. • Ein Bluetooth Gerät kann Störungen erzeugen oder falsch funktionieren, wenn: - Das Empfangs-/Sendesystem eines Bluetooth-Geräts oder der Haupteinheit mit einem Körperteil berührt wird - Die Funkübertragung durch Wände, Ecken oder Bürotrennwände behindert wird. - Interferenzen mit Geräten auftreten, welche dasselbe Frequenzband verwenden, wie medizinische Geräte, Mikrowellenherde oder Funknetzwerke. • Wenn Sie Air Track über das Bluetooth Gerät betreiben möchten, stellen Sie sicher, dass der Abstand kurz gehalten wird. • Mit zunehmender Entfernung zwischen Air Track und Bluetooth-Gerät nimmt die Qualität der Bluetooth-Verbindung ab. Wenn die Distanz den Bluetooth-Betriebsbereich übersteigt, geht die Verbindung verloren. • In Gebieten mit geringer Empfangssensibilität ist die Funktion der Bluetooth-Verbindung möglicherweise eingeschränkt. • Die Bluetooth-Verbindung funktioniert nur mit Geräten in unmittelbarer Nähe. Die Verbindung wird automatisch unterbrochen, wenn dieser Radius überschritten wird. Selbst innerhalb dieses Radius kann die Klangqualität durch Hindernisse wie Mauern oder Türen beeinträchtigt werden. • Dieses Funkgerät kann Interferenzen während des Betriebs verursachen. POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 funktionen Anschließen von Air Track an ein Bluetooth-Gerät Vergewissern Sie sich, dass das Bluetooth-Gerät die Stereo-Headsets Funktion unterstützt. Verbinden Bluetooth-Gerät 1. Drücken Sie die USB/Bluetooth Taste auf der Fernbedienung des Air Track, um die BT Meldung anzuzeigen. • Auf der Anzeige des Air Track wird für 4 Sekunden WAIT und anschließend BT READY angezeigt. 2.Wählen Sie auf dem Bluetooth-Gerät, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, das BluetoothMenü aus. (Weitere Informationen dazu finden Sie der Bedienungsanleitung des Bluetooth-Geräts.) 3.Wählen Sie auf dem Bluetooth-Gerät das Stereo-Headset-Menü aus. • Wird eine Liste der erkannten Geräte angezeigt. 4. Wählen Sie "[Samsung] AirTrack" aus der Liste. • Wenn der Air Track an das Bluetooth Gerät angeschlossen ist, wird BT CONNECTED ➡ BT auf dem Frontdisplay angezeigt. • Wenn der Verbindungsaufbau zwischen dem Bluetooth-Gerät und Air Track fehlgeschlagen ist, entfernen Sie das vom Bluetooth-Gerät gefundene "[Samsung] AirTrack" und führen Sie die Suche erneut durch. 5. Starten sie auf dem verbundenen Gerät die Musikwiedergabe. • Sie können nun die vom Bluetooth-Gerät wiedergegebenen Musiktitel über das Crystal Surround Air Track System hören. • Im BT-Modus sind die Funktionen Wiedergabe/Wiederholen/Stopp/Weiter/Zurück nicht verfügbar. ƒ Eventuell müssen Sie einen PIN-Code (Kennwort) eingeben, wenn die Verbindung zwischen dem Bluetooth Gerät und dem Air Track hergestellt werden soll. Wenn Sie zur Eingabe des PIN-Codes aufgefordert werden, geben Sie <0000> ein. ƒ Der Air Track unterstützt SBC data (44.1kHz, 48kHz). ƒ Die AVRCP Funktion wird nicht unterstützt. ƒ Nur an ein Bluetooth-Gerät anschließen, das die A2DP (AV) Funktion unterstützt. ƒ Sie können kein Bluetooth-Gerät verwenden, das nur die HF (Hands Free) Funktion unterstützt. ƒ Es kann nur eine Verbindung zu einem Bluetooth-Gerät hergestellt werden. ƒ Nachdem Air Track ausgeschaltet und die Verbindung unterbrochen wurde, wird nach erneutem Einschalten die Verbindung nicht automatisch wieder hergestellt. Die Verbindung muss erneut hergestellt werden. ƒ Die Suche oder Verbindungsherstellung kann unter folgenden Umständen eventuell nicht richtig durchgeführt werden: - Wenn sich der Air Track in einem starken elektrischen Feld befindet. - Wenn mit mehreren Bluetooth-Geräten gleichzeitig eine Verbindung zum Air Track hergestellt wurde. - Wenn das Bluetooth-Gerät ausgeschaltet oder nicht angeschlossen ist oder nicht richtig funktioniert. - Beachten Sie, dass Geräte, wie Mikrowellenherde, WLAN-Geräte, Leuchtstoffröhren und Gasöfen denselben Frequenzbereich wie Bluetooth-Geräte verwenden, wodurch es zu Interferenzen kommen kann. 15 GER ● FUNKTIONEN Abtrennen des Bluetooth-Geräts vom Air Track Sie können die Verbindung zwischen dem Bluetooth-Gerät und Air Track trennen. Die Anleitung hierzu finden Sie in der Bedienungsanleitung des Bluetooth-Geräts. • Verbindung zum Air Track wird getrennt. • Wenn Air Track vom Bluetooth-Gerät getrennt ist, wird auf der Air Track Anzeige BT DISCONNECTED angezeigt. Abtrennen des Air Track vom Bluetooth-Gerät Drücken Sie die ( ) Taste auf der Vorderseite des Air Track, um von BT auf einen anderen Modus umzuschalten oder schalten Sie Air Track aus. • Das angeschlossene Bluetooth-Gerät wartet eine gewisse Zeit auf die Antwort des Air Track, bevor es die Verbindung unterbricht. (Je nach Bluetooth-Gerät kann der Zeitraum bis zur Trennung der Verbindung variieren) • Die Verbindung mit dem aktuell verbundenen Gerät wird getrennt. ƒ Bei einer Bluetooth Verbindung geht die Bluetooth Verbindung verloren, wenn der Abstand zwischen dem Air Track und dem Bluetooth Gerät 5 Meter überschreitet. ƒ Wenn sich das Bluetooth-Gerät wieder im effektiven Bereich befindet und erneut eine Verbindung nach der Unterbrechung hergestellt wird, können Sie das Gerät neu starten, um die Verbindung mit dem Bluetooth-Gerät wieder herzustellen. ƒ Wenn sich der Air Track für mehr als 20 Minuten im Bereitschaftszustand befindet, schaltet er sich automatisch aus. SOUNDSHARE (NUR BEIM MODELL HW-F355) In diesem Abschnitt wird erklärt, wie der Crystal Surround Air Track mit einem Bluetooth kompatiblen Fernsehgerät verbunden werden kann. Den Crystal Surround Air Track mit einem Bluetooth kompatiblen Samsung Fernsehgerät verbinden Verbindungsaufbau Tippen Sie auf die ( ) Taste, um den TV-Modus auszuwählen und schließen sie das Fernsehgerät an den Crystal Surround Air Track anschließen. • Der Ton des Fernsehgeräts wird über dieses Gerät wiedergegeben, wenn es an ein Fernsehgerät angeschlossen ist. • Wenn Sie auf einen anderen Modus als den TV SoundShare Modus umschalten oder das Gerät ausschalten, wird der Ton wieder über das Fernsehgerät wiedergegeben. Um den Ton des Fernsehgeräts auf Ihrem Air Track über eine Bluetooth Verbindung wiederzugeben, müssen Sie zuerst das System mit dem Bluetooth kompatiblen Fernsehgerät verbinden. Nachdem die Verbindung hergestellt ist, werden die Informationen für den Verbindungsaufbau gespeichert und es wird keine weitere Bluetooth Verbindungsmeldung angezeigt. Vor dem Verbindungsaufbau müssen sich der Air Track und das Fernsehgerät nah beieinander befinden. 16 funktionen 1. Schalten Sie das Samsung Fernsehgerät und den Air Track ein. • Stellen Sie Neues Gerät hinzufügen im SoundShare Einstellungen Menü des Fernsehgeräts auf Ein. 2. Wenn Sie den Modus des Air Track auf TV umschalten, erscheint eine Meldung mit der Frage, ob mit dem Aufbau der Bluetooth Verbindung fortgefahren werden soll. Die "[Samsung] AirTrack" Meldung erscheint auf dem Bildschirm des Fernsehgeräts. 3. Wählen Sie auf dem Fernsehbildschirm (Ja) aus und der Verbindungsaufbau mit dem Air Track wird abgeschlossen. • Nachdem die Verbindung hergestellt ist, wird die Verbindung zum Fernsehgerät automatisch aktiviert, wenn von einem anderen Modus in den TV-Modus umgeschaltet wird. • Wenn der Air Track vom TV-Modus in einen anderen Modus umgeschaltet wird, wird die SoundShare Verbindung unterbrochen. • Wenn Sie die bestehende Verbindung zum SAT beenden und den SAT mit einem neuen Fernsehgerät verbinden möchten, - Drücken Sie im TV Modus die PLAY/PAUSE Taste am SAT für 5 Sekunden, um die bestehende Verbindung abzubrechen. Sie können nun eine Verbindung zu einem anderen Fernsehgerät herstellen. • Die Lautstärke und die Stummschaltung kann im SoundShare Modus sowohl mit der Fernbedienung des Fernsehgeräts als auch des SAT eingestellt werden. ƒ TV SoundShare Reichweite - Empfohlener Abstand für den Verbindungsaufbau: max. 50cm - Empfohlener Abstand beim Betrieb: max. 5m ƒ Wenn der Abstand zwischen dem SAT und dem Fernsehgerät mehr als 5m beträgt, kann die Verbindung oder der Ton unterbrochen werden. Wenn dieser Fall eintritt, die Verbindung zum Bluetooth-Gerät innerhalb der Übertragungsreichweite erneut herstellen. ƒ Stellen Sie sicher, dass der SoundShare Modus des Fernsehgeräts eingeschaltet ist, bevor Sie diese Funktion verwenden. ƒ Die PLAY, NEXT, PREV, STOP Tasten können sind SoundShare Modus nicht verfügbar. ƒ Bluetooth Stand-by Ein Funktion - Der Air Track wird automatisch eingeschaltet, wenn das Fernsehgerät und der Air Track über die SoundShare Funktion miteinander verbunden sind. - Sie können diese Funktion ein- und ausschalten, indem Sie die ( ) Taste auf der Vorderseite bei abgeschaltetem Air Track für mehr als 5 Sekunden gedrückt halten. Wenn Sie diese Funktion ausschalten, schaltet sich das Gerät automatisch aus, wird jedoch nicht automatisch eingeschaltet. - Diese Funktion wird von Fernsehgeräten unterstützt, die ab 2013 auf dem Markt erschienen sind. ƒ Die SoundShare Funktion wird von bestimmten Fernsehgeräten unterstützt, die ab 2012 auf dem Markt erschienen sind. Prüfen Sie, ob Ihr Fernsehgerät diese Funktion unterstützt. Für weitere Informationen schlagen Sie bitte in der Bedienungsanleitung des Fernsehgeräts nach. USB 1. Schließen Sie das USB-Gerät an der USB-Schnittstelle an, die sich seitlich am Gerät befindet. 2. Drücken Sie die ( ) Taste auf der Vorderseite des Air Track solange, bis USB erscheint. 3. Auf dem Display wird kurz USB angezeigt. • Die Verbindung zum Crystal Surround Air Track ist hergestellt. • Das Gerät schaltet sich automatisch ab (Automatische Abschaltung), wenn für mehr als 20 Minuten kein USBGerät angeschlossen wurde. Bevor Sie ein USB-Gerät anschließen Beachten Sie das Folgende: • Wenn die Länge eines Ordner- oder Dateinamens auf dem USB-Gerät 10 Zeichen überschreitet, wird er nicht auf dem OLED angezeigt. • Dieses Gerät kann unter Umständen nicht mit allen USBSpeichergeräten kompatibel sein. • Die Dateisysteme FAT16 und FAT32 werden unterstützt. - Das NTFS-Dateisystem wird nicht unterstützt. 17 GER ● FUNKTIONEN • Schließen Sie das USB-Gerät direkt an den USB-Anschluss des Geräts an. Anderenfalls können Kompatibilitätsprobleme mit dem USB-Gerät auftreten. • Schließen Sie nicht mehrere Speichergeräte über einen Mehrfach-Kartenleser an das Gerät an. Dies kann zu Fehlfunktionen führen. • PTP- Protokolle für Digitalkameras werden nicht unterstützt. • Das USB-Gerät nicht während des Lesevorgangs abtrennen. • DRM-geschützte Musikdateien (MP3, WMA) von kommerziellen Webseiten werden nicht wiedergegeben. • Externe Festplatten werden nicht unterstützt. • Mobiltelefone werden nicht unterstützt. • Kompatibilitätsliste Format Codec *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Unterstützt Abtastfrequenzen über 16KHz VERWENDEN DER FERNBEDIENUNG Wiedergabe/Pause/Stopp Drücken Sie während der Wiedergabe die ►, Taste. • Drücken Sie die ► Taste erneut, um die Wiedergabe der Datei vorübergehend zu unterbrechen. Drücken Sie die ► Taste, um die ausgewählte Datei abzuspielen. • Drücken Sie während der Wiedergabe die Stopp Taste (). Vorwärts/Rückwärts springen Drücken Sie während der Wiedergabe die #,$ Taste. • Wenn mehrere Dateien vorhanden sind und Sie die $ Taste drücken, wird die nächste Datei ausgewählt. • Wenn mehrere Dateien vorhanden sind und Sie die # Taste drücken, wird die vorherige Datei ausgewählt. Verwendung der REPEAT-Funktion Diese Funktion ermöglicht es, eine Datei zu wiederholen, alles zu wiederholen, die Dateien in zufälliger Reihenfolge wiederzugeben oder die Wiederholfunktion auszuschalten. Drücken Sie die Taste REPEAT. • WIEDERHOLUNG AUS : Bricht die wiederholte Wiedergabe ab. • DATEI WIEDERHOLEN : Wiederholt die Wiedergabe eines Titels. • ALLE WIEDERHOLEN : Wiederholt die Wiedergabe aller Titel. • ZUFÄLLIG WIEDERHOLEN : Gibt die Titel in zufälliger Reihenfolge wieder. (Ein Titel der bereits wiedergegeben wurde, kann erneut abgespielt werden.) ƒ Sie können die REPEAT Funktion während der Musikwiedergabe vom USB-Laufwerk einstellen. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 funktionen Stummschaltung Diese Funktion ist im Falle eines Telefonanrufs oder beim Ertönen einer Türglocke sehr hilfreich. 1.Um den Ton dieses Geräts stumm zu schalten, müssen Sie die MUTE Taste auf der Fernbedienung drücken. 2.Um den Ton des Fernsehgeräts stumm zu schalten, müssen Sie die TV MUTE ( ) aste auf der Fernbedienung drücken. 3.Drücken Sie die MUTE / TV MUTE ( ) auf der Fernbedienung erneut (oder drücken Sie VOLUME +/–) um den Ton wieder einzuschalten. Verwenden der 3D SOUND PLUS-Funktion Diese 3D Sound Plus Funktion fügt dem Klang Tiefe und Räumlichkeit hinzu. Drücken Sie die 3D SOUND PLUS Taste auf der Fernbedienung. • Durch wiederholtes Drücken der Taste ändert sich die Auswahl wie folgt : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Wenn Sie die 3D Sound Plus Funktion einschalten, werden die Klangeffekt Funktion automatisch abgeschaltet. Verwendung der SMART VOLUME-Funktion Durch diese Funktion, wird die Lautstärke bei einer drastischen Lautstärkeänderung, z. B. durch das Umschalten auf einen anderen Kanal oder einen Szenenwechsel, geregelt und stabilisiert. Drücken Sie die SMART VOLUME Taste auf der Fernbedienung. • Durch wiederholtes Drücken der Taste ändert sich die Auswahl wie folgt : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Verwendung der SOUND EFFECT-Funktion Sie können unter 7 verschiedenen Tonarten wählen - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, und OFF (Original Ton) - je nach Art des Inhalts, den Sie wiedergeben möchten. Drücken Sie die SOUND EFFECT Taste auf der Fernbedienung. • Stellen Sie den OFF Modus ein, wenn Sie den Originalklang wiedergeben möchten. ƒ Wir empfehlen, den Klangmodus je nach Quellmaterial und Ihren persönlichen Vorlieben auszuwählen. ƒ Wenn Sie einen Klangeffekt (außer OFF) einstellen, wird 3D Sound Plus automatisch ausgeschaltet. Verwendung der S/W LEVEL-Funktion Sie können das Base-Volume (die ber Taste S/W Level auf der Fernbedienung regeln. 1.Drücken Sie die Taste S/W LEVEL auf der Fernbedienung. 2. “SW 0” wird im Display angezeigt. 3.Drücken Sie oder auf der LEVEL (PEGEL) Taste, wenn Sie die Lautstärke des Subwoofers erhöhen oder verringern wollen. Der Pegel kann von SW -6 bis SW +6 eingestellt werden. HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 19 GER ● FUNKTIONEN Verwendung der AUTO POWER LINK-Funktion Crystal Surround Air Track wird automatisch eingeschaltet, wenn Sie das Fernsehgerät oder ein anderes, über ein optisches Kabel an den Air Track angeschlossenes Gerät einschalten. Drücken Sie auf der Fernbedienung für dieses Gerät auf die Taste AUTO POWER. • Jedes Mal, wenn Sie AUTO POWER drücken, wird die automatische Power-Link- Funktion entweder ein- oder ausgeschaltet. AUTO POWER LINK Display EIN POWER LINK ON AUS POWER LINK OFF ƒ Wenn Sie Geräte wie das Fernsehgerät, die mit einer Air TrackVerbindung und mithilfe des optischen Kabels angeschlossen sind, ausgeschaltet haben und keinSignal über den Dirgitaleingang empfangen wird, schaltet sich die Funktion Crystal Surround nach 20 Minuten automatisch aus. Verwendung der DIMMER-Funktion Drücken Sie Dimmer um die Helligkeit des Displays zu regulieren. Drücken Sie auf der Fernbedienung dieses Geräts die Taste DIMMER. • Durch wiederholtes Drücken der Taste ändert sich die Auswahl wie folgt : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Verwenden der AUDIO SYNC-Funktion Wenn Air Track mit einem digitalen Fernseher verbunden ist, erscheint das Bild möglicherweise dem Ton gegenüber verzögert. Regulieren Sie in diesem Fall die Audio-Verzögerung damit Audio und Video übereinstimmen. Drücken Sie auf der Fernbedienung dieses Geräts die Taste AUDIO SYNC +/–. • Sie können die Tasten + , - verwenden um die Audio-Verzögerung auf einen Wert zwischen 0 und 300 Millisekunden einzustellen. ƒ Im USB-Modus, TV-Modus oder BT-Modus steht die Audio Sync Funktion nicht zur Verfügung. Verwendung der DRC-Funktion Diese Funktion gleicht den Bereich zwischen den lautesten und leisesten Tonsignalen aus. Diese Funktion sorgt für optimale Dolby DigitalNachtwiedergabe bei geringer Lautstärke. Drücken Sie auf der Fernbedienung dieses Geräts die Taste DRC. • Durch wiederholtes Drücken der Taste ändert sich die Auswahl wie folgt : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 20 funktionen Verwendung der TV-Funktion (nur mit Samsung Fernsehgeräten) • Drücken Sie TV SOURCE auf der Fernbedienung, um die Eingangsquelle des Fernsehgeräts umzuschalten. • Drücken Sie TV INFO auf der Fernbedienung, um die TV-Kanalinformationen anzuzeigen. • Drücken Sie zur Auswahl eines TV-Kanals auf der Fernbedienung die Taste TV CH. • Drücken Sie TV VOL auf der Fernbedienung, um die Lautstärke zu erhöhen oder zu verringern. • Verwenden Sie die TV PRE-CH auf der Fernbedienung, um im TV-Modus zum vorherigen Kanal zurückzukehren. • Drücken Sie die TV EXIT Taste, um das TV Menü zu verlassen. (Erfüllt die gleiche Funktion, wie die EXIT Taste auf der Fernbedienung des Fernsehgeräts). ƒ Wenn Sie die SoundShare Taste drücken, wird der Ton des Fernsehgeräts durch das Air Track System über die Bluetooth Verbindung übertragen. Die Lautstärke und der Klang wird ebenfalls vom Air Track gesteuert. ƒ Es können nur Fernsehgeräte von Samsung mit dieser Fernbedienung SOFTWARE AKTUALISIERUNG Samsung kann unter Umständen in der Zukunft Firmware-Aktualisierungen für das Crystal Surround Air Track-System zur Verfügung stellen. Wenn ein Update verfügbar ist, kann die Firmware durch Anschließen eines USBLaufwerks mit dem Firmware Update an den USB-Anschluss Ihres Air Track aktualisiert werden. Beachten Sie, dass wenn mehrere Update Dateien zur Verfügung stehen, diese einzeln auf das USB-Laufwerk kopiert und nacheinander verwendet werden müssen, um die Firmware zu aktualisieren. Besuchen Sie bitte Samsung.com oder setzen Sie sich mit Samsung Kundendienst in Verbindung, um weitere Informationen über das Herunterladen von Aktualisierungen zu erhalten. ƒ Schließen Sie ein USB-Laufwerk mit der Firmware Aktualisierung an den USB-Anschluss des Hauptgeräts an. ƒ Beachten Sie, dass während der Aktualisierung den Netzstecker nicht ausgezogen wird, und entfernen Sie ebenfalls das USB-Gerät nicht. Das Gerät schaltet sich nach Abschluss der Firmwareaktualisierung automatisch aus. Beim Aktualisieren der Software werden sämtliche Einstellungen auf den Standard (Werkeinstellung) zurückgesetzt. Sie sollten sich Ihre Einstellungen notieren, um sie nach der Aktualisierung wieder vornehmen zu können. ƒ Nachdem die Aktualisierung der Software des Produkts abgeschlossen ist, das Gerät abschalten und anschließend die () Taste für eine Weile gedrückt halten, um das Gerät zurückzusetzen. ƒ Falls die Aktualisierung der Firmware fehlschlägt empfehlen wir, das USB-Gerät im FAT16 Format zu formatieren und die Aktualisierung erneut zu versuchen. ƒ Zum Zweck der Aktualisierung, formatieren Sie nicht die USB-Dateien auf NTFS weil die Systemdatei nicht unterstützt wird. ƒ Je nach Hersteller werden einige USB-Kartenlesegeräte möglicherweise nicht unterstützt. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH 21 GER ● FEHLERSUCHE Bevor Sie sich an den Kundendienst wenden, überprüfen Sie bitte die folgenden Punkte. Problem Überprüfung Behebung Das Gerät lässt sich nicht einschalten. • Ist der Netzstecker an eine Steckdose angeschlossen? • Schließen Sie den Netzstecker an die Steckdose an. Das Gerät reagiert nicht auf das Drücken von Tasten. • Ist die Luft elektrostatisch aufgeladen? • Ziehen Sie den Netzstecker, und schließen Sie ihn wieder an die Steckdose an. Es wird kein Ton wiedergegeben. • Ist die Einheit richtig an Ihr Fernsehgerät angeschlossen? • Wurde das Gerät auf stumm geschalten? • Ist die Lautstärke auf minimal eingestellt? • Schließen Sie diese korrekt an. • Drücken Sie die Taste Mute, um die Funktion zu deaktivieren. • Stellen Sie die Lautstärke ein. Bei Auswahl der Funktion wird kein Bild auf dem Fernsehgerät angezeigt. • Ist das Fernsehgerät richtig angeschlossen? • Schließen Sie diese richtig an. Die Fernbedienung funktioniert nicht. • Sind die Batterien leer? • Ist die Entfernung zwischen Fernbedienung und Gerät zu groß? • Legen Sie neue Batterien ein. • Näher an das Gerät heranrücken. Der Ton aus dem linken bzw. rechten Kanal wird umgekehrt ausgegeben. • Ist das Kabel für den linken bzw. rechten Audioausgang des Fernsehgeräts richtig angeschlossen? • Überprüfen Sie, ob eine Verwechslung zwischen linkem und rechtem Kanal vorliegt, und beheben Sie diese gegebenenfalls. Das Ausführen der SoundShare Funktion (Verbindungsaufbau mit dem Fernsehgerät) ist fehlgeschlagen. • Unterstützt Ihr Fernsehgerät SoundShare? • Verfügen Sie über die neueste Firmware Version? • Tritt ein Fehler beim Verbindungsaufbau auf? • Setzen Sie den TV MODE zurück und stellen Sie erneut eine Verbindung her. • SoundShare wird von Samsung Fernsehgerät nach Baujahr 2012 unterstützt. Prüfen Sie, ob Ihr Fernsehgerät diese Funktion unterstützt. • Aktualisieren Sie die Firmware Ihres Fernsehgeräts auf die neueste Version. • Drücken Sie die Taste 5 Sekunden lang, um das Gerät zurückzusetzen. fehlersuche 22 TECHNISCHE DATEN Modellbezeichnung HW-F350/ HW-F355 ALLGEMEIN USB 5V / 0,5A Gewicht Haupteinheit 1,75 kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3,0 kg Abmessungen (B × H × T) Haupteinheit 943 x 49 x 59,9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Betriebstemperatur + 5 °C bis 35 °C Zulässige Luftfeuchtigkeit 10 % bis 75 % VERSTÄRKER Nennausgangsleistung Haupteinheit 30W/Kanal, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz Signal-Rausch-Verhältnis (analoger Eingang) 60 dB Kanaltrennung (1 kHz) 50 dB * Signal-Rausch-Verhältnis, Kanaltrennung, Signalstörungen und verwendbare Empfindlichkeit basieren auf den Richtwerten der AES (Audio Engineering Society). *: Nominelle Spezifikation - Samsung Electronics Co., Ltd behält sich das Recht auf unangekündigte Änderungen vor. - Gewicht und Abmessungen können von den Angaben abweichen. - Informationen bezüglich der Netzspannung und Stromaufnahme könne Sie dem Typenschild am Gerät entnehmen. Samsung Electronics erklärt hiermit, dass dieses Crystal Surround Air Track mit den grundlegenden Anforderungen und anderen maßgeblichen Bestimmungen der Richtlinie 1999/5/EG übereinstimmt. Die offizielle Übereinstimmungserklärung finden Sie auf der Webseite http://www.samsung.com. Öffnen Sie Support und geben Sie bei Produktsuche den Modellnamen ein. Dieses Gerät darf in allen EG-Staaten betrieben werden. anhang AH68-02614H-05 Kontakt zu Samsung Falls Sie Fragen oder Anregungen zu Samsung-Produkten haben, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme mit der Samsung-Kundenbetreuung . [Korrekte Entsorgung der Batterien dieses Produkts] (Gilt für Länder mit Abfalltrennsystemen) Die Kennzeichnung auf der Batterie bzw. auf der dazugehörigen Dokumentation oder Verpackung gibt an, dass die Batterie zu diesem Produkt nach seiner Lebensdauer nicht zusammen mit dem normalen Haushaltsmüll entsorgt werden darf. Wenn die Batterie mit den chemischen Symbolen Hg, Cd oder Pb gekennzeichnet ist, liegt der Quecksilber-, Cadmium- oder Blei-Gehalt der Batterie über den in der EG-Richtlinie 2006/66 festgelegten Referenzwerten. Wenn Batterien nicht ordnungsgemäß entsorgt werden, können sie der menschlichen Gesundheit bzw. der Umwelt schaden. Bitte helfen Sie, die natürlichen Ressourcen zu schützen und die nachhaltige Wiederverwertung von stofflichen Ressourcen zu fördern, indem Sie die Batterien von anderen Abfällen getrennt über Ihr örtliches kostenloses AltbatterieRücknahmesystem entsorgen. Korrekte Entsorgung von Altgeräten (Elektroschrott) (Gilt für Länder mit Abfalltrennsystemen) Die Kennzeichnung auf dem Produkt, Zubehörteilen bzw. auf der dazugehörigen Dokumentation gibt an, dass das Produkt und Zubehörteile (z. B. Ladegerät,Kopfhörer, USB-Kabel) nach ihrer Lebensdauer nicht zusammen mit dem normalen Haushaltsmüll entsorgt werden dürfen. Entsorgen Sie dieses Gerät und Zubehörteile bitte getrennt von anderen Abfällen, um der Umwelt bzw. der menschlichen Gesundheit nicht durch unkontrollierte Müllbeseitigung zu schaden. Helfen Sie mit, das Altgerät und Zubehörteile fachgerecht zu entsorgen, um die nachhaltige Wiederverwertung von stofflichen Ressourcen zu fördern. Private Nutzer wenden sich an den Händler, bei dem das Produkt gekauft wurde, oder kontaktieren die zuständigen Behörden, um in Erfahrung zu bringen, wo Sie das Altgerät bzw. Zubehörteile für eine umweltfreundliche Entsorgung abgeben können. Gewerbliche Nutzer wenden sich an ihren Lieferanten und gehen nach den Bedingungen des Verkaufsvertrags vor. Dieses Produkt und elektronische Zubehörteile dürfen nicht zusammen mit anderem Gewerbemüll entsorgt werden. Region Kontakt Zentrum Website AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Region Kontakt Zentrum Website MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (système avec enceintes actives) Manuel d'utilisation imaginez les possibilités Merci d’avoir choisi un appareil Samsung. Pour recevoir une assistance plus complète, veuillez enregistrer votre produit sur www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 caractéristiques SoundShare Le SoundShare émet le son du téléviseur sur votre le Crystal Surround Air Track (SAT) via une connexion Bluetooth et le son est contrôlé. 3D SOUND PLUS La fonctionnalité 3D SOUND PLUS ajoute de la profondeur et de la grandeur au son. Mode sonore spécial Vous avez le choix entre sept modes de sons différents - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, et OFF (son original) - selon le type de contenu dont vous souhaitez profiter. Télécommande multifonction La télécommande fournie peut également être utilisée pour commander le téléviseur connecté à cet ensemble. (Fonctionne uniquement avec les téléviseurs Samsung) Elle est pourvue d'une touche d'accès rapide au téléviseur permettant d'activer plusieurs options d'une simple pression sur les touches. Système avec enceintes actives Cet ensemble est doté d'un système avec enceintes actives qui offre une haute qualité sonore dans une seule unité peu encombrante. Cet ensemble ne nécessite aucun haut-parleur satellite ni câbles, généralement présents dans les systèmes ambiophoniques classiques. Prise en charge de la fonction Hôte USB Vous pouvez connecter des périphériques de stockage USB externes (lecteur MP3, mémoire flash USB, etc.) afin d’en lire les fichiers musicaux à l’aide de la fonction USB HOST du système Air Track. Fonction Bluetooth Vous pouvez connecter un périphérique Bluetooth à le Crystal Surround Air Track pour écouter de la musique avec un son stéréo de haute qualité, tout cela sans fil! LICENCE Fabriqué sous licence par Dolby Laboratories. Dolby et le symbole représentant deux D sont des marques de commerce de Dolby Laboratories. Fabriqué sous licence sous les brevets américains suivants : 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 et autres brevets déposés ou en attente aux États-Unis ou dans d'autres pays. DTS, le Symbole, ainsi que DTS et le Symbole ensemble sont des marques déposées et DTS 2.0 Channel est une marque de commerce de DTS, Inc. Le produit inclut le logiciel. © DTS, Inc. Tous droits réservés. - Pour toute requête et demande concernant les questions sur les sources ouvertes, contactez Samsung via e-mail (oss.request@ samsung.com). 3 FRA informations relatives à la sécurité AVERTISSEMENTS POUR ÉVITER LES RISQUES DE CHOC ÉLECTRIQUE, NE DÉMONTEZ PAS LE CAPOT. L’APPAREIL NE CONTIENT PAS DE PIÈCES RÉPARABLES PAR L’UTILISATEUR ; S’ADRESSER À UN SERVICE APRÈS-VENTE QUALIFIÉ. ATTENTION RISQUE DE CHOC ÉLECTRIQUE. NE PAS OUVRIR Ce symbole avertit l’utilisateur de la présence d’une tension dangereuse à l’intérieur de l’appareil. Ce symbole avertit l’utilisateur de la présence de directives importantes dans la documentation accompagnant cet appareil. AVERTISSEMENT : Afin de diminuer les risques d’incendie ou de choc électrique, n’exposez pas cet appareil à la pluie ou à l’ humidité. MISE EN GARDE : POUR PRÉVENIR LES CHOCS ÉLECTRIQUES, BRANCHEZ LA FICHE AU FOND, EN PRENANT SOIN D'INSÉRER LA TIGE LARGE DANS LA FENTE LARGE. • Cet appareil doit toujours être branché à une prise terre. • Pour déconnecter l’appareil du circuit principal, la prise doit être débranchée de la prise principale ; il est de ce fait nécessaire que la prise principale soit facile d'accès. ATTENTION • Évitez toute projection d’eau sur l’appareil. Ne posez jamais d’objet contenant un liquide (ex : un vase) dessus. • Pour éteindre complètement l'appareil, vous devez retirer le cordon d'alimentation de la prise murale. Par conséquent, le cordon d'alimentation doit être facilement accessible à tout moment. 4 PRÉCAUTIONS Assurez-vous que l'alimentation électrique de votre maison est conforme à la plaque d'identification située au dos de votre produit. Posez votre produit à plat sur un meuble stable en veillant à laisser un espace de 7 à 10 cm autour de l'appareil afin d’assurer une ventilation correcte de celui-ci. Faites attention à ne pas obstruer les orifices de ventilation. Ne posez pas l'ensemble sur un amplificateur ou un autre appareil susceptible de chauffer. Cet ensemble est conçu pour une utilisation en continu. Pour entièrement éteindre l'appareil, débranchez la fiche CA de la prise murale. Débranchez l'appareil si vous envisagez de ne pas l'utiliser durant une longue période. En cas d'orage, débranchez la fiche de l'appareil de la prise murale. Les surtensions occasionnées par l'orage pourraient endommager votre appareil. Protégez le produit de l'humidité (comme les vases) et d'une chaleur excessive (comme une cheminée) ou de tout équipement capable de créer des champs magnétiques ou électriques. Débranchez le câble d'alimentation en cas de dysfonctionnement. Votre produit n'est pas prévu pour un usage industriel. Ce produit ne peut être utilisé qu'à des fins personnelles. Une condensation peut se former si le produit ou un disque a été stocké à basse température. Si vous devez transporter l'ensemble pendant l'hiver, attendez environ 2 heures que l'appareil ait atteint la température de la pièce avant de l'utiliser. N'exposez pas l'ensemble aux rayons directs du soleil ou à toute autre source de chaleur. Ceci pourrait entraîner une surchauffe et un dysfonctionnement de l’appareil. Les piles utilisées dans ce produit peuvent contenir des produits chmiques dangereux pour l'environnement. Ne jetez pas les piles dans votre poubelle habituelle. Ne vous débarrassez pas des piles en les faisant brûler. Les piles ne doivent pas être court-circuitées, démontées ou subir de surchauffe. Le remplacement incorrect de la batterie entraîne un risque d'explosion. Ne la remplacez que par une batterie du même type. pp Phones 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ Les fi gures et les illustrations du présent Manuel d'utilisation sont fournies à titre de référence uniquement et peuvent différer de l'apparence du produit réel. Ɣ Des frais supplémentaires pourront vous être facturés dans les cas suivants : (a) Vous demandez l'intervention d'un ingénieur, mais il s'avère que l'appareil ne présente aucune anomalie (par ex. vous n'avez pas lu ce Manuel d'utilisation). (b) Vous portez l'unité à un centre de réparation, mais il s'avère que celle-ci ne présente aucune défaillance (par ex. vous n'avez pas lu ce Manuel d'utilisation). Ɣ Le montant de ces frais administratifs vous sera notifi é avant que tout travail ou toute visite à votre domicile ne soit effectuée). 5 FRA sommaire CARACTÉRISTIQUES 2 2 Caractéristiques 2 Licence INFORMATIONS RELATIVES À LA SÉCURITÉ 3 3 Avertissements 4 Précautions DÉMARRAGE 6 6 Avant de lire le manuel d'utilisation 6 Contenu DESCRIPTIONS 7 7 Façade 8 Panneau arrière 8 Installation du noyau torique en ferrite sur le câble des enceintes du caisson de graves TÉLÉCOMMANDE 9 9 Présentation de la télécommande BRANCHEMENTS 11 11 Installation de la fixation murale 12 Connexion d'un périphérique externe à l'aide d'un câble audio (analogique) ou optique (numérique) DÉPANNAGE 21 21 Dépannage ANNEXE 22 22 Spécifications FONCTIONS 13 13 Mode d’entrée 13 Bluetooth (Modèle HW-F355 uniquement) 15 SoundShare (Modèle HW-F355 uniquement) 16 USB 17 Utilisation de la télécommande 20 Mise à jour du logiciel 6 AVANT DE LIRE LE MANUEL D'UTILISATION Prenez connaissance des termes suivants avant de lire le manuel d'utilisation. Icônes utilisées dans le présent manuel Icône Terme Définition Attention Indique une situation pour laquelle une fonction ne fonctionne pas ou que des paramètres peuvent être annulés. Remarque Donne des conseils ou des instructions permettant d'améliorer l'utilisation de chaque fonction. Consignes de sécurité et dépannage 1) Familiarisez-vous avec les Consignes de sécurité avant d'utiliser ce produit. (Reportez-vous à la page 3) 2) En cas de problème, consultez la section Dépannage. (Reportez-vous à la page 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Tous droits réservés. Le présent manuel d'utilisation ne peut être reproduit ou copié, en partie ou dans son intégralité, sans l'autorisation écrite préalable de Samsung Electronics Co., Ltd. démarrage ƒ L'aspect des accessoires peut légèrement différer des illustrations ci-dessus. ƒ Utilisez le câble USB dédié pour connecter des périphériques USB à l'unité. CONTENU Vérifiez la présence des accessoires fournis présentés ci-dessous. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Vis : 2EA) (Vis du support : 2EA) Télécommande/ Piles (type AAA) Manuel d'utilisation Fixation de support mural Vis Câble USB Cordon d'alimentation Adaptateur Câble auxiliaire Noyau torique en ferrite 7 FRA ● DESCRIPTIONS descriptions FAÇADE BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. BOUTON DE FONCTIONS Permet de sélectionner les entrées D.IN, AUX, BT, TV, USB. - Lorsque l’appareil est sous tension, si vous appuyez sur le bouton ( ) pendant plus de 3 secondes, le bouton fonctionne en MUTE (SILENCIEUX). Pour annuler la configuration du bouton MUTE (SILENCIEUX), appuyez à nouveau sur le bouton ( ) pendant plus de 3 secondes. VOLUME +/- Permet de régler le volume. AFFICHAGE Affiche le mode actuellement sélectionné. ƒ Lorsque vous mettez l'unité sous tension, il faut compter 4 ou 5 secondes de retard avant le déclenchement du son. 1 2 3 4 8 BORNE DU CONNECTEUR DU CAISSON DE GRAVES Permet de connecter la prise du connecteur au caisson de graves. ENTRÉE DE L'ALIMENTATION Branchez correctement la prise de l'adaptateur CA au secteur, puis branchez la fiche de l'adaptateur CA dans la prise murale. PORT USB Connectez ici des périphériques USB comme des lecteurs MP3 pour lire des fichiers sur les périphériques. - Utilisez le câble USB fourni si vous avez installé l'appareil sur un mur. ENTRÉE OPTIQUE Permet la connexion à la sortie (optique) numérique d’un appareil externe. 5 ENTRÉE AUX Permet la connexion à la sortie analogique d’un périphérique externe. ƒ Lorsque vous débranchez le câble d’alimentation de l'adaptateur CA de la prise murale, veillez à maintenir la fiche. Ne tirez pas sur le câble. ƒ Ne branchez pas cette unité ou d'autres composants sur une prise CA jusqu'à ce que tous ces branchements entre les composants soient terminés. descriptions PANNEAU ARRIÈRE INSTALLATION DU NOYAU TORIQUE EN FERRITE SUR LE CÂBLE DES ENCEINTES DU CAISSON DE GRAVES Soulevez pour déverrouiller et ouvrir le noyau en ferrite. Placez le câble des enceintes du caisson de graves sur le noyau ouvert. Verrouillez à nouveau le noyau. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 FRA ● TÉLÉCOMMANDE télécommande PRÉSENTATION DE LA TÉLÉCOMMANDE HW-F350 Installation des piles dans la télécommande 1. Soulevez le couvercle situé à l'arrière de la télécommande comme indiqué. 2. Insérez deux piles de type AAA. Vérifiez bien que les pôles + et - des piles sont placés comme indiqué sur le diagramme représenté à l'intérieur du compartiment. 3. Repositionnez le couvercle. Dans un schéma d'utilisation classique, les piles durent environ un an. Portée de la Télécommande La portée de la télécommande en ligne droite est d'environ 7 mètres. Elle fonctionne également inclinée selon un angle horizontal de 30° maximum par rapport au capteur de la télécommande. BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. OPTICAL Appuyez sur le mode optique. BOUTON TV POWER Permet d'allumer/d'éteindre le téléviseur Samsung. AUTO POWER, DIMMER Synchronise le système Air Track par la connexion optique via la prise Optique de façon à ce qu’il s’active automatiquement lorsque vous allumez votre téléviseur. Vous pouvez régler la luminosité de l'affichage. BOUTON DE COMMANDE Permet de lire, mettre en pause ou arrêter la lecture d'un fichier musical, ou de rechercher le fichier musical suivant ou précédent. TV MUTE Permet de couper le son du téléviseur. Appuyez à nouveau pour rétablir le son à son niveau de volume précédent. AUX Appuyez sur le mode AUX. USB Appuyez sur le mode USB. CHAÎNE DE TÉLÉVISION, AUDIO SYNC Permet de commuter entre les chaînes TV disponibles. Permet de synchroniser les signaux vidéo et audio lors de la connexion de l’appareil à un téléviseur numérique. TV INFO, TV PRE-CH Permet de visionner les informations relatives aux chaînes de télévision. Permet de revenir à la chaîne de télévision précédente. REPEAT Sélectionnez Répéter le fichier, Tout, Aléatoire. S/W LEVEL, VOLUME Règle le niveau du caisson de basses. Règle le niveau de volume de l’unité. TV SOURCE Appuyez ici pour connecter une source vidéo du téléviseur. VOLUME SONORE DU TÉLÉVISEUR Règle le niveau de volume du téléviseur. SOUND EFFECT Permet de sélectionner les Effets sonores: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Son original)) MUTE Permet de mettre l'appareil en sourdine. Appuyez de nouveau sur cette touche pour restaurer le volume initial. DRC Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit (Standard, MAX, MIN). TV EXIT Permet de quitter le téléviseur. (fonctionne de la même manière que le bouton EXIT de la télécommande du téléviseur) SMART VOLUME Contrôle et stabilise le niveau du volume pour éviter toute variation sonore spectaculaire. 3D SOUND PLUS Cette fonction ajoute de la profondeur et de l’espace au son. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE 10 BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. REPEAT Sélectionnez Répéter le fichier, Tout, Aléatoire. BOUTON TV POWER Permet d'allumer/d'éteindre le téléviseur Samsung. AUX Appuyez sur le mode AUX. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT BOUTON DE COMMANDE Permet de lire, mettre en pause ou arrêter la lecture d'un fichier musical, ou de rechercher le fichier musical suivant ou précédent. OPTICAL Appuyez sur le mode optique. SOUND EFFECT Permet de sélectionner les Effets sonores: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Son original)) S/W LEVEL, VOLUME Règle le niveau du caisson de basses. Règle le niveau de volume de l’unité. USB, Bluetooth Appuyez sur le mode USB/Bluetooth. TV SOURCE Appuyez ici pour connecter une source vidéo du téléviseur. SoundShare Le son du téléviseur est émis sur votre enceinte satellite (SAT) via une connexion Bluetooth et le son est contrôlé. AUDIO SYNC Permet de synchroniser les signaux vidéo et audio lors de la connexion de l’appareil à un téléviseur numérique. AUTO POWER Synchronise le système Air Track par la connexion optique via la prise Optique de façon à ce qu’il s’active automatiquement lorsque vous allumez votre téléviseur. VOLUME SONORE DU TÉLÉVISEUR Règle le niveau de volume du téléviseur. CHAÎNE DE TÉLÉVISION Permet de commuter entre les chaînes TV disponibles. TV MUTE Permet de couper le son du téléviseur. Appuyez à nouveau pour rétablir le son à son niveau de volume précédent. SMART VOLUME Contrôle et stabilise le niveau du volume pour éviter toute variation sonore spectaculaire. 3D SOUND PLUS Cette fonction ajoute de la profondeur et de l’espace au son. TV INFO, TV PRE-CH Permet de visionner les informations relatives aux chaînes de télévision. Permet de revenir à la chaîne de télévision précédente. ƒ SAT signifie Surround Air Track (Système Air Track) qui est un nom de propriété Samsung. ƒ La télécommande n'est opérationnelle que sur les téléviseurs Samsung. ƒ Cette télécommande risque de ne pas fonctionner sur tous les téléviseurs. Si vous ne pouvez pas, utilisez le téléviseur via sa télécommande. DIMMER Vous pouvez régler la luminosité de l'affichage. DRC Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit (Standard, MAX, MIN). MUTE Permet de mettre l'appareil en sourdine. Appuyez de nouveau sur cette touche pour restaurer le volume initial. télécommande PRÉSENTATION DE LA TÉLÉCOMMANDE HW-F355 11 FRA ● BRANCHEMENTS INSTALLATION DE LA FIXATION MURALE Vous pouvez utiliser le support de fixation mural pour fixer l’unité au mur. ƒ Ne vous appuyez pas sur l'unité montée et protégez celle-ci de tout risque d’impact. ƒ Fixez fermement l’unité au mur afin qu’elle ne tombe pas. La chute de l’appareil peut provoquer des blessures ou endommager le produit. ƒ Lorsque l’unité est fixée au mur, veillez à ce qu’un enfant ne tire pas sur les câbles de connexion au risque de faire tomber l’appareil. ƒ Pour qu'une installation avec fixation murale fonctionne de manière optimale, veillez à ce que le système d'enceintes et le téléviseur soient séparés d'au moins 5 cm. Précautions d’installation • Procédez à l'installation sur un mur vertical uniquement. • Pour l’installation, évitez les températures extrêmes et l’humidité ou encore un mur pas assez solide pour supporter le poids de l’appareil. • Vérifiez la solidité du mur. Si le mur n'est pas assez solide pour supporter l'appareil, renforcez le mur ou installez l'appareil sur un autre mur pouvant supporter son poids. • Achetez et utilisez les vis de fixation ou les boulons appropriés au type de mur dont vous disposez (plaque de plâtre, fer forgé, bois, etc.). Si possible, fixez les vis de fixation dans les poteaux du mur. • Branchez les câbles entre l'appareil et les périphériques externes avant de l'installer sur le mur. • Veillez à éteindre et débrancher l’unité avant installation. Autrement, vous vous exposeriez à un risque de décharge électrique. 1. Placez le support de fixation sur la surface du mur puis fixez-le à l’aide de deux vis (non fournies). Si vous suspendez l'appareil en dessous d'un téléviseur, assurez-vous d'installer le support mural de telle sorte que la flèche ( ) soit placée au centre du téléviseur. Assurez-vous également que l'appareil est placé à au moins 5 cm (2 pouces) en dessous du téléviseur. 2. Alignez les trous à vis sur les deux côtés de l'UNITÉ PRINCIPALE avec les trous à vis du SUPPORT AUX VIS et fixez-le avec les vis. 3. Insérez le câble USB à l’arrière de l'unité avant de l’installer sur le mur. 4. Introduisez l’unité dans les fentes correspondantes du support de fixation mural. - Pour une sécurité d’ installation optimale, veillez à ce que les goujons descendent jusqu’en butée à l’intérieur des fentes. 5. L'installation est terminée. 5 cm (2 pouces) minimum 1 2 branchements 12 branchements CONNEXION D'UN PÉRIPHÉRIQUE EXTERNE À L'AIDE D'UN CÂBLE AUDIO (ANALOGIQUE) OU OPTIQUE (NUMÉRIQUE) Cette section présente les deux méthodes (numérique et analogique) de connexion de l’unité au téléviseur. Cet appareil est équipé d'une prise numérique optique et d'une prise analogique audio pour la connexion à un téléviseur. ou AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Câble Audio OPTICAL IN OPTICAL OUT Câble Optique (non fourni) Lecteur BD/ DVD/Décodeur/ Console de jeux Rouge Blanc AUX IN (ENTRÉE AUX) Connectez la prise AUX IN (ENTRÉE AUX) (Audio) de l’unité principale à la prise AUDIO OUT (SORTIE AUDIO) du téléviseur ou du périphérique source. Veillez à respecter les codes couleur. ou, OPTICAL IN (ENTRÉE OPTIQUE) Branchez la prise d’entrée numérique de l’unité principale sur la sortie OPTICAL OUT du téléviseur ou de l’appareil source. ƒ Ne branchez pas le cordon d’alimentation de ce produit ou de votre téléviseur dans la prise murale avant que toutes les connexions entre les différents composants n’aient été effectuées. ƒ Avant de déplacer ou d'installer ce produit, éteignez-le et débranchez le cordon d'alimentation. 13 FRA ● FONCTIONS MODE D’ENTRÉE Vous pouvez sélectionner l'entrée D.IN, AUX, BT, TV ou bien l'entrée USB. Actionnez le bouton approprié sur la télécommande pour sélectionner le mode souhaité ou appuyez sur ( ) pour sélectionner l'un des modes suivants : Mode D.IN, AUX, BT, TV ou USB. Mode d'entrée Affichage Entrée Optique numérique D.IN Entrée AUX AUX Mode BLUETOOTH BT (Modèle HW-F355 uniquement) Mode TV TV (Modèle HW-F355 uniquement) Mode USB USB L'appareil s'éteint automatiquement sous les conditions suivantes: • MODE BT/TV/USB/D.IN - S'il n'y a aucun signal audio pendant 20 minutes. • Mode AUX - Si aucune entrée de TOUCHE n'est reçue durant 8 heures lorsque le câble est branché. - Si le câble AUX n'est pas connecté pendant 20 minutes. ƒ Utilisez le câble fourni si la mémoire flash USB ne peut pas être connectée directement à l'appareil. BLUETOOTH (MODÈLE HW-F355 UNIQUEMENT) Vous pouvez utiliser un périphérique Bluetooth pour écouter de la musique avec un son stéréo de haute qualité, tout cela sans fil! Qu'est-ce que le système Bluetooth ? Le système Bluetooth est une technologie qui permet de connecter facilement entre eux des périphériques compatibles Bluetooth à l'aide d'une liaison sans fil courte distance. • Ce périphérique Bluetooth peut générer du bruit ou créer des dysfonctionnements en fonction des conditions d'utilisation lorsque: - Une partie du corps de l’appareil est en contact avec le système de réception/transmission du périphérique Bluetooth ou du système Air Track. - Il est soumis à des variations électriques provenant d'obstructions provoquées par un mur, un coin ou des cloisonnements de bureaux. - Il est exposé à des interférences électriques provenant d'appareils utilisant la même bande de fréquences (exemple : équipements médicaux, fours à micro-ondes et réseaux LAN sans fil). • Associer le système Air Track et le périphérique Bluetooth tout en maintenant une faible distance. • Plus la distance est grande entre le système Air Track et le périphérique Bluetooth, plus la qualité de la transmission se dégrade. Si la distance excède la plage opérationnelle Bluetooth, la connexion est perdue. • Dans les zones où la réception est faible, la connexion Bluetooth peut ne pas fonctionner correctement. • La connexion Bluetooth ne fonctionne que lorsqu'elle est proche de l'appareil. La connexion s’interrompt automatiquement lorsque cette plage est dépassée. Même si la distance est respectée, il est possible que la qualité sonore soit détériorée par des obstacles (ex. : murs, portes). • Ce périphérique sans fil peut provoquer des interférences électriques durant son fonctionnement. fonctions POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 fonctions Pour connecter le système Air Track à un périphérique Bluetooth Vérifiez si le périphérique Bluetooth prend en charge la fonction des écouteurs stéréo compatible Bluetooth. Connexion Périphérique Bluetooth 1. Appuyez sur le bouton USB/Bluetooth de la télécommande du système Air Track pour afficher le message BT (Bluetooth). • Le message WAIT reste affiché pendant 4 secondes, puis le message BT READY apparaît sur la façade du système Air Track. 2.Sélectionnez le menu Bluetooth sur le périphérique Bluetooth que vous désirez connecter. (Reportezvous pour cela au manuel d'utilisation de ce périphérique.) 3.Sélectionnez le menu des écouteurs stéréo sur le périphérique Bluetooth. • Vous afficherez la liste des périphériques connectés. 4. Sélectionnez "[Samsung] AirTrack" dans la liste. • Lorsque le système Air Track est connecté au périphérique Bluetooth, BT CONNECTED ➡ BT s'affiche sur la façade. • Si le fait d'associer le périphérique Bluetooth et le système Air Track a échoué, supprimez le précédent "[Samsung] AirTrack" identifié par le périphérique Bluetooth et faites-lui rechercher le système Air Track à nouveau. 5. Lisez de la musique sur le périphérique connecté. • Vous pouvez écouter de la musique lue sur le périphérique Bluetooth connecté via le système Crystal Surround Air Track. • En mode BT, les fonctions Play/Repeat/Stop/Next/Prev (Lecture/Répétition/Arrêt/Suivant/Précédent) ne sont pas disponibles. ƒ Il peut vous être demandé de saisir un code PIN (mot de passe) lors de la connexion du périphérique Bluetooth au système Air Track. Si la fenêtre de saisie du code PIN apparaît, entrez <0000>. ƒ Le système Air Track prend en charge les données SBC (44,1 kHz, 48 kHz). ƒ La fonctionnalité AVRCP n'est pas prise en charge. ƒ Effectuez uniquement la connexion à un périphérique Bluetooth qui prend en charge la fonction A2DP (AV). ƒ Vous ne pouvez pas effectuer une connexion à un périphérique Bluetooth qui prend en charge uniquement la fonction HF (Mains libres). ƒ Un seul périphérique Bluetooth peut être associé à la fois. ƒ Une fois le système Air Track éteint et le périphérique associé déconnecté, l'association ne sera pas restaurée automatiquement. Pour les reconnecter, vous devez associer le périphérique à nouveau. ƒ La recherche ou la connexion peut ne pas être effectuée correctement le système Air Track dans les cas suivants: - En présence d'un champ électrique puissant autour du système Air Track. - Si plusieurs périphériques Bluetooth sont associés simultanément au système Air Track. - Si le périphérique Bluetooth est éteint, mal positionné ou s'il connaît des dysfonctionnements. - Notez que des appareils tels que des fours à micro-ondes, des adaptateurs LAN sans fil, des lampes fluorescentes et des fours à gaz pour chauffage des locaux utilisent la même plage de fréquences que le périphérique Bluetooth, ce qui peut provoquer des interférences électriques. 15 FRA ● FONCTIONS Pour déconnecter le périphérique Bluetooth du système Air Track Vous pouvez déconnecter le périphérique Bluetooth du système Air Track. (Pour les instructions, reportezvous au manuel d'utilisation de ce périphérique.) • Le système Air Track sera déconnecté. • Lorsque le système Air Track est déconnecté du périphérique Bluetooth, le système Air Track affiche BT DISCONNECTED en façade. Pour déconnecter le système Air Track du périphérique Bluetooth Appuyez sur le bouton ( ) en façade du système Air Track pour passer du mode BT (Bluetooth) à un autre mode ou éteindre le système Air Track. • Le périphérique Bluetooth attend un certain temps la réponse du système Air Track avant de mettre fin à la connexion. (Le temps de déconnexion peut varier en fonction du périphérique Bluetooth.) • Le périphérique actuellement connecté est déconnecté. ƒ En mode Bluetooth, la connexion sera perdue si la distance entre le système Air Track et le périphérique Bluetooth dépasse 5 m. ƒ Si le périphérique Bluetooth est replacé dans la portée conseillée puis est à nouveau connecté après avoir été déconnecté, vous pouvez redémarrer pour rétablir la liaison avec ce périphérique. ƒ Le système Air Track s'éteint après 20 minutes en état Prêt. SOUNDSHARE (MODÈLE HW-F355 UNIQUEMENT) Cette section explique comment connecter le Crystal Surround Air Track aux téléviseurs compatibles Bluetooth. Pour connecter Le Crystal Surround Air Track à un téléviseur Samsung compatible avec le Bluetooth Connexion Appuyez sur le bouton ( ) pour sélectionner le mode TV, puis branchez le téléviseur sur le Crystal Surround Air Track. • L’appareil lit le son du téléviseur lorsqu’il est connecté à celui-ci. • Si vous passez à un autre mode sauf le mode TV SoundShare ou si vous le désactivez, le son est à nouveau émis par le téléviseur. Afin que le son du téléviseur soit émis sur le système Air Track via une connexion Bluetooth, vous devez commencer par apparier votre station avec le téléviseur compatible avec le Bluetooth. Une fois l’appariement terminé, les informations correspondantes sont enregistrées et conservées, et plus aucun message de connexion Bluetooth ne s’affiche. Maintenez le système Air Track et le téléviseur à proximité avant l’appariement. 16 fonctions 1. Allumez le téléviseur Samsung et le système Air Track. • Activez l'option Add New Device (Ajouter nouveau périphérique) dans le menu SoundShare Setting (Réglage SoundShare) du téléviseur. 2. Lorsque vous remplacez le mode du système Air Track par TV, un message vous demandant si vous souhaitez poursuivre l’appariement Bluetooth s'affiche. Le message "[Samsung] AirTrack" apparaît sur l’écran du téléviseur. 3. Sélectionnez (Oui) sur l’écran du téléviseur. L’appariement avec le système Air Track est alors terminé. • Une fois que l'appariement est établi, lorsque vous remplacez le mode d'entrée par le mode TV, la connexion au téléviseur est établie automatiquement. • Le remplacement d'un autre mode par le mode TV du système Air Track annule la connexion SoundShare. • Si vous voulez annuler l'appariement existant dans l'enceinte satellite (SAT) et apparier votre enceinte satellite à un nouveau téléviseur, - Appuyez sur le bouton PLAY/PAUSE (LECTURE/PAUSE) du système Air Track en mode d'entrée TV pour annuler l'appariement existant. Vous pouvez maintenant l'apparier à un autre téléviseur. • Vous pouvez contrôler le volume et le mode silencieux en utilisant la télécommande du téléviseur et celle de l'enceinte satellite en mode SoundShare. ƒ Plage de fonctionnement SoundShare du téléviseur - portée de l'appariement recommandée : 50 cm maxi. - portée de fonctionnement recommandée : 5 m maxi. ƒ Si la distance entre le système Air Track et le téléviseur Samsung est supérieure à 5 m, la connexion ou le son peut être coupé(e). Le cas échéant, connectez-vous à nouveau au périphérique Bluetooth dans la plage opérationnelle. ƒ Assurez-vous que le mode SoundShare du téléviseur est activé avant d'utiliser cette fonction. ƒ Les boutons PLAY (LECTURE), NEXT (SUIVANT), PREV (PRÉCÉDENT), STOP (ARRÊT) ne fonctionnent pas en mode SoundShare. ƒ Fonction d'activation de la mise en veille du Bluetooth - Le système Air Track est mis sous tension automatiquement dès que vous allumez le téléviseur si vous avez connecté le téléviseur et le système Air Track avec la fonction SoundShare - Vous pouvez alterner l'activation/la désactivation de cette fonction en appuyant sur le bouton ( ) situé en façade pendant plus de 5 secondes lorsque l’ensemble système Air Track est hors tension. Si vous désactivez cette fonction, l'appareil s'éteint automatiquement, mais il ne s'allume pas automatiquement. - Cette fonction est prise en charge par les téléviseurs sortis à partir de 2013. ƒ La fonction SoundShare est prise en charge sur certains téléviseurs fabriqués à partir de 2012. Vérifiez si votre téléviseur prend en charge la fonction. (Pour plus d'informations, reportez-vous au manuel d'utilisation du téléviseur.) USB 1. Branchez le périphérique USB sur le port USB situé sur le côté de l'appareil. 2. Appuyez plusieurs fois sur le bouton ( ) situé en façade du système Air Track jusqu’à ce que le message USB s’affiche. 3. La mention USB apparaît brièvement à l’écran. • La connexion à au Crystal Surround Air Track. • Il s'éteint automatiquement (Auto Power Off) si aucun périphérique USB n'a été connecté après plus de 20 minutes. Avant de connecter un périphérique USB L'utilisateur doit connaître les points suivants : • Si le dossier du nom de fichier d'un périphérique USB dépasse 10 caractères, il ne s'affiche pas sur le OLED. • Ce produit peut ne pas être compatible avec certains types de support de stockage USB. • Les systèmes de fichiers FAT16 et FAT32 sont pris en charge. - Le système de fichiers NTFS n’est pas pris en charge. 17 FRA ● FONCTIONS • Connectez un périphérique USB directement au port USB du produit. Dans le cas contraire, vous pouvez rencontrer un problème de compatibilité USB. • Ne connectez pas plusieurs périphériques de stockage au produit via un lecteur à cartes multiples Il peut ne pas fonctionner correctement. • Les protocoles PTP des caméras numériques ne sont pas pris en charge. • Ne retirez pas le périphérique USB lorsqu'il est en cours de lecture. • Les fichiers musicaux protégés par la technologie DRM (MP3, WMA) d'un site Web commercial ne seront pas lus. • Les disques durs externes ne sont pas pris en charge. • Les téléphones mobiles ne sont pas pris en charge. • Liste de compatibilités Format Codec *.mp3 MPEG 1 Couche 2 MPEG 1 Couche 3 MPEG 2 Couche 3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Prend en charge un débit d'échantillonnage supérieur à 16 KHz UTILISATION DE LA TÉLÉCOMMANDE Lecture/Pause/Arrêt Pendant la lecture, appuyez sur les boutons ►,. • Appuyez à nouveau sur le bouton ► pour arrêter temporairement la lecture du fichier. Appuyez sur le bouton ► pour lire le fichier sélectionné. • Pour interrompre la lecture, appuyez sur le bouton Arrêt () durant la lecture. Saut en Avant/en Arrière Pendant la lecture, appuyez sur les boutons #,$. • Lorsqu'il y a plusieurs fichiers et si vous appuyez sur le bouton $, le fichier suivant est sélectionné. • Lorsqu'il y a plusieurs fichiers et si vous appuyez sur le bouton #, le fichier précédent est sélectionné. Utilisation de la fonction REPEAT Répéter la lecture vous permet de lire un fichier de manière répétée, de répéter tout, de lire les fichiers de manière aléatoire ou de désactiver la fonction Repeat. Appuyez sur le bouton REPEAT. • REPEAT OFF : permet d'annuler la lecture répétée. • REPEAT FILE : permet de répéter la lecture d'une plage. • REPEAT ALL : permet de répéter la lecture de toutes les plages. • REPEAT RANDOM : permet de lire les plages dans un ordre aléatoire. (Une plage qui a déjà été lue peut être lue à nouveau.) ƒ Vous pouvez régler la fonction REPEAT durant la lecture de la musique d'un périphérique USB. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 18 fonctions Mise en sourdine Cette fonction se révèle particulièrement utile lorsqu’il vous faut aller ouvrir votre porte d’entrée ou répondre à un appel téléphonique. 1.Pour couper le son de cet appareil, appuyez sur le bouton MUTE de la télécommande. 2.Pour couper le son du téléviseur, appuyez sur le bouton TV MUTE ( ) de la télécommande. 3.Appuyez sur MUTE / TV MUTE ( ) de la télécommande à nouveau (ou appuyez sur VOLUME +/–) pour rétablir le son. Utilisation de la fonction 3D SOUND PLUS La fonctionnalité 3D Sound Plus permet d'ajouter de la profondeur et de la grandeur au son. Appuyez sur le bouton 3D SOUND PLUS de la télécommande. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Lorsque vous activez le 3D Sound Plus, les Effets sonores sont automatiquement désactivés. Utilisation de la fonction SMART VOLUME Cette fonction contrôle et stabilise le volume en cas de fortes variations sonores lors d'un changement de canal ou d’une transition de scène. Appuyez sur le bouton SMART VOLUME de la télécommande. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Utilisation des SOUND EFFECT Vous avez le choix entre sept modes de champs acoustiques différents - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, et OFF (Son original) - selon le type de contenu que vous souhaitez. Appuyez sur le bouton SOUND EFFECT de la télécommande. • Sélectionnez le mode OFF si vous souhaitez bénéficier du son original. ƒ Nous vous recommandons de sélectionner un Effet sonore basé sur l'équipement source et votre goût personnel. ƒ Lorsque vous choisissez les Effets sonores (OFF excepté), le 3D Sound Plus est automatiquement désactivé. Utilisation de la fonction S/W LEVEL Vous pouvez contrôler le volume de base à l’aide de la touche S/W Level de la télécommande. 1.Appuyez sur la touche S/W LEVEL de la télécommande. 2.La mention “SW 0” s’affiche. 3.Appuyez sur le bouton ou de la touche LEVEL pour augmenter ou baisser le volume du caisson de graves. Vous pouvez effectuer le réglage sur une valeur comprise entre SW -6 et SW +6. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 19 FRA ● FONCTIONS Utilisation de la fonction AUTO POWER LINK Le Crystal Surround Air Track est automatiquement activé lorsque vous mettez sous tension le téléviseur ou tout autre périphérique connecté au système Air Track à l'aide du câble optique. Appuyez sur la touche AUTO POWER de la télécommande de cet ensemble. • La fonction Auto Power Link s’active ou se désactive à chaque fois que vous appuyez sur AUTO POWER. AUTO POWER LINK Affichage ACTIVÉ POWER LINK ON DÉSACTIVÉ POWER LINK OFF ƒ Si le téléviseur ou tout autre appareil relié au système Air Track via le câble optique est hors tension et qu'il n'y a aucune entrée numérique, l'unité s'éteindra au bout de 20 minutes. Utilisation de la fonction DIMMER Appuyez sur la touche Dimmer pour régler la luminosité de l'affichage. Appuyez sur la touche DIMMER de la télécommande de l’unité. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Utilisation de la fonction AUDIO SYNC Il est possible que la vidéo soit décalée par rapport à l’audio si le système Air Track est connecté à un téléviseur numérique. Si cela se produit, ajustez le temps de retard audio en fonction de la vidéo. Appuyez sur la touche AUDIO SYNC +/–. de la télécommande de l’unité. • Vous pouvez utiliser le bouton + , - pour régler le retard audio sur une valeur comprise entre 0 ms et 300 ms. ƒ En mode USB, en mode TV ou en mode BT, la fonction Audio Sync (Synchr. Audio) peut ne pas fonctionner. Utilisation de la fonction DRC Cette fonction permet d’équilibrer la plage sonore allant des sons les plus forts aux plus faibles. Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit. Appuyez sur la touche DRC de la télécommande de l’unité. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 20 fonctions Utilisation de la fonction TV (uniquement avec les téléviseurs Samsung) • Appuyez sur le bouton TV SOURCE situé sur la télécommande pour changer la source d’entrée du téléviseur. • Appuyez sur le bouton TV INFO de la télécommande pour afficher les informations concernant les chaînes de télévision. • Appuyez sur le bouton TV CH de la télécommande pour sélectionner la chaîne de télévision. • Appuyez sur le bouton TV VOL de la télécommande pour augmenter ou réduire le volume sonore. • Utilisez le bouton TV PRE-CH pour revenir à la chaîne de télévision précédente en mode TV. • Pour quitter le menu du téléviseur, utilisez le bouton TV EXIT. (Il fonctionne de la même manière que le bouton EXIT (QUITTER) de la télécommande du téléviseur) ƒ Lorsque vous appuyez sur le bouton SoundShare le son du téléviseur est transmis à travers le système Air Track via une connexion Bluetooth. Le système Air Track contrôle également le volume du son, la qualité du son, etc. ƒ La télécommande n'est opérationnelle que sur les téléviseurs SAMSUNG. MISE À JOUR DU LOGICIEL Samsung peut proposer à l’avenir des mises à niveau pour le micrologiciel du système Crystal Surround Air Track. Si une mise à niveau est proposée, vous pouvez mettre le micrologiciel à niveau en connectant un périphérique USB, contenant la mise à niveau du micrologiciel, au port USB de votre système Air Track. Notez qu'en présence de plusieurs fichiers de mise à niveau, vous devez simplement les charger sur le périphérique USB et les utiliser pour mettre à niveau le micrologiciel l'un après l'autre. Veuillez visiter le site Web Samsung.com ou contacter le centre d’assistance téléphonique de Samsung pour recevoir de plus amples informations concernant le téléchargement des fichiers de mise à niveau. ƒ Insérez un périphérique USB contenant la mise à niveau du micrologiciel dans le port USB situé sur l’unité principale. ƒ Veillez à ne pas débrancher l'alimentation ni à retirer le lecteur USB lorsque les mises à niveau sont en cours d'exécution. L’unité principale s’éteint automatiquement une fois que la mise à niveau du micrologiciel est terminée. Une fois le logiciel mis à niveau, les paramètres sont réinitialisés sur leur valeur par défaut. Nous vous conseillons de consigner vos réglages par écrit afin de pouvoir facilement les spécifier à nouveau après la mise à niveau. ƒ Une fois que la mise à niveau de l’appareil est terminée, éteignez-le puis appuyez sur le bouton () et maintenez-le enfoncé pendant un moment pour réinitialiser l'appareil. ƒ En cas d’échec de la mise à niveau du micrologiciel, nous vous recommandons de convertir le périphérique USB au format FAT16 et de réessayer la mise à niveau. ƒ Pour les besoins de la mise à niveau, ne convertissez jamais les données USB au format NTFS car ce système de fichiers n'est pas pris en charge sur l'appareil. ƒ Tout dépendant du fabricant, le périphérique USB pourrait ne pas être compatible. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH 21 FRA ● DÉPANNAGE dépannage Avant de contacter l'assistance, veuillez lire ce qui suit. Problème Vérification Solution L'ensemble ne s'allume pas. • Le cordon d'alimentation est-il branché dans la prise? • Branchez la fiche d'alimentation électrique dans la prise murale. La fonction ne s'active pas lorsque vous appuyez sur le bouton correspondant. • L'air est-il chargé en électricité statique? • Débranchez la fiche d'alimentation électrique et rebranchez-la. Aucun son n'est émis. • L’unité est-elle correctement reliée au téléviseur? • La fonction Mute est-elle activée? • Le volume est-il réglé au minimum? • Branchez-les correctement. • Appuyez sur la touche Mute pour annuler cette fonction. • Réglez le volume. Aucune image n'apparaît sur le téléviseur lorsque la fonction est sélectionnée. • Le téléviseur est-il correctement branché? • Branchez-le correctement. La télécommande ne fonctionne pas. • Les piles sont-elles usées? • La distance entre la télécommande et l'unité principale est-elle trop importante? • Remplacez-les. • Rapprochez-vous de l’appareil. Le son provenant des canaux gauche/droit est inversé. • L’émission se fait-elle correctement sur les câbles audio de sortie gauche/droit en provenance du téléviseur? • Vérifiez le canal gauche/droit et connectez-le correctement. La fonction SoundShare (appariement du téléviseur) a échoué. • Votre téléviseur prend-il en charge le SoundShare? • La version du micrologiciel du téléviseur est-elle la plus récente? • Une erreur s’est-elle produite lors de la connexion? • Réinitialisez le MODE TV et connectez à nouveau. • Le SoundShare est pris en charge par les modèles de téléviseur Samsung sortis après 2012. Vérifiez si votre téléviseur prend en charge la fonction. • Mettez votre téléviseur à jour avec la version du micrologiciel la plus récente. • Contactez le centre d'appels. • Appuyez sur le bouton pendant 5 secondes pour réinitialiser le produit. 22 SPÉCIFICATIONS Nom du modèle HW-F350 / HW-F355 GÉNÉRAL USB 5 V/0,5 A Poids Unité principale 1,75 kg Caisson de basses (PS-EW1-1) 3,0 kg Dimensions (L x H x P) Unité principale 943 x 49 x 59,9 mm Caisson de basses (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Plage de températures en fonctionnement de + 5 à + 35°C Plage d'humidité en fonctionnement de 10 à 75 % AMPLIFICATEUR Puissance de sortie nominale Unité principale 30W/CH, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Caisson de basses (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz Rapport signal/bruit (entrée analogique) 60 dB Séparation (1 kHz) 50 dB * Le rapport signal/bruit, la distorsion, la séparation et la sensibilité utilisable sont basés sur des mesures effectuées à l'aide des directives AES (Audio Engineering Society). *: Caractéristiques nominales - Samsung Electronics Co., Ltd se réserve le droit de modifier les caractéristiques sans préavis. - Le poids et les dimensions sont approximatifs. - Pour l’alimentation et la consommation d’énergie, reportez-vous à l'étiquette apposée sur l'appareil. Par la présente, Samsung Electronics déclare que ce Crystal Surround Air Track est conforme avec les exigences essentielles et autres dispositions relatives de la Directive 1999/5/EC. Vous pouvez visualiser la Déclaration de Conformité via le site Web http://www.samsung.com, allez sur Support (Assistance) > Search Product Support (Recherche de l'assistance de l'appareil) puis entrez le nom de modèle. Cet équipement peut être utilisé dans tous les pays de l'Union Européenne. annexe AH68-02614J-05 En qualité de partenaire ENERGY STAR, Comment contacter Samsung dans le monde Si vous avez des suggestions ou des questions concernant les produits Samsung, veuillez contacter le Service Consommateurs Samsung. [Elimination des batteries de ce produit] (Applicable aux pays disposant de systèmes de collecte séparés) Le symbole sur la batterie, le manuel ou l'emballage indique que les batteries de ce produit ne doivent pas être éliminées en fin de vie avec les autres déchets ménagers. L'indication éventuelle des symboles chimiques Hg, Cd ou Pb signifie que la batterie contient des quantités de mercure, de cadmium ou de plomb supérieures aux niveaux de référence stipulés dans la directive CE 2006/66. Si les batteries ne sont pas correctement éliminées, ces substances peuvent porter préjudice à la santé humaine ou à l'environnement. Afin de protéger les ressources naturelles et d'encourager la réutilisation du matériel, veillez à séparer les batteries des autres types de déchets et à les recycler via votre système local de collecte gratuite des batteries. Les bons gestes de mise au rebut de ce produit (Déchets d’équipements électriques et électroniques) (Applicable aux pays disposant de systèmes de collecte séparés) Ce symbole sur le produit, ses accessoires ou sa documentation indique que ni le produit, ni ses accessoires électroniques usagés (chargeur, casque audio, câble USB, etc.) ne peuvent être jetés avec les autres déchets ménagers. La mise au rebut incontrôlée des déchets présentant des risques environnementaux et de santé publique, veuillez séparer vos produits et accessoires usagés des autres déchets. Vous favoriserez ainsi le recyclage de la matière qui les compose dans le cadre d’un développement durable. Les particuliers sont invités à contacter le magasin leur ayant vendu le produit ou à se renseigner auprès des autorités locales pour connaître les procédures et les points de collecte de ces produits en vue de leur recyclage. Les entreprises et particuliers sont invités à contacter leurs fournisseurs et à consulter les conditions de leur contrat de vente. Ce produit et ses accessoires ne peuvent être jetés avec les autres déchets. Zone Centre de contact Site Internet AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Zone Centre de contact Site Internet MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (sistema di diffusori attivi) manuale utente immagina le possibilità Grazie per aver acquistato un prodotto Samsung. Per ricevere un servizio più completo, registrare il prodotto all'indirizzo www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 caratteristiche SoundShare La funzione SoundShare fa sì che l'audio della TV venga emesso dal SAT attraverso una connessione Bluetooth e controlla l'audio. 3D SOUND PLUS La funzione 3D SOUND PLUS aggiunge profondità e il senso dello spazio durante l'ascolto dei brani. Tipi speciali di campo sonoro È possibile scegliere tra 7 diversi modi audio - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, e OFF (suono originale) - a seconda del tipo di contenuti che si intende ascoltare. Telecomando multifunzione Il telecomando fornito in dotazione può essere utilizzato per comandare il televisore collegato all'unità. (Funziona solo per i televisori Samsung) Il telecomando dispone di un tasto di scelta rapida TV ed è possibile eseguire diverse operazioni semplicemente premendolo. Sistema di diffusori attivi Questa unità comprende il sistema di diffusori attivi che fornisce una qualità del suono elevata in una singola unità sottile. Questa unità non richiede altoparlanti e cablaggio satellitari, generalmente previsti per i sistemi audio surround convenzionali. Supporto host USB Utilizzando la funzione host USB dell'Air Track è possibile collegare e riprodurre file musicali da dispositivi di memorizzazione USB esterni come lettori MP3, memorie flash USB ecc. Funzione Bluetooth È possibile collegare un dispositivo Bluetooth al SAT per ascoltare musica con audio stereo di alta qualità, tutto senza fili! LICENZA Prodotto su licenza di Dolby Laboratories. Dolby e il simbolo della doppia D sono marchi di Dolby Laboratories. Prodotto su licenza, brevetti U.S.A. n.: 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 e altri brevetti U.S.A. e mondiali registrati e in attesa di registrazione. DTS, il simbolo, e DTS e il simbolo insieme sono marchi registrati e DTS 2.0 Channel è un marchio di DTS, Inc. Software incluso nel prodotto. © DTS, Inc. Tutti i diritti riservati. - Per inviare domande riguardanti le open source, contattare Samsung via email (oss.request@samsung.com). 3 ITA informazioni sulla sicurezza NORME PER LA SICUREZZA Per ridurre i rischi di folgorazione, non rimuovere il coperchio (o il retro), all'interno vi sono componenti non riparabili dall'utente Per l'assistenza tecnica fare riferimento a personale qualificato. ATTENZIONE RISCHIO DIFOLGORAZIONE . NON APRIRE . Questo simbolo indica la presenza, all'interno del prodotto, di tensioni pericolose che costituiscono un potenziale rischio di scosse elettriche. Questo simbolo indica istruzioni di particolare importanza per il prodotto. AVVERTENZA : PER RIDURRE I RISCHI D’INCENDIO E DI SCOSSE ELETTRICHE NON ESPORRE L’ APPARECCHIO A PIOGGIA O UMIDITÀ. ATTENZIONE : PER EVITARE SCOSSE ELETTRICHE, INSERIRE CORRETTAMENTE E COMPLETAMENTE LA SPINA. • Questo dispositivo deve essere sempre collegato ad una presa elettrica dotata di messa a terra di protezione. • Per scollegare il dispositivo dalla rete elettrica, lo spinotto deve essere estratto dalla presa, pertanto esso deve essere facilmente raggiungibile. ATTENZIONE • Non schizzare o sgocciolare liquidi sull'apparecchio. Non sistemare oggetti pieni di liquidi, come dei vasi, sull'apparecchio. • Per spegnere completamente l'apparecchio, estrarre la spina di alimentazione dalla presa di rete. Di conseguenza, la spina di alimentazione deve essere facilmente e prontamente accessibile in qualsiasi momento. 4 PRECAUZIONI Verificare che le caratteristiche degli alimentatori CA presenti in casa corrispondano all'etichetta di identificazione posta sul retro del prodotto. Installare il prodotto orizzontalmente, su un supporto adeguato (mobile), verificando che vi sia spazio sufficiente per una corretta ventilazione (7 - 10 cm). Assicurarsi che le aperture di ventilazione non siano coperte. Non sistemare l'unità su amplificatori o altri dispositivi che possono diventare caldi. Questa unità è progettata per un uso continuo. Per spegnere completamente l'unità, scollegare il connettore CA dalla presa di rete. Scollegare l'unità dalla presa se si prevede di non utilizzarla per un periodo prolungato. Durante i temporali, scollegare la spina di alimentazione dalla presa. I picchi di alta tensione provocati dai fulmini potrebbero danneggiare l'unità. Tenere il prodotto lontano da fonti di umidità (ad es. vasi) e calore eccessivo (ad es. fuoco) o da apparecchi che generano un forte campo magnetico o elettrico. In caso di malfunzionamento dell'unità, scollegare il cavo di alimentazione dalla presa di corrente. Il prodotto non è destinato all'uso industriale. Questo prodotto è destinato esclusivamente all'uso personale. Se il prodotto o il disco vengono conservati a basse temperature, potrebbe formarsi della condensa. Trasportando l'unità in inverno, attendere circa 2 ore prima di utilizzarla, in modo che ritorni a temperatura ambiente. Non esporre l'unità alla luce diretta del sole o ad altre fonti di calore. Questo potrebbe causare il surriscaldamento e il malfunzionamento dell'unità. Le batterie utilizzate con questo prodotto contengono sostanze chimiche dannose per l'ambiente. Non smaltirle con i comuni rifiuti domestici. Non gettare le batterie nel fuoco. Non disassemblare, surriscaldare o far entrare le batterie in cortocircuito. Una installazione scorretta delle batterie può causarne l'esplosione. Sostituire solo con batterie dello stesso tipo o equivalenti. Phones 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ Le fi gure e le illustrazioni del presente manuale utente sono fornite soltanto come riferimento. Possono differire rispetto all'aspetto effettivo del prodotto. Ɣ È possibile che vengano addebitate delle spese amministrative nei seguenti casi: (a) l'uscita del tecnico in seguito a una chiamata non rileva difetti nel prodotto (ad es. nel caso l'utente abbia omesso di leggere questo manuale utente). (b) utente ha portato l'unità presso un centro di riparazione che non rileva difetti nel prodotto (ad es. nel caso l'utente abbia omesso di leggere questo manuale utente). Ɣ L'importo di tali spese amministrative verrà comunicato all'utente prima di eseguire una visita a domicilio o un eventuale intervento di manutenzione. 5 ITA Thi 5,06 6,77 7,14 7,20 7,28 Thi 6,83 sommario CARATTERISTICHE 2 2 Caratteristiche 2 Licenza INFORMAZIONI SULLA SICUREZZA 3 3 Norme per la sicurezza 4 Precauzioni PER COMINCIARE 6 6 Prima di leggere il manuale utente 6 Accessori forniti DESCRIZIONI 7 7 Pannello anteriore 8 Lato Posteriore 8 Installazione del nucleo in ferrite sul cavo del diffusore subwoofer TELECOMANDO 9 9 Informazioni generali sul telecomando COLLEGAMENTI 11 11 Installazione del supporto per montaggio a parete 12 Connessione di un dispositivo esterno con un cavo audio (analogico) o ottico (digitale) RISOLUZIONE DEI PROBLEMI 21 21 Risoluzione dei problemi APPENDICE 22 22 Specifiche FUNZIONI 13 13 Modo di ingresso 13 Bluetooth (solo per il modello HW-F355) 15 SoundShare (solo per il modello HW-F355) 16 USB 17 Utilizzo del telecomando 20 Aggiornamento software 6 PRIMA DI LEGGERE IL MANUALE UTENTE Osservare le seguenti indicazioni prima di leggere il manuale utente. Icone utilizzate nel manuale Icona Indicazione Definizione Attenzione Indica una situazione in cui una funzione non è attiva o in cui è possibile che le impostazioni vengano cancellate. Nota Indica un suggerimento o un'istruzione nella pagina che aiutano a comprendere il funzionamento dell'unità. Istruzioni di sicurezza e risoluzione dei problemi 1) Leggere attentamente le istruzioni relative alla sicurezza prima di utilizzare questo prodotto. (Vedere pagina 3) 2) Se si verifica un problema, consultare la sezione relativa alla risoluzione dei problemi. (Vedere pagina 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Tutti i diritti riservati; è vietata la riproduzione di una parte o dell'intero manuale utente senza l'autorizzazione scritta di Samsung Electronics Co., Ltd per cominciare ƒ L'aspetto degli accessori può variare leggermente dalle illustrazioni riportate sopra. ƒ Utilizzare il cavo USB dedicato per collegare i dispositivi USB esterni all'unità. ACCESSORI FORNITI Controllare gli accessori forniti indicati di seguito. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Viti: 2EA) (Rondelle di fissaggio: 2EA) Telecomando / batterie (formato aaa) Manuale Utente Staffa per montaggio a parete Viti Cavo USB Cavo di alimentazione Cavo di alimentazione Cavo Aux Nucleo toroidale in ferrite 7 ITA ● DESCRIZIONI descrizioni PANNELLO ANTERIORE TASTO DI ALIMENTAZIONE Accende e spegne l'unità Crystal Surround Air Track. TASTO FUNZIONI Seleziona l'ingresso D.IN, AUX, BT, TV, USB. - Con l'unità accesa, premendo il tasto ( ) per più di 3 secondi, questo viene impostato per funzionare come tasto MUTE. Per annullare l'impostazione del tasto come MUTE, premere di nuovo il tasto ( ) per più di 3 secondi. VOLUME +/- Regola il volume. DISPLAY Visualizza il modo corrente. ƒ Quando si accende l'unità vi è un ritardo di 4, 5 secondi prima che venga riprodotto il suono. 1 2 3 4 8 TERMINALE PER LA CONNESSIONE DEL SUBWOOFER Collega il jack di connessione del subwoofer. INGRESSO ALIMENTAZIONE Collegare correttamente il connettore dell'alimentatore CA all'ingresso dell'alimentazione, quindi collegare la spina dell'alimentatore CA alla presa di rete. PORTA USB Collegare qui i dispositivi USB (per esempio il lettore MP3) per riprodurre i file in essi presenti. - Utilizzare il cavo USB fornito se il prodotto è installato a parete. INGRESSO OTTICO Collegare all'uscita digitale (ottica) di un dispositivo esterno. 5 INGRESSO AUX Per il collegamento all'uscita analogica di un dispositivo esterno. ƒ Tenere l'alimentatore CA dalla spina quando lo si scollega dalla presa di rete. Non tirare il cavo. ƒ Non collegare questa unità o altri componenti all'uscita CA finché non sono stati collegati tutti i componenti. descrizioni LATO POSTERIORE INSTALLAZIONE DEL NUCLEO IN FERRITE SUL CAVO DEL DIFFUSORE SUBWOOFER Sollevare i fermi per sbloccare il nucleo ed aprirlo. Collocare il cavo del diffusore subwoofer nel nucleo aperto. Richiudere i fermi. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 ITA ● TELECOMANDO TV INFO, TV PRE-CH (CAN-PREC TV) Visualizza lo stato attuale del televisore. Passa al canale TV precedente. telecomando INFORMAZIONI GENERALI SUL TELECOMANDO HW-F350 Inserimento delle batterie nel telecomando 1. Sollevare il coperchio sul retro del telecomando tirandolo verso l'alto come indicato. 2. Inserire due batterie di tipo AAA. Assicurarsi che la batteria venga posta con i poli positivo e negativo in corrispondenza dei simboli "+" e "-" riportati nell'apposito vano. 3. Rimettere il coperchio. Se impiegate per la TV in modo standard, le batterie durano circa un anno. Portata del telecomando Il telecomando ha una portata di circa 7 metri in linea d'aria. Funziona anche con un angolo orizzontale fino a 30° rispetto al sensore del telecomando. TASTO DI POWER Accende e spegne l'unità Crystal Surround Air Track. TASTO TV POWER Accende e spegne il televisore Samsung. OPTICAL (OTTICO) Premere per selezionare il modo Optical (Ottico). TASTO DI COMANDO Riprodurre, sospendere o arrestare la riproduzione di un file musicale, oppure cercare il file musicale in avanti o indietro. TV MUTE Disattiva l'audio del televisore. Premerlo di nuovo per riportare l'audio al livello precedente. AUX (AUX) Premere per selezionare il modo AUX (AUX). USB(USB) Premere per selezionare il modo USB (USB). DRC Questa funzione permette di apprezzare l'audio Dolby Digital quando si guardano film a basso volume di notte (Standard, MAX, MIN). TV EXIT (USCITA TV) Esce dalla TV (funziona in modo analogo al tasto EXIT del telecomando della TV) TV SOURCE Premere per selezionare una sorgente video collegata del televisore. VOLUME TV Scorre i canali televisivi disponibili. Regola il livello del volume TV. SOUND EFFECT Seleziona l'effetto audio: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Suono originale)) MUTE Disattiva l'audio dell'unità. Premerlo di nuovo per riportare l'audio al livello precedente. 3D SOUND PLUS Questa funzione aggiunge profondità e il senso dello spazio al suono. SMART VOLUME Regola e stabilizza il volume in modo che non possa cambiare improvvisamente. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE REPEAT Selezionare Repeat File (Ripeti file), All (Tutti), Random (Casuale). CHANNEL TV, AUDIO SYNC Scorre i canali televisivi disponibili. Questa funzione contribuisce a sincronizzare il video con l'audio quando si è collegati ad un televisore digitale. S/W LEVEL, VOLUME Regola il livello del subwoofer. Regola il volume dell'unità. AUTO POWER, DIMMER Sincronizza l'Air Track attraverso la connessione ottica con il connettore ottico in modo che si attivi automaticamente all'accensione del televisore. È possibile regolare la luminosità del display. 10 TASTO DI ACCENSIONE Accende e spegne l'unità Crystal Surround Air Track. REPEAT Selezionare Repeat File (Ripeti file), All (Tutti), Random (Casuale). TASTO TV POWER Accende e spegne il televisore Samsung. AUX (AUX) Premere per selezionare il modo AUX (AUX). POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TASTO DI COMANDO Riprodurre, sospendere o arrestare la riproduzione di un file musicale, oppure cercare il file musicale in avanti o indietro. OPTICAL (OTTICO) Premere per selezionare il modo Optical (Ottico). SOUND EFFECT Seleziona l'effetto audio: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Suono originale)) S/W LEVEL, VOLUME Regola il livello del subwoofer. Regola il volume dell'unità. USB, BLUETOOTH (USB,BLUETOOTH) Premere per selezionare il modo USB/ BLUETOOTH (USB/BLUETOOTH). TV SOURCE Premere per selezionare una sorgente video collegata del televisore. SOUNDSHARE Questa funzione emette l'audio TV dal SAT attraverso la connessione Bluetooth e lo comanda. AUDIO SYNC Questa funzione contribuisce a sincronizzare il video con l'audio quando si è collegati ad un televisore digitale. AUTO POWER Sincronizza l'Air Track attraverso la connessione ottica con il connettore ottico in modo che si attivi automaticamente all'accensione del televisore. VOLUME TV Scorre i canali televisivi disponibili. Regola il livello del volume TV. CHANNEL TV Scorre i canali televisivi disponibili. TV MUTE Disattiva l'audio del televisore. Premerlo di nuovo per riportare l'audio al livello precedente. SMART VOLUME Regola e stabilizza il volume in modo che non possa cambiare improvvisamente. 3D SOUND PLUS Questa funzione aggiunge profondità e il senso dello spazio al suono. TV INFO, TV PRE-CH (CAN-PREC TV) Visualizza lo stato attuale del televisore. Passa al canale TV precedente. ƒ SAT sta per Surround Air Track, che è il nome proprietario di Samsung. ƒ Il telecomando può comandare soltanto televisori Samsung. ƒ A seconda del televisore che si sta utilizzando, potrebbe non essere possibile comandare il televisore con questo telecomando. Se non si riesce, comandare il televisore con il relativo telecomando. DIMMER È possibile regolare la luminosità del display. DRC Questa funzione permette di apprezzare l'audio Dolby Digital quando si guardano film a basso volume di notte (Standard, MAX, MIN). MUTE Disattiva l'audio dell'unità. Premerlo di nuovo per riportare l'audio al livello precedente. telecomando INFORMAZIONI GENERALI SUL TELECOMANDO HW-F355 11 ITA ● COLLEGAMENTI INSTALLAZIONE DEL SUPPORTO PER MONTAGGIO A PARETE È possibile utilizzare la staffa per montaggio a parete per montare questa unità sulla parete. Precauzioni per l'installazione • Installare esclusivamente su una parete verticale. • Per l'installazione, evitare luoghi con temperature o tassi di umidità elevati; in caso contrario la parete non può sostenere il peso dell'unità. • Verificare la resistenza della parete. Se la parete non è sufficientemente robusta per sostenere l'unità, rinforzarla o installare l'unità su un'altra parete in grado di sopportarne il peso. • Acquistare e utilizzare viti di fissaggio o tasselli adeguati al tipo di parete (cartongesso, acciaio, legno, ecc.). Se possibile, fissare le viti di supporto al telaio della parete. • Collegare i cavi tra l'unità e i dispositivi esterni prima di installarla a parete. • Assicurarsi che l'unità sia spenta e scollegata prima di effettuare l'installazione. Vi è il rischio di scosse elettriche. 1. Posizionare la staffa per montaggio a parete su un muro, quindi fissarla con due viti (non fornite). Se l'unità viene installata sotto un televisore, assicurarsi di installare la staffa per montaggio a parete in modo che la freccia ( ) si trovi al centro del televisore. Assicurarsi inoltre che l'unità sia ad almeno 5 cm sotto il televisore. 2. Allineare i fori delle viti su entrambi i lati dell’UNITÀ PRINCIPALE ai fori delle RONDELLE DI FISSAGGIO e inserire le viti. 3. Inserire il cavo USB nel retro dell'unità prima installarla alla parete. 4. Quindi inserire l'unità nelle corrispondenti fessure della staffa per montaggio a parete. Per un'installazione sicura, accertarsi che i perni di fissaggio arrivino saldamente fino in fondo alla fessura. 5. L'installazione è terminata. ƒ Non aggrapparsi all’unità installata ed evitare di sottoporla ad urti. ƒ Fissare saldamente l'unità alla parete in modo che non cada. Cadendo, potrebbe provocare lesioni o danneggiarsi. ƒ Quando l'unità viene installata su una parete, assicurarsi che i cavi di connessione non possano essere tirati da bambini, rischiando di farla cadere. ƒ Per garantire prestazioni ottimali nelle installazioni a parete, tenere il sistema di diffusori a collegamenti 5 cm o più 1 2 12 collegamenti CONNESSIONE DI UN DISPOSITIVO ESTERNO CON UN CAVO AUDIO (ANALOGICO) O OTTICO (DIGITALE) Questa sezione spiega due modi (digitale e analogico) per collegare l'unità al televisore. Questa unità è dotata di jack digitale ottico e di jack analogico audio per il collegamento ad un televisore. o AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Cavo audio OPTICAL IN OPTICAL OUT Cavo ottico (non fornito) Lettore BD/DVD/ set-top box/ console giochi Rosso Bianco INGRESSO AUX Collegare l'ingresso AUX (audio) dell'unità principale all'USCITA AUDIO del televisore o del dispositivo sorgente. Prestare attenzione ai diversi colori. o, INGRESSO OTTICO Collegare l'ingresso digitale sull'unità principale a OPTICAL OUT sul televisore o sul dispositivo sorgente. ƒ Non collegare il cavo di alimentazione di questo prodotto o del televisore alla presa di corrente finché non sono stati collegati tutti i componenti. ƒ Prima di spostare o installare il prodotto, spegnere l'apparecchio e staccare il cavo di alimentazione. 13 ITA ● FUNZIONI MODO DI INGRESSO È possibile selezionare l'ingresso D.IN, AUX, BT, TV o USB. Premere il tasto appropriato del telecomando per selezionare il modo desiderato, oppure premere il tasto ( ) per selezionare una delle seguenti opzioni: Modo D.IN, AUX, BT, TV o USB. Tipo di ingresso Display Ingresso ottico digitale D.IN Ingresso AUX AUX Modo BLUETOOTH BT (solo per il modello HW-F355) Modo TV TV (solo per il modello HW-F355) Modo USB USB L'unità si spegne automaticamente nei seguenti casi: • MODO BT/TV/USB/D.IN - In assenza di segnale audio per 20 minuti. • Modo Aux - Se non vengono effettuati inserimenti dal TELECOMANDO per 8 ore quando il cavo è collegato. - Se il cavo Aux non è collegato per 20 minuti. ƒ Se la memoria flash USB non può essere collegata direttamente all'unità, utilizzare il cavo fornito in dotazione. BLUETOOTH (SOLO PER IL MODELLO HW-F355) Con i dispositivi Bluetooth è possibile ascoltare musica con elevata qualità del suono stereo, tutto senza fili! Che cos'è il Bluetooth? Bluetooth è una tecnologia che permette di collegare facilmente tra di loro dispositivi compatibili con Bluetooth attraverso una connessione wireless a breve raggio. • Il dispositivo Bluetooth può provocare rumorosità o malfunzionamenti, a seconda delle condizioni di utilizzo, se: - Una parte del corpo è a contatto con il sistema di ricezione/di trasmissione del dispositivo Bluetooth o dell'Air Track. - È soggetto a variazioni elettriche dovute a interferenze derivanti da riflessioni dei segnali su pareti, spigoli o tramezzature d'ufficio. - È esposto a interferenze elettriche derivanti da dispositivi della stessa banda di frequenza, incluse apparecchiature mediche, forni a microonde e LAN wireless. • Collegare l'Air Track al dispositivo Bluetooth mantenendo una distanza ravvicinata. • Maggiore è la distanza tra l'Air Track e il dispositivo Bluetooth, peggiore è la qualità. Se la distanza supera il raggio d'azione del Bluetooth, la connessione si interrompe. • In aree a bassa sensibilità di ricezione, la connessione Bluetooth potrebbe non funzionare correttamente. • Il collegamento Bluetooth funziona solo nelle vicinanze del dispositivo. La connessione viene automaticamente interrotta se la distanza è superiore a questo limite. La qualità del suono si riduce in presenza di ostacoli quali pareti o porte, anche entro il limite indicato. • Questo dispositivo wireless può provocare interferenze elettriche durante il funzionamento. funzioni POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB L HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 funzioni Per collegare l'Air Track a un dispositivo Bluetooth Verificare che il dispositivo Bluetooth supporti la funzione di auricolare stereo compatibile con Bluetooth. Collegare Dispositivo Bluetooth 1. Premere il tasto USB/Bluetooth del telecomando dell'Air Track per visualizzare il messaggio BT. • Viene visualizzato il messaggio WAIT per 4 secondi e poi il messaggio BT READY sul display anteriore dell'Air Track. 2.Selezionare il menu Bluetooth sul dispositivo Bluetooth da collegare. (Vedere il manuale utente del dispositivo Bluetooth) 3.Selezionare il menu dell'auricolare stereo sul dispositivo Bluetooth. • Viene visualizzato un elenco dei dispositivi scanditi. 4. Selezionare "[Samsung] AirTrack" dall'elenco. • Quando l'Air Track è collegato al dispositivo Bluetooth, sul display frontale viene visualizzata la scritta BT CONNECTED ➡ BT. • Se il dispositivo Bluetooth non riesce a stabilire il collegamento con l'Air Track, eliminare il precedente "[Samsung] AirTrack" trovato dal dispositivo Bluetooth e cercare nuovamente l'Air Track. 5. Riprodurre la musica sul dispositivo collegato. • È possibile ascoltare la musica riprodotta sul dispositivo Bluetooth collegato attraverso il sistema Crystal Surround Air Track. • In modo BT le funzioni Play(Riproduci)/Repeat(Ripeti)/Stop/Next(Succ)/Prev(Prec) non sono disponibili. ƒ Per collegare il dispositivo Bluetooth all'Air Track può essere richiesto di inserire un codice PIN (password). Se viene visualizzata la finestra di inserimento del codice PIN, inserire <0000>. ƒ L'Air Track supporta i dati SBC (44.1kHz, 48kHz). ƒ La funzione AVRCP non è supportata. ƒ Effettuare il collegamento esclusivamente a un dispositivo Bluetooth che supporti la funzione A2DP (AV). ƒ Non è possibile effettuare il collegamento a un dispositivo Bluetooth che supporti soltanto la funzione HF (Hands Free). ƒ È possibile collegare un solo dispositivo Bluetooth per volta. ƒ Dopo aver disattivato l'Air Track e interrotto il collegamento, il collegamento non viene ripristinato automaticamente. Per ristabilire la connessione si deve collegare nuovamente il dispositivo. ƒ L'Air Track potrebbe non eseguire correttamente la ricerca o la connessione nei seguenti casi: - In presenza di un forte campo elettrico attorno all'Air Track. - Se vi sono più dispositivi Bluetooth collegati contemporaneamente all'Air Track. - Se il dispositivo Bluetooth è spento, non è presente o è difettoso. - Tenere presente che tutti i dispositivi come forni a microonde, adattatori LAN wireless, luci a fluorescenza e fornelli a gas utilizzano la stessa gamma di frequenza del dispositivo Bluetooth, con possibili interferenze elettriche. 15 ITA ● FUNZIONI Per scollegare il dispositivo Bluetooth dall'Air Track È possibile scollegare il dispositivo Bluetooth dall'Air Track. Per le istruzioni, vedere il manuale utente del dispositivo Bluetooth. • L'Air Track viene scollegato. • Quando l'Air Track è scollegato dal dispositivo Bluetooth, l'Air Track visualizza BT DISCONNECTED sul display frontale. Per scollegare l'Air Track dal dispositivo Bluetooth Premere il tasto ( ) sul pannello anteriore dell'Air Track per passare BT a un altro modo o per disattivare l'Air Track. • Il dispositivo Bluetooth collegato deve attendere un certo tempo for ottenere una risposta dall'Air Track prima di terminare la connessione. (Il tempo necessario a scollegarsi può differire a seconda del dispositivo Bluetooth) • Il dispositivo attualmente collegato viene scollegato. ƒ In modo di connessione Bluetooth, la connessione cade se la distanza tra l’Air Track e il dispositivo Bluetooth supera 5 metri. ƒ Se il dispositivo Bluetooth torna nel campo di ricezione effettivo e poi si ricollega dopo essersi disconnesso, è possibile riavviarlo per ripristinare il collegamento con il dispositivo Bluetooth. ƒ L'Air Track si spegne automaticamente dopo 20 minuti in modo Ready. SOUNDSHARE (SOLO PER IL MODELLO HW-F355) Questa sezione spiega come collegare il Crystal Surround Air Track a una TV SAMSUNG compatibile Bluetooth. Per collegare il Crystal Surround Air Track a una TV Samsung compatibile Bluetooth Collegare Toccare il tasto ( ) per selezionare il modo TV, quindi collegare la TV al Crystal Surround Air Track. • L'unità riproduce l'audio dalla TV quando è collegata alla TV. • Se si cambia il modo SoundShare della TV o lo si disattiva, si sentirà nuovamente l’audio dalla TV. Per riprodurre l'audio della TV sull'Air Track attraverso la connessione Bluetooth, è necessario collegare innanzitutto il sistema ad una TV compatibile Bluetooth. Una volta stabilita la connessione, le relative informazioni vengono registrate e conservate e in seguito non vengono più visualizzati messaggi sulla connessione Bluetooth. Avvicinare l'Air Track alla TV prima di effettuare la connessione. 16 funzioni 1. Accendere la TV Samsung e l'Air Track. • Impostare Aggiungi nuovo dispositivo del menu Impostazioni SoundShare della TV su On. 2. Quando si passa dall'Air Track alla TV viene visualizzato un messaggio che chiede se si desidera procedere alla connessione Bluetooth. Sullo schermo della TV viene visualizzato il messaggio "[Samsung] AirTrack". 3. Selezionando sulla schermata della TV, la connessione con Air Track viene completata. • Se, dopo aver stabilito la connessione, si cambia il modo TV, viene instaurato automaticamente il collegamento con la TV. • Sull'Air Track, passando dal modo TV ad un altro modo, la connessione SoundShare viene annullata. • Per annullare la connessione esistente nel SAT e collegare il SAT a un'altra TV, - Premere per 5 secondi il tasto PLAY/PAUSE (RIPRODUCI/PAUSA) del SAT nel modo di ingresso TV per annullare la connessione esistente. A questo punto è possibile stabilire una connessione a una TV diversa. • È possibile regolare il volume e silenziare utilizzando il telecomando TV o SAT in modo SoundShare. ƒ Raggio di azione del SoundShare della TV - campo di connessione raccomandato: entro 50cm - raggio d'azione raccomandato: entro 5m ƒ Se la distanza tra il SAT e la TV Samsung è superiore a 5m, la connessione o l'audio possono subire interruzioni. In questo caso, collegarsi nuovamente al dispositivo Bluetooth entro il raggio d'azione. ƒ Prima di utilizzare questa funzione assicurarsi che il modo SoundShare della TV Samsung sia attivato. ƒ I tasti PLAY (RIPRODUCI), NEXT (SUCC), PREV (PREC), STOP non funzionano in modo SoundShare. ƒ Funzione Standby Bluetooth attiva - L’Air Track viene attivato automaticamente quando si accende la TV se la TV e l’Air Track sono stati collegati con la funzione SoundShare. - Questa funzione può essere attivata/disattivata premendo il tasto ( ) del pannello frontale per almeno 5 secondi quando l’Air Track viene spento. Disattivando questa funzione il prodotto si spegne automaticamente, ma non si riaccende automaticamente. - Questa funzione è supportata dalle TV prodotte dal 2013. ƒ La funzione SoundShare è supportata dai modelli selezionati prodotti dal 2012. Controllare se la TV supporta la funzione. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida utente della TV. USB 1.Collegare il dispositivo USB alla porta USB a lato dell'unità. 2.Premere il tasto ( ) sul pannello anteriore dell’Air Track ripetutamente finché non compare USB. 3.USB appare sulla schermata di visualizzazione e poi scompare. • La connessione Crystal Surround Air Track è completa. • Si spegne automaticamente (Spegnimento automatico disattivato) se per più di 20 minuti non viene collegato nessun dispositivo USB. Prima di collegare un dispositivo USB Tenere presente quanto segue: • Se la cartella del nome file di un dispositivo USB supera 10 caratteri, non viene visualizzata sul OLED. • Questo prodotto può non essere compatibile con alcuni tipi di supporto di memorizzazione USB. • Sono supportati il file system FAT16 e FAT32. - Il file system NTFS non è supportato. 17 ITA ● FUNZIONI • Collegare un dispositivo USB direttamente alla porta USB del prodotto. In caso contrario può verificarsi un problema di compatibilità USB. • Non collegare più dispositivi di memorizzazione al prodotto attraverso un lettore multischede. Potrebbe non funzionare correttamente. • I protocolli PTP per videocamere digitali non sono supportati. • Non rimuovere il dispositivo USB mentre viene letto. • I file musicali protetti da DRM (MP3, WMA) provenienti da un sito Web commerciale non vengono riprodotti. • Gli HDD esterni non sono supportati. • I telefoni cellulari non sono supportati. • Elenco della compatibilità Formato Codec *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Supporta frequenze di campionamento oltre i 16 kHz UTILIZZO DEL TELECOMANDO Riproduzione/pausa/stop Durante la riproduzione, premere il tasto ►,. • Premere di nuovo il tasto ► per arrestare temporaneamente la riproduzione del file. Premere il tasto ► per riprodurre il file selezionato. • Per interrompere la riproduzione, premere il tasto Stop () durante la riproduzione. Riproduzione a salti avanti/indietro Durante la riproduzione, premere il tasto #,$. • Sono presenti più file, premendo il tasto $ viene selezionato il file successivo. • Se sono presenti più file, premendo il tasto # viene selezionato il file precedente. Utilizzo della funzione REPEAT La ripetizione della riproduzione consente di riprodurre ripetutamente un file, di ripetere tutti i file, di ripetere i file in modo casuale o di disattivare la funzione di ripetizione. Premere il tasto REPEAT. • REPEAT OFF : Annulla la riproduzione ripetuta. • REPEAT FILE : Ripete la riproduzione di una traccia. • REPEAT ALL : Ripete la riproduzione di tutte le tracce. • REPEAT RANDOM : Riproduce le tracce in ordine casuale. (Una traccia già riprodotta può essere riprodotta nuovamente). ƒ È possibile impostare la funzione REPEAT durante la riproduzione della musica dall'unità USB. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 funzioni Disattivazione dell'audio Questa funzione è utile se si deve rispondere al campanello o a una telefonata. 1. Per disattivare l'audio dell'unità, premere il tasto MUTE del telecomando. 2. Per disattivare l'audio del televisore, premere il tasto TV MUTE ( ) del telecomando. 3. Premere nuovamente il tasto MUTE / TV MUTE ( ) del telecomando (oppure premere il tasto VOLUME +/–) per riattivare l'audio. Utilizzo della funzione 3D SOUND PLUS La funzione 3D Sound Plus aggiunge profondità e il senso dello spazio al suono. Premere 3D SOUND PLUS sul telecomando. • Ogni volta che si preme questo tasto, la selezione cambia nella sequenza indicata di seguito : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Quando si attiva la funzione 3D Sound Plus, la funzione Sound Effect (Effetti Audio) commuta automaticamente su OFF. Utilizzo della funzione SMART VOLUME Questa funzione regola e stabilizza il livello del volume in modo che non possa cambiare improvvisamente in caso di cambio di canale o di passaggio di scena. Premere SMART VOLUME sul telecomando. • Ogni volta che si preme questo tasto, la selezione cambia nella sequenza indicata di seguito : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Utilizzo della funzione SOUND EFFECT È possibile scegliere tra 7 diversi modi audio - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, e OFF (Suono Originale) - a seconda del tipo di contenuti che si intende ascoltare. Premere SOUND EFFECT sul telecomando. • Selezionare il modo OFF per ascoltare il suono originale. ƒ Raccomandiamo di selezionare un effetto audio a seconda del materiale sorgente e del proprio gusto personale. ƒ Quando si seleziona un effetto audio (eccetto OFF), la funzione 3D Sound Plus si disattiva automaticamente. Utilizzo della funzione S/W LEVEL È possibile regolare il volume di base con il tasto S/W Level sul telecomando. 1.Premere il tasto S/W LEVEL sul telecomando. 2.Sul display appare “SW 0” 3. Premere il pulsante o sul tasto LEVEL (LIVELLO) per aumentare o ridurre il volume del subwoofer. È possibile impostarlo tra SW -6 e SW +6. HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 19 ITA ● FUNZIONI Utilizzo della funzione AUTO POWER LINK Il Crystal Surround Air Track si attiva automaticamente quando si accende il televisore o un dispositivo collegato all'Air Track mediante cavo ottico. Premere il tasto AUTO POWER sul telecomando dell'unità. • La funzione di collegamento in spegnimento automatico si attiva e si disattiva ogni volta che si preme AUTO POWER. AUTO POWER LINK Display ATTIVATA POWER LINK ON DISATTIVATA POWER LINK OFF ƒ Se un televisore o qualsiasi dispositivo collegato con Air Track con cavo ottico è spento e non vi è un ingresso digitale, Air Track si spegne dopo 20 minuti. Utilizzo della funzione DIMMER Premere Dimmer per regolare la luminosità del display. Premere DIMMER sul telecomando di questa unità. • Ogni volta che si preme questo tasto, la selezione cambia nella sequenza indicata di seguito : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Utilizzo della funzione AUDIO SYNC Il video può sembrare in ritardo rispetto all'audio se Air Track è collegato a un televisore digitale. Se si verifica questo inconveniente, regolare il ritardo dell'audio per sincronizzarlo con il video. Premere AUDIO SYNC +/–. sul telecomando di questa unità. • È possibile impostare un ritardo dell'audio compreso tra 0 ms e 300 ms premendo i tasti +, -. ƒ Nei modi USB, TV o BT, la funzione Audio Sync (Sincronia audio) può non funzionare. Utilizzo della funzione DRC Questa funzione effettua il bilanciamento tra i suoni più alti e quelli più bassi. Questa funzione permette di apprezzare l'audio Dolby Digital quando si guardano film a basso volume di notte. Premere DRC sul telecomando di questa unità. • Ogni volta che si preme questo tasto, la selezione cambia nella sequenza indicata di seguito : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER 20 funzioni Utilizzo della funzione TV (Solo con TV Samsung) • Premere TV SOURCE sul telecomando per cambiare la sorgente di ingresso della TV. • Premere il tasto TV INFO sul telecomando per visualizzare le informazioni sul canale TV. • Pmere il tasto TV CH sul telecomando per selezionare il canale televisivo. • Premere il tasto TV VOL sul telecomando per aumentare o ridurre il volume. • Usare il tasto TV PRE-CH per passare al canale TV precedente nel modo TV. • Per uscire dal menu della TV, utilizzare il tasto TV EXIT. (funziona in modo analogo al tasto EXIT del telecomando della TV). ƒ Premendo il tasto SoundShare, l'audio della TV viene trasmesso attraverso il sistema Air Track mediante una connessione Bluetooth. L'Air Track controlla anche il volume audio, la qualità del suono, ecc. ƒ Il telecomando può comandare soltanto televisori SAMSUNG. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 AGGIORNAMENTO SOFTWARE È possibile che Samsung offra in futuro aggiornamenti per la versione del firmware di Crystal Surround Air Track. Se viene offerto un aggiornamento, è possibile aggiornare il firmware collegando un'unità USB su cui è memorizzato l'aggiornamento del firmware alla porta USB dell'Air Track. Se sono presenti diversi file di aggiornamento, questi devono essere caricati singolarmente sull'unità USB e utilizzati uno alla volta per aggiornare il firmware. Visitare il sito Samsung.com oppure contattare il call center Samsung per ulteriori informazioni sullo scaricamento dei file di aggiornamento. ƒ Inserire un'unità USB con l'aggiornamento firmware nella porta USB dell'unità principale. ƒ Attenzione a non scollegare l'alimentazione o rimuovere l'unità USB durante l'applicazione degli aggiornamenti. L'unità principale si spegne automaticamente al termine dell'aggiornamento del firmware. Al termine dell'aggiornamento del software, vengono ripristinate le impostazioni predefinite. Si consiglia di prendere nota delle impostazioni effettuate in modo da poterle reimpostare facilmente dopo l'aggiornamento. ƒ Una volta terminato l'aggiornamento del software del prodotto, spegnerlo e tenere premuto il tasto () per un istante per resettare il prodotto. ƒ Se non si riesce ad effettuare l'aggiornamento del firmware, si raccomanda di formattare il dispositivo USB in FAT16 e riprovare. ƒ Ai fini dell'aggiornamento non formattare i dati USB in NTFS perché non è un file system supportato. ƒ A seconda del costruttore, alcuni dispositivi memorizzazione USB potrebbero non essere supportati. 21 ITA ● RISOLUZIONE DEI PROBLEMI Prima di rivolgersi all'assistenza, eseguire i controlli indicati di seguito. Sintomo Controllo Rimedio L'unità non si accende. • Il cavo di alimentazione è collegato alla presa? • Collegare la spina alla presa. Una funzione non si attiva quando viene premuto il tasto. • Nell'aria è presente elettricità statica? • Scollegare e ricollegare la spina. L’audio non viene riprodotto. • L'unità è collegata correttamente al televisore? • La funzione di disattivazione dell'audio è attivata? • Il volume è regolato sul minimo? • Collegarli correttamente. • Premere il tasto di disattivazione dell'audio per ripristinarlo. • Regolare il volume. Quando viene selezionata la funzione, l'immagine non viene visualizzata sul televisore. • Il televisore è collegato correttamente? • Collegarlo correttamente. Il telecomando non funziona. • Le batterie sono scariche? • La distanza tra il telecomando e l'unità principale è troppo elevata? • Sostituire le batterie. • Avvicinarsi all'unità. L'audio dei canali sinistro/ destro è invertito. • I cavi di uscita audio sinistro/ destro del televisore sono collegati correttamente? • Controllare il canale sinistro/ destro e collegarlo/i correttamente. Il SoundShare (connessione TV) non è riuscito. • La TV supporta SoundShare? • Il firmware della TV è aggiornato? • Si è verificato un errore durante la connessione? • Ripristinare il MODO TV ed effettuare di nuovo il collegamento. • La funzione SoundShare è supportata dai modelli TV Samsung commercializzati dopo il 2012. Controllare se la TV supporta la funzione. • Aggiornare la TV all'ultimo firmware. • Contattare il call center. • Premere il tasto per 5 secondi per resettare il prodotto. risoluzione dei problemi 22 SPECIFICHE Nome del modello HW-F350 / HW-F355 GENERALE USB 5V/0,5A Peso Unità principale 1,75 kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3,0 kg Dimensioni (L x A x P) Unità principale 943 x 49 x 59,9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Temperatura di esercizio Da +5°C a +35°C Umidità di esercizio 10 % e 75 % AMPLIFICATORE Potenza di uscita nominale Unità principale 30W/CH, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz Rapporto S/N (ingresso analogico) 60dB Separazione (1kHz) 50dB * I valori rapporto S/N, distorsione, separazione e sensibilità utile si basano sulla misurazione secondo gli standard AES (Audio Engineering Society). *: Specifica nominale - Samsung Electronics Co., Ltd si riserva il diritto di modificare le specifiche senza preavviso. - Peso e dimensioni sono approssimativi. - Per l'alimentazione e il consumo di energia, vedere l'etichetta applicata al prodotto. Samsung Electronics dichiara che questo Crystal Surround Air Track è conforme ai requisiti essenziali e ad altre disposizioni rilevanti della direttiva 1999/5/EC. La dichiarazione di conformità ufficiale è reperibile al sito http://www.samsung.com, andare su Support (Supporto) > Search Product Support (Cerca supporto prodotto) e inserire il nome del modello. Questo apparecchio può essere utilizzato in tutti i Paesi dell'UE. appendice AH68-02614J-05 Contatta SAMSUNG WORLD WIDE Se avete commenti o domande sui prodotti Samsung, contattate il Servizio Clienti Samsung. [Corretto smaltimento delle batterie del prodotto] (Applicabile nei Paesi con sistemi di raccolta differenziata) Il simbolo riportato sulla batteria o sulla sua documentazione o confezione indica che le batterie di questo prodotto non devono essere smaltite con altri rifiuti al termine del ciclo di vita. Dove raffigurati, i simboli chimici Hg, Cd o Pb indicano che la batteria contiene mercurio, cadmio o piombo in quantità superiori ai livelli di riferimento della direttiva UE 2006/66. Se le batterie non vengono smaltite correttamente, queste sostanze possono causare danni alla salute umana o all'ambiente. Per proteggere le risorse naturali e favorire il riutilizzo dei materiali, separare le batterie dagli altri tipi di rifiuti e utilizzare il sistema di conferimento gratuito previsto nella propria area di residenza. Corretto smaltimento del prodotto (rifiuti elettrici ed elettronici) (Applicabile nei Paesi con sistemi di raccolta differenziata) Il simbolo riportato sul prodotto, sugli accessori o sulla documentazione indica che il prodotto e i relativi accessori elettronici (quali caricabatterie, cuffia e cavo USB) non devono essere smaltiti con altri rifiuti al termine del ciclo di vita. Per evitare eventuali danni all'ambiente o alla salute causati dallo smaltimento dei rifiuti non corretto, si invita l'utente a separare il prodotto e i suddetti accessori da altri tipi di rifiuti, conferendoli ai soggetti autorizzati secondo le normative locali. Gli utenti domestici sono invitati a contattare il rivenditore presso il quale è stato acquistato il prodotto o l’autorità competente per tutte le informazioni relative alla raccolta differenziata di questo tipo di materiali. Gli utenti professionali (imprese e professionisti) sono invitati a contattare il proprio fornitore e verificare i termini e le condizioni del contratto di acquisto. Questo prodotto e i relativi accessori elettronici non devono essere smaltiti unitamente ad altri rifiuti commerciali. Area Centro di contatto Sito Web AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Area Centro di contatto Sito Web MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (Sistema de altavoces activo) manual del usuario imagine las posibilidades Gracias por adquirir este producto Samsung. Para recibir un servicio más completo, registre su producto en www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 características SoundShare SoundShare genera el sonido del TV en su SAT a través de la conexión de Bluetooth y controla el sonido. 3D Sound Plus La función 3D SOUND PLUS añade profundidad y sensación de espacio a su experiencia auditiva. Modo de sonido especial Puede seleccionar entre 7 modos de sonido de campo diferentes: MUSIC (MÚSICA), NEWS (NOTICIAS), DRAMA, SPORTS (DEPORTES), GAME (JUEGO), OFF (DES.) (sonido original), dependiendo del tipo de contenido que desee escuchar. Mando a distancia multifuncional El mando a distancia que se facilita se puede utilizar para controlar el TV conectado a esta unidad. (Sólo funciona con TV Samsung) El mando a distancia tiene una tecla directa de TV que permite realizar diversas operaciones con una sola pulsación del botón. Sistema de altavoces activo Esta unidad incorpora el Sistema de altavoces activo que proporciona una gran calidad de sonido en una sola unidad compacta. Esta unidad no requiere ningún altavoz satélite ni cableado, el cual normalmente viene asociado a los sistemas de sonido envolvente convencionales. Soporte de USB Host Puede conectar y reproducir archivos desde dispositivos de almacenamiento externo USB como reproductores MP3, memoria flash USB, etc. utilizando la función USB HOST del Air Track. Función Bluetooth Se puede utilizar para conectar el dispositivo Bluetooth al SAT para poder disfrutar de la música con un sonido estéreo de gran calidad, sin necesidad de cables. LICENCIA Fabricado con licencia de Dolby Laboratories. Dolby y el símbolo de la doble D marcas comerciales de Dolby Laboratories. Fabricado bajo licencia bajo números de patente de EE.UU.: 5.956.674, 5.974.380, 6.487.535 u otras patentes de EE.UU. y de todo el mundo presentadas y pendientes. DTS, el símbolo, y DTS y el símbolo juntos son marcas comerciales registradas y DTS 2.0 Channel es una marca comercial de DTS, Inc. El producto incluye el software. © DTS, Inc. Todos los derechos reservados. - Para enviar consultas y solicitudes sobre fuentes abiertas, póngase en contacto con Samsung a través del correo electrónico (oss.request@samsung.com). 3 SPA Información de seguridad ADVERTENCIAS PARA REDUCIR EL RIESGO DE ELECTROCUCIÓN, NO ABRA ESTA UNIDAD. NO CONTIENE ELEMENTOS QUE DEBA REEMPLAZAR EL USUARIO. EN CASO DE AVERÍA, SOLICITE LA AYUDA DE PERSONAL ESPECIALIZADO. PRECAUCIÓN RIESGO DE ELECTROCUCION. NO ABRIR. Este símbolo indica que existe un voltaje peligroso dentro de esta unidad que puede producir una descarga eléctrica. Este símbolo indica que existen instrucciones importantes de funcionamiento y mantenimiento en la documentación que se suministra con esta unidad. ADVERTENCIA : Para reducir el riesgo de incendio o de descarga eléctrica, no exponga este aparato a la lluvia ni a la humedad. PRECAUCIÓN : PARA EVITAR DESCARGAS ELÉCTRICAS, INTRODUZCA TOTALMENTE EL ENCHUFE. • Este aparato deberá conectarse siempre a una toma de alimentación principal con una conexión a tierra de protección. • Para desconectar el aparato de la fuente de alimentación, el enchufe deberá ser desconectado de la toma principal, lo que significa que deberá disponer de fácil acceso al enchufe principal. PRECAUCIÓN • No debe exponer este aparato a gotas ni salpicaduras de agua. No coloque en el aparato objetos con líquido, como jarrones. • Para apagar completamente este aparato, debe desconectar su enchufe de la toma de corriente. Por tanto, el enchufe debe estar accesible en todo momento. 4 PRECAUCIONES Asegúrese de que la toma de CA de su casa cumpla con los requisitos indicados en la pegatina de identificación de la parte posterior del producto. Instale el producto horizontalmente, sobre una base adecuada (mueble), con espacio suficiente a su alrededor para ventilación (7~10 cm). Asegúrese de que los orificios de ventilación no queden tapados. No coloque la unidad sobre amplificadores o cualquier otro equipo que pueda generar calor. Esta unidad se ha diseñado para utilizarse de forma continua. Para apagar completamente la unidad, desconecte el enchufe de CA de la toma de corriente. Desenchufe la unidad si no va utilizarla durante un tiempo prolongado. Durante tormentas, desconecte el enchufe principal de CA de la toma de corriente. Los picos de tensión debidos a rayos podrían dañar la unidad. Proteja el reproductor contra la humedad (por ejemplo, jarrones) y calor excesivo (p. ej.: chimeneas) o equipos que creen campos magnéticos o eléctricos potentes. Desconecte el cable de alimentación de la fuente de CA si la unidad no funciona correctamente. El producto no ha sido creado para uso industrial. Este producto es sólo para uso personal. Es posible que se produzca condensación en el producto o en el disco en situaciones de temperaturas bajas. Si tiene que transportar el producto durante el invierno, espere 2 horas aproximadamente antes de usarlo hasta que la unidad haya alcanzado la temperatura de la sala. No exponga la unidad a la luz directa del sol ni a otras fuentes de calor. Podrían sobrecalentarla y provocar una avería en la unidad. Las pilas utilizadas en este producto contienen productos químicos que son peligrosos para el medio ambiente. No tire las pilas con el resto de la basura doméstica. No tire las pilas al fuego. No cortocircuite, desmonte ni sobrecaliente las pilas. Si la pila no se reemplaza correctamente se corre el riesgo de una explosión. Reemplace la pila solo por una igual o de especificaciones equivalentes. Phones 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ Las fi guras e ilustraciones de este Manual del usuario se facilitan solo para referencia y pueden diferir del aspecto real del producto. Ɣ Podría aplicársele una tarifa de administración si: (a) se requiere la asistencia de un ingeniero y el producto no tiene ningún defecto (es decir, no se ha leído el manual del usuario). (b) se lleva la unidad a un centro de reparación y el producto no tiene ningún defecto (es decir, no se ha leído el manual del usuario). Ɣ El importe de dicha tarifa le será notifi cada antes de realizar el trabajo o de acudir a su domicilio. 5 SPA Índice CARACTERÍSTICAS 2 2 Características 2 Licencia INFORMACIÓN DE SEGURIDAD 3 3 Advertencias 4 Precauciones INTRODUCCIÓN 6 6 Antes de leer el manual del usuario 6 Componentes DESCRIPCIÓN 7 7 Panel frontal 8 Panel posterior 8 Instalación del núcleo de ferrita en el cable del altavoz del subwoofer MANDO A DISTANCIA 9 9 Descripción del mando a distancia CONEXIONES 11 11 Instalación del soporte para montaje en pared 12 Conexión de un dispositivo externo utilizando un cable de audio (analógico) o un cable óptico (digital) SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 21 21 Solución de problemas APÉNDICE 22 22 Especificaciones FUNCIONES 13 13 Modo de entrada 13 Bluetooth (Solo el modelo HW-F355) 15 SoundShare (Solo el modelo HW-F355) 16 USB 17 Utilización de mando a distancia 20 Actualización de software 6 ANTES DE LEER EL MANUAL DEL USUARIO Tenga en cuenta lo siguiente antes de leer el manual del usuario. Iconos que se utilizarán en el manual Icono Término Definición Precaución Indica una situación en la que la función no está operativa o pueden cancelarse los ajustes. Nota Esto implica sugerencias o instrucciones en la página que ayudan a utilizar cada función. Instrucciones de seguridad y solución de problemas 1) Asegúrese de conocer las instrucciones de seguridad antes de utilizar este producto. (Consulte la página 3) 2) Si se produce un problema, compruebe Solución de problemas. (Consulte las páginas 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Todos los derechos reservados. Ninguna parte o la totalidad de este manual del usuario pueden reproducirse o copiarse sin la autorización previa por escrito de Samsung Electronics Co., Ltd. introducción ƒ El aspecto de los accesorios puede diferir ligeramente de las ilustraciones anteriores. ƒ Indica una situación en la que la función no está operativa o pueden cancelarse los ajustes. COMPONENTES Compruebe los accesorios suministrados que se incluyen a continuación. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Tornillo: 2EA) (Soporte-tornillo: 2EA) Mando a distancia / Pilas (tamaño AAA) Manual del usuario Soporte de montaje en pared Tornillo Cable USB Cable de alimentación Adaptador Cable Aux Núcleo de ferrita toroidal 7 SPA ● DESCRIPCIÓN descripción PANEL FRONTAL BOTÓN POWER Enciende y apaga la unidad Crystal Surround Air Track. BOTÓN DE FUNCIONES Selecciona la entrada D.IN, AUX, BT, TV, USB. - Con la unidad encendida, si pulsa el botón ( ) durante más de 3 segundos el botón se define para que actúe como el botón de SILENCIO.Para cancelar la configuración del botón SILENCIO, pulse de nuevo el botón ( ) durante más de 3 segundos. VOLUMEN +/- Controla el nivel del volumen. PANTALLA Muestra el modo actual. ƒ Cuando encienda la unidad, pasarán entre 4 y 5 segundos antes de poder reproducir sonido. 1 2 3 4 8 TERMINAL DEL CONECTOR DEL SUBWOOFER Conecta la clavija del conector del Subwoofer. ENTR. ALIM. ELÉCTRICA Conecte el terminal del adaptador de alimentación de CA a la toma de alimentación y, a continuación, enchufe el adaptador de alimentación de CA a la toma de corriente. PUERTO USB Conecte aquí los dispositivos USB como reproductores MP3 para reproducir archivos en los dispositivos. - Utilice el cable USB suministrado si ha instalado el producto en una pared. ENTR. ÓPTICA Se conecta a la salida digital (óptico) de un dispositivo externo. 5 ENTR. AUX. Se conecta a la salida analógica de un dispositivo externo. ƒ Al desconectar el cable de alimentación del adaptador de alimentación de CA, sujete el enchufe. No tire del cable. ƒ No conecte esta unidad u otros componentes a la toma de CA hasta haber realizado todas las conexiones entre componentes. descripción PANEL POSTERIOR INSTALACIÓN DEL NÚCLEO DE FERRITA EN EL CABLE DEL ALTAVOZ DEL SUBWOOFER Levántelo para quitar el cierre y abrir el núcleo. Coloque el cable del altavoz del Subwoofer en el núcleo abierto. Vuelva a cerrarlo. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 SPA ● MANDO A DISTANCIA mando a distancia DESCRIPCIÓN DEL MANDO A DISTANCIA HW-F350 Instalación de las pilas en el mando a distancia 1. Levante la tapa de la parte trasera del mando a distancia como se muestra. 2. Instale dos pilas de tamaño AAA. Asegúrese de respetar los extremos “+” y "–" de las pilas que se indican en el diagrama del interior del compartimento. 3. Vuelva a colocar la tapa. Basado en el uso normal del TV, las pilas duran aproximadamente un año. Alcance de funcionamiento del mando a distancia El mando a distancia se puede utilizar a una distancia de unos 7 metros (23 pies) en línea recta. También se puede utilizar en un ángulo horizontal de hasta 30° en relación con el sensor del mando a distancia. BOTÓN TV POWER Enciende y apaga el TV Samsung. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE USB Se pulsa para activar el modo USB. TV EXIT Sale del TV (funciona igual que el botón EXIT del mando a distancia del TV). TV INFO, TV PRE-CH Muestra el estado actual del TV. Va al canal de TV anterior. DRC Puede utilizar esta función para disfrutar del sonido Dolby Digital para ver películas con un volumen bajo por la noche (Standard, MAX, MIN). TV SOURCE Se pulsa para seleccionar una fuente de vídeo del TV. MUTE Silencia el sonido de la unidad. Se pulsa de nuevo para recuperar el sonido con el nivel de volumen anterior. AUTO POWER, DIMMER Sincroniza el Air Track a través de la conexión Óptica a través de la toma óptica para que se encienda automáticamente al encender el TV. Puede controlar el brillo de la pantalla. SMART VOLUME Regula y estabiliza el nivel de volumen frente a un cambio drástico de volumen. BOTÓN POWER Enciende y apaga la unidad Crystal Surround Air Track. REPEAT Selecciona Repetir todo, Todo, Aleatorio. AUX Se pulsa para activar el modo AUX. BOTÓN DE CONTROL Reproduce, hace una pausa o detiene la reproducción de un archivo de música, o permite buscar el archivo de música siguiente o anterior. OPTICAL Se pulsa para activar el modo Óptico. SOUND EFFECT Selecciona el efecto de sonido: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Sonido original)) S/W LEVEL, VOLUME Ajusta el nivel del Subwoofer. Ajusta el nivel de volumen de la unidad. VOLUMEN DEL TV Ajusta el nivel de volumen del TV. CANAL DE TV, AUDIO SYNC Cambia entre los canales de TV disponibles. Se utiliza para ayudar a sincronizar el vídeo con el audio al conectarse a un TV digital. TV MUTE Silencia el sonido del TV. Se pulsa de nuevo para recuperar el sonido con el nivel de volumen anterior. 3D SOUND PLUS Con esta opción se genera el sonido del TV en su SAT a través de la conexión de Bluetooth y controla el sonido. 10 mando a distancia DESCRIPCIÓN DEL MANDO A DISTANCIA HW-F355 BOTÓN TV POWER Enciende y apaga el TV Samsung. USB, Bluetooth Se pulsa para activar el modo USB/ Bluetooth. AUDIO SYNC Se utiliza para ayudar a sincronizar el vídeo con el audio al conectarse a un TV digital. TV INFO, TV PRE-CH Muestra el estado actual del TV. Va al canal de TV anterior. DRC Puede utilizar esta función para disfrutar del sonido Dolby Digital para ver películas con un volumen bajo por la noche (Standard, MAX, MIN). TV SOURCE Se pulsa para seleccionar una fuente de vídeo del TV. MUTE Silencia el sonido de la unidad. Se pulsa de nuevo para recuperar el sonido con el nivel de volumen anterior. SoundShare Con esta opción se genera el sonido del TV en su SAT a través de la conexión de Bluetooth y controla el sonido. AUTO POWER Sincroniza el Air Track a través de la conexión Óptica a través de la toma óptica para que se encienda automáticamente al encender el TV. SMART VOLUME Regula y estabiliza el nivel de volumen frente a un cambio drástico de volumen. BOTÓN POWER Enciende y apaga la unidad Crystal Surround Air Track. REPEAT Selecciona Repetir todo, Todo, Aleatorio. AUX Se pulsa para activar el modo AUX. BOTÓN DE CONTROL Reproduce, hace una pausa o detiene la reproducción de un archivo de música, o permite buscar el archivo de música siguiente o anterior. OPTICAL Se pulsa para activar el modo Óptico. SOUND EFFECT Selecciona el efecto de sonido: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Sonido original)) S/W LEVEL, VOLUME Ajusta el nivel del Subwoofer. Ajusta el nivel de volumen de la unidad. VOLUMEN DEL TV Ajusta el nivel de volumen del TV. CANAL DE TV Cambia entre los canales de TV disponibles. TV MUTE Silencia el sonido del TV. Se pulsa de nuevo para recuperar el sonido con el nivel de volumen anterior. 3D SOUND PLUS Con esta opción se genera el sonido del TV en su SAT a través de la conexión de Bluetooth y controla el sonido. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT DIMMER Puede controlar el brillo de la pantalla. ƒ SAT viene de “Surround Air Track”, que es un nombre propiedad de Samsung. ƒ El mando a distancia sólo está operativo en modo TV de Samsung. ƒ Dependiendo del TV que utilice, es posible que no pueda controlar el TV con este mando a distancia. Si no puede, controle el TV con el mando a distancia del TV. 11 SPA ● CONEXIONES INSTALACIÓN DEL SOPORTE PARA MONTAJE EN PARED Puede utilizar el soporte de montaje en pared para montar esta unidad en la pared. ƒ No cuelgue nada de la unidad instalada y evite cualquier impacto en la unidad. ƒ Fije bien la unidad a la pared para que no se caiga. Si la unidad se cae, puede provocar lesiones personales o daños en el producto. ƒ Una vez instalada la unidad en la pared, evite que los niños tiren de los cables de conexión. ƒ Para un rendimiento óptimo en la instalación de montaje, mantenga el sistema de altavoces a menos a una distancia de 5 cm del TV. conexiones Precauciones en la instalación • Se instala sólo en una pared. • Para la instalación, evite altas temperaturas o humedad, y también paredes que no soporten el peso del equipo. • Compruebe la solidez de la pared. Si la pared no es lo suficientemente sólida para soportar la unidad, refuerce la pared o instale la unidad en otra pared que pueda soportar su peso. • Compre y utilice los tornillos de fijación o colgadores apropiados para el tipo de pared (pladur, hierro, madera, etc.). Si es posible, fije los tornillos del soporte con tacos. • Conecte los cables desde la unidad a los dispositivos externos antes de instalarlo en la pared. • Asegúrese de tener apagada y desenchufada la unidad antes de realizar la instalación. De lo contrario, podría provocar una descarga eléctrica. 1. Coloque el soporte de montaje en pared en una superficie de la pared y fíjelo con dos tornillos (no suministrados). Si va a colocar la unidad debajo de un TV, asegúrese de instalar el soporte de montaje en pared con la flecha ( ) colocada en el centro del TV. Asegúrese también de que la unidad esté al menos 5 cm (2 pulg.) por debajo del TV. 2. Alinee los orificios de los tornillos en ambos lados de la UNIDAD PRINCIPAL con los orificios de los tornillos del SOPORTE-TORNILLO, y fíjelo con los tornillos. 3. Inserte el cable USB en la parte trasera de la unidad antes de instalarla en la pared. 4. A continuación, coloque la unidad en las ranuras correspondientes del soporte de montaje en la pared. Para una instalación segura, asegúrese de que los espárragos de montaje se deslicen de forma firme por debajo de la parte inferior de las ranuras. 5. La instalación queda completada. 5 cm (2 pulg.) o más 1 2 12 CONEXIÓN DE UN DISPOSITIVO EXTERNO UTILIZANDO UN CABLE DE AUDIO (ANALÓGICO) O UN CABLE ÓPTICO (DIGITAL) En esta sección se explican dos formas (digital y analógica) de conectar la unidad al TV. Esta unidad está equipada con una toma digital óptica y una toma analógica de audio para conectar un TV. o AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Cable de audio OPTICAL IN OPTICAL OUT Cable óptico (no suministrados) Reproductor de BD/DVD/ Descodificador/ Consola de juegos Rojo Blanco ENTR. AUX. Conecte AUDIO IN (AUDIO) de la unidad principal a AUDIO OUT del TV o del dispositivo de fuente. Be sure to match connector colors. o bien, ENTR. ÓPTICA Conecte la entrada digital de la unidad principal a OPTICAL OUT del TV o dispositivo de fuente. ƒ No conecte el cable de alimentación de este producto del TV a la toma de corriente hasta realizar todas las conexiones entre componentes. ƒ Antes de trasladar o instalar este producto, asegúrese de apagar y desconectar el cable de alimentación. conexiones 13 SPA ● FUNCIONES MODO DE ENTRADA Puede seleccionar la entrada D.IN, AUX, BT, TV o USB. Pulse el botón apropiado del mando a distancia para seleccionar el modo que desee, o pulse ( ) para seleccionar uno entre: Modo D.IN, AUX, BT, TV o USB. Modo de entrada Pantalla Entrada digital óptica D.IN Entrada AUX AUX Modo BLUETOOTH BT (Solo el modelo HW-F355) Modo TV TV (Solo el modelo HW-F355) Modo USB USB La unidad se apaga automáticamente en los siguientes casos: • MODO BT/TV/USB/D.IN - Si no hay señal de audio durante 20 minutos. • Modo AUX - Si no se ingresa la CLAVE durante 8 horas cuando está conectado el cable. - Si el cable AUX no se conecta antes de 20 minutos. ƒ Utilice el cable suministrado si la memoria Flash USB no está conectada directamente en la unidad. BLUETOOTH (SOLO EL MODELO HW-F355) Puede utilizar el dispositivo Bluetooth para poder disfrutar de la música con un sonido estéreo de gran calidad, sin necesidad de cables. ¿Qué es Bluetooth? Bluetooth es una tecnología que permite que los dispositivos externos compatibles con Bluetooth puedan fácilmente interconectarse entre sí utilizando una conexión inalámbrica corta. • Un dispositivo Bluetooth puede causar ruidos o un funcionamiento defectuoso, dependiendo del uso, cuando: - Una parte del cuerpo está en contacto con el sistema de recepción/transmisión del dispositivo Bluetooth o del Air Track. - Exista variación eléctrica por obstrucciones causadas por una pared, un rincón o paneles de división de la oficina. - Esté expuesto a interferencias eléctricas de dispositivos con la misma banda de frecuencia incluido equipo médico, hornos microondas y LAN inalámbrica. • Empareje el Air Track con el dispositivo Bluetooth a una distancia corta. • Cuando mayor sea la distancia entre el Air Track y el dispositivo Bluetooth, peor será la calidad. Si la distancia sobrepasa el alcance de funcionamiento de Bluetooth, se pierde la conexión. • En áreas con sensibilidad/recepción pobre es posible que la conexión Bluetooth no funcione correctamente. • La conexión Bluetooth sólo funciona cuando está cerca del equipo. La conexión se corta automáticamente si la distancia es superior a la indicada. Incluso dentro de esta distancia, es posible que la calidad del sonido se degrade debido a obstáculos como muros o puertas. • El dispositivo inalámbrico puede causar interferencias eléctricas durante su funcionamiento. funciones POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 funciones Para conectar el Air Track a un dispositivo Bluetooth Compruebe si el dispositivo Bluetooth admite la función de cascos con auriculares estéreo compatibles con Bluetooth. Conectar Dispositivo Bluetooth 1. Pulse el botón USB/Bluetooth del mando a distancia de Air Track para ver el mensaje de BT. • La pantalla del Air Track mostrará WAIT durante 4 segundos y luego BT READY. 2.Seleccione el menú de Bluetooth o el dispositivo Bluetooth que desea conectar. (Consulte el manual del usuario del dispositivo Bluetooth.) 3.Seleccione el menú de los cascos estéreo en un dispositivo Bluetooth. • Podrá ver la lista de dispositivos rastreados. 4. Seleccione "[Samsung] AirTrack" en la lista. • Cuando se conecte el Air Track al dispositivo Bluetooth, aparecerá BT CONNECTED ➡ BT en la pantalla frontal. • Si el dispositivo Bluetooth no se empareja con al Air Track, borre el "[Samsung] AirTrack" anteriormente encontrado por el dispositivo Bluetooth y realice una búsqueda del Air Track de nuevo. 5. Reproduzca música en el dispositivo conectado. • Puede escuchar la música que se esté reproduciendo en el dispositivo Bluetooth conectado desde el sistema Crystal Surround Air Track. • El modo BT, las funciones Reproducir/Repetir/Parar/Siguiente/Anterior no están disponibles. ƒ Es posible que se le pida que introduzca un código PIN (contraseña) al conectar el dispositivo Bluetooth al Air Track. Si aparece la ventana de introducción del código PIN, introduzca <0000>. ƒ El Air Track admite datos SBC (44,1 kHz, 48 kHz). ƒ La función AVRCP no se admite. ƒ Conecte sólo a un dispositivo Bluetooth que admita la función A2DP (AV). ƒ No puede conectar a un dispositivo Bluetooth que admita sólo la función HF (manos libres). ƒ Sólo es posible emparejar un dispositivo Bluetooth al mismo tiempo. ƒ Una vez que se haya desactivado el Air Track y se haya desconectado el emparejamiento, éste no se recuperará automáticamente. Para volver a conectar, debe emparejar de nuevo el dispositivo. ƒ La búsqueda o la conexión no se pueden realizar correctamente con el Air Track en los siguientes casos: - Si hay un campo eléctrico potente alrededor del Air Track. - Si varios dispositivos Bluetooth están simultáneamente emparejados con Air Track. - Si el dispositivo Bluetooth está desactivado, no está en su sitio o sufre una avería. - Tenga en cuenta que dispositivos como hornos microondas, adaptadores de LAN inalámbrica, luces fluorescentes y hornos de gas utilizan el mismo rango de frecuencias que el dispositivo Bluetooth, que puede causar interferencias eléctricas. 15 SPA ● FUNCIONES Para desconectar el dispositivo Bluetooth del Air Track Puede desconectar el dispositivo Bluetooth del Air Track. Para obtener instrucciones, consulte el manual del usuario del dispositivo Bluetooth. • Air Track se desconectará. • Cuando se desconecte Air Track del dispositivo Bluetooth, Air Track mostrará BT DISCONNECTED en la pantalla frontal. Para desconectar Air Track del dispositivo Bluetooth Pulse el botón ( ) del panel lateral del Air Track para cambiar de BT a otro modo o para apagar el Air Track. • El dispositivo Bluetooth conectado esperará una respuesta del Air Track durante cierto tiempo antes de terminar la conexión. (El tiempo de desconexión puede diferir dependiendo del dispositivo Bluetooth.) • Se desconectará el dispositivo actualmente conectado. ƒ En el modo de conexión Bluetooth, la conexión Bluetooth se perderá si la distancia entre el Air Track y el dispositivo Bluetooth supera los 5 m. ƒ Si el dispositivo Bluetooth vuelve a recuperar la distancia efectiva y se conecta de nuevo tras desconectar, puede volver a intentar recuperar el emparejamiento con el dispositivo Bluetooth. ƒ El Air Track se apaga automáticamente después de 20 minutos en modo Listo. SOUNDSHARE (SOLO EL MODELO HW-F355) En esta sección se explica la forma de conectar el Crystal Surround Air Track a TV SAMSUNG compatibles con Bluetooth. Para conectar el Crystal Surround Air Track a un TV Samsung compatible con Bluetooth Conexión Toque el botón ( ) para seleccionar el modo TV y, a continuación, conecte el TV al Crystal Surround Air Track. • La unidad reproducirá el audio del TV cuando esté conectado al TV. • Si cambia a otro modo excepto el modo TV SoundShare o lo apaga, oirá el audio de nuevo desde el TV. Para reproducir sonido del TV en el Air Track a través de la conexión Bluetooth, primero tiene que emparejar el sistema al TV compatible con Bluetooth.Una vez establecido el emparejamiento, la información de emparejamiento se registra y se guarda, y no aparecerá más el mensaje de conexión Bluetooth.Mantenga el Air Track y el TV juntos al realizar el emparejamiento. 16 funciones 1. Encienda el TV Samsung y el Air Track. • Establezca Add New Device (Añadir nuevo dispositivo) del menú SoundShare Setting (Config. SoundShare) del TV en On (Activado). 2. Cuando cambie el modo del Air Track al TV, aparecerá un mensaje preguntando si desea continuar con el emparejamiento Bluetooth. Aparece el mensaje "[Samsung] AirTrack" en la pantalla del TV. 3. Seleccione en la pantalla del TV y se completará el emparejamiento con el Air Track. • Una vez establecido el emparejamiento, cuando cambie el modo TV desde otro modo de entrada, se conectará automáticamente al TV. • Si se cambia el Air Track desde el modo TV a otro modo, se cancelará la conexión SoundShare. • Si desea cancelar el emparejamiento existente en SAT y empareja SAT con un TV nuevo, - Pulse el botón REPRODUCIR/PAUSA del SAT durante 5 segundos en el modo de entrada de TV para cancelar el emparejamiento existente. Ahora puede emparejarlo con un TV diferente. • Puede controlar el volumen y el silencio utilizando tanto el mando a distancia del TV y el mando a distancia de SAT en el modo SoundShare. ƒ Alcance de funcionamiento de TV SoundShare - Rango de emparejamiento recomendado: no más de 50 cm - Rango de funcionamiento recomendado: no más de 5 m ƒ Si la distancia entre el SAT y el TV Samsung es superior a 5 m, puede cortarse la conexión o el sonido. Si esto sucede, conecte de nuevo al dispositivo Bluetooth dentro del alcance de funcionamiento. ƒ Asegúrese de que esté activo el modo SoundShare del TV Samsung antes de utilizar esta función. ƒ Los botones REPRODUCIR, SIGUIENTE, ANTERIOR, PARAR no funcionarán en el modo SoundShare. ƒ Función de activación de espera Bluetooth - El Air Track se encenderá automáticamente cuando encienda el TV si ha conectado el TV y el Air Track con la función SoundShare. - Puede activar/desactivar esta función pulsando la tecla de ( ) durante más de 5 segundos cuando el Air Track está apagado. Si desactiva esta función, el producto se apagará automáticamente, pero no se activará automáticamente. - Esta función es compatible con TV fabricados a partir de 2013. ƒ La función SoundShare es compatible con determinados modelos fabricados a partir de 2012. Compruebe si su TV admite la función. (Para más información, consulte la guía del usuario del TV.) USB 1. Conecte el dispositivo USB al puerto USB del lateral de la unidad. 2.Pulse el botón ( ) del panel lateral del Air Track de forma repetida hasta que aparezca USB. 3.Aparece en pantalla USB y, a continuación, desaparece. • Conexión de Crystal Surround Air Track completada. • Se apaga automáticamente (Auto Power Off) si no se ha conectado ningún dispositivo USB durante más de 20 minutos. Antes de conectar un dispositivo USB Tenga en cuenta lo siguiente: • Si una carpeta o un nombre de archivo en un dispositivo USB supera los 10 caracteres, no aparece en la OLED. • Es posible que este producto no sea compatible con ciertos tipos de soportes de almacenamiento USB. • Se admiten los sistemas de archivos FAT16 y FAT32. - No se admite el sistema de archivos NTFS. 17 SPA ● FUNCIONES • Conecte el dispositivo USB directamente al puerto USB de este producto. De lo contrario, es posible que detecte un problema de compatibilidad de USB. • No conecte varios dispositivos de almacenamiento al producto a través del lector de varias tarjetas. Puede que no funcione correctamente. • No se admiten los protocolos PTP de cámaras digitales. • No retire el dispositivo USB mientras se lee. • No se reproducirán los archivos de música con protección DRM (MP3, WMA) de un sitio web comercial. • No se admiten HDD externos. • No se admiten los dispositivos de teléfonos móviles. • Lista de compatibilidad Formato Códec *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※Admite una velocidad de muestreo superior a 16 KHz UTILIZACIÓN DEL MANDO A DISTANCIA Reproducir / Pausa / Detener Durante la reproducción, pulse el botón ►,. • Pulse de nuevo el botón ► para detener temporalmente la reproducción del archivo. Pulse el botón ► para reproducir el archivo seleccionado. • Para detener la reproducción, pulse el botón Parar () durante la reproducción. Salto adelante/atrás Durante la reproducción, pulse el botón #,$. • Cuando hay más de un archivo y pulsa el botón $, se selecciona el archivo siguiente. • Cuando hay más de un archivo y pulsa el botón #, se selecciona el archivo anterior. Utilización de la función REPEAT Repetir reproducción le permite reproducir de forma repetida un archivo, repetir todo, reproducir archivos de forma aleatoria o desactivar la repetición. Pulse el botón REPEAT. • REPETIR DES.: Cancela la repetición de reproducción. • REPETIR ARCHIVO: Repite la reproducción de una pista. • REPETIR TODO: Repite la reproducción de todas las pistas. • REPETICIÓN ALEATORIA: Reproduce las pistas en forma aleatoria. (Una pista ya reproducida puede reproducirse de nuevo.) ƒ Puede definir la función REPETIR durante la reproducción de música desde una unidad USB. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 funciones Silenciamiento del sonido Esta función resulta de utilidad para contestar a un timbre o a una llamada de teléfono. 1.Para silenciar la unidad, pulse el botón MUTE del mando a distancia. 2.Para silenciar el TV, pulse el botón TV MUTE ( ) del mando a distancia. 3.Pulse MUTE / TV MUTE ( ) en el mando a distancia de nuevo (o pulse VOLUME +/–) para recuperar el sonido. Utilización de la función 3D SOUND PLUS La función 3D Sound Plus añade profundidad y sensación de espacio al sonido. Pulse 3D SOUND PLUS en el mando a distancia. • Cada vez que pulse el botón, la selección cambiará como se muestra a continuación : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Cuando active 3D Sound Plus, el efecto de sonido cambiará automáticamente a OFF. Utilización de la función SMART VOLUME Este botón regulará y estabilizará el nivel de volumen frente a un cambio drástico de volumen en caso de que se produzca un cambio de canal o una transición de escenas. Pulse SMART VOLUME del mando a distancia. • Cada vez que pulse el botón, la selección cambiará como se muestra a continuación : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Utilización de la función SOUND EFFECT Puede seleccionar entre 7 modos de sonido de campo diferentes -MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Sonido original)- dependiendo del tipo de fuente que desee escuchar. Pulse SOUND EFFECT en el mando a distancia. • Seleccione el modo OFF si desea disfrutar del sonido original. ƒ Se recomienda seleccionar un efecto de sonido basándose en el material de origen y en sus preferencias personales. ƒ Cuando elija el efecto de sonido (excepto OFF), 3D Sound Plus se desactivará automáticamente. Utilización de la función S/W LEVEL Puede controlar el volumen básico con la tecla S/W Level del mando a distancia. 1.Pulse el botón S/W LEVEL del mando a distancia. 2. “SW 0” aparece en pantalla. 3.Pulse el botón o en la tecla LEVEL si desea subir o bajar el volumen del subwoofer. Puede definirlo de SW-6 a SW+6. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 19 SPA ● FUNCIONES Utilización de la función AUTO POWER LINK El Crystal Surround Air Track se activa automáticamente al encender el TV o cualquier dispositivo conectado a Air Track con el cable óptico. Pulse AUTO POWER en el mando a distancia de esta unidad. • La función de enlace potente automático se activa y se desactiva cada vez que pulse AUTO POWER. AUTO POWER LINK Pantalla ON POWER LINK ON OFF POWER LINK OFF ƒ Si está apagado el TV o cualquier dispositivo conectado al Air Track con el cable óptico y no hay ninguna entrada digital, el Air Track se apaga transcurridos 20 minutos. Utilización de la función DIMMER Puede Dimmer para controlar el brillo de la pantalla. Pulse DIMMER en el mando a distancia de esta unidad. • Cada vez que pulse el botón, la selección cambiará como se muestra a continuación : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Utilización de la función AUDIO SYNC Es posible que el vídeo llegue más tarde que al audio cuando esté conectado el Air Track a un TV digital. Si esto ocurre, ajuste el tiempo de demora de audio para que coincida con el vídeo. Pulse AUDIO SYNC +/–. en el mando a distancia de esta unidad. • Puede utilizar el botón para definir el tiempo de demora de audio entre 0 ms y 300 ms. ƒ En modo USB, TV o BT, es posible que la función de sincronización de audio no esté operativa. Utilización de la función DRC Esta función equilibra el rango entre los sonidos más altos y más bajos. Puede utilizar esta función para disfrutar del sonido Dolby Digital para ver películas con un volumen bajo por la noche. Pulse DRC en el mando a distancia de esta unidad. • Cada vez que pulse el botón, la selección cambiará como se muestra a continuación : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 20 funciones Utilización de la función TV (Solo con TV Samsung) • Pulse TV SOURCE en el mando a distancia para cambiar la fuente de entrada del TV. • Pulse TV INFO en el mando a distancia para ver la información del canal de TV. • Pulse TV CH en el mando a distancia para seleccionar el canal de TV. • Pulse TV VOL en el mando a distancia para subir o bajar el nivel de volumen. • Utilice el botón TV PRE-CH para ir al canal de TV anterior en modo TV. • Para salir del menú de TV, utilice el botón TV EXIT. (Funciona igual que el botón EXIT del mando a distancia del TV.) ƒ Cuando pulse el botón SoundShare, el sonido del TV se transmite a través del sistema del Air Track a través de la conexión Bluetooth. El Air Track también controla el volumen del sonido, la calidad del sonido, etc. ƒ El mando a distancia sólo está operativo en modo TV de SAMSUNG. ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARE Samsung puede ofrecer en el futuro actualizaciones para el firmware del sistema de Crystal Surround Air Track. Si existe una actualización, puede actualizar el firmware conectando una unidad USB con la actualización de firmware al puerto USB del Air Track. Tenga en cuenta que si hay varios archivos de actualización, debe cargarlos en la unidad USB por separado y usarlos para actualizar el firmware de uno en uno. Visite Samsung.com o póngase en contacto con el centro de atención al cliente de Samsung para recibir información sobre la descarga de archivos de actualizaciones. ƒ Inserte en el puerto USB de la unidad principal una unidad USB que contenga la actualización del firmware. ƒ Tenga cuidado de no desconectar la alimentación o retirar la unidad USB mientras se realizan las actualizaciones. La unidad principal se apagará automáticamente tras completar la actualización del firmware. Una vez actualizado el software, los ajustes realizados volverán a sus valores predeterminados (de fábrica). Recomendamos tomar nota de los ajustes para poder reinicializarlos tras la actualización. ƒ Una vez completada la actualización del producto del producto, apague el producto y, a continuación, mantenga pulsado el botón () durante un momento para reiniciar el producto. ƒ Si no se actualiza el firmware, se recomienda formatear el dispositivo USB en FAT16 e intentarlo de nuevo. ƒ Para actualizaciones, no formatee los datos USB en NTFS ya que no es un sistema de archivos admitido. ƒ Dependiendo del fabricante, es posible que no se admitan algunos dispositivos de almacenamiento USB. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH 21 SPA ● SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Antes de solicitar servicio técnico, compruebe lo siguiente: Síntoma Comprobación Remedio La unidad no se encenderá. • ¿Está enchufado el cable de alimentación en la toma de corriente? • Conecte el enchufe de alimentación en la toma de corriente. Una función no está operativa cuando se pulsa el botón. • ¿Existe electricidad estática en el ambiente? • Desconecte la toma de alimentación y conéctela de nuevo. No se produce sonido. • ¿Está la unidad debidamente conectada al TV? • ¿Está la función de silencio activada? • ¿Tiene el volumen al mínimo? • Conéctelo correctamente. • Pulse el botón Mute para cancelar la función. • Ajuste el volumen. La imagen no aparece en un TV cuando se selecciona la función. • ¿Está el TV correctamente conectado? • Conéctelo correctamente. El mando a distancia no funciona. • ¿Se han agotado las pilas? • ¿Está el mando a distancia situado a demasiada distancia con respecto a la unidad principal? • Cambie las pilas. • Acérquelo más a la unidad principal. Se invierte el sonido de los canales izquierdo/derecho. • ¿Están debidamente conectados desde el TV los cables de salida de audio izquierdo/derecho? • Compruebe el canal izquierdo/ derecho y conéctelo(s) correctamente. Fallo de SoundShare (emparejamiento del TV). • ¿Admite el TV SoundShare? • ¿Tiene la última versión del firmware del TV? • ¿Se produce un error al conectar? • Reinicie el MODO TV y conecte de nuevo. • SoundShare es compatible en los modelos de TV Samsung comercializados después de 2012. Compruebe si su TV admite la función. • Actualice el TV con la versión más reciente. • Póngase en contacto con el centro de atención telefónica. • Pulse el botón durante 5 segundos para reiniciar el producto. solución de problemas 22 ESPECIFICACIONES Nombre del modelo HW-F350/ HW-F355 GENERAL USB 5V / 0,5 A Peso Unidad principal 1,75 kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3,0 kg Dimensiones (Al x An x Pr) Unidad principal 943 x 49 x 59,9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Rango de temperatura de servicio de +5 ºC a +35 ºC Rango de humedad de servicio 10 % a 75 % AMPLIFICADOR Potencia nominal de salida Unidad principal 30 W/can, 8 OHM, THD = 10%, 1 kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60 W, 3 OHM, THD = 10%, 100 Hz Índice S/N (entrada analógica) 60dB Separación (1 kHz) 50dB * El índice S/N, la distorsión, la separación y la sensibilidad utilizable se basan en la medición utilizando las instrucciones de AES (Audio Engineering Society). *: Especificación nominal - Samsung Electronics Co., Ltd se reserva el derecho a cambiar las especificaciones sin previo aviso. - Los pesos y dimensiones son aproximados. - Para la fuente de alimentación y el consumo de energía, consulte la etiqueta pegada en el producto. En el presente documento, Samsung Electronics, declara que este Crystal Surround Air Track está en conformidad con los requisitos esenciales y otras provisiones relevantes de la Directiva 1999/5/EC. La Declaración de conformidad oficial puede encontrarse en http://www.samsung.com, vaya a Asistencia al cliente > Búsqueda de productos e introduzca el nombre del modelo. Este equipo puede utilizarse en todos los países de la UE. apéndice AH68-02614J-05 Contacte con SAMSUNG WORLD WIDE Si tiene alguna pregunta o comentario acerca de productos Samsung, por favor contacte con el servicio de atención al cliente de SAMSUNG. [Eliminación correcta de las baterías de este producto] (Se aplica en países con sistemas de recolección por separado) La presencia de esta marca en las baterías, el manual o el paquete del producto indica que cuando haya finalizado la vida útil de las baterías no deberán eliminarse junto con otros residuos domésticos. Los símbolos químicos Hg, Cd o Pb, si aparecen, indican que la batería contiene mercurio, cadmio o plomo en niveles superiores a los valores de referencia admitidos por la Directiva 2006/66 de la Unión Europea. Si las baterías no se desechan convenientemente, estas sustancias podrían provocar lesiones personales o dañar el medioambiente. Para proteger los recursos naturales y promover el reciclaje, separe las baterías de los demás residuos y recíclelas mediante el sistema de recogida gratuito de su localidad. Eliminación correcta de este producto (Residuos de aparatos eléctricos y electrónicos) (Se aplica en países con sistemas de recolección por separado) La presencia de este símbolo en el producto, accesorios o material informativo que lo acompañan, indica que al finalizar su vida útil ni el producto ni sus accesorios electrónicos (como el cargador, cascos, cable USB) deberán eliminarse junto con otros residuos domésticos. Para evitar los posibles daños al medio ambiente o a la salud humana que representa la eliminación incontrolada de residuos, separe estos productos de otros tipos de residuos y recíclelos correctamente. De esta forma se promueve la reutilización sostenible de recursos materiales. Los usuarios particulares pueden contactar con el establecimiento donde adquirieron el producto o con las autoridades locales pertinentes para informarse sobre cómo y dónde pueden llevarlo para que sea sometido a un reciclaje ecológico y seguro. Los usuarios comerciales pueden contactar con su proveedor y consultar las condiciones del contrato de compra. Este producto y sus accesorios electrónicos no deben eliminarse junto a otros residuos comerciales. Área Centro de Contacto Sítio da Web AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Área Centro de Contacto Sítio da Web MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (Sistema de colunas activas) manual do utilizador imagine as possibilidades Obrigado por ter adquirido um produto Samsung. Para receber assistência completa, registe o produto em www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 funcionalidades SoundShare (Partilha de Som) A função SoundShare reproduz o som do televisor no SAT por ligação Bluetooth e controla o som. 3D SOUND PLUS (Som 3D Plus) A função 3D SOUND PLUS (SOM 3D PLUS) confere maior profundidade e amplitude à experiência auditiva. Modo de som especial Pode seleccionar entre sete modos de campo acústico diferentes (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Som original)) consoante o tipo de conteúdo que pretender ouvir. Controlo remoto multi-funções O controlo remoto fornecido pode ser utilizado para controlar o televisor ligado a esta unidade. (Funciona apenas com televisores da Samsung) O controlo remoto inclui uma tecla activa de TV que permite executar várias operações através de um único botão. Sistema de colunas activas Esta unidade inclui o sistema de colunas activas que proporciona som de elevada qualidade numa unidade de dimensões reduzidas. Esta unidade não requer qualquer coluna satélite nem cabos, elementos normalmente necessários em sistemas de som surround convencionais. Suporte de Anfitrião USB Pode ligar e reproduzir ficheiros de música a partir de dispositivos de armazenamento USB externos, tais como leitores de MP3, memória flash USB, etc., utilizando a função USB HOST do Air Track. Função Bluetooth Pode ligar um dispositivo Bluetooth a SAT e ouvir música com som estéreo de alta qualidade, sem fios! LICENÇAS Fabricado sob licença da Dolby Laboratories. Dolby e o símbolo de duplo-D são marcas comerciais da Dolby Laboratories. Fabricado ao abrigo das licenças de patentes americanas nºs: 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 & outras patentes americanas e mundiais emitidas e pendentes. DTS, o símbolo, e DTS e o respectivo símbolo em conjunto são marcas comerciais registadas e DTS 2.0 Channel é uma marca comercial da DTS, Inc. O produto inclui software. © DTS, Inc. Todos os direitos reservados. - Para enviar dúvidas ou questões relativamente a software “open source”, contacte a Samsung por e-mail (oss.request@samsung.com). 3 POR informações de segurança COMPONENTES INCLUÍDOSAVISOS DE SEGURANÇA PARA REDUZIR O RISCO DE CHOQUES ELÉCTRICOS, NÃO RETIRE A TAMPA POSTERIOR. O INTERIOR NÃO CONTÉM PEÇAS PASSÍVEIS DE REPARAÇÃO PELO UTILIZADOR. A MANUTENÇÃO DEVE SER EFECTUADA POR PESSOAL TÉCNICO QUALIFICADO. ATENÇÃO RISCO DE CHOQUE ELÉCTRICO.NÃO ABRIR. Este símbolo indica a existência de "tensão perigosa" no interior do aparelho, o que representa risco de choque eléctrico ou ferimentos. Este símbolo identifica informações importantes que acompanham o produto AVISO : Para reduzir o risco de fogo ou de choque elétrico, não exponha este aparelho à chuva ou à humidade. CUIDADO : Para evitar choques eléctricos, insira totalmente a parte larga da ficha na ranhura larga. • Este aparelho deve ser sempre ligado a uma tomada com ligação à terra. • Para desligar o aparelho da corrente, tem de retirar a ficha da tomada eléctrica, pelo que a ficha tem de estar facilmente acessível. CUIDADO • Não exponha o aparelho a gotas ou salpicos. Não coloque objectos com líquidos, tais como vasos, em cima do aparelho. • Para desligar completamente o aparelho, tem de desligar o cabo de alimentação da tomada de parede. Por este motivo, o cabo de alimentação tem de estar sempre facilmente acessível. 4 PRECAUÇÕES Certifique-se de que a fonte de alimentação de CA em sua casa está em conformidade com o indicado no autocolante de identificação, situado na parte de trás do produto. Instale o produto na horizontal, sobre uma base adequada (móvel), com espaço suficiente para permitir a ventilação (7~10 cm). Certifique-se de que os orifícios de ventilação não estão tapados. Não coloque a unidade sobre amplificadores ou sobre outro tipo de equipamento que possa aquecer. Esta unidade foi concebida para uma utilização contínua. Para desligar completamente a unidade, desligue a ficha CA da tomada de parede. Desligue a unidade quando não tencionar utilizá-la durante muito tempo. Durante trovoadas, desligue a ficha de corrente da rede eléctrica. Os picos de tensão durante uma trovoada podem danificar a unidade. Proteja o produto da humidade (por exemplo, vasos) e de calor (por exemplo, uma lareira) ou de equipamento que crie campos magnéticos ou eléctricos fortes. Desligue o cabo de alimentação da tomada eléctrica se a unidade não funcionar correctamente. O produto não se destina a utilização industrial. Utilize este produto apenas para fins pessoais. Pode ocorrer condensação se o produto ou o disco tiverem sido arm zenados em temperaturas baixas. Se transportar a unidade no Inverno, aguarde aproximadamente 2 horas para que a unidade fique à temper tura ambiente, antes de utilizar. Não exponha a unidade à luz solar directa nem a outras fontes de calor. A unidade poderá sobreaquecer e ficar danificada. As pilhas utilizadas neste produto contêm químicos nocivos para o ambiente. Não deite as pilhas no lixo doméstico. Não elimine as pilhas através de fogo. Não provoque um curto-circuito, não desmonte nem sobreaqueça as pilhas. Pode provocar uma explosão, se substituir as pilhas incorrectamente. Substitua-as apenas pelo mesmo tipo de pilhas ou por um tipo equivalente. As pilhas utilizadas neste produto contêm químicos nociv Phones 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ As imagens e ilustrações neste Manual do Utilizador são fornecidas apenas para referência, podendo ser diferentes do produto real. Ɣ Poderá ser cobrada uma taxa administrativa se (a) for enviado um técnico a casa do cliente, a pedido do cliente, e não existir qualquer avaria no produto (ou seja, o utilizador não consultou devidamente o manual do utilizador). (b) levar a unidade a um centro de reparação e não existir qualquer avaria no produto (ou seja, o utilizador não consultou devidamente o manual do utilizador). Ɣ O valor dessa taxa administrativa ser-lhe-á comunicado antes de ser realizada qualquer reparação ou visita ao domicílio. 5 POR conteúdos FUNCIONALIDADES 2 2 Funcionalidades 2 Licenças INFORMAÇÕES DE SEGURANÇA 3 3 Componentes incluídosavisos de segurança 4 Precauções ANTES DE UTILIZAR 6 6 Antes de ler o manual do utilizador 6 Componentes incluídos DESCRIÇÕES 7 7 Painel anterior 8 Painel posterior 8 Instalar o núcleo de ferrite no cabo da coluna do subwoofer CONTROLO REMOTO 9 9 Apresentação do controlo remoto LIGAÇÕES 11 11 Instalar a fixação de parede 12 Ligar um dispositivo externo utilizando um cabo de áudio (analógico) ou um cabo óptico (digital) RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS 21 21 Resolução de problemas APÊNDICE 22 22 Especificações FUNÇÕES 13 13 Modo de entrada 13 Bluetooth (Apenas para o modelo HW-F355) 15 SoundShare (Apenas para o modelo HWF355) 16 USB 17 Utilizar o controlo remoto 20 Actualização do software 6 ANTES DE LER O MANUAL DO UTILIZADOR Antes de proceder à leitura deste manual, tenha em atenção os seguintes termos. Ícones utilizados no manual Ícone Termo Definição Cuidado Indica uma situação em que uma função não pode ser utilizada ou em que as definições possam ter sido canceladas. Nota Refere-se a sugestões ou instruções na página, que ajudam na utilização de cada função. Instruções de segurança e resolução de problemas 1) Antes de utilizar este produto, certifique-se de que está familiarizado com as instruções de segurança. (Consulte a página 3) 2) Se surgir um problema, consulte a secção de Resolução de problemas. (Consulte a página 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Todos os direitos reservados. Não é permitido reproduzir ou copiar partes ou a totalidade deste manual do utilizador sem autorização prévia, por escrito, da Samsung Electronics Co., Ltd. antes de utilizar ƒ O aspecto real dos acessórios poderá ser ligeiramente diferente das seguintes ilustrações. ƒ Utilize o cabo USB dedicado para ligar dispositivos USB externos à unidade. COMPONENTES INCLUÍDOS Verifique, abaixo, os acessórios fornecidos. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Parafuso: 2 EA) (Suporte-parafuso: 2 EA) Controlo remoto / Pilhas (tamanho AAA) Manual do utilizador Suporte de fixação na parede Parafuso Cabo USB Cabo de alimentação Adaptador Cabo auxiliar Núcleo de ferrite toroidal 7 POR ● DESCRIÇÕES descrições PAINEL ANTERIOR BOTÃO DE ALIMENTAÇÃO Liga e desliga o Crystal Surround Air Track. BOTÃO DE FUNÇÕES Selecciona a entrada D.IN, AUX, BT, TV, USB. - Enquanto a unidade está ligada, premir o botão ( ) durante mais de 3 segundos configura o botão para funcionar como o botão MUTE (SILENCIAR). Para cancelar a configuração do botão MUTE (SILENCIAR), prima novamente o botão ( ) durante mais de 3 segundos. VOLUME + / - Controlo o nível do volume. VISOR Apresenta o modo actual. ƒ Sempre que liga esta unidade, terá de aguardar 4 a 5 segundos até que seja possível reproduzir som. 1 2 3 4 8 descrições PAINEL POSTERIOR TERMINAL DO CONECTOR DO SUBWOOFER Permite ligar a ficha do Subwoofer. FONTE DE ALIMENTAÇÃO LIGADA Ligue a tomada do transformador de CA à fonte de alimentação correctamente e, em seguida, ligue a ficha do transformador de CA à tomada de parede. USB PORT Pode ligar dispositivos USB, tais como leitores MP3, para reproduzir ficheiros nos dispositivos. - Utilize o cabo USB fornecido se o produto estiver instalado numa parede. OPTICAL IN Liga à saída digital (óptica) de um dispositivo externo. 5 AUX IN Ligue à saída analógica de um dispositivo externo. ƒ Ao desligar o cabo de alimentação do transformador de CA da tomada de parede, segure a ficha. Não puxe o cabo. ƒ Não ligue esta unidade ou outros componentes a uma tomada CA até que todas as ligações entre componentes estejam concluídas. INSTALAR O NÚCLEO DE FERRITE NO CABO DA COLUNA DO SUBWOOFER Levante para desbloquear e abrir o núcleo. Coloque o cabo da coluna do Subwoofer no núcleo aberto. Volte a fechar o núcleo. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 POR ● CONTROLO REMOTO controlo remoto APRESENTAÇÃO DO CONTROLO REMOTO HW-F350 Colocar pilhas no controlo remoto 1. Levante a tampa na parte posterior do controlo remoto, como mostra a imagem. 2. Introduza duas pilhas de tamanho AAA. Certifique-se de que faz corresponder as extremidades “+” e “-” das pilhas com o diagrama no interior do compartimento. 3. Coloque novamente a tampa. Tendo como referência a utilização típica de um televisor, as pilhas duram cerca de um ano. Alcance do controlo remoto O controlo remoto pode ser utilizado até uma distância de aproximadamente 7 metros em linha recta. Também pode ser utilizado num ângulo horizontal máximo de 30º em relação ao sensor do controlo remoto. BOTÃO POWER LIGADO Liga e desliga o Crystal Surround Air Track. BOTÃO TV POWER LIGADO Liga e desliga o televisor Samsung. AUTO POWER, DIMMER Sincroniza o Air Track através de ligação Óptica da ficha Óptica, o que faz com que ligue automaticamente quando ligar o televisor. Pode controlar a luminosidade do visor. BOTÕES DE CONTROLO Reproduzir, pausar ou parar a reprodução de um ficheiro de música ou procurar o ficheiro de música seguinte ou anterior. TV MUTE Corta o som do televisor. Prima novamente para repor o som ao último nível de volume utilizado. AUX Prima para utilizar o modo AUX. OPTICAL Prima para utilizar o modo Optical (Óptico). USB Prima para utilizar o modo USB. TV CHANNEL , AUDIO SYNC Alterna entre os canais do televisor disponíveis. Utilizado para ajudar a sincronizar o vídeo com o áudio, quando ligado a um televisor digital. TV INFO,TV PRE-CH Apresenta o estado actual da TV. Permite aceder ao canal de TV anterior. REPEAT Selecciona o modo de repetição: Ficheiro, Todos, Aleatório. S/W LEVEL, VOLUME Regula o nível do volume do Subwoofer. Ajusta o nível de volume da unidade. TV SOURCE Prima para seleccionar a origem de vídeo de um televisor ligado. TV VOLUME Regula o nível do volume do televisor. SOUND EFFECT Selecciona o efeito de som: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Som original)) MUTE Corta o som da unidade. Prima novamente para repor o som com o último nível de volume utilizado. DRC Pode utilizar esta função para ouvir som Dolby Digital quando assistir a filmes com o volume baixo, à noite (Standard, MAX, MIN). TV EXIT Permite sair do televisor (funciona da mesma forma que o botão EXIT do controlo remoto do televisor) SMART VOLUME Ajusta e estabiliza o nível do volume em relação a uma alteração súbita do volume. 3D SOUND PLUS Esta função adiciona profundidade e amplitude ao som. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE 10 controlo remoto APRESENTAÇÃO DO CONTROLO REMOTO HW-F355 BOTÃO POWER LIGADO Liga e desliga o Crystal Surround Air Track. BOTÃO TV POWER LIGADO Liga e desliga o televisor Samsung. AUTO POWER Sincroniza o Air Track através de ligação Óptica da ficha Óptica, o que faz com que ligue automaticamente quando ligar o televisor. BOTÕES DE CONTROLO Reproduzir, pausar ou parar a reprodução de um ficheiro de música ou procurar o ficheiro de música seguinte ou anterior. TV MUTE Corta o som do televisor. Prima novamente para repor o som ao último nível de volume utilizado. AUX Prima para utilizar o modo AUX. OPTICAL Prima para utilizar o modo Optical (Óptico). USB, Bluetooth Prima para utilizar o modo USB/ Bluetooth. TV CHANNEL Alterna entre os canais do televisor disponíveis. AUDIO SYNC Utilizado para ajudar a sincronizar o vídeo com o áudio, quando ligado a um televisor digital. TV INFO,TV PRE-CH Apresenta o estado actual da TV. Permite aceder ao canal de TV anterior. DIMMER Pode controlar a luminosidade do visor. S/W LEVEL, VOLUME Regula o nível do volume do Subwoofer. Ajusta o nível de volume da unidade. TV SOURCE Prima para seleccionar a origem de vídeo de um televisor ligado. TV VOLUME Regula o nível do volume do televisor. SOUND EFFECT Selecciona o efeito de som: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Som original)) MUTE Corta o som da unidade. Prima novamente para repor o som com o último nível de volume utilizado. DRC Pode utilizar esta função para ouvir som Dolby Digital quando assistir a filmes com o volume baixo, à noite (Standard, MAX, MIN). SMART VOLUME Ajusta e estabiliza o nível do volume em relação a uma alteração súbita do volume. 3D SOUND PLUS Esta função adiciona profundidade e amplitude ao som. REPEAT Selecciona o modo de repetição: Ficheiro, Todos, Aleatório. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT SoundShare Reproduz o som do televisor no SAT por ligação Bluetooth e controla o som. ƒ SAT significa Surround Air Track e é um nome proprietário da Samsung. ƒ O controlo remoto pode controlar apenas televisores Samsung. ƒ Consoante o televisor, poderá não ser possível comandar a televisão com este controlo remoto. Se não conseguir, utilize o televisor através do controlo remoto do próprio televisor. 11 POR ● LIGAÇÕES INSTALAR A FIXAÇÃO DE PAREDE Pode utilizar o suporte de fixação na parede desta unidade. ƒ Não exerça força sobre a unidade instalada e tenha o cuidado de evitar impactos. ƒ Fixe bem a unidade à parede para que não caia. Se a unidade cair, poderá provocar danos pessoais ou danificar o produto. ƒ Se a unidade estiver instalada numa parede, não deixe crianças puxarem os cabos de ligação, de modo a evitar a queda do produto. ƒ Para obter o melhor desempenho numa instalação do suporte de parede, mantenha o sistema de colunas a uma distância de, pelo menos, 5 cm da TV. Precauções de instalação • Instale apenas numa parede vertical. • No que diz respeito à instalação, evite paredes sujeitas a temperaturas elevadas ou humidade, caso contrário a parede pode não aguentar o peso do aparelho. • Verifique a solidez da parede. Se a parede não for suficientemente resistente para suportar a unidade, reforce a parede ou instale a unidade noutro local que suporte o peso da unidade. • Pode adquirir e utilizar os parafusos de fixação ou as buchas adequadas ao tipo de parede (placas de estuque, placas de ferro, madeira, etc.). Se possível, fixe os parafusos de suporte em rebites na parede. • Ligue os cabos a partir da unidade aos dispositivos externos antes de o instalar na parede. • Certifique-se de que desliga a unidade antes da instalação. Caso contrário, poderá provocar um choque eléctrico. 1. Posicione o suporte de fixação numa parede e, em seguida, fixe-o com dois parafusos (não fornecidos). Se pendurar a unidade sob um televisor, certifique-se de que instala o suporte de parede de forma a que a seta ( ) fique colocada a meio do televisor. Certifique-se também de que a unidade se encontra a uma distância mínima de 2 polegadas (5 cm) do televisor. 2. Alinhe os orifícios dos parafusos em ambos os lados da UNIDADE PRINCIPAL com os orifícios das PORCAS, e fixe com os parafusos. 3. Insira o cabo USB no painel anterior da unidade antes de instalar o produto na parede. 4. Em seguida, encaixe a unidade nas ranhuras correspondentes do suporte de parede. Para uma instalação segura, certifique-se de os rebites de fixação ficam completamente inseridos nas ranhuras. 5. A instalação está concluída. 5 cm ou mais 1 2 ligações 12 ligações LIGAR UM DISPOSITIVO EXTERNO UTILIZANDO UM CABO DE ÁUDIO (ANALÓGICO) OU UM CABO ÓPTICO (DIGITAL) Esta secção apresenta duas formas (digital e analógica) de ligar a unidade a um televisor. Esta unidade está equipada com um ficha digital óptica e uma ficha analógica para ligar a um televisor. AUX IN Ligue a AUX IN (Áudio) da unidade principal à AUDIO OUT do televisor ou dispositivo fonte. Certifique-se de que faz corresponder as cores dos conectores. ou, OPTICAL IN Ligue a Entrada Digital na unidade principal à SAÍDA ÓPTICA do televisor ou dispositivo fonte. ƒ Não ligue o cabo de alimentação deste produto ou o televisor à rede eléctrica até que todas as ligações entre componentes estejam concluídas. ƒ Antes de deslocar ou instalar o produto, certifique-se de que desliga o aparelho e o cabo de alimentação. ou AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Cabo de áudio OPTICAL IN OPTICAL OUT Cabo óptico (não fornecidos) Leitor BD/DVD, descodificador de TV por satélite, consola de jogos Vermelho Branco 13 POR ● FUNÇÕES MODO DE ENTRADA Pode seleccionar a entrada D.IN, AUX, BT, TV ou USB. Prima o botão adequado no controlo remoto para seleccionar o modo pretendido ou prima ( ) para seleccionar um dos seguintes modos: Modo D.IN, AUX, BT, TV ou USB. Modo de entrada Visor Entrada Digital óptica D.IN Entrada AUX AUX Modo BLUETOOTH BT (Apenas para o modelo HW-F355) TV mode (Modo TV) TV (Apenas para o modelo HW-F355) Modo USB USB A unidade desliga-se automaticamente nas seguintes condições: • MODO BT/TV/USB/D.IN - Se não houver sinal de áudio por 20 minutos. • Modo AUX - Se não houver entrada de chave em oito horas, quando o cabo estiver conectado. - Se o cabo AUX não estiver conectado por 20 minutos. ƒ Utilize o cabo fornecido, se não for possível ligar a memória USB directamente à unidade. BLUETOOTH (APENAS PARA O MODELO HW-F355) Pode utilizar um dispositivo Bluetooth para ouvir música com som estéreo de alta qualidade, sem fios! O que é o Bluetooth? O Bluetooth é uma tecnologia que permite aos dispositivos compatíveis com Bluetooth serem facilmente interligados, através de uma ligação sem fios de curta distância. • Um dispositivo Bluetooth pode emitir ruído ou apresentar um funcionamento incorrecto, conforme a respectiva utilização, quando: - Uma parte do aparelho está em contacto com o sistema receptor/transmissor do dispositivo Bluetooth ou do Air Track. - Sujeito a variações de corrente resultantes de obstruções provocadas por paredes, esquinas ou divisórias. - Exposto a interferências eléctricas de dispositivos com a mesma banda de frequência, incluindo equipamento médico, fornos micro-ondas e redes sem fios. • Emparelhe o Air Track com o dispositivo Bluetooth, mantendo uma distância curta. • Quanto maior for a distância entre o Air Track e o dispositivo Bluetooth, pior é a qualidade. Se a distância ultrapassar o limite de funcionamento do Bluetooth, a ligação perde-se. • Em áreas de fraca receptividade, a ligação Bluetooth poderá não funcionar correctamente. • A ligação Bluetooth funciona apenas quando está próxima do dispositivo. A ligação será automaticamente cortada se a distância for superior a este limite. Mesmo respeitando este limite, a qualidade de som poderá ser inferior na presença de obstáculos como paredes ou portas. • Este dispositivo sem fios poderá provocar interferências durante o respectivo funcionamento. funções POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 funções Para ligar o Air Track a um dispositivo Bluetooth Verifique se o dispositivo Bluetooth suporta a função de auscultadores estéreo compatíves com Bluetooth. Ligar Dispositivo Bluetooth 1. Prima o botão USB/Bluetooth no controlo remoto do Air Track para apresentar a mensagem BT. • A indicação WAIT é apresentada durante aproximadamente 4 segundos e, em seguida, é apresentada a indicação BT READY no ecrã frontal do Air Track. 2. Seleccione o menu Bluetooth no dispositivo Bluetooth que pretende ligar. (consulte o manual do utilizador do dispositivo Bluetooth) 3.Seleccione o menu auscultadores estéreo no dispositivo Bluetooth. • Será apresentada uma lista dos dispositivos encontrados. 4. Seleccione "[Samsung] AirTrack" da lista. • Quando o Air Track está ligado ao dispositivo Bluetooth, é apresentada a indicação BT CONNECTED ➡ BT no ecrã anterior. • Se o emparelhamento do dispositivo Bluetooth com o Air Track falhar, apague a entrada anterior "[Samsung] AirTrack" encontrada pelo dispositivo Bluetooth e procure o Air Track novamente. 5. Reproduza música no dispositivo ligado. • Pode ouvir música a ser reproduzida no dispositivo Bluetooth ligado através do sistema Crystal Surround Air Track. • No modo BT, as funções para reproduzir/repetir/parar/seguinte/anterior não estão disponíveis. ƒ Poderá ser necessário introduzir um código PIN (palavra-passe) ao ligar o dispositivo Bluetooth ao Air Track. Se aparecer a janela de introdução do código PIN, introduza <0000>. ƒ O Air Track suporta dados SBC (44,1 kHz, 48 kHz). ƒ A funcionalidade AVRCP não é suportada. ƒ Estabeleça ligação apenas a um dispositivo Bluetooth que suporte a função A2DP (AV). ƒ Não é possível estabelecer ligação a um dispositivo Bluetooth que apenas suporte a função HF (Mãos-livres). ƒ Apenas é possível emparelhar um dispositivo Bluetooth de cada vez. ƒ Quando desligar o Air Track e o emparelhamento for desligado, o emparelhamento não será restaurado automaticamente. Para restabelecer a ligação, tem de emparelhar o dispositivo novamente. ƒ A procura ou ligação poderá não ser efectuada correctamente pelo Air Track nos seguintes casos: - Se existir um campo eléctrico forte à volta do Air Track. - Se vários dispositivos Bluetooth estiverem emparelhados com o Air Track em simultâneo. - Se o dispositivo Bluetooth estiver desligado, mal colocado ou avariado. - Tenha em atenção que dispositivos como fornos micro-ondas, adaptadores de redes sem fios, luzes florescentes e fogões a gás utilizam o mesmo intervalo de frequência que o dispositivo Bluetooth, o que pode provocar interferências eléctricas. 15 POR ● FUNÇÕES Para desligar o dispositivo Bluetooth do Air Track Pode desligar o dispositivo Bluetooth do Air Track. Para obter instruções, consulte o manual do utilizador do dispositivo Bluetooth. • O Air Track será desligado. • Quando o Air Track é desligado do dispositivo Bluetooth, apresenta a indicação BT DISCONNECTED no visor frontal. Para desligar o Air Track do dispositivo Bluetooth Prima o botão ( ) no painel lateral do Air Track para mudar do modo BT para outro modo ou para desligar o Air Track. • O dispositivo Bluetooth ligado irá aguardar algum tempo até que o Air Track responda, antes de interromper a ligação. (O tempo até desligar pode variar conforme o dispositivo Bluetooth) • É desligado o dispositivo actualmente ligado. ƒ No modo de ligação Bluetooth, a ligação Bluetooth será desactivada se a distância entre o sistema Air Track e o dispositivo Bluetooth for superior a 5 m. ƒ Se o dispositivo Bluetooth entrar novamente no raio de alcance do sistema, após se ter desligado, poderá reiniciá-lo para restaurar o emparelhamento com o dispositivo Bluetooth. ƒ O Air Track desliga-se automaticamente ao fim de 20 no estado Ready. SOUNDSHARE (APENAS PARA O MODELO HW-F355) Esta secção indica como ligar o Crystal Surround Air Track a televisores SAMSUNG compatíveis com Bluetooth. Para ligar o Crystal Surround Air Track a um televisor Samsung de compatível com Bluetooth Ligar Toque no botão ( ) para seleccionar o modo TV e, em seguida, ligue o televisor ao Crystal Surround Air Track. • A unidade irá reproduzir o som do televisor, uma vez ligada ao mesmo. • Se mudar para outro modo, que não o modo TV SoundShare (Partilha de som do televisor) ou se desligar o produto, o som volta a ser emitido pelo televisor. Para emitir o som do televisor no Air Track por ligação Bluetooth, é necessário começar por sincronizar o sistema com o televisor compatível com Bluetooth. Após efectuar a sincronização, as informações de sincronização são gravadas e mantidas, não sendo apresentada qualquer mensagem de ligação Bluetooth na utilização seguinte. Mantenha o Air Track e o televisor próximos antes de sincronizar. 16 funções 1. Ligue o televisor Samsung e o Air Track. • Defina a opção Add New Device (Adicionar novo dispositivo) do menu SoundShare Settings (Definições de partilha de som) do televisor como On (Ligado). 2. Quando alterar o modo do Air Track para TV, é apresentada uma mensagem para confirmar a sincronização Bluetooth. A mensagem "[Samsung] AirTrack" é apresentada no ecrã do televisor. 3. Seleccione no ecrã do televisor e, em seguida, a sincronização com o Air Track será concluída. • Após efectuar a sincronização, ao alterar de outro modo de entrada para o modo TV, será automaticamente ligado ao televisor. • Alterar o Air Track do modo TV para qualquer outro modo, irá cancelar a ligação SoundShare (Partilha de Som). • Se pretender cancelar a sincronização existente no SAT e sincronizar o SAT com um novo televisor, - Prima o botão PLAY/PAUSE (REPRODUZIR/PAUSA) no SAT durante 5 segundos, no modo de entrada de TV para cancelar o emparelhamento existente. Poderá agora efectuar o emparelhamento com outro televisor. • Pode controlar o volume e o silêncio, utilizando o controlo remoto do televisor e do SAT no modo Partilha de Som. ƒ Distância de funcionamento da função SoundShare (Partilha de som) do televisor - distância de emparelhamento recomendada: até 50 cm - distância de funcionamento recomendada: até 5 m ƒ Se a distância entre o SAT e o televisor Samsung for superior a 5 m, a ligaçãoou o sompodemserinterrompidos. Neste caso, ligue ao dispositivo Bluetooth novamente respeitando o limite de funcionamento. ƒ Certifique-se de que o modo SoundShare (Partilha de Som) do televisor Samsung está ligado antes de utilizar esta função. ƒ Os botõesPLAY, NEXT, PREV, STOP (REPRODUZIR, SEGUINTE, ANTERIOR, PARAR) não funcionam no modo SoundShare (Partilha de som). ƒ Nção de modo de espera de Bluetooth Ligado - O Air Track irá ligar automaticamente quando ligar o televisor se o televisor e o Air Track tiverem sido ligados com a função SoundShare (Partilha de som). - Pode Ligar/Desligar esta função premindo a ( ) tecla durante mais de 5 segundos quando o Air Track está desligado. Se desligar esta função produto irá desligar-se automaticamente, mas o não voltar a ligar automaticamente. - Esta função é suportada pelos televisores comercializados a partir de 2013. ƒ A função SoundShare é suportada pelos modelos seleccionados comercializados a partir de 2012. Verifique se o seu televisor suporta a função. (Para obter mais informações, consulte o manual de utilizador do televisor) USB 1.Ligue o dispositivo USB à porta USB existente na parte lateral da unidade. 2.Prima o botão ( ) no painel lateral do Air Track repetidamente até a unidade USB ser apresentada. 3.A indicação USB é apresentada no ecrã e em seguida desaparece. • A ligação do Crystal Surround Air Track está concluída. • Desliga-se automaticamente (Desligar automático) se nenhum dispositivo USB for ligado ao fim de 20 minutos. Antes de ligar um dispositivo USB Tenha em atenção o seguinte: • Se a pasta ou o nome do ficheiro no dispositivo USB ultrapassar os 10 caracteres, não será apresentada no OLED. • Este produto poderá não ser compatível com determinados tipos de suporte de armazenamento USB. • Os sistemas de ficheiro FAT16 e FAT32 são suportados. - O sistema de ficheiros NTFS não é suportado. 17 POR ● FUNÇÕES • Ligue o dispositivo USB directamente à porta USB do produto. Caso contrário, poderá deparar-se com um problema de compatibilidade USB. • Não ligue vários dispositivos de armazenamento ao produto através de um leitor de vários cartões. O mesmo poderá não funcionar correctamente. • Não são suportados protocolos PTP para câmaras digitais. • Não retire o dispositivo USB enquanto a leitura do mesmo está a ser processada. • Ficheiros de música (MP3, WMA) de um sítio da Web comercial com protecção DRM não serão reproduzidos. • Não são suportados HDDs externos. • Não são suportados dispositivos móveis. • Lista de compatibilidade Formato Tenha em atenção o seguinte: *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Suporta frequência de amostragem acima de 16 KHz UTILIZAR O CONTROLO REMOTO Reproduzir/Pausar/Parar Durante a reprodução, prima os botões ►,. • Prima o botão ► novamente para parar de reproduzir o ficheiro temporariamente. Prima o botão ► para reproduzir o ficheiro seleccionado. • Para parar a reprodução, prima o botão Parar () durante a reprodução. Avançar/Retroceder Durante a reprodução, prima os botões #,$. • Quando existe mais do que um ficheiro, se premir o botão $, o ficheiro seguinte é seleccionado. • Quando existe mais do que um ficheiro, se premir o botão #, o ficheiro anterior é seleccionado. Utilizar a função REPEAT A função de repetição da reprodução permite repetir a reprodução de um só ficheiro ou de todos os ficheiros, reproduzir ficheiros aleatoriamente ou desligar a função Repeat. Prima o botão REPEAT. • REPEAT OFF : Cancela a reprodução repetitiva. • REPEAT FILE : Repete a reprodução de uma faixa. • REPEAT ALL : Repete a reprodução de todas as faixas. • REPEAT RANDOM : Reproduz as faixas em ordem aleatória. (É possível que uma faixa que já tenha sido reproduzida seja reproduzida novamente.) ƒ Pode definir a função REPEAT durante a reprodução de música localizada numa unidade USB. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 funções Cortar o som Esta função é útil quanto atender uma chamada telefónica ou a porta. 1.Para cortar o som desta unidade, prima o botão MUTE do controlo remoto. 2. Para cortar o som do televisor, prima o botão TV MUTE ( ) do controlo remoto. 3.Prima novamente MUTE / TV MUTE ( ) no controlo remoto (ou prima VOLUME +/–) para repor o som. Utilizar a função 3D SOUND PLUS Funkcja 3D Sound Plus dodaje dźwiękowi głębi i przestrzeni. Prima o botão 3D SOUND PLUS no controlo remoto. • Sempre que premir o botão, a selecção muda da seguinte forma : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Ao activar a função 3D Sound Plus (Som 3D Plus), a função Sound Effect (Efeito de som) será automaticamente alterada para OFF (DESLIGADO). Utilizar a função SMART VOLUME Esta função regula e estabiliza o nível de volume sempre que ocorre uma mudança de volume drástica ao mudar de canal ou durante uma transição de cenas. Prima o botão SMART VOLUME no controlo remoto. • Sempre que premir o botão, a selecção muda da seguinte forma : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Utilizar a função SOUND EFFECT Pode seleccionar entre sete modos de campo acústico diferentes -MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Som original)- consoante o tipo de fonte que pretender ouvir. Prima o botão SOUND EFFECT no controlo remoto. • Seleccione o modo OFF se pretender desfrutar do som original. ƒ É recomendado que seleccione um Efeito de som com base no material de origem e no seu gosto pessoal. ƒ Ao seleccionar Sound Effect (Efeito de som) (excepto em OFF), a função 3D Sound Plus (Som 3D Plus) será automaticamente desactivada. Utilizar a função S/W LEVEL Pode controlar o volume de base com a tecla S/W Level no Controlo Remoto. 1.Prima o botão S/W LEVEL no Controlo Remoto. 2. “SW 0” é apresentado no visor. 3.Prima os botões ou na tecla LEVEL se pretender aumentar ou diminuir o volume do subwoofer. Pode defini-lo de SW -6 até SW +6. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 19 POR ● FUNÇÕES Utilizar a função AUTO POWER LINK O Crystal Surround Air Track é activado automaticamente quando liga um televisor ou qualquer dispositivo ligado ao Air Track com o cabo óptico. Prima AUTO POWER no controlo remoto desta unidade. • A função de ligar/desligar automático é activada e desactivada sempre que premir AUTO POWER. AUTO POWER LINK Visor LIGADO POWER LINK ON DESLIGADO POWER LINK OFF ƒ Se um televisor ou qualquer dispositivo ligado ao Air Track com o cabo óptico estiver desligado e não existir uma entrada digital, o Air Track é desactivado após 20 minutos. Utilizar a função DIMMER Prima Dimmer para controlar a luminosidade do visor. Prima DIMMER no controlo remoto desta unidade. • Sempre que premir o botão, a selecção muda da seguinte forma : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Utilizar a função AUDIO SYNC O vídeo pode mostrar atrasos em relação ao som se o Air Track estiver ligado a um televisor digital. Se tal acontecer, regule o tempo de atraso do som de modo a coincidir com o vídeo. Prima AUDIO SYNC +/–. no controlo remoto desta unidade. • Pode utilizar o botão + , - para definir o tempo de atraso de áudio entre 0 e 300 ms. ƒ No modo USB ou no modo TV ou BT, a função Audio Sync (Sinc. Áudio) poderá não funcionar. Utilizar a função DRC Esta função permite harmonizar o intervalo entre os sons mais altos e mais baixos. Pode utilizar esta função para ouvir som Dolby Digital quando vir filmes com o volume baixo à noite. Prima DRC no controlo remoto desta unidade. • Sempre que premir o botão, a selecção muda da seguinte forma : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 20 funções Utilizar a função TV (apenas com televisores Samsung) • Prima TV SOURCE no controlo remoto para alterar a origem da entrada do televisor. • Prima TV INFO no controlo remoto para que as informações dos canais da televisão sejam apresentadas. • Prima TV CH no controlo remoto para seleccionar o canal da televisão. • Prima TV VOL no controlo remoto para aumentar ou reduzir o nível de volume. • Utilize o botão TV PRE-CH para retroceder para o canal de televisão anterior no modo TV. • Para sair do menu TV, utilize o botão TV EXIT. (Funciona da mesma forma que o botão EXIT do controlo remoto do televisor.) ƒ Ao premir o botão SoundShare, o som do televisor é transmitido pelo sistema Air Track através de ligação Bluetooth. O Air Track controla também o volume do som, a qualidade do som, etc. ƒ O controlo remoto pode controlar apenas televisores Samsung. ACTUALIZAÇÃO DO SOFTWARE A Samsung poderá vir a disponibilizar actualizações para o firmware do sistema Crystal Surround Air Track. Se for disponibilizada uma actualização, actualize o firmware ligando uma unidade USB com a actualização do firmware armazenada à porta USB do Air Track. Tenha em atenção que se existirem vários ficheiros de actualização, tem de os carregar na unidade USB individualmente e utilizá-los para actualizar o firmware, um de cada vez. Visite o sítio da Web Samsung.com ou contacte o centro de assistência da Samsung para obter mais informações acerca da transferência de ficheiros de actualização. ƒ Insira uma unidade USB com a actualização de firmware na porta USB da unidade principal. ƒ Tenha especial cuidado para não desligar a alimentação ou remover a unidade USB enquanto as actualizações estão a ser aplicadas. A unidade principal será automaticamente desligada após a conclusão da actualização do firmware. Quando o software for actualizado, as definições definidas por si voltarão às definições predefinidas (de fábrica). Recomenda-se que escreva as suas definições para que as possa repor facilmente após a actualização. ƒ Uma vez concluída a actualização do software do produto, desligue o produto e prima sem soltar o botão () durante alguns instantes para repor as definições do produto. ƒ Se não for possível actualizar o firmware, é recomendável formatar os dados na unidade USB no formato FAT16 e tentar novamente. ƒ Para efeitos de actualização, não formate os dados na unidade USB em formato NTFS, uma vez que este sistema de ficheiros não é suportado. ƒ Consoante o fabricante, alguns dispositivos de armazenamento USB poderão não ser suportados. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH 21 POR ● RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS Antes de solicitar assistência, verifique o seguinte. Sintoma Verificação Solução A unidade não liga. • O cabo de alimentação está ligado à tomada? • Ligue a ficha à tomada. Um função não é executada quando se carrega no botão. • Há electricidade estática no ar? • Desligue a ficha e volte a ligá-la. Não é emitido som. • A unidade está correctamente ligada ao televisor? • A função Mute está ligada? • O volume está no mínimo? • Ligue-os correctamente. • Carregue no botão Mute para cancelar a função. • Regule o volume. A imagem não aparece na televisão quando se selecciona a função. • O televisor está correctamente ligado? • Ligue-o correctamente. O controlo remoto não funciona. • As pilhas estão gastas? • A distância entre o controlo remoto e a unidade principal é demasiado grande? • Substitua-as por pilhas novas. • Aproxime-se da unidade O som dos canais esquerda/ direita está invertido. • Os cabos de entrada de áudio esquerdo/directo do televisor estão ligados correctamente? • Verifique o canal esquerdo/ direito e ligue-os correctamente. A Partilha de Som (sincronização com TV) falhou. • O televisor suporta SoundShare (Partilha de som)? • O televisor tem a versão de firmware mais recente? • Ocorre um erro ao ligar? • Reponha o modo TV e liguenovamente. • A função SoundShare (Partilha de som) é suportada pelos modelos de televisores da Samsung comercializados após 2012. Verifique se o seu televisor suporta a função. • Actualize o televisor com a versão mais recente de firmware. • Contacte o centro de assistência. • Prima o botão durante 5 segundo para repor as definições do produto. resolução de problemas 22 ESPECIFICAÇÕES Nome do modelo HW-F350/ HW-F355 GERAL USB 5V/0,5A Peso Unidade principal 1,75 kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3,0 kg Dimensões (L x A x P) Unidade principal 943 x 49 x 59,9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Limites da temperatura de funcionamento +5 °C a +35 °C Limites de humidade de funcionamento 10 % ˆ 75 % AMPLIFICADOR Potência nominal de saída Unidade principal 30 W/CH, 8 OHM, THD = 10%, 1 kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60 W, 3 OHM, THD = 10%, 100 Hz Taxa S/N (entrada analógica) 60dB Separação (1kHz) 50dB * A relação S/R, a distorção, a separação e a sensibilidade útil baseiam-se numa medição através das linhas de orientação da AES (Audio Engineering Society). *: Especificação nominal - A Samsung Electronics Co., Ltd reserva-se ao direito de alterar as especificações sem aviso prévio. - O peso e as dimensões indicados são aproximados. - Para obter informações sobre alimentação e consumo de energia, consulte a etiqueta no produto. Firma Samsung Electronics niniejszym oświadcza, że Crystal Surround Air Track jest zgodne z istotnymi wymogami i innymi, odpowiednimi postanowieniami Dyrektywy 1999/5/WE. Oficjalną Deklarację zgodności można znaleźć na stronie http://www.samsung.com: przejdź do: Pomoc techniczna > Wyszukaj pomoc techniczną dla produktu i wpisz nazwę modelu. To urządzenie można użytkować we wszystkich krajach EU. apêndice AH68-02614J-05 C i d ENERGY STAR Contacte a Samsung Internacional Se tem algumas dúvidas ou comentários sobre os nossos produtos, por favor contacte a linha de apoio a Clientes Samsung. [Eliminação correcta das baterias existentes neste produto] (Aplicável a países cujos sistemas de recolha sejam separados) Esta marca, apresentada na bateria, manual ou embalagem, indica que as baterias existentes neste produto não devem ser eliminadas juntamente com os resíduos domésticos indiferenciados no final do seu período de vida útil. Onde existentes, os símbolos químicos Hg, Cd ou Pb indicam que a bateria contém mercúrio, cádmio ou chumbo acima dos níveis de referência indicados na Directiva CE 2006/66. Se as baterias não forem correctamente eliminadas, estas substâncias poderão ser prejudiciais para a saúde humana ou para o meio ambiente. Para proteger os recursos naturais e promover a reutilização dos materiais, separe as baterias dos outros tipos de resíduos e recicle-as através do sistema gratuito de recolha local de baterias. Eliminação Correcta Deste Produto (Resíduos de Equipamentos Eléctricos e Electrónicos) (Aplicável a países cujos sistemas de recolha sejam separados) Esta marca apresentada no produto, nos acessórios ou na literatura – indica que o produto e os seus acessórios electrónicos (por exemplo, o carregador, o auricular, o cabo USB) não deverão ser eliminados juntamente com os resíduos domésticos no final do seu período de vida útil. Para impedir danos ao ambiente ou à saúde humana causados pela eliminação incontrolada de resíduos, deverá separar estes equipamentos de outros tipos de resíduos e reciclá-los de forma responsável, para promover uma reutilização sustentável dos recursos materiais. Os utilizadores domésticos deverão contactar o estabelecimento onde adquiriram este produto ou as entidades oficiais locais para obterem informações sobre onde e de que forma podem entregar estes equipamentos para permitir efectuar uma reciclagem segura em termos ambientais. Os utilizadores profissionais deverão contactar o seu fornecedor e consultar os termos e condições do contrato de compra. Este produto e os seus acessórios electrónicos não deverão ser misturados com outros resíduos comerciais para eliminação. Country Contact Centre Web Site AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Country Contact Centre Web Site MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (Active Speaker System) user manual imagine the possibilities Thank you for purchasing this Samsung product. To receive a more complete service, please register your product at www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 features SoundShare SoundShare produces TV sound on your SAT via a Bluetooth connection and controls the sound. 3D SOUND PLUS The 3D SOUND PLUS feature adds depth and spaciousness to your listening experience. Special Sound mode You can select from 7 different sound modes - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, and OFF (Original Sound) - depending on the type of content you want to enjoy. Multi-function Remote Control The supplied remote control can be used to control the TV connected to this unit. (Works only for Samsung TVs) The remote control has a TV hotkey that enables you to perform various operations with the simple press of a button. Active Speaker System This unit features an Active Speaker System that provides high sound quality in a single slim unit. This unit does not require any satellite loudspeakers or speaker cabling, which are normally associated with conventional surround sound systems. USB Host support You can connect and play music files from external USB storage devices such as MP3 players, USB flash memory, etc. using the Air Track's USB HOST function. Bluetooth Function You can use connect a Bluetooth device to the SAT and enjoy music with high quality stereo sound, all without wires! LICENCE Manufactured under licence from Dolby Laboratories. Dolby and the double-D symbol are trademarks of Dolby Laboratories. Manufactured under licence under U.S. Patent No.s: 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 & other U.S. and worldwide patents issued & pending. DTS, the Symbol, & DTS and the Symbol together are registered trademarks & DTS 2.0 Channel is a trademark of DTS, Inc. Product includes software. © DTS, Inc. All Rights Reserved. - To send inquiries and requests regarding open sources, contact Samsung via Email (oss.request@samsung.com). 3 ENG safety information SAFETY WARNINGS TO REDUCE THE RISK OF ELECTRIC SHOCK, DO NOT REMOVE THE COVER(OR BACK). NO USER-SERVICEABLE PARTS ARE INSIDE. REFER SERVICING TO QUALIFIED SERVICE PERSONNEL. CAUTION RISK OF ELECTRIC SHOCK DO NOT OPEN This symbol indicates “dangerous voltage” inside the product that presents a risk of electric shock or personal injury. This symbol indicates important instructions accompanying the product. WARNING : To reduce the risk of fire or electric shock, do not expose this appliance to rain or moisture. CAUTION : TO PREVENT ELECTRIC SHOCK, MATCH WIDE BLADE OF PLUG TO WIDE SLOT, FULLY INSERT. • This apparatus shall always be connected to a AC outlet with a protective grounding connection. • To disconnect the apparatus from the mains, the plug must be pulled out from the mains socket, therefore the mains plug shall be readily operable. CAUTION • Do not expose this apparatus to dripping or splashing. Do not put objects filled with liquids, such as vases on the apparatus. • To turn this apparatus off completely, you must pull the power plug out of the wall socket. Consequently, the power plug must be easily and readily accessible at all times. 4 PRECAUTIONS 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ensure that the AC power supply in your house complies with the power requirements listed on the identification sticker located on the back of your product. Install your product horizontally, on a suitable base (furniture), with enough space around it for ventilation (3~4 inches, 7~10 cm). Make sure the ventilation slots are not covered. Do not place the unit on amplifiers or other equipment which may become hot. This unit is designed for continuous use. To fully turn off the unit, disconnect the AC plug from the wall outlet. Unplug the unit if you intend to leave it unused for a long period of time. 6m During thunderstorms, disconnect the AC plug from the wall outlet. Voltage peaks due to lightning could damage the unit. Protect the product from moisture (vases, coffee cups, etc.), and excess heat (fireplaces, heaters, etc.) or equipment creating strong magnetic or electric fields. Disconnect the power cable from the AC supply if the unit malfunctions. Your product is not intended for industrial use. This product is for personal use only. Condensation may occur if your product has been stored in cold temperatures. If transporting the unit during the winter, wait approximately 2 hours until the unit has reached room temperature before using. Do not expose the unit to direct sunlight or other heat sources. This could lead to overheating and cause the unit to malfunction. The batteries used with this product contain chemicals that are harmful to the environment. Do not dispose of batteries in the general household trash. Do not dispose of batteries in a fire. Do not short circuit, disassemble or overheat the batteries. Danger of explosion if battery is incorrectly replaced. Replace only with the same or equivalent type. The batteries used with this product contain chemicals tha Phones Ɣ Figures and illustrations in this User Manual are provided for reference only and may differ from actual product appearance. Ɣ An administration fee may be charged if either (a) an engineer is called out at your request and there is no defect with the product (i.e. where the user manual has not been read). (b) you bring the unit to a repair centre and there is no defect with the product (i.e. where the user manual has not been read). Ɣ You will be informed of the administration fee amount before a technician visits. 5 ENG contents FEATURES 2 Features 2 Licence 2 SAFETY INFORMATION 3 Safety warnings 4 Precautions 3 GETTING STARTED 6 Before reading the user’s manual 6 What’s included 6 DESCRIPTIONS 7 Front Panel 8 Rear Panel 8 Installing the ferrite core on the Subwoofer 7 speaker cable REMOTE CONTROL 9 Tour of the remote control 9 CONNECTIONS 11 Installing the wall mount 12 Connecting an external device using Audio (Analogue) cable or Optical (Digital) cable 11 FUNCTIONS 13 Input mode 13 Bluetooth (HW-F355 model only) 15 SoundShare (HW-F355 model only) 16 USB 17 Using the remote control 20 Software upgrade 13 TROUBLESHOOTING 21 Troubleshooting 21 APPENDIX 22 Specifications 22 6 BEFORE READING THE USER’S MANUAL Note the following terms before reading the user manual. Icons used in this manual Icon Term Definition Caution Indicates a situation where a function does not operate or settings may be cancelled. Note Indicates tips or instructions on the page that help you operate a function. Safety Instructions and Troubleshooting 1) Be sure to familiarize yourself with the Safety Instructions before using this product. (See page 3) 2) If a problem occurs, check Troubleshooting. (See page 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. All rights reserved; no part or whole of this user’s manual may be reproduced or copied without the prior written permission of Samsung Electronics Co.,Ltd. getting started WHAT’S INCLUDED Check for the supplied accessories shown below. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Screw:2EA) (Holder-screw:2EA) Remote Control / Batteries (AAA size) User Manual Bracket-Wall Mount Screw USB Cable Power Cord Adapter Audio Cable Toroidal Ferrite Core ƒ The appearance of the accessories may differ slightly from the illustrations above. ƒ Use the dedicated USB cable to connect external USB devices to the unit. 7 ENG ● DESCRIPTIONS descriptions FRONT PANEL POWER BUTTON Turns the Crystal Surround Air Track on and off. FUNCTION BUTTON Selects the D.IN, AUX, BT, TV, USB input. - While the unit is powered, pressing the ( ) button for more than 3 seconds sets the button to act as MUTE button. To cancel MUTE button setup, press ( ) button for more than 3 seconds again. VOLUME +/- Controls the volume level. DISPLAY Displays the current mode. ƒ When you turn on this unit, there will be a 4 to 5 second delay before it produces sound. 1 2 3 4 8 SUBWOOFER CONNECTOR TERMINAL Connects the connector jack of the Subwoofer. POWER SUPPLY IN Connect the AC power adaptor jack to the power supply in jack, and then connect the AC power adaptor plug to a wall outlet. USB PORT Connect USB devices such as MP3 players here to the play files on the devices. - Use the supplied USB Cable if you have installed the product on a wall. OPTICAL IN Connect to the digital (optical) output of an external device. 5 AUX IN Connect to the Analogue output of an external device. ƒ When disconnecting the power cable of the AC power adaptor from the wall outlet, pull the plug. Do not pull the cable. ƒ Do not connect this unit or other components to an AC outlet until all connections between components are complete. descriptions REAR PANEL INSTALLING THE FERRITE CORE ON THE SUBWOOFER SPEAKER CABLE Lift up to release the lock and open the core. Place the Subwoofer speaker cable on the opened core. Close the lock. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 ENG ● REMOTE CONTROL remote control TOUR OF THE REMOTE CONTROL HW-F350 Installing batteries in the Remote Control 1. Lift the cover at the back of the remote control upward as shown. 2. Install two AAA size batteries. Make sure to match the “+” and “–” ends of the batteries with the diagram inside the compartment. 3. Replace the cover. Assuming typical TV usage, the batteries last for about one year. Operational Range of the Remote Control You can use the remote control up to 23 feet (7 meters) in a straight line from the unit. You can also operate the remote at a horizontal angle of up to 30° from the remote control sensor. TV POWER BUTTON Turns your Samsung TV on and off. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE USB Press the USB mode. TV EXIT Exits TV (functions the same as the EXIT button of the TV remote control) TV INFO, TV PRE-CH Displays the current TV status. Moves to the previous TV channel. DRC You can use this function to enjoy Dolby Digital sound when watching movies at low volume at night (Standard, MAX, MIN). TV SOURCE Press to select a connected TV's video source. MUTE Mutes the sound from the unit. Press again to restore the sound to the previous volume level. AUTO POWER, DIMMER Synchronizes the Air Track to a connected Optical source via the Optical jack so it turns on automatically when you turn on your TV. You can control the brightness of the Display. SMART VOLUME Regulates and stabilizes the volume level against a drastic volume change. POWER BUTTON Turns the Crystal Surround Air Track on and off. REPEAT Select Repeat File, All, Random. AUX Press the AUX mode. CONTROL BUTTON Play, pause, or stop playing a music file, or search forwards or backwards for a music file. OPTICAL Press the Optical mode. SOUND EFFECT Selects the Sound Effect: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original Sound)) S/W LEVEL, VOLUME Adjusts the Subwoofer level. Adjusts the volume level of the unit. TV VOLUME Adjusts the TV volume level. TV CHANNEL, AUDIO SYNC Switches between the available TV channels. Used to help sync video to audio when connected to a digital TV. TV MUTE Mutes the sound from the TV. Press again to restore the sound to the previous volume level. 3D SOUND PLUS This feature adds depth and spaciousness to the sound. 10 remote control POWER BUTTON Turns the Crystal Surround Air Track on and off. REPEAT Select Repeat File, All, Random. TV POWER BUTTON Turns your Samsung TV on and off. AUX Press the AUX mode. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT CONTROL BUTTON Play, pause, or stop playing a music file, or search forwards or backwards for a music file. OPTICAL Press the Optical mode. SOUND EFFECT Selects the Sound Effect: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original Sound)) S/W LEVEL, VOLUME Adjusts the Subwoofer level. Adjusts the volume level of the unit. USB, BLUETOOTH Press the USB/ BLUETOOTH mode. TV SOURCE Press to select a connected TV's video source. SoundShare This produces TV sound on your SAT via a Bluetooth connection and controls the sound. AUDIO SYNC Used to help sync video to audio when connected to a digital TV. AUTO POWER Synchronizes the Air Track to a connected Optical source via the Optical jack so it turns on automatically when you turn on your TV. TV VOLUME Adjusts the TV volume level. TV CHANNEL Switches between the available TV channels. TV MUTE Mutes the sound from the TV. Press again to restore the sound to the previous volume level. SMART VOLUME Regulates and stabilizes the volume level against a drastic volume change. 3D SOUND PLUS This feature adds depth and spaciousness to the sound. TV INFO, TV PRE-CH Displays the current TV status. Moves to the previous TV channel. ƒ SAT stands for Surround Air Track, which is Samsung’s proprietary name. ƒ The remote control can operate TVs made by SAMSUNG only. ƒ Depending on the TV you are using, you may not be able to operate your TV with this remote control. If you can't, operate the TV using the TV's remote control. DIMMER You can control the brightness of the Display. DRC You can use this function to enjoy Dolby Digital sound when watching movies at low volume at night (Standard, MAX, MIN). MUTE Mutes the sound from the unit. Press again to restore the sound to the previous volume level. TOUR OF THE REMOTE CONTROL HW-F355 11 ENG ● CONNECTIONS INSTALLING THE WALL MOUNT You can use the wall mount bracket to mount this unit on a wall. ƒ Do not hang onto the installed unit and avoid any impact to the unit. ƒ Secure the unit firmly to the wall so that it does not fall off. If the unit falls off, it may cause an injury or damage the product. ƒ When the unit is installed on a wall, please make sure that children do not pull any of the connecting cables, as it may cause it to fall. ƒ For the optimal performance of a wall mount installation, install the speaker system at least 2 inches (5 cm) below the TV. connections Installation Precautions • Install on a vertical wall only. • For the installation, avoid a location with high temperature or humidity, or a wall that cannot sustain the weight of the set. • Check the strength of the wall. If the wall is not strong enough to support the unit, reinforce the wall or install the unit on different wall that can support the unit's weight. • Purchase and use the fixing screws or mollys appropriate for the kind of wall you have (plaster board, iron board, wood, etc.). If possible, fix the support screws into wall studs. • Connect cables from the unit to external devices before you install it on the wall. • Make sure the unit is turned off and unplugged before you install it. Otherwise, it may cause an electric shock. 2 inches (5 cm) or more 1. Place the wall mount bracket on a wall surface and then secure it with two screws (not supplied). If you are hanging the unit below a TV, be sure to install the wall mount bracket so that the arrow ( ) is placed in the centre of the TV. Also make sure the unit is at least two inches (5 cm) below the TV. 2. Align the screw holders (Holder-screw, AH61-03342A) with the screw holes on the back of the Main Unit. Insert the supplied screws through the screw holders, and then screw them into the Main Unit. 3. Insert the USB cable into the back of the unit before installing it on the wall. 4. Fit the unit into the corresponding slots of the wall mount bracket. For secure installation, make sure the mounting studs slide firmly down into the bottom of the slots. 5. The installation is complete. 1 2 12 connections CONNECTING AN EXTERNAL DEVICE USING AUDIO (ANALOGUE) CABLE OR OPTICAL (DIGITAL) CABLE This unit comes equipped with one optical in digital jack and one audio analogue in jack, giving you two ways to connect it to a TV. or AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Audio Cable OPTICAL IN OPTICAL OUT Optical Cable (not supplied) BD/DVD player/ Set-top box/ Game console AUX IN Connect AUX IN (Audio) on the main unit to the AUDIO OUT of the TV or Source Device. Be sure to match connector colours. or, OPTICAL IN Connect the Digital Input on the main unit to the OPTICAL OUT of the TV or Source Device. ƒ Do not connect the power cord of this product or your TV to the wall outlet until all connections between components are complete. ƒ Before moving or installing this product, be sure to turn off the power and disconnect the power cord. 13 ENG ● FUNCTIONS functions INPUT MODE You can select D.IN, AUX, BT, TV input or USB input. Press an appropriate button on the remote control to select a desired mode, or press ( ) to select one from: D.IN, AUX, BT, TV or USB mode. Input mode Display Optical Digital input D.IN AUX input AUX BLUETOOTH mode BT (HW-F355 model only) TV mode TV (HW-F355 model only) USB mode USB The unit turns off automatically in the following situations: • BT/TV/USB/D.IN MODE - If there is no audio signal for 20 minutes. • AUX Mode - If no KEY input is entered for 8 hours when the cable is connected. - If the AUX cable is disconnected for 20 minutes. ƒ Use the provided cable if a USB flash memory device cannot be connected directly to the unit. BLUETOOTH (HW-F355 MODEL ONLY) You can use a Bluetooth device to enjoy music with high quality stereo sound, all without wires! What is Bluetooth? Bluetooth is a technology that enables Bluetooth-compliant devices to interconnect easily with each other using a short wireless connection. • A Bluetooth device may cause noise or malfunction, depending on usage, when: - A part of your body is in contact with the receiving/transmitting system of the Bluetooth device or the Air Track. - It is subject to electrical variation from obstructions caused by a wall, corner, or office partition. - It is exposed to electrical interference from same frequency-band devices including medical equipment, microwave ovens, and wireless LANs. • Pair the Air Track with the Bluetooth device while they are close together. • The further the distance is between Air Track and Bluetooth device, the worse the quality is. If the distance exceeds the Bluetooth operational range, the connection is lost. • In poor reception-sensitivity areas, the Bluetooth connection may not work properly. • The Bluetooth connection only works when the Bluetooth device is close to the set. The connection will be automatically cut off if the Bluetooth device is out of range. Even within range, the sound quality may be degraded by obstacles such as walls or doors. • This wireless device may cause electric interference during its operation. POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 functions To connect the Air Track to a Bluetooth device Check if the Bluetooth device supports the Bluetooth compliant stereo headset function. Connect Bluetooth device 1. Press the USB/Bluetooth button on the remote control of the Air Track to display the BT message. • You will see WAIT for 4 seconds and then BT READY on the front display of the Air Track. 2. Select the Bluetooth menu on the Bluetooth device you want to connect. (Refer to the Bluetooth device's user manual.) 3. Select the Stereo headset menu on the Bluetooth device. • You will see a list of scanned devices. 4. Select "[Samsung] AirTrack" from the list. • When the Air Track is connected to the Bluetooth device, it will display BT CONNECTED ➡ BT on the front display. • If the Bluetooth device has failed to pair with the Air Track, delete the previous “[Samsung] AirTrack” found by the Bluetooth device and have it search for the Air Track again. 5. Play music on the connected device. • You can listen to the music playing on the connected Bluetooth device over the Crystal Surround Air Track system. • In BT mode, Play/Repeat/Stop/Next/Prev functions are not available. ƒ You may be required to enter a PIN code (password) when connecting the Bluetooth device to the Air Track. If the PIN code input window appears, enter <0000>. ƒ The Air Track supports SBC data (44.1kHz, 48kHz). ƒ The AVRCP feature is not supported. ƒ Connect only to a Bluetooth device that supports the A2DP (AV) function. ƒ You cannot connect to a Bluetooth device that supports only the HF (Hands Free) function. ƒ Only one Bluetooth device can be paired at a time. ƒ Once you have turned off Air Track and the pairing is disconnected, the pairing will not be restored automatically. To reconnect, you must pair the device again. ƒ Search or connection may not be performed properly by Air Track in the following cases: - If there is a strong electrical field around Air Track. - If several Bluetooth devices are simultaneously paired with Air Track. - If the Bluetooth device is turned off, not in place, or malfunctions. - Note that such devices as microwave ovens, wireless LAN adaptors, fluorescent lights, and gas stoves use the same frequency range as the Bluetooth device, which can cause electric interference. 15 ENG ● FUNCTIONS To disconnect the Bluetooth device from the Air Track You can disconnect the Bluetooth device from the Air Track. For instructions, see the Bluetooth device's user manual. • The Air Track will be disconnected. • When the Air Track is disconnected from the Bluetooth device the Air Track will display BT DISCONNECTED on the front display. To disconnect the Air Track from the Bluetooth device Press the ( ) button on the front panel of the Air Track to switch from BT to another mode or turn off the Air Track. • The connected Bluetooth device will wait a certain amount of time for a response from the Air Track before terminating the connection. (Disconnection time may differ, depending on the Bluetooth device) • The currently connected device will be disconnected. ƒ In Bluetooth connection mode, the Bluetooth connection will be lost if the distance between the Air Track and the Bluetooth device exceeds 16.25 ft. (5m). ƒ If the Bluetooth device comes back into the effective range after disconnecting, you can restart the Air Track to restore the pairing with the Bluetooth device. ƒ The Air Track automatically turns off after 20 minutes in the Ready state. SOUNDSHARE (HW-F355 MODEL ONLY) This section explains how to connect the Crystal Surround Air Track to a Bluetooth compatible SAMSUNG TV. To connect the Crystal Surround Air Track to a Bluetooth compatible Samsung TV Connect Press the ( ) button to select the TV mode, and then connect the TV to the Crystal Surround Air Track. • The unit will play the TV's audio when it is connected to the TV. • If you change to another mode, except the TV SoundShare mode, or turn off the Air Track, you will hear audio from the TV again. To produce TV sound on your Air Track via a Bluetooth connection, you need to pair your system to the Bluetooth compliant TV first. Once the pairing is established, the pairing information is recorded and kept and no further Bluetooth connection message will appear. Bring the Air Track and the TV close together before pairing. 16 functions 1. Turn on the Samsung TV and Air Track. • Set Add New Device in the TV's SoundShare Setting menu to On. 2. When you change the mode of the Air Track to TV, a message asking whether to proceed with Bluetooth pairing is displayed. "[Samsung] AirTrack" appears on the TV screen. 3. Select on the TV screen. The pairing with the Air Track will be completed. • Once the pairing is established, when you change the Air Track to the TV mode from other input modes, it will automatically connect to the TV. • Changing the Air Track from TV mode to any other mode will cancel the SoundShare connection. • If you want to cancel the existing pairing of the SAT to a TV and pair your SAT to a different TV: - Press the PLAY/PAUSE button on the SAT for 5 seconds in the TV input mode to cancel the existing pairing. You can now pair it to a different TV. • In the SoundShare mode, you can control the volume and mute using either the TV remote or the SAT remote. ƒ TV SoundShare operation range - recommended pairing range: within 20 inches (within 50cm) - recommended operation range: within 16.25 ft. (5m) ƒ If the distance between the Air Track and Samsung TV is over 16.25 ft. (5m), the connection or the sound can be cut off. If this occurs, connect to the Bluetooth device again within the operational range. ƒ Make sure the Samsung TV's SoundShare mode is on before you use this function. ƒ The PLAY, NEXT, PREV, STOP buttons will not work in the SoundShare mode. ƒ Bluetooth Standby On function - Air Track will be powered on automatically when you turn the TV on if you connected TV and Air Track with SoundShare function. - You can toggle this function On/Off by pressing ( ) button of front panel over 5 seconds when Air Track is powered off. If set to Off, the product turns off automatically when the TV turns off, but it does not turn on automatically. - This feature is supported by TVs released from 2013. ƒ The SoundShare feature is supported by select models released from 2012. Check whether your TV supports SoundShare before you begin. For more information, refer to the user's guide of your TV. USB 1. Connect the USB device to the USB port on the side of the unit. 2. Press the ( ) button on the front panel of the Air Track repeatedly until USB appears. 3. USB appears on the display screen and then disappears. • The Crystal Surround Air Track connection is complete. • The SAT automatically turns off (Auto Power Off) if no USB device has been connected for more than 20 minutes. Before you connect a USB device Be aware of the following: • If the file name of a folder on a USB device exceeds 10 characters, it is not displayed on the OLED. • This product may not be compatible with certain types of USB storage media. • The Air Track supports the FAT16 and FAT32 file systems. - The NTFS file system is not supported. 17 ENG ● FUNCTIONS • Connect USB devices directly to the USB port of the product. Otherwise, you may encounter a USB compatibility problem. • Do not connect multiple storage devices to the product via a multi-card reader. It may not operate properly. • Digital camera PTP protocols are not supported. • Do not remove the USB device while it is being read. • DRM-protected music files (MP3, WMA) from a commercial web site will not be played. • External HDDs are not supported. • Mobile phone devices are not supported. • File Format Type Compatibility list: Format Codec *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Supporting Sampling Rate above 16KHz USING THE REMOTE CONTROL Play/Pause/Stop During playback, press the ►, button. • Press the ► button again to stop playing the file temporarily. Press the ► button to play the selected file. • To stop playback, press the Stop () button during playback. Skip Forward/Back During playback, press the #,$ button. • When there is more than one file and you press the $ button, the next file is selected. • When there is more than one file and you press the # button, the previous file is selected. Using the REPEAT function Repeat playback allows you to repeatedly play a file, repeat all, randomly play files, or turn Repeat off. Press the REPEAT button. • REPEAT OFF : Cencells Repeat Playback. • REPEAT FILE : Repeat playing a track. • REPEAT ALL : Repeat playing all tracks. • REPEAT RANDOM : Plays tracks in random order. (A track that has already been played may be played again.) ƒ You can set the REPEAT function during the playback of music from a USB drive. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 functions Muting the sound This is useful when answering a doorbell or telephone call. 1. To mute the sound of this unit, press the MUTE button on the remote control. 2. To mute the TV, press the TV MUTE ( ) button on the remote control. 3. Press MUTE/ TV MUTE ( ) on the remote control again (or press VOLUME +/–) to restore the sound. Using the 3D SOUND PLUS function The 3D SOUND PLUS feature adds depth and spaciousness to the sound. Press 3D SOUND PLUS on the remote control. • Each time the button is pressed, the selection changes as follows : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ When you turn on 3D Sound Plus, the Sound Effect function will automatically change to OFF. Using the SMART VOLUME function This will regulate and stabilize the volume level against a drastic volume change caused by a channel change or scene transition. Press SMART VOLUME on the remote control. • Each time the button is pressed, the selection changes as follows : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Using the SOUND EFFECT function You can select from 7 different sound modes - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, and OFF (Original Sound) - depending on the type of sources you want to enjoy. Press SOUND EFFECT on the remote control. • Select the OFF mode if you want to enjoy the original sound. ƒ We recommend that you select a Sound Effect based on the source material and your personal taste. ƒ When you choose a Sound Effect mode (except OFF), 3D Sound Plus will automatically be turned OFF. Using the S/W LEVEL function You can control the base volume with the S/W Level button on the remote control. 1. Press the S/W LEVEL button on the remote control. 2. “SW 0” appears on the display. 3. Press or button on the LEVEL key if you want to increase or decrease the subwoofer volume. You can set it from SW -6 to SW +6. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS 3D SOUND DRC PLUS HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 19 ENG ● FUNCTIONS Using the AUTO POWER LINK function The Crystal Surround Air Track is automatically turned on when you turn on the TV or any device connected to the Air Track with the optical cable. Press AUTO POWER on the remote control of this unit. • The Auto power link function turns on and off each time you press AUTO POWER. AUTO POWER LINK Display ON POWER LINK ON OFF POWER LINK OFF ƒ If a TV or any device connected to Air Track with the optical cable is off and there is no digital input, the Air Track is turned off after 20 minutes. Using the DIMMER function This feature control the brightness of the Display. Press DIMMER on the remote control of this unit. Each time the button is pressed, the selection changes as follows : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Using the AUDIO SYNC function Video may appear out of synch with the audio if the Air Track is connected to a digital TV. If this occurs, adjust the audio delay time to match the video. Press AUDIO SYNC +/–. on the remote control of this unit. • You can use the + , - buttons to set the audio delay time between 0 ms and 300 ms. ƒ In USB mode TV mode or BT mode, the Audio Sync function may not work. Using the DRC function This feature balances the range between the loudest and quietest sounds. You can use this function to enjoy Dolby Digital sound when watching movies at low volume at night. Press DRC on the remote control of this unit. • Each time the button is pressed, the selection changes as follows : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER AUTO POWE AUTO POWER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE DRC HW-F355 20 functions Using the TV functions (with Samsung TVs only) • Press TV SOURCE on the remote control to change the TV's input source. • Press TV INFO on the remote control to display the TV channel information. • Press TV CH on the remote control to select the TV channel. • Press TV VOL on the remote control to increase or decrease the volume level. • Use TV PRE-CH button to move to the previous TV channel in TV mode. • To exit the TV menu, use the TV EXIT button. (It functions the same as the EXIT button of the TV remote control.) ƒ When you press the SoundShare button, the TV's sound is transmitted through the Air Track system via a Bluetooth connection. The Air Track also controls the sound volume, sound quality, etc. ƒ The remote control can operate TVs made by SAMSUNG only. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH SOFTWARE UPGRADE Samsung may offer upgrades for the Crystal Surround Air Track's system firmware in the future. If an upgrade is offered, you can upgrade the firmware by connecting a USB drive with the firmware upgrade stored on it to the USB port on your Air Track. Note that if there are multiple upgrade files, you must load them onto the USB drive singly and use them to upgrade the firmware one at a time. Please visit Samsung.com or contact the Samsung call centre to receive more information about downloading upgrade files. ƒ Insert a USB drive containing the firmware upgrade into the USB port on the main unit. ƒ Do not disconnect the power or remove the USB drive while upgrades are being applied. The main unit will turn off automatically after completing the firmware upgrade. When software is upgraded, settings you have made will return to their default (factory) settings. We recommend you write down your settings so that you can easily reset them after the upgrade. ƒ Once upgrading the product software is completed, turn off the product and then press and hold () button for a while to reset the product. ƒ If the firmware fails to upgrade, we recommend formatting the USB device in FAT16 and trying again. ƒ For upgrading purposes, do not format the USB drive in NTFS format because it is not a supported file system. ƒ Depending on the manufacturer, some USB devices may not be supported. 21 ENG ● TROUBLESHOOTING Before requesting service, please check the following. Symptom Check Remedy The unit will not turn on. • Is the power cord plugged into the outlet? • Connect the power plug to the outlet. A function does not work when the button is pressed. • Is there static electricity in the air? • Disconnect the power plug and connect it again. Sound is not produced. • Is the unit properly connected to your TV? • Is the Mute function on? • Is the volume set to minimum? • Connect it correctly. • Press the Mute button to cancel the function. • Adjust the volume. The Picture does not appear on a TV when the function is selected. • Is the TV connected properly? • Connect it correctly. The remote control does not work. • Are the batteries drained? • Is the distance between remote control and main unit too far? • Replace with new batteries. • Move closer to the unit. The sound from the left/right channels are reversed. • Are the left/right audio output cables from the TV connected properly? • Check the left/right channel and connect it/them correctly. The SoundShare (TV pairing) failed. • Does your TV support SoundShare? • Is your TV firmware the latest version? • Does an error occur when connecting? • Reset the TV MODE and connect again. • SoundShare is supported by some Samsung TVs released after 2012. Check your TV to see if it supports SoundShare. • Update your TV with the latest firmware. • Contact the call centre. • Press button for 5 seconds to reset the product. troubleshooting 22 SPECIFICATIONS Model name HW-F350/ HW-F355 GENERAL USB 5V/0.5A Weight Main unit 1.75 kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3.0 kg Dimensions (W x H x D) Main unit 943 x 49 x 59.9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Operating temperature range +5 °C to +35 °C Operating humidity range 10 % to 75 % AMPLIFIER Rated output power Main unit 30W/CH, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz S/N ratio (analogue input) 60 dB Separation(1kHz) 50 dB * S/N ratio, distortion, separation and usable sensitivity are based on measurement using AES (Audio Engineering Society) guidelines. *: Nominal specification - Samsung Electronics Co., Ltd reserves the right to change the specifications without notice. - Weight and dimensions are approximate. - For the power supply and Power Consumption, refer to the label attached to the product. Hereby, Samsung Electronics, declares that this Crystal Surround Air Track is in compliance with the essential requirements and other relevant provisions of Directive 1999/5/EC. The official Declaration of Conformity may be found at http://www.samsung.com, go to Support > Search Product Support and enter the model name. This equipment may be operated in all EU countries. appendix [Correct disposal of batteries in this product] (Applicable in countries with separate collection systems) This marking on the battery, manual or packaging indicates that the batteries in this product should not be disposed of with other household waste at the end of their working life. Where marked, the chemical symbols Hg, Cd or Pb indicate that the battery contains mercury, cadmium or lead above the reference levels in EC Directive 2006/66. If batteries are not properly disposed of, these substances can cause harm to human health or the environment. To protect natural resources and to promote material reuse, please separate batteries from other types of waste and recycle them through your local, free battery return system. Correct Disposal of This Product (Waste Electrical & Electronic Equipment) (Applicable in countries with separate collection systems) This marking on the product, accessories or literature indicates that the product and its electronic accessories (e.g. charger, headset, USB cable) should not be disposed of with other household waste at the end of their working life. To prevent possible harm to the environment or human health from uncontrolled waste disposal, please separate these items from other types of waste and recycle them responsibly to promote the sustainable reuse of material resources. Household users should contact either the retailer where they purchased this product, or their local government office, for details of where and how they can take these items for environmentally safe recycling. Business users should contact their supplier and check the terms and conditions of the purchase contract. This product and its electronic accessories should not be mixed with other commercial wastes for disposal. AH68-02614G-03 Contact SAMSUNG WORLD WIDE If you have any questions or comments relating to Samsung products, please contact the SAMSUNG customer care Centre. Country Contact Centre Web Site AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Country Contact Centre Web Site MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (Active Speaker System) user manual imagine the possibilities Thank you for purchasing this Samsung product. To receive more complete service, please register your product at www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 features SoundShare SoundShare produces TV sound on your SAT via a Bluetooth connection and controls the sound. 3D SOUND PLUS The 3D SOUND PLUS feature adds depth and spaciousness to your listening experience. Special Sound mode You can select from 7 different sound modes - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, and OFF (Original Sound) - depending on the type of content you want to enjoy. Multi-function Remote Control The supplied remote control can be used to control the TV connected to this unit. (Works only for Samsung TVs) The remote control has a TV hotkey that enables you to perform various operations with the simple press of a button. Active Speaker System This unit features an Active Speaker System that provides high sound quality in a single slim unit. This unit does not require any satellite loudspeakers or speaker cabling, which are normally associated with conventional surround sound systems. USB Host support You can connect and play music files from external USB storage devices such as MP3 players, USB flash memory, etc. using the Air Track's USB HOST function. Bluetooth Function You can use connect a Bluetooth device to the SAT and enjoy music with high quality stereo sound, all without wires! LICENSE Manufactured under license from Dolby Laboratories. Dolby and the double-D symbol are trademarks of Dolby Laboratories. Manufactured under license under U.S. Patent No.s: 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 & other U.S. and worldwide patents issued & pending. DTS, the Symbol, & DTS and the Symbol together are registered trademarks & DTS 2.0 Channel is a trademark of DTS, Inc. Product includes software. © DTS, Inc. All Rights Reserved. - To send inquiries and requests regarding open sources, contact Samsung via Email (oss.request@samsung.com). 3 ENG safety information SAFETY WARNINGS TO REDUCE THE RISK OF ELECTRIC SHOCK, DO NOT REMOVE THE COVER(OR BACK). NO USER-SERVICEABLE PARTS ARE INSIDE. REFER SERVICING TO QUALIFIED SERVICE PERSONNEL. CAUTION RISK OF ELECTRIC SHOCK DO NOT OPEN This symbol indicates “dangerous voltage” inside the product that presents a risk of electric shock or personal injury. This symbol indicates important instructions accompanying the product. WARNING : To reduce the risk of fire or electric shock, do not expose this appliance to rain or moisture. CAUTION : TO PREVENT ELECTRIC SHOCK, MATCH WIDE BLADE OF PLUG TO WIDE SLOT, FULLY INSERT. • This apparatus shall always be connected to a AC outlet with a protective grounding connection. • To disconnect the apparatus from the mains, the plug must be pulled out from the mains socket, therefore the mains plug shall be readily operable. CAUTION • Do not expose this apparatus to dripping or splashing. Do not put objects filled with liquids, such as vases on the apparatus. • To turn this apparatus off completely, you must pull the power plug out of the wall socket. Consequently, the power plug must be easily and readily accessible at all times. 4 PRECAUTIONS 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ensure that the AC power supply in your house complies with the power requirements listed on the identification sticker located on the back of your product. Install your product horizontally, on a suitable base (furniture), with enough space around it for ventilation (3~4 inches, 7~10 cm). Make sure the ventilation slots are not covered. Do not place the unit on amplifiers or other equipment which may become hot. This unit is designed for continuous use. To fully turn off the unit, disconnect the AC plug from the wall outlet. Unplug the unit if you intend to leave it unused for a long period of time. 6m During thunderstorms, disconnect the AC plug from the wall outlet. Voltage peaks due to lightning could damage the unit. Protect the product from moisture (vases, coffee cups, etc.), and excess heat (fireplaces, heaters, etc.) or equipment creating strong magnetic or electric fields. Disconnect the power cable from the AC supply if the unit malfunctions. Your product is not intended for industrial use. This product is for personal use only. Condensation may occur if your product has been stored in cold temperatures. If transporting the unit during the winter, wait approximately 2 hours until the unit has reached room temperature before using. Do not expose the unit to direct sunlight or other heat sources. This could lead to overheating and cause the unit to malfunction. The batteries used with this product contain chemicals that are harmful to the environment. Do not dispose of batteries in the general household trash. Do not dispose of batteries in a fire. Do not short circuit, disassemble or overheat the batteries. Danger of explosion if battery is incorrectly replaced. Replace only with the same or equivalent type. The batteries used with this product contain chemicals tha Phones Ɣ Figures and illustrations in this User Manual are provided for reference only and may differ from actual product appearance. Ɣ An administration fee may be charged if either (a) an engineer is called out at your request and there is no defect with the product (i.e. where the user manual has not been read). (b) you bring the unit to a repair centre and there is no defect with the product (i.e. where the user manual has not been read). Ɣ You will be informed of the administration fee amount before a technician visits. 5 ENG contents FEATURES 2 Features 2 License 2 SAFETY INFORMATION 3 Safety warnings 4 Precautions 3 GETTING STARTED 6 Before reading the user’s manual 6 What’s included 6 DESCRIPTIONS 7 Front Panel 8 Rear Panel 8 Installing the ferrite core on the Subwoofer 7 speaker cable REMOTE CONTROL 9 Tour of the remote control 9 CONNECTIONS 11 Installing the wall mount 12 Connecting an external device using Audio (Analog) cable or Optical (Digital) cable 11 FUNCTIONS 13 Input mode 13 Bluetooth (HW-F355 model only) 15 SoundShare (HW-F355 model only) 16 USB 17 Using the remote control 20 Software upgrade 13 TROUBLESHOOTING 21 Troubleshooting 21 APPENDIX 22 Specifications 22 6 BEFORE READING THE USER’S MANUAL Note the following terms before reading the user manual. Icons used in this manual Icon Term Definition Caution Indicates a situation where a function does not operate or settings may be canceled. Note Indicates tips or instructions on the page that help you operate a function. Safety Instructions and Troubleshooting 1) Be sure to familiarize yourself with the Safety Instructions before using this product. (See page 3) 2) If a problem occurs, check Troubleshooting. (See page 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. All rights reserved; no part or whole of this user’s manual may be reproduced or copied without the prior written permission of Samsung Electronics Co.,Ltd. getting started WHAT’S INCLUDED Check for the supplied accessories shown below. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Screw:2EA) (Holder-screw:2EA) Remote Control / Batteries (AAA size) User Manual Bracket-Wall Mount Screw USB Cable Power Cord Adapter Audio Cable Toroidal Ferrite Core ƒ The appearance of the accessories may differ slightly from the illustrations above. ƒ Use the dedicated USB cable to connect external USB devices to the unit. 7 ENG ● DESCRIPTIONS descriptions FRONT PANEL POWER BUTTON Turns the Crystal Surround Air Track on and off. FUNCTION BUTTON Selects the D.IN, AUX, BT, TV, USB input. - While the unit is powered, pressing the ( ) button for more than 3 seconds sets the button to act as MUTE button. To cancel MUTE button setup, press ( ) button for more than 3 seconds again. VOLUME +/- Controls the volume level. DISPLAY Displays the current mode. ƒ When you turn on this unit, there will be a 4 to 5 second delay before it produces sound. 1 2 3 4 8 SUBWOOFER CONNECTOR TERMINAL Connects the connector jack of the Subwoofer. POWER SUPPLY IN Connect the AC power adaptor jack to the power supply in jack, and then connect the AC power adaptor plug to a wall outlet. USB PORT Connect USB devices such as MP3 players here to the play files on the devices. - Use the supplied USB Cable if you have installed the product on a wall. OPTICAL IN Connect to the digital (optical) output of an external device. 5 AUX IN Connect to the Analog output of an external device. ƒ When disconnecting the power cable of the AC power adaptor from the wall outlet, pull the plug. Do not pull the cable. ƒ Do not connect this unit or other components to an AC outlet until all connections between components are complete. descriptions REAR PANEL INSTALLING THE FERRITE CORE ON THE SUBWOOFER SPEAKER CABLE Lift up to release the lock and open the core. Place the Subwoofer speaker cable on the opened core. Close the lock. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 ENG ● REMOTE CONTROL remote control TOUR OF THE REMOTE CONTROL HW-F350 Installing batteries in the Remote Control 1. Lift the cover at the back of the remote control upward as shown. 2. Install two AAA size batteries. Make sure to match the “+” and “–” ends of the batteries with the diagram inside the compartment. 3. Replace the cover. Assuming typical TV usage, the batteries last for about one year. Operational Range of the Remote Control You can use the remote control up to 23 feet (7 meters) in a straight line from the unit. You can also operate the remote at a horizontal angle of up to 30° from the remote control sensor. TV POWER BUTTON Turns your Samsung TV on and off. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE USB Press the USB mode. TV EXIT Exits TV (functions the same as the EXIT button of the TV remote control) TV INFO, TV PRE-CH Displays the current TV status. Moves to the previous TV channel. DRC You can use this function to enjoy Dolby Digital sound when watching movies at low volume at night (Standard, MAX, MIN). TV SOURCE Press to select a connected TV's video source. MUTE Mutes the sound from the unit. Press again to restore the sound to the previous volume level. AUTO POWER, DIMMER Synchronizes the Air Track to a connected Optical source via the Optical jack so it turns on automatically when you turn on your TV. You can control the brightness of the Display. SMART VOLUME Regulates and stabilizes the volume level against a drastic volume change. POWER BUTTON Turns the Crystal Surround Air Track on and off. REPEAT Select Repeat File, All, Random. AUX Press the AUX mode. CONTROL BUTTON Play, pause, or stop playing a music file, or search forwards or backwards for a music file. OPTICAL Press the Optical mode. SOUND EFFECT Selects the Sound Effect: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original Sound)) S/W LEVEL, VOLUME Adjusts the Subwoofer level. Adjusts the volume level of the unit. TV VOLUME Adjusts the TV volume level. TV CHANNEL, AUDIO SYNC Switches between the available TV channels. Used to help sync video to audio when connected to a digital TV. TV MUTE Mutes the sound from the TV. Press again to restore the sound to the previous volume level. 3D SOUND PLUS This feature adds depth and spaciousness to the sound. 10 remote control POWER BUTTON Turns the Crystal Surround Air Track on and off. REPEAT Select Repeat File, All, Random. TV POWER BUTTON Turns your Samsung TV on and off. AUX Press the AUX mode. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT CONTROL BUTTON Play, pause, or stop playing a music file, or search forwards or backwards for a music file. OPTICAL Press the Optical mode. SOUND EFFECT Selects the Sound Effect: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original Sound)) S/W LEVEL, VOLUME Adjusts the Subwoofer level. Adjusts the volume level of the unit. USB, BLUETOOTH Press the USB/ BLUETOOTH mode. TV SOURCE Press to select a connected TV's video source. SoundShare This produces TV sound on your SAT via a Bluetooth connection and controls the sound. AUDIO SYNC Used to help sync video to audio when connected to a digital TV. AUTO POWER Synchronizes the Air Track to a connected Optical source via the Optical jack so it turns on automatically when you turn on your TV. TV VOLUME Adjusts the TV volume level. TV CHANNEL Switches between the available TV channels. TV MUTE Mutes the sound from the TV. Press again to restore the sound to the previous volume level. SMART VOLUME Regulates and stabilizes the volume level against a drastic volume change. 3D SOUND PLUS This feature adds depth and spaciousness to the sound. TV INFO, TV PRE-CH Displays the current TV status. Moves to the previous TV channel. ƒ SAT stands for Surround Air Track, which is Samsung’s proprietary name. ƒ The remote control can operate TVs made by SAMSUNG only. ƒ Depending on the TV you are using, you may not be able to operate your TV with this remote control. If you can't, operate the TV using the TV's remote control. DIMMER You can control the brightness of the Display. DRC You can use this function to enjoy Dolby Digital sound when watching movies at low volume at night (Standard, MAX, MIN). MUTE Mutes the sound from the unit. Press again to restore the sound to the previous volume level. TOUR OF THE REMOTE CONTROL HW-F355 11 ENG ● CONNECTIONS INSTALLING THE WALL MOUNT You can use the wall mount bracket to mount this unit on a wall. ƒ Do not hang onto the installed unit and avoid any impact to the unit. ƒ Secure the unit firmly to the wall so that it does not fall off. If the unit falls off, it may cause an injury or damage the product. ƒ When the unit is installed on a wall, please make sure that children do not pull any of the connecting cables, as it may cause it to fall. ƒ For the optimal performance of a wall mount installation, install the speaker system at least 2 inches (5 cm) below the TV. connections Installation Precautions • Install on a vertical wall only. • For the installation, avoid a location with high temperature or humidity, or a wall that cannot sustain the weight of the set. • Check the strength of the wall. If the wall is not strong enough to support the unit, reinforce the wall or install the unit on different wall that can support the unit's weight. • Purchase and use the fixing screws or mollys appropriate for the kind of wall you have (plaster board, iron board, wood, etc.). If possible, fix the support screws into wall studs. • Connect cables from the unit to external devices before you install it on the wall. • Make sure the unit is turned off and unplugged before you install it. Otherwise, it may cause an electric shock. 2 inches (5 cm) or more 1. Place the wall mount bracket on a wall surface and then secure it with two screws (not supplied). If you are hanging the unit below a TV, be sure to install the wall mount bracket so that the arrow ( ) is placed in the center of the TV. Also make sure the unit is at least two inches (5 cm) below the TV. 2. Align the screw holders (Holder-screw, AH61-03342A) with the screw holes on the back of the Main Unit. Insert the supplied screws through the screw holders, and then screw them into the Main Unit. 3. Insert the USB cable into the back of the unit before installing it on the wall. 4. Fit the unit into the corresponding slots of the wall mount bracket. For secure installation, make sure the mounting studs slide firmly down into the bottom of the slots. 5. The installation is complete. 1 2 12 connections CONNECTING AN EXTERNAL DEVICE USING AUDIO (ANALOG) CABLE OR OPTICAL (DIGITAL) CABLE This unit comes equipped with one optical in digital jack and one audio analog in jack, giving you two ways to connect it to a TV. or AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Audio Cable OPTICAL IN OPTICAL OUT Optical Cable (not supplied) BD/DVD player/ Set-top box/ Game console AUX IN Connect AUX IN (Audio) on the main unit to the AUDIO OUT of the TV or Source Device. Be sure to match connector colors. or, OPTICAL IN Connect the Digital Input on the main unit to the OPTICAL OUT of the TV or Source Device. ƒ Do not connect the power cord of this product or your TV to the wall outlet until all connections between components are complete. ƒ Before moving or installing this product, be sure to turn off the power and disconnect the power cord. 13 ENG ● FUNCTIONS functions INPUT MODE You can select D.IN, AUX, BT, TV input or USB input. Press an appropriate button on the remote control to select a desired mode, or press ( ) to select one from: D.IN, AUX, BT, TV or USB mode. Input mode Display Optical Digital input D.IN AUX input AUX BLUETOOTH mode BT (HW-F355 model only) TV mode TV (HW-F355 model only) USB mode USB The unit turns off automatically in the following situations: • BT/TV/USB/D.IN MODE - If there is no audio signal for 20 minutes. • AUX Mode - If no KEY input is entered for 8 hours when the cable is connected. - If the AUX cable is disconnected for 20 minutes. ƒ Use the provided cable if a USB flash memory device cannot be connected directly to the unit. BLUETOOTH (HW-F355 MODEL ONLY) You can use a Bluetooth device to enjoy music with high quality stereo sound, all without wires! What is Bluetooth? Bluetooth is a technology that enables Bluetooth-compliant devices to interconnect easily with each other using a short wireless connection. • A Bluetooth device may cause noise or malfunction, depending on usage, when: - A part of your body is in contact with the receiving/transmitting system of the Bluetooth device or the Air Track. - It is subject to electrical variation from obstructions caused by a wall, corner, or office partition. - It is exposed to electrical interference from same frequency-band devices including medical equipment, microwave ovens, and wireless LANs. • Pair the Air Track with the Bluetooth device while they are close together. • The further the distance is between Air Track and Bluetooth device, the worse the quality is. If the distance exceeds the Bluetooth operational range, the connection is lost. • In poor reception-sensitivity areas, the Bluetooth connection may not work properly. • The Bluetooth connection only works when the Bluetooth device is close to the set. The connection will be automatically cut off if the Bluetooth device is out of range. Even within range, the sound quality may be degraded by obstacles such as walls or doors. • This wireless device may cause electric interference during its operation. POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 functions To connect the Air Track to a Bluetooth device Check if the Bluetooth device supports the Bluetooth compliant stereo headset function. Connect Bluetooth device 1. Press the USB/Bluetooth button on the remote control of the Air Track to display the BT message. • You will see WAIT for 4 seconds and then BT READY on the front display of the Air Track. 2. Select the Bluetooth menu on the Bluetooth device you want to connect. (Refer to the Bluetooth device's user manual.) 3. Select the Stereo headset menu on the Bluetooth device. • You will see a list of scanned devices. 4. Select "[Samsung] AirTrack" from the list. • When the Air Track is connected to the Bluetooth device, it will display BT CONNECTED ➡ BT on the front display. • If the Bluetooth device has failed to pair with the Air Track, delete the previous “[Samsung] AirTrack” found by the Bluetooth device and have it search for the Air Track again. 5. Play music on the connected device. • You can listen to the music playing on the connected Bluetooth device over the Crystal Surround Air Track system. • In BT mode, Play/Repeat/Stop/Next/Prev functions are not available. ƒ You may be required to enter a PIN code (password) when connecting the Bluetooth device to the Air Track. If the PIN code input window appears, enter <0000>. ƒ The Air Track supports SBC data (44.1kHz, 48kHz). ƒ The AVRCP feature is not supported. ƒ Connect only to a Bluetooth device that supports the A2DP (AV) function. ƒ You cannot connect to a Bluetooth device that supports only the HF (Hands Free) function. ƒ Only one Bluetooth device can be paired at a time. ƒ Once you have turned off Air Track and the pairing is disconnected, the pairing will not be restored automatically. To reconnect, you must pair the device again. ƒ Search or connection may not be performed properly by Air Track in the following cases: - If there is a strong electrical field around Air Track. - If several Bluetooth devices are simultaneously paired with Air Track - If the Bluetooth device is turned off, not in place, or malfunctions - Note that such devices as microwave ovens, wireless LAN adaptors, fluorescent lights, and gas stoves use the same frequency range as the Bluetooth device, which can cause electric interference. 15 ENG ● FUNCTIONS To disconnect the Bluetooth device from the Air Track You can disconnect the Bluetooth device from the Air Track. For instructions, see the Bluetooth device's user manual. • The Air Track will be disconnected. • When the Air Track is disconnected from the Bluetooth device the Air Track will display BT DISCONNECTED on the front display. To disconnect the Air Track from the Bluetooth device Press the ( ) button on the front panel of the Air Track to switch from BT to another mode or turn off the Air Track. • The connected Bluetooth device will wait a certain amount of time for a response from the Air Track before terminating the connection. (Disconnection time may differ, depending on the Bluetooth device) • The currently connected device will be disconnected. ƒ In Bluetooth connection mode, the Bluetooth connection will be lost if the distance between the Air Track and the Bluetooth device exceeds 16.25 ft. (5m). ƒ If the Bluetooth device comes back into the effective range after disconnecting, you can restart the Air Track to restore the pairing with the Bluetooth device. ƒ The Air Track automatically turns off after 20 minutes in the Ready state. SOUNDSHARE (HW-F355 MODEL ONLY) This section explains how to connect the Crystal Surround Air Track to a Bluetooth compatible SAMSUNG TV. To connect the Crystal Surround Air Track to a Bluetooth compatible Samsung TV Connect Press the ( ) button to select the TV mode, and then connect the TV to the Crystal Surround Air Track. • The unit will play the TV's audio when it is connected to the TV. • If you change to another mode, except the TV SoundShare mode, or turn off the Air Track, you will hear audio from the TV again. To produce TV sound on your Air Track via a Bluetooth connection, you need to pair your system to the Bluetooth compliant TV first. Once the pairing is established, the pairing information is recorded and kept and no further Bluetooth connection message will appear. Bring the Air Track and the TV close together before pairing. 16 functions 1. Turn on the Samsung TV and Air Track. • Set Add New Device in the TV's SoundShare Setting menu to On. 2. When you change the mode of the Air Track to TV, a message asking whether to proceed with Bluetooth pairing is displayed. "[Samsung] AirTrack" appears on the TV screen. 3. Select on the TV screen. The pairing with the Air Track will be completed. • Once the pairing is established, when you change the Air Track to the TV mode from other input modes, it will automatically connect to the TV. • Changing the Air Track from TV mode to any other mode will cancel the SoundShare connection. • If you want to cancel the existing pairing of the SAT to a TV and pair your SAT to a different TV: - Press the PLAY/PAUSE button on the SAT for 5 seconds in the TV input mode to cancel the existing pairing. You can now pair it to a different TV. • In the SoundShare mode, you can control the volume and mute using either the TV remote or the SAT remote. ƒ TV SoundShare operation range - recommended pairing range: within 20 inches (within 50cm) - recommended operation range: within 16.25 ft. (5m) ƒ If the distance between the Air Track and Samsung TV is over 16.25 ft. (5m), the connection or the sound can be cut off. If this occurs, connect to the Bluetooth device again within the operational range. ƒ Make sure the Samsung TV's SoundShare mode is on before you use this function. ƒ The PLAY, NEXT, PREV, STOP buttons will not work in the SoundShare mode. ƒ Bluetooth Standby On function - Air Track will be powered on automatically when you turn the TV on if you connected TV and Air Track with SoundShare function. - You can toggle this function On/Off by pressing ( ) button of front panel over 5 seconds when Air Track is powered off. If set to Off, the product turns off automatically when the TV turns off, but it does not turn on automatically. - This feature is supported by TVs released from 2013. ƒ The SoundShare feature is supported by select models released from 2012. Check whether your TV supports SoundShare before you begin. For more information, refer to the user's guide of your TV. USB 1. Connect the USB device to the USB port on the side of the unit. 2. Press the ( ) button on the front panel of the Air Track repeatedly until USB appears. 3. USB appears on the display screen and then disappears. • The Crystal Surround Air Track connection is complete. • The SAT automatically turns off (Auto Power Off) if no USB device has been connected for more than 20 minutes. Before you connect a USB device Be aware of the following: • If the file name of a folder on a USB device exceeds 10 characters, it is not displayed on the OLED. • This product may not be compatible with certain types of USB storage media. • The Air Track supports the FAT16 and FAT32 file systems. - The NTFS file system is not supported. 17 ENG ● FUNCTIONS • Connect USB devices directly to the USB port of the product. Otherwise, you may encounter a USB compatibility problem. • Do not connect multiple storage devices to the product via a multi-card reader. It may not operate properly. • Digital camera PTP protocols are not supported. • Do not remove the USB device while it is being read. • DRM-protected music files (MP3, WMA) from a commercial web site will not be played. • External HDDs are not supported. • Mobile phone devices are not supported. • File Format Type Compatibility list: Format Codec *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Supporting Sampling Rate above 16KHz USING THE REMOTE CONTROL Play/Pause/Stop During playback, press the ►, button. • Press the ► button again to stop playing the file temporarily. Press the ► button to play the selected file. • To stop playback, press the Stop () button during playback. Skip Forward/Back During playback, press the #,$ button. • When there is more than one file and you press the $ button, the next file is selected. • When there is more than one file and you press the # button, the previous file is selected. Using the REPEAT function Repeat playback allows you to repeatedly play a file, repeat all, randomly play files, or turn Repeat off. Press the REPEAT button. • REPEAT OFF : Cancels Repeat Playback. • REPEAT FILE : Repeat playing a track. • REPEAT ALL : Repeat playing all tracks. • REPEAT RANDOM : Plays tracks in random order. (A track that has already been played may be played again.) ƒ You can set the REPEAT function during the playback of music from a USB drive. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 functions Muting the sound This is useful when answering a doorbell or telephone call. 1. To mute the sound of this unit, press the MUTE button on the remote control. 2. To mute the TV, press the TV MUTE ( ) button on the remote control. 3. Press MUTE/ TV MUTE ( ) on the remote control again (or press VOLUME +/–) to restore the sound. Using the 3D SOUND PLUS function The 3D SOUND PLUS feature adds depth and spaciousness to the sound. Press 3D SOUND PLUS on the remote control. • Each time the button is pressed, the selection changes as follows : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ When you turn on 3D Sound Plus, the Sound Effect function will automatically change to OFF. Using the SMART VOLUME function This will regulate and stabilize the volume level against a drastic volume change caused by a channel change or scene transition. Press SMART VOLUME on the remote control. • Each time the button is pressed, the selection changes as follows : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Using the SOUND EFFECT function You can select from 7 different sound modes - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, and OFF (Original Sound) - depending on the type of sources you want to enjoy. Press SOUND EFFECT on the remote control. • Select the OFF mode if you want to enjoy the original sound. ƒ We recommend that you select a Sound Effect based on the source material and your personal taste. ƒ When you choose a Sound Effect mode (except OFF), 3D Sound Plus will automatically be turned OFF. Using the S/W LEVEL function You can control the base volume with the S/W Level button on the remote control. 1. Press the S/W LEVEL button on the remote control. 2. “SW 0” appears on the display. 3. Press or button on the LEVEL key if you want to increase or decrease the subwoofer volume. You can set it from SW -6 to SW +6. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 19 ENG ● FUNCTIONS Using the AUTO POWER LINK function The Crystal Surround Air Track is automatically turned on when you turn on the TV or any device connected to the Air Track with the optical cable. Press AUTO POWER on the remote control of this unit. • The Auto power link function turns on and off each time you press AUTO POWER. AUTO POWER LINK Display ON POWER LINK ON OFF POWER LINK OFF ƒ If a TV or any device connected to Air Track with the optical cable is off and there is no digital input, the Air Track is turned off after 20 minutes. Using the DIMMER function This feature control the brightness of the Display. Press DIMMER on the remote control of this unit. Each time the button is pressed, the selection changes as follows : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Using the AUDIO SYNC function Video may appear out of synch with the audio if the Air Track is connected to a digital TV. If this occurs, adjust the audio delay time to match the video. Press AUDIO SYNC +/–. on the remote control of this unit. • You can use the + , - buttons to set the audio delay time between 0 ms and 300 ms. ƒ In USB mode TV mode or BT mode, the Audio Sync function may not work. Using the DRC function This feature balances the range between the loudest and quietest sounds. You can use this function to enjoy Dolby Digital sound when watching movies at low volume at night. Press DRC on the remote control of this unit. • Each time the button is pressed, the selection changes as follows : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 20 functions Using the TV functions (with Samsung TVs only) • Press TV SOURCE on the remote control to change the TV's input source. • Press TV INFO on the remote control to display the TV channel information. • Press TV CH on the remote control to select the TV channel. • Press TV VOL on the remote control to increase or decrease the volume level. • Use TV PRE-CH button to move to the previous TV channel in TV mode. • To exit the TV menu, use the TV EXIT button. (It functions the same as the EXIT button of the TV remote control.) ƒ When you press the SoundShare button, the TV's sound is transmitted through the Air Track system via a Bluetooth connection. The Air Track also controls the sound volume, sound quality, etc. ƒ The remote control can operate TVs made by SAMSUNG only. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH SOFTWARE UPGRADE Samsung may offer upgrades for the Crystal Surround Air Track's system firmware in the future. If an upgrade is offered, you can upgrade the firmware by connecting a USB drive with the firmware upgrade stored on it to the USB port on your Air Track. Note that if there are multiple upgrade files, you must load them onto the USB drive singly and use them to upgrade the firmware one at a time. Please visit Samsung.com or contact the Samsung call center to receive more information about downloading upgrade files. ƒ Insert a USB drive containing the firmware upgrade into the USB port on the main unit. ƒ Do not disconnect the power or remove the USB drive while upgrades are being applied. The main unit will turn off automatically after completing the firmware upgrade. When software is upgraded, settings you have made will return to their default (factory) settings. We recommend you write down your settings so that you can easily reset them after the upgrade. ƒ Once upgrading the product software is completed, turn off the product and then press and hold () button for a while to reset the product. ƒ If the firmware fails to upgrade, we recommend formatting the USB device in FAT16 and trying again. ƒ For upgrading purposes, do not format the USB drive in NTFS format because it is not a supported file system. ƒ Depending on the manufacturer, some USB devices may not be supported. 21 ENG ● TROUBLESHOOTING Before requesting service, please check the following. Symptom Check Remedy The unit will not turn on. • Is the power cord plugged into the outlet? • Connect the power plug to the outlet. A function does not work when the button is pressed. • Is there static electricity in the air? • Disconnect the power plug and connect it again. Sound is not produced. • Is the unit properly connected to your TV? • Is the Mute function on? • Is the volume set to minimum? • Connect it correctly. • Press the Mute button to cancel the function. • Adjust the volume. The Picture does not appear on a TV when the function is selected. • Is the TV connected properly? • Connect it correctly. The remote control does not work. • Are the batteries drained? • Is the distance between remote control and main unit too far? • Replace with new batteries. • Move closer to the unit. The sound from the left/right channels are reversed. • Are the left/right audio output cables from the TV connected properly? • Check the left/right channel and connect it/them correctly. The SoundShare (TV pairing) failed. • Does your TV support SoundShare? • Is your TV firmware the latest version? • Does an error occur when connecting? • Reset the TV MODE and connect again. • SoundShare is supported by some Samsung TVs released after 2012. Check your TV to see if it supports SoundShare. • Update your TV with the latest firmware. • Contact the call center. • Press button for 5 seconds to reset the product. troubleshooting 22 SPECIFICATIONS Model name HW-F350/ HW-F355 GENERAL USB 5V/0.5A Weight Main unit 1.75 kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3.0 kg Dimensions (W x H x D) Main unit 943 x 49 x 59.9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Operating temperature range +5 °C to +35 °C Operating humidity range 10 % to 75 % AMPLIFIER Rated output power Main unit 30W/CH, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz S/N ratio (analog input) 60 dB Separation(1kHz) 50 dB * S/N ratio, distortion, separation and usable sensitivity are based on measurement using AES (Audio Engineering Society) guidelines. *: Nominal specification - Samsung Electronics Co., Ltd reserves the right to change the specifications without notice. - Weight and dimensions are approximate. - For the power supply and Power Consumption, refer to the label attached to the product. Hereby, Samsung Electronics, declares that this Crystal Surround Air Track is in compliance with the essential requirements and other relevant provisions of Directive 1999/5/EC. The official Declaration of Conformity may be found at http://www.samsung.com, go to Support > Search Product Support and enter the model name. This equipment may be operated in all EU countries. appendix [Correct disposal of batteries in this product] (Applicable in countries with separate collection systems) This marking on the battery, manual or packaging indicates that the batteries in this product should not be disposed of with other household waste at the end of their working life. Where marked, the chemical symbols Hg, Cd or Pb indicate that the battery contains mercury, cadmium or lead above the reference levels in EC Directive 2006/66. If batteries are not properly disposed of, these substances can cause harm to human health or the environment. To protect natural resources and to promote material reuse, please separate batteries from other types of waste and recycle them through your local, free battery return system. Correct Disposal of This Product (Waste Electrical & Electronic Equipment) (Applicable in countries with separate collection systems) This marking on the product, accessories or literature indicates that the product and its electronic accessories (e.g. charger, headset, USB cable) should not be disposed of with other household waste at the end of their working life. To prevent possible harm to the environment or human health from uncontrolled waste disposal, please separate these items from other types of waste and recycle them responsibly to promote the sustainable reuse of material resources. Household users should contact either the retailer where they purchased this product, or their local government office, for details of where and how they can take these items for environmentally safe recycling. Business users should contact their supplier and check the terms and conditions of the purchase contract. This product and its electronic accessories should not be mixed with other commercial wastes for disposal. AH68-02614L-05 Contact SAMSUNG WORLD WIDE If you have any questions or comments relating to Samsung products, please contact the SAMSUNG customer care Centre. Country Contact Centre Web Site AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Country Contact Centre Web Site MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (système avec enceintes actives) Manuel d'utilisation imaginez les possibilités Merci d’avoir choisi un appareil Samsung. Pour recevoir une assistance plus complète, veuillez enregistrer votre produit sur www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 caractéristiques SoundShare Le SoundShare émet le son du téléviseur sur votre le Crystal Surround Air Track (SAT) via une connexion Bluetooth et le son est contrôlé. 3D SOUND PLUS La fonctionnalité 3D SOUND PLUS ajoute de la profondeur et de la grandeur au son. Mode sonore spécial Vous avez le choix entre sept modes de sons différents - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, et OFF (son original) - selon le type de contenu dont vous souhaitez profiter. Télécommande multifonction La télécommande fournie peut également être utilisée pour commander le téléviseur connecté à cet ensemble. (Fonctionne uniquement avec les téléviseurs Samsung) Elle est pourvue d'une touche d'accès rapide au téléviseur permettant d'activer plusieurs options d'une simple pression sur les touches. Système avec enceintes actives Cet ensemble est doté d'un système avec enceintes actives qui offre une haute qualité sonore dans une seule unité peu encombrante. Cet ensemble ne nécessite aucun haut-parleur satellite ni câbles, généralement présents dans les systèmes ambiophoniques classiques. Prise en charge de la fonction Hôte USB Vous pouvez connecter des périphériques de stockage USB externes (lecteur MP3, mémoire flash USB, etc.) afin d’en lire les fichiers musicaux à l’aide de la fonction USB HOST du système Air Track. Fonction Bluetooth Vous pouvez connecter un périphérique Bluetooth à le Crystal Surround Air Track pour écouter de la musique avec un son stéréo de haute qualité, tout cela sans fil! LICENCE Fabriqué sous licence par Dolby Laboratories. Dolby et le symbole représentant deux D sont des marques de commerce de Dolby Laboratories. Fabriqué sous licence sous les brevets américains suivants : 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 et autres brevets déposés ou en attente aux États-Unis ou dans d'autres pays. DTS, le Symbole, ainsi que DTS et le Symbole ensemble sont des marques déposées et DTS 2.0 Channel est une marque de commerce de DTS, Inc. Le produit inclut le logiciel. © DTS, Inc. Tous droits réservés. - Pour toute requête et demande concernant les questions sur les sources ouvertes, contactez Samsung via e-mail (oss.request@ samsung.com). 3 FRA informations relatives à la sécurité AVERTISSEMENTS POUR ÉVITER LES RISQUES DE CHOC ÉLECTRIQUE, NE DÉMONTEZ PAS LE CAPOT. L’APPAREIL NE CONTIENT PAS DE PIÈCES RÉPARABLES PAR L’UTILISATEUR ; S’ADRESSER À UN SERVICE APRÈS-VENTE QUALIFIÉ. ATTENTION RISQUE DE CHOC ÉLECTRIQUE. NE PAS OUVRIR Ce symbole avertit l’utilisateur de la présence d’une tension dangereuse à l’intérieur de l’appareil. Ce symbole avertit l’utilisateur de la présence de directives importantes dans la documentation accompagnant cet appareil. AVERTISSEMENT : Afin de diminuer les risques d’incendie ou de choc électrique, n’exposez pas cet appareil à la pluie ou à l’ humidité. MISE EN GARDE : POUR PRÉVENIR LES CHOCS ÉLECTRIQUES, BRANCHEZ LA FICHE AU FOND, EN PRENANT SOIN D'INSÉRER LA TIGE LARGE DANS LA FENTE LARGE. • Cet appareil doit toujours être branché à une prise terre. • Pour déconnecter l’appareil du circuit principal, la prise doit être débranchée de la prise principale ; il est de ce fait nécessaire que la prise principale soit facile d'accès. ATTENTION • Évitez toute projection d’eau sur l’appareil. Ne posez jamais d’objet contenant un liquide (ex : un vase) dessus. • Pour éteindre complètement l'appareil, vous devez retirer le cordon d'alimentation de la prise murale. Par conséquent, le cordon d'alimentation doit être facilement accessible à tout moment. 4 PRÉCAUTIONS Assurez-vous que l'alimentation électrique de votre maison est conforme à la plaque d'identification située au dos de votre produit. Posez votre produit à plat sur un meuble stable en veillant à laisser un espace de 7 à 10 cm autour de l'appareil afin d’assurer une ventilation correcte de celui-ci. Faites attention à ne pas obstruer les orifices de ventilation. Ne posez pas l'ensemble sur un amplificateur ou un autre appareil susceptible de chauffer. Cet ensemble est conçu pour une utilisation en continu. Pour entièrement éteindre l'appareil, débranchez la fiche CA de la prise murale. Débranchez l'appareil si vous envisagez de ne pas l'utiliser durant une longue période. En cas d'orage, débranchez la fiche de l'appareil de la prise murale. Les surtensions occasionnées par l'orage pourraient endommager votre appareil. Protégez le produit de l'humidité (comme les vases) et d'une chaleur excessive (comme une cheminée) ou de tout équipement capable de créer des champs magnétiques ou électriques. Débranchez le câble d'alimentation en cas de dysfonctionnement. Votre produit n'est pas prévu pour un usage industriel. Ce produit ne peut être utilisé qu'à des fins personnelles. Une condensation peut se former si le produit ou un disque a été stocké à basse température. Si vous devez transporter l'ensemble pendant l'hiver, attendez environ 2 heures que l'appareil ait atteint la température de la pièce avant de l'utiliser. N'exposez pas l'ensemble aux rayons directs du soleil ou à toute autre source de chaleur. Ceci pourrait entraîner une surchauffe et un dysfonctionnement de l’appareil. Les piles utilisées dans ce produit peuvent contenir des produits chmiques dangereux pour l'environnement. Ne jetez pas les piles dans votre poubelle habituelle. Ne vous débarrassez pas des piles en les faisant brûler. Les piles ne doivent pas être court-circuitées, démontées ou subir de surchauffe. Le remplacement incorrect de la batterie entraîne un risque d'explosion. Ne la remplacez que par une batterie du même type. pp Phones 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ Les fi gures et les illustrations du présent Manuel d'utilisation sont fournies à titre de référence uniquement et peuvent différer de l'apparence du produit réel. Ɣ Des frais supplémentaires pourront vous être facturés dans les cas suivants : (a) Vous demandez l'intervention d'un ingénieur, mais il s'avère que l'appareil ne présente aucune anomalie (par ex. vous n'avez pas lu ce Manuel d'utilisation). (b) Vous portez l'unité à un centre de réparation, mais il s'avère que celle-ci ne présente aucune défaillance (par ex. vous n'avez pas lu ce Manuel d'utilisation). Ɣ Le montant de ces frais administratifs vous sera notifi é avant que tout travail ou toute visite à votre domicile ne soit effectuée). 5 FRA sommaire CARACTÉRISTIQUES 2 2 Caractéristiques 2 Licence INFORMATIONS RELATIVES À LA SÉCURITÉ 3 3 Avertissements 4 Précautions DÉMARRAGE 6 6 Avant de lire le manuel d'utilisation 6 Contenu DESCRIPTIONS 7 7 Façade 8 Panneau arrière 8 Installation du noyau torique en ferrite sur le câble des enceintes du caisson de graves TÉLÉCOMMANDE 9 9 Présentation de la télécommande BRANCHEMENTS 11 11 Installation de la fixation murale 12 Connexion d'un périphérique externe à l'aide d'un câble audio (analogique) ou optique (numérique) DÉPANNAGE 21 21 Dépannage ANNEXE 22 22 Spécifications FONCTIONS 13 13 Mode d’entrée 13 Bluetooth (Modèle HW-F355 uniquement) 15 SoundShare (Modèle HW-F355 uniquement) 16 USB 17 Utilisation de la télécommande 20 Mise à jour du logiciel 6 AVANT DE LIRE LE MANUEL D'UTILISATION Prenez connaissance des termes suivants avant de lire le manuel d'utilisation. Icônes utilisées dans le présent manuel Icône Terme Définition Attention Indique une situation pour laquelle une fonction ne fonctionne pas ou que des paramètres peuvent être annulés. Remarque Donne des conseils ou des instructions permettant d'améliorer l'utilisation de chaque fonction. Consignes de sécurité et dépannage 1) Familiarisez-vous avec les Consignes de sécurité avant d'utiliser ce produit. (Reportez-vous à la page 3) 2) En cas de problème, consultez la section Dépannage. (Reportez-vous à la page 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Tous droits réservés. Le présent manuel d'utilisation ne peut être reproduit ou copié, en partie ou dans son intégralité, sans l'autorisation écrite préalable de Samsung Electronics Co., Ltd. démarrage ƒ L'aspect des accessoires peut légèrement différer des illustrations ci-dessus. ƒ Utilisez le câble USB dédié pour connecter des périphériques USB à l'unité. CONTENU Vérifiez la présence des accessoires fournis présentés ci-dessous. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Vis : 2EA) (Vis du support : 2EA) Télécommande/ Piles (type AAA) Manuel d'utilisation Fixation de support mural Vis Câble USB Cordon d'alimentation Adaptateur Câble auxiliaire Noyau torique en ferrite 7 FRA ● DESCRIPTIONS descriptions FAÇADE BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. BOUTON DE FONCTIONS Permet de sélectionner les entrées D.IN, AUX, BT, TV, USB. - Lorsque l’appareil est sous tension, si vous appuyez sur le bouton ( ) pendant plus de 3 secondes, le bouton fonctionne en MUTE (SILENCIEUX). Pour annuler la configuration du bouton MUTE (SILENCIEUX), appuyez à nouveau sur le bouton ( ) pendant plus de 3 secondes. VOLUME +/- Permet de régler le volume. AFFICHAGE Affiche le mode actuellement sélectionné. ƒ Lorsque vous mettez l'unité sous tension, il faut compter 4 ou 5 secondes de retard avant le déclenchement du son. 1 2 3 4 8 BORNE DU CONNECTEUR DU CAISSON DE GRAVES Permet de connecter la prise du connecteur au caisson de graves. ENTRÉE DE L'ALIMENTATION Branchez correctement la prise de l'adaptateur CA au secteur, puis branchez la fiche de l'adaptateur CA dans la prise murale. PORT USB Connectez ici des périphériques USB comme des lecteurs MP3 pour lire des fichiers sur les périphériques. - Utilisez le câble USB fourni si vous avez installé l'appareil sur un mur. ENTRÉE OPTIQUE Permet la connexion à la sortie (optique) numérique d’un appareil externe. 5 ENTRÉE AUX Permet la connexion à la sortie analogique d’un périphérique externe. ƒ Lorsque vous débranchez le câble d’alimentation de l'adaptateur CA de la prise murale, veillez à maintenir la fiche. Ne tirez pas sur le câble. ƒ Ne branchez pas cette unité ou d'autres composants sur une prise CA jusqu'à ce que tous ces branchements entre les composants soient terminés. descriptions PANNEAU ARRIÈRE INSTALLATION DU NOYAU TORIQUE EN FERRITE SUR LE CÂBLE DES ENCEINTES DU CAISSON DE GRAVES Soulevez pour déverrouiller et ouvrir le noyau en ferrite. Placez le câble des enceintes du caisson de graves sur le noyau ouvert. Verrouillez à nouveau le noyau. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 FRA ● TÉLÉCOMMANDE télécommande PRÉSENTATION DE LA TÉLÉCOMMANDE HW-F350 Installation des piles dans la télécommande 1. Soulevez le couvercle situé à l'arrière de la télécommande comme indiqué. 2. Insérez deux piles de type AAA. Vérifiez bien que les pôles + et - des piles sont placés comme indiqué sur le diagramme représenté à l'intérieur du compartiment. 3. Repositionnez le couvercle. Dans un schéma d'utilisation classique, les piles durent environ un an. Portée de la Télécommande La portée de la télécommande en ligne droite est d'environ 7 mètres. Elle fonctionne également inclinée selon un angle horizontal de 30° maximum par rapport au capteur de la télécommande. BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. OPTICAL Appuyez sur le mode optique. BOUTON TV POWER Permet d'allumer/d'éteindre le téléviseur Samsung. AUTO POWER, DIMMER Synchronise le système Air Track par la connexion optique via la prise Optique de façon à ce qu’il s’active automatiquement lorsque vous allumez votre téléviseur. Vous pouvez régler la luminosité de l'affichage. BOUTON DE COMMANDE Permet de lire, mettre en pause ou arrêter la lecture d'un fichier musical, ou de rechercher le fichier musical suivant ou précédent. TV MUTE Permet de couper le son du téléviseur. Appuyez à nouveau pour rétablir le son à son niveau de volume précédent. AUX Appuyez sur le mode AUX. USB Appuyez sur le mode USB. CHAÎNE DE TÉLÉVISION, AUDIO SYNC Permet de commuter entre les chaînes TV disponibles. Permet de synchroniser les signaux vidéo et audio lors de la connexion de l’appareil à un téléviseur numérique. TV INFO, TV PRE-CH Permet de visionner les informations relatives aux chaînes de télévision. Permet de revenir à la chaîne de télévision précédente. REPEAT Sélectionnez Répéter le fichier, Tout, Aléatoire. S/W LEVEL, VOLUME Règle le niveau du caisson de basses. Règle le niveau de volume de l’unité. TV SOURCE Appuyez ici pour connecter une source vidéo du téléviseur. VOLUME SONORE DU TÉLÉVISEUR Règle le niveau de volume du téléviseur. SOUND EFFECT Permet de sélectionner les Effets sonores: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Son original)) MUTE Permet de mettre l'appareil en sourdine. Appuyez de nouveau sur cette touche pour restaurer le volume initial. DRC Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit (Standard, MAX, MIN). TV EXIT Permet de quitter le téléviseur. (fonctionne de la même manière que le bouton EXIT de la télécommande du téléviseur) SMART VOLUME Contrôle et stabilise le niveau du volume pour éviter toute variation sonore spectaculaire. 3D SOUND PLUS Cette fonction ajoute de la profondeur et de l’espace au son. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE 10 BOUTON POWER Permet d'allumer/d'éteindre le Crystal Surround Air Track. REPEAT Sélectionnez Répéter le fichier, Tout, Aléatoire. BOUTON TV POWER Permet d'allumer/d'éteindre le téléviseur Samsung. AUX Appuyez sur le mode AUX. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT BOUTON DE COMMANDE Permet de lire, mettre en pause ou arrêter la lecture d'un fichier musical, ou de rechercher le fichier musical suivant ou précédent. OPTICAL Appuyez sur le mode optique. SOUND EFFECT Permet de sélectionner les Effets sonores: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Son original)) S/W LEVEL, VOLUME Règle le niveau du caisson de basses. Règle le niveau de volume de l’unité. USB, Bluetooth Appuyez sur le mode USB/Bluetooth. TV SOURCE Appuyez ici pour connecter une source vidéo du téléviseur. SoundShare Le son du téléviseur est émis sur votre enceinte satellite (SAT) via une connexion Bluetooth et le son est contrôlé. AUDIO SYNC Permet de synchroniser les signaux vidéo et audio lors de la connexion de l’appareil à un téléviseur numérique. AUTO POWER Synchronise le système Air Track par la connexion optique via la prise Optique de façon à ce qu’il s’active automatiquement lorsque vous allumez votre téléviseur. VOLUME SONORE DU TÉLÉVISEUR Règle le niveau de volume du téléviseur. CHAÎNE DE TÉLÉVISION Permet de commuter entre les chaînes TV disponibles. TV MUTE Permet de couper le son du téléviseur. Appuyez à nouveau pour rétablir le son à son niveau de volume précédent. SMART VOLUME Contrôle et stabilise le niveau du volume pour éviter toute variation sonore spectaculaire. 3D SOUND PLUS Cette fonction ajoute de la profondeur et de l’espace au son. TV INFO, TV PRE-CH Permet de visionner les informations relatives aux chaînes de télévision. Permet de revenir à la chaîne de télévision précédente. ƒ SAT signifie Surround Air Track (Système Air Track) qui est un nom de propriété Samsung. ƒ La télécommande n'est opérationnelle que sur les téléviseurs Samsung. ƒ Cette télécommande risque de ne pas fonctionner sur tous les téléviseurs. Si vous ne pouvez pas, utilisez le téléviseur via sa télécommande. DIMMER Vous pouvez régler la luminosité de l'affichage. DRC Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit (Standard, MAX, MIN). MUTE Permet de mettre l'appareil en sourdine. Appuyez de nouveau sur cette touche pour restaurer le volume initial. télécommande PRÉSENTATION DE LA TÉLÉCOMMANDE HW-F355 11 FRA ● BRANCHEMENTS INSTALLATION DE LA FIXATION MURALE Vous pouvez utiliser le support de fixation mural pour fixer l’unité au mur. ƒ Ne vous appuyez pas sur l'unité montée et protégez celle-ci de tout risque d’impact. ƒ Fixez fermement l’unité au mur afin qu’elle ne tombe pas. La chute de l’appareil peut provoquer des blessures ou endommager le produit. ƒ Lorsque l’unité est fixée au mur, veillez à ce qu’un enfant ne tire pas sur les câbles de connexion au risque de faire tomber l’appareil. ƒ Pour qu'une installation avec fixation murale fonctionne de manière optimale, veillez à ce que le système d'enceintes et le téléviseur soient séparés d'au moins 5 cm. Précautions d’installation • Procédez à l'installation sur un mur vertical uniquement. • Pour l’installation, évitez les températures extrêmes et l’humidité ou encore un mur pas assez solide pour supporter le poids de l’appareil. • Vérifiez la solidité du mur. Si le mur n'est pas assez solide pour supporter l'appareil, renforcez le mur ou installez l'appareil sur un autre mur pouvant supporter son poids. • Achetez et utilisez les vis de fixation ou les boulons appropriés au type de mur dont vous disposez (plaque de plâtre, fer forgé, bois, etc.). Si possible, fixez les vis de fixation dans les poteaux du mur. • Branchez les câbles entre l'appareil et les périphériques externes avant de l'installer sur le mur. • Veillez à éteindre et débrancher l’unité avant installation. Autrement, vous vous exposeriez à un risque de décharge électrique. 1. Placez le support de fixation sur la surface du mur puis fixez-le à l’aide de deux vis (non fournies). Si vous suspendez l'appareil en dessous d'un téléviseur, assurez-vous d'installer le support mural de telle sorte que la flèche ( ) soit placée au centre du téléviseur. Assurez-vous également que l'appareil est placé à au moins 5 cm (2 pouces) en dessous du téléviseur. 2. Alignez les trous à vis sur les deux côtés de l'UNITÉ PRINCIPALE avec les trous à vis du SUPPORT AUX VIS et fixez-le avec les vis. 3. Insérez le câble USB à l’arrière de l'unité avant de l’installer sur le mur. 4. Introduisez l’unité dans les fentes correspondantes du support de fixation mural. - Pour une sécurité d’ installation optimale, veillez à ce que les goujons descendent jusqu’en butée à l’intérieur des fentes. 5. L'installation est terminée. 5 cm (2 pouces) minimum 1 2 branchements 12 branchements CONNEXION D'UN PÉRIPHÉRIQUE EXTERNE À L'AIDE D'UN CÂBLE AUDIO (ANALOGIQUE) OU OPTIQUE (NUMÉRIQUE) Cette section présente les deux méthodes (numérique et analogique) de connexion de l’unité au téléviseur. Cet appareil est équipé d'une prise numérique optique et d'une prise analogique audio pour la connexion à un téléviseur. ou AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Câble Audio OPTICAL IN OPTICAL OUT Câble Optique (non fourni) Lecteur BD/ DVD/Décodeur/ Console de jeux Rouge Blanc AUX IN (ENTRÉE AUX) Connectez la prise AUX IN (ENTRÉE AUX) (Audio) de l’unité principale à la prise AUDIO OUT (SORTIE AUDIO) du téléviseur ou du périphérique source. Veillez à respecter les codes couleur. ou, OPTICAL IN (ENTRÉE OPTIQUE) Branchez la prise d’entrée numérique de l’unité principale sur la sortie OPTICAL OUT du téléviseur ou de l’appareil source. ƒ Ne branchez pas le cordon d’alimentation de ce produit ou de votre téléviseur dans la prise murale avant que toutes les connexions entre les différents composants n’aient été effectuées. ƒ Avant de déplacer ou d'installer ce produit, éteignez-le et débranchez le cordon d'alimentation. 13 FRA ● FONCTIONS MODE D’ENTRÉE Vous pouvez sélectionner l'entrée D.IN, AUX, BT, TV ou bien l'entrée USB. Actionnez le bouton approprié sur la télécommande pour sélectionner le mode souhaité ou appuyez sur ( ) pour sélectionner l'un des modes suivants : Mode D.IN, AUX, BT, TV ou USB. Mode d'entrée Affichage Entrée Optique numérique D.IN Entrée AUX AUX Mode BLUETOOTH BT (Modèle HW-F355 uniquement) Mode TV TV (Modèle HW-F355 uniquement) Mode USB USB L'appareil s'éteint automatiquement sous les conditions suivantes: • MODE BT/TV/USB/D.IN - S'il n'y a aucun signal audio pendant 20 minutes. • Mode AUX - Si aucune entrée de TOUCHE n'est reçue durant 8 heures lorsque le câble est branché. - Si le câble AUX n'est pas connecté pendant 20 minutes. ƒ Utilisez le câble fourni si la mémoire flash USB ne peut pas être connectée directement à l'appareil. BLUETOOTH (MODÈLE HW-F355 UNIQUEMENT) Vous pouvez utiliser un périphérique Bluetooth pour écouter de la musique avec un son stéréo de haute qualité, tout cela sans fil! Qu'est-ce que le système Bluetooth ? Le système Bluetooth est une technologie qui permet de connecter facilement entre eux des périphériques compatibles Bluetooth à l'aide d'une liaison sans fil courte distance. • Ce périphérique Bluetooth peut générer du bruit ou créer des dysfonctionnements en fonction des conditions d'utilisation lorsque: - Une partie du corps de l’appareil est en contact avec le système de réception/transmission du périphérique Bluetooth ou du système Air Track. - Il est soumis à des variations électriques provenant d'obstructions provoquées par un mur, un coin ou des cloisonnements de bureaux. - Il est exposé à des interférences électriques provenant d'appareils utilisant la même bande de fréquences (exemple : équipements médicaux, fours à micro-ondes et réseaux LAN sans fil). • Associer le système Air Track et le périphérique Bluetooth tout en maintenant une faible distance. • Plus la distance est grande entre le système Air Track et le périphérique Bluetooth, plus la qualité de la transmission se dégrade. Si la distance excède la plage opérationnelle Bluetooth, la connexion est perdue. • Dans les zones où la réception est faible, la connexion Bluetooth peut ne pas fonctionner correctement. • La connexion Bluetooth ne fonctionne que lorsqu'elle est proche de l'appareil. La connexion s’interrompt automatiquement lorsque cette plage est dépassée. Même si la distance est respectée, il est possible que la qualité sonore soit détériorée par des obstacles (ex. : murs, portes). • Ce périphérique sans fil peut provoquer des interférences électriques durant son fonctionnement. fonctions POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 fonctions Pour connecter le système Air Track à un périphérique Bluetooth Vérifiez si le périphérique Bluetooth prend en charge la fonction des écouteurs stéréo compatible Bluetooth. Connexion Périphérique Bluetooth 1. Appuyez sur le bouton USB/Bluetooth de la télécommande du système Air Track pour afficher le message BT (Bluetooth). • Le message WAIT reste affiché pendant 4 secondes, puis le message BT READY apparaît sur la façade du système Air Track. 2.Sélectionnez le menu Bluetooth sur le périphérique Bluetooth que vous désirez connecter. (Reportezvous pour cela au manuel d'utilisation de ce périphérique.) 3.Sélectionnez le menu des écouteurs stéréo sur le périphérique Bluetooth. • Vous afficherez la liste des périphériques connectés. 4. Sélectionnez "[Samsung] AirTrack" dans la liste. • Lorsque le système Air Track est connecté au périphérique Bluetooth, BT CONNECTED ➡ BT s'affiche sur la façade. • Si le fait d'associer le périphérique Bluetooth et le système Air Track a échoué, supprimez le précédent "[Samsung] AirTrack" identifié par le périphérique Bluetooth et faites-lui rechercher le système Air Track à nouveau. 5. Lisez de la musique sur le périphérique connecté. • Vous pouvez écouter de la musique lue sur le périphérique Bluetooth connecté via le système Crystal Surround Air Track. • En mode BT, les fonctions Play/Repeat/Stop/Next/Prev (Lecture/Répétition/Arrêt/Suivant/Précédent) ne sont pas disponibles. ƒ Il peut vous être demandé de saisir un code PIN (mot de passe) lors de la connexion du périphérique Bluetooth au système Air Track. Si la fenêtre de saisie du code PIN apparaît, entrez <0000>. ƒ Le système Air Track prend en charge les données SBC (44,1 kHz, 48 kHz). ƒ La fonctionnalité AVRCP n'est pas prise en charge. ƒ Effectuez uniquement la connexion à un périphérique Bluetooth qui prend en charge la fonction A2DP (AV). ƒ Vous ne pouvez pas effectuer une connexion à un périphérique Bluetooth qui prend en charge uniquement la fonction HF (Mains libres). ƒ Un seul périphérique Bluetooth peut être associé à la fois. ƒ Une fois le système Air Track éteint et le périphérique associé déconnecté, l'association ne sera pas restaurée automatiquement. Pour les reconnecter, vous devez associer le périphérique à nouveau. ƒ La recherche ou la connexion peut ne pas être effectuée correctement le système Air Track dans les cas suivants: - En présence d'un champ électrique puissant autour du système Air Track. - Si plusieurs périphériques Bluetooth sont associés simultanément au système Air Track. - Si le périphérique Bluetooth est éteint, mal positionné ou s'il connaît des dysfonctionnements. - Notez que des appareils tels que des fours à micro-ondes, des adaptateurs LAN sans fil, des lampes fluorescentes et des fours à gaz pour chauffage des locaux utilisent la même plage de fréquences que le périphérique Bluetooth, ce qui peut provoquer des interférences électriques. 15 FRA ● FONCTIONS Pour déconnecter le périphérique Bluetooth du système Air Track Vous pouvez déconnecter le périphérique Bluetooth du système Air Track. (Pour les instructions, reportezvous au manuel d'utilisation de ce périphérique.) • Le système Air Track sera déconnecté. • Lorsque le système Air Track est déconnecté du périphérique Bluetooth, le système Air Track affiche BT DISCONNECTED en façade. Pour déconnecter le système Air Track du périphérique Bluetooth Appuyez sur le bouton ( ) en façade du système Air Track pour passer du mode BT (Bluetooth) à un autre mode ou éteindre le système Air Track. • Le périphérique Bluetooth attend un certain temps la réponse du système Air Track avant de mettre fin à la connexion. (Le temps de déconnexion peut varier en fonction du périphérique Bluetooth.) • Le périphérique actuellement connecté est déconnecté. ƒ En mode Bluetooth, la connexion sera perdue si la distance entre le système Air Track et le périphérique Bluetooth dépasse 5 m. ƒ Si le périphérique Bluetooth est replacé dans la portée conseillée puis est à nouveau connecté après avoir été déconnecté, vous pouvez redémarrer pour rétablir la liaison avec ce périphérique. ƒ Le système Air Track s'éteint après 20 minutes en état Prêt. SOUNDSHARE (MODÈLE HW-F355 UNIQUEMENT) Cette section explique comment connecter le Crystal Surround Air Track aux téléviseurs compatibles Bluetooth. Pour connecter Le Crystal Surround Air Track à un téléviseur Samsung compatible avec le Bluetooth Connexion Appuyez sur le bouton ( ) pour sélectionner le mode TV, puis branchez le téléviseur sur le Crystal Surround Air Track. • L’appareil lit le son du téléviseur lorsqu’il est connecté à celui-ci. • Si vous passez à un autre mode sauf le mode TV SoundShare ou si vous le désactivez, le son est à nouveau émis par le téléviseur. Afin que le son du téléviseur soit émis sur le système Air Track via une connexion Bluetooth, vous devez commencer par apparier votre station avec le téléviseur compatible avec le Bluetooth. Une fois l’appariement terminé, les informations correspondantes sont enregistrées et conservées, et plus aucun message de connexion Bluetooth ne s’affiche. Maintenez le système Air Track et le téléviseur à proximité avant l’appariement. 16 fonctions 1. Allumez le téléviseur Samsung et le système Air Track. • Activez l'option Add New Device (Ajouter nouveau périphérique) dans le menu SoundShare Setting (Réglage SoundShare) du téléviseur. 2. Lorsque vous remplacez le mode du système Air Track par TV, un message vous demandant si vous souhaitez poursuivre l’appariement Bluetooth s'affiche. Le message "[Samsung] AirTrack" apparaît sur l’écran du téléviseur. 3. Sélectionnez (Oui) sur l’écran du téléviseur. L’appariement avec le système Air Track est alors terminé. • Une fois que l'appariement est établi, lorsque vous remplacez le mode d'entrée par le mode TV, la connexion au téléviseur est établie automatiquement. • Le remplacement d'un autre mode par le mode TV du système Air Track annule la connexion SoundShare. • Si vous voulez annuler l'appariement existant dans l'enceinte satellite (SAT) et apparier votre enceinte satellite à un nouveau téléviseur, - Appuyez sur le bouton PLAY/PAUSE (LECTURE/PAUSE) du système Air Track en mode d'entrée TV pour annuler l'appariement existant. Vous pouvez maintenant l'apparier à un autre téléviseur. • Vous pouvez contrôler le volume et le mode silencieux en utilisant la télécommande du téléviseur et celle de l'enceinte satellite en mode SoundShare. ƒ Plage de fonctionnement SoundShare du téléviseur - portée de l'appariement recommandée : 50 cm maxi. - portée de fonctionnement recommandée : 5 m maxi. ƒ Si la distance entre le système Air Track et le téléviseur Samsung est supérieure à 5 m, la connexion ou le son peut être coupé(e). Le cas échéant, connectez-vous à nouveau au périphérique Bluetooth dans la plage opérationnelle. ƒ Assurez-vous que le mode SoundShare du téléviseur est activé avant d'utiliser cette fonction. ƒ Les boutons PLAY (LECTURE), NEXT (SUIVANT), PREV (PRÉCÉDENT), STOP (ARRÊT) ne fonctionnent pas en mode SoundShare. ƒ Fonction d'activation de la mise en veille du Bluetooth - Le système Air Track est mis sous tension automatiquement dès que vous allumez le téléviseur si vous avez connecté le téléviseur et le système Air Track avec la fonction SoundShare - Vous pouvez alterner l'activation/la désactivation de cette fonction en appuyant sur le bouton ( ) situé en façade pendant plus de 5 secondes lorsque l’ensemble système Air Track est hors tension. Si vous désactivez cette fonction, l'appareil s'éteint automatiquement, mais il ne s'allume pas automatiquement. - Cette fonction est prise en charge par les téléviseurs sortis à partir de 2013. ƒ La fonction SoundShare est prise en charge sur certains téléviseurs fabriqués à partir de 2012. Vérifiez si votre téléviseur prend en charge la fonction. (Pour plus d'informations, reportez-vous au manuel d'utilisation du téléviseur.) USB 1. Branchez le périphérique USB sur le port USB situé sur le côté de l'appareil. 2. Appuyez plusieurs fois sur le bouton ( ) situé en façade du système Air Track jusqu’à ce que le message USB s’affiche. 3. La mention USB apparaît brièvement à l’écran. • La connexion à au Crystal Surround Air Track. • Il s'éteint automatiquement (Auto Power Off) si aucun périphérique USB n'a été connecté après plus de 20 minutes. Avant de connecter un périphérique USB L'utilisateur doit connaître les points suivants : • Si le dossier du nom de fichier d'un périphérique USB dépasse 10 caractères, il ne s'affiche pas sur le OLED. • Ce produit peut ne pas être compatible avec certains types de support de stockage USB. • Les systèmes de fichiers FAT16 et FAT32 sont pris en charge. - Le système de fichiers NTFS n’est pas pris en charge. 17 FRA ● FONCTIONS • Connectez un périphérique USB directement au port USB du produit. Dans le cas contraire, vous pouvez rencontrer un problème de compatibilité USB. • Ne connectez pas plusieurs périphériques de stockage au produit via un lecteur à cartes multiples Il peut ne pas fonctionner correctement. • Les protocoles PTP des caméras numériques ne sont pas pris en charge. • Ne retirez pas le périphérique USB lorsqu'il est en cours de lecture. • Les fichiers musicaux protégés par la technologie DRM (MP3, WMA) d'un site Web commercial ne seront pas lus. • Les disques durs externes ne sont pas pris en charge. • Les téléphones mobiles ne sont pas pris en charge. • Liste de compatibilités Format Codec *.mp3 MPEG 1 Couche 2 MPEG 1 Couche 3 MPEG 2 Couche 3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Prend en charge un débit d'échantillonnage supérieur à 16 KHz UTILISATION DE LA TÉLÉCOMMANDE Lecture/Pause/Arrêt Pendant la lecture, appuyez sur les boutons ►,. • Appuyez à nouveau sur le bouton ► pour arrêter temporairement la lecture du fichier. Appuyez sur le bouton ► pour lire le fichier sélectionné. • Pour interrompre la lecture, appuyez sur le bouton Arrêt () durant la lecture. Saut en Avant/en Arrière Pendant la lecture, appuyez sur les boutons #,$. • Lorsqu'il y a plusieurs fichiers et si vous appuyez sur le bouton $, le fichier suivant est sélectionné. • Lorsqu'il y a plusieurs fichiers et si vous appuyez sur le bouton #, le fichier précédent est sélectionné. Utilisation de la fonction REPEAT Répéter la lecture vous permet de lire un fichier de manière répétée, de répéter tout, de lire les fichiers de manière aléatoire ou de désactiver la fonction Repeat. Appuyez sur le bouton REPEAT. • REPEAT OFF : permet d'annuler la lecture répétée. • REPEAT FILE : permet de répéter la lecture d'une plage. • REPEAT ALL : permet de répéter la lecture de toutes les plages. • REPEAT RANDOM : permet de lire les plages dans un ordre aléatoire. (Une plage qui a déjà été lue peut être lue à nouveau.) ƒ Vous pouvez régler la fonction REPEAT durant la lecture de la musique d'un périphérique USB. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 18 fonctions Mise en sourdine Cette fonction se révèle particulièrement utile lorsqu’il vous faut aller ouvrir votre porte d’entrée ou répondre à un appel téléphonique. 1.Pour couper le son de cet appareil, appuyez sur le bouton MUTE de la télécommande. 2.Pour couper le son du téléviseur, appuyez sur le bouton TV MUTE ( ) de la télécommande. 3.Appuyez sur MUTE / TV MUTE ( ) de la télécommande à nouveau (ou appuyez sur VOLUME +/–) pour rétablir le son. Utilisation de la fonction 3D SOUND PLUS La fonctionnalité 3D Sound Plus permet d'ajouter de la profondeur et de la grandeur au son. Appuyez sur le bouton 3D SOUND PLUS de la télécommande. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Lorsque vous activez le 3D Sound Plus, les Effets sonores sont automatiquement désactivés. Utilisation de la fonction SMART VOLUME Cette fonction contrôle et stabilise le volume en cas de fortes variations sonores lors d'un changement de canal ou d’une transition de scène. Appuyez sur le bouton SMART VOLUME de la télécommande. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Utilisation des SOUND EFFECT Vous avez le choix entre sept modes de champs acoustiques différents - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, et OFF (Son original) - selon le type de contenu que vous souhaitez. Appuyez sur le bouton SOUND EFFECT de la télécommande. • Sélectionnez le mode OFF si vous souhaitez bénéficier du son original. ƒ Nous vous recommandons de sélectionner un Effet sonore basé sur l'équipement source et votre goût personnel. ƒ Lorsque vous choisissez les Effets sonores (OFF excepté), le 3D Sound Plus est automatiquement désactivé. Utilisation de la fonction S/W LEVEL Vous pouvez contrôler le volume de base à l’aide de la touche S/W Level de la télécommande. 1.Appuyez sur la touche S/W LEVEL de la télécommande. 2.La mention “SW 0” s’affiche. 3.Appuyez sur le bouton ou de la touche LEVEL pour augmenter ou baisser le volume du caisson de graves. Vous pouvez effectuer le réglage sur une valeur comprise entre SW -6 et SW +6. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 19 FRA ● FONCTIONS Utilisation de la fonction AUTO POWER LINK Le Crystal Surround Air Track est automatiquement activé lorsque vous mettez sous tension le téléviseur ou tout autre périphérique connecté au système Air Track à l'aide du câble optique. Appuyez sur la touche AUTO POWER de la télécommande de cet ensemble. • La fonction Auto Power Link s’active ou se désactive à chaque fois que vous appuyez sur AUTO POWER. AUTO POWER LINK Affichage ACTIVÉ POWER LINK ON DÉSACTIVÉ POWER LINK OFF ƒ Si le téléviseur ou tout autre appareil relié au système Air Track via le câble optique est hors tension et qu'il n'y a aucune entrée numérique, l'unité s'éteindra au bout de 20 minutes. Utilisation de la fonction DIMMER Appuyez sur la touche Dimmer pour régler la luminosité de l'affichage. Appuyez sur la touche DIMMER de la télécommande de l’unité. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Utilisation de la fonction AUDIO SYNC Il est possible que la vidéo soit décalée par rapport à l’audio si le système Air Track est connecté à un téléviseur numérique. Si cela se produit, ajustez le temps de retard audio en fonction de la vidéo. Appuyez sur la touche AUDIO SYNC +/–. de la télécommande de l’unité. • Vous pouvez utiliser le bouton + , - pour régler le retard audio sur une valeur comprise entre 0 ms et 300 ms. ƒ En mode USB, en mode TV ou en mode BT, la fonction Audio Sync (Synchr. Audio) peut ne pas fonctionner. Utilisation de la fonction DRC Cette fonction permet d’équilibrer la plage sonore allant des sons les plus forts aux plus faibles. Vous pouvez utiliser cette fonction pour bénéficier du son Dolby Digital lorsque vous regardez un film à un faible volume sonore la nuit. Appuyez sur la touche DRC de la télécommande de l’unité. • Chaque fois que vous appuyez sur cette touche, vous modifiez la sélection comme suit : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 20 fonctions Utilisation de la fonction TV (uniquement avec les téléviseurs Samsung) • Appuyez sur le bouton TV SOURCE situé sur la télécommande pour changer la source d’entrée du téléviseur. • Appuyez sur le bouton TV INFO de la télécommande pour afficher les informations concernant les chaînes de télévision. • Appuyez sur le bouton TV CH de la télécommande pour sélectionner la chaîne de télévision. • Appuyez sur le bouton TV VOL de la télécommande pour augmenter ou réduire le volume sonore. • Utilisez le bouton TV PRE-CH pour revenir à la chaîne de télévision précédente en mode TV. • Pour quitter le menu du téléviseur, utilisez le bouton TV EXIT. (Il fonctionne de la même manière que le bouton EXIT (QUITTER) de la télécommande du téléviseur) ƒ Lorsque vous appuyez sur le bouton SoundShare le son du téléviseur est transmis à travers le système Air Track via une connexion Bluetooth. Le système Air Track contrôle également le volume du son, la qualité du son, etc. ƒ La télécommande n'est opérationnelle que sur les téléviseurs SAMSUNG. MISE À JOUR DU LOGICIEL Samsung peut proposer à l’avenir des mises à niveau pour le micrologiciel du système Crystal Surround Air Track. Si une mise à niveau est proposée, vous pouvez mettre le micrologiciel à niveau en connectant un périphérique USB, contenant la mise à niveau du micrologiciel, au port USB de votre système Air Track. Notez qu'en présence de plusieurs fichiers de mise à niveau, vous devez simplement les charger sur le périphérique USB et les utiliser pour mettre à niveau le micrologiciel l'un après l'autre. Veuillez visiter le site Web Samsung.com ou contacter le centre d’assistance téléphonique de Samsung pour recevoir de plus amples informations concernant le téléchargement des fichiers de mise à niveau. ƒ Insérez un périphérique USB contenant la mise à niveau du micrologiciel dans le port USB situé sur l’unité principale. ƒ Veillez à ne pas débrancher l'alimentation ni à retirer le lecteur USB lorsque les mises à niveau sont en cours d'exécution. L’unité principale s’éteint automatiquement une fois que la mise à niveau du micrologiciel est terminée. Une fois le logiciel mis à niveau, les paramètres sont réinitialisés sur leur valeur par défaut. Nous vous conseillons de consigner vos réglages par écrit afin de pouvoir facilement les spécifier à nouveau après la mise à niveau. ƒ Une fois que la mise à niveau de l’appareil est terminée, éteignez-le puis appuyez sur le bouton () et maintenez-le enfoncé pendant un moment pour réinitialiser l'appareil. ƒ En cas d’échec de la mise à niveau du micrologiciel, nous vous recommandons de convertir le périphérique USB au format FAT16 et de réessayer la mise à niveau. ƒ Pour les besoins de la mise à niveau, ne convertissez jamais les données USB au format NTFS car ce système de fichiers n'est pas pris en charge sur l'appareil. ƒ Tout dépendant du fabricant, le périphérique USB pourrait ne pas être compatible. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH 21 FRA ● DÉPANNAGE dépannage Avant de contacter l'assistance, veuillez lire ce qui suit. Problème Vérification Solution L'ensemble ne s'allume pas. • Le cordon d'alimentation est-il branché dans la prise? • Branchez la fiche d'alimentation électrique dans la prise murale. La fonction ne s'active pas lorsque vous appuyez sur le bouton correspondant. • L'air est-il chargé en électricité statique? • Débranchez la fiche d'alimentation électrique et rebranchez-la. Aucun son n'est émis. • L’unité est-elle correctement reliée au téléviseur? • La fonction Mute est-elle activée? • Le volume est-il réglé au minimum? • Branchez-les correctement. • Appuyez sur la touche Mute pour annuler cette fonction. • Réglez le volume. Aucune image n'apparaît sur le téléviseur lorsque la fonction est sélectionnée. • Le téléviseur est-il correctement branché? • Branchez-le correctement. La télécommande ne fonctionne pas. • Les piles sont-elles usées? • La distance entre la télécommande et l'unité principale est-elle trop importante? • Remplacez-les. • Rapprochez-vous de l’appareil. Le son provenant des canaux gauche/droit est inversé. • L’émission se fait-elle correctement sur les câbles audio de sortie gauche/droit en provenance du téléviseur? • Vérifiez le canal gauche/droit et connectez-le correctement. La fonction SoundShare (appariement du téléviseur) a échoué. • Votre téléviseur prend-il en charge le SoundShare? • La version du micrologiciel du téléviseur est-elle la plus récente? • Une erreur s’est-elle produite lors de la connexion? • Réinitialisez le MODE TV et connectez à nouveau. • Le SoundShare est pris en charge par les modèles de téléviseur Samsung sortis après 2012. Vérifiez si votre téléviseur prend en charge la fonction. • Mettez votre téléviseur à jour avec la version du micrologiciel la plus récente. • Contactez le centre d'appels. • Appuyez sur le bouton pendant 5 secondes pour réinitialiser le produit. 22 SPÉCIFICATIONS Nom du modèle HW-F350 / HW-F355 GÉNÉRAL USB 5 V/0,5 A Poids Unité principale 1,75 kg Caisson de basses (PS-EW1-1) 3,0 kg Dimensions (L x H x P) Unité principale 943 x 49 x 59,9 mm Caisson de basses (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Plage de températures en fonctionnement de + 5 à + 35°C Plage d'humidité en fonctionnement de 10 à 75 % AMPLIFICATEUR Puissance de sortie nominale Unité principale 30W/CH, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Caisson de basses (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz Rapport signal/bruit (entrée analogique) 60 dB Séparation (1 kHz) 50 dB * Le rapport signal/bruit, la distorsion, la séparation et la sensibilité utilisable sont basés sur des mesures effectuées à l'aide des directives AES (Audio Engineering Society). *: Caractéristiques nominales - Samsung Electronics Co., Ltd se réserve le droit de modifier les caractéristiques sans préavis. - Le poids et les dimensions sont approximatifs. - Pour l’alimentation et la consommation d’énergie, reportez-vous à l'étiquette apposée sur l'appareil. Par la présente, Samsung Electronics déclare que ce Crystal Surround Air Track est conforme avec les exigences essentielles et autres dispositions relatives de la Directive 1999/5/EC. Vous pouvez visualiser la Déclaration de Conformité via le site Web http://www.samsung.com, allez sur Support (Assistance) > Search Product Support (Recherche de l'assistance de l'appareil) puis entrez le nom de modèle. Cet équipement peut être utilisé dans tous les pays de l'Union Européenne. annexe AH68-02614L-05 En qualité de partenaire ENERGY STAR, Comment contacter Samsung dans le monde Si vous avez des suggestions ou des questions concernant les produits Samsung, veuillez contacter le Service Consommateurs Samsung. [Elimination des batteries de ce produit] (Applicable aux pays disposant de systèmes de collecte séparés) Le symbole sur la batterie, le manuel ou l'emballage indique que les batteries de ce produit ne doivent pas être éliminées en fin de vie avec les autres déchets ménagers. L'indication éventuelle des symboles chimiques Hg, Cd ou Pb signifie que la batterie contient des quantités de mercure, de cadmium ou de plomb supérieures aux niveaux de référence stipulés dans la directive CE 2006/66. Si les batteries ne sont pas correctement éliminées, ces substances peuvent porter préjudice à la santé humaine ou à l'environnement. Afin de protéger les ressources naturelles et d'encourager la réutilisation du matériel, veillez à séparer les batteries des autres types de déchets et à les recycler via votre système local de collecte gratuite des batteries. Les bons gestes de mise au rebut de ce produit (Déchets d’équipements électriques et électroniques) (Applicable aux pays disposant de systèmes de collecte séparés) Ce symbole sur le produit, ses accessoires ou sa documentation indique que ni le produit, ni ses accessoires électroniques usagés (chargeur, casque audio, câble USB, etc.) ne peuvent être jetés avec les autres déchets ménagers. La mise au rebut incontrôlée des déchets présentant des risques environnementaux et de santé publique, veuillez séparer vos produits et accessoires usagés des autres déchets. Vous favoriserez ainsi le recyclage de la matière qui les compose dans le cadre d’un développement durable. Les particuliers sont invités à contacter le magasin leur ayant vendu le produit ou à se renseigner auprès des autorités locales pour connaître les procédures et les points de collecte de ces produits en vue de leur recyclage. Les entreprises et particuliers sont invités à contacter leurs fournisseurs et à consulter les conditions de leur contrat de vente. Ce produit et ses accessoires ne peuvent être jetés avec les autres déchets. Zone Centre de contact Site Internet AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Zone Centre de contact Site Internet MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (Aktives Lautsprechersystem) Bedienungsanleitung Erleben Sie die Möglichkeiten Vielen Dank, dass Sie sich für ein Produkt von Samsung entschieden haben. Registrieren Sie Ihr Produkt unter www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 merkmale SoundShare SoundShare gibt den Ton des Fernsehgeräts auf Ihrem SAT über eine Bluetooth Verbindung wieder und regelt den Klang. 3D SOUND PLUS Diese 3D SOUND PLUS fügt Ihrem Klangerlebnis Tiefe und Räumlichkeit hinzu. Spezial Klangmodus Sie können unter 7 verschiedenen Tonarten wählen - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, und OFF (Original Ton) - je nach Art des Inhalts, den Sie wiedergeben möchten. Multifunktionsfernbedienung Die mitgelieferte Fernbedienung kann zur Steuerung des Fernsehgerätes, das an dieses Gerät angeschlossen ist, verwendet werden. (Nur zusammen mit Samsung-Fernsehgeräten funktionsfähig) Die Fernbedienung verfügt über eine Hotkey-Taste für das Fernsehgerät, mit der Sie mittels eines einfachen Tastendrucks verschiedene Operationen ausführen können. Aktives Lautsprechersystem Dieses Gerät ist ein aktives Lautsprechersystem, das eine qualitativ hochwertige Tonqualität in einem einzelnen schlanken Gerät liefert. Für dieses Gerät benötigt man keine Verkabelung und zusätzlichen Lautsprecher, die normalerweise mit herkömmlichen Surround- Soundsystemen assoziiert werden. Unterstützung der USB-Host-Funktion Mit der USB-Host-Funktion können Sie externe USB-Speichergeräte wie MP3-Player oder USB-Flash-Speicher anschließen und darauf enthaltene Dateien wiedergeben. Bluetooth Funktion Sie können ein Bluetooth-Gerät an den SAT anschließen und Musik in hoher Stereo-Klangqualität genießen - ganz ohne störende Kabel! LIZENZ Hergestellt unter Lizenz von Dolby Laboratories. Dolby sowie das Doppel-D-Symbol sind Warenzeichen der Dolby® Laboratories. Hergestellt unter Lizenz und US-Patentnummern: 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 & sowie anderen in den USA und weltweit ausgestellten und angemeldeten Patenten. DTS, das Symbol, und DTS zusammen mit dem Symbol sind eingetragene Warenzeichen. DTS 2.0 Channel ist ein Warenzeichen von DTS, Inc. Das Produkt enthält Software. © DTS, Inc. Alle Rechte vorbehalten. - Wenn Sie Fragen bezüglich des Themas Open Source haben, wenden Sie sich bitte per E-mail unter der Adresse oss.request@samsung.com an Samsung. 3 GER sicherheitsinformationen HINWEISE ZUR SICHERHEIT ZUR VERMEIDUNG VON STROMSCHLÄGEN DARF DIESES GERÄT NICHT GEÖFFNET WERDEN. ES ENTHÄLT KEINE BAUTEILE, DIE VOM BENUTZER GEWARTET ODER REPARIERT WERDEN KÖNNEN. WARTUNGS- UND REPARATURARBEITEN DÜRFEN NUR VON FACHPERSONAL AUSGEFÜHRT WERDEN. WARNUNG Gefahr elektrischer Schläge! Gerät nicht öffnen! Im Gerät befinden sich Hochspannung führende Teile, die elektrische Schläge verursachen können. Die Dokumentation zu diesem Gerät enthält wichtige Hinweise zu Betrieb und Wartung. ACHTUNG : Um elektrische Schläge zu vermeiden, richten Sie den breiten Kontaktstift des Steckers an dem breiten Steckplatz aus, und stecken Sie den Stecker voll ein. WARNUNG : Setzen Sie das Gerät nicht Nässe oder Feuchtigkeit aus, um die Gefahr eines Brandes bzw. eines elektrischen Schlags zu vermeiden. • Dieses Gerät darf nur an eine Netzsteckdose mit Schutzerdung angeschlossen werden. • Um das Gerät vom Netzbetrieb zu trennen, muss der Stecker aus der Netzsteckdose gezogen werden. Deshalb sollte der Netzstecker jederzeit zugänglich und leicht trennbar sein. ACHTUNG • Das Gerät keinem Spritz- oder Tropfwasser aussetzen. Keine mit Flüssigkeit gefüllten Behälter, wie Vasen auf das Gerät stellen. • Um das Gerät vollständig auszuschalten, muss der Netzstecker aus der Steckdose gezogen werden. Somit muss der Netzstecker immer bequem erreichbar sein. 4 HINWEISE Stellen Sie sicher, dass die Stromversorgung in Ihrem Haus den auf der Rückseite Ihres Produkts angegebenen Anforderungen entpricht. Stellen Sie Ihr Produkt horizontal auf einer geeigneten Unterlage (Möbel) auf, so dass rundherum ausreichend Platz (7–10 cm) zur Belüftung bleibt. Achten Sie darauf, dass die Belüftungsöffnungen nicht abgedeckt sind. Stellen Sie das Gerät nicht auf Verstärker oder andere Geräte, die heiß werden können. Das Gerät ist für Dauerbetrieb eingerichtet. Um das Gerät vollständig auszuschalten, den Stecker aus der Steckdose ziehen. Ziehen Sie den Netzstecker des Geräts wenn Sie beabsichtigen, es für längere Zeit nicht zu nutzen. Ziehen Sie bei Gewittern das Stromkabel aus der Steckdose. Durch Blitze verursachte Spannungsspitzen können zur Beschädigung des Geräts führen. Schützen Sie das Produkt vor Feuchtigkeit (z. B. Vasen), übermäßiger Hitze (z. B. Kamine) oder Geräten, die starke magnetische oder ele trische Felder erzeugen. Trennen Sie das Netzkabel bei Fehlfunktionen des Geräts von der Stromversorgung. Ihr Produkt ist nicht für den gewerblichen Einsatz vorgesehen. Verwenden Sie dieses Produkt nur für den privaten Bereich. Wenn Ihr Produkt oder die CD bei kalten Temperaturen aufbewahrt wurden, kann Kondensation auftreten. Wenn Sie das Gerät bei kaltenTemperaturen transportiert haben, warten Sie mit der Inbetriebnahme circa 2 Stunden, bis das Gerät Raumtemperatur erreicht hat. Halten Sie das Gerät von direkter Sonneneinstrahlung oder anderen Wärmequellen fern. Dies kann zu einer Überhitzung führen und zu einer Fehlfunktion des Geräts führen. Die in diesem Produkt verwendeten Batterien enthalten umweltschädliche Chemikalien. Entsorgen Sie die Batterien nicht im Hausmüll. Entsorgen Sie Batterien niemals in einem Feuer. Schließen Sie die Batterien nicht kurz, zerlegen und überhitzen Sie sie nicht. Bei unsachgemäßem Austausch von Batterien besteht Explosionsgefahr. Setzen Sie nur Batterien des gleichen oder eines gleichwertigen Typs ein. Phones Stromversorgung in Ihrem Haus den auf der Rückseite Ihres Produkts angegebenen 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ Die Abbildungen in dieser Anleitung dienen nur als Referenz und können sich vom aktuellen Produkt unterscheiden. Ɣ Es kann eine Gebühr erhoben werden, wenn: (a) Ein Techniker auf Ihre Anfrage bestellt wird und am Gerät kein Defekt vorliegt (z. B. weil Sie diese Bedienungsanleitung nicht gelesen haben). (b) Sie das Gerät in einer Reparaturwerkstatt abgegeben haben und am Gerät kein Defekt vorliegt (z. B. weil Sie diese Bedienungsanleitung nicht gelesen haben). Ɣ Die Höhe dieser Gebühr wird Ihnen mitgeteilt, bevor irgendwelche Arbeiten durchgeführt werden oder der Hausbesuch erfolgt. 5 GER Inhalt MERKMALE 2 2 Merkmale 2 Lizenz SICHERHEITSINFORMATIONEN 3 3 Hinweise zur Sicherheit 4 Hinweise ERSTE SCHRITTE 6 6 Wichtige informationen zum Gebrauch der Bedienungsanleitung 6 Lieferumfang BESCHREIBUNGEN 7 7 Vorderseite 8 Rückseite 8 Anbringen des ferrit kerns am lautsprecherkabel des subwoofers FERNBEDIENUNG 9 9 Funktionen der Fernbedienung ANSCHLÜSSE 11 11 Montage der Wandhalterung 12 Anschließen eines externen Geräts mithilfe eines Audiokabels (analog) oder optischen Kabels (digital) FEHLERSUCHE 21 21 Fehlersuche ANHANG 22 22 Technische Daten FUNKTIONEN 13 13 Eingangsmodus 13 Bluetooth (nur beim Modell HW-F355) 15 SoundShare (nur beim Modell HW-F355) 16 USB 17 Verwenden der Fernbedienung 20 Software Aktualisierung 6 WICHTIGE INFORMATIONEN ZUM GEBRAUCH DER BEDIENUNGSANLEITUNG Achten Sie beim Lesen der Bedienungsanleitung auf die folgenden Hinweise. Symbole in dieser Bedienungsanleitung Symbol Begriff Definition Achtung Zeigt eine Situation an, in der eine Funktion nicht funktioniert oder Einstellungen abgebrochen werden können. Hinweis Hierbei handelt es sich um Tipps oder Anweisungen zu den jeweiligen Funktionen. Sicherheitsanweisungen und Fehlersuche 1) Machen Sie sich mit den Sicherheitsanweisungen vertraut, bevor Sie dieses Produkt nutzen. (Siehe Seite 3) 2) Falls ein Problem auftritt, schlagen Sie im Kapitel zur Fehlerbehebung nach. (Siehe Seite 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Ohne vorherige schriftliche Genehmigung von Samsung Electronics Co., Ltd. ist das vollständige oder teilweise Reproduzieren oder Kopieren dieser Bedienungsanleitung nicht gestattet. erste schritte ƒ Das mitgelieferte USB-Kabel dient für den Anschluss eines externen USB-Geräts. ƒ Verwenden Sie das zugehörige USB-Kabel, um externe USB-Geräte an die Einheit anzuschließen. LIEFERUMFANG Überprüfen Sie, ob das im Folgenden aufgeführte Zubehör mitgeliefert wurde. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Schraube: 2 EA) (Halterung Schraube: 2 EA) Fernbedienung / AAABatterien Benutzerhandbuch Halterung zur wandbefestigung Schraube USB-Kabel Netzkabel Netzteil Aux Kabel Ferritringkern 7 GER ● BESCHREIBUNGEN beschreibungen VORDERSEITE TASTEEIN-/ AUSSCHALTEN Schaltet den Crystal Surround Air Track ein oder aus. EINGANGS WAHLSCHALTER Des D.IN, AUX, BT, TV, USB Eingangs. - Wenn das Gerät eingeschaltet ist und die ( ) Taste länger als 3 Sekunden gedrückt wird, wird die Funktion dieser Taste auf MUTE umgestellt. Um die MUTE Funktion dieser Taste wieder aufzuheben, die ( ) Taste erneut für mehr als 3 Sekunden gedrückt halten. LAUTSTÄRKE +/- Zum Einstellen der Lautstärke. ANZEIGE Aktuellen Modus anzeigen. ƒ Wenn Sie dieses Gerät einschalten, vergeht eine Verzögerungszeit von 4 bis 5 Sekunden, bevor eine Tonausgabe erfolgt. 1 2 3 4 8 SUBWOOFER ANSCHLUSSBUCHSE Hier den Anschlussstecker des Subwoofers anschließen. STROMANSCHLUSSBUCHSE Schließen Sie das Netzteil richtig an das Gerät an und stecken Sie anschließend den Stecker des Netzteils in die Steckdose. USB PORT Schließen Sie USB-Geräte, wie MP3-Player hier an, um die Dateien auf diesen Geräten wiederzugeben. - Verwenden Sie das mitgelieferte USB-Kabel, wenn Sie das Gerät an der Wand installiert haben. OPTICAL IN Zum Anschließen des digitalen (optischen) Ausgangs eines externen Geräts. 5 AUX IN Für den Anschluss an den Analogausgang eines externen Geräts. ƒ Beim Herausziehen des Netzteilkabels aus der Steckdose das Kabel am Stecker anfassen. Ziehen Sie nicht am Kabel. ƒ Schließen Sie dieses Gerät oder andere Komponenten erst dann an die Steckdose an, wenn alle Verbindungen zwischen den Komponenten hergestellt wurden. ANBRINGEN DES FERRIT KERNS AM LAUTSPRECHERKABEL DES SUBWOOFERS Anheben, um den Verschluss zu öffnen und den Kern aufklappen. Das Lautsprecherkabel des Subwoofers in den geöffneten Kern einlegen. Den Verschluss wieder schließen. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 beschreibungen RÜCKSEITE 9 GER ● FERNBEDIENUNG fernbedienung FUNKTIONEN DER FERNBEDIENUNG HW-F350 Batterien in die Fernbedienung einsetzen 1. Heben Sie die Abdeckung an der Rückseite der Fernbedienung wie dargestellt hoch. 2. Legen Sie zwei AAA-Batterien ein. Achten Sie darauf, dass die Pole der Batterien wie im Batteriefach angezeigt ausgerichtet sind. 3. Schieben Sie die Abdeckung wieder auf die Fernbedienung. Bei normaler Nutzung des Fernsehers halten die Batterien ungefähr ein Jahr. Reichweite der Fernbedienung Die Fernbedienung hat eine Reichweite von bis zu ca. 7 Metern. Sie kann auch in einem Winkel von bis zu 30° zum Fernbedienungssensor verwendet werden. POWER Schaltet den Crystal Surround Air Track ein oder aus. OPTICAL (OPTISCH) Drücken, um auf den optischen Eingang umzuschalten. TV POWER Zum Ein- und Ausschalten des Samsung-Fernsehgerätes. AUTO POWER, DIMMER Synchronisiert den Air Track via Optical Anschluss über den optischen Anschluss, sodass Air Track automatisch eingeschaltet wird, wenn Sie Ihr Fernsehgerät einschalten. Sie können die Helligkeit des Displays regulieren. STEUERTASTEN Wiedergabe, unterbrechen oder anhalten einer Musikdatei, oder Suche nach einer Musikdatei vorwärts bzw. rückwärts. TV MUTE Schaltet den Ton vom Fernsehgerät stumm. Um den Ton wieder in der vorherigen Lautstärke zu hören, drücken Sie diese Taste erneut. AUX Drücken, um auf den AUX Eingang umzuschalten. USB Drücken, um auf den USB Eingang umzuschalten. TV KANAL , AUDIO SYNC Zum Wechsel zwischen den verfügbaren TV-Kanälen. Hilft bei der Audio Videosynchronisierung wenn mit einem digitalen Fernseher verbunden ist. TV INFO, TV PRE-CH Zeigt den aktuellen TV Status an. Wechselt zum zuletzt angesehenen Fernsehsender. TV EXIT Verlässt das Fernsehgerät (funktioniert genauso, wie die EXIT Taste auf der Fernbedienung des Fernsehgeräts). TV SOURCE Zum Auswählen der Fernsehvideoquelle. TV LAUTSTÄRKE Stellt die Lautstärke ein. SOUND EFFECT Auswahl des Klangeffekts: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original-Soundtrack)) MUTE Zum Stummschalten des Geräts. Um den Ton wieder in der vorherigen Lautstärke zu hören, drücken diese Taste erneut. DRC Diese Funktion sorgt für optimale Dolby Digital-Klang bei geringer Lautstärke wenn Sie in der Nacht eine Sendung sehen (Standard, MAX, MIN). SMART VOLUME Regelt und stabilisiert die Lautstärke bei einer drastischen Lautstärkeänderung. 3D SOUND PLUS Diese Funktion fügt dem Klang Tiefe und Räumlichkeit hinzu. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE REPEAT Auswahl von Datei, Alle, in zufälliger Reihenfolge wiederholen. S/W LEVEL, VOLUME Stellt die Lautstärke des Subwoofers ein. Stellt die Lautstärke des Gerätes ein. 10 fernbedienung FUNKTIONEN DER FERNBEDIENUNG HW-F355 POWER Schaltet den Crystal Surround Air Track ein oder aus. OPTICAL (OPTISCH) Drücken, um auf den optischen Eingang umzuschalten. TV POWER Zum Ein- und Ausschalten des Samsung-Fernsehgerätes. AUTO POWER Synchronisiert den Air Track via Optical Anschluss über den optischen Anschluss, sodass Air Track automatisch eingeschaltet wird, wenn Sie Ihr Fernsehgerät einschalten. STEUERTASTEN Wiedergabe, unterbrechen oder anhalten einer Musikdatei, oder Suche nach einer Musikdatei vorwärts bzw. rückwärts. TV MUTE Schaltet den Ton vom Fernsehgerät stumm. Um den Ton wieder in der vorherigen Lautstärke zu hören, drücken Sie diese Taste erneut. AUX Drücken, um auf den AUX Eingang umzuschalten. USB, BLUETOOTH Drücken, um auf den USB/ BLUETOOTH Eingang umzuschalten. TV KANAL Zum Wechsel zwischen den verfügbaren TV-Kanälen. AUDIO SYNC Hilft bei der Audio Videosynchronisierung wenn mit einem digitalen Fernseher verbunden ist. TV INFO, TV PRE-CH Zeigt den aktuellen TV Status an. Wechselt zum zuletzt angesehenen Fernsehsender. TV SOURCE Zum Auswählen der Fernsehvideoquelle. TV LAUTSTÄRKE Stellt die Lautstärke ein. SOUND EFFECT Auswahl des Klangeffekts: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Original-Soundtrack)) MUTE Zum Stummschalten des Geräts. Um den Ton wieder in der vorherigen Lautstärke zu hören, drücken diese Taste erneut. DRC Diese Funktion sorgt für optimale Dolby Digital-Klang bei geringer Lautstärke wenn Sie in der Nacht eine Sendung sehen (Standard, MAX, MIN). SMART VOLUME Regelt und stabilisiert die Lautstärke bei einer drastischen Lautstärkeänderung. 3D SOUND PLUS Diese Funktion fügt dem Klang Tiefe und Räumlichkeit hinzu. DIMMER Sie können die Helligkeit des Displays regulieren. S/W LEVEL, VOLUME Stellt die Lautstärke des Subwoofers ein. Stellt die Lautstärke des Gerätes ein. POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT ƒ SAT steht für Surround Air Track und ist ein Markenname von Samsung. ƒ Es können nur Fernsehgeräte von Samsung mit der Fernbedienung bedient werden. ƒ Es kann vorkommen, dass das von Ihnen verwendete Fernsehgerät mit dieser Fernbedienung nicht zu steuern ist. Wenn Sie das Fernsehgerät nicht mit dieser Fernbedienung bedienen können, verwenden Sie bitte die Fernbedienung des Fernsehgeräts. REPEAT Auswahl von Datei, Alle, in zufälliger Reihenfolge wiederholen. SOUNDSHARE Diese Funktion gibt den Ton des Fernsehgeräts auf Ihrem SAT über eine Bluetooth Verbindung wieder und regelt den Klang. 11 GER ● ANSCHLÜSSE MONTAGE DER WANDHALTERUNG Sie können die Wandhalterung verwenden, um diese Einheit an der Wand zu befestigen. ƒ Hängen Sie nichts an das installierte Gerät und vermeiden Sie Stoßeinwirkungen. ƒ Befestigen Sie die Einheit sicher an der Wand, so dass sie nicht herunterfallen kann. Andernfalls kann es zu Verletzungen oder Schäden am Gerät führen. ƒ Stellen Sie nach der Wandmontage der Einheit sicher, dass Kinder die Verbindungskabel nicht herausziehen können, da das Gerät sonst möglicherweise herunterfallen kann. ƒ Bei einer Wandmontage befestigen Sie das Lautsprechersystem in mindestens 5 cm Entfernung vom Fernsehgerät, damit die optimale Leistung erreicht werden kann. anschlüsse Montagehinweise • Nur an einer senkrechten Wand montieren. • Achten Sie darauf, dass das Gerät nicht in einer feuchten oder heißen Umgebung angebracht wird und die Wand das Gewicht der Anlage aushält. • Überprüfen Sie die Stabilität der Wand. Wenn die Wand nicht stabil genug ist, um dieses Gerät zu halten, verstärken Sie die Wand oder installieren Sie das Gerät an einer anderen Wand, die das Gewicht des Geräts tragen kann. • Verwenden Sie die für Ihre Wand geeigneten Befestigungsschrauben oder Dübel (Gipskartonplatte, Stahlplatte, Holz, usw.). Wenn möglich die Schrauben in den Wandträgern befestigen. • Schließen Sie die externen Geräte an dieses Gerät an, bevor Sie es an der Wand installieren. • Achten Sie darauf, dass das Gerät ausgeschaltet ist, und trennen Sie das Gerät vor der Montage vom Netzstecker. Ansonsten besteht das Risiko elektrischer Schläge. 1. Bringen Sie die Wandhalterung an der Wand an und befestigen Sie diese mit 2 Schrauben (nicht im Lieferumfang enthalten). Wenn Sie das Gerät unter einem Fernsehgerät aufhängen, müssen Sie sicherstellen, dass die Wandhalterung so angebracht wird, dass sie der Pfeil ( ) in der Mitte des Fernsehgeräts befindet. Stellen Sie ebenfalls sicher, dass sie das Gerät mindestens 5 cm unterhalb des Fernsehgeräts befindet. 2. Richten Sie die Schraubenöffnungen an beiden Seiten des HAUPTGERÄTS auf die Schraubenöffnungen der HALTERUNG aus und befestigen Sie den Halter mit den Schrauben. 3. Schließen Sie das USB-Kabel auf der Rückseite des Geräts an, bevor Sie es an der Wand befestigen. 4. Positionieren Sie die Einheit dann an den entsprechenden Auslässen der Wandhalterung. Für eine sichere Montage achten Sie darauf, dass die Halterungsbolzen in den Auslässen ganz nach unten geschoben werden. 5. Die Installation ist abgeschlossen. 5 cm oder mehr. 1 2 12 anschlüsse ANSCHLIESSEN EINES EXTERNEN GERÄTS MITHILFE EINES AUDIOKABELS (ANALOG) ODER OPTISCHEN KABELS (DIGITAL) In diesem Abschnitt werden zwei Möglichkeiten (digital und analog) erklärt, wie das Gerät an das Fernsehgerät angeschlossen werden kann. Dieses Gerät ist mit einem optischen Digitalanschluss und einem analogen Audioanschluss ausgestattet, um ein Fernsehgerät anzuschließen. AUX IN Verbinden Sie den AUX IN Eingang (Audio) am Hauptgerät mit dem AUDIO OUT Ausgang des Fernsehgeräts oder Quellgeräts. Achten Sie darauf, dass die Farben der Steckverbinder übereinstimmen. oder, OPTICAL IN Verbinden Sie den AUDIO IN Eingang am Hauptgerät mit dem AUDIO OUT Ausgang des Fernsehgeräts oder Quellgeräts. ƒ Stecken Sie das Netzkabel dieses Produkts oder Ihres Fernsehgeräts erst dann in die Steckdose, wenn alle Verbindungen zwischen den Komponenten hergestellt wurden. ƒ Bevor Sie dieses Gerät installieren oder an einer anderen Stelle aufstellen, müssen Sie es ausschalten und den Netzstecker ziehen. oder AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Audiokabel OPTICAL IN OPTICAL OUT Optisches Kabel (nicht im Lieferumfang enthalten) BD/DVD Player/ Set-Top- Box/ Game Konsole Rot Weiß 13 GER ● FUNKTIONEN funktionen EINGANGSMODUS Sie können zwischen D.IN, AUX, BT, TV Eingang oder USB Eingang wählen. Drücken Sie die entsprechende Taste auf der Fernbedienung, um den gewünschten Modus auszuwählen oder drücken Sie ( ), um zwischen dem D.IN, AUX, BT, TV oder USB Eingang zu wählen. Eingangsmodus Display Optischer Digital Eingang D.IN AUX-Eingang AUX BLUETOOTH Modus BT (nur beim Modell HW-F355) TV-Modus TV (nur beim Modell HW-F355) USB-Modus USB Das Gerät schaltet sich unter den folgenden Bedingungen automatisch ab: • BT/TV/USB/D.IN MODE - Wenn seit 20 Minuten kein Audiosignal empfangen wurde. • AUX Modus - Wenn bei am Eingang angeschlossenem Gerät seit 8 Stunden keine TASTE betätigt wurde. - Wenn seit 20 Minuten kein AUX-Kabel angeschlossen ist. ƒ Verwenden Sie das mitgelieferte Kabel, wenn der USB-Speicher nicht direkt an das Gerät angeschlossen werden kann. BLUETOOTH (NUR BEIM MODELL HW-F355) Hören Sie Ihren Lieblingshit in bestem Stereo-Sound über ein Bluetooth-fähiges Gerät - ganz ohne Kabel! Was ist Bluetooth? Bluetooth ist eine neue Technologie, mit der es möglich ist, Bluetooth-fähige Geräte über eine kurze Funkverbindung miteinander zu verbinden. • Ein Bluetooth Gerät kann Störungen erzeugen oder falsch funktionieren, wenn: - Das Empfangs-/Sendesystem eines Bluetooth-Geräts oder der Haupteinheit mit einem Körperteil berührt wird - Die Funkübertragung durch Wände, Ecken oder Bürotrennwände behindert wird. - Interferenzen mit Geräten auftreten, welche dasselbe Frequenzband verwenden, wie medizinische Geräte, Mikrowellenherde oder Funknetzwerke. • Wenn Sie Air Track über das Bluetooth Gerät betreiben möchten, stellen Sie sicher, dass der Abstand kurz gehalten wird. • Mit zunehmender Entfernung zwischen Air Track und Bluetooth-Gerät nimmt die Qualität der Bluetooth-Verbindung ab. Wenn die Distanz den Bluetooth-Betriebsbereich übersteigt, geht die Verbindung verloren. • In Gebieten mit geringer Empfangssensibilität ist die Funktion der Bluetooth-Verbindung möglicherweise eingeschränkt. • Die Bluetooth-Verbindung funktioniert nur mit Geräten in unmittelbarer Nähe. Die Verbindung wird automatisch unterbrochen, wenn dieser Radius überschritten wird. Selbst innerhalb dieses Radius kann die Klangqualität durch Hindernisse wie Mauern oder Türen beeinträchtigt werden. • Dieses Funkgerät kann Interferenzen während des Betriebs verursachen. POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB PTICAL HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 funktionen Anschließen von Air Track an ein Bluetooth-Gerät Vergewissern Sie sich, dass das Bluetooth-Gerät die Stereo-Headsets Funktion unterstützt. Verbinden Bluetooth-Gerät 1. Drücken Sie die USB/Bluetooth Taste auf der Fernbedienung des Air Track, um die BT Meldung anzuzeigen. • Auf der Anzeige des Air Track wird für 4 Sekunden WAIT und anschließend BT READY angezeigt. 2.Wählen Sie auf dem Bluetooth-Gerät, mit dem Sie eine Verbindung herstellen möchten, das BluetoothMenü aus. (Weitere Informationen dazu finden Sie der Bedienungsanleitung des Bluetooth-Geräts.) 3.Wählen Sie auf dem Bluetooth-Gerät das Stereo-Headset-Menü aus. • Wird eine Liste der erkannten Geräte angezeigt. 4. Wählen Sie "[Samsung] AirTrack" aus der Liste. • Wenn der Air Track an das Bluetooth Gerät angeschlossen ist, wird BT CONNECTED ➡ BT auf dem Frontdisplay angezeigt. • Wenn der Verbindungsaufbau zwischen dem Bluetooth-Gerät und Air Track fehlgeschlagen ist, entfernen Sie das vom Bluetooth-Gerät gefundene "[Samsung] AirTrack" und führen Sie die Suche erneut durch. 5. Starten sie auf dem verbundenen Gerät die Musikwiedergabe. • Sie können nun die vom Bluetooth-Gerät wiedergegebenen Musiktitel über das Crystal Surround Air Track System hören. • Im BT-Modus sind die Funktionen Wiedergabe/Wiederholen/Stopp/Weiter/Zurück nicht verfügbar. ƒ Eventuell müssen Sie einen PIN-Code (Kennwort) eingeben, wenn die Verbindung zwischen dem Bluetooth Gerät und dem Air Track hergestellt werden soll. Wenn Sie zur Eingabe des PIN-Codes aufgefordert werden, geben Sie <0000> ein. ƒ Der Air Track unterstützt SBC data (44.1kHz, 48kHz). ƒ Die AVRCP Funktion wird nicht unterstützt. ƒ Nur an ein Bluetooth-Gerät anschließen, das die A2DP (AV) Funktion unterstützt. ƒ Sie können kein Bluetooth-Gerät verwenden, das nur die HF (Hands Free) Funktion unterstützt. ƒ Es kann nur eine Verbindung zu einem Bluetooth-Gerät hergestellt werden. ƒ Nachdem Air Track ausgeschaltet und die Verbindung unterbrochen wurde, wird nach erneutem Einschalten die Verbindung nicht automatisch wieder hergestellt. Die Verbindung muss erneut hergestellt werden. ƒ Die Suche oder Verbindungsherstellung kann unter folgenden Umständen eventuell nicht richtig durchgeführt werden: - Wenn sich der Air Track in einem starken elektrischen Feld befindet. - Wenn mit mehreren Bluetooth-Geräten gleichzeitig eine Verbindung zum Air Track hergestellt wurde. - Wenn das Bluetooth-Gerät ausgeschaltet oder nicht angeschlossen ist oder nicht richtig funktioniert. - Beachten Sie, dass Geräte, wie Mikrowellenherde, WLAN-Geräte, Leuchtstoffröhren und Gasöfen denselben Frequenzbereich wie Bluetooth-Geräte verwenden, wodurch es zu Interferenzen kommen kann. 15 GER ● FUNKTIONEN Abtrennen des Bluetooth-Geräts vom Air Track Sie können die Verbindung zwischen dem Bluetooth-Gerät und Air Track trennen. Die Anleitung hierzu finden Sie in der Bedienungsanleitung des Bluetooth-Geräts. • Verbindung zum Air Track wird getrennt. • Wenn Air Track vom Bluetooth-Gerät getrennt ist, wird auf der Air Track Anzeige BT DISCONNECTED angezeigt. Abtrennen des Air Track vom Bluetooth-Gerät Drücken Sie die ( ) Taste auf der Vorderseite des Air Track, um von BT auf einen anderen Modus umzuschalten oder schalten Sie Air Track aus. • Das angeschlossene Bluetooth-Gerät wartet eine gewisse Zeit auf die Antwort des Air Track, bevor es die Verbindung unterbricht. (Je nach Bluetooth-Gerät kann der Zeitraum bis zur Trennung der Verbindung variieren) • Die Verbindung mit dem aktuell verbundenen Gerät wird getrennt. ƒ Bei einer Bluetooth Verbindung geht die Bluetooth Verbindung verloren, wenn der Abstand zwischen dem Air Track und dem Bluetooth Gerät 5 Meter überschreitet. ƒ Wenn sich das Bluetooth-Gerät wieder im effektiven Bereich befindet und erneut eine Verbindung nach der Unterbrechung hergestellt wird, können Sie das Gerät neu starten, um die Verbindung mit dem Bluetooth-Gerät wieder herzustellen. ƒ Wenn sich der Air Track für mehr als 20 Minuten im Bereitschaftszustand befindet, schaltet er sich automatisch aus. SOUNDSHARE (NUR BEIM MODELL HW-F355) In diesem Abschnitt wird erklärt, wie der Crystal Surround Air Track mit einem Bluetooth kompatiblen Fernsehgerät verbunden werden kann. Den Crystal Surround Air Track mit einem Bluetooth kompatiblen Samsung Fernsehgerät verbinden Verbindungsaufbau Tippen Sie auf die ( ) Taste, um den TV-Modus auszuwählen und schließen sie das Fernsehgerät an den Crystal Surround Air Track anschließen. • Der Ton des Fernsehgeräts wird über dieses Gerät wiedergegeben, wenn es an ein Fernsehgerät angeschlossen ist. • Wenn Sie auf einen anderen Modus als den TV SoundShare Modus umschalten oder das Gerät ausschalten, wird der Ton wieder über das Fernsehgerät wiedergegeben. Um den Ton des Fernsehgeräts auf Ihrem Air Track über eine Bluetooth Verbindung wiederzugeben, müssen Sie zuerst das System mit dem Bluetooth kompatiblen Fernsehgerät verbinden. Nachdem die Verbindung hergestellt ist, werden die Informationen für den Verbindungsaufbau gespeichert und es wird keine weitere Bluetooth Verbindungsmeldung angezeigt. Vor dem Verbindungsaufbau müssen sich der Air Track und das Fernsehgerät nah beieinander befinden. 16 funktionen 1. Schalten Sie das Samsung Fernsehgerät und den Air Track ein. • Stellen Sie Neues Gerät hinzufügen im SoundShare Einstellungen Menü des Fernsehgeräts auf Ein. 2. Wenn Sie den Modus des Air Track auf TV umschalten, erscheint eine Meldung mit der Frage, ob mit dem Aufbau der Bluetooth Verbindung fortgefahren werden soll. Die "[Samsung] AirTrack" Meldung erscheint auf dem Bildschirm des Fernsehgeräts. 3. Wählen Sie auf dem Fernsehbildschirm (Ja) aus und der Verbindungsaufbau mit dem Air Track wird abgeschlossen. • Nachdem die Verbindung hergestellt ist, wird die Verbindung zum Fernsehgerät automatisch aktiviert, wenn von einem anderen Modus in den TV-Modus umgeschaltet wird. • Wenn der Air Track vom TV-Modus in einen anderen Modus umgeschaltet wird, wird die SoundShare Verbindung unterbrochen. • Wenn Sie die bestehende Verbindung zum SAT beenden und den SAT mit einem neuen Fernsehgerät verbinden möchten, - Drücken Sie im TV Modus die PLAY/PAUSE Taste am SAT für 5 Sekunden, um die bestehende Verbindung abzubrechen. Sie können nun eine Verbindung zu einem anderen Fernsehgerät herstellen. • Die Lautstärke und die Stummschaltung kann im SoundShare Modus sowohl mit der Fernbedienung des Fernsehgeräts als auch des SAT eingestellt werden. ƒ TV SoundShare Reichweite - Empfohlener Abstand für den Verbindungsaufbau: max. 50cm - Empfohlener Abstand beim Betrieb: max. 5m ƒ Wenn der Abstand zwischen dem SAT und dem Fernsehgerät mehr als 5m beträgt, kann die Verbindung oder der Ton unterbrochen werden. Wenn dieser Fall eintritt, die Verbindung zum Bluetooth-Gerät innerhalb der Übertragungsreichweite erneut herstellen. ƒ Stellen Sie sicher, dass der SoundShare Modus des Fernsehgeräts eingeschaltet ist, bevor Sie diese Funktion verwenden. ƒ Die PLAY, NEXT, PREV, STOP Tasten können sind SoundShare Modus nicht verfügbar. ƒ Bluetooth Stand-by Ein Funktion - Der Air Track wird automatisch eingeschaltet, wenn das Fernsehgerät und der Air Track über die SoundShare Funktion miteinander verbunden sind. - Sie können diese Funktion ein- und ausschalten, indem Sie die ( ) Taste auf der Vorderseite bei abgeschaltetem Air Track für mehr als 5 Sekunden gedrückt halten. Wenn Sie diese Funktion ausschalten, schaltet sich das Gerät automatisch aus, wird jedoch nicht automatisch eingeschaltet. - Diese Funktion wird von Fernsehgeräten unterstützt, die ab 2013 auf dem Markt erschienen sind. ƒ Die SoundShare Funktion wird von bestimmten Fernsehgeräten unterstützt, die ab 2012 auf dem Markt erschienen sind. Prüfen Sie, ob Ihr Fernsehgerät diese Funktion unterstützt. Für weitere Informationen schlagen Sie bitte in der Bedienungsanleitung des Fernsehgeräts nach. USB 1. Schließen Sie das USB-Gerät an der USB-Schnittstelle an, die sich seitlich am Gerät befindet. 2. Drücken Sie die ( ) Taste auf der Vorderseite des Air Track solange, bis USB erscheint. 3. Auf dem Display wird kurz USB angezeigt. • Die Verbindung zum Crystal Surround Air Track ist hergestellt. • Das Gerät schaltet sich automatisch ab (Automatische Abschaltung), wenn für mehr als 20 Minuten kein USBGerät angeschlossen wurde. Bevor Sie ein USB-Gerät anschließen Beachten Sie das Folgende: • Wenn die Länge eines Ordner- oder Dateinamens auf dem USB-Gerät 10 Zeichen überschreitet, wird er nicht auf dem OLED angezeigt. • Dieses Gerät kann unter Umständen nicht mit allen USBSpeichergeräten kompatibel sein. • Die Dateisysteme FAT16 und FAT32 werden unterstützt. - Das NTFS-Dateisystem wird nicht unterstützt. 17 GER ● FUNKTIONEN • Schließen Sie das USB-Gerät direkt an den USB-Anschluss des Geräts an. Anderenfalls können Kompatibilitätsprobleme mit dem USB-Gerät auftreten. • Schließen Sie nicht mehrere Speichergeräte über einen Mehrfach-Kartenleser an das Gerät an. Dies kann zu Fehlfunktionen führen. • PTP- Protokolle für Digitalkameras werden nicht unterstützt. • Das USB-Gerät nicht während des Lesevorgangs abtrennen. • DRM-geschützte Musikdateien (MP3, WMA) von kommerziellen Webseiten werden nicht wiedergegeben. • Externe Festplatten werden nicht unterstützt. • Mobiltelefone werden nicht unterstützt. • Kompatibilitätsliste Format Codec *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Unterstützt Abtastfrequenzen über 16KHz VERWENDEN DER FERNBEDIENUNG Wiedergabe/Pause/Stopp Drücken Sie während der Wiedergabe die ►, Taste. • Drücken Sie die ► Taste erneut, um die Wiedergabe der Datei vorübergehend zu unterbrechen. Drücken Sie die ► Taste, um die ausgewählte Datei abzuspielen. • Drücken Sie während der Wiedergabe die Stopp Taste (). Vorwärts/Rückwärts springen Drücken Sie während der Wiedergabe die #,$ Taste. • Wenn mehrere Dateien vorhanden sind und Sie die $ Taste drücken, wird die nächste Datei ausgewählt. • Wenn mehrere Dateien vorhanden sind und Sie die # Taste drücken, wird die vorherige Datei ausgewählt. Verwendung der REPEAT-Funktion Diese Funktion ermöglicht es, eine Datei zu wiederholen, alles zu wiederholen, die Dateien in zufälliger Reihenfolge wiederzugeben oder die Wiederholfunktion auszuschalten. Drücken Sie die Taste REPEAT. • WIEDERHOLUNG AUS : Bricht die wiederholte Wiedergabe ab. • DATEI WIEDERHOLEN : Wiederholt die Wiedergabe eines Titels. • ALLE WIEDERHOLEN : Wiederholt die Wiedergabe aller Titel. • ZUFÄLLIG WIEDERHOLEN : Gibt die Titel in zufälliger Reihenfolge wieder. (Ein Titel der bereits wiedergegeben wurde, kann erneut abgespielt werden.) ƒ Sie können die REPEAT Funktion während der Musikwiedergabe vom USB-Laufwerk einstellen. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 funktionen Stummschaltung Diese Funktion ist im Falle eines Telefonanrufs oder beim Ertönen einer Türglocke sehr hilfreich. 1.Um den Ton dieses Geräts stumm zu schalten, müssen Sie die MUTE Taste auf der Fernbedienung drücken. 2.Um den Ton des Fernsehgeräts stumm zu schalten, müssen Sie die TV MUTE ( ) aste auf der Fernbedienung drücken. 3.Drücken Sie die MUTE / TV MUTE ( ) auf der Fernbedienung erneut (oder drücken Sie VOLUME +/–) um den Ton wieder einzuschalten. Verwenden der 3D SOUND PLUS-Funktion Diese 3D Sound Plus Funktion fügt dem Klang Tiefe und Räumlichkeit hinzu. Drücken Sie die 3D SOUND PLUS Taste auf der Fernbedienung. • Durch wiederholtes Drücken der Taste ändert sich die Auswahl wie folgt : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Wenn Sie die 3D Sound Plus Funktion einschalten, werden die Klangeffekt Funktion automatisch abgeschaltet. Verwendung der SMART VOLUME-Funktion Durch diese Funktion, wird die Lautstärke bei einer drastischen Lautstärkeänderung, z. B. durch das Umschalten auf einen anderen Kanal oder einen Szenenwechsel, geregelt und stabilisiert. Drücken Sie die SMART VOLUME Taste auf der Fernbedienung. • Durch wiederholtes Drücken der Taste ändert sich die Auswahl wie folgt : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Verwendung der SOUND EFFECT-Funktion Sie können unter 7 verschiedenen Tonarten wählen - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, und OFF (Original Ton) - je nach Art des Inhalts, den Sie wiedergeben möchten. Drücken Sie die SOUND EFFECT Taste auf der Fernbedienung. • Stellen Sie den OFF Modus ein, wenn Sie den Originalklang wiedergeben möchten. ƒ Wir empfehlen, den Klangmodus je nach Quellmaterial und Ihren persönlichen Vorlieben auszuwählen. ƒ Wenn Sie einen Klangeffekt (außer OFF) einstellen, wird 3D Sound Plus automatisch ausgeschaltet. Verwendung der S/W LEVEL-Funktion Sie können das Base-Volume (die ber Taste S/W Level auf der Fernbedienung regeln. 1.Drücken Sie die Taste S/W LEVEL auf der Fernbedienung. 2. “SW 0” wird im Display angezeigt. 3.Drücken Sie oder auf der LEVEL (PEGEL) Taste, wenn Sie die Lautstärke des Subwoofers erhöhen oder verringern wollen. Der Pegel kann von SW -6 bis SW +6 eingestellt werden. HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 19 GER ● FUNKTIONEN Verwendung der AUTO POWER LINK-Funktion Crystal Surround Air Track wird automatisch eingeschaltet, wenn Sie das Fernsehgerät oder ein anderes, über ein optisches Kabel an den Air Track angeschlossenes Gerät einschalten. Drücken Sie auf der Fernbedienung für dieses Gerät auf die Taste AUTO POWER. • Jedes Mal, wenn Sie AUTO POWER drücken, wird die automatische Power-Link- Funktion entweder ein- oder ausgeschaltet. AUTO POWER LINK Display EIN POWER LINK ON AUS POWER LINK OFF ƒ Wenn Sie Geräte wie das Fernsehgerät, die mit einer Air TrackVerbindung und mithilfe des optischen Kabels angeschlossen sind, ausgeschaltet haben und keinSignal über den Dirgitaleingang empfangen wird, schaltet sich die Funktion Crystal Surround nach 20 Minuten automatisch aus. Verwendung der DIMMER-Funktion Drücken Sie Dimmer um die Helligkeit des Displays zu regulieren. Drücken Sie auf der Fernbedienung dieses Geräts die Taste DIMMER. • Durch wiederholtes Drücken der Taste ändert sich die Auswahl wie folgt : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Verwenden der AUDIO SYNC-Funktion Wenn Air Track mit einem digitalen Fernseher verbunden ist, erscheint das Bild möglicherweise dem Ton gegenüber verzögert. Regulieren Sie in diesem Fall die Audio-Verzögerung damit Audio und Video übereinstimmen. Drücken Sie auf der Fernbedienung dieses Geräts die Taste AUDIO SYNC +/–. • Sie können die Tasten + , - verwenden um die Audio-Verzögerung auf einen Wert zwischen 0 und 300 Millisekunden einzustellen. ƒ Im USB-Modus, TV-Modus oder BT-Modus steht die Audio Sync Funktion nicht zur Verfügung. Verwendung der DRC-Funktion Diese Funktion gleicht den Bereich zwischen den lautesten und leisesten Tonsignalen aus. Diese Funktion sorgt für optimale Dolby DigitalNachtwiedergabe bei geringer Lautstärke. Drücken Sie auf der Fernbedienung dieses Geräts die Taste DRC. • Durch wiederholtes Drücken der Taste ändert sich die Auswahl wie folgt : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 20 funktionen Verwendung der TV-Funktion (nur mit Samsung Fernsehgeräten) • Drücken Sie TV SOURCE auf der Fernbedienung, um die Eingangsquelle des Fernsehgeräts umzuschalten. • Drücken Sie TV INFO auf der Fernbedienung, um die TV-Kanalinformationen anzuzeigen. • Drücken Sie zur Auswahl eines TV-Kanals auf der Fernbedienung die Taste TV CH. • Drücken Sie TV VOL auf der Fernbedienung, um die Lautstärke zu erhöhen oder zu verringern. • Verwenden Sie die TV PRE-CH auf der Fernbedienung, um im TV-Modus zum vorherigen Kanal zurückzukehren. • Drücken Sie die TV EXIT Taste, um das TV Menü zu verlassen. (Erfüllt die gleiche Funktion, wie die EXIT Taste auf der Fernbedienung des Fernsehgeräts). ƒ Wenn Sie die SoundShare Taste drücken, wird der Ton des Fernsehgeräts durch das Air Track System über die Bluetooth Verbindung übertragen. Die Lautstärke und der Klang wird ebenfalls vom Air Track gesteuert. ƒ Es können nur Fernsehgeräte von Samsung mit dieser Fernbedienung SOFTWARE AKTUALISIERUNG Samsung kann unter Umständen in der Zukunft Firmware-Aktualisierungen für das Crystal Surround Air Track-System zur Verfügung stellen. Wenn ein Update verfügbar ist, kann die Firmware durch Anschließen eines USBLaufwerks mit dem Firmware Update an den USB-Anschluss Ihres Air Track aktualisiert werden. Beachten Sie, dass wenn mehrere Update Dateien zur Verfügung stehen, diese einzeln auf das USB-Laufwerk kopiert und nacheinander verwendet werden müssen, um die Firmware zu aktualisieren. Besuchen Sie bitte Samsung.com oder setzen Sie sich mit Samsung Kundendienst in Verbindung, um weitere Informationen über das Herunterladen von Aktualisierungen zu erhalten. ƒ Schließen Sie ein USB-Laufwerk mit der Firmware Aktualisierung an den USB-Anschluss des Hauptgeräts an. ƒ Beachten Sie, dass während der Aktualisierung den Netzstecker nicht ausgezogen wird, und entfernen Sie ebenfalls das USB-Gerät nicht. Das Gerät schaltet sich nach Abschluss der Firmwareaktualisierung automatisch aus. Beim Aktualisieren der Software werden sämtliche Einstellungen auf den Standard (Werkeinstellung) zurückgesetzt. Sie sollten sich Ihre Einstellungen notieren, um sie nach der Aktualisierung wieder vornehmen zu können. ƒ Nachdem die Aktualisierung der Software des Produkts abgeschlossen ist, das Gerät abschalten und anschließend die () Taste für eine Weile gedrückt halten, um das Gerät zurückzusetzen. ƒ Falls die Aktualisierung der Firmware fehlschlägt empfehlen wir, das USB-Gerät im FAT16 Format zu formatieren und die Aktualisierung erneut zu versuchen. ƒ Zum Zweck der Aktualisierung, formatieren Sie nicht die USB-Dateien auf NTFS weil die Systemdatei nicht unterstützt wird. ƒ Je nach Hersteller werden einige USB-Kartenlesegeräte möglicherweise nicht unterstützt. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH 21 GER ● FEHLERSUCHE Bevor Sie sich an den Kundendienst wenden, überprüfen Sie bitte die folgenden Punkte. Problem Überprüfung Behebung Das Gerät lässt sich nicht einschalten. • Ist der Netzstecker an eine Steckdose angeschlossen? • Schließen Sie den Netzstecker an die Steckdose an. Das Gerät reagiert nicht auf das Drücken von Tasten. • Ist die Luft elektrostatisch aufgeladen? • Ziehen Sie den Netzstecker, und schließen Sie ihn wieder an die Steckdose an. Es wird kein Ton wiedergegeben. • Ist die Einheit richtig an Ihr Fernsehgerät angeschlossen? • Wurde das Gerät auf stumm geschalten? • Ist die Lautstärke auf minimal eingestellt? • Schließen Sie diese korrekt an. • Drücken Sie die Taste Mute, um die Funktion zu deaktivieren. • Stellen Sie die Lautstärke ein. Bei Auswahl der Funktion wird kein Bild auf dem Fernsehgerät angezeigt. • Ist das Fernsehgerät richtig angeschlossen? • Schließen Sie diese richtig an. Die Fernbedienung funktioniert nicht. • Sind die Batterien leer? • Ist die Entfernung zwischen Fernbedienung und Gerät zu groß? • Legen Sie neue Batterien ein. • Näher an das Gerät heranrücken. Der Ton aus dem linken bzw. rechten Kanal wird umgekehrt ausgegeben. • Ist das Kabel für den linken bzw. rechten Audioausgang des Fernsehgeräts richtig angeschlossen? • Überprüfen Sie, ob eine Verwechslung zwischen linkem und rechtem Kanal vorliegt, und beheben Sie diese gegebenenfalls. Das Ausführen der SoundShare Funktion (Verbindungsaufbau mit dem Fernsehgerät) ist fehlgeschlagen. • Unterstützt Ihr Fernsehgerät SoundShare? • Verfügen Sie über die neueste Firmware Version? • Tritt ein Fehler beim Verbindungsaufbau auf? • Setzen Sie den TV MODE zurück und stellen Sie erneut eine Verbindung her. • SoundShare wird von Samsung Fernsehgerät nach Baujahr 2012 unterstützt. Prüfen Sie, ob Ihr Fernsehgerät diese Funktion unterstützt. • Aktualisieren Sie die Firmware Ihres Fernsehgeräts auf die neueste Version. • Drücken Sie die Taste 5 Sekunden lang, um das Gerät zurückzusetzen. fehlersuche 22 TECHNISCHE DATEN Modellbezeichnung HW-F350/ HW-F355 ALLGEMEIN USB 5V / 0,5A Gewicht Haupteinheit 1,75 kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3,0 kg Abmessungen (B × H × T) Haupteinheit 943 x 49 x 59,9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Betriebstemperatur + 5 °C bis 35 °C Zulässige Luftfeuchtigkeit 10 % bis 75 % VERSTÄRKER Nennausgangsleistung Haupteinheit 30W/Kanal, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz Signal-Rausch-Verhältnis (analoger Eingang) 60 dB Kanaltrennung (1 kHz) 50 dB * Signal-Rausch-Verhältnis, Kanaltrennung, Signalstörungen und verwendbare Empfindlichkeit basieren auf den Richtwerten der AES (Audio Engineering Society). *: Nominelle Spezifikation - Samsung Electronics Co., Ltd behält sich das Recht auf unangekündigte Änderungen vor. - Gewicht und Abmessungen können von den Angaben abweichen. - Informationen bezüglich der Netzspannung und Stromaufnahme könne Sie dem Typenschild am Gerät entnehmen. Samsung Electronics erklärt hiermit, dass dieses Crystal Surround Air Track mit den grundlegenden Anforderungen und anderen maßgeblichen Bestimmungen der Richtlinie 1999/5/EG übereinstimmt. Die offizielle Übereinstimmungserklärung finden Sie auf der Webseite http://www.samsung.com. Öffnen Sie Support und geben Sie bei Produktsuche den Modellnamen ein. Dieses Gerät darf in allen EG-Staaten betrieben werden. anhang AH68-02614L-05 Kontakt zu Samsung Falls Sie Fragen oder Anregungen zu Samsung-Produkten haben, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme mit der Samsung-Kundenbetreuung . [Korrekte Entsorgung der Batterien dieses Produkts] (Gilt für Länder mit Abfalltrennsystemen) Die Kennzeichnung auf der Batterie bzw. auf der dazugehörigen Dokumentation oder Verpackung gibt an, dass die Batterie zu diesem Produkt nach seiner Lebensdauer nicht zusammen mit dem normalen Haushaltsmüll entsorgt werden darf. Wenn die Batterie mit den chemischen Symbolen Hg, Cd oder Pb gekennzeichnet ist, liegt der Quecksilber-, Cadmium- oder Blei-Gehalt der Batterie über den in der EG-Richtlinie 2006/66 festgelegten Referenzwerten. Wenn Batterien nicht ordnungsgemäß entsorgt werden, können sie der menschlichen Gesundheit bzw. der Umwelt schaden. Bitte helfen Sie, die natürlichen Ressourcen zu schützen und die nachhaltige Wiederverwertung von stofflichen Ressourcen zu fördern, indem Sie die Batterien von anderen Abfällen getrennt über Ihr örtliches kostenloses AltbatterieRücknahmesystem entsorgen. Korrekte Entsorgung von Altgeräten (Elektroschrott) (Gilt für Länder mit Abfalltrennsystemen) Die Kennzeichnung auf dem Produkt, Zubehörteilen bzw. auf der dazugehörigen Dokumentation gibt an, dass das Produkt und Zubehörteile (z. B. Ladegerät,Kopfhörer, USB-Kabel) nach ihrer Lebensdauer nicht zusammen mit dem normalen Haushaltsmüll entsorgt werden dürfen. Entsorgen Sie dieses Gerät und Zubehörteile bitte getrennt von anderen Abfällen, um der Umwelt bzw. der menschlichen Gesundheit nicht durch unkontrollierte Müllbeseitigung zu schaden. Helfen Sie mit, das Altgerät und Zubehörteile fachgerecht zu entsorgen, um die nachhaltige Wiederverwertung von stofflichen Ressourcen zu fördern. Private Nutzer wenden sich an den Händler, bei dem das Produkt gekauft wurde, oder kontaktieren die zuständigen Behörden, um in Erfahrung zu bringen, wo Sie das Altgerät bzw. Zubehörteile für eine umweltfreundliche Entsorgung abgeben können. Gewerbliche Nutzer wenden sich an ihren Lieferanten und gehen nach den Bedingungen des Verkaufsvertrags vor. Dieses Produkt und elektronische Zubehörteile dürfen nicht zusammen mit anderem Gewerbemüll entsorgt werden. Region Kontakt Zentrum Website AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Region Kontakt Zentrum Website MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support Crystal Surround Air Track (sistema di diffusori attivi) manuale utente immagina le possibilità Grazie per aver acquistato un prodotto Samsung. Per ricevere un servizio più completo, registrare il prodotto all'indirizzo www.samsung.com/register HW-F350 HW-F355 2 caratteristiche SoundShare La funzione SoundShare fa sì che l'audio della TV venga emesso dal SAT attraverso una connessione Bluetooth e controlla l'audio. 3D SOUND PLUS La funzione 3D SOUND PLUS aggiunge profondità e il senso dello spazio durante l'ascolto dei brani. Tipi speciali di campo sonoro È possibile scegliere tra 7 diversi modi audio - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, e OFF (suono originale) - a seconda del tipo di contenuti che si intende ascoltare. Telecomando multifunzione Il telecomando fornito in dotazione può essere utilizzato per comandare il televisore collegato all'unità. (Funziona solo per i televisori Samsung) Il telecomando dispone di un tasto di scelta rapida TV ed è possibile eseguire diverse operazioni semplicemente premendolo. Sistema di diffusori attivi Questa unità comprende il sistema di diffusori attivi che fornisce una qualità del suono elevata in una singola unità sottile. Questa unità non richiede altoparlanti e cablaggio satellitari, generalmente previsti per i sistemi audio surround convenzionali. Supporto host USB Utilizzando la funzione host USB dell'Air Track è possibile collegare e riprodurre file musicali da dispositivi di memorizzazione USB esterni come lettori MP3, memorie flash USB ecc. Funzione Bluetooth È possibile collegare un dispositivo Bluetooth al SAT per ascoltare musica con audio stereo di alta qualità, tutto senza fili! LICENZA Prodotto su licenza di Dolby Laboratories. Dolby e il simbolo della doppia D sono marchi di Dolby Laboratories. Prodotto su licenza, brevetti U.S.A. n.: 5,956,674; 5,974,380; 6,487,535 e altri brevetti U.S.A. e mondiali registrati e in attesa di registrazione. DTS, il simbolo, e DTS e il simbolo insieme sono marchi registrati e DTS 2.0 Channel è un marchio di DTS, Inc. Software incluso nel prodotto. © DTS, Inc. Tutti i diritti riservati. - Per inviare domande riguardanti le open source, contattare Samsung via email (oss.request@samsung.com). 3 ITA informazioni sulla sicurezza NORME PER LA SICUREZZA Per ridurre i rischi di folgorazione, non rimuovere il coperchio (o il retro), all'interno vi sono componenti non riparabili dall'utente Per l'assistenza tecnica fare riferimento a personale qualificato. ATTENZIONE RISCHIO DIFOLGORAZIONE . NON APRIRE . Questo simbolo indica la presenza, all'interno del prodotto, di tensioni pericolose che costituiscono un potenziale rischio di scosse elettriche. Questo simbolo indica istruzioni di particolare importanza per il prodotto. AVVERTENZA : PER RIDURRE I RISCHI D’INCENDIO E DI SCOSSE ELETTRICHE NON ESPORRE L’ APPARECCHIO A PIOGGIA O UMIDITÀ. ATTENZIONE : PER EVITARE SCOSSE ELETTRICHE, INSERIRE CORRETTAMENTE E COMPLETAMENTE LA SPINA. • Questo dispositivo deve essere sempre collegato ad una presa elettrica dotata di messa a terra di protezione. • Per scollegare il dispositivo dalla rete elettrica, lo spinotto deve essere estratto dalla presa, pertanto esso deve essere facilmente raggiungibile. ATTENZIONE • Non schizzare o sgocciolare liquidi sull'apparecchio. Non sistemare oggetti pieni di liquidi, come dei vasi, sull'apparecchio. • Per spegnere completamente l'apparecchio, estrarre la spina di alimentazione dalla presa di rete. Di conseguenza, la spina di alimentazione deve essere facilmente e prontamente accessibile in qualsiasi momento. 4 PRECAUZIONI Verificare che le caratteristiche degli alimentatori CA presenti in casa corrispondano all'etichetta di identificazione posta sul retro del prodotto. Installare il prodotto orizzontalmente, su un supporto adeguato (mobile), verificando che vi sia spazio sufficiente per una corretta ventilazione (7 - 10 cm). Assicurarsi che le aperture di ventilazione non siano coperte. Non sistemare l'unità su amplificatori o altri dispositivi che possono diventare caldi. Questa unità è progettata per un uso continuo. Per spegnere completamente l'unità, scollegare il connettore CA dalla presa di rete. Scollegare l'unità dalla presa se si prevede di non utilizzarla per un periodo prolungato. Durante i temporali, scollegare la spina di alimentazione dalla presa. I picchi di alta tensione provocati dai fulmini potrebbero danneggiare l'unità. Tenere il prodotto lontano da fonti di umidità (ad es. vasi) e calore eccessivo (ad es. fuoco) o da apparecchi che generano un forte campo magnetico o elettrico. In caso di malfunzionamento dell'unità, scollegare il cavo di alimentazione dalla presa di corrente. Il prodotto non è destinato all'uso industriale. Questo prodotto è destinato esclusivamente all'uso personale. Se il prodotto o il disco vengono conservati a basse temperature, potrebbe formarsi della condensa. Trasportando l'unità in inverno, attendere circa 2 ore prima di utilizzarla, in modo che ritorni a temperatura ambiente. Non esporre l'unità alla luce diretta del sole o ad altre fonti di calore. Questo potrebbe causare il surriscaldamento e il malfunzionamento dell'unità. Le batterie utilizzate con questo prodotto contengono sostanze chimiche dannose per l'ambiente. Non smaltirle con i comuni rifiuti domestici. Non gettare le batterie nel fuoco. Non disassemblare, surriscaldare o far entrare le batterie in cortocircuito. Una installazione scorretta delle batterie può causarne l'esplosione. Sostituire solo con batterie dello stesso tipo o equivalenti. Phones 3.9 inch 3.9 inch 2.7 inch 3.9 inch 99.1mm 99.1mm 99.1mm 68.6mm Ɣ Le fi gure e le illustrazioni del presente manuale utente sono fornite soltanto come riferimento. Possono differire rispetto all'aspetto effettivo del prodotto. Ɣ È possibile che vengano addebitate delle spese amministrative nei seguenti casi: (a) l'uscita del tecnico in seguito a una chiamata non rileva difetti nel prodotto (ad es. nel caso l'utente abbia omesso di leggere questo manuale utente). (b) utente ha portato l'unità presso un centro di riparazione che non rileva difetti nel prodotto (ad es. nel caso l'utente abbia omesso di leggere questo manuale utente). Ɣ L'importo di tali spese amministrative verrà comunicato all'utente prima di eseguire una visita a domicilio o un eventuale intervento di manutenzione. 5 ITA Thi 5,06 6,77 7,14 7,20 7,28 Thi 6,83 sommario CARATTERISTICHE 2 2 Caratteristiche 2 Licenza INFORMAZIONI SULLA SICUREZZA 3 3 Norme per la sicurezza 4 Precauzioni PER COMINCIARE 6 6 Prima di leggere il manuale utente 6 Accessori forniti DESCRIZIONI 7 7 Pannello anteriore 8 Lato Posteriore 8 Installazione del nucleo in ferrite sul cavo del diffusore subwoofer TELECOMANDO 9 9 Informazioni generali sul telecomando COLLEGAMENTI 11 11 Installazione del supporto per montaggio a parete 12 Connessione di un dispositivo esterno con un cavo audio (analogico) o ottico (digitale) RISOLUZIONE DEI PROBLEMI 21 21 Risoluzione dei problemi APPENDICE 22 22 Specifiche FUNZIONI 13 13 Modo di ingresso 13 Bluetooth (solo per il modello HW-F355) 15 SoundShare (solo per il modello HW-F355) 16 USB 17 Utilizzo del telecomando 20 Aggiornamento software 6 PRIMA DI LEGGERE IL MANUALE UTENTE Osservare le seguenti indicazioni prima di leggere il manuale utente. Icone utilizzate nel manuale Icona Indicazione Definizione Attenzione Indica una situazione in cui una funzione non è attiva o in cui è possibile che le impostazioni vengano cancellate. Nota Indica un suggerimento o un'istruzione nella pagina che aiutano a comprendere il funzionamento dell'unità. Istruzioni di sicurezza e risoluzione dei problemi 1) Leggere attentamente le istruzioni relative alla sicurezza prima di utilizzare questo prodotto. (Vedere pagina 3) 2) Se si verifica un problema, consultare la sezione relativa alla risoluzione dei problemi. (Vedere pagina 21) Copyright ©2013 Samsung Electronics Co.,Ltd. Tutti i diritti riservati; è vietata la riproduzione di una parte o dell'intero manuale utente senza l'autorizzazione scritta di Samsung Electronics Co., Ltd per cominciare ƒ L'aspetto degli accessori può variare leggermente dalle illustrazioni riportate sopra. ƒ Utilizzare il cavo USB dedicato per collegare i dispositivi USB esterni all'unità. ACCESSORI FORNITI Controllare gli accessori forniti indicati di seguito. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE (Viti: 2EA) (Rondelle di fissaggio: 2EA) Telecomando / batterie (formato aaa) Manuale Utente Staffa per montaggio a parete Viti Cavo USB Cavo di alimentazione Cavo di alimentazione Cavo Aux Nucleo toroidale in ferrite 7 ITA ● DESCRIZIONI descrizioni PANNELLO ANTERIORE TASTO DI ALIMENTAZIONE Accende e spegne l'unità Crystal Surround Air Track. TASTO FUNZIONI Seleziona l'ingresso D.IN, AUX, BT, TV, USB. - Con l'unità accesa, premendo il tasto ( ) per più di 3 secondi, questo viene impostato per funzionare come tasto MUTE. Per annullare l'impostazione del tasto come MUTE, premere di nuovo il tasto ( ) per più di 3 secondi. VOLUME +/- Regola il volume. DISPLAY Visualizza il modo corrente. ƒ Quando si accende l'unità vi è un ritardo di 4, 5 secondi prima che venga riprodotto il suono. 1 2 3 4 8 TERMINALE PER LA CONNESSIONE DEL SUBWOOFER Collega il jack di connessione del subwoofer. INGRESSO ALIMENTAZIONE Collegare correttamente il connettore dell'alimentatore CA all'ingresso dell'alimentazione, quindi collegare la spina dell'alimentatore CA alla presa di rete. PORTA USB Collegare qui i dispositivi USB (per esempio il lettore MP3) per riprodurre i file in essi presenti. - Utilizzare il cavo USB fornito se il prodotto è installato a parete. INGRESSO OTTICO Collegare all'uscita digitale (ottica) di un dispositivo esterno. 5 INGRESSO AUX Per il collegamento all'uscita analogica di un dispositivo esterno. ƒ Tenere l'alimentatore CA dalla spina quando lo si scollega dalla presa di rete. Non tirare il cavo. ƒ Non collegare questa unità o altri componenti all'uscita CA finché non sono stati collegati tutti i componenti. descrizioni LATO POSTERIORE INSTALLAZIONE DEL NUCLEO IN FERRITE SUL CAVO DEL DIFFUSORE SUBWOOFER Sollevare i fermi per sbloccare il nucleo ed aprirlo. Collocare il cavo del diffusore subwoofer nel nucleo aperto. Richiudere i fermi. 3 AUX IN OPTICAL IN 5 4 1 2 9 ITA ● TELECOMANDO TV INFO, TV PRE-CH (CAN-PREC TV) Visualizza lo stato attuale del televisore. Passa al canale TV precedente. telecomando INFORMAZIONI GENERALI SUL TELECOMANDO HW-F350 Inserimento delle batterie nel telecomando 1. Sollevare il coperchio sul retro del telecomando tirandolo verso l'alto come indicato. 2. Inserire due batterie di tipo AAA. Assicurarsi che la batteria venga posta con i poli positivo e negativo in corrispondenza dei simboli "+" e "-" riportati nell'apposito vano. 3. Rimettere il coperchio. Se impiegate per la TV in modo standard, le batterie durano circa un anno. Portata del telecomando Il telecomando ha una portata di circa 7 metri in linea d'aria. Funziona anche con un angolo orizzontale fino a 30° rispetto al sensore del telecomando. TASTO DI POWER Accende e spegne l'unità Crystal Surround Air Track. TASTO TV POWER Accende e spegne il televisore Samsung. OPTICAL (OTTICO) Premere per selezionare il modo Optical (Ottico). TASTO DI COMANDO Riprodurre, sospendere o arrestare la riproduzione di un file musicale, oppure cercare il file musicale in avanti o indietro. TV MUTE Disattiva l'audio del televisore. Premerlo di nuovo per riportare l'audio al livello precedente. AUX (AUX) Premere per selezionare il modo AUX (AUX). USB(USB) Premere per selezionare il modo USB (USB). DRC Questa funzione permette di apprezzare l'audio Dolby Digital quando si guardano film a basso volume di notte (Standard, MAX, MIN). TV EXIT (USCITA TV) Esce dalla TV (funziona in modo analogo al tasto EXIT del telecomando della TV) TV SOURCE Premere per selezionare una sorgente video collegata del televisore. VOLUME TV Scorre i canali televisivi disponibili. Regola il livello del volume TV. SOUND EFFECT Seleziona l'effetto audio: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Suono originale)) MUTE Disattiva l'audio dell'unità. Premerlo di nuovo per riportare l'audio al livello precedente. 3D SOUND PLUS Questa funzione aggiunge profondità e il senso dello spazio al suono. SMART VOLUME Regola e stabilizza il volume in modo che non possa cambiare improvvisamente. POWER TV POWER AH59-02548A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL MUTE REPEAT Selezionare Repeat File (Ripeti file), All (Tutti), Random (Casuale). CHANNEL TV, AUDIO SYNC Scorre i canali televisivi disponibili. Questa funzione contribuisce a sincronizzare il video con l'audio quando si è collegati ad un televisore digitale. S/W LEVEL, VOLUME Regola il livello del subwoofer. Regola il volume dell'unità. AUTO POWER, DIMMER Sincronizza l'Air Track attraverso la connessione ottica con il connettore ottico in modo che si attivi automaticamente all'accensione del televisore. È possibile regolare la luminosità del display. 10 TASTO DI ACCENSIONE Accende e spegne l'unità Crystal Surround Air Track. REPEAT Selezionare Repeat File (Ripeti file), All (Tutti), Random (Casuale). TASTO TV POWER Accende e spegne il televisore Samsung. AUX (AUX) Premere per selezionare il modo AUX (AUX). POWER TV POWER AH59-02532A TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME VOL VOL DRC TV MUTE TV INFO OPTICAL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL 3D SOUND PLUS AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TASTO DI COMANDO Riprodurre, sospendere o arrestare la riproduzione di un file musicale, oppure cercare il file musicale in avanti o indietro. OPTICAL (OTTICO) Premere per selezionare il modo Optical (Ottico). SOUND EFFECT Seleziona l'effetto audio: (MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, OFF (Suono originale)) S/W LEVEL, VOLUME Regola il livello del subwoofer. Regola il volume dell'unità. USB, BLUETOOTH (USB,BLUETOOTH) Premere per selezionare il modo USB/ BLUETOOTH (USB/BLUETOOTH). TV SOURCE Premere per selezionare una sorgente video collegata del televisore. SOUNDSHARE Questa funzione emette l'audio TV dal SAT attraverso la connessione Bluetooth e lo comanda. AUDIO SYNC Questa funzione contribuisce a sincronizzare il video con l'audio quando si è collegati ad un televisore digitale. AUTO POWER Sincronizza l'Air Track attraverso la connessione ottica con il connettore ottico in modo che si attivi automaticamente all'accensione del televisore. VOLUME TV Scorre i canali televisivi disponibili. Regola il livello del volume TV. CHANNEL TV Scorre i canali televisivi disponibili. TV MUTE Disattiva l'audio del televisore. Premerlo di nuovo per riportare l'audio al livello precedente. SMART VOLUME Regola e stabilizza il volume in modo che non possa cambiare improvvisamente. 3D SOUND PLUS Questa funzione aggiunge profondità e il senso dello spazio al suono. TV INFO, TV PRE-CH (CAN-PREC TV) Visualizza lo stato attuale del televisore. Passa al canale TV precedente. ƒ SAT sta per Surround Air Track, che è il nome proprietario di Samsung. ƒ Il telecomando può comandare soltanto televisori Samsung. ƒ A seconda del televisore che si sta utilizzando, potrebbe non essere possibile comandare il televisore con questo telecomando. Se non si riesce, comandare il televisore con il relativo telecomando. DIMMER È possibile regolare la luminosità del display. DRC Questa funzione permette di apprezzare l'audio Dolby Digital quando si guardano film a basso volume di notte (Standard, MAX, MIN). MUTE Disattiva l'audio dell'unità. Premerlo di nuovo per riportare l'audio al livello precedente. telecomando INFORMAZIONI GENERALI SUL TELECOMANDO HW-F355 11 ITA ● COLLEGAMENTI INSTALLAZIONE DEL SUPPORTO PER MONTAGGIO A PARETE È possibile utilizzare la staffa per montaggio a parete per montare questa unità sulla parete. Precauzioni per l'installazione • Installare esclusivamente su una parete verticale. • Per l'installazione, evitare luoghi con temperature o tassi di umidità elevati; in caso contrario la parete non può sostenere il peso dell'unità. • Verificare la resistenza della parete. Se la parete non è sufficientemente robusta per sostenere l'unità, rinforzarla o installare l'unità su un'altra parete in grado di sopportarne il peso. • Acquistare e utilizzare viti di fissaggio o tasselli adeguati al tipo di parete (cartongesso, acciaio, legno, ecc.). Se possibile, fissare le viti di supporto al telaio della parete. • Collegare i cavi tra l'unità e i dispositivi esterni prima di installarla a parete. • Assicurarsi che l'unità sia spenta e scollegata prima di effettuare l'installazione. Vi è il rischio di scosse elettriche. 1. Posizionare la staffa per montaggio a parete su un muro, quindi fissarla con due viti (non fornite). Se l'unità viene installata sotto un televisore, assicurarsi di installare la staffa per montaggio a parete in modo che la freccia ( ) si trovi al centro del televisore. Assicurarsi inoltre che l'unità sia ad almeno 5 cm sotto il televisore. 2. Allineare i fori delle viti su entrambi i lati dell’UNITÀ PRINCIPALE ai fori delle RONDELLE DI FISSAGGIO e inserire le viti. 3. Inserire il cavo USB nel retro dell'unità prima installarla alla parete. 4. Quindi inserire l'unità nelle corrispondenti fessure della staffa per montaggio a parete. Per un'installazione sicura, accertarsi che i perni di fissaggio arrivino saldamente fino in fondo alla fessura. 5. L'installazione è terminata. ƒ Non aggrapparsi all’unità installata ed evitare di sottoporla ad urti. ƒ Fissare saldamente l'unità alla parete in modo che non cada. Cadendo, potrebbe provocare lesioni o danneggiarsi. ƒ Quando l'unità viene installata su una parete, assicurarsi che i cavi di connessione non possano essere tirati da bambini, rischiando di farla cadere. ƒ Per garantire prestazioni ottimali nelle installazioni a parete, tenere il sistema di diffusori a collegamenti 5 cm o più 1 2 12 collegamenti CONNESSIONE DI UN DISPOSITIVO ESTERNO CON UN CAVO AUDIO (ANALOGICO) O OTTICO (DIGITALE) Questa sezione spiega due modi (digitale e analogico) per collegare l'unità al televisore. Questa unità è dotata di jack digitale ottico e di jack analogico audio per il collegamento ad un televisore. o AUX IN OPTICAL IN AUX IN AUDIO OUT L R Red White Cavo audio OPTICAL IN OPTICAL OUT Cavo ottico (non fornito) Lettore BD/DVD/ set-top box/ console giochi Rosso Bianco INGRESSO AUX Collegare l'ingresso AUX (audio) dell'unità principale all'USCITA AUDIO del televisore o del dispositivo sorgente. Prestare attenzione ai diversi colori. o, INGRESSO OTTICO Collegare l'ingresso digitale sull'unità principale a OPTICAL OUT sul televisore o sul dispositivo sorgente. ƒ Non collegare il cavo di alimentazione di questo prodotto o del televisore alla presa di corrente finché non sono stati collegati tutti i componenti. ƒ Prima di spostare o installare il prodotto, spegnere l'apparecchio e staccare il cavo di alimentazione. 13 ITA ● FUNZIONI MODO DI INGRESSO È possibile selezionare l'ingresso D.IN, AUX, BT, TV o USB. Premere il tasto appropriato del telecomando per selezionare il modo desiderato, oppure premere il tasto ( ) per selezionare una delle seguenti opzioni: Modo D.IN, AUX, BT, TV o USB. Tipo di ingresso Display Ingresso ottico digitale D.IN Ingresso AUX AUX Modo BLUETOOTH BT (solo per il modello HW-F355) Modo TV TV (solo per il modello HW-F355) Modo USB USB L'unità si spegne automaticamente nei seguenti casi: • MODO BT/TV/USB/D.IN - In assenza di segnale audio per 20 minuti. • Modo Aux - Se non vengono effettuati inserimenti dal TELECOMANDO per 8 ore quando il cavo è collegato. - Se il cavo Aux non è collegato per 20 minuti. ƒ Se la memoria flash USB non può essere collegata direttamente all'unità, utilizzare il cavo fornito in dotazione. BLUETOOTH (SOLO PER IL MODELLO HW-F355) Con i dispositivi Bluetooth è possibile ascoltare musica con elevata qualità del suono stereo, tutto senza fili! Che cos'è il Bluetooth? Bluetooth è una tecnologia che permette di collegare facilmente tra di loro dispositivi compatibili con Bluetooth attraverso una connessione wireless a breve raggio. • Il dispositivo Bluetooth può provocare rumorosità o malfunzionamenti, a seconda delle condizioni di utilizzo, se: - Una parte del corpo è a contatto con il sistema di ricezione/di trasmissione del dispositivo Bluetooth o dell'Air Track. - È soggetto a variazioni elettriche dovute a interferenze derivanti da riflessioni dei segnali su pareti, spigoli o tramezzature d'ufficio. - È esposto a interferenze elettriche derivanti da dispositivi della stessa banda di frequenza, incluse apparecchiature mediche, forni a microonde e LAN wireless. • Collegare l'Air Track al dispositivo Bluetooth mantenendo una distanza ravvicinata. • Maggiore è la distanza tra l'Air Track e il dispositivo Bluetooth, peggiore è la qualità. Se la distanza supera il raggio d'azione del Bluetooth, la connessione si interrompe. • In aree a bassa sensibilità di ricezione, la connessione Bluetooth potrebbe non funzionare correttamente. • Il collegamento Bluetooth funziona solo nelle vicinanze del dispositivo. La connessione viene automaticamente interrotta se la distanza è superiore a questo limite. La qualità del suono si riduce in presenza di ostacoli quali pareti o porte, anche entro il limite indicato. • Questo dispositivo wireless può provocare interferenze elettriche durante il funzionamento. funzioni POWER TV POWER HW-F350 AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB TV SOURCE AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL AUX USB L HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX 14 funzioni Per collegare l'Air Track a un dispositivo Bluetooth Verificare che il dispositivo Bluetooth supporti la funzione di auricolare stereo compatibile con Bluetooth. Collegare Dispositivo Bluetooth 1. Premere il tasto USB/Bluetooth del telecomando dell'Air Track per visualizzare il messaggio BT. • Viene visualizzato il messaggio WAIT per 4 secondi e poi il messaggio BT READY sul display anteriore dell'Air Track. 2.Selezionare il menu Bluetooth sul dispositivo Bluetooth da collegare. (Vedere il manuale utente del dispositivo Bluetooth) 3.Selezionare il menu dell'auricolare stereo sul dispositivo Bluetooth. • Viene visualizzato un elenco dei dispositivi scanditi. 4. Selezionare "[Samsung] AirTrack" dall'elenco. • Quando l'Air Track è collegato al dispositivo Bluetooth, sul display frontale viene visualizzata la scritta BT CONNECTED ➡ BT. • Se il dispositivo Bluetooth non riesce a stabilire il collegamento con l'Air Track, eliminare il precedente "[Samsung] AirTrack" trovato dal dispositivo Bluetooth e cercare nuovamente l'Air Track. 5. Riprodurre la musica sul dispositivo collegato. • È possibile ascoltare la musica riprodotta sul dispositivo Bluetooth collegato attraverso il sistema Crystal Surround Air Track. • In modo BT le funzioni Play(Riproduci)/Repeat(Ripeti)/Stop/Next(Succ)/Prev(Prec) non sono disponibili. ƒ Per collegare il dispositivo Bluetooth all'Air Track può essere richiesto di inserire un codice PIN (password). Se viene visualizzata la finestra di inserimento del codice PIN, inserire <0000>. ƒ L'Air Track supporta i dati SBC (44.1kHz, 48kHz). ƒ La funzione AVRCP non è supportata. ƒ Effettuare il collegamento esclusivamente a un dispositivo Bluetooth che supporti la funzione A2DP (AV). ƒ Non è possibile effettuare il collegamento a un dispositivo Bluetooth che supporti soltanto la funzione HF (Hands Free). ƒ È possibile collegare un solo dispositivo Bluetooth per volta. ƒ Dopo aver disattivato l'Air Track e interrotto il collegamento, il collegamento non viene ripristinato automaticamente. Per ristabilire la connessione si deve collegare nuovamente il dispositivo. ƒ L'Air Track potrebbe non eseguire correttamente la ricerca o la connessione nei seguenti casi: - In presenza di un forte campo elettrico attorno all'Air Track. - Se vi sono più dispositivi Bluetooth collegati contemporaneamente all'Air Track. - Se il dispositivo Bluetooth è spento, non è presente o è difettoso. - Tenere presente che tutti i dispositivi come forni a microonde, adattatori LAN wireless, luci a fluorescenza e fornelli a gas utilizzano la stessa gamma di frequenza del dispositivo Bluetooth, con possibili interferenze elettriche. 15 ITA ● FUNZIONI Per scollegare il dispositivo Bluetooth dall'Air Track È possibile scollegare il dispositivo Bluetooth dall'Air Track. Per le istruzioni, vedere il manuale utente del dispositivo Bluetooth. • L'Air Track viene scollegato. • Quando l'Air Track è scollegato dal dispositivo Bluetooth, l'Air Track visualizza BT DISCONNECTED sul display frontale. Per scollegare l'Air Track dal dispositivo Bluetooth Premere il tasto ( ) sul pannello anteriore dell'Air Track per passare BT a un altro modo o per disattivare l'Air Track. • Il dispositivo Bluetooth collegato deve attendere un certo tempo for ottenere una risposta dall'Air Track prima di terminare la connessione. (Il tempo necessario a scollegarsi può differire a seconda del dispositivo Bluetooth) • Il dispositivo attualmente collegato viene scollegato. ƒ In modo di connessione Bluetooth, la connessione cade se la distanza tra l’Air Track e il dispositivo Bluetooth supera 5 metri. ƒ Se il dispositivo Bluetooth torna nel campo di ricezione effettivo e poi si ricollega dopo essersi disconnesso, è possibile riavviarlo per ripristinare il collegamento con il dispositivo Bluetooth. ƒ L'Air Track si spegne automaticamente dopo 20 minuti in modo Ready. SOUNDSHARE (SOLO PER IL MODELLO HW-F355) Questa sezione spiega come collegare il Crystal Surround Air Track a una TV SAMSUNG compatibile Bluetooth. Per collegare il Crystal Surround Air Track a una TV Samsung compatibile Bluetooth Collegare Toccare il tasto ( ) per selezionare il modo TV, quindi collegare la TV al Crystal Surround Air Track. • L'unità riproduce l'audio dalla TV quando è collegata alla TV. • Se si cambia il modo SoundShare della TV o lo si disattiva, si sentirà nuovamente l’audio dalla TV. Per riprodurre l'audio della TV sull'Air Track attraverso la connessione Bluetooth, è necessario collegare innanzitutto il sistema ad una TV compatibile Bluetooth. Una volta stabilita la connessione, le relative informazioni vengono registrate e conservate e in seguito non vengono più visualizzati messaggi sulla connessione Bluetooth. Avvicinare l'Air Track alla TV prima di effettuare la connessione. 16 funzioni 1. Accendere la TV Samsung e l'Air Track. • Impostare Aggiungi nuovo dispositivo del menu Impostazioni SoundShare della TV su On. 2. Quando si passa dall'Air Track alla TV viene visualizzato un messaggio che chiede se si desidera procedere alla connessione Bluetooth. Sullo schermo della TV viene visualizzato il messaggio "[Samsung] AirTrack". 3. Selezionando sulla schermata della TV, la connessione con Air Track viene completata. • Se, dopo aver stabilito la connessione, si cambia il modo TV, viene instaurato automaticamente il collegamento con la TV. • Sull'Air Track, passando dal modo TV ad un altro modo, la connessione SoundShare viene annullata. • Per annullare la connessione esistente nel SAT e collegare il SAT a un'altra TV, - Premere per 5 secondi il tasto PLAY/PAUSE (RIPRODUCI/PAUSA) del SAT nel modo di ingresso TV per annullare la connessione esistente. A questo punto è possibile stabilire una connessione a una TV diversa. • È possibile regolare il volume e silenziare utilizzando il telecomando TV o SAT in modo SoundShare. ƒ Raggio di azione del SoundShare della TV - campo di connessione raccomandato: entro 50cm - raggio d'azione raccomandato: entro 5m ƒ Se la distanza tra il SAT e la TV Samsung è superiore a 5m, la connessione o l'audio possono subire interruzioni. In questo caso, collegarsi nuovamente al dispositivo Bluetooth entro il raggio d'azione. ƒ Prima di utilizzare questa funzione assicurarsi che il modo SoundShare della TV Samsung sia attivato. ƒ I tasti PLAY (RIPRODUCI), NEXT (SUCC), PREV (PREC), STOP non funzionano in modo SoundShare. ƒ Funzione Standby Bluetooth attiva - L’Air Track viene attivato automaticamente quando si accende la TV se la TV e l’Air Track sono stati collegati con la funzione SoundShare. - Questa funzione può essere attivata/disattivata premendo il tasto ( ) del pannello frontale per almeno 5 secondi quando l’Air Track viene spento. Disattivando questa funzione il prodotto si spegne automaticamente, ma non si riaccende automaticamente. - Questa funzione è supportata dalle TV prodotte dal 2013. ƒ La funzione SoundShare è supportata dai modelli selezionati prodotti dal 2012. Controllare se la TV supporta la funzione. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida utente della TV. USB 1.Collegare il dispositivo USB alla porta USB a lato dell'unità. 2.Premere il tasto ( ) sul pannello anteriore dell’Air Track ripetutamente finché non compare USB. 3.USB appare sulla schermata di visualizzazione e poi scompare. • La connessione Crystal Surround Air Track è completa. • Si spegne automaticamente (Spegnimento automatico disattivato) se per più di 20 minuti non viene collegato nessun dispositivo USB. Prima di collegare un dispositivo USB Tenere presente quanto segue: • Se la cartella del nome file di un dispositivo USB supera 10 caratteri, non viene visualizzata sul OLED. • Questo prodotto può non essere compatibile con alcuni tipi di supporto di memorizzazione USB. • Sono supportati il file system FAT16 e FAT32. - Il file system NTFS non è supportato. 17 ITA ● FUNZIONI • Collegare un dispositivo USB direttamente alla porta USB del prodotto. In caso contrario può verificarsi un problema di compatibilità USB. • Non collegare più dispositivi di memorizzazione al prodotto attraverso un lettore multischede. Potrebbe non funzionare correttamente. • I protocolli PTP per videocamere digitali non sono supportati. • Non rimuovere il dispositivo USB mentre viene letto. • I file musicali protetti da DRM (MP3, WMA) provenienti da un sito Web commerciale non vengono riprodotti. • Gli HDD esterni non sono supportati. • I telefoni cellulari non sono supportati. • Elenco della compatibilità Formato Codec *.mp3 MPEG 1 Layer2 MPEG 1 Layer3 MPEG 2 Layer3 *.wma Wave_Format_MSAudio1 Wave_Format_MSAudio2 *.aac AAC AAC-LC HE-AAC *.wav - *.Ogg OGG 1.1.0 *.Flac FLAC 1.1.0, FLAC 1.2.1 ※ Supporta frequenze di campionamento oltre i 16 kHz UTILIZZO DEL TELECOMANDO Riproduzione/pausa/stop Durante la riproduzione, premere il tasto ►,. • Premere di nuovo il tasto ► per arrestare temporaneamente la riproduzione del file. Premere il tasto ► per riprodurre il file selezionato. • Per interrompere la riproduzione, premere il tasto Stop () durante la riproduzione. Riproduzione a salti avanti/indietro Durante la riproduzione, premere il tasto #,$. • Sono presenti più file, premendo il tasto $ viene selezionato il file successivo. • Se sono presenti più file, premendo il tasto # viene selezionato il file precedente. Utilizzo della funzione REPEAT La ripetizione della riproduzione consente di riprodurre ripetutamente un file, di ripetere tutti i file, di ripetere i file in modo casuale o di disattivare la funzione di ripetizione. Premere il tasto REPEAT. • REPEAT OFF : Annulla la riproduzione ripetuta. • REPEAT FILE : Ripete la riproduzione di una traccia. • REPEAT ALL : Ripete la riproduzione di tutte le tracce. • REPEAT RANDOM : Riproduce le tracce in ordine casuale. (Una traccia già riprodotta può essere riprodotta nuovamente). ƒ È possibile impostare la funzione REPEAT durante la riproduzione della musica dall'unità USB. HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO HW-F355 HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER DIMMER HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER SoundShare 18 funzioni Disattivazione dell'audio Questa funzione è utile se si deve rispondere al campanello o a una telefonata. 1. Per disattivare l'audio dell'unità, premere il tasto MUTE del telecomando. 2. Per disattivare l'audio del televisore, premere il tasto TV MUTE ( ) del telecomando. 3. Premere nuovamente il tasto MUTE / TV MUTE ( ) del telecomando (oppure premere il tasto VOLUME +/–) per riattivare l'audio. Utilizzo della funzione 3D SOUND PLUS La funzione 3D Sound Plus aggiunge profondità e il senso dello spazio al suono. Premere 3D SOUND PLUS sul telecomando. • Ogni volta che si preme questo tasto, la selezione cambia nella sequenza indicata di seguito : 3D SOUND PLUS OFF ➡ 3D SOUND PLUS MUSIC ➡ 3D SOUND PLUS MOVIE ƒ Quando si attiva la funzione 3D Sound Plus, la funzione Sound Effect (Effetti Audio) commuta automaticamente su OFF. Utilizzo della funzione SMART VOLUME Questa funzione regola e stabilizza il livello del volume in modo che non possa cambiare improvvisamente in caso di cambio di canale o di passaggio di scena. Premere SMART VOLUME sul telecomando. • Ogni volta che si preme questo tasto, la selezione cambia nella sequenza indicata di seguito : SMART VOLUME ON ➡ SMART VOLUME OFF Utilizzo della funzione SOUND EFFECT È possibile scegliere tra 7 diversi modi audio - MUSIC, NEWS, DRAMA, CINEMA, SPORTS, GAME, e OFF (Suono Originale) - a seconda del tipo di contenuti che si intende ascoltare. Premere SOUND EFFECT sul telecomando. • Selezionare il modo OFF per ascoltare il suono originale. ƒ Raccomandiamo di selezionare un effetto audio a seconda del materiale sorgente e del proprio gusto personale. ƒ Quando si seleziona un effetto audio (eccetto OFF), la funzione 3D Sound Plus si disattiva automaticamente. Utilizzo della funzione S/W LEVEL È possibile regolare il volume di base con il tasto S/W Level sul telecomando. 1.Premere il tasto S/W LEVEL sul telecomando. 2.Sul display appare “SW 0” 3. Premere il pulsante o sul tasto LEVEL (LIVELLO) per aumentare o ridurre il volume del subwoofer. È possibile impostarlo tra SW -6 e SW +6. HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS HW-F355 3D SOUND DRC HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL MUTE SMART VOLUME HW-F355 HW-F350 SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W S/W VOL S/W MUTE S/W VOL MUTE SOUND EFFECT HW-F355 HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 HW-F350 TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV INFO MUTE TV PRE-CH TV EXIT SOUND EFFECT SMART VOLUME S/W LEVEL S/W LEVEL VOL VOL 3D SOUND PLUS DRC TV MUTE TV MUTE TV INFO HW-F355 19 ITA ● FUNZIONI Utilizzo della funzione AUTO POWER LINK Il Crystal Surround Air Track si attiva automaticamente quando si accende il televisore o un dispositivo collegato all'Air Track mediante cavo ottico. Premere il tasto AUTO POWER sul telecomando dell'unità. • La funzione di collegamento in spegnimento automatico si attiva e si disattiva ogni volta che si preme AUTO POWER. AUTO POWER LINK Display ATTIVATA POWER LINK ON DISATTIVATA POWER LINK OFF ƒ Se un televisore o qualsiasi dispositivo collegato con Air Track con cavo ottico è spento e non vi è un ingresso digitale, Air Track si spegne dopo 20 minuti. Utilizzo della funzione DIMMER Premere Dimmer per regolare la luminosità del display. Premere DIMMER sul telecomando di questa unità. • Ogni volta che si preme questo tasto, la selezione cambia nella sequenza indicata di seguito : DIMMER ON ➡ DIMMER OFF Utilizzo della funzione AUDIO SYNC Il video può sembrare in ritardo rispetto all'audio se Air Track è collegato a un televisore digitale. Se si verifica questo inconveniente, regolare il ritardo dell'audio per sincronizzarlo con il video. Premere AUDIO SYNC +/–. sul telecomando di questa unità. • È possibile impostare un ritardo dell'audio compreso tra 0 ms e 300 ms premendo i tasti +, -. ƒ Nei modi USB, TV o BT, la funzione Audio Sync (Sincronia audio) può non funzionare. Utilizzo della funzione DRC Questa funzione effettua il bilanciamento tra i suoni più alti e quelli più bassi. Questa funzione permette di apprezzare l'audio Dolby Digital quando si guardano film a basso volume di notte. Premere DRC sul telecomando di questa unità. • Ogni volta che si preme questo tasto, la selezione cambia nella sequenza indicata di seguito : DRC STANDARD ➡ DRC MAX ➡ DRC MIN HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT DIMMER TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUTO POWER REPEAT HW-F355 TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER SOUND EFFECT SMART VOLUME TV MUTE TV INFO DIMMER HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT TV VOL TV CH AUDIO SYNC TV MUTE TV INFO TV PRE CH TV EXIT AUDIO SYNC HW-F355 HW-F350 LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE LEVEL LEVEL VOL 3D SOUND PLUS DRC MUTE HW-F355 HW-F350 AUTO POWER REPEAT DIMMER HW-F355 OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT OPTICAL AUX TV SOURCE AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT AUTO POWER 20 funzioni Utilizzo della funzione TV (Solo con TV Samsung) • Premere TV SOURCE sul telecomando per cambiare la sorgente di ingresso della TV. • Premere il tasto TV INFO sul telecomando per visualizzare le informazioni sul canale TV. • Pmere il tasto TV CH sul telecomando per selezionare il canale televisivo. • Premere il tasto TV VOL sul telecomando per aumentare o ridurre il volume. • Usare il tasto TV PRE-CH per passare al canale TV precedente nel modo TV. • Per uscire dal menu della TV, utilizzare il tasto TV EXIT. (funziona in modo analogo al tasto EXIT del telecomando della TV). ƒ Premendo il tasto SoundShare, l'audio della TV viene trasmesso attraverso il sistema Air Track mediante una connessione Bluetooth. L'Air Track controlla anche il volume audio, la qualità del suono, ecc. ƒ Il telecomando può comandare soltanto televisori SAMSUNG. HW-F350 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX USB TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH TV EXIT AUTO POWER REPEAT DIMMER OPTICAL TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH TV EXIT TV SOURCE HW-F355 TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV VOL TV CH AUDIO SYNC AUX TV SOURCE TV MUTE TV INFO TV PRE-CH DIMMER OPTICAL AUTO POWER SoundShare USB/ REPEAT TV SOURCE TV INFO TV VOL TV CH TV PRE-CH HW-F350 S/W LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL S/W MUTE LEVEL S/W LEVEL HW-F355 AGGIORNAMENTO SOFTWARE È possibile che Samsung offra in futuro aggiornamenti per la versione del firmware di Crystal Surround Air Track. Se viene offerto un aggiornamento, è possibile aggiornare il firmware collegando un'unità USB su cui è memorizzato l'aggiornamento del firmware alla porta USB dell'Air Track. Se sono presenti diversi file di aggiornamento, questi devono essere caricati singolarmente sull'unità USB e utilizzati uno alla volta per aggiornare il firmware. Visitare il sito Samsung.com oppure contattare il call center Samsung per ulteriori informazioni sullo scaricamento dei file di aggiornamento. ƒ Inserire un'unità USB con l'aggiornamento firmware nella porta USB dell'unità principale. ƒ Attenzione a non scollegare l'alimentazione o rimuovere l'unità USB durante l'applicazione degli aggiornamenti. L'unità principale si spegne automaticamente al termine dell'aggiornamento del firmware. Al termine dell'aggiornamento del software, vengono ripristinate le impostazioni predefinite. Si consiglia di prendere nota delle impostazioni effettuate in modo da poterle reimpostare facilmente dopo l'aggiornamento. ƒ Una volta terminato l'aggiornamento del software del prodotto, spegnerlo e tenere premuto il tasto () per un istante per resettare il prodotto. ƒ Se non si riesce ad effettuare l'aggiornamento del firmware, si raccomanda di formattare il dispositivo USB in FAT16 e riprovare. ƒ Ai fini dell'aggiornamento non formattare i dati USB in NTFS perché non è un file system supportato. ƒ A seconda del costruttore, alcuni dispositivi memorizzazione USB potrebbero non essere supportati. 21 ITA ● RISOLUZIONE DEI PROBLEMI Prima di rivolgersi all'assistenza, eseguire i controlli indicati di seguito. Sintomo Controllo Rimedio L'unità non si accende. • Il cavo di alimentazione è collegato alla presa? • Collegare la spina alla presa. Una funzione non si attiva quando viene premuto il tasto. • Nell'aria è presente elettricità statica? • Scollegare e ricollegare la spina. L’audio non viene riprodotto. • L'unità è collegata correttamente al televisore? • La funzione di disattivazione dell'audio è attivata? • Il volume è regolato sul minimo? • Collegarli correttamente. • Premere il tasto di disattivazione dell'audio per ripristinarlo. • Regolare il volume. Quando viene selezionata la funzione, l'immagine non viene visualizzata sul televisore. • Il televisore è collegato correttamente? • Collegarlo correttamente. Il telecomando non funziona. • Le batterie sono scariche? • La distanza tra il telecomando e l'unità principale è troppo elevata? • Sostituire le batterie. • Avvicinarsi all'unità. L'audio dei canali sinistro/ destro è invertito. • I cavi di uscita audio sinistro/ destro del televisore sono collegati correttamente? • Controllare il canale sinistro/ destro e collegarlo/i correttamente. Il SoundShare (connessione TV) non è riuscito. • La TV supporta SoundShare? • Il firmware della TV è aggiornato? • Si è verificato un errore durante la connessione? • Ripristinare il MODO TV ed effettuare di nuovo il collegamento. • La funzione SoundShare è supportata dai modelli TV Samsung commercializzati dopo il 2012. Controllare se la TV supporta la funzione. • Aggiornare la TV all'ultimo firmware. • Contattare il call center. • Premere il tasto per 5 secondi per resettare il prodotto. risoluzione dei problemi 22 SPECIFICHE Nome del modello HW-F350 / HW-F355 GENERALE USB 5V/0,5A Peso Unità principale 1,75 kg Subwoofer (PS-EW1-1) 3,0 kg Dimensioni (L x A x P) Unità principale 943 x 49 x 59,9 mm Subwoofer (PS-EW1-1) 152 x 300 x 284 mm Temperatura di esercizio Da +5°C a +35°C Umidità di esercizio 10 % e 75 % AMPLIFICATORE Potenza di uscita nominale Unità principale 30W/CH, 8OHM, THD = 10%, 1kHz Subwoofer (PS-EW1-1) 60W, 3OHM, THD = 10%, 100Hz Rapporto S/N (ingresso analogico) 60dB Separazione (1kHz) 50dB * I valori rapporto S/N, distorsione, separazione e sensibilità utile si basano sulla misurazione secondo gli standard AES (Audio Engineering Society). *: Specifica nominale - Samsung Electronics Co., Ltd si riserva il diritto di modificare le specifiche senza preavviso. - Peso e dimensioni sono approssimativi. - Per l'alimentazione e il consumo di energia, vedere l'etichetta applicata al prodotto. Samsung Electronics dichiara che questo Crystal Surround Air Track è conforme ai requisiti essenziali e ad altre disposizioni rilevanti della direttiva 1999/5/EC. La dichiarazione di conformità ufficiale è reperibile al sito http://www.samsung.com, andare su Support (Supporto) > Search Product Support (Cerca supporto prodotto) e inserire il nome del modello. Questo apparecchio può essere utilizzato in tutti i Paesi dell'UE. appendice AH68-02614L-05 Contatta SAMSUNG WORLD WIDE Se avete commenti o domande sui prodotti Samsung, contattate il Servizio Clienti Samsung. [Corretto smaltimento delle batterie del prodotto] (Applicabile nei Paesi con sistemi di raccolta differenziata) Il simbolo riportato sulla batteria o sulla sua documentazione o confezione indica che le batterie di questo prodotto non devono essere smaltite con altri rifiuti al termine del ciclo di vita. Dove raffigurati, i simboli chimici Hg, Cd o Pb indicano che la batteria contiene mercurio, cadmio o piombo in quantità superiori ai livelli di riferimento della direttiva UE 2006/66. Se le batterie non vengono smaltite correttamente, queste sostanze possono causare danni alla salute umana o all'ambiente. Per proteggere le risorse naturali e favorire il riutilizzo dei materiali, separare le batterie dagli altri tipi di rifiuti e utilizzare il sistema di conferimento gratuito previsto nella propria area di residenza. Corretto smaltimento del prodotto (rifiuti elettrici ed elettronici) (Applicabile nei Paesi con sistemi di raccolta differenziata) Il simbolo riportato sul prodotto, sugli accessori o sulla documentazione indica che il prodotto e i relativi accessori elettronici (quali caricabatterie, cuffia e cavo USB) non devono essere smaltiti con altri rifiuti al termine del ciclo di vita. Per evitare eventuali danni all'ambiente o alla salute causati dallo smaltimento dei rifiuti non corretto, si invita l'utente a separare il prodotto e i suddetti accessori da altri tipi di rifiuti, conferendoli ai soggetti autorizzati secondo le normative locali. Gli utenti domestici sono invitati a contattare il rivenditore presso il quale è stato acquistato il prodotto o l’autorità competente per tutte le informazioni relative alla raccolta differenziata di questo tipo di materiali. Gli utenti professionali (imprese e professionisti) sono invitati a contattare il proprio fornitore e verificare i termini e le condizioni del contratto di acquisto. Questo prodotto e i relativi accessori elettronici non devono essere smaltiti unitamente ad altri rifiuti commerciali. Area Centro di contatto Sito Web AUSTRIA 0800 - SAMSUNG (0800 - 7267864) www.samsung.com/at/support BELGIUM 02-201-24-18 www.samsung.com/be/support (Dutch) www.samsung.com/be_fr/ support (French) BOSNIA 051 331 999 www.samsung.com/support BULGARIA 07001 33 11 , sharing cost www.samsung.com/bg/support CROATIA 062 726 786 www.samsung.com/hr/support CZECH 800 - SAMSUNG (800-726786) www.samsung.com/cz/support DENMARK 70 70 19 70 www.samsung.com/dk/support FINLAND 030-6227 515 www.samsung.com/fi/support FRANCE 01 48 63 00 00 www.samsung.com/fr/support GERMANY 0180 6 SAMSUNG bzw. 0180 6 7267864* (*0,20 €/Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunk max. 0,60 €/Anruf) www.samsung.com/de/support CYPRUS 8009 4000 only from landline, toll free www.samsung.com/gr/support GREECE 80111-SAMSUNG (80111 726 7864) only from land line (+30) 210 6897691 from mobile and land line HUNGARY 0680SAMSUNG (0680-726-786) 0680PREMIUM (0680-773-648) http://www.samsung.com/hu/ support ITALIA 800-SAMSUNG (800.7267864) www.samsung.com/it/support LUXEMBURG 261 03 710 www.samsung.com/support Area Centro di contatto Sito Web MONTENEGRO 020 405 888 www.samsung.com/support SLOVENIA 080 697 267 090 726 786 www.samsung.com/si/support NETHERLANDS 0900-SAMSUNG (0900-7267864) (€ 0,10/Min) www.samsung.com/nl/support NORWAY 815 56480 www.samsung.com/no/support POLAND 0 801-172-678* lub +48 22 607-93-33 ** * (całkowity koszt połączenia jak za 1 impuls według taryfy operatora) ** (koszt połączenia według taryfy operatora) www.samsung.com/pl/support PORTUGAL 808 20 7267 www.samsung.com/pt/support ROMANIA 08008 SAMSUNG (08008 726 7864) TOLL FREE No. www.samsung.com/ro/support SERBIA 011 321 6899 www.samsung.com/rs/support SLOVAKIA 0800 - SAMSUNG(0800-726 786) www.samsung.com/sk/support SPAIN 0034902172678 www.samsung.com/es/support SWEDEN 0771 726 7864 (SAMSUNG) www.samsung.com/se/support SWITZERLAND 0848 726 78 64 (0848-SAMSUNG) www.samsung.com/ch/support (German) www.samsung.com/ch_fr/ support (French) U.K 0330 SAMSUNG (7267864) www.samsung.com/uk/support EIRE 0818 717100 www.samsung.com/ie/support LITHUANIA 8-800-77777 www.samsung.com/lt/support LATVIA 8000-7267 www.samsung.com/lv/support ESTONIA 800-7267 www.samsung.com/ee/support E-MANUAL Thank you for purchasing this Samsung product. To receive more complete service, please register your product at www.samsung.com/register Model __________ Serial No.____________ Contents Channel Setting • Using the INFO button (Now & Next guide) 1 • Memorizing channels 2 • Using the Channel menu 6 • Locking Programme 19 • Other Features 21 Basic Features • Changing the Preset Picture Mode 32 • Adjusting Picture Settings 33 • Changing the Picture Options 41 • Changing the Preset Sound Mode 51 • Adjusting Sound Settings 52 • Selecting the Sound Mode 59 Preference Features • Executing initial setup 60 • Setting the Time 61 • Using the Sleep Timer 63 • Setting the On / Off Timer 64 • Economical Solutions 69 • Other Features 71 Advanced Features • Using the Source List 78 • Connecting a USB Device 79 • Using the Media Contents 85 • Playing the Photos / Videos / Music 87 • Using the 3D function 95 Other Information • Viewing the e-Manual 102 • Using the Self Diagnosis 103 • Updating the Software 105 • Changing the Use Mode 107 • Viewing the Contact Samsung 108 • Using the Sports Mode 109 • Using the Satellite System 110 • Using the Wireless Network 118 • Using the Wired Network 131 • Managing the Network Connected Devices 138 • Using the DLNA Functions 141 ▶ ❑ Using the INFO button (Now & Next guide) The display identifies the current channel and the status of certain audio-video settings. The Now & Next guide shows daily TV programme information for each channel according to the broadcasting time. N When you press the INFO button, a channel information banner will appear on the top of the screen. And then press the ENTERE button, you can see the details of the programme. ● Scroll ◄, ► to view information for a desired programme while watching the current channel. ● Scroll ▲, ▼ to view information for other channels. Channel Setting English ◀ ▶ ❑ Memorizing channels ■ Aerial O MENUm → Broadcasting → Aerial → ENTERE Before your television can begin memorising the available channels, you must specify the type of signal source that is connected to the TV. English ◀ ▶ ■ Auto Tuning (depending on the country) O MENUm → Broadcasting → Auto Tuning → ENTERE N Automatically allocated programme numbers may not correspond to actual or desired programme numbers. If a channel is locked, the PIN input window appears. ● Auto Tuning Aerial (Air / Cable): Select the aerial source to memorise. N When selecting Air, scans for a channel automatically and stores in the TV. Channel Type (Digital & Analogue / Digital / Analogue): Select the channel source to memorise. English ◀ ▶ When selecting Cable → Digital & Analogue, Digital or Analogue – Operator Selection (depending on the country): Selects a provider of cable services. – Search Mode: Scans for all channels with active broadcast stations and stores them in the TV. N If you select Quick, you can set up the Network, Network ID, Frequency, Modulation and Symbol Rate manually by pressing the button on the remote control. – Network: Selects the Network ID setting mode among Auto or Manual. ● Network ID: When Network is Manual, you can set up Network ID using the numeric buttons. English ◀ ▶ ● Frequency: Displays the frequency for the channel (differs in each country). ● Modulation: Displays available modulation values. ● Symbol Rate: Displays available symbol rates. ● Cable Search Option (depending on the country & cable channels only) Sets additional search options such as the frequency and symbol rate for a cable network search. Start Frequency / Stop Frequency: Set the start or stop frequency (differs in each country). Symbol Rate: Displays available symbol rates. Modulation: Displays available modulation values. English ◀ ▶ ❑ Using the Channel menu O MENUm → Broadcasting → Channel List → ENTERE ■ Channel List The Channel List contains the channels your TV displays when you press the channel button. You can view channel information, All, TV, Radio, Data/Other, Analogue or Favourites 1-5. Press ► (Mode) button to change the channel mode, or press ◄ (Sorting) button to change the channel order according to channel number or name on the list. N When you press the CH LIST button on the remote control, Channel List screen will be displayed at once. English ◀ ▶ Channel Sorting ● Number / Name: Arranges the channel order according to channel number or name on the list. Channel Mode ● Air / Cable: Switches to Air or Cable. ● Edit Favourites: Set channels you watch frequently as favourites. N For detailed information about using Edit Favourites, refer to “Edit Favourites”. ● Favourites 1-5: Shows all favourite channels, arranged in up to five groups. Each group has a separate screen. N The TV displays Favourites 1-5 only if you have added favourites using Edit Favourites. English ◀ ▶ ● All: Shows all currently available channels. ● TV: Shows all currently available TV channels. ● Radio: Shows all currently radio channels. ● Data/Other: Shows all currently available MHP or other channels. ● Analogue: Shows all currently available analogue channels. English ◀ ▶ ■ Guide O MENUm → Broadcasting → Guide → ENTERE The EPG (Electronic Programme Guide) information is provided by broadcasters. Using programme schedules provided by broadcasters, you can specify programmes you want to watch in advance so that the channel automatically changes to the selected programme channel at the specified time. Programme entries may appear blank or out of date depending on a channel status. ● a Red (Quick Nav): Viewing the TV programmes on the list quickly using ▲/▼/◄/► buttons. ● b Green (Channel Category): Select the type of channels you want to display. ● { Yellow (Schedule Manager): Moves to the reserved programmes in Schedule Manager. English ◀ ▶ ■ Schedule Manager O MENUm → Broadcasting → Schedule Manager → ENTERE You can set a desired channel to be displayed automatically at the intended time. In addition, you can view, modify or delete a channel you have reserved to watch. N You must set the current time first using the Time → Clock function in the System menu to use this function. 1. Press the Schedule on the Schedule Manager screen. The Schedule Viewing menu appears. 2. Press the ▲/▼/◄/► buttons to set each option menu. ● Aerial: Select the desired broadcasting signal. ● Channel: Select the desired channel. English ◀ ▶ ● Repeat: Select Once, Manual, Sat~Sun, Mon~Fri or Everyday to set at your convenience. If you select Manual, you can set the day you want. N The (c) mark indicates the day you’ve selected. ● Date: You can set the desired date. N It is available when you select Once in Repeat. ● Start Time: You can set the start time you want. N If you want to edit or cancel a reserved schedule, select the reserved schedule on Schedule Manager. Then press the ENTERE button and select the Edit or Delete. English ◀ ▶ ■ Edit Channel O MENUm → Broadcasting → Edit Channel → ENTERE You can edit or delete channels. 1. Go to Edit Channel screen. 2. Press the ▲/▼ buttons to select the desired channel, then press the ENTERE button. The (c) mark indicates the channel you’ve selected. N You can select more than one channel. N Press the ENTERE again to deselect the channel. English ◀ ▶ N Using the coloured and function buttons with the Edit Channel. ● a Red (Change Number): Changes channel order on the channel list. ● b Green (Lock / Unlock): Lock a channel so that the channel cannot be selected and viewed. / Unlock the channel that you locked. N This function is available only when the Channel Lock is set to On. N The PIN input screen appears. Enter your 4-digit PIN. Change the PIN using the Change PIN option. ● { Yellow (Delete): Deletes a channel from the channel list. English ◀ ▶ ● } Blue (Select All / Deselect All): Selects or deselects all channels at once. ● (Go To): Goes to channel directly by pressing numbers (0~9). ● k (Page): Move to previous or next page. ● E (Done): Completes changing the channel order. ● T (Tools): Displays the option menu. The option menu items that appear may differ depending on the channel status and type. – Sorting (digital channels only): Changes the list ordered by channel number or channel name. – Aerial: Select the desired broadcasting signal. English ◀ ▶ – Category: Change the channel mode to All, TV, Radio, Data/Other, Analogue, Recently Viewed, Most Viewed. The selected channel mode is displayed. – Edit Favourites: Go to Edit Favourites screen directly. – Rename channel (analogue channels only): Assign a name of up to five characters to a channel. For example, Food, Golf, etc. This makes it easier to find and select the channel. – Channel Info: Display details of the selected channel. – Information: Display details of the selected programme. English ◀ ▶ ■ O Edit Favourites MENUm → Broadcasting t → Edit Favourites → ENTERE You can add, edit or delete favourite channels. 1. Go to Edit Favourites screen. 2. Press the ▲/▼ buttons to select the desired channel, and then press ENTERE button. 3. Choose a specific favourite list among Favourites 1-5 using b (Change Fav.) button, and then press the { (Add) button. The selected channel has been added in Favourites 1-5. N One favourite channel can be added in several of favourites among Favourites 1-5. English ◀ ▶ N Using the coloured and function buttons with the Edit Favourites. ● a Red (Category / Change order) – Category: Changes the channel mode to All, TV, Radio, Analogue, Data/Other, Recently Viewed, Most Viewed. The selected channel mode is displayed. – Change order: Changes the favourite channel order. – E (Done): Completes changing the channel order. ● b Green (Change Fav.): Changes favourite list among Favourites 1-5. ● { Yellow (Add / Delete) – Add: Adds selected channels to Favourites 1-5. – Delete: Deletes the favourite channel from Favourites 1-5. ● } Blue (Select All / Deselect All): Selects or deselects all channels at once. English ◀ ▶ ● (Go To): Goes to channel directly by pressing numbers (0~9). ● k (Page): Move to previous or next page. ● T (Tools): Displays the option menu. The option menu items that appear may differ depending on the channel status and type. – Copy to favourites: Edit the selected favourite channel in Favourites 1-5. You can add or delete from favourite list. – Rename Favourites: Assign your own favourite channel name. – Aerial: Select the desired broadcasting signal. – Edit Channel: Go to Edit Channel screen directly. – Information: Display details of the selected programme. English ◀ ▶ ❑ Locking Programme ■ Programme Rating Lock (depending on the country) O MENUm → Broadcasting → Programme Rating Lock → ENTERE Prevent unauthorized users, such as children, from watching unsuitable programme with a user-defined 4-digit PIN code. If the selected channel is locked, the “\” symbol will be displayed. N The items of Programme Rating Lock differs depending on the country. English ◀ ▶ ■ Channel Lock O MENUm → Broadcasting → Channel Lock → ENTERE Lock channels in Channel menu to prevent unauthorized users, such as children, from watching unsuitable programme. N Available only when the Source is set to TV. English ◀ ▶ ❑ Other Features ■ Channel Settings O MENUm → Broadcasting → Channel Settings → ENTERE ● Country (Area) (depending on the country) The PIN input screen appears. Enter your 4 digit PIN number. Digital Channel: Change the country for digital channels. Analogue Channel: Change the country for analogue channels. English ◀ ▶ ● Manual Tuning Scans for a channel manually and stores in the TV. N If a channel is locked, the PIN input window appears. N According to the channel source, Manual Tuning may be supported. ● Digital Channel Tuning: Scans for a digital channel manually and stores in the TV. Press the New button to search the digital channels. When scanning has finished, a channel is updated in the channel list. – When selecting Aerial → Air: Channel, Frequency, Bandwidth – When selecting Aerial → Cable: Frequency, Modulation, Symbol Rate English ◀ ▶ ● Analogue Channel Tuning: Scans for an analogue channel. Press the New button to search the channels by adjusting the Programme, Colour System, Sound System, Channel, Search. N Channel mode – P (programme mode): When tuning is complete, the broadcasting stations in your area have been assigned to the position numbers from P0 to P99. You can select a channel by entering the position number in this mode. – C (aerial channel mode) / S (cable channel mode): These two modes allow you to select a channel by entering the assigned number for each aerial broadcasting station or cable channel. English ◀ ▶ ● Fine Tune (analogue channels only) If the signal is weak or distorted, fine tune the channel manually. N Fine tuned channels are marked with an asterisk “*”. N To reset the fine-tuning, select Reset. ● Transfer Channel List (depending on the country) Imports or exports the channel map. You should connect a USB storage to use this function. N The PIN number input screen appears. Enter your 4 digit PIN number. N Supported file systems are FAT and exFAT. ● Delete CAM Operator Profile: Selects the CAM operator to delete. English ◀ ▶ ■ O Subtitle MENU t m → Broadcasting → Subtitle → ENTERE Use this menu to set the Subtitle mode. ● Subtitle: Switches subtitles on or off. ● Subtitle Mode: Sets the subtitle mode. ● Subtitle Language: Sets the subtitle language. N If the programme you are watching does not support the Hearing Impaired function, Normal automatically activates even if the Hearing Impaired mode is selected. N English is the default in cases where the selected language is unavailable in the broadcast. ● Primary Subtitle: Sets the primary subtitle. ● Secondary Subtitle: Sets the secondary subtitle. English ◀ ▶ ■ Audio Options (digital channels only) O MENUm → Broadcasting → Audio Options → ENTERE ● Audio Language Change the default value for audio languages. t Primary Audio / Secondary Audio: You can set the primary or secondary audio. N The available language may differ depending on the broadcast. English ◀ ▶ ● Audio Format When sound is emitted from both the main speaker and the audio receiver, a sound echo may occur due to the decoding speed difference between the main speaker and the audio receiver. In this case, use the TV Speaker function. N Audio Format option may differ depending on the broadcast. 5.1ch Dolby digital sound is only available when connecting an external speaker through an optical cable. ● Audio Description (not available in all locations) This function handles the Audio Stream for the AD (Audio Description) which is sent along with the Main audio from the broadcaster. Audio Description: Turn the audio description function on or off. Volume: Adjust the audio description volume. English ◀ ▶ ■ Teletext Language (depending on the country) O MENUm → Broadcasting → Teletext Language → ENTERE ● Teletext Language N English is the default in cases where the selected language is unavailable in the broadcast. ● Primary Teletext / Secondary Teletext N Primary Teletext and Secondary Teletext may not be supported in some locations. English ◀ ▶ ■ Digital Text (UK only) O MENUm → Broadcasting → Digital Text → ENTERE If the programme broadcasts with digital text, this feature is enabled. N MHEG (Multimedia and Hypermedia Information Coding Experts Group) An International standard for data encoding systems used in multimedia and hypermedia. This is at a higher level than the MPEG system which includes data-linking hypermedia such as still images, character service, animation, graphic and video files as well as multimedia data. MHEG is user runtime interaction technology and is being applied to various fields including VOD (Video-On-Demand), ITV (Interactive TV), EC (Electronic Commerce), tele education, teleconferencing, digital libraries and network games. English ◀ ▶ ■ Common Interface O MENUm → Broadcasting → Common Interface → ENTERE ● CI Menu: This enables the user to select from the CAM-provided menu. Select the CI Menu based on the menu PC Card. ● CAM video transcoding: You can configure the setting to transcode the video codec from the CAM automatically. Turn it Off if you do not want to use it. N You must use a CAM that supports transcoding the video codec. English ◀ ▶ ● Application Info: View information on the CAM inserted into the CI slot and on the “CI or CI+ CARD” which is inserted into the CAM. You can install the CAM anytime whether the TV is on or off. 1. Purchase a CI CAM module at your nearest dealer or by phone. 2. Firmly insert the “CI or CI+ CARD” into the CAM in the direction of the arrow. 3. Insert the CAM with the “CI or CI+ CARD” into the common interface slot, in the direction of the arrow so that it aligns parallel with the slot. 4. Check if you can see a picture on a scrambled signal channel. English ◀ ▶ ❑ Changing the Preset Picture Mode ■ O Picture Mode MENUm → Picture t → Picture Mode → ENTERE Select your preferred picture type. N When connecting a PC, you can only make changes to the Entertain and Standard. ● Dynamic: Suitable for a bright room. ● Standard: Suitable for a normal environment. ● Natural for LED 6 series : Suitable for reducing eye strain. ● Movie: Suitable for watching movies in a dark room. ● Entertain: Suitable for watching movies and games. N It is only available when connecting a PC. Basic Features English ◀ ▶ ❑ Adjusting Picture Settings ■ Samsung MagicAngle for LED 19", 22" models O MENUm → Picture → Samsung MagicAngle → ENTERE Adjust screen viewing Angle to optimize screen quality according to your viewing position. ● Samsung MagicAngle: When viewing the screen at an angle from below or above by setting the appropriate mode for each position, you can obtain a similar picture quality as viewing the screen directly from the front. Off: Select when viewing from the front position. Lean Back Mode: Select when viewing from a slightly lower position. Standing Mode: Select when viewing from the upper position. ● Mode: Adjust screen viewing angle. N When Samsung MagicAngle is set to Lean Back Mode or Standing Mode, Gamma is not available. English ◀ ▶ ■ Backlight for LED TV / Cell Light for PDP TV / Contrast / Brightness / Sharpness / Colour / Tint (G/R) Your television has several setting options for picture quality control. N NOTE ● In analogue TV, Ext., AV modes of the PAL system, the Tint (G/R) function is not available. ● When connecting a PC, you can only make changes to Backlight for LED TV / Cell Light for PDP TV , Contrast, Brightness and Sharpness. ● Settings can be adjusted and stored for each external device connected to the TV. ● Lowering picture brightness reduces power consumption. English ◀ ▶ ■ Picture Size O MENUm → Picture → Picture Size → ENTERE Set the various picture options such as picture size and aspect ratio. N The available items may differ depending on the selected mode. N Depending on the input source, the picture size options may vary. ● Picture Size t: Your cable box/satellite receiver may have its own set of screen sizes as well. However, we highly recommend you use 16:9 mode most of the time. Auto Wide: Automatically adjusts the picture size to the 16:9 aspect ratio. 16:9: Sets the picture to 16:9 wide mode. Wide Zoom: Magnifies the picture size more than 4:3. N Adjusts the Position by using ▲, ▼ buttons. English ◀ ▶ Zoom: Magnifies the 16:9 wide pictures vertically to fit the screen size. N Adjusts the Zoom or Position by using ▲, ▼ button. 4:3: Sets the picture to basic (4:3) mode. N Do not watch in 4:3 format for a long time. Traces of borders displayed on the left, right and centre of the screen may cause image retention (screen burn) which are not covered by the warranty. Screen Fit: Displays the full image without any cut-off when HDMI (720p / 1080i / 1080p) or Component (1080i / 1080p) signals are inputted. English ◀ ▶ Smart View 1 for LED 6 series : Reduces original screen by 50%. Smart View 2 for LED 6 series : Reduces original screen by 25%. N NOTE ● Smart View 1 is enabled only in HDMI mode. ● Smart View 2 is enabled only in DTV and HDMI modes. ● The picture size can vary depending on the input resolution when content is played using Videos under Media Play. ● Zoom/Position: Adjust the picture size and position. It is only available in Zoom. ● Position: Adjust the picture position. It is only available in Screen Fit or Wide Zoom. English ◀ ▶ N NOTE ● After selecting Screen Fit in HDMI (1080i / 1080p) or Component (1080i / 1080p) mode, you may need to centre the picture: 1. Select the Position. Press the ENTERE button. 2. Press the ▲, ▼, ◄ or ► button to move the picture. ● If you want to reset the position you adjusted, select Reset in the Position screen. The picture will be set to its default position. ● If you use the Screen Fit function with HDMI 720p input, 1 line will be cut at the top, bottom, left and right as in the overscan function. ● 4:3 Screen Size: Available only when picture size is set to Auto Wide. You can determine the desired picture size at the 4:3 WSS (Wide Screen Service) size or the original size. Each European country requires different picture size. English ◀ ▶ ■ O PIP MENU t m → Picture → PIP → ENTERE You can watch the TV tuner and one external video source simultaneously. For example, if you have a cable box connected to the Cable In jack, you can use PIP to watch programs from the cable box and watch a movie from a Blu-ray player attached to the HDMI In jack. N NOTE ● If you turn the TV off while watching in PIP mode, the PIP window will disappear. ● You may notice that the picture in the PIP window becomes slightly unnatural when you use the main screen to view a game or karaoke. English ◀ ▶ ● PIP settings Main picture Sub picture Component, HDMI TV ● PIP: Activate or deactivate the PIP function. ● Aerial: Select either Air or Cable as the input source for the sub-screen. ● Channel: Select the channel for the sub-screen. ● Size: Select a size for the sub-picture. ● Position: Select a position for the sub-picture. ● Sound Select: You can choose the desired sound in PIP mode. English ◀ ▶ ❑ Changing the Picture Options ■ Advanced Settings O MENUm → Picture → Advanced Settings → ENTERE (available in Standard / Movie mode) You can adjust the detailed setting for the screen including colour and contrast. N When connecting a PC, you can only make changes to the White Balance and Gamma. ● Dynamic Contrast: Adjust the screen contrast. ● Black Tone: Select the black level to adjust the screen depth. ● Flesh Tone: Adjust the flesh tone colour. English ◀ ▶ ● RGB Only Mode: Displays the Red, Green and Blue colour for making fine adjustments to the hue and saturation. ● Colour Space: Adjust the range of colours available to create the image. N To adjust Colour, Red, Green, Blue and Reset, set Colour Space to Custom. for PDP TV / LED 6 series ● White Balance: Adjust the colour temperature for a more natural picture. R-Offset / G-Offset / B-Offset: Adjust each colour’s (red, green, blue) darkness. R-Gain / G-Gain / B-Gain: Adjust each colour’s (red, green, blue) brightness. Reset: Resets the White Balance to its default settings. English ◀ ▶ ● 10p White Balance for PDP TV / LED 6 series : Controls the white balance in 10 point interval by adjusting the red, green, and blue brightness. N Available when the picture mode is set to Movie and when the external input is set to all input. N Some external devices may not support this function. Interval: Select interval to adjust. Red: Adjust the red level. Green: Adjust the green level. Blue: Adjust the blue level. Reset: Resets the 10p White Balance to its default settings. ● Gamma: Adjust the primary colour intensity. English ◀ ▶ ● Expert Pattern for PDP TV / LED 6 series : By running the Expert Pattern function, the picture can be calibrated without a generator or filter. If the OSD menu disappears or a menu other than the Picture menu is opened, the calibration is saved and the Expert Pattern window disappears. N While the Expert Pattern is running, sound is not outputted. N Only enabled on Component / HDMI mode. ● Motion Lighting: Reduce power consumption by brightness control adapted motion. N This function is not supported in 3D mode. for PDP 4900 / LED 6 series N Only available in Standard mode. N When changing a setting value of Backlight for LED TV / Cell Light for PDP TV , Brightness or Contrast, Motion Lighting will be set to Off. English ◀ ▶ ■ Picture Options O MENUm → Picture → Picture Options → ENTERE N When connecting a PC, you can only make changes to the Colour Tone. ● Colour Tone N Warm1 or Warm2 will be deactivated when the picture mode is Dynamic. N Settings can be adjusted and stored for each external device connected to an input on the TV. ● Digital Clean View: If the broadcast signal received by your TV is weak, you can activate the Digital Clean View feature to reduce any static and ghosting that may appear on the screen. N When the signal is weak, try other options until the best picture is displayed. English ◀ ▶ Auto Visualisation: When changing analogue channels, displays signal strength. N Only available for analogue channels. N When the INFO button is pressed, the signal strength bar is displayed. N When bar is green, you are receiving the best possible signal. ● MPEG Noise Filter: Reduces MPEG noise to provide improved picture quality. ● HDMI Black Level: Selects the black level on the screen to adjust the screen depth. N Available only in HDMI mode (RGB signals). English ◀ ▶ ● Film Mode: Sets the TV to automatically sense and process film signals from all sources and adjust the picture for optimum quality. N The Cinema Smooth function is only activated when HDMI 24Hz signal is inputted. for PDP TV N Available in TV mode and external input mode which supports SD (480i / 576i) and HD (1080i) except in PC mode. N If the screen does not seem natural, change its option to Off / Auto1 / Auto2 in Film Mode. English ◀ ▶ ● Motion Plus for LED 6 series : Removes drag from fast scenes with a lot of movement to provide a clearer picture. N The Info screen on your TV displays the resolution and frequency of the incoming signal (60Hz), but not the frequency the TV is generating for the image it is displaying by using Motion Plus function. N If noise occurs on the screen, please set up the Motion Plus to Off. If Motion Plus is Custom, you can set up the Blur Reduction, Judder Reduction or Reset manually. N If Motion Plus is Demo, you can compare the difference of on and off modes. English ◀ ▶ Blur Reduction: Adjusts the blur reduction level from video sources. Judder Reduction: Adjusts the judder reduction level from video sources when playing films. LED Clear Motion: Removes drag from fast scenes with a lot of movement to provide a clear picture. N It will be deactivated when the picture mode is set to Natural. N The screen may become slightly darker when you play LED Clear Motion. Reset: Reset the custom settings. ● Black Optimiser for PDP TV : Realizes of the black colour deeply and expands the contrast ratio. N When connecting a PC, it will be set to off and deactivated. N When the TV is operating other applications, it will be deactivated. (ex. Media Play, PIP, Teletext) English ◀ ▶ ■ O Picture Off MENUm → t Picture → Picture Off → ENTERE The screen is turned off but the sound remains on. Press any button except volume button to turn on the screen. ■ Reset Picture O MENUm → Picture → Reset Picture → ENTERE Resets your current picture mode to its default settings. English ◀ ▶ ❑ Changing the Preset Sound Mode ■ Sound Mode O MENUm → Sound → Sound Mode → ENTERE ● Standard: Selects the normal sound mode. ● Music: Emphasizes music over voices. ● Movie: Provides the best sound for movies. ● Clear Voice: Emphasizes voices over other sounds. ● Amplify: Increase the intensity of high-frequency sound to allow a better listening experience for the hearing impaired. N If Speaker Select is set to External Speaker, Sound Mode is disabled. English ◀ ▶ ❑ Adjusting Sound Settings ■ Sound Effect (standard sound mode only) O MENUm → Sound → Sound Effect → ENTERE ● DTS TruSurround This function provides a virtual 5.1 channel surround sound experience through a pair of speakers using HRTF (Head Related Transfer Function) technology. ● DTS TruDialog This function allows you to increase the intensity of a voice over background music or sound effects so that dialogue can be heard more clearly. English ◀ ▶ ● Equaliser Use Equaliser to customize sound setting for each speaker. Balance: Adjusts the balance between the right and left speaker. 100Hz / 300Hz / 1kHz / 3kHz / 10kHz (Bandwidth Adjustment): Adjusts the level of specific bandwidth frequencies. Reset: Resets the equaliser to its default settings. N If Speaker Select is set to External Speaker, Sound Effect is disabled. ■ 3D Audio for PDP 4900 / LED 6 series O MENUm → Sound → 3D Audio → ENTERE 3D audio technology provides the immersive sound corresponding to the pop-up effect of 3D video by audio depth control in perspective. N Available in only when watching 3D image. English ◀ ▶ ■ Speaker Settings O MENUm → Sound → Speaker Settings → ENTERE ● Speaker Select A sound echo may occur due to a difference in decoding speed between t the main speaker and the audio receiver. In this case, set the TV to External Speaker. N When Speaker Select is set to External Speaker, the volume and MUTE buttons will not operate and the sound settings will be limited. N When Speaker Select is set to External Speaker. ● TV Speaker: Off, External Speaker: On N When Speaker Select is set to TV Speaker. ● TV Speaker: On, External Speaker: On N If there is no video signal, both speakers will be mute. English ◀ ▶ ● Auto Volume To equalize the volume level on each channel, set to Normal. Night: This mode provides an improved sound experience compared to Normal mode, making almost no noise. It is useful at night. N To use the volume control on the source device connected to the TV, set Auto Volume to Off on the TV. Otherwise, a change to the volume control of the source device may not be applied. English ◀ ▶ ■ Additional Settings O MENUm → Sound → Additional Settings → ENTERE ● DTV Audio Level (digital channels only): This function allows you to reduce the disparity of a voice signal (which is one of the signals received during a digital TV broadcast) to a desired level. N According to the type of broadcast signal, MPEG / HE-AAC can be adjusted between -10dB and 0dB. N To increase or decrease the volume, adjust between the range 0 and -10 respectively. English ◀ ▶ ● Digital Audio Out: Digital Audio out is used to provide digital sound, reducing interference going to speakers and various digital devices such as a DVD player. Audio Format: You can select the Digital Audio output format. The available Digital Audio output format may differ depending on the input source. N By connecting to 5.1ch speakers in a Dolby Digital setup, maximize your interactive 3D sound experience. Audio Delay: Correct audio-video sync problems, when watching TV or video, and when listening to digital audio output using an external device such as an AV receiver (0ms ~ 250ms). English ◀ ▶ ● Dolby Digital Comp: This function minimizes signal disparity between a dolby digital signal and a voice signal (i.e. MPEG Audio, HE-AAC, ATV Sound). N Select Line to obtain dynamic sound, and RF to reduce the difference between loud and soft sounds at night time. Line: Set the output level for signals greater or less than -31dB (reference) to either -20dB or -31dB. RF: Set the output level for signals greater or less than -20dB (reference) to either -10dB or -20dB. ■ Reset Sound O MENUm → Sound → Reset Sound → ENTERE Reset all sound settings to the factory defaults. English ◀ ▶ ❑ Selecting the Sound Mode When you set to Dual I-II, the current sound mode is displayed on the screen. t Audio Type Dual I-II Default A2 Stereo Mono Mono Automatic change Stereo Stereo ↔ Mono Dual Dual I ↔ Dual II Dual I NICAM Stereo Mono Mono Automatic change Stereo Mono ↔ Stereo Dual Mono → Dual I  Dual II  Dual I N If the stereo signal is weak and an automatic switching, occurs, then switch to the mono. N Only activated in stereo sound signal. N Only available when the Source is set to TV. English ◀ ▶ Preference Features ❑ Executing initial setup ■ Setup O MENUm → System → Setup → ENTERE Configure the channels and the time when setting up the TV for the first time or when resetting the unit. N Execute the initial setup following instructions that the TV guides. English ◀ ▶ ❑ Setting the Time ■ Time O MENUm → System → Time → ENTERE The current time will appear every time you press the INFO button. ● Clock: Setting the clock is for using various timer features of the TV. N If you disconnect the power cord, you have to set the clock again. Clock Mode: Set up the current time manually or automatically. – Auto: Set the current time automatically using the time from a digital channel. N The aerial must be connected in order to set the time automatically. – Manual: Set the current time manually. N Depending on the broadcast station and signal, the auto time set up may not be correct. In this case, set the time manually. English ◀ ▶ Clock Set: Set the Date and Time. N Available only when Clock Mode is set to Manual. N You can set the Date and Time directly by pressing the number buttons on the remote control. Time Zone (depending on the country): Select your time zone. N This function is only available when the Clock Mode is set to Auto. N When selecting Manual in Time Zone, GMT and DST will be activated. Time Offset (depending on the country) for PDP 4900 Series : Adjusts the time when your TV receives the time information via Internet. Set the right time by selecting an offset. N The current time will be set through a network, if the TV fails to receive the time information including the broadcast signal from TV stations. (ex: Watching TV via set-top box, Satellite receiver, or etc) English ◀ ▶ ❑ Using the Sleep Timer O MENUm → System → Time → Sleep Timer → ENTERE ● Sleep Timert: Automatically shuts off the TV after a preset period of time. (30, 60, 90, 120, 150 and 180 minutes) N Use the ▲/▼ buttons to select a period of time, and then press ENTERE. To cancel the Sleep Timer, select Off. English ◀ ▶ ❑ Setting the On / Off Timer O MENUm → System → Time → On Timer Off Timer → ENTERE ● On Timer: You can set up three separate On Timer configurations. (On Timer 1, On Timer 2, On Timer 3) Setup: Select Off, Once, Everyday, Mon~Fri, Mon~Sat, Sat~Sun or Manual to set at your convenience. If you select Manual, you can set up the day you want to activate the timer. N The c mark indicates the day you’ve selected. Time: Set the hour and minute. Volume: Set the desired volume level. English ◀ ▶ Source: To select the source of the content that will play when the TV turns on. You can: – Select TV and have the TV display a specific air or cable channel. – Select USB and have the TV play back photo or audio files from a USB device. – Select a source on your TV that you have connected a set-top box to, and have the TV display a channel from the set-top box. N The USB device must be connected to your TV before you can select USB. English ◀ ▶ N If you select a source other than TV or USB, you must: ● Have a cable or satellite set-top box attached to that source ● Set the set-top box to the channel you want to watch when the TV goes on ● Leave the set-top box turned on. N When you select a source other than TV or USB, the Aerial and Channel options will disappear. Aerial (when the Source is set to TV): Select ATV or DTV. Channel (when the Source is set to TV): Select the desired channel. English ◀ ▶ Music / Photo (when the Source is set to USB): Select a folder in the USB device containing music or photo files to be played when the TV is turned on automatically. – If there is no music file on the USB device or the folder containing a music file is not selected, the timer function does not operate correctly. – When there is only one photo file in the USB device, the slide show will not play. – If a folder name is too long, the folder cannot be selected. – Each USB you use is assigned its own folder. When using more than one of the same type of USB, make sure the folders assigned to each USB have different names. English ◀ ▶ – It is recommended that you use a USB memory stick and a multi card reader when using On Timer. – The On Timer function may not work with USB devices with a built-in battery, MP3 players, or PMPs made by some manufacturers because these devices take a long time to be recognized. ● Off Timer: You can set up three separate Off Timer configurations. (Off Timer 1, Off Timer 2, Off Timer 3) Setup: Select Off, Once, Everyday, Mon~Fri, Mon~Sat, Sat~Sun or Manual to set at your convenience. If you select Manual, you can set up the day you want to activate the timer. N The c mark indicates the day you’ve selected. Time: Set the hour and minute. English ◀ ▶ ❑ Economical Solutions ■ Eco Solution O MENUm → System → Eco Solution → ENTERE ● Energy Saving: This adjusts the brightness of the TV in order to reduce power consumption. ● Eco Sensor for PDP TV / LED 6 series : To enhance your power savings; the picture settings will automatically adapt to the light in the room. N If you adjust the Backlight for LED TV / Cell Light for PDP TV , the Eco Sensor will be set to Off. Min. Backlight for LED TV / Min Cell Light for PDP TV : When Eco Sensor is On, the minimum screen brightness can be adjusted manually. N If Eco Sensor is On, the display brightness may change (become slightly darker or brighter) depending on the surrounding light intensity. English ◀ ▶ ● No Signal Power Off: To avoid unnecessary energy consumption, set how long you want the TV to remain on if it’s not receiving a signal. N Disabled when the PC is in power saving mode. ● Auto Power Off: The TV will be automatically turned off when no user operation is received for 4 hours. N If the Auto Power Off option is set to Off, the TV will stay on even if no operations are performed on the TV. English ◀ ▶ ❑ Other Features ■ Menu Language O MENUm → System → Menu Language → ENTERE Set the menu language. ■ Auto Protection Time for LED TV O MENUm → System → Auto Protection Time → ENTERE If the screen remains idle with a still image for a certain period of time defined by the user, the screen saver is activated to prevent the formation of ghost images on the screen. English ◀ ▶ ■ Screen Burn Protection for PDP TV O MENUm → System → Screen Burn Protection → ENTERE To reduce the possibility of screen burn, this unit is equipped with Pixel Shift screen burn prevention technology. Pixel Shift moves the picture slightly on the screen. The Time function setting allows you to programme the time between movement of the picture in minutes. Your TV also has the following additional screen burn protection functions: ● Pixel Shift ● Auto Protection Time ● Scrolling ● Side Grey English ◀ ▶ ● Pixel Shift: Using this function, you can set the TV to move pixels minutely on the PDP screen in a horizontal or vertical direction to minimize after images on the screen. N Available Pixel Shift Settings and Optimum Settings Item TV / HDMI Horizontal 0~4 4 Vertical 0~4 4 Time (minute) 1~4 min 4 min N The Pixel Shift value may differ depending on the monitor size (inches) and mode. N This function is not available in the Screen Fit mode. ● Auto Protection Time: If the screen displays a still image for a certain period of time you define, the TV activates the screen saver to prevent the formation of burnt in ghost images on the screen. English ◀ ▶ ● Scrolling: This function removes after-images on the screen by illuminating all the pixels on the PDP according to a pattern. Use this function when there are after images or symbols on the screen, especially when you displayed a still image on the screen for a long time. N The after-image removal function has to be executed for a long time (approximately 1 hour) to effectively remove after-images on the screen. If the after-image is not removed after you apply the function, repeat the function again. N Press any key on the remote control to cancel this feature. ● Side Grey: When you watch TV with the screen ratio set to 4:3, using the Side Grey function can prevent damage to the edges of the screen by adjusting the white balance on the extreme left and right sides. English ◀ ▶ ■ General O MENUm → System → General → ENTERE ● Game Mode: When connecting to a game console such as PlayStation™ or Xbox™, you can enjoy a more realistic gaming experience by selecting game mode. N NOTE ● Precautions and limitations for game mode – To disconnect the game console and connect another external device, set Game Mode to Off in the setup menu. – If you display the TV menu in Game Mode, the screen shakes slightly. ● Game Mode is not available in TV mode. ● After connecting the game console, set Game Mode to On. Unfortunately, you may notice reduced picture quality. English ◀ ▶ ● If Game Mode is On: – Picture Mode is set to Standard and Sound Mode is set to Movie. ● Panel Lock: Lock or unlock all the keys on the panel. ● Boot Logo: Display Samsung logo when the TV is turned on. ■ Change PIN O MENUm → System → Change PIN → ENTERE Change your password required to set up the TV. N The PIN input screen appears before the setup screen. N Enter your 4-digit PIN. Change the PIN using the Change PIN option. English ◀ ▶ ■ DivX® Video On Demand O MENUm → System → DivX® Video On Demand → ENTERE Shows the registration code authorized for the TV. If you connect to the DivX web site and register with 10-digit registration code, you can download the VOD activation file. Once you play it using Videos, the registration is completed. N For more information on DivX® VOD, visit http://vod.divx.com. English ◀ ▶ Advanced Features ❑ Using the Source List ■ Source List O MENUm → Applications → Source List → ENTERE N When you press the SOURCE button, Source screen will be displayed at once. N You can only choose external devices that are connected to the TV. In Source, connected inputs are highlighted. N For the detailed information, refer to “Changing the Input Source” in User Manual. English ◀ ▶ ❑ Connecting a USB Device 1. Turn on your TV. 2. Connect a USB device containing photo, music and movie files to the USB port on the side of the TV. 3. When USB is connected to the TV, popup window appears. You can select the Photos, Videos or Music directly. English ◀ ▶ N It might not work properly with unlicenced multimedia files. N Need-to-Know List before using Media Contents ● MTP (Media Transfer Protocol) is not supported. ● Supported file systems are FAT and exFAT. ● Certain types of USB Digital camera and audio devices may not be compatible with this TV. ● Media Contents only supports sequential jpeg format. ● Media Contents only supports USB Mass Storage Class (MSC) devices. MSC is a Mass Storage Class Bulk-Only Transport device. Examples of MSC are Thumb drives, Flash Card Readers (USB HUB are not supported). Devices should be connected directly to the TV’s USB port. English ◀ ▶ ● Before connecting your device to the TV, please back up your files to prevent them from damage or loss of data. SAMSUNG is not responsible for any data file damage or data loss. ● The HDD (Hard Disk Drive) connected to USB is not supported. ● Do not disconnect the USB device while it is loading. ● The higher the resolution of the image, the longer it takes to display on the screen. ● The maximum supported JPEG resolution is 15360 x 8640 pixels. ● For unsupported or corrupted files, the “Not Supported File Format” message is displayed. ● The scene search and thumbnail functions are not supported in the Videos. English ◀ ▶ ● MP3 files with DRM that have been downloaded from a non-free site cannot be played. Digital Rights Management (DRM) is a technology that supports the creation, distribution and management of the content in an integrated and comprehensive way, including the protection of the rights and interests of the content providers, the prevention of the illegal copying of contents, as well as managing billings and settlements. ● PTP connection mode is fully available only with digital cameras. When connecting a smartphone or tablet to the TV using PTP mode, it may not be recognized. ● A USB device that requires high power (more than 500mA or 5V) may not be supported. ● If the TV has been no input during time set in Auto Protection Time, the screen saver will run. English ◀ ▶ ● The power-saving mode of some external hard disk drives may be released automatically when connected to the TV. ● If a USB extension cable is used, the USB device may not be recognized or the files on the device may not be read. ● If a USB device connected to the TV is not recognized, the list of files on the device is corrupted or a file in the list is not played, connect the USB device to the PC, format the device and check the connection. ● If a file deleted from the PC is still found when Media Contents is run, use the “Empty the Recycle Bin” function on the PC to permanently delete the file. ● If the number of files and folders saved on a USB storage device is approximately over 4000, the files and folders may not appear and some folders may not be opened. English ◀ ▶ Disconnecting a USB Device 1. Press the SOURCE button. 2. Select a desired USB device, and then press the TOOLS button. The Tools menu appears. 3. Select Disconnect USB Device, and then wait until the selected USB device is disconnected. You can remove a USB device from the TV. N To remove a USB device from the TV, we recommend use Disconnect USB Device function. English ◀ ▶ ❑ Using the Media Contents O MENUm → Applications → Media Play → ENTERE Enjoy photos, music and movie files saved on a USB Mass Storage Class (MSC) device. 1. Press the MEDIA.P button. 2. Press ◄/► button to select desired menu (Photos, Videos, Music), then press the ENTERE button. 3. Press ◄/► button to select desired device, then press the ENTERE button again. 4. Press the ▲/▼/◄/► button to select the desired file in the list, then press the ENTERE button or ∂ (Play) button. English ◀ ▶ Playing the selected files 1. Press the ▲ button to select Options at the top of each main screen and select Play Selected. 2. Select the desired files. N The check box appears to the left of the selected files. N Press ENTERE button again to deselect the file. 3. Press the ▲ button to select Play. N You can select or deselect all files pressing the Select All / Deselect All. English ◀ ▶ ❑ Playing the Photos / Videos / Music During playing a file, press the ▲/▼/◄/► button to select the desired menu. N When the option menu is not displayed, press the TOOLS button or ENTERE button. N You can also use ∂/∑/∫/π/µ buttons on the remote control during playback. N If you press the INFO button during playback, you can view the playback information. English ◀ ▶ Playback menu Button Operation Photos Videos Music / Previous / Next ● / Start Slide Show / Stop Slide Show ● Play / Pause Mini Player* ● ● / Previous / Next Mini Player* ● ● / Rewind / Fast forward ● ● * When setting the Background Music to Mini Player in Photos, these buttons appear. English ◀ ▶ Setting menu ● Photos Button Operation Slideshow Settings You can set the Speed and Effects during the slide show. Zoom You can zoom into images in full screen mode. Rotate You can rotate images in full screen mode. Background Music / Mini Player You can set background music when watching a slide show. / You can control simple playback menus. Settings Picture Mode / Sound Mode: You can adjust the picture or sound setting. Information: You can see detailed information about the played file. English ◀ ▶ N During the slide show, all files in the file list will be displayed in order. N When you press the ∂ (Play) button (or ▲ button → Options → Slide Show) in the file list, slide show will be started immediately. N During the slide show, you can adjust the slide show speed using π (REW) or µ (FF) button. ● Supported Photo Formats N For the details, refer to “Specifications” in User Manual. English ◀ ▶ ● Videos Button Operation Search Search Titles: You can move the other file directly. Search Time Bar: You can search the video using ◄ and ► button at one minute interval or entering the number directly. N It may not be supported depending on the input source. Repeat Mode You can play movie files repeatedly. Picture Size You can adjust the picture size to your preference. Settings Subtitle Settings: You can play the video with subtitles. This function only works if the subtitles are the same file name as the video. Picture Mode / Sound Mode: You can adjust the picture or sound setting. Audio Language: You can change the audio language if the video has more than one language. Information: You can see detailed information about the played file. English ◀ ▶ N If video time information is unknown, play time and progress bar are not displayed. N In this mode, you can enjoy movie clips contained on a Game, but you cannot play the Game itself. ● Supported Subtitle / Video Formats N For the details, refer to “Specifications” in User Manual. English ◀ ▶ ● Music Button Operation Repeat You can play music files repeatedly. Shuffle You can play the music randomly. Sound Mode You can adjust the sound setting. N Only displays the files with supported music file extension. Other file extensions are not displayed, even if they are saved on the same USB device. N If the sound is abnormal when playing music files, adjust the Equaliser in the Sound menu. (An over-modulated music file may cause a sound problem.) ● Supported Music Formats N For the details, refer to “Specifications” in User Manual. English ◀ ▶ Setting the Encoding language Set the encoding language if the text is not supported. 1. Press the ▲ button to select Options at the top of music main screen and select Encoding. 2. Select the desired encoding language. English ◀ ▶ ❑ Using the 3D function for PDP 4900 / LED 6 series Viewing TV using the 3D function IMPORTANT HEALTH AND SAFETY INFORMATION FOR 3D PICTURES. Read and understand the following safety information before using the TV’s 3D function. [WARNING ● Some viewers may experience discomfort while viewing 3D TV such as dizziness, nausea and headaches. If you experience any such symptom, stop viewing 3D TV, remove 3D Active Glasses and rest. ● Watching 3D images for an extended period of time may cause eye strain. If you feel eye strain, stop viewing 3D TV, remove your 3D Active Glasses and rest. English ◀ ▶ ● A responsible adult should frequently check on children who are using the 3D function. If there are any reports of tired eyes, headaches, dizziness, or nausea, have the child stop viewing 3D TV and rest. ● Do not use the 3D Active Glasses for other purposes (such as general eyeglasses, sunglasses, protective goggles, etc.) ● Do not use the 3D function or 3D Active Glasses while walking or moving around. Using the 3D function or 3D Active Glasses while moving around may result in injuries due to running into objects, tripping, and/or falling. Before using 3D function... ● 3D Active Glasses from Samsung’s previous product (IR type) or other manufacturers not be supported. ● When the TV is initially powered on, may take some time until the 3D display is optimized. English ◀ ▶ ● The 3D Active Glasses may not work properly if there is any other 3D product or electronic devices turned on near the glasses or TV. If there is a problem, keep other electronic devices as far away as possible from the 3D Active Glasses. ● Be sure to stay within the viewing angle and optimum TV viewing distance when watching 3D pictures. Otherwise, you may not be able to enjoy proper 3D effects. ● The ideal viewing distance should be three times or more the height of the screen. We recommend sitting with viewer’s eyes on a level with the screen. ● If you can not play 3D videos in some of the BD players, take out the disk from player and put it again, or restart the BD player. English ◀ ▶ ■ 3D O MENUm → Picture → 3D → ENTERE This exciting new feature enables you to view 3D content. N "Full HD 3D Glasses™" Logo indicates compatibility between display products and 3D Glasses which are compliant with the "Full HD 3D Glasses™" format, and does not indicate picture quality of display products. N Some 3D modes may not be available depending on the format of the image source. N When you watch 3D images under flickering lighting such as a fluorescent lamp (50Hz ~ 60Hz) or a 3 wavelength lamp, you may notice some screen flickering. If this occurs, dim or turn off the light. English ◀ ▶ ● 3D Mode If you want to feel the 3D effect fully, please wear the 3D Active Glasses first, and then select 3D Mode from the list below that provides the best 3D viewing experience. 3D Mode Operation Off Off Turns the 3D function off. 2D → 3D Changes a 2D image to 3D. N Some file format may not be supported. Side by Side Displays two images next to each other. Top & Bottom Displays one image above another. N 3D Mode is set to Off automatically when you access Media Play or e-Manual functions. N 3D Mode is set to memorised configuration value automatically, when changing the input source. English ◀ ▶ ● 3D Perspective: Adjust overall 3D perspective of on-screen image. ● Depth: Adjust overall depth. ● L/R Change: Swap the left and right pictures. ● 3D → 2D: Displays the image for the left eye only. N This function is deactivated when 3D Mode set to “ ” or “ Off ”. Support resolution (16:9 only) ● HDMI Source Resolution Frequency (Hz) / 1280 x 720p 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080i 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080p 23.98 / 24 / 25 / 29.97 / 30 / 50 / 59.94 / 60 Hz Frame Packing 1280 x 720p 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080i 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080p 23.98 / 24 / 25 / 29.97 / 30 Hz English ◀ ▶ ● Components & DTV Source Resolution Frequency (Hz) Components 1280 x 720p 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080i 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080p 23.98 / 24 / 25 / 29.97 / 30 / 50 / 59.94 / 60 Hz DTV 1280 x 720p 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080i 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080p 25 Hz ● Videos / Photos (In Media Play) For the details, refer to “Specifications” in User Manual. English ◀ ▶ ❑ Viewing the e-Manual ■ e-Manual O MENUm → Support → e-Manual → ENTERE You can read the introduction and instructions about the TV features stored in your TV. N For the detailed information about e-Manual Screen, refer to “How to use the e-Manual” in User Manual. Other Features English ◀ ▶ ❑ Using the Self Diagnosis ■ Self Diagnosis O MENUm → Support → Self Diagnosis → ENTERE ● Self Diagnosis might take few seconds, this is part of the normal operation of the TV. ● Picture Test: Use to check for picture problems. ● Sound Test: Use the built-in melody sound to check for sound problems. N If you hear no sound from the TV’s speakers, before performing the sound test, make sure Speaker Select is set to TV Speaker in the Sound menu. N The melody will be heard during the test even if Speaker Select is set to External Speaker or the sound is muted by pressing the MUTE button. English ◀ ▶ ● Signal Information (digital channels only): HDTV channel’s reception quality is either perfect or the channels are unavailable. Adjust your aerial to increase signal strength. ● Reset: Reset all settings to the factory defaults except network settings. N The PIN input screen appears before the setup screen. N Enter your 4-digit PIN. Change the PIN using the Change PIN option. English ◀ ▶ ❑ Updating the Software ■ Software Update O MENUm → Support → Software Update → ENTERE The Software Update menu lets you upgrade your TV’s software to the latest version. Current version: This is the software version already installed in the TV. N When software is upgraded, video and audio settings you have made will return to their default settings. We advise you to write down your settings so that you can easily reset them after the upgrade. English ◀ ▶ ● Update now – By USB: Insert a USB drive containing the firmware upgrade file, downloaded from “www.samsung.com” into the TV. N Please be careful not to disconnect the power or remove the USB drive until upgrades are complete. The TV will be turned off and on automatically after completing the firmware upgrade. – By Channel: Upgrade the software using the broadcasting signal. N If the function is selected during the software transmission period, software will be automatically searched and downloaded. N The time required to download the software is determined by the signal status. ● Auto update: A manual upgrade will be automatically performed at selected time. Since the power of the unit is turned on internally, the screen may be turned on slightly for the product. This phenomenon may continue for more than 1 hour until the software upgrade is complete. English ◀ ▶ ❑ Changing the Use Mode ■ Use Mode O MENUm → Support → Use Mode → ENTERE Select the Use Mode suitable for your place. We strongly recommend you select Home Use. ● Home Use: Home Use is the default setting. ● Store Demo: Store Demo is for retail environments only. If you select Store Demo, some functions will not work, and the picture settings will be reset every 30 minutes. English ◀ ▶ ❑ Viewing the Contact Samsung ■ Contact Samsung O MENUm → Support → Contact Samsung → ENTERE View this information when your TV does not work properly or when you want to upgrade the software. You can find information regarding our call centres, and how to download products and software. English ◀ ▶ ❑ Using the Sports Mode ■ O Sports Mode MENUm → Applications t → Sports Mode → ENTERE This mode provides optimized condition for watching sports games. N When the sports mode is on, the picture and sound modes are set to Stadium automatically. N If you turn the TV off while watching Sports Mode, the Sports Mode will be disable. English ◀ ▶ ❑ Using the Satellite System for LED 6170 series ● Auto Tuning O MENUm → Broadcasting → Auto Tuning → ENTERE When Aerial Source is set to Satellite – Channel Type: Select the Channel Type to memorise. – Satellite: Selects the satellite to scan. The option may differ depending on country. – Scan Mode: Select a scan mode for the selected satellite. – Re-initialise: Selects the scanning mode of the selected satellite. N This function is available after connecting to satellite aerial and set the channels. – Search Mode: Sets search mode using up/down buttons. English ◀ ▶ ● Manual Tuning O MENUm → Broadcasting → Channel Settings → Manual Tuning → ENTERE Scan Satellite Transponder: Selects the transponder using the up/down buttons. Scan Mode: Selects either free or all channels to store. Network Search: Select to search network or not. Signal Quality: Display the current status of broadcasting signal. N Information on a satellite and its transponder is subject to change depending on the broadcasting conditions. N When setting is completed, move to Search and press the ENTERE button. Channel scan is started. English ◀ ▶ ● Satellite System O MENUm → Broadcasting → Channel Settings → Satellite System → ENTERE The PIN input screen appears. Enter your 4 digit PIN number. Satellite System is available when Aerial is set to Satellite. Before running Auto Tuning, set Satellite System. Then channel scan is run normally. ● Satellite Selection: You can choose the satellites for this TV. ● LNB Power: Enables or disables the power supply for the LNB. English ◀ ▶ ● LNB Settings: Configures the outdoor equipment. N It is available when LNB Power is set to On. Satellite: Selects the satellite for receiving digital broadcasts. Transponder: Selects a transponder from the list or adds a new transponder. DiSEqC Mode: Selects DiSEqC mode for the selected LNB. Lower LNB Oscillators: Sets the LNB oscillators to a lower frequency. Upper LNB Oscillators: Sets the LNB oscillators to a higher frequency. Tone 22 kHz: Selects the Tone 22 kHz depending on the LNB type. For a universal LNB it should be Auto. Signal Quality: Display the current status of broadcasting signal. English ◀ ▶ ● SatCR/Unicable Settings: Configure single cable installation. N SatCR is short for satellite channel router. N This function may not support depending on the country. SatCR/Unicable: Enables or disable single cable installation support. ● Positioner Settings: Configures the aerial positioner. N It is available when LNB Power is set to On. Positioner: Enables or disables the positioned control. Positioner Type: Sets the positioned type between DiSEqC 1.2 and USALS(Universal Satellite Automatic Location System). – My Longitude: Sets the longitude for my location. – My Latitude: Sets the latitude for my location. – Satellite Longitude Settings: Sets the longitude of user defined satellites. English ◀ ▶ User Mode: Sets the position of satellite aerial according to each satellite. If you store the current position of satellite aerial according to a certain satellite, when the signal of that satellite is needed, the satellite aerial can be moved to pre-populated position. – Satellite: Selects the satellite to set the position for. – Transponder: Selects a transponder from the list for signal reception. – Moving Mode: Selects the movement mode between discrete and continuous movement. – Step Size: Adjusts the step size degrees for the aerial rotation. It is available when Moving Mode is set to Step. English ◀ ▶ – Go To Stored Position: Rotates the aerial to the stored satellite position. – Aerial Position: Adjusts and stores the aerial position for the selected satellite. – Store Current Position: Stores current position as the selected positioner limit. – Signal Quality: Display the current status of broadcasting signal. English ◀ ▶ Installer Mode: Sets limits to the scope of movement of satellite aerial or reset the position. Generally, installation guide uses this function. – Limit Position: Selects the direction of the positioner Limit. – Aerial Position: Adjusts and stores the aerial position for the selected satellite. – Store Current Position: Stores the current position as the selected positioner Limit. – Go to zero: Moves the aerial to the reference position. – Reset positioner limit: Allows the aerial to rotate over the full arc. ● Reset all settings: All satellite settings will be reset to the initial values. English ◀ ▶ ❑ Using the Wireless Network for PDP 4900 series Using wireless IP sharer (router or modem), you can connect your TV to the wireless network. N For detailed settings for wireless network connection, refer to the User Manual. N NOTE ● To use a wireless network, your TV must be connected to a wireless IP sharer (either a router or a modem). If the wireless IP sharer supports DHCP, your TV can use a DHCP or static IP address to connect to the wireless network. ● Select a channel for the wireless IP sharer that is not currently being used. If the channel set for the wireless IP sharer is currently being used by another device nearby, this will result in interference and communication failure. English ◀ ▶ ● You need to change the wireless router's security settings to AES. WEP security settings don't support WPS Connection. ● If HIGH PURE THROUGHPUT (Greenfield) 802.11n mode is selected and the Encryption type is set to WEP for your wireless router, Samsung TVs will not support a connection in compliance with new Wi-Fi certification specifications. ● If your wireless router supports WPS (Wi-Fi Protected Setup), you can connect to the network via PBC (Push Button Configuration) or PIN (Personal Identification Number). WPS will automatically configure the SSID and WPA key in either mode. English ◀ ▶ ● If your router, modem, or device is not certified, it may not connect to the TV via the “Samsung Wireless LAN Adapter”. ● Connection Methods: You can setup the wireless network connection like below. – Auto Setup (Using the Auto Network Search function) – Manual Setup – WPS(PBC) – Wi-Fi Direct English ◀ ▶ ● Ensure the TV is turned off before you connect the Samsung Wireless LAN Adapter. ● The Samsung Wireless LAN Adapter may not be recognized when using a connection via a USB hub or via a USB extension cable other than the cable supplied. ● You must use the “Samsung Wireless LAN Adapter” (WIS12ABGNX, WIS09ABGNX) to use a wireless network. Samsung Wireless LAN Adapter and the USB extension Cable are sold separately and are offered by select retailers and Ecommerce sites. English ◀ ▶ How to connect the Samsung Wireless LAN Adapter 1 Connect using the USB right angle adapter. 2 Connect via an extension cable 1 2 N The picture may appear corrupted or have static for some channels when the TV is connected to the Samsung Wireless LAN Adapter. In such a case, connect the Samsung Wireless LAN Adapter using a USB cable in a place that is not affected by radio interference. N The position of port may differ depending on the model. English ◀ ▶ ■ Network Status O MENUm → Network → Network Status → ENTERE You can check the current network and Internet status. ■ Network Settings O MENUm → Network → Network Settings → ENTERE Set the network connection to use AllShare™. N The Internet can't be used other than content sharing via AllShare™. English ◀ ▶ ■ Auto Network Setup Most wireless networks have an optional security system that requires devices that access the network to transmit an encrypted security code called an Access or Security Key. The Security Key is based on a Pass Phrase, typically a word or a series of letters and numbers of a specified length you were asked to enter when you set up wireless security for your wireless network. If you use this method of setting up the network connection, and have a Security Key for your wireless network, you will have to enter the Pass Phrase during the setup process. N When connecting Samsung Wireless LAN Adapter, the screen pop-up appears directly to set wireless network. English ◀ ▶ 1. Go to Network Settings screen. (Network → Network Settings) 2. The Network function searches for available wireless networks. When done, it displays a list of the available networks. 3. In the list of networks, press the ▲ or ▼ button to select a network, and then press ENTERE button. N If the wireless router is set to Hidden (Invisible), you have to select Add Network and enter the correct network name and Security key to establish the connection. 4. If the Security screen pop-up appears, go to step 6. The wireless router which does not have wireless security, go to step 7. English ◀ ▶ 5. Enter the security key using ▲/▼/◄/► buttons, and then select Done. N You can also enter numbers by pressing the number buttons N You should be able to find the Pass Phrase on one of the set up screens you used to set up your router or modem. 6. The network connection screen appears, and network setting is done. N If it fails to set Security key (Security or PIN), select Retry or IP Settings. N If you want to set connection manually, select the IP Settings. Refer to following “How to set up manually”. N If you select Change Network, you can select other wireless networks. English ◀ ▶ How to set up WPS(PBC) If your router has a WPS(PBC) button, follow these steps: 1. The Network function searches for available wireless networks. When done, it displays a list of the available networks. 2. Select the WPS(PBC). 3. Press the WPS(PBC) button on your router within 2 minutes. Your TV automatically acquires all the network setting values it needs and connects to your network. 4. The network connection screen appears, and network setting is done. English ◀ ▶ ■ Manual Network Setup Use the Manual Network Setup when connecting your TV to a network that requires a Static IP address. N You can find the network connection values in control panel of Windows computers. How to set up manually To set up your TV’s cable network connection manually, follow these steps: 1. Select the IP Settings on network connection screen. N When it fails to connect the network automatically, the IP Settings is available to select. 2. Set IP setting to Enter manually. 3. Move to each field using ▲/▼/◄/► buttons. Enter the network connection values, and then select OK. 4. The network connection screen appears, and network setting is done. English ◀ ▶ The check list for wireless network connection failure When wireless network connection failed, try to apply the following information to each issue. Issues Solutions and Explanations Wireless network connection failed. • No wireless router selected. Go to Network Settings to select your router. • Samsung Wireless LAN adapter is required to use a wireless network. • Make sure the TV is connected to a wireless IP sharer (Router). IP auto setting failed. • Try the following to set your IP address automatically or set your IP address manually by selecting IP Settings. • Ensure DHCP server is enabled on router and unplug and re-plug-in the router. • Check if you need to enter a security key to use the router. • Contact your Internet Service Provider for more information. English ◀ ▶ Issues Solutions and Explanations Unable to connect to wireless router. • Check that the router is turned on, and if it is on, try turning it off and on again. • Check if you need to enter a security key to use the router. Unable to connect to the network. • Check if your IP address is set correctly in IP Settings. • Check if you need to enter a security key to use the router. • Contact your Internet Service Provider for more information. Connected to your local network, but cannot connect to the Internet. • Check your Internet LAN cable is connected correctly to LAN port of router. • Check the DNS settings in IP Settings. • If the problem persists, contact your Internet Service Provider to access the Internet. Network setup complete, but cannot connect to the Internet. • Confirm that your router is connected to the Internet. • If the problem persists, contact your Internet Service Provider to access the Internet. English ◀ ▶ ❑ Using the Wired Network UK only ■ Wired Network Connection You can attach your TV to your LAN using cable in three ways: ● Connecting the LAN port on your TV to an external modem ● Connecting the LAN port on your TV to a IP Sharer which is connected to an external modem ● Connecting the LAN port on your TV directly to a network wall outlet N To use this way, wall outlet is attached to a modem or router elsewhere in your house. N For detailed settings for wired network connection, refer to the User Manual. English ◀ ▶ ● If your network requires a Dynamic IP address, you should use an ADSL modem or router that supports Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP). Modems and routers that support DHCP automatically provide the IP address, subnet mask, gateway, and DNS values your TV needs to access the Internet so you do not have to enter them manually. Most home networks use a Dynamic IP address. Some networks require a Static IP address. If your network requires a Static IP address, you must enter the IP address, subnet mask, gateway, and DNS values manually on your TV’s Cable Setup Screen when you set up the network connection. To get the IP address, subnet mask, gateway, and DNS values, contact your Internet Service Provider (ISP). If you have a Windows computer, you can also get these values through your computer. N You can use ADSL modems that support DHCP if your network requires a Static IP address. ADSL modems that support DHCP also let you use Static IP addresses. English ◀ ▶ ■ Network Setup Use the Automatic Network Setup when connecting your TV to a network that supports DHCP. To set up your TV’s cable network connection automatically, follow these steps: 1. Go to Network Status screen. (Network → Network Status) 2. You can check the connected status on the screen. N If it fails to set automatically, check the connection of LAN port. English ◀ ▶ N If you cannot find network connection values or if you want to set connection manually: 1. Select the IP Settings on Network Status screen. N When it fails to connect the network automatically, the IP Settings is available to select. 2. Set IP setting to Enter manually. 3. Move to each field using ▲/▼/◄/► buttons. Enter the network connection values, and then select OK. 4. The network connection screen appears, and network setting is done. English ◀ ▶ The check list for wired network connection failure When wired network connection failed, try to apply the following information to each issue. Issues Solutions and Explanations No network cable found. • Check that your network cable is plugged in. • If it is connected, make sure that the router is turned on; if it is on, try turning it off and on again. IP auto setting failed. Try the following to set your IP address automatically or set your IP address manually by selecting IP Settings. • Ensure DHCP server is enabled on router and unplug and re-plug-in the router. • Contact your Internet Service Provider for more information. English ◀ ▶ Issues Solutions and Explanations Unable to connect to the network. • Check if your IP address is set correctly in IP Settings. • Contact your Internet Service Provider for more information. Connected to your local network, but cannot connect to the Internet. • Check your Internet LAN cable is connected correctly to LAN port of router. • Check the DNS settings in IP Settings. • If the problem persists, contact your Internet Service Provider to access the Internet. Network setup complete, but cannot connect to the Internet. • Confirm that your router is connected to the Internet. • If the problem persists, contact your Internet Service Provider to access the Internet. English ◀ ▶ If Your TV Fails to Connect to the Internet Your TV may not be able to connect to the Internet because your ISP has permanently registered the MAC address (a unique identifying number) of your PC or modem, which it then authenticates each time you connect to the Internet as a way of preventing unauthorized access. As your TV has a different MAC address, your ISP can not authenticate its MAC address, and your TV can not connect. To resolve this problem, ask your ISP about the procedures required to connect devices other than a PC (such as your TV) to the Internet. If your Internet service provider requires an ID or password to connect to the Internet, your TV may not be able to connect to the Internet. If this is the case, you must enter your ID or password when connecting to the Internet. The internet connection may fail because of a firewall problem. If this is the case, contact your Internet service provider. If you cannot connect to the Internet even after you have followed the procedures of your Internet service provider, please contact Samsung Electronics. English ◀ ▶ ❑ Managing the Network Connected Devices for PDP 4900 series ■ Wi-Fi Direct O MENUm → Network → Wi-Fi Direct → ENTERE Set to connect the TV to wireless mobile devices. Using this function, you can connect wireless mobile devices with your TV directly without a wireless router. N You can use this function when connecting the Samsung Wireless LAN Adapter. N It only supports Media Play function. N It may not be supported depending on the mobile device. English ◀ ▶ How to connect the device to your TV using Wi-Fi Direct function N Using this function, you must turn on Wi-Fi Direct function on your device. 1. Go to Wi-Fi Direct screen. The TV starts to search devices. (Network → Wi-Fi Direct) 2. Select the desired device, and then press the ENTERE button. 3. When connection message appears on your device, let you allow it. Your TV automatically acquires all the network setting values it needs and connects to your network. N If you want to disconnect the device, select the connected device, and press the ENTERE button to select Disconnect. English ◀ ▶ ■ AllShare Settings O MENUm → Network → AllShare Settings → ENTERE Set whether to allow a network connected device like a smartphone or tablet to share content or control TV using an application downloaded on your mobile device. For details, refer to the “Using the AllShare Settings function”. ■ Device Name O MENUm → Network → Device Name → ENTERE Change the TV’s name. N When selecting User Input, you can key in a name for your TV manually. Use ▲/▼/◄/► buttons to select characters, and then select Done. English ◀ ▶ ❑ Using the DLNA Functions for PDP 4900 series N This model only supports DLNA functions in AllShare™. You can play media contents including videos, photos and music saved on your mobile phones or the other devices (such as your PC) by controlling them on the TV via the network. N First, configure your network. For detailed procedures on using the Network Setup, refer to the “Network Settings” instructions. N For more information, visit “www.samsung.com” or contact the Samsung call centre. Mobile devices may need additional software installation. For details, refer to each device’s user’s guide. N If your Samsung TV connects to a non-Samsung DLNA server, a compatibility issue may occur during video playback. English ◀ ▶ N By connecting your Samsung TV to a network via AllShare™, you can use Samsung’s original functions as follows: – Playback of various video formats (DivX, MP4, 3GPP, AVI, ASF, MKV, etc.) – Bookmark function (to resume video playback) – Auto-chaptering (scene navigation) – Digital content management – Compatibility with various subtitle formats (SRT, SMI, SUB, TXT, TTXT) – And many others N To use the original DLNA functions of Samsung fully, it is recommended that you use the AllShare™ software provided with your TV. English ◀ ▶ Playing the media contents saved on the devices 1. Connect the mobile phone or other devices which support AllShare™ function, and then play the media contents of each device. The popup screen appears on the bottom of your TV. 2. Select the Allow to accept the connected devices. The media contents of the devices can be playing on your TV. N You can find the allowed devices on the AllShare Settings. English ◀ ▶ Using the Media Play function, play the media contents of the devices connected to DLNA function. 1. Press the MEDIA.P button to select Media Play. 2. Press ▲/▼ button to select desired menu (Videos, Photos, Music), then press the ENTERE button. 3. When the DLNA device is selected, press the ENTERE button again. 4. Press the ▲/▼/◄/► button to select the desired file. 5. Press the ENTERE button. English ◀ ▶ N NOTE ● Contents may not be played on your TV depending on their resolution and format. ● The ENTERE and ◄/► buttons may not work depending on the type of media content. ● Using the mobile device, you can control the media playing. For details, refer to each mobile’s user’s guide. English ◀ ▶ Using the AllShare Settings function O MENUm → Network → AllShare Settings → Content Sharing → ENTERE Shows a list of mobile phones or connected devices which have been set up with this TV for using the AllShare Settings function. N The AllShare Settings function is available in all devices which support DLNA DMC. ● Allow / Deny: Allows/Blocks the devices. ● Delete: Deletes the devices from the list. N This function only deletes the name of the devices from the list. If the deleted device is turned on or tries to connect to the TV, it may appear on the list again. English ◀ ▶ Connecting to the PC through network You can play pictures, music and videos saved on your PC through a network connection in the Media Play mode over your TV. N If you want to use Media Play to play files saved on your PC over your TV, you should download “AllShare PC Software” and users manual from “www. samsung.com”. 1. For more information on how to configure your network, refer to the “Network Settings”. – You are recommended to locate both TV and PC in same subnet. The first 3 parts of the IP address of the TV and PC should be the same and only the last part (the host address) should be changed. (e.g. IP Address: 123.456.789.**) English ◀ ▶ 2. Connect the PC on which you will install or have installed AllShare PC software and your TV to the same network. N Functions that are not supported when connecting to a PC through a network: ● Background music when watching a slide show. ● The π (REW) or µ (FF) button while a movie is playing. N The DivX DRM, Multi-audio, embedded caption does not supported. N AllShare PC Software should be permitted by the firewall programme on your PC. English ◀ N When you use Media Play mode through a network connection, according to functions of the provided server: ● The sorting method may vary. ● The π (REW), µ (FF) or ∑ (Pause) buttons may not work depending on the content information. N When playing the video through network, it may not work depending on the network status. When you play video over a network connection, the video may not be played smoothly. English E-MANUAL Thank you for purchasing this Samsung product. To receive more complete service, please register your product at www.samsung.com/register Model __________ Serial No.____________ Contenu Réglage des canaux • Utilisation du bouton INFO (Guide Maintenant et Après) 1 • Mémorisation de chaînes 2 • Utilisation du menu Canal 6 • Verrouillage des programmes 19 • Autres fonctionnalités 21 Fonctions de base • Changement du mode Image prédéfini 32 • Réglages des paramètres de l’image 33 • Modification des options d’image 41 • Changement du mode Son prédéfini 51 • Réglage des paramètres sonores 52 • Sélection du mode Son 59 Fonctions de préférence • Exécution de la configuration initiale 60 • Réglage de l’heure 61 • Utilisation de la veille 63 • Réglage de la minuterie de mise en marche / arrêt 64 • Solutions économiques 69 • Autres fonctionnalités 71 Fonctions avancées • Utilisation de la liste des sources 78 • Connexion d'un périphérique USB 79 • Utilisation du contenu multimedia 85 • Lecture des photos / vidéos / fichiers musicaux 87 • Utilisation de la fonction 3D 95 Informations supplémentaires • Affichage du manuel électronique 102 • Utilisation du diagnostic automatique 103 • Mise à jour du logiciel 105 • Changement du mode d'utilisation 107 • Affichage de Contacter Samsung 108 • Utilisation du mode Sport 109 • Utilisation du système satellite 110 • Utilisation du réseau sans fil 118 • Utilisation du réseau câblé 131 • Gestion des périphériques connectés au réseau 138 • Utilisation des fonctions DLNA 141 ▶ ❑ Utilisation du bouton INFO (Guide Maintenant et Après) L'affichage identifie la chaîne en cours et l'état de certains paramètres audio et vidéo. Le Guide Maintenant et Après affiche des informations quotidiennes sur les programmes de télévision pour chaque chaîne en fonction de l'heure de diffusion. N Lorsque vous appuyez sur le bouton INFO, un bandeau d'information sur les chaînes apparaît en haut de l'écran. Puis, lorsque vous appuyez sur le bouton ENTERE, les détails du programme s'affichent. ● Faites défiler à l'aide des boutons ◄ et ► pour afficher des informations sur le programme de votre choix, tout en regardant la chaîne actuelle. ● Faites défiler à l'aide des boutons ▲ et ▼ pour afficher des informations sur d'autres chaînes. Réglage des canaux Français ◀ ▶ ❑ Mémorisation de chaînes ■ Antenne O MENUm → Diffusion → Antenne → ENTERE Avant que votre téléviseur ne puisse commencer à mémoriser les chaînes disponibles, vous devez spécifier le type de la source du signal reliée au téléviseur. Français ◀ ▶ ■ Recherche automatique (en fonction du pays) O MENUm → Diffusion → Recherche automatique → ENTERE N Il est possible que les numéros de programme attribués automatiquement ne correspondent pas aux numéros de programme souhaités ou réels. Si une chaîne est verrouillée, la fenêtre de saisie du code PIN s'affiche. ● Recherche automatique Antenne (Hertzien / Câble): permet de sélectionner la source d'antenne à mémoriser. N La sélection de la fonction Hertzien permet de rechercher automatiquement une chaîne et de l'enregistrer dans le téléviseur. Type de canal (Numér. et Anal. / Numérique / Analogique): permet de sélectionner la source de chaîne à mémoriser. Français ◀ ▶ Lors de la sélection de Câble → Numér. et Anal., Numérique ou Analogique – Sélection opérateur (selon le pays): sélecionne un fournisseur de diffusion par câble. – Mode de rech.: permet de rechercher toutes les chaînes dont les stations émettent et les mémorise. N Si vous sélectionnez Rapide, vous pouvez définir Réseau, ID réseau, Fréquence, Modulation et Taux de symbole manuellement en appuyant sur les boutons numériques de la télécommande. – Réseau: permet de sélectionner le mode de réglage ID réseau Auto. ou Manuel. ● ID réseau: si Réseau est défini sur Manuel, vous pouvez configurer un ID réseau à l'aide des touches numériques. Français ◀ ▶ ● Fréquence: affiche la fréquence correspondant à la chaîne (différente dans chaque pays). ● Modulation: affiche les valeurs de modulation disponibles. ● Taux de symbole: affiche les taux de symboles disponibles. ● Option de rech. de câble (Varie d'un pays à l'autre et pour les chaînes câblées uniquement.) Définit des options de recherche supplémentaires, telles que la fréquence et le taux de symboles pour la recherche de réseaux câblés. Fréq. Début / Fréquence de fin.: définit la fréquence de départ ou de fin (différente dans chaque pays). Taux de symbole: affiche les taux de symboles disponibles. Modulation: affiche les valeurs de modulation disponibles. Français ◀ ▶ ❑ Utilisation du menu Canal O MENUm → Diffusion → Liste des chaînes → ENTERE ■ Liste des chaînes La Liste des chaînes contient les chaînes que peut afficher votre téléviseur lorsque vous appuyez sur le bouton des chaînes. Vous pouvez afficher les informations sur les chaînes: Tous, TV, Radio, Données/autres , Analogique ou Favoris 1-5. Appuyez sur le bouton ► (Mode) pour modifier le mode chaîne, ou appuyez sur le bouton ◄ (Tri) pour modifier l'ordre des chaînes en fonction du numéro ou du nom de la chaîne dans la liste. N Lorsque vous appuyez sur la touche CH LIST de la télécommande, l'écran Liste des chaînes s'affiche. Français ◀ ▶ Tri des canaux ● Numéro / Nom: organise l'ordre des canaux en fonction du numéro ou du nom de la chaîne dans la liste. Mode des canaux ● Hertzien / Câble: permet de basculer vers Hertzien ou Câble. ● Modif. favoris: permet de définir comme favorites les chaînes que vous regardez souvent. N Pour obtenir des informations détaillées sur l'utilisation de Modif. favoris, reportez-vous au chapitre "Modif. favoris". ● Favoris 1-5: permet d'afficher toutes les chaînes favorites, réparties dans un ensemble maximal de cinq groupes. Chaque groupe possède un écran distinct. N Votre téléviseur affichera uniquement des Favoris 1-5 si vous avez ajouté des chaînes favorites en utilisant Modif. favoris. Français ◀ ▶ ● Tous: affiche toutes les chaînes actuellement disponibles. ● TV: affiche toutes les chaînes de télévision actuellement disponibles. ● Radio: affiche toutes les stations de radio actuellement disponibles. ● Données/autres : affiche toutes les chaînes MHP ou autres actuellement disponibles. ● Analogique: affiche toutes les chaînes analogiques actuellement disponibles. Français ◀ ▶ ■ Guide O MENUm → Diffusion → Guide → ENTERE Les informations du Guide électronique des programmes (EPG) sont fournies par les diffuseurs. Les programmes planifiés fournis par les diffuseurs vous permettent de planifier les émissions que vous souhaitez regarder, de telle sorte que le téléviseur change automatiquement de chaîne à l'heure indiquée. Des entrées de programmes peuvent être vides ou ne pas être à jour en raison de l'état d'une chaîne. ● a Rouge (Nav. rapide): permet de parcourir rapidement les programmes de télévision sur la liste à l'aide des boutons ▲/▼/◄/►. ● b Vert (Catégorie de chaîne): permet de sélectionner le type de chaînes que vous voulez afficher. ● { Jaune (Gestionnaire prog.): permet d'accéder aux programmes réservés dans Gestionnaire prog.. Français ◀ ▶ ■ Gestionnaire prog. O MENUm → Diffusion → Gestionnaire prog. → ENTERE Vous pouvez programmer l'affichage automatique d'une chaîne de votre choix à l'heure prévue. De plus, vous pouvez voir, modifier ou supprimer une chaîne que vous avez réservée. N Avant d'utiliser cette fonction, vous devez régler l'heure en utilisant la fonction Heure → Horloge du menu Système. 1. Appuyez sur Programmer sur l'écran Gestionnaire prog.. Le menu Programmer visionnage apparaît. 2. Appuyez sur les boutons ▲/▼/◄/► pour définir chaque menu d'options. ● Antenne: permet de sélectionner le signal de diffusion souhaité. ● Canal: permet de sélectionner la chaîne souhaitée. Français ◀ ▶ ● Répétition: sélectionnez Une fois, Manuel, Sam~Dim, Lun~Ven ou Quotid. pour définir l'option suivant vos besoins. Si vous sélectionnez Manuel, vous pouvez définir le jour de votre choix. N Le symbole (c) indique le jour sélectionné. ● Date: permet de définir la date de votre choix. N Cette option est disponible lorsque vous sélectionnez Une fois sous Répétition. ● Heure de début: permet de définir l'heure de début de votre choix. N Pour modifier ou annuler la programmation, sélectionnez le programme réservé sous Gestionnaire prog.. Puis, appuyez sur le bouton ENTERE et sélectionnez la fonction Editer ou Supprimer. Français ◀ ▶ ■ Modifier la chaîne O MENUm → Diffusion → Modifier la chaîne → ENTERE Vous pouvez modifier ou supprimer des chaînes. 1. Accédez à l'écran Modifier la chaîne. 2. Appuyez sur les boutons ▲/▼ pour sélectionner la chaîne de votre choix, puis sur ENTERE. Le symbole (c) indique la chaîne que vous avez sélectionnée. N Vous pouvez sélectionner plusieurs chaînes. N Appuyez à nouveau sur le bouton ENTERE pour annuler la sélection de la chaîne. Français ◀ ▶ N Utilisation des boutons de couleur et de fonction avec Modifier la chaîne. ● a Rouge (Changer numéro): modifie l'ordre des chaînes dans la liste des chaînes. ● b Vert (Verrouil. / Déverr.): vous pouvez verrouiller une chaîne afin qu'elle ne puisse être ni sélectionnée, ni visualisée. / Déverrouille une chaîne que vous aviez verrouillée. N Cette fonction n'est disponible que si l'option Verr. chaîne est définie sur Activé. N L’écran de saisie du code PIN apparaît. Entrez votre code PIN à quatre chiffres. Modifiez le code PIN à l’aide de l’option Modifier PIN. ● { Jaune (Supprimer): Supprime une chaîne dans la liste. Français ◀ ▶ ● } Bleu (Sélectionner tout / Tout désélectionner): sélectionne ou désélectionne toutes les chaînes en même temps. ● (Accéder à): permet d'accéder directement à une chaîne en appuyant sur les numéros (0 à 9). ● k (Page): permet de passer à la page suivante ou précédente. ● E (Terminé): Valide le changement d'ordre des chaînes. ● T (Outils): affiche le menu d'options. Les éléments de menu qui s'affichent peuvent varier en fonction de l'état et du type de chaîne. – Tri (chaînes numériques uniquement): Permet de changer l'ordre des chaînes classées par numéro ou par nom. – Antenne: permet de sélectionner le signal de diffusion souhaité. Français ◀ ▶ – Catégorie : permet de basculer le mode chaîne vers Tous, TV, Radio, Données/autres , Analogique, Regardées récemment, Fréquem. regardées. Le mode chaîne sélectionné s'affiche. – Modif. favoris: Accédez directement à l'écran Modif. favoris. – Renom. chaîne (chaînes analogiques uniquement): Vous pouvez attribuer un nom allant de un à cinq caractères à une chaîne. Par exemple, Mode, Sport, etc. Ceci facilite vos recherches ultérieures. – Info chaîne: Permet d'afficher des détails sur la chaîne sélectionnée. – Information: affiche des détails sur le programme sélectionné. Français ◀ ▶ ■ O Modif. favoris MENUm → Diffusion t → Modif. favoris → ENTERE Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des chaînes favorites. 1. Accédez à l'écran Modif. favoris. 2. Appuyez sur les boutons ▲/▼ pour sélectionner la chaîne de votre choix, puis sur ENTERE. 3. Choisissez une liste spécifique de chaînes favorites parmi Favoris 1-5 à l'aide du bouton b (Modif. fav.), puis appuyez sur le bouton { (Ajouter). La chaîne sélectionnée a été ajoutée dans Favoris 1-5. N Vous pouvez affecter une chaîne favorite qui sera incluse dans la liste Favoris 1-5. Français ◀ ▶ N Utilisation des boutons de couleur et de fonction avec Modif. favoris. ● a Rouge (Catégorie / Modif. ordre) – Catégorie: permet de basculer le mode chaîne vers Tous, TV, Radio, Analogique, Données/autres , Regardées récemment, Fréquem. regardées. Le mode chaîne sélectionné s'affiche. – Modif. ordre: Modifie l'ordre des chaînes favorites. – E (Terminé): Valide le changement d'ordre des chaînes. ● b Vert (Modif. fav.): permet de modifier la liste des chaînes favorites parmi Favoris 1-5. ● { Jaune (Ajouter / Supprimer) – Ajouter: Permet d'ajouter des chaînes sélectionnées à Favoris 1-5. – Supprimer: permet de supprimer la chaîne favorite de Favoris 1-5. ● } Bleu (Sélectionner tout / Tout désélectionner): sélectionne ou désélectionne toutes les chaînes en même temps. Français ◀ ▶ ● (Accéder à): permet d'accéder directement à une chaîne en appuyant sur les numéros (0 à 9). ● k (Page): permet de passer à la page suivante ou précédente. ● T (Outils): affiche le menu d'options. Les éléments de menu qui s'affichent peuvent varier en fonction de l'état et du type de chaîne. – Copier dans Favoris: permet de modifier la chaîne favorite sélectionnée dans Favoris 1-5. Vous pouvez ajouter ou supprimer une chaîne de la liste de favoris. – Renommer favoris: permet d'attribuer le nom de votre choix à la chaîne favorite. – Antenne: permet de sélectionner le signal de diffusion souhaité. – Modifier la chaîne: Accédez directement à l'écran Modifier la chaîne. – Information: affiche des détails sur le programme sélectionné. Français ◀ ▶ ❑ Verrouillage des programmes ■ Contrôle Parental (en fonction du pays) O MENUm → Diffusion → Contrôle Parental → ENTERE cette fonction permet d'empêcher certains utilisateurs, tels que des enfants, de regarder des émissions qui ne leur sont pas destinées, à l'aide d'un code PIN à 4 chiffres défini par l'utilisateur. Si la chaîne sélectionnée est verrouillée, le symbole “\” apparaît. N Les options de Contrôle Parental diffèrent selon le pays. Français ◀ ▶ ■ Verr. chaîne O MENUm → Diffusion → Verr. chaîne → ENTERE vous pouvez verrouiller des chaînes dans le menu Canal afin d'empêcher certains utilisateurs, tels que des enfants, de regarder des émissions qui ne leur sont pas destinées. N Disponible uniquement lorsque la Source est définie sur TV. Français ◀ ▶ ❑ Autres fonctionnalités ■ Paramètres chaînes O MENUm → Diffusion → Paramètres chaînes → ENTERE ● Pays (zone) (en fonction du pays) L’écran de saisie du code PIN apparaît. Entrez votre code PIN à quatre chiffres. Chaîne numérique: modifiez le pays pour obtenir les chaînes numériques qui y sont diffusées. Chaîne analogique: modifiez le pays pour obtenir les chaînes analogiques qui y sont diffusées. Français ◀ ▶ ● Recherche manuelle Recherche manuellement une chaîne et la mémorise dans le téléviseur. N Si une chaîne est verrouillée, la fenêtre de saisie du code PIN s'affiche. N En fonction de la source des chaînes, il se peut que la fonction Recherche manuelle soit prise en charge. ● Réglage des chaînes numériques: recherche manuellement une chaîne numérique et la mémorise dans le téléviseur. Appuyez sur le bouton Nouveau pour lancer la recherche des chaînes numériques. Au terme de la recherche, les chaînes de la liste sont mises à jour. – Lorsque vous sélectionnez Antenne → Hertzien: Canal, Fréquence, Bande passante – Lorsque vous sélectionnez Antenne → Câble: Fréquence, Modulation, Taux de symbole Français ◀ ▶ ● Réglage des chaînes analogiques: recherche une chaîne analogique. Appuyez sur le bouton Nouveau pour démarrer la recherche des chaînes en réglant les valeurs Programme, Système de Couleur, Système Sonore, Canal, Recherche. N Mode Canal – P (mode de programme): A la fin du réglage, des numéros de position compris entre P0 et P99 sont attribués aux stations de radiodiffusion de votre région. Dans ce mode, vous pouvez sélectionner une chaîne en saisissant son numéro de position. – C (mode de canal Hertzien) / S (mode de canal Câble): ces deux modes vous permettent de sélectionner une chaîne en entrant le numéro attribué à chaque chaîne câblée ou station de radiodiffusion hertzienne. Français ◀ ▶ ● Réglage fin (chaînes analogiques uniquement) Si le signal est faible ou déformé, vous devez effectuer manuellement un réglage fin de la chaîne. N Les chaînes qui ont fait l'objet d'un réglage fin sont indiquées par un astérisque "*". N Pour réinitialiser le réglage fin, sélectionnez Réinit.. ● Transf. liste chaînes (en fonction du pays) Importe ou exporte la carte des chaînes. Vous devez connecter un périphérique de stockage USB pour utiliser cette fonction. N L'écran de saisie du code PIN s'affiche. Entrez votre code PIN à quatre chiffres. N Les systèmes de fichiers pris en charge sont FAT et exFAT. ● Supprimer profil opérateur CAM: Permet de sélectionner l'opérateur CAM à supprimer. Français ◀ ▶ ■ O Sous-titres MENUm → t Diffusion → Sous-titres → ENTERE Utilisez ce menu pour définir le mode Sous-titres. ● Sous-titres: active ou désactive les sous-titres. ● Mode sous-titre: configure le mode des sous-titres. ● Langue des sous-titres: définit la langue des sous-titres. N Si le programme visionné ne prend pas en charge la fonction Malentendant, le mode Normal est automatiquement activé, même si le mode Malentendant est sélectionné. N L’anglais est utilisé par défaut si la langue sélectionnée n’est pas diffusée. ● Sous-titre principal: Permet de définir le sous-titre principal. ● Sous-titre secondaire: Permet de définir le sous-titre secondaire. Français ◀ ▶ ■ Options audio (chaînes numériques uniquement) O MENUm → Diffusion → Options audio → ENTERE ● Langue audio Permet de modifier la valeur par défaut des langues audio. t Audio principal / Audio secondaire: permet de définir la langue audio primaire ou secondaire. N La langue disponible peut varier en fonction de l’émission. Français ◀ ▶ ● Format Audio Lorsque le son est émis à la fois par le haut-parleur principal et le récepteur audio, un effet d’écho peut se produire en raison de la différence de vitesse de décodage entre le hautparleur principal et le récepteur audio. Dans ce cas, utilisez la fonction Haut-parleur TV. N L’option Format Audio peut varier en fonction de l’émission. Le son Dolby Digital 5.1 est disponible uniquement en cas de connexion d’un haut parleur externe au moyen d’un câble optique. ● Description audio (non disponible dans toutes les régions) Cette fonction traite le flux audio relatif à la description audio (AD) lorsqu’il est envoyé avec le son principal par le radiodiffuseur. Description audio: active ou désactive la fonction de description audio. Volume: permet de régler le volume de description audio. Français ◀ ▶ ■ Langue du télétexte (en fonction du pays) O MENUm → Diffusion → Langue du télétexte → ENTERE ● Langue du télétexte N L’anglais est utilisé par défaut si la langue sélectionnée n’est pas diffusée. ● Télétexte principal / Télétexte secondaire N Il se peut que les options Télétexte principal et Télétexte secondaire ne soient pas prises en charge dans tous les pays. Français ◀ ▶ ■ Texte numérique (Royaume-Uni uniquement) O MENUm → Diffusion → Texte numérique → ENTERE Si le programme diffuse du texte numérique, cette fonction est activée. N MHEG (Multimedia and Hypermedia Information Coding Experts Group) Norme internationale pour les systèmes de codage des données utilisés avec le multimédia et l'hypermédia. Niveau supérieur à celui du système MPEG, qui inclut de l'hypermédia à liaison de données tel que des images fixes, le service de caractères, l'animation, les fichiers graphiques et vidéo et les données multimédia. MHEG est une technologie d'interaction de l'utilisateur en cours d'utilisation appliquée à divers domaines, dont la vidéo à la demande (VOD), la télévision interactive (ITV), le commerce électronique, la téléformation, la téléconférence, les bibliothèques numériques et les jeux en réseau. Français ◀ ▶ ■ Interface commune O MENUm → Diffusion → Interface commune → ENTERE ● CI Menu: permet à l’utilisateur d’opérer une sélection dans le menu du module CAM. Sélectionnez le menu CI en fonction du menu PC Card. ● Transcodage vidéo CAM: Ce paramètre peut être configuré pour transcoder automatiquement le codec vidéo depuis la CAM. Définissez-le sur Arrêt si vous ne souhaitez pas l'utiliser. N vous devez utiliser une CAM prenant en charge le transcodage du codec vidéo. Français ◀ ▶ ● Infos sur l'application: affiche des informations sur le module CAM inséré dans l’emplacement CI et sur la "CARTE CI ou CI+" insérée dans le module CAM. Vous pouvez installer le module CAM, que le téléviseur soit allumé ou éteint. 1. Vous pouvez acheter un module CI CAM chez le revendeur le plus proche ou le commander par téléphone. 2. Insérez fermement la "CARTE CI ou CI+" dans le module CAM en suivant le sens de la flèche. 3. Insérez le module CAM avec la "CARTE CI ou CI+" dans la fente de l’interface commune (dans le sens de la flèche), de telle sorte qu’il soit aligné parallèlement à la fente. 4. Vérifiez si une image est visible sur une chaîne à signal brouillé. Français ◀ ▶ ❑ Changement du mode Image prédéfini ■ O Mode Image MENUm → t Image → Mode Image → ENTERE Sélectionnez le type d’image que vous préférez. N Si vous connectez un PC, vous ne pouvez modifier que Loisirs et Standard. ● Dynamique: adapté à un environnement lumineux. ● Standard: adapté à un environnement normal. ● Naturel pour les téléviseurs LED de la série 6 : permet de réduire la fatigue oculaire. ● Cinéma: convient au visionnage de films dans une pièce sombre. ● Loisirs: adapté au visionnage de films et de jeux vidéo. N Cette option n’est disponible que si vous connectez un PC. Fonctions de base Français ◀ ▶ ❑ Réglages des paramètres de l’image ■ Samsung MagicAngle pour les modèles LED 19", 22" O MENUm → Image → Samsung MagicAngle → ENTERE Ajustez l’angle de visualisation afin d’optimiser la qualité d’image en fonction de votre angle de vue. ● Samsung MagicAngle: lorsque vous visionnez l'écran d'un point de vueinférieur ou supérieur à celui-ci, vous pouvez obtenir une qualité d'image similaire à celle que vous auriez en face de l'écran, et ce en le réglant sur le mode approprié à chaque position. Arrêt: sélectionnez cette option pour la vue de face. Mode Penché: sélectionnez ce bouton lorsque vous vous situez d’un point de vue légèrement inférieur à l’écran. Mode Debout: sélectionnez cette option pour une vue supérieure. ● Mode: règle l'angle de visualisation de l'écran. N Lorsque l'option Samsung MagicAngle est définie sur Mode Penché ou Mode Debout, la fonction Gamma n'est pas disponible. Français ◀ ▶ ■ Rétroéclairage pour les téléviseurs LED / Lum. Cellules pour les téléviseurs plasma / Contraste / Luminosité / Netteté / Couleur / Teinte (V/R) Votre téléviseur dispose de plusieurs options de réglage pour le contrôle de la qualité d’image. N REMARQUE ● La fonction Teinte (V/R) n’est pas disponible dans les modes TV, Ext., AV analogiques du système PAL. ● Lors de la connexion à un ordinateur, vous pouvez uniquement apporter des modifications aux options Rétroéclairage pour les téléviseurs LED / Lum. Cellules pour les téléviseurs plasma , Contraste, Luminosité et Netteté. ● Les paramètres peuvent être réglés et mémorisés pour chaque dispositif externe connecté au téléviseur. ● La réduction de la luminosité de l’image se traduit par une consommation d’énergie moindre. Français ◀ ▶ ■ Format de l'image O MENUm → Image → Format de l'image → ENTERE Définissez les différentes options d'image (par exemple, le format de l'image et le rapport de format). N Les options disponibles peuvent varier en fonction du mode sélectionné. N Les options de taille de l’image peuvent varier en fonction de la source d’entrée. ● Format de l'image t: il se peut que votre décodeur câble / récepteur satellite dispose de son propre jeu de tailles d’écran. Il est toutefois vivement conseillé d’utiliser le mode 16:9. 16:9 Auto: règle automatiquement la taille de l'image sur le format 16:9. 16:9: règle l'image en mode large, c'est-à-dire en 16:9. Zoom large: agrandit l’image à une taille supérieure à 4:3. N Réglez la Position à l’aide des boutons ▲, ▼. Français ◀ ▶ Zoom: agrandit l’image en 16:9 (dans le sens vertical) pour l’adapter à la taille de l’écran. N Réglez la Zoom ou la Position à l’aide des boutons ▲, ▼. 4:3: règle l'image en mode normal, c'est-à-dire en 4:3. N Ne regardez pas un film au format 4:3 pendant une période prolongée. Les traces de bordures situées sur la gauche, sur la droite et au centre de l’écran peuvent donner lieu au phénomène de rémanence (brûlure d’écran) non couvert par la garantie. Adapter à l’écran: affiche l’intégralité de l’image sans coupure lors de l’entrée de signaux HDMI (720p / 1080i / 1080p) ou Composant (1080i / 1080p). Français ◀ ▶ Smart View 1 pour les téléviseurs LED de la série 6 : permet de réduire la taille de l'écran de 50%. Smart View 2 pour les téléviseurs LED de la série 6 : permet de réduire la taille de l'écran de 25%. N REMARQUE ● L'option Smart View 1 est uniquement activée en mode HDMI. ● L'option Smart View 2 est uniquement activée avec les modes DTV et HDMI. ● Le format de l'image peut varier en fonction de la résolution d'entrée en cas de lecture du contenu à l'aide de l'option Vidéos sous Media Play. ● Zoom/Position: permet de régler la taille et la position de l'image. Cette option est uniquement disponible avec la fonction Zoom. ● Position: permet de régler la position de l'image. Cette option est uniquement disponible avec la fonction Adapter à l’écran ou Zoom large. Français ◀ ▶ N REMARQUE ● Après avoir sélectionné Adapter à l’écran en mode HDMI (1080i / 1080p) ou Composant (1080i / 1080p), il se peut que vous deviez centrer l’image: 1. Sélectionnez l'option Position. Appuyez sur le bouton ENTERE. 2. Appuyez sur le bouton ▲, ▼, ◄ ou ► pour déplacer l’image. ● Si vous souhaitez réinitialiser la position que vous avez réglée, sélectionnez l'option Réinit. de l'écran Position. L'image est alors définie sur sa position par défaut. ● Si vous utilisez la fonction Adapter à l’écran avec l’entrée HDMI 720p, une ligne sera coupée en haut, en bas, à gauche et à droite, comme c’est le cas avec la fonction Overscan. ● Taille d'écran 4:3: disponible uniquement lorsque la taille d’image est définie sur 16:9 Auto. Vous pouvez déterminer la taille d’image souhaitée sur 4:3 WSS (Wide Screen Service) ou sur la taille d’origine. Chaque pays européen impose une taille d’image différente. Français ◀ ▶ ■ O PIP MENU t m → Image → PIP → ENTERE Vous pouvez regarder simultanément le tuner TV et une source vidéo externe. Par exemple, si un boîtier décodeur de réseau câblé est connecté à la prise Cable In, vous pouvez utiliser la fonction PIP pour regarder des programmes depuis ce décodeur tout en regardant un film depuis le lecteur Blu-ray connecté à la prise HDMI In. N REMARQUE ● Si vous éteignez le téléviseur alors que le mode PIP est activé, la fenêtre PIP disparaît lorsque vous le rallumez. ● Il est possible que l’image affichée dans la fenêtre PIP semble légèrement moins naturelle lorsque vous utilisez l’écran principal pour un jeu ou un karaoké. Français ◀ ▶ ● Réglages PIP Image principale Image secondaire Composant, HDMI TV ● PIP: active ou désactive la fonction PIP. ● Antenne: sélectionnez soit l'option Hertzien, soit l'option Câble comme source d'entrée pour le sous-écran. ● Canal: permet de choisir la chaîne affichée dans l’écran secondaire. ● Taille: sélectionnez la taille de l’image secondaire. ● Position: permet de sélectionner une position pour l'image secondaire. ● Sélection du son: Vous pouvez sélectionner le mode audio de votre choix en mode PIP. Français ◀ ▶ ❑ Modification des options d’image ■ Paramètres avancés O MENUm → Image → Paramètres avancés → ENTERE (Disponible en mode Standard / Cinéma) Vous pouvez régler les paramètres avancés de votre écran, notamment la couleur et le contraste. N Si vous connectez un PC, vous ne pouvez modifier que Balance blancs et Gamma. ● Contraste Dyn.: permet de régler le contraste de l’écran. ● Nuance de noir: sélectionnez le niveau de noir afin de régler la profondeur d’écran. ● Carnation: permet de régler la couleur de carnation. Français ◀ ▶ ● RVB uniquement: affiche les couleurs Rouge, Vert et Bleu afin de permettre un réglage précis de la teinte et de la saturation. ● Espace de couleur: permet de régler la gamme des couleurs disponibles pour créer l'image. N Pour régler les options Couleur, Rouge, Vert, Bleu et Réinit., réglez l'option Espace de couleur sur Personnalisé. pour les téléviseurs plasma et les téléviseurs LED de la série 6 ● Balance blancs: permet de régler la température des couleurs afin d’obtenir une image plus naturelle. Aj. Rouge / Aj. Vert / Aj. Bleu: permet de régler la profondeur de chaque couleur (rouge, vert, bleu). Régl. Rouge / Régl. vert / Régl. bleu: permet de régler la profondeur de chaque couleur (rouge, vert, bleu). Réinit.: rétablit les paramètres par défaut de l’option Balance blancs. Français ◀ ▶ ● Balance Blancs 10p pour les téléviseurs plasma et les téléviseurs LED de la série 6 : Permet de contrôler la balance des blancs par intervalles de 10 points en réglant la luminosité des couleurs rouge, vert et bleu. N Ce mode est disponible lorsque le mode d'image est défini sur Cinéma et lorsque l'entrée externe est définie sur toutes les entrées. N Cette fonction n'est pas prise en charge par tous les dispositifs externes. Intervalle: permet de sélectionner l'intervalle à ajuster. Rouge: permet de régler le niveau de rouge. Vert: permet de régler le niveau de vert. Bleu: permet de régler le niveau de bleu. Réinit.: rétablit les paramètres par défaut de l’option Balance Blancs 10p. ● Gamma: permet de régler l’intensité des couleurs primaires. Français ◀ ▶ ● Mire Expert pour les téléviseurs plasma et les téléviseurs LED de la série 6 : en exécutant la fonction Mire Expert, l'image peut être calibrée sans générateur ni filtre. Si le menu à l'écran disparaît ou si un menu autre que Image s'ouvre, le calibrage est enregistré et la fenêtre Mire Expert se ferme. N Pendant l'exécution de Mire Expert, aucun son n'est émis. N Activé uniquement en mode Composant / HDMI. ● Lumin./Mouvement: permet de réduire la consommation d'énergie en contrôlant la luminosité par rapport au mouvement. N Cette fonction n'est pas prise en charge en mode 3D. pour les téléviseurs à écran plasma de la série 4900 ou LED de la série 6 N Disponible uniquement en mode Standard. N Lorsque vous modifiez une valeur de Rétroéclairage pour un téléviseur LED / Lum. Cellules pour un téléviseur plasma , Luminosité or Contraste, l'option Lumin./Mouvement sera réglée sur Arrêt. Français ◀ ▶ ■ Options d'image O MENUm → Image → Options d'image → ENTERE N Si vous connectez un PC, vous ne pouvez modifier que Nuance Coul.. ● Nuance Coul. N Les options Chaude 1 ou Chaude 2 sont désactivées lorsque le mode d’image est Dynamique. N Les paramètres peuvent être réglés et mémorisés pour chaque dispositif externe connecté à une entrée du téléviseur. ● Digital Clean View: Si le signal de radiodiffusion reçu par votre téléviseur est faible, vous pouvez activer la fonction Digital Clean View pour faciliter la réduction d'imagesfantômes ou statiques qui peuvent apparaître à l'écran. N Lorsque le signal est faible, sélectionnez une autre option jusqu'à obtention de la meilleure image possible. Français ◀ ▶ Visualisation auto: Lors du changement des chaînes analogiques, il affiche l'intensité du signal. N Disponible uniquement pour les chaînes analogiques. N Une pression sur le bouton INFO affiche la barre de puissance du signal. N Lorsque la barre est verte, vous recevez le meilleur signal possible. ● Filtre Bruit MPEG: réduit le bruit MPEG afin d’offrir une meilleure qualité d’image. ● Niv. noir HDMI: permet de choisir le niveau de noir pour régler la profondeur de l’écran. N Disponible uniquement en mode HDMI (signaux RVB). Français ◀ ▶ ● Mode Film: ègle le téléviseur de sorte qu’il détecte et traite automatiquement les signaux de cinéma en provenance de toutes les sources et adapte l’image afin d’obtenir une qualité optimale. N La fonction Cinema Smooth n'est activée que lors de l'application d'un signal HDMI de 24 Hz. pour les téléviseurs plasma N Disponible en mode TV et en mode d'entrée externe supportant SD (480i / 576i) et HD (1080i), à l'exception du mode PC. N Si l’image à l’écran ne semble pas naturelle, définissez sa configuration sur Arrêt / Auto.1 / Auto.2 dans Mode Film. Français ◀ ▶ ● Motion Plus pour les téléviseurs LED de la série 6 : Permet de supprimer les traînées des scènes rapides avec beaucoup de mouvements, ce qui rend l'image plus nette. N L'écran Info (Infos) de votre téléviseur affiche la résolution et la fréquence du signal entrant (60 Hz), et non la fréquence générée par le téléviseur pour l'image affichée à l'aide de la fonction Motion Plus. N Si des parasites apparaissent sur l'écran, configurez la fonction Motion Plus sur Arrêt. Si la fonction Motion Plus est définie sur Personnalisé, vous pouvez configurer manuellement l'option Réduction de flou, Värinän vähent. ou Réinit.. N Si la fonction Motion Plus est définie sur Démo, vous pouvez comparer la différence entre les modes Arrêt et Activé. Français ◀ ▶ Réduction de flou: règle le niveau de réduction du flou à partir des sources vidéo. Värinän vähent.: règle le niveau de réduction des vibrations à partir des sources vidéo lors de la lecture de films. LED Clear Motion: Permet de supprimer les traînées des scènes rapides avec beaucoup de mouvements, ce qui rend l'image plus claire. N Il est désactivé lorsque le mode d’image est défini sur Naturel. N L'écran est susceptible de légèrement s'assombrir lors de l'utilisation de la fonction LED Clear Motion. Réinit.: restaure les paramètres par défaut. ● Optimiseur noir pour les téléviseurs plasma : permet d'optimiser le noir et d'améliorer le rapport de contraste. N Lors de la connexion à un ordinateur, cette fonction est désactivée. N Lorsque le téléviseur exécute d'autres applications, cette fonction est désactivée. (ex. : AllShare Play, PIP, télétexte) Français ◀ ▶ ■ O Image désactivée MENUm → Image t → Image désactivée → ENTERE L'écran est éteint, mais le son reste activé. Appuyez sur n'importe quel bouton, excepté celui du volume, pour allumer l'écran. ■ Réinit. param. img O MENUm → Image → Réinit. param. img → ENTERE Rétablit les paramètres par défaut du mode d’image actuel. Français ◀ ▶ ❑ Changement du mode Son prédéfini ■ Mode Son O MENUm → Son → Mode Son → ENTERE ● Standard: sélectionne le mode son normal. ● Musique: accentue la musique par rapport aux voix. ● Cinéma: offre le meilleur son pour les films. ● Voix claire: accentue les voix par rapport aux autres sons. ● Amplifier: augmente l’intensité du son aigu pour garantir une meilleure écoute aux personnes malentendantes. N Si Sélection Haut-parleur est défini sur Haut-parleur ext, l'option Mode Son est désactivée. Français ◀ ▶ ❑ Réglage des paramètres sonores ■ Effet sonore (mode de son standard uniquement) O MENUm → Son → Effet sonore → ENTERE ● DTS TruSurround Cette fonction garantit un son surround virtuel 5.1 canaux par le biais de deux haut-parleurs grâce à la technologie HRTF (Head Related Transfer Function - Fonction de transfert asservie aux mouvements de la tête). ● DTS TruDialog Cette fonction permet d’accentuer l’intensité d’une voix par rapport au fond musical ou aux effets sonores, de manière à rendre les dialogues plus clairs lorsque vous regardez une émission. Français ◀ ▶ ● Egaliseur Utilisez l’égaliseur pour personnaliser les paramètres de son de chaque hautparleur. Balance: règle la balance entre les haut-parleurs droit et gauche. 100Hz / 300Hz / 1kHz / 3kHz / 10kHz (Réglage de la bande passante): règle le niveau des fréquences de bande passante spécifiques. Réinit.: rétablit les paramètres par défaut de l’égaliseur. N Si Sélection Haut-parleur est défini sur Haut-parleur ext, l'option Effet sonore est désactivée. ■ Audio 3D pour les téléviseurs à écran plasma de la série 4900 ou LED de la série 6 O MENUm → Son → Audio 3D → ENTERE La technologie audio 3D vous plonge dans un environnement sonore correspondant à l'effet en relief de la vidéo 3D grâce à un contrôle de la profondeur audio. N Disponible uniquement lors du visionnage de contenu 3D. Français ◀ ▶ ■ Paramètres haut-parleur O MENUm → Son → Paramètres haut-parleur → ENTERE ● Sélection Haut-parleur Un effet d’écho peut se produire en raison de la différence de vitesse de t décodageentre le haut-parleur principal et le récepteur audio. Dans ce cas, réglez le téléviseur sur Haut-parleur ext. N Lorsque l'option Sélection Haut-parleur est définie sur Haut-parleur ext, les boutons de volume et MUTE ne sont pas opérationnels et les paramètres sonores sont limités. N Lorsque l'option Sélection Haut-parleur est définie sur Haut-parleur ext. ● Haut-parleur TV: Arrêt, Haut-parleur ext: Activé N Lorsque l'option Sélection Haut-parleur est définie sur Haut-parleur TV. ● Haut-parleur TV: Activé, Haut-parleur ext: Activé N En l’absence de signal vidéo, les deux haut-parleurs sont coupés. Français ◀ ▶ ● Volume auto Pour équilibrer le niveau de volume sur chaque canal, définissez cette option sur Normal. Nuit: ce mode garantit un environnement sonore de meilleure qualité que le mode Normal, avec une absence pratiquement totale de parasites. Il s’avère particulièrement utile pendant la nuit. N Pour contrôler le niveau de volume sur le périphérique source connecté au téléviseur, définissez l’option Volume auto sur Arrêt sur le téléviseur. Sinon, il se peut que les réglages du volume du périphérique source ne soient pas appliqués. Français ◀ ▶ ■ Paramètres supplém. O MENUm → Son → Paramètres supplém. → ENTERE ● Niveau Audio DTV (chaînes numériques uniquement): cette fonction vous permet de réduire la disparité d’un signal vocal (à savoir l’un des signaux reçus lors d’une émission de télévision numérique) sur le niveau souhaité. N En fonction du type de signal de radiodiffusion, les options MPEG / HEAAC peuvent être réglées sur une valeur comprise entre -10 dB et 0 dB. N Pour augmenter ou diminuer le volume, réglez ces valeurs entre 0 et -10, respectivement. Français ◀ ▶ ● Sortie audio numér.: La sortie audio numérique permet d'offrir un son numérique et de réduire ainsi les interférences vers les haut-parleurs et divers périphériques numériques, tels qu'un lecteur DVD. Format Audio: Vous pouvez sélectionner le format de sortie audio numérique. Le format de sortie audio numérique disponible peut varier en fonction de la source d'entrée. N La connexion de haut-parleurs 5.1 canaux dans un environnement Dolby Digital vous permet d’optimiser votre environnement sonore 3D interactif. Retard Audio: cette option permet de corriger le décalage audio/vidéo lorsque vous regardez la télévision ou une vidéo et diffusez la sortie audio numérique sur un dispositif externe tel qu’un récepteur AV (0ms ~ 250ms). Français ◀ ▶ ● Comp Dolby Digital: cette fonction réduit la disparité entre un signal Dolby Digital et un signal vocal (à savoir, Audio MPEG, HE-AAC, Son ATV). N Sélectionnez Line pour obtenir un son dynamique et RF pour réduire la différence entre les sons forts et faibles pendant la nuit. Line: permet de définir le niveau de sortie des signaux supérieurs ou inférieurs à -31 dB (référence) sur -20 dB ou -31 dB. RF: permet de définir le niveau de sortie des signaux supérieurs ou inférieurs à -20 dB (référence) sur -10 dB ou -20 dB. ■ Réinit. son O MENUm → Son → Réinit. son → ENTERE Rétablit les paramètres sonores par défaut définis en usine. Français ◀ ▶ ❑ Sélection du mode Son Lorsque vous définissez cette option sur t Dual I-II, le mode son actuel est affiché à l’écran. Type d'audio Dual I-II Par défaut Stéréo A2 Mono Mono Changement automatique Stéréo Stéréo ↔ Mono Dual Dual I ↔ Dual II Dual I NICAM Stéréo Mono Mono Changement automatique Stéréo Mono ↔ Stéréo Dual Mono → Dual I  Dual II  Dual I N Si le signal stéréo est faible et qu’une commutation automatique se produit, passez en Mono. N Cette fonction n’est activée qu’avec un signal sonore stéréo. N Accessible uniquement lorsque la Source est définie sur TV. Français ◀ ▶ Fonctions de préférence ❑ Exécution de la configuration initiale ■ Configuration O MENUm → Système → Configuration → ENTERE Réglez les chaînes et l'heure si vous configurez le téléviseur pour la première fois ou après une réinitialisation. N Exécutez la configuration initiale en suivant les instructions fournies par le téléviseur. Français ◀ ▶ ❑ Réglage de l’heure ■ Heure O MENUm → Système → Heure → ENTERE L’heure actuelle s’affiche à chaque fois que vous appuyez sur le bouton INFO. ● Horloge: le réglage de l’heure est nécessaire pour utiliser différentes fonctions de minuterie du téléviseur. N Si vous débranchez le cordon d’alimentation, vous devez régler de nouveau l’horloge. Mode Horloge: permet de définir l'heure manuellement ou automatiquement. – Auto.: règle automatiquement l'heure en fonction des signaux diffusés par une chaîne numérique. N L’antenne doit être connectée pour permettre le réglage automatique de l’heure. – Manuel: permet de régler l'heure manuellement. N En fonction du signal et de la station de diffusion, il se peut que la configuration automatique de l’heure soit incorrecte. Dans ce cas, réglez l’heure manuellement. Français ◀ ▶ Réglage Horloge: permet de régler la Date et l'Heure. N Disponible uniquement lorsque l’option Mode Horloge est définie sur Manuel. N Vous pouvez régler directement la Date et l'Heure en appuyant sur les touches numériques de la télécommande. Fuseau Horaire (selon le pays): sélectionnez votre fuseau horaire. N Cette fonction est uniquement disponible lorsque Mode Horloge est défini sur Auto.. N Si vous sélectionnez l’option Manuel dans Fuseau Horaire, GMT et Heure d'été d'été sont activés. Décalage horaire (selon le pays) pour les téléviseurs plasma de la série 4900 : Règle l'heure lorsque votre téléviseur reçoit les informations relatives à l'heure via Internet. permet de définir l'heure exacte en sélectionnant un décalage. N L'heure actuelle est réglée par le biais d’un réseau si le téléviseur ne parvient pas à recevoir les informations relatives à l’heure, y compris le signal de radiodiffusion des chaînes de télévision (par exemple si vous regardez la télévision par le biais d'un boîtier décodeur, d'un récepteur satellite, etc.). Français ◀ ▶ ❑ Utilisation de la veille O MENUm → Système → Heure → Veille → ENTERE ● Veillet: éteint automatiquement le téléviseur après une période déterminée. (30, 60, 90, 120, 150 ou 180 minutes) N Utilisez les boutons ▲/▼ pour sélectionner un intervalle de temps, puis appuyez sur ENTERE. Pour annuler la fonction Veille, sélectionnez Arrêt. Français ◀ ▶ ❑ Réglage de la minuterie de mise en marche / arrêt O MENUm → Système → Heure → Progr. activ. Progr. désact. → ENTERE ● Progr. activ.: vous pouvez définir trois configurations Progr. activ. distinctes. (Progr. activ. 1, Progr. activ. 2, Progr. activ. 3) Configuration: sélectionnez Arrêt, Une fois, Quotid., Lun~Ven, Lun~Sam, Sam~Dim ou Manuel pour définir l'option suivant vos besoins. Si vous sélectionnez Manuel, vous pouvez choisir le jour d'activation de la minuterie. N Le symbole c indique le jour sélectionné. Heure: réglez les heures et les minutes. Volume: sélectionnez le niveau de volume désiré. Français ◀ ▶ Source: permet de sélectionner la source du contenu lu au démarrage du téléviseur. Vous pouvez: – Sélectionner TV et faire en sorte que le téléviseur affiche une chaîne hertzienne ou câblée spécifique. – Sélectionner USB et faire en sorte que le téléviseur lise des fichiers photo ou audio à partir d'un périphérique USB. – Sélectionner une source sur le téléviseur auquel vous avez connecté un boîtier décodeur et faire en sorte que le téléviseur affiche une chaîne à partir du décodeur. N Le périphérique USB doit être connecté à votre téléviseur avant de pouvoir sélectionner la fonction USB. Français ◀ ▶ N Si vous sélectionnez une autre source que TV ou USB, vous devez: ● Disposer d'un câble ou d'un décodeur satellite connecté à cette source ● Définir sur le décodeur la chaîne que vous souhaitez regarder au démarrage du téléviseur ● Laisser le décodeur sous tension. N Lorsque vous sélectionnez une autre source que TV ou USB, les options Aerial (Antenne) et Channel (Chaîne) disparaissent. Antenne (lorsque Source est réglé sur TV): sélectionnez ATV ou DTV. Canal (lorsque Source est réglé sur TV): permet de sélectionner la chaîne souhaitée. Français ◀ ▶ Musique / Photo (lorsque Source est réglé sur USB): sélectionnez un dossier de la clé USB contenant les fichiers de musique ou les photos qui doivent être lus lors de la mise sous tension automatique du téléviseur. – Si le périphérique USB ne contient aucun fichier audio ou si le dossier contenant un fichier audio n'est pas sélectionné, la fonction de veille ne fonctionne pas correctement. – Si le périphérique USB ne contient qu'un seul fichier photo, la fonction de diaporama ne démarre pas. – Les dossiers dont le nom est trop long ne peuvent pas être sélectionnés. – Chaque périphérique USB utilisé se voit attribuer son propre dossier. Si vous utilisez plusieurs périphériques USB du même type, assurez-vous que les dossiers affectés à chacun d’eux portent des noms différents. Français ◀ ▶ – Il est conseillé d'utiliser une clé USB et un lecteur de cartes multiformat lors de l'utilisation de la fonction Progr. activ.. – Il se peut que l'option Progr. activ. ne fonctionne pas avec certains périphériques USB équipés d'une batterie intégrée, ainsi que des lecteurs MP3 et lecteurs multimédias portables de certains fabricants, car leur reconnaissance prend trop de temps. ● Progr. désact.: vous pouvez définir trois configurations Progr. désact. distinctes. (Progr. désact. 1, Progr. désact. 2, Progr. désact. 3) Configuration: sélectionnez Arrêt, Une fois, Quotid., Lun~Ven, Lun~Sam, Sam~Dim ou Manuel pour définir l'option suivant vos besoins. Si vous sélectionnez Manuel, vous pouvez choisir le jour d'activation de la minuterie. N Le symbole c indique le jour sélectionné. Heure: réglez les heures et les minutes. Français ◀ ▶ ❑ Solutions économiques ■ Solution Eco O MENUm → Système → Solution Eco → ENTERE ● Mode éco.: permet de régler la luminosité du téléviseur afin de réduire la consommation d’énergie. ● Capteur Eco pour les téléviseurs plasma et les téléviseurs LED de la série 6 : cette fonction permet d'optimiser vos économies d'énergie ; les réglages de l'image s'adaptent automatiquement en fonction de la luminosité de la pièce. N Si vous réglez l'option Rétroéclairage pour les téléviseurs LED / Lum. Cellules pour les téléviseurs plasma , la fonction Capteur Eco sera définie sur Arrêt. Rétro-écl. min pour les téléviseurs LED / Lum. cellules min. pour les téléviseurs plasma  : lorsque Capteur Eco est défini sur Activé, la luminosité d'écran minimale peut être réglée manuellement. N Si Capteur Eco est Activé, la luminosité de l'écran peut changer (ildevient plus ou moins lumineux) en fonction de l'intensité de la lumière environnante. Français ◀ ▶ ● Veille si aucun signal: pour éviter toute consommation d'énergie inutile, définissez la durée d'activation du téléviseur lorsqu'il ne reçoit pas de signal. N Il est désactivé lorsque le PC est en mode d’économie d’énergie. ● Hors ten. auto: le téléviseur s'éteint automatiquement si aucune activité n'est détectée pendant 4 heures. N Si l'option Hors ten. auto est définie sur Arrêt, le téléviseur restera allumé même si aucune opération n'y est effectuée. Français ◀ ▶ ❑ Autres fonctionnalités ■ Langue des menus O MENUm → Système → Langue des menus → ENTERE définissez la langue des menus. ■ Temps protection auto pour les téléviseurs LED O MENUm → Système → Temps protection auto → ENTERE Si l’écran est inutilisé et affiche une image fixe pendant une durée définie par l’utilisateur, l’économiseur d’écran est activé de manière à prévenir la formation d’images parasites sur l’écran. Français ◀ ▶ ■ Protec brûl. écran pour les téléviseurs plasma O MENUm → Système → Protec brûl. écran → ENTERE Afin de réduire le risque de brûlure d'écran, cet écran est équipé d'une technologie de prévention des brûlures Modif. pixel. La fonction Modif. pixel déplace légèrement l'image à l'écran. La fonction Durée permet de programmer la durée en minutes séparant les mouvements de l'image. Votre téléviseur est également doté de ces fonctions de protection de brûlure d'écran supplémentaires: ● Modif. pixel ● Temps protection auto ● Défilement ● Gris de bord Français ◀◀ ▶▶ ● Modif. pixel: cette fonction permet de régler le téléviseur pour déplacer les pixels sur l'écran plasma dans le sens vertical ou horizontal, afin d'éviter une image résiduelle sur l'écran. N Réglages des modifications de pixels disponibles et réglages optimaux Elément TV / HDMI Horizontal 0~4 4 Vertical 0~4 4 Durée (minute) 1~4 min 4 min N La valeur Modif. pixel peut changer selon le mode et la taille de l’écran. N Cette fonction n’est pas disponible en mode Adapter à l’écran. ● Temps protection auto: si l'écran affiche une image fixe pendant une certaine période que vous définissez, le téléviseur active l'économiseur d'écran pour éviter la formation d'images fantômes. Français ◀ ▶ ● Défilement: cette fonction permet d'éviter le phénomène de rémanence en illuminant tous les pixels de l'écran plasma suivant un modèle. Utilisez cette fonction lorsque des images résiduelles ou des symboles apparaissent à l'écran, en particulier lorsque vous affichez une image fixe à l'écran longtemps. N La fonction de suppression d’images résiduelles doit être exécutée pendant longtemps (environ une heure) pour supprimer efficacement les images résiduelles. Si l'image résiduelle n'est pas supprimée après l'exécution de cette fonction, répétez l'opération. N Appuyez sur n'importe quelle touche de la télécommande pour annuler cette fonction. ● Gris de bord: lorsque vous regardez la télévision avec un format d'écran 4:3, la fonction Gris de bord permet d'éviter des dommages sur les bords de l'écran par un réglage de la balance des blancs aux extrêmes gauche et droite. Français ◀ ▶ ■ Général O MENUm → Système → Général → ENTERE ● Mode Jeu: lorsque vous connectez une console de jeux, telle qu’une PlayStation™ ou Xbox™, vous pouvez bénéficier d’une expérience ludique encore plus réaliste en sélectionnant le mode Jeu. N REMARQUE ● Précautions et restrictions du mode Jeu – Pour déconnecter la console de jeux et connecter un autre périphérique externe, définissez Mode Jeu sur Arrêt dans le menu de configuration. – Si vous affichez le menu du téléviseur en Mode Jeu, l’écran tremble légèrement. ● Le Mode Jeu n'est pas disponible en mode TV. ● Après avoir connecté la console de jeux, définissez le Mode Jeu sur Activé. Malheureusement, il se peut que la qualité d'image soit moins bonne. Français ◀ ▶ ● Si Mode Jeu est défini sur Activé: – Le Mode Image est défini sur Standard et le Mode Son sur Cinéma. ● Verr. Touches: permet de verrouiller ou déverrouiller toutes les touches du panneau. ● Affich. logo: affichez le logo Samsung au démarrage de la TV. ■ Modifier PIN O MENUm → Système → Modifier PIN → ENTERE Une modification de votre mot de passe est requise pour pouvoir configurer le téléviseur. N L’écran de saisie du code PIN s’affiche après l’écran de configuration. N Entrez votre code PIN à quatre chiffres. Modifiez le code PIN à l’aide de l’option Modifier PIN. Français ◀ ▶ ■ DivX® Vidéo à la demande O MENUm → Système → DivX® Vidéo à la demande → ENTERE affiche le code d’enregistrement autorisé pour le téléviseur. Connectez-vous au site Web DivX et enregistrez-vous à l’aide du code d’enregistrement à 10 chiffres pour pouvoir télécharger le fichier d’activation VOD. Une fois que vous exécutez ce dernier à l’aide de Vidéos, l’enregistrement est terminé. N Pour plus d'informations sur DivX® VOD, rendez-vous sur le site Web http:// vod.divx.com. Français ◀ ▶ Fonctions avancées ❑ Utilisation de la liste des sources ■ Liste Source O MENUm → Applications → Liste Source → ENTERE N Lorsque vous appuyez sur le bouton SOURCE, l'écran Source s'affiche immédiatement. N Vous pouvez uniquement choisir des périphériques externes connectés au téléviseur. Les entrées connectées sont mises en surbrillance dans la liste Source. N Pour plus d'informations, consultez le chapitre "Modification de la source d'entrée" dans le manuel utilisateur. Français ◀ ▶ ❑ Connexion d'un périphérique USB 1. Allumez votre téléviseur. 2. Connectez un périphérique USB contenant des photos ou des fichiers musicaux au port USB sur le côté du téléviseur. 3. Lorsqu'un périphérique USB est connecté au téléviseur, une fenêtre contextuelle s'ouvre. Vous pouvez sélectionner directement Photos, Vidéos ou Musique. Français ◀ ▶ N Il se peut que le fonctionnement ne soit pas correct avec des fichiers multimédia sans licence. N Liste des choses à savoir avant d'utiliser le contenu multimedia ● Le protocole MTP (Media Transfer Protocol) n'est pas pris en charge. ● Les systèmes de fichiers pris en charge sont FAT et exFAT. ● Il est possible que certains types d'appareils photo numériques et de périphériques audio USB ne soient pas compatibles avec ce téléviseur. ● Le contenu multimédia prend uniquement en charge le format JPEG séquentiel. ● Media Contents ne prend en charge que les périphériques de stockage de masse USB. Ceux-ci sont dédiés aux périphériques de transport de masse uniquement. Il s'agit notamment des clés USB et lecteurs de cartes Flash (les concentrateurs USB ne sont pas pris en charge). Les périphériques doivent être connectés directement au port USB du téléviseur. Français ◀ ▶ ● Avant de connecter l'appareil au téléviseur, sauvegardez vos fichiers afin d'éviter qu'ils ne soient endommagés ou que des données ne soient perdues. SAMSUNG ne saurait, en aucun cas, être tenu responsable de la perte de données ou de l'endommagement d'un fichier de données. ● Le disque dur connecté au port USB n'est pas pris en charge. ● Ne déconnectez pas le périphérique USB en cours de chargement. ● Plus la résolution de l'image est élevée, plus le temps d'affichage à l'écran sera long. ● La résolution JPEG maximale prise en charge est de 15360 x 8640 pixels. ● Pour les fichiers non pris en charge ou endommagés, le message "Not Supported File Format" s'affiche. ● Les fonctions de recherche de scène et de miniature ne sont pas prises en charge dans l'option Vidéos. Français ◀ ▶ ● Les fichiers MP3 avec gestion des droits numériques (DRM) téléchargés à partir d'un site payant ne peuvent pas être lus. La technologie DRM (Gestion des droits numériques) prend en charge la création de contenu, la distribution et la gestion intégrales du contenu (par exemple, la protection des droits et des intérêts des fournisseurs de contenu, la prévention de la copie illégale du contenu), ainsi que la gestion de la facturation et des règlements. ● Le mode de connexion PTP n'est entièrement disponible qu'avec des appareils photo numériques. Lorsque vous connectez un smartphone ou une tablette au téléviseur à l'aide du mode PTP, cet appareil risque de ne pas être reconnu. ● Un périphérique USB nécessitant beaucoup de puissance (plus de 500 mA ou 5 V) ne sera peut-être pas pris en charge. ● Si le téléviseur ne reçoit aucun signal d'entrée pendant la période configurée sous l'option Temps protection auto, l'économiseur d'écran s'active. Français ◀ ▶ ● Le mode d'économie d'énergie de certains disques durs externes peut être désactivé automatiquement lors d'une connexion au téléviseur. ● Si un câble d'extension USB est utilisé, il se peut que le périphérique USB ne soit pas reconnu ou que les fichiers qui y sont stockés ne soient pas lus. ● Si un périphérique USB connecté au téléviseur n'est pas reconnu, si la liste des fichiers qui y sont stockés est altérée ou si un fichier de la liste est illisible, connectez le périphérique en question à l'ordinateur, formatez le périphérique et vérifiez la connexion. ● Si un fichier supprimé depuis le PC apparaît encore lors de l'utilisation du contenu multimedia, utilisez la fonction "Vider la Corbeille" de l'ordinateur pour supprimer définitivement ce fichier. ● Si le nombre de fichiers et dossiers enregistrés sur un périphérique de stockage USB est supérieur à environ 4 000, certains peuvent ne pas apparaître et certains dossiers sont susceptibles de ne pas pouvoir être ouverts. Français ◀ ▶ Déconnexion d'un périphérique USB 1. Appuyez sur le bouton SOURCE. 2. Sélectionnez le périphérique USB souhaité, puis appuyez sur le bouton TOOLS. Le menu Outils apparaît. 3. Sélectionnez Retirer USB, puis attendez que le périphérique USB soit déconnecté. Vous pouvez retirer le périphérique USB du téléviseur. N Pour retirer un périphérique USB du téléviseur, nous vous recommandons d'utiliser la fonction Retirer USB. Français ◀ ▶ ❑ Utilisation du contenu multimedia O MENUm → Applications → Media Play → ENTERE Profitez des photos, des fichiers musicaux et des films enregistrés sur un périphérique de stockage de masse USB de la classe MSC. 1. Appuyez sur le bouton MEDIA.P. 2. Appuyez sur le bouton ◄/► pour sélectionner le menu de votre choix (Photos, Vidéos, Musique), puis sur ENTERE. 3. Appuyez sur le bouton ◄/► pour sélectionner le périphérique de votre choix, puis sur ENTERE. 4. Appuyez sur le bouton ▲/▼/◄/► pour sélectionner le fichier voulu dans la liste, puis sur ENTERE ou ∂ (Lecture). Français ◀ ▶ Lecture des fichiers sélectionnés 1. Appuyez sur le bouton ▲ pour sélectionner Options dans le haut de chaque écran principal, et sélectionnez Lire élém. sél.. 2. Sélectionnez les fichiers de votre choix. N Une marque de sélection s'affiche à gauche des fichiers sélectionnés. N Appuyez de nouveau sur le bouton ENTERE pour désélectionner le fichier. 3. Appuyez sur le bouton ▲ pour sélectionner Lecture. N Vous pouvez sélectionner ou désélectionner tous les fichiers en appuyant sur Sélectionner tout / Tout désélectionner. Français ◀ ▶ ❑ Lecture des photos / vidéos / fichiers musicaux Pendant la lecture d'un fichier, appuyez sur le bouton ▲/▼/◄/► pour sélectionner le menu voulu. N Lorsque le menu d'options ne s'affiche pas, appuyez sur le bouton TOOLS (Outils) ou ENTERE. N Vous pouvez aussi utiliser les boutons ∂/∑/∫/π/µ de la télécommande pendant la lecture. N En appuyant sur le bouton INFO pendant la lecture, vous pouvez consulter les informations de lecture. Français ◀ ▶ Menu Lecture Bouton Opération Photos Vidéos Musique / Précédent / Suivant ● / Lancer le diaporama / Arrêter le diaporama ● Lecture / Pause Mini-lecteur* ● ● / Précédent / Suivant Mini-lecteur* ● ● / Rembobiner / Avance rapide ● ● * Ces boutons s'affichent lorsque l'option Fond musical est réglée sur Mini-lecteur dans Photos. Français ◀ ▶ Menu Configuration ● Photos Bouton Opération Paramètres du diaporama Vous pouvez définir les options Vitesse et Effets pendant le diaporama. Zoom Vous pouvez effectuer un zoom sur des images lorsque vous êtes en mode Plein écran. Pivoter Vous pouvez faire pivoter des images lorsque vous êtes en mode Plein écran. Fond musical / Minilecteur Vous pouvez définir le fond musical d'un diaporama. / Vous pouvez contrôler des menus de lecture simples. Paramètres Mode Image / Mode Son: vous permet de régler la configuration de l'image ou du son. Information: Vous pouvez consulter des informations détaillées sur le fichier en cours de lecture. Français ◀ ▶ N Pendant le diaporama, tous les fichiers de la liste sont affichés dans l'ordre. N Lorsque vous appuyez sur le bouton ∂ (Lecture) (ou le bouton ▲ → Options → Diaporama) dans la liste des fichiers, le diaporama démarre immédiatement. N Pendant le diaporama, vous pouvez régler la vitesse de défilement à l'aide du bouton π (REW) ou µ (FF). ● Formats de photo pris en charge N Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre "Caractéristiques techniques" du manuel utilisateur. Français ◀ ▶ ● Vidéos Bouton Opération Recherche Rech. titres: Vous pouvez directement déplacer l'autre fichier. Rech. barre de temps: Vous pouvez rechercher la vidéo à l'aide des boutons ◄ et ► toutes les minutes ou en entrant directement le numéro correspondant. N Cette fonction peut ne pas être prise en charge, en fonction de la source. Mode Répétition Vous pouvez lire des fichiers films en boucle. Format de l'image Vous pouvez régler le format de l'image selon vos besoins. Paramètres Param. de sous-titre: Vous pouvez visionner la vidéo avec des sous-titres. Cette fonction n'est active que lors de la lecture de fichiers de type streaming prenant en charge plusieurs formats audio. Mode Image / Mode Son: vous permet de régler la configuration de l'image ou du son. Langue audio: Vous pouvez modifier la langue audio si la vidéo en comporte plusieurs. Information: Vous pouvez consulter des informations détaillées sur le fichier en cours de lecture. Français ◀ ▶ N Si les informations sur la durée de la vidéo sont inconnues, la durée de lecture et la barre de progression ne s'affichent pas. N Ce mode vous permet de profiter des séquences vidéo d'un jeu vidéo, mais pas de jouer au jeu proprement dit. ● Formats sous-titrage/vidéo pris en charge N Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre "Caractéristiques techniques" du manuel utilisateur. Français ◀ ▶ ● Musique Bouton Opération Répétition Vous pouvez lire des fichiers musicaux en boucle. Aléatoire vous pouvez lire la musique de manière aléatoire. Mode Son Vous pouvez régler les paramètres sonores. N Seuls les fichiers musicaux dont l'extension est prise en charge sont affichés. Les autres extensions de fichier ne sont pas affichées, même si elles sont enregistrées sur le même périphérique USB. N Si un son anormal est émis lors de la lecture de fichiers musicaux, réglez l'option Egaliseur dans le menu Son. (Un fichier musical surmodulé peut être à l'origine d'un problème sonore.) ● Formats musicaux pris en charge N Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre "Caractéristiques techniques" du manuel utilisateur. Français ◀ ▶ Définition de la langue d'encodage Définissez la langue d'encodage si le texte n'est pas pris en charge. 1. Appuyez sur le bouton ▲ pour sélectionner Options dans le haut de l'écran principal Musique et sélectionnez Encodage. 2. Sélectionnez la langue d'encodage souhaitée. Français ◀ ▶ ❑ Utilisation de la fonction 3D pour les téléviseurs à écran plasma de la série 4900 ou LED de la série 6 Regarder la télévision à l'aide de la fonction 3D INFORMATIONS IMPORTANTES SUR LA SECURITE ET LA PROTECTION DE LA SANTE CONCERNANT LES IMAGES EN 3D. Il est important de lire attentivement et de bien comprendre les informations de sécurité suivantes avant d'utiliser la fonction 3D de votre téléviseur. [AVERTISSEMENT ● Certaines personnes peuvent être victimes de vertiges, nausées et maux de tête lorsqu'elles regardent la télévision en 3D. Si vous présentez des symptômes de ce type, arrêtez de regarder la télévision en 3D, retirez les lunettes actives 3D et reposez-vous. ● Le fait de regarder des images 3D pendant une période prolongée peut causer une fatigue oculaire. Si vous présentez ce type de symptôme, arrêtez de regarder le téléviseur 3D, retirez les lunettes actives 3D et reposez-vous. Français ◀ ▶ ● Des adultes doivent régulièrement vérifier que tout se passe bien pour les enfants qui utilisent la fonction 3D. Si un enfant se plaint de fatigue oculaire, de maux de tête, de vertiges ou de nausées, demandez-lui d'arrêter de regarder la télévision en 3D et de se reposer. ● N'utilisez pas les lunettes actives 3D à d'autres fins (par exemple, comme lunettes de vue, de soleil ou de protection). ● N'utilisez pas la fonction 3D ou les lunettes actives 3D lorsque vous marchez ou vous vous déplacez. Si vous utilisez la fonction 3D ou les lunettes actives 3D en vous déplaçant, vous pouvez vous blesser en trébuchant, en chutant et/ou en percutant des objets. Avant d'utiliser la fonction 3D... ● Il se peut que les lunettes actives 3D d'un modèle antérieur de Samsung (de type IR) ou d'autres fabricants ne soient pas prises en charge. ● Lors de la mise en marche initiale du téléviseur, l'optimisation de l'écran 3D peut prendre quelques instants. Français ◀ ▶ ● En cas de proximité avec un autre appareil 3D ou électronique, il est possible que les lunettes actives 3D ne fonctionnent pas correctement. En cas de problème, placez les autres appareils électroniques le plus loin possible des lunettes actives 3D . ● Veillez à rester dans l'angle de visualisation et à une distance de visualisation du téléviseur optimale lorsque vous regardez des images 3D. Sinon, vous risquez de ne pas pouvoir profiter des effets 3D attendus. ● La distance de visualisation idéale doit correspondre à au moins trois fois la hauteur de l'écran. Nous recommandons à l'utilisateur de s'asseoir de sorte que ses yeux soient au même niveau que l'écran. ● Si la lecture de vidéos 3D ne fonctionne pas sur un lecteur BD, retirez le disque du lecteur puis réinsérez-le, ou redémarrez le lecteur BD. Français ◀ ▶ ■ 3D O MENUm → Image → 3D → ENTERE Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de regarder du contenu 3D. N Le logo "Full HD 3D Glasses™" indique une compatibilité entre les produits d'affichage et les lunettes 3D conformes au format "Full HD 3D Glasses™". Cela n'indique pas la qualité d'image des produits d'affichage. N Selon le format de l'image source, certains modes 3D peuvent ne pas être disponibles. N Lorsque vous regardez des images 3D sous une lumière tremblotante comme une lampe fluorescente (50 Hz ~ 60 Hz) ou une lampe à 3 longueurs d'onde, il se peut que l'écran scintille légèrement. Si tel est le cas, atténuez l'intensité de l'éclairage ou éteignez la lumière. Français ◀ ▶ ● Mode 3D Pour profiter pleinement de l'effet 3D, mettez les lunettes actives 3D, puis sélectionnez l'un des modes Mode 3D décrits dans la liste ci-dessous pour obtenir une qualité 3D optimale . Mode 3D Opération Off Arrêt Désactive la fonction 3D. 2D → 3D Change une image 2D en 3D. N Certains formats de fichier peuvent ne pas être pris en charge. Côte à côte Affiche deux images côte à côte. Haut & Bas Affiche les images l'une au-dessus de l'autre. N Le Mode 3D est défini automatiquement sur Off lorsque vous accédez aux fonctions Media Play ou e-Manual. N Le Mode 3D est défini automatiquement sur la valeur de configuration mémorisée en cas de changement de la source d'entrée. Français ◀ ▶ ● Perspective 3D: permet de régler la perspective 3D globale de l'image à l'écran. ● Profondeur: permet de régler la profondeur globale. ● Modification G/D: intervertit les images gauche et droite. ● 3D → 2D: permet d'afficher uniquement l'image pour l'œil gauche. N Cette fonction est désactivée lorsque 3D Mode est défini sur " " ou " Off ". Résolution prise en charge (16:9 uniquement) ● HDMI Source Résolution Fréquence (Hz) / 1280 x 720p 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080i 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080p 23.98 / 24 / 25 / 29.97 / 30 / 50 / 59.94 / 60 Hz Frame Packing 1280 x 720p 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080i 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080p 23.98 / 24 / 25 / 29.97 / 30 Hz Français ◀ ▶ ● Composant & DTV Source Résolution Fréquence (Hz) Composant 1280 x 720p 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080i 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080p 23.98 / 24 / 25 / 29.97 / 30 / 50 / 59.94 / 60 Hz DTV 1280 x 720p 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080i 50 / 59.94 / 60 Hz 1920 x 1080p 25 Hz ● Vidéos / Photos (dans Media Play) Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre "Caractéristiques techniques" du manuel utilisateur. Français ◀ ▶ ❑ Affichage du manuel électronique ■ e-Manual O MENUm → Assistance → e-Manual → ENTERE Vous pouvez lire l'introduction et les instructions relatives aux fonctions de votre TV. N Pour plus d'informations sur l'écran du Manuel électronique, reportez-vous à la section "Consultation du manuel électronique" du Manuel de l'utilisateur. Autres fonctionnalités Français ◀ ▶ ❑ Utilisation du diagnostic automatique ■ Diagnost. auto. O MENUm → Assistance → Diagnost. auto. → ENTERE ● Le Diagnost. auto. peut prendre quelques secondes; ce phénomène est normal. ● Test de l'image: Utilisez cette option pour rechercher d'éventuels problèmes d'image. ● Test du son: utilisez la mélodie intégrée pour rechercher d’éventuels problèmes sonores. N Si les haut-parleurs du téléviseur restent muets, avant d’effectuer le test du son, vérifiez que l’option Sélection Haut-parleur est réglée sur Hautparleur TV dans le menu Son. N La mélodie est diffusée pendant le test, même si l’option Sélection Hautparleur est réglée sur Haut-parleur ext ou si le son a été désactivé en appuyant sur le bouton MUTE. Français ◀ ▶ ● Informations de signal (chaînes numériques uniquement): soit la qualité de réception des chaînes HDTV est parfaite, soit les chaînes ne sont pas disponibles. Réglez votre antenne afin d’augmenter l’intensité du signal. ● Réinit.: rétablit tous les paramètres par défaut, à l'exception des paramètres réseau. N L’écran de saisie du code PIN s’affiche après l’écran de configuration. N Entrez votre code PIN à quatre chiffres. Modifiez le code PIN à l’aide de l’option Modifier PIN. Français ◀ ▶ ❑ Mise à jour du logiciel ■ Mise à jour du logiciel O MENUm → Assistance → Mise à jour du logiciel → ENTERE Le menu Mise à jour du logiciel vous permet de mettre à niveau le logiciel de votre téléviseur vers la dernière version. Version actuelle: il s'agit de la version du logiciel installée sur votre téléviseur. N Lorsque la mise à niveau du logiciel est terminée, les paramètres vidéo et audio par défaut sont réinitialisés. Il est conseillé de prendre note des paramètres afin de pouvoir les rétablir facilement après la mise à niveau. Français ◀ ▶ ● MàJ maintenant – USB: insérez la clé USB contenant le fichier de mise à niveau du microprogramme téléchargé sur www.samsung.com dans le téléviseur. N Veillez à ne pas couper l’alimentation, ni retirer la clé USB tant que les mises à niveau ne sont pas terminées. Une fois la mise à niveau du microprogramme terminée, le téléviseur se met automatiquement hors tension, puis se rallume. – Canal: met à niveau le logiciel en utilisant le signal de télédiffusion. N Si la fonction est sélectionnée pendant la période de transmission du logiciel, ce dernier est automatiquement recherché et téléchargé. N Le temps nécessaire au téléchargement du logiciel dépend de l’état du signal. ● Mise à jour auto: une mise à niveau manuelle sera automatiquement effectuée au moment que vous avez choisi. Etant donné que le courant est activé de façon interne, l'écran peut s'allumer brièvement pour le produit. Ce phénomène peut se produire pendant plus d'une heure, jusqu'à ce que la mise à jour logiciel soit terminée. Français ◀ ▶ ❑ Changement du mode d'utilisation ■ Mode Utilisation O MENUm → Assistance → Mode Utilisation → ENTERE Sélectionnez le Mode Utilisation adapté à votre situation. Nous vous recommandons vivement de sélectionner le mode Util. domicile. ● Util. domicile: le réglage par défaut est Util. domicile. ● Util. magasin: le mode Util. magasin est uniquement prévu pour un usage en magasin. Si vous sélectionnez Util. magasin, certaines fonctions ne fonctionneront pas et les paramètres d'image seront redéfinis toutes les 30 minutes. Français ◀ ▶ ❑ Affichage de Contacter Samsung ■ Contacter Samsung O MENUm → Assistance → Contacter Samsung → ENTERE Consultez ces informations si le téléviseur ne fonctionne pas correctement ou si vous voulez mettre à niveau le logiciel. Vous y trouverez des informations concernant nos centres d’appel, ainsi que le téléchargement de nos produits et logiciels. Français ◀ ▶ ❑ Utilisation du mode Sport ■ O Mode Sport MENUm → t Applications → Mode Sport → ENTERE Ce mode optimise les conditions pour regarder des compétitions sportives. N Lorsque le mode sport est activé, les modes d'image et de son sont automatiquement définis sur Stade. N Si vous éteignez le téléviseur alors que vous regardez le mode Mode Sport, le Mode Sport sera désactivé. Français ◀ ▶ ❑ Utilisation du système satellite pour les téléviseurs LED de la série 6170 ● Recherche automatique O MENUm → Diffusion → Recherche automatique → ENTERE Lorsque la source Antenne est définie sur Satellite – Type de canal: permet de sélectionner le type de canal à mémoriser. – Satellite: permet de sélectionner le satellite à rechercher. L'option peut varier en fonction du pays. – Mode Recherche: permet de sélectionner un mode de recherche pour le satellite sélectionné. – Réinitialiser: permet de sélectionner le mode de balayage du satellite sélectionné. N Cette fonction est disponible après connexion à une antenne satellite et paramétrage des chaînes. – Mode de rech.: permet de sélectionner le mode de recherche avec les boutons de navigation. Français ◀ ▶ ● Recherche manuelle O MENUm → Diffusion → Paramètres chaînes → Recherche manuelle → ENTERE Rechercher satellite Transpondeur: permet de sélectionner le transpondeur à l'aide des boutons de navigation. Mode Recherche: permet de sélectionner les chaînes gratuites ou toutes les chaînes à enregistrer. Rech. réseau: permet de sélectionner ou non la recherche réseau. Qualité du signal: permet d'afficher l'état actuel du signal de diffusion. N Les informations concernant un satellite et son transpondeur sont sujettes à des modifications selon les conditions de diffusion. N Une fois le paramétrage terminé, allez sur Recherche et appuyez sur le bouton ENTERE. La recherche des chaînes commence. Français ◀ ▶ ● Système satellite O MENUm → Diffusion → Paramètres chaînes → Système satellite → ENTERE L’écran de saisie du code PIN apparaît. Entrez votre code PIN à quatre chiffres. La fonction Système satellite est disponible lorsque l'option Antenne est définie sur Satellite. Avant d'exécuter la fonction Recherche automatique, définissez l'option Système satellite. La recherche des chaînes est alors exécutée normalement. ● Sélection du satellite: vous pouvez choisir les satellites pour ce téléviseur. ● Alimentation du LNB: permet d'activer ou de désactiver l'alimentation du LNB. Français ◀ ▶ ● Réglages LNB: permet de configurer l'équipement extérieur. N Cette fonction est disponible lorsque l'option Alimentation du LNB est réglé sur Activé. Satellite: sélectionnez le satellite pour la réception des émissions numériques. Transpondeur: permet de sélectionner un transpondeur dans la liste ou d'en ajouter un nouveau. Mode DiSEqC: permet de sélectionner le mode DiSEqC pour le LNB sélectionné. Osc. LNB plus bas: permet de régler les oscillateurs LNB sur une fréquence inférieure. Osc. LNB plus hauts: permet de régler les oscillateurs LNB sur une fréquence supérieure. Tone 22 kHz: permet de sélectionner la tonalité 22kHz en fonction du type de LNB. Pour un LNB universel, elle doit être sur Auto.. Qualité du signal: permet d'afficher l'état actuel du signal de diffusion. Français ◀ ▶ ● Param. SatCR/Unicable: configurez l'installation à câble unique. N SatCR désigne le routeur de chaînes satellites. N Cette fonction n'est pas prise en charge dans tous les pays. SatCR/Unicable: activez ou désactivez la prise en charge de l'installation à câble unique. ● Réglages du positionneur: configure le positionneur de l'antenne. N Cette fonction est disponible lorsque l'option Alimentation du LNB est réglé sur Activé. Positionneur: permet d'activer ou de désactiver le contrôle du positionneur. Type de posit.: permet de régler le type de positionneur entre DiSEqC 1.2 et USALS (Universal Satellite Automatic Location System). – Longitude: définissez la longitude de votre emplacement. – Latitude: définissez la latitude de votre emplacement. – Réglages longitude satellite: définissez la longitude des satellites définis par l'utilisateur. Français ◀ ▶ Mode Utilisateur: permet de définir la position de l'antenne satellite en fonction de chaque satellite. Si vous mémorisez la position actuelle de l'antenne satellite en fonction d'un satellite donné, lorsque le signal de ce satellite est requis, l'antenne satellite peut se placer dans la position prédéfinie. – Satellite: permet de sélectionner le satellite pour lequel la position doit être définie. – Transpondeur: sélectionnez un transpondeur dans la liste pour la réception du signal. – Mode Déplacement: permet de choisir entre le mode de déplacement individuel ou continu. – Taille des pas: permet de régler les degrés de la taille des pas pour la rotation de l'antenne. Cette fonction est disponible lorsque l'option Mode Déplacement est réglé sur Pas. Français ◀ ▶ – Aller à une pos. enregistrée: permet de faire pivoter l'antenne jusqu'à la position de satellite mémorisée. – Position de l'antenne: ajuste et mémorise la position de l'antenne pour le satellite sélectionné. – Mémoriser la position actuelle: mémorise la position actuelle comme limite du positionneur sélectionné. – Qualité du signal: permet d'afficher l'état actuel du signal de diffusion. Français ◀ ▶ Mode Installateur: permet de définir les limites de l'étendue du mouvement de l'antenne satellite ou de réinitialiser sa position. En règle générale, le guide d'installation utilise cette fonction. – Position limite: permet de sélectionner la direction de la limite du positionneur. – Position de l'antenne: ajuste et mémorise la position de l'antenne pour le satellite sélectionné. – Mémoriser la position actuelle: mémorise la position actuelle comme limite du positionneur sélectionnée. – Réinitialiser la position: déplacez l'antenne jusqu'à la position de référence. – Redéfinir limite positionneur: autorisez l'antenne à effectuer un arc complet. ● Réinit. tous les paramètres: toutes les valeurs initiales des paramètres du satellite seront réinitialisées. Français ◀ ▶ ❑ Utilisation du réseau sans fil pour les téléviseurs plasma de la série 4900 Vous pouvez connecter votre téléviseur au réseau sans fil à l'aide d'un routeur IP sans fil (ou d'un modem). N Pour connaître en détail les paramètres pour une connexion à un réseau sans fil, reportez-vous au manuel utilisateur. N REMARQUE ● Pour utiliser un réseau sans fil, vous devez connecter le téléviseur à un routeur IP sans fil (un routeur ou un modem). Si ce routeur prend en charge le protocole DHCP, le téléviseur peut utiliser DHCP ou une adresse IP statique pour se connecter au réseau sans fil. ● Sélectionnez un canal inutilisé pour le routeur IP sans fil. Si le canal affecté au routeur IP sans fil est actuellement utilisé par un autre périphérique dans le voisinage, il y aura des interférences et la communication peut échouer Français ◀ ▶ ● Changez les paramètres de sécurité du routeur sans fil pour les définir sur AES. Les paramètres de sécurité WEP ne prennent pas en charge la connexion WPS. ● Si le mode HIGH PURE THROUGHPUT (Greenfield) 802.11n est sélectionné et que le type de cryptage est défini sur WEP pour votre routeur sans fil, les téléviseurs Samsung ne prendront pas en charge la connexion, conformément aux nouvelles spécifications de certification Wi-Fi. ● Si votre routeur sans fil prend en charge le WPS (Wi-Fi Protected Setup), vous pouvez vous connecter au réseau via PBC (Push Button Configuration) ou à l'aide d'un code PIN (Personal Indentification Number). La fonction WPS configurera automatiquement le SSID et la clé WPA dans ces deux modes. Français ◀ ▶ ● Si votre routeur, modem ou appareil n'est pas certifié, il risque de ne pas pouvoir se connecter au téléviseur via l'adaptateur LAN sans fil Samsung. ● Méthodes de connexion: Vous pouvez configurer la connexion réseau sans fil de la manière indiquée ci-dessous. – Auto. (Utilisation de la fonction Auto Network Search) – Manuel – WPS(PBC) – Wi-Fi Direct Français ◀ ▶ ● Veillez à ce que le téléviseur soit éteint avant de connecter l’adaptateur LAN sans fil Samsung. ● L'adaptateur LAN sans fil Samsung peut ne pas être reconnu si vous utilisez une connexion par hub USB ou par câble d'extension USB autre que le câble fourni. ● Vous devez employer l'adaptateur LAN sans fil Samsung (WIS12ABGNX, WIS09ABGNX) pour utiliser un réseau sans fil. L’adaptateur LAN sans fil Samsung et le câble d’extension USB sont vendus séparément, et sont disponibles auprès de certains revendeurs et sur les sites de commerce électronique. Français ◀ ▶ Connexion de l'adaptateur LAN sans fil Samsung 1 Connexion à l'aide de l'adaptateur USB à angle droit. 2 Connexion via un câble d'extension 1 2 N L'image peut apparaître altérée ou statique pour certaines chaînes lorsque le téléviseur est connecté à l'adaptateur LAN sans fil Samsung. Le cas échéant, branchez l'adaptateur LAN sans fil Samsung avec un câble USB à un emplacement préservé de toute interférence radio. N L'emplacement du port peut varier en fonction du modèle. Français ◀ ▶ ■ État du réseau O MENUm → Réseau → État du réseau → ENTERE Vérifiez l'état Internet et du réseau. ■ Paramètres réseau O MENUm → Réseau → Paramètres réseau → ENTERE Définissez la connexion réseau pour utiliser AllShare™. N L'Internet ne peut être utilisé pour autre chose que le partage de contenu via AllShare™. Français ◀ ▶ ■ Configuration automatique du réseau La plupart des réseaux sans fil disposent d'un système de sécurité en option nécessitant l'accès de périphériques au réseau pour transmettre un code de sécurité crypté appelé clé d'accès ou de sécurité. Le code de sécurité repose sur une phrase secrète, qui correspond généralement à un mot ou une série de lettres et de chiffres d'une longueur définie, que vous devez saisir lors de la configuration de la sécurité sans fil au niveau de votre réseau sans fil. Si vous optez pour cette méthode de configuration pour la connexion réseau et que vous disposez d'un code de sécurité pour votre réseau sans fil, vous devrez entrer la phrase secrète lors de la procédure de configuration. N Lors de la connexion d'un adaptateur LAN sans fil Samsung, la fenêtre contextuelle s'affiche automatiquement pour vous permettre de configurer le réseau sans fil. Français ◀ ▶ 1. Accédez à l'écran Paramètres réseau. (Réseau → Paramètres réseau) 2. La fonction Réseau recherche les réseaux sans fil disponibles. Lorsque vous avez terminé, la liste des réseaux disponibles s'affiche. 3. Dans la liste des réseaux, appuyez sur le bouton ▲ ou ▼ pour sélectionner un réseau, puis sur le bouton ENTERE. N Si le routeur sans fil est caché (Invisible), vous devez sélectionner l'option Ajouter réseau, et entrer le nom de réseau et le code de sécurité corrects pour établir la connexion. 4. Si la fenêtre contextuelle Sécurité s'affiche, passez à l'étape 6. Si le routeur sans fil n'est pas doté d'une fonction de sécurité sans fil, allez à l'étape 7. Français ◀ ▶ 5. Entrez la clé de sécurité à l'aide des boutons ▲/▼/◄/►, puis sélectionnez Terminé. N Vous pouvez également entrer des numéros en appuyant sur les touches numériques. N Vous devriez retrouver la phrase secrète dans l'un des écrans de configuration utilisés pour la configuration de votre routeur ou modem. 6. L'écran de connexion réseau s'affiche et la configuration du réseau est effectuée. N Si la définition du code de sécurité (Sécurité ou PIN) échoue, sélectionnez Réessayer ou Param. IP. N Si vous souhaitez définir manuellement la connexion, sélectionnez l'option Param. IP. Reportez-vous à la section "Procédure de configuration manuelle" ci-après. N Si vous sélectionnez Modifier réseau, vous pouvez sélectionner d'autres réseaux sans fil. Français ◀ ▶ Configuration à l'aide de la méthode WPS(PBC) Si votre routeur est pourvu d'un bouton WPS(PBC), procédez comme suit : 1. La fonction Réseau recherche les réseaux sans fil disponibles. Lorsque vous avez terminé, la liste des réseaux disponibles s'affiche. 2. Sélectionnez l'option WPS(PBC). 3. Appuyez sur le bouton WPS(PBC) de votre routeur dans les deux minutes. Votre téléviseur récupère automatiquement tous les paramètres réseau dont il a besoin et se connecte à votre réseau. 4. L'écran de connexion réseau s'affiche et la configuration du réseau est effectuée. Français ◀ ▶ ■ Configuration manuelle du réseau Utilisez l'option de configuration manuelle du réseau lors de la connexion du téléviseur à un réseau qui nécessite une adresse IP statique. N Les paramètres de connexion réseau se trouvent dans le panneau de configuration des ordinateurs Windows. Procédure de configuration manuelle Pour configurer automatiquement la connexion réseau par câble de votre téléviseur, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Param. IP dans l'écran de test du réseau. N En cas d'échec de la connexion automatique au réseau, vous pouvez sélectionner l'option Param. IP. 2. Définissez l'option Config. IP sur Entrer manuellement. 3. Passez d'un champ à l'autre à l'aide des boutons ▲/▼/◄/►. Entrez les paramètres de connexion réseau, puis sélectionnez OK. 4. L'écran de connexion réseau s'affiche et la configuration du réseau est effectuée. Français ◀ ▶ Echec au niveau de la liste de contrôle pour la connexion réseau sans fil Lorsque la connexion réseau sans fil échoue, essayez d'appliquer les informations suivantes à chaque problème. Problèmes Solutions et explications La connexion au réseau sans fil a échoué. • Aucun routeur sans fil sélectionné. Allez dans Paramètres réseau pour sélectionner votre routeur. • L'adaptateur LAN sans fil Samsung est nécessaire pour utiliser un réseau sans fil. • Assurez-vous que le téléviseur est connecté à un routeur IP sans fil. Echec de la définition automatique de l'adresse IP. • Tentez l'opération suivante pour définir automatiquement votre adresse IP ou définissez-la manuellement en sélectionnant Param. IP. • Assurez-vous que le serveur DHCP est activé sur le routeur, puis débranchez et rebranchez le routeur. • Vérifiez si vous devez entrer un code de sécurité pour utiliser le routeur. • Contactez votre fournisseur d'accès Internet pour plus d'informations. Français ◀ ▶ Problèmes Solutions et explications Connexion au routeur sans fil impossible. • Vérifiez que le routeur est sous tension ; le cas échéant, essayez de l'éteindre, puis de le rallumer. • Vérifiez si vous devez entrer un code de sécurité pour utiliser le routeur. Connexion au réseau impossible. • Vérifiez si votre adresse IP est définie correctement dans Param. IP. • Vérifiez si vous devez entrer un code de sécurité pour utiliser le routeur. • Contactez votre fournisseur d'accès Internet pour plus d'informations. Connexion à votre réseau local établie, mais connexion à Internet impossible. • Vérifiez que votre câble LAN est connecté correctement au port LAN du routeur. • Vérifiez les paramètres DNS dans Param. IP. • Si le problème persiste, contactez votre fournisseur d'accès Internet pour pouvoir accéder à Internet. Configuration du réseau terminée, mais connexion à Internet impossible. • Vérifiez que votre routeur est connecté à Internet. • Si le problème persiste, contactez votre fournisseur d'accès Internet pour pouvoir accéder à Internet. Français ◀ ▶ ❑ Utilisation du réseau câblé Royaume-Uni uniquement ■ Connexion réseau câblée Vous pouvez connecter votre téléviseur au réseau local avec un câble de trois manières différentes: ● Connexion du port LAN du téléviseur à un modem externe ● Connexion du port LAN du téléviseur à un routeur IP connecté à un modem externe ● Connexion directe du port LAN du téléviseur à une prise réseau murale N Pour ce type d'utilisation, la prise murale est reliée à un modem ou un routeur installé quelque part chez vous. N Pour connaître en détail les paramètres pour une connexion à un réseau câblé, reportez-vous au manuel utilisateur. Français ◀ ▶ ● Si votre réseau requiert une adresse IP dynamique, vous devez utiliser un routeur ou un modem ADSL prenant en charge le protocole DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol). Les modems de ce type fournissent automatiquement l'adresse IP, le masque de sous-réseau, la passerelle et les valeurs DNS dont votre téléviseur a besoin pour accéder à Internet. Aucune saisie manuelle n'est donc requise. La plupart des réseaux domestiques utilisent une adresse IP dynamique. Certains réseaux nécessitent une adresse IP statique. Si tel est votre cas, vous devez saisir manuellement l'adresse IP, le masque de sous-réseau, la passerelle et les valeurs DNS dans l'écran de configuration câblée de votre téléviseur lors de la configuration de la connexion réseau. Pour obtenir l'adresse IP, le masque de sous-réseau, la passerelle et les valeurs DNS, contactez votre fournisseur d'accès Internet. Si vous possédez un ordinateur Windows, vous pouvez également obtenir ces valeurs par le biais de ce dernier. N Si votre réseau nécessite une adresse IP statique, vous pouvez utiliser un modem ADSL prenant en charge le protocole DHCP. Les modems ADSL prenant en charge le protocole vous permettent également d'utiliser des adresses IP statiques. Français ◀ ▶ ■ Configuration du réseau Utilisez l'option de configuration automatique du réseau lors de la connexion du téléviseur à un réseau prenant en charge le protocole DHCP. Pour configurer automatiquement la connexion réseau par câble de votre téléviseur, procédez comme suit: 1. Accédez à l'écran État du réseau. (Réseau → État du réseau) 2. Vous pouvez vérifiez l'état de connexion sur l'écran. N Si la configuration automatique échoue, vérifiez la connexion du port LAN. Français ◀ ▶ N Si les valeurs de connexion réseau sont introuvables ou si vous souhaitez définir la connexion manuellement : 1. Sélectionnez le Param. IP dans l'écran État du réseau. N En cas d'échec de la connexion automatique au réseau, vous pouvez sélectionner l'option Param. IP. 2. Définissez l'option Config. IP sur Entrer manuellement. 3. Passez d'un champ à l'autre à l'aide des boutons ▲/▼/◄/►. Entrez les paramètres de connexion réseau, puis sélectionnez OK. 4. L'écran de connexion réseau s'affiche et la configuration du réseau est effectuée. Français ◀ ▶ Liste de contrôle relative à l'échec de la connexion réseau câblée Lorsque la connexion réseau câblée échoue, essayez d'appliquer les informations suivantes à chaque problème. Problèmes Solutions et explications Aucun câble détecté. • Vérifiez que votre câble réseau est branché. • Si tel est le cas, assurez-vous que le routeur est sous tension ; le cas échéant, essayez de l'éteindre, puis de le rallumer. Echec de la définition automatique de l'adresse IP. Tentez l'opération suivante pour définir automatiquement votre adresse IP ou définissez-la manuellement en sélectionnant Param. IP. • Assurez-vous que le serveur DHCP est activé sur le routeur, puis débranchez et rebranchez le routeur. • Contactez votre fournisseur d'accès Internet pour plus d'informations. Français ◀ ▶ Problèmes Solutions et explications Connexion au réseau impossible. • Vérifiez si votre adresse IP est définie correctement dans Param. IP. • Contactez votre fournisseur d'accès Internet pour plus d'informations. Connexion à votre réseau local établie, mais connexion à Internet impossible. • Vérifiez que votre câble LAN est connecté correctement au port LAN du routeur. • Vérifiez les paramètres DNS dans Param. IP. • Si le problème persiste, contactez votre fournisseur d'accès Internet pour pouvoir accéder à Internet. Configuration du réseau terminée, mais connexion à Internet impossible. • Vérifiez que votre routeur est connecté à Internet. • Si le problème persiste, contactez votre fournisseur d'accès Internet pour pouvoir accéder à Internet. Français ◀ ▶ Si le téléviseur ne parvient pas à se connecter à Internet Il se peut que votre téléviseur ne parvienne pas à se connecter à Internet du fait que votre fournisseur d'accès a enregistré de manière permanente l'adresse MAC (numéro d'identification unique) de votre PC ou modem, qui est authentifiée à chaque connexion à Internet afin d'éviter tout accès non autorisé. Dans la mesure où votre téléviseur possède une adresse MAC différente, votre fournisseur d'accès Internet ne peut pas l'authentifier, ce qui rend impossible toute connexion. Pour remédier à ce problème, demandez à votre fournisseur d’accès la procédure à suivre pour connecter des appareils autres que votre PC (votre téléviseur, par exemple) à Internet. Si votre fournisseur d'accès exige un identifiant (ID) ou un mot de passe pour la connexion à Internet, votre téléviseur ne pourra peut-être pas se connecter à Internet. Si tel est le cas, vous devez entrer l'identifiant ou le mot de passe lors de la connexion à Internet. La connexion à Internet peut échouer à cause d’un problème de pare-feu. Dans ce cas, contactez votre fournisseur d'accès Internet. Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter à Internet après avoir suivi les procédures indiquées par votre fournisseur d'accès, contactez Samsung Electronics. Français ◀ ▶ ❑ Gestion des périphériques connectés au réseau pour les téléviseurs plasma de la série 4900 ■ Wi-Fi Direct O MENUm → Réseau → Wi-Fi Direct → ENTERE Utilisez cette option pour connecter le téléviseur à des périphériques mobiles sans fil. A l'aide de cette fonction, vous pouvez connecter directement des périphériques mobiles sans fil à votre téléviseur sans passer par un routeur san fil. N Vous pouvez utiliser cette fonction lors de la connexion de l'adaptateur LAN sans fil Samsung. N Ne prend en charge que la fonction Media Play. N Cette fonction peut ne pas être prise en charge, en fonction du périphérique mobile. Français ◀ ▶ Comment connecter votre périphérique à votre téléviseur à l'aide de la fonction Wi-Fi Direct N Pour utiliser cette fonction, vous devez activer la fonction Wi-Fi Direct de votre périphérique. 1. Accédez à l'écran Wi-Fi Direct. Le téléviseur lance une recherche de périphériques. (Réseau → Wi-Fi Direct) 2. Sélectionnez le périphérique souhaité, puis appuyez sur le bouton ENTERE. 3. Lorsque le message de connexion s'affiche sur votre périphérique, autorisezla. Votre téléviseur récupère automatiquement tous les paramètres réseau dont il a besoin et se connecte à votre réseau. N Pour déconnecter le périphérique, sélectionnez-le, puis appuyez sur le bouton ENTERE afin de sélectionner Déconnexion. Français ◀ ▶ ■ Paramètres AllShare O MENUm → Réseau → Paramètres AllShare → ENTERE Indique si un périphérique connecté au réseau, tel qu'un smartphone ou une tablette, doit être autorisé ou non à partager du contenu ou à commander le téléviseur à l'aide d'une application téléchargée. Pour en savoir plus, reportezvous au chapitre "Utilisation de la fonction AllShare Settings (Paramètres AllShare)". ■ Nom du périph. O MENUm → Réseau → Nom du périph. → ENTERE Changez le nom du téléviseur. N Vous pouvez saisir manuellement un nom pour votre téléviseur en sélectionnant Entrée util.. Utilisez les boutons ▲/▼/◄/► pour sélectionner des caractères, puis sélectionnez Terminé. Français ◀ ▶ ❑ Utilisation des fonctions DLNA pour les téléviseurs plasma de la série 4900 N Ce modèle prend uniquement en charge les fonctions DLNA dans AllShare™. Vous pouvez lire du contenu multimédia (photos, vidéos et musique) enregistré sur votre téléphone portable ou d'autres appareils (un PC, par exemple) en le contrôlant sur le téléviseur via le réseau. N Commencez par configurer votre réseau. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la fonction Configuration du réseau, reportez-vous à la section "Paramètres réseau". N Pour plus d’informations, rendez-vous sur "www.samsung.com" ou contactez le centre d’appel Samsung. Il peut s’avérer nécessaire d’installer des logiciels supplémentaires sur l’appareil mobile. Pour plus d’informations à ce sujet, reportez-vous au mode d’emploi qui accompagne l’appareil mobile. N Si votre téléviseur Samsung est connecté à un serveur DLNA d'une autre marque, une erreur de compatibilité peut survenir lors de la lecture de vidéos. Français ◀ ▶ N La connexion de votre téléviseur Samsung à un réseau via AllShare™ vous permet d'utiliser les fonctions originales de Samsung suivantes : – Lecture de différents formats vidéo (DivX, MP4, 3GPP, AVI, ASF, MKV, etc.) – Fonction de signet (pour la reprise de la lecture d'une vidéo) – Chapitrage automatique (navigation entre les scènes) – Gestion de contenu numérique – Compatibilité avec différents formats de sous-titres (SRT, SMI, SUB, TXT, TTXT) – Et plus encore N Pour utiliser toutes les fonctions DLNA originales de Samsung, il est recommandé d'utiliser le logiciel AllShare™ fourni avec votre téléviseur. Français ◀ ▶ Lecture du contenu multimédia enregistré sur les périphériques 1. Connectez le téléphone mobile ou d'autres périphériques prenant en charge la fonction AllShare™, puis lisez le contenu multimédia de chaque périphérique. L'écran contextuel s'affiche au bas du téléviseur. 2. Sélectionnez Autor. pour accepter les périphériques connectés. La lecture du contenu multimédia des périphériques peut être en cours sur votre téléviseur. N Les périphériques autorisés sont indiqués dans le Paramètres AllShare. Français ◀ ▶ Utilisez la fonction Media Play pour lire le contenu multimédia des périphériques connectés à la fonction DLNA. 1. Appuyez sur le bouton MEDIA.P pour sélectionner Media Play. 2. Appuyez sur le bouton ▲/▼ afin de sélectionner le menu de votre choix (Vidéos, Photos, Musique), puis appuyez sur le bouton ENTERE. 3. Une fois le périphérique DLNA sélectionné, appuyez à nouveau sur le bouton ENTERE. 4. Appuyez sur le bouton ▲/▼/◄/► pour sélectionner le fichier de votre choix. 5. Appuyez sur le bouton ENTERE. Français ◀ ▶ N REMARQUE ● En fonction de sa résolution et de son format, il se peut que le contenu ne soit pas lu sur le téléviseur. ● se peut que les boutons ENTERE et ◄/► ne fonctionnent pas avec certains types de contenu multimédia. ● Il est possible de contrôler la lecture à l'aide de l'appareil mobile. Pour plus d'informations, reportez-vous au mode d'emploi de l'appareil concerné. Français ◀ ▶ Utilisation de la fonction Paramètres AllShare O MENUm → Réseau → Paramètres AllShare → Partage de contenu → ENTERE Affiche la liste des téléphones portables ou appareils connectés qui ont été configurés avec ce téléviseur en vue d'utiliser la fonction Paramètres AllShare. N La fonction Paramètres AllShare est disponible sur tous les périphériques prenant en charge la fonction DLNA DMC. ● Autor. / Refuser: autorise/bloque les appareils. ● Supprimer: supprime les appareils de la liste. N Cette fonction efface uniquement de la liste le nom des appareils. Si l'appareil effacé s'allume ou tente de se reconnecter au téléviseur, il est possible qu'il s'affiche à nouveau. Français ◀ ▶ Connexion à l'ordinateur par le biais du réseau Vous pouvez lire les images, la musique et les vidéos enregistrées sur votre ordinateur à l'aide d'une connexion réseau en mode Media Play sur votre téléviseur. N Si vous souhaitez utiliser la fonction Media Play pour lire sur votre téléviseur des fichiers enregistrés sur votre PC, vous devez télécharger "AllShare PC Software" et le manuel utilisateur sur le site Web "www.samsung.com". 1. Pour plus d'informations sur la configuration de votre réseau, reportez-vous au chapitre "Paramètres réseau". – Nous recommandons de placer le téléviseur et l'ordinateur sur le même sous-réseau. Les 3 premières parties de l’adresse IP du téléviseur et de l’ordinateur doivent être les mêmes. Seule la dernière partie (adresse de l’hôte) doit être modifiée. (par exemple, Adresse IP : 123.456.789.**) Français ◀ ▶ 2. Connectez le PC sur lequel vous voulez installer ou avez installé le logiciel AllShare PC et votre téléviseur au même réseau. N Fonctions non prises en charge lors de la connexion à un ordinateur via un réseau: ● Fond musical d'un diaporama. ● Le bouton π (Retour arrière) ou µ (Avance rapide) pendant la lecture d'un film. N Les sous-titres intégrés multi-audio DivX DRM ne sont pas pris en charge. N AllShare PC Software doit être autorisé par le pare-feu de l'ordinateur. Français ◀ N Lors de l'utilisation du mode Media Play sur une connexion réseau, selon les fonctions du serveur fourni : ● La méthode de tri peut varier. ● Il se peut que le bouton π (Retour arrière), µ (Avance rapide) ou ∑ (Pause) ne fonctionne pas suivant les informations de contenu. N Lors de la lecture de la vidéo via le réseau, il se peut que celle-ci échoue en fonction de l'état du réseau. Si vous lisez une vidéo sur une connexion réseau, des saccades risquent d’apparaître. Français BASIC User’s Guide BASIC User’s Guide This guide provides information concerning the installation, basic operation and troubleshooting on windows. ADVANCED This guide provides information about the installation, advanced configuration, operation and troubleshooting on various OS environments. Some features may not be available depending on models or countries. 2 BASIC 1. Introduction Key benefits 5 Features by models 7 Useful to know 12 About this user’s guide 13 Safety information 14 Machine overview 19 Control panel overview 23 Turning on the machine 27 Installing the driver locally 28 Reinstalling the driver 29 2. Menu Overview and Basic Setup Menu overview 31 Machine’s basic settings 36 Media and tray 38 Basic printing 50 Basic copying 56 Basic scanning 61 Basic faxing 62 3. Maintenance Ordering supplies and accessories 67 Available supplies 68 Storing the toner cartridge 69 Redistributing toner 71 Replacing the toner cartridge 73 Monitoring the supplies life 75 Setting the toner low alert 76 Cleaning the machine 77 Tips for moving & storing your machine 83 4. Troubleshooting Tips for avoiding paper jams 85 Clearing original document jams 86 Clearing paper jams 91 Understanding the status LED 95 Understanding display messages 98 3 BASIC 5. Appendix Specifications 104 Regulatory information 113 Copyright 126 1. Introduction This chapter provides information you need to know before using the machine. • Key benefits 5 • Features by models 7 • Useful to know 12 • About this user’s guide 13 • Safety information 14 • Machine overview 19 • Control panel overview 23 • Turning on the machine 27 • Installing the driver locally 28 • Reinstalling the driver 29 Key benefits Environmentally friendly • To save toner and paper, this machine supports Eco feature (see "Eco printing" on page 54). • To save paper, you can print multiple pages on one single sheet of paper (see "Using advanced print features" on page 204). • To save paper, you can print on both sides of the paper (double-sided printing) (Manual) (see "Using advanced print features" on page 204). • To save electricity, this machine automatically conserves electricity by substantially reducing power consumption when not in use. • We recommend using recycled paper for saving energy. Fast high resolution printing • You can print with a resolution of up to 1,200 x 1,200 dpi effective output. • Fast, on-demand printing. - M207x series ▪ For single-side printing, 20 ppm (A4) or 21 ppm (Letter). - M2074 series ▪ For single-side printing, 18 ppm (A4) or 19 ppm (Letter). Convenience • Easy Capture Manager allows you to easily edit and print whatever you captured using the Print Screen key on the keyboard (see "Easy Capture Manager" on page 237). • Samsung Easy Document Creator is an application to help users scan, compile, and save documents in multiple formats, including .epub format. These documents can be shared via social networking sites or fax (see"Using Samsung Easy Document Creator" on page 243) Key benefits • AnyWeb Print helps you screen-capture, preview, scrap, and print the screen of Windows Internet Explorer more easily, than when you use the ordinary program (see "Samsung AnyWeb Print" on page 238). • Smart Update allows you to check for the latest software and install the latest version during the printer driver installation process. This is available only for Windows. • If you have Internet access, you can get help, support application, machine drivers, manuals, and order information from the Samsung website, www.samsung.com > find your product > Support or Downloads. Wide range of functionality and application support • Supports various paper sizes (see "Print media specifications" on page 106). • Print watermark: You can customize your documents with words, such as “Confidential” (see "Using advanced print features" on page 204). • Print posters: The text and pictures of each page of your document are magnified and printed across the multiple sheets of paper and can then be taped together to form a poster (see "Using advanced print features" on page 204). • You can print in various operating systems (see "System requirements" on page 109). • Your machine is equipped with a USB interface and/or a network interface. AirPrint • AirPrint allows you to wirelessly print directly from iPhone, iPad and iPod touch running iOS 4.2 or later. Supports various wireless network setting method • Using the WPS (Wi-Fi Protected Setup™) button - You can easily connect to a wireless network using the WPS button on the machine and the access point (a wireless router). • Using the USB cable or a network cable - You can connect and set various wireless network settings using a USB cable or a network cable. • Using the Wi-Fi Direct - You can conveniently print from your mobile device using the Wi-Fi or Wi-Fi Direct feature. See "Introducing wireless set up methods" on page 149. Features by models Some features and optional goods may not be available depending on model or country. Operating System (●: Included, Blank: Not available) Software Operating System M207x series M207xW series M207xF series M207xFW series M207xFH series M207xHW series Windows ● ● Mac ● ● Linux ● ● Software M207x series M207xW series M207xF series M207xFW series M207xFH series M207xHW series SPL printer driver ● ● PCL printer driver PS printer driver Features by models (●: Included, Blank: Not available) XPS printer drivera ● ● Direct Printing Utility Samsung Easy Printer Manager Scan to PC settings ● ● Fax to PC settings ● Device Settings ● ● Samsung Easy Document Creator ● ● Samsung Printer Status ● ● AnyWeb Print ● ● SyncThru™ Web Service ● (M207xW series only) ● (M207xFW series only) SyncThru Admin Web Service ● (M207xW series only) ● (M207xFW series only) Easy Eco Driver ● ● Fax Samsung Network PC Fax ● a. For XPS driver, it is only supported for Windows through the Samsung http://www.samsung.com Software M207x series M207xW series M207xF series M207xFW series M207xFH series M207xHW series Features by models Variety feature Features M207x series M207xW series M207xF series M207xFW series M207xFH series M207xHW series Hi-Speed USB 2.0 ● ● Network Interface Ethernet 10/100 Base TX wired LAN ● (M207xFW series /M207xHW series only) Network Interface 802.11b/g/n wireless LANa ● (M207xW series only) ● (M207xFW series /M207xHW series only) NFC printing/scanning ● (M207xW series only) ● (M207xFW series /M207xHW series only) Eco printing (Control panel) ● ● Duplex (2-sided) printing (Manual)b ● ● USB memory interface Memory module Mass Storage Device (HDD) Duplex Automatic Document Feeder (DADF) Automatic Document Feeder (ADF) ● Features by models Fax Multi-send ● Delay send ● Priority send ● Duplex send Secure receive ● Duplex print Send/ Receive forward - fax ● Send/ Receive forward - email Send/ Receive forward - server Scan Scanning to email Scanning to SMB server Scanning to FTP server Duplex scan Scan to PC ● ● Scan to WSD ● (M207xW series only) ● (M207xFW series only) Features M207x series M207xW series M207xF series M207xFW series M207xFH series M207xHW series Features by models (●: Included, Blank: Not available) Copy ID card copying ● ● Reduced or enlarged copying ● ● Collation ● ● Poster Clone Book 2-up/4-up ● ● Adjust background ● ● Margin shift Edge erase Gray enhance Duplex copy a. Depending on your country, wireless LAN card may not be available. For some counties, only 802.11 b/g can be applied. Contact your local Samsung dealer or the retailer where you bought your machine. b. Windows only. Features M207x series M207xW series M207xF series M207xFW series M207xFH series M207xHW series Useful to know The machine does not print. • Open the print queue list and remove the document from the list (see "Canceling a print job" on page 51). • Remove the driver and install it again (see "Installing the driver locally" on page 28). • Select your machine as your default machine in your Windows (see "Setting your machine as a default machine" on page 203). Where can I purchase accessories or supplies? • Inquire at a Samsung distributor or your retailer. • Visit www.samsung.com/supplies. Select your country/region to view product service information. The status LED flashes or remains constantly on. • Turn the product off and on again. • Check the meanings of LED indications in this manual and troubleshoot accordingly (see "Understanding the status LED" on page 95). A paper jam has occurred. • Open and close the scan unit (see "Front view" on page 20). • Check the instructions on removing jammed paper in this manual and troubleshoot accordingly (see "Clearing paper jams" on page 91). Printouts are blurry. • The toner level might be low or uneven. Shake the toner cartridge (see "Redistributing toner" on page 71). • Try a different print resolution setting (see "Opening printing preferences" on page 52). • Replace the toner cartridge (see "Toner cartridge" on page 73). Where can I download the machine’s driver? • You can get help, support application, machine drivers, manuals, and order information from the Samsung website, www.samsung.com > find your product > Support or Downloads. 1. Introduction 13 About this user’s guide This user's guide provides information for your basic understanding of the machine as well as detailed steps to explain machine usage. • Read the safety information before using the machine. • If you have a problem using the machine, refer to the troubleshooting chapter. • Terms used in this user’s guide are explained in the glossary chapter. • All illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on its options or model you purchased. • The screenshots in this administrator’s guide may differ from your machine depending on the machine’s firmware/driver version. • The procedures in this user’s guide are mainly based on Windows 7. 1 Conventions Some terms in this guide are used interchangeably, as below: • Document is synonymous with original. • Paper is synonymous with media, or print media. • Machine refers to printer or MFP. 2 General icons Icon Text Description Caution Gives users information to protect the machine from possible mechanical damage or malfunction. Note Provides additional information or detailed specification of the machine function and feature. 1. Introduction 14 Safety information These warnings and precautions are included to prevent injury to you and others, and to prevent any potential damage to your machine. Be sure to read and understand all of these instructions before using the machine. After reading this section, keep it in a safe place for future reference. 3 Important safety symbols Explanation of all icons and signs used in this chapter 4 Operating environment Warning Warning Hazards or unsafe practices that may result in severe personal injury or death. Caution Hazards or unsafe practices that may result in minor personal injury or property damage. Do not attempt. Do not use if the power cord is damaged or if the electrical outlet is not grounded. This could result in electric shock or fire. Do not place anything on top of the machine (water, small metal or heavy objects, candles, lit cigarettes, etc.). This could result in electric shock or fire. • If the machine gets overheated, it releases smoke, makes strange noises, or generates an odd odor, immediately turn off the power switch and unplug the machine. • The user should be able to access the power outlet in case of emergencies that might require the user to pull the plug out. This could result in electric shock or fire. Do not bend, or place heavy objects on the power cord. Stepping on or allowing the power cord to be crushed by a heavy object could result in electric shock or fire. Do not remove the plug by pulling on the cord; do not handle the plug with wet hands. This could result in electric shock or fire. Safety information 1. Introduction 15 Caution 5 Operating method Caution During an electrical storm or for a period of non-operation, remove the power plug from the electrical outlet. This could result in electric shock or fire. Be careful, the paper output area is hot. Burns could occur. If the machine has been dropped, or if the cabinet appears damaged, unplug the machine from all interface connections and request assistance from qualified service personnel. Otherwise, this could result in electric shock or fire. If the machine does not operate properly after these instructions have been followed, unplug the machine from all interface connections and request assistance from qualified service personnel. Otherwise, this could result in electric shock or fire. If the plug does not easily enter the electrical outlet, do not attempt to force it in. Call an electrician to change the electrical outlet, or this could result in electric shock. Do not allow pets to chew on the AC power, telephone or PC interface cords. This could result in electric shock or fire and/or injury to your pet. Do not forcefully pull the paper out during printing. It can cause damage to the machine. Be careful not to put your hand between the machine and paper tray. You may get injured. Be care when replacing paper or removing jammed paper. New paper has sharp edges and can cause painful cuts. When printing large quantities, the bottom part of the paper output area may get hot. Do not allow children to touch. Burns can occur. When removing jammed paper, do not use tweezers or sharp metal objects. It can damage the machine. Do not allow too many papers to stack up in the paper output tray. It can damage the machine. Safety information 1. Introduction 16 6 Installation / Moving Warning Do not block or push objects into the ventilation opening. Caution This could result in elevated component temperatures which can cause damage or fire. Use of controls or adjustments or performance of procedures other than those specified herein may result in hazardous radiation exposure. This machine's power reception device is the power cord. To switch off the power supply, remove the power cord from the electrical outlet. Do not place the machine in an area with dust, humidity, or water leaks. This could result in electric shock or fire. Place the machine in the environment where it meets the operating temperature and humidity specification. Otherwise, quality problems can occur and cause damage to the machine. see "General specifications" on page 104. Before moving the machine, turn the power off and disconnect all cords. The information below are only suggestions based on the units weight.If you have a medical condition that prevents you from lifting, do not lift the machine. Ask for help, and always use the appropriate amount of people to lift the device safety. Then lift the machine: • If the machine weighs under 20 kg (44.09 lbs), lift with 1 person. • If the machine weighs 20 kg (44.09 lbs) - 40kg (88.18 lbs), lift with 2 people. • If the machine weighs more than 40 kg (88.18 lbs), lift with 4 or more people. The machine could fall, causing injury or machine damage. Choose a flat surface with enough space for ventilation to place the machine. Also consider the space required to open the cover and trays. The place should be well-ventilated and be far from direct light, heat, and humidity. When using the machine for a long period of time or printing a large number of pages in a non-ventilated space, it could pollute the air and be harmful to your health. Place the machine in a wellventilated space or open a window to circulate the air periodically. Do not place the machine on an unstable surface. The machine could fall, causing injury or machine damage. Safety information 1. Introduction 17 7 Maintenance / Checking Caution Use only No.26 AWGa or larger, telephone line cord, if necessary. Otherwise, it can cause damage to the machine. Make sure you plug the power cord into a grounded electrical outlet. Otherwise, this could result in electric shock or fire. Use the power cord supplied with your machine for safe operation. If you are using a cord which is longer than 2 meters (6 feet) with a 110V machine, then the gauge should be 16 AWG or larger. Otherwise, it can cause damage to the machine, and could result in electric shock or fire. Do not put a cover over the machine or place it in an airtight location, such as a closet. If the machine is not well-ventilated, this could result in fire. Do not overload wall outlets and extension cords. This can diminish performance, and could result in electric shock or fire. The machine should be connected tothe power level which is specified on the label. If you are unsure and want to check the power level you are using, contact the electrical utility company. a. AWG: American Wire Gauge Unplug this product from the wall outlet before cleaning the inside of the machine. Do not clean the machine with benzene, paint thinner or alcohol; do not spray water directly into the machine. This could result in electric shock or fire. When you are working inside the machine replacing supplies or cleaning the inside, do not operate the machine. You could get injured. Keep cleaning supplies away from children. Children could get hurt. Do not disassemble, repair or rebuild the machine by yourself. It can damage the machine. Call a certified technician when the machine needs repairing. To clean and operate the machine, strictly follow the user's guide provided with the machine. Otherwise, you could damage the machine. Safety information 1. Introduction 18 8 Supply usage Caution Keep the power cable and the contact surface of the plug clean from dust or water. Otherwise, this could result in electric shock or fire. • Do not remove any covers or guards that are fastened with screws. • Fuser units should only be repaired by a certified service technician. Repair by non-certified technicians could result in fire or electric shock. • The machine should only be repaired by a Samsung service technician. Do not disassemble the toner cartridge. Toner dust can be dangerous if inhaled or ingested. Do not burn any of the supplies such as toner cartridge or fuser unit. This could cause an explosion or uncontrollable fire. When storing supplies such as toner cartridges, keep them away from children. Toner dust can be dangerous if inhaled or ingested. Using recycled supplies, such as toner, can cause damage to the machine. In case of damage due to the use of recycled supplies, a service fee will be charged. For supplies that contain toner dust (toner cartridge, waste toner bottle, imaging unit, etc.) follow the instructions below. • When disposing of the supplies, follow the instructions for disposal. Refer to the reseller for disposal instructions. • Do not wash the supplies. • For a waste toner bottle, do not reuse it after emptying the bottle. If you do not follow the instructions above, it may cause machine malfunction and environmental pollution. The warranty does not cover damages caused by a user's carelessness. When toner gets on your clothing, do not use hot water to wash it. Hot water sets toner into fabric. Use cold water. When changing the toner cartridge or removing jammed paper, be careful not to let toner dust touch your body or clothes. Toner dust can be dangerous if inhaled or ingested. 1. Introduction 19 Machine overview 9 Accessories Power cord Quick installation guide Software CDa a. The software CD contains the printer drivers and software applications. Misc. accessoriesb b. Miscellaneous accessories included with your machine may vary by country of purchase and specific model. Machine overview 1. Introduction 20 10 Front view • This illustration may differ from your machine depending on your model. There are various types of machine. • Some features and optional goods may not be available depending on model or country (see "Features by models" on page 7). Type A 1 Scanner lid 7 Output tray 9 10 11 7 6 2 5 4 3 1 8 12 2 Control panel 8 NFC (Near Field Communication) tag 3 Handle 9 Scanner glass 4 Tray 10 Scan unita b 5 Tray handle 11 Inner cover 6 Output support 12 Toner cartridge a. Close the scanner lid before opening the scan unit. b. Be careful not to pinch your fingers. Machine overview 1. Introduction 21 Type B 15 12 14 16 10 9 5 4 8 7 6 1 2 13 3 11 1 Document feeder cover 9 Output support 2 Document feeder guide cover 10 Output tray 3 Document feeder output tray 11 NFC (Near Field Communication) tag 4 Document feeder output support 12 Scanner lid 5 Control panel 13 Scanner glass 6 Handle 14 Scan unita b a. Close the scanner lid before opening the scan unit. b. Be careful not to pinch your fingers. 7 Tray 15 Inner cover 8 Tray handle 16 Toner cartridge Machine overview 1. Introduction 22 11 Rear view • This illustration may differ from your machine depending on your model. There are various types of machine. • Some features and optional goods may not be available depending on model or country (see "Features by models" on page 7). Type A Type B 1 USB port 2 Power receptacle 1 2 1 USB port 2 Network porta a. M207xFW series only. 3 Extension telephone socket (EXT.) 4 Telephone line socket (LINE) 5 Power receptacle 1 3 2 5 4 1. Introduction 23 Control panel overview • This control panel may differ from your machine depending on its model. There are various types of control panels. • Some features and optional goods may not be available depending on model or country (see "Features by models" on page 7). 12 Type A 1 ID Copy Allows you to copy both sides of an ID card like a driver’s license on a single side of paper (see "ID card copying" on page 59). 2 Scan to Switches between scan and copy mode. The Scan to LED turns on scan mode and turns off on copy mode 3 Display screen Shows the current status and displays prompts during operation. 1 2 3 4 5 6 7 14 13 12 11 10 9 8 4 Menu Opens Menu mode and scrolls through the available menus (see "Menu overview" on page 31). 5 Left/Right Arrows Scrolls through the options available in the selected menu and increases or decreases values. 6 Stop/ Clear Stops an operation at any time. 7 Power/ Wakeup Turns the power on or off, or wakes up the machine from the power save mode. If you need to turn the machine off, press this button for more than three seconds. 8 Start Starts a job. 9 Power saver Goes into sleep mode. 10 OK Confirms the selection on the screen. 11 Back Sends you back to the upper menu level. 12 Status LED Indicates the status of your machine (see "Understanding the status LED" on page 95). 13 Eco Turns into eco mode to reduce toner consumption and paper usage when pc-printing and copying only (see "Eco printing" on page 54). Control panel overview 1. Introduction 24 13 Type B 14 WPSa Configures the wireless network connection easily without a computer (see "Using the WPS button" on page 151). Print Screen Press this button and the Status LED will start blinking. If you want to print only the active screen, release the button when the Status LED stops blinking. If you want to print the whole screen, release the button while it’s blinking. • Print Screen can only be used in the Windows and Mac operating systems. • You can only use this function with USBconnected machine. • When printing the active window/whole monitor screen using the print screen button, the machine may use more toner depending on what is being printed. • You can only use this function if the machine’s Samsung Easy Printer Manager program is installed. If you are a Mac OS user, you need to enable Screen Print Settings from the Samsung Easy Printer Manager to use the Print Screen feature. a. M207xW/ M207xFW series only. 1 Darkness Adjusts the brightness level to make a copy for easier reading, when the original contains faint markings and dark images. 2 ID Copy Allows you to copy both sides of an ID card like a driver’s license on a single side of paper (see "ID card copying" on page 59). 3 Display screen Shows the current status and displays prompts during an operation. 4 Copy Switches to Copy mode. 5 Fax Switches to Fax mode. 6 Menu Opens Menu mode and scrolls through the available menus (see "Menu overview" on page 31). 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 21 20 19 18 17 16 15 14 13 Control panel overview 1. Introduction 25 7 Left/ Right Arrows Scrolls through the options available in the selected menu and increases or decreases values. 8 Numeric keypad Dials a number or enters alphanumeric characters (see "Keypad letters and numbers" on page 197). 9 Address Book Allows you to store frequently used fax numbers or search for stored fax numbers (see "Storing email address" on page 195 or "Setting up the fax address book" on page 198). 10 Redial/ Pause Redials the recently sent fax number or received caller ID in ready mode, or inserts a pause(-) into a fax number in edit mode (see "Redialing the fax number" on page 225). 11 Stop/ Clear Stops an operations at any time. 12 Power/ Wakeup Turns the power on or off, or wakes up the machine from the power save mode. If you need to turn the machine off, press this button for more than three seconds. 13 Start Starts a job. 14 Power saver Goes into sleep mode. 15 On Hook Dial When you press this button, you can hear a dial tone. Then enter a fax number. It is similar to making a call using speaker phone (see "Receiving manually in Tel mode" on page 231). 16 OK Confirms the selection on the screen. 17 Back Sends you back to the upper menu level. 18 Scan Switches to Scan mode. 19 Status LED Indicates the status of your machine (see "Understanding the status LED" on page 95). 20 Eco Turn into eco mode to reduce toner consumption and paper usage when pc-printing and copying only (see "Eco printing" on page 54). Control panel overview 1. Introduction 26 21 WPSa Configures the wireless network connection easily without a computer (see "Using the WPS button" on page 151). Print Screen Press this button and the display will Print Screen? on the display screen. If you want to print only the active screen, select the Active. If you want to print the whole screen, select Full. • Print Screen can only be used in the Windows and Mac operating systems. • You can only use this function with USBconnected machine. • When printing the active window/whole monitor screen using the print screen button, the machine may use more toner depending on what is being printed. • You can only use this function if the machine’s Samsung Easy Printer Manager program is installed. If you are a Mac OS user, you need to enable Screen Print Settings from the Samsung Easy Printer Manager to use the Print Screen feature. a. M207xW/ M207xFW series only. 1. Introduction 27 Turning on the machine 1 Connect the machine to the electricity supply first. Turn the switch on if the machine has a power switch. Illustrations on this user’s guide may differ from your machine depending on its options or models. Check your machine type (see "Front view" on page 20). 2 Power is turned on automatically. For M207x series, press (Power/Wakeup) button on the control panel. If you want to turn the power off, press and hold (Power/Wakeup) button for about 3 seconds. 1. Introduction 28 Installing the driver locally A locally connected machine is a machine directly attached to your computer using the cable. If your machine is attached to a network, skip the following steps below and go on to installing a network connected machine’s driver (see "Installing driver over the network" on page 140). • If you are a Mac or Linux operating systems user, refer to the "Installation for Mac" on page 131 or "Installation for Linux" on page 133. • The installation window in this User’s Guide may differ depending on the machine and interface in use. • Only use a USB cable no longer than 3 meters (118 inches). 14 Windows 1 Insert the supplied software CD into your CD-ROM drive. If the installation window does not appear, click Start > All programs > Accessories > Run. X:\Setup.exe replacing “X” with the letter, which represents your CDROM drive and click OK. 2 Review and accept the installation agreements in the installation window. Then, click Next. 3 Select USB connection on the Printer Connection Type screen. Then, click Next. 4 Follow the instructions in the installation window. 1. Introduction 29 Reinstalling the driver If the printer driver does not work properly, follow the steps below to reinstall the driver. 15 Windows 1 From the Start menu, select Programs or All Programs > Samsung Printers > Uninstall Samsung Printer Software. 2 Follow the instructions in the installation window. 3 Insert the software CD into your CD-ROM drive and install the driver again (see "Installing the driver locally" on page 28). 2. Menu Overview and Basic Setup This chapter provides information about the overall menu structure and the basic setup options. • Menu overview 31 • Media and tray 38 • Basic printing 50 • Basic copying 56 • Basic scanning 61 • Basic faxing 62 2. Menu Overview and Basic Setup 31 Menu overview The control panel provides access to various menus to set up the machine or use the machine’s functions. • This function is not supported for M207x series (see "Control panel overview" on page 23). • Some menus may not appear on the display depending on options or models. If so, it is not applicable to your machine. • Some menu names may differ from your machine depending on its options or the models. • The menus are described in the Advanced Guide (see "Useful Setting Menus" on page 178). 1 Accessing the menu 1 Select the Fax, Copy, or Scan button on the control panel depending on the feature to be used. 2 Select (Menu) until the menu you want appears on the bottom line of the display and press OK. 3 Press the arrows until the needed menu item appears and press OK. 4 If the setting item has sub menus, repeat step 3. 5 Press OK to save the selection. 6 Press (Stop/Clear) to return to the ready mode. Items Options Fax Feature (M207xF series, M207xFW series) Darkness Normal Dark+1- Dark+5 Light+5- Light+1 Resolution Standard Fine Super Fine Photo Fax Color Fax Original Size Multi Send Delay Send Priority Send Send Forward Forward to Fax Rcv.Forward Forward to Fax Forward to PC Forward & Print Secure Receive Off On Print Menu overview 2. Menu Overview and Basic Setup 32 Fax Feature (Continue) Add Page Cancel Job Fax Setup (M207xF series,M207xFW series) Sending Redial Times Redial Term Prefix Dial ECM Mode Fax Confirm Image TCR Dial Modea Items Options Fax Setup (Continue) Receiving Receive Mode Ring To Answer Stamp RCV Name RCV Start Code Auto Reduction Discard Size Junk Fax Setup DRPD Modea Change Default Resolution Darkness Original Size Manual TX/RX Manual TX/RX On Off Copy Feature Original Size Reduce/Enlarge Darkness Normal Dark+1- Dark+5 Light+5- Light+1 Items Options Menu overview 2. Menu Overview and Basic Setup 33 Copy Feature (Continue) Original Type Text Text/Photo Photo Collation On Off Layout Normal 2-Up 4-Up ID Copy Adjust Bkgd. Off Auto Enhance Lev.1 Enhance Lev.2 Erase Lev.1- Erase Lev.4 Copy Setup Change Default Original Size Copies Reduce/Enlarge Darkness Original Type Collation Items Options System Setup Machine Setup Machine ID Fax Number Date & Time Clock Mode Language Default Mode Power Save Auto Power Off Wakeup Event System Timeout Job Timeout Altitude Adj. Auto Continueb Paper Substit.b Toner Save Eco Settings Paper Setup Paper Size Paper Type Margin Items Options Menu overview 2. Menu Overview and Basic Setup 34 System Setup (Continue) Sound/Volume Key Sound Alarm Sound Speaker Ringer Report Configuration Demo Page Supplies Info. Usage Counter Fax Received Fax Sent Schedule Jobs Fax Confirm. Junk Fax Address Book Maintenance CLR Empty Msg.c Supplies Life Image Mgr. TonerLow Alert Serial Number Items Options Network c (M207xF series, M207xFW series) TCP/IP (IPv4) DHCP BOOTP Static TCP/IP (IPv6) IPv6 Protocol DHCPv6 Config Ethernet Ethernet Port Ethernet Speed Wi-Fi Wi-Fi ON/OFF WPS Wi-Fi Direct Wi-Fi Signal WLAN Default Protocol Mgr. HTTP WINS SNMPv1/v2t UPnP(SSDP) mDNS SetIP SLP Network Conf. Items Options Menu overview 2. Menu Overview and Basic Setup 35 Network (Continue) Clear Settings a. This option may not be available depending on your country. b. This option only appears if Paper Mismatch is enabled. c. This option only appears when small amount of toner is left in the cartridge. Items Options 2. Menu Overview and Basic Setup 36 Machine’s basic settings You can set the machine’s settings by using the Device Settings in Samsung Easy Printer Manager program. • For Windows and Mac users, you set from Samsung Easy Printer Manager > (Switch to advanced mode) > Device Settings, see "Device Settings" on page 246. After installation is complete, you may want to set the machine's default settings. To change the machine’s default settings, follow these steps: It may be necessary to press OK to navigate to lower-level menus for some models. 1 Select (Menu) > System Setup > Machine Setup on the control panel. 2 Select the option you want, then press OK. • Language: change the language that is displayed on the control panel. • Date & Time: When you set the time and date, they are used in delay fax. They are printed on reports. If, however, they are not correct, you need to change it for the correct time being. Enter the correct time and date using arrows or numeric keypad (see "Keypad letters and numbers" on page 197). • Month = 01 to 12 • Day = 01 to 31 • Year = requires four digits • Hour = 01 to 12 • Minute = 00 to 59 • Clock Mode: You can set your machine to display the current time using either a 12-hour or 24-hour format. • Power Save: When you are not using the machine for a while, use this feature to save power. When you press the (Power/Wakeup) button, start printing, or a fax is received, the product will wake up from the power saving mode. • Altitude Adj.: Print quality is affected by atmospheric pressure, which atmospheric pressure is determined by the height of the machine above sea level. Before you set the altitude value, determine the altitude where you are (see "Altitude adjustment" on page 194). 3 Select the option you want, then press OK. 4 Press OK to save the selection. Machine’s basic settings 2. Menu Overview and Basic Setup 37 5 Press (Stop/Clear) button to return to ready mode. Refer to below links to set other settings useful for using the machine. • See "Entering various characters" on page 197. • See "Keypad letters and numbers" on page 197. • See "Setting the paper size and type" on page 45. • See "Setting up the fax address book" on page 198. 2. Menu Overview and Basic Setup 38 Media and tray This chapter provides information on how to load print media into your machine. • Using print media that does not meet these specifications may cause problems or require repairs. Such repairs are not covered by Samsung’s warranty or service agreements. • Make sure not to use the inkjet photo paper with this machine. It could cause damage to the machine. • Using inflammable print media can cause a fire. • Use designated print media (see "Print media specifications" on page 106). The use of inflammable media or foreign materials left in the printer may lead to overheating of the unit and, in rare cases may cause a fire. 2 Tray overview To change the size, you need to adjust the paper guides. 1 Paper width guide 2 Tray Illustrations on this user’s guide may differ from your machine depending on its options or models. Check your machine type (see "Front view" on page 20). If you do not adjust the guide, it may cause paper registration, image skew, or jamming of the paper. 2 1 Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 39 3 Loading paper in the tray Illustrations on this user’s guide may differ from your machine depending on its options or models. Check your machine type (see "Front view" on page 20). 1 Open the tray. Then, adjust the tray size to the media size you are loading (see "Tray overview" on page 38). 2 Flex or fan the edge of the paper stack to separate the pages before loading papers. 3 Place the paper with the side you want to print facing up. 1 2 Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 40 • Do not push the paper width guide too far causing the media to warp. • Do not use a paper with a leading-edge curl, it may cause a paper jam or the paper can be wrinkled. • If you do not adjust the paper width guide, it may cause paper jams. 4 Squeeze the paper width guide and slide it to the edge of the paper stack without causing it to bend. 5 When you print a document, set the paper type and size for the tray (see "Setting the paper size and type" on page 45). Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 41 4 Manual feeding in the tray The tray can hold special sizes and types of print material, such as postcards, note cards, and envelopes (see "Print media specifications" on page 106). To feed manually in the tray, click the below: See "Loading paper in the tray" on page 39. Tips on using the manual feeding in tray • If you select Paper > Source > Manual Feeder from your printer driver, you need to press OK each time you print a page. • Load only one type, size and weight of print media at time in the in the tray. • To prevent paper jams, do not add paper while printing when there is still paper in the tray. • Print media should be loaded face up with the top edge going into the tray first and be placed in the center of the tray. • To ensure printing quality and to prevent paper jams, only load the available paper (see "Print media specifications" on page 106). • Flatten any curl on postcards, envelopes, and labels before loading them into the in the tray. • When printing on special media, you must follow the loading guidelines (see "Printing on special media" on page 41). 5 Printing on special media The table below shows the special media usable in tray. To change the paper setting set in the machine, set the paper type from the Printing preferences window > Paper tab > Paper Type (see "Opening printing preferences" on page 52). • When using special media, we recommend you feed one sheet at a time (see "Print media specifications" on page 106). • Illustrations on this user’s guide may differ from your machine depending on its options or models. Check your machine type (see "Front view" on page 20). To see for paper weights for each sheet, refer to "Print media specifications" on page 106. Types Traya Plain ● Thick ● Thin ● Bond ● Color ● Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 42 (●: Supported, Blank: Not supported) Envelope Printing successfully on envelopes depends upon the quality of the envelopes. To print an envelope, place it as shown in the following figure. • When selecting envelopes, consider the following factors: - Weight: should not exceed 90 g/m2 otherwise; jams may occur. - Construction: should lie flat with less than 6 mm curl and should not contain air. - Condition: should not be wrinkled, nicked, nor damaged. - Temperature: should resist the heat and pressure of the machine during operation. • Use only well-constructed envelopes with sharp and well-creased folds. • Do not use stamped envelopes. • Do not use envelopes with clasps, snaps, windows, coated lining, selfadhesive seals, or other synthetic materials. • Do not use damaged or poorly made envelopes. CardStock ● Labels ● Envelope ● Preprinted ● Cotton ● Recycled ● Archive ● a. The paper types available manual feeding in tray. Types Traya Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 43 • Be sure the seam at both ends of the envelope extends all the way to the corner of the envelope. 1 Acceptable 2 Unacceptable • Envelopes with a peel-off adhesive strip or with more than one flap that folds over to seal must use adhesives compatible with the machine’s fusing temperature for 0.1 second about 170°C (338 °F). The extra flaps and strips might cause wrinkling, creasing, or jams, and may even damage the fuser. • For the best print quality, position margins no closer than 15 mm from the edges of the envelope. • Avoid printing over the area where the envelope’s seams meet. Labels To avoid damaging the machine, use only labels designed for use in laser printers. • When selecting labels, consider the following factors: - Adhesives: Should be stable at your machine’s fusing temperature about 170°C (338°F). - Arrangement: Only use labels with no exposed backing between them. Labels can peel off sheets that have spaces between the labels, causing serious jams. - Curl: Must lie flat with no more than 13 mm of curl in any direction. - Condition: Do not use labels with wrinkles, bubbles, or other indications of separation. • Make sure that there is no exposed adhesive material between labels. Exposed areas can cause labels to peel off during printing, which can cause paper jams. Exposed adhesive can also cause damage to machine components. Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 44 • Do not run a sheet of labels through the machine more than once. The adhesive backing is designed for only a single pass through the machine. • Do not use labels that are separating from the backing sheet or are wrinkled, bubbled, or otherwise damaged. Card stock/ Custom-sized paper • In the software application, set the margins to at least 6.4 mm (0.25 inches) away from the edges of the material. Preprinted paper When loading preprinted paper, the printed side should be facing up with an uncurled edge at the front. If you experience problems with paper feeding, turn the paper around. Note that print quality is not guaranteed. • Must be printed with heat-resistant ink that will not melt, vaporize, or release hazardous emissions when subjected to the machine’s fusing temperature for 0.1 second (about 170°C (338°F)). • Preprinted paper ink must be non-flammable and should not adversely affect machine rollers. • Before you load preprinted paper, verify that the ink on the paper is dry. During the fusing process, wet ink can come off preprinted paper, reducing print quality. Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 45 6 Setting the paper size and type After loading paper in the paper tray, set the paper size and type using the control panel buttons. To change the paper setting set in the machine, set the paper type from the Printing preferences window > Paper tab > Paper Type (see "Opening printing preferences" on page 52). It may be necessary to press OK to navigate to lower-level menus for some models. 1 Select (Menu) button on the control panel. 2 Press System Setup > Paper Setup > Paper Size or Paper Type. 3 Select the tray and the option you want. 4 Press OK to save the selection. 5 Press (Stop/Clear) to return to ready mode. If you want to use special-sized paper such as billing paper, select the Paper tab > Size > Edit... and set Custom Paper Size Settings in the Printing Preferences (see "Opening printing preferences" on page 52). 7 Using the output support The surface of the output tray may become hot if you print a large number of pages at once. Make sure that you do not touch the surface, and do not allow children near it. The printed pages stack on the output support, and the output support will help the printed pages to align. The printer sends output to the output tray by default. Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 46 Illustrations on this user’s guide may differ from your machine depending on its options or models. Check your machine type (see "Front view" on page 20). 8 Preparing originals • Do not load paper smaller than 142 x 148 mm (5.6 x 5.8 inches) or larger than 216 x 356 mm (8.5 x 14 inches). • Do not attempt to load the following s of paper, in order to prevent paper jam, low print quality and machine damage. - Carbon-paper or carbon-backed paper - Coated paper - Onion skin or thin paper - Wrinkled or creased paper - Curled or rolled paper - Torn paper • Remove all staples and paper clips before loading. • Make sure any glue, ink, or correction fluid on the paper is completely dry before loading. • Do not load originals that include different sizes or weights of paper. • Do not load booklets, pamphlets, transparencies, or documents with other unusual characteristics. Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 47 9 Loading originals You can use the scanner glass or the document feeder to load an original for copying, scanning, and sending a fax. Illustrations on this user’s guide may differ from your machine depending on its options or models. Check your machine type (see "Front view" on page 20). On the scanner glass Using the scanner glass, you can copy or scan originals. You can get the best scan quality, especially for colored or gray-scaled images. Make sure that no originals are in the document feeder. If an original is detected in the document feeder, the machine gives it priority over the original on the scanner glass. 1 Lift and open the scanner lid. Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 48 2 Place the original face down on the scanner glass. Align it with the registration guide at the top left corner of the glass. 3 Close the scanner lid. • Leaving the scanner lid open while copying may affect copy quality and toner consumption. • Dust on the scanner glass may cause black spots on the printout. Always keep it clean (see "Cleaning the machine" on page 77). • If you are copying a page from a book or magazine, lift the scanner lid until its hinges are caught by the stopper and then close the lid. If the book or magazine is thicker than 30 mm, start copying with the scanner lid open. • Be careful not to break the scanner glass. You may get hurt. • Do not put hands while closing the scanner lid. The scanner lid may fall on your hands and get hurt. • Do not look the light from inside of the scanner while copying or scanning. It is harmful to eyes. In the document feeder Using the document feeder, you can load up to 40 sheets of paper (80 g/m2, 20 lbs bond) for one job. 1 Flex or fan the edge of the paper stack to separate the pages before loading originals. Media and tray 2. Menu Overview and Basic Setup 49 2 Load the original face up into the document feeder input tray. Make sure that the bottom of the original stack matches the paper size marked on the document input tray. 3 Adjust the document feeder width guides to the paper size. Dust on the document feeder glass may cause black lines on the printout. Always keep the glass clean (see "Cleaning the machine" on page 77). 2. Menu Overview and Basic Setup 50 Basic printing For special printing features, refer to the Advanced Guide (see "Using advanced print features" on page 204). 10 Printing If you are a Mac or Linux operating systems user, refer to the Advanced Guide (see "Mac printing" on page 212 or "Linux printing" on page 214). The following Printing Preferences window is for Notepad in Windows 7. 1 Open the document you want to print. 2 Select Print from the File menu. 3 Select your machine from the Select Printer list. 4 The basic print settings including the number of copies and print range are selected within the Print window. To take advantage of the advanced printing features, click Properties or Preferences from the Print window (see "Opening printing preferences" on page 52). 5 To start the print job, click OK or Print in the Print window. Basic printing 2. Menu Overview and Basic Setup 51 11 Canceling a print job If the print job is waiting in the print queue or print spooler, cancel the job as follows: • You can access this window by simply double-clicking the machine icon ( ) in the Windows task bar. • You can also cancel the current job by pressing (Stop/Clear) on the control panel. Basic printing 2. Menu Overview and Basic Setup 52 12 Opening printing preferences • The Printing Preferences window that appears in this user’s guide may differ depending on the machine in use. • When you select an option in Printing Preferences, you may see a warning mark or . An mark means you can select that certain option but it is not recommended, and an mark means you cannot select that option due to the machine’s setting or environment. 1 Open the document you want to print. 2 Select Print from the file menu. The Print window appears. 3 Select your machine from the Select Printer. 4 Click Properties or Preferences. You can check the machine’s current status pressing the Printer Status button (see "Using Samsung Printer Status" on page 247). Basic printing 2. Menu Overview and Basic Setup 53 Using a favorite setting The Presets option, which is visible on each preferences tab except for the Samsung tab, allows you to save the current preferences for future use. To save a Presets item, follow these steps: 1 Change the settings as needed on each tab. 2 Enter a name for the item in the Presets input box. 3 Click (Add). When you save Presets, all current driver settings are saved. Select more options and click (Update), settings will be added to the Presets you made. To use a saved setting, select it from the Presets dropdown list. The machine is now set to print according to the settings you have selected.To delete saved settings, select it from the Presets dropdown list and click (Delete). You can also restore the printer driver’s default settings by selecting Default Preset from the Presets drop-down list. 13 Using help Click the option you want to know on the Printing Preferences window and press F1 on your keyboard. Basic printing 2. Menu Overview and Basic Setup 54 14 Eco printing The Eco function cuts toner consumption and paper usage. The Eco function allows you to save print resources and lead you to eco-friendly printing. If you press the Eco button from the control panel, eco mode is enabled. The default setting of Eco mode is Multiple Pages per Side (2) and Toner Save. Setting Eco mode on the control panel If your has machine for +/- buttons on the control panel or the machine is not supported network (see "Control panel overview" on page 23): You can set the machine’s settings by using the Device Settings in Samsung Easy Printer Manager program. • For Windows and Mac users, see "Device Settings" on page 246. • Accessing menus may differ from model to model (see "Accessing the menu" on page 31). • It may be necessary to press OK to navigate to lower-level menus for some models. 1 Select (Menu) > System Setup > Machine Setup > Eco Settings on the control panel. 2 Select the option you want and press OK. • Default Mode: Select this to turn on or off the eco mode. (Toner save/2-up) - Off: Set the eco mode off. - On: Set the eco mode on. If you set the eco mode on with a password from the SyncThru™ Web Service (Settings tab > Machine Settings > System > Eco > Settings) or Samsung Easy Printer Manager (Device Settings > Eco), the On force message appears. You have to enter the password to change the eco mode status. • Select Temp.: Follow the settings from Syncthru™ Web Service or Samsung Easy Printer Manager. Before you select this item, you must set the eco function in SyncThru™ Web Service (Settings tab > Machine Settings > System > Eco > Settings) or Samsung Easy Printer Manager (Device Settings > Eco). - Default Eco: The machine is set to Default Eco mode. - Custom Eco: Change any necessary values. 3 Press OK to save the selection. Basic printing 2. Menu Overview and Basic Setup 55 Setting eco mode on the driver Open the Eco tab to set Eco mode. When you see the eco image ( ), that means the eco mode is currently enabled. Eco options • Printer Default: Follows the settings from the machine's control panel. • None: Disables Eco mode. • Eco Printing: Enables eco mode. Activate the various Eco items you want to use. • Password: If the administrator fixed to enable the Eco mode, you have to enter the password to change the status. Result simulator Result Simulator shows the results of reduced emission of carbon dioxide, used electricity, and the amount of saved paper in accordance with the settings you selected. • The results are calculated on the basis that the total number of printed paper is one hundred without a blank page when the Eco mode is disabled. • Refers to the calculation coefficient about CO2, energy, and paper from IEA, the index of Ministry of Internal Affairs and Communication of Japan and www.remanufacturing.org.uk. Each model has a different index. • The power consumption in printing mode refers to the average printing power consumption of this machine. • The actual amount displayed is only an estimate as the actual amount may differ depending on the operating system used, computing performance, application software, connection method, media type [thickness], media size, job complexity, etc. 2. Menu Overview and Basic Setup 56 Basic copying • For special printing features, refer to the Advanced Guide (see "Copy menu" on page 180). • Accessing menus may differ from model to model (see "Accessing the menu" on page 31 or "Control panel overview" on page 23). • Depending on models or options, some menus may not be supported (see "Features by models" on page 7). 15 Basic copy 1 Select (copy) > (Menu) > Copy Feature on the control panel. Or select (Menu) > Copy Feature on the control panel. 2 Place a single document (see "Loading originals" on page 47). 3 If you want to customize the copy settings including Reduce/Enlarge, Darkness, Original, and more by using the control panel buttons (see "Changing the settings for each copy" on page 57). 4 Enter the number of copies using the arrow or number keypad, if necessary. 5 Press (Start). Basic copying 2. Menu Overview and Basic Setup 57 If you need to cancel the copying job during the operation, press (Stop/ Clear) and the copying will stop. 16 Changing the settings for each copy Your machine provides default settings for copying so that you can quickly and easily make a copy. However, if you want to change the options for each copy, use the copy function buttons on the control panel. • If you press (Stop/Clear) while setting the copy options, all of the options you have set for the current copy job will be canceled and returned to their default status. Or, they will automatically return to their default status after the machine completes the copy in progress. • Accessing menus may differ from model to model (see "Accessing the menu" on page 31). • It may be necessary to press OK to navigate to lower-level menus for some models. Darkness If you have an original containing faint marking and dark images, you can adjust the brightness to make a copy that is easier to read. 1 Select (copy) > (Menu) > Copy Feature > Darkness on the control panel. Or select Darkness button on the control panel. 2 Select the option you want and press OK. For example, the Light+5 being the lightest, and the Dark+5 being the darkest. 3 Press (Stop/Clear) to return to ready mode. Original The original setting is used to improve the copy quality by selecting the document for the current copy job. 1 Select (copy) > (Menu) > Copy Feature > Original Type on the control panel. Or select (Menu) > Copy Feature > Original Type on the control panel. 2 Select the option you want and press OK. Basic copying 2. Menu Overview and Basic Setup 58 • Text: Use for originals containing mostly text. • Text/Photo: Use for originals with mixed text and photographs. If texts in the printout is blurry, select Text to get the clear texts. • Photo: Use when the originals are photographs. 3 Press (Stop/Clear) to return to ready mode. Reduced or enlarged copy You can reduce or enlarge the size of a copied image from 25% to 400% when you copy original documents from the scanner glass. • This feature may not be available depending on model or optionalgoods (see "Variety feature" on page 9). • If the machine set to Eco mode, reduce and enlarge features are notavailable. To select from the predefined copy sizes 1 Select (copy) > (Menu) > Copy Feature > Reduce/Enlarge on the control panel. Or select (Menu) > Copy Feature > Reduce/Enlarge on the control panel. 2 Select the option you want and press OK. 3 Press (Stop/Clear) to return to ready mode. To scale the copy by directly entering the scale rate 1 Select (copy) > (Menu) > Copy Feature > Reduce/Enlarge > Custom on the control panel. Or select (Menu) > Copy Feature > Reduce/Enlarge on the control panel. 2 Enter the copy size you want using the numeric keypad. 3 Press OK to save the selection. 4 Press (Stop/Clear) to return to ready mode. When you make a reduced copy, black lines may appear at the bottom of your copy. Basic copying 2. Menu Overview and Basic Setup 59 17 ID card copying Your machine can print 2-sided originals on one sheet. The machine prints one side of the original on the upper half of the paper and the other side on the lower half without reducing the size of the original. This feature is helpful for copying a small-sized item such as business card. • The original must be placed on the scanner glass to use this feature. • If the machine set to Eco mode, this feature is not available. • For better image quality, Select (copy) > (Menu) > Copy Feature > Original Type > Photo on the control panel or (Menu) > Copy Feature > Original Type > Photo. 1 Press ID Copy on the control panel. 2 Place the front side of an original facing down on the scanner glass where arrows indicate as shown. Then, close the scanner lid. 3 Place Front Side and Press [Start] appears on the display. 4 Press Start. Your machine begins scanning the front side and shows Place Back Side and Press [Start]. Basic copying 2. Menu Overview and Basic Setup 60 5 Turn the original over and place it on the scanner glass where arrows indicate as shown. Then, close the scanner lid. 6 Press Start. • If you do not press the (Start) button, only the front side will be copied. • If the original is larger than the printable area, some portions may not be printed. 2. Menu Overview and Basic Setup 61 Basic scanning For special scanning features, refer to the Advanced Guide (see "Scan features" on page 216). 18 Basic Scanning This is the normal and usual procedure for scanning originals. This is a basic scanning method for USB-connected machine. • It may be necessary to press OK to navigate to lower-level menus for some models. • If you want to scan using the network, refer to the Advanced Guide (see "Scanning from network connected machine" on page 217). 1 Place a single document face down on the document glass, or load the documents face up into the document feeder (see "Loading originals" on page 47). 2 Select (scan) > Scan to PC on the control panel. OR Press Scan to on the control panerl. If you see Not Available message, check the port connection, or select Enable Scan from Device Panel in Samsung Easy Printer Manager > Switch to advanced mode > Scan to PC Settings. 3 Select the scan destination you want and press OK. Default setting is My Documents. • You can create and save the frequently used settings as a profile list. Also you can add and delete the profile and save each profile to a different path. • To change the Samsung Easy Printer Manager > Switch to advanced mode > Scan to PC Settings. 4 Select the option you want and press OK. 5 Scanning begins. Scanned image is saved in computer’s C:\Users\users name\My Documents. The saved folder may differ, depending on your operating system or the application you are using. 2. Menu Overview and Basic Setup 62 Basic faxing • This function is not supported for M207x series (see "Control panel overview" on page 23). • For special faxing features, refer to the Advanced Guide (see "Fax features" on page 225). • You cannot use this machine as a fax via the internet phone. For more information ask your internet service provider. • We recommend using traditional analog phone services (PSTN: Public Switched Telephone Network) when connecting telephone lines to use a fax machine. If you use other Internet services (DSL, ISDN, VolP), you can improve the connection quality by using the Micro-filter. The Micro-filter eliminates unnecessary noise signals and improves connection quality or Internet quality. Since the DSL Micro-filter is not provided with the machine, contact your Internet service provider for use on DSL Microfilter. 1 Line port 2 Micro filter 3 DSL modem / Telephone line (see "Rear view" on page 22). 19 Preparing to fax Before you send or receive a fax, you need to connect the supplied line cord to your telephone wall jack (see "Rear view" on page 22). Refer to the Quick Installation Guide how to make a connection. The method of making a telephone connection is different from one country to another. 20 Sending a fax When you place the originals, you can use either the document feeder or the scanner glass. If the originals are placed on both the document feeder and the scanner glass, the machine will read the originals on the document feeder first, which has higher priority in scanning. 1 Place a single document face down on the document glass, or load the documents face up into the document feeder (see "Loading originals" on page 47). 2 Select (fax) on the control panel. 3 Adjust the resolution and the darkness to suit your fax needs (see "Adjusting the document settings" on page 64). Basic faxing 2. Menu Overview and Basic Setup 63 4 Enter the destination fax number (see "Keypad letters and numbers" on page 197). 5 Press (Start) on the control panel. The machine starts to scan and send the fax to the destinations. • If you want to send a fax directly from your computer, use Samsung Network PC Fax (see "Sending a fax in the computer" on page 226). • When you want to cancel a fax job, press (Stop/Clear) before the machine starts transmission. • If you used the scanner glass, the machine shows the message asking to place another page. Sending a fax manually Perform the following to send a fax using (On Hook Dial) on the control panel. 1 Place a single document face down on the document glass, or load the documents face up into the document feeder (see "Loading originals" on page 47). 2 Select (fax) on the control panel. 3 Adjust the resolution and the darkness to suit your fax needs (see "Adjusting the document settings" on page 64). 4 Press (On Hook Dial) on the control panel. 5 Enter a fax number using the number keypad on the control panel. 6 Press (Start) on the control panel when you hear a high-pitched fax signal from the remote fax machine. Sending a fax to multiple destinations You can use the multiple send feature, which allows you to send a fax to multiple locations. Originals are automatically stored in memory and sent to a remote station. After transmission, the originals are automatically erased from memory. You cannot send faxes with this feature if you chosen super fine as an option or if the fax is in color. 1 Place a single document face down on the document glass, or load the documents face up into the document feeder (see "Loading originals" on page 47). 2 Select (fax) on the control panel. 3 Adjust the resolution and the darkness to suit your fax needs (see "Adjusting the document settings" on page 64). 4 Select (Menu) > Fax Feature > Multi Send on the control panel. Basic faxing 2. Menu Overview and Basic Setup 64 5 Enter the number of the first receiving fax machine and press OK. You can press speed dial numbers or select a group dial number using the (Address book) button. 6 Enter the second fax number and press OK. The display asks you to enter another fax number to send the document. 7 To enter more fax numbers, press OK when Yes appears and repeat steps 5 and 6. • You can add up to 10 destinations. • Once you have entered a group dial number, you cannot enter another group dial number. 8 When you have finished entering fax numbers, select No at the Another No.? prompt and press OK. The machine begins sending the fax to the numbers you entered in the order in which you entered them. Multi send report is printed after sending faxes. 21 Receiving a fax Your machine is preset Fax mode at the factory. When you receive a fax, the machine answers the call on a specified number of rings and automatically receives the fax. 22 Adjusting the document settings Before starting a fax, change the following settings according to your original’s status to get the best quality. It may be necessary to press OK to navigate to lower-level menus for some models. Resolution The default document settings produce good results when using typical textbased originals. However, if you send originals that are of poor quality, or contain photographs, you can adjust the resolution to produce a higher quality fax. Basic faxing 2. Menu Overview and Basic Setup 65 1 Select (fax) > (Menu) > Fax Feature > Resolution on the control panel. 2 Select the option you want and press OK. • Standard: Originals with normal sized characters. • Fine: Originals containing small characters or thin lines or originals printed using a dot-matrix printer. • Super Fine: Originals containing extremely fine detail. Super Fine mode is enabled only if the machine with which you are communicating also supports the Super Fine resolution. • For memory transmission, Super Fine mode is not available. The resolution setting is automatically changed to Fine. • When your machine is set to Super Fine resolution and the fax machine with which you are communicating does not support Super Fine resolution, the machine transmits using the highest resolution mode supported by the other fax machine. • Photo Fax: Originals containing shades of gray or photographs. • Color Fax: Original with colors. • Memory transmission is not available in this mode. • You can only send a color fax if the machine you are communicating with supports color fax reception and you send the fax manually. 3 Press (Stop/Clear) to return to ready mode. Darkness You can select the degree of darkness of the original document. The darkness setting is applied to the current fax job. To change the default setting (see "Fax menu" on page 182). 1 Select (fax) > (Menu) > Fax Feature > Darkness on the control panel. 2 Select a darkness level you want. 3 Press (Stop/Clear) to return to ready mode. 3. Maintenance This chapter provides information about purchasing supplies, accessories and maintenance parts available for your machine. • Ordering supplies and accessories 67 • Available supplies 68 • Storing the toner cartridge 69 • Redistributing toner 71 • Toner cartridge 73 • Monitoring the supplies life 75 • Setting the toner low alert 76 • Cleaning the machine 77 • Tips for moving & storing your machine 83 3. Maintenance 67 Ordering supplies and accessories Available accessories may differ from country to country. Contact your sales representatives to obtain the list of available supplies, and maintenance parts. To order Samsung-authorized supplies, accessories, and maintenance parts, contact your local Samsung dealer or the retailer where you purchased your machine. You can also visit www.samsung.com/supplies, and then select your country/region to obtain the contact information for service. 3. Maintenance 68 Available supplies When supplies reach the end of their life spans, you can order the followings of supplies for your machine: Depending on the options, percentage of image area and job mode used, the toner cartridge’s lifespan may differ. When purchasing new toner cartridges or other supplies, these must be purchased in the same country as the machine you are using. Otherwise, new toner cartridges or other supplies will be incompatible with your machine due to different configurations of toner cartridges and other supplies according to the specific country conditions. Samsung does not recommend using non-genuine Samsung toner cartridge such as refilled or remanufactured toner. Samsung cannot guarantee non-genuine Samsung toner cartridge's quality. Service or repair required as a result of using non-genuine Samsung toner cartridges will not be covered under the machine’s warranty. Type Average yielda a. Declared yield value in accordance with ISO/IEC 19752. The number of pages may be affected by operating environment, printing interval, graphics, media type and media size. Part name Toner cartridge Approx. 1,000 pages MLT-D111S 3. Maintenance 69 Storing the toner cartridge Toner cartridges contain components that are sensitive to light, temperature and humidity. Samsung suggests users follow these recommendations to ensure optimal performance, highest quality, and longest life from your new Samsung toner cartridge. Store this cartridge in the same environment in which the printer will be used. This should be in controlled temperature and humidity conditions. The toner cartridge should remain in its original and unopened package until installation – if original packaging is not available, cover the top opening of the cartridge with paper and store in a dark cabinet. Opening the cartridge package prior to use dramatically shortens its useful shelf and operating life. Do not store on the floor. If the toner cartridge is removed from the printer, follow the instructions below to store the toner cartridge properly. • Store the cartridge inside the protective bag from the original package. • Store lying flat (not standing on end) with the same side facing up as if it were installed in the machine. • Do not store consumables in any of the following conditions: - Temperature greater than 40°C (104°F). - Humidity range less than 20% or greater than 80%. - An environment with extreme changes in humidity or temperature. - Direct sunlight or room light. - Dusty places. - A car for a long period of time. - An environment where corrosive gases are present. - An environment with salty air. 1 Handling instructions • Do not touch the surface of the photoconductive drum in the cartridge. • Do not expose the cartridge to unnecessary vibrations or shock. • Never manually rotate the drum, especially in the reverse direction; this can cause internal damage and toner spillage. 2 Toner cartridge usage Samsung Electronics does not recommend or approve the use of non-Samsung brand toner cartridges in your printer including generic, store brand, refilled, or remanufactured toner cartridges. Samsung’s printer warranty does not cover damage to the machine caused by the use of a refilled, remanufactured, or non-Samsung brand toner cartridges. Storing the toner cartridge 3. Maintenance 70 3 Estimated cartridge life Estimated cartridge life (the life of the toner cartridge yield) depends on the amount of toner that print jobs require. The actual print yield may vary depending on the print density of the pages you print on, operating environment, percentage of image area, printing interval, media type and/or media size. For example, if you print a lot of graphics, the consumption of the toner is higher and you may need to change the cartridge more often. 3. Maintenance 71 Redistributing toner When the toner cartridge is near the end of its life: • White streaks or light printing occurs and/or density variation side to side. • The Status LED blinks red. If this happens, you can temporarily improve print quality by redistributing the remaining toner in the cartridge. In some cases, white streaks or light printing will still occur even after you have redistributed the toner. Illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on the model and options installed. Check your machine type (see "Front view" on page 20). • To prevent damage to the toner cartridge, do not expose it to light for more than a few minutes. Cover it with a piece of paper, if necessary. • Do not touch the green area of the toner cartridge. Use the handle on the cartridge to avoid touching this area. • Do not use sharp objects such as a knife or scissors to open the toner cartridge package. They might scratch the drum of the cartridge. • If toner gets on your clothing, wipe it off with a dry cloth and wash clothing in cold water. Hot water sets toner into fabric. • When opening a scan unit, hold the document feeder and scan unit together. Redistributing toner 3. Maintenance 72 2 1 3. Maintenance 73 Replacing the toner cartridge 4 Toner cartridge Click this link to open an animation about replacing a toner cartridge. • Shake the toner cartridge thoroughly, it will increase the initial print quality. • Illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on the model and options installed. Check your machine type (see "Front view" on page 20). • To prevent damage to the toner cartridge, do not expose it to light for more than a few minutes. Cover it with a piece of paper, if necessary. • Do not touch the green area of the toner cartridge. Use the handle on the cartridge to avoid touching this area. • Do not use sharp objects such as a knife or scissors to open the toner cartridge package. They might scratch the drum of the cartridge. • If toner gets on your clothing, wipe it off with a dry cloth and wash clothing in cold water. Hot water sets toner into fabric. • When opening a scan unit, hold the document feeder and scan unit together. When a toner cartridge has reached the end of life, the machine will stop printing. Replacing the toner cartridge 3. Maintenance 74 3. Maintenance 75 Monitoring the supplies life If you experience frequent paper jams or printing problems, check the number of pages the machine has printed or scanned. Replace the corresponding parts, if necessary. 1 Select (Menu) > System Setup > Report > Supplies Info. on the control panel. 2 Select the option you want and press OK. • Total: Displays the total number of pages printed. • ADF Scan: Displays the number of pages printed by using the document feeder. • Platen Scan: Displays the number of pages scanned by using scanner glass. • Supplies Info.: Prints the supply information page. 3 Press (Stop/Clear) to return to ready mode. 3. Maintenance 76 Setting the toner low alert If the amount of toner in the cartridge is low, a message or LED informing the user to change the toner cartridge appears. You can set the option for whether or not this message or LED appears. • Accessing menus may differ from model to model (see "Accessing the menu" on page 31). • It may be necessary to press OK to navigate to lower-level menus for some models. • You can set the machine’s settings by using the Device Settings in Samsung Easy Printer Manager program. - For Windows and Mac users, you set from Samsung Easy Printer Manager > (Switch to advanced mode) > Device Settings. 1 Select (Menu) > System Setup > Maintenance > TonerLowAlert on the control panel. 2 Select the option you want. 3 Press OK to save the selection. 3. Maintenance 77 Cleaning the machine If printing quality problems occur or if you use your machine in a dusty environment, you need to clean your machine regularly to keep it in the best printing condition and use your machine longer. • Cleaning the cabinet of the machine with cleaning materials containing large amounts of alcohol, solvents, or other strong substances can discolor or distort the cabinet. • If your machine or the surrounding area is contaminated with toner, we recommend you use a cloth or tissue dampened with water to clean it. If you use a vacuum cleaner, toner blows in the air and might be harmful to you. 5 Cleaning the outside Clean the machine cabinet with a soft, lint-free cloth. Dampen the cloth slightly with water, but be careful not to let any water drip onto or into the machine. Cleaning the machine 3. Maintenance 78 6 Cleaning the inside During the printing process, paper, toner, and dust particles can accumulate inside the machine. This buildup can cause print quality problems, such as toner specks or smearing. Cleaning the inside of the machine clears and reduces these problems. • To prevent damage to the toner cartridge, do not expose it to light for more than a few minutes. Cover it with a piece of paper, if necessary. • Do not touch the green area of the toner cartridge. Use the handle on the cartridge to avoid touching this area. • Use a dry lint free cloth when cleaning the inside of the machine, be careful not to damage the transfer roller or any other inside parts. Do not use solvents such as benzene or thinner. Printing quality problems can occur and cause damage to the machine. • Use a dry lint-free cloth to clean the machine. • Turn the machine off and unplug the power cord. Wait for the machine to cool down. If your machine has a power switch, turn the power switch off before cleaning the machine. • Illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on the model and options installed. Check your machine type (see "Front view" on page 20). • When opening a scan unit, hold the document feeder and scan unit together. Cleaning the machine 3. Maintenance 79 2 1 Cleaning the machine 3. Maintenance 80 7 Cleaning the pickup roller • Turn the machine off and unplug the power cord. Wait for the machine to cool down. If your machine has a power switch, turn the power switch off before cleaning the machine. • Illustrations on this user’s guide may differ from your machine depending on its options or models. Check your machine type (see "Front view" on page 20). Cleaning the machine 3. Maintenance 81 8 Cleaning the scan unit Keeping the scan unit clean helps ensure the best possible copies. We suggest that you clean the scan unit at the start of each day and during the day as needed. • Turn the machine off and unplug the power cord. Wait for the machine to cool down. If your machine has a power switch, turn the power switch off before cleaning the machine. • Illustrations on this user’s guide may differ from your machine depending on its options or models. Check your machine type (see "Front view" on page 20). 1 Slightly dampen a soft, lint-free cloth or paper towel with water. 2 Lift and open the scanner lid. Cleaning the machine 3. Maintenance 82 3 Wipe the surface of the scanner until it is clean and dry. 1 Scanner lid 2 Scanner glass 3 Document feeder glass 4 White Sheet 4 Close the scanner lid. 1 2 4 3 3. Maintenance 83 Tips for moving & storing your machine • When moving the machine, do not tilt or turn it upside down. Otherwise, the inside of the machine may be contaminated by toner, which can cause damage to the machine or reduce print quality. • When moving the machine, make sure at least two people are holding the machine securely. 4. Troubleshooting This chapter gives helpful information for what to do if you encounter an error. • Tips for avoiding paper jams 85 • Clearing original document jams 86 • Clearing paper jams 91 • Understanding the status LED 95 • Understanding display messages 98 This chapter gives helpful information for what to do if you encounter an error. If your machine has a display screen, check the message on the display screen first to solve the error.If you cannot find a solution to your problem in this chapter, refer to the Troubleshooting chapter in the Advanced Guide (see "Troubleshooting" on page 249).If you cannot find a solution in the User's Guide or the problem persists, call for service. 4. Troubleshooting 85 Tips for avoiding paper jams By selecting the correct media s, most paper jams can be avoided. To avoid paper jams, refer to the following guidelines: • Ensure that the adjustable guides are positioned correctly (see "Tray overview" on page 38). • Do not remove paper from the tray while your machine is printing. • Flex, fan, and straighten paper before loading. • Do not use creased, damp, or highly curled paper. • Do not mix papers in a tray. • Use only recommended print media (see "Print media specifications" on page 106). 4. Troubleshooting 86 Clearing original document jams When an original document jams in the document feeder, a warning message appears on the display. To avoid tearing the document, remove the jammed document slowly and carefully. To prevent document jams, use the scanner glass for thick, thin or mixed paper- originals. Clearing original document jams 4. Troubleshooting 87 1 Original paper jam in front of scanner • Illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on the model and options installed. Check your machine type (see "Front view" on page 20). • This troubleshooting may not be available depending on model or optional goods (see "Variety feature" on page 9). Clearing original document jams 4. Troubleshooting 88 2 Original paper jam inside of scanner • Illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on the model and options installed. Check your machine type (see "Front view" on page 20). • This troubleshooting may not be available depending on model or optional goods (see "Variety feature" on page 9). Clearing original document jams 4. Troubleshooting 89 Clearing original document jams 4. Troubleshooting 90 3 Original paper jam in exit area of scanner • Illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on the model and options installed. Check your machine type (see "Front view" on page 20). • This troubleshooting may not be available depending on model or optional goods (see "Front view" on page 20). 1 Remove any remaining pages from the document feeder. 2 Gently remove the jammed paper from the document feeder. 4. Troubleshooting 91 Clearing paper jams To avoid tearing the paper, pull the jammed paper out slowly and gently. 4 In tray Click this link to open an animation about clearing a jam. Illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on the model and options installed. Check your machine type (see "Front view" on page 20). Clearing paper jams 4. Troubleshooting 92 5 Inside the machine Click this link to open an animation about clearing a jam. • The fuser area is hot. Take care when removing paper from the machine. • Illustrations in this user’s guide may differ from your machine depending on the model and options installed. Check your machine type (see "Front view" on page 20). Clearing paper jams 4. Troubleshooting 93 2 1 Clearing paper jams 4. Troubleshooting 94 If you do not see the paper in this area, stop and go to next step: 4. Troubleshooting 95 Understanding the status LED The color of the LED indicates the machine's current status. • Some LEDs may not be available depending on model or country (see "Control panel overview" on page 23). • To resolve the error, look at the error message and its instructions from the troubleshooting part (see "Understanding display messages" on page 98). • If the problem persists, call a service representative. Understanding the status LED 4. Troubleshooting 96 LED Status Description Status Off The machine is off-line. Green Blinking When the backlight blinks, the machine is receiving or printing data. On • The machine is on-line and can be used. Red Blinking • A minor error has occurred and the machine is waiting for the error to be cleared. Check the display message. When the problem is cleared, the machine resumes. • Small amount of toner is left in the cartridge. The estimated cartridge lifea of toner is close. Prepare a new cartridge for replacement. You may temporarily increase the printing quality by redistributing the toner (see "Redistributing toner" on page 71).b On • A toner cartridge has almost reached its estimated cartridge lifea . It is recommended to replace the toner cartridge (see "Toner cartridge" on page 73). • The cover is opened. Close the cover. • There is no paper in the tray when receiving or printing data. Load paper in the tray. • The machine has stopped due to a major error. Check the display message (see "Understanding display messages" on page 98). • A paper jam has occurred (see "Clearing paper jams" on page 91). Blue Blinking The machine is connecting to a wireless network. On The machine is connected to a wireless network (see "Wireless network setup" on page 148). Orange Blinking Small amount of toner is left in the cartridge. The estimated cartridge lifea of toner is close. Prepare a new cartridge for replacement.You may temporarily increase the printing quality by redistributing the toner (see "Redistributing toner" on page 71) On A toner cartridge has almost reached its estimated cartridge lifea . It is recommended to replace the toner cartridge (see "Toner cartridge" on page 73). Understanding the status LED 4. Troubleshooting 97 ( Power/ Wakeup ) Blue On The machine is in power save mode. Off The machine is in ready mode or machine’s power is off. Eco Green On Eco mode is on. The default setting of Eco mode is 2-up and toner save. Off Eco mode is off. a. Estimated cartridge life means the expected or estimated toner cartridge life, which indicates the average capacity of print-outs and is designed pursuant to ISO/IEC 19752. The number of pages may be affected by operating environment, percentage of image area, printing interval, graphics, media and media size. Some amount of toner may remain in the cartridge even when red LED is on and the printer stops printing. b. Some LEDs may not be available depending on model or country (see "Control panel overview" on page 23). LED Status Description 4. Troubleshooting 98 Understanding display messages Messages appear on the control panel display to indicate the machine’s status or errors. Refer to the tables below to understand the messages’ and their meaning, and correct the problem, if necessary. • If a message is not in the table, reboot the power and try the printing job again. If the problem persists, call a service representative. • When you call for service, provide the service representative with the contents of display message. • Some messages may not appear depending on the model and options installed. • [error number] indicates the error number. 6 Paper Jam-related messages Message Meaning Suggested solutions Document jam. Remove jam The loaded original document has jammed in the document feeder. Clear the jam (see "Clearing original document jams" on page 86). Jam or empty Door open&close • Paper has jammed in the paper feed area. • There is no paper in tray. • Clear the jam (see "In tray" on page 91). • Load paper in tray (see "Loading paper in the tray" on page 39). Paper Jam inside machine Paper has jammed in the inside machine. Clear the jam (see "Inside the machine" on page 92). Understanding display messages 4. Troubleshooting 99 7 Toner-related messages Message Meaning Suggested solutions Install Toner Cartridge A toner cartridge is not installed. Install a toner cartridge. Not Compatible Toner cartridge The toner cartridge you have installed is not for your machine. Install a Samsung-genuine toner cartridge, designed for your machine. Prepare new cartridge Small amount of toner is left in the indicated cartridge. The estimated cartridge life of toner is close. Prepare a new cartridge for a replacement. You may temporarily increase the printing quality by redistributing the toner (see "Redistributing toner" on page 71). Understanding display messages 4. Troubleshooting 100 Replace new cartridge The indicated toner cartridge has almost reached its estimated cartridge life. Estimated cartridge life means the expected or estimated toner cartridge life, which indicates the average capacity of print-outs and is designed pursuant to ISO/IEC 19752 (see "Available supplies" on page 68). The number of pages may be affected by operating environment, percentage of image area, printing interval, media, percentage of image area, and media size. Some amount of toner may remain in the cartridge even when replace new cartridge appears and the machine stops printing. • You can choose Stop or Continue as shown on the control panel. If you select Stop, the printer stops printing and you cannot print any more without changing the cartridge. If you select Continue, the printer keeps printing but the printing quality cannot be guaranteed. • Replace the toner cartridge for the best print quality when this message appears. Using a cartridge beyond this stage can result in printing quality issues (see "Toner cartridge" on page 73). Samsung does not recommend using a non-genuine Samsung toner cartridge such as refilled or remanufactured. Samsung cannot guarantee a non-genuine Samsung toner cartridge's quality. Service or repair required as a result of using non-genuine Samsung toner cartridges will not be covered under the machine warranty. The indicated toner cartridge has reached its estimated cartridge life. The machine might stop printing. Replace the toner cartridge (see "Toner cartridge" on page 73). Message Meaning Suggested solutions Understanding display messages 4. Troubleshooting 101 8 Tray-related messages 9 Network-related messages 10 Misc. messages Message Meaning Suggested solutions Jam or empty Door open&close • Paper has jammed in the paper feed area. • There is no paper in tray. • Clear the jam (see "In tray" on page 91). • Load paper in tray (see "Loading paper in the tray" on page 39). Message Meaning Suggested solutions Network Problem: IP Conflict The network IP address you have set is being used by someone else. Check the IP address and reset it if necessary (see "Printing a network configuration report" on page 137). #S6-3210 Wireless module is not installed. Turn off then on. Message Meaning Suggested solutions Door Open Close it The cover is not securely latched. Close the cover until it locks into place. Understanding display messages 4. Troubleshooting 102 Door of scanner is open. The document feeder cover is not securely latched. Close the cover until it locks into place. Error [error number] Turn off then on The machine unit cannot be controlled. Reboot the power and try the printing job again. If the problem persists, please call for service. Error [error number] Call for service Scanner Locked The scanner is locked. Reboot the power. If the problem persists, please call for service. Message Meaning Suggested solutions 5. Appendix This chapter provides product specifications and information concerning applicable regulations. • Specifications 104 • Regulatory information 113 • Copyright 126 5. Appendix 104 Specifications 1 General specifications The specification values listed below are subject to change without notice. See www.samsung.com for possible changes in information. Items Description Dimensiona Width x Length x Height M207x series M207xW series 406 x 359.6x 253 mm (15.98 x 14.16 x 9.96 inches) M207xF series / M207xFW series M207xFH series / M207xHW series 406 x 359.6x 308.7mm (15.98 x 14.16 x 12.15 inches) Weighta Machine with consumables M207x series M207xW series 7.4 Kg (16.31 lbs) M207xF series / M207xFW series M207xFH series / M207xHW series 8.47 Kg (18.67lbs) Noise Levelb Ready mode Less than 26 dB (A) Print mode Less than 50 dB (A) Copy mode Scanner glass Less than 50 dB (A) Document feeder Less than 53 dB (A) Scan mode Scanner glass Less than 52 dB (A) Document feeder Less than 54 dB (A) Specifications 5. Appendix 105 Temperature Operation 10 to 32°C (50 to 89.6°F) Storage (packed) -20 to 40°C (-4 to 104°F) Humidity Operation 20 to 80% RH Storage (packed) 10 to 90% RH Power ratingc 110 volt models AC 110 - 127 V 220 volt models AC 220 - 240 V Power consumption Average operating mode Less than 310 W Ready mode Less than 30 W Power save moded • M207x series: Less than 1.5 W • M207xW series: Less than 2.1 W ( Wi-Fi Direct off :Less than 1.8 W ) • M207xF series / M207xFH series: Less than 1.9 W • M207xFW series / M207xHW series: Less than 2.5 W ( Wi-Fi Direct off :Less than 2.3 W ) Power off modee Less than 0.45 W Wirelessf Module T77H262/SPW-B4319S a. Dimensions and weight are measured without a handset and other accessories. b. Sound Pressure Level, ISO 7779. Configuration tested: basic machine installation, A4 paper, simplex printing. c. See the rating label on the machine for the correct voltage (V), frequency (hertz) and of current (A) for your machine. d. The power consumption of power save mode may be affected by machine's status, setting conditions, operating environment. e. Power consumption can be completely avoided only when the power cable is not connected. f. Wireless models only (see "Features by models" on page 7). Items Description Specifications 5. Appendix 106 2 Print media specifications Type Size Dimensions Print media weight/Capacitya Tray Manual feeding in trayb Plain Letter 216 x 279 mm (8.5 x 11 inches) 71 to 85 g/m2 (19 to 23 lbs bond) • 150 sheets of 80 g/m2 (21 lbs bond) 71 to 85 g/m2 (19 to 23 lbs bond) Legal 216 x 356 mm (8.5 x 14 inches) • 1 sheet Folio 216 x 330 mm (8.5 x 13 inches) A4 210 x 297 mm (8.27 x 11.69 inches) Oficio 216 x 343 mm (8.5 x 13.5 inches) B5(JIS) 182 x 257 mm (7.17 x 10.12 inches) B5(ISO) 176 x 250 mm (6.93 x 9.84 inches) Executive 184 x 267 mm (7.25 x 10.5 inches) A5 148 x 210 mm (5.83 x 8.27 inches) Envelope Monarch Envelope 98 x 191 mm (3.87 x 7.5 inches) 75 to 90 g/m2 (20 to 24 lbs bond) • 10 sheets 75 to 90 g/m2 (20 to 24 lbs bond) No. 10 Envelope 105 x 241 mm (4.12 x 9.5 inches) • 1 sheet DL Envelope 110 x 220 mm (4.33 x 8.66 inches) C5 Envelope 162 x 229 mm (6.38 x 9.02 inches) Specifications 5. Appendix 107 Thick Refer to the Plain section Refer to the Plain section 86 to 120 g/m2 (23 to 32 lbs bond) • 50 sheets of 120 g/m2 (32 lbs bond) 86 to 120 g/m2 (23 to 32 lbs bond) • 1 sheet Thin Refer to the Plain section Refer to the Plain section 60 to 70 g/m2 (16 to 19 lbs bond) • 160 sheets of 60 g/m2 (16 lbs bond) 60 to 70 g/m2 (16 to 19 lbs bond) • 1 sheet Cotton Refer to the Plain section Refer to the Plain section 75 to 90 g/m2 (20 to 24 lbs bond) • 150 sheets of 80 g/m2 (21 lbs bond) 75 to 90 g/m2 (20 to 24 lbs bond) • 1 sheet Colored Refer to the Plain section Refer to the Plain section 75 to 90 g/m2 (20 to 24 lbs bond) • 150 sheets of 80 g/m2 (21 lbs bond) 75 to 90 g/m2 (20 to 24 lbs bond) • 1 sheet Preprinted Refer to the Plain section Refer to the Plain section 75 to 90 g/m2 (20 to 24 lbs bond) • 150 sheets of 80 g/m2 (21 lbs bond) 75 to 90 g/m2 (20 to 24 lbs bond) • 1 sheet Recycled Refer to the Plain section Refer to the Plain section 60 to 90 g/m2 (16 to 24 lbs bond) • 150 sheets of 80 g/m2 (21 lbs bond) 60 to 90 g/m2 (16 to 24 lbs bond) • 1 sheet Type Size Dimensions Print media weight/Capacitya Tray Manual feeding in trayb Specifications 5. Appendix 108 Labelsc Letter, Legal, Oficio, Folio, A4, B5(JIS), B5(ISO), Executive, A5 Refer to the Plain section 120 to 150 g/m2 (32 to 40 lbs bond) • 10 sheets 120 to 150 g/m2 (32 to 40 lbs bond) • 1 sheet CardStock Letter, Legal, Oficio, Folio, A4, B5(JIS), B5(ISO), Executive, A5, Postcard 4x6 Refer to the Plain section 121 to 163 g/m2 (32 to 43 lbs bond) • 10 sheets 121 to 163 g/m2 (32 to 43 lbs bond) • 1 sheet Bond Refer to the Plain section Refer to the Plain section • 10 sheets • 1 sheet Archive Refer to the Plain section Refer to the Plain section • 100 sheets • 1 sheet Minimum size (custom) 76 x 127 mm (3 x 5 inches) 60 to 163 g/m2 (16 to 43 lbs bond) Maximum size (custom) 216 x 356 mm (8.5 x 14 inches) a. Maximum capacity may differ depending on media weight, thickness, and environmental conditions. b. 1 sheet for manual feeding. c. The smoothness of the labels used in this machine is 100 to 250 (sheffield). This means the numeric level of smoothness. Type Size Dimensions Print media weight/Capacitya Tray Manual feeding in trayb Specifications 5. Appendix 109 3 System requirements Microsoft® Windows® Operating system Requirement (recommended) CPU RAM free HDD space Windows® XP Intel® Pentium® III 933 MHz (Pentium IV 1 GHz) 128 MB (256 MB) 1.5 GB Windows Server® 2003 Intel® Pentium® III 933 MHz (Pentium IV 1 GHz) 128 MB (512 MB) 1.25 GB to 2 GB Windows Server® 2008 Intel® Pentium® IV 1 GHz (Pentium IV 2 GHz) 512 MB (2 GB) 10 GB Windows Vista® Intel® Pentium® IV 3 GHz 512 MB (1 GB) 15 GB Windows® 7 Intel® Pentium® IV 1 GHz 32-bit or 64-bit processor or higher 1 GB (2 GB) 16 GB • Support for DirectX® 9 graphics with 128 MB memory (to enable the Aero theme). • DVD-R/W Drive Windows Server® 2008 R2 Intel® Pentium® IV 1.4 GHz (x64) or 1.4 GHz (x64) processors (2 GHz or faster) 512 MB (2 GB) 10 GB Windows® 8 Windows® 8.1 Intel® Pentium® IV 1 GHz 32-bit or 64-bit processor or higher 2 GB 20 GB • Support for DirectX® 9 graphics with 128 MB memory (to enable the Aero theme). • DVD-R/W Drive Windows Server® 2012 Windows Server® 2012 R2 Intel® Pentium® IV 1.4 GHz (x64) or 1.4 GHz (x64) processors (2 GHz or faster) 512 MB (2 GB) 32 GB Specifications 5. Appendix 110 • Internet Explorer 6.0 or higher is the minimum requirement for all Windows operating systems. • Users who have administrator rights can install the software. • Windows Terminal Services is compatible with your machine. • For Windows 2000, Services Pack 4 or higher is required. Mac Operating system Requirements (Recommended) CPU RAM Free HDD space Mac OS X 10.5 • Intel® processors • 867 MHz or faster Power PC G4/G5 512 MB (1 GB) 1 GB Mac OS X 10.6 • Intel® processors 1 GB (2 GB) 1 GB Mac OS X 10.7 ~ 10.9 • Intel® processors 2 GB 4 GB Specifications 5. Appendix 111 Linux Items Requirements Operating system Redhat® Enterprise Linux 5, 6 Fedora 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 SuSE Linux 10.1 (32 bit) OpenSuSE® 11.0, 11.1, 11.2, 11.3, 11.4, 12.1, 12.2, 12.3 Ubuntu 10.04, 10.10, 11.04, 11.10, 12.04, 12.10 SuSE Linux Enterprise Desktop 10, 11 Debian 5.0, 6.0 Mint 13, 14 CPU Pentium IV 2.4GHz (Intel Core™2) RAM 512 MB (1 GB) Free HDD space 1 GB (2 GB) Specifications 5. Appendix 112 4 Network environment Network and wireless models only (see "Features by models" on page 7). You need to set up the network protocols on the machine to use it as your network machine. The following table shows the network environments supported by the machine. Items Specifications Network interface • Ethernet 10/100 Base-TX Wired Lan • 802.11b/g/n Wireless LAN Network operating system • Server 2003 /Server 2008/XP/Vista/7/Server 2008 R2 • Various Linux OS • Mac OS X 10.5 ~10.9 Network protocols • TCP/IPv4 • DHCP, BOOTP • DNS, WINS, Bonjour, SLP, UPnP • Standard TCP/IP Printing (RAW), LPR, IPP, WSD • SNMPv 1/2/3, HTTP, IPSec • TCP/IPv6 (DHCP, DNS, RAW, LPR, SNMPv 1/2/3, HTTP, IPSec) Wireless security • Authentication: Open System, Shared Key, WPA Personal, WPA2 Personal (PSK) • Encryption: WEP64, WEP128, TKIP, AES 5. Appendix 113 Regulatory information This machine is designed for a normal work environment and certified with several regulatory statements. 5 Laser safety statement The printer is certified in the U.S. to conform to the requirements of DHHS 21 CFR, chapter 1 Subchapter J for Class I(1) laser products, and elsewhere is certified as a Class I laser product conforming to the requirements of IEC 60825- 1 :2007. Class I laser products are not considered to be hazardous. The laser system and printer are designed so there is never any human access to laser radiation above a Class I level during normal operation, user maintenance or prescribed service condition. Warning Never operate or service the printer with the protective cover removed from laser/scanner assembly. The reflected beam, although invisible, can damage your eyes. When using this product, these basic safety precautions should always be followed to reduce risk of fire, electric shock, and injury to persons: Regulatory information 5. Appendix 114 6 Ozone safety 7 Mercury Safety 8 Power saver 9 Recycling This product’s ozone emission rate is under 0.1 ppm. Because ozone is heavier than air, keep the product in a place with good ventilation. Contains Mercury, Dispose According to Local, State or Federal Laws.(U.S.A. only) This printer contains advanced energy conservation technology that reduces power consumption when it is not in active use. When the printer does not receive data for an extended period of time, power consumption is automatically lowered. ENERGY STAR and the ENERGY STAR mark are registered U.S. marks. For more information on the ENERGY STAR program see http:// www.energystar.gov For ENERGY STAR certified models, the ENRGY STAR label will be on your machine. Check if your machine is ENERGY STAR certified. Recycle or dispose of the packaging material for this product in an environmentally responsible manner. Regulatory information 5. Appendix 115 10 China only Website : http://www.samsung.com/cn/support/location/ supportServiceLocation.do?page=SERVICE.LOCATION 11 Correct disposal of this product (Waste electrical & electronic equipment) (Applicable in countries with separate collection systems) 襦愤縑趀爮闭 賉帞 縑趀绌裎 術賉縑聱ポM9śJマ ;SUHVV0: ;SUHVV0+: 蜷筨愤竖爮襔*% 襦愤縑趀爮闭 賉帞 縑趀绌裎 術賉縑聱ポM9śJマ     This marking on the product, accessories or literature indicates that the product and its electronic accessories (e.g. charger, headset, USB cable) should not be disposed of with other household waste at the end of their working life. To prevent possible harm to the environment or human health from uncontrolled waste disposal, please separate these items from other s of waste and recycle them responsibly to promote the sustainable reuse of material resources. Household users should contact either the retailer where they purchased this product, or their local government office, for details of where and how they can take these items for environmentally safe recycling. Business users should contact their supplier and check the terms and conditions of the purchase contract. This product and its electronic accessories should not be mixed with other commercial wastes for disposal. Regulatory information 5. Appendix 116 (The United States of America only) Dispose unwanted electronics through an approved recycler. To find the nearest recycling location, go to our website:www.samsung.com/recyclingdirect Or call, (877) 278 - 0799 12 State of California Proposition 65 Warning (US Only) 13 Taiwan only 14 Radio frequency emissions FCC information to the user This device complies with Part 15 of the FCC Rules. Operation is subject to the following two conditions: • This device may not cause harmful interference, and • This device must accept any interference received, including interference that may cause undesired operation. This equipment has been tested and found to comply with the limits for a Class B digital device, pursuant to Part 15 of the FCC Rules. These limits are designed to provide reasonable protection against harmful interference in a residential installation. This equipment generates, uses and can radiate radio frequency energy and, if not installed and used in accordance with the instructions, may cause harmful interference to radio communications. However, there is no guarantee that interference will not occur in a particular installation. If this equipment does cause harmful interference to radio or television reception, which can be determined by turning the equipment off and on, the user is encouraged to try to correct the interference by one or more of the following measures: • Reorient or relocate the receiving antenna. • Increase the separation between the equipment and receiver. • Connect the equipment into an outlet on a circuit different from that to which the receiver is connected. Regulatory information 5. Appendix 117 • Consult the dealer or experienced radio TV technician for help. Change or modifications not expressly approved by the manufacturer responsible for compliance could void the user's authority to operate the equipment. Canadian radio interference regulations This digital apparatus does not exceed the Class B limits for radio noise emissions from digital apparatus as set out in the interference-causing equipment standard entitled “Digital Apparatus”, ICES-003 of the Industry and Science Canada. Cet appareil numérique respecte les limites de bruits radioélectriques applicables aux appareils numériques de Classe B prescrites dans la norme sur le matériel brouilleur: “Appareils Numériques”, ICES-003 édictée par l’Industrie et Sciences Canada. 15 United States of America Federal Communications Commission (FCC) Intentional emitter per FCC Part 15 Low power, Radio LAN devices (radio frequency (RF) wireless communication devices), operating in the 2.4 GHz/5 GHz Band, may be present (embedded) in your printer system. This section is only applicable if these devices are present. Refer to the system label to verify the presence of wireless devices. Wireless devices that may be in your system are only qualified for use in the United States of America if an FCC ID number is on the system label. The FCC has set a general guideline of 20 cm (8 inches) separation between the device and the body, for use of a wireless device near the body (this does not include extremities). This device should be used more than 20 cm (8 inches) from the body when wireless devices are on. The power output of the wireless device (or devices), which may be embedded in your printer, is well below the RF exposure limits as set by the FCC. This transmitter must not be collocated or operation in conjunction with any other antenna or transmitter. Operation of this device is subject to the following two conditions: (1) This device may not cause harmful interference, and (2) this device must accept any interference received, including interference that may cause undesired operation of the device. Regulatory information 5. Appendix 118 Wireless devices are not user serviceable. Do not modify them in any way. Modification to a wireless device will void the authorization to use it. Contact manufacturer for service. FCC Statement for Wireless LAN use: While installing and operating this transmitter and antenna combination the radio frequency exposure limit of 1m W/cm2 may be exceeded at distances close to the antenna installed. Therefore, the user must maintain a minimum distance of 20cm from the antenna at all times. This device cannot be colocated with another transmitter and transmitting antenna. 16 Russia/Kazakhstan/Belarus only 17 Germany only 18 Turkey only 19 Thai only 20 Canada only This product meets the applicable Industry Canada technical specifications. / Le present materiel est conforme aux specifications techniques applicables d’Industrie Canada. Regulatory information 5. Appendix 119 The Ringer Equivalence Number (REN) is an indication of the maximum number of devices allowed to be connected to a telephone interface. The termination of an interface may consist of any combination of devices subject only to the requirement that the sum of the RENs of all the devices not exceed five. / L’indice d’equivalence de la sonnerie (IES) sert a indiquer le nombre maximal de terminaux qui peuvent etre raccordes a une interface telephonique. La terminaison d’une interface peut consister en une combinaison quelconque de dispositifs, a la seule condition que la somme d’indices d’equivalence de la sonnerie de tous les dispositifs n’excede pas cinq. 21 Fax Branding The Telephone Consumer Protection Act of 1991 makes it unlawful for any person to use a computer or other electronic device to send any message via a telephone facsimile machine unless such message clearly contains in a margin at the top or bottom of each transmitted page or on the first page of the transmission the following information: 1 the date and time of transmission 2 identification of either business, business entity or individual sending the message; and 3 telephone number of either the sending machine, business, business entity or individual. The Telephone Company may make changes in its communications facilities, equipment operations or procedures where such action is reasonably required in the operation of its business and is not inconsistent with the rules and regulations in FCC Part 68. If such changes can be reasonably expected to render any customer terminal equipment incompatible with telephone company communications facilities, or require modification or alteration of such terminal equipment, or otherwise materially affect its use or performance, the customer shall be given adequate notice in writing, to allow the customer an opportunity to maintain uninterrupted service 22 Ringer Equivalence Number The Ringer Equivalence Number and FCC Registration Number for this machine may be found on the label located on the bottom or rear of the machine. In some instances you may need to provide these numbers to the telephone company. The Ringer Equivalence Number (REN) is a measure of the electrical load placed on the telephone line, and is useful for determining whether you have “overloaded” the line. Installing several s of equipment on the same telephone line may result in problems making and receiving telephone calls, especially ringing when your line is called. The sum of all Ringer Equivalence Numbers of the equipment on your telephone line should be less than five in order to assure proper service from the telephone company. In some cases, a sum of five may not be usable on your line. If any of your telephone equipment is not operating properly, you should immediately remove it from your telephone line, as it may cause harm to the telephone network. Regulatory information 5. Appendix 120 The equipment complies with Part 68 of the FCC rules and the requirements adopted by the ACTA. On the rear of this equipment is a label that contains, among other information, a product identifier in the format US:AAAEQ##TXXXX. If requested, this number must be provided to the telephone company. FCC Regulations state that changes or modifications to this equipment not expressly approved by the manufacturer could void the user’s authority to operate this equipment. In the event that terminal equipment causes harm to the telephone network, the telephone company should notify the customer that service may be stopped. However, where prior notice is impractical, the company may temporarily cease service, providing that they: a promptly notify the customer. b give the customer an opportunity to correct the equipment problem. c inform the customer of the right to bring a complaint to the Federal Communication Commission pursuant to procedures set out in FCC Rules and Regulations Subpart E of Part 68. You should also know that: • Your machine is not designed to be connected to a digital PBX system. • If you intend to use a computer modem or fax modem on the same phone line as your machine, you may experience transmission and reception problems with all the equipment. It is recommended that no other equipment, except for a regular telephone, share the line with your machine. • If your area experiences a high incidence of lightning or power surges, we recommend that you install surge protectors for both the power and the telephone lines. Surge protectors can be purchased from your dealer or telephone and electronic specialty stores. • When programming emergency numbers and/or making test calls to emergency numbers, use a non-emergency number to advise the emergency service dispatcher of your intentions. The dispatcher will give you further instructions on how to actually test the emergency number. • This machine may not be used on coin service or party lines. • This machine provides magnetic coupling to hearing aids. You may safely connect this equipment to the telephone network by means of a standard modular jack, USOC RJ-11C. 23 Replacing the Fitted Plug (for UK Only) Important The mains lead for this machine is fitted with a standard (BS 1363) 13 amp plug and has a 13 amp fuse. When you change or examine the fuse, you must re-fit the correct 13 amp fuse. You then need to replace the fuse cover. If you have lost the fuse cover, do not use the plug until you have another fuse cover. Contact the people from you purchased the machine. Regulatory information 5. Appendix 121 The 13 amp plug is the most widely used in the UK and should be suitable. However, some buildings (mainly old ones) do not have normal 13 amp plug sockets. You need to buy a suitable plug adaptor. Do not remove the moulded plug. If you cut off the moulded plug, get rid of it straight away.You cannot rewire the plug and you may receive an electric shock if you plug it into a socket. Important warning: If the wires in the mains lead do not match the colors marked in your plug, do the following: You must connect the green and yellow wire to the pin marked by the letter “E” or by the safety ‘Earth symbol’ or colored green and yellow or green. You must connect the blue wire to the pin which is marked with the letter “N” or colored black. You must connect the brown wire to the pin which is marked with the letter “L” or colored red. You must have a 13 amp fuse in the plug, adaptor, or at the distribution board. 24 Declaration of conformity (European countries) Approvals and Certifications January 1, 1995: Council Directive 2006/95/EC Approximation of the laws of the member states related to low voltage equipment. January 1, 1996: Council Directive 2004/108/EC, approximation of the laws of the Member States related to electromagnetic compatibility. You must earth this machine. The wires in the mains lead have the following color code: • Green and Yellow: Earth • Blue: Neutral • Brown: Live Hereby, Samsung Electronics, declares that this [M207x series] is in compliance with the essential requirements and other relevant provisions of Low Voltage Directive (2006/95/EC), EMC Directive (2004/108/EC). Hereby, Samsung Electronics, declares that this [M207xW series/ M207xF series/M207xFW series] is in compliance with the essential requirements and other relevant provisions of R&TTE Directive 1999/ 5/EC. The declaration of conformity may be consulted at www.samsung.com, go to Support > Download center and enter your printer (MFP) name to browse the EuDoC. Regulatory information 5. Appendix 122 March 9, 1999: Council Directive 1999/5/EC on radio equipment and telecommunications terminal equipment and the mutual recognition of their conformity. A full declaration, defining the relevant Directives and referenced standards can be obtained from your Samsung Electronics Co., Ltd. representative. EC Certification Certification to 1999/5/EC Radio Equipment & Telecommunications Terminal Equipment Directive (FAX) This Samsung product has been self-certified by Samsung for pan-European single terminal connection to the analogue public switched telephone network (PSTN) in accordance with Directive 1999/5/EC. The product has been designed to work with the national PSTNs and compatible PBXs of the European countries: In the event of problems, you should contact the Euro QA Lab of Samsung Electronics Co., Ltd. in the first instance. The product has been tested against TBR21. To assist in the use and application of terminal equipment which complies with this standard, the European Telecommunication Standards Institute (ETSI) has issued an advisory document (EG 201 121) which contains notes and additional requirements to ensure network compatibility of TBR21 terminals. The product has been designed against, and is fully compliant with, all of the relevant advisory notes contained in this document. European radio approval information (for products fitted with EU-approved radio devices) Low power, Radio LAN type devices (radio frequency (RF) wireless communication devices), operating in the 2.4 GHz/5 GHz band, may be present (embedded) in your printer system which is intended for home or office use. This section is only applicable if these devices are present. Refer to the system label to verify the presence of wireless devices. The power output of the wireless device or devices that may be embedded in you printer is well below the RF exposure limits as set by the European Commission through the R&TTE directive. European states qualified under wireless approvals: EU countries European states with restrictions on use: EU In France, the frequency range is restricted to 2454-2483.5 MHz for devices above 10 mW transmitting power such as wireless EEA/EFTA countries Wireless devices that may be in your system are only qualified for use in the European Union or associated areas if a CE mark with a Notified Body Registration Number and the Alert Symbol is on the system label. Regulatory information 5. Appendix 123 No limitations at this time 25 Israel only 26 Regulatory compliance statements Wireless guidance Low power, Radio LAN devices (radio frequency (RF) wireless communication devices), operating in the 2.4 GHz/5 GHz Band, may be present (embedded) in your printer system. The following section is a general overview of considerations while operating a wireless device. Additional limitations, cautions, and concerns for specific countries are listed in the specific country sections (or country group sections). The wireless devices in your system are only qualified for use in the countries identified by the Radio Approval Marks on the system rating label. If the country you will be using the wireless device in, is not listed, contact your local Radio Approval agency for requirements. Wireless devices are closely regulated and use may not be allowed. The power output of the wireless device or devices that may be embedded in your printer is well below the RF exposure limits as known at this time. Because the wireless devices (which may be embedded into your printer) emit less energy than is allowed in radio frequency safety standards and recommendations, manufacturer believes these devices are safe for use. Regardless of the power levels, care should be taken to minimize human contact during normal operation. As a general guideline, a separation of 20 cm (8 inches) between the wireless device and the body, for use of a wireless device near the body (this does not include extremities) is typical. This device should be used more than 20 cm (8 inches) from the body when wireless devices are on and transmitting. This transmitter must not be collocated or operation in conjunction with any other antenna or transmitter. Some circumstances require restrictions on wireless devices. Examples of common restrictions are listed below: Radio frequency wireless communication can interfere with equipment on commercial aircraft. Current aviation regulations require wireless devices to be turned off while traveling in an airplane. IEEE 802.11 (also known as wireless Ethernet) and Bluetooth communication devices are examples of devices that provide wireless communication. Regulatory information 5. Appendix 124 In environments where the risk of interference to other devices or services is harmful or perceived as harmful, the option to use a wireless device may be restricted or eliminated. Airports, Hospitals, and Oxygen or flammable gas laden atmospheres are limited examples where use of wireless devices may be restricted or eliminated. When in environments where you are uncertain of the sanction to use wireless devices, ask the applicable authority for authorization prior to use or turning on the wireless device. Every country has different restrictions on the use of wireless devices. Since your system is equipped with a wireless device, when traveling between countries with your system, check with the local Radio Approval authorities prior to any move or trip for any restrictions on the use of a wireless device in the destination country. If your system came equipped with an internal embedded wireless device, do not operate the wireless device unless all covers and shields are in place and the system is fully assembled. Wireless devices are not user serviceable. Do not modify them in any way. Modification to a wireless device will void the authorization to use it. Contact manufacturer for service. Only use drivers approved for the country in which the device will be used. See the manufacturer System Restoration Kit, or contact manufacturer Technical Support for additional information. Regulatory information 5. Appendix 125 27 China only 5. Appendix 126 Copyright © 2013 Samsung Electronics Co., Ltd. All rights reserved. This user’s guide is provided for information purposes only. All information included herein is subject to change without notice. Samsung Electronics is not responsible for any direct or indirect damages, arising from or related to use of this user’s guide. • Samsung and the Samsung logo are trademarks of Samsung Electronics Co., Ltd. • Microsoft, Windows, Windows Vista, Windows 7, and Windows Server 2008 R2 are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation. • Microsoft, Internet Explorer, Excel, Word, PowerPoint, and Outlook are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and other countries. • Google, Picasa, Google Docs, Android and Gmail are either registered trademarks or trademarks of Google Inc. • Google Cloud Print is a trademark of Google Inc. • iPad, iPhone, iPod touch, Mac and Mac OS are trademarks of Apple Inc., registered in the U.S and other countries. AirPrint and the AirPrint logo are trademarks of Apple Inc. • LaserWriter is a trademark of Apple Computer, Inc. • All other brand or product names are trademarks of their respective companies or organizations. Refer to the 'LICENSE.txt' file in the provided CD-ROM for the open source license information. REV. 4.00 ADVANCED User’s Guide ADVANCED User’s Guide This guide provides information about installation, advanced configuration, operation and troubleshooting on various OS environments. Some features may not be available depending on models or countries. BASIC This guide provides information concerning installation, basic operation and troubleshooting on windows. 128 ADVANCED 1. Software Installation Installation for Mac 131 Reinstallation for Mac 132 Installation for Linux 133 Reinstallation for Linux 134 2. Using a Network-Connected Machine Useful network programs 136 Wired network setup 137 Installing driver over the network 140 IPv6 configuration 145 Wireless network setup 148 Samsung Mobile Print 173 Using the NFC feature 174 3. Useful Setting Menus Before you begin reading a chapter 179 Copy menu 180 Fax menu 182 System setup 185 Network setup 191 4. Special Features Altitude adjustment 194 Storing email address 195 Entering various characters 197 Setting up the fax address book 198 Registering authorized users 202 Printing features 203 Scan features 216 Fax features 225 Using shared folder features 234 Using memory/hard drive features 235 129 ADVANCED 5. Useful Management Tools Easy Capture Manager 237 Samsung AnyWeb Print 238 Easy Eco Driver 239 Using SyncThru™ Web Service 240 Using Samsung Easy Document Creator 243 Using Samsung Easy Printer Manager 244 Using Samsung Printer Status 247 6. Troubleshooting Paper feeding problems 250 Power and cable connecting problems 251 Printing problems 252 Printing quality problems 256 Copying problems 264 Scanning problems 265 Faxing problems 267 Operating system problems 269 1. Software Installation This chapter provides instructions for installing essential and helpful software for use in an environment where the machine is connected via a cable. A locally connected machine is a machine directly attached to your computer using the cable. If your machine is attached to a network, skip the following steps below and go on to installing a network connected machine’s driver (see "Installing driver over the network" on page 140). • Installation for Mac 131 • Reinstallation for Mac 132 • Installation for Linux 133 • Reinstallation for Linux 134 • If you are a Windows OS user, refer to the Basic Guide for installing the machine’s driver (see "Installing the driver locally" on page 28). • Only use a USB cable no longer then 3 meter (118 inches). 1. Software Installation 131 Installation for Mac 1 Make sure that the machine is connected to your computer and powered on. 2 Insert the supplied software CD into your CD-ROM drive. 3 Double-click the CD-ROM icon that appears on your Mac desktop. • For Mac OS X 10.8, double-click the CD-ROM that appears on Finder. 4 Double-click the MAC_Installer folder > Installer OS X icon. 5 Click Continue. 6 Read the license agreement and click Continue. 7 Click Agree to agree to the license agreement. 8 Click Install. All components necessary for machine operations will be installed. If you click Customize, you can choose individual components to install. 9 Enter the password and click OK. 10 Select USB Connected Printer on the Printer Connection Type and click Continue. 11 Click Add Printer button to select your printer and add it to your printer list. If your machine supports fax, click Add Fax button to select your fax and add it to your fax list 12 After the installation is finished, click Close. 1. Software Installation 132 Reinstallation for Mac If the printer driver does not work properly, uninstall the driver and reinstall it. 1 Open the Applications folder > Samsung > Printer Software Uninstaller. 2 To uninstall printer software, click Continue. 3 Check the program you want to delete and click Uninstall. 4 Enter the password and click OK. 5 After the uninstallation is finished, click Close. If a machine has already been added, delete it from the Print Setup Utility or Print & Fax. 1. Software Installation 133 Installation for Linux You need to download Linux software packages from the Samsung website to install the printer software (http://www.samsung.com > find your product > Support or Downloads). 1 Installing the Unified Linux Driver You must log in as a super user (root) to install the machine software. If you are not a super user, ask your system administrator. 1 Make sure that the machine is connected to your system and powered on. 2 Copy Unified Linux Driver package to your system. 3 Open Terminal program and go to the folder that you copied the package to. 4 Extract the package. 5 Move to uld folder. 6 Execute ” ./install.sh“ command (If you are not logged in as root, execute the command with “sudo” as “sudo ./install.sh”). 7 Proceed with installation. 8 When installation finished, launch Printing utility (Go to System > Administration > Printing or execute “system-config-printer“ command in Terminal program). 9 Click Add button. 10 Select your printer. 11 Click Forward button and add it to your system. 1. Software Installation 134 Reinstallation for Linux If the printer driver does not work properly, uninstall the driver and reinstall it. 1 Open Terminal program. 2 Move to uld folder extracted from Unified Linux Driver package. 3 Execute ” ./install.sh“ command (If you are not logged in as root, execute the command with “sudo” as “sudo ./install.sh”). 4 Proceed with uninstallation. 2. Using a NetworkConnected Machine This chapter gives you step-by-step instructions for setting up a network connected machine and software. • Useful network programs 136 • Wired network setup 137 • Installing driver over the network 140 • IPv6 configuration 145 • Wireless network setup 148 • Samsung Mobile Print 173 • Using the NFC feature 174 Supported optional devices and features may differ according to your model (see "Features by models" on page 7). 2. Using a Network-Connected Machine 136 Useful network programs There are several programs available to setup the network settings easily in a network environment. For the network administrator especially, managing several machines on the network is possible. • Before using the programs below, set the IP address first. • Some features and optional goods may not be available depending on model or country (see "Features by models" on page 7). 1 SyncThru™ Web Service The web server embedded on your network machine allows you to do the following tasks (see "Using SyncThru™ Web Service" on page 240). • Check the supplies information and status. • Customize machine settings. • Configure the network parameters necessary for the machine to connect to various network environments. 2 SyncThru™ Web Admin Service Web-based machine management solution for network administrators. SyncThru™ Web Admin Service provides you with an efficient way of managing network devices and lets you remotely monitor and troubleshoot network machines from any site with corporate Internet access. • Download this program from http://solution.samsungprinter.com. 3 SetIP wired network setup This utility program allows you to select a network interface and manually configure the IP addresses for use with the TCP/IP protocol. • See "IPv4 configuration using SetIP (Windows)" on page 137. • See "IPv4 configuration using SetIP (Mac)" on page 138. • The machine that does not support the network port, it will not be able to use this feature (see "Rear view" on page 22). • TCP/IPv6 is not supported by this program. 2. Using a Network-Connected Machine 137 Wired network setup 4 Printing a network configuration report You can print Network Configuration Report from the machine’s control panel that will show the current machine’s network settings. This will help you to set up a network. • The machine has the display screen: Press the (Menu) button on the control panel and select Network > Network Conf. (Network Configuration). • The machine has the touch screen: Press Setup from the Main screen > Network > Next > Network Configuration. • The machine does not have the display screen: Press the (Cancel or Stop/Clear) button for more than 4~5 seconds on the control panel. Using this Network Configuration Report, you can find your machine’s MAC address and IP address. For example: • MAC Address: 00:15:99:41:A2:78 • IP Address: 169.254.192.192 5 Setting IP address • The machine that does not support the network interface, it will not be able to use this feature (see "Rear view" on page 22). • TCP/IPv6 is not supported by this program. First, you have to set up an IP address for network printing and managements. In most cases a new IP address will be automatically assigned by a DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol) server located on the network. IPv4 configuration using SetIP (Windows) Before using the SetIP program, disable the computer firewall from Control Panel > Security Center > Windows Firewall. The following instructions may differ for your model. 1 Download the software from the Samsung website then unpack and install it: (http://www.samsung.com > find your product > Support or Downloads). 2 Follow the instructions in the installation window. 3 Connect your machine to the network with a network cable. Wired network setup 2. Using a Network-Connected Machine 138 4 Turn on the machine. 5 From the Windows Start menu, select All Programs > Samsung Printers > SetIP > SetIP. 6 Click the icon (third from left) in the SetIP window to open the TCP/IP configuration window. 7 Enter the machine’s new information into the configuration window. In a corporate intranet, you may need to have this information assigned by a network manager before proceeding. Find the machine’s MAC address from the Network Configuration Report (see "Printing a network configuration report" on page 137) and enter it without the colons. For example, 00:15:99:29:51:A8 becomes 0015992951A8. 8 Click Apply, and then click OK. The machine will automatically print the Network Configuration Report. Confirm that all the settings are correct. IPv4 configuration using SetIP (Mac) Before using the SetIP program, disable the computer firewall from System Preferences > Security > Firewall. The following instructions may vary from your model. 1 Connect your machine to the network with a network cable. 2 Insert the supplied software CD into your CD-ROM drive. 3 Double-click the CD-ROM icon that appears on your Mac desktop. • For Mac OS X 10.8, Double-click the CD-ROM that appears on Finder. 4 Double-click the MAC_Installer folder > Installer OS X icon. 5 Click Continue. 6 Read the license agreement and click Continue. 7 Click Agree to agree to the license agreement. Wired network setup 2. Using a Network-Connected Machine 139 8 Click Install. All components necessary for machine operations will be installed. If you click Customize, you can choose individual components to install. 9 Enter the password and click OK. 10 When the message that warns that all applications will close on your computer appears, click Continue. 11 Select Network Connected Printer(Wired or Wireless) on the Printer Connection Type and click Set IP Address button. 12 Click the icon (third from left) in the SetIP window to open the TCP/IP configuration window. 13 Enter the machine’s new information into the configuration window. In a corporate intranet, you may need to have this information assigned by a network manager before proceeding. Find the machine’s MAC address from the Network Configuration Report (see "Printing a network configuration report" on page 137) and enter it without the colons. For example, 00:15:99:29:51:A8 becomes 0015992951A8. 14 Click Apply, and then click OK. The machine will automatically print the Network Configuration Report. Confirm that all the settings are correct. 2. Using a Network-Connected Machine 140 Installing driver over the network • Some features and optional goods may not be available depending on model or country (see "Features by models" on page 7). • The machine that does not support the network interface, it will not be able to use this feature (see "Rear view" on page 22). 6 Windows 1 Make sure that the machine is connected to the network and powered on. Also, your machine’s IP address should have been set (see "Setting IP address" on page 137). 2 Insert the supplied software CD into your CD-ROM drive. 3 Review and accept the installation agreements in the installation window. Then, click Next. 4 Select Network connection on the Printer Connection Type screen. Then, click Next. 5 Follow the instructions in the installation window. Silent installation Mode Silent installation mode is an installation method that does not require any user intervention. Once you start the installation, the machine driver and software are automatically installed on you computer. You can start the silent installation by typing /s or /S in the command window. Command-line Parameters Following table shows commands that can be used in the command window. Following command-line are effective and operated when command is used with /s or /S. But /h, /H or /? are exceptional commands that can be operated solely. Command- line Definition Description /s or/S Starts silent installation. Installs machine drivers without prompting any UIs or user intervention. Installing driver over the network 2. Using a Network-Connected Machine 141 /p”” or/P”” Specifies printer port. Network Port will be created by use of Standard TCP/IP Port monitor. For local port, this port must exist on system before being specified by command. Printer port name can be specified as IP address, hostname, USB local port name, IEEE1284 port name or network path. For example: • /p”xxx.xxx.xxx.xxx” in where, “xxx.xxx.xxx.xxx” means IP address for network printer. / p”USB001”, /P”LPT1:”, / p”hostname”, / p"\\computer_name\shar ed_printer" or "\\xxx.xxx.xxx.xxx\shared _printer" in where, "\\computer_name\share d_printer" or "\\xxx.xxx.xxx.xxx\shared _printer" means the network path to the printer by entering two slashes, the computer name or local IP address of the PC sharing the printer, and then the share name of the printer. • When installing the driver silently in Korean, type inSetup.exe /s /L"0x0012” or Setup.exe /s. Command- line Definition Description /a”” or/ A”” Specifies destination path for installation. The destination path should be a fully qualified path. Since machine drivers should be installed on the OS specific location, this command applies to only application software. /i”