Les postes représentent les différents comptes de votre dossier dans lesquels sont enregistrés les différents mouvements
d'argent : Recette, Dépense, Trésorerie. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer un poste.
La liste des postes est composée des catégories suivantes :
Dépenses
Les différents postes de dépense s’affichent : assurances, frais de déplacement, loyer, impôts, salaires, achats divers, etc.
Recettes
Les différents postes de recette s’affichent : honoraires, produits financiers, produits des cessions d'immobilisations, etc.
Trésorerie
Les postes concernant le «stockage de l'argent », donc les comptes bancaires et la caisse s’affichent. Lors de la création
d'un poste de banque, vous pouvez préciser les coordonnées de votre compte et les modes de paiement utilisés.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer un poste
Cliquez sur la catégorie du poste à créer (Dépense, Recette, Trésorerie) puis cliquez sur le bouton (ou activez le
menu CONTEXTUEL, commande CRÉER).
La fenêtre de création du type de poste choisi s'affiche.
• Nouveau poste de dépense ou de recette, page 57.
• Nouveau poste de trésorerie, page 57.
Nouveau poste de dépense ou de recette
La création d'un poste de dépense est identique à celle d'un poste de recette.
Dans la fenêtre Nouveau poste de dépense (ou de recette) :
1. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. Ces deux informations sont obligatoires.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
2. Définissez votre activité :
• Aucune
• Principale
• Secondaire (uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.).
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du poste.
Nouveau poste de trésorerie
Les postes de trésorerie regroupent les différentes réserves d'argent, ce sont donc les comptes bancaires et la caisse.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un poste et d’en recréer un autre immédiatement. En effet
la fenêtre de création reste active.
58
Menu Listes
Dans la fenêtre Nouveau poste de trésorerie :
1. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Saisissez ces informations. Le bouton
vous permet d'ajouter un commentaire.
Dans l'onglet Coordonnées
2. Saisissez le nom ainsi que les coordonnées de votre agence bancaire.
Dans l’onglet RIB
3. Renseignez l’IBAN (International Bank Account Number), le BIC (Business Identifier Code) ainsi que le RIB de votre
compte. Cela peut être utile si vous avez besoin d'éditer des relevés d'identité bancaire.
4. Saisissez la Domiciliation bancaire ainsi que le Titulaire du compte.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du poste de trésorerie.
Modifier un poste
1. Pour modifier un poste, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL,
commande MODIFIER).
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Ces informations se trouvent sur votre R.I.B.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un poste de trésorerie et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau poste de trésorerie reste active.
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Menu Listes
Supprimer un poste
1. Pour supprimer un poste, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL,
commande SUPPRIMER).
2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression du poste. Cliquez sur le bouton
[Oui].
Editer le RIB
Cette fonction vous permet d’éditer le Relevé d’Identité Bancaire (RIB) de votre banque.
1. Sélectionnez la banque souhaitée dans la liste et cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le mode de sortie souhaitée pour le RIB (impression, aperçu...).
Le RIB édité s’affiche.
Pour supprimer un poste, celui-ci ne doit pas être ouvert.
Si le poste est utilisé, un message vous informe que la suppression n'est pas autorisée.
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Menu Listes
Intervenants
Menu LISTES - commande INTERVENANTS
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
La liste des intervenants vous permet de créer un intervenant dans le cadre de service à la personne. Vous pouvez
également le modifier ou supprimer.
Créer un intervenant
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant.
3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées.
4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Vous ne pouvez créer qu’un seul intervenant.
Modifier un intervenant
1. Pour modifier un intervenant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un intervenant
1. Sélectionnez dans la liste l’intervenant à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Localiser un intervenant
: ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
1. : ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre intervenant).
2.
61
Menu Listes
Ecritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Cette commande présente toutes les écritures enregistrées. Les écritures validées sont affichées en rouge. Dans cette
fenêtre, vous pouvez créer, modifier ou supprimer une écriture.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Affichage des écritures
Vous pouvez choisir le type d’affichage des écritures en utilisant les boutons de la zone Affichage située dans la barre
d’actions :
• Mouvements.
• Lignes dépenses/recettes.
Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de l’option Affiner la sélection accessible par le bouton Lorsque vous
l’activez, une zone apparaît et vous pouvez :
• utiliser la liste déroulante Écritures. Elle présente les différents types d'écritures : Toutes, Dépense, Recette, Virement,
réimputation, Opération diverse, Soldes initiaux. Cliquez dessus puis sélectionnez le type de l'écriture que vous souhaitez
afficher dans la liste.
• modifier l’intervalle de dates à prendre en compte, dans les zones Du et Au.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer une écriture
1. Choisissez à l'aide du menu déroulant Affichage le type d'écriture que vous souhaitez créer.
62
Menu Listes
2. Cliquez sur le bouton .
Vous obtenez alors la fenêtre de saisie correspondant au type d'écriture choisi précédemment. Par exemple, si vous avez
sélectionné le type d’écriture «Virement », la fenêtre de création Nouveau virement s’ouvrira.
Modifier une écriture
1. Pour modifier une écriture, il suffit de la rechercher dans la liste. Ensuite, sélectionnez l'écriture puis cliquez sur le bouton
.
2. Si l'écriture est pointée et/ou remise en banque, un message vous propose d'annuler ces traitements. Dans ce cas, cliquez
sur le bouton [Modifier].
Le bouton [Visualiser] permet de consulter l'écriture sans possibilité de la modifier.
La fenêtre de saisie correspondant à l'écriture à modifier s’ouvre.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une écriture
1. Sélectionnez l’écriture à effacer puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui].
Dupliquer une écriture
Ce bouton permet de créer une écriture similaire à une autre.
1. Sélectionnez dans la liste l’écriture que vous souhaitez dupliquer.
2. Cliquez sur le bouton ou activez la commande du menu CONTEXTUEL (clic-droit) correspondante.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libellé de l’écriture afin de la distinguer de l’originale et indiquez les critères qui
diffèrent.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Chaque type de saisie est détaillé dans le chapitre Mon argent. Voir Menu Mon argent, page 103
Les écritures validées ne peuvent être modifiées.
Utilisez le menu de recherche pour retrouver une écriture à partir de critères plus pointus que le simple fait d'être
une recette, une dépense ou un virement.
63
Menu Listes
Modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
Après avoir créé vos différents postes, vous devez définir des modes de paiement, faute de quoi vous ne pourrez pas saisir
de dépenses.
Les modes de paiement peuvent être ensuite affectés par défaut à un poste de trésorerie afin de faciliter les opérations de
saisie.
On entend par mode de paiement un chèque, une carte bancaire, un prélèvement, un virement, un TIP...
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer un mode de paiement
1. Dans la liste des modes de paiement, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande
CRÉER).
La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.
2. Définissez le Code (alphanumérique) du mode de paiement et indiquez un Libellé.
3. Cochez la case Uniquement pour les recettes si le mode de paiement créé n'est utilisé que pour la saisie d'une
recette.
64
Menu Listes
4. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection
. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.
5. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez
sur l'icône d'appel de liste .
Echéance
La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
6. L'option À réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône .
Date d’échéance
La fenêtre Date d’échéance s’ouvre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client
concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
1. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes :
• à la réception de la facture : dans ce cas, sélectionnez l’option A réception.
• à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, sélectionnez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30,
60 ou 90.
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, sélectionnez l’une des trois options :
jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois.
Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez.
2. Précisez éventuellement le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception.
Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20.
3. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance
selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le
résultat.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance.
Les types de paiement sont définis dans l'application. Vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux.
65
Menu Listes
Les informations chéquiers
Si votre mode de paiement de type Chèque est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement pour les
recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent :
Pour assurer un suivi des chèques émis à l'aide de leur numéro, renseignez, à partir des informations figurant sur votre
chéquier :
• la racine du numéro de chèque,
• le premier et dernier numéro de votre chéquier,
le prochain numéro de chèque à utiliser. Le logiciel partira de ce numéro puis l’incrémentera au fur et à mesure que vous
saisirez des dépenses payées par chèque.Ainsi, lors de la saisie d'une dépense, le numéro du chèque sera
automatiquement renseigné dans la zone N° de pièce. De plus, le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des
comptes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro, celui-ci est donc essentiel dans la recherche d'une
opération à pointer.
Les informations carte bancaire
Si votre mode de paiement de type Carte bancaire est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement pour les
recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent :
• Saisissez votre N° de carte bancaire et indiquez sa date d'expiration.
Valider le mode de paiement
5. Une fois que vous avez fini de définir votre mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK].
Modifier un mode de paiement
1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER).
La fenêtre Mode de paiement s'affiche.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Lorsque votre carte bancaire sera expirée, un message d’alerte vous en avertira.
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création du mode de paiement et d’en recréer un autre
immédiatement.
En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active.
66
Menu Listes
Supprimer un mode de paiement
1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
Un mode de paiement utilisé ne peut être supprimé.
67
Menu Listes
Eco-participations
Menu LISTES - commande ECO-PARTICIPATIONS
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des
matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'écoparticipation
pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le
recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître
sur la fiche de l'article pour information.
Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer une éco-participation
1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
68
Menu Listes
2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation.
3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à l'aide du menu
déroulant.
Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la
commande CRÉER.
Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - commande AUTRES
LISTES. Voir Autres listes, page 70
4. Saisissez le Montant de l'éco-participation.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Modifier une éco-participation
1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER).
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une éco-participation
1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande
SUPPRIMER).
Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exporter les données de la liste vers Office®
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel®.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) .
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
3. Choisissez l’option Exporter la sélection vers Word ou Exporter la sélection vers Excel.
Voir Exporter les données de la liste vers Office®, page 68
Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée.
69
Menu Listes
Imprimer la liste des éco-participations
1. Cliquez sur l’icône ou pour imprimer la liste de vos éco-participations.
1. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.
2. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection.
3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
70
Menu Listes
Autres listes
Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes.
Dans votre logiciel, les Monnaies, les Formes juridiques, les Titres, les Familles de tiers etc. sont des tables.
1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter.
2. Cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu.
Une fenêtre s'affiche vous permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer une élément d'une liste.
Exemple de la liste «Monnaies»
Créer un élément dans une liste
1. Pour ajouter un élément à une liste, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Création d’un nouvel élément s’affiche.
71
Menu Listes
Exemple
2. Saisissez la ou les valeurs du nouvel élément de votre liste.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création d’un élément et d’en recréer un autre immédiatement.
Modifier un élément d’une liste
1. Pour modifier un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
2. Renommez l’élément puis cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] permet d’enregistrer votre modification et
de créer un nouvel élément immédiatement.
Supprimer un élément d’une liste
1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton .
2. La suppression est irréversible. Un message vous demande donc confirmation. Cliquez sur le bouton [Oui].
Si l’élément est utilisé, un message vous informe que la suppression est impossible.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
Les éléments affichés en rouge sont des éléments prédéfinis dans l’application et ne peuvent être modifiés.
Liste des devis
Liste des factures d’acompte
Liste des factures, Liste des avoirs
Préparer un devis
Facturer un client
Etablir un avoir
Menu Relations clients
Menu Relations clients
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Vue d’ensemble
Les commandes de ce menu vous permettent de créer des fiches de vos opérations d’ordre financière de
votre entreprise : devis, factures, avoirs etc.
Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune.
Les méthodes pour CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER les éléments ou encore pour modifier la présentation et
l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.
Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre “Les fenêtres et les listes”,
page 173.
Attention !
Vous pouvez également créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la
fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.)
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel
vous souhaitez établir la pièce.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquerglisser.
Transférer un devis en facture ou une facture en avoir
Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de
forme.
Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture
dans la fenêtre Liste des avoirs.
Dans le corps de la pièce transférée, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté.
74
Menu Relations clients
Liste des devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commandes LISTE DES DEVIS
Cette liste répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, dupliquer,
transférer ou accepter un devis.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis.
Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un devis.
1. Sélectionnez dans la liste le devis pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. La fiche correspondante s'affichera
immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur l'option. La coche placée devant disparaît.
75
Menu Relations clients
Créer un devis
Voir Préparer un devis, page 91
Modifier un devis
1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
La fenêtre Devis s'affiche.
3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un devis
Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout
moment.
1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu d’un devis
Le bouton vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par
défaut.
1. Pour consulter l'aperçu d'un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
3. Utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format PDF,
• le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format PDF,
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail.
Imprimer un devis
1. Pour imprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression.
76
Menu Relations clients
Transférer un devis en facture
Cette commande vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double saisie et de valider,
régler, imprimer la facture générée.
A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez intervenir à chaque étape du processus du transfert. Et, si
nécessaire, modifier le contenu de la facture générée.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à transférer puis cliquez sur le bouton .
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
2. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.
Une fois le traitement terminé, la fenêtre Nouvelle facture s'affiche.
3. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date, Mode de paiement...
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture.
Une fenêtre s’ouvre et vous propose plusieurs options :
• Recevoir le règlement maintenant,
• Imprimer la facture,
• Envoyer la facture par email,
• Aperçu de la facture.
5. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous pouvez consulter la facture dans la liste des factures.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Dupliquer un devis
Cette commande permet de créer un nouveau devis similaire à un devis existant.
1. Sélectionnez le devis que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
2. Un nouveau devis s’affiche, reprenant les informations du devis d’origine.
3. Apportez les modifications spécifiques au nouveau devis.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la création de votre nouveau devis.
Accepter un devis
Cette commande vous permet d'enchaîner :
• le transfert du devis en facture,
• la validation de la facture ainsi créée,
• son règlement,
• et son impression.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à accepter puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton
[Oui].
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez les informations puis cliquez sur le bouton [OK].
La facture est imprimée selon le modèle déclaré par défaut.
Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des factures.
La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
77
Menu Relations clients
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des règlements.
Envoyer un devis par e-mail
Cette commande permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Envoyer un devis par mail suite à sa création
1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis.
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements.
2. Cochez l’option Envoyer le devis par e-mail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyer un devis par mail à partir de la liste des devis
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Envoyer un e-mail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™
1. Pour exporter les données d'une liste (clients, devis, factures, avoirs, modes de paiement, etc.) vers Word ou Excel,
sélectionnez les éléments de la liste à exporter.
2. Activez la commande OFFICE du menu CONTEXTUEL.
3. Choisissez la commande de votre choix :
• Exporter la sélection vers Word.
• Exporter la sélection vers Excel.
L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées.
Vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur. Et votre messagerie
doit être ouverte avant votre envoi.
La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.).
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Menu Relations clients
Liste des factures d’acompte
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est
automatiquement générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer, l'envoyer par e-mail...
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Affiner la sélection
La fonction Affiner la sélection que vous activez par le bouton affiche des options qui vous permettent d'affiner
l'affichage.
Vous pouvez afficher les factures d’acompte :
• de Tous les clients ou d’un client en particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez-le.
• d’une période que vous indiquez à l’aide des icônes du calendrier et .
• d’une facture sur laquelle un acompte a été enregistré. Sélectionnez la facture à l’aide de l’icône .
Afficher l’aperçu dans la liste
Vous pouvez visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture d'acompte.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
79
Menu Relations clients
1. Sélectionnez dans la liste la facture d'acompte pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture d'acompte dans la liste. La fiche correspondante
s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur fonction. La coche placée devant disparaît.
Lancer l'aperçu d'une facture d'acompte
1. Si vous souhaitez visualiser la facture d'acompte avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton .
La pièce s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier.
Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
2. En haut de la fenêtre, utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf,
• le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf,
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail.
Lancer l'impression d'une facture d'acompte
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
Ouvrir la facture liée
Le bouton permet de consulter en lecture seule la facture d’origine sur laquelle un acompte a été saisi.
Envoyer par e-mail une facture d'acompte
Vous pouvez envoyer la facture d'acompte par e-mail. Le fichier sera converti en pdf puis sera joint à l'e-mail. Pour cela,
faites un clic-droit sur la facture à envoyer et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL.
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Menu Relations clients
Liste des factures
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES
Cette liste répertorie toutes les factures existantes. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, régler,
valider une facture, etc.
Vous pouvez consulter toutes vos factures ainsi que gérer leurs fiches.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à une facture client.
Le détail de la facture sélectionnée est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture.
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture dans la liste. La fiche correspondante s'affichera
immédiatement dans l'aperçu.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît.
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Menu Relations clients
Créer une facture
Voir Facturer un client, page 95
Modifier une facture
1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
3. La fenêtre Facture s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une facture
1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
3. Compte tenu de l’effet irréversible de la suppression, un message vous demande de confirmer. Si tel est le cas, cliquez
sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu d’une facture
1. Le bouton vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papierPour consulter l'aperçu d'une facture,
sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression.
3. Utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format PDF,
• le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format PDF,
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail.
Imprimer une facture
1. Pour imprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29
Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression.
Seules les factures non validées peuvent être modifiées.
Seules les factures non validées peuvent être supprimées.
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Menu Relations clients
Saisir un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel d'une facture, vous pouvez enregistrer un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement,
sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte.
Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre acompte.
4. Vérifiez les informations renseignées par défaut.
5. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé.
La somme restant due est calculée automatiquement et affichée dans la zone Reste.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Votre logiciel génère une facture d’acompte que vous pouvez consulter dans la liste des factures d’acompteVoir Liste des
factures d’acompte, page 78.
Dans la liste des factures :
• la facture réglée partiellement est affichée en gras ;
• la colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement ;
• la colonne Reste à payer indique le montant restant dû.
Dans la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un
acompte.
Valider une facture
Principe
Tant qu'une facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte,
un règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée.
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou encore lorsque
vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, c'est à vous
de valider préalablement la facture.
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans
la colonne Validée.
Valider une facture à partir de la liste des factures
1. Sélectionnez dans la liste la facture à valider.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas.
Dans la liste des factures, les factures validées sont affichées en rouge.
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Menu Relations clients
Régler une facture
Le bouton permet d'enregistrer le règlement d'un client .
1. Sélectionnez dans la liste la facture dont vous voulez enregistrer le règlement.
2. Cliquez sur le bouton [Régler].
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement,
sinon vous ne pourrez pas enregistrer de règlement.
Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre règlement.
4. Vérifiez les informations renseignées par défaut et indiquez le N° de pièce du règlement.
Voir Encaisser un règlement, page 107
La somme à régler est automatiquement reportée dans la zone Réglé.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le règlement.
• Dans la liste des factures, vous constatez que le montant de la colonne Reste à payer est à zéro.
• Dans la liste des règlements, vous pouvez consulter l'écriture de règlement correspondant.
Dupliquer une facture
Cette commande vous permet de créer une nouvelle facture similaire à une facture existante.
1. Sélectionnez la facture que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la nouvelle facture s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine.
2. Saisissez les informations spécifiques à la nouvelle facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création.
Générer un avoir
Principe
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante.
Vous évitez ainsi une double saisie des informations.
À partir de cette commande, vous créez des avoirs sur les factures clients existantes.
Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées.
Etablir un avoir d'annulation de facture
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement,
sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'avoir.
Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la
facture.
4. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir.
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré.
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Menu Relations clients
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique et la colonne Reste à payer est à zéro. Il en est
de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs.
Etablir un avoir total
Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir
d'une facture partiellement réglée.
1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir total.
2. Cliquez sur le bouton .
Le logiciel vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir.
Dans la liste des avoirs, l'avoir apparaît en italique et dans le corps de l’avoir, un commentaire sur l’origine de la pièce est
ajouté.
Le Solde dû de la facture est à zéro. Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total de l'avoir sera égal au Total
de la facture.
Renseigner un intervenant depuis la liste des factures
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Depuis la liste des factures, vous pouvez renseigner l’intervenant relatif à une pièce.
1. Faites un clic-droit sur la facture souhaitée et sélectionnez la commande SERVICE À LA PERSONNE.
2. Une fenêtre s’affiche et vous propose deux options :
• Affecter l’intervenant : cliquez sur le bouton [Affecter l’intervenant] pour affecter votre intervenant à cette pièce.
• Exclure des lignes : cliquez sur le bouton [Exclure des lignes] pour exclure des lignes d’articles pour l’attestation fiscale.
La fenêtre de détail des interventions s’ouvre. Pour exclure une ligne de l’attestation fiscale, décochez la case
Attestation fiscale.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Afficher le détail des interventions
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Depuis la liste des factures, vous pouvez afficher le détail des interventions dans le cadre des services à la personne.
1. Sélectionnez la facture souhaitée.
2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande DÉTAIL DES INTERVENTIONS. La fenêtre de l’état
s’affiche.
3. Sélectionnez le type de sortie souhaitée.
L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
Envoyer la facture par e-mail
Vous pouvez faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur
votre ordinateur et un modem.
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Menu Relations clients
Envoyer une facture par mail suite à sa création
1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouvelle facture.
Une fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements.
2. Cochez l’option Envoyer la facture par e-mail.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Votre pièce commerciale est envoyée en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader).
Envoyer une facture par mail à partir de la liste des factures
1. Dans la liste des FACTURES, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et choisissez la commande ENVOYER UN E-MAIL.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture est inséré dans un nouveau
message.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu Contextuel.
2. Sélectionnez la commande OFFICE puis EXPORTER LA SÉLECTION VERS WORD ou EXPORTER LA SÉLECTION VERS EXCEL.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
86
Menu Relations clients
Liste des avoirs
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES AVOIRS
Cette liste répertorie tous les avoirs créés. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, valider un avoir,
etc.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un avoir.
Le détail de l'avoir sélectionné est présenté dans la partie inférieure de la fenêtre.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Afficher l’aperçu dans la liste
Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un avoir.
1. Sélectionnez dans la liste l’avoir pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre avoir dans la liste. La fiche correspondante s'affichera
immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît
Créer un avoir
Voir Etablir un avoir, page 100
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Menu Relations clients
Modifier un avoir
1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL).
La fenêtre Avoir s'affiche.
3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un avoir
1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL).
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu d’un avoir
Le bouton vous permet d'afficher l’avoir tel qu'il s'imprimera sur papier.
1. Pour consulter l'aperçu de l’avoir, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
3. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez :
• le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état,
• le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf,
• le bouton (Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf,
• le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail.
Imprimer un avoir
1. Pour imprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29
Valider un avoir
Tant qu'un avoir n'est pas validé, vous pouvez le modifier ou le supprimer. En revanche, pour enregistrer un remboursement
d’avoir, celui-ci doit être validé.
Dans la liste des avoirs, vous repérez ceux qui sont validés de ceux qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans la
colonne Validée.
1. Sélectionnez dans la liste l'avoir à valider.
Un avoir validé ne peut être supprimé.
88
Menu Relations clients
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dupliquer un avoir
Cette commande permet de créer un nouvel avoir similaire à un avoir existant.
1. Sélectionnez l’avoir que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton .
La fenêtre du nouvel avoir s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine.
2. Saisissez les informations spécifiques au nouvel avoir.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création.
Enregistrer un remboursement d’avoir
Cette commande permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Etape préalable à la création d'un avoir
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d’avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir à rembourser.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Si votre avoir n'est pas validé, l'application vous propose automatiquement d'effectuer ce traitement.
Cliquez sur le bouton [Oui].
La fenêtre Remboursement d’avoirs s’affiche.
Votre avoir doit être au préalable validé.
89
Menu Relations clients
4. Le Code correspond au code des règlements clients défini dans les paramètres de facturation et incrémenté automatiquement.
Si celui-ci ne vous convient pas, modifiez-le.
5. Saisissez la Date du remboursement. Vous pouvez aussi utiliser l'icône du calendrier ou l'icône permettant de
sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.).
6. Dans la zone N° de pièce, le code de l’avoir est repris. Modifiez-le si nécessaire.
Les zones Client et Montant sont automatiquement renseignées.
7. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé.
8. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie sur lequel sera enregistré le remboursement.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le remboursement de l'avoir.
Renseigner un intervenant depuis la liste des avoirs
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Depuis la liste des avoirs, vous pouvez renseigner l’intervenant relatif à une pièce.
1. Sélectionnez l’avoir souhaité.
2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande SERVICE À LA PERSONNE.
Une fenêtre s’affiche et vous propose deux options :
• Affecter l’intervenant : cliquez sur le bouton [Affecter l’intervenant] pour affecter votre intervenant à cette pièce.
• Exclure des lignes : cliquez sur le bouton [Exclure des lignes] pour exclure des lignes d’articles pour l’attestation fiscale.
La fenêtre de détail des interventions s’ouvre. Pour exclure une ligne de l’attestation fiscale, décochez la case
Attestation fiscale.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Afficher le détail des interventions
Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.
Depuis la liste des avoirs, vous pouvez afficher le détail des interventions dans le cadre des services à la personne.
1. Sélectionnez l’avoir souhaité.
2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande DÉTAIL DES INTERVENTIONS. La fenêtre de l’état
s’affiche.
3. Sélectionnez le type de sortie souhaitée.
90
Menu Relations clients
L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
Envoyer un avoir par e-mail
1. Dans la liste des AVOIRS, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par e-mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
3. Choisissez la commande Envoyer un e-mail.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant l’avoir est inséré dans un nouveau message.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous
pouvez la modifier.
4. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse.
5. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
91
Menu Relations clients
Préparer un devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS
1. Activez la commande PRÉPARER UN DEVIS.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé le devis.
Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER
- commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La
fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouveau devis s’affiche.
5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
Renseigner l'en-tête du devis
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier devis créé.
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du
menu DOSSIER.
6. La date de travail est proposée comme Date du devis. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier
située en fin de zone.
7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
8. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité du devis.
Cette icône indique que
vous pouvez
saisir des données dans la
zone.
Cette icône s’affiche
lorsque vous cliquez dans
une zone qui permet de
choisir des données.
Ce bouton vous permet
d’afficher ou de masquer
des colonnes dans la
pièce, de modifier le logo,
d’ajouter du texte
libre.
Cette icône s’affiche
lorsque vous cliquez dans
une zone qui
permet de choisir une date.
92
Menu Relations clients
Informations client
9. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces
informations.
• Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste .
• Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la
pièce, le logiciel vous demandera de le créer.
Saisir les articles dans le corps du devis
Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis.
Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau.
Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail :
• Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce.
• Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
• Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge.
• Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque
vous double-cliquez dans la première colonne.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans
la fenêtre de Recherche rapide.
• Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis dans la colonne Description, saisissez
votre description.
• Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description
un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un
article, page 54
2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante.
3. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Si nécessaire, modifiez les
valeurs de ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1).
5. Appuyez sur la touche ou .
La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante.
Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants présentés dans le pied du devis est calculé.
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre
informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ÉTATS
RELATIONS CLIENTS - ÉTATS DEVIS/FACTURES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise globale en pourcentage ou en saisissant un montant. Pour cela, cliquez sur le
bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les colonnes sont
remises à jour automatiquement.
93
Menu Relations clients
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton
présent dans la partie supérieure de la fenêtre.
Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le
programme en fonction des articles saisis dans le devis.
6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton
.
7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre
saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre.
Enregistrer le devis
1. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider le devis.
2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton
[Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation.
Voir Paramètres facturation, page 21
Traitements proposés après la création du devis
Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements:
• Imprimer le devis
Le devis sera imprimé selon le modèle défini par défaut.
Par la suite, vous pourrez imprimer les devis à partir de la liste des devis, bouton .
• Envoyer le devis par e-mail
Cette option vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur
et un modem.
L'adresse e-mail du client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire.
Si aucune adresse e-mail n'est définie dans la fiche du client, la zone est vide. Vous devez alors la saisir.
A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis
sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
• Aperçu du devis
Cette option vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier.
A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 31
94
Menu Relations clients
Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez
demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.
3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Les boutons de la barre d’actions
Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel.
Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE
ou en appuyant sur la touche .
95
Menu Relations clients
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT
1. Activez la commande FACTURER UN CLIENT.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture.
Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER
- commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La
fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48
4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle facture s’affiche.
5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
Renseigner l'en-tête de la facture
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous
créez votre première facture, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu
DOSSIER.
6. La date de travail est proposée comme Date de la facture. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier
Vous pouvez générer de nouvelles factures à partir des devis existants par le bouton . Voir
Transférer un devis en facture, page 76.
Cette icône
indique que vous pouvez
saisir des données
dans la zone.
Cette icône
s’affiche lorsque vous
cliquez dans une zone
qui permet de choisir
des données.
Ce bouton vous permet
d’afficher ou masquer
des colonnes
dans la pièce, de modifier
le logo, d’ajouter
du texte libre.
Cette icône
s’affiche lorsque vous
cliquez dans une
zone qui
permet de choisir une
date
96
Menu Relations clients
située en fin de zone.
7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du
mode de paiement que vous avez choisi.
Informations client
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces
informations.
• Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste .
• Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la
pièce, le logiciel vous demandera de le créer.
Saisir les articles dans le corps de la facture
Vous allez maintenant créer les différentes lignes de la facture.
Par défaut, une première ligne est automatiquement insérée.
Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche de votre clavier, le curseur se place
dans la première colonne du tableau de saisie.
Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail :
• Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce.
• Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
• Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge.
• Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
Pour chacune des lignes de la facture, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque
vous double-cliquez dans la première colonne.
Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans
la fenêtre de Recherche rapide.
• Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis, dans la colonne Description, saisissez
votre description.
• Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description
un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un
article, page 54
2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante.
Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de
ces zones.
3. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1).
4. Appuyez sur la touche ou .
La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante.
Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est
calculé.
97
Menu Relations clients
Compléter et vérifier les données du pied de la facture
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre facture, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre
informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ETATS
RELATIONS CLIENTS - ETATS DEVIS/FACTURES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise globale.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions.
2. Saisissez le pourcentage ou le montant de la remise.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement.
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre facture, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton
présent dans la partie supérieure de la fenêtre.
Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le
programme en fonction des articles saisis dans la facture.
4. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton
.
5. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre
saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre.
Enregistrer la facture
1. Une fois toutes les informations définies, validez la facture en cliquant sur le bouton [OK].
2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton
[Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation.
Voir Paramètres facturation, page 21
98
Menu Relations clients
Traitements proposés après la création de la facture
Une nouvelle fenêtre telle que celle présentée ci-après confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer
différents traitements.
• Recevoir le règlement maintenant
Si vous êtes déjà en possession du règlement de la facture, cette option vous permet de l'enregistrer.
Seules les factures validées peuvent être réglées. Si ce n'est pas le cas, la validation est automatiquement réalisée
lorsque vous confirmez l'enregistrement du règlement.
La fenêtre d'enregistrement d'un règlement s'affichera reprenant automatiquement la somme à régler dans la zone
Réglé.
En revanche, si le règlement du client est inférieur au Solde dû de la facture, vous devez effectuer un règlement partiel.
Voir Règlement partiel d’une facture, page 108
• Imprimer la facture
La facture sera imprimée selon le modèle défini par défaut.
Par la suite, vous pourrez imprimer les factures à partir de la liste des factures, bouton .
• Envoyer la facture
Cette option vous permet de faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre
ordinateur et un modem.
L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Si
aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse.
A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la
facture sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
• Consulter l’aperçu de la facture
Cette option vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle défini par défaut.
A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 31.
3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Si vous consultez la facture à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer la facture puisque
vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.
99
Menu Relations clients
Les boutons de la barre d’actions
Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel.
Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE
ou en appuyant sur la touche .
100
Menu Relations clients
Etablir un avoir
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Si votre avoir concerne une facture, consultez le paragraphe Générer un avoir, page 83.
1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR.
2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé l’avoir. Cette liste s’ouvre si vous
avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS -
PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie).
3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La
fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48
4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel avoir s’affiche.
5. Si le client n’a pas été choisi, sélectionnez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement.
Renseigner l'en-tête de l’avoir
Informations pièce
Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier avoir créé.
Si vous créez votre premier avoir, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du
menu DOSSIER.
6. La date de travail est proposée comme Date de l’avoir. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier
située en fin de zone.
7. Sélectionnez le Mode de paiement.
8. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle l’avoir devra être utilisé par le client. Si nécessaire, modifiez-la.
Cette icône
indique que vous pouvez
saisir des données
dans la zone.
Cette icône
s’affiche lorsque vous
cliquez dans une zone
qui
permet de choisir des
données.
Ce bouton vous permet
d’afficher ou masquer
des colonnes dans la
pièce, de modifier le logo,
d’ajouter du texte
libre.
Cette icône
s’affiche lorsque vous
cliquez dans une zone
qui
permet de choisir une
date.
101
Menu Relations clients
Informations client
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces
informations.
• Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste .
• Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la
pièce, le logiciel vous demandera de le créer.
Saisir les articles dans le corps de l’avoir
Vous allez maintenant créer les différentes lignes de l’avoir.
Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau.
Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche de votre clavier, le curseur se place
automatiquement dans la première colonne du tableau de saisie.
Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail :
• Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce.
• Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
• Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge.
• Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
Pour chacune des lignes de l’avoir, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque
vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers
caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.
2. Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Dans la colonne Description article, saisissez
votre description.
Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description
un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article,
page 54
3. Appuyez sur la touche ou pour passer à la colonne suivante.
Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de
ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1).
5. Appuyez sur la touche ou .
La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante.
Chaque fois que vous validez une ligne de l’avoir, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de l’avoir est calculé.Compléter
et vérifier les données du pied de l’avoir
Eco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre avoir, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre
informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ETATS
RELATIONS CLIENTS - ETATS DEVIS/FACTURES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise globale en saisissant son pourcentage ou son montant. Pour cela, cliquez sur
le bouton présent dans la barre d’actions. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour
automatiquement.
Les zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en
fonction des articles saisis dans la facture.
6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton
102
Menu Relations clients
.
7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre
saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre.
Enregistrer l’avoir
1. Une fois toutes les informations définies, validez l’avoir en cliquant sur le bouton [OK].
2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton
[Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation.
Voir Paramètres facturation, page 21
Vous pouvez le consulter à partir de la liste des avoirs. Voir Liste des avoirs, page 86
L’avoir que vous venez de créer est enregistré automatiquement mais il n’est pas validé. Pour obtenir plus de détails sur
la validation d’un avoir, reportez-vous au paragraphe Valider un avoir, page 87.
Les boutons de la barre d’actions
Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel.
Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE
ou en appuyant sur la touche .
Liste des règlements, Encaisser un règlement
Nouvelle dépense
Nouvelle recette
Nouveau virement
Saisie des soldes initiaux
Menu Mon argent
104
Menu Mon argent
Vue d’ensemble
Les commandes de ce menu vous permettent de créer des fiches qui contiennent vos opérations d’ordre financière :
dépense, recette, virement etc.
Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune.
Les méthodes pour créer, modifier ou supprimer les éléments ou encore pour modifier la présentation et l’affichage des
listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.
Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
105
Menu Mon argent
Liste des règlements
Menu MON ARGENT - commande LISTE DES RÈGLEMENTS
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués par vos clients.
Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de :
• la liste des factures, bouton .
• l'enregistrement d'un acompte, dans la liste des factures, bouton .
• l'encaissement d'un règlement, accessible par le menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT.
Votre liste est composée du Code du règlement, du Code client, de la Date du paiement, du Libellé, du Montant réglé, du
Poste de trésorerie et du Mode de paiement. La colonne Acompte vous informe, si la case est cochée, que le montant
réglé a été versé sous forme d'acompte.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au
chapitre Les fenêtres et les listes, page 173.
Créer un règlement
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients.
1. Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouveau règlement s’affiche dans laquelle vous devez renseigner les différentes zones.
2. Pour vous aider, reportez-vous au paragraphe Encaisser un règlement, page 107.
Les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées.
106
Menu Mon argent
Pour en savoir plus sur le règlement partiel et total, consultez les paragraphes Règlement partiel d’une facture, page 108
et Règlement total d’une facture, page 107.Supprimer un règlement
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste
2. Cliquez sur le bouton .
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’écriture
Cette commande permet de consulter les lignes de l’écriture comptable se rapportant au règlement.
1. Sélectionnez le règlement pour lequel vous voulez consulter l’écriture.
2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de l’écriture s’ouvre en lecture seule.
Régler une facture ou un avoir en utilisant le cliquer-glisser
1. Ouvrez la liste des factures ou des avoirs.
2. Sélectionnez la facture ou l’avoir à régler.
3. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
4. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez la facture ou l’avoir dans la fenêtre Liste des règlements.
Voir Encaisser un règlement, page 107
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™.
1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande OFFICE.
Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77
La facture ou l’avoir à régler doivent être validés auparavant.
107
Menu Mon argent
Encaisser un règlement
Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client
dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées.
Règlement total d’une facture
Le règlement correspond exactement (ou est supérieur) au Solde dû d'une facture.
1. Indiquez la Date du règlement si celle-ci est différente de la date de travail proposée par défaut.
2. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de
la création des règlements, selon le premier code défini dans les Paramètres facturation du menu Dossier. Modifiez-le
si besoin.
3. Indiquez le N° de pièce du règlement.
4. Si le libellé Encaissement client affiché par défaut ne vous convient pas, modifiez-le.
5. Choisissez le Client pour lequel vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de recherche
rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste .
6. Appuyez sur la touche ou de votre clavier.
La liste de toutes les factures et avoirs validés établis pour ce client mais impayés à ce jour est présentée dans la partie
basse Liste des factures et avoirs validés non réglés. Et, vous pouvez les consulter en cliquant sur le bouton
.
7. Choisissez le Poste de trésorerie puis validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
8. Le Mode de paiement est proposé par défaut selon les informations définies dans la fiche du client. Modifiez-le si
nécessaire.
9. Dans la Liste des factures et avoirs validés non réglés, sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la
zone Sélection.
108
Menu Mon argent
10. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé.
La facture étant totalement réglée, la valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Si
ce n'était pas le cas, les zones Reste et Reste à ventiler (située en bas de la fenêtre) indiqueraient le montant restant dû
sur la facture et le montant restant à ventiler.
11. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement.
Vous pouvez le consulter dans la liste des règlements.
Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique rouge.
Règlement total de plusieurs factures
Le règlement correspond exactement (ou est supérieur) aux montants de plusieurs factures.
Exemple
Le règlement d’un client de 1838,06 Euros couvre les factures FC0044 (de 919,03 €) et FC0051 (919,03 €).
1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT.
2. Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé.
3. Saisissez le N° de pièce du règlement.
4. Indiquez le Poste de trésorerie et le Mode de paiement s'ils sont différents de ceux proposés.
5. Sélectionnez le client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie
inférieure de la fenêtre.
6. Dans cette liste, sélectionnez les factures correspondant au règlement perçu.
Le montant dû de ces deux factures s'affiche dans les zones Sélection et Reste.
7. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement.
Règlement partiel d’une facture
Le règlement est inférieur au montant dû d'une facture.
1. Vérifiez la Date, le Code et le Libellé qui sont automatiquement renseignés.
2. Indiquez le Poste de trésorerie et le Mode de paiement s'ils sont différents de ceux proposés.
3. Sélectionnez le client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie
inférieure de la fenêtre.
4. Sélectionnez la facture réglée partiellement.
5. Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé.
Le montant restant dû est calculé automatiquement et affiché dans la zone Reste.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement partiel.
Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous
demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture réglée partiellement est affichée en gras dans la liste des
factures.
La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement, et la colonne Reste à payer indique le
montant restant dû.
Vous pouvez aussi effectuer le règlement total d'une facture à partir de la liste des factures, bouton [Régler]. La
somme à régler renseigne automatiquement la zone Réglé et il vous suffit de cliquer sur le bouton [OK] pour
enregistrer votre règlement.
Vous pouvez aussi effectuer le règlement partiel d'une facture à partir de la liste des factures, bouton [Régler].
109
Menu Mon argent
Règlement partiel de plusieurs factures
Le règlement du client correspond à une partie seulement du montant global de plusieurs factures.
1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT.
2. Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé.
3. Sélectionnez le Client concerné.
La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre.
4. Dans cette liste, sélectionnez toutes les factures à régler.
5. Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement partiel.
7. Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous
demande de confirmer votre règlement. Validez en cliquant sur le bouton [Oui].
Le logiciel solde alors toutes les échéances possibles en commençant par la première facture de la liste que vous avez
sélectionnée.
Votre logiciel utilise ensuite le reste du montant perçu pour régler le maximum de l'échéance suivante et ainsi de suite
jusqu'à ce que le montant perçu de la part du client soit à zéro.
Règlement entre une facture et un avoir
Le montant de la facture à régler est égal au montant de l'avoir
Si le montant de la facture correspond au montant de l'avoir, l'avoir va compenser la facture. Il y aura donc un règlement
d'un montant nul.
1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question.
Le montant à régler étant égal à zéro, rien ne s'affiche dans la zone Sélection.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement.
Le logiciel solde et règle les deux pièces. La colonne Reste à payer de la facture et de l'avoir est à zéro.
Le montant de la facture à régler est supérieur au montant de l'avoir
Exemple
La facture est de 100 Euros et l'avoir de 50 Euros.
1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question.
Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de
l'avoir, soit 50 Euros.
2. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé.
Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement.
Votre logiciel solde les deux pièces. La colonne Reste à payer est à zéro.
Le montant de la facture à régler est inférieur au montant de l'avoir
Exemple
La facture est de 50 Euros et l'avoir de 100 Euros.
1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question.
110
Menu Mon argent
Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de
l'avoir, soit -50 Euros.
2. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé.
Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement.
Votre logiciel solde les deux pièces. La colonne Reste à payer des pièces est à zéro.
Désélectionner une ou plusieurs factures
Si une ou plusieurs des factures sélectionnées ne sont pas concernées par le règlement d'un client, il vous suffit de les
désélectionner pour ne plus en tenir compte.
Pour cela, appuyez sur la touche et, tout en la conservant enfoncée, cliquez sur la ligne correspondant à la facture à
désélectionner.
111
Menu Mon argent
Nouvelle dépense
Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE
Cette commande permet d’enregistrer les dépenses de votre société.
Mode de saisie simple
Une dépense simplifiée consiste à saisir une dépense sur un seul poste de dépense.
1. Par défaut le logiciel affiche la Date du jour, modifiez-la si nécessaire.
2. Saisissez le Libellé écriture.
3. Sélectionnez le Poste de trésorerie servant au paiement. Vous pouvez saisir directement son code ou le sélectionner à
l’aide de l’icône .
4. Indiquez le Mode de Paiement que vous utilisez pour régler votre dépense.
5. La zone N° de pièce peut se renseigner automatiquement si vous avez choisi le mode de règlement par chèque et que
les informations chéquier ont été renseignées lors de la création du mode de paiement.
Si vous choisissez un autre mode de paiement, saisissez le N° de pièce de votre choix.
6. Vous pouvez indiquer le Poste fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense.
7. Sélectionnez le Poste de dépense concerné, à l’aide de l’icône d’appel de liste.
8. Saisissez le Montant de votre dépense.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement de votre écriture de dépense simple.
Mode de saisie détaillé
Il s'agit d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois avec un seul mode de
paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats de nature différente, par exemple du petit
outillage et des fournitures de bureau.
La fenêtre de saisie détaillée se distingue de la fenêtre de saisie simple par la présence d'un tableau en bas de fenêtre. Ce
tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le montant total de l'achat sur ces postes.
1. Saisissez les premières informations identiques à celles du mode de saisie simple.
Une fois le poste fournisseur renseigné :
2. Saisissez le Montant total HT de la dépense.
3. Placez votre curseur dans la première cellule du tableau (colonne Poste) et double-cliquez.
4. Sélectionnez le Poste de dépense de votre choix. Le libellé du poste s'affiche alors automatiquement.
5. Saisissez le montant imputé à ce poste dans la colonne correspondante.
La zone Montant non affecté indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie.
6. Une fois la première ligne complète, passez à la ligne suivante à l'aide de la touche .
7. Renseignez un second poste de dépense. Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total
moins le montant déjà saisi).
8. Enregistrer votre dépense en cliquant sur le bouton [OK].
Vous pouvez apporter des modifications manuellement aux valeurs calculées par le logiciel.
112
Menu Mon argent
Nouvelle recette
Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE RECETTE
La saisie des recettes est quasiment identique à celle des dépenses.
Elle existe également en deux modes : Simple et Détaillé. Voir Nouvelle dépense, page 111
La seule différence est que vous devez renseigner le Poste client au lieu du Poste fournisseur et le Poste recette à la
place du Poste dépense.
113
Menu Mon argent
Nouveau virement
Menu MON ARGENT - commande NOUVEAU VIREMENT
La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre poste de trésorerie.
Exemple
Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler des petits achats (papeterie, parking, etc.) vous enregistrez
un virement du compte bancaire vers le compte caisse.
1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la si besoin. Le calendrier est disponible en cliquant
sur l'icône .
2. Saisissez le montant du virement dans la zone Virer la somme de.
3. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération.
4. Dans la zone Du poste, indiquez le poste de trésorerie sur lequel est retiré l'argent.
Dans la zone Vers le poste, indiquez le poste de trésorerie sur lequel l’argent est transféré.
Vous pouvez choisir le poste de trésorerie dans la liste qui vous est présentée en appuyant sur la touche ou en cliquant
sur l'icône d'appel de liste .
5. Dans la zone Libellé écriture, indiquez le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement ne vous convient pas.
6. Validez l'écriture de virement en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [Nouveau virement] permet de valider votre virement
et d’en saisir un autre immédiatement sans quitter la fenêtre en cours.
Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des écritures.
114
Mon argent
Saisie des soldes initiaux
MON ARGENT - commande SAISIE DES SOLDES INITIAUX